BAB I

61

BAB IV

EVALUASI DAN PEMBAHASAN

IV.1Evaluasi Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan

Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi sebuah perusahaan. Untuk melakukan kegiatan sistem akuntansi diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik agar mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga dapat memberikan rekomendasi dan saran sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar dapat mencapai tujuan perusahaan.

Perencanaan sistem akuntansi atas siklus pendapatan pada PT. Saga Machie adalah sebagai berikut:

a. Melakukan Survei Pendahuluan untuk memperoleh informasi umum tentang perusahaan, berupa struktur organisasi beserta uraian tugas (job description).b. Melakukan wawancara dengan bagian yang terkait dengan proses penjualan, penagihan dan penerimaan kas perusahaan untuk memperoleh data dan informasi mengenai kebijakan, kegiatan dan prosedur yang terjadi dalam perusahaan.c. Melakukan penelusuran terhadap dokumen-dokumen pendukung terkait transaksi penjualan dan penerimaan kas apakah telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.d. Melakukan pengujian atas sistem pengendalian internal dengan menggunakan pengisian Internal Control Questionnaire yang diisi oleh bagian terkait, untuk lebih memahami prosedur, serta mengidentifikasi kebaikan maupun kelemahan yang ada dalam perusahaan.e. Melakukan pengamatan langsung terhadap proses terjadinya transaksi penjualan dan penerimaan kas dalam perusahaan, mulai dari penerimaan pesanan, pengiriman barang, pencatatan penjualan, serta penerimaan kas.Adapun tujuan dilakukan sistem akuntansi atas siklus pendapatan pada PT. Saga Machie adalah:

1. Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan, penerimaan kas dan piutang di perusahaan sudah efektif, sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

2. Menilai apakah prosedur penjualan, penerimaan kas dan piutang di perusahaan sudah memiliki sistem pengendalian internal yang memadai.

3. Memberikan saran dan rekomendasi perbaikan yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan atas siklus pendapatan pada perusahaan.

IV.1.1Survei Pendahuluan

Survei pendahuluan dilakukan bertujuan untuk memperoleh gambaran dan informasi umum perusahaan, sehingga memperoleh pengetahuan dan pemahaman mengenai operasional perusahaan terkait dengan sistem akuntansi yang akan dilakukan.

Informasi-informasi yang diperoleh selama melakukan survei pendahuluan pada PT. Saga Machie adalah sebagai berikut:

1. Memperoleh data perusahaan seperti:

a. Struktur Organisasi Perusahaan

b. Uraian tugas masing-masing karyawan

c. Kontrak kerjasama penjualan konsinyasi

2. Informasi yang diperoleh:

a. Perusahaan menjual produk di dalam negeri dan luar negeri. Produk PT. Saga Machie tersebar di berbagai kota di Indonesia seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, Medan, Bali, dan Banjarmasin, Palembang. Selain itu dipasarkan juga di Singapura dan Malaysia.

b. Pejabat atau pihak yang berwenang memberikan otorisasi untuk setiap transaksi yang terjadi terkait dengan penjualan, penerimaan kas maupun piutang.

c. Perusahaan melakukan penjualan tunai dan konsinyasi. Penjualan tunai dilakukan dengan membuka boutique (toko) di pusat pembelanjaan seperti Mal Kelapa Gading, Mal Gandaria City, Mal Puri Indah, dan sebagainya. Sedangkan penjualan konsinyasi dilakukan dengan menitip barang ke department stores seperti Sogo Department Stores, Matahari Department Stores. Centro Department Stores, dan sebagainya.

d. Perusahaan melakukan perjanjian kerjasama mengenai hak dan kewajiban oleh masing-masing pihak dan telah ditetapkan PT. Saga Machie sebagai konsinyor, dan Department Stores sebagai konsinyi.

e. Komisi yang diberikan ke Department Stores berbeda, besarnya komisi yang diberikan antara 30% - 35% yang nantinya akan dipotong dari hasil penjualan.

f. Jika barang konsinyasi yang tidak terjual dalam jangka waktu yang lama (3-4 bulan) maka barang konsinyasi tersebut akan dikembalikan dan dikirimkan ke counter lain atau diadakan bazaar.3. Dokumen pendukung yang digunakan oleh PT. Saga Machie terkait siklus pendapatan adalah:

a. Form Order

Merupakan dokumen pesanan pelanggan berupa jenis barang (size,color). Jumlah yang dipesan, brand, counter pemesan, tanggal pesanan, yang dibuat oleh SPG/SPB counter dan akan diotorisasi oleh pihak terkait.

b. Faktur Pengiriman (Surat Jalan)

Merupakan dokumen pendukung pengiriman barang yang dibuat oleh bagian administrasi. Faktur pengiriman berisi nomor formulir, tanggal, counter pemesan, kode barang, jumlah, dan harga barang yang diotorisasi oleh sales manager dan penerima pesanan (SPG/SPB)

c. Daily Sales Report

Merupakan laporan yang dibuat oleh Product Executive berdasarkan laporan dari SPG/SPB, dan dijadikan acuan dalam pembuatan Rekapitulasi Penjualan.

d. Rekapitulasi Penjualan

Merupakan dokumen berisi nama Department Stores, Brand, tanggal transaksi, jumlah, diskon, total penjualan. Rekapitulasi digunakan untuk merekap penjualan selama sebulan, digunakan sebagai formulir penagihan kepada Department Stores dan untuk mencatat piutang.

e. Stock List

Merupakan dokumen yang diisi oleh bagian gudang, berisi nama counter pemesan, brand, nomor faktur, tanggal pengiriman, ukuran, warna dan jumlah pesanan. Stock list tersebut akan diberikan kepada bagian Entry Data Processing untuk mengurangi persediaan yang tercatat di sistem komputer.

4. Catatan Pembukuan

a. Perusahaan melakukan penginputan barang keluar berdasarkan stock list yang dibuat oleh bagian gudang.

b. Perusahaan tidak melakukan pencatatan jurnal penjualan, pencatatan penjualan dicatat pada daily sales report oleh bagian penjualan, berdasarkan laporan yang dibuat oleh SPG/SPB

c. Perusahaan melakukan pencatatan jurnal ketika terjadi penagihan berdasarkan laporan penjualan sebagai berikut:

Piutang Dagang

xxx

-

Diskon Penjualan

xxx

-

Komisi Penjualan

xxx

-

Penjualan

-

xxx

PPN Out

-

xxx

d. Jurnal Penerimaan Kas

Merupakan jurnal yang berisi daftar penerimaan kas tunai dan penagihan piutang usaha. Pencatatan jurnal yang dilakukan ketika adanya pembayaran dari Department Store adalah:

Bank

xxx

-

Piutang Dagang

-

xxx5. Kuesioner

Dalam pengisian jawaban kuesioner terkait Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan pendapatan pada PT. Saga Machie diisi oleh :

Bapak Marga Singgih selaku General Manager Ibu Yeyen Christy selaku Accounting Manager IV.2Evaluasi terhadap Pengendalian Internal UmumIV.2.1Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi yang baik harus dapat memastikan bahwa struktur tersebut dirancang sedemikian rupa agar dapat menciptakan suatu pengawasan yang baik di dalam perusahaan. Hal ini dilakukan semata-mata untuk menghindari terjadinya praktik kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Terdapat beberapa kebaikan yang ada di dalam perusahaan, antara lain :

1. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi akuntansi

2. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi gudang

3. Setiap transaksi dilakukan oleh lebih dari satu fungsi

4. Proses otorisasi secara umum diatur sesuai dengan wewenang setiap bagian.

5. Pengarsipan dokumen dilakukan secara tertib dan teratur.

6. Setiap pengiriman barang selalu berdasarkan faktur pengiriman (surat jalan) sehingga menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pihak yang berwenang.

7. Fungsi akuntansi mencatat terjadinya pembayaran atas dasar Laporan Penagihan, Bukti Setor Bank, dan Rekening Koran Bank.

8. Secara periodik diadakan pengecekan fisik terhadap laporan tertulis (stock opname) secara berkala, di kantor maupun gudang yang dilakukan oleh fungsi akuntansi, fungsi gudang.

9. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.

