Manajemen Perubahan | Pertemuan 6

Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Sub-CPMK 3 Mahasiswa mampu menjelaskan proses perubahan

1) Proses manajemen perubahan

2) Hal-hal terkait perubahan

3) Lingkup perubahan

Proses manajemen perubahan → urutan langkah atau

aktifitas untuk menerapkan manajemen perubahan pada

sebuah proyek atau pada sebuah perubahan

Proses manajemen perubahan secara umum terdiri dari 3

tahapan berikut:

Tahap 1 → persiapan untuk berubah

Tahap 2 → pengelolaan perubahan

Tahap 3 → pertegas perubahan

• Tentukan strategi manajemen perubahan

• Persiapkan tim manajemen perubahan

• Model dukungan

Persiapan perubahan

• Kembangan rencana manajemen perubahan

• Lakukan aksi dan implementasi rencana

Mengelola perubahan • Kumpulkan dan analisa

umpan balik

• Tentukan kesenjangan dan kelola penolakan

• Tindakan perbaikan dan rayakan keberhasilan

Menegaskan perubahan

Proses umum ini mengadopsi model Kurt Lewin, yaitu3

langkah unfreezing-change-refreezing→ lihat materi

pertemuan 2 (Konsep manajemen perubahan)

Di awal, karyawan harus

diyakinkan bahwa perubahan

merupakan keharusan →

tunjukkan area yang terimbas dan

dampak baiknya terhadap bisnis

Di tengah, berbagai solusi harus segera dilakukan sebelum

penolakan dan perlawanan semakin meluas

Di akhir, perlu adanya penguatan dan pembakuan perubahan

melalui dokumen tertulis yang disosialisasikan

Kebiasaan adalah hal yang wajar dalam kehidupan manusia

→ namun tidak cocok dalam lingkungan perubahan

Manusia itu tidak mudah berubah..!!!

Mengapa..???

→ Karena manusia melihat perubahan sebagai hal negatif

yang menyebabkan ke-tidakstabil-an dan ke-tidakaman-an

SEBAB

Proses manajemen perubahan yang normal akan

melalui beberapa tahapan mental manusia

1) Denial → penolakan terhadap perubahan dan berjuang

tetap “status quo”

2) Frustasi dan anger → marah karena tidak bisa menolak

perubahan dan merasa tidak aman karena tidak paham

3) Negotiation dan menawar → mencoba menyelamatkan

yang bisa diselamatkan

4) Depression → sadar tidak ada hal lama yang digunakan

pada sistem baru

5) Acceptance→ akhirnya menerima perubahan dan mulai

menyiapkan mental

Setelah itu semua akan menjadi lebih mudah:

Eksperimentation→ saat mencoba menemukan cara baru,

maka cara lama mulai ditinggalkan

Discovery dan delight→ saat sadar bahwa cara baru

kemungkinan akan dapat memperbaiki masa depan

Integrasi dan implementasi ke dalam pekerjaan sehari-hari

John Kotter mengajukan model perubahan

8 tahap untuk memudahkan pemahaman

dan pengelolaan perubahan:

1. Tingkatkan rasa urgensi

2. Bentuk tim pengarah

3. Buat visi yang tepat

4. Komunikasi yang baik

5. Melakukan aksi

6. Buat target singkat

7. Gigih

8. Buat perubahan yang bertahan

Penjelasan 8 tahap:

1. Menginspirasi orang untuk berubah, buat tujuan yang relevan

2. Cari orang yang tepat dan berkomitmen serta memiliki skill

3. Tim membuat visi dan strategi yang kreatif dan mampu menggerakkan orang

4. Libatkan sebanyak mungkin orang dalam komunikasi hal-hal yang penting dan merespon kebutuhan mereka

5. Hilangkan halangan, adakan umpan balik, dapatkan dukungan dari pimpinan

6. Tentukan target-target yang mudah dicapai, selesaikan target awal sebelum lanjut ke target berikut

7. Bangun semangat, tandai pencapaian

8. Hargai keberhasilan perubahan dengan promosi jabatan, penghargaan

Lingkup ditentukan dengan menjelaskan →

batasan dan hasil luaran dari

proyek/perubahan ini

Dilakukan melalui pengumpulan

kebutuhan bisnis organisasi

Lingkup ini akan digunakan untuk mengelola proses perubahan

sejak mulai digulirkan → namun lingkup masih dapat diubah

Pengelolaan proses perubahan lingkup dapat dilakukan

dengan cara:

Dapatkan informasi dari pemangku kepentingan, anggota,

klien, sponsor, dll

Gunakan aplikasi untuk mengelola dokumen perubahan

lingkup

Catat siapa saja yang mengajukan permohonan perubahan

lingkup

Orang yang mengajukan permohonan perubahan lingkup

harus menyertakan manfaat bisnis yang terkait → sebagai

dasar persetujuan perubahan lingkup

Permohonan diperiksa dengan persetujuan dari sponsor

o Bila sponsor setuju → lakukan aksi dan Tindakan

o Bila sponsor tidak setuju → permohonan di-close

Semua proses di atas harus didokumentasi secara up-to-

date untuk memudahkan pelacakan

Selama proses berjalan pastikan

untuk selalu mengomunikasikan

update lingkup kepada pihak yang

terlibat dan pemangku kepentingan