58

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Kementerian Luar Negeri

Bangsa Indonesia menyatakan kemerdekaannya pada tanggal 17 Agustus 1945

dan sejarah menunjukan adanya reaksi yang begitu hebat terhadap kemerdekaan yang

dinyatakan tersebut. Agar dunia internasional segera mengakui kemerdekaan Republik

Indonesia maka dibentuklah Kementerian Luar Negeri RI yang pada tanggal 19 Agustus

1945 sebagai organisasi kementerian pertama di Indonesia dan Ahmad Subardjo

ditunjuk sebagai Menteri Luar Negeri yang pertama. Kantor pertama Kementerian Luar

Negeri di Jalan Cikini Raya No. 80-82 Jakarta yang merupakan rumah pribadi dari

Ahmad Subardjo.

Saat Soetan Sjahrir ditunjuk menjadi Menteri Luar Negeri kedua maka kantor

Kementerian Luar Negeri untuk pertama kali secara resmi menempati Jalan Cilacap No.

4 yang merupakan bekas gedung Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di zaman

penjajahan Belanda dan semasa pendudukan Jepang. Kementerian Luar Negeri

berkantor hanya kira – kira dua bulan di Jalan Cilacap No. 4. Selain karena sering

dilempari granat dan gangguan – gangguan lain oleh tentara NICA (Netherlands Indies

Civil Administration), gedung tersebut kemudian diminta kembali oleh Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan.

59

Akhir Oktober 1945, kantor Kementerian Luar Negeri pindah ke Jalan

Pegangsaan Timur (sekarang dikenal sebagai Jalan Proklamasi) No. 36, bekas rumah

pelukis Desentje. Dari kantor inilah organisasi Kementerian Luar Negeri mulai

dikembangkan meskipun dengan fungsi terbatas.

Peranan dan kegiatan Kementerian Luar Negeri meningkat setelah Persiden dan

Wakil Presiden pada bulan Maret 1946 pindah ke Ibukota perjuangan, Yogyakarta.

Kepindahan instansi pemerintah ke Yogyakarta disebabkan suasana di Ibukota Republik

pada saat itu sedang memanas dengan aksi terror terus – menerus oleh tentara NICA

yang membunuh ekstremis – ekstremis Republik. Pada tanggal 21 Juli 1947, pihak

Belanda melancarkan agresi militernya yang pertama yang mengakibatkan kantor

Kementerian Luar Negeri di Jakarta ditutup dan sebagian sarana serta personalia turut

pindah ke Yogyakarta. Di Yogyakarta Kementerian Luar Negeri semula berada di Jalan

Terban No. 8 dan kemudian dengan kedatangan Komisi Tiga Negara pindah ke Jalan

Mahameru no. 11.

Setelah dikeluarkannya pernyataan Roem-van Roijen dan dipulihkannya kembali

pemerintahan di Yogyakarta dengan dibebaskannya pemimpin – pemimpin pemerintah

Republik Indonesia oleh Belanda, maka roda pemerintah mulai berputar kembali dan

kantor Kementerian Luar Negeri diaktifkan untuk mengantisipasi perundingan dengan

Belanda di Konferensi Meja Bundar (KMB). Pegawai – pegawai pemerintahan

Kementerian Luar Negeri yang telah terpencar – pencar dikumpulkan kembali terutama

untuk membantu lancarnya perundingan dengan Belanda.

60

Setelah Konferensi Meja Bundar usai dan kedaulatan diserahkan kepada

Republik Indonesia Serikat tahun 1949, pada awal tahun 1950 Kementerian Luar Negeri

memperoleh gedung di Jalan Taman Pejambon No. 6 yang hingga sekarang menjadi

kantor Kementerian Luar Negeri yang besar dan modern.

3.1.1 Visi Kementerian Luar Negeri

Visi Kementerian Luar negeri Republik Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Melalui diplomasi total, ikut mewujudkan Indonesia yang bersatu lebih

aman, adil, demokratis dan sejahtera.

2. Diplomatis total adalah instrumen dan cara yang digunakan dalam diplomasi

dengan melibatkan seluruh komponen stakeholder, memanfaatkan seluruh

lini kekuatan (multi-track diplomacy).

3. Mewujudkan adalah keinginan untuk merealisasikan atau menuntaskan

gagasan atau ide dan sesuatu yang belum ada atau masih tengah berjalan.

4. Indonesia yang bersatu menggambarkan keinginan kuat untuk tetap

mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

5. Lebih aman, adil, demokratis, dan sejahtera adalah konsep agenda utama

yang dituangkan Pemerintahan Susilo Bambang Yudhoyono dalam masa

lima tahun mendatang.

61

3.1.2 Misi Kementerian Luar Negeri

Adapun 7 (tujuh) pernyataan misi Kementerian Luar Negeri RI yang disebut

“Sapta Dharma Caraka” sebagai penjabaran dalam rangka mengemban visi tersebut

diatas, adalah sebagai berikut :

1. Memelihara dan meningkatkan dukungan internasional terhadap keutuhan

wilayah dan kedaulatan Indonesia.

