43

BAB 4

ANALISIS DAN BAHASAN

Audit operasional atas penjualan dan pembelian pada PD. Hutama Waserda

digunakan untuk menilai efektifitas, efisiensi, dan keekonomisan. Berdasarkan ruang

lingkup yang telah dijelaskan pada bab pertama, maka dalam bab keempat ini akan

dibahas mengenai pelaksanaan audit operasional yang dimulai dari survei

pendahuluan, evaluasi pengendalian internal, audit program atas fungsi penjualan

dan pembelian, kemudian menjabarkan hasil temuan audit dan rekomendasi.

4.1 Tahap Audit

Sebelum melakukan kegiatan audit, dilakukan penyusunan rencana kerja

audit. Berikut ini rencana kerja audit atas fungsi penjualan dan pembelian pada PD.

Hutama Waserda, yaitu:

1. Audit Pendahuluan

Tahap ini dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai latar belakang

objek penelitian. Pada tahap ini dikumpulkan informasi mengenai sistem

penjualan, pembelian, pembayaran hutang, penagihan piutang, pengeluaran

dan penerimaan kas. Pada tahap ini dilakukan pemeriksaan dengan beberapa

prosedur, antara lain:

a. Wawancara

Dilakukan dengan bagian pembelian, penjualan dan pemilik selaku

pemegang keuangan, dan juga menggunakan kuesioner yang telah dibuat

agar dapat menjelaskan kegiatan sebenarnya pada fungsi penjualan.

44

b. Observasi

Observasi dilakukan langsung ke bagian pembelian, penjualan dan

keuangan dengan mengamati langsung aktvitas-aktivitas yang dilakukan

tesebut, dan juga mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan

dengan fungsi penjualan dan penerimaan kas pada PD. Hutama Waserda.

2. Review dan pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen

Mengidentifikasi kelemahan SPM objek audit, dengan tujuan untuk menilai

efektivitas pengendalian manajemen dalam menjalankannya sehingga dapat

dipahami pengendalian yang berlaku pada objek audit dan agar dapat

mempermudah untuk mengetahui potensi-potensi terjadinya kelemahan pada

berbagai aktivitas yang telah dilakukan.

3. Audit Rinci

Melakukan pemeriksaan lebih rinci terhadap bukti dan dokumen terkait agar

mendapat gambaran lebih rinci dalam pemeriksaannya dan juga dilakukan

pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan

temuan lainnya dalam melakukan penilaian tingkat efektivitas dan efisiensi

atas fungsi penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas.

Kemudian mengolah bukti menjadi temuan yang kemudian diklasifikasikan

menjadi kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi yang diberikan.

4. Pelaporan

Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk

rekomendasi kepada berbagai pihak yang berkepentingan.

45

5. Tindak Lanjut

Tahap akhir audit ini berguna untuk mendorong pihak-pihak yang

berkepentingan untuk melaksanakan perbaikan sesuai rekomendasi yang

diberikan, namun karena ini hanya sebatas penelitian maka tindak lanjutnya

tidak dilaksanakan.

A. PENJUALAN

4.2 Pelaksanaan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan

kas PD.Hutama Waserda

4.2.1 Survei pendahuluan (preliminary survey)

Audit pendahuluan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan audit

operasional. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi mengenai

latar belakang perusahaan, gambaran perusahaan, kegiatan operasional perusahaan,

dan prosedur serta sistem penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan perusahaan.

Kegiatan prosedur pemeriksaan yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan informasi mengenai latar belakang berdirinya perusahaan,

struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam

penjualan dan penerimaan kas.

2. Mengumpulkan data dan mendengarkan penjelasan mengenai prosedur

penjualan dan penerimaan kas perusahaan

3. Melakukan wawancara terhadap karyawan bagian penjualan serta memberikan

pertanyaan seputar kegiatan penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan

perusahaan.

46

4. Melakukan pengamatan langsung mengenai fungsi pelaksanaan penjualan dan

penerimaan kas. Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana siklus

penjualan dan penerimaan kas berjalan, apakah sudah sesuai dengan prosedur.

5. Mempelajari tahap-tahap prosedur penjualan, penagihan piutang, dan

penerimaan kas.

6. Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur yang ditetapkan

perusahaan dan membuat ikhtisar atas temuan-temuan penting.

7. Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner, dan pengamatan yang dilakukan.

8. Meminta penjelasan atas kelemahan yang ditemui.

Dokumen-dokumen yang digunakan PD.Hutama Waserada dalam melakukan

kegiatan penjualannya adalah:

a) Pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan merupakan permintaan barang yang berasal dari

pelanggan. Pesanan ini biasanya diterima melalui faximile ataupun

karyawan pelanggan datang ke perusahaan mengantarkan Purchase Order

nya. Dokumen pesanan pelanggan berisikan nama barang yang diinginkan,

jumlah barang yang diminta, tanggal permintaan barang serta daftar harga

yang telah disepakati kedua belah pihak saat melakukan perjanjian

penjualan.

b) Bukti tanda terima tagihan.

Dokumen ini diberikan oleh pihak yang mengecek dan menerima barang

pesanan yang telah dikirim ke gudang pelanggan sebagai bukti barang

yang dikirim lengkap, harganya juga sudah sesuai, dan pembayarannya

47

akan dilakukan paling lambat sebulan setelah barang diterima dengan cara

ditransfer ke rekening bank perusahaan.

c) Struk

Dokumen ini menjelaskan kepada konsumen nama produk yang dibeli,

jumlah kuantitasnya, harga produk serta total nominal belanja konsumen.

d) Bukti setor bank

Bukti ini berupa slip setoran uang kepada bank. Bukti ini digunakan

sebagai bukti bagian keuangan telah menyetorkan uang kas perusahaan

yang berisi informasi jumlah uang, tanggal penyetoran, dan nama orang

yang melakukan penyetoran.

e) Bukti penerimaan uang (remittance advice)

Bukti ini biasanya berupa kwitansi dan copy an slip setoran atas nama

rekening perusahaan, yang perusahaan peroleh dari sales sebagai bukti

bahwa ia telah melakukan pembayaran listing fee produk perusahaannya

ke perusahaan.

