bab 3 analisa dan evaluasi sistem berjalan 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2012-1-00592-si bab...

41

BAB 3

ANALISA DAN EVALUASI SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Abhitrans Matra Indah adalah anak perusahaan PT Abhitech Matra Indah dan

PT. Pemburu Kartan Utama. PT Matra Abhitech Indah didirikan pada tahun 1990 dan PT.

Hunter Kartan Utama dibangun pada tahun 1999. Berkantor pusat di Sunter, Jakarta Utara,

Indonesia. Kedua perusahaan induk ini adalah contoh dari perusahaan yang telah bertambah

besar pada 10 tahun terakhir dengan tetap fokus dan berkomitmen untuk menyediakan

layanan seperti konsultan spesialis asing, pengeboran dan spesialis, penasihat komersial,

penasehat hukum, proyek penelitian pada berbagai daerah pada proyek-proyek seismik.

Dalam penambahan awalnya untuk mendukung kebutuhan transportasi darat

Perusahaan dan transportasi untuk konsultan PT. Abhitech Matra Indah menyediakan

transportasi darat (sewa mobil) dan jasa profesional yang terkait yang memberikan manfaat

yang terukur kepada pelanggan. Bisnis rental mobil telah tumbuh secara signifikan terutama

pada enam tahun yang lalu dan untuk memastikan bahwa orang-orang membedakan PT

Abhitech Matra Indah sebagai perusahaan konsultan yang menyediakan diri dan penyewaan

mobil, sehingga PT Abhitrans Matra Indah kemudian didirikan untuk menangani dan

mengelola semua bisnis sewa mobil.

Abhitech berkompetensi inti di daerah Interpretasi Seismik, Akuisisi seismik, 2D &

3D seismik, Pengolahan QC, Geofisika dan Geologi layanan dukungan teknis, Pengeboran

Engineer dan Spesialis Layanan, G & G Studi dan proyek terkait lainnya dan konsultasi Sejak

awal, Abhitech telah menerima pengakuan yang terkemuka dan dapat dipercaya oleh

perusahaan Indonesia. Selanjutnya, pada tahun 1996 Abhitech ditunjuk untuk mewakili sebagai

42

wakil tunggal di Indonesia dari Fugro-Jason Fugro-Jason adalah perusahaan terkemuka dan

tercepat di dunia berkembang dalam karakterisasi reservoir kuantitatif. Fugro-Jason

menyediakan perangkat lunak dan jasa untuk semua perusahaan utama minyak dunia. Sebagai

perusahaan perjalanan ke 1995, pemegang saham melihat kesempatan untuk memberikan

dalam persyaratan yaitu perusahaan transportasi menyediakan ekspatriat perusahaan dan

minyak internasional di luar negeri dan perusahaan gas eksplorasi yang Abhitech mewakili

serta meningkatnya kebutuhan tren outsourcing transportasi industri minyak dan gas di

Indonesia.

Perusahaan memulai bisnis penyewaan mobil akomodatif dan telah menikmati

signifikan di sektor ini. Pada tahun 2005 memanfaatkan pengetahuan yang solid dari

pengalaman lebih dari 10 tahun dan lebih dari 150 mobil di bawah manajemen dan keahlian

dalam bisnis penyewaan mobil, perusahaan memutuskan untuk pindah ke tingkat berikutnya

dengan lebih fokus pada bisnis penyewaan mobil dan selanjutnya membentuk anak perusahaan

bernama PT Abhitrans Matra Indah. Perusahaan ini adalah penyedia utama untuk setidaknya 8

minyak internasional yang besar dan perusahaan gas dan perusahaan-perusahaan internasional

lainnya.

Perusahaan memposisikan diri untuk melakukan bersama perusahaan penyewaan

mobil kelas atas, cepat memperluas portofolio mobil untuk memenuhi pertumbuhan luar biasa

dalam industri penyewaan mobil dan memberikan pelayanan yang lebih baik dan personal

kepada pelanggan.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. Abhitrans :

o Menjadikan perusahaan sebagai rekanan dalam menyediakan jasa

transportasi dengan memberikan pelayanan terbaik.

Misi PT. Abhitrans:

43

o Memberikan layanan yang terbaik terhadap pengguna jasa dengan respon

yang cepat dan tepat.

o Memberikan kenyamanan dan keamanan dalam setiap perjalanan.

o Membangun kepercayaan dalam hubungan kerjasama yang profesional.

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

3.1.3.1 Struktur Organisasi PT. Abhitrans

Dibawah ini merupakan struktur organisasi resmi PT. Abhitrans

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Abhitrans

COMMISSIONER

DIRECTOR

OPERATION & MARKETING

FINANCE & ACCOUNTING HRD & GA HSE MANAGER MECHANIC

DISPATCHER

DRIVER+/- 150

STAFF FINANCE &

ACCOUNTING

STAFF HRD & GA

HSE SUPERVISOR

MECHANIC STAFF ADMINISTRATION

HSE OFFICER

44

3.1.3.2 Struktur Organisasi PT. Abhitrans dalam SAP

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Abhitrans dalam SAP

3.1.3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang

A. Administration (admin)

1. Handle petty cash untuk Car Expense semua unit kendaraan Abhitrans di MCCI.

Admin akan maintain petty cash yang dipergunakan untuk membayar ke driver

sejumlah car expense yang di-reimburse. Laporan petty cash akan dikirim ke Abhitrans

untuk dicatat dan dimonitor.

2. Mengecek dan membuat Car Expense Summary untuk invoice ke MCCI.

Laporan car expense akan dicek berdasarkan bukti bon yang dilampirkan pada saat

reimburse, lalu membuat rekap car expense summary tiap bulan untuk semua unit

kendaraan. Laporan car expense summary juga dikirimkan untuk invoice ke MCCI.

3. Menyiapkan laporan bulanan yaitu Fuel Consumption dan Laporan kendaraan sewa.

45

B. Finance (Keuangan)

1. Input semua bank book & petty cash ABS ke SAP.

2. Input fixed asset, revaluation & depreciation ke SAP.

3. Membantu HR menghitung salary driver operational ABT/ ABS/Oryx dan driver

dengan User Personal sampai menghasilkan salary slip dan delivery.

4. Sebagai Maker-2 dalam input salary driver di velocity ABT & ABS (NISP Banking).

5. Mem-break down detail invoice.

6. Update bukti potong & SSP PPN ABT.

7. Update bukti potong & SSP PPN ABS.

8. Mengecek car expense & maintenance expense.

9. Invoice monthly ABR, ABT & ABS & daily di SAP sampai posting.

10. Update bukti potong PPh 23 & SSP PPN yang sudah diterima.

11. Menyiapkan rekapan pemakaian Telkomsel billing ABS per bulan.

12. Membantu HR menghitung salary driver sampai menghasilkan salary slips dan

delivery.

13. Merekap expense credit card untuk dicatat sebagai entertainment.

14. Handle petty cash untuk maintenance.

15. Handle repair & maintenance expense & membuat reimbursement 3x per bulan

16. Membantu mengecek & membuat car expense summary Santos Jakarta & Surabaya

untuk invoice reimbursement ke Santos

17. Menyiapkan laporan bulanan Santos : Fuel Consumption, Laporan kendaraan sewa

18. Input inventory di SAP

19. Membantu HR menghitung salary driver Statoil sampai menghasilkan salary slips dan

delivery.

20. Handle petty cash & bank book ABS

46

21. Update Account Receivable di bank book & Invoice Monitoring

(Setelah A/R update di SAP, update di Invoice monitoring tidak diperlukan lagi)

22. Menyiapkan receipt & payment voucher ABS (melalui velocity NISP / cek & giro)

23. Proforma/Invoice/Reimbursement of Expense Santos Jakarta & Surabaya (break down

per dept) untuk bulanan & call out.

24. Menyiapkan laporan outstanding A/R & bank book ABS untuk Management.

25. Membantu HR menghitung salary driver Santos sampai menghasilkan salary slips dan

delivery.

26. Mengecek invoice ABS sebelum ditandatangani

27. Membantu follows up ke dealer & NISP dalam penyiapan dokumen untuk

pencairan/pelunasan mobil.

28. Menyiapkan laporan Jamsostek ABS per bulan (Per tahun 2011 akan di handle oleh HR)

29. Handle petty cash & bank book ABT & ABR.

30. Update Account Receivable di bank book & Invoice Monitoring ABR & ABT.

31. Menyiapkan receipt & payment voucher ABR & ABT (melalui velocity NISP / cek &

giro).

32. Menyiapkan laporan outstanding A/R & bank book ABR & ABT untuk Management.

33. Mengecek overtime calculation (Statoil, Anadarko, dan Nokia).

34. Menyiapkan SOA CNOOC per bulan & collect cash payment.

35. Manage operational activity: internal & external (client).

36. Control finance activity: A/R, authorize payment, bank book.

37. Mengirimkan overtime calculation Anadarko untuk approval supaya bisa kirim invoice.

38. Mengirimkan overtime calculation Statoil untuk approval supaya bisa kirim proforma

invoice.

47

C. Operational (Operasional)

1. Perawatan ( per Periode berkala )

• Sistem Pelumasan ( Penggantian Oli / Filter Oli secara berkala ).

• Sistem Pendingin (Pemeriksaan Air Radiator, Extra Fan).

• Elektrikal (Pemeriksaan System Pengapian, Battery Unit, Fuse).

• Bahan Bakar (Pemeriksaan System Penyaluran Bahan Bakar).

