BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori – Teori Dasar / Umum

Teori – teori umum yang menjadi dasar penulisan skripsi ini adalah

sebagai berikut:

2.1.1 Pengertian Data

Menurut Rainer and Cagielski (2007, p.10), data merupakan

elemen yang menggambarkan sesuatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi

yang direkam, diklasifikasikan dan disimpan tetapi tidak diatur untuk

menyampaikan arti khusus.

Menurut Williams & Sawyer (2010, p.12), data terdiri dari fakta

yang belum diolah yang diproses menjadi informasi.

Dari pengertian - pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa

data adalah elemen atau fakta yang menggambarkan sesuatu, kejadian,

aktivitas, dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan dan disimpan

namun belum diolah menjadi informasi.

2.1.2 Sistem

2.1.2.1. Pengertian Sistem

Menurut Gondodiyoto (2007, p.108), sistem adalah

kumpulan elemen-elemen atau sumber daya yang saling

berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan

hierarkis tertentu, dan bertujuan untuk mencapai tujuan

tertentu.

8

9

Menurut Satzinger (2010, p.6), sistem adalah komponen

yang saling berfungsi bersama - sama untuk mencapai suatu

hasil.

Dari kedua definisi di atas maka dapat disimpulkan

bahwa sistem merupakan sekelompok elemen atau lebih yang

saling berkaitan secara terpadu satu sama lain dan terintegrasi

untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.

2.1.2.2. Fungsi Dasar Sistem

Menurut O’Brien dan George M. Marakas (2008, p.24),

sistem memiliki 3 fungsi dasar:

1. Input meliputi perekaman dan pengumpulan elemen-

element yang diproses oleh sistem. Sebagai contoh,

energi bahan baku, data dan usaha manusia harus

diamankan dan diorganisasikan untuk diproses.

2. Processing meliputi proses-proses transformasi yang

mengkonversi input menjadi output. Contohnya, proses

manufaktur, proses pernapasan manusia atau kalkulasi

matematika.

3. Output meliputi peralihan elemen-elemen yang telah

dihasilkan oleh proses transformasi ke tujuan akhir.

Sebagai contoh, produk jadi, layanan kemanusiaan, dan

informasi manajemen harus ditransmisikan kepada

pemakai.

10

2.1.3 Informasi

2.1.3.1 Pengertian Informasi

Menurut Kusrini dan Anri Koniyo (2007, p.7), informasi

adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan

keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.

Menurut O’Brien (2008, p.12), informasi adalah data

yang dikonversi atau diubah menjadi konteks yang berarti dan

bermanfaat bagi pengguna.

Menurut Satzinger (2010, p.7), informasi adalah data

yang dikumpulkan, disimpan, dan diproses untuk

menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain.

Berdasarkan definisi-definisi diatas, dapat disimpulkan

bahwa informasi adalah data yang telah dikumpulkan dan

diproses untuk digunakan oleh para pemakai sesuai dengan

kebutuhannya yang bermanfaat untuk proses pengambilan

keputusan.

2.1.3.2 Kualitas Informasi yang Baik

Menurut Brian K. Williams dan Stacey C. Sawyer (2010,

p.425), secara umum, semua informasi untuk mendukung

pengambilan keputusan yang cerdas dalam sebuah organisasi

harus memenuhi:

1. Benar dan dapat diverifikasi : Ini berarti informasi harus

akurat dan dapat diperiksa.

11

2. Lengkap namun ringkas : Lengkap berarti informasi

harus terdiri dari semua data yang relevan, ringkas

berarti terdiri hanya data yang relevan.

3. Biaya yang efektif : Ini berarti informasi didapat dan

dimengerti secara efisien.

4. Terkini : Terkini berarti secara tepat waktu namun juga

sensitif, berdasarkan sejarah, kebutuhan saat ini atau

masa mendatang.

5. Dapat diakses : Ini berarti informasi dapat diperoleh

dengan cepat dan mudah.

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Satzinger (2010, p.6), sistem informasi adalah kumpulan

komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan, memproses,

menyimpan dan mendistribusikan informasi sebagai hasil dari

informasi.

Menurut Stair (2010, p.7), sistem informasi adalah sekumpulan

elemen atau komponen saling berhubungan yang mengumpulkan

(input), memanipulasi (proses), menyimpan dan mendistribusikan data

dan informasi untuk menghasilkan umpan balik untuk mencapai tujuan.