4.2.2 Evaluasi sistem pengendalian internal atas fungsi penjualan dan

penerimaan kas pada PD.Hutama Waserda

Setelah selesai melakukan survei pendahuluan dan telah mendapatkan

gambaran serta informasi mengenai kondisi dan kegiatan perusahaan, maka tahap

selanjutnya yaitu melakukan evaluasi sistem pengendalian internal atas fungsi

penjualan dan penerimaan kas

Cara yang dilakukan untuk melakukan evaluasi ini yaitu dengan kuesioner

yang diberikan kepada bagian penjualan menjelaskan aktivitas dalam penjualan dan

48

penerimaan kas. Kuesioner berisi pertanyaan untuk memastikan mengenai

keberadaan pengendalian internal yang ada pada perusahaan. Untuk hasil tabel

kuesioner dapat dilihat di bagian halaman lampiran.

4.3 Prosedur audit rinci atas fungsi penjualan dan penerimaan kas

Prosedur audit merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam

pemeriksaan akuntansi. Prosedur audit harus direncanakan dan dilaksanakan dengan

baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam

pemeriksaannya. Berdasarkan temuan hasil evaluasi pengendalian internal diatas,

berikut disajikan prosedur audit atas fungsi penjualan dan penerimaan kas yang dapat

digunakan dalam pelaksanaan audit terinci sebagai berikut :

1. Prosedur audit atas penerimaan pesanan pelanggan

Tujuan audit :

1. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan telah dijalankan sesuai

dengan prosedur dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan.

2. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan sudah diberikan dan

diproses oleh bagian yang sesuai dengan prosedur penjualan.

3. Untuk mengetahui apakah pencatatan atas pesanan pelanggan serta

pendokumenan pesanan pelanggan telah sesuai dengan prosedur

pencatatan yang diterapkan perusahaan.

Prosedur audit :

1. Memeriksa dan memastikan apakah prosedur penjualan atas proses

pesanan pelanggan, dibuat secara tertulis dan telah dilaksanakan dengan

baik dan benar.

49

2. Memeriksa kelengkapan rincian dari purchase order, apakah telah tertera

dengan jelas dan lengkap seperti: nama barang, harga barang, tanggal,

jenis barang dan kuantitas nya.

3. Memeriksa apakah sudah dilakukan pengecekan barang terlebih dulu di

gudang sebelum dilakukan penjualan

4. Memeriksa harga yang tertera di purchase order,apakah sudah sesuai

dengan kesepakatan pemilik dengan pelanggan yang bersangkutan.

5. Memeriksa apakah potongan harga kepada pelanggan sudah diotorisasi

oleh pejabat yang berwenang.

Hasil audit :

Dari hasil audit yang didapat yaitu, perusahaan tidak memiliki prosedur dan

kebijakan secara tertulis. Pesanan pelanggan biasanya diterima melalui

faximile, telepon, maupun datang langsung ke perusahaan. Kelengkapan dari

dokumen purchase order sudah lengkap dan jelas, mulai dari nama pelanggan,

nama barang, harga barang, tanggal, jenis barang, dan kuantitas. Pemrosesan

pesanan pelanggan sudah dilakukan oleh bagian yang sesuai yaitu bagian

gudang serta selalu dilakukan pengecekan barang terlebih dulu di gudang

sebelum melakukan penjualan. Pemberian potongan harga sudah diotorisasi

oleh pejabat berwenang pada saat pelanggan memesan barang.

2. Prosedur audit atas persetujuan kredit

Tujuan audit :

1. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan

tertulis mengenai piutang dan penagihannya

50

2. Untuk mengetahui apakah setiap penjualan secara kredit telah mendapat

persetujuan pemilik

3. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai

jangka waktu pelunasan piutang

Prosedur audit :

1. Mempelajari prosedur persetujuan kredit yang ada dan berlaku di

perusahaan

2. Memeriksa bagaimana penanganan atas persetujuan kredit, apakah

semuanya telah disetujui pemilik

3. Memeriksa apakah perusahaan selalu mengecek credit limit pelanggan

sebelum dilakukan transaksi penjualan

4. Memeriksa apakah ada kebijakan persetujuan kredit dan syarat

pembayaran pelanggan yang dibuat secara tertulis

Hasil audit :

Proses persetujuan kredit untuk pelanggan lama langsung dilakukan ke tahap

pengecekan credit limit dan jumlah piutangnya, setelah jumlah credit limit

pelanggan masih cukup untuk melakukan transaksi dan pelanggan sudah

melunasi piutang sebelumnya, maka tahap selanjutnya dilakukan pengecekan

persediaan barang. Harga atas persetujuan kredit telah dibuat saat kedua belah

pihak sepakat untuk transaksi penjualan kredit. Kebijakan dan jatuh tempo

pembayaran piutang sudah tertera di purchase order dan telah menjadi

kesepakatan bersama kedua belah pihak.

51

3. Prosedur audit atas pembuatan surat jalan dan faktur jalan

Tujuan audit:

Untuk mengetahui apakah surat jalan dan faktur penjualan telah dibuat sesuai

dengan permintaan pelanggan.

Prosedur audit:

1. Periksa apakah pembuatan surat jalan dan faktur penjualan telah sesuai

dengan prosedur dan kebijakan perusahaan.

2. Periksa apakah surat jalan dan faktur peenjualan telah dibuat sesuai

dengan Purchase Order yang diterima dari pelanggan, misalnya

mengenai nama pelanggan, jenis barang, harga barang, kuantitas barang,

serta nomor dan tanggal pembuatan faktur.

3. Periksa apakah surat jalan dan faktur penjualan telah diotorisasi oleh

pejabat yang berwenang sebelum pengiriman barang kepada pelanggan.

Hasil audit:

Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan, perusahaan tidak memiliki

pedoman secara tertulis mengenai surat jalan dan faktur penjualan. Surat jalan

dan faktur penjualan yang dimiliki perusahaan sudah bernomor urut, telah

sesuai dengan pesanan dari pelanggan yang isinya tertera dengan jelas

mengenai nama pelanggan, jenis barang, kuantitas barang, serta nomor dan

tanggal pembuatan. Surat jalan dan faktur penjualan juga telah diotorisasi

oleh pejabat yang berwenang sebelum pengiriman barang kepada pelanggan.

52

4. Prosedur audit atas pengiriman barang

Tujuan audit :.

1. Untuk mengetahui apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan

pesanan pelanggan.

2. Untuk mengetahui apakah dokumen yang terkait sudah lengkap dan telah

diotorisasi oleh bagian yang berwenang.

