bab 3 analisa dan evaluasi sistem yang berjalanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-1-00440-si bab...

55

BAB 3

ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai hal-hal yang mencakup profil perusahaan yang

menjadi objek penelitian dan proses bisnis yang terkait di dalamnya, serta current

condition (kondisi saat ini) yang berkaitan dengan pengimplementasian modul-modul

SAP R/3 4.7 pada perusahaan TRAC-ASTRA RENT A CAR. Selain itu, bab ini juga

akan memaparkan hasil penelitian terhadap pengukuran kinerja sistem SAP 4.7 yang

saat ini sudah dijalankan dalam membantu kegiatan operasional perusahaan.

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

TRAC – ASTRA RENT A CAR berada di bawah badan hukum PT

Serasi Autoraya (PT SERA) dengan No.SIUP: 02605/1.824.271, yang

didirikan di Jakarta pada tanggal 22 Maret 1990 dengan alamat di Jl. Mitra

Sunter Boulevard blok C2 No. 90 untuk menggantikan PT Sinar Inti Telaga

(SIT) yang didirikan pada tahun 1987. Sejak tahun 1993, PT SERA telah

sepenuhnya menjadi milik PT Astra International, Tbk.

TRAC - ASTRA RENT A CAR adalah identitas baru TOYOTA Rent a

Car yang telah berpengalaman selama 20 tahun lebih di bisnis sewa

kendaraan. Perubahan brand ini sebagai wujud semangat baru untuk menjadi

56

perusahaan berkelas dunia, yang mampu memberikan kepuasan tertinggi bagi

para pelanggan dan karyawan.

Perusahaan ini bermula dengan hanya 5 unit kendaraan, namun kini

memiliki lebih dari 12.000 kendaraan yang beroperasional di lebih dari 1.500

pelanggan segmen korporat. Sekarang ini TRAC memiliki 22 cabang dan 36

outlet yang tersebar diseluruh wilayah nusantara. Keberadaan layanan yang

tersebar akan mempermudah dan menjamin ketersediaan, serta jaringan

bengkel dan perawatan TRAC yang terus berkembang setiap tahunnya.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bisnis sewa kendaraan jangka

pendek dan jangka panjang, TRAC berpengalaman menangani berbagai jenis

kendaraan, seperti sedan, minibus, pick up dan truk, dari berbagai merk antara

lain: Toyota, Isuzu, Daihatsu, BMW, Peugeot dan beragam jenis serta merk

kendaraan lainnya. Setiap kendaraan dihadirkan sesuai dengan kebutuhan

khusus pelanggan.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Dalam menjalankan bisnisnya TRAC memiliki Visi dan Misi

perusahaan, yakni:

Visi : “Memenuhi harapan anda dalam pengelolaan transportasi.”

Misi : "Menjadi rekanan utama yang terpadu dalam solusi transportasi”

57

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

3.1.3.1 Struktur Pada Kantor Pusat

*Environment , Social Responsibility & Security

Gambar 3.1 Struktur Pada Kantor Pusat (tahun 2007)

58

3.1.3.2 Struktur Pada Kantor Cabang

Sales Supervisor

Marketing officer (MO)

Counter Sales Officer

Administration Head (ADH)

Administration Officer

Cashier

Collector

Customer CareSupervisor/Coordinator

Customer Care Officer

After Sales Supervisor Service Advisor

Pre Delivery Inspector

General PurchasingCoordinator

General PurchasingAdministrator

General Purchasing Officer

Marketing Analyst

BRANCHManager/Deputy/Representative

Gambar 3.2 Struktur Pada Kantor Cabang (tahun 2007)

59

3.1.3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang :

Internal Audit & Risk Management

• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap pelaksanaan audit

internal perusahaan guna menganalisa keakuratan dan

implementasi sistem prosedur yang berlaku.

• Memberikan rekomendasi untuk perbaikan serta mengantisipasi

resiko yang muncul pada saat ini dan masa datang.

Management & Business Development

• Bertanggung jawab kepada direksi atas pengembangan sistem

manajemen, pengembangan bisnis baru mulai dari perencanaan

sampai dengan implementasinya sesuai dengan strategi bisnis

perusahaan.

Corporate Human Resource

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal pengelolaan dan

pengembangan sumber daya manusia yang berkualitas dan

kompeten.

• Melakukan pengelolaan kerumahtanggaan perusahaan secara

keseluruhan.

60

Corporate Quality Management, ESRS

• Bertanggung jawab kepada direksi sebagai wakil management

untuk memastikan implementasi standar sistem manajemen mutu,

standar environment health & safety dan sistem Social

Responbility serta Security System perusahaan diketahui dan

dilaksanakan oleh seluruh jajaran sesuai dengan kebijakan dan

standar yang ditetapkan perusahaan.

Corporate Asset Management

• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap perencanaan,

pengadaan, pemeliharaan dan pengelolaan asset property

perusahaan serta mendukung operation dalam pengadaan unit

kendaraan baru dan penjualan unit kendaraan yang sudah tidak

layak sewa.

Corporate Information System & Technology

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam pengembangan,

peningkatan, dan pemeliharaan sarana IT dalam perusahaan, baik

perangkat lunak maupun perangkat keras.

Corporate Finance & Accounting

• Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal sistem pengelolaan

keuangan perusahaan (arus kas dan kecukupan dana).

61

• Perencanaan dan monitoring anggaran perusahaan.

• Memastikan seluruh proses dan sistem laporan keuangan berjalan

cepat dan akurat.

Corporate Fleet Management

• Bertanggung jawab kepada direksi terhadap pendistribusian,

pengelolaan dan perawatan kendaraan sewa, serta berfungsi

sebagai pembina after sales supervisor di cabang.

Operation 1 – TRAC

• General manager operation 1 bertanggung jawab kepada direksi

atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penyewaan

unit mobil, baik sewa jangka panjang (leasing) dan sewa jangka

pendek (rental) diseluruh cabang TRAC – ASTRA RENT A

CAR.

Operation 2 – LOGISTIC


atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penyewaan

unit motor dan truk, baik sewa jangka panjang (leasing) dan sewa

jangka pendek (rental).

62

Operation 3 – Mobil 88


atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penjualan

mobil bekas.

Branch Manager/Deputy/Representative

• Bertanggung jawab kepada General Manager Operation untuk

seluruh kegiatan operasional di cabang.

Customer Care Supervisor/Coordinator

• Bertanggung jawab kepada Branch

Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok

mengkoordinir hal-hal yang berhubungan dengan pelayanan

kepada pelanggan

Sales Supervisor


Manager/Deputy/Representative, bertugas dalam pelaksanaan

penjualan dan pelayanan kepada para pelanggan.

63

After Sales Supervisor


Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok mengelola

dan memberikan pelayanan unit & driver kepada pelanggan.

Administrator Supervisor


Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok mengelola

seluruh administrasi cabang.

General purchasing coordinator


Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok melakukan

seleksi terhadap vendor jika diperlukan untuk melakukan tender

dan akan menilai kinerja vendor secara periodik.

Customer Care Officer

• Bertanggung jawab untuk menerima saran, kritik dan keluhan-

keluhan serta pendapat pelanggan agar perusahaan mengetahui

harapan pelanggan dan berusaha meningkatkan kepuasan

pelanggan serta untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

64

Marketing Analyst

• Bertangung jawab untuk mengumpulkan dan melakukan analisa

data marketing, menyusun brand policy sebagai upaya pencitraan

positif terhadap brand perusahaan, dan melakukan pemantauan

dan analisa mengenai harga produk yang kompetitif yang

digunakan dalam menentukan price list.

Marketing Officer

• Bertanggung jawab atas jalannya operasional pemasaran mulai

dari perencanaan dan pelaksanaan pemasaran, menerima

Purchase Order dari customer, membuat final Quotation dan

membuat kontrak dengan pelanggan baru.

Counter sales officer

• Bertanggung jawab untuk membuat dokumen penagihan dan

melakukan penagihan pada pelanggan serta membuat faktur

pajak.

Service Advisor

• Bertanggung jawab untuk memeriksa unit, detil accessories unit

dan driver yang akan dipakai dan telah dipakai pelanggan serta

akan dilaporkan setiap bulannya.

65

Pre Delivery Inspector

• Bertanggung jawab untuk melakukan inspeksi terhadap kesiapan

semua unit untuk memastikan bahwa hanya unit dalam kondisi

“Standard Kendaraan Handal” yang diperkenankan untuk

melayani pelanggan.

Administrator officer

• Bertanggung jawab atas catatan mengenai account receivable dan

account payable serta kelengkapan dokumennya.

Collector

• Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan ke customer dan

menyetorkannya ke cashier.

Cashier

• Bertanggung jawab untuk mengelola dan membukukan anggaran

dana operasional dari kantor pusat untuk keperluan operasional

harian dan cabang.

General purchasing administrator

• Bertanggung jawab untuk membuat master data dari vendor yang

telah lolos seleksi, memastikan kebutuhan organisasi terpenuhi,

dan pengecekan atas barang serta dokumen pembelian.

66

General purchasing officer

• Bertanggung jawab untuk mencarikan vendor/outsource yang

nantinya akan diseleksi oleh General purchasing coordinator.

3.2 Proses Bisnis TRAC – ASTRA RENT A CAR

Gambar 3.3 Proses Bisnis di TRAC – ASTRA RENT A CAR

67

3.2.1 Customer Care

Untuk menjamin kualitas pelayanan sesuai dengan harapan dan

kebutuhan pelanggan, TRAC – ASTRA RENT A CAR melakukan identifikasi

kebutuhan dan melakukan analisa/pengukuran tingkat kepuasan pelanggan

secara berkala mulai dari membina hubungan kerja sama dengan pelanggan,

melakukan identifikasi, hingga menganalisa harapan pelanggan.

Untuk memastikan perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-proses

berikut telah didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali :

a. Customer Service

Setiap Voice Of Customer (VOC) yang masuk akan dicatat dan

dianalisa untuk dilakukan tindak lanjut hingga harapan pelanggan

dapat dipenuhi. Secara berkala TRAC – ASTRA RENT A CAR akan

melakukan survey dan pemantauan terhadap kepuasan dan loyalitas

pelanggan. Hasil rangkuman baik umpan baik, keluhan maupun hasil

Customer Service Satisfaction Survey akan disiapkan sebagai data

masukkan dalam Management Review dan Strategic Plan tahunan.

b. Service Quality

Analisa Voice Of Customer dan hasil Marketing Resource akan

dijadikan dasar untuk membuat strategi dan program Service Quality.

Customer Care Analyst akan melakukan analisa hasil pelaksanaan

program Service Quality melalui Service Quality Performance

68

Measurement dan hasil pengukuran tersebut akan diberikan kepada

cabang yang bersangkutan serta manajemen.

c. Customer Relation

Program Customer Relation adalah hubungan kerja sama

perusahaan dengan pelanggan secara berkesinambungan melalui

berbagai media komunikasi. Disamping itu Customer Care Analyst

menyusun konsep program customer relation untuk secara berkala

akan diselenggarakan dicabang yaitu berupa customer gathering atau

customer visit. Hasil pelaksanaan program customer relation akan

dievaluasi dan dianalisa keefektifannya guna diperoleh strategi usaha

yang lebih efektif.

d. Service Culture

Melaksanakan kampanye service yang berkesinambungan dan

pelatihan-pelatihan standar pelayanan secara berkala dan bertahap

untuk memastikan semua personel memiliki karakter dan jiwa

melayani yang baik.

e. Customer Survey

Customer Care Analyst berkoordinasi dengan Marketing Analyst

untuk melakukan survey kepada pelanggan guna mengidentifikasi

kebutuhan dan keinginan pelanggan yang bertujuan meningkatkan

kepuasan dan loyalitas pelanggan. Customer Care Analyst akan

69

melakukan analisa hasil pelaksanaan customer survey dan hasil

survey tersebut akan diberikan kepada cabang yang bersangkutan

serta manajemen sebagai identifikasi kinerja cabang atau unit bisnis

untuk meningkatkan kualitas pelayanan.

3.2.2 Fleet Management Services

Dalam rangka penyediaan dan pelayanan unit kendaraan yang bermutu,

maka pengendalian Fleet Management dilakukan mulai dari Unit Distribution

and Administration, Unit Management, Unit Maintenance hingga Material

Scrap Handling atau Penanganan Limbah.

Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-

proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali :

a. Unit Distribution and Administration

Setiap unit baru yang diterima dari pihak supplier akan diinspeksi

dengan menggunakan checklist standar TRAC – ASTRA RENT A

CAR. Setiap unit baru yang sudah memenuhi persyaratan akan

diidentifikasi guna kesesuaian dalam pemakaian dan akan dibuatkan

terlebih dahulu informasi dan spesifikasi unit secara detail ke dalam

sistem. After Sales Supervisor akan memastikan penyiapan unit sesuai

dengan kebutuhan pelanggan sebelum proses distribusi ke pelanggan

melalui cabang-cabang TRAC – ASTRA RENT A CAR. Unit yang

sudah tidak memenuhi standar kebutuhan pelanggan selanjutnya akan

70

diproses dispose dan dipersiapkan sesuai dengan standar disposal unit

sampai dengan unit siap dijual.

b. Unit Management

Bagian service di cabang menjamin tersedianya unit yang siap

diserah-terimakan kepada pelanggan yaitu setelah melalui Quality

Controller yang dikenal dengan PDI (Pre Delivery Inspection), yang

akan melakukan inspeksi terhadap kesiapan semua unit untuk

memastikan bahwa hanya unit dalam kondisi “Standard Kendaraan

Handal” yang diperkenankan untuk melayani pelanggan. Untuk

customer, After Sales Supervisor mengeluarkan tanda kelayakan

“Standard Kelayakan Handal” yang dikenal dengan istilah Kartu Ok

untuk setiap unit yang sudah memenuhi standard.

c. Unit Maintenance

TRAC – ASTRA RENT A CAR akan senantiasa menjaga kualitas

unit baik yang berada di pool maupun di pelanggan dengan

melakukan perawatan berkala sesuai dengan jadwal dan spesifikasi

yang ditentukan. Pekerjaan perawatan atau perbaikan unit yang tidak

dapat dilakukan langsung oleh TRAC – ASTRA RENT A CAR

diserahkan kepada pihak ketiga yang telah memenuhi standar kualitas

dan pelayanan TRAC – ASTRA RENT A CAR dimana hasil

pekerjaan tersebut dipantau dan dijamin kualitasnya oleh After Sales

Supervisor.

71

d. Material Scrap Handling

TRAC – ASTRA RENT A CAR juga akan menjaga lingkungan

dengan selalu memantau dan mengelola semua limbah yang

dihasilkan selama proses atau perawatan unit.

3.2.3 Marketing

Untuk mendukung kinerja operasional cabang dalam memberikan produk

dan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, TRAC – ASTRA RENT A

CAR mengendalikan proses pengelolaan kegiatan pemasaran (marketing)

mulai dari perencanaan, pengembangan program layanan dan promosi, serta

implementasinya. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai

tujuan ini, proses-proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan

kondisi terkendali:

a. Marketing Information System

Secara rutin Marketing Analyst mengumpulkan dan melakukan

analisa data marketing yang diperoleh baik dari eksternal maupun

internal perusahaan. Hasil analisa disajikan dalam Laporan Marketing

bulanan yang akan disampaikan kepada Manajemen untuk

menyimpulkan suara dan harapan pelanggan serta akan ditindak

lanjuti dalam proses Service Quality, Customer Relation, Service

Improvement, dan Brand Management.

72

b. Service Improvement

Manajemen perusahaan secara konsisten melakukan evaluasi

keefektifitasan layanan yang sudah dijalankan, sehubungan dengan

rencana perubahan-perubahan yang mempengaruhi sistem usaha dan

dipastikan akan dilakukan revisi perencanaan usaha dan rencana kerja

di fungsi-fungsi terkait.

c. Brand Management

Dalam upaya pencitraan positif terhadap brand perusahaan,

Marketing Analyst menyusun Brand Policy berdasarkan hasil survey

brand performance yang dihasilkan dari proses Marketing

Information System dan rencana bisnis perusahaan. Brand Policy ini

digunakan sebagai dasar rekomendasi program yang baik untuk

kegiatan promosi maupun public relation.

d. Marketing Communication

Dalam upaya menunjang pencitraan brand perusahaan di mata

pelanggan, Marketing Analyst mempelajari Brand Policy yang telah

disusun sesuai dengan rencana bisnis perusahaan berdasarkan pada

hasil riset pemasaran yang menjadi sumber data, untuk menetapkan

promo program ke stakeholder lewat kegiatan promosi, penyediaan

material promosi & public relation.

73

e. Pricing Management

Marketing Analyst secara berkala melakukan pemantauan dan

analisa persyaratan-persyaratan yang berhubungan dengan produk

khususnya mengenai harga produk yang kompetitif, dibandingkan

dengan harga yang ditawarkan oleh pesaing. Hasil analisa tersebut

digunakan dalam menentukan harga dan diimplementasikan atas

persetujuan manajemen pada price list baru.

3.2.4 Sales

Dalam rangka penyediaan jasa yang berkualitas kepada pelanggan,

identifikasi kebutuhan pelanggan secara lengkap, akurat dan benar sejak awal

adalah sangat penting demi kepuasan pelanggan. Untuk mengerjakan tahapan

Sales Management tersebut di atas pengendalian fungsi sales dilakukan mulai

dari identifikasi kebutuhan pelanggan, proses perencanaan dan persiapan

service delivery, proses retention, hingga berakhirnya kontrak.


proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:

a. Leasing & Rental Order

Marketing Officer/Counter Sales Officer akan

mengidentifikasikan dan memastikan setiap kebutuhan pelanggan

baik rental maupun leasing telah sesuai dengan karakteristik,

persyaratan produk, dan legal yang berlaku, untuk kemudian akan

74

dilakukan kesepakatan bersama dengan calon pelanggan. Persyaratan

dan kesepakatan yang sudah dilengkapi dan didiskusikan dengan

calon pelanggan kemudian diproses untuk pembuatan dokumen yang

terkait dengan kontrak. Setiap kontrak yang disepakati guna

terpantaunya kelancaran realisasi kontrak, sekaligus digunakan untuk

meningkatkan kemampuan organisasi dalam melusuri dan

menanggulangi atau mengantisipasi masalah secara tepat, cepat, dan

akurat.

b. Planning & Preparation

Branch Manager/Deputy/Representative bersama dengan para

Supervisor di cabangnya merencanakan dan mengendalikan

penyediaan produk layanan (unit dan driver) dalam memastikan

pemenuhan kebutuhan pelanggan akan unit dan driver.

c. Retention (and Addendum) Leasing & Rental

Apabila terjadi perpanjangan/perubahan kontrak, Marketing

Officer/Counter Sales Officer akan memastikan bahwa dokumen yang

relevan akan diubah/direvisi sesuai kesepakatan yang dicapai dan

akan diinformasikan ke seluruh pihak terkait termasuk pelanggan.

75

3.2.5 Administration

Pengendalian proses administrasi dilakukan mulai dari proses penyiapan

dokumen sewa, penagihan pembayaran, hingga ke pencatatan hasil tagihan

dan pengeluaran operasional cabang.

Proses - proses yang merupakan bagian dari administration:

a. Billing

Administration Officer akan menyiapkan dokumen dan data-data

penagihan secara lengkap, seperti kontrak, invoice, dan dokumen

unit/driver dengan persetujuan dari Branch

Manager/Deputy/Representative atau Administration Supervisor

b. A/R

Administration Officer memastikan dokumen penagihan yang

ditagihkan kepada pelanggan akurat dan lengkap. Hasil pembayaran

yang diterima dari pelanggan melalui transfer atau setoran ke

rekening yang tertera pada invoice akan dibuatkan bukti penerimaan

pembayaran secara akurat.

76

c. Cash Management

Penerimaan hasil pembayaran dari pelanggan disetorkan langsung

ke kantor pusat dan dibukukan secara akurat di bawah pemantauan

Administration Supervisor. Untuk keperluan operasional harian,

cabang akan menerima anggaran dana operasional dari kantor pusat

yang dikelola dan dibukukan oleh kasir. Penerimaan dana dan

pengeluaran dana untuk operasional di bawah pengawasan dan

pemantauan secara akurat oleh Administration Supervisor yang

memastikan kecukupan dana untuk kelancaran operasional.

3.2.6 Facility Maintenance

Dalam rangka memastikan bahwa fasilitas yang dimiliki mendukung

segala aktivitas kerja maupun operasional kantor senantiasa dalam keadaan

baik dan terawat, TRAC-ASTRA RENT A CAR akan mengendalikan proses

pemeliharaan fasilitas kerja dan fasilitas kantor mulai dari perencanaan,

perawatan, dan perbaikan serta tindakan disposisi terhadap asset non unit yang

sudah tidak layak digunakan lagi.



a. Facility Plan

Branch Manager / Deputy Reprsentative dan Corporate Division

Head memastikan kecukupan fasilitas kerja dan fasilitas kantor guna

77

mendukung pelayanan kepada pelanggan sekaligus menciptakan

lingkungan kerja yang sehat, aman, dan nyaman bagi karyawan

dengan cara mengidentifikasikan dan merencanakan pemenuhan

failitas bail dari segi kualitas maupun kuantitas melalui Facility Plan

dalam proses Strategic Plan.

b. Facility Maintenance

General Affair Officer/teknisi mempunyai waktu yang terjadwal

dalam melakukan perawatan fasilitas kerja dan fasilitas kantor yang

dimiliki perusahaan guna memastikan bahwa seluruh asset

perusahaan senantiasa dalam keadaan baik dan berfungsi

sebagaimana mestinya sesuai dengan standard yang berlaku.

c. Facility Repair

General Affair Officer/teknisi akan memastikan bahwa fasilitas

kerja atau fasilitas kantor yang bermasalah segera mungkin mendapat

penanganan yang sesuai, sampai dengan fasilitas kerja atau fasilitas

kantor tersebut dinyatakan dapat digunakan kembali. Selain hal

tersebut, bagian ini juga menangani bila menggunakan jasa pihak lain,

dimana vendor harus memiliki kompetensi yang sesuai dalam

memperbaiki fasilitas kerja atau fasilitas kantor tersebut.

78

d. Disposal Asset Non Unit

General Affair Officer/teknisi akan memastikan bahwa setiap

asset non unit yang dilaporkan oleh pengguna (user) untuk didispose,

diverifikasikan terlebih dahulu kelayakannya, untuk kemudian

didisposisikan dan diidentifikasikan guna menghindari pemakaian

yang tidak sesuai kualitas.

3.2.7 Procurement

Dalam rangka memastikan bahwa kebutuhan organisasi akan barang dan

jasa yang mempengaruhi kualitas produk/layanan terpenuhi secara akurat dan

tepat waktu, TRAC - ASTRA RENT A CAR mengendalikan proses

pengelolaan pengadaan barang dan jasa mulai dari penyeleksian dan penilaian

vendor/outsource, proses pembelian, penerimaan, dan distribusi,serta

penyimpanan barang dan outsourcing.



a. Seleksi dan Penilaian Vendor/Outsource

Administrasi pembelian GA Pusat memastikan tersedianya

vendor/outsource partner yang kompeten dengan melakukan

rujukan/rekanan ke pihak ketiga yang telah memenuhi persyaratan

dalam setiap pengadaan barang maupun jasa.

79

Untuk setiap rekanan yang telah memenuhi persyaratan tersebut,

kinerjanya akan dipantau secara berkesinambungan dalam menjamin

kualitas produk yang diberikan kepada pelanggan selalu dalam

keadaan baik.

b. Pembelian

Administrasi Pembelian terlebih dahulu akan mengidentifikasikan

secara akurat pengadan kebutuhan barang/jasa yang diminta oleh

pemohon (requester) untuk memastikan proses pengadaan dilakukan

dengan benar sejak awal. Dalam proses pembelian, permohonan yang

diajukan oleh pemohon harus mencantumkan spesifikasi barang/jasa

secara akurat dan telah mendapat persetujuan dari pejabat yang

berwenang. Transaksi pembelian akan dilakukan hanya terhadap

vendor yang telah memenuhi persyaratan dan terdaftar dalam

database vendor. Administrasi pembelian memastikan permohonan

pembelian barang/jasa yang diproses menjadi purchase order telah

melalui persetujuan dari departemen/bagian yang berwenang.

c. Penerimaan dan Distribusi

Administrasi Penerimaan akan memastikan bahwa setiap barang

yang diterima dari vendor dalam kondisi yang memenuhi standard

kualitas dan kuantitas yang dipesan.Apabila brang tersebut tidak

sesuai kualitasnya, maka akan diidentifikasikan dan didisposisikan,

untuk menghindari pemakaian yang tidak sesuai dengan perjanjian.

