44

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT Sertco Quality didirikan pada tahun 2004 dan merupakan perusahaan

yang bergerak dalam bidang jasa inspeksi teknis yang berhubungan dengan

industri minyak dan gas (migas). PT Sertco Quality secara aktif mengembangkan

sumber daya manusianya dengan mengadakan berbagai macam kualifikasi

pelatihan-pelatihan, serta menyediakan spesialis-spesialis teknik yang sangat

berkualitas.

PT Sertco Quality menyediakan berbagai macam jasa inspeksi dan

ekspedisi yang lengkap. Jasa pelayanan ini didukung oleh jaringan mendunia

yang bekerja sama dengan tenaga yang ahli dan berkualitas dalam layanan jasa

ini. Jasa-jasa pelayanan yang dilakukan oleh PT Sertco Quality meliputi :

Inspeksi dan ekspedisi ke berbagai daerah, sertifikasi, konsultasi teknik, layanan

tenaga kerja, pengujian bahan, jasa layanan hydro-test, pengujian dan perbaikan

alat-alat teknik terkait dengan industri minyak dan gas.

45

3.1.2 Visi

Untuk menjadi patokan atau tolak ukur bagi perusahaan jasa teknik

lainnya dalam hal pengembangan di lingkungan dan implementasi terhadap

solusi yang berkesinambungan.

3.1.3 Misi

Menjadi perusahaan yang handal, inovatif dan rekan kerja yang aman,

yang menyediakan nilai-nilai pelayanan yang baik untuk memastikan kualitas

yang tinggi dan eksekusi biaya yang efektif terhadap proyek dengan klien.

46

3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas

3.1.4.1 Struktur Organisasi Perusahaan

47

3.1.4.2 Pembagian Tugas

Tugas dari masing-masing bagian akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Direktur

a. Memonitor dari hari ke hari jalan dan pertumbuhan perusahaan, fungsi

komersial, dan tanggap terhadap pasar.

b. Memonitor dan memastikan kepuasan pelanggan.

c. Memastikan seluruh kegiatan operasi perusahaan sesuai dengan hukum yang

berlaku.

d. Memastikan dan memonitor efektivitas kinerja karyawan secara tepat.

e. Menentukan kebijakan perusahaan, integritas keuangan, dan menjaga rahasia

perusahaan.

f. Memonitor keuangan perusahaan.

g. Memusatkan perhatian perusahaan untuk perkembangan ke depan.

h. Bernegosiasi dengan pelanggan untuk mendapatkan PO.

i. Memastikan dan memonitor kegiatan operasional perusahaan sehingga

seluruh pekerjaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.

2. Manajer Operasional

Bertanggung jawab kepada direktur untuk:

a. Memastikan bahwa seluruh pekerjaan di lapangan dapat berjalan

sebagaimana mestinya.

b. Melaksanakan kontrak atau PO/ SO dari pelanggan.

48

c. Menjamin bahwa kewajiban profesional perusahaan dikerjakan oleh tenaga

yang ahli yang mengusai bidang pekerjaan tersebut.

d. Menjamin dan memastikan kesehatan dan keselamatan kerja senantiasa

dijaga.

e. Memastikan sumber yang tersedia untuk perusahaan dibebankan sesuai

tanggungan berdasarkan kontrak serta dilengkapi penghubung dengan

direktur.

f. Pelaksanaan kontrak dari hari ke hari harus memperhatikan dan monitor

kinerja divisi komersial.

g. Membantu direktur pada persiapan tender dan dokumen penawaran.

h. Membantu direktur pada organisasi setiap hari dan kontrol pada penopang

administrasi untuk proyek dan staf teknik.

i. Memastikan dokumen proyek selalu dilaksanakan.

j. Memastikan bahwa tanggungan profesional perusahaan dibebankan pada

kondisi yang sesuai dan disiplin staf selalu dijaga.

k. Memastikan diskusi dan hubungan dengan klien dilaksanakan.

l. Memastikan bahwa prosedur kualitas dibandingkan dengan hasil proyek

adanya ketidaksesuaian dilaporkan kepada Direktur atau Perwakilan Kualitas

Manajemen.

3. Human Resources Departemen & Administrasi

Bertanggungjawab kepada direktur untuk:

a. Memastikan bahwa komunikasi internal berjalan sebagaimana mestinya.

49

b. Membuat kualifikasi personil.

c. Kursus dan pelatihan terkait dengan pekerjaan masing-masing departemen.

d. Melaksanakan penilaian kerja per tahun.

e. Merekrut karyawan baru.

f. Mengatur penomoran surat keluar dan mendistribusikan surat masuk.

g. Menerima invoice dan memisahkannya.

h. Mengatur dan menjaga fasilitas kantor.

i. Peralatan alat tulis dan fasilitas fotokopi, termasuk semua form per-cetak

untuk pelaporan proyek.

j. Memastikan bahwa time sheet dan expenses dihasilkan sesuai jadwal.

k. Memastikan perjalanan dinas untuk staf dan biaya sesuai dengan level staf.

l. Memastikan akomodasi jangka pendek dilaksanakan untuk staf lapangan

waktu berkunjung ke kantor pusat.

m. Menyediakan sarana penyimpanan yang sesuai untuk semua data

administrasi.

n. Memastikan bahwa transportasi disediakan untuk pekerjaan di dalam dan luar

negeri serta biaya sesuai dengan pekerjaan.

o. Memastikan perjanjian dibuat untuk akomodasi jangka pendek dan

pembayaran kepada staf telah sesuai dengan persetujuan pekerja serta alokasi

biaya sesuai dengan keuangan klien.

p. Saran operasional manager dari semua segi harus dilaksanakan anggotanya

untuk dokumentasi dan disesuaikan dengan persyaratan administrasi.

