80

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES

MANAGEMENT YANG DIUSULKAN PADA PT SERTCO

QUALITY

Berdasarkan teori yang telah dibahas pada bab sebelumnya,dan hasil survey yang telah

dilakukan ke perusahaan, maka dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi

human resources management yang terdiri dari:

4.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : Activity Diagram, Event Table,

Class Diagram, Use Case Diagram, Use Case Description

4.1.1 Activity Diagram

1. Perekrutan

Pertama, bagian unit terkait membuat permintaan penambahan karyawan baru

kepada manajer dengan mengisi form penerimaan karyawan baru yang

disediakan oleh HRD, lalu jika disetujui oleh manajer, akan dibuka lowongan

pekerjaan. Kedua, setelah masuk surat-surat lamaran dari pelamar, bagian HRD

melakukan seleksi dengan wawancara yang dilakukan oleh pihak-pihak yang

bersangkutan. Jika ada surat lamaran yang tidak lolos seleksi, HRD akan

mengirimkan surat penolakan, sedangkan bagi yang lolos seleksi akan

mendapatkan surat panggilan wawancara calon karyawan. Ketiga, akan diadakan

wawancara, jika calon karyawan lolos dalam tahap wawancara yang dilakukan,

81

maka akan dilakukan proses administrasi bagi calon karyawan dan bagian HRD

membuat surat perjanjian kerja dimana calon karyawan akan mulai bekerja dan

mengikuti masa percobaan sesuai waktu yang ditentukan. Keempat, setelah

karyawan menyelesaikan masa percobaan, dilakukan penilaian atas percobaan.

Jika dinilai baik, maka akan diadakan pengangkatan karyawan tetap. Jika dinilai

tidak baik dalam masa percobaan, maka karyawan tidak akan diangkat sebagai

karyawan tetap. Jika setelah masa percobaan, tiba-tiba karyawan ingin

mengundurkan diri dari perusahaan, maka bagian HRD akan kembali merekrut

karyawan baru untuk menggantikan posisi karyawan tersebut, dengan terlebih

dahulu melihat data-data surat lamaran yang pernah masuk, tanpa harus

membuka lowongan bagi pelamar baru. Tetapi jika tidak ada yang memenuhi

kriteria yang diperlukan, maka akan dibuka lowongan pekerjaan bagi calon

pelamar baru. Proses perekrutan seperti digambarkan pada gambar 4.1

82

Gambar 4.1 Activity Diagram proses perekrutan

83

2. Penempatan

Setelah karyawan berhasil melewati tahap perekrutan, maka karyawan akan

mengikuti masa percobaan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dan

karyawan akan ditempatkan pada bagian atau posisi yang telah ditentukan.

Proses penempatan karyawan digambarkan pada gambar 4.2

Gambar 4.2 Activity Diagram proses penempatan karyawan baru

84

3. Pelatihan

Proses pelatihan dimulai pada saat bagian HRD membuat perencanaan pelatihan.

Pelatihan yang dilakukan dapat dari dalam maupun dari luar perusahaan. Bagian

HRD menyampaikan rencana pelatihan kepada manajer. Jika manajer menyetujui

rencana pelatihan yang akan dilakukan, maka bagian HRD akan membuat daftar

karyawan yang akan mengikuti pelatihan. Karyawan yang mengikuti pelatihan

yang diadakan oleh perusahaan, akan mendapatkan surat izin dari perusahaan.

Setelah karyawan menyelesaikan pelatihan yang diadakan, karyawan harus

membuat laporan hasil pelatihan yang diikuti dan menyerahkan laporan tersebut

ke bagian HRD untuk dicek lebih lanjut oleh manajer. Untuk pelatihan tertentu,

karyawan akan mendapatkan surat perjanjian ikatan dinas yang harus

ditandatangani. Proses pelatihan digambarkan dalam gambar 4.3

85

Gambar 4.3 Activity Diagram proses pelatihan

4. Penggajian

Proses penggajian dimulai dengan adanya laporan absensi yang dibuat oleh

bagian admin. Laporan absensi dibutuhkan untuk dapat mengetahui total

kehadiran, izin, bolos maupun sakit. Perhitungan absensi ini akan berpengaruh

untuk menghitung jumlah gaji maupun tunjangan karyawan setiap bulannya.

Setelah menghitung total gaji karyawan, bagian keuangan akan mentransfer total

gaji kepada masing-masing karyawan sesuai dengan perhitungan gaji yang telah

86

dihitung dan memberikan bukti pembayaran gaji kepada bagian akuntansi.

Bagian Akuntansi akan mencatat total pengeluaran kas atas pembayaran gaji

karyawan dan membuat slip gaji untuk setiap karyawan. Catatan slip gaji

karyawan pun diberikan kepada bagian admin untuk disimpan dalam database

perusahaan. Gambar 4.4 menggambarkan proses penggajian yang terjadi di

perusahaan.