80

Administrasi Penerimaan akan menyusun laporan kinerja vendor yang

akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan evaluasi vendor

secara periodik. Kinerja vendor dalam bentuk jasa langsung dipantau

oleh pemohon (requester) yang bersangkutan. Administrasi

Penerimaan akan memantau proses pembayaran yang dilaksanakan

Finance.

d. Penyimpanan

Admin Gudang/Penyimpanan akan memastikan bahwa barang

yang diterima dari bagian penerimaan akan disimpan di gudang yang

sesuai dengan standard perlakuan terhadap barang secara berkala stok

akan dipantau kondisinya sehingga terjaga kualitas dan kuantitasnya.

Apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualitasnya, maka akan

didisposisikan dan diidentifikasikan, guna menghindari pemakaian

yang tidak sesuai.

3.2.8 Human Resource and Development

Pengendalian Sumber Daya Manusia dilakukan mulai dari proses

recruitment and placement, job Analysis dan development.

Tanggung jawab dari Corporate Human Resource Division Head dalam

mengendalikan semua proses-proses yang ada di fungsi HRD antara lain:

81

a. Recruitment & Placement

Corporate Human Resource Divison Head bertanggung jawab

dalam keseluruhan proses Recruitment & Placement yang akan

memastikan kecukupan dan ketepatan penempatan sumber daya

manusia sesuai kebutuhan yang diajukan/disyaratkan.

Organisasi TRAC-ASTRA RENT A CAR akan melakukan

penilaian kinerja setiap karyawan baru, mengidentifikasikan dan

menganalisa keakuratan komposisi, serta melakukan pengangkatan

karyawan sesuai dengan tingkat kompetensi karyawan, untuk

kemudian ditindaklanjuti pengembangannya.

b. Job Analysis

Proses Job Analysis adalah untuk memastikan struktur organisasi,

position description, dan job value selalu dalam kondisi terkini sesuai

dengan standar pelayanan dan prosedur yang berlaku sehingga

karyawan dapat diarahkan melalui pelatihan dan pengembangan

keterampilan yang tepat.

c. Development

TRAC-ASTRA RENT A CAR secara konsisten akan

mengembangkan dan meningkatkan kompetensi karyawan, dengan

cara merencanakan dan melaksanakan pelatihan-pelatihan yang sesuai

dengan kebutuhan organisasi dalam meningkatkan produktifitas kerja

82

dan pelayanan yang memuaskan. Setiap pelatihan yang diberikan

akan dievaluasi efektivitasnya guna merencanakan pelatihan yang

lebih efektif bagi perusahaan di masa yang akan datang.

TRAC-ASTRA RENT A CAR juga menerapkan pengembangan

kompetensi melalui perencanaan rotasi, mutasi, dan promosi yang

tepat, guna menambah wawasan yang semakin luas dan pengalaman

yang akan sangat bermanfaat dalam menunjang pengembangan diri

setiap karyawan dan juga akan memberikan kinerja terbaik. Penilaian

kinerja terhadap semua karyawan dilakukan sesuai dengan

persyaratan perusahaan dan digunakan sebagai dasar pengembangan

kompetensi karyawan.

3.2.9 Finance

Dalam rangka memastikan pemasukan dana dari cabang atau pihak

terkait, serta kecukupan dana untuk operasional kantor cabang dan kantor

pusat TRAC – ASTRA RENT A CAR secara terkendali maka Finance

Management akan mengendalikan proses penerimaan, pengeluaran hingga

pelaporannya. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan

ini, proses-proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi

terkendali:

83

Finance Management

Untuk setiap penerimaan dan pengeluaran selalu diverifikasi kesesuaian

dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikonformasi ulang sehingga data

penerimaan dan pengeluaran tersebut benar-benar akurat, setelah itu akan

dimintakan persetujuan dari pejabat yang berwenang. Pihak TRAC – ASTRA

RENT A CAR akan memantau setiap saat secara terus menerus tingkat

penerimaan dan pengeluaran arus kas untuk memastikan kebutuhan dana

mencukupi seluruh kegiatan bisnis agar dapat berjalan dengan lancar

3.2.10 Asset Disposal Unit

Dalam rangka memastikan pelaksanaan penjualan asset berupa unit

kendaraan yang sudah waktunya di-disposal, TRAC – ASTRA RENT A

CAR akan mengendalikan proses asset disposal unit kendaraan mulai dari

penyiapan kelengkapan administrasi yang baik dan rapi sampai dengan

proses serah terima dokumen asset unit di-disposal tersebut. Untuk

memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-proses

berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:

Proses Disposal Unit Administrator

Berdasarkan konfirmasi dari Fleet Management Pool Pusat, bagian

Admin Unit Disposal akan memastikan kelengkapan dan keakuratan

dokumen penjualan unit serta mengendalikan transaksi penjualan unit

disposal sampai dengan pembayarannya, termasuk kelengkapan bukti

84

pembayaran pajak penjualan. Setiap unit yang akan dijual akan

didisposisikan terlebih dahulu kesesuaiannya terhadap standard persyaratan

unit disposal. Untuk unit yang layak dispose akan diidentifikasi untuk

kemudian dilakukan penjualan ke supplier yang ditunjuk.

3.2.11 Information Technology

Dalam rangka menunjang kelancaran operasional TRAC – ASTRA

RENT A CAR, maka pengendalian Sistem Informasi Teknologi secara benar

sejak awal merupakan hal yang sangat penting. Pengendalian Sistem

Informasi Teknologi dimulai dari pengidentifikasian kebutuhan bila terjadi

masalah pada IT System, perawatan perangkat keras maupun perangkat

lunak, dan pengembangannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan

pelanggan. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai kondisi

tersebut, maka proses-proses berikut telah didokumentasikan dan dilakukan

dalam kondisi terkendali:

a. Help Desk

Dalam rangka menangani gangguan (Disaster) yang

teridentifikasi oleh IT staf maupun pengguna (user), Tim Help Desk

akan memastikan ditanggulanginya gangguan tersebut secara cepat,

tepat dan efektif, sehingga sistem dapat sesegera mungkin beroperasi

kembali dengan baik.

85

b. Hardware/Software Maintenance & Development

IT Development akan memastikan kecukupan sumber daya

infrastruktur TRAC – ASTRA RENT A CAR dari sisi

Hardware/Software, mulai dari mengidentifikasikan kebutuhan,

menyediakan, memelihara, dan mengembangkan infrastruktur

tersebut. ITD juga akan memastikan dilakukannya perbaikan

infrastruktur khususnya Hardware/Software secara seksama dan

akurat, hingga operasi TRAC – ASTRA RENT A CAR tidak

mengalami gangguan. Guna mengantisipasi terjadinya gangguan data

yang diakibatkan masalah pada Hardware/ Software, maka ITD akan

memastikan dilakukannya standar perawatan dan sistem back-up data

yang baik.

3.2.12 Corporate Planning

TRAC – ASTRA RENT A CAR mempunyai sistem manajemen yang

dikenal sebagai Serasi Management System, yaitu sistem manajemen yang

mengikut sertakan seluruh karyawan dari semua tingkatan dalam organisasi,

baik secara vertikal maupun horizontal dengan menerapkan metode-metode

Manajemen/Statistik untuk mengelola dan meningkatkan kualitas proses

bisnis demi tercapainya kepuasan pelanggan dan daya saing.

Implementasi dari sistem manajemen tersebut dituangkan dalam fungsi

Corporate Planning, untuk memastikan bahwa TRAC – ASTRA RENT A

CAR menjalankan Sistem Manajemen Mutu yang efektif dan efisien sesuai

86

dengan kebijakan dan sasaran mutu organisasi. Untuk memastikan bahwa

Corporate Planning dapat berjalan dengan benar serta mencapai tujuan

sesuai visi, misi dan objektif perusahaan, maka proses-proses berikut

didokumentasikan dan dilakukan dalam kondisi terkendali:

a. Strategic Plan

Secara periodik Manajemen puncak beserta jajarannya akan

merencanakan strategi usaha, rencana usaha serta menetapkan

kebijakan mutu dan sasaran mutu yang sesuai dengan persyaratan dan

harapan pelanggan. Manajemen Puncak bersama jajarannya

memastikan kecukupan sumber daya sehubungan dengan rencana

usaha yang akan direalisasikan termasuk kecukupan dan

keefektifitasan sistem komunikasi internal yang ada, sehingga

rencana usaha dapat tersosialisasikan keseluruh organisasi secara

efektif.

b. Management Review

Organisasi akan melakukan pemantauan dan pendataan dari

kegiatan operasional untuk digunakan sebagai dasar dalam melakukan

analisa kinerja. Secara berkesinambungan data tersebut akan dianalisa

oleh masing-masing Corporate Division Head atau Branch

Manager/Deputy/Representative dan dirangkum menjadi laporan

hasil analisa kerja departemen atau cabangnya.

87

Hasil analisa tersebut akan disiapkan secara berkala sebagai bahan

untuk melaksanakan tinjauan manajemen yang dilaksanakan sesuai

dengan jadwal yang disusun dalam calendar of event tahunan.

c. Internal Audit

Manajemen akan memastikan pelaksanaan Audit Internal

dilaksanakan secara terencana dan konsisten minimal setahun sekali.

Audit Internal bertujuan untuk memastikan pelaksanaan operasional

organisasi sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu yang telah

ditetapkan, sesuai dengan Standar ISO 9001 : 2000 dan juga

memastikan keefektifitasan kinerja organisasi. Manajemen

memastikan setiap ketidaksesuaian yang terjadi akan segera diambil

tindakan perbaikan dan penyempurnaan.

d. PA/CA

Corporate Division Head atau Branch

Manager/Deputy/Representative bertanggung jawab dalam

melakukan penyempurnaan dan tindakan perbaikan atau pencegahan

sehingga setiap ketidaksesuaian yang ada akan selalu diidentifikasi

dan ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan atau pencegahan

sehingga Sistem Manajemen Mutu akan lebih efektif dan efisien.

Tindakan perbaikan dan pencegahan dapat diajukan untuk dibakukan

dalam Sistem Manajemen Mutu dalam rangka pencegahan

pengulangan kejadian ketidaksesuaian.

88

e. Document Control dan Record Control

Wakil Manajemen bersama Document Controller akan

memastikan setiap dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu selalu

dalam kondisi terkendali, baik dalam persetujuan, status revisi,

pendistribusian hingga ke penanganan terhadap dokumen yang sudah

tidak berlaku.

Pengendalian Catatan Mutu (Record Control) ditetapkan dalam

kebijakan organisasi yang melikupi identifikasi, penyimpanan,

perlindungan, pengambilan, waktu simpan dan pemusnahan catatan

guna memudahkan organisasi dalam melakukan kemampu-telusuran

catatan, agar baik problem maupun proses Sistem Manajemen Mutu

dapat dilakukan secara cepat, akurat dan efektif.

89

3.3 Struktur Organisasi di SAP 4.7

Berikut adalah system wide concept yang digunakan oleh TRAC-ASTRA RENT

A CAR di SAP 4.7 :

Astra International

TRAC 0001

DAMIRA 0008

ORENZSTN UAS2510 2520

IBID 0007

TFSI 0003

CC

FLM

MAR

SLS

ADM

FCM

PROC

HRD

IT

CPL

SAR D001 2510 2520

003 1117

Client

Company Code

Organizational Unit

Purchasing Organization

Plant

Gambar 3.4 Struktur Organisasi di SAP 4.7 (tahun 2008)

Keterangan :

0001 PT.Serasi Auto Raya

0008 PT. Daya Mitra Serasi

0003 PT. Toyofuji Serasi Indonesia

0007 PT. Balai Lelang Serasi

90

2510 PT. Serasi Tran Nusantara

2520 PT. United Automobil 90

CC Customer Care

FLM Fleet Management

MAR Marketing

SLS Sales

ADM Administration

FCM Facility Maintenance

PROC Procurement

HRD Human Resources and Development

FIN Finance

ADH Asset Disposal Unit

IT Information and Technology

CPL Corporate Planning

91

3.4 Pemetaan Antara Proses Bisnis dengan Modul-Modul di SAP 4.7

Modul-modul di SAP 4.7 yang digunakan di TRAC-ASTRA RENT A CAR antara lain: Modul Sales and

Ditribution, Material Management, Human Capital Management, Financial/Controlling, dan Plant Maintenance.