3. Untuk mengetahui apakah pengiriman dilakukan tepat waktu.

Prosedur audit :

1. Periksa apakah terdapat prosedur dan kebijakan tertulis mengenai proses

pengiriman barang.

2. Periksa apakah sebelum pengiriman barang dilakukan pencocokan antara

dokumen pengiriman dengan barang yang akan dikirim.

3. Periksa apakah kepala gudang mengetahui dan mengotorisasi pengeluaran

barang dari gudang.

4. Periksa apakah bagian gudang mencatat barang yang dikeluarkan.

5. Periksa apakah dokumen pengiriman barang telah diotorisasi oleh

pelanggan yang menandakan barang telah diterima.

6. Periksa apakah terdapat kesalahan dalam pengiriman misalnya, jenis dan

kuantitas barang atau dokumen pengiriman yang tidak lengkap.

Hasil audit :

Dari hasil audit diketahui bahwa sebelum pengiriman barang, telah dilakukan

pencocokan antara dokumen pengiriman barang dengan barang yang akan

53

dikirim untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pengiriman. Bagian

gudang mencatat barang yang dikeluarkan dari gudang dan kepala gudang

mengotorisasi pengeluaran barang dari gudang. Dokumen pengiriman barang

juga diotorisasi oleh pelanggan.

5. Prosedur audit atas pencatatan penjualan dan penagihan piutang

Tujuan audit :

1. Untuk memastikan apakah pencatatan penjualan telah dilakukan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

2. Untuk mengetahui apakah piutang dibayar tepat pada waktunya oleh

pelanggan dan dicatat sesuai dengan jumlahnya ke dalam catatan

akuntansi.

Prosedur audit :

1. Periksa apakah ada bagian khusus yang bertugas melakukan penagihan

atas piutang.

2. Periksa apakah Debt Collector setiap hari menyetorkan seluruh setoran

pelanggan ke perusahaan.

3. Periksa apakah terdapat pembagian tugas antara yang melakukan

penagihan piutang dengan yang menerima kas dari hasil penagihan.

4. Periksa apakah terdapat daftar piutang.

5. Periksa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai piutang tak

tertagih.

6. Memeriksa apakah terjadi rangkap pekerjaan pada bagian penjualan

54

Hasil audit :

Bagian penagihan terpisah dengan bagian yang menerima kas dari hasil

penagihan. Perusahaan juga memiliki daftar piutang sehingga perusahaan

mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi piutang. Perusahaan tidak

memiliki kebijakan mengenai piutang tak tertagih. Selain itu, tidak diberikan

sanksi atas keterlambatan dalam pembayaran piutang. Terjadi rangkap

penjualan dan penagihan piutang.

6. Prosedur audit atas pencatatan penerimaan kas

Tujuan audit :

1. Untuk mengetahui apakah pencatatan penerimaan kas telah sesuai dengan

ketentuan akuntansi yang berlaku.

2. Untuk mengetahui apakah penerimaan kas diterima tepat waktu oleh pihak

yang tepat dan dengan jumlah yang sesuai dan dicatat dengan baik

Prosedur audit :

1. Periksa apakah perusahaan memiliki pedoman secara tertulis mengenai

penerimaan kas.

2. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan telah dicatat dengan

benar.

3. Periksa apakah terdapat bukti penerimaan kas setiap piutang yang telah

ditagih.

4. Periksa apakah pencatatan tersebut selalu diberikan kepada pejabat yang

berwenang untuk diperiksa.

55

5. Periksa apakah terdapat penyimpangan dari pencatatan penerimaan kas.

6. Periksa apakah cash opname ada dilakukan.

Hasil audit :

Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan perusahaan tidak memiliki

pedoman secara tertulis mengenai penerimaan kas dan juga tidak adanya

pemisahan tugas antara penerimaan kas dan pencatatan kas. Penerimaan kas

yang merupakan hasil dari penjualan telah dicatat dengan benar. Catatan

penerimaan kas selalu diperiksa pejabat yang berwenang dan semua bukti

penerimaan kas atas setiap piutang yang telah ditagih selalu disimpan dengan

baik. Perusahaan melakukan cash opname sebulan sekali tetapi tidak ada

ketentuan tanggal.

7. Prosedur audit atas retur barang

Tujuan audit :

Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan yang

jelas mengenai retur barang dan sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

Prosedur audit :

1. Periksa apakah perusahaan memiliki jangka waktu yang telah ditetapkan

untuk retur penjualan.

2. Periksa apakah retur penjualan di otorisasi olrh pejabat yang berwenang.

3. Periksa apakah dokumen yang terkait lengkap.

56

4. Periksa apakah barang yang diretur merupakan kesalahan dari perusahaan

atau kesalahan dari pelanggan.

Hasil audit :

Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan perusahaan memperbolehkan

pelanggan untuk meretur barangnya dalam jangka waktu sebulan setelah

pengiriman dan telah melakukan konfirmasi terlebih dahulu dengan otorisasi

pejabat yang berwenang. Pada saat retur pelanggan dibuatkan faktur penjualan

yang baru.

4.4 Temuan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas

PD.Hutama Waserda

Berdasarkan hasil penelitian audit operasional atas fungsi penjualan dan

penerimaan kas pada PD.Hutama Waserda ditemukan beberapa kelemahan dalam

pelaksanaan pengendalian internal fungsi penjualan dan penerimaan kas yang

dituangkan dalam temuan audit (kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi),

yaitu :

1. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai prosedur

penjualan.

Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan, piutang, dan penerimaan

kas secara tertulis mengenai prosedur penjualan. Prosedur yang ada hanya

disampaikan secara lisan. Sehingga terkadang sering terjadi salah paham

diantara bagian yang bersangkutan dan membuat kegiatan penjualan tidak

berjalan efektif.

57

Prosedur penjualan sebaiknya dibuat secara tertulis dan dilakukan

pembaharuan secara berkala jika terjadi perubahan agar kegiatan penjualan

dapat berjalan dengan baik dan dapat memperjelas tugas dan tanggung jawab

setiap fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan sehingga menghindari

perangkapan fungsi maupun penyimpangan

Perusahaan merasa tidak perlu membuat pedoman prosedur secara

tertulis karena prosedur lisan yang ada selama ini sudah berjalan dengan baik.