Gambar 4.4 Activity Diagram proses penggajian

87

5. Absensi

Awal dari proses absensi dimulai saat karyawan melakukan absen dengan finger

print pada mesin absensi yang ada. Setelah itu, secara otomatis mesin absensi

akan mencatat data absensi setiap karyawan yang hadir. Mesin absensi akan

mencatat waktu karyawan masuk maupun keluar dari kantor setiap harinya. Jika

karyawan tidak melakukan absensi ke mesin absensi, maka karyawan dinyatakan

tidak masuk kerja. Proses absensi karyawan digambarkan pada gambar 4.5

Gambar 4.5 Activity Diagram proses absensi

88

6. Izin

Jika ada karyawan yang ingin melakukan cuti, maka harus mengisi form

permohonan izin (cuti). Setelah mengisi form tersebut, karyawan harus

menyerahkan form tersebut kepada bagian HRD. Dan bagian HRD akan

mengecek limit izin karyawan dan meminta persetujuan manajer atas

permohonan izin yang ingin dilakukan karyawan. Jika manajer menyetujui form

permohonan izin tersebut, maka bagian HRD akan memberikan izin bagi

karyawan, dan karyawan yang bersangkutan dapat melakukan izin (cuti) sesuai

dengan kesepakatan yang ada di dalam form permohonan izin. Gambar 4.6

menggambarkan proses cuti di dalam perusahaan.

Gambar 4.6 Activity Diagram proses izin ( Cuti )

89

7. Pinjaman

Karyawan yang ingin melakukan pinjaman harus mengisi surat permohonan

pinjaman dan menyerahkan dokumen yang terkait sesuai dengan peraturan

perusahaan. Setelah itu bagian Admin akan mengecek kelengkapan surat dan

dokumen yang diserahkan dan selanjutnya diserahkan ke bagian keuangan untuk

mengecek limit pinjaman karyawan. Apakah limit pinjaman karyawan masih ada

atau sudah melebihi limit yang telah ditentukan. Jika belum melebihi limit

pinjaman, maka bagian keuangan akan meminta persetujuan dari manajer atas

pinjaman yang ingin dilakukan karyawan. Setelah manajer menandatangani surat

pinjaman karyawan, maka bagian keuangan akan mentransfer total pinjaman

kepada karyawan sesuai jumlah yang tertera dalam surat permohonan pinjaman.

Bagian keuangan menyerahkan bukti pinjaman kepada bagian admin dan bagian

akuntansi untuk dicatat dalam data pinjaman karyawan. Bagian admin akan

membuat surat pinjaman yang menyatakan adanya pinjaman yang dilakukan oleh

karyawan. Gambar 4.7 menggambarkan proses permintaan pinjaman yang terjadi

jika ada karyawan yang ingin melakukan pinjaman kepada perusahaan.

90

Gambar 4.7 Activity Diagram proses pinjaman

91

8. Penilaian Kinerja

Pertama-tama manajer membuat rencana evaluasi kerja bagi seluruh karyawan.

Kedua, bagian HRD akan membuat form penilaian kinerja karyawan yang berisi

kriteria apa saja yang akan dinilai sehubungan dengan kinerja karyawan. Ketiga,

setelah itu akan dilakukan penilaian atas karyawan dengan mengisi form

penilaian kinerja karyawan, setelah form tersebut diisi, akan dihitung jumlah

total penilaian terhadap karyawan. Dan keempat, akan diketahui hasil dari

penilaian kinerja karyawan melalui laporan evaluasi kerja yang dibuat oleh

bagian HRD. Selain berdasarkan laporan evaluasi kerja ini, manajer juga menilai

berdasarkan cara kerja yang diamati oleh manajemen. Proses penilaian kinerja

digambarkan pada gambar 4.8

92

Gambar 4.8 Activity Diagram proses penilaian kinerja

9. Pemberhentian

Jika ada karyawan yang ingin mengundurkan diri dari perusahaan, maka harus

mengisi form berhenti kerja yang juga mencakup alasan karyawan ingin berhenti

kerja. Lalu bagian HRD akan mengecek form tersebut dan menyerahkan kepada

manajer. Jika sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan,

maka bagian HRD dapat membuat surat pernyataan karyawan berhenti kerja

yang ditandatangani oleh manajer, karyawan, maupun HRD. Bagian Keuangan

pun akan memberikan uang pesangon untuk karyawan sesuai dengan peraturan

93

yang ada di dalam perusahaan, dan akan dicatat oleh bagian akuntansi. Gambar

4.9 menggambarkan proses pemberhentian karyawan.

