bab 2- landasan teori - library & knowledge...
TRANSCRIPT
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Audit Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Audit
Menurut Arens dan Loebbecke diterjemahkan oleh Jusuf, A. A (1997, p. 1),
auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang
informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan
seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan
kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.
Menurut Agoes, S. (1996, p. 1),auditing adalah suatu pemeriksaan yang
dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan
keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan
dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan dapat memberikan pendapat mengenai
kewajaran laporan keuangan tersebut.
Menurut Mulyadi dan Kanaka (1998, p. 7), audit adalah suatu proses
sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai
pernyataan-pernyataan tentang kejadian ekonomi dengan tujuan-tujuan untuk
menetapkan tingkat kesesuaian antara penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai
yang berkepentingan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa auditng adalah proses sistematik untuk
mengumpulkan dan mengevaluasi informasi mengenai kejadian dan kegiatan
ekonomi yang dilakukan oleh seorang yang kompeten dan independen untuk dapat
9
menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi tersebut dengan kriteria-
kriteria yang telah ditetapkan.
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Alter (1999, p.42), sistem informasi adalah tipe khusus dari sistem
kerja yang menggunakan teknologi informasi untuk memperoleh, mengirim,
menyimpan, mengambil, memanipulasi, dan menampilkan informasi sehingga dapat
mendukung satu atau lebih sistem kerja yang lain.
Menurut Mukhtar (1999, p.3), sistem informasi diartikan sebagai suatu
pengorganisasian peralatan untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses,
mengatur, mengontrol, dan melaporkan informasi untuk pencapaian tujuan
perusahaan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu
kesatuan komponen yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, dan melaporkan informasi kepada pengguna untuk pencapaian tujuan
perusahaan.
2.1.3 Pengertian Audit Sistem Informasi
Menurut Weber (1999, p.10), audit sistem informasi adalah proses
pengumpulan dan pengevaluasian bukti untuk menentukan apakah sistem komputer
dapat melindungi aset, memelihara integritas data, memungkinkan tujuan organisasi
untuk dicapai secara efektif dan menggunakan sumber daya secara efisien.
Menurut Gondodiyoto (2003, p.151), audit sistem informasi merupakan suatu
pengevaluasian untuk mengetahui bagaimana tingkat kesesuaian antara aplikasi
10
sistem informasi dengan prosedur yang telah ditetapkan dan mengetahui apakah
suatu sistem informasi telah didesain dan diimplementasikan secara efektif, efisien,
dan ekonomis, memiliki mekanisme pengamanan aset yang memadai, serta
menjamin integritas data yang memadai.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa audit sistem informasi adalah proses
pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti audit untuk mengetahui apakah sistem
informasi yang berbasis komputer dapat melindungi aset perusahaan, menjaga
integritas data dan mendukung tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan
efisien.
2.1.4 Metode Audit
Menurut Weber (1999, p.55-57), metode audit meliputi:
1. Auditing around the computer
Merupakan suatu pendekatan audit dengan memperlakukan komputer
sebagai black box, maksudnya metode ini tidak menguji langkah-langkah proses
secara langsung, tetapi hanya berfokus pada masukan dan keluaran dari sistem
komputer. Diasumsikan bahwa, jika masukan benar akan diwujudkan pada
keluaran, sehingga pemrosesan juga dianggap benar tetapi tidak dilakukan
pengecekan terhadap pemrosesan komputer secara langsung. Kelemahan dari
pendekatan ini jika lingkungan berubah, maka kemungkinan sistem itu berubah
dan perlu penyesuaian sistem, sehingga auditor tidak dapat menilai apakah
sistem masih berjalan dengan baik. Keunggulan dari pendekatan ini adalah
pelaksanaan audit lebih sederhana, dan bagi auditor yang memiliki pengetahuan
11
yang minim di bidang komputer dapat dilatih dengan mudah untuk
melaksanakan audit.