10. Diadakan survey kegiatan counter dan boutique serta pemeriksaan dadakan yang dilakukan oleh perusahaan (Surprised Audit).Selain kebaikan-kebaikan di atas, ditemukan beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan dalam struktur organisasi perusahaan, yaitu :NoKelemahanKondisiKriteria

1.Belum terdapat uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis yang spesifik untuk masing-masing fungsi.

Perusahaan sudah terdapat petunjuk pelaksanaan dan standar operasional, namun belum terdapat uraian tugas tanggung jawab spesifik dan tertulis untuk setiap fungsi.

Sebagai perusahaan yang profesional, seharusnya perusahaan memiliki uraian dalam menangani tugas dan tanggung jawab untuk semua fungsi yang terkait.

2.Tidak ada rotasi pekerjaan pada fungsi Penjualan, Penerimaan Kas, PiutangPerusahaan tidak melakukan rotasi pekerjaan dikarenakan untuk menghemat efisiensi dan tidak diperlukan pelatihan instruksi selanjutnya. Rotasi pekerjaan dapat dikategorikan sebagai bentuk pelatihan on the job. Mereka diharapkan dapat melakukan pekerjaan-pekerjaan dalam ragam tingkat dan posisi tertentu.

3.Tidak terdapat prosedur kompensasi terhadap karyawan perusahaanBelum adanya prosedur kompensasi karyawan untuk memaksimalkan loyalitas terhadap pekerjaan perusahaan. Sistem kompensasi dibuat oleh pihak perusahaan yang bertujuan memotivasi karyawan untuk meningkatkan semangat dan kualitas kerja karyawan dalam melakukan pekerjaan.

NoKelemahanKondisiKriteria

4.Fungsi akuntansi tidak membubuhkan tanda tangan pada formulir Bukti Retur.

Fungsi akuntansi mencatat transaksi retur penjualan berdasarkan bukti retur, tanpa membubuhkan tanda tangan.Pembubuhan tanda tangan pada Bukti Retur digunakan sebagai bukti bahwa transaksi telah dicatat agar terciptanya informasi dan dokumen yang valid.

5.Letak gudang yang dapat diakses oleh siapa saja.Gudang dapat diakses dengan persetujuan supervisor gudang. Namun dalam keseharian siapa pun dapat masuk ke dalam gudang dan tidak memiliki pengaman fisik seperti pintu. Gudang merupakan penyimpanan asset yang seharusnya memiliki sistem pengamanan dari pihak tidak berkepentingan. Untuk menghindari terjadinya kehilangan barang.

Tabel 4.1. Kelemahan dalam Struktur Organisasi Perusahaan

1. Belum terdapat uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis yang spesifik untuk masing-masing fungsi.

Selama ini tidak adanya uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis dikarenakan perusahaan menganggap bahwa PT. Saga Machie adalah perusahaan perorangan dan belum memiliki banyak karyawan, sehingga tugas dan tanggung jawab cukup dijabarkan secara lisan. Serta salah satunya adalah dalam prosesnya kadangkala masih terjadi double job pada pemisahan fungsinya. Seperti yang terjadi di perusahaan, fungsi accounting kadangkala merangkap sebagai fungsi human resources Department, apabila perusahaan sedang membutuhkan perekrutan karyawan.Akibat dari hal tersebut, terdapat kemungkinan karyawan tidak mengetahui sampai dimana batas pekerjaan yang dikerjakan divisi atas fungsi lain. Dikhawatirkan hal ini dapat mengakibatkan para staf bekerja tidak proporsional pada tanggung jawabnya, bisa saja seorang karyawan melaksanakan pekerjaan lebih dari batas tanggung jawabnya atau sebaliknya melaksanakan pekerjaan secara tidak terfokus dan kurang dari batas tanggung jawabnya. Penulis merekomendasikan sebaiknya disamping standar operasional dan petunjuk pelaksanaan untuk setiap fungsi, perusahaan juga memiliki catatan tertulis mengenai uraian serta batasan tugas dan tanggung jawab setiap fungsi yang ada di dalam struktur organisasi, sehingga setiap karyawan mengetahui dengan jelas batas dari pekerjaan dan tanggung jawab mereka menurut fungsinya.

2. Tidak ada rotasi pekerjaan pada fungsi Penjualan, Penerimaan Kas, Piutang

Tidak dilakukannya rotasi pekerjaan pada perusahaan, dikarenakan Perusahaan menganggap akan menghabiskan waktu dan membuat karyawan kesulitan, karena karyawan diharuskan mengikuti pelatihan instruksi kembali dan menerapkan pekerjaan yang berbeda dari sebelumnya.Dengan tidak diberlakukannya rotasi atau perputaran pekerjaan pada fungsi yang terkait siklus pendapatan tersebut mengakibatkan timbulnya kejenuhan di kalangan karyawan, serta tidak maksimalnya efektivitas ragam pekerjaan yang ada dan cenderung hanya menguasai pekerjaaan yang diperoleh sebelumnnya. Sehingga karyawan kurang memahami pengetahuan luas tentang operasional perusahaan.Penulis merekomendasikan sebaiknya perusahaan melakukan rotasi pekerjaan terhadap fungsi-fungsi terkait khususnya siklus pendapatan tersebut. Diharapkan dengan adanya program perputaran rotasi, perusahaan dapat mengembangkan manajemen dengan pengetahuan luas, serta memberikan karyawan latar belakang dalam akuntansi atau fungsi lain untuk membuka wawasan dalam fungsinya.3. Tidak terdapat prosedur kompensasi terhadap karyawan perusahaan

Hal ini disebabkan perusahaan tidak membuat prosedur karena dianggap belum terlalu penting untuk diterapkan dalam operasional perusahaan. Serta prosedur kompensasi belum terlalu efektif untuk mendorong stabilitas kinerja karyawan pada perusahaan.Dengan tidak adanya sistem prosedur terhadap kompensasi yang diberikan kepada karyawan dapat mengakibatkan timbulnya resiko tidak termotivasinya karyawan, tidak disiplin, tidak maksimalnya karyawan secara efektif dan efisien, serta kecenderungan para karyawan dapat bergeser atau berpindah dari yang kompensasinya rendah ke tempat kerja yang memiliki tingkat kompensasi lebih tinggi.Penulis merekomendasikan agar sebaiknya perusahaan menerapkan prosedur kompensasi terhadap karyawan perusahaan, diharapkan dengan adanya prosedur tersebut dapat bertujuan tercipanya pemenuhan kebutuhan ekonomi karyawan, mempertahankan para karyawan yang ada sekarang, memperoleh personalia yang qualified untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan dengan lebih baik.

IV.2.2Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Umumnya PT. Saga Machie telah menerapkan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam dokumen sumber maupun dokumen pendukung lengkap yang lengkap digunakan dengan membubuhkan tanda tangan pada kolom yang telah disediakan dalam formulir sehingga menunjukkan bahwa dokumen dokumen yang sudah dibubuhkan tanda tangan telah disetujui oleh fungsi yang berkaitan.

Selain kebaikan-kebaikan diatas, penulis juga menemukan kelemahan dalam sistem otorisasi perusahaan yang harus menjadi perhatian, yaitu :

4. Fungsi akuntansi tidak membubuhkan tanda tangan pada formulir Bukti ReturHal ini disebabkan karena dalam formulir Bukti Retur perusahaan tidak terdapat kolom otorisasi untuk fungsi akuntansi, selama ini dalam formulir Bukti Retur hanya terdapat kolom otorisasi untuk boutique atau counter sebagai pihak yang menyerahkan barang retur, dan kolom otorisasi untuk fungsi gudang sebagai pihak yang menerima barang retur.Tidak adanya tanda tangan fungsi akuntansi dalam formulir Bukti Retur mengakibatkan luputnya pencatatan retur dan terlambatnya penginputan data, sehingga tidak adanya jaminan bahwa data yang direkam dalam formulir tersebut menjadi masukan terpercaya dan telah dicatat oleh fungsi akuntansi dengan tingkat ketelitian maupun keandalan yang tinggi. Perusahaan merekomendasikan agar perusahaan merevisi format formulir bukti retur dengan menambahkan kolom otorisasi untuk fungsi akuntansi, sehingga terdapat sistem otorisasi yang menjamin bahwa data yang terdapat dalam formulir Bukti Retur telah dicatat oleh fungsi akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Selain itu dengan adanya sistem otorisasi seperti ini maka dapat mengurangi resiko luputnya pencatatan retur penjualan maupun keterlambatan penginputan data.