50

4. Bagian Keuangan

Bertanggung jawab kepada direktur untuk:

a. Menyiapkan invoice dan faktur pajak.

b. Memproses pembayaran gaji karyawan.

c. Menyiapkan, menghitung dan melaporkan Pph 21, 23, 25, 4(2), PPN.

d. Memonitor jatuh tempo piutang dan hutang klien, menghitung serta

menyiapkan pembayaran menggunakan cek atau bilyet giro.

e. Memonitor advance dan expenses semua karyawan.

f. Rekonsiliasi bank dan Petty Cash.

g. Menyiapkan Bank Payment, Voucher, dan Bank Receipt Voucher.

h. Membuat jurnal dan input semua transaksi.

i. Pelaporan keuangan setiap bulan yang harus dilaporkan kepada direktur.

j. Mengoptimisasikan dan mengatur Cash Flow perusahaan.

k. Membuat filling document.

5. Bagian Dokumen Kontrol

Bertanggung jawab kepada manajer operasional untuk:

a. Membantu operasional dokumentasi yang ada di PT Sertco Quality

b. Membantu dan menyimpan data-data operasional serta Dokumentasi Surat

Menyurat dengan terorganisir.

c. Menyimpan data Pressure Vessel dan Pipeline.

d. Menyimpan data-data standar untuk inspeksi.

51

e. Mengupdate status semua dokumen persatu bulan dan menginformasikan ke

manajer operasional.

6. Tender Marketing

Bertanggung jawab kepada direktur untuk :

a. Proses semua tender, termasuk persiapan dokumen penawaran dan

perlengkapan.

b. Komunikasi dengan bagian keuangan mengenai besaran penawaran yang

ditawarkan.

c. Memonitor dokumen penawaran dan daftar proposal penawaran sudah

dikirim.

d. Mempersiapkan jadwal pelaksanaan pekerjaan setelah kontrak dimenangkan.

e. Memastikan bahwa Permohonon Proyek Kerja telah sesuai.

f. Memberi masukan kepada direktur mengenai klien.

3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan

3.2.1 Prosedur Sistem Berjalan pada PT Sertco Quality

1. Perekrutan Karyawan Baru

Kegiatan awal perusahaan yaitu perekrutan karyawan baru. Proses

perekrutan tersebut dimulai pada saat atasan masing-masing unit meminta

penambahan karyawan baru dengan mengisi form permintaan karyawan baru

yang disediakan oleh HRD. Setelah form diisi, HRD akan membuka lowongan

pekerjaan baik melalui surat kabar maupun internet. Setelah ada surat lamaran

52

yang diterima oleh perusahaan, bagian HRD akan menyeleksi sekumpulan surat

lamaran secara lebih lanjut untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan

kriteria yang dibutuhkan.

Proses seleksi adalah langkah-langkah selanjutnya guna memutuskan

pelamar yang dipilih untuk dipekerjakan di perusahaan. Prosesnya dimulai

dengan pemanggilan pelamar untuk interview dan berakhir dengan keputusan

untuk diterima sebagai karyawan perusahaan. Lalu dilakukan proses penempatan

karyawan baru termasuk proses administrasi dan kegiatan orientasi.

2. Penempatan Karyawan Baru

Setelah karyawan diterima untuk bekerja di perusahaan, maka bagian

HRD akan melakukan proses penempatan bagi karyawan baru. Karyawan baru

ditempatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan keahlian karyawan yang

dinilai layak untuk menempati bagian tersebut. Setelah karyawan ditempatkan

dalam satu bagian di perusahaan, maka karyawan akan diberikan rincian

pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan keinginan perusahaan.

3. Absensi

Karyawan melakukan absensi saat waktu masuk kerja dan saat pulang

kerja. Absensi dilakukan dengan mesin finger print. Jika karyawan tidak

melakukan absensi di mesin tersebut, maka karyawan akan dinyatakan absen.

Mesin absensi juga menunjukan waktu masuk dan pulang karyawan.

53

4. Pelatihan

Perusahaan melakukan kegiatan pelatihan bagi karyawan guna

mengembangkan kemampuan karyawan. Pelatihan dilakukan secara rutin bagi

seluruh karyawan baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan.

Dengan pelatihan yang dilakukan, perusahaan mengharapkan karyawan dapat

mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Seluruh biaya

pelatihan ditanggung oleh perusahaan. Setelah karyawan mengikuti suatu

pelatihan, akan diadakan evaluasi pelatihan dari manajer terhadap karyawan.

5. Cuti

Karyawan dapat melakukan permohonan cuti dengan mengisi surat

permohonan cuti yang diisi dan diserahkan ke bagian HRD. Cuti yang dapat

dilakukan karyawan adalah 12 hari dalam 1 tahun. Karyawan tidak dapat

melakukan cuti melebihi batas waktu tersebut, kecuali untuk alasan-alasan

tertentu yang disetujui oleh pihak manajemen.