• Suspensi (Pemeriksaan Brake System, Peredam, Stabilizer, Ban).

• Air Condition (Pemeriksaan Sirkulasi Blower, Suhu Interior / Cabin).

• Interior (Pemeriksaan Kebersihan Cabin, Panel Instrument, Kondisi Seat).

• Lamp Unit ( Pemeriksaan Lampu-lampu, Fuse Box, Kondisi Cover Lamp ).

• Penggantian Part Assy sesuai jadwal per usia pemakaian.

• Melakukan tugas piket terjadwal (Sabtu, Minggu dan hari Libur) /sesuai

keperluan.

2. Storing

• Mengadakan kunjungan Service Ringan terjadwal.

• Merespon dan menangani kendaraan yang mengalami kerusakan mendadak.

• Monitoring/Pencatatan KM pemakaian kendaraan.

• Melakukan Tugas Piket terjadwal ( Sabtu, Minggu dan hari Libur ) / sesuai

keperluan.

3. Administration Technic

• Membuat Laporan Posisi Kendaraan dalam Proses Perbaikan/Perawatan.

• Membuat Laporan Posisi Kendaraan terpakai sebagai Pengganti kendaraan lain.

• Melaporkan Kondisi Kendaraan – kendaraan yang tidak Produktif /biaya

perawatannya tinggi.

48

4. Administrasi keuangan

• Membuat Laporan Pengeluaran Biaya pembelian Spare Part (per Periode 2

Minggu).

• Membuat Laporan Pemakaian Spare Part per Unit kendaraan (per Periode 6

bulan).

• Mengatur Sirkulasi Keuangan

D. GA & HRD :

1. Mengambil BPKB kendaraan.

2. Mengambil Car Activity Driver.

3. Mendistristribusikan Advance Operasional.

4. Membantu pengurusan pembuatan stiker parkir mobil di gedung BEJ.

5. Pengurusan uji emisi kendaraan di CNOOC.

6. Pendistribusian surat menyurat, invoice atau dokumen lain.

7. Mengambil atau mengantar document untuk perpanjangan STNK, termasuk

penggesekan nomor mesin dan rangka bagi kendaraan yang sudah 5 tahun.

8. Menjelaskan kepada driver tentang Kontrak Kerja (perpanjangan), Surat Edaran, dan

atau kebijakan lain dari perusahaan.

9. Menjelaskan benefit asuransi kepada driver/keluarga serta mengurus administrasi

masuk rumah sakit jika ada yang dirawat.

10. Mendistribusikan dan menjelaskan tentang form cuti, slip gaji, form pinjaman,

jamsostek, equity, dan kebutuhan driver lainnya.

11. Menjelaskan pengisian SPT Tahunan kepada driver.

12. Mengambil timesheet asli driver yang ada di client.

13. Menerima dan melaporan jika terjadi kecelakaan kendaraan perusahaan.

14. Follow Up kendaraan yang akan di claim ke Asuransi.

49

15. Menyelesaikan perselisihan ke pihak 3 jika terjadi Accident (Special Case).

16. Membantu menyelesaikan perselisihan jika terjadi permasalahan dengan Driver

(Special Case).

17. Mengawasi driver operational pool. Apabila ditemukan sesuatu yang perlu diperbaiki,

bicara kepada Dispatcher agar Dispatcher mengambil tindakan.

18. Mencarikan driver baru jika perusahaan memerlukan.

19. Menerima permintaan serta keluhan atau pun laporan dari client.

20. Follow Up dan melaporkan hasil Download Driver Right ke client.

21. Melakukan SiDak bagi kendaraan yang disewakan ke klien terutama di CNOOC.

22. Melakukan monitoring bagi semua kendaraan perusahaan yang disewakan.

23. Membantu memantau mobil-mobil yang standby di Pool Abhitrans.

24. Mengingatkan driver untuk fax timesheet setiap awal bulan.

E. Dispatcher

1. Mengatur driver operasional untuk replace kendaraan maupun replace driver.

2. Menandatangani Time Sheet Driver Operational perusahaan.

3. Memberikan laporan kendaraan dan driver.

4. Memberikan informasi maupun arahan bagi drivers’ operasional maupun yang baru.

5. Mengecek kelengkapan, dan kesiapan serta kebersihan mobil.

6. Membuat Log Book kendaraan operasional.

7. Menyiapkan driver untuk piket setiap akhir minggu (Weekend).

8. Menyiapkan form absen di Pool dan form Car activity untuk operasional.

9. Mengumpulkan, mengecek initial timesheet driver operational setiap akhir bulan untuk

diserahkan ke HR.

50

10. Membuat Surat Tugas untuk driver jikalau ada driver yang minta diganti karena sakit

atau ada keperluan lainya serta menginformasikan ke para driver.

11. Membuat STTK jikalau ada pertukaran kendaraan.

12. Bertanggung jawab untuk semua kunci serep mobil.

3.1.4 Blueprint SAP Business One PT. Abhitrans

3.1.4.1 Basic Company Set Up Information

Tabel 3.1 Basic Company Set Up Information

Company Name: PT. PT. Abhitrans MATRA

INDAH

Company Address

Jl. Agung Niaga VI G 6 No.

40-41

Sunter Agung Podomoro,

Jakarta 14350

Internet Address

Phone 1 62-21-65302634

Phone 2

Fax 62-21-6400973

Company general information E-Mail address [email protected]

Local Currency IDR

System Currency IDR

Will your business like to use any of the SBO (SAP

Business One) tax features? Yes

Tax Authority Name KPP Pratama Jakarta Sunter

51

Federal Tax ID 02.475.849.2-048.000

Does your business currently use a segmented Chart

of Accounts? No

Does your business require Multi-Language Support No

Which inventory valuation method would you like to

default into new item file records? Moving Average

Does your business allow a stock release without a

cost? No

3.1.4.2 General Company Settings

Tabel 3.2 General Company Settings

What are the standard posting periods for your

business?

Fiscal Calendar

Date From: 01/01/08 to

31/12/08

Number of Periods: 12

(months)

Start of Fiscal Year: 1

January 2008

What is the earliest prior period that you would like

to enter into SAP Business One to allow for

Comparative Financial Statements?

31/03/08

What default payment terms would you like to use

for customer Sales Orders and A/R Invoices N30D

52

Note: This is only a default that is used when new

customer records are created. These can be change

in the customer record and the sales documents.

What default payment terms would you like to use

for vendor Purchase Order and A/P Invoices

Note: This is only a default that is used when new

vendor records are created. These can be change in

the vendor record and the purchasing documents.

N30D

Which time format would you like to use on the

screen display: 24 Hour

Which Date Format would you like to use on the

screen display: DD/MM/YY

How many decimal places would you like to be

displayed and used in calculations for:

Decimal Places 0 through 6

available

Currency Amounts: 2

Prices: 2

Rates: 2

Quantities: 2

Percentage: 2

Units: 2

Does your business use Serial Numbered Items No

53

Does your business track items by lots or batches No

When new items are added to your Item Master file,

would you like all items to be available in all

warehouses or select which items are available in

each warehouse?

All Items available in all

warehouse

3.1.4.3 Define Currencies

Currency atau mata uang berikut digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang

terjadi. Sebagai default, IDR adalah Local Currency dan USD adalah System Currency. Rate

harian adalah menggunakan rate pajak, serta pada akhir bulan akan di revaluasi menggunakan

rate tengah BI.