IV.2.3Praktik yang sehat

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Praktik yang sehat merupakan salah satu unsur pengendalian intern yang paling penting untuk ditetapkan perusahaan guna menjaga asset dan menjamin keakuratan data akuntansi.

Selain kelebihan-kelebihan tersebut di atas, dalam pengamatannya penulis juga menemukan kelemahan yang perlu dijadikan perhatian perusahaan, yaitu :5. Letak gudang yang dapat diakses oleh siapa sajaAlasan perusahaan tidak memasang pintu sebagai pengaman, karena ruangan tersebut tidak hanya difungsikan sebagai gudang, namun juga sebagai ruangan entry data processing yang dimana apabila memakai pintu yang dikunci, akan menyulitkan pergerakan staff untuk mengakses ke berbagai fungsi lainnya seperti fungsi penjualan, fungsi pembelian, dan lain-lain.Pengendalian gudang yang tidak ketat dapat mengakibatkan kehilangan barang sehingga merugikan perusahaan. Barang hilang yang terjadi di perusahaan kurang lebih 5-7 sandal/sepatu yang diketahui ketika dilakukan stock opname, dikarenakanakses ke gudang yang tidak dibatasi tersebut akan rentan terhadap kehilangan barang tanpa diketahui siapa pelakunya dan dapat mengurangi penjualan dan pendapatan yang akan diterima perusahaan.Rekomendasi untuk perusahaan mengatasi masalah ini dengan :

a. Membuat sekat pembatas ruangan di lantai 2, sehingga gudang memiliki ruang tersendiri sehingga keamanan lebih terjaga.

b. Memasang kamera CCTV yang terintegrasi sehingga dapat diawasi dan dimonitor oleh perusahaan.

IV.3Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan

Dari hasil evaluasi ditemukan beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai dan konsinyasi, piutang dan penerimaan kas yang terdiri dari :

1. Surat Order

2. Laporan Penjualan

3. Daily Sales Report4. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan5. Rekapitulasi Penjualan Konsinyi

6. Laporan Harian

7. Invoice 8. Faktur Pengiriman

9. Bukti Retur

10. Kuitansi

11. Form Stock List12. Form Stock Opname13. Faktur Pajak

14. Bukti Retur

15. Kwitansi

16. Laporan Penerimaan Kas

17. Laporan piutang jatuh tempo

Dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan terhadap sistem penjualan tunai, penjualan konsinyasi, retur penjualan dan penerimaankas ini secara umum memiliki beberapa kelebihan, antara lain:1. Nama formulir tercantum sesuai dengan kebutuhan dokumen yang diperlukan. Sehingga lebih mudah untuk pengidentifikasian.

2. Perusahaan memanfaatkan tembusan dari setiap formulir, sehingga memudahkan dalam proses pengerjaannya.

3. Perusahaan telah menggunakan Bukti Retur.

4. Semua dokumen telah diotorisasi terlebih dahulu, agar tidak terjadi penyimpangan.

5. Rancangan formulir terbuat sederhana, sehingga dapat mudah dimengerti dan meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir.

Selain kelebihan-kelebihan tersebut, terdapat juga beberapa kelemahan dari dokumen dokumen yang digunakan, antara lain :NoKelemahanKondisiKriteria

1.Formulir belum bernomor urut cetakSelama ini perusahaan belum menerapkan formulir seperti form order, Bukti Retur, Faktur Penjualan dengan nomor urut tercetak.Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir, mengidentifikasi transaksi bisnis, serta memudahkan pencarian kembali dokumen tersebut bila dibutuhkan

2.Tidak adanya dokumen Bukti Penerimaan KasDalam hal menerima pembayaran, PT. Saga Machie tidak mencatat penerimaan melalui bukti Penerimaan KasBukti Penerimaan Kas merupakan tanda bukti bagi perusahaan bahwa telah menerima uang secara kas atau secara langsung.

NoKelemahanKondisiKriteria

3.Perusahaan tidak membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan PiutangPada PT. Saga Machie fungsi akuntansi tidak membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang terhadap pihak konsinyi.Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang digunakan perusahaan untuk mengetahui rata-rata keterlambatan pelunasan piutang sebagai salah satu faktor yang menentukan penilaian terhadap pihak boutique & counter.

4.Terdapat kelemahan dalam beberapa desain formulir yang digunakan perusahaanTerdapat kelemahan :

- Form Order : tidak mencantumkan harga satuan.

- Bukti Retur : tidak mencantumkan nomor dan tanggal Faktur Penjualan yang diretur.

Setiap formulir harus dirancang sedemikian rupa agar dapat merekam transaksi bisnis dan menyampaikan informasi pokok terhadap setiap pihak terkait.

Tabel 4.2. Kelemahan terhadap Dokumen yang Digunakan

1. Formulir belum bernomor urut tercetak

Perusahaan menganggap belum terlalu membutuhkan formulir dengan nomor urut tercetak, karena tidak efektif apabila terjadi kesalahan dalam pengisian formulir. Selain itu tentu akan membutuhkan biaya tambahan untuk mencetak formulir baru dengan nomor urut tercetak

Tidak dicantumkannya nomor urut tercetak pada formulir akan mengakibatkan beberapa hal. Pertama, perusahaan akan kesulitan dalam mengidentifikasi transaksi yang terjadi dan pencocokan informasi antara dokumen yang saling berhubungan seperti misalnya Surat Order dengan Faktur Penjualan. Kedua, tidak adanya pengawasan dalam penggunaan formulir jika digunakan secara berlebihan, sehingga pertanggungjawaban atas jumlah transaksi menjadi sulit. Penulis merekomendasikan agar perusahaan memodifikasi format formulir dengan melakukan penambahan nomor urut tercetak sehingga dapat melakukan pengawasan dalam penggunaannya dan untuk menghindari kesalahan dalam pengidentifikasian informasi serta memudahkan pencarian kembali saat dokumen dibutuhkan.

2. Tidak adanya dokumen Bukti Penerimaan KasTidak adanya dokumen Bukti Penerimaan Kas dikarenakan perusahaan menganggap informasi yang terdapat dalam faktur penjualan sudah cukup mewakili sebagai bukti untuk fungsi penerimaan pembayaran yang terjadi. Selain itu, belum terdapatnya prosedur yang mengatur tentang pentingnya dokumen tersebut juga merupakan salah satu penyebabnya.Jika perusahaan tidak membuat dokumen Bukti Penerimaan Kas, maka perusahaan akan kesulitan untuk mencatat penerimaan dan kas yang terjadi. Hal ini memungkinkan terjadinya kelalaian yang dilakukan oleh bagian keuangan seperti kesalahan pencatatan, menimbulkan resiko terjadinya kerugian, kecurangan dan sebagainya. Sehingga mengakibatkan berkurangnya pengendalian internal yang ingin dicapai perusahaan.Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat dokumen Bukti Kas Masuk dan Bukti Penerimaan Kas untuk memaksimalkan pengendalian terhadap penerimaan kas yang terjadi. Sehingga ada bukti yang kuat dan perusahaan dapat mempertanggungjawabkan nilai dari saldo dari akun kas. Dokumen tersebut juga harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang, seperti bagian keuangan dan fungsi yang terkait penerimaan kas.

3. Perusahaan tidak membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang

Tidak dibuatnya Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang disebabkan karena perusahaan menganggap belum begitu membutuhkan laporan tersebut, selain itu belum terdapatnya prosedur yang mengatur tentang pentingnya dokumen tersebut juga merupakan salah satu penyebabnya.

Tidak adanya Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang akan mengakibatkan kesulitan dalam menilai kelayakan pihak konsinyi untuk ketepatan waktu dalam pembayaran piutang yang terjadi.

Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang. Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang minimal berisi informasi tentang kode agen, nama agen, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, tanggal pembayaran dan keterlambatan pelunasan piutang, agar dapat membantu fungsi penagihan dalam pencatatan pembayaran yang dilakukan oleh pihak konsinyi.4. Terdapat kelemahan dalam beberapa desain formulir yang digunakan perusahaan

Hal ini dikarenakan perusahaan telah menggunakan desain formulir tersebut sejak perusahaan berdiri, dan perusahaan belum sempat memperbaiki desain formulir karena perusahaan menganggap belum terlalu memerlukan desain formulir yang baru.

Tidak dicantumkannya beberapa informasi tersebut diatas dalam formulir terkait akan mengakibatkan beberapa hal, seperti kesulitan dalam menentukan tanggung jawab atas timbulnya transaksi tersebut dan kesulitan dalam mengidentifikasi dokumen sumber atas suatu pencatatan transaksi.

Penulis merekomendasikan agar perusahaan memodifikasi beberapa format formulir tersebut diatas dengan menambahkan beberapa informasi dalam masing-masing formulir lainnya, agar dapat memudahkan identifikasi dan menghindari kesalahan dalam pengisian serta penggunaan formulir.

IV.4.Evaluasi Sistem Akuntansi terhadap Fungsi Penjualan

Evaluasi terhadap bisnis yang terjadi pada proses penjualan, piutang, dan penerimaan kas sudah memiliki pengendalian internal yang cukup baik dan memadai. Untuk mengetahui seberapa jauh penggunaan pengendalian internal atas siklus pendapatan, penulis membuat daftar pertanyaan (Questionare) tentang fungsi penjualan, disertai wawancara tentang keadaan perusahaan saat ini yang sedang berjalan.

Boutique merupakan suatu tempat milik perusahaan dan bersifat penjualan tunai, sedangkan Counter merupakan suatu tempat milik pihak konsinyi atau department store dan bersifat penjualan konsinyasi. Sehingga penjualan yang diperoleh dari perusahaan berdasarkan dari hasil penjualan yang terjadi di Boutique & Counter.

Berdasarkan penelitian lapangan yang dilakukan pada PT. Saga Machie melalui wawancara, pemeriksaan dan kuesioner, proses bisnis dan pengendalian internal perusahaan terhadap sistem akuntansi terutama pada fungsi penerimaan kas berjalan dengan standar yang baik. Adapun hasil penelitian terkait fungsi penerimaan kas yang berjalan dengan baik, antara lain :

1. Pencatatan transaksi penjualan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

2. Salah satu komponen pengendalian internal yaitu pemisahan fungsi yang terkait atau pemisahan wewenang telah diterapkan pada PT. Saga Machie.3. Perusahaan mempunyai daftar harga (price list).4. Penetapan harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan sudah diatur secara tertulis berdasarkan rapat manajemen dan disetujui oleh direktur.

5. Dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap ketersediaan barang sebelum melakukan transaksi penjualan.

6. Penerimaan pesanan barang dari boutique atau counter diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order.

7. Perusahaan secara periodik melakukan rekonsiliasi secara antara laporan penjualan dan laporan pengeluaran barang.

8. Manajemen menyediakan waktu khusus untuk mengidentifikasi risiko yang dapat timbul terkait fungsi penjualan, seperti turunnya target penjualan di boutique & counter, maupun pencurian barang yang mengakibatkan hasil penjualan berkurang.9. Perusahaan memiliki kebijakan bagi counter (pihak konsinyi) yang terlambat melakukan pembayaran.10. Dibuatnya daftar formulir-formulir seperti order penjualan surat jalan, faktur penjualan, retur penjualan dan stock list untuk fungsi penjualan.11. Setiap penerimssn pesanan pelanggan diotorisasi dengan menggunakan faktur penjualan atau bukti penjualan.Selain kelebihan-kelebihan diatas, terdapat juga beberapa kelemahan dari sistem penjualan, antara lain :

NoKelemahanKondisiKriteria

1.Perusahaan tidak memiliki pedoman yang tertulis mengenai prosedur penjualanPerusahaan memiliki pedoman prosedur dalam bentuk flowchart di bagian tertentu saja seperti prosedur permintaan barang. Flowchart juga belum sesuai dengan standar seharusnya. Prosedur hanya secara lisan.

Flowchart harus dibuat sesuai standar sehingga dokumen dan bagian yang bertanggung jawab terlihat jelas. Prosedur penjualan sebaiknya dibuat secara tertulis agar berjalan sesuai fungsi yang terkait.

NoKelemahanKondisiKriteria

2.Adanya keterlambatan penginputan data tentang penjualan counter & boutique.

Pada saat hendak melakukan pencatatan, perusahaan terkadang mengalami keterlambatan penginputan data tentang penjualan di boutique & counter.

Ketepatan waktu yang baik dalam penginputan sangat diperlukan untuk terjadinya pencatatan transaksi secara efektif dan efisien.

3.Terdapat beberapa dokumen atau formulir terkait fungsi penjualan yang belum bernomor urut tercetak.Masih terdapat beberapa dokumen dan formulir seperti Form Order, Bukti Retur, Faktur Penjualan yang belum bernomor urut tercetak.Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir, mengidentifi kasi transaksi bisnis terkait penjualan, agar memaksimalkan fungsi penjualan dengan baik.

NoKelemahanKondisiKriteria

4.Terdapat ketidaksesuaian barang penjualan di Boutique & Counter antara data yang dicatat dengan aktual. Masih terdapat ketidaksesuaian barang antara ketersediaan barang yang dicatat di boutique & counter dengan ketersediaan aktual.Untuk dapat meminimali sasikan kesalahan dalam penjualan diperlukan proses penjualan yang cepat serta pengidentifi kasian secara tepat. Seperti halnya penggunaan barcode barang.

Tabel 4.3. Kelemahan terhadap Sistem Penjualan

Dengan adanya kelemahan tersebut membuat beberapa penjelasan yang dapat teridentifikasi. Mengacu pada tabel kelemahan sistem penjualan di atas, uraiannya yaitu:

1. Perusahaan tidak memiliki pedoman yang tertulis mengenai prosedur penjualan

Perusahaan menganggap komunikasi cukup dilakukan secara lisan ataupun melalui pelatihan karyawan akan lebih praktis dan mudah dimengerti. Sehingga perusahaan merasa tidak perlu membuat pedoman prosedur secara tertulis dan hanya disampaikan secara lisan kepada karyawan, karena prosedur yang ada selama ini sudah berjalan dengan baik.Prosedur penjualan yang dikomunikasikan secara lisan akan mengakibatkan pengendalian internal menjadi lemah dan berjalan kurang efektif karena pedoman serta prosedur yang tidak memiliki penjelasan secara tertulis tentang aturan maupun kebijakan di dalam perusahaan. Seperti kondisi pada saat pengiriman barang, dimana barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan dokumen. Prosedur pengecekan barang yang dikirim dikomunikasikan secara lisan untuk melakukan pengecekan terhadap dokumen dengan barang yang dikirim. Akan tetapi karena human error, maka dapat mengakibatkan ketidaksesuaian barang tersebut.Perusahaan sebaiknya membuat suatu standar pedoman yang formal dalam suatu organisasi yang menjelaskan prosedur kegiatan operasionalnya. Dibutuhkan oleh perusahaan agar kegiatan operasional dan pengendalian internalnya dapat berjalan dengan baiik, serta dapat membantu perusahaan untuk menilai kinerja karyawannya.

2. Adanya keterlambatan penginputan data tentang penjualan counter & boutiqueFaktor keterlambatan penginputan data yang terkadang terjadi dalam perusahaan, disebabkan karena adanya suatu kegiatan perusahaan yang dilakukan pada waktu bersamaan, berbagai fungsi ditargetkan untuk melakukan segala sesuatu dengan tepat waktu. Sehingga dengan kesibukan yang terjadi, ada beberapa pencatatan-pencatatan transaksi terlewatkan oleh fungsi akuntansi maupun fungsi keuangan.Dengan adanya keterlambatan penginputan data penjualan di perusahaan, mengakibatkan luputnya penagihan yang akan dilakukan oleh bagian keuangan dan akan sangat mempengaruhi persediaan yang terjadi di counter & boutique. Apabila barang dagangan telah terjual di counter / boutique, namun karena adanya keterlambatan penginputan, maka perusahaan tetap beranggapan bahwa belum terjadinya transaksi penjualan dan persediaan belum habis.Penulis merekomendasikan agar perusahaan melakukan pengecekan dan rekapitulasi setiap laporan dengan kegiatan yang terjadi di counter maupun boutique secara up to date, untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dan keterlambatan penginputan data transaksi penjualan maupun data transaksi persediaan. Sehingga tidak luput dari berbagai fungsi dan mampu meningkatkan internal check yang baik dalam perusahaan.