6. Pembayaran Gaji

Pembayaran gaji di perusahaan dilakukan 2 kali dalam sebulan.

Pembayaran gaji yang pertama dilakukan setiap tanggal 15. Ini disebut dengan

gaji pokok karyawan, yang telah ditetapkan besarnya oleh perusahaan dan tidak

dapat berubah-ubah setiap bulannya, kecuali adanya kenaikan gaji pokok secara

serentak. Pembayaran gaji yang kedua dilakukan setiap tanggal 25. Ini disebut

tunjangan karyawan, yang dihitung jumlahnya berdasarkan hari kerja karyawan.

54

Jika karyawan tidak masuk kerja, maka uang tunjangan ini akan dipotong,

sehingga jumlah uang tunjangan dapat tidak tetap jumlahnya untuk setiap bulan.

7. Pajak

Penghitungan dan pembayaran pajak menggunakan PPH 21 yang akan

langsung dibebankan kepada karyawan dan langsung dipotong pada penerimaan

gaji bulanan karyawan.

8. Pemberhentian Kerja

Pemberhentian kerja di perusahaan dapat terjadi karena keinginan

perusahaan maupun keinginan karyawan. Jika perusahaan yang melakukan

pemberhentian bagi karyawan, maka perusahaan akan mengeluarkan surat

pemberhentian kerja bagi karyawan. Tetapi jika karyawan yang ingin melakukan

pemberhentian kerja, maka karyawan harus mengisi form pemberhentian kerja

yang akan diserahkan ke bagian HRD. Setiap karyawan yang berhenti dengan

alasan yang jelas, akan mendapatkan uang tunjangan sesuai dengan ketetapan

perusahaan.

3.2.2 Formulir pada Sistem yang berjalan

1. Form Permintaan Karyawan Baru

Form Permintaan Karyawan Baru adalah form yang dibuat untuk

melakukan permintaan perekrutan karyawan baru. Dalam form ini berisi detail

kualifikasi karyawan seperti apa yang dibutuhkan dan bagian apa yang

55

membutuhkan penambahan karyawan serta jumlah karyawan baru yang ingin

direkrut.

2. Form Wawancara Calon Karyawan

Form Wawancara Calon Karyawan adalah form yang berisi detail

wawancara yang dilakukan dengan calon karyawan yang telah lolos seleksi.

Dalam form ini berisi keterangan wawancara apa saja yang dilakukan dan juga

siapa yang melakukan wawancara. Dalam form ini juga terdapat perjanjian kerja

yang dibuat dengan calon karyawan apabila calon karyawan lolos dalam tahap

wawancara dan menjadi karyawan.

3. Surat Penolakan

Surat Penolakan adalah surat yang dibuat oleh bagian HRD kepada

pelamar-pelamar yang melamar dalam perusahaan. Apabila pelamar tidak lolos

dalam seleksi tahap awal, maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan.

4. Form Penilaian Masa Percobaan

Form Penilaian Masa Percobaan adalah form hasil penilaian yang

dilakukan oleh bagian-bagian yang terkait untuk menilai karyawan selama masa

percobaan. Dalam form ini terdapat hasil apakah karyawan dapat diangkat

menjadi karyawan tetap atau tidak.

56

5. Surat Pengangkatan Karyawan Tetap

Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dibuat pada saat karyawan berhasil

melewati masa percobaan dengan baik. Karena itu dibuat surat ini untuk

menyatakan bahwa karyawan telah menjadi karyawan tetap di perusahaan dan

tidak lagi dalam masa percobaan.

6. Form Data Karyawan

Form Data Karyawan adalah form yang dibuat untuk mendata karyawan

di dalam perusahaan. Form ini dibuat berdasarkan form wawancara calon

karyawan. Dalam form ini berisi identitas dan keterangan umum mengenai

karyawan, seperti tempat dan tanggal lahir, agama, tinggi dan berat badan,

status, alamat, kewarganegaraan, serta keterangan khusus mengenai karyawan

seperti limit pinjaman yang dimiliki oleh karyawan, gaji, tunjangan, maupun

masa kontrak karyawan.

7. Form Permohonan Pelatihan

Form Permohonan Pelatihan dibuat oleh bagian HRD pada saat ingin

melakukan pelatihan bagi karyawan. Bagian HRD akan mengisi form ini untuk

dilihat oleh manajer. Dalam form ini terdapat seluruh keterangan mengenai

pelatihan yang akan dilakukan. Seperti judul pelatihan, lokasi, tanggal pelatihan,

dan biaya yang diperlukan. Jika manajer menyetujui permohonan pelatihan,

maka form ini akan ditandatangani oleh manajer, dan bagian HRD dapat segera

mengatur pelatihan yang akan dilakukan.

57

8. Form Evaluasi Pelatihan

Form Evaluasi Pelatihan dibuat pada saat pelatihan telah selesai

dilakukan oleh karyawan. Manajer akan melihat hasil evaluasi pelatihan yang

dilakukan oleh karyawan melalui form ini. Dalam form ini terdapat kriteria

penilaian atas pelatihan yang telah dilakukan dan juga komentar dari peserta

pelatihan maupun bagian yang berkepentingan.

9. Form Permohonan Izin

Form Permohonan Izin diisi oleh karyawan jika karyawan ingin

melakukan permohonan izin. Form ini harus diserahkan kurang lebih dua minggu

sebelum karyawan ingin melakukan izin. Manajer harus mengecek dan

menandatangani surat ini terlebih dahulu sebelum karyawan dapat melakukan

izin.