94

Gambar 4.9 Activity Diagram proses berhenti kerja

95

4.1.2 Event Table

Tabel 4.1 Event Table

No Event Trigger Source Use Case Response Destination

1. Bagian unit terkait

membuat form

penerimaan

karyawan baru

Adanya kebutuhan

tenaga kerja baru

Bagian unit

terkait

Membuat form

penerimaan karyawan

baru

Form

penerimaan

karyawan baru

Manajer

2. Bagian HR membuat

form wawancara

Adanya surat lamaran

calon karyawan yang

sesuai kriteria

Bagian HR Membuat Form

wawancara

Form wawancara Pelamar

(calon

karyawan)

3. Bagian HR membuat

surat penolakan atas

surat lamaran yang

Adanya surat lamaran

yang tidak sesuai

dengan kriteria

Bagian HR Membuat surat

penolakan

Surat penolakan Pelamar

(calon

karyawan)

96

tidak masuk criteria

4. Bagian HR membuat

surat perjanjian kerja

Calon karyawan

diterima untuk

mengikuti masa

percobaan

Bagian HR Membuat surat

perjanjian kerja

Surat perjanjian

kerja

Pelamar

(calon

karyawan)

5. Manajer mengisi

form penilaian

karyawan

Adanya penilaian

terhadap karyawan

setelah masa

percobaan

Manajer Membuat form

penilaian karyawan

form penilaian

karyawan

karyawan

6. Bagian HR mencatat

data karyawan baru

Karyawan bekerja

sebagai karyawan

tetap

Bagian HR Mencatat data

karyawan baru

Form Data

karyawan

Manajer

7. Bagian HR membuat Ada karyawan yang Bagian HR Membuat form form pelatihan Manajer

97

form pelatihan akan mengikuti

pelatihan

pelatihan

8. Bagian HR membuat

form evaluasi

pelatihan

Karyawan yang telah

mengikuti pelatihan

akan dievaluasi

Bagian HR Membuat form evaluasi

pelatihan

form evaluasi

pelatihan

Manajer

9. Manajer membuat

form prestasi kerja

karyawan

Dilakukan penilaian

terhadap prestasi

kerja karyawan

Manajer Membuat form prestasi

kerja karyawan

form prestasi

kerja karyawan

Karyawan

10. Bagian Admin

membuat laporan

absensi

Menghitung data

absensi karyawan

pada akhir bulan

Bagian

Admin

Membuat laporan

absensi

Laporan absensi Manajer

11. Bagian Admin

mengecek form

Karyawan melakukan

pinjaman

Bagian

Admin

Mengecek form

pinjaman

form pinjaman Karyawan

98

pinjaman

12. Bagian akuntansi

membuat slip gaji

karyawan

Melakukan

pembayaran gaji

kepada karyawan

Bagian

akuntansi

Membuat slip gaji

karyawan

Slip gaji

karyawan

Karyawan

13. Bagian akuntansi

membuat laporan

gaji karyawan

Pencatatan

pembayaran gaji

kepada karyawan

Bagian

akuntansi

Membuat laporan gaji

karyawan

Laporan gaji

karyawan

Manajer

14. Karyawan mengisi

form izin

Adanya permohonan

untuk izin

Karyawan Mengisi form izin Form izin Bagian HR

15. Karyawan mengisi

form berhenti kerja

Adanya pengajuan

permohonan untuk

berhenti kerja

Karyawan Mengisi form berhenti

kerja

Form berhenti

kerja

Bagian HR

99

4.1.3 Class Diagram

Gambar 4.10 Class Diagram

100

4.1.4 Use Case Diagram

Gambar 4.11 Use Case Diagram

101

4.1.5 Use Case Description

Tabel 4.2 Use Case Description Form Penerimaan Karyawan Baru

Use Case : Membuat Form Penerimaan Karyawan Baru

Main Flow :

1. Bagian unit terkait mengecek adanya kebutuhan karyawan baru

2. Bagian unit terkait mengisi form penerimaan karyawan baru

3. Bagian HR menyampaikan form penerimaan kepada manajer

Exception Condition :

-

102

Tabel 4.3 Use Case Description Form Wawancara

Use Case : Membuat Form Wawancara

Main Flow :

1. Bagian HR menyeleksi surat lamaran karyawan yang lolos seleksi

2. Bagian HR mendata calon karyawan yang akan diwawancara

3. Bagian HR membuat form wawancara

Exception Condition :

-

103

Tabel 4.4 Use Case Description Surat Penolakan

Use Case : Membuat Surat Penolakan

Main Flow :

1. Bagian HR melihat surat lamaran yang diterima

2. Bagian HR mengumpulkan surat-surat lamaran yang tidak sesuai surat

permintaan karyawan baru

3. Bagian HR membuat surat penolakan untuk karyawan yang tidak lolos

seleksi

Exception Condition :

-

104

Tabel 4.5 Use Case Description Membuat surat perjanjian kerja

Use Case : Membuat Surat Perjanjian Kerja

Main Flow :

1. Bagian HR memeriksa hasil wawancara karyawan

2. Bagian HR membuat surat perjanjian kerja bagi karyawan yang lolos

pada hasil wawancara

Exception Condition :

-

105

Tabel 4.6 Use Case Description Mendata karyawan

Use Case : Mendata Karyawan

Main Flow :

1. Bagian HR meminta karyawan mengisi data diri karyawan pada form

karyawan

2. Bagian HR membuat data seluruh karyawan baru

Exception Condition :

-

106

Tabel 4.7 Use Case Description Form Penilaian

Use Case : Membuat Form Penilaian

Main Flow :

1. Manajer mengecek hasil masa percobaan karyawan selama waktu yang

telah ditentukan

2. Manajer mengisi form penilaian bagi karyawan pada masa percobaan

Exception Condition :