Prosedur hanya dismpaikan secara lisan kepada karyawan. Perusahaan

menganggap komunikasi cukup dilakukan secara lisan karena lebih praktis dan

lebih mudah dimengerti.

Prosedur penjualan perusahaan yang dikomunikasikan secara lisan akan

mengakibatkan kegiatan operasional perusahaan berjalan kurang efektif

sehingga menyebabkan pengendalian internal menjadi lemah karena pedoman

dan prosedur yang kurang jelas dan tidak memiliki penjelasan secara tertulis

untuk aturan-aturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku di perusahaan.

Seperti keadaan pada saat pengiriman barang, dimana barang yang dikirimkan

tidak sesuai dengan dokumen. Prosedur pengecekan barang yang dikirim

dikomunikasikan secara lisan untuk melakukan pengecekan terhadap dokumen

dengan barang yang dikirim. Akan tetapi dikarenakan kesalahan human error,

tidak dilakukan pengecekan kembali oleh pihak yang bersangkutan karena lupa

atau terlewatkan sehingga mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai

pesanan.

Perusahaan sebaiknya membuat suatu pedoman tertulis sederhana agar

kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

58

Selain itu dapat membantu perusahaan dalam menilai kinerja karyawannya

apakah ada yang menyimpang.

2. Pelanggan tidak dikenakan sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang.

Pelanggan yang terlambat melakukan pembayaran atau lewat dari jatuh

tempo tidak dikenakan sanksi oleh perusahaan. Perusahaan akan terus

melakukan penagihan secara baik-baik hingga 1 bulan.

Seharusanya perusahaan memberikan sanksi bagi pelanggan yang

pembayarannya tidak lancar atau lewat dari jatuh tempo. Sehingga pelanggan

dapat membayar piutangnya tepat pada waktu yang telah disepakati

Keterlambatan pembayaran piutang oleh pelanggan terjadi karena arus

kas pelanggan sedang tidak stabil atau mengalami keterlambatan pembayaran

juga oleh pelanggannya. Karena itu perusahaan hanya melakukan penagihan

secara baik-baik dan tidak mengenakan sanksi apapun, kecuali pelanggan

sudah tidak menunjukkan itikad baiknya untuk membayar piutangnya maka

perusahaan akan menempuh jalur hukum. Selain itu, hal ini disebabkan juga

oleh rasa percaya kepada pelanggan karena sudah lama bekerja sama dan untuk

menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

Tidak adanya sanksi bagi pelanggan yang telat membayar atau melunasi

piutangnya dapat mengakibatkan pelanggan terus melakukan pemesanan dan

mengundur waktu pelunasan piutangnya. Hal ini semakin lama akan

mengganggu arus kas perusahaan. Dan jika sampai tidak tertagih, maka akan

merugikan perusahaan.

59

Perusahaan hendaknya membuat kebijakan pengenaan sanksi bagi

pelanggan yang telat membayar atau melewati jatuh tempo. Sanksi tersebut,

misalnya dapat dilakukan dengan menghentikan pemesanan barang yang

dilakukan pelanggan tersebut. Pelanggan tidak boleh melakukan pemesanan

sebelum piutang sebelumnya dilunasi. Dengan adanya kebijakan ini diharapkan

keterlambatan pembayaran piutang tidak terlalu mengganggu arus kas

perusahaan.

3. Penagihan piutang seringkali dilakukan juga oleh bagian penjualan.

Dalam melakukan penagihan piutang pelanggan, seringkali bagian

penjualan merangkap sebagai bagian penagihan.

Transaksi penjualan kredit melibatkan berbagai fungsi yang saling

berkaitan di dalamnya. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi lain yang

menyangkut penjualan secara kredit, seperti fungsi kredit, fungsi pengiriman,

fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Setiap fungsi memiliki batasan

tugasnya masing-masing. Tidak ada transaksi penjualan yang dilaksanakan

secara lengkap oleh suatu fungsi.

Terkadang penagihan dilakukan oleh bagian penjualan karena sedang

berada di sekitar lokasi pelanggan yang akan ditagih, sehingga akan lebih

efisien jika langsung ditangani oleh bagian penjualan tersebut.

Perangkapan tugas ini akan memperbesar kemungkinan terjadinya

kecurangan yang dilakukan oleh bagian penjualan yang melakukan penagihan

ke pelanggan, apabila tidak ada kontrol yang baik. Selain itu, tanggung jawab

bagian penagihan menjadi terbagi dengan bagian penjualan.

60

Perusahaan hendaknya menetapkan kebijakan yang jelas mengenai

pembagian tanggung jawab antara bagian penjualan dengan bagian

penagihan. Namun, dalam kasus ini bagian penjualan hanya bertindak sebagai

perantara (agar efisien).Untuk itu, rekomendasi yang dapat diberikan adalah,

agar perusahaan meningkatkan kontrol atas penagihan yang dilakukan oleh

bagian lain, selain bagian penagihan yang sudah ada. Kontrol dapat dilakukan

dengan pengendalian yang lebih diperketat atas penerimaan pembayaran dari

pelanggan, yaitu pelanggan harus menyerahkan uang atau cek atau giro yang

dibayarkan di dalam amplop yang disegel, sehingga orang yang menerima

tidak melihat isi dan tidak dapat mengambilnya, Serta harus menggunakan

bukti dengan rincian pembayaran yang jelas. Selain itu, bagian lain yang

menagih harus menyerahkan tanda terima yang bernomor urut tercetak baik

tertagih ataupun belum tertagih.

4. Tidak ada pemisahan tugas antara fungsi penerimaan kas dan fungsi

pencatatan.

Saat ini ada penggabungan antara fungsi penerimaan kas dan fungsi

akuntansi dan keuangan. Ketiga fungsi ini tidak dipisah, sehingga karyawan

yang bertindak sebagai kasir, juga bisa melakukan pencatatan dan menyetorkan

uang ke bank. Perusahaan memiliki satu unit akuntansi dan keuangan

untuk melakukan fungsi akuntansi dan penerimaan kas. Namun tidak dibagi

tugasnya secara terperinci pada masing-masing karyawan.

Dari beberapa praktik yang sehat seharusnya fungsi akuntansi harusnya

dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain yaitu: fungsi operasi dan fungsi

61

penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan

dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Perusahaan tidak membagi fungsi ini karena perusahaan beranggapan

bagian ini tidak perlu dipisah-pisah karena beberapa karyawan yang tergabung

di dalamnya adalah orang yang dapat dipercaya.