2. Auditing through the computer
Merupakan suatu pendekatan audit yang berorientasi pada komputer
dengan membuka black-box, dan secara langsung berfokus pada operasi
pemrosesan dalam sistem komputer. Dengan asumsi bahwa apabila sistem
pemrosesan mempunyai pengendalian yang memadai, maka kesalahan dan
penyalahgunaan tidak akan terlewat untuk dideteksi. Sebagai akibatnya
keluaran dapat diterima. Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah dapat
meningkatkan kekuatan terhadap pengujian sistem aplikasi secara efektif,
dimana ruang lingkup dan kemampuan pengujian yang dilakukan dapat
diperluas sehingga tingkat kepercayaan terhadap kehandalan dari pengumpulan
dan pengevaluasian bukti dapat ditingkatkan. Selain itu, dengan memeriksa
secara langsung logika pemrosesan dari sistem aplikasi, dan diperkirakan
kemampuan sistem dapat menangani perubahan dan kemungkinan kehilangan
yang terjadi di masa yang akan datang. Kelemahan pendekatan audit ini adalah
sebagai berikut:
a. Biaya yang dibutuhkan relatif tinggi yang disebabkan jumlah jam kerja
yang banyak untuk dapat lebih memahami struktur pengendalian intern dari
pelaksanaan sistem aplikasi.
b. Membutuhkan keahlian teknik yang lebih mendalam untuk memahami cara
kerja sistem.
12
3. Auditing with the computer
Merupakan suatu pendekatan audit dengan menggunakan komputer sendiri
(audit software) untuk membantu melaksanakan langkah-langkah audit.
Auditing sistem informasi berdasarkan komputer terdiri dari penggunaan
komputer itu sendiri, teknik auditing dengan metode ini sangat berguna selama
pengujian substantif atas file dan record suatu perusahaan. Sebaliknya, teknik
auditing melalui komputer adalah teknik yang membantu dalam pengujian
ketaatan.
2.1.5 Tipe Prosedur Audit
Menurut Weber, tipe prosedur audit meliputi:
1. Prosedur untuk mendapatkan pemahaman dari pengendalian
Penyelidikan, inspeksi dan pengamatan dapat digunakan untuk memperoleh
pengertian apakah pengendalian telah tersedia, seberapa baik pengendalian
tersebut dirancang apakah pengendalian tersebut digunakan.
2. Tes pada pengendalian
Dengan cara yang dilakukan sebelumnya maka dapat diketahui apakah
prosedur berjalan secara efektif.
3. Tes subtantif pada rincian transaksi
Tes ini digunakan untuk mengetahui apakah transaksi telah dibukukan
dengan benar.
4. Tes subtantif pada rincian dari neraca akuntansi
Tes ini memusatkan perhatian pada saldo akhir buku besar pada neraca dan
rugi laba.
13
5. Prosedur analisis untuk pengecekan kembali
Tes ini memusatkan perhatian pada hubungan antara data dengan tujuan
audit.
Menurut Weber, ruang lingkup audit sistem informasi terdiri dari :
1. Pengendalian Umum
Pengendalian yang berlaku umum ini artinya ketentuan-ketentuan yang
berlaku dalam pengendalian tersebut, berlaku untuk seluruh kegiatan
komputerisasi di perusahaan tersebut. Apabila pengendalian ini tidak dilakukan,
ataupun pengendaliannya lemah, maka dapat berakibat negatif terhadap aplikasi.
Pengendalian umum terdiri dari:
1. Pengendalian top manajemen (Top management control).
Pengendalian top management berfungsi untuk mengontrol peranan
manajemen dalam perencanaan kepemimpinan dan pengawasan fungsi
sistem. Top management bertanggung jawab terutama pada keputusan
jangka panjang.
2. Pengendalian manajemen pengembangan sistem (System development
management control).
Pengendalian manajemen pengembangan sistem berfungsi untuk
mengontrol alternatif dari model proses pengembangan sistem informasi
sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengumpulan dan pengevaluasian
bukti. Manajemen pengembang sistem bertanggung jawab untuk
perancangan, pengimplementasian dan pemeliharaan sistem aplikasi.
14
3. Pengendalian manajemen sumber data (Data resource management
control).
Pengendalian manajemen sumber data berfungsi untuk mengontrol peranan
dan fungsi dari data administrator atau database administrator. Manajemen
sumber data bertanggung jawab untuk perancangan, perencanaan dan
persoalan pengendalian dalam hubungannya dengan pengguna data
organisasi.
Menurut Weber (1999,p206), pengendalian sumber data yang baik adalah:
- User harus dapat membagi data
- Data harus tersedia untuk digunakan kapan saja, dimanapun, dan dalam
bentuk apapun.
- Data harus dapat dimodifikasi dengan mudah oleh yang berwewenang
sesuai dengan kebutuhan user.