Berdasarkan proses bisnis yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR dan modul-modul yang digunakan maka dapat

dibuat suatu hubungan yang dijelaskan pada tabel di bawah ini:

Proses

Modul

CC FLM MAR SLS ADM FCM PROC HRD FIN ADH IT CPL

SD V V v v v v

MM V v v v v v v

HCM v v v

FI/CO v v v v

PM V v

Tabel 3.1 Pemetaan Antara Proses Bisnis dengan Modul-Modul di SAP 4.7

92

Keterangan:

Modul Proses

SD = Sales and Distribution CC = Customer Care PROC = Procurement

MM = Material Management FLM = Fleet Management HRD = Human resources and

HCM = Human Capital Management MAR = Marketing Development

FI/ CO = Financial / Controlling SLS = Sales FIN = Finance

PM = Plant Maintenance ADM = Administration ADH = Asset Disposal Unit

FCM = Facility Maintenance IT = Information and

Technology

CPL = Corporate Planning

93

3.4.3 Sales and Distribution

Proses utama yang berkaitan dengan modul Sales and Distribution adalah

proses sales karena fungsi-fungsi utama yang ada di modul ini akan

digunakan dalam penyediaan jasa yang berkualitas kepada pelanggan.

Adapun proses-proses yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini

adalah antara lain:

• Customer care yang menggunakan modul ini untuk memudahkan

pelayanan terhadap customer.

• Marketing yang menggunakan modul ini untuk proses promosi dan

pembuatan kontrak.

• Administration yang menggunakan modul ini untuk memantau

mengenai kontrak dan pembayaran yang seharusnya diterima

perusahaan.

• Corporate planning menggunakan modul ini untuk melakukan

perencanaan terhadap komposisi stok dan driver setiap bulannya.

94

Gambar 3.5 TRAC-ASTRA RENT A CAR

Sales and Distribution Cycle

Adapun rincian proses dalam Sales and Distribution Cycle di TRAC-

ASTRA RENT A CAR, adalah:

1. Marketing Officer akan menerima Purchase Order dari customer.

Jika customer merupakan customer baru Sales Supervisor akan

mengecek data dan hasil survey. Jika data lengkap maka akan

dilakukan approval dan membuat CMD (Customer Master Data).

2. Marketing Officer kemudian akan membuat Final Quotation melalui

SAP.

95

3. Jika unit dan driver tersedia maka akan dilakukan booking unit dan

driver dan membuat kontrak atas persetujuan Sales Supervisor.

4. Setelah unit di-booking akan dibuat Rental Order.

5. Counter Sales Officer akan membuat ROI (Rental Order and

Invoice). Jika pelanggan merupakan corporate maka akan dilakukan

pencetakan Faktur Pajak dan proses penagihan ke customer, jika

bukan maka akan dilakukan otorisasi kartu kredit ke bank.

6. Jika pembayaran telah diterima dari customer maka Administration

Officer akan meng-update A/R (Account Receivable).

3.4.4 Material Management

Proses utama yang berkaitan dengan modul Material Management adalah

proses Procurement karena proses ini mengendalikan proses pengelolaan

pengadaan barang dan jasa untuk memastikan bahwa kebutuhan organisasi

akan barang dan jasa terpenuhi secara akurat dan tepat waktu. Adapun

proses-proses lain yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini antara

lain:

• Fleet Management Service karena setiap unit baru yang diterima dari

pihak supplier akan diinspeksi dengan menggunakan checklist

standard TRAC – ASTRA RENT A CAR. Setiap unit baru yang

sudah memenuhi persyaratan akan diidentifikasi guna kesesuaian

dalam pemakaian dan akan dibuatkan terlebih dahulu informasi dan

spesifikasi unit secara detail ke dalam sistem.

96

• Administration karena untuk keperluan operasional harian termasuk

pembelian barang dan jasa, cabang akan menerima anggaran dana

operasional dari kantor pusat yang berada di bawah pengawasan dan

pemantauan secara akurat dari proses Cash Management.

• Facility Maintenance karena bagian ini yang akan mengendalikan

proses pemeliharaan fasilitas kerja dan fasilitas kantor mulai dari

perencanaan, perawatan, dan perbaikan serta tindakan disposisi

terhadap asset non unit yang sudah tidak layak digunakan lagi.

• HRD karena jika dalam training ternyata dibutuhkan material tertentu

maka bagian HRD akan membuat Purchase Requsition atau

melakukan material reservations.

• Information Technology karena saat proses IT mengidentifikasikan

kebutuhan terhadap pembelian hardware, software, atau infrastruktur

baru akan dilakukan Purchase Requisition ke proses Procurement.

• Corporate Planning karena bagian ini akan melakukan pemantauan

dan pendataan dari kegiatan operasional untuk digunakan sebagai

dasar dalam melakukan analisa kinerja.

97


Procurement Cycle

Adapun rincian proses dalam Procurement Cycle TRAC-ASTRA RENT

A CAR adalah:

1. Requester (peminta barang dan jasa) akan mengidentifikasi

permintaan pengadaan barang dan jasa. Apabila barang yang akan

dibeli bukan merupakan barang consumer goods atau habis pakai

maka requester akan membuat Purchase Requisition.

2. Kemudian akan dilakukan pengecekan apakah sudah ada kandidat

vendor untuk barang yang diminta. Jika ada maka kandidat vendor

akan diminta untuk melengkapi informasi sesuai dengan spesifikasi

98

produk. Jika belum ada kandidat maka General Purchasing Officer

akan mencarikan vendor/outsource yang sesuai (minimal 3 alternatif).

3. Jika perlu dilakukan tender maka General Purchasing Coordinator

akan mengundang anggota Vendor/Tender Committee. Seleksi

kandidat tahap pertama dilakukan berdasarkan data yang dikirimkan

vendor dan apabila diperlukan vendor akan diminta melakukan

presentasi (seleksi tahap kedua).

4. Jika vendor lolos seleksi maka General Purchasing Administrator

akan membuat VMD (Vendor Master Data) di SAP.

5. Setelah Purchase Requisition disetujui maka akan dilakukan

Purchase Order processing.

6. Setelah proses pemesanan tetap dilakukan monitoring atau follow up

terhadap order untuk memastikan bahwa kebutuhan organisasi akan

barang dan jasa terpenuhi secara akurat dan tepat waktu.

7. Saat menerima kedatangan barang atau jasa, General Purchasing

Administrator akan melakukan pengecekan barang dengan dokumen

pembelian. Jika tidak ada masalah maka akan dilakukan Good

Receipt di SAP. Jika terdapat masalah, General Purchasing

Administration akan membuat laporan kinerja vendor bermasalah dan

melakukan konfirmasi ke requester dan vendor mengenai

ketidaksesuaian pesanan.

8. Setelah menerima barang maka General Purchasing Administrator

akan mengajukan permohonan pembayaran beserta invoice dari

99

vendor ke Admin A/P (Account Payable) dan akan dilakukan

pengecekan kelengkapan dokumen.

9. Jika permohonan pembayaran diterima maka akan diverifikasi

permohonan pengeluaran dana dan akan disiapkan dokumen

pembayaran dan dilakukan proses pembayaran ke pemohon.

10. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan penilaian kinerja vendor

berdasarkan laporan kinerja vendor dari user. Apabila vendor

dianggap kompeten maka akan ditetapkan vendor tetap aktif, jika

tidak, vendor akan ditetapkan menjadi non aktif dan General

Purchasing Administrator akan memberikan remark dalam VMD

agar tidak digunakan lagi.

3.4.5 Human Capital Management

Proses utama yang berkaitan dengan modul Human Capital Management

adalah proses human resource management karena fungsi-fungsi utama yang

ada di modul ini akan digunakan mulai dari perekrutan sampai dengan

karyawan tidak bekerja lagi di perusahaan.


antara lain:

• Administration yang menggunakan modul ini dalam payroll.

100

• Corporate planning yang menggunakan modul ini untuk

merencanakan kebutuhan karyawan (Man Power Planning), training

bagi para karyawan dan memantau perkembangan karyawan.


Human Capital Management Cycle

Adapun rincian proses dalam Human Capital Management Cycle, adalah:

1. Bagian HR Recruitment akan menerima Man Power Plan (MPP) dari

Bagian Corporate Planning dan melakukan konfirmasi kebutuhan

man power dan merekap MPP. Berdasarkan MPP tersebut akan

disusun Recruitment Activity Plan. Untuk mencari karyawan akan

dilihat terlebih dahulu apakah ada karyawan internal. Jika tidak ada

101

akan dicari karyawan outsource dengan berkoordinasi dengan

lembaga outsourcing atau mengecek file dan database pelamar. Jika

tidak tersedia kandidat yang diinginkan maka akan dilakukan proses

outsourcing atau mencari kandidat yang dapat dilakukan dengan

beberapa cara antara lain job fair atau pemasangan iklan. Selanjutnya

akan dilakukan test terhadap calon karyawan. Jika calon karyawan

diterima selanjutnya akan dilakukan tanda tangan perjanjian kerja dan

pengangkatan karyawan. Kemudian data karyawan akan di-input ke

dalam SAP.

2. Director/Division Head/GM Operation akan melakukan review

terhadap struktur organisasi dan position description di department

masing-masing. Jika perubahan disetujui akan dilakukan update

struktur organisasi di SAP dan akan dilakukan perubahan position

description dan job value agar selalu dalam kondisi terkini sesuai

dengan standard pelayanan dan prosedur yang berlaku sehingga

karyawan dapat diarahkan melalui pelatihan dan pengembangan

ketrampilan yang tepat.

3. Untuk mengembangkan dan meningkatkan kompetensi karyawan

learning center akan membuat schedule training berdasarkan training

plan yang dibuat untuk setiap departemen. TRAC-ASTRA RENT A

CAR juga menerapkan pengembangan kompetensi melalui

perencanaan rotasi, mutasi, dan promosi yang tepat, guna menambah

wawasan yang semakin luas dan pengalaman yang akan sangat

102

bermanfaat dalam menunjang pengembangan diri setiap karyawan

dan juga akan memberikan kinerja terbaik.

4. Apabila ada kebutuhan penyelenggaraan training yang belum ter-

schedule dalam schedule training dapat diajukan melalui Form

Penyelenggaraan Training. Karyawan dapat mengisi Form

Permohonan Training dan setelah disetujui oleh Director / Division

Head / GM Operation maka data peserta akan dimasukkan ke dalam

data peserta training di SAP. Setelah training selesai akan dilakukan

evaluasi terhadap efektivitas training.

5. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan penilaian terhadap karyawan

sesuai dengan persyaratan perusahaan dan hasilnya akan di-input dan

didokumentasikan untuk pengembangan kompetensi karyawan.

6. Setiap bulannya akan dilakukan penggajian karyawan yang akan

berhubungan ke Modul Financial.

3.4.6 Financial / Controlling

Proses utama yang berkaitan dengan modul Financial / Controlling

adalah proses Finance karena fungsi utama proses ini adalah menjamin

kecukupan dana yang ada serta memantau pengendalian atas penerimaan dan

pengeluaran keuangan dan juga pelaporannya.


antara lain:

103

• Administration yang terkait dengan modul ini karena mengurus proses

administrasi keuangan dan juga dokumen-dokumen yang diperlukan

sehingga proses penagihan dan pembayaran oleh customer dapat berjalan

dengan lancar.

• Asset Disposal Unit karena assets yang sudah tidak mempunyai nilai

ekonomis bagi perusahaan akan didisposisi dari assets (scrapping).

• Corporate planning yang menggunakan modul ini untuk memantau serta

mengendalikan keuangan perusahaan serta memperoleh rekapitulasi

laporan keuangan untuk kemudian digunakan sebagai input dalam

penetapan rencana strategis manajemen perusahaan.

Gambar 3.8 TRAC – ASTRA RENT A CAR Financial Accounting System

1. FI-A/R: Administration Officer akan memantau dan melakukan

analisa terhadap A/R (Account Receivable) di SAP, bila waktunya

bayar Administration Officer akan mengirimkan collector untuk

104

melakukan penagihan ke customer. Setelah menerima dan

menverifikasi hasil tagihan dari customer, Administration Officer

akan membuat Bon merah dan menyetor hasil tagihan dan melakukan

update A/R di SAP.

2. FI-A/P: Admin A/P akan mengecek kelengkapan dokumen

permohonan pembayaran dan invoice dan akan mencetak permohonan

pembayaran. Bagian ADH & BM akan melakukan posting tagihan.