3. Terdapat beberapa dokumen atau formulir terkait fungsi penjualan yang belum bernomor urut tercetak.

Perusahaan menganggap belum terlalu membutuhkan formulir dengan nomor urut tercetak, karena tidak efektif apabila terjadi kesalahan dalam pengisian formulir. Selain itu dapat dituliskan sendiri keterangan tambahan di setiap formulir maupun dokumen yang terkait transaksi.

Tidak dicantumkannya nomor urut tercetak pada formulir terkait penjualan akan mengakibatkan kesulitan dalam mengidentifikasi transaksi yang terjadi dan pencocokan informasi antara dokumen yang saling berhubungan seperti misalnya Surat Order dengan Faktur Penjualan, serta tidak adanya pengawasan dalam penggunaan formulir menjadi sulit.Penulis merekomendasikan agar perusahaan memodifikasi format formulir terkait penjualan dengan melakukan penambahan nomor urut tercetak sehingga dapat melakukan pengawasan dalam penggunaannya dan untuk menghindari kesalahan dalam pengidentifikasian informasi penjualan.

4. Terdapat ketidaksesuaian barang penjualan di Boutique & Counter antara data yang dicatat dengan aktual.Sebelumnya perusahaan pernah membuat barcode barang yang diharapkan untuk memudahkan proses penjualan barang kepada konsumen. Namun ketika kotak sepatu yang dipasang barcode sulit diidentifikasi karena alat yang belum terlalu canggih dan bahan kotak sepatu yang belum memadai, untuk itu perusahaan mengatasinya dengan proses otorisasi dengan pengetikan secara manual. Tidak adanya barcode barang secara otomatis mengakibatkan timbulnya resiko human error apabila SPG/SPB salah memasukkan data penjualan ketika terjadinya proses pembayaran dengan konsumen, serta menjadi faktor pendukung terjadinya retur penjualan. Dengan adanya hal tersebut membuat perbedaan antara data persediaan barang yang dicatat dengan persediaan barang aktual, sehingga mengakibatkan berkurangnya transaksi penjualan secara optimal.Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat kembali barcode barang untuk mendukung pemrosesan otorisasi yang cepat dan tepat, dengan didukung alat dan kualitas bahan kotak sepatu yang memadai dalam pengidentifikasian, sehingga dapat mengurangi resiko human error. Diharapkan dengan adanya pemrosesan barcode barang melalui alat tersebut dapat memaksimalkan penjualan yang terjadi di Boutique & Counter serta proses otorisasi yang lebih baik.IV.5Evaluasi Sistem Akuntansi terhadap Fungsi Penerimaan Kas

Perusahaan harus memiliki sistem akuntansi yang memadai dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, terutama yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Siklus pendapatan terdiri dari kegiatan penjualan, piutang, penagihan dan penerimaan kas merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan untuk membiayai aktivitas perusahaan. Penerimaan kas berasal dari transaksi penjualan yang terjadi pada perusahaan.

Berdasarkan penelitian lapangan yang dilakukan pada PT. Saga Machie melalui wawancara, pemeriksaan dan kuesioner, proses bisnis dan pengendalian internal perusahaan terhadap sistem akuntansi terutama pada fungsi penerimaan kas berjalan dengan standar yang baik. Adapun hasil penelitian terkait fungsi penerimaan kas yang berjalan dengan baik, antara lain :

1. Bagian keuangan secara periodik membuat laporan penerimaan kas dengan segera dan tepat waktu.2. Fungsi penerimaan kas terlebih dahulu mencocokkan jumlah uang yang diterima dengan yang tertulis pada faktur penjualan.3. Hasil penerimaan baik dari penjualan tunai maupun penagihan piutang disetorkan secara utuh ke bank paling lambat keesokan harinya, untuk mencegah resiko pencurian kas maupun penggelapan uang tersebut.

4. Rekonsiliasi antara saldo kas di bank dengan saldo kas yang ada pada catatatan di perusahaan dilakukan secara periodik untuk menghindari kesalahan pencatatan.5. Perusahaan telah melakukan pemisahan antara fungsi penjualan dengan fungsi penerimaan kas sehingga dapat menciptakan fungsi pengecekan satu sama lain.6. Setiap bukti setoran dari Boutique & Counter dicocokkan dengan kwitansi atau bon penjualan oleh bagian akuntansi.7. Pembayaran yang telah dilakukan oleh konsumen dilakukan pengecekan ulang baik dari segi jumlah maupun metode pembayaran untuk menghindari ketidakcocokan pembayaran yang dilakukan Boutique & Counter.8. Penerimaan kas diotorisasi dengan membubuhkan cap lunas dan diotorisasi oleh pejabat berwenang untuk pemantauan dan proses kinerja lebih baik.Namun selain itu penulis menemukan beberapa kelemahan yang terjadi pada penerimaan kas perusahaan, antara lain :NoKelemahanKondisiKriteria

1.Perusahaan menyertakan kuitansi bermaterai ketika dilakukan penagihan.

Pada saat penagihan kepada pihak department store, dokumen yang harus disiapkan adalah rekapitulasi penjualan, faktur pajak serta kuitansi asli bermaterai.Suatu penagihan dilakukan dengan dokumen sah, kemudian penagih akan menerbitkan suatu kuitansi bermaterai sebagai bukti telah menerima uang.

2.Terdapat beberapa dokumen atau formulir terkait fungsi penerimaan kas yang belum bernomor urut tercetak.Masih terdapat beberapa dokumen atau formulir yang digunakan perusahaan belum bernomor urut tercetak.Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir, mengidentifikasi transaksi bisnis terkait penjualan, agar memaksimalkan fungsi penjualan dengan baik.

NoKelemahanKondisiKriteria

3.Terdapat perbedaan rekapitulasi penjualan perusahaan dengan rekapitulasi penjualan konsinyi (department store).Rekapitulasi perusahaan disesuaikan dengan laporan penjualan SPG/SPB, namun terdapat perbedaan jumlah dengan laporan penjualan pihak konsinyi. Penagihan merupakan suatu proses permintaan pembayaran kepada pihak pembeli.Laporan seharusnya mencatat jumlah yang sama sesuai dokumen tersebut.

4.Terdapat ketidaktelitian atau kesalahan SPG/SPB yang mempengaruhi stock atas barang penjualan.Masih terdapat ketidaktelitian atau kesalahan atas informasi barang mengenai ukuran, model, maupun kondisi barang secara aktual.Suatu sistem agar penerimaan kas dapat terkontrol dengan baik,, perlu didukung dengan memperkecil kesalahan seperti SPG/SPB yang benar dan teliti.

Tabel 4.4. Kelemahan terhadap Sistem Penerimaan KasDengan adanya kelemahan tersebut membuat beberapa penjelasan yang dapat teridentifikasi. Mengacu pada tabel kelemahan sistem penerimaan kas di atas, uraiannya yaitu :

1. Perusahaan menyertakan kuitansi bermeterai ketika dilakukan penagihanHubungan bisnis antara perusahaan dengan pihak department store sudah berlangsung cukup lama dan semua pembayaran dilakukan melalui transfer rekening sehingga apabila kuitansi bermeterai baru diterbitkan setelah dilakukan transfer, dianggap akan menyulitkan pencatatan laporan pada department store. Sehingga department store hanya mau membayar jika tagihan yang dikirim perusahaan dilengkapi dengan kuitansi asli bermeterai.Dengan memberikan kuitansi bermeterai yang merupakan bukti sah bahwa perusahaan telah menerima pembayaran kepada pihak department store, dapat menimbulkan kerugian yang diakibatkan oleh kondisi dimana pihak department store belum melakukan pembayaran, namun mengatakan bahwa sudah melakukan pembayaran karena me merasa sudah memiliki kuitansi bermeterai tersebut.Sebaiknya perusahaan mengirimkan kuitansi bermeterai setelah pihak department store melakukan pembayaran. Pengiriman kuitansi bermeterai merupakan tanda terima uang dan kuitansi ini baru diterbitkan jika uang telah diterima. Akan tetapi sebagai bukti yang sah adalah setelah pihak department store melakukan transfer pembayaran, maka department store sebaiknya mengirimkan bukti transfer kepada pihak perusahaan melalui fax maupun email.2. Terdapat beberapa dokumen pada penerimaan kas belum bernomor urut tercetak.Perusahaan menganggap belum efektif apabila terjadi kesalahan dalam pengisian formulir terkait dokumen penerimaan kas, sehingga belum terlalu membutuhkan formulir dengan nomor urut tercetak. Selain itu dapat dituliskan sendiri keterangan tambahan di setiap formulir maupun dokumen yang terkait transaksi.