-

107

Tabel 4.8 Use Case Description Form Pelatihan

Use Case : Membuat Form Pelatihan

Main Flow :

1. Manajer meminta dilakukan pelatihan bagi karyawan

2. Bagian HR mengurus pelatihan yang akan dilakukan

3. Bagian HR membuat form pelatihan bagi karyawan yang akan mengikuti

pelatihan

4. Bagian HR meminta persetujuan manajer atas pelatihan yang akan

dilakukan

Exception Condition :

-

108

Tabel 4.9 Use Case Description Form Evaluasi Pelatihan

Use Case : Membuat Form Evaluasi Pelatihan

Main Flow :

1. Karyawan mengikuti pelatihan yang diadakan

2. HRD melakukan penilaian hasil pelatihan yang diikuti karyawan

3. HRD membuat form evaluasi pelatihan karyawan

4. Manajer mengecek hasil evaluasi pelatihan

Exception Condition :

-

109

Tabel 4.10 Use Case Description Laporan Absensi

Use Case : Membuat Laporan Absensi

Main Flow :

1. Karyawan melakukan absensi setiap hari kerja

2. Bagian Admin mencetak data absensi karyawan pada akhir bulan

3. Bagian Admin menghitung data hadir, izin, cuti , absen karyawan

4. Bagian Admin membuat laporan absensi bulanan karyawan

Exception Condition :

-

110

Tabel 4.11 Use Case Description Slip Gaji

Use Case : Membuat Slip Gaji

Main Flow :

1. Bagian Admin menyerahkan laporan absensi karyawan kepada bagian

akuntansi

2. Bagian Akuntansi menghitung gaji dan tunjangan karyawan berdasarkan

laporan absensi

3. Bagian Akuntansi menghitung pajak karyawan

4. Bagian Akuntansi mencatat jumlah pembayaran gaji karyawan

5. Bagian Akuntansi menyerahkan total pembayaran gaji karyawan kepada

bagian karyawan

6. Bagian Keuangan mentransfer pembayaran gaji kepada seluruh karyawan

7. Bagian Akuntansi membuat slip gaji untuk diberikan kepada karyawan

Exception Condition :

-

111

Tabel 4.12 Use Case Description Laporan Gaji Karyawan

Use Case : Membuat Laporan Gaji Karyawan

Main Flow :

1. Bagian Keuangan mentransfer total gaji kepada seluruh karyawan

2. Bagian Keuangan menyerahkan bukti transfer kepada bagian akuntansi

3. Bagian Akuntansi memeriksa total pembayaran dengan catatan data gaji

karyawan

4. Bagian Akuntansi membuat laporan gaji karyawan

Exception Condition :

-

112

Tabel 4.13 Use Case Description Form Pinjaman

Use Case : Mengisi Form Pinjaman

Main Flow :

1. Karyawan mengajukan permohonan pinjaman dan mengisi form

pinjaman

2. Bagian admin mengecek kelengkapan form

3. Bagian Keuangan memeriksa limit pinjaman karyawan

4. Bagian Keuangan meminta persetujuan manajer atas pinjaman karyawan

5. Manajer menyetujui pinjaman yang diminta karyawan

6. Bagian Keuangan mentransfer uang pinjaman kepada karyawan

7. Bagian akuntansi mencatat pinjaman karyawan

Exception Condition :

-

113

Tabel 4.14 Use Case Description Form Izin

Use Case : Mengisi Form Izin

Main Flow :

1. Karyawan mengajukan permohonan izin dan mengisi form izin

2. Bagian HR mengecek limit izin karyawan

3. Bagian HR meminta persetujuan manajer atas permohonan izin karyawan

4. Manajer menyetujui permohonan izin karyawan

Exception Condition :

-

114

Tabel 4.15 Use Case Description Form Prestasi Karyawan

Use Case : Mengisi Form Prestasi Karyawan

Main Flow :

1. Manajer melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan

2. Manajer mengisi form prestasi kerja karyawan

Exception Condition :

-

115

Tabel 4.16 Use Case Description Form Berhenti Kerja

Use Case : Mengisi Form Berhenti Kerja

Main Flow :

1. Karyawan mengajukan permohonan berhenti kerja dan mengisi form

berhenti kerja

2. Bagian HR mengecek kelengkapan form dan prosedur berhenti kerja

3. Bagian HR meminta persetujuan manajer atas pengajuan permohonan

berhenti kerja karyawan

4. Bagian HR membuat surat pernyataan berhenti kerja

5. Bagian keuangan memberikan uang pesangon, dll.

Exception Condition :

-

116

2.2 Software Architecture and Deployment Environment

2.2.1 Software Architecture

Software Architecture yang digunakan adalah bentuk 2-tier. Client,

Application, data yang digunakan terletak pada server yang sama.

2.2.2 Deployment Environment

Deployment Environment yang digunakan adalah MULTI-TIER yang

CLUSTERED dan CENTRALIZED ARCHITECTURE.

