Manajemen Perubahan | Pertemuan 5

Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Sub-CPMK 3 Mahasiswa mampu menjelaskan proses perubahan

1) Perubahan top-down

2) Perubahan bottom-up

3) Mengelola perubahan

Adanya persaingan global →mendorong perusahaan mengubah strategi bisnis

Aktifitas industri telah bergeser:

Manufaktur → Jasa, globalisasi pasar, penyesuaian politik, teknologi maju dalam manajemen sistem informasi, Kerjasama perusahaan, downsizing organisasi

Kompetisi global dirasakan pada industri:

Pabrik mobil

Produk elektronik

Komputer dan komunikasi

Peralatan rumah tangga

Kompetisi didominasi oleh perusahaan/korporasi besar yang

terlibat dalam proyek nasional dan multinasional

Hampir semua produk dan jasa memasuki pasar dan kompetisi

global

→

nya →

dan terlibat dalam proyek di seluruh dunia

Teknologi berubah dan berkembang cepat → teknologi

sistem informasi secara dramatis mengubah dan

mempengaruhi lingkungan kerja:

Perubahan preferensi pelanggan yang disebabkan perubahan

teknologi dan inovasi → memperpendek siklus hidup beberapa

jenis barang dan jasa

Perusahaan harus beradaptasi dan cepat menanggapi

situasi perubahan ini → proyek diadakan untuk

mengembangkan produk dan layanan yang bisa beradaptasi

pada perubahan dengan biaya yang efektif

Manajemen perubahan modern menggabungkan top-down dan bottom-up

Analysis Design

Pada Gambar #1 terlihat bahwa

pendekatan top-down

(Analysis) terdiri dari 2 tahap:

1) Pengembangan strategi (strategy development) →

perusahaan perlu melakukan re-definisi strateginya yang

diakibatkan karena perlu adanya perubahan

2) Analisis proses (process analysis) → membuat

gambaran proses yang ada saat ini

Target pendekatan top-down → melakukan

perbaikan proses dengan cara:

1. menghilangkan proses2 yang tidak

memberikan nilai bisnis bagi perusahaan

2. melakukan optimasi terhadap proses2

lainnya (sekaligus

melakukan design

process yang ada

di bagian bottom-up)

Manajemen perubahan modern menggabungkan top-down dan bottom-up

Analysis Design

Mengelola perubahan organisasi secara bottom-up akan lebih fokus pada penanganan komunikasi dengan karyawan. Usaha ini akan berhasil bila memperhatikan hal2 berikut ini:

1. Ada perencanaan dan implementasi yang melibatkan dan mengonsultasikan dari orang2 yang terdampak dengan perubahan

2. Bila perubahan dipaksakan → masalah akan timbul

3. Perubahan harus realistik, dapat dicapai, dan dapat diukur

Perlu dipertimbangkan bahwa hal2 tersebut berkaitan dengan pengelolaan perubahan pribadi/individu

PERHATIKAN..!

Sebelum memulai perubahan di organisasi, pertimbangkan

pertanyaan berikut:

Apa yang mau dicapai melalui perubahan ini → mengapa?

bagaimana mengetahui perubahan sudah tercapai?

Siapa yang terdampak perubahan → bagaimana reaksi

mereka?

Berapa banyak perubahan yang bisa dikerjakan sendiri →

berapa banyak yang harus minta bantuan orang lain?

Jadi → perubahan tidak hanya menyangkut aspek

organisasi, namun juga manajemen personal

Perubahan harus dipahami dan dikelola dengan cara yang

dapat diikuti oleh orang2 secara efektif

Perubahan bisa menjadi kacau → tugas manajer untuk

mempengaruhi dan meredam kekacauan itu

Apa yang bisa dilakukan manajer?

1) Partisipasi, keterlibatan, komunikasi yang terbuka di awal perubahan

2) Workshop untuk membangun pemahaman secara kolektif terhadap aturan, kebijakan, dll

3) Survei karyawan untuk memperbaiki ketidakpercayaan dan masalah yang dihadapi → harus anonim dan ditindaklanjuti

INTINYA perubahan harus melibatkan orang, danperubahan tidak boleh dipaksakan pada orang

Libatkan dan dukung orang yang ada di dalam sistem sepanjang waktu

Pahami posisi organisasi saat ini

Pahami kemana organisasi akan menuju, kapan, mengapa, dan bagaimana mengukurnya untuk mencapai kesana

Kembangkan rencana dengan target yang dapat dicapai dan diukur

Komunikasikan, libatkan, fasilitasi orang seawal mungkin secara penuh dan terbuka

Tanggung jawab mengelola perubahan berada di tangan

pimpinan organisasi → karyawan tugasnya hanya

melakukan yang terbaik terhadap perubahan

Manajer bertanggung jawab:

1. memfasilitasi dan memungkinkan perubahan terjadi

2. membantu orang2 memahami alasan, tujuan dan cara

untuk dapat menjalani perubahan

3. mengartikan dan mengomunikasikan perubahan, bukan

memaksa dan memerintah orang untuk berubah

1) Apa yang mau diubah→inisiatif perubahan

2) Mengapa berubah → tujuan perubahan

3) Apa yang dilihat sebagaikeberhasilan→ hasil akhir

4) Dimana posisi saat ini →kenyataan x khayalan

5) Bagaimana dampak perubahanpada organisasi→ level makro

6) Bagaimana dampak perubahan pada orang → level mikro

7) Apa halangan terhadap

perubahan

8) Rencana pelaksanaan perubahan

9) Peta perubahan dan milestone

10) Bagaimana mencapai milestone

11) Pengembangan kapabilitas

12) Penyelarasan orang danstruktur (organisasi)

13) Pengembangan kesiapan bisnis

14) Pengembangan komunikasi