Tidak dicantumkannya nomor urut tercetak pada formulir terkait penerimaan kas akan mengakibatkan kurangnya pengendalian terhadap pemakaian formulir secara efektif dan kesulitan dalam mengidentifikasi transaksi yang terjadi dan pencocokan informasi antara dokumen yang saling berhubungan.Penulis merekomendasikan agar sebaiknya seluruh formulir yang digunakan perusahaan dalam prosedur penerimaan kas bernomor urut tercetak dan penyimpanan serta penggunaannya diawasi agar formulir tersebut tidak dimanipulasi oleh karyawan maupun pihak luar.

3. Terdapat perbedaan rekapitulasi penjualan perusahaan dengan rekapitulasi penjualan konsinyi (department store).

Penyebab terjadinya perbedaan antara rekapitulasi yang dilaporkan oleh pihak konsinyi dengan yang dilaporkan SPG/SPB dapat terjadi dikarenakan beberapa hal, seperti :

a. Pelanggan yang tidak jadi atau batal melakukan transaksi sedangkan bon konsinyasi telah dibuat oleh SPG/SPB

b. Kesalahan pada pihak department store saat meng-input data master persediaan dan harga jual produk.c. Kecurangan yang dilakukan pihak-pihak tak bertanggung jawabKetika ditemukan adanya perbedaan antara rekapitulasi tersebut, maka perusahaan akan menugaskan SPG/SPB untuk menelusuri perbedaan tersebut. Apabila penyebab perbedaan tersebut tidak ditemukan, maka perusahaan akan menerima pembayaran berdasarkan rekapitulasi penjualan pihak konsinyi yang berakibat penerimaan kas dari pihak konsinyi tidak penuh. Jika hal tersebut sering terjadi, maka perusahaan akan mengalami tingkat kerugian yang cukup signifikan.Penulis merekomendasikan agar sebaiknya perusahaan menyediakan database mengenai harga jual produk agar bisa selalu update dan dikontrol oleh perusahaan sehingga jika terjadi kesalahan dapat segera diketahui. Dalam hal transaksi, sebaiknya pelanggan mengambil barang langsung di SPG/SPB, adanya tingkat pengawasan yang lebih ketat, melakukan pengecekan ulang antara rekapitulasi penjualan yang dibuat SPG, perusahaan dan pihak konsinyi tersebut. Sehingga penerimaan kas yang diperoleh perusahaan lebih optimal.

4. Terdapat ketidaktelitian atau kesalahan SPG/SPB yang mempengaruhi stock atas barang penjualan.

Ketidaktelitian para SPG/SPB, dikarenakan ketika konsumen selesai melakukan percobaan terhadap berbagai macam ukuran atau model sepatu yang diinginkan, maka terkadang SPG/SPB tidak memasukkan kembali ke dalam kotak sepatu dengan informasi yang benar, sehingga ukuran dan model setiap sepatu berbeda.Kurang telitinya SPG/SPB sehingga dalam kotak sepatu terdapat ukuran dan model yang berbeda-beda, mengakibatkan timbulnya kesalahan informasi terhadap stock barang. Akibat stock yang salah tersebut dikembalikan kepada perusahaan, maka perusahaan menganggap barang tersebut memang kesalahan perusahaan dan tidak layak kembali untuk dijual, karena tidak ada bukti cukup kuat terjadinya hal tersebut. Apabila dilakukan secara terus menerus, maka penerimaan kas mengalami pengurangan yang cukup signifikan.Penulis merekomendasikan agar selain membuat sanksi kepada SPG/SPB, perusahaan membuat pelatihan sederhana, agar bertambahnya ketelitian dan kualitas kinerja yang baik para karyawan. Diharapkan dengan adanya pelatihan sederhana tersebut dapat memaksimalkan penjualan serta meningkatkan penerimaan kas yang terjadi di Boutique & Counter lebih baik.

IV.6Evaluasi Sistem Akuntansi terhadap Fungsi Piutang

Dalam penjualan dilakukan oleh perusahaan, terdapat penjualan bersifat tunai dan konsinyasi. Proses kerjasama antara pihak perusahaan dengan pihak konsinyi atau department store telah terjalin dengan baik, hal ini terlihat dengan adanya kebijakan antara kedua belah pihak. Kesepakatan yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak konsinyi berupa negosiasi mengenai barang konsinyasi, penetapan komisi, jangka waktu konsinyasi serta metode pembayaran konsinyasi.

Berdasarkan penelitian lapangan yang dilakukan pada PT. Saga Machie terhadap sistem akuntansi terutama pada fungsi piutang berjalan dengan standar yang baik. Adapun hasil penelitian kuesioner dan wawancara terkait fungsi piutang yang berjalan dengan baik, antara lain :

1. Proses pengelolaan piutang dikendalikan dengan menggunakan kartu piutang dan secara periodik dilakukan rekonsiliasi dengan buku besar piutang.

2. Perusahaan menetapkan kebijakan kepada pihak konsinyi yang belum atau terlambat membayar kepada perusahaan.

3. Setiap hasil penagihan atas piutang langsung diserahkan kepada fungsi keuangan, untuk meminimalisasi kesalahan pencatatan.

4. Pejabat berwenang berhak mengotorisasi piutang untuk pemantauan lebih maksimal.

Adanya pemeriksaan dan evaluasi atas setiap transaksi terkait fungsi piutang secara berkala.

5. Sedangkan kelemahan-kelemahan yang dapat diidentifikasi melalui fungsi piutang, antara lain :

NoKelemahanKondisiKriteria

1.Perusahaan tidak menerapkan pencadangan piutang tak tertagih.Perusahaan mendapatkan pembayaran berdasarkan laporan penjualan konsinyi, menyebabkan mengalami kerugian, namun perusahaan tidak mencadangkan piutang yang tidak tertagih.

Piutang tak tertagih merupakan hal yang sering terjadi di setiap usaha. Seharusnya perusahaan menerapkan pencadangan untuk mengantisipasi kelemahan yang terjadi.

2.Belum terdapat kebijakan mengenai kebijakan penghapusan piutang.Perusahaan tidak melakukan kebijakan tentang penghapusan piutang yang tidap dapat ditagih.Penghapusan piutang dagang digunakan untuk mengantisipasi tidak tertagihnya piutang dagang di masa yang akan datang

Tabel 4.5. Kelemahan terhadap Sistem PiutangDengan adanya kelemahan tersebut membuat beberapa penjelasan yang dapat teridentifikasi. Mengacu pada tabel kelemahan sistem piutang di atas, uraiannya yaitu :1. Perusahaan tidak menerapkan pencadangan piutang tak tertagih.