Multi-Tier

Sistem informasi yang dikembangkan menghubungkan 3 bagian/divisi, yaitu

Bagian HR , Akuntansi , Admin, Manajer, serta Keuangan. Oleh karena itu,

kegiatan computing akan terjadi di beberapa komputer pada tempat yang

berbeda.

Clustered

Karena spesifikasi tugas/fungsi yang dijalankan hanya berkisar pada masalah

transfer data, maka spesifikasi hardware yang digunakan sama. Lokasi

komputer/sistem berada dalam 1 tempat yang sama.

Centralized Architecture

Server (computing resource) hanya terletak di 1 tempat, yaitu di perusahaan

dengan menggunakan jaringan LAN. Dengan hanya menggunakan 1 server

maka aktivitas pengolahan data bisa terjadi secara real-time dan terpusat.

117

4.3 Sequence Diagram

a. Sequence Diagram Form Penerimaan Karyawan Baru

Gambar 4.12 Sequence Diagram Form Penerimaan Karyawan Baru

118

b. Sequence Diagram Form wawancara calon karyawan

Gambar 4.13 Sequence Diagram Form Wawancara Calon Karyawan

119

c. Sequence Diagram Form Penilaian Masa Percobaan

Gambar 4.14 Sequence Diagram Form Penilaian Masa Percobaan

120

d. Sequence Diagram Form Data Karyawan

Gambar 4.15 Sequence Diagram Form Data Karyawan

121

e. Sequence Diagram Form permohonan pelatihan

Gambar 4.16 Sequence Diagram Form Permohonan Pelatihan

122

f. Sequence Diagram Form Evaluasi Pelatihan

Gambar 4.17 Sequence Diagram Form Evaluasi Pelatihan

123

g. Sequence Diagram Form Pinjaman

Gambar 4.18 Sequence Diagram Form Pinjaman

124

h. Sequence Diagram Form Permohonan Izin

Gambar 4.19 Sequence Diagram Form Permohonan Izin

125

i. Sequence Diagram Form Pemberhentian kerja

Gambar 4.20 Sequence Diagram Form Pemberhentian Kerja

126

j. Sequence Diagram Form penilaian

Gambar 4.21 Sequence Diagram Form Penilaian

127

k. Sequence Diagram Slip gaji

Gambar 4.22 Sequence Diagram Slip Gaji

128

4.4 User Interface

a. User interface Form Penerimaan Karyawan Baru

Form penerimaan karyawan baru adalah form yang diisi oleh bagian unit

untuk meminta persetujuan manajer atas penambahan karyawan baru yang

dibutuhkan. Dalam form ini berisi detail kualifikasi karyawan seperti apa

yang dibutuhkan dan bagian apa yang membutuhkan penambahan karyawan

serta jumlah karyawan baru yang ingin direkrut.

129

Gambar 4.23 User Interface Form Penerimaan Karyawan Baru

NoTrPKB : Auto Display Bagian : Input Jenis Kelamin : Pilih Jangka Waktu : Pilih

130

Jenis Rekrut : Pilih Jumlah yang dibutuhkan : Input Jabatan : Pilih Level : Input Pendidikan : Input Pengalaman : Input Kemampuan : Input Bahasa : Input Kualifikasi : Input Upah : Input Nama Pengusul : Input Pertimbangan Pengusul : Input Keterangan : Input

131

b. User interface Form Wawancara

Form wawancara calon karyawan adalah form yang berisi detail hasil wawancara

yang dilakukan dengan calon karyawan yang telah lolos seleksi. Dalam form ini

terdapat perjanjian kerja yang dibuat dengan calon karyawan apabila calon

karyawan lolos dalam tahap wawancara dan menjadi karyawan untuk masa

percobaan.

132

Gambar 4.24 User Interface Form Wawancara

133

KdWawancara : Auto Display KdCalonKaryawan : Auto Display Tanggal : Input Performance : Input Kemampuan komunikasi : Input Motivasi Kerja : Input Stabilitas Emosi : Input Potensi Kepemimpinan : Input Nama Pewawancara : Input Divisi Pewawancara : Input Pengetahuan : Input Pengalaman Kerja : Input Inisiatif Kerja : Input Kerjasama : Input Gaji Pokok : Input Tunjangan : Input Tunjangan lainnya : Input Mulai Bekerja : Input Akhir Percobaan : Input Jabatan : Auto Display

134

Departemen : Auto Display Rekomendasi1 : Input Rekomendasi2 : Input Perjanjian Kerja : Input c. User Interface Form Calon Karyawan

Form calon karyawan berisi detail mengenai keterangan karyawan yang telah

berhasil melewati tahap wawancara dan akan mengikuti masa percobaan. Form

ini berisi keterangan umum mengenai data pribadi karyawan.