Menurut Gelinas (2010, p.11), sistem informasi adalah sistem

yang dibuat yang pada umumnya terdiri dari serangkaian komponen

terpadu berbasis komputer dan komponen manual untuk

mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data kemudian memberikan

output kepada pengguna.

12

Dikutip dari jurnal internasional, menurut Salehi dkk. (2010,

p.187), secara umum, sistem informasi adalah keseluruhan hubungan

antar komponen-komponen yang bekerja bersama untuk

mengumpulkan, menyimpan dan menyebarluaskan data untuk tujuan

perencanaan, pengendalian, koordinasi, analisis dan pembuatan

keputusan. Setiap sistem informasi didesain untuk menyelesaikan satu

atau lebih tujuan/tugas. Contohnya, sistem informasi yang didesain

untuk mengumpulkan dan memproses data karyawan yang digunakan

untuk membantu manajer dalam mempersiapkan laporan penggajian.

Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem

informasi adalah beberapa komponen yang saling terorganisasi dan

saling terhubung yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengubah,

menyimpan, memanipulasi, menghasilkan informasi, serta memberikan

output kepada pengguna dimana output tersebut dapat digunakan pula

sebagai acuan untuk pembuatan keputusan bagi pihak manajemen

perusahaan.

2.1.5 Pengertian Proses Bisnis

Menurut Rainer (2007, p.249), proses bisnis adalah kumpulan dari

langkah yang saling terkait satu sama lain atau prosedur yang dibuat

untuk menghasilkan hasil yang spesifik.

Menurut Laudon (2008, p.42), proses bisnis adalah aliran dari

material, informasi dan pengetahuan/kumpulan dari aktivitas. Proses

bisnis juga merujuk pada cara yang unik pada organisasi dalam

mengkoordinasikan pekerjaan, informasi dan pengetahuan, dan juga

13

merupakan cara yang dipilih oleh manajemen untuk mengkoordinasikan

pekerjaannya.

Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa

proses bisnis adalah kumpulan dari prosedur yang saling terkait satu

sama lain serta merujuk pada cara yang unik pada masing-masing

organisasi berdasarkan jenis pekerjaan, informasi dan pengetahuan yang

diterapkan oleh manajemen.

2.1.6 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut Rainer (2007, p.10), ERP adalah sistem yang dirancang

untuk memecahkan masalah yang ada di sepanjang area fungsional

sistem informasi. Sistem ERP merupakan inovasi yang penting karena

area fungsional sistem informasi seringkali dikembangkan sebagai

sistem yang berdiri sendiri dan tidak dapat dikomunikasikan secara

efektif dengan sistem lainnya. Sistem ERP mengatasi masalah secara

detil dengan menghubungkan area fungsional sistem informasi melalui

basis data yang digunakan pada umumnya, sehingga dapat

meningkatkan komunikasi antar area fungsional dalam organisasi.

Menurut Raymond Mcleod, Jr dan George P. Schell (2007, p.13),

ERP adalah sistem berbasis komputer yang memungkinkan pengelolaan

dari sumber daya organisasi pada semua komponen perusahaan yang

berbasis luas.

Menurut Wijaya (2009, p.27), ERP adalah konsep untuk

merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa

paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang

14

untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan,

sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan

pelayanan bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai

tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang

berkepentingan atas perusahaan.

Dikutip dari jurnal internasional, menurut Reza dkk (2011,

p.236), Sistem ERP digunakan oleh banyak perusahaan besar dan

menengah di seluruh dunia. Walaupun kegunaan ERP memiliki banyak

keuntungan, tetapi implementasi ERP dapat menjadi sangat beresiko

dan apabila perusahaan tidak perhatian dan fokus secara penuh, maka

akan sangat berdampak buruk bagi kondisi perusahaan nantinya. Sistem

ERP dapat menjadi sangat sulit untuk diimplementasi.

Dalam jurnal sistem informasi, Rasben dan Arifin (2011, p.9),

menyimpulkan bahwa ERP dapat memberikan dampak strategis dan

taktikal. Dampak stragegis akan mempengaruhi hal-hal strategis seperti

visi, misi atau tujuan perusahaan untuk jangka panjang. Dampak

taktikal akan mempengaruhi hubungan internal perusahaan, baik

managerial maupun tingkat operasional. Implementasi ERP di

Indonesia hanya sebagai sebuah dukungan dan kunci operasional yang

mendapatkan keunggulan kompetitif dan bisnis perusahaan di masa

mendatang.

Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa

ERP merupakan suatu sistem yang berbasis komputer yang

didayagunakan untuk mengelola sumber daya perusahaan secara

terintegrasi dengan menggunakan basis data sehingga kegiatan

15

operasional organisasi menjadi lebih efisien dan dapat menghasilkan

nilai tambah produk serta memberikan keuntungan maksimal pada

organisasi. Namun, untuk mengimplementasi sistem ERP, perusahaan

harus memberikan perhatian penuh dan dana yang mencukupi agar pada

saat sistem dijalankan memberikan hasil yang sesuai dengan yang

diharapkan.

2.1.7 Systems, Applications and Products in Data Proccessing (SAP) ERP

2.1.7.1. Pengertian SAP ERP

Menurut Mark, SAP ERP adalah pemasaran yang

didorong merk (marketing-driven rebranding) dari SAP R/3,

berdasarkan pada inti terjemahan yang dikembangkan di tahun

1967. SAP ERP, serangkaian komponen-komponen yang

terintegrasi termasuk perangkat lunak SAP Business Suite,

memberikan solusi-solusi bisnis.

2.1.7.1.1 Modul-modul SAP

Terdapat beberapa modul yang ada pada sistem

aplikasi SAP adalah sebagai berikut :

Modul Financial Accounting (FI), modul ini

didesain untuk menangkap transaksi bisnis

organisasi dengan cara yang akan memuaskan

kebutuhan laporan untuk pihak eksternal. Modul ini

terintegrasi dengan modul Sales and Distribution,

Purchasing and Material Management, Human

Resource, dll yang memungkinkan untuk secara

16

terotomatisasi pencatatan keuangan terhadap

transaksi-transaksi yang terjadi pada modul-modul

tersebut.

Modul Financial Supply Chain Management

(FSCM), modul ini menyediakan kemampuan

untuk memiliki pandangan yang lebih baik

mengenai arus informasi keungan perusahaan, dan

meningkatkan efisiensi proses billing.

Modul Controlling (CO), modul ini untuk

menyediakan metode untuk melihat data biaya-

biaya dari pandangan manajemen internal dan

menyediakan pandangan mengenai keuntungan

yang didapat dari laporan keuangan.

Modul Material Management (MM), modul ini

terdiri dari data master, sistem konfigurasi dan

transaksi untuk melengkapi proses pengadaan

bahan baku/material sampai pada proses

penyimpanan di dalam gudang.

Modul Sales and Distribution (SD), modul ini

terdiri dari data master, sistem konfigurasi dan

transaksi untuk melengkapi prses penjualan produk

sampai dengan proses penagihan pelanggan.

Modul Logistics Execution (LE), modul ini

menangani seputar area pengelolaan gudang,

17

penerimaan barang dan penyiapan barang untuk

proses pengiriman.

Modul Production Planning (PP), modul ini terdiri

dari data master, sistem konfigurasi dan transaksi

untuk melengkapi proses perencanaan hingga

proses produksi.

Modul Quality Management (QM), modul ini

memungkinkan produk sesuai dengan standar

regulasi yang baku, dan spesifikasi produk

perusahaan serta aman dalam penggunaannya.

Modul Plant Maintenance (PM), modul ini

mengoperasikan semua perawatan perlengkapan

dan peralatan yang digunakan dalam proses dan

fungsi bisnis.

Modul Project System (PS), modul ini

menyediakan alat untuk melacak pelaksanaan

proyek dalam hal penggunaan biaya dan sumber

daya.

Modul Human Resource (HR), modul ini terdiri

dari semua data master, sistem konfigurasi dan

transaksi untuk melengkapi proses perekrutan

sampai dengan pemecatan/pensiunkan karyawan.

(http://www.erptips.com/Learn-SAP/SAP-Module-Overviews/)

2.1.8 The Growth-Share / Boston Consulting Group (BCG) Matrix

18

Menurut Carl dan Michael (2006, p.10), Boston Consulting

Group (BCG) Matrix menyediakan sebuah framework untuk

menunjukkan bagaimana posisi pertumbuhan ekonomi perusahaan

berada seperti halnya hasil perwujudan dari siklus arus keuangan.