Tabel 3.3 Currencies Definition

Currency Name Currency

Code Decimal Rounding

Indonesian Rupiah IDR 2 No Rounding

US Dollar USD 2 No Rounding

3.1.4.4 Define Chart of Accounts

Tabel 3.4 Chart of Accounts

Code Name FatherAccountKey ActiveAccount AcctCurrency

Code Name FatherAccountKey ActiveAccount AcctCurrency

101000000 Bank 100000000000000 tNO

101010000 NISP - USD - 8891 101000000 tYES USD

101020000 NISP - IDR - 8895 101000000 tYES ##

101030000 BCA - IDR - 2229 101000000 tYES ##

54

101990000 Check Received 101000000 tYES ##

102000000 Pettycash 100000000000000 tNO

102010000 Pettycash - IDR 102000000 tYES ##

103000000 Account Receivable 100000000000000 tNO

103010000 A/R Invoice 103000000 tYES ##

103020000 A/R Reimbursement 103000000 tYES ##

104000000 Advance 100000000000000 tNO

104010000 Advance Client 104000000 tYES ##

104020000 Advance Operational 104000000 tYES ##

104030000 Advance Employee 104000000 tYES ##

105000000 Down Payment 100000000000000 tNO

105010000 Down Payment - Car 105000000 tYES ##

105020000 Down Payment –

Others

105000000 tYES ##

106000000 Prepaid 100000000000000 tNO

106010000 Prepaid Insurance 106000000 tYES ##

106020000 Corporate Tax 106000000 tYES ##

106030000 PPh 23 106000000 tYES ##

106040000 VAT 106000000 tYES ##

106050000 SKFLN 106000000 tYES ##

107000000 Inventory 100000000000000 tNO

107010000 Car Accessories 107000000 tYES ##

107020000 Spare Parts 107000000 tYES ##

108000000 Fixed Asset 100000000000000 tNO

108010000 Car 108000000 tYES ##

55

108020000 Car - Accum Depr 108000000 tYES ##

108030000 Office Equipment 108000000 tYES ##

108040000 Office Equipment -

Accum Depr

108000000 tYES ##

201000000 A/P Invoice 200000000000000 tYES ##

202000000 Bank Loan 200000000000000 tNO

202010000 NISP 202000000 tNO

202010100 NISP - KRK & DL 202010000 tYES ##

202010200 NISP - IL 2 202010000 tYES ##

202010300 NISP - IL 3 202010000 tYES ##

202010400 NISP - IL 4 202010000 tNO

202010401 IL 4 Batch 1 202010400 tYES ##

202010402 IL 4 Batch 2 202010400 tYES ##

202010403 IL 4 Batch 3 202010400 tYES ##

202010404 IL 4 Batch 4 202010400 tYES ##

202010405 IL 4 Batch 5 202010400 tYES ##

202010406 IL 4 Batch 6 202010400 tYES ##

202010407 IL 4 Batch 7 202010400 tYES ##

202010500 NISP - IL 5 202010000 tNO

202010501 IL 5 Batch 1 202010500 tYES ##

202010502 IL 5 Batch 2 202010500 tYES ##

202010503 IL 5 Batch 3 202010500 tYES ##

202010504 IL 5 Batch 4 202010500 tYES ##

202010505 IL 5 Batch 5 202010500 tYES ##

202010506 IL 5 Batch 6 202010500 tYES ##

56

202010507 IL 5 Batch 7 202010500 tYES ##

202010508 IL 5 Batch 8 202010500 tYES ##

202010509 IL 5 Batch 9 202010500 tYES ##

202010510 IL 5 Batch 10 202010500 tYES ##

202010511 IL 5 Batch 11 202010500 tYES ##

202010600 NISP - IL 6 202010000 tNO

202010601 IL 6 Batch 1 202010600 tYES ##

202020000 BCA 202000000 tYES ##

203000000 Loan Non Bank 200000000000000 tNO

203010000 Mitsui 203000000 tYES ##

203020000 Abhitech 203000000 tYES ##

203030000 Quantum 203000000 tYES ##

204000000 Taxes Liability 200000000000000 tNO

204010000 PPh 21 Payable 204000000 tYES ##

204020000 PPh 23 Payable 204000000 tYES ##

204030000 PPh 4(2) Payable 204000000 tYES ##

204040000 VAT Payable 204000000 tYES ##

205000000 Other Current

Liabilities

200000000000000 tNO

205010000 Accrued Expense 205000000 tYES ##

205020000 Goods Received Not

Invoiced (GRNI)

Clearing

205000000 tYES ##

301000000 Owner's/Shareholder's

Capital

300000000000000 tYES ##

57

302000000 Retained Earnings 300000000000000 tNO

302010000 Retained Earning 302000000 tYES ##

302020000 Current Year

Earnings

302000000 tYES ##

401000000 Rental Income 400000000000000 tYES ##

402000000 Other Income 400000000000000 tYES ##

501000000 Interest Expense 500000000000000 tNO

501010000 NISP 501000000 tNO

501010100 NISP - IL 2 501010000 tYES ##

501010200 NISP - IL 3 501010000 tYES ##

501010300 NISP - IL 4 501010000 tNO

501010301 IL 4 Batch 1 501010300 tYES ##

501010302 IL 4 Batch 2 501010300 tYES ##

501010303 IL 4 Batch 3 501010300 tYES ##

501010304 IL 4 Batch 4 501010300 tYES ##

501010305 IL 4 Batch 5 501010300 tYES ##

501010306 IL 4 Batch 6 501010300 tYES ##

501010307 IL 4 Batch 7 501010300 tYES ##

501010400 NISP - IL 5 501010000 tNO

501010401 IL 5 Batch 1 501010400 tYES ##

501010402 IL 5 Batch 2 501010400 tYES ##

501010403 IL 5 Batch 3 501010400 tYES ##

501010404 IL 5 Batch 4 501010400 tYES ##

501010405 IL 5 Batch 5 501010400 tYES ##

501010406 IL 5 Batch 6 501010400 tYES ##

58

501010407 IL 5 Batch 7 501010400 tYES ##

501010408 IL 5 Batch 8 501010400 tYES ##

501010409 IL 5 Batch 9 501010400 tYES ##

501010410 IL 5 Batch 10 501010400 tYES ##

501010411 IL 5 Batch 11 501010400 tYES ##

501010500 NISP - IL 6 501010000 tNO

501010501 IL 6 Batch 1 501010500 tYES ##

501020000 BCA 501000000 tYES ##

501030000 Loan Non Bank 501000000 tNO

501030100 Mitsui 501030000 tYES ##

501030200 Abhitech 501030000 tYES ##

501030300 Quantum 501030000 tYES ##

502000000 Insurance 500000000000000 tYES ##

503000000 Gas, Toll, Parking

Expense

500000000000000 tYES ##

504000000 Repair &

Maintenance Expense

500000000000000 tYES ##

505000000 Car Accessories

Expense

500000000000000 tYES ##

601000000 Provision &

Administration Bank

600000000000000 tYES ##

602000000 Office Rental 600000000000000 tYES ##

603000000 Transportation 600000000000000 tYES ##

604000000 Formalities 600000000000000 tYES ##

605000000 Utilities 600000000000000 tYES ##

59

606000000 Professional Fees 600000000000000 tYES ##

607000000 Office Supplies 600000000000000 tYES ##

608000000 Entertainment 600000000000000 tYES ##

609000000 Postage 600000000000000 tYES ##

610000000 Depreciation 600000000000000 tYES ##

611000000 Household 600000000000000 tYES ##

612000000 Jamsostek 600000000000000 tYES ##

613000000 Tax Allowance 600000000000000 tYES ##

614000000 Other Expenses 600000000000000 tYES ##

615000000 General &

Administrative Exp

600000000000000 tNO

615010000 Salary, Allowance &

OT

615000000 tYES ##

615020000 Tax Expense 615000000 tYES ##

801000000 Interest Income 800000000000000 tYES ##

802000000 Interest Expense 800000000000000 tYES ##

803000000 Realised Forex Gain

(Loss)

800000000000000 tYES ##

804000000 Unrealized Forex

Gain (Loss)

800000000000000 tYES ##

805000000 Extraordinary Gain

(Loss) from Fixed

Asset Retirement

800000000000000 tYES ##

808000000 Other Extraordinary

Income

800000000000000 tYES ##

60

809000000 Other Extraordinary

Charges

800000000000000 tYES ##

899000000 Extraordinary Items 800000000000000 tNO

899010000 Opening Balance 899000000 tYES ##

899020000 Period-end Closing 899000000 tYES ##

899030000 Clearing Account

Assets Acquisition

899000000 tYES ##

3.1.4.5 Default G/L Account Determination for Transaction Postings

G/L Account Determination digunakan untuk memetakan transaksi yang mungkin

terjadi pada suatu persediaan dengan kode G/L Account yang akan digunakan untuk

memposting jurnal transaksi yang bersangkutan. Khusus untuk persediaan (Inventory) PT.

Abhitrans memetakannya berdasarkan Item Group suatu persediaan.

Berikut daftar G/L Account Determination untuk berbagai jenis transaksi.

Tabel 3.5 General Ledger Accounts

Sales – G/L Account Determination G/L Account Code

Domestic A/R 103010000 - A/R

Invoice

Foreign A/R 103010000 - A/R

Invoice

Checks Received

(Un-deposited Funds)

101990000 - Check

Received

Cash on Hand

(Default Petty Cash Account)

102010000 -

Pettycash - IDR

61

Underpayment A/R

(Customer Payments are Short)

614000000 - Other

Expenses

Overpayment A/R

(Customer Payments are Over)

614000000 - Other

Expenses

Realized Exchange Difference Gain

(Only used when using Foreign Currency in A/R Invoices &

Payments)

803000000 - Realized

Forex Gain (Loss)

Realized Exchange Difference Loss

(Only used when using Foreign Currency in A/R Invoices &

Payments)


Forex Gain (Loss)

Cash Discount

(Customer Cash Discounts Earned for paying within certain

Terms)

Revenues Account

(Default Sales Revenue Account)

401000000 - Rental

Income

Sales Credit Account

(A/R Credit Memo Revenue Account)

401000000 - Rental

Income

Purchasing – G/L Account Determination G/L Account Code

Domestic A/P 201000000 - A/P

Invoice

Foreign A/P 201000000 - A/P

62

Invoice

Realized Exchange Difference Gain

(Only used when using Foreign Currency in A/P Invoices &

Payments)


Forex Gain (Loss)

Realized Exchange Difference Loss

(Only used when using Foreign Currency in A/P Invoices &

Payments)


Forex Gain (Loss)

Bank Transfer

(Default Bank Account used on outgoing vendor payments via

anelectronic bank transfer)

-

Cash Discount

(Cash Discounts Earned for paying A/P within certain Terms)

614000000 - Other

Expenses

Purchases Expense Account

(Purchases of Non-Stocked Items)

-

Purchases Credit Account

(A/P Credit Memo Account for Purchases of Non-Stocked

Items)

-

Underpayment A/P

(A/P Payments are Short – not normally used in US

Localizations)

614000000 - Other

Expenses

Overpayment A/P 614000000 - Other

63

(A/P Payments are Over – not normally used in US

Localizations)

Expenses

Expense and Inventory Variance Account

(A variance account for clearing journal entries created by

A/P credit memos based on A/P invoices or by goods returns

based on goods receipts POs in which freight charges or

prices were changed.)

614000000 - Other

Expenses

General G/L Account Code

Credit Card Bank Fee

Rounding Account

(An account for the system to use in journal entries

automatically created for rounding differences. This may

occur when you define rounding for certain currencies or

for sales documents.)