Setelah dilakukan proses pembayaran ke pemohon akan dilakukan

pembukuan pada A/P oleh Admin A/P.

3. FI-G/L: Posting di General Ledger merupakan hasil dari :

• Transaksi Operasional

• Posting transaksi di subsidiary ledger

• Transaksi yang pada dasarnya di-assign ke General Ledger.

4. FI-AA: digunakan untuk mengelolah seluruh aktiva tetap yang

dimiliki oleh perusahaan. SAP memungkinkan untuk

mengkategorikan setiap aktiva tetap yang dimiliki dan melakukan

setting nilai depresiasi masing-masing asset yang memiliki

karakteristik sama dalam asset class.

5. FI-BL: digunakan untuk mengelolah transaksi-transaksi yang

berkaitan dengan bank di dalam sistem termasuk manajemen kas.

105

3.4.7 Plant Maintenance

Modul SAP Plant Maintencance terdiri dari beberapa aktivitas seperti

inspeksi untuk mengukur dan memastikan kondisi sebenarnya dari equipment

system, preventive maintenance untuk mengukur dan mengelola kondisi ideal

dari equipment, memperbaiki dan mengembalikan equipment seperti kondisi

yang ideal, dan pengukuran lain yang digunakan untuk maintenance.

Proses utama yang berkaitan dengan modul Material Management adalah

proses Fleet Management karena proses ini yang melakukan maintenance

terhadap unit kendaraan yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR.

Kegiatan utama di dalam modul Plant Maintenance:

1. Work orders

Setelah melakukan goods receipt unit baru, Service Advisor akan

membuat equipment master dan maintenance plan dan memverifikasi

dan mengidentifikasi kebutuhan optional. Apabila perlu akan

dilakukan proses pembelian part dan accessories melalui

procurement. Selain itu unit juga akan didaftarkan ke asuransi

berdasarkan equipment master.

2. Preventive maintenance (PM)

TRAC – ASTRA RENT A CAR akan senantiasa menjaga kualitas

unit baik yang berada di pool maupun di pelanggan dengan

106

melakukan perawatan berkala sesuai dengan jadwal dan spesifikasi

yang ditentukan. Pekerjaan perawatan atau perbaikan unit yang tidak

dapat dilakukan langsung oleh TRAC – ASTRA RENT A CAR

diserahkan kepada pihak ketiga yang telah memenuhi standard

kualitas dan pelayanan TRAC – ASTRA RENT A CAR dimana hasil

pekerjaan tersebut dipantau dan dijamin kualitasnya oleh After Sales

Supervisor.

3. Asset management

Mencatat data tentang equipment dan property termasuk

spesifikasi, informasi mengenai garansi, service contracts,spare

parts, tanggal pembelian, lifetime yang diharapkan, dan hak-hal lain

yang dapat membantu manajemen dalam melakukan maintenance.

4. Inventory control

Manajemen dari spare parts, tools, dan material lain termasuk

pemesanan material, mencatat dimana material disimpan,

menentukan kapan material harus dibeli lagi termasuk menyiapkan

dokumen pendukung pengeluaran unit, dan update laporan stock

harian.

107

5. Safety

TRAC – ASTRA RENT A CAR juga akan menjaga lingkungan

dengan selalu memantau dan mengelola semua limbah yang

dihasilkan selama proses atau perawatan unit.

3.5 Pengukuran Kinerja SAP 4.7 Berdasarkan Perspektif IT Balanced Scorecard

Pengukuran kinerja sistem adalah hal yang penting bagi manajemen dalam

melakukan evaluasi performa dan perencanaan terutama sebelum perusahaan akan

melakukan pengembangan terhadap sistem informasi yang ada saat ini.

Untuk mengukur kinerja SAP 4.7 yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR

maka akan digunakan pendekatan perspektif-perspektif yang ada di metode IT

BalancedScorecard yaitu perpektif kontribusi perusahaan, perspektif orientasi

pengguna, perspektif penyempurnaan operasional, dan perspektif orientasi masa

depan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem SAP 4.7 yang digunakan

saat ini di TRAC ASTRA RENT A CAR sudah mendukung visi, misi, dan tujuan

strategis perusahaan.

3.5.3 Menentukan Tujuan Strategis IT

Sebelum melakukan pengukuran kinerja sistem SAP saat ini, maka

terlebih dahulu harus dirumuskan visi dan misi Divisi IT perusahaan yang

nantinya akan diturunkan menjadi strategi dan tujuan strategis. Hal ini

dikarenakan kinerja, maintenance, dan pengembangan sistem SAP

sepenuhnya berada di bawah tanggung jawab Divisi IT.

108

3.5.3.1 Visi, Misi dan Strategi IT

Visi:

“Menjadi pengembang sistem informasi dan pusat layanan informasi

yang cepat, tepat, dan akurat guna mendukung aktivitas bisnis

perusahaan dan membantu perusahaan dalam menghadapi persaingan

global.”

Misi:

“Mengembangkan sistem informasi secara inovatif dengan mengikuti

perkembangan TI dan membangun pusat layanan informasi serta

menyediakan hardware dan software yang mendukung aktivitas bisnis

perusahaan.”

Strategi:

• Menggunakan software berlisensi.

• Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur TRAC –

ASTRA RENT A CAR.

• Memastikan ditanggulanginya gangguan terhadap sistem secara

cepat, tepat dan efektif.

• Mengidentifikasikan kebutuhan, menyediakan, memelihara dan

melakukan pengembangan terhadap sistem informasi dan

infrastruktur Teknologi Informasi.

109

3.5.3.2 Pemetaan pada Perspektif IT BalanceScorecard

Berikut adalah tujuan strategis IT perusahaan yang merupakan

perumusan dari strategi IT dari masing-masing perspektif IT

BalanceScorecard.

IT Balanced

Scorecard

Strategi Tujuan Strategis

Perspektif

Kontribusi

Perusahaan

• Menggunakan software

berlisensi.

• Memastikan kecukupan

sumber daya

infrastruktur TRAC –

ASTRA RENT A CAR.

• Memastikan

ditanggulanginya

gangguan terhadap

sistem secara cepat,

tepat dan efektif.

• Pengendalian biaya

IT

• Nilai bisnis dari

proyek IT baru

110

IT Balanced

Scorecard

Strategi Tujuan Strategis

• Mengidentifikasikan

kebutuhan,

menyediakan,

memelihara dan

melakukan

pengembangan terhadap

sistem informasi dan

infrastruktur Teknologi

Informasi.

Perspektif Orientasi

Pengguna

• Memastikan

ditanggulanginya

gangguan terhadap


tepat dan efektif.


kebutuhan,

menyediakan,

memelihara dan

melakukan


• Peningkatan

produktivitas user

• Peningkatan

kepuasan user

• Kerjasama user

dalam proyek IT

baru

• Peningkatan

pemahaman user

111

IT Balanced

Scorecard

Strategi

Tujuan Strategis


infrastruktur IT.

Perspektif

Penyempurnaan

Operasional

• Memastikan

ditanggulanginya

gangguan terhadap


tepat dan efektif.

• Memastikan kecukupan

sumber daya

infrastruktur TRAC –

ASTRA RENT A CAR.


kebutuhan,

menyediakan,

memelihara dan

melakukan




Informasi.

• Penyelesaian

URF(User Request

Form) yang

berkaitan dengan

SAP sesuai dengan

SLA ( Service Level

Agreement )

• Penyelesaian

masalah yang

berkaitan dengan

SAP

112

IT Balanced

Scorecard

Strategi

Tujuan Strategis

Perspektif Orientasi

Masa Depan

• Menggunakan software

berlisensi.


kebutuhan,

menyediakan,

memelihara dan

melakukan




Informasi.

• Melakukan

pengembangan

terhadap sistem dan

infrastruktur IT.

• Pelatihan user

Tabel 3.2 Perumusan Tujuan Strategis IT

113

3.6 Membangun Hubungan Sebab Akibat

Orientasi Masa Depan

Penyempurnaan Operasional

Orientasi Pengguna

Kontribusi Perusahaan

Strategi TI

Pelatihan Staff IT

Melakukan pengembangan

terhadap sistem dan infrastruktur TI

Pelatihan User

Penyelesaian masalah yang

berkaitan dengan SAP

Penyelesaian URF (User Request Form)

yang berkaitan dengan SAP sesuai

dengan SLA (Service Level Agreement)

1

2

Peningkatan Produktivitas User

Peningkatan Kepuasan User

Kerjasama User dalam proyek IT

baru

Peningkatan Pemahaman User

8

7

6

5

4

Nilai Bisnis dari Proyek baru ITPengendalian IT

9

3

Menggunakan Software berlisensi

Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur TI TRAC - ASTRA RENT

A CAR

Memastikan ditanggulanginya

gangguan terhadap sistem cepat, tepat, dan

efektif

Mengidentifikasi kebutuhan, menyediakan,

memelihara, dan melakukan

pengembangan terhadap sistem informasi dan

infrastruktur TI

10

11

12 13

Gambar 3.9 Hubungan Sebab Akibat

114

Gambar 3.9 memperlihatkan hubungan sebab akibat antara tujuan strategis yang

ada pada empat perspektif IT Balanced scorecard. Tujuan yang strategis yang ada di

dalam perspektif orientasi pengguna, perspektif penyempurnaan operasional,dan

perspektif orientasi masa depan harus bertujuan untuk mencapai tujuan strategis dari

perpektif kontribusi perusahaan.

Keterangan diagram hubungan sebab akibat:

1. Pelatihan staff IT yang baik akan menghasilkan kualitas staff IT yang

kompeten, sehingga mampu menyelesaikan URF yang ada sesuai dengan

SLA.

2. Pelatihan staff IT yang baik akan menghasilkan kualitas staff IT yang

kompeten, sehingga mampu menyelesaikan berbagai masalah yang

berkaitan dengan SAP dengan baik.

3. Dengan melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur IT

yang merupakan proyek IT baru, maka perusahaan akan memperoleh

nilai tambah (added value) pada bisnis perusahaan.

4. Dengan melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur IT

yang merupakan proyek IT baru, maka kerjasama user akan meningkat

dalam mencapai keberhasilan proyek tersebut.

5. Pelatihan yang diberikan kepada user akan menambah knowledge dan

skill yang akan meningkatkan pemahaman user dalam mengoperasikan

sistem yang digunakan perusahaan saat ini.

115

6. Terpenuhinya requirement baru dari serta penyelesaian berbagai masalah

yang terjadi pada SAP dengan baik akan meningkatkan kepuasan user

(user satisfaction).

7. Kerjasama dan keterlibatan user dalam proyek IT baru akan

meningkatkan kepuasan user.

8. Tingkat kepuasan dan pemahaman user yang tinggi serta kerjasama antar

user yang terarah dalam mengembangkan proyek IT baru akan

meningkatkan produktivitas user di dalam perusahaan.

9. Dengan meningkatnya produktivitas user maka biaya IT dapat

dikendalikan, karena sistem dapat dijalankan dengan efektif.

10. Karena perusahaan ingin mengendalikan biaya IT, maka perusahaan

memerlukan software berlisensi seperti SAP yang sudah merupakan best

practice dan teruji kapabilitasnya.

11. Untuk mengendalikan biaya IT, maka gangguan harus diatasi secepat

mungkin agar tidak mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan yang

mengakibatkan kerugian.

12. Karena setiap proyek IT baru harus meningkatkan nilai bisnis

perusahaan, maka harus dipastikan ketersediaan sumber daya

infrastruktur IT yang memadai.

13. Agar proyek IT baru dapat meningkatkan nilai bisnis perusahaan, maka

proyek tersebut harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan harus

dapat menyesuaikan dengan bisnis perusahaan yang pasti akan terus

berkembang.

116

3.7 Ukuran Strategis dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard

Masing-masing dari tujuan strategis IT Balanced Scorecard dijabarkan menjadi

beberapa ukuran strategis. Setiap ukuran strategis harus memiliki sasaran strategis

seperti yang terdapat pada tabel 3.3.

Ukuran Strategis Sasaran Strategis

Perspektif Kontribusi Perusahaan

A. Pengendalian Biaya IT

A.1 Anggaran IT yang digunakan ≤ budget

A.2 Perbandingan anggaran IT terhadap

anggaran perusahaan 5 – 10 %

B.Nilai bisnis dari proyek IT baru

B.1 Return On Investment (ROI) 5 tahun

B.2 Meningkatkan keunggulan bersaing Menjadi market leader dalam

industri leasing dan rental

mobil.

Perspektif Orientasi Pengguna

A.Peningkatan produktivitas user

A.1 % Pekerjaan yang selesai tepat waktu karena

menggunakan SAP. 90%

A.2 % Pengurangan tingkat kesalahan user

dalam pekerjaan 90%

B.Peningkatan kepuasan user

117

Ukuran Strategis Sasarn strategis

B.1 % Kemampuan aplikasi mendukung

pekerjaan 90%

B.2 % Kepuasan user terhadap kinerja SAP 75%

C.Kerjasama user dalam proyek IT Baru

C.1 % Keterlibatan user dalam pengembangan

aplikasi baru 75%

D.Peningkatan pemahaman user

D.1 % Tingkat pemahaman user terhadap

aplikasi SAP 85%

Perspektif Penyempurnaan Operasional

A.Penyelesaian URF yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA ( Service Level

Agreement )

A.1 % Pemenuhan kebutuhan user terhadap

aplikasi 90%

B.Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP

B.1 % Masalah yang terselesaikan tepat waktu 90%

Perspektif Orientasi Masa Depan

A.Pelatihan staff IT

A.1 % Frekuensi staff IT menerima pelatihan 2 kali dalam setahun

B.Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur

B.1 Tingkat seberapa sering perusahaan

melakukan pengembangan terhadap infrastruktur

Tiap 5 tahun

118

IT

C.Pelatihan user

C.1 Frekuensi Pelatihan user 2 kali dalam setahun

Tabel 3.3 Ukuran dan Sasaran Strategis IT BalancedScorecard

3.7.1 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis

Perolehan informasi untuk pengukuran kinerja SAP dilakukan dengan 3

cara yaitu interview, data, dan kuesioner. Pengukuran bertujuan untuk

melakukan perbandingan tiap tujuan strategis dengan kondisi yang ada di

perusahaan saat ini. Tabel 3.4 menunjukkan cara memperoleh informasi

untuk melakukan pengukuran.

Ukuran Strategis Instrumen

Pengukuran

Perspektif Kontribusi Perusahaan I D K

A. Pengendalian Biaya IT

A.1 Anggaran IT yang digunakan x

A.2 Perbandingan anggaran IT terhadap anggaran

perusahaan x

B.Nilai bisnis dari proyek IT baru

B.1 Return On Investment ( ROI ) x

B.2 Meningkatkan keungulan bersaing x

119

Perspektif Orientasi Pengguna I D K

A.Peningkatan produktivitas user

A.1 % Penurunan waktu yang diperlukan dalam

pekerjaan user x

A.2 % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam

pekerjaan x

B.Peningkatan kepuasan user

B.1 % Aplikasi yang mendukung pekerjaan x

B.2 % Kepuasan user terhadap kinerja SAP x


C.1 % Keterlibatan user dalam pengembangan

aplikasi baru x


D.1 % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi

SAP x

Perspektif Penyempurnaan Operasional I D K

A.Penyelesaian URF (User Requirement Form) yang berkaitan dengan SAP

sesuai dengan SLA ( Service Level Agreement )

A.1 % Pemenuhan kebutuhan user terhadap

aplikasi x


B.1 % Masalah yang terselesaikan tepat waktu x

120

Perspektif Orientasi Masa Depan I D K


A.1 % Frekuensi staff IT menerima pelatihan x


B.1 Tingkat seberapa sering perusahaan

melakukan upgrade x

C.Pelatihan user

C.1 Frekuensi pelatihan user x

Tabel 3.4 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis

Keterangan :

I = Interview

D = Data

K = Kuesioner

Adapun populasi yang dipilih sebagai target responden adalah user SAP

pada TRAC-ASTRA RENT A CAR yang berjumlah 215 orang. Teknik yang

akan dilakukan untuk pengambilan sampel adalah Cluster sampling .Teknik

ini dipilih karena objek yang akan diteliti atau sumber data (user SAP pada

TRAC-ASTRA RENT A CAR) banyak dan terbagi-bagi dalam divisi-divisi.

121

Tahap 1 Tahap 2

Gambar 3.10 Metode Pengambilan Sampel untuk Kuesioner

Pada Tahap 1 akan dipilih secara random 6 dari 12 Divisi yang ada di

TRAC-ASTRA RENT A CAR.

Divisi – divisi nya adalah :

1. Divisi Customer Care

2. Divisi Finance

3. Divisi Sales

4. Divisi Fleet Management Service

5. Divisi Procurement

6. Divisi Human Resources and Development

Dan pada tahap 2 dari 6 divisi ini akan diambil lagi sampel individu

secara purposive sampling sampai dengan n = 21 karena penelitian yang akan

dilakukan bersifat kualitatif.

AB C

DE

FG

AB

DG

F

Diambil dengan random

Diambil dengan Purposive sampling

Divisi yang ada di TRAC Sampel Divisi

Sampel Individu

122

3.7.2 Pengukuran Perspektif Setiap Pertanyaan

3.7.2.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan

Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif kontribusi perusahaan

adalah:

A. Tujuan strategis: Pengendalian biaya IT

A1. Anggaran IT yang digunakan

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan apakah

anggaran IT yang digunakan oleh divisi IT melebihi atau telah

sesuai dengan anggaran yang disediakan atau direncanakan oleh

perusahaan.

Sasaran strategis: ≤ budget

A2. Perbandingan anggaran IT terhadap anggaran perusahaan.

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa

besar anggaran IT terhadap anggaran perusahaan secara

keseluruhan.

Sasaran strategis: 5 – 10 %

B. Tujuan Strategis: Nilai bisnis dari proyek IT baru

B1. Return On Investment (ROI)

123

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa

besar pengembalian yang dihasilkan dari investasi yang telah

dilakukan perusahaan terhadap berbagai proyek IT yang

dilakukan.

Sasaran strategis: 5 tahun

B2. Meningkatkan keunggulan bersaing

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan apakah

dampak dari investasi perusahaan terhadap proyek IT baru

mampu meningkatkan keunggulan bersaing (competitive

advantage) melebihi para kompetitornya.

Sasaran strategis: Menjadi market leader dalam industri leasing

dan rental mobil.

3.7.2.2 Perspektif Orientasi Pengguna

Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi pengguna

adalah:

A. Tujuan Strategis: Peningkatan produktivitas user.

A1. % Pekerjaan yang selesai tepat waktu karena menggunakan SAP.

Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan bahwa

dengan menggunakan SAP, waktu yang diperlukan user dalam

124

menyelesaikan pekerjaan menjadi lebih singkat, seperti dalam

pemrosesan data dan proses pencetakan laporan dengan tingkat

keakuratan yang tinggi serta mampu mengurangi tingkat

kesalahan.

Sasaran strategis: 90%

A2. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan

Ukuran strategis ini berguna untuk menunjukkan pengurangan

tingkat kesalahan yang dilakukan user dalam melakukan

pekerjaan dengan menggunakan SAP, sehingga data yang

dihasilkan akurat sesuai dengan yang diharapkan.


B. Peningkatan kepuasan user

B1. % Kemampuan aplikasi mendukung pekerjaan

Ukuran strategis ini berguna untuk menunjukkan seberapa besar

aplikasi yang dikembangkan dan digunakan dalam perusahaan

(khususnya SAP) untuk mendukung pekerjaan user, sehingga

melalui aplikasi tersebut setiap perkerjaan user mampu

diselesaikan dengan efektif.


125

B2. % Kepuasan user terhadap kinerja SAP

Ukuran strategis ini berguna untuk mengukur seberapa besar

tingkat kepuasan user terhadap kinerja SAP yang saat ini

digunakan oleh perusahaan dalam mempermudah melakukan

berbagai pekerjaan yang dibutuhkan.


C. Kerjasama user dalam proyek IT baru

C1. % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi baru

Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui keterlibatan user

dalam penentuan aplikasi baru yang strategis bersama dengan

divisi IT. Pengukuran dilakukan berdasarkan apakah user dan

divisi IT telah melakukan kerja sama untuk pembuatan aplikasi

baru yang sesuai dengan kebutuhan user.


D. Peningkatan pemahaman user

D1. % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP

Ukuran strategis ini berguna untuk mengukur seberapa besar

tingkat pemahaman user dalam menggunakan aplikasi SAP

dalam menyelesaikan pekerjaannya.

126


3.7.2.3 Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional

Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi

penyempurnaan operasional adalah:

A. Tujuan Strategis: Penyelesaian URF (User Request Form)

yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA (Service

Level Agreement)

A1. % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui banyaknya

URF (user request form) yang berhubungan dengan SAP dapat

dipenuhi dan sesuai dengan SLA (Service Level Agreement)

sehingga dapat memenuhi kebutuhan user dan mendukung

kinerja user dalam menggunakan SAP.


B. Tujuan Strategis: Penyelesaian masalah yang berkaitan

dengan SAP

B1. % Masalah yang terselesaikan tepat waktu

Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui banyaknya

masalah yang berkaitan dengan SAP dapat diselesaikan oleh

127

divisi IT tepat pada waktunya sehingga tidak mengganggu kinerja

user.


3.7.2.4 Perspektif Orientasi Masa Depan

Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi masa depan

adalah:

A. Tujuan Strategis: Pelatihan staff IT

A1. % Frekuensi staff IT menerima pelatihan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa

sering staff IT menerima pelatihan yang dapat menambah

pengetahuan dan kemampuan staff IT mengenai penggunaan dan

penyelesaian masalah-masalah yang berkaitan dengan SAP

sehingga mendukung user SAP.

Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun

B. Tujuan Strategis: Melakukan pengembangan terhadap sistem

dan infrastruktur

B1. Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan

128

Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui seberapa sering

perusahaan melakukan pengembangan terhadap sistem dan

infrastruktur yang ada agar dapat meningkatkan kemampuannya

sehingga akan meningkatkan kinerja dan tetap mengikuti

perkembangan jaman.

Sasaran strategis: tiap 5 tahun

C. Tujuan Strategis: Pelatihan user

C1. Frekuensi Pelatihan user

Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui seberapa sering

user menerima pelatihan yang akan meningkatkan

kemampuannya dalam menggunakan SAP sehingga akan

meningkatkan kinerja user.

Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun

3.8 Hasil Pengukuran Kinerja Sistem

Pengukuran terhadap kinerja sistem dengan pendekatan 4 perspektif yang ada

dengan mengumpulkan data dengan melakukan pengambilan data secara langsung,

kuisioner, maupun interview. Hasil dari pengukuran dan pengolahan data-data

tersebut sebagai berikut :

3.8.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan

A. Tujuan Strategis: Pengendalian biaya IT

A1. Anggaran IT yang digunakan

129

Untuk mengetahui anggaran IT yang digunakan , informasi didapatkan

dengan cara interview kepada Maintenance System Application Section

Head TRAC-ASTRA RENT A CAR dalam butir pertanyaan no 2

dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut

sebagai berikut:

Berapa besar perbandingan antara rencana dengan realisasi anggaran

untuk pengembangan Teknologi Informasi khususnya SAP ?

Untuk tahun 2008, anggaran yang direncanakan sebesar

Rp. 2.000.000.000,- dan baru terealisasi sebesar Rp. 870.837.694,-

sampai dengan bulan Oktober.

Sasaran strategis: ≤ budget

Hasil: anggaran IT yang terpakai < budget

Pencapaian: karena hasil pengukuran diperkirakan sesuai dengan

budget maka pencapaian 100%.

A2. Perbandingan anggaran untuk penelitian dan pengembangan IT yang

digunakan terhadap anggaran perusahaan.

Untuk mengetahui perbandingan anggaran penelitian dan

pengembangan IT yang digunakan terhadap anggaran perusahaan,

informasi didapatkan dengan cara interview kepada Maintenance

System Application Section Head TRAC-ASTRA RENT A CAR

dalam butir pertanyaan no 5 dalam perspektif kontribusi perusahaan.

Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

130

Berapa % budget dari seluruh anggaran divisi IT untuk penelitian dan

pengembangan SAP guna meningkatkan kemajuan perusahaan di masa

mendatang ?

Untuk tahun 2008 khusus penelitian dan pengembangan, anggaran

yang disediakan sebesar Rp.498.800.000,- dari keseluruhan anggaran

perusahaan sebesar Rp. 12.900.321.700,- .

Sasaran strategis: 5 – 10 %

Hasil: 3,9 % dari keseluruhan anggaran perusahaan.