Gambar 2.1 Teori BCG Matrix

Sumber : Carl dan Michael (2006, p.36)

Menurut Carl dan Michael (2006, p.35), untuk menjadi sukses,

sebuah perusahaan sebaiknya memiliki sebuah portofolio atas produk-

produknya dengan tingkat pertumbuhan dan pangsa pasar yang

berbeda-beda.

Produk dengan pangsa pasar yang tinggi dan pertumbuhan

yang rendah termasuk karakteristik cash flow, hal itu

menghasilkan sejumlah uang yang besar, lebih dari

kebutuhan investasi ulang untuk memelihara pangsa.

Produk dengan pangsa pasar rendah dan pertumbuhan

yang rendah tergolong pet. Hal ini menunjukkan

19

keuntungan akuntansi, tetapi keuntungan tersebut harus

diinvestasi ulang untuk memelihara pangsa, dengan tidak

sembarangan menggunakan anggaran.

Pangsa pasar rendah, pertumbuhan produk yang tinggi

tergolong dalam question marks. Hal ini hampir selalu

memiliki kebutuhan uang yang jauh lebih banyak daripada

yang mereka hasilkan. Jika uang yang didapat tidak

mencukupi, maka akan menyebabkan kebangkrutan.

Pangsa pasar yang tinggi dan pertumbuhan yang tinggi

termasuk golongan star. Hal itu selalu menunjukkan

laporan keuntungan yang pasti, tetapi kemungkinan

perusahaan mungkin menghasilkan atau tidak keuntungan

sendiri.

20

2.1.9 Activity Diagram

2.1.9.1 Pengertian Activity Diagram

Menurut Satzinger (2010, p.141), Activity Diagram

adalah sebuah tipe aliran diagram yang mendeskripsikan alur

kegiatan user serta menunjukkan urutannya.

2.1.9.2 Notasi pada Activity Diagram

Gambar 2.2 Notasi Activity Diagram

Sumber : Satzinger (2010, p.142)

Notasi-notasi yang digunakan di dalam Activity Diagram

sebagai berikut:

Swimlane

Swimlane adalah notasi yang berbentuk

persegi panjang yang menggambarkan area/batasan

21

pada activity diagram yang menampilkan aktivitas

yang telah dilakukan oleh suatu agen. Notasi untuk

swimlane:

Starting Activity

Starting activity adalah notasi yang

berbentuk lingkaran berisi warna hitam padat yang

merupakan titik awal dimana aktivitas dimulai.

Notasi untuk starting activity:

Ending Activity

Ending activity adalah notasi yang berbentuk

lingkaran berisi warna hitam dengan sedikit warna

putih di sekelilingnya. Notasi ini merupakan titik

akhir dimana aktivitas selesai dilakukan. Notasi

untuk ending activity:

Transition Arrow

22

Transition arrow adalah titik akhir dimana

suatu aktivitas selesai dilakukan. Notasi untuk

ending activity:

Activity

Activity menggambarkan aktivitas yang

dilakukan. Notasi untuk activity:

Decision

Decision adalah titik keputusan dimana

aliran dari satu proses akan diberikan dua alternatif.

Notasi untuk decision:

Synchronization Bar

Synchronization bar adalah notasi yang

digunakan pada activity diagram untuk mengontrol

pemisahan atau penggabungan dari beberapa

aktivitas. Notasi untuk synchronization bar:

2.1.10 Pengertian Use Case Diagram

Menurut Satzinger (2010, p.242), use case diagram adalah

diagram yang menunjukkan berbagai macam peran user dan bagaimana

peran tersebut berinteraksi dengan sistem. Berikut merupakan gambar

23

dari contoh use case diagram of the Order-entry subsystem for Rocky

Mountain Outfitters, showing a system boundary.

Gambar 2.3 Contoh Use Case Diagram

Sumber : Satzinger (2010, p.244)

2.1.11 Pengertian Use Case Description

Menurut Satzinger (2010, p.171,) use case description adalah

sebuah deskripsi yang membuat daftar detil proses untuk sebuah use

case. Berikut merupakan gambar dari contoh Fully developed

description of the telephone order scenario for Create new order Rocky

Mountain Outfitters.