135

Gambar 4.25 User Interface Form Calon Karyawan

KdCalon Karyawan : Auto Display Nama : Input NoKTP : Input NoSIM : Input Jenis Kelamin : Pilih Tempat Lahir : Input

136

Tanggal Lahir : Input Tinggi : Input Berat : Input Alamat : Input Telepon : Input Pendidikan : Input Status Perkawinan : Pilih Tanggal Wawancara : Input Kewarganegaraan : Pilih Foto : Input

137

d. User Interface Form Data Karyawan

Form data karyawan hampir sama dengan form calon karyawan, hanya saja form

data karyawan lebih lengkap, karena selain terdapat data pribadi karyawan, di

dalam form ini juga terdapat keterangan mengenai jumlah gaji, tunjangan, dan

hal lainnya mengenai karyawan sesuai dengan yang terdapat di dalam form

wawancara.

138

Gambar 4.26 User Interface Form Data Karyawan

139

Kd Karyawan : Auto Display Nama : Input NoKTP : Input NoSIM : Input Jenis Kelamin : Pilih Agama : Auto Display Tempat Lahir : Input Tanggal Lahir : Input Tinggi : Input Berat : Input Alamat : Input Telepon : Input Pendidikan : Input Status Perkawinan : Pilih Kewarganegaraan : Pilih Bahasa : Pilih Mulai Bekerja : Input Akhir Kontrak : Input Jabatan : Auto Display Departemen : Auto Display

140

Gaji Pokok : Input Tunjangan : Input Tunjangan Lainnya : Input Limit Pinjaman : Input Status : Auto Display Foto : Input

e. User Interface Form Pelatihan

Form pelatihan dibuat oleh bagian HRD pada saat ingin melakukan pelatihan

bagi karyawan. Dalam form ini terdapat seluruh keterangan mengenai pelatihan

yang akan dilakukan. Seperti judul pelatihan, lokasi, tanggal pelatihan, dan biaya

yang diperlukan. Jika manajer menyetujui permohonan pelatihan, maka form ini

akan ditandatangani oleh manajer, dan bagian HRD dapat segera mengatur

pelatihan yang akan dilakukan.

141

Gambar 4.27 User Interface Form Pelatihan

NoTrPelatihan : Auto Display KdKaryawan : Auto Display Judul Training : Input Lokasi : Input

142

Tanggal : Input Alasan Permohonan : Input Durasi : Input Biaya Training : Input Biaya Hotel : Input Biaya Makan : Input Biaya Buku : Input Biaya Transportasi : Input Tanggal Periksa : Input Tanggal Disetujui : Input Status : Auto Display

143

f. User Interface Form Evaluasi Pelatihan

Form evaluasi pelatihan berisi mengenai hasil pelatihan yang telah diikuti oleh

masning-masing karyawan. Manajer akan melakukan evaluasi terhadap setiap

karyawan mengenai pelatihan yang diikuti berdasarkan penilaian pada form ini.

144

Gambar 4.28 User Interface Form Evaluasi Pelatihan

145

KdEvaluasiPelatihan : Auto Display KdPelatihan : Auto Display Bahan Pelatihan : Input Materi : Input Instruktur : Input Kemampuan menjawab : Input Perangkat : Input Tingkat penyerapan : Input Kesesuain materi : Input Harapan peserta : Input Bidang kerja : Input Aplikasi kerja : Input Lainnya : Input Komentar peserta : Input Komentar kepala departemen : Input

146

g. User interface Form permohonan izin

Form permohonan izin diisi oleh karyawan apabila karyawan ingin melakukan

izin (cuti ). Di dalam form ini terdapat keterangan mengenai waktu cuti yang

ingin dilakukan , dan juga kontak yang dapat dihubungi oleh perusahaan pada

saat keadaan penting.

Gambar 4.29 User Interface Form Permohonan Izin

NoTrIzin : Auto Display KdKaryawan : Auto Display Mulai : Input

147

Akhir : Input Nama Kontak : Input Alamat Kontak : Input Telp Kontak : Input

h. User Interface Form Permohonan Pinjaman

Form pinjaman diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan

permohonan pinjaman kepada perusahaan. Dalam form ini berisi keterangan

jumlah pinjaman yang ingin dilakukan, limit pinjaman karyawan, potongan

yang akan dilakukan, serta alasan melakukan pinjaman.

148

Gambar 4.30 User Interface Form Permohonan Pinjaman

NoTrPinjaman : Auto Display KdKaryawan : Auto Display Tanggal : Input Alasan : Input Limit : Auto Display Jumlah : Input Sisa : Input Potongan : Input

149

Status : Auto Display

i. User Interface Form Prestasi Kerja

Form penilaian kerja berisi mengenai hasil penilaian kerja setiap karyawan.

Dengan form ini , manajer akan melakukan evaluasi terhadap setiap karyawan

dengan memberikan penilaian berdasarkan kriteria-kriteria yang tertera di dalam

form ini.