10. Form Pinjaman

Form pinjaman diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan

permohonan pinjaman kepada perusahaan. Setelah karyawan mengisi form

pinjaman, bagian HR akan mengecek kelengkapan form ini dan kesesuaian

dengan persyaratan pinjaman, lalu akan diserahkan kepada manajer. Jika manajer

menyetujui permohanan pinjaman ini, maka akan diproses lebih lanjut oleh

bagian keuangan, dan pinjaman akan dicatat oleh bagian akuntansi.

58

11. Slip Gaji

Slip Gaji merupakan bukti pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh

perusahaan terhadap karyawan. Seluruh karyawan akan mendapatkan slip gaji di

akhir bulan setelah pembayaran gaji sudah dilakukan.

12. Form Pemberhentian Kerja

Form ini diisi oleh karyawan pada saat karyawan ingin melakukan

permohonan berhenti kerja. Karyawan harus mengisi form ini dan mengajukan

kepada bagian HRD terlebih dahulu satu bulan sebelum ingin berhenti kerja.

Bagian HRD akan meminta persetujuan manajer atas keinginan berhenti yang

dilakukan oleh karyawan. Jika manajer menyetujui maka manajer akan

menandatangani form ini, dan karyawan dinyatakan tidak lagi menjadi karyawan

perusahaan.

3.2.3 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT SERTCO QUALITY

1. Karyawan

Jumlah karyawan pada PT Sertco Quality berjumlah 50 orang. Hingga

saat ini tidak ada jenjang karir bagi karyawan. Karyawan di PT Sertco Quality

dibagi menjadi 3 bagian besar, yaitu :

a. Karyawan Tetap

Karyawan yang terikat hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka

waktu yang tidak terbatas setelah berhasil melalui masa percobaan.

59

b. Karyawan kontrak

Karyawan yang dikontrak untuk jangka waktu tertentu dan bertugas di

lapangan.

c. Karyawan percobaan

Calon karyawan yang telah berhasil melewati seluruh tahapan seleksi

karyawan dan akan mengikuti masa percobaan selama 3 bulan. Apabila

berhasil dengan hasil yang baik dalam masa percobaan, maka akan

diangkat menjadi karyawan tetap.

2. Waktu Kerja

Pada dasarnya waktu kerja ditetapkan 8 jam sehari, selama 5 hari dalam

seminggu. Untuk hari kerja senin sampai dengan kamis, waktu kerja adalah

pukul 08.00 sampai dengan pukul 17.00. Yang diselingi dengan jam istirahat

pada pukul 12.00 sampai pukul 13.00. Sedangkan untuk hari jumat, waktu kerja

adalah sama. Tetapi jam istirahat dimulai dari pukul 11.30 sampai pukul 13.00.

3. Daftar Hadir

Semua karyawan diharuskan mengikuti daftar hadir dan jam kerja yang ada.

Pelanggaran oleh karyawan dalam peraturan daftar hadir ini, yaitu datang

terlambat dan meninggalkan / pulang kantor sebelum waktu jam kantor selesai

tanpa alasan yang jelas dan izin khusus dari kepala seksi / departemen

bersangkutan dapat dianggap pelanggaran peraturan perusahaan dan dikenakan

hukuman yang berlaku pada perusahaan sesuai dengan peraturan-peraturan

syarat kerja yang ada.

60

4. Ketentuan kerja lembur

Maksimum Kerja Lembur adalah tiga jam dalam satu hari dan empat belas

jam dalam satu minggu, delapan jam dalam satu hari waktu kerja siang hari pada

waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi yang ditetapkan serta tujuh jam

dalam satu hari waktu kerja malam hari pada waktu istirahat mingguan atau hari

libur resmi yang ditetapkan.

Tarif kerja lembur disesuaikan dengan lamanya waktu lembur yang dilakukan,

dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Kerja lembur pada hari biasa ditetapkan delapan jam sehari dan lima hari

dalam seminggu dengan ketentuan sebagai berikut:

• Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar sebesar satu setengah kali

upah sejam.

• Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya harus dibayar sebesar dua kali

upah sejam.

b. Kerja lembur pada hari istirahat dan hari libur resmi

• Untuk setiap jam dalam batas delapan jam harus dibayar sebesar dua kali

upah sejam.

• Jam kerja ke sembilan harus dibayar sebesar tiga kali upah sejam.

• Jam kerja ke sepuluh dan seterusnya harus dibayar empat kali upah sejam.

5. Ketentuan cuti tahunan

Setiap karyawan berhak atas cuti tahunan sebanyak 12 (dua belas) hari kerja

setelah karyawan bekerja selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut. Bagi

karyawan yang akan mengambil cuti tahunan harus mengisi formulir permintaan

61

cuti tahunan yang disetujui langsung oleh atasan. Dalam persetujuan cuti

tahunan, atasan karyawan tersebut harus memastikan tentang adanya beban

pekerjaan pekerja yang telah diselesaikan dan diserah terimakan kepada

penggantinya. Permintaan cuti tahunan harus diajukan secara tertulis selambat-

lambatnya dua minggu sebelum hak cuti tahunan mulai diambil.