Tidak diadakannya pencadangan piutang tak tertagih dikarenakan pihak perusahaan merasa yakin akan dapat menemukan penyebab perbedaan tersebut dan akan mendapatkan pembayaran yang belum dilunasi. Sehingga belum terlalu perlu apabila menggunakan pencadangan atas piutang yang tak tertagih.Pada saat suatu piutang tidak mendapatkan pelunasan secara penuh dan apabila hal ini terjadi, maka dapat mengakibatkan saldo akun piutang menjadi akun yang tidak mencerminkan keadaan secara tepat. Kemungkinan terburuknya adalah saldo piutang menunjukkan saldo tertentu yang kurang valid.Sebaiknya perusahaan melakukan pencadangan piutang tak tertagih. Dengan menerapkan hal tersebut, maka jumlah cadangan piutang tak tertagih dapat dipakai untuk menutupi kerugian yang terjadi, sehingga perusahaan dapat menyajikan laporan keuangan yang akurat, mencerminkan keadaan yang sesungguhnya dan dapat berguna bagi kepentingan pihak-pihak yang berwenang.2. Belum terdapat kebijakan mengenai kebijakan penghapusan piutangPerusahaan menganggap belum terlalu efektif apabila membuat kebijakan mengenai penghapusan piutang, karena setiap piutang akan tertagih dan ketika diadakan rekonsiliasi tidak ada perbedaan nilai yang signifikan. Sehingga tidak perlu diadakan kebijakan penghapusan untuk mengantisipasi piutang yang tidak tertagih.Apabila terdapat piutang yang tidak dapat ditagih dan perusahaan tidak memiliki kebijakan atas penghapusan piutang tersebut, maka akan mengakibatkan saldo akun piutang dengan dokumen-dokumen lainnya yang terkait mencerminkan saldo yang tidak wajar, berkurangnya saldo penerimaan kas yang seharusnya diterima.Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat kebijakan mengenai penghapusan piutang, sehingga dapat mengestimasi piutang yang tidak dapat ditagih dan menanggung resiko-resiko yang mungkin terjadi. Sehingga laporan keuangan perusahaan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya.

IV.7Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan dan Piutang yang Diusulkan

IV.7.1Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan dan Piutang yang Diusulkan

Fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan dan piutang dagang:

1. Fungsi Penjualan2. Fungsi Penagihan3. Fungsi Gudang4. Fungsi Pengiriman5. Fungsi AkuntansiFormulir yang digunakan dalam prosedur ini adalah :

1. Kartu persediaan2. Kartu Piutang3. Jurnal PenjualanUraian Prosedur yang diusulkan:

1. Prosedur Order Penjualana. Fungsi Penjualan Product Executive

SPG/SPB melakukan pemesanan melalui telepon atau fax kepada perusahaan yang diterima oleh bagian Product Executive Product Executive akan membuat form order sebanyak dua rangkap, berdasarkan pesanan yang diminta oleh SPG/SPB counter atau toko dan diberikan ke bagian gudang. Product Executive akan menghubungi bagian gudang, jika barang tersedia, maka bagian gudang akan mempersiapkan barang pesanan yang diminta.

Mendistribusikan Form Order lembar ke-2 ke fungsi gudang, 2. Prosedur Pengecekan dan Penerimaan Pesanan Fungsi Gudang Menerima Form Order lembar ke-2 dari Product Executive Product Executive akan membuat form order dan faktur penjualan sebanyak tiga rangkap, berdasarkan pesanan yang diminta oleh SPG/SPB counter atau toko dan diberikan ke bagian gudang.

Bagian gudang akan melakukan pengecekan barang yang tersedia.

Jika barang tidak tersedia di gudang, counter / toko lainnya, maka Product Executive akan membuat form order dan diberikan ke bagian produksi untuk memproduksi barang pesanan tersebut.

Jika barang tersedia, maka bagian gudang akan membuat Form Stock List dan Faktur penjualan sebanyak tiga rangkap berdasarkan Form Order dan memberikan ke bagian administrasi gudang Mendisitribusikan Faktur Penjualan lembar ke-2 ke Product Executive dan lembar ke-3 ke bagian akuntansi. Fungsi Administrasi /Gudang Setelah menerima Stock List dan Faktur Penjualan lembar ke-2 dari bagian gudang, bagian administrasi gudang akan membuat Surat Jalan berdasarkan Form Stock List. Faktur ini akan menjadi surat jalan ke boutique atau counter. Faktur pengiriman (surat jalan) dibuat 4 rangkap yang telah ditanda tangani oleh manajer operasi untuk didistribusikan. Surat Jalan diserahkan ke bagian operasional. Surat Jalan lembar ke-2 didistribusikan ke department store. Lembar ke-3 diberikan ke bagian pengiriman sebagai bukti dari barang yang telah diantar ke department store. Faktur Penjualan lembar ke-1 diarsipkan ke Kartu Persediaan dan Surat Jalan lembar ke-4 disimpan oleh bagian administrasi untuk diarsipkan berdasarkan tanggal.3. Prosedur Pengiriman Baranga. Fungsi Pengiriman Operation Manager Menerima Surat Jalan dari bagian gudang.

Bagian operasional melakukan pengecekan barang dan melakukan otorisasi untuk persetujuan permintaan barang dari SPG/SPB.

Setelah dilakukan persetujuan, maka Surat Jalan akan diserahkan kepada driver. Driver Driver akan membawa faktur pengiriman (Surat Jalan) bersama untuk diminta tanda tangan bahwa barang telah diterima dengan baik.

Setelah mengirimkan barang kepada SPG/SPB, maka akan diotorisasi dan ditandatangani supervisor. Supervisor SPG/SPB menandatangani faktur pengiriman (Surat Jalan) yang dibawa oleh driver, supervisor akan mendistribusikan faktur lembar ke-2 ke department stores, lembar ke-3 ke bagian gudang, dan lembar ke-4 dibawa pulang oleh driver dan diserahkan untuk diarsipkan.

4. Prosedur Pencatatan Penjualana. Fungsi Pencatatan Penjualan

Product Executive

Menerima Faktur Penjualan dari bagian gudang

Berdasarkan data penjualan yang diberikan SPG/SPB maka bagian penjualan akan membuat Daily Sales Report yang akan menjadi acuan untuk membuat rekapitulasi penjualan.

Rekapitulasi penjualan dibuat ketika akan dilakukan penagihan berdasarkan penjualan yang terjadi selama sebulan dan dibuat 3 rangkap. Lembar ke-1 dan ke-2 didistribusikan kepada department store dan lembar ke-3 kepada bagian akuntansi.

Accounting

Bagian akuntansi menerima rekapitulasi penjualan. Berdasarkan Rekapitulasi Penjualan maka bagian akuntansi akan membuat kwitansi yang dibuat 1 rangkap dan didistribusikan ke department store. Kwitansi akan dijadikan acuan dalam membuat jurnal.

Bagian administrasi pajak akan membuat Faktur Pajak sesuai Rekapitulasi Penjualan yang ada. Faktur pajak dibuat 1 rangkap dan didistribusikan ke department store, dan di fotocopy 2 rangkap untuk diarsip oleh bagian akuntansi dan bagian pajak. Rekapitulasi penjualan, Faktur Penjualan, Kuitansi, dan Faktur Pajak diserahkan kepada bagian penagihan.

Setelah dilakukan pengecekan, bagian akuntansi akan melakukan pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal ketika terjadi pembayaran. Collector

Menerima Rekapitulasi Penjualan, Faktur Penjualan, Kuitansi, dan Faktur Pajak dari bagian akuntansi Membandingkan antara Rekapitulasi Penjualan dengan Faktur Penjualan, Kuitansi, dan Faktur Pajak.

Faktur Penjualan diarsipkan ke dalam Kartu Piutang, sedangkan Rekapitulasi Penjualan diarsipkan berdasarkan tanggal. Setelah dilakukan kepada pihak konsinyi (department store), maka pembayaran dengan transfer akan diotorisasi proses pencatatannya dengan baik. Sedangkan pembayaran tunai, cek dan giro akan diserahkan ke bagian Finance.

Finance

Menerima pembayaran tunai, cek dan giro dari bagian akuntansi.