614000000 - Other

Expenses

Period-End Closing Account

(This account is used once a year to clear the P & L accounts

into Current Retained Earnings. It should be an Equity G/L

Account but not the same account as your standard Retained

Earnings Account)

899020000 - Period-

end Closing

Inventory G/L Account Code

Stock Account 107010000 - Car

Accessories

Cost of Goods Sold 505000000 - Car

64

Accessories Expense

Allocation Account

(Inventory Receipts A/P Accrual)

205020000 - Goods

Received Not

Invoiced (GRNI)

Clearing

Variance Account

(Used only with Standard Cost Inventory Item Types)

-

Price Difference Account

(Records a price difference to this COGS account if the A/P

invoice cost differs from the PO Goods Receipt cost and

there is 0 or less than the quantity received to apply the cost

difference to in the Inventory Account)

614000000 - Other

Expenses

Negative Inventory Account

(Used to track the Landed Costs additions to the original

amount posted COGS when there is 0 or less than the

quantity in inventory for which the landed costs are being

applied to)

-

Inventory Offset Decrease

(An offsetting account to the Stock account used in Goods

Receipts and negative differences in Stock Postings (updates

after inventory). You can change this account manually

while creating its corresponding document.)

614000000 - Other

Expenses

65

Inventory Offset Increase

(An offsetting account to the Stock account used in Goods

Receipts and positive differences in Stock Postings (updates

after inventory). You can change this account manually

while creating its corresponding document.)

614000000 - Other

Expenses

Sales Returns

(The inventory account to use when returning stock to

inventory via a A/R Credit Memo or Goods Receipt)

107010000 - Car

Accessories

Realized Exchange Difference

(Only used when using Foreign Currency in Inventory

Purchasing documents)


Forex Gain (Loss)

Goods Clearing Account

(Used only when a PO Goods Receipts has been posted to the

Inventory and A/P Accrual account and now the user closes

the PO Goods Receipt instead of drawing it into a A/P

Voucher. This account is used as the offset account to the

debit to A/P Accrual. For most businesses this type of

transaction would not occur.)

614000000 - Other

Expenses

Decrease GL Account

(Used as a balancing account when the stock value is

decreased due to the creation of a material revaluation

document.)

614000000 - Other

Expenses

66

Increase GL Account

(Used as a balancing account when the stock value is

decreased due to the creation of a material revaluation

document.)

614000000 - Other

Expenses

WIP Material Account

(Define an account in which the system maintains the value of

the items that are included in the production process. That

is, the period when production has begun but the final

product is not ready yet.)

-

WIP Material Variance Account

(An account in which the system maintains the variance

amounts of the items that participate in the product process.

The amount is posted when the production order's status is

'Closed'.)

-

Expenses Clearing Account

(Used as the A/P Accrual account for Additional Expenses in

the PO Goods Receipt, i.e. freight)

205020000 - Goods

Received Not

Invoiced (GRNI)

Clearing

3.1.4.6 Define Tax Codes and With Holding Tax Codes

Tabel 3.6 Tax Codes

Tax Code Tax Name Rate Tax Account

SO-10 PPN Out 10% 10 204040000

67

SO-E0 PPN Out - Exempt 0 899040000

WP10 W/H PPN Out 10% 10 204050000

PO-10 PPN In 10% 10 106040000

PO-E0 PPN In - Exempt 0 899040000

Tabel 3.7 With Holding Tax Codes

Tax Code WT Name Rate Tax Account Category Base Type

P23C PPh 23 Car 1.5 106030000 Payment Net

P23D PPh 23 Driver 4.5 106030000 Payment Net

WP10 W/H PPN 10% 10 106050000 Payment Net

3.1.4.7 Define Payment Terms

Tabel 3.8 Payment Terms Definition

Code Due Date Base Start From Number of Days

COD Posting Date -blank- 0

N15 Posting Date -blank- 15

N30 Posting Date -blank- 30

3.1.4.8 Define Users and Passwords

Tabel 3.9 User and Passwords

User Code Admin ACC01 FIN01 PUR01 OPR01

User Name Muliana

Super user Y N N N N

E-Mail Address

Mobile Phone

68

Initial Password 123456 234567 345678 456789 567890

Branch Main Main Main Main Main

Department FA Accounting Finance Purchasing Operation

3.1.4.9 Define Item Groups

Item Group digunakan untuk mengelompokkan persediaan berdasarkan jenisnya.

Pengelompokan ini juga digunakan untuk menentukan G/L Determination persediaan. Berikut

daftar Item Group beserta karakteristik persediaan yang ada pada suatu group.

Tabel 3.10 Item Groups

Item Group Name Spare Parts Car Accesories Item

Default Procurement

Method

Buy Buy Buy

Default Valuation

Method

Moving Average Moving Average Moving

Average

Inventory Item Y Y Y

Sales Item N N N

Purchase Item Y Y N

3.1.4.10 Define Customer Groups

Customer Group digunakan untuk mengelompokan customer berdasarkan jenis

customer. Pengelompokan ini akan memudahkan PT.Abhitrans dalam melakukan analisa

laporan penjualan.

Tabel 3.11 Customer Groups

Customer Group Name

69

Affiliation

Company

Personal

3.1.4.11 Define Vendor Groups

Vendor Group digunakan untuk mengelompokan vendor berdasarkan jenis produk

yang mereka sediakan agar memudahkan analisa laporan pembelian. PT. Abhitrans

mengelompokan vendor-nya sebagai berikut.

Tabel 3.12 Vendor Groups

Vendor Group Name

Suppliers

Affiliation.

3.1.4.12 Define System Wide Initial Document Settings

Tabel 3.13 System Wide Initial Document Settings

General Remarks

Would you like SAP B1 to Calculate the Gross

Profit for all A/R Invoices?

No

Which would you like the Remarks Area on

Target Documents to include:

The Base Document’s Number

When Attempting to Release Stock Below

item’s Minimum Level, what would you like the

system to do

Warning Only

Does your business allow Negative Quantity? No

70

If rounding is required which method would like

the system to use when rounding?

By Currency

In your purchasing documents would you like

the Exchange Rate Based on:

Posting Date

Would you like the system to round the tax

amount in rows

No

Display Rounding Remark No

Would you like to Warehouse Address set up in

the Warehouse file on Purchase Order?

No

Would you like the system to block documents

(i.e. Invoices, A/P Vouchers) that have a posting

date in the past or the future

• Block Documents with a Past

Posting

Date: No

• Block Documents with a Future

Posting Date: No

3.1.4.13 Document Numbering

Penomoran transaksi di SAP Business One dapat diatur sedemikian rupa

berdasarkan tabel berikut, yang akan berulang penomorannya setiap tahun.

Tabel 3.14 Document Numbering

Document First No. Last No. Remarks

A/R Invoices 10001 19999 FP Standard

20001 29999 FP Sederhana

30001 39999 Reimbursements

71

A/R Credit Memos 10001 19999

A/R Down Payment 10001 19999

Purchase Order 10001 19999

Goods Receipt PO 10001 19999

Goods Return 10001 19999

A/P Invoice 10001 19999

A/P Credit Memo 10001 19999

A/P Down Payment 10001 19999

Landed Costs 10001 19999

Incoming Payments 10001 19999

Outgoing Payments 10001 19999

Deposits 10001 19999

Journal Entries 10001 19999

Goods Receipt 10001 19999

Goods Issue 10001 19999

Inventory Transfers 10001 19999

Inventory Revaluation 10001 19999

3.1.4.14 Project Code

Project Code digunakan untuk mengelompokkan segala pendapatan dan

pengeluaran terkait suatu proyek. Dikarenakan proyek untuk suatu customer bisa lebih dari 1,

maka kode ini akan dibuat secara sistematis sehingga keperluan pembuatan report spesifik per

p r o y e k d a p a t d i l a k u k a n .

72

Tabel 3.15 Project Code

Customer Project

Code

Project Name

ABT01 -

ABHITECH

ABT01-001 1st project from

Abhitech

ABT01-002 2nd project from

Abhitech

Kode proyek ini harus selalu dibubuhkan dalam setiap dokumen penjualan agar

pendapatan untuk suatu proyek dapat dilacak. Demikian pula dengan semua pengeluaran.

Dengan demikian, laporan rugi-laba per suatu proyek dapat diketahui.

3.1.4.15 Business Processes

Integration

SAP CAR RENTAL MANAGEMENT SYSTEM

CarProcurement

InventoryProcurement

Reservation Operation

Invoicing

PayrollRun

CarMaintenance

Finance&

Accounting

CompanyBalance Sheets

CompanyIncome Statement

CompanyCash Flow

P&LPer Project

Gambar 3.3 SAP Car Rental Management System

73

Keseluruhan proses dimulai dari pengadaan mobil (Car Procurement). Setelah

mobil tersedia untuk disewa, maka customer bisa melakukan pemesanan (Reservation) untuk

kemudian dilakukan proses operasional jasa rental mobil beserta drivernya (Operation).

Laporan dari lapangan berupa timesheet dan laporan pengeluaran digunakan untuk proses

penagihan (Invoicing) dan penggajian driver (Payroll Run). Pengadaan spareparts dan

accessories (Inventory Procurement) akan berguna untuk mendukung operasional rental dan

perawatan mobil (Car Maintenance). Kesemua proses di atas akan bermuara pada suatu

integrasi ke modul Finance & Accounting yang sudah didisain desemikian rupa sehingga dapat

dihasilkan laporan keuangan perusahaan serta laporan rugi-laba per project.