150

Gambar 4.31 User Interface Form Prestasi Kerja

151

NoTrPrestasi : Auto Display KdKaryawan : Auto Display Tahun : Input Penguasaan : Input Kualitas : Input Kuantitas : Input Kemampuan kerja : Input Terlambat : Input Mangkir : Input Izin : Input Sakit : Input Kerjasama : Input Tanggung Jawab : Input Etika : Input Loyalitas : Input Inisiatif : Input Pengembangan diri : Input Kemandirian : Input Kepemimpinan : Input Perencanaan : Input

152

Pengendalian : Input Pengambilan Keputusan : Input

Pengembangan : Input Bidang dikuasai : Input Bidang kurang dikuasai : Input Komentar : Input Saran : Input

j. User Interface Form Pemberhentian Kerja

Form ini diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan permohonan

berhenti kerja. Form ini berisi keterangan tanggal permohonan mulai berhenti

kerja dan alasan mengajukan permohonan berhenti kerja.

Gambar 4.32 User Interface Form Pemberhentian Kerja

153

KdBerhentiKaryawan : Auto Display

KdKaryawan : Auto Display

Tanggal Permohonan : Input

Alasan : Input

k. User Interface Laporan Form laporan digunakan untuk melihat hasil laporan. Dalam form ini terdapat dua laporan, yaitu laporan gaji dan laporan absensi.

Gambar 4.33 User Interface Laporan

Laporan : Pilih Bulan : Pilih Tahun : Auto Display

154

l. User Interface Laporan Gaji

Form ini untuk melihat laporan gaji karyawan.

Gambar 4.34 User Interface Laporan Gaji

m. User Interface Laporan Absensi

Form ini untuk melihat laporan absensi karyawan.

Gambar 4.35 User Interface Laporan Absensi

155

n. User Interface Laporan Evaluasi Kerja

Form ini merupakan laporan evaluasi hasil kerja karyawan yang dilakukan

oleh manajer.

Gambar 4.36 User Interface Laporan evaluasi kerja

156

o. User Interface Form Login

Form Login adalah form yang pertama kali muncul pada saat aplikasi

dijalankan. Setiap user yang menggunakan sistem akan memiliki username

dan password. Untuk dapat masuk ke dalam menu, user perlu memasukan

username dan password. Form login juga digunakan untuk melakukan

absensi bagi karyawan.

Gambar 4.37 User Interface Form Login

Username : Input

Password : Input

157

p. User Interface Form Absensi

Form absensi digunakan oleh karyawan untuk melakukan absensi. Pada saat

karyawan memasukkan kode karyawan, maka secara otomatis sistem akan

langsung mencatat absensi karyawan.

Gambar 4.38 User Interface Form Absensi

KdKaryawan : Auto Display

158

q. User Interface Form Absen masuk

Form absen masuk mencatat jam masuk karyawan secara otomatis pada saat

karyawan memasukkan kode karyawan.

Gambar 4.39 User Interface Absen Masuk

KdKaryawan : Auto Display

159

r. User Interface Form Absen keluar

Form absen keluar mencatat jam keluar karyawan secara otomatis pada saat

karyawan memasukkan kode karyawan.

Gambar 4.40 User Interface Form Absen Keluar

KdKaryawan : Auto Display

160

s. User Interface Ganti Password

Form ini digunakan untuk mengganti password user dengan password baru

yang diinginkan.

Gambar 4.41 User Interface Ganti Password

Password Lama : Input

Password Baru : Input

Ulang Password Baru : Input

161

t. User Interface Agama

Form ini digunakan untuk mengetahui agama dari masing-masing karyawan.

Gambar 4.42 User Interface Agama

KdAgama : Input

Agama : Input

162

u. User Interface Jabatan

Form Jabatan digunakan untuk menentukan jabatan yang dimiliki oleh

karyawan.

Gambar 4.43 User Interface Jabatan

KdJabatan : Input

Departemen : Auto Display

Jabatan : Input

163

v. User Interface Departemen

Form Departemen digunakan untuk mengetahui departemen dimana

karyawan bekerja.

Gambar 4.44 User Interface Departemen

KdDepartemen : Input

Departemen : Input

164

w. User Interface Kota

Form kota digunakan untuk mengetahui keterangan kota yang berhubungan

dengan karyawan.

Gambar 4.45 User Interface kota

KdKota : Input

Kota : Input

165

x. User Interface Pendidikan

Form pendidikan digunakan untuk mengetahui keterangan riwayat

pendidikan karyawan.

Gambar 4.46 User Interface Pendidikan

KdPendidikan : Input

KdKaryawan : Auto Display

Tingkat : Input

Institusi : Input

Tahun Masuk : Input

Tahun Keluar : Input

166

y. User Interface Status

Form Status digunakan untuk mengetahui keterangan status karyawan.

Gambar 4.47 User Interface Status

KdStatus : Input

Status : Input

167

z. User Interface Bahasa

Form Bahasa digunakan untuk mengetahui keterangan bahasa terkait dengan

karyawan.

Gambar 4.48 User Interface Bahasa

KdBahasa : Input

Bahasa : Input

168

aa. User Interface Jenis Rekrut

Form Jenis Rekrut digunakan untuk mengetahui keterangan jenis rekrut

karyawan.

Gambar 4.49 User Interface Jenis Rekrut

KdJenisRekrut : Input

JenisRekrut : Input

169

bb. User Interface Kewarganegaraan

Form Kewarganegaraan digunakan untuk mengetahui keterangan

kewarganegaraan karyawan.