2. Membantu pencapaian Indonesia sejahtera melalui kerjasama pembangunan

dan ekonomi, promosi dagang dan investasi, kesempatan kerja dan alih

teknologi.

3. Meningkatkan peran dan kepemimpinan Indonesia dalam proses integrasi

ASEAN, peran aktif di Asia Pasifik, membangun kemitraan strategis baru

Asia-Afrika serta hubungan antar sesama negara berkembang.

4. Memperkuat hubungan dan kerjasama bilateral, regional, dan internasional

di segala bidang dan meningkatkan prakarsa dan kontribusi Indonesia dalam

pencapaian keamanan dan perdamaian internasional serta memperkuat

multilateralisme.

5. Meningkatkan citra Indonesia di masyarakat internasional sebagai negara

demokratis, pluralis, menghormati hak asasi manusia, dan memajukan

perdamaian dunia.

62

6. Meningkatkan pelayanan dan perlindungan Warga Negara Indonesia di luar

negeri serta melancarkan diplomasi kemanusiaan guna mendukung tanggap

darurat dan rekonstruksi Aceh dan Nias dari bencana gempa dan tsunami.

7. Melanjutkan benah diri untuk peningkatan kapasitas lembagaan, budaya

kerja dan profesionalisme pelaku diplomasi serta peran utama dama

koordinasi penyelenggaraan politik dan hubungan luar negeri.

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi keseluruhan yang ada di dalam Kementerian Luar Negeri

adalah sebagai berikut :

63

64

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Keseluruhan Kementerian Luar Negeri

3.3 Tugas Kementerian Luar Negeri

Berikut ini tugas dari masing-masing jabatan yang ada pada Kementerian Luar

Negeri :

Kementerian Luar Negeri mempunyai tugas membantu Presiden dalam

menyelenggarakan sebagian urusan pemerintahan di bidang politik dan hubungan luar

negeri. Kementerian Luar Negeri membawahi direktorat – direktorat yang terdiri dari :

1. Sekretariat Jenderal

Bertugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan

dan pemberian dukungan administrasi Kementerian Luar Negeri. Sekretariat

Jenderal membawahi :

a. Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik

Bertugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan

standardisasi teknis di bidang informasi dan diplomasi publik. Direktorat

Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik membawahi:

• Direktorat Informasi dan Media

Bertugas melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jenderal

Informasi dan Diplomasi Publik di bidang informasi dan media

mengenai berita, multimedia, data, fasilitasi media, audio visual dan

penerbitan dalam memantapkan citra Indonesia dan membentuk opini

publik yang positif bagi kepentingan nasional Indonesia di luar negeri.

65

3.4 Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam sub bab ini akan dijabarkan analisa sistem yang sedang berjalan di

Kementerian Luar Negeri dengan menyertakan alur data flow diagram dan alur state

transition diagram sebagai berikut :

3.4.1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam menjembatani komunikasi antara Mahasiswa Indonesia dan Ekspatriat

yang berada di Indonesia Kementerian Luar Negeri telah membuat sebuah forum resmi.

Dalam forum ini terdiri dari 3 (tiga) pengguna, yaitu Mahasiswa Indonesia, Ekspatriat

yang berada di Indonesia, dan Infomed sebagai badan yang mengurusi forum tersebut.

Tujuan dibangunnya forum ini adalah sebagai wadah bagi Mahasiswa Indonesia

dan para Ekspatriat untuk berinteraksi dan berdiskusi tentang topik tertentu, ataupun

berbagi informasi mengenai banyak hal yang terjadi di mancanegara maupun dalam

negeri. Dalam forum ini berisi fitur untuk membuat topik baru dan membalas topik –

topik yang sudah ada, untuk Infomed disediakan fitur untuk menghapus topik yang telah

ada dan menghapus pengguna yang dianggap tidak berkepentingan dalam forum

tersebut.

3.4.2 Data Flow Diagram Sistem yang Sedang Berjalan

Analisa yang dilakukan pada Kementerian Luar Negeri akan digambarkan dalam

bentuk context diagram dan data flow diagram.

66

3.4.2.1 Context Diagram

Gambar 3.2 Context Diagram

67

3.4.2.2 Diagram Nol

Subdirektorat Data

dan media

1.0Proses

PengelolaanForum

Pengelolaan Forum

Forum_Anggota

Ambil Data Forum

2.0Proses Hapus

Anggota

Hapus Anggota

Profil_AnggotaHapus Anggota

Direktorat Informasi dan

Media

3.0Proses

Pengawasan Arus Informasi

Proses Arus InformasiData Topik

Direktorat Jenderal

Informasi dan Diplomasi

Publik

5.0Proses

Pengawasan Pelaksanaan

Forum

Proses pelaksanaan ForumAktivitas Anggota Forum

Menteri Luar Negeri

4.0Proses

Kontrol Teknis

Kontrol Teknis

Aktivitas Arus Topik

Gambar 3.3 Diagram Nol

68

3.4.2.3 Diagram Rinci

Diagram rinci yang dibuat penulis didasarkan pada pemecahan proses yang lebih

detail pada proses 1.0 Proses Pengelolaan Forum.