Modul SAP Rental adalah modul tambahan yang secara khusus dibuat untuk

memenuhi kebutuhan operasional rental mobil di Abhitrans yang mencakup fungsi:

o Car, Driver & Insurance Master Data

o Car Leasing & Installment

o Car Quotation & Order (Resevation)

o Car & Driver Delivery & Return

o Car & Driver Activities & Expenses

o Invoice generator.

A. Purchasing

PT. ABHITRANS menggunakan modul standar SAP Business One dalam

melakukan transaksi pembeliannya persediaan spareparts & car accesories. Khusus untuk

pembelian mobil yang menggunakan sistem leasing, pencatatan nilai hutang leasing dilakukan

di modul SAP RENTAL sehingga data installment atas leasing dapat diperoleh.

74

Gambar 3.4 Purchasing Workflow

Car Procurement

Ord

er C

arLe

asin

g P

roce

ssR

ecei

ve C

ar &

Pay

Insu

ranc

eM

onth

ly P

roce

sses

VENDOR / DEALERABHITRANSBANK / LEASINGCOMPANY

CheckCar Availability

Indent

CreatePayment for “Tanda Jadi”

Yes

No

ProcessLeasing Request

Payment to Dealer & Accrue Leasing

Payable

Receive Payment

DeliverOrdered Car

ReceiveCar

CreateCar Master Data

CreateSAP FA Master

Data

CreateCar Leasing

CreateSAP FA

Acquisition

CreateOutgoing Payment

for Insurance

Receive Payment

CreateInsurance

Master Data

Update

Pay MonthlyCar Leasing Installment

RENTAL

SAP

SAP SAP

RENTAL

RENTAL SAP

RENTAL

MonthlyInsurance Expense

Installment

SAPMonthly

Car Depreciation Run

SAP

Receive Installment

CreatePayment for DP 1 and or Tanda Jadi

SAP

Receive Payment

Purchase Order

CreatePurchase Order

SAP

SPK

CreateSPK

<80%

Create Payment

CreatePayment for DP 2

SAP

>80%

ReceivePayment

SAP

75

B. Sales and Operation

PT. ABHITRANS menggunakan modul penjualan di SAP Business One

ditambah modul pengelolaan operasional rental. Quotation di buat langsung di SAP,

sedangkan Sales Order dan A/R Invoice dikeluarkan lewat modul SAP RENTAL.

Gambar 3.5 Sales and Operation Workflow

76

C. Accounting

PT. ABHITRANS menggunakan modul standar accounting SAP Business One.

Salah satu kebutuhan utama di area accounting adalah kebutuhan pembuatan laporan

rugi laba per proyek, yang mana fungsi ini dapat dilakukan dengan adanya Project Code.

Keterangan lebih lanjut tentang Project Code ada di bagian Project Code.

D. Finance and Banking

PT. ABHITRANS menggunakan modul standar Finance and Banking SAP

Business One. Intinya semua clearing atas A/P dan A/R dapat dilakukan dan data akun

Bank juga langsung terposting. Posting atas selisih kurs juga secara otomatis. Demikian

halnya dengan pemotongan PPh 23. Serta fasilitas rekonsiliasi saldo rekening Bank.

3.1.4.16 Reports

PT. ABHITRANS memerlukan sejumlah reports terkait marketing dokumen dan

operasional report serta accounting and financial reports. Secara garis besar reports

yang PT. ABHITRANS butuhkan dapat dikelompokkan menjadi:

A. Standard Reports

Standard Reports adalah berbagai report yang secara standard sudah tersedia di

SAP Business One. Report-report ini yang secara esensi data kemungkinan dapat

memenuhi kebutuhan ABHITRANS namun disajikan dengan cara dan tampilan

yang standard SAP Business One yang tidak bisa di modifikasi lagi.

77

B. Print Layouts

Print Layouts adalah tampilan hasil print dokumen marketing yang meliputi

dokumen pembelian, penjualan, accounting dan banking. Tampilannya dapat di

modifikasi sesuai layout standard ABHITRANS.

C. Additional Reports

Adalah report tambahan diluar report standard yang sudah tersedia di SAP

Business One yang harus dibuat sesuai dengan kebutuhan ABHITRANS.

3.2 Proses Bisnis Berjalan

3.2.1 Kontrak

3.2.1.1 Proses Kontrak

PT. Abhitrans adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa

peminjaman kendaraan. Sasaran pasar/client utama PT. Abhitrans adalah perusahaan-

perusahaan besar yang memerlukan pelayanan jasa untuk penyewaan kendaraan, tetapi

tidak menutup kemungkinan client merupakan pemakai pribadi.

Proses bisnis PT. Abhitrans dimulai ketika terdapat peluang penawaran kerja

sama yang ditawarkan oleh client. Dalam proses penawaran, client akan mengajukan

beberapa kualifikasi bagi perusahaan yang berminat sebelum melakukan proses Pre-Bid

atau tender. Pada proses ini PT. Abhitrans akan mengumpulkan data yang diperlukan

untuk memenuhi kualifikasi yang diajukan oleh client. Data yang terkumpul tersebut

akan digunakan oleh client untuk menilai tingkat kesanggupan perusahaan untuk

memenuhi kontrak sebelum pra-tender dibuat.

78

Ketika PT. Abhitrans lolos tahap kualifikasi, maka PT. Abhitrans akan

diundang untuk mengikuti pra-tender. Pra-tender merupakan proses dimana client akan

mempresentasikan dan menjelaskan isi dari draft kontrak yang telah dibuat. Proses pra-

tender ini mencakup segala hal yang akan menjadi kesepakatan didalam kontrak seperti

fix schedule car, job desk, lama kontrak, dan lainnya. Semua penjelasan tersebut akan

menjadi dasar pertimbangan pembuatan tender harga atas kontrak yang ditawarkan.

Setelah mengikuti presentasi draft kontrak dan setuju atas draft kontrak yang

diajukan client, PT. Abhitrans akan membuat sebuah tender berdasarkan draft tersebut

dengan dilengkapi dengan harga total yang diajukan oleh PT. Abhitrans. Draft yang

dilengkapi oleh harga akan dikirim oleh PT. Abhitrans kepada client. Apabila tender

tersebut dimenangkan oleh PT. Abhitrans, client akan menghubungi pihak Abhitrans

untuk penandatanganan kontrak berdasarkan draft dan harga yang telah disetujui.

3.2.1.2 Proses Pembelian Kendaraan

Kendaraan yang disewakan oleh PT. Abitrans terdiri dari mobil dan motor,

tetapi penyewaan motor hanya dilakukan untuk situasi-situasi tertentu dan atas

permintaan khusus dari client. Setiap kendaraan hanya akan dibeli ketika masa pakai

kendaraan lama telah habis atau terdapat kontrak baru.

Apabila mobil telah habis pakai, bagian dispatcher akan meminta pembelian

mobil baru kepada bagian keuangan, selain itu apabila kontrak telah dibuat dan

ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka PT. Abitrans akan membeli mobil-mobil

yang diperlukan untuk memenuhi kontrak tersebut. Bagian keuangan akan menganalis

requirment yang telah tertulis dalam kontrak. Karena PT. Abitrans tidak memiliki

supplier/dealer tetap untuk pembelian kendaraan sehingga setiap kali PT. Abitrans

79

memerlukan kendaraan baru, akan dibuat draft Request of Quotation (RFQ) yang berisi

tipe dan jumlah mobil yang akan dibeli. RFQ ini akan disebarkan ke beberapa dealer.

Ketika Quotation yang telah berisi harga yang ditawarkan oleh setiap dealer

PT. Abitrans akan memilih salah satu dari Quotation yang masuk tersebut berdasarkan

harga dan ketersediaan kendaraan. Setelah dealer terpilih, maka akan dibuat Purchase

Order (PO) atas pembelian yang akan dilakukan. PO dibuat berlandaskan Quotation.

Saat PO dibuat, PT. Abitrans akan menghubungi Bank NISP untuk

mengajukan leasing terhadap pembelian kendaraan PT. Abitrans menggunakan platform

bank yang sebelumnya telah diproses. Leasing tersebut mencakup pembayaran asuransi

kendaraan selama 3 tahun, perjanjian besar cicilan perbulan, dan perjanjian pembayaran

sebesar 90% dari total harga kendaraan (karena 10% dibayarkan oleh PT. Abitrans

sebagai down payment (DP)). Apabila leasing disetujui, maka PO akan dikirimkan

kepada dealer dan pada waktu yang telah ditentukan, PT. Abitrans akan membayar 10%

DP atas kendaraan yang dibeli.

Ketika kendaraan yang dibeli telah datang, maka bagian dispacer PT.

Abitrans akan memeriksa kondisi kendaraan dan apabila dinyatakan kondisinya baik,

kendaraan tersebut akan segera dimasukan kedalam SAP.

3.2.1.3 Proses Penggunaan Platform Bank

Platform bank yang digunakan oleh PT. Abitrans adalah Platfrom Bank NISP.

Ketika terdapat pembelian mobil, bagian keuangan akan menghitung jumlah uang yang

harus di claim kepada pihak Bank, apabila masih terdapat saldo pada platform yang

telah disetujui maka akan digunakan platform tersebut tetapi apabila platform telah habis

80

digunakan maka bagian keuangan akan mengajukan pembukaan platform baru kepada

pihak bank.