Jika ada penggabungan antara fungsi akuntansi, keuangan dan

penerimaan kas akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk

melakukan kecurangan yaitu dengan mengubah catatan akuntansi untuk

menutupi kecurangan yang dilakukannya. Hal ini juga dapat mengakibatkan

terjadinya lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas

dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan dan fungsi penerimaan kas

berada di tangan satu karyawan, yaitu dengan cara menunda pencatatan

penerimaan kas dari seorang pelanggan, menggunakan uang tersebut untuk

kepentingan pribadinya dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat ke

dalam jurnal penerimaan kas dari penerimaan kas pelanggan lainnya.

Perusahaan bisa menggabung ketiga fungsi tersebut dalam satu divisi,

tapi harus ada pembagian tugas pada masing-masing karyawan dalam divisi

tersebut. Satu orang hanya boleh melakukan satu kegiatan saja. Hal tersebut

juga akan menciptakan internal check yang mengakibatkan pekerjaan

karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang

lain. Dan mengurangi resiko terjadinya kecurangan dan lapping.

62

B. PEMBELIAN

4.5 Pelaksanaan audit operasional atas fungsi pembelian dan pengeluaran

kas PD.Hutama Waserda

4.5.1 Survei pendahuluan (preliminary survey)

Agar suatu audit dapat dilaksanakan dengan baik dan benar, maka auditor

harus memahami terlebih dahulu lingkungan yang akan diaudit. Oleh karena itu

dilakukan survei pendahuluan untuk memperoleh pemahaman atas latar belakang

perusahaan dan mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan dalam kegiatan

audit operasional, selain itu juga untuk mengetahui secara jelas mengenai gambaran

aktivitas pembelian dan pengeluaran kas. Berikut adalah hasil survei pendahuluan

yang telah dilakukan.

1. Melakukan pembicaraan dengan bagian pembelian, bagian akuntansi, dan

beberapa karyawan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan serta

menjelaskan tujuan dari audit ini

2. Mengumpulkan data-data tertulis mengenai operasi perusahaan, struktur

organisasi, visi misi perusahaan, produk yang dijual, dan uraian tugasnya, serta

prosedur operasional yang berhubungan dengan fungsi pembelian, dan

pengeluaran kas perusahaan.

3. Melakukan wawancara dengan bagian pembelian dan bagian keuangan untuk

mengetahui kebijakan dan prosedur yang diterapkan.

4. Mempelajari prosedur pemesanan pembelian, dan pengeluaran kas

5. Memberikan kuesioner yang berkaitan dengan pemesanan pembelian, dan

pengeluaran kas kepada bagian pembelian dan bagian keuangan.

63

6. Melakukan pengamatan atas kegiatan pembelian, dan pengeluaran kas

7. Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner, dan pengamatan yang dilakukan.

8. Membuat ikhtisar atas temuan-temuan penting.

9. Mengumpulkan dokumen yang berhubungan dengan fungsi pembelian dan

pengeluaran kas perusahaan serta menganalisis kelengkapan dari dokumen

yang digunakan.

Dokumen-dokumen yang digunakan PD.Hutama Waserda dalam

melakukan kegiatan pembeliannya adalah :

a. Pesanan pembelian (purchase order)

Bagian pembelian mengisi PO yang diberikan sales untuk memesan

produk apa saja yang ingin dipesan

b. Faktur (invoice)

Surat yang dibuat supplier sebagai bukti bahwa perusahaan memiliki

hutang kepada supplier

c. Bukti pengeluaran kas

Bukti pengeluaran kas biasanya berupa slip apabila pembayaran yang

dilakukan dengan mentransferkan uang kepada supplier. Bukti ini

digunakan sebagai bukti bahwa bagian keuangan telah menyetorkan uang

perusahaan kepada supplier untuk pelunasan hutang.

64

d. Formulir retur pembelian

Surat yang dibuat untuk mengembalikan barang rusak/ expired yang dibeli

dari supplier terkait, biasanya sudah ada kesepakatan dari awal terlebih

dulu untuk pengembalian barang tersebut.

e. Bilyet giro

Alat pembayaran berupa selembar giro yang diterbitkan bank yang bisa

dicairkan ke rekening perusahaan supplier sesuai dengan kesepakatan

kedua belah pihak untuk tanggal pencairannya.

f. Surat jalan

Dokumen ini berisi rincian barang yang dipesan dan dikirim bersamaan

dengan barang yang dipesan sebagai pemberitahuan bahwa barang telah

diterima sesuai dengan yang tertera di surat jalan tersebut.

4.5.2 Evaluasi sistem pengendalian internal atas fungsi pembelian dan

pengeluaran kas pada PD.Hutama Waserda

Setelah melakukan survei pendahuluan dan telah mendapatkan gambaran

serta informasi mengenai kondisi dan kegiatan perusahaan, maka tahap selanjutnya

adalah melakukan evaluasi sistem pengendalian internal atas fungsi pembelian dan

pengeluaran kas.

Tujuannya adalah untuk mempermudah dan memperjelas pemahaman atas

data-data yang didapat. Kuesioner berisi pertanyaan umum yang bersifat objektif dan

diseertai jawaban singkat untuk memastikan mengenai keberadaan pengendalian

internal yang ada.

65

Kuesioner diberikan kepada bagian pembelian selaku orang yang

menjalankan tugas pembelian barang dagang perusahaan. Tabel kuesioner dapat

dilihat di bagian halaman lampiran.

4.6 Prosedur audit rinci atas fungsi pembelian dan pengeluaran kas

Prosedur audit merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam

pemeriksaan akuntansi. Prosedur audit harus direncanakan dan dilaksanakan dengan

baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam

pemeriksaannya. Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian internal diatas, dapat

disusun prosedur audit atas fungsi pembelian dan pengeluaran kas yang dapat

digunakan dalam pelaksanaan audit terinci sebagai berikut:

1. Prosedur audit atas permintaan pembelian

Tujuan audit:

Untuk mengetahui apakah prosedur permintaan pembelian telah

dilakukan dengan benar sehingga proses permintaan pembelian dapat berjalan

dengan efektif dan efisien.