Karyawan yang telah bekerja selama enam tahun secara terus-menerus, pada

tahun ketujuh berhak mendapatkan cuti panjang selama satu bulan dan pada

tahun kedelapan mendapatkan hak cuti panjang selama satu bulan ditambah

setengah bulan upah. Perusahaan akan menerapkan pelaksanaan cuti panjang

sesuai peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

6. Izin meninggalkan kantor

Karyawan dapat diberikan izin untuk meninggalkan pekerjaan dengan upah

untuk keperluan sebagai berikut:

i. Karyawan yang absen karena menjalankan hak dan kewajiban untuk pemilihan

umum.

ii. Karyawan yang absen karena harus menjalani wajib militer, kecuali bila

peraturan perundang-undangan menetapkan lain.

iii. Karyawan yang absen karena harus memenuhi panggilan pihak yang

berwajib.

62

iv. Karyawan yang diberi izin meninggalkan pekerjaan untuk hari-hari tersebut

dibawah ini:

a. Pernikahan karyawan, tiga hari.

b. Pernikahan anak karyawan, dua hari.

c. Istri karyawan melahirkan/keguguran, dua hari.

d. Istri / suami / anak / orang tua / mertua / menantu karyawan meninggal

dunia, tiga hari.

e. Orang yang menjadi tanggungan karyawan dan tinggal di rumah

karyawan meninggal dunia, satu hari.

f. Khitanan anak karyawan, dua hari.

g. Pembaptisan anak karyawan, dua hari.

h. Wisuda, 1 satu hari.

i. Pindah rumah, satu hari.

v. Istirahat sakit

Ketidakhadiran karyawan karena sakit harus diinformasikan kepada

pengawas yang berwenang dan bagian HRD. Karyawan yang tidak dapat bekerja

karena sakit lebih dari satu hari memerlukan surat keterangan istirahat dari

dokter.

63

vi. Cuti hamil

Karyawati yang telah menikah dan hamil berhak atas cuti hamil dengan upah

penuh selama tiga bulan yaitu satu setengah bulan sebelum melahirkan dan satu

setengah bulan setelah melahirkan. Karyawati tersebut wajib memberitahukan

kepada perusahaan segera setelah kehamilan diketahui dan disertai dengan surat

keterangan dokter. Waktu cuti hamil diatas sebelum dan sesudah dapat berubah

sesuai dengan kondisi kesehatan karyawati tersebut dan tidak melebihi tiga

bulan.

vii. Mengikuti ujian

Karyawan dapat diizinkan meninggalkan pekerjaan selama menempuh ujian

kesarjanaan. Izin ini dapat diberikan kepada karyawan yang sebelumnya telah

melaporkan kepada perusahaan bahwa karyawan tersebut sedang dalam program

pendidikan untuk meraih gelar sarjana dan akan menjalankan ujian menurut

ketentuan yang berlaku di universitas/akademi/perguruan tinggi yang

bersangkutan. Dalam hal tertentu karyawan dapat meminta cuti dimuka.

viii. Menjalankan ibadah haji

Untuk keperluan menjalankan ibadah haji, kepada karyawan yang

bersangkutan akan diberikan dispensasi meninggalkan pekerjaan dengan upah

penuh selama waktu yang diperlukan sesuai dengan program perjalanan haji

yang diambil.

64

Karyawan dapat diberikan izin meninggalkan pekerjaan tanpa upah untuk

keperluan pribadi sebagai berikut:

a. Kepentingan keluarga paling lama lima hari kerja dalam satu bulan, tetapi

tidak lebih dari tiga puluh hari kerja dalam setahun.

b. Keperluan belajar atau ikut suami/istri dinas paling lama satu tahun setelah

karyawan mempunyai masa kerja lima tahun terus menerus dengan tidak

terputus (tidak akumulatif).

c. Untuk kepentingan pada poin a, karyawan harus mengajukan permohonan

secara tertulis dan disetujui oleh kepala seksi dan bagian HRD. Dan pada

poin b, permohonan karyawan tersebut atas persetujuan manajemen (dewan

direksi).

d. Apabila hal mendesak, karyawan dapat memberitahukan melalui telepon

kepada atasannya langsung atau personalia, dan setelah menjalani izin

tersebut, karyawan diwajibkan mengisi formulir izin pada hari pertama

masuk kerja.

Karyawan yang meninggalkan pekerjaan tanpa izin atau alasan yang dapat

diterima perusahaan, dikenakan sanksi atas tindakan indispliner sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bagi karyawan yang tidak masuk

kerja selama lima hari kerja berturut-turut tanpa pemberitahuan kepada

perusahaan dan telah dipanggil secara tertulis kepada karyawan dikategorikan

sebagai mangkir dan dapat dikualifikasikan sebagai mengundurkan diri.

65

7. Pengupahan

Upah adalah remunerasi (imbalan) yang diberikan perusahaan kepada

karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan dan jasanya. Upah terdiri dari pokok

dan tunjangan tetap.

a. Upah pokok

Adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan menurut tingkat

atau jenis pekerjaan yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara

perusahaan dan karyawan.

b. Tunjangan tetap

Adalah tunjangan yang diberikan dalam jumlah yang tetap dan secara teratur

pembayarannya, tidak diberikan atas dasar kehadiran, tidak dikaitkan dengan

pencapaian prestasi atau kondisi tertentu, serta dibayarkan dalam satuan waktu

yang sama dengan pembayaran upah pokok. Besarnya tunjangan ditetapkan

dalam pengajuan kenaikan upah yang telah disetujui oleh Board of Director.

Tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang diberikan perusahaan kepada

karyawan secara teratur berdasarkan atas kehadiran, serta dibayarkan dalam

satuan waktu yang sama dengan pembayaran upah pokok. Besarnya tunjangan

ditetapkan dan diatur berdasarkan keputusan dewan direksi. Tunjangan tidak

tetap yang dimaksud adalah tunjangan transportasi dan tunjangan makan.

Pembayaran upah dilakukan pada tanggal 25 setiap bulannya. Apabila

tanggal 25 jatuh pada hari libur, maka pembayaran upah dibayarkan pada hari

kerja sebelum hari libur tersebut. Daftar hadir (timesheets) termasuk overtime

(bila ada) harus sudah masuk di bagian HRD setiap tanggal 15 pada bulan

66

tersebut dan bila tanggal 15 jatuh pada hari libur maka penyerahan timesheets

pada hari kerja sebelumnya.

Kepada karyawan yang diputuskan hubungan kerjanya tanpa pemberian

uang pesangon dibayarkan upah penuh untuk bulan dia diberhentikan, termasuk

karyawan dalam masa percobaan. Pajak atas pendapatan karyawan ditanggung

oleh perusahaan.

8. Pinjaman

Pinjaman dapat diberikan bagi karyawan tetap yang telah bekerja minimal

satu tahun dan benar-benar membutuhkan uang untuk keperluan mendesak.

Ketentuan pinjaman untuk keperluan mendesak adalah karyawan yang

bersangkutan mengisi formulir pinjaman dilengkapi dengan alasan dan bukti

penggunaan pinjaman (contoh : copy surat kontrak rumah, uang sekolah anak,

dll) dan surat kuasa pemotongan gaji atas pinjaman tersebut. Keperluan yang

dapat dianggap mendesak adalah seperti : untuk membayar pendaftaran sekolah,

untuk membiayai keluarga yang sakit (suami/istri/anak), untuk

memperbaiki/membangun rumah, untuk menikah. Bagian HRD akan mengecek

kebenaran dari alasan tersebut untuk memastikan apakah permohonan untuk

pinjaman sudah sesuai dengan syarat di atas. Jika sudah sesuai maka pinjaman

akan diberikan sesuai dengan persetujuan dari atasan. Perusahaan mempunyai

kebijakan untuk memberikan pinjaman jangka pendek yang pengembaliannya

dengan memotong upah bulanan.

67

9. Masa Kerja

Masa kerja seorang karyawan yang diakui adalah masa kerja aktif yang tidak

terputus. Masa kerja di hitung mulai dari tanggal bekerja. Tanggal mulai bekerja

adalah tanggal dimana karyawan di dalam perjanjian kerja dinyatakan mulai

bekerja secara resmi. Masa kerja tersebut di atas dipergunakan sebagaimana

dasar perhitungan untuk memperoleh: Istirahat tahunan, penghargaan masa kerja,

pembayaran kompensasi sehubungan dengan pemutusan hubungan kerja .

10. Kesehatan dan Pengobatan

Perusahaan akan membantu karyawan beserta keluarganya yang terdaftar dan

diakui dengan menyediakan fasilitas pengobatan dan perawatan kesehatan atas

biaya perusahaan.

11. Perjalanan Dinas

Untuk kepentingan kelancaran operasi perusahaan maka perusahaan sewaktu-

waktu dapat menugaskan karyawannya untuk keperluan kunjungan dinas, tugas

sementara, atau pemindahan. Yang dimaksud dengan keperluan tugas perusahaan

antara lain adalah: Peninjauan, pertemuan / rapat, pemeriksaan, pendidikan /

pelatihan. Semua perjalanan dinas harus dilaksanakan dengan persetujuan

Direktur / kepala bagian dari departemen karyawan yang bersangkutan.

Persetujuan itu berupa tanda tangan persetujuan direksi pada Travel

Authorization / Business Travel Form.

68

12. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Semua PHK terlebih dahulu harus mendapat persetujuan tertulis dari

manajemen perusahaan, kecuali dalam masa percobaan atas permintaan sendiri,

atau meninggal dunia. Bagi karyawan yang mengundurkan diri harus

mengajukan permohonan pengunduran dirinya tiga puluh hari sebelum hari

pengunduran dirinya dengan mengisi form berhenti kerja. Jika disetujui oleh

manajemen, maka akan diberikan surat referensi kerja, uang pisah dan uang

penggantian hak sesuai dengan ketentuan perusahaan.

3.3 Proses bisnis pada Sistem Human Resource yang sedang berjalan

1. Proses Perekrutan

Gambar 3.2 Rich Picture proses perekrutan

69

Proses perekrutan dimulai pada saat adanya permintaan penambahan

karyawan baru dari manajemen. Bagian unit yang ingin melakukan permintaan

karyawan baru harus mengisi form penerimaan karyawan baru yang telah

disediakan oleh bagian HRD. Setelah itu, maka bagian HRD akan membuka

lowongan pekerjaan, dan mulai menyeleksi surat-surat lamaran yang masuk.