3.2.1.4 Proses Hiring Driver

Perekrutan driver baru akan dilaksanakan untuk memenuhi kontrak atau

untuk menggantikan driver yang resind. Ketika terjadi resind atau kontrak baru telah

ditantangani, maka bagian HRD kan menganalisa kebutuhan driver dari kontak dan

membuka lowongan sebagai driver.

Penyebaran lowongan ini biasanya hanya dilakukan dengan mengandalkan

relasi. Ketika terdapat pelamar yang akan bekerja, maka bagian HRD akan menyeleksi

pelamar dengan menggunakan standard kualifikasi sesuai dengan kesepakatan kontrak,

setelah lolos seleksi awal, maka akan dilakukan pemanggilan wawancara kepada

pelamar.

Wawancara ini akan menggunakan Bahasa Inggris karena sebagian besar

client dari PT. Abitrans adalah orang asing sehingga kepandaian berbahasa Inggris

sangat diperlukan. Apabila pelamar dinyatakan memenuhi kualifikasi, maka akan

dilakukan perekrutan. Dalam perekrutan ini, driver akan dikontrak oleh PT. Abitrans

selama 1 tahun. Dengan mendapat gaji perbulan dan biaya lembur serta pengobatan.

3.2.1.5 Proses Delivery

Pengiriman kendaraan akan dilaksanakan berdasarkan schedule yang terdapat

pada kontrak. Delivery hanya dapat dilakukan apabila kendaraan dan driver telah

tersedia. Setelah mendapat kabar dari bagian keuangan dan HRD tentang ketersediaan

kerndaraan dan driver

81

Saat kendaran keluar dari Pool, bagian dispatcher akan memeriksa keadaan

kendaraan dan memastikan kendaraan dalam keadaan baik. Ketika driver dan kendaraan

dikirim untuk pertama kali ke client, maka akan dibuat SURAT TANDA TERIMA

KENDARAAN antara driver dan bagian dispatcher sebagai tanda bahwa telah

diserahkan tanggung jawab terhadap mobil tersebut kepada driver. Apabila client tidak

memakai driver, maka STTK akan ditangatangani antara client dengan bagian dispatcher

(diwakili oleh driver yang mengantar kendaraan). Selama kontrak berjalan, kendaraan

dan driver akan ditempatkan dilokasi client.

Ketika kontrak berakhir, kendaraan serta driver akan kembali ke Pool,

kendaraan akan diperiksa oleh bagian dispatcher untuk body/interior dan oleh teknisi

untuk mesin, apabila dinyatakan keadaan kendaraan baik maka kendaraan dapat di-

rental-kan kembali tetapi apabila terdapat kerusakan, maka akan dilakukan maintenance

terhadap kendaraan tersebut.

82

Gambar 3.6 Activity Diagram Kontrak

83

3.2.2 Pembayaran

Berdasarkan kontrak, setiap bulan akan dibuat Invoice penagihan kepada

client. Pembayaran sewa kendaraan ini dibagi menjadi 2, yaitu after service atau before

service sesuai dengan perjanjian kontrak.

After service adalah penagihan pembayaran setelah terlaksananya service

kepada client, yaitu setiap akhir bulan atau akhir periode yang telah ditentukan.

Sedangkan invoice before service adalah penagihan pembayaran kepada client sebelum

service di lakukan, yaitu setiap awal bulan atau awal dari periode yang telah dilakukan.

Ketika client melakukan pembayaran, bagian keuangan akan mengeluarkan

faktur pajak sesuai dengan nama client atau company yang telah teradapat didalam

kontrak. Apabila client merupakan perseorangan maka client akan tetap mendapat faktur

pajak.

Gambar 3.7 Activity Diagram Pembayaran

84

3.2.3 Penjualan Kendaraan

Kendaraan dapat dinyatakan layak jual ketika mobil tersebut telah habis masa

pakainya secara akutansi (5 tahun), biaya yang dikeluarkan untuk maintenance terlalu

besar, atau kendaraan tersebut tidak digunakan karena kontrak telah habis.

Bagian dispatcher akan merekomendasikan kendaraan yang sudah layak jual.

Setelah diajukan untuk dijual, penjualan harus melalui tahap approval oleh direktur PT.

Abitrans. Apabila telah di approve, mobil akan dijual melalui rekanan PT. Abitrans dan

keuntungan akan dibagi sesuai dengan perjanjian.

85

Gambar 3.8 Activity Diagram Penjualan Kendaraan

86

3.2.4 Inventory

Inventori pada PT. Abitrans hanya diperuntukan bagi pemakaian pribadi.

Inventory berupa barang-barang yang habis pakai untuk digunakan pada proses

maintenance.

Awal dari inventory ketika teknisi meminta pembelian barang dengan

menghubungi bagian admin. Kemudian bagian admin akan memutuskan apakah barang

dibeli oleh teknisi atau akan dibantu oleh bagian admin. Apabila pembelian dilakukan

oleh teknisi, maka setelah barang ada di pool, teknisi akan mengupdate kartu stok dan

meminta Reimburst sesuai dengan nota kepada bagian admin.

Ketika pembelian dilakukan oleh bagian admin, maka bagian admin akan

membuat list barang yang harus dibeli dan mengoredernya kepada supplier (tidak

terdapat supplier tetap) tanpa menggunakan PO. Setelah melakukan pembayaran, barang

pesanan akan diantar oleh supplier ke pool. Saat barang telah sampai di gudang, teknisi

akan meng-update kartu stok yang ada dan bagian admin akan memasukan pembelian

kedalam system.

87

Gambar 3.9 Activity Diagram Inventory

88

3.2.5 Replacement

Ketika mobil telah selesai diperbaiki oleh bengkel maka bagian keuangan

akan membayar biaya claim dengan membuka Outgoing Payment dan memasukan

nama,no invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan jumlah yang diklaim.

Ketika teknisi melakukan service dan menggunakan inventory maka teknisi

akan memberi kabar kepada bagian admin untuk pencatatan kedalam sistem. Bagian

admin akan membuka layar Good Issue dan memasukan nomer, item description, dan

quantity.

Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan

inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila

laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code

inventory).

89

Gambar 3.10 Activity Diagram Replacement

90

3.3 Sistem yang berjalan

3.3.1 Kontrak

Pada proses kontrak, SAP B1 akan digunakan pertama kali saat pembayaran

DP dengan menggunakan Outgoing Payment. Bagian keuangan akan memasukan nama,

nomor invoice, posting date, dan jumlah yang akan dikeluarkan.

Kemudian SAP B1 akan digunakan pada saat maintenance dan teknisi

menggunakan barang yang terdapat pada inventory. Ketika menggunakan barang, teknisi

akan menghubungi bagian admin untuk pencatatan penggunaan inventory kedalam

sistem. Bagian admin akan membuka Good Issue dan memasukan nomer, item

description, dan quantity.




inventory).

Ketika melakukan proses reimburse, bagian admin akan membuka Outgoing

Payment dan memasukan nama, nomor invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan

jumlah yang diklaim.

91

Gambar 3.11 Activity Diagram SAP-Kontrak

92

3.3.2 Pembayaran

Pada proses pembayaran sewa, SAP akan digunakan untuk membuat invoice

keluar dan faktur pajak. Pada saat ini bagian keuangan akan membuka tab A/R Invoice

pada SAP B1 lalu bagian keuangan akan memasukan customer, maka SAP B1 akan

otomatis mengeluarkan data tentang penyewaaan kendaraan yang customer tersebut

lakukan. Setelah customer membayar, bagian keuangan akan membuka Incoming

Payment untuk memasukan pembayaran dan melakukan pemotongan piutang customer

tersebut. Apabila dibutuhkan, bagian keuangan dapat membuka Document Draft dan

men-display-nya untuk mengetahui flow dari invoice yang telah dikeluarkan.

Pada akhir periode bagian keuangan dapat membuat laporan keuangan

dengan membuka layar G/L Report dan memasukan periode serta memilih jenis laporan

yang diperlukan.

93

Gambar 3.12 Activity Diagram SAP-Pembayaran

94


Pada penjualan kendaraan akan dimulai ketika top manajer telah menyetujui

penjualan sejumlah kendaraan. Setelah penjualan terjadi, bagian keuangan akan

memasukan uang yang diterima dari rekanan PT. Abitrans ke dalam sistem (incoming

payment), lalu akan membuka tab A/R invoice untuk mencetak invoice asli yang akan

diberikan kepada customer.

Pada akhir periode bagian keuangan dapat membuat laporan keuangan

dengan membuka layar G/L Report dan memasukan periode serta memilih jenis laporan

yang diperlukan.

95

BAGIAN DISPATCHER

MerekomdasikanKendaraan

LaporanRekomndasi

TOP MANAJEMEN REKAN PT. ABITRANS BAGIAN KEUANGAN

MenelitiLaporan

MenjualKendaraan

Membeli

CLIENT

MembuatKwitansiSementara

Kwitansi

MendapatKwitansi MembuatInvoicedanFaktur

Invoice

Faktur

MembagiKeuntungan

MencatatKeuntungan

[Apakah mobil layak jual?]