4. Pengendalian manajemen keamanan (Security administration management
control).
Pengendalian manajemen keamanan mempunyai tugas untuk mengontrol
fungsi utama dari security administrator dalam mengidentifikasi ancaman
utama terhadap fungsi sistem informasi dan perancangan, pelaksanaan,
pengoperasian dan pemeliharaan terhadap pengontrolan yang dapat
mengurangi kemungkinan kehilangan dari ancaman ini sampai tingkat yang
dapat diterima.
5. Pengendalian manajemen operasi (Operation management control).
Pengendalian manajemen operasi berfungsi untuk meyakinkan bahwa
pengoperasian sehari-hari dari fungsi sistem informasi diawasi dengan
15
baik. Menurut Weber (1999, p288), pengendalian manajemen operasi
bertanggung jawab terhadap pengoperasian komputer, pengoperasian
jaringan, persiapan dan pengentrian data, serta pengendalian produksi.
6. Pengendalian manajemen jaminan kualitas (Quality assurance management
control).
Pengendalian manajemen jaminan kualitas bertugas untuk meyakinkan
bahwa pengembangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan dari
sistem informasi sesuai standar kualitas.
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah
pengendalian intern dalam sistem yang terkomputerisasi pada aplikasi komputer
tertentu sudah memadai untuk memberikan jaminan bahwa data dicatat, diolah,
dan dilaporkan secara akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan
manajemen. Pengendalian aplikasi dapat berupa:
a. Boundary Controls
Pengendalian batas-batas sistem aplikasi (boundary Controls) ialah bahwa
dalam suatu sistem aplikasi komputer perlu jelas desainnya, mencakup hal-hal:
Ruang lingkup sistem
Suatu sistem komputerisasi harus jelas ruang-lingkupnya: apa dokumen
inputnya, dari mana sumbernya, tujuan pengolahan data, dan siapa para
penggunanya (user), siapa sponsornya (pemegang kewenangan).
16
Subsistem dan keterkaitan
Sistem terdiri dari subsistem, modul, program, dan perlu kejelasan ruang
lingkupnya (boundary controls), dan keterkaitan (interfaces) antar subsistem-
subsistem atau modul-modul.
b. Pengendalian Input
Menurut Weber (1999, p.417-456), komponen dalam subsistem input
bertanggung jawab dalam membawa baik data maupun instruksi ke dalam sistem
aplikasi. Kedua tipe input harus disahkan, dan kesalahan-kesalahan yang
terdeteksi harus dikontrol supaya input akurat, lengkap, unik, dan tepat waktu.
1) Metode input data
Metode input data meliputi:
Keyboarding, contoh: Personal Computer (PC).
Direct reading, contoh: Optical Character Recognition (OCR), Automatic
Teller Machine (ATM).
Direct entry, contoh: touch screen, joystick, mouse.
2) Perancangan dokumen sumber
Tujuan dari pengendalian terhadap perancangan dokumen sumber antara lain
mengurangi kemungkinan kesalahan data, meningkatkan kesempatan pencatatan
data, mengendalikan alur kerja, menghubungkan pemasukan data ke sistem
komputer, meningkatkan kecepatan dan ketepatan pembacaan data, dan sebagai
alat referensi untuk mengecek urutan-urutan pengisian. Dasar-dasar yang perlu
diperhatikan untuk penilaian dari perancangan dokumen sumber yang baik
adalah:
17
Karakteristik dari medium kertas yang akan digunakan untuk dokumen
sumber, meliputi: pemilihan panjang dan lebar kertas, kualitas kertas,
banyaknya rangkap yang dibuatkan untuk setiap transaksi.
Layout dan style dari dokumen sumber.
3) Perancangan layar masukan (entry) data.
Dasar-dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari perancangan layar
masukan data adalah:
Apakah data digunakan untuk pemasukan data secara langsung atau
digunakan untuk memasukan data dari dokumen sumber.
Layar masukan harus mencerminkan bagaimana cara pemasukan field
data.
Layar masukan harus mencerminkan dokumen sumber.
4) Pengkodean data
Tipe-tipe sistem pengkodean adalah:
Serial codes
Memberikan urutan nomor atau alphabet sebagai suatu objek, terlepas
dari kelompok objek tersebut. Hal ini dapat dikatakan bahwa serial codes
secara unik mengidentifikasi suatu objek. Keuntungan utama dari
pengkodean ini adalah kemudahan untuk menambahkan item baru dan juga
pengkodean ini ringkas dan padat.