24

Gambar 2. 4 Use Case Description Fully Developed

Sumber : Satzinger (2010, p.174)

2.1.12 Pengertian Flowchart

Flowchart adalah serangkaian bagan-bagan yang

menggambarkan aliran suatu program atau proses. Flowchart memiliki

bagan-bagan yang fungsi tertentu. Notasi, nama notasi dan fungsinya

dalam flowchart adalah sebagai berikut:

25

Tabel 2.1 Tabel Notasi dalam Flowchart

Notasi Nama Fungsi

Terminator Awal atau akhir suatu

program atau proses

Flow Arah aliran program

atau proses

Preparation Inisialisasi atau

pemberian nilai awal

Process Proses pengolahan data

Input/Output Data Input/Output data

Sub Program Sub Program

Decision Seleksi atau kondisi

On Page Connector Penghubung bagian-

bagian flowchart pada

halaman yang sama

Off Page Connector Penghubung bagian-

bagian flowchart pada

halaman yang berbeda

Sumber : (http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/flowchart.pdf)

2.1.13 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Satzinger (2010, p.57), Entity Relationship Diagram

adalah analisis terstruktur dan informasi rekayasa model data yang

diperlukan oleh sistem. Berikut merupakan contoh ERD:

26

Gambar 2.5 Contoh Entity Relationship Diagram

Sumber : Satzinger (2010, p.57)

2.1.14 Evaluasi

2.1.14.1Pengertian Evaluasi

Menurut Umar (2008, p.36), evaluasi adalah suatu proses

untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu

kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan

pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui

apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat

yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-

harapan yang ingin diperoleh.

Menurut Akmal (2009, p.9), evaluasi adalah penilaian

tentang bagaimana program dijalankan, apakah proses dan

dampaknya sudah sesuai dengan yang diharapkan, serta

mengecek faktor-faktor penghambat yang dihadapi, dan faktor-

faktor pendukung yang dimiliki, untuk mencapai tujuan.

Menurut Husni (2010), evaluasi adalah suatu proses

untuk menyediakan informasi mengenai hasil penilaian atas

permasalahan yang ditemukan.

Dikutip dari jurnal internasional, menurut Anne-Marie

(2011, p.439), efektifitas dan pengaruh dari sistem seharusnya

27

dievaluasi berdasarkan kegunaan, kepuasan user, dan

keuntungan bagi perusahaan. Karakteristik yang khusus dari

model ini adalah bahwa terdapat dimensi untuk mengevaluasi

kualitas dari sistem informasi, yakni kualitas informasi, kualitas

sistem dan kualitas pelayanan.

Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan

bahwa evaluasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk

mengungkap atau menilai suatu kegiatan yang telah

direncanakan atau sudah dilaksanakan agar dapat disimpulkan

apakah terdapat masalah pada kegiatan tersebut. Khususnya

pada sistem informasi, sebaiknya dievaluasi untuk mengetahui

seberapa besar perannya bagi kelancaran dan kelangsungan

bisnis perusahaan.

2.2 Teori – Teori Khusus

2.2.1 Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sekaran (2010, p.186), teknik pengumpulan data yang

digunakan berupa kuesioner, interview (wawancara) dan observasi

(pengamatan).

2.2.1.1 Kuesioner

Kuesioner adalah metode pengumpulan data dengan

cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan

tertulis untuk dijawab oleh responden. Kuesioner dapat

berupa pertanyaan terbuka atau pertanyaan tertutup dan

dapat diberikan kepada responden secara langsung maupun

28

melalui pos dan internet. Untuk dapat memperoleh hasil

yang tidak meragukan maka diberikan petunjuk pengisian

yang tidak bersikap mengarahkan jawaban responden

sehingga responden dapat memberikan jawaban sesuai

dengan yang diketahuinya.