[Iya]

[Tidak]

MendapatFaktur

MembuatLaporan

MembukaA/RInvoice

MemasukanCustomerPostingdateDuedate

MemasukanDescription,G/LAccount,Period

Mencetak

MembukaIncomingPayment

MemasukanNama,Postingdate,DueDate

MemasukanDocumentno,Dicount,TotalPayment

LaporanKeuangan

MembukaReportG/L

MemasukanPeriodedanCode

Mencetak

Gambar 3.13 Activity Diagram SAP-Penjualan Kendaraan

96

3.3.4 Inventory

Apabila terdapat barang baru yang akan dimasukan kedalam inventory maka

bagian admin akan memasukan nama dan detail barang ke Master Inventory. Ketika

terjadi pembelian barang, maka akan ditentukan apakah pembelian akan dilakukan oleh

teknisi atau oleh bagian admin. Perbedaan yang terjadi pada sistem SAP B1 hanyalah

terletak dari urutan penggunaannya.

Ketika pembelian dilakukan oleh bagian teknisi maka ketika barang telah

sampai ke pool dan kartu stok telah diupdate teknisi akan menghubungi bagian admin

untuk melakukan reimburse. Sebelum memproses reimburse, bagian admin akan

membuka Good Receive dan memasukan Vendor, nama, posting date dan balance

pembelian. Setelah itu bagian admin akan memproses reimburse dengan menggunakan

Outgoing Payment berdasarkan petty cash, bagian admin akan memasukan nama,

posting date, nomor voucher, dan memilih type petty cash.

Ketika pembelian dilakukan oleh bagian admin, maka bagian admin akan

membeli barang kepada vendor. Ketika barang akan dikirim oleh vendor, maka bagian

admin akan melakukan pembayaran melalui Outgoing Payment berdasarkan petty cash

dan bagian admin akan memasukan nama, posting date, nomor voucher, dan memilih

type petty cash. Setelah barang sampai ke pool, teknisi akan menghubungi bagian admin

bahwa barang telah sampai. Setelah mendapat kabar, bagian admin akan memasukan

pembelian inventory ke dalam sistem dengan menggunakan Good Receive dan

memasukan Vendor, nama, posting date dan balance pembelian.

Pada akhir periode, bagian admin akan membuat laporan inventory dengan

membuka Inventory Report-Posting List dan memilih jenis barang serta periode tanggal

yang diinginkan. Bagian admin juga dapat membuka Inventory Report untuk mengecek

97

transaksi inventory selama periode tertentu dengan memasukan tanggal periode yang

diinginkan.




inventory).

98

Gambar 3.14 Activity Diagram SAP- Inventory

99

3.3.5 Replacement

Ketika mobil telah selesai diperbaiki oleh bengkel maka bagian keuangan

akan membayar biaya claim dengan membuka Outgoing Payment dan memasukan nama,

nomor invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan jumlah yang diklaim.

Ketika teknisi melakukan service dan menggunakan inventory maka teknisi

akan memberi kabar kepada bagian admin untuk pencatatan kedalam sistem. Bagian

admin akan membuka layar Good Issue dan memasukan nomer, item description, dan

quantity.




inventory).

100

Gambar 3.15 Activity Diagram SAP - Replacement

101

3.4 Perbandingan Modul SAP ( Available VS Used)

Berikut adalah daftar modul-modul yang tersedia di SAP Business One

dan tanda (√) menandakan bahwa modul tersebut telah digunakan.

Tabel 3.16 Perbandingan Modul SAP

Modul SAP Business One

Sistem SAP

berjalan

Financials

Chart of Account √

Edit Chart of Account √

Journal Entry √

Journal Voucher √

Posting Template

Recurring Posting

Reverse Transaction

Exchange Rate Difference √

Conversion Difference

Financial Report Template

Document Pronting

Internal Reconcilitation

Reconcilitation

Manage Previous Reconciliation

Budget Setup

Budget Scenarios

102

Budget Distribution Method

Budget

Cost Accounting

Profits Center

Distribution Rules

Table of Profit Center and Distibution Rules

Profit Center Report

Financial Reports

G/L Accounts and Business Partners √

Financial Balance Sheet √

General Ledger √

Aging

Transaction Journal Report

Transaction Report by Project

Document Journal

Tax

Tax Report

Witholding Tax Report

Tax Reconciliation Report

Tax Declaration Box Report

Sales Opportunities

Sales Opportunity

Sales Opportunities Reports

103

Opportunities Forecast Report

Opportunities Forecast Overtime Report

Opportunities Statistic Report

Opportunities Report

Stage Analysis

Information Source Distribution Overtime Report

Won Opportunities Report

Lost Opportunities Report

My Open Opportunities Report

My Closed Opportunities Report

Opportunities Pipeline

Sales - A/R

Sales Quotation

Sales Order

Delivery

Return

A/R Down Payment Request

A/R Down Payment Invoice

A/R Invoice √

A/R Invoice - Payment √

A/R Credit Memo √

A/R Reverse Invoice

Document Generation Wizard

104

Document Printing

Dunning Wizard

Sales Report

Open Item List

Document Draft Report √

Sales Analysis

Backorder

Purchasing - A/P

Purchasing Order

Good Receipt PO √

Good Return √

A/P Down Payment Request

A/P Down Payment Invoice

A/P Invoice √

A/P Credit Memo

A/P Reverse Invoice

Landed Cost

Document Printing

Purchasing Reports

Open Items List

Document Draft Report

Purchase Analysis

Business Partners

105

Business Partner Master Data √

Activity

Internal Reconcilitation

Reconcilitation

Manage Previous Reconciliation

Business Partner Report

My Activities

Activities Overview

Inactive Customer

Dunning History Report

Aging

Customer Receiveable Aging √

Vendor Liabilities Aging √

Banking

Incoming Payment

Incoming Payments √

Check Register

Credit Card Management

Credit Card Summary

Deposit

Deposit

Postdated Check Deposit

Postdated Credit Voucher Deposit

106

Outgoing Payments

Outgoing Payments √

Check for Payment

Void Check of Payment

Check for Payment Draft

Payment Wizard

Bank Statement and External Reconciliation

Reconciliation

Manual Reconciliation

Manage Previous External Reconciliation

Check and Restore Previous External

Reconciliation

Check Number Confirmation

Document Ptinting

Banking Reports

Check Register Report

Payment Draft Report

Check for payment in Date Cross Section Report

External Reconciliation

Inventory

Item Master Data √

Item Management

Serial Numbers

107

Serial Number Management

Serial Number Details

Batches

Batch Management

Batch Detail

Alternatives Items

Business Partner Catalog Number

Global Update to BP Catalog Numbers

Inventory Valuation Method

Inventory Transaction

Good Receipt √

Good Issue √

Inventory Transfer

Initial Quantities and Inventory Tracking

Cycle Count Recommendation

Inventory Revaluation

Price Lists

Price Lists

Period and Volume Discounts

Special Prices

Special Prices for Business Partner

Copy Special Price to Selection

Criteria

108

Update Special Price Globally

Discount Groups

Update Parent item Prices Globally

Pick and Pack

Pick and Pack Manager

Pick

List

Inventory Reports

Item

List

Document Draft Report

List Price Report

Inactive Items

Inventory Posting List √

Inventory Status

Inventory in Warehouse Report

Inventory Audit Report √

Inventory Valuation Report

Serial Number Transaction Report

Batch Number Transaction Report

MRP

Service

Service Call

109

Customer Equipment Card

Service contact

Solution Knowledge Base

Service Report

Service Calls

Service Calls to Queque

Response time by assigned to

Average Closure time

Service Contracts

Customer Equipment Card Report

Service Monitor

My Service Calls

My Open Service Calls

My Overdue Service Calls

Human Resources

Employee Master Data

Human Recources Reports

Employee List

Absence Report

Phone Book

110

3.5 Daftar Masalah

Setelah melakukan analisa terhadap blueprint dan system berjalan, analisa terhadap fitur

proses SAP yang tersedia dengan proses SAP yg digunakan, serta melakukan

wawancara kepada user. Maka dapat disimpulkan bahwa terjadi beberapa masalah/gap

dimana masalah-masalah tersebut dapat dirangkum sebagai berikut;

1. Masalah integrasi sistem :

• penggunaan circle (rangkaian proses-proses inti) dari SAP yang

terpotong/terbatas sehingga tidak ada dokumentasi lengkap.

• perusahaan masih menggunakan konsultan akuntansi dari pihak luar

untuk pelaporannya dan hanya menggunakan laporan dari SAP untuk

konsolidasi.

• Perhitungan dan pembukuan banyak menggunakan penulisan manual

meskipun SAP Business One mampu untuk mendatanya.

• Banyaknya fitur-fitur SAP yang tidak diaktifkan walaupun sesuai dengan

proses bisnis perusahaan.

• SAP Business One memiliki fitur yang terbatas dibandingkan dengan

kebutuhan perusahaan yang cukup spesifik, yakni perusahaan rental.

2. Masalah human resources :

• User tidak mendapat pelatihan tentang SAP Business One secara

menyeluruh sehingga user tidak paham akan role SAP dalam perusahaan.

3. Masalah pada proses kontrak:

111

• Tidak dicatatnya setiap kontrak yang terjadi kedalam system sehingga

perusahaan tidak memiliki data tentang kontrak didalam SAP Business

One.

• Setiap vendor/client tidak didata dengan lengkap sehingga perusahaan

tidak memiliki record.

• Sistem tidak dapat membedakan antara driver dan employee sehingga

semua pencatatan driver dilakukan secara manual.

• Rental Schedule tidak tersedia pada SAP Bussiness one sehingga

pencatatan schedule dilakukan secara manual

4. Masalah pada proses pembayaran:

• Purchase Order tidak diaktifkan sehingga SAP tidak mendata PO yang

telah dibuat atau dikeluarkan, dan kesulitan untuk melacak transaksi

pembayaran yang sudah dilakukan/tidak.

