Manajemen Perubahan | Pertemuan 12

Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Sub-CPMK 5 Mahasiswa mampu menjelaskan proyek manajemen

perubahan

1) Permasalahan proyek perubahan

2) Keberhasilan proyek perubahan

Beberapa permasalahan yang dijumpai dalam proyek manajemen perubahan, antara lain:

Kurangnya analisis strategi dan operasi perubahan

Kurang waspada terhadap permasalahan

Kurangnya komunikasi

Pengelolaan pemangku kepentingan yang tidak professional

Beban kerja proses perubahan terlalu besar

Penggunaan metode proses perubahan yang

tidak professional

Kurangnya pengendalian

Perubahan yang dilakukan akan berdampak pada

berubahnya strategi, teknologi, proses di

perusahaan tersebut

Manusianya harus mengubah pengetahuan, skill

keterampilan, perilakunya→ butuh perubahan

budaya dan perubahan manusia

AKIBATNYA

Perubahan dilakukan pasti karena ada alasan → selalu ada pemicu proses perubahan:

Menyesuaikan aturan hukum baru

Kompetisi

Alasan internal

Perkembangan teknologi

Ide inovasi baru

Faktor ekonomi

Apapun alasannya sebaiknya hal ini didiskusikan dengan pimpinan di level bawah → sehingga paham alasan perubahan

Kesalahan terbesar dalam proyek perubahan →

masalah komunikasi

Di awal, selama, dan saat realisasi perubahan →

frekwensi komunikasi sangat rendah/jarang ada

komunikasi

Proses perubahan membutuhkan adanya

penyebaran informasi dan forum diskusi

Setiap orang dalam perusahaan punya kepentingan dalam perubahan ini, misal:

Pimpinan tertinggi ingin ROI yang tinggi

Manajemen di tengah ingin tetap memilikikewenangan besar

Karyawan ingin perubahan tidak terlalu berat mempengaruhi kerja mereka

Pada kenyataannya keinginan mereka tidak didengar padahal terdampak perubahan

Organisasi harus berubah agar bisa tetap berjalan

→ namun kesalahan bisa terjadi saat berubah:

Perubahan terlalu cepat → tidak siap

Perubahan lambat→ kalah cepat dengan

pesaing

Perubahan tidak diperkenalkan di saat yang tepat

Waktu yang tidak tepat karena sedang ada

masalah penting lainnya

Diasumsikan perubahan dilaksanakan dengan

menggunakan metode yang profesional → namun

kenyataan yang terjadi di lapangan:

Tidak digunakan to-do-list hal-hal yang harus

dikerjakan

Perjanjian yang tidak diperhatikan

Tidak ada analisa resiko

Kurangnya perencanaan kapasitas

Pengambilan keputusan yang butuh waktu lama

Bila proses perubahan sudah dimulai → target

perubahan harus dipelihara

Kesalahan biasanya terjadi pada saat:

Pengendalian implementasi perubahan → sedikit

pengendalian

Pengendalian hasilnya → pengukurannya sulit,

apakah memang sesuai target

Untuk membuat proyek perubahan berhasil → perlu

menghindari kesalahan-kesalahan yang telah dijelaskan tadi

Kasus bisnis → deskripsi alasan untuk proyek perubahan dan justifikasi untuk melakukannya berdasarkan hitungan manfaat dan biaya, serta resikonya

Kasus bisnis berisi: Masalah atau situasi yang dihadapi Lingkup inisiatif yang akan dilakukan Pertimbangan dan alasan mengapa memilih melakukan inisiatif di

atas Konfirmasi/kesesuaian dengan aturan yang berlaku Rencana implementasi Biaya yang dianggarkan Hasil dan manfaat yang diharapkan Resiko yang berhubungan dengan implementasi

Proses kasus bisnis harus memastikan:

Isu yang berhubungan telah dipertimbangkan dan

didokumentasikan

Ada informasi untuk evaluasi yang adil terhadap proposal lain

Nilai dan resiko yang terkait proyek telah jelas

Proyek didukung dan mendapat komitmen pimpinan yang

memiliki kemampuan dan kewenangan untuk memberikan

manfaat

Hasil dan manfaat yang diberikan dapat dilacak dan diukur

Ada beberapa cara untuk mengukur kesiapan organisasi untuk

melakukan proyek perubahan

Salah satu cara yang paling mudah adalah dengan kuesioner

yang berisi 8 pertanyaan ini

Bila Anda menjawab “YA” sebanyak

6 dari 8 pertanyaan tersebut → maka

perusahaan Anda telah siap

Kuesioner kesiapan organisasi

1) Pemimpin paling atas adalah pendukung kuat perubahan ini2) Orang yang memimpin perubahan percaya bahwa penting

untuk melibatkan orang lain dalam perencanaan perubahan3) Saya paham apa yang salah dengan cara kerja yang sekarang4) Saya mendapat semua informasi yang dibutuhkan untuk

menjalani perubahan5) Saya punya gambaran jelas perusahaan yang akan berbeda

setelah perubahan diimplementasikan6) Saya paham prioritas perubahan ini dibandingkan kegiatan lain

dalam organisasi7) Saya tahu harus kemana untuk mendapat dukungan terkait

perubahan8) Saya percaya dengan kemampuan perusahaan untuk

menjalankan perubahan

Komunikasi→ faktor paling penting dalam proses perubahan

Komunikasi yang buruk berpengaruh terhadap keberhasilan sebuah perubahan → perlu adanya rencana komunikasi (communication plan)

Beberapa metode untuk menyampaikan informasi:

Papan bulletin

Rapat, presentasi, demonstrasi, dll

Booklet, email, memo leaflet, poster, dll

Yang juga tidak kalah penting dalam perubahan adalah →membuat orang lain terlibat:

1. Dukungan dari pimpinan

2. Karyawan dilibatkan dan diberi informasi mengenai perubahan

3. Orang lain yang terdampak perubahan

Bila tidak dilibatkan maka resikonya:

Waktu yang terbuang sia-sia

Sulit mengintegrasikan orang-orang yang

seharusnya terlibat

Setelah proyek perubahan diimplementasi → perlu melakukan tinjauan terhadap perubahan

Caranya mengumpulkan pendapat peserta apakah puas dengan perubahan sebagai masukan untuk proyek perubahan berikutnya → meningkatkan proyek perubahan sekaligus menghindari kesalahan

Melalui acara workshop, atau rapat

diskusi kelompok (group discussion)