Block sequence codes
Pengkodean dengan block sequence memberikan satu blok dari nomor-
nomor sebagai suatu kategori khusus suatu objek. Kelompok utama dari
objek dalam suatu kategori harus ditentukan dan disertai dengan suatu blok
18
dari nomor-nomor untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut.
Keuntungan dari pengkodean ini adalah memberikan nilai mudah diingat
(mnemonic). Kesulitan yang dihadapi adalah dalam menentukan ukuran
atau panjang dari kode.
Hierarchical codes
Hierarchical codes membutuhkan pemeliharaan serangkaian nilai
kelompok dari suatu objek yang akan dikodekan dan diurutkan
berdasarkan tingkat kepentingannya. Hierarchical codes lebih berarti
dibanding Serial atau Block sequence karena pengkodean ini
mendeskripsikan lebih banyak kelompok dari objek.
Association codes
Dengan Association codes, kelompok dari objek akan diberi kode
dipilih, dan kode yang unik diberikan untuk masing-masing nilai dari
kelompok tersebut. Kode tersebut dapat berupa numerik, alfabet, atau
alfanumerik. Pengkodean ini lebih cenderung salah jika tidak ringkas, atau
terdiri dari banyak campuran alfabet atau karakter numerik. Dasar-dasar
yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari pengkodean data adalah:
a) Panjang dari kode
Kode yang lebih panjang lebih mudah salah, maka pengkodean tersebut
dikelompokkan dalam bagian-bagian kecil dengan memberikan hypen (-),
slash (/), atau spasi untuk mengurangi kesalahan.
b) Penggabungan alfabet dan numerik
Pengkodean dengan menggunakan penggabungan alfabet dan numerik
dilakukan dengan mengelompokkan ke dalam bagiannya masing-masing untuk
19
mengurangi tingkat kesalahan. Selain itu juga membantu dalam pemasukan
kode.
c) Pilihan dan karakter
Pilihan dalam penggunaan karakter juga harus diperhatikan terutama
karakter yang memiliki kemiripan dengan huruf atau angka.
d) Penggunaan huruf besar dan huruf kecil
Pemakaian huruf besar dan kecil secara bersamaan akan memperlambat
pemasukan dan meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Demikian
juga dengan penggunaan karakter spesial serta bantuan tombol shift sebaiknya
dihindarkan.
e) Urutan karakter yang dapat diperkirakan
Penggunaan urutan karakter yang sudah umum lebih baik dibandingkan
dengan penggunaan urutan yang tidak umum.
5) Pengecekan digit (check digit)
Pengecekan yang dilakukan dengan menggunakan check digit hanya
dilakukan pada field yang bersifat kritis. Pengecekan ini hanya dapat
dilakukan dengan menggunakan mesin pada saat memasukan atau dengan
program input.
6) Pengendalian batch
Pada sistem pengolahan data secara batch processing system, tiap transaksi
dibundel dalam jumlah lembar tertentu untuk direkam. Pengendalian input
dalam sistem batch dilakukan pada tahap:
20
Data capturing
Termasuk pengendalian yang bersifat preventif (mengurangi kesalahan),
caranya misalnya dengan desain formulir/dokumen yang baik, jelas, dan
mudah pengisiannya.
Batch data preparation
Dilaksanakannya editing kode atau isian nomor tertentu dan pembundelan
(batching). Pada waktu batching dibuat total controls untuk jumlah lembar
dokumen, jumlah uang, dan sebagainya.
Batch data entry
Pada tahap data entry, biasanya dicek terprogram oleh mesin data entry
sistem.
Validation
Pengecekan terprogram (validation) terhadap data input berdasarkan
kriteria tertentu, misalnya jumlah lembar dokumen menurut jumlah record
yang dihitung komputer sesuai dengan yang tertulis pada record batch.
7) On-line realtime processing system
Cara pemrosesan data input yang lazim pada saat ini adalah dengan online
transaction processing system.Pada sistem tersebut data masukan dientry
dengan terminal atau jenis input device seperti Automatic Teller Machine
(ATM). Meskipun on-line dapat digunakan dengan pola batch, tetapi on-line
dikaitkan dengan real time system, yang berarti update data di komputer
bersamaan dengan terjadinya transaksi. Contoh sistem pengelolaan data
semacam ini adalah front office hotel, kegiatan oleh teller di bank.