Gambar 4.50 User Interface Kewarganegaraan

KdKewarganegaraan : Input

Kewarganegaraan : Input

170

4.5 Rich Picture proses bisnis yang diusulkan

1. Proses Perekrutan

Gambar 4.51 Rich Picture proses perekrutan yang diusulkan

Pada proses perekrutan yang diusulkan, seluruh data calon karyawan

yang masuk akan langsung disimpan di dalam sistem, sehingga bagian HRD

maupun manajer dapat melihat langsung data karyawan yang tersimpan di dalam

sistem. Jika calon karyawan telah diterima, dan ingin mengundurkan diri setelah

masa percobaan, maka bagian HRD harus merekrut karyawan baru lagi

berdasarkan data pelamar yang sebelumnya telah masuk ke dalam sistem.

171

2.Proses Absensi

Gambar 4.52 Rich Picture proses absensi yang diusulkan

Pada proses absensi yang diusulkan, seluruh data karyawan yang ada di

dalam sistem akan terintegrasi dengan data absensi karyawan, sehingga pada saat

karyawan melakukan absensi, akan langsung masuk ke dalam database

karyawan.

172

3. Proses Pelatihan

Gambar 4.53 Rich Picture proses pelatihan yang diusulkan

Pada proses pelatihan yang diusulkan, seluruh data pelatihan yang diikuti

karyawan maupun hasil evaluasi pelatihan akan tersimpan di dalam sistem

sehingga manajer maupun bagian HRD dapat langsung melihat data-data

pelatihan dan evaluasi pelatihan melalui sistem.

173

4. Proses Cuti

Gambar 4.54 Rich Picture proses cuti yang diusulkan

Pada proses cuti yang diusulkan, karyawan dapat mengajukan cuti

dengan langsung mengisi form permohonan cuti, yang akan dicek oleh bagian

HRD. Jika manajer menyetujui permohonan cuti, maka karyawan akan diizinkan

untuk cuti. Data cuti karyawan akan langsung tersimpan di dalam sistem.

174

5. Proses pinjaman

Gambar 4.55 Rich Picture proses pinjaman yang diusulkan

Pada proses pinjaman yang diusulkan, saat karyawan mengajukan

pinjaman dengan mengisi form pinjaman, maka sistem akan secara langsung

mengecek limit pinjaman karyawan. Jika karyawan telah melebihi limit pinjaman

yang ditentukan, maka permohonan pinjaman tidak dapat dilakukan, tetapi jika

limit pinjaman masih tersedia dan manajer menyetujui permohonan pinjaman,

maka karyawan akan mendapat pinjaman sesuai prosedur yang telah ditentukan.

175

6. Proses Penggajian

Gambar 4.56 Rich Picture proses penggajian yang diusulkan

Pada proses penggajian yang diusulkan, seluruh data-data yang dibutuhkan oleh

bagian penggajian, akan langsung terintegrasi dengan data lainnya, seperti data absensi,

data pinjaman, data gaji, semua sudah tersimpan di dalam master karyawan. Sehingga

memudahkan bagian penggajian untuk menghitung gaji karyawan. Seluruh data

penggajian karyawan akan langsung tersimpan di dalam sistem.

176

7. Proses pemberhentian kerja

Gambar 4.57 Rich Picture proses berhenti kerja yang diusulkan

Pada proses pemberhentian kerja yang diusulkan, pada saat karyawan

mengisi form permohonan berhenti kerja, bagian HRD akan mengecek seluruh

kelengkapan form dan alasan berhenti kerja, lalu akan diotorisasi oleh manajer,

jika disetujui maka karyawan akan dinyatakan berhenti dan data berhenti

karyawan akan langsung tersimpan di dalam sistem.

177

4.6 Navigation Diagram

Gambar 4.58 Navigation Diagram

178

4.7 Rencana Implementasi

Tabel 4.17 Rencana Implementasi

Task Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Pemilihan Hardware dan Software 2. Mempersiapkan Database 3. Instalasi Sistem 4. Testing 5. Pelatihan User 6. Evaluasi Sistem

4.8 Hak Akses Karyawan pada Sistem Informasi Human Resources

Management

4.8.1 Karyawan

Seluruh karyawan yang bekerja memiliki hak akses berupa :

Login, Absensi, Form Karyawan, izin, Pinjaman, Pemberhentian kerja

4.8.2 Bagian HRD

Bagian HRD memiliki hak akses berupa :

Login, Absensi, Permintaan Karyawan Baru, Wawancara, Calon Karyawan,

Pelatihan, Evaluasi Pelatihan, Penilaian karyawan, Izin, Pinjaman,

Pemberhentian Kerja.

179

4.8.3 Bagian Admin

Bagian Admin memiliki hak akses berupa :

Login, Absensi, Izin, Pinjaman, Laporan absensi, Pemberhentian Kerja

4.8.4 Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi memiliki hak akses berupa :

Login, Absensi, Izin, Pinjaman, Laporan Gaji, Slip Gaji, Pemberhentian

Kerja