2.2.1.2 Interview (Wawancara)

Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan

mewawancarai responden untuk mendapatkan informasi

mengenai objek penelitian. Wawancara dapat terstruktur

ataupun tidak terstruktur dan dilakukan dengan tatap muka

melalui telepon atau secara online. Wawancara tidak

terstruktur adalah wawancara yang dilakukan dengan tujuan

utama untuk mengidentifikasikan beberapa masalah penting

terkait dengan situasi masalah, tanpa ada persiapan atau

perencanaan mengenai pertanyaannya. Tujuan utama dari

wawancara tidak terstruktur adalah untuk menyelidiki dan

memeriksa beberapa faktor situasi yang mungkin menjadi

pusat permasalahan. Wawancara terstruktur adalah

wawancara yang dilakukan peneliti dengan menyusun

pertanyaan terlebih dahulu sebelum ditanyakan kepada

responden. Pewawancara memiliki daftar pertanyaan yang

berfokus dan relevan dengan masalah yang akan ditanyakan

kepada responden.

29

2.2.1.3 Observasi

Observasi memungkinkan pengumpulan data tanpa

bertanya kepada responden, pengumpulan data dilakukan

melalui pengamatan terhadap orang atau kegiatan pada

lingkungan kerja dan kemudian mencatat informasi yang

didapatkan. Peneliti dapat berperan sebagai participant

observer maupun non-participant observer. Yang dimaksud

participant observer adalah peneliti ikut menjadi bagian

penting dalam tim kerja objek observasinya. Sedangkan,

non-participant observer adalah pengumpulan data dimana

peneliti tidak menjadi bagian penting dalam organisasi

perusahaan.

2.2.2 Skala Pengukuran Likert

Menurut Sugiyono (2007, p.84), skala pengukuran adalah

kesepakatan yang digunakan sebagai acuan dalam menentukan panjang

dan pendeknya interval yang ada dalam alat ukur, sehingga alat ukur

tersebut akan menghasilkan data kuantitatif bila digunakan dalam

penelitian.

Menurut Sugiyono (2007, p.86), skala Likert digunakan untuk

mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang atau kelompok

orang tentang suatu fenomena sosial. Dalam penelitian, fenomena

sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti, yang

selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian. Dengan skala Likert,

maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel

30

dan dijadikan sebagai tolak ukur untuk menyusun item-item instrumen

yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan, baik yang bersifat

positif maupun negatif yang dapat berupa kata-kata sebagai berikut:

1. Sangat setuju/sangat baik diberi skor 5

2. Setuju/baik diberi skor 4

3. Ragu-ragu/netral diberi skor 3

4. Tidak setuju/tidak baik diberi skor 2

5. Sangat tidak setuju/sangat tidak baik diberi skor 1

Melalui teknik pengumpulan data pembagian kuesioner.

Pernyataan-pernyataan tersebut dibagikan kepada 100 orang

responden. Hasil dari kuesioner tersebut adalah:

25 responden menjawab sangat setuju

40 responden menjawab setuju

5 responden menjawab ragu-ragu

20 responden menjawab tidak setuju

10 responden menjawab sangat tidak setuju

Berdasarkan hasil tersebut, 65 responden menjawab sangat setuju

dan setuju. Maka, dapat disimpulkan bahwa mayoritas responden

setuju dengan pernyataan yang diberikan. Selain itu, jawaban

responden dapat dianalisa berdasarkan pemberian skor untuk setiap

jawaban. Berdasarkan skor yang telah ditetapkan, maka:

Jumlah skor untuk sangat setuju: 25 x 5 = 125.

Jumlah skor untuk setuju: 40 x 4 = 160.

Jumlah skor untuk ragu-ragu: 5 x 3 = 15.

Jumlah skor untuk tidak setuju: 20 x 2 = 40.

31

Jumlah skor untuk sangat tidak setuju: 10 x 1 = 10.

Dengan demikian, keseluruhan jumlah skor adalah 350.

Batas skor tertinggi yang ada adalah: 100 x 5 = 500.

Batas skor terendah yang ada adalah: 100 x 1 = 100.

Berdasarkan data tersebut maka tingkat persetujuan terhadap

pernyataan yang diberikan adalah = . Hasil

tersebut berada pada daerah setuju.