Pencapaian: (3,9 / 7,5) x 100% = 52 %

Nilai 7,5% sebagai faktor pembagi 10% + 5% lalu dibagi

dengan dua.

B. Tujuan Strategis: Nilai bisnis dari proyek IT baru

B1. Return On Investment (ROI)

Untuk mengetahui Return On Investment terhadap investasi IT,

informasi didapatkan dengan cara interview kepada Maintenance

System Application Section Head TRAC-ASTRA RENT A CAR

dalam butir pertanyaan no 1 dalam perspektif kontribusi perusahaan.

Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

Berapa pengembalian investasi IT ( ROI ) ?

5 tahun

Sasaran strategis : 5 tahun

Hasil : 5 tahun

131

Pencapaian : karena hasil pengukuran sesuai dengan sasaran

strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang

diperoleh 100%.

B2. Meningkatkan keunggulan bersaing

Untuk mengetahui apakah penggunaan SAP meningkatkan

keunggulan bersaing perusahaan, informasi didapatkan dengan cara

interview kepada Maintenance System Application Section Head

TRAC-ASTRA RENT A CAR dalam butir pertanyaan no 4 dalam

perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut :

Apakah menurut anda penggunaan SAP meningkatkan keunggulan

bersaing (competitive advantage) TRAC –ASTRA RENT A CAR ?

Menurut Maintenance System Application Section Head TRAC-

ASTRA RENT A CAR , SAP saat ini sudah mendukung kegiatan

operasional perusahaan dalam meningkatkan daya saing nya. Hal ini

didukung dengan data market share antara TRAC-ASTRA RENT A

CAR dengan competitor utamanya yaitu PT.Tunas Ridean Tbk,

ADIRA Rental, dan Indomobil Car Rental. TRAC-ASTRA RENT A

CAR menduduki posisi pertama dengan market share sebesar : 43,5 %.

132

43.5%

26.7%

20.3%

9.5%

TRAC-ASTRA RENT ACAR PT. TUNAS REDIANTbkADIRA RENTAL

Indomobil Car Rental

Gambar 3.11 Perbandingan market share industri leasing dan rental

mobil (tahun 2007)

Sumber : Data Marketing Research TRAC-ASTRA RENT A CAR

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi perusahaan :

Ukuran Strategis Sasaran

Strategis

Hasil

Pengukuran

Pencapaian

Tujuan Strategis : Pengendalian Biaya IT

A.1 Anggaran IT yang

digunakan

≤ budget < budget 100%

A.2 Perbandingan

anggaran IT terhadap

anggaran perusahaan

5-10% 3,9% 52%

Jumlah 152%

Rata-rata

76%

133


Strategis

Hasil

Pengukuran

Pencapaian

Tujuan Strategis : Nilai bisnis dari proyek IT baru

B.1 Return On

Investment ( ROI )

5 tahun 5 tahun 100%

B.2 Meningkatkan

keunggulan bersaing

Menjadi

market leader

dalam industri

leasing dan

rental mobil

TRAC

menduduki

posisi

pertama

dalam

industri

leasing dan

rental mobil

100%

Jumlah 200%

Rata-rata 100%

Total rata-rata 176%

Rata-rata seluruh 88%

Tabel 3.5 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan

3.8.2 Perspektif Orientasi Pengguna

A. Tujuan Strategis: Peningkatan produktivitas user

A1. % Penurunan waktu yang diperlukan dalam pekerjaan user

134

Pengukuran persentase waktu yang diperlukan dalam pekerjaan user

dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang

disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 1

dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut:

o Berapa % dalam 1 bulan pekerjaan yang selesai tepat waktu

karena menggunakan SAP ?

a) ≤ 25 %

b) 26 – 50 %

c) 51 – 75 %

d) > 75 %

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

Hasil:

Jumlah Jumlah Nilai Pilihan

Jawaban Responden nilai (jumlah x nilai)

A 2 1 2

B 1 2 2

C 6 3 18

D 12 4 48

Abstain 0 0 0

135

Total 70

Tabel 3.6 Hasil kuisioner pertanyaan A1 butir 1

perspektif orientasi pengguna

Sasaran strategis : 90% (4 dari skala 4)

Hasil : (70 / 21) = 3,33

3,33 x 25% = 83,25% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)

Pencapaian : (83,25/90) x 100% = 92,5%

A2. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan

Pengukuran persentase pengurangan tingkat kesalahan user dalam

pekerjaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui

kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir

pertanyaan no 2 dan no 3 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir

pertanyaan tersebut sebagai berikut :

o Berapa % tingkat keakuratan hasil pemrosesan data di SAP 4.7 ?

(butir pertanyaan no 2)

a) Tidak akurat ( ≤ 25 % )

b) Kurang akurat ( 26 –50 % )

c) Cukup akurat ( 51 – 75 % )

d) Akurat ( > 75 % )

136

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

Hasil :



A 0 1 1

B 5 2 10

C 5 3 15

D 11 4 44

Abstain 0 0 0

Total 69



Hasil butir pertanyaan no 2: (69/21) = 3,29

o Apakah dengan SAP 4.7 membantu meminimalisasi human error

? (butir pertanyaan no 3)

a) Tidak membantu ( ≤ 25% )

b) Cukup membantu ( 25 – 50 % )

c) Membantu ( 51 – 75 % )

d) Sangat membantu ( > 75 % )

137

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

Hasil:



A 1 1 1

B 14 2 28

C 5 3 15

D 1 4 4

Abstain 0 0 0

Total 48



Hasil butir pertanyaan no 3: (48/21) = 2,29

Hasil untuk % pengurangan tingkat kesalahan user dalam

pekerjaan : (3,29+2,29) / 2 = 2,79

2,79 x 25 % = 69,75 % (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)

Pencapaian : (69,75 / 90) x 100% = 77,5%

B. Tujuan Strategis: Peningkatan kepuasan user

B1. % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi

138

Pengukuran persentase aplikasi SAP yang mendukung pekerjaan


disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 4,

no 5, no 6, dan no 7 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir

pertanyaan tersebut sebagai berikut:

o Dengan sistem SAP 4.7, apakah semua kebutuhan pekerjaan Anda

telah terpenuhi? (butir pertanyaan no 4)

a) Tidak terpenuhi ( ≤ 25%)

b) Kurang memenuhi (26 – 50 %)

c) Cukup memenuhi (51 – 75 %)

d) Memenuhi (> 75 %)

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

139

Hasil:



A 1 1 1

B 7 2 14

C 13 3 39

D 0 4 0

Abstain 0 0 0

Total 54

Tabel 3.9 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 4


Hasil: (54/21) = 2,57

o Apakah laporan di SAP dapat langsung anda gunakan untuk

memenuhi kebutuhan anda (butir pertanyaan no 5)

a. Tidak memenuhi

b. Kurang memenuhi ( Masih harus diolah lagi atau perlu

dikonsolidasikan dengan beberapa laporan )

c. Memenuhi tetapi harus dilakukan penyesuaian format

laporan dengan standard perusahaan

d. Sangat memenuhi ( Laporan langsung dapat digunakan )

140

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

Hasil :



A 1 1 1

B 14 2 28

C 5 3 15

D 1 4 4

Abstain 0 0 0

Total 48



Hasil: (48/21) = 2,29

o Bagaimana proses input data ke dalam sistem SAP pada saat

membuat transaksi-transaksi bisnis yang anda lakukan ? (butir

pertanyaan no 6)

a) Sangat sulit (sebagian besar masih dilakukan secara

manual karena menu search yang berisikan value apa saja

yang harus di-input masih belum di-setting dengan baik,

141

dan tidak ada validasi serta warning error jika terjadi

kesalahan dalam input data)

b) Sulit (menu search sebagian besar sudah di-setting

mengenai value apa saja yang harus di-input, namun untuk

field-field yang bersifat mandatory atau wajib diisi belum

dilakukan validasi sehingga tidak muncul warning error

ketika tidak di-input).

c) Mudah (menu search sudah di-setting dengan baik,

validasi terhadap pengisian value sudah cukup baik namun

belum sepenuhnya sempurna)

d) Sangat mudah (menu search sudah disetting dengan baik,

validasi sudah sangat sesuai dengan kebutuhan, warning-

warning yang muncul sangat membantu dalam

meminimalisasi kesalahan proses input data.)

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

142

Hasil:



A 1 1 1

B 6 2 12

C 12 3 36

D 2 4 8

Abstain 0 0 0

Total 57



Hasil: 57/21 = 2,71

o Bagaimana proses-proses yang memerlukan perhitungan-

perhitungan / kalkulasi pada sistem SAP ? (butir pertanyaan no 7)

a) Sebagian besar masih harus dihitung secara manual

b) Untuk kasus-kasus perhitungan tertentu harus dilakukan

secara manual (misalnya perhitungan pajak yang konversi

atau setting-nya agak berbeda dengan standard SAP)

143

c) Semua dilakukan dengan menggunakan SAP namun

kadang-kadang sering tidak akurat sehingga dibutuhkan

penyesuaian

d) Semua perhitungan dilakukan oleh sistem SAP dan

hasilnya akurat serta memenuhi kebutuhan

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

Hasil:



A 4 1 4

B 11 2 22

C 6 3 18

D 0 4 0

Abstain 0 0 0

Total 44



Hasil: 44/21 = 2,1

Hasil untuk % aplikasi yang mendukung pekerjaan :

(2,57 + 2,29 + 2,71 + 2,1) / 4 = 2,42

144


Pencapaian: (60,5/90) x 100 % = 67,22%

B2. % Kepuasan user terhadap kinerja SAP

Pengukuran persentase aplikasi SAP yang mendukung pekerjaan


disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 8

dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai

berikut :

o Seberapa besar tingkat kepuasan anda terhadap aplikasi SAP ?

a) Tidak puas ( Aplikasi tidak dapat dipahami )

b) Kurang puas ( Fungsi pada aplikasi sangat tidak

mendukung pekerjaan )

c) Puas ( Aplikasi dapat dipahami tapi tidak mendukung

pekerjaan )

d) Sangat puas ( Aplikasi yang dibuat mudah dipahami dan

mendukung pekerjaan )

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

145

Hasil:



A 1 1 1

B 5 2 10

C 13 3 39

D 2 4 8

Abstain 0 0 0

Total 58



Hasil: 58/21 = 2,76

2,76 x 25 % = 69% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%)

Pencapaian: (69/75) x 100% = 92%

C. Tujuan Strategis: Kerjasama user dalam pengembangan aplikasi

baru

C1. % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi baru

Pengukuran persentase keterlibatan user dalam pengembangan

aplikasi baru dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui

146

kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir

pertanyaan no 9 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan

tersebut sebagai berikut:

o Seberapa sering dalam setahun anda dilibatkan dalam setiap

pengembangan aplikasi baru yang berkaitan dengan SAP

khususnya kontribusi dalam menyumbangkan ide atau input

terhadap requirement dari aplikasi yang akan dikembangkan ?

a) Tidak pernah

b) Jarang ( 1 kali )

c) Sering ( 2 – 3 kali )

d) Sangat sering ( > 3 kali )

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

147

Hasil :



A 7 1 7

B 10 2 20

C 4 3 12

D 0 4 0

Abstain 0 0 0

Total 39

Tabel 3.14 Hasil kuisioner pertanyaan C1 butir 9


Hasil: 39/21 = 1,86


Pencapaian: (46,5/75) x 100% = 62 %

D. Tujuan Strategis: Peningkatan pemahaman user

D1. % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP

Pengukuran persentase tingkat pemahaman user terhadap aplikasi

SAP dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner

yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan

148

no 10 dan no 11 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan

tersebut sebagai berikut:

o Bagaimana tingkat pemahaman Anda terhadap aplikasi SAP yang

digunakan saat ini ? (butir pertanyaan no 10)

a) Tidak paham ( > 75 % fitur tidak dimengerti)

b) Kurang paham (51 – 75 % fitur tidak dimengerti)

c) Cukup paham (26 – 50 % fitur tidak dimengerti)

d) Sangat paham (≤ 25 % fitur tidak dimengerti)

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

Hasil :



A 0 1 0

B 6 2 12

C 15 3 45

D 0 4 0

Abstain 0 0 0

Total 57

Tabel 3.15 Hasil kuisioner pertanyaan D1

butir 10 perspektif orientasi pengguna

149

Hasil : 57 / 21 = 2,71

o Berapa banyak pertanyaan yang Anda ajukan ke Divisi IT dalam

sebulan yang berkaitan dengan penggunaan aplikasi SAP dalam

kegiatan operasional ? (butir pertanyaan no 11)

a) Tidak pernah

b) Jarang ( 1-5 kali )

c) Sering ( 5-10 kali )

d) Sangat sering ( > 10 kali )

Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

150

Hasil :



A 0 4 0

B 6 3 18

C 15 2 30

D 0 1 0

Abstain 0 0 0

Total 48

Tabel 3.16 Hasil kuisioner pertanyaan D1 butir 11 perspektif

orientasi pengguna

Hasil : 48/21 = 2,29

Hasil % tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP :

(2,71 + 2,29) / 2 = 2,5


Pencapaian : (62,5 / 85) x 100% = 73,53%

151

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna :


Strategis

Hasil

Pengukuran

Pencapaian

Tujuan Strategis : Peningkatan produktivitas user

A.1 % Pekerjaan yang

selesai tepat waktu

karena menggunakan

SAP.

90% 83,25% 92,5%

A.2 % Pengurangan

tingkat kesalahan user

dalam pekerjaan

90% 69,75% 77,5%

Jumlah 170%

Rata-rata 85%

Tujuan strategis : Peningkatan kepuasan user

B.1 % Kemampuan

aplikasi mendukung

pekerjaan

90% 60,5% 67,22%

B.2 % Kepuasan user

terhadap kinerja SAP

75% 69% 92%

Jumlah 159,22%

Rata-rata

79,61%

152


Strategis

Hasil

Pengukuran

Pencapaian


C.1 % Keterlibatan user

dalam pengembangan

aplikasi baru

75% 46,5% 62%

Jumlah 62%

Rata-rata 62%


Strategis

Hasil

Pengukuran

Pencapaian


D.1 % Tingkat

pemahaman user

terhadap aplikasi SAP

85% 62,5% 73,53%

Jumlah 73,53%

Rata-rata 73,53%

Total rata-rata 300,14%

Rata-rata seluruh 75,04%

Tabel 3.17 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna

153

3.8.3 Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional

A. Tujuan Strategis: Penyelesaian URF (User Request Form) yang

berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA (Service Level

Agreement)

A1. % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi

Pengukuran persentase masalah yang terselesaikan tepat waktu


disebarkan kepada user pada TRAC dalam butir pertanyaan no 12

dalam perspektif penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan

tersebut sebagai berikut :

o Berapa banyak URF (User Request Form) yang berkaitan dengan

transaksi bisnis yang belum dapat dipenuhi oleh SAP release 4.7

dengan kustomisasi saat ini ?

a) > 75%

b) 51- 75%

c) 26 – 50 %

d) ≤ 25 %

154

Hasil :



A 0 1 0

B 3 2 6

C 6 3 18

D 12 4 16

Abstain 0 0 0

Total 72


perspektif penyempurnaan operasional

Hasil : 72/21 = 3,43


Pencapaian : (85,75/90) x 100% = 95,28%

B. Tujuan Strategis: Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan

SAP

B1. % Masalah yang terselesaikan tepat waktu

Pengukuran persentase masalah yang terselesaikan tepat waktu

dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui pengambilan data

yang diperoleh dari divisi IT. Data tersebut menginformasikan jumlah

masalah yang terjadi selama tahun 2008, serta persentase masalah yang

155

diselesaikan tepat waktu oleh system aplicant. Berikut adalah data

yang telah diperoleh :

Tabel Masalah dan Penyelesaian user error

Pada sistem SAP TRAC-ASTRA RENT A CAR periode 2008

Bulan

Jumlah

Masalah Persentase Masalah yang diselesaikan tepat waktu

Januari 184 100%

Februari 142 82,7%

Maret 124 100%

April 121 84,29%

Mei 81 81,01%

Juni 135 78%

Juli 119 85%

Agustus 110 94%

September 139 86%

Oktober 64 89%

November Data belum tersedia

Desember Data belum tersedia

Total 1077 880 %

Tabel 3.19 Tabel Masalah dan Penyelesaian user error pada sistem SAP

TRAC – ASTRA RENT A CAR Periode 2008

Sumber : Data internal Divisi IT TRAC-ASTRA RENT A CAR

156

Sasaran strategis : > 90%

Hasil Perhitungan data :

Jadi rata-rata masalah yang diselesaikan tepat waktu selama periode

tahun 2008 dari bulan Januari – Oktober adalah :

Rata-rata = 880% : 10

= 88% tiap bulan

Berdasarkan analisa, bobot penilaian penyelesaian masalah tepat waktu

tiap bulan dibagi secara proporsional sebagai berikut :

• 0-25 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 1,

kategori sangat rendah


kategori rendah


kategori tinggi


kategori sangat tinggi

Berdasarkan kajian tersebut, Divisi IT pada TRAC-ASTRA RENT A

CAR berada pada level sangat tinggi dalam menyelesaikan masalah

yang berkaitan dengan user error pada aplikasi SAP dengan rata-rata

penyelesaian 88% dari total masalah tiap bulan.

Pencapaian : (88/90) x 100% = 97,78%

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi

penyempurnaan operasional :

157


Strategis

Hasil

Pengukuran

Pencapaian

A.Penyelesaian URF (User Requirement Form) yang berkaitan dengan

SAP sesuai dengan SLA ( Service Level Agreement )

A.1 % Pemenuhan

kebutuhan user terhadap

aplikasi

90% 85,75% 95,28%

Jumlah 95,28%

Rata-rata 95,28%


B.1 % Masalah yang

terselesaikan tepat waktu

90% 88% 97,78%

Jumlah 97,78%

Rata-rata 97,78%

Total rata-rata 193,06%


Tabel 3.20 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional

3.8.4 Perspektif Orientasi Masa Depan

A. Tujuan Strategis: Pelatihan staff IT

A1. % Frekuensi staff IT menerima pelatihan

Berdasarkan hasil wawancara, maka diperoleh informasi bahwa staff

IT pada TRAC-ASTRA RENT A CAR tidak pernah menerima

158

pelatihan untuk meningkatkan kemampuan yang berkaitan dengan

sistem SAP.

B. Tujuan Strategis: Melakukan pengembangan terhadap sistem dan

infrastruktur

B1. Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan

Pengukuran tingkat intensitas perusahaan melakukan pengembangan

dilakukan dengan cara wawancara terhadap bagian departemen IT

dalam TRAC-ASTRA RENT A CAR. Dari hasil wawancara tersebut

diperoleh informasi sebagai berikut.

o Pertanyaan wawancara : Seberapa sering dalam 5 tahun

perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur

Teknologi Informasi yang ada ?

o Hasil wawancara : Dalam 5 tahun perusahaan

melakukan pengembangan terhadap infrastruktur Teknologi

Informasi yang ada sebanyak 1 kali, khususnya terhadap sistem

SAP. Infrastruktur hardware akan dilakukan pengembangan

sesuai dengan pengembangan terhadap sistem SAP. Berikut

adalah history pengembangan SAP dari tahun 1997 pada TRAC-

ASTRA RENT A CAR :

o Tahun 1997 : Implementasi SAP R/3 3.0

o Tahun 1999 : Migrasi ke SAP R/3 4.0

o Tahun 2006 : Migrasi ke SAP R/3 4.7

o Tahun 2009 : Rencana migrasi ke SAP ECC 6.0

159

o Bobot penilaian :

o Dalam 10 tahun melakukan pengembangan 1 kali

memiliki bobot nilai 1, artinya sangat rendah.

o Dalam 8 tahun melakukan pengembangan 1 kali memiliki

bobot nilai 2, artinya rendah.


bobot nilai 3, artinya tinggi.


bobot nilai 4, artinya sangat tinggi.

o Perhitungan :

Selama kurun waktu 10 tahun (1997-2007) TRAC-ASTRA RENT

A CAR telah melakukan pengembangan terhadap infrastruktur

Teknologi Informasi melalui migrasi sistem SAP sebanyak 2 kali.

Artinya dalam 5 tahun melakukan pengembangan terhadap

infrastruktur Teknologi Informasi sebanyak 1 kali.

o Hasil Analisa :

Pengembangan infrastruktur Teknologi Informasi pada TRAC-

ASTRA RENT A CAR dilakukan pada level 1 kali dalam kurun

waktu 5 tahun dan memiliki bobot nilai 3 yang artinya tinggi.

Sasaran strategis : 5 tahun

Hasil : 5 tahun

160

Pencapaian : karena hasil pengukuran sesuai dengan sasaran

strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh

100%.

C. Tujuan Strategis: Pelatihan User

C1. Frekuensi pelatihan user

Pengukuran frekuensi pelatihan user terhadap aplikasi SAP dilakukan

dengan cara mengumpulkan data melalui wawancara. Berdasarkan

hasil wawancara, maka diperoleh informasi bahwa user pada TRAC-

ASTRA RENT A CAR tidak pernah menerima pelatihan untuk

meningkatkan kemampuan yang berkaitan dengan sistem SAP.

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan :


Strategis

Hasil

Pengukuran

Pencapaian


A.1 % Frekuensi staff IT

menerima pelatihan

2 kali dalam

setahun

Tidak

pernah sama

sekali

0%

Jumlah 0%

Rata-rata 0%


B.1 Tingkat seberapa 5 tahun 5 tahun 100%

161

sering perusahaan

melakukan upgrade

Jumlah 100%

Rata-rata 100%

C.Pelatihan user

C.1 Frekuensi pelatihan

user

2 kali dalam

setahun

Tidak

pernah sama

sekali

0%

Jumlah 0%

Rata-rata 0%

Total rata-rata 100%


Tabel 3.21 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan

3.9 Evaluasi Hasil Pengukuran Kinerja Sistem

Hasil pengukuran kinerja sistem dengan perspektif IT Balanced Scorecard :

Perspektif Tujuan Strategis Hasil pengukuran

Pengendalian Biaya IT 76%

Nilai bisnis dari proyek IT

baru

100

Jumlah 176%

Kontribusi Perusahaan

Rata-rata 88%

162

Perspektif Tujuan Strategis Hasil pengukuran

Peningkatan produktivitas

user

85%

Peningkatan kepuasan user 79,61%

Kerjasama user dalam

proyek IT Baru

62%

Peningkatan pemahaman

user

73,53%

Jumlah 300,14%

Orientasi pengguna

Rata-rata 75,04%

Penyelesaian URF (User

Requirement Form) yang


sesuai dengan SLA (

Service Level Agreement )

95,28%

Penyelesaian masalah yang


97,78%

Jumlah 193,06%

Penyempurnaan

operasional

Rata-rata 96,53%

Pelatihan staff IT 0% Orientasi masa depan

Melakukan pengembangan

terhadap sistem dan

infrastruktur

100%

163

Pelatihan user 0%

Jumlah 100%

Rata-rata 33,33%

Tabel 3.22 Hasil Pengukuran Kinerja Sistem

Secara lebih ringkas hasil pengukuran kinerja sistem dapat dilihat pada tabel 3.23

berikut ini:

Perspektif Hasil pengukuran

Kontribusi perusahaan 88 %

Orientasi pengguna 75,04%

Penyempurnaan operasional 96,53%

Orientasi masa depan 33,33%

Rata-rata 73,23%

Tabel 3.23 Ringkasan hasil pengukuran kinerja sistem

Hasil pengukuran dari tabel 3.23 dapat digambarkan dalam bentuk grafik.Grafik

tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.12 berikut ini:

164

Gambar 3.12 Grafik hasil pengukuran kinerja sistem

Setelah dilakukan pengukuran melalui perspektif IT Balanced Scorecard, maka

dapat dilakukan evaluasi hasil pengukuran terhadap hasil rata-rata pencapaian yang

diperoleh oleh masing-masing perspektif.

Dari keempat perspektif di atas, melalui konsultasi dan pertimbangan dari

TRAC-ASTRA RENT A CAR, maka dapat dibuat 4 kategori bobot / nilai range

persentase sebagai berikut:

• 0% - 25% : Warning

• 26% - 50% : Challenged

• 26 % - 75% : Good

• 76% - 100% : Very Good

165

Atas dasar range tersebut maka dari hasil pengukuran keempat perspektif tadi,

sistem SAP 4.7 di TRAC-ASTRA RENT A CAR saat ini termasuk dalam kategori

good dengan rata-rata 73,23%.

bab 3 analisa dan evaluasi sistem yang berjalanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-1-00440-si bab...

Documents