Bagian Finance akan menyetorkan pembayaran tersebut ke Bank paling lambat keesokan harinya. Bukti Setor Bank yang diterima diserahkan ke bagian akuntansi.Berikut merupakan bagan alir dari sistem penjualan, piutang dan penerimaan kas yang diusulkan, antara lain :Product Executive

WarehouseGambar 4.1. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang DiusulkanBerikut merupakan bagan alir dari sistem penjualan, piutang dan penerimaan kas yang diusulkan (lanjutan), antara lain :

Warehouse Admin

Operation Manager

Gambar 4.2. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang Diusulkan (Lanjutan)

Berikut merupakan bagan alir dari sistem penjualan, piutang dan penerimaan kas yang diusulkan, antara lain :Product Executive

Accounting

Gambar 4.3. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang Diusulkan ( Lanjutan )

Berikut merupakan bagan alir dari sistem penjualan, piutang dan penerimaan kas yang diusulkan, antara lain :Collector

Finance

Gambar 4.4. Bagan Alir Sistem Penjualan, Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas yang Diusulkan ( Lanjutan ) IV.7.2Prosedur Sistem Retur Penjualan dan Piutang yang Diusulkan

Fungsi yang terkait dalam prosedur retur penjualan:

1.Fungsi Penjualan

2.Fungsi Gudang

3.Fungsi Akuntansi

Formulir yang digunakan dalam prosedur retur penjualan:

1. Bukti Retur

2. Bukti Penerimaan Barang

Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur retur penjualan:

1. Kartu persediaan

2. Kartu Piutang

Uraian prosedur yang diusulkan

1. Prosedur Penerimaan Barang dan Pembuatan Bukti Retur

a. Fungsi Penjualan

Menerima Surat Pemberitahuan dari boutique atau counter. Membuat Bukti Retur sebanyak dua rangkap

Bukti Retur lembar ke-1 diserahkan ke bagian gudang dan lembar ke-2 diserahkan ke bagian akuntansi.b. Fungsi Gudang

Menerima Bukti Retur beserta barang dari bagian penjualan.

Memeriksa Bukti Retur dengan barang sepatu yang diterima, apakah memenuhi syarat retur atau tidak. Apabila tidak memenuhi syarat retur, maka fungsi gudang menolak retur penjualan dan mengembalikan barang beserta Surat Keterangan alasan penolakan bukti retur bersama barang.

Apabila memenuhi syarat retur maka fungsi gudang akan membuat Bukti Terima Barang dan diserahkan ke bagian akuntansi.

Bukti Retur lembar ke-1 dicatat ke dalam Kartu Persediaan dan diarsipkan berdasarkan nomor.

c. Fungsi Akuntansi

Menerima Bukti Retur lembar ke-2 dari bagian penjualan, dan Bukti Terima Barang dari bagian gudang.

Bagian akuntansi memeriksa Bukti Retur tersebut dengan Bukti Terima Barang.

Berdasarkan Bukti Retur dan Bukti Terima Barang tersebut, bagian akuntansi mencatat Bukti Retur ke dalam Kartu Piutang.

Mengarsipkan Bukti Terima Barang menurut nomor.

Berikut merupakan bagan alir dari sistem retur penjualan yang diusulkan, antara lain :Fungsi Penjualan

Fungsi Gudang Fungsi Akuntansi

Gambar 4.5. Bagan Alir Sistem Retur Penjualan yang Diusulkan

IV.8Struktur Organisasi dan Uraian Tugas yang Diusulkan

IV.8.1Struktur Organisasi yang Diusulkan

STRUKTUR ORGANISASI PT SAGA MACHIE

Gambar 4.6. Bagan Struktur Organisasi yang DiusulkanSumber : PT. Saga MachieIV.8.2Uraian Tugas yang Diusulkan

Adapun tugas dan tanggung jawab dari bagian struktur organisasi PT. Saga Machie yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. HRD Manager

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

a.Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia di perusahaan, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan termasuk evaluasi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memaksimalkan setiap fungsi perusahaan

b.Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan dan lainnya yang diperlukan.

c.Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan yang berhubungan dengan keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuai dengan standar perusahaan.

2. Trainning Staff

a. Mengorganisir pelatihan, pengukuran dan pelaksanaan dengan baik terhadap para karyawan untuk memenuhi standar seharusnya dan memaksimalkan kinerja perusahaan terutama yang terkait bidang penjualan secara langsung. Contoh: pelatihan terhadap SPG/SPB untuk penempatan penjualan di boutique & counter.b. Mengatur dan melakukan pengukuran training sesuai dengan kebijakan atau prosedur yang ada di perusahaan, maupun boutique & counter. Agar menciptakan para karyawan yang berkualitas dan meminimalisasi resiko yang merugikan penjualan perusahaan. Contoh: SPG/SPB yang berkualitas.

3. Recruitment Staff

a. Melakukan perekrutan dan serta mengidentifikasi terhadap pengembangan staff langsung, untuk penentuan tenaga kerja yang berkompeten.

b. Bertanggung jawab untuk pelaksanaan pemenuhan tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan perusahaan. Contoh: karyawan yang teliti terhadap kegiatan penjualan yang terjadi di perusahaan, maupun boutique & counter.RECRUITMENT

STAFF

TRAINNING

STAFF

ADMINISTRATOR

COLLECTOR

PURCHASING

SALES ACCOUNT

ADMINISTRATOR

TAX

109

BOUTIQUE SUPERVISOR

STORE SUPERVISOR

CORPORATE

SALES EXECUTIVE

ADV & PROMOTION

IT & SALES SUPPORT

GUNZE

PRODUCT EXECUTIVE

SN

PRODUCT EXECUTIVE

ELLE, AVC

PRODUCT EXECUTIVE

Kartu Persediaan

T

2

1

Rekapitulasi Penjualan

Faktur Pajak

9

Faktur Penjualan

Kuitansi

2

1

Rekapitulasi Penjualan

7

10

8

12

Tunai, cek, giro

Pembayaran dengan tunai, cek, giro

11

Pembayaran dengan transfer

Kuitansi

Faktur Pajak

FP

Membandingan dan Menagih ke Department Store

13

Bukti setor bank

Menyetorkan ke bank

Tunai, cek, giro

12

Di fotocopy 2 rangkap

2

FP

7

3

2

1

Rekapitulasi Penjualan

Membuat Rekapitulasi Penjualan

Daily Sales Report

5

6

Membuat Daily Sales Report

Berdasarkan data penjualan dari SPG/SPB

9

Jurnal

Diberi materai

Faktur Pajak

Membuat Faktur

Pajak

Kuitansi

8

Membuat Kuitansi

Rekapitulasi Penjualan

6

Membuat Jurnal

Selesai

Jurnal

Mencatat

kas ke

jurnal

Mengecek Pembayaran

12

10

Keterangan :

OM : Operation Manager

Kartu Persediaan

FP

T

1

FP

Stok List

Form Order

T

3

1

4

2

3

1

Surat Jalan

Membuat Surat Jalan

2

4

2

3

1

Surat Jalan

3

4

4

2

3

1

Surat Jalan

Mengecek barang

Diotorisasi oleh Sales Manager

KASIR

5

6

3

1

2

FP

Stok List

Stok List

Stok List

2

2

Keterangan :

SPG: Sales Promotion Girl

SPB: Sales Promotion Boy

PE : Product Executive

Mengirim ke counter yang melakukan

order

ada

Tidak

ada

Tidak

ada

Meminta bagian produksi

membuat

produk

Mengecek di counter terdekat

3

Stok List

Membuat Stock

List, Faktur Penjualan

Menyiapkan Barang

Form Order

Pengecekan Barang

2

1

2

1

Form Order

Form Order

Mulai

PE

membuat Form Order

Menerima pesanan dari SPG

AV

PRODUCT EXECUTIVE

GUNZ

S N M

A V M

S N L

ELLE, ACL

AVC. AVL, LEGO

WAREHOUSE SUPERVISOR

QUALITY CONTROLLER

WAREHOUSE ADMIN

EDP ENGINEER

GENERAL AFFAIR

(EXPEDITION)

FINANCE MANAGER

TAX & ACCOUNTING MANAGER

DOCUMENT CONTROLLER/HRD

SALES MANAGER

HRD MANAGER

OPERATION MANAGER

GENERAL MANAGER

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

DIRECTOR

Menerima Pemberitahuan retur

2

Membuat

Bukti Retur

Bukti Retur

1

2

Mulai

1

Memeriksa

bukti retur

dengan barang yang diterima

1

Bukti Retur

Bukti Retur

Menerima

barang

1

Sesuai

Membuat bukti terima barang

Membuat surat keterangan penolakan retur

Bukti Retur

1

Bukti terima barang

Ya

Tidak

3

N

N

Kartu

Persediaan

Kartu piutang

Selesai

Selesai

3

Bukti Retur

2

Bukti terima barang

2

Memeriksa

bukti retur

dengan bukti terima barang

Bukti Retur

2

Bukti terima barang

N

N

T

6162