Bagi calon karyawan yang lolos pada seleksi awal, akan mendapatkan surat

panggilan wawancara. Jika calon karyawan tidak lolos pada seleksi, maka akan

mendapatkan surat penolakan dari perusahaan, sedangkan bagi calon karyawan

yang lolos akan mendapatkan surat perjanjian kerja untuk mengikuti masa

percobaan. Dan karyawan akan diminta untuk mengisi data sebagai karyawan.

2. Proses Absensi

Gambar 3.3 Rich Picture proses absensi

70

Karyawan harus melakukan absensi setiap masuk dan keluar pada saat

hari kerja. Absensi dilakukan melalui mesin finger print. Pada setiap akhir bulan,

bagian admin akan mengecek seluruh data absensi karyawan, dan membuat

laporan absensi yang harus diserahkan kepada manajer.

3. Proses Pelatihan

Gambar 3.4 Rich Picture proses pelatihan

Pada saat akan dilakukan pelatihan bagi karyawan, bagian HRD harus

mengajukan form permohonan pelatihan kepada manajer terlebih dahulu.

Apabila manajer menyetujui untuk diadakan pelatihan bagi karyawan, maka

bagian HRD akan memberikan pelatihan bagi karyawan. Setelah pelatihan

dilakukan akan diadakan evaluasi pelatihan oleh bagian HRD, dan hasil dari

evaluasi pelatihan akan diserahkan kepada manajer.

71

4. Proses Cuti (izin)

Gambar 3.5 Rich Picture proses cuti (izin)

Karyawan yang ingin melakukan permohonan cuti (izin) harus mengisi

form permohonan izin dan diserahkan kepada bagian HRD. Bagian HRD akan

mengecek form permohonan izin tersebut, apabila sesuai dengan ketentuan

perusahaan, maka bagian HRD akan menyampaikan permohonan tersebut kepada

manajer. Jika manajer menyetujui permohonan tersebut, maka bagian HRD akan

memberikan keterangan cuti kerja bagi karyawan.

72

5. Proses Pinjaman

Gambar 3.6 Rich Picture proses pinjaman

Karyawan yang ingin melakukan pinjaman harus mengisi form

permohonan pinjaman dan diserahkan ke bagian admin. Lalu bagian admin akan

mengecek kelengkapan form permohonan pinjaman dan alasan karyawan

melakukan permohonan pinjaman. Setelah itu, bagian admin akan

menyampaikan permohonan pinjaman kepada manajer, jika manajer menyetujui

permohonan pinjaman, maka bagian admin akan menyerahkan form permohonan

kepada bagian finance, untuk memberikan pinjaman dan bukti pinjaman kepada

karyawan. Bagian finance juga harus menyerahkan bukti pinjaman karyawan

kepada bagian akuntansi untuk dicatat dalam data pinjaman karyawan.

73

6. Proses Penggajian

Gambar 3.7 Rich Picture proses penggajian

Pada saat akan melakukan pembayaran gaji, bagian payroll akan meminta

data absensi dari bagian admin, yang akan digunakan untuk menghitung gaji

seluruh karyawan. Setelah bagian payroll menghitung seluruh gaji karyawan,

maka data gaji karyawan akan diserahkan ke bagian finance untuk dicek, dan

bagian finance akan menyerahkan data gaji kepada bank, untuk segera ditransfer

kepada karyawan. Setelah bank mentransfer gaji karyawan, bagian finance akan

memberikan slip gaji kepada karyawan, dan juga kepada bagian accounting

untuk dicatat beserta bukti pembayaran gaji seluruh karyawan. Setelah itu

bagian accounting akan menyerahkan data pembayaran gaji, dan bagian payroll

akan menyerahkan laporan gaji kepada manajer.

74

7. Proses Pemberhentian kerja

Gambar 3.8 Rich Picture proses pemberhentian kerja

Karyawan yang ingin berhenti kerja, harus melakukan permohonan

berhenti kerja dengan mengisi form permohonan berhenti kerja dan diserahkan

kepada bagian HRD. Bagian HRD akan mengecek kelengkapan form tersebut,

dan alasan karyawan ingin berhenti kerja. Lalu bagian HRD akan menyampaikan

permohonan tersebut kepada manajer. Apabila manajer menyetujui permohonan

tersebut, maka bagian HRD akan memberikan pernyataan berhenti kerja kepada

karyawan sesuai dengan prosedur yang ada di dalam perusahaan.

75

3.4 Kelemahan Sistem Berjalan

1. Sering terjadi keterlambatan penghitungan gaji karena bagian penggajian

menghabiskan waktu yang lama untuk mengumpulkan kembali data yang

berhubungan dengan perhitungan gaji.

Bagian penggajian memiliki tanggung jawab untuk menghitung seluruh data

yang berhubungan dengan gaji karyawan, dan memasukkan variabel-variabel

tersebut ke dalam Ms.Excel. Proses ini memerlukan waktu yang cukup lama

karena memerlukan ketelitian untuk menggabungkan setiap data-data yang

terkait seperti data absensi, data lembur, cuti, tunjangan, pengobatan, pinjaman,

dan bonus karyawan. Selain menghabiskan waktu yang cukup lama untuk

memasukkan seluruh data tersebut, seringkali kesalahan terjadi dalam

perhitungan gaji.

2. Karyawan yang seharusnya tidak mendapatkan pinjaman karena telah

melebihi batas pinjaman, masih bisa mendapatkan pinjaman.