Prosedur audit:

a. Memeriksa dan memastikan bahwa bagian yang melakukan permintaan

pembelian menyertai formulir permintaan barang.

b. Memeriksa dan memastikan apakah formulir permintaan barang di

periksa dan diotorisasi oleh bagian berwenang yang bersangkutan

kemudian diarsipkan.

c. Memeriksa dan memastikan apakah permintaan pembelian yang

dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang ada.

66

d. Memeriksa dan memastikan apakah perusahaan pernah mengalami

keterlambatan pengiriman dari supplier

e. Melihat apa yang menjadi alasan atau dasar untuk melakukan permintaan

pembelian.

Hasil audit:

Berdasarkan hasil pemeriksaan yang telah dilakukan, bagian gudang

melakukan permintaan pembelian secara lisan dengan mengkonfirmasi

langsung kepada bagian pembelian barang-barang yang perlu dibeli lagi.

Permintaan pembelian sudah dilakukan sesuai kebutuhan karena pembelian

hanya dilakukan jika stok barang sudah sedikit. Keterlambatan pengiriman

terjadi jika perusahaan belum melunasi hutang yang sudah jatuh tempo.

Alasan dilakukannya pembelian ada 2 yaitu: untuk kebutuhan internal

perusahaan seperti perlengkapan ATK dan barang persediaan yang sudah

menipis persediaannya untuk kebutuhan dagang.

2. Prosedur audit atas permintaan penawaran harga

Tujuan audit:

Untuk menilai apakah bagian pembelian melakukan prosedur

penawaran harga dengan baik sehingga dapat mencapai harga pembelian

yang semurah mungkin bagi perusahaan

Prosedur audit:

a. Memeriksa dan memastikan apakah pada saat melakukan penawaran

harga bagian pembelian menyertakan formulir permintaan penawaran

harga.

67

b. Memeriksa dan memastikan apakah bagian pembelian melakukan

penawaran harga kepada supplier dan memilih supplier yang

menawarkan harga dan kualitas barang yang lebih baik untuk perusahaan.

c. Memeriksa apakah bagian pembelian melakukan update harga dari

supplier baik yang telah berlangganan maupun yang tidak untuk

mendapatkan informasi harga yang ada di pasaran.

d. Memeriksa dan memastikan apakah permintaan penawaran harga selalu

dilakukan setiap ada permintaan pembelian.

Hasil audit:

Sebelum melakukan pembelian biasanya bagian pembelian selalu

menyertakan formulir permintaan penawaran harga. Bagian pembelian selalu

melakukan penawaaran harga kepada seluruh supplier yang langganan

maupun supplier baru untuk mendapatkan harga termurah dari produk yang

diinginkan. Update daftar harga beli selalu diminta kepada supplier untuk

dijadikan pembanding dengan harga di pasaran sekarang. Permintaan

penawaran harga selalu dilakukan di setiap transaksi pembelian.

3. Prosedur audit atas pemesanan pembelian

Tujuan audit:

Untuk melihat apakah perusahaan telah melakukan proses pemesanan

pembelian secara efektif dan efisien.

68

Prosedur audit:

a. Memeriksa dan memastikan setiap melakukan pemesanan pembelian

selalu dilengkapi dengan formulir tertulis pemesanan pembelian yang

sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan akan diarsipkan.

b. Memeriksa dan memastikan apakah pemesanan pembelian sesuai dengan

permintaan pembelian dengan membandingkan permintaan pembelian

dengan Purchase Order.

c. Memeriksa dan memastikan apakah ada memo atau surat yang dapat

membuktikan bahwa kegiatan pemesanan pembelian benar dilakukan

Hasil audit:

Tidak semua pembelian dilakukan dengan melakukan pengisian formulir

pemesanan pembelian, dikarenakan ada juga supplier dari luar kota dan

biasanya permintaan pembelian dilakukan melalui telepon dan faximile.

Setelah dibandingkan ada pembelian yang tidak sama dikarenakan bagian

pembelian merasa produk yang diminta bagian gudang terlalu banyak,

padahal produk tersebut kurang laku, jadi dalam pemesaannya bagian

pembelian mengurangi kuantitas unit produk tersebut. Tidak ada memo

tertulis yang ada, namun ada bukti PO (Purchase Order) yang dapat menjadi

bukti bahwa pemesanan telah dilakukan.

4. Prosedur audit atas transaksi pembelian

Tujuan audit:

Untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi pelaksanaan transaksi pembelian

yang dilakukan oleh perusahaan.

69

Prosedur audit:

a. Melihat apakah perusahaan menentukan jumlah pesanan ekonomis setiap

kali melakukan pembelian.

b. Memeriksa dan memastikan apakah perusahaan pernah mengalami

keterlambatan penerimaan barang dari pemasok dan dampaknya terhadap

kegiatan operasi perusahaan.

c. Memeriksa dan memastikan apakah Purchase Order yang di faximile ke

supplier telah dikonfirmasi ulang melalui telpon untuk memastikan

supplier telah menerima Purchase Order nya.

d. Memeriksa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai safety stock

dan persediaan minimal perusahaan.

Hasil audit:

Jumlah pembelian selalu diusahakan mencukupi untuk dijual kembali, namun

terkadang terjadi penumpukan persediaan. Keterlambatan penerimaan barang

sering terjadi dikarenakan masalah lalu lintas jakarta yang selalu macet, ini

berdampak pada kekecewaan konsumen karena barang yang ingin dibeli

kosong. Selain itu bagian pembelian sering tidak melakukan konfirmasi ulang

setelah mengirimkan Purchase Order melalui faximile kepada supplier

sehingga terjadi keterlambatan pengiriman barang akibat Purchase Order

yang kurang jelas atau tidak diterima supplier. Kebijakan persediaan minimal

sudah dibuat namun terkadang diluar prediksi stok tersebut sudah habis

sebelum pengiriman berikutnya sampai.

70

5. Prosedur audit atas penerimaan barang

Tujuan audit:

Menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan perusahaan

dalam upaya meningkatkan pengendalian internal perusahaan.

Prosedur audit:

a. Melakukan pemeriksaan pada barang yang diterima dari supplier apakah

sudah sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan dengan memeriksa

purchase order dan invoice dari supplier.

b. Memastikan bagian penerimaan menandatangani surat delivery order dari

supplier untuk menyatakan bahwa barang sudah diterima.

c. Memeriksa dan memastikan bahwa dokumen-dokumen yang terkait

dengan penerimaan barang telah diotorisasi oleh pihak berwenang dan

diberikan kepada pihak-pihak yang terkait untuk di arsipkan.

d. Memeriksa dan memastikan apakah hanya bagian gudang yang

melakukan penerimaan barang dari supplier.