21
Pengendalian input dalam sistem on-line real time dilakukan pada tahap:
Entry data and validation
Pada sistem on-line real time seringkali sudah tidak dengan dokumen lagi
(paperless). Data lazimnya langsung dientry ke sistem komputer, misalnya
dengan Workstation, Automatic Teller Machine, atau Point of Sales. Mesin-
mesin tersebut sudah dilengkapi dengan software yang antara lain berisi fungsi
validasi terprogram.
Entry data lazimnya oleh pemakai langsung (misalnya customer) maupun
para petugas operasional.
Masalah audit trail antara lain dalam bentuk existence controls harus
benar-benar diperhatikan.
8) Validasi data input
Tipe-tipe validasi data input:
Field checks
Validasi yang dilakukan tidak tergantung pada nilai dari field yang lain
pada record input.
Record checks
Validasi yang dilakukan tergantung dari pada nilai dari field yang lain
pada record input.
Batch checks
Validasi yang dilakukan dengan memeriksa kesamaan karakteristik batch
dari record yang akan dimasukan dengan record batch yang sudah tercatat.
22
File checks
Validasi yang digunakan dengan memeriksa kesamaan karakteristik file
yang sudah terekam.
9) Instruksi input
Dalam memasukan instruksi ke dalam sistem aplikasi sering terjadi kesalahan
karena adanya instruksi yang bervariasi dan kompleks, sehingga perlu
menampilkan pesan kesalahan. Pesan kesalahan yang ditampilkan harus
dikomunikasikan pada user dengan jelas. Enam cara untuk memasukkan
instruksi ke dalam sistem informasi:
Menu driven languages
Sistem menyajikan serangkaian pilihan kepada user dan user dapat memilih
dengan beberapa cara, yaitu dengan mengetikkan angka atau huruf yang
mengidentifikasikan pilihan mereka, meletakkan kursor pada pilihan kemudian
menekan tombol enter atau dengan mengklik mouse, menggunakan light pen
atau touch screen.
Question-answer dialog
Sistem aplikasi menyajikan pertanyaan tentang nilai dari beberapa item
data dan user menanggapinya.
Command languages
Membutuhkan user untuk memberikan perintah tertentu dalam meminta
beberapa proses dan sekumpulan argumen yang secara spesifik
memberitahukan bagaimana proses tersebut seharusnya dijalankan.
23
Form based languages
Membutuhkan user untuk memberikan perintah dan data tertentu yang
terdapat dalam form input dan output.
Natural languages
User memasukkan instruksi dalam sistem aplikasi melalui recognition
device.
Direct manipulation interface
User memasukkan instruksi dalam sistem aplikasi melalui manipulasi
langsung objek pada layar.
c. Pengendalian proses
Pengandalian proses adalah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan
sampai data (khususnya data yang sudah valid) menjadi error karena adanya
kesalahan proses. Hal-hal yang memungkinkan terjadinya error antara lain:
kesalahan rumus, kesalahan logika program, dan kesalahan teknis lainnya.
d. Pengendalian output
Pengendalian output menurut Weber (1999, p.612-645) adalah pengendalian
yang menyediakan fungsi-fungsi yang dikelompokkan dalam isi dari data yang
akan disediakan, alur data yang akan diperbaiki dan disajikan untuk user. Sehingga
pada kesimpulannya pengendalian ini digunakan untuk memastikan bahwa data
yang diproses tidak mengalami perubahan yang tidak sah oleh personil operasi
komputer dan memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang saja yang
menerima output yang dihasilkan.
24
Pengendalian output yang dilakukan berupa:
1) Mencocokkan data output (khususnya total pengendalian) dengan total
pengendalian yang sebelumnya telah ditetapkan yang diperoleh dalam tahap
input dari siklus pemrosesan.
2) Mereview data output untuk melihat format yang tepat, yang terdiri dari:
Judul laporan.
Tanggal dan waktu pencetakan.
Banyaknya copy laporan untuk masing-masing pihak yang berwenang.
Periode laporan.
Nama program (termasuk versinya) yang menghasilkan laporan.
Nama personil yang bertanggung jawab atas dikeluarkannya laporan
tersebut.
Masa berlakunya laporan.
Nomor halaman.
Tanda akhir halaman.
3) Mengendalikan data input yang ditolak oleh komputer selama pemrosesan dan
mendistribusikan data yang ditolak itu ke personil yang tepat.
4) Mendistribusikan laporan-laporan output ke departemen pemakai tepat pada
waktunya.
e. Communication control
Mengontrol pendistribusian pembukaan komunikasi subsistem, komponen
fisik, kesalahan jalur komunikasi, aliran dan hubungan, pengendalian topologi,
pengendalian akses hubungan, pengendalian atas ancaman subversive,
pengendalian jaringan, pengendalian arsitektur komunikasi.
25
Local Area Network (LAN) dibuat dengan menggunakan empat topologi, yaitu:
1. BUS topologi
Pada BUS topologi, nodes pada jaringan dihubungkan secara paralel ke sebuah
jaringan komunikasi tunggal.
2. Tree topologi
Pada tree topologi, nodes pada jaring dihubungkan ke cabang line komunikasi
yang tidak memiliki loops tertutup.
Node 1 Node Node 3 Node
Node 5 Node 6 Node 7
terminal
Node 3
Node 8
Node 7
Node 4
Node 5
Node 1
Node 2
Node 6
26
3. Ring topologi
Pada ring topologi, nodes pada jaringan dihubungkan melalui repeater ke line
komunikasi yang dibentuk seperti loop yang tertutup.
4. Star topologi
Pada star topologi, nodes pada jaringan dihubungkan pada bentuk point-to-point
ke sebuah central hub.
27
Ada 3 macam arah transmisi data:
1. Simplex
Sistem komunikasi data yang hanya mampu mengirim data kesatu arah. Dalam
sistem ini data mengalir melalui saluran dari komputer pengirim ke komputer
penerima secara permanen.
2. Half duplex
Sistem komunikasi dua arah secara bergantian. Pada waktu kirim data, yang
lain menerima. Masing-masing tidak boleh mengirim dalam waktu bersamaan
karena saluran hanya satu sehingga data akan rusak karena berbenturan.
3. Full duplex
Sistem komunikasi dua arah secara serentak. Satu saluran pengirim, satu
saluran penerima. Sistem full duplex cocok untuk aplikasi on line dimana
setiap entry yang akan dikirim akan segera diproses dan ada dialog antara dua
buah komputer.
2.2 Piutang
2.2.1 Pengertian Piutang
Mulyadi (2001,p. 85) mendefinisikan, “ Piutang merupakan klaim kepada
pihak lain atau uang, barang atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu
tahun atau dalam satu siklus kegiatan perusahaan”
Sedangkan Fress dan Warren yang diterjemahkan oleh Ris Winarto H. dan
Wibowo, H. (1999, p. 352) mendefinisikan, “ Piutang adalah semua klaim dalam
bentuk uang terhadap perorangan, organisasi atau debitur lainnya”
28
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Piutang adalah klaim kepada pihak lain
atau uang, barang atau jasa pada perusahaan maupun individu, dan klaim tersebut
umumnya didapatkan dari penjualan barang secara kredit atau peminjaman uang.
2.2.2 Klasifikasi Piutang
Mulyadi (2001, p. 352) menggolongkan piutang menjadi 2 kelompok, yaitu:
1. Piutang Usaha
Adalah piutang yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa dalam
kegiatan normal perusahaan, piutang usaha biasanya jumlahnya material didalam
neraca bila dibandingkan dengan piutang non usaha.
2. Piutang non usaha
Adalah piutang yang timbul dari transaksi selain penjualan barang atau jasa
kepada pihak luar, seperti misalnya piutang kepada karyawan, piutang penjualan
saham, piutang klaim asuransi, piutang pengembalian pajak, piutang dividen dan
bunga.
2.2.3 Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan berdasarkan Mulyadi (2001,p. 260)
untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah:
1. Jurnal penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan
untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi
digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
29
3. Jurnal Umum. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan
piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
4. Jurnal Penerimaan Kas. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi
digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas
dari debitur.
5. Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan
saldo piutang kepada setiap debitur.
2.2.4 Dokumen
Dokumen pokok yang digunakan berdasarkan Mulyadi (2001,p. 258)
sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah:
1. Faktur penjualan. Dokuman ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya
piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memo Kredit. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur
penjualan.
4. Bukti Memorial. Dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam
jurnal umum.