Pada saat karyawan ingin melakukan pinjaman, bagian admin tidak dapat

mengetahui dengan langsung apakah karyawan telah mencapai batas pinjaman

atau belum, sehingga banyak karyawan yang mendapatkan pinjaman melebihi

batas yang telah ditentukan oleh perusahaan.

76

3. Perusahaan sering mengalami kerugian karena tetap mengeluarkan biaya

gaji bagi karyawan kontrak yang telah berakhir masa kontraknya.

Setiap karyawan kontrak memiliki masa kontrak sesuai dengan keputusan yang

telah ditentukan perusahaan, tetapi perusahaan tidak memiliki reminder pada saat

ada karyawan yang masa kontraknya telah habis. Sehingga perusahaan harus

membayar gaji lebih untuk karyawan kontrak yang bekerja melebihi masa

kontraknya.

4. Sering terjadi keterlambatan penyampaian informasi untuk pengambilan

keputusan karena personel staff menghabiskan waktu yang lama untuk mencari

data yang dibutuhkan.

Manajer maupun Personel staff seringkali membutuhkan data yang diperlukan

pada saat yang sangat mendesak. , tetapi seringkali pada saat data dibutuhkan,

membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan data-data tersebut. Hal

ini disebabkan karena data tersimpan di dalam arsip-arsip yang sangat banyak

dan berbeda-beda. Sehingga saat ingin mencari suatu data, bagian terkait harus

memeriksa masing-masing arsip satu-persatu.

5. Perusahaan kesulitan dalam melakukan penilaian prestasi untuk pemberian

reward & punishment karena tidak adanya standar penilaian kerja karyawan.

Perusahaan pasti ingin mengetahui evaluasi hasil kerja setiap karyawan yang

bekerja di dalam perusahaan terkait dengan pemberian reward & punishment.

Tetapi hal ini sulit diketahui oleh perusahaan, karena tidak ada standar penilaian

77

kerja bagi karyawan. Manajemen hanya mengetahui hasil kerja karyawan

berdasarkan output yang dihasilkan melalui pekerjaan yang dilakukan karyawan.

6. Sering terjadi keterlambatan dan kesulitan dalam pembuatan laporan absensi

yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan penyampaian laporan kepada

manajemen.

Bagian admin yang bertanggung jawab untuk membuat laporan absensi

karyawan seringkali mengalami kesulitan karena harus menghitung variabel-

variabel yang terkait dengan absensi secara manual satu persatu. Karena sistem

absensi hanya menghasilkan daftar absensi, dimana jumlah izin, cuti, lembur,

training, serta absen tidak dihitung.

3.5 Usulan Pemecahan Masalah

1. Membuat bentuk fungsi penggajian, agar penghitungan gaji dengan variabel-

variabel yang terkait, seperti data absensi, data lembur, cuti, tunjangan,

pengobatan, pinjaman, dan bonus karyawan dapat dihitung langsung secara

keseluruhan, sehingga tidak ada kesalahan dalam penghitungan gaji.

2. Dengan sistem HRM yang dirancang, di dalam form pinjaman karyawan, akan

diketahui limit pinjaman karyawan, sehingga jika karyawan akan meminjam

melebihi limit yang ada, permohonan pinjaman akan ditolak.

3. Sistem HRM yang dapat memberikan pengingat (reminder) pada saat

karyawan kontrak telah memasuki akhir dari masa kontrak kerjanya.

78

4. Merancang sistem HRM yang dapat mempermudah pencarian data terkait

kepegawaian.

5. Merancang sistem HRM untuk dapat menghasilkan laporan absensi secara

otomatis di setiap akhir bulan.

6. Sistem yang mampu mengukur penilaian kerja karyawan dan menghasilkan

hasil evaluasi kerja karyawan secara otomatis pada saat dilakukan penilaian

kinerja karyawan.

3.6 Tabel Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi

Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Sertco Quality

No. Sebab Akibat Usulan Teori 1. Waktu yang lama

dalam pengumpulan data sehubungan

dengan gaji

Bagian penggajian sering mengalami

keterlambatan penghitungan gaji

Sistem informasi dengan aplikasi

penggajian

Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J

2. Tidak adanya pemeriksaan

terhadap limit pinjaman

Karyawan yang telah melebihi limit

pinjaman masih dapat melakukan

pinjaman

Sistem pengendalian

yang menampilkan

sisa limit pinjaman saat

dilakukan permohonan

pinjaman

Rama, Dasaratha V. &

Jones, Frederick L

3. Tidak adanya sistem pengingat bagi

karyawan kontrak

Karyawan kontrak yang telah habis masa kontraknya

masih mendapatkan gaji

Sistem pengingat yang

menampilkan masa akhir

kontrak karyawan

Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J

79

4. Waktu yang lama dalam pencarian data

yang dibutuhkan

Keterlambatan penyampaian

informasi

Sistem HRM yang

mengintegrasikan seluruh data karyawan

Jones & Rama

5. Tidak adanya standar penilaian kerja

karyawan

Perusahaan kesulitan dalam

melakukan penilaian prestasi

bagi karyawan

Adanya hasil evaluasi

karyawan yang dinilai

berdasarkan kriteria yang

telah ditetapkan

Dessler, Gary

6. Keterlambatan dalam pembuatan laporan

absensi

Keterlambatan penyampaian

laporan kepada manajemen

Sistem HRM yang

mengintegrasikan data-data terkait

absensi

McLeod, Raymond &

George P.Schell