Hasil audit:

Barang yang dikirim oleh supplier rata-rata sudah sesuai dngan purchase

order yang dibuat. Delivery order ditandatangani setelah bagian penerimaan

barang selesai mengecek barang yang dikirim dan jika barang yang dikirim

sudah cocok dengan pesanan. Semua dokumen terkait telah diarsip dengan

baik oleh bagian pembelian. Dalam hal penerimaan barang, ditemukan bahwa

bagian gudang maupun bagian pembelian melakukan penerimaan barang

yang dikirim dari supplier.

71

6. Prosedur audit atas pemrosesan dan pencatatan pembayaran hutang

Tujuan audit :

Menilai apakah pencatatan untuk pembayaran hutang telah dicatat dengan

benar sesuai dengan ketentuan akuntansi dan apakah sudah efektif.

Prosedur audit :

a. Memeriksa dan memastikan apakah pengeluaran kas untuk pembayaran

hutang sudah dicatat pada akun yang benar.

b. Memeriksa dan memastikan apakah pencatan hutang sesuai dengan

jumlah yang tertulis di faktur pemasok.

c. Memeriksa dan memastikan apakah dokumen-dokumen dan bukti yang

bersangkutan dengan pembayaran dilampirkan dan jumlahnya sesuai.

d. Memeriksa dan memastikan apakah laporan pencatatan hutang dibuat dan

diperiksa secara rutin oleh pejabat berwenang yang bersangkutan.

e. Memeriksa dan memastikan apakah pembayaran selalu dilakukan tepat

waktu sesuai dengan tanggal jatuh tempo.

f. Memeriksa dan memastikan apakah pembayaran hutang dilakukan hanya

oleh satu bagian.

Hasil audit :

Pemilik membuat suatu buku catatan khusus pengeluaran kas untuk mencatat

seluruh pengeluaran kas yang dilakukan beserta tanggal terjadinya.

Pencatatan hutang sudah dicatat sesuai dengan jumlah di faktur supplier.

Semua pembayaran dilakukan jika semua dokumen pendukungnya sudah

72

didapat dari supplier, jika tidak maka pembayaran akan ditunda sampai

dokumennya lengkap. Laporan pencatatan hutang selalu diperiksa oleh

pemilik karena jumlahnya akan menjadi acuan pemilik untuk menyetorkan

uangnya ke rekening giro perusahaan untuk pembayaran hutang. Pembayaran

tidak selalu tepat waktu, jika bisa diundur maka tagihan tersebut akan diundur

pelunasannya. Pembayaran hutang hanya dilakukan oleh bagian keuangan.

4.7 Temuan audit operasional atas fungsi pembelian dan pengeluaran kas

PD.Hutama Waserda

Berdasarkan hasil penelitian audit operasional atas fungsi pembelian dan

pengeluaran kas pada PD.Hutama Waserda ditemukan beberapa kelemahan dalam

pelaksanaan pengendalian internal fungsi pembelian dan pengeluaran kas yang

dituangkan dalam temuan audit (kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi),

yaitu :

1. Permintaan pembelian dan pesanan pembelian dilakukan secara lisan

Bagian gudang melakukan permintaan pembelian langsung kepada

bagian pembelian secara lisan. Tidak dibuat sebuah surat atau dokumen resmi

yang menyatakan adanya permintaan barang yang dibutuhkan. Begitu pun juga

dengan bagian pembelian, saat permintaan pembelian diterima lewat

konfirmasi, bagian pembelian melakukan pesanan pembelian kepada pemasok

melalui telepon.

Dalam melakukan prosedur permintaan pembelian harus dibuat

dokumen resmi; surat permintaan pembelian, tujuannya agar perusahaan dalam

hal ini bagian pembelian mempunyai bukti tertulis mengenai adanya suatu

permintaan pembelian dari bagian yang bersangkutan. Pesanan pembelian juga

73

harus dibuat dokumen resmi; surat pesanan pembelian, agar dapat diketahui

data-data mengenai pesanan pembelian yang telah dilakukan pada tanggal yang

tertera

Perusahaan beranggapan bahwa mengenai surat permintaan pembelian

tidak perlu dilakukan, karena dianggap lebih ringkas dan praktis dengan

penyampaian secara lisan, daripada harus membuat suatu surat permintaan

terlebih dahulu. Mengenai surat pesanan pembelian, perusahaan percaya pada

pihak pemasok dan beranggapan bahwa pada saat memesan melalui telepon,

pihak pemasok sudah mencatat pesanan dan akan menganggap sales order

yang dikirim sebagai purchase order nya juga

Bila perusahaan tidak memiliki dokumen bukti secara tertulis pada

proses permintaan pembelian dan pesanan pembelian akan cenderung

menimbulkan masalah di kemudian hari. Misalnya pada suatu saat perusahaan

tidak mendapatkan produk pesanan yang diinginkannya, untuk tindak lanjutnya

perusahaan akan mengalami kesulitan karena tidak adanya dokumen bukti

yang telah diotorisasi dengan pihak pemasok yang bersangkutan

Sebaiknya dibuat kebijakan untuk menggunakan dokumen dalam

settiap melakukan permintaan dan pesanan pembelian yang diotorisasi dan

ditandatangani oleh pihak terkait. Agar kedepannya jika ada masalah dengan

pembelian yang dilakukan, perusahaan dapat komplain kepada pihak pemasok

terkait barang yang dibeli

74

2. Penerimaan barang dilakukan juga oleh bagian pembelian

Barang yang dikirim supplier,diterima juga oleh bagian pembelian.

Bagian pembelian memeriksa fisik barang berdasarkan surat jalan yang ada.

Setelah setuju dengan kualitas barang yang dikirim, barang akan diterima dan

selanjutnya akan disimpan digudang oleh orang bagian gudang

Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang. Bagian

pembelian hanya bertugas melakukan transaksi pembelian. Untuk penerimaan

barang harus dipisah dari tugas bagian pembelian. Bagian yang seharusnya

menerima barang adalah bagian gudang

Pemilik beranggapan bahwa bagian pembelian yang melakukan

pemesanan barang akan lebih tahu kualifikasi barang yang dikirim supplier

Akibat dari rangkap pekerjaan ini adalah ketidakefisienan dalam proses

bekerja. Hal ini terbukti bahwa bagian pembelian sering mengalami hambatan

kekurangan waktu kerja, akibat tugas penerimaan yang seharusnya tidak perlu

dibebankan kepadanya.