2.2.5 Metode Pencatatan Piutang
Menurut Mulyadi (2001,p 261), “Pencatatan Piutang dapat dilakukan dengan
salah satu dari metode berikut ini : Metode Konvensional, Metode posting langsung
30
kedalam kartu piutang atau pernyataan piutang, Metode pencatatan tanpa buku
pembantu, Metode pencatatan dengan menggunakan komputer.”
2.2.5.1 Fungsi Akuntansi Dalam Kaitannya dengan Pencatatan Piutang
Tugas fungsi akuntansi berdasarkan Mulyadi (2001,p. 260) dalam
hubungannya dengan pencatatan piutang adalah :
1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa
kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk
merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur
terbuka (open invoice file), yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang.
2. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara
periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur.
3. Menyelenggarakan catatan riwayat kredit setiap debitur untuk memudahkan
penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna
mengikuti data penagihan dari setiap debitur.
2.2.6 Piutang Tak Tertagih
Menurut Niswonger (1999,p 327), “Terdapat 2 metode akuntansi untuk
mencatat piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih. Metode Penyisihan
(Allowance method) membuat akun beban piutang tak tertagih dimuka sebelum
piutang tersebut dihapus. Prosedur lain, yang dinamakan dengan metode
penghapusan langsung (direct write-off method), mengakui beban hanya pada saat
piutang dianggap benar-benar tidak dapat ditagih lagi.
31
Menurut Niswonger (1999,p 329), estimasi piutang tak tertagih biasanya
didasarkan pada (1) jumlah penjualan, seperti diperlihatkan dalam laporan laba-rugi
periode tertentu, atau (2) jumlah piutang seperti diperlihatkan dalam neraca akhir
periode, dan umur piutang usaha.”
2.3 Retur Penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p.226) transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan
menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan
harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.
2.3.1 Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001, p.231-232) dua dokumen penting yang digunakan
dalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Memo Kredit.
Dalam pencatatan transaksi retur penjualan,memo kredit merupakan
dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut
dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan.
2. Laporan Penerimaan Barang.
Dalam transaksi retur penjualan laporan penerimaan barang merupakan
dokumen pendukung yang melampiri memo kredit.Dokumen ini dikeluarkan
oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang
yang diterima dari pembeli.
32
2.3.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001, p.232-233) catatan akuntansi yang digunakan dalam
transaksi retur penjualan adalah:
1. Jurnal Umum atau Jurnal Retur Penjualan.
Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat dari transaksi
retur penjualan dicatat dalam jurnal umum, atau jika perusahaan menggunakan
jurnal khusus, dicatat dalam retur penjualan.Berkurangnya harga pokok
penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan produk jadi akibat transaksi
retur penjualan dicatat dalam jurnal umum.
2. Kartu Piutang.
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam
transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang
kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.
3. Kartu Persediaan.
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang persediaan yang
dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis
persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.
4. Kartu Gudang.
Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat
bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur
penjualan.
33
2.4 Sistem Penerimaan Kas
Sumber penerimaaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari
piutang dari debitur, karena sebagian produk perusahaan tersebut dijual melalui
penjualan kredit. Dalam perusahaan tersebut penerimaan kas dari penjualan tunai
biasanya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif kecil. Berdasarkan sistem
pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin
diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yan tidak berhak
menerimanya.
2.4.1. Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi (2001,p.487), fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan
kas dari piutang adalah :
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertangggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan
(remmittance advice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi ini juga
bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan
yang diterima bersama cek dari para debitur.
2. Fungsi Penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui
penagih perusahaan, maka fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan penagihan
kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang akan ditagih dan
dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika
penerimaan kas dari piutag dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan
34
(jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi
kas ini bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi
tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dan
berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini bertanggungjawab dalam melaksanakan perhitungan kas secara
periodik. Disamping itu, juga bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank,
untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
2.4.2 Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001,p.488), dokumen yang digunakan dalam sistem
penerimaan kas dari piutang adalah:
1. Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang
dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang
dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur
melalui penagih perusahaan atau pos.
2. Daftar Surat Pemberitahuan
Daftar ini merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi
sekretariat atau fungsi penagihan. Daftar ini dikirimkan ke fungsi kas untuk
kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai
35
dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam
jurnal penerimaan kas.
3. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima
dari piutang ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi
akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari
piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
4. Kwitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi
para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
2.4.3 Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2001,p490-491), untuk merancang unsur-unsur
pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penerimaan kas atas piutang,
unsur pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat akan diuraikan dibawah ini:
a. Organisasi
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi
penerimaan kas.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama
atau dengan cara pemindah-bukuan (giro bilyet).
36
2. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas daftar piutang yang
harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian
Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berrasal dari
debitur.
c. Praktik yang sehat
1. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara perhitungan kas dan
disetor penuh ke bank dengan segera.
2. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
3. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tanagn Bagian Kasa maupun di
tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in-
transit insurance).
2.5 Pengendalian Intern
2.5.1 Pengertian Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi dan Kanaka(1998, p.172) pengendalian intern adalah suatu
proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pelaporan keuangan, kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi.
Menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A (1997,
p.257) pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri dari kebijakan-
kebijakan dan prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen
keyakinan memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting bagi satuan usaha
37
dapat dicapai. Kebijakan dan prosedur ini seringkali disebut pengendalian, dan
secara bersama-sama membentuk struktur pengendalian intern suatu satuan usaha.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001,p.182) pengendalian intern adalah
proses yang dipengaruhi oleh entity : board directors, manajemen, dan personel
lain yang dirancang untuk memberikan jaminan dalam keobjektifan : (a) laporan
keuangan terpercaya, (b) kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien, dan (c)
sesuai dengan hukum dan peraturan yang diterapkan.
Menurut Ray Whittington dan Kurt Pany (2001,p. 241) definisi dari
pengendalin intern adalah keseluruhan dalam mencapai keobjektifan dalam laporan
keuangan, operasional, dan sesuai dengan hokum dan peraturan. Meliputi metode
dimana top management memberikan tanggungjawab dan wewenang kepada
fungsi penjualan, pembelian, akuntansi, dan produksi.
Menurut serta peraturan yang sederajat, yang digunakan di dalam perusahaan
untuk menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data
akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong dipatuhinya
kebijakan-kebijakan yang sudah digantikan manajemen.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan suatu
proses yang dijalankan oleh orang yang diharapkan mampu memberikan
keyakinan memadai, bukan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas
untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan,
dan operasi.
38
2.5.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut definisi diatas ada empat tujuan sistem pengendalian intern, yaitu :
1. Untuk menjaga kekayaan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi, dan
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua :
a. Pengendalian Intern Akuntansi
Yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran–ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk
menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi.
b. Pengendalian Intern Adminstratif
Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran–ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya
kebijakan manajemen.
2.5.3 Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap kekayaan, utang, pendpatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
39
2.6 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Mulyadi (2001, p.57 ),”Bagan alir data adalah suatu model yang
menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.”
Menurut Hall (2001, p.69),”Diagram arus data menggunakan simbol-simbol
untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data, arus data dan entitas dalam sebuah
sistem.”
Jadi dapat disimpulkan data flow diagram adalah diagram arus data yang
menggambarkan aliran data dan proses dalam sebuah sistem.
Dalam aliran data terdapat tingkatan-tingkatan dimana masing-masing tingkatan
menggambarkan isi dari sistem, yaitu :
• Diagram hubungan / Diagram konteks
Diagram konteks merupakan proses tunggal. Diagram ini menggambarkan hubungan
sistem data flow dan external entity.
• Diagram nol
Menggambarkan subsistem dari diagram hubungan yang diperoleh dengan
memecahkan proses pada diagram hubungan atau konteks.
• Diagram rinci
Merupakan uraian dari diagram nol yang berisi proses-proses yang menggambarkan
bab dari subsistem pada diagram nol.
Berikut ini adalah contoh simbol-simbol standar yang digunakan dalam bagan alir
data (DFD) yaitu :
40
• External Entity Entitas yang berada diluar sistem. External entity ini dapat
berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang akan
memberi input atau menerima output dari sistem.
• Proses Berfungsi mengubah satu atau beberapa data keluaran sesuai
dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki
beberapa data masukkan serta menghasilkan satu atau beberapa
keluaran.
• Data store
Suatu alat penyimpanan bagi file transaksi, file induk atau file referensi.
• Aliran data
Arah arus data dari suatu entity ke entity yang lainnya. Arah aliran data
berupa :
o Antara 2 proses yang berurutan
o Dari data store ke proses
o Dari source ke proses