Gambar 3.4 Diagram Rinci

69

3.4.3 State Transition Diagram Sistem yang Sedang Berjalan

Analisa yang dilakukan digambarkan dalam bentuk STD sebagai berikut:

HalamanUtama

Iklan

Klik “Topik Mahasiswa Indonesia Indonesia Di Luar Negeri”,“Add New Disscussion”,”Topik Ekspatriat IndonesiaDi Luar negeri”,”Add New Discussion”

Tampilkan layar Topik Mahasiswa IndonesiaIndonesia Di Luar Negeri,Add NewDisscussion,Topik Ekspatriat Indonesia Di Luar negeri,Add New Discussion

Klk “Halaman Utama”

Tampilkan LayarHalaman Utama

Topik Mahasiswa

Indonesia Di Luar Negeri

Add New Discussion

Topik Ekspatriat

Indonesia Di Luar Negeri

View Properties Reply

Klik “View Properties” , “Reply”

Tampilkan Layar view Properties , Reply

New Item

Klik “View Properties” , “Reply”

Tampilkan Layar view Properties , Reply View

Properties Reply

Klik “Topik Ekspatriat Indonesia Di Luar Negeri”

Tampilkan Layar Topik Ekspatriat Indonesia di

Luar Negeri

Add New Discussion

New Item

Klik “Add New Discusion”Tampilkan Add New

Discussion

Klik “New Item”

Tampilkan New Item

Klik “Topik Mahasiswa Di Luar Negeri”

Tampilkan Topik Mahasiswa Di Luar Negeri

Klik “New Item”Tampilkan New Item

Klik “Add New Discussion”Tampilkan Add New

Discussion

Gambar 3.5 STD User

70

3.5 Permasalahan pada Sistem yang Sedang Berjalan

Pada sistem yang sedang berjalan, aplikasi forum yang tersedia masih sangat

minim fitur dan belum terlalu kompleks. Fitur – fitur yang tersedia hanya berupa menu

topic, dimana topic tersebut sudah dimasukkan oleh admin, sehingga user hanya dapat

mereply topic. Topic yang tersedia pada sistem yang sedang berjalan saat ini hanya ada

tiga topic untuk masing – masing jenis member.

Pada jenis member mahasiswa, judul topic yang sudah dmasukkan oleh admin

yaitu kuliah di luar negeri, kuliah di Inggris, dan OKTI di Paris. Namun hanya topic

kuliah di luar negeri yang sudah dibalas oleh user mahasiswa. Pada jenis member

ekspatriat, judul topic yang sudah dimasukkan oleh admin yaitu menggalang semua

potensi untuk kemajuan bangsa, membangun bangsa, dan membangun bangsa

Indonesia. Namun tidak ada member ekspatriat yang membahas dan membalas topic –

topic yang tersedia.

Forum ini sudah berjalan selama satu tahun dan hanya terdiri dari 2 jenis

member, yaitu mahasiswa di luar negeri dan ekspatriat.

Pada forum yang sedang berjalaan ini, belum terdapat proses login, viewprofile,

private message, pengaturan forum, search, FAQ, dan belum adanyah fitur untuk attach

gambar, video, dan media yang lain.

3.6 Usulan Pemecahan Masalah

71

Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi oleh aplikasi forum

pada Kementerian Luar Negeri saat ini, maka pemecahan masalah yang dapat diusulkan

adalah sebagai berikut :

Merancang sebuah aplikasi forum pada Kementerian Luar Negeri yang ditujukan

bagi mahasiswa, ekspatriat, dan TKI dengan fitur-fitur yang lebih lengkap sesuai dengan

kebutuhan informasi yang telah didapat.

Dengan aplikasi ini maka mahasiswa yang berada di luar negeri, ekspatriat yang

berada di Indonesia, dan TKI yang berada di luar negeri dapat mengakses dan berbagi

informasi seputar latar belakang mereka masing-masing.

Kegiatan mahasiswa seputar pertukaran informasi mengenai kebudayaan di

tempat mereka tinggal, biaya yang kebutuhan di luar negeri, kualitas pendidikan.

Kegiatan ekspatriat seputar informasi penanaman modal yang menguntungkan di

Indonesia, tips mengenai berbagai hal di indonesia.

Kegiatan TKI seputar informasi mengenai kebudayaan di negara tempat mereka

bekerja dan kejahatan yang terjadi di tempat mereka bekerja.

Mengenai siapa calon user yang sangat betul betul membutuhkan forum ini,

adalah mahasiswa dan ekspatriat, karena mereka betul betul mendapatkan informasi

yang mereka butuhkan.

Aplikasi forum ini juga dilengkapi dengan media multimedia seperti teks, dan

gambar sehingga akan tampak lebih menarik.