5. Masalah pada inventori:

• Tidak terintegrasinya inventory antara pool dengan head office.

• Redudansi pencatatan antara kartu stok dan SAP (yang sering kali

berbeda).

6. Masalah pada replacement

• Tidak dicatatnya penggunaan inventory kepada setiap maintenance

sehingga tidak ada laporan rinci mengenai penggunaan inventory.

• Sistem tidak mampu membuat timesheet rental.

112

3.6 Fit/Gap Analysis Report

Analisa Fit/Gap ini digunakan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini

dalam penggunaan sistem SAP Business One di PT. Abhitrans dan mencari cara/solution

agar sistem SAP Business One tersebut dapat berjalan dengan optimal sehingga proses

bisnis PT. Abhitrans dapat berjalan dengan lebih efisien.

3.6.1 Integrasi Sistem

Tabel 3.17 Fit/Gap Analysis Report – Integrasi Sistem

No. Requirement Fit Comment Rank Alternatives

1. Sistem mendukung pencatatan

proses-proses inti yang umum

sehingga dokumentasi

transaksi/proses itu lengkap.

P Masih banyak fitur-

fitur SAP inti yang

umum yang belum

diaktifkan sehingga

dokumentasi transasi

perusahaan belum

lengkap.

M Aktifasi proses-

proses inti yang

umum yang

tersedia di SAP

seperti purchasing,

sales.

2. Sistem mampu menyediakan

laporan untuk para manajer /

stakeholder dan untuk pihak

luar seperti untuk pelaporan

pajak, sehingga tidak perlu

lagi untuk menggunakan

pihak eksternal untuk

P Perusahaan masih

menggunakan

konsultan akuntansi

dari pihak luar untuk

pelaporannya dan

hanya menggunakan

laporan dari SAP untuk

H Menggunakan

laporan SAP

seutuhnya, dan

tidak lagi

menyewa pihak

eksternal untuk

membuat laporan

113

membuat laporan keuangan. konsolidasi. pajak, dan jika

perlu membuat

layout laporan

sesuai dengan

kebutuhan pajak

PT. ABHITRANS.

3. Sistem mampu menyediakan

laporan secara otomatis,

sehingga personil/pekerja

tidak perlu lagi membuat

laporan secara manual.

P Perhitungan dan

pembukuan masih

banyak menggunakan

penulisan manual, SAP

hanya digunakan untuk

konsolidasi laporan.

H Menggunakan

laporan SAP

sebagai main

report, dan jika

dibutuhkan

laporan lain cukup

mengkostumisasi

layout laporan

sesuai kebutuhan.

4. Sistem mampu berjalan

dengan optimal sesuai dengan

kebutuhan bisnis perusahaan.

P Masih ada fitur-fitur

SAP yang tidak

diaktifkan walaupun

sesuai dengan proses

bisnis perusahaan

M Mengaktifkan

fitur-fitur yang

sesuai dengan

proses bisnis

perusahaan agar

sistem berjalan

dengan lebih

optimal.

114

5. Sistem mampu dengan

optimal sesuai dengan

kebutuhan bisnis perusahaan.

P SAP Business One

memiliki fitur yang

terbatas dibandingkan

dengan kebutuhan

perusahaan yang cukup

spesifik, yakni

perusahaan rental.

M Karena sifat SAP

Business One yang

terbatas, maka

akan lebih baik

jika perusahaan

menggunakan

BPR untuk

merubah/mengem

bangkan proses

bisnis rental

perusahaan dengan

mengacu pada

SAP Business One.

3.6.2 Human Resources

Tabel 3.18 Fit/Gap Analysis Report – Human Resources


1. Sistem mampu digunakan dan

dimengerti oleh seluruh end-

user dengan baik.

P Beberapa user masih

belum mengerti

peranan SAP Business

One di perusahaan, dan

masih segan untuk

menggunakan SAP

M Training dan

workshop untuk

semua end-user

agar mereka lebih

mengerti sistem

SAP dan tujuan

115

sebagai alat

pelaksanaan transaksi

yang baru.

sistem SAP itu

diadakan di

perusahaan.

3.6.3 Kontrak

Tabel 3.19 Fit/Gap Analysis Report – Kontrak


1. Sistem mampu mencatat

vendor/client serta aktivitas

transaksi yang berkaitan

dengan vendor/client.

P Setiap vendor/client

tidak didata dengan

lengkap sehingga

perusahaan tidak

memiliki record.

M Mengaktifkan

seluruh fitur

business partner

seperti activity,

dan business

partner report.

2. Sistem mampu mendukung

proses kontrak yang berkaitan

dengan pembuatan draft

kontrak, pencatatan kontrak,

serta pengaturan/maintenance

kontrak vendor/partner yang

telah ada.

G Sistem SAP Business

One belum mampu

untuk menyediakan

create contract-draft,

create contract,

maintenance contract.

H Pembuatan add-on

Contract untuk

SAP Business One.



dengan pembelian mobil.

P Sistem SAP Business

One belum mampu

menyediakan RFQ,

H Aktivasi Request

for Quotation,

Quotation,

116

Quotation, dan PO. Purchase Order,

serta

menyantumkan

referensi nomor

kontrak pada

setiap RFQ atau

PO agar pembelian

mobil untuk setiap

kontrak dapat

dilacak.



dengan hiring driver seperti

Entry/Manage Job Vacancy,

Entry/Manage Applicant,

Profile MatchUp, Hiring

Employee.


One belum mampu

menyediakan sistem

untuk mengatur job

vacancy dan applicant

untuk Hiring Driver.

H Pembuatan add-on

rekruitmen driver

untuk SAP

Business One.

5. Sistem mampu membuat

rental schedule yang berisi

tentang spesifikasi rental

seperti rental schedule, mobil

yang dipakai, driver yang

betugas, nomor kontrak, dsb.


One belum mampu

menyediakan sistem

untuk mengatur jadwal

rental.

H Pembuatan add-on

Rental Schedule

yang

mereferensikan

kontrak, mobil,

dan pegawai yang

117

bersangkutan.


laporan bulanan/periodik

seperti laporan hutang.

F Sistem SAP Business

One telah menyediakan

laporan hutang

terhadap vendor.

H

3.6.4 Pembayaran

Tabel 3.20 Fit/Gap Analysis Report –Pembayaran



invoice-A/R untuk menagih

kontrak.


One telah mampu

untuk menyediakan

invoice.

H Mencantumkan

referensi nomor

kontrak sehingga

pembayaran untuk

setiap kontrak

lebih mudah

dilacak.


pembayaran atas invoice

untuk kontrak.



Incoming Payment

untuk mencatat

H

118

pembayaran atas

invoice.



seperti laporan piutang

terhadap customer.



laporan piutang

terhadap customer.

H


Tabel 3.21 Fit/Gap Analysis Report – Penjualan Kendaraan



invoice-AR untuk mendukung

proses penjualan kendaraan.


One telah mampu

untuk menyediakan

invoice.

H


pembayaran atas invoice.



Incoming Payment

untuk mencatat

pembayaran atas

invoice.

H



seperti hutang customer.



laporan hutang

H

119

customer.

3.6.6 Inventory

Tabel 3.22 Fit/Gap Analysis Report - Inventory



proses pembelian seperti

Purchase Order, Goods

Receipt PO, dan Goods

Return, Invoice-AP.

P Sistem SAP Business

One telah mampu

untuk menyediakan

Goods Receipt PO dan

Goods Return, Invoice-

AP.

H Aktivasi Purchase

Order.


pembayaran atas pembelian

inventory.



Outgoing Payment

untuk mencatat

pembayaran.

H



seperti laporan inventory,

laporan hutang terhadap

vendor dan laporan

pembelian.



laporan inventory,

laporan hutang dan

laporan pembelian.

H

4. Sistem mampu mendukung P Sistem dapat H Sebaiknya input

120

pencatatan inventori dengan

baik dan terpusat, sehingga

jumlah inventori yang

tersedia dapat dilacak lewat

SAP.

mendukung pencatatan

sistem, tapi data

inventori antara pool

dengan head office

tidak terintegrasi

karena pencatatan

inventori dilakukan

tidak up-to-date (pada

akhir shift).

data inventori/

update data

inventori

dilakukan saat

inventori selesai

dibeli/dipakai.


pencatatan inventori dengan

baik dan akurat, sehingga

tidak ada redudansi dalam

pencatatan inventory.

P Perbedaan pencatatan

antara kartu stok dan

SAP (yang sering kali

berbeda) karena

dilakukan oleh 2 pihak

yang berbeda.

H Sebaiknya

pencatatan

tersebut sebaiknya

dilakukan setelah

kartu stok telah

diupdate.

3.6.7 Replacement

Tabel 3.23 Fit/Gap Analysis Report - Replacement


1. Sistem mampu mendata

maintenance dari setiap

kendaraan

G Sistem belum mampu

menyediakan

pencatatan

maintenance secara

H Menambahkan

add-on

maintenance.

121

mendetail

2. Sistem mampu memudahkan

pencatatan inventory yang

digunakan dalam proses

maintenance

P Sistem memliki fitur

Goods Issues tapi

belum dapat

memudahkan pencarian

inventory yang

digunakan.

H Pembuatan add-on

maintenance.



seperti laporan maintenance.

P Sistem belum mampu

menyediakan laporan

maintenance.

H Pembuatan add-on

laporan yang dapat

mendukung

pembuatan laporan

maintenance.