SI403 Riset Operasi

Suryo Widiantoro, MMSI, M.Com(IS)

Mahasiswa mampu menjelaskan perancangan dan pengelolaan proses dalam organisasi

1. Perencanaan kapasitas dalam organisasi

2. Perencanaan kapasitas jangka panjang

3. Strategi jadwal dan ukuran kapasitas

4. Pendekatan keputusan kapasitas jangka panjang

Kapasitas (capacity) rasio maksimum output dari sebuah proses atau sistem◦ Manajer bertanggung jawab untuk memastikan

bahwa perusahaan memiliki kapasitas untuk memenuhi permintaan saat ini dan masa depan.◦ Bila tidak maka organisasi akan kehilangan

peluang untuk tumbuh dan profit.

Keputusan kapasitas yang terkait dengan sebuah proses perlu Keputusan kapasitas yang terkait dengan sebuah proses perlu dibuat berdasarkan peran yang dilmainkan proses dalam organisasi dan rantai pasok secara keseluruhan perubahan pada kapasitas sebuah proses akan memiliki dampak pada proses lain dalam rantai

Penting untuk memastikan bahwa keseluruhan rantai pasok dirancang agar efektif, mulai dari pemesanan hingga pengantaran

Isu-isu (jangka panjang dan jangka pendek) yang berhubungan dengan perencanaan kapasitas dan pengelolaan batasan penting dan harus dipahami terkait satu dengan lainnya

Keputusan kapasitas memiliki implikasi untuk area fungsional yang berbeda di seluruh organisasi:

Accounting menyediakan informasi biaya yang diperlukan untuk mengevaluasi keputusan ekspansi kapasitas

Finance melakukan analisis keuangan terhadap investasi pengembangan kapasitas yang diajukan dan menggalang dana pengembangan kapasitas yang diajukan dan menggalang dana untuk mendukungnya

Management information systems merancang infrastruktur elektronik yang diperlukan untuk membuat data, seperti informasi biaya, pengukuran konerja finansial, peramalan permintaan, dan standar kerja yang tersedia bagi mereka yang membutuhkannya untuk menganalisis pilihan kapasitas

Operations terlibat di dalam pemilihan strategi kapasitas yang dapat diimplementasikan untuk memenuhi permintaan masa depan secara efektif

Purchasing memfasilitasi akuisisi kapasitas luar dari pemasok.

Marketing menyediakan peramalan permintaan yang diperlukan untuk mengidentifikasi capacity gapdiperlukan untuk mengidentifikasi capacity gap

Human resources fokus pada perekrutan dan pelatihan karyawan yang dibutuhkan untuk mendukung rencana kapasitas internal, sehingga semua departemen dalam perusahaan terlibat dengan dan dipengaruhi oleh keputusan perencanaan kapasitas jangka panjang

Terdapat 3 tools yang digunakan secara formal untuk ketidakpastian dan keberagaman permintaan:

(1) Model waiting-line,(2) Simulation, (3) Decision tree.

Waiting-line dan simulation untuk perilaku pelanggan yang acak dan independen, secara waktu kedatangan dan kebutuhan

Decision trees untuk antisipasi kejadian (event), seperti tindakan pesaing, yang lebih membutuhkan urutan keputusan mengenai kapasitas

Rencana kapasitas jangka panjang berurusan dengan:

investasi pada fasilitas

peralatan pada level organisasi

membutuhkan partisipasi dan persetujuan manajemen puncak karena persetujuan manajemen puncak karena mereka tidak mudah untuk diubah

Rencana ini meliputi sedikitnya 2 tahun di masa depan, tetapi lead time konstruksi terkadang dapat lebih lama dan berujung pada horison waktu perencanaan yang lebih panjang

Economies of scale biaya unit rata2 dari layanan atau barang dapat dikurangi dengan meningkatkan rasio output

4 alasan utama menjelaskan mengapa economies of scale dapat mendorong biaya turun saat output meningkat:1. Fixed cost terbagi ke lebih banyak unit;1. Fixed cost terbagi ke lebih banyak unit;

2. Biaya konstruksi berkurang;

3. Biaya pembelian material dipotong; dan

4. Keuntungan proses ditemukan

Pada beberapa kasus, sebuah fasilitas dapat menjadi cukup besar sehingga timbul diseconomies of scale biaya rata2 per unit meningkat seiring dengan ukuran fasilitas yang bertambah

Alasannya:1. kelebihan ukuran dapat menyebabkan

kompleksitas, hilang fokus, dan inefisiensi

Xkompleksitas, hilang fokus, dan inefisiensi yang menambah biaya unit rata-rata dari layanan dan produk,

2. terlalu banyak lapisan karyawan dan birokrasi dapat menyebabkan manajemen untuk kehilangan sentuhan dengan karyawan dan pelanggan

X

Manajer operasi harus memeriksa 3 dimensi strategi kapasitas sebelum membuat keputusan kapasitas:

1. Mengukur capacity cushion,

2. Menghitung waktu dan ukuran ekspansi, dan

3. Mengaitkan kapasitas proses dan keputusan operasi lainnya3. Mengaitkan kapasitas proses dan keputusan operasi lainnya

1# Mengukur Capacity Cushion

Capacity cushion jumlah cadangan kapasitas yang digunakan sebuah proses untuk menangani peningkatan dadakan pada permintaan atau kehilangan sementara pada kapasitas produksi

CC mengukur jumlah penggunaan rata2 (secara kapasitas CC mengukur jumlah penggunaan rata2 (secara kapasitas total) yang jatuh di bawah 100 persen

Rumusnya:

capacity cushion = 100 (%) – rasio penggunaan rata2 (%)

2# Waktu dan Ukuran Ekspansi

Terdapat 2 strategi untuk mengekspansi kapasitas:1. Strategi expansionist melibatkan loncatan besar dan jarang

dalam kapasitas, misalnya membangun fasilitas baru untuk meminimalkan kemungkinan hilangnya penjualan karena kapasitas yang kurang

2. Strategi wait-and-see melibatkan loncatan lebih kecil dan sering, misalnya merenovasi fasilitas yang ada;

Strategi ini berada di balik permintaan untuk memenuhi kebutuhan maka bergantung pada solusi jangka pendek seperti lembur, pekerja honorer, subkontraktor, stok keluar, dan penundaan pemeliharaan peralatan

3# Kaitkan Kapasitas dan Keputusan Lain

Keputusan kapasitas harus berkaitan erat dengan proses dan rantai pasok di seluruh organisasi

Saat manajer membuat keputusan mengenai perancangan proses, menentukan derajat fleksibilitas sumberdaya dan inventori, dan menentukan derajat fleksibilitas sumberdaya dan inventori, dan menentukan lokasi fasilitas, harus mempertimbangkan dampaknya pada capacity cushion

Capacity cushion pada jangka panjang dapat melindungi organisasi dari ketidakpastian, sebagaimana halnya fleksibilitas sumberdaya, inventori, dan lead time pelanggan yang lebih panjang

Walaupun pada dasarnya setiap situasi berbeda, prosedur 4 langkah ini dapat membantu manajer dalam membuat keputusan kapasitas yang baik:

1. Estimasi kebutuhan kapasitas masa depan,1. Estimasi kebutuhan kapasitas masa depan,

2. Identifikasi kesenjangan dengan membandingkan kebutuhan dengan kapasitas yang tersedia,

3. Kembangkan rencana cadangan untuk mengurangi kesenjangan,

4. Evaluasi setiap alternatif secara kualitatif dan kuantitatif, serta membuat pilihan akhir

Pada saat hanya satu produk atau layanan yang diproses pada sebuah operasi dan periode waktu satu tahun tertentu, maka kebutuhan kapasitas M, adalah

D = ramalan permintaan untuk tahun tersebut (jumlah pelanggan yang dilayani atau unit yang diproduksi)

p = waktu pemrosesan (dalam jam per pelanggan dilayani atau unit diproduksi)

N = total jumlah jam per tahun selama proses beroperasiC = capacity cushion yang diinginkan (dinyatakan dalam persen)

Pencatatan waktu proses dan persiapan untuk banyak/multi produk atau layanan maka diperoleh:

Q = jumlah unit dalam setiap lots = waktu persiapan (setup) dalam jam per lot

Sebuah copy center mencetak laporan untuk 2 klien: X dan Y.Copy center beroperasi selama 250 hari per tahun, dengan 1 shift selama

8 jam.Pimpinan melihat bahwa capacity cushion sebesar 15 persen adalah yang

terbaik.Saat ini copy center memiliki 3 mesin fotokopi.

Berdasarkan tabel di bawah ini, tentukan berapa mesin fotokopi yang dibutuhkan di copy center.

Pembahasan:[Dp + (D/Q)s] produk 1 + … [Dp + (D/Q)s] produk n

M = -----------------------------------------------------------------------

N[1 – (C/100)]

[2.000(0,5) + (2.000/20)(0,25)] klien x + [6.000(0,7) + (6.000/30)(0,40)] client y

M = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------

[(250 hari/thn)(1 shift/hari)(8 jam/hari)][1,0 – (15/100)]

M = 5.305/1.700 = 3,12M = 5.305/1.700 = 3,12

Dibulatkan ke atas maka kebutuhan menjadi 4 mesin

Capacity gap selisih (positif atau negatif) antara kebutuhan kapasitas yang diproyeksikan (M) dengan kapasitas saat ini

CATATAN!

Komplikasi muncul pada saat beberapa operasi dan banyak Komplikasi muncul pada saat beberapa operasi dan banyak sumberdaya input dilibatkan

Mengembangkan kapasitas pada beberapa operasi mungkin dapat meningkatkan kapasitas secara keseluruhan

Langkah berikutnya mengembangkan rencana alternatif untuk mengatasi kesenjangan yang ada◦ Alternatif base case tidak melakukan apapun dan kehilangan order dari

permintaan yang melebihi kapasitas saat ini atau menjadi beban biaya karena kapasitas terlalu besar◦ Alternatif lain bila permintaan yang diharapkan melebihi kapasitas saat ini

adalah berbagai pilihan waktu dan ukuran penambahan kapasitas baru, termasuk strategi expansionist dan wait-and-see.termasuk strategi expansionist dan wait-and-see.

Kemungkinan lainnya:◦ ekspansi di lokasi berbeda◦ menggunakan pilihan jangka pendek, seperti lembur, pekerja honorer, dan

subkontraktor

Alternatif untuk mengurangi kapasitas antara lain adalah menutup pabrik atau gudang, merumahkan karyawan, atau mengurangi hari atau jam operasi

Pada langkah terakhir, Manajer mengevaluasi setiap alternatif secara kualitatif dan kuantitatif

Pertimbangan kualitatif manajer melihat bagaimana setiap alternatif memenuhi seluruh strategi kapasitas dan aspek lain dari bisnis yang tidak termasuk dalam analisis finansialbisnis yang tidak termasuk dalam analisis finansial

Pertimbangan kuantitatif Manajer mengestimasi perubahan pada arus kas untuk setiap alternatif sepanjang waktu yang diramalkan dibandingkan dengan nilai acuan.

Arus kas (cash flow) selisih antara aliran dana masuk dan keluar organisasi selama periode waktu, misalnya pendapatan, biaya, dan perubahan pada aset dan hutang.

Anda diminta membuat perencanaan kapasitas di PT. Surfoot Sandal, yaitu menghitung jumlah mesin yang diperlukan untuk produksi sandal.

Pabrik membuat 3 jenis produk: sandal pria, wanita, dan anak-anak.

Standar waktu proses dan persiapan, ukuran lot, dan ramalan permintaan dapat dilihat pada tabel.

Perusahaan beroperasi dengan 2 shift masing-masing selama 8 jam, 5 hari per minggu, 50 minggu per tahun.

Pengalaman memperlihatkan bahwa capacity cushion sebesar 5 persen adalah cukup untuk operasi saat ini.

Tentukanlah:

Berapa mesin yang sesungguhnya dibutuhkan? a. Berapa mesin yang sesungguhnya dibutuhkan?

b. Bila saat ini dioperasikan 2 mesin, berapakah capacity gapyang terjadi?

PT. Rodakudua memproduksi berbagai jenis sepeda touringdan sepeda mountain.

Sepeda yang sama diproduksi dengan ukuran lot 100.

Proyeksi permintaan (demand), ukuran (lot size), dan standar waktu dapat dilihat pada tabel berikut ini:waktu dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Pabrik beroperasi dalam 8 jam/hari, 5 hari/minggu, dan 50 minggu/tahun.

Pabrik mengoperasikan lima workstation, yang masing-masing memproduksi satu sepeda untuk setiap saat sesuai dengan yang tertera pada tabel.yang tertera pada tabel.

Pabrik menjaga agar capacity cushion adalah sebesar 15%.

Hitunglah berapa workstation akan diperlukan tahun depan untuk memenuhi permintaan tanpa menggunakan waktu lembur (overtime) dan mengurangi capacity cushion yang ada saat ini?