Manajemen Perubahan | Pertemuan 11

Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Sub-CPMK 5 Mahasiswa mampu menjelaskan proyek manajemen

perubahan

1) Faktor internal dan eksternal

2) Strategi dan pendekatan

perubahan

3) Masalah dalam proyek perubahan

Dunia bisnis adalah dunia yang dinamis → disebabkan

globalisasi dan perkembangan teknologi sebagai kekuatan

pendorong bisnis untuk berubah

Lingkungan internal dan eksternal perusahaan juga dinamis →

manajer harus waspada perubahan di organisasi dapat

berdampak luas

Bila perubahan tidak dikelola secara efektif → akan ada

perlawanan dan ketidaksukaan di kalangan pemangku

kepentingan

Beberapa pengaruh yang berasal dari luar perusahaan antara

lain:

Peraturan dan perundangan yang dikeluarkan oleh

pemerintah

Nilai tukar kurs mata uang yang berfluktuasi

Harga minyak dunia yang tidak stabil

Terorisme, dll.

Hal-hal di atas mungkin saja bisa berpengaruh terhadap bisnis

perusahaan

Agar bisnis dapat terus berjalan → pimpinan perusahaan

harus melakukan penilaian terhadap:

Kemajuan teknologi

Sistem dan prosedur baru

Budaya bisnis baru

Misalnya: implementasi sistem informasi baru untuk

meningkatkan efisiensi → training harus diberikan kepada

karyawan untuk menggunakan sistem baru

Perusahaan melihat adanya manfaat dari alihdaya→

menggunakan jasa perusahaan lain atau perorangan untuk

menyediakan layanan yang diberikan secara in-house

Manfaat alihdaya:

Produktifitas meningkat → fokus pada bisnis utama

Menghemat biaya → gaji karyawan dan ruang kerja

Cocok untuk pekerjaan yang temporer dengan periode kerja

singkat

Saat sebuah sistem informasi baru diperkenalkan →

dibutuhkan investasi keuangan yang besar untuk membeli

hardware dan software yang diperlukan

Dan bila sistem gagal → harga jual kembali peralatan tidak

setinggi harga beli di awal, belum lagi biaya training user yang

telah dijalankan

Manajer bertanggung jawab mengidentifikasi alasan karyawan

melawan perubahan

Alasan perlawanan:

membahayakan penghasilan, keamanan, dan peluang kerja

jangka panjang

membutuhkan keahlian baru untuk bekerja

Manajer harus yakin bahwa perubahan itu DIPERLUKAN

untuk menjamin keberhasilan perubahan bisnis

Budaya perusahaan mengacu pada → nilai, perilaku, dan

keyakinan yang dipegang oleh pimpinan dan karyawan

Keberhasilan manajemen perubahan dipengaruhi oleh

penerimaan perubahan oleh karyawan dan pimpinan

Kualitas barang dan layanan merupakan refleksi dari budaya

perusahaan serta keharmonisan hubungan pimpinan dan

karyawan

Agar proyek perubahan dapat berjalan → dibutuhkan strategi

untuk mendorong proses perubahan:

1. Strategi direktif

2. Strategi expert

3. Strategi negosiasi

4. Strategi edukatif

5. Strategi partisipatif

Strategi ini menekankan pada hak manajer untuk mengelola

perubahan serta menggunakan otoritas (= kekuasaan) untuk

memaksakan perubahan dengan sedikit atau tanpa

keterlibatan orang lain

Keuntungan→ perubahan dapat dilakukan dengan

cepat

Kerugian→ tidak memperhatikan perasaan,

pertimbangan orang yang terdampak perubahan

Pendekatan ini memandang manajemen perubahan sebagai proses

pemecahan masalah yang perlu diselesaikan oleh pakar (expert)

Biasanya diterapkan untuk masalah yang teknis, seperti penerapan

sebuah sistem aplikasi yang baru

Keuntungan→ masalah diselesaikan oleh pakar dan

dapat diterapkan dengan cepat

Kerugian→ tidak melibatkan yang terdampak

perubahan karena masalah sudah diselesaikan oleh

pakar

Pendekatan ini menekankan pada kemauan pimpinan untuk bernegosiasi dan menawar untuk melakukan perubahan

Mereka yang terdampak oleh perubahan memiliki hak untuk menyampaikan apa yang diubah, bagaimana implementasinya, dan hasil yang diharapkan

Keuntungan→ individu merasa dilibatkan dalam perubahan dan mendukung perubahan

Kerugian→ butuh waktu lama untuk perubahan, hasil tidak dapat diprediksi, harapan belum tentu terpenuhi semua

Pendekatan ini melibatkan perubahan nilai dan keyakinan orang → “memenangkan hati dan pikiran” supaya mereka mendukung perubahan serta pengembangan nilai organisasi yang akan didukung

Dilakukan dengan cara persuasi, edukasi, pelatihan, dll

Keuntungan→ individu dalam organisasi memiliki komitmen positif terhadap perubahan

Kerugian→ butuh waktu lama untuk implementasi

Pendekatan ini menekankan keterlibatan penuh semua yang terlibat dan terdampak perubahan

Biasanya diterapkan untuk masalah yang teknis, seperti penerapan sebuah sistem aplikasi yang baru

Keuntungan→ perubahan akan mendapat dukungan penuh, peluang bagi individu dan organisasi untuk belajar dari pengalaman

Kerugian→ butuh waktu lama untuk melakukan perubahan, butuh biaya

Tidak semua proses perubahan berhasil sukses → banyak

proses perubahan di perusahaan mengalami kegagalan

60% - 80% proses perubahan yang telah direncanakan

ternyata GAGAL

Penerapan perangkat lunak yang baru mengalami kegagalan

karena tidak ada orang yang benar-benar menggunakannya

untuk bekerja

Penyebab: terlalu banyak

fitur yang sulit diingat dan

sebetulnya tidak diperlukan

→ perangkat lunak jadi tidak

digunakan

Aturan manajemen proyek yang baru memberikan tambahan

kekuasaan kepada pimpinan proyek ternyata gagal

Penyebab: para pimpinan proyek tidak

menginginkan kekuasaan lebih untuk

pengambilan keputusan → mereka

terbiasa dengan kondisi yang ada

sehingga bila terjadi sesuatu tidak

harus menjadi pihak yang disalahkan

Reorganisasi perusahaan menyebabkan beberapa cabang

harus ditutup dan tidak dikomunikasikan kepada karyawan,

sehingga karyawan lain jadi ikut terpengaruh

Akibatnya: karyawan yang baik malah banyak yang

memutuskan ingin mengundurkan diri → padahal belum tentu

mereka terdampak perubahan

XX

Jadwal kerja baru yang akan membantu penjualan (sales)

ternyata tidak berhasil

Penyebab: jadwal baru mengharuskan karyawan tersedia 24/7

melalui HP → karyawan merasa dikendalikan oleh perusahaan

sehingga jadwal kerja tidak digunakan

Bila diperhatikan contoh-contoh tersebut → kegagalan

sebenarnya disebabkan oleh sesuatu yang LOGIS:

Gagal berkomunikasi → dengan siapa → KARYAWAN..!

Gagal memahami → memahami siapa → KARYAWAN..!

Gagal memotivasi → motivasi siapa → KARYAWAN..!

Dan kegagalan logis lainnya yang mungkin

menjadi penyebab kegagalan proyek perubahan

di perusahaan