2.2.3 Sales Order Management

SAP ERP menyediakan proses manajemen penjualan paling

lengkap dan memenuhi permintaan yang sempurna dari pelanggan dan

kepuasan pelanggan dimana dapat mengelola proses pemesanan yang

lengkap sampai dengan pembayaran (order-to-cash process) termasuk :

Inquiry dan quotation

Order generation dan proses pemesanan

Manajemen kontak

Pricing dan billing

Proses sales management menggambarkan keseluruhan proses,

dimulai dengan aktivitas sebelum penjualan, pembuatan sales order,

dilanjutkan dengan pengisian sales order dan diakhiri dengan tagihan

dan secara paralel proses pembuatan sales order akan dicatat ke dalam

laporan keungan dari modul financial accounting. Berikut merupakan

tahap-tahap dari proses sales :

32

Sumber : SAP AG (2006, p.132)

Pre-sales Activities (aktivitas sebelum penjualan)

Dalam kegiatan ini, inquiry dan quotation dapat

dimasukkan ke dalam sistem. Proses ini dapat digunakan

sebagai referensi selama pembuatan sales order.

Sales Order Creation and Availability Check (pembuatan

pesanan penjualan dan pengecekan stok)

Dalam kegiatan ini, sales order dapat mengambil

informasi dari documen pre-sales (inquiry atau

quotation). Kontrak penjualan dapat dibuat dengan

mereferensi ke sales order dan didukung oleh langkah-

langkah dalam proses penjualan. Selama membuat sales

Gambar 2.6 Order Processing

33

order, ketersediaan dari material akan dicek untuk

mengkonfirmasi jadwal pengiriman atas permintaan

pelanggan.

Delivery and Goods Issue (pengiriman dan pengeluaran

barang)

Outbound delivery merupakan proses dasar ketika

barang secara fisik dipindahkan sesuai dengan posting

dari informasi pengeluaran barang. Proses picking

(mempersiapkan barang untuk dikemas) dapat

diselesaikan menggunakan sistem pengelolaan gudang

dan transportasi dapat direncanakan.

Billing (penagihan)

Tahap ini merupakan proses akhir dari order

processing, tagihan akan dikirimkan kepada pelanggan,

dimana juga akan di-posting pada modul accounting.

(SAP AG 2006, p.131 – 132)

Dikutip dari jurnal sistem informasi, Wuri dan Hariyati (2011,

p.124), menyimpulkan bahwa jumlah fitur standar yang harus dimiliki

suatu aplikasi ERP untuk mendukung kegiatan penjualan dan distribusi

yang bersesuaian dengan proses bisnis best practice ERP diidentifikasi

sebanyak 47 fitur, terdiri dari kelompok proses pre-sales activity, sales

order processing, inventory availability, shipping, customer invoice,

dan customer payment.

34

2.2.4 Fit/Gap Analysis

2.2.4.1 Pengertian Fit/Gap Analysis

Hoffman dan Bateson (2006, p.334) mendefinisikan

bahwa fit/gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan

untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang

berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian

diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut.

Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu

perusahaan sudah bergerak diproses bisnisnya secara

optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut.

Laporan fit/gap yang dihasilkan secara khusus

menggambarkan perbedaan. Proses fit/gap mengevaluasi

kebutuhan pengguna untuk proyek dan mengidentifikasi

beberapa gap dalam fungsionalitas sekarang lawan

menggunakan fungsionalitas penuh yang disediakan modul-

modul perangkat lunak. Alternatives akan akan disediakan

ketika gap dalam fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap

akan disetujui dengan perubahan pada proses bisnis, custom

report atau customization perangkat lunak Fit/Gap analysis

dapat dilihat melalui beberapa perspektif, yaitu :

Organisasi (sumber daya manusia)

Arah bisnis perusahaan

Proses bisnis perusahaan

Teknologi informasi

35

Fit/Gap analysis secara khusus akan meninjau :

Setiap proses bisnis area fungsional

Semua elemen data kunci yang butuh untuk

diubah/diciptakan

Metode untuk menggunakan elemen data pasti

Tujuan fit/gap analysis, yaitu untuk :

Memastikan bahwa perangkat lunak memenuhi

kebutuhan semua proses bisnis sekarang

Mengumpulkan persyaratan (requirement) dari

perusahaan dan melakukan analisis terhadap

kesenjangan (gap) yang ditemukan dalam

mendukung persyaratan tersebut.