Sebaiknya tugas menerima barang dari supplier diserahkan kepada

bagian gudang. Bagian pembelian cukup menyerahkan purchase order kepada

orang bagian gudang untuk memeriksa kualitas barang pesanan yang telah

dilakukan. Setelah menerima dan memeriksa fisik barang berdasarkan purchase

order, bagian gudang membeitahukan kepada bagian pembelian kalau barang

yang dikirim sudah benar untuk kemudian distempel cap kalau barang sudah

diterima dalam keadaan baik dan mengambil tembusan purchase order sebagai

arsip pembelian.

75

3. Setelah mengirimkan Purchase Order kepada supplier melalui faximile

bagian pembelian tidak melakukan konfirmasi ulang kepada supplier

Setelah mengirimkan Purchase Order kepada supplier melalui faximile,

terkadang bagian pembelian tidak melakukan konfirmasi ulang dan

menganggap bahwa Purchase Order tersebut sudah pasti sampai kepada

supplier.

Seharusnya bagian pembelian melakukan konfirmasi ulang secara

langsung melalui telepon terhadap Purchase Order yang telah dikirimkan

melalui faximile kepada supplier. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa

pihak supplier telah menerima Purchase Order yang telah dikirimkan secara

jelas dan juga untuk mencegah terjadinya system error yang dapat

menyebabkan Purchase Order tersebut tidak diterima supplier.

Ketika ditanyakan kepada bagian pembelian, mereka terkadang tidak

melakukan konfirmasi ulang karena menganggap Purchase Order yang

dikirimkan sudah pasti diterima dengan jelas oleh supplier. Hal ini juga

disebabkan karena masih menumpuknya pekerjaan yang harus mereka kerjakan

sehingga terkadang tidak memiliki waktu untuk melakukan konfirmasi satu per

satu melalui telepon kepada supplier mengenai Purchase Order yang telah

dikirim.

Karena tidak dilakukannya konfirmasi ulang terhadap Purchase Order

yang tidak dikirimkan melalui faximile, sering terjadi keterlambatan

pengiriman barang dari supplier karena supplier mengaku belum menerima

Purchase Order dari perusahaan. Setelah ditelusuri, ternyata bagian pembelian

telah mengirimkan Purchase Order nelalui faximile namun terjadi system error

76

yang menyebabkan Purchase Order tersebut tidak dapat diterima dengan jelas

oleh supplier. Hal ini menyebabkan barang yang dibutuhkan untuk kegiatan

penjualan perusahaan kosong.

Seharusnya setelah mengirimkan Purchase Order melalui faximile

kepada supplier, bagian pembelian melakukan konfirmasi ulang melalui

telepon untuk memastikan langsung bahwa Purchase Order tersebut telah

diterima oleh supplier sehingga dapat langsung diproses pengirimannya.

Dengan demikian dapat dilakukan kontrol terhadap dokumen-dokumen yang

telah dibuat sehingga secara otomatis aktivitas pembelian dapat berjalan lebih

lancar dan efektif.

4. Keterlambatan pembayaran hutang ke supplier.

Berdasarkan hasil audit diketahui bahwa perusahaan mengalami

beberapa keterlambatan pembayaran atas pembelian kepada pihak supplier.

Pembayaran harus dilakukan tepat waktu sesuai jatuh tempo yang telah

disepakati oleh perusahaan dengan supplier.

Pada saat jatuh tempo pembayaran keadaan cash flow perusahaan

sedang dalam kondisi yang tidak baik tidak sesuai dengan prediksi manajemen,

terdapat beberapa kewajiban lain yang harus dibayarkan oleh perusahaan disaat

bersamaan.

Kepercayaan supplier terhadap perusahaan akan berkurang.

Keterlambatan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan akan

menyebabkan supplier kehilangan kepercayaan dan menganggap kesehatan

keuangan perusahaan tidak baik, sehingga menimbulkan keragu-raguan pada

supplier untuk melakukan kerja sama kembali dengan perusahaan.

77

Sebaiknya perusahaan memiliki anggaran cadangan untuk hal-hal yang

terjadi diluar prediksi seperti keterlambatan pembayaran. Selain itu perusahaan

juga dapat melakukan factoring yaitu melakukan penjualan piutang kepada

pihak ke-3 atau bank untuk membayar hutang yang sudah jatuh tempo.

5. Tidak membuat laporan pembelian ATK

Bagian pembelian tidak membuat laporan pembelian atas ATK yang

dilakukan oleh perusahaan untuk kegiatan operasi perusahaan sehari-hari

Setiap kegiatan pembelian baik dalam jumlah besar atau kecil yang

dilakukan oleh perusahaan termasuk pembelian ATK harus dicatatkan dan

dibuatkan laporan sebagai pertanggung jawaban atas penggunaan kas

perusahaan.

Bagian pembelian menganggap bahwa pembelian atas ATK merupakan

hal yang tidak material sehingga tidak perlu untuk dicatatkan dan dibuat

laporan atas belanja ATK.

Karena tidak dicatat dan dilaporkan secara rutin, dapat terjadi

kemungkinan kecurangan seperti pencurian asset oleh karyawan, dan

memungkinkan adanya pembelian untuk kebutuhan pribadi menggunakan

anggaran pembelian ATK dan dicatatkan atas nama perusahaan, hal-hal ini

dapat merugikan perusahaan.

Bagian keuangan dan akuntansi sebaiknya secara berkala meminta

pertanggung jawaban dan laporan pembelian untuk setiap kegiatan pembelian

yang dilakukan oleh bagian pembelian. Hal ini bertujuan untuk mengontrol

dana yang digunakan bagian pembelian untuk belanja kebutuhan untuk operasi

sehari-hari dalam hal ini ATK. Setiap permintaan pembelian harus diotorisasi

78

dan dievaluasi dengan benar oleh pihak yang berwenang agar sesuai dengan

kebutuhan. Dan mengecek kebenaran transaksi-transaksi beserta bukti-

buktinya, apakah apakah benar dilakukan dan apakah barang yang dibeli benar

ada.