13

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Kerangka Teori

2.1.1 Pengertian Sistem

Ada beberapa ahli yang menjelaskan mengenai system, diantaranya

yakni:

Mengatakan sistem adalah suatu rangkaian yang terdiri dari dua atau

lebih komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi satu sama

lain untuk mencapai tujuan, dimana sistem biasanya terbagi dalam sub system

yang lebih kecil yang mendukung system yang lebih besar. (Romney &

Steinbart, 2015, p. 3)

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau utuk

melakukan sasaran yang tertentu. (Hutahaean, 2014, p. 2)

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan

kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan satu dengan yang

lain untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

2.1.2 Pengertian Informasi

Pengertian Informasi juga banyak disampaikan oleh beberapa ahli,

diantaranya.

Informasi adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk

memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. (Romney

& Steinbart, 2015, p. 4)

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu betuk yang

penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat

dirasakan dalam keputusan-keputusan yang akan datang.

Dari kesimpulan para ahli yang telah disebutkan, dapat disimpulkan

bahwa Informasi merupakan suatu data yang diolah sehingga bisa

memberikan nilai untuk pengambilan keputusan. (Hutahaean, 2014, p. 9)

14

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.

(Hutahaean, 2014, p. 13)

Sistem Informasi bisa berupa gabungan yang teratur dari manusia,

perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber daya data,

dan polis serta proses yang menyimpan, menarik, mengubah dan

menyebarkan Informasi dalam perusahaan. (Marakas & O'Brien, 2013, p. 4)

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem Informasi adalah

suatu sistem yang diproses dan didistribusikan kepada para pengguna sesuai

yang pengguna tersebut butuhkan.

2.1.4 Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem adalah proses kerja untuk menguji sistem Informasi

yang sudah ada dengan lingkungannya sehingga diperoleh petunjuk berbagai

kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan dalam meningkatkan

kemampuan sistem. (Mardi, 2011, p. 124)

Analisis Sistem terdiri dari mengidentifikasi masalah, mengidentifikasi

penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan Informasi

yang diperlukan oleh sistem. (Laudon & Laudon, 2010, p. 515)

Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa Analisis Sistem adalah proses

kerja untuk menguji, mengidentifikasi masalah, mengindetifikasi

penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan yang

dibutuhkan sistem dengan lingkungannya sehingga dapat meningkatkan

kemampuan sistem.

15

2.1.5 Pengertian Perancangan Sistem

Pengembangan sistem idealnya dilaksanakan dalam suatu kerangka

rancangan induk sistem yang mengkoordinasikan proyek pengembangan

sistem kedalam rancangan strategis perusahaan. (Mardi, 2011, p. 124)

Perancangan Sistem merupakan keseluruhan rencana atau model untuk

sistem yang terdiri dari semua spesifikasi sistem yang memberikan bentuk

dan struktur. (Laudon & Laudon, 2010, p. 517)

2.1.6 Requirements

Requirement untuk suatu sistem adalah deskripsi dari layanan yang

harus disediakan oleh sistem dan kendala dalam operasinya. Requirement ini

mencerminkan kebutuhan pelanggan untuk sistem yang melayani tujuan

tertentu seperti mengendalikan perangkat, melakukan pemesanan, atau

mencari Informasi.

Istilah Requirement tidak digunakan secara konsisten dalam industri

perangkat lunak. Dalam beberapa kasus, Requirement hanyalah pernyataan

abstrak tingkat tinggi dari suatu layanan yang harus disediakan oleh suatu

sistem atau kendala pada suatu sistem.

Ada beberapa macam requirement (kebutuhan) menurut Sommerville

yaitu:

1) User requirements

User requirements adalah pernyataan, dalam bahasa alami plus

diagram, tentang layanan apa yang diharapkan disediakan sistem untuk

pengguna sistem dan kendala yang harus digunakannya. User

requirements dapat beragam, mulai dari pernyataan luas tentang Fitur

sistem yang diperlukan hingga uraian fungsionalitas sistem yang

terperinci.

2) System requirements

System requirements adalah deskripsi yang lebih terperinci tentang

fungsi, layanan, dan kendala operasional sistem perangkat lunak.

Dokumen persyaratan sistem (kadang-kadang disebut spesifikasi

fungsional) harus menentukan dengan tepat apa yang harus

diimplementasikan. Ini mungkin merupakan bagian dari kontrak antara

16

pembeli sistem dan pengembang perangkat lunak. (Sommerville, 2016, p.

102)

2.1.7 Enterprise Resource Planning (ERP)

2.1.7.1 Pengertian ERP

Ada beberapa pendapat dari pada ahli mengenai pengertian tentang

ERP diantaranya yaitu:

Menurut jurnal yang ditulis oleh Wicaksono, Mulyo, & Riantono

(2015, p. 26) yang berisi bahwa ERP (Enterprise Resource Planning) atau

dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumber Daya

Perusahaan adalah struktur sistem Informasi yang dapat mengintegrasikan

fungsi pemasaran (marketing), fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi

keuangan/Finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya.

ERP telah berkembang sebagai alat integrasi yang memiliki tujuan untuk

mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data

sehingga dapat dengan mudah diakses oleh semua bagian yang

membutuhkan, termasuk mengintegrasikan hubungan perusahaan dengan

pemasok.

ERP merupakan seperangkat sistem perangkat lunak yang digunakan

untuk menjadi sistem utama yang diperlukan untuk mendukung enterprise

system yang akan mengintegrasikan proses bisnis dan Informasi dari seluruh

area fungsional organisasi, seperti: pemasaran dan penjualan, penerimaan

kas, pembelian, pengeluaran kas, sumber daya manusia, produksi dan

logistik, dan laporan bisnis. (Gelinas, Dull, & Wheeler, 2012, p. 4)

Dari berbagai pembahasan mengenai tokoh diatas dapat disimpulkan

bahwa ERP merupakan sebuah perangkat lunak yang berguna untuk

mengintegrasikan semua aplikasi yang ada di dalam suatu perusahaan di

dalam suatu database agar dapat diakses dengan mudah oleh bagian yang

membutuhkan.

17

2.1.7.2 Tujuan ERP

Tujuan utama dari penerapan sistem ERP ini adalah untuk

meningkatkan dan memperkuat efektivitas dari sumber daya yang ada dalam

perusahaan, seperti;

• Sumber daya manusia, di mana setiap anggota perusahaan memiliki

tanggung jawab dan memiliki kemampuan untuk menciptakan suasana

produktif dalam perusahaan.

• Sumber daya produksi, agar perusahaan tersebut dapat menghasilkan

produk yang lebih berkualitas.

• Penjualan, di mana perusahaan mampu meningkatkan penjualan dengan

adanya pemasaran yang lebih efektif.

• Laporan keuangan perusahaan dan akuntansi logistic perusahaan yang

lebih efektif dan terintegrasi.

• Mampu mengikuti kompetitif.

• Untuk menghindari permasalahan sumber daya yang rumit di masa

yang akan datang. (Yasin, 2013, p. 7)

2.1.7.3 Keuntungan dan Kerugian ERP

Dalam proses implementasi ERP menurut Rainer, Prince, &

Cegielski (2015, p. 273-275) terdapat beberapa keuntungan, namun juga

terdapat beberapa kerugian diantaranya yaitu:

2.1.7.3.1 Keuntungan ERP

Beberapa keuntungan dari implementasi:

• Organizational Flexibility and Agility

o Sistem ERP membongkar bisnis proses, sistem

Informasi, dan sumber daya Informasi milik

perusahaan yang dijalankan sebelumnya. Dengan

dilakukannya hal tersebut, organisasi menjadi lebih

fleksibel, cepat, dan adaptif. Perusahaan menjadi

lebih cepat dalam menangGapi kondisi bisnis yang

berubah dan memanfaatkan kesempatan bisnis.

18

• Decision Support

o Sistem ERP menyediakan Informasi yang penting

mengenai perForma bisnis kepada tiap area

fungsional perusahaan. Informasi ini membantu

pihak manajemen untuk mengambil keputusan

yang tepat untuk perusahaan.

• Quality Support

o Sistem ERP mengintegrasikan dan meningkatkan

proses bisnis milik perusahaan, menghasilkan

peningkatan kepada kualitas produksi, distribusi

dan customer service. (Rainer, Prince, & Cegielski,

2015, p. 273)

2.1.7.3.2 Kelemahan ERP

Beberapa kelemahan dari implementasi ERP adalah sebagai

berikut:

• Proses bisnis pada ERP seringnya bergantung pada best

practice yang sudah ditetapkan oleh vendor ERP. Hasilnya

adalah perusahaan harus merubah proses bisnis mereka

untuk menyesuaikan dengan bisnis proses sistem ERP yang

baru. Hal ini bisa bermasalah bagi perusahaan yang sudah

memiliki proses bisnis yang baik seperti karyawan yang

tidak ingin merubah cara kerja mereka.

• Sistem ERP sangatlah kompleks, mahal, dan membutuhkan

waktu yang lama untuk diimplementasikan. Sudah banyak

perusahaan yang gagal dalam mengimplementasikan sistem

ERP. Perusahaan seperti Nike telah kehilangan miliaran

dolar dalam implementasi ERP. (Rainer, Prince, &

Cegielski, 2015, pp. 274-275)

19

2.1.7.4 Manfaat ERP

Menurut O’Brien & Marakas (2010, p. 272), system ERP

memberikan nilai bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Nilai bisnis

tersebut yaitu:

• Kualitas dan efisiensi

o ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan

meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang memberikan

peningkatan secara signifikan bagi perusahaan. Contohnya, dalam

segi kualitas dan efisiensi dari pelayanan pelanggan, produksi,

dan distribusi.

• Mengurangi biaya

o Banyak perusahaan yang melaporkan bahwa adanya penurunan

yang signifikan dalam transaksi pengolahan biaya, hardware,

software, dan staf IT Support.

• Pengambilan keputusan

o Sistem ERP dapat dengan cepat memberikan laporan / Informasi

penting dalam kinerja bisnis kepada manajer, sehingga dapat

meningkatkan kemampuan manajer dalam membuat keputusan

yang baik dan tepat di dalam perusahaan.

• Enterprise agility

o Memberikan fleksibilitas pada struktur organisasi, tanggung

jawab manajerial, dan peran kerja, sehingga perusahaan dapat

lebih mudah dalam memanfaatkan peluang bisnis yang baru.

2.1.8 Pengertian Manajemen Projek ( Project Management)

Manajemen Proyek (Project Management) adalah aplikasi dari

pengetahuan, kemampuan, alat dan teknik untuk menyelesaikan kegiatan

proyek untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan proyek. (Institute, 2013,

p. 5)

Pelaksanaan proyek manajemen masih banyak menemui kegagalan.

Menurut survei yang dilakukan oleh Apriyanto (2018, pp. 396-398), rata-rata

tingkat keberhasilan proyek untuk selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan

20

menjawab kebutuhan mencapai 60%. Data tersebut merupakan hasil survei

pada organisasi yang dikategorikan sebagai underperFormers. Melihat data

tersebut, project management sangat penting untuk dipahami oleh Project

Manager.

Dapat disimpulkan dari pengertian tersebut bahwa project management

yang baik dapat memaksimalkan sumber daya, memperbaiki relasi dengan

konsumen, menekan biaya, menaikkan produktiFitas, menaikkan laba, dan

meningkatkan kesuksesan pelaksanaan proyek.

2.1.9 Metodologi Accelerated SAP

Accelerated SAP adalah sebuah standard metodologi untuk menerapkan

dan mengoptimalisasikan software SAP. ASAP juga mendukung dalam

mengimplementasikan SAP . ASAP menyediakan alat untuk membantu

dalam menyelesaikan semua tahapan project, dimulai dari proyek

perencanaan sampai proyek perbaikan sistem SAP. Accelerated SAP

(ASAP) adalah penerapan yang dibangun secara spesifik oleh SAP

untuk membantu pengguna SAP dalam mengimplementasi software SAP

secara cepat dan seefisien mungkin. ASAP menyediakan konten, cara dan

pengalaman dari berbagai implementasi yang telah sukses dilakukan, yang

dapat digunakan kembali untuk memastikan kesuksesan implementasi.

(Motiwalla & Thompson, 2012, p. 102)

Gambar 2. 1 Metodologi Accelerated SAP

21

Pada buku SAP R/3 Implementation, ASAP terdiri dari lima langkah

yaitu:

1. Project Preparation : Mempersiapkan perencanaan seperti tujuan,

ruang lingkup proyek, jadwal proyek, anggaran dan sumber daya

yang terlibat serta untuk menilai kesiapan organisasi untuk proyek

implementasi.

2. Business Blueprint : Pada tahap ini merupakan pertemuan dengan

klien untuk menentukan kebutuhan bisnis dan kebutuhan

fungsional yang diperlukan dalam perusahaan. Setiap aspek sesuai

dengan ruang lingkup proyek dibahas dan didokumentasikan.

3. Realization : Pada tahap ini melakukan konfigurasi awal semua

kebutuhan yang telah dijabarkan pada tahap Business Blueprint

dan juga melakukan pengujian.

4. Final preparation : Pada tahap ini untuk memastikan bahwa

sistem baru telah berhasi dikonfigurasi dan juga kegiatan dari

pelatihan end user, management activities dan juga data migrasi

dalam mempersiapkan Go-Live.

5. Go Live and Support : Pada Tahap ini sistem yang telah

diimplementasikan sudah dapat berjalan dan digunakan. Tim

Support akan melakukan pemeliharaan secara berkelanjutan

setelah tahap ini. (Ritter & Appelrath, 2010, pp. 69-80)

22

2.1.10 SAP Business One

Gambar 2. 2 SAP Business One

SAP Business One adalah sebuah perangkat aplikasi yang mudah

digunakan untuk solusi manajemen dan operasional bisnis dengan ukuran

bisnis kisaran sepuluh sampai beberapa ratus karyawan. Solusi yang

sederhana namun memiliki fondasi yang kuat, yang memungkinkan

pandangan langsung dan lengkap dari kedua operasi bisnis dan aktivitas

pelanggan. Terdapat beberapa modul dari SAP Business One seperti :

• Purchasing and Procurement

Menemukan cara baru dalam penyimpanan dengan meningkatkan

keseluruhan proses Pembelian mulai dari perancangan. cara pemesanan

ke berbagai jenis pilihan vendor/penjual. membuat tanda terima dan

pembayaran.

23

• Warehouse and Production Management

Mengelola persediaan di beberapa gudang secara langsung dan

mempertahankan biaya efektif produksi. Bisnis kecil mengenai

perangkat lunak kami dapat membantu anda dalam melacak dan

merekam pergerakan, memaksimalkan tingkat persediaans

memaksimalkan pengiriman barang agar tepat waktu dan bahkan

membuat perincian pengeluaran stock ( atau Saham ) dari sebelumnya.

• Accounting and Financial Management

Mempersingkat dan mengotomatiskan manajemen finansial

dengan software bisnis yang dapat mengintegrasikan akuntasi,

penjualan dan pembelian data. Mempersiapkan untuk pembaruan

margins, mengurangi error / kesalahan dan mendorong pengambilan

keputusan yang lebih menguntungkan.

• Customer Relation Management (CRM)

Mengubah banyak kemungkinan, dengan menjaga pelanggan

tetap merasa puas. dan memaksimalkan pendapatan. CRM yang

terintegrasi mendukung semua penjualan. layanan dan kegiatan

marketing anda dimulai dari mengatur kampanye untuk arah pelacakan

untuk mengelola dukungan setelah penjualan.

• Reporting and Analysis System

Membantu atau memberikan kuasa kepada karyawan untuk

mendapatkan jalan keluar untuk masalah-ma-salah yang paling sulit

pada waktu yang tepat secara spontan dengan cepat dan mudah dalam

menggunakan kecerdastan Insting bisnisnya dan menganalisanya serta

melaporkannya. (Wolfgang, 2011, pp. 8-10)

2.1.11 Pengertian Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan

urutan prosedur suatu program. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart)

yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara

logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk

dokumentasi. Ada lima macam bagan alir, di antaranya:

24

a. Bagan Alir Sistem (system flowchart) merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.

b. Bagan Alir Dokumen (Document flowchart) disebut juga bagan

alir Formulir (Form flowchart) merupakan bagan alir yang

menunjukkan arus dari laporan dan Formulir termasuk

tembusantembusannya.

c. Bagan Alir Skematik (schematic flowchart) merupakan bagan

alir yang menggambarkan prosedur di dalam sistem dengan

menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem dan

gambargambar komputer serta peralatan lainnya yang digunakan

oleh sistem.

d. Bagan Alir Program (program flowchart) merupakan bagan

yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses

program.

e. Bagan Alir Proses (process flowchart) merupakan bagan alir

yang banyak digunakan di teknik industri untuk menggambarkan

proses dalam suatu prosedur. (Indrajani, 2015, p. 36)

Gambar 2. 3 Flowchart Symbols

Sedangkan menurut Romney & Steinbart (2015, p. 56), Flowchart

adalah teknik analisis berupa gambar yang digunakan untuk menggambarkan

beberapa aspek sistem Informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Simbol

dalam flowchart dibagi menjadi 4 kategori:

25

1. Input/Output Symbols: digunakan untuk menampilkan input atau output

dari sistem.

2. Processing Symbols: digunakan untuk menampilkan proses terhadap

data baik secara sistem maupun manual.

3. Storage Symbols: digunakan untuk menampilkan tempat penyimpanan

data.

4. Flow and Miscellaneous Symbols: digunakan untuk menampilkan alur

proses data, menandakan awal dan akhir flowchart, menentukan

keputusan, dan bagaimana untuk memberikan catatan tambahan atas

aktiFitas jika dibutuhkan.

2.1.12 Fit-Gap Analysis

2.1.12.1 Pengertian Fit-Gap Analysis

Fit/Gap Analysis adalah metodologi yang digunakan untuk

membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan dilakukan

evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah

terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap). (Ancveire, 2018, p. 161)

2.1.12.2 Tujuan Analisa Fit-Gap

Menurut Frue (2016), Tujuan dari analisa Gap adalah:

1. Melakukan analisis kesenjangan kesesuaian

2. Mengetahui perbedaan antara kondisi anda saat ini dan kondisi

yang anda harapkan.

3. Menafsirkan hasil analisis

4. Mengidentifikasi lingkungan sehingga dapat mengetahui

bagaimana kompetitor melakukan penjualan dan perbandingan

harga.

5. Memahami indeks ekonomi dan melakukan perhitungan yang

jelas dalam sector khusus.

26

2.1.12.3 Peringkat Requirements pada Fit-Gap Analysis

Dalam setiap proses pengembangan sistem maka diperlukan

peringkat-peringkat requirement, yang harus ditentukan terlebih dahulu.

Seluruh peringkat yang sudah ditentukan akan menjadi landasan dalam

penentu keputusan.

Memprioritaskan requirement adalah bagian yang signifikan dalam

pengembangan software untuk memungkinkan pengembangan produk atau

solusi dalam waktu yang tepat dengan sumber daya yang optimal.

(Devulapalli, 2016, pp. 52-63)

Menurut Sukmawati & Priyadi dalam Jurnal INTENSIF, Vol.3, No.2

(2019, p. 109), Ranking requirement memberikan prioritas pada bagian dari

proses bisnis setelah dilakukannya identifikasi. Adapun tingkat prioritas

dalam identifikasi ini antara lain:

• H (High Critical Requirement) merupakan requirement yang sangat

penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut

perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan

akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.

• M (Medium Critical Requirement) merupakan

requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan efektiFitas

proses bisnis perusahaan.

• L (Low Critical Requirement) merupakan requirement yang hanya

menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis

perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.

2.1.12.4 Degree of Fit

Menurut, Tingkat kesesuaian antara sistem berjalan dengan proses

bisnis di dalam perusahaan dapat dibagi menjadi 3 tingkatan:

a. Fit adalah sebuah kondisi dimana requirement sepenuhnya sesuai

dengan sistem yang berjalan.

b. Gap adalah sebuah kondisi dimana sistem yang berjalan sama sekali

tidak sesuai dengan requirement. Dalam kondisi ini, alternative dan

rekomendasi dapat dibuat guna memperbaiki Gap yang ada. Sebagai

27

hasilnya, akan ada kemungkinan dimana sistem yang berjalan akan

mengalami pengembangan/perubahan.

c. Partial Fit adalah sebuah sistem yang berjalan sudah cukup

memenuhi requirement meskipun belum secara sempurna. (Indrajit,

2015, p. 3)

2.1.12.5 Gap Resolution

Berdasarkan pendekatan perbandingan yang dipilih, kami pertama-

tama membandingkan setiap kebutuhan bisnis dengan kemampuan sistem

ERP. Jika sistem ERP tidak mendukung kebutuhan bisnis, kami

mendokumentasikan kebutuhan bisnis sebagai celah dan memberikan

estimasi waktu dan biaya yang diperlukan. Gap dapat muncul dari

persyaratan khusus perusahaan, sektor publik atau khusus negara yang tidak

sesuai dengan kemampuan sistem ERP (Eaton & Kilby, 2015, pp. 259-

278). Jika sistem ERP untuk mendukung kebutuhan bisnis, ada dua

opsi. Jika konfigurasi tambahan dari ERP sistem diperlukan maka kami

mendokumentasikan kebutuhan bisnis sebagai konfigurasi sistem ERP dan

memperkirakan waktu dan biaya konfigurasi sementara, di sisi lain, jika

tidak ada konfigurasi diperlukan maka kami mendokumentasikan kebutuhan

bisnis sebagai fungsionalitas sistem ERP standar.

Output potensial dari analisis kesenjangan tingkat tinggi adalah

• Daftar persyaratan High-level Fit Gap dengan penjelasan tentang

bagaimana jadinya ditangani sebagai bagian dari implementasi dan

estimasi upaya yang berhasil ini akan membutuhkan; dan

• Laporan High-level Fit Gap yang menjelaskan kebutuhan bisnis

membahas kesesuaian fungsi

Tingkat kesesuaian atau Degree of Fit adalah indikator penting dari

keselarasan bisnis dengan ERP standar fungsionalitas sistem. Ini dihitung

sebagai jumlah dari semua kebutuhan bisnis yang sesuai, dibagi dengan

semua kebutuhan bisnis. Selain kemampuan sistem ERP standar, bisnis ini

juga membutuhkan categorised as Fit. Categorised as Fit adalah

konfigurasi sistem ERP dan adaptasi bisnis perusahaan proses. Selain itu,

setiap kebutuhan bisnis harus dipertimbangkan dalam hal kepentingannya.

28

Tingkat kecocokan membantu perusahaan memahami risiko tidak

memenuhi ruang lingkup proyek dan memberikan estimasi penting yang

diperlukan dalam ERP proses pemilihan sistem (Roys & Babić, 2009, p.

145). Alternatif yang dicirikan dalam analisis kesenjangan tingkat tinggi

sebagai kecocokan bisnis adalah:

• Kemampuan sistem ERP standar;

• Konfigurasi sistem ERP

Kesimpulan dari pengertian Gap resolution, untuk mengetahui

kekurangan sistem ERP, maka diperlukan pengulasan poin-poin desain

utama, membahas penyesuaian dan integrase persyaratan grasi, dan

meninjau desain konseptual yang diusulkan dan daftar setiap asumsi yang

dibuat.

2.1.13 Pengertian Implementasi Sistem

Implementasi mengacu pada tindakan untuk mencapai tujuan-tujuan

yang telah ditetapkan dalam suatu keputusan. Tindakan ini berusaha untuk

mengubah keputusan-keputusan tersebut menjadi pola-pola operasional serta

berusaha mencapai perubahan perubahan besar atau kecil sebagaimana yang

telah diputuskan sebelumnya. (Mulyadi, 2015, p. 12)

Implementasi pada hakikatnya juga merupakan upaya pemahaman apa

yang seharusnya terjadi setelah program dilaksanakan. Dalam tataran praktis,

implementasi adalah proses pelaksanaan keputusan dasar. Proses tersebut

terdiri atas beberapa tahapan yakni:

1. Tahapan pengesahan peraturan perundangan.

2. Pelaksanaan keputusan oleh instansi pelaksana.

3. Kesediaan kelompok sasaran untuk menjalankan keputusan.

4. Dampak nyata keputusan baik yang dikehendaki maupun tidak.

5. Dampak keputusan sebagaimana yang diharapkan instansi pelaksana.

6. Upaya perbaikan atas kebijakan atau peraturan perundangan.

Proses persiapan implementasi setidaknya menyangkut beberapa hal

penting yakni:

1. Penyiapan sumber daya, unit dan metode.

29

2. Penerjemahan kebijakan menjadi rencana dan arahan yang dapat

diterima dan dijalankan.

3. Penyediaan layanan, pembayaran dan hal lain secara rutin.

Implementasi menurut teori Jones (Mulyadi, 2015, p. 45): “Those

Activities directed toward putting a program into effect” (proses mewujudkan

program hingga memperlihatkan hasilnya), sedangkan menurut Horn dan

Meter: “Those actions by public and private individual (or group) that are

achievement or objectives set forth in prior policy” (tindakan yang dilakukan

pemerintah).

Jadi implementasi adalah tindakan yang dilakukan setelah suatu

kebijakan ditetapkan. Implementasi merupakan cara agar sebuah kebijakan

dapat mencapai tujuannya.

2.1.14 Use Case Diagram

Menurut Satzinger, J. Jackson, & Burd (2012, p. 78), Use case diagram

adalah rangkaian/uraian sekelompok yang saling terkait dan membentuk sistem

secara teratur yang dilakukan atau diawasi oleh sebuah aktor. Use Case

Diagram merupakan rangkaian tindakan yang dilakukan oleh sistem, aktor

mewakili user atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang

dimodelkan. Tujuan dari use case diagram adalah untuk mengidentifikasi

bagaimana sistem akan digunakan oleh user.

Gambar 2. 4 Contoh Use Case Diagram

Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2012). Page 78 .

30

Gambar yang digunakan pada contoh menggambarkan use case diagram

sederhana untuk Informasi supplier. Subsistem menunjukkan empat kasus

penggunaan sebagai oval dan dua pengguna yaitu Purchasing agent dan

Manager. Garis yang menghubungkan pengguna dan use case menunjukkan

siapa yang menggunakan sistem. Agen pembelian melakukan keempat use

case, sedangkan manager hanya mencari pemasok atau kontak.

Tabel 0.1 Daftar Simbol Use Case Diagram (Satzinger, Jackson, dan Burd,

2012)

Komponen Simbol Penjelasan

Use case

Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai

unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit

atau actor, biasanya dinyatakan dengan

menggunakan kata kerja di awal frase nama use

case.

Actor

Orang, proses, atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem Informasi yang akan

dibuat, jadi walaupun simbol actor adalah

gambar orang, tapi actor belum tentu

merupakan orang, biasanya dinyatakan

menggunakan kata benda di awal frase nama

actor.

Asosiasi

Komunikasi antara actor dan use case

yang berpartisipasi pada use case atau use case

memiliki interaksi dengan actor.

Generalisasi

Hubungan Generalisasi dan spesialisasi (umum

khusus) antara dua buah use case dimana fungsi

yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari

lainnya.

31

Extend

Relasi use case tambahan ke sebuah use case

dimana use case yang ditambahkan dapat

berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan

itu, mirip dengan prinsip inheritance pada

pemrograman berorientasi objek, biasanya use

case tambahan memiliki nama depan yang

sama dengan use case yang ditambahkan.

Include

Relasi use case tambahan ke sebuah use case

dimana use case yang ditambahkan

memerlukan use case ini untuk menjalankan

fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use

case ini. Include berarti use case yang

ditambahkan akan selalu dipanggil saat use

case tambahan dijalankan.

Berdasarkan teori tersebut dapat disimpulkan bahwa, use case diagram

mendeskripsikan interaksi antara aktor dengan sistem yang akan dibuat. Selain

itu, use case diagram juga akan mengetahui siapa saja yang dapat menggunakan

fungsi tersebut.

2.1.15 User Interface

User Interface adalah tampilan dari software. User Interface merupakan

salah satu elemen penting dari sistem berbasis komputer. (Sridevi, 2014, pp.

415-426)

User Interface adalah bagian dari sistem dimana user dapat melakukan

interaksi dengan sistem. User Interface merupakan tampilan yang dapat

menyediakan navigasi melalui sistem, tampilan yang dapat menangkap data

dan menyampaikan Informasi yang ditampilkan oleh sistem. (Dennis, Wixom,

& Roth, 2011, p. 313)

Dapat disimpulkan bahwa user interface merupakan tampilan interaksi

antara user dengan sistem.

32

2.1.16 User Acceptance Test

UAT adalah software testing yang dijalankan pada calon pengguna

sebelum aplikasi di rilis. Tujuan utama dari UAT adalah untuk meyakinkan

bahwa sistem baru sudah sesuai dengan kebutuhan yang sudah ditentukan.

Menurut (Hambling & Goethem, 2013, p. 15), User Acceptance Test

bersifat Formal yang berarti tes harus di desain dan di eksekusi dengan cara

yang terstruktur dan menyediakan bukti objektif tentang aplikasi. UAT

merupakan tes yang krusial dimana otoritas yang bersangkutan menentukan

untuk menerima sistem atau tidak.

33 2.2 Kerangka Pikir

Gambar 2. 5 Kerangka Pikir

34

Aktivitas pertama yang dilakukan dalam Identifikasi Objek adalah menentukan

target projek yang akan diterapkan sistem baru dan menentukan pihak-pihak yang

terlibat, dari kedua belah pihak baik pihak konsultan maupun dari pihak client-nya.

Hal ini bertujuan untuk menentukan siapa saja yang bertanggung jawab mengenai

data-data yang diperlukan dalam implementasi, dan yang bertanggung jawab secara

keseluruhan dalam proyek tersebut. Setelah diketahui siapa saja yang terlibat dalam

proyek implementasi ini, maka langkah selanjutnya adalah menentukan objek

penelitian.

Pada objek penelitian, pihak konsultan akan mencari tahu struktur sistem yang

terdapat pada pihak client, untuk dapat mencari tahu kelemahan ataupun kekurangan

dari sistem yang pernah diterapkan, lalu pihak konsultan akan mencari produk ERP

yang sesuai dengan requirement pihak client dan menggantikan produk ERP sesuai

dengan kebutuhan bisnis proses. Selanjutnya, setelah mengetahui objek penelitian

yang akan diteliti, maka langkah selanjutnya adalah mengumpulkan perolehan data

dan teori yang dibutuhkan. Metode pengambilan data yang dilakukan adalah metode

studi pustaka dan metode studi lapangan. Dengan kedua metode tersebut, pihak

konsultan dapat menyesuaikan konfigurasi dan penyesuaian dengan bisnis proses

yang telah berjalan. Setelah mendapatkan seluruh data yang dibutuhkan dari pihak

client adalah aktivitas berikutnya yang dikerjakan, setelah business blueprint. Pada

business blueprint, user akan diminta untuk menjelaskan pihak konfigurasi yang

dibutuhkan dan diinginkan untuk meningkatkan kredibilitas dan fungsi dari program

ERP. Requirement yang telah didapatkan dari pihak client, akan disusun menjadi

minute of meeting yang dipisahkan sesuai dengan function-function yang ada pada

SAP Business One dan digunakan oleh pihak client. Selain itu, pihak konsultan akan

melakukan analisis dengan metode analisis fit/gap untuk mengetahui adanya

kesenjangan dan kekurangan dari software sebelumnya dengan bisnis proses yang

dimiliki oleh client. Dengan mengetahui adanya kekurangan-kekurangan untuk

mendukung perubahan sistem ERP yang lebih sesuai dengan bisnis proses utama dari

pihak client.

Setelah blueprint Document disetujui oleh pihak client, maka client harus

memberikan data-data (berupa Master data) kepada pihak konsultan yang

dibutuhkan dalam tahap Realization Master Data (struktur Chart of Account,

35 Business Partner, dan Item) yang telah dikirimkan oleh client, akan diperiksa dan

disesuaikan kembali dengan template dari SAP Business One, kemudian akan di-

Import ke SAP Business One. Aktivitas selanjutnya adalah merancang UDF, yang

ditambahkan ke setiap dokumen yang diperlukan. Sesuai dengan ruang lingkup

pada penulisan skripsi ini, maka aktivitas implementasi ini berakhir pada

tahapan Results dengan Aplikasi SAP Business One untuk pihak client.

36