Mengidentifikasi tampilan penting untuk

menangkap

Mengidentifikasi permasalahan keperluan

perubahan kebijakan

2.2.4.2 Ranking Requirement

Requirement harus diidentifikasikan ke dalam tingkat

prioritas mereka. Ini mengijinkan tim proyek dan sponsor tim

untuk memastikan semua protes bisnis kritis yang

diakomodasi selama implementasi sistem baru. Ranking setiap

kebutuhan biasanya disediakan menggunakan dokumen

36

kebutuhan proyek. Berikut mengidentifikasi kode-kode yang

digunakan dalam kolom rank laporan analisis fit/gap :

H (High / Kebutuhan Penting), yaitu kebutuhan

yang kritis, penting untuk operasi dan tanpa hal

tersebut organisasi tidak dapat berfungsi, hal

tersebut juga meliputi kebutuhan pelaporan

eksternal dan internal.

M (Medium / Kebutuhan Penambah Nilai), yaitu

kebutuhan yang jika dipenuhi, akan meningkatkan

proses bisnis secara signifikan, kebutuhan ini

biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi,

tetapi jika dipenuhi akan memberikan keuntungan

biaya signifikan pada organisasi.

L (Low / Kebutuhan yang Diinginkan), adalah

kebutuhan yang baik untuk dimiliki dan hanya akan

menambah nilai kecil ke proses bisnis dan mungkin

dipertemukan melalui workaround atau perubahan

proses bisnis.

2.2.4.3 Tingkat Kesesuaian

Tahap selanjutnya dalam tahap analisis fit/gap adalah

menentukan tingkat kesesuaian di antara kebutuhan pengguna

dan perangkat lunak. Berikut ini akan diuaraikan kode-kode

yang digunakan dalam menentukan tingkat kesesuaian untuk

analisis fit/gap :

37

F (Fit), artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi

oleh perangkat lunak.

G (Gap), artinya perangkat lunak tidak memenuhi

semua kebutuhan ini. Comment adalah deskripsi

dari kondisi perusahaan yang sedang berlangsung.

P (Partial Fit), artinya perangkat lunak memiliki

fungsionalitas yang memuaskan kebutuhan user.

2.2.4.4 Gap Resolution

Pada saat gap telah diidentifikasi, maka alternatif akan

dibuat serta solusi direkomendasikan untuk mengatasi gap

tersebut. Ada beberapa cara untuk mengatasi gap seperti

melakukan perubahan proses bisnis, merancang lingkungan

bisnis, melakukan perubahan/pengembangan fungsi dari

aplikasi. Sehingga, perlu dilakukan beberapa pendekatan

untuk mencari resolusi dari adanya gap tersebut, yaitu:

Package Work-around

Tim proyek melakukan identifikasi berbagai

alternatif-alternatif untuk memenuhi kebutuhan

dengan proses bisnis yang ada.

Membuat bisnis sesuai dengan Package

Jika package work-around tidak mungkin

dilakukan, maka tim akan merekomendasikan

untuk melakukan perubahan proses bisnis dan

mengeliminasi gap yang terjadi.

38

Customization sebagai upaya terakhir

Strategi yang dipilih jika harus melakukan

customization adalah dengan membangun

fungsionalitas di luar teknologi yang digunakan

dan memisahkan package dibandingkan melakukan

perubahan pada package. Pengertian customization

adalah melakukan perubahan pada aplikasi yang

memerlukan campur tangan staf pengembangan,

atau beberapa perubahan yang dapat berdampak

kurang baik untuk kemampuan upgrade pada

aplikasi yang akan datang.

2.2.5 Rapid Application Development (RAD)

Menurut Satzinger (2010, p.81), Rapid Application Development

didasarkan pada pengadaan pertemuan secara intensif dengan semua

stakeholder yang terlibat (developers and users), dimana spesifikasi

dikemukakan. Menjalankan prototype yang dibuat selama pertemuan

untuk merekam kebutuhan dan bahkan awal mulai desain dan

implementasi dari sistem. Pendekatan ini membutuhkan sedikit

dokumentasi dan pertemuan.

39

Gambar 2. 7 Rapid Application Development (RAD) Model

Sumber : Karenjoy toletol

2.2.6 Gantt Chart

Menurut Schwalbe (2010), diagram Gantt merupakan diagram

batang yang menyediakan format standar untuk menampilkan jadwal

penyelenggaran proyek dengan mendaftarkan detail aktivitas beserta

tanggal dimulai dan tanggal selesainya. Diagram Gantt memiliki

kriteria sederhana, mudah dibuat dan dipahami sehingga bermanfaat

sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

Gambar 2.8 Diagram Gantt

Sumber : Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart)