54

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Gramedia Printing berdiri sejak tahun 1972, terletak di Jl. Palmerah

Selatan 22-28 Jakarta dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP):

01.002.689.6.091.000. Pada tahun 1997, dengan teknologi cetak jarak jauh

yang digunakan, PT. Gramedia Printing mampu mencetak koran dan tabloid di

beberapa kota di seluruh Indonesia. Bahkan koran terbitan luar negri seperti

Wall Street Journal Asia dan The International Herald tribun mempercayakan

percetakannya dengan menggunakan teknologi cetak jarak jauh ini.

Pada tahun 2005, PT. Gramedia Printing mendirikan cabang di

Cikarang untuk melayani percetakan majalah dan buku kualitas tinggi. Pada

tahun 2006, PT. Gramedia Printing mendirikan cabang yang ke-2 di Bandung.

PT. Gramedia Printing selalu mencetak dengan kualitas terbaik dan berstandar

internasional dengan beberapa penghargaan yang sudah diraih, yaitu: WOA

(Web Offset Associations), Asian Print Award, Premier Print Award, Indonesia

Print Award, serta sertifikat ISO 9001 : 2008 dari SGS dan UKAS.

55

 

3.1.2 Bidang Usaha Perusahaan

PT. Gramedia Printing memiliki komitmen yang kuat terhadap

pelestarian lingkungan hidup di sekitar tempat usaha. Melalui kebijakan Green

Management yang diterapkan secara konsisten, PT. Gramedia Printing

melakukan upaya-upaya penanganan limbah produksi secara aman dan

sistematis. Disertai langkah mengoptimalkan penggunaan kertas dan tinta

ramah lingkungan yang telah teruji tingkat keamanannya berdasarkan hasil tes

dari laboratorium independen yang tersertifikasi.

PT. Gramedia Printing bergerak di bidang layanan jasa percetakan,

menerima pesanan dari kelompok Kompas Gramedia dan juga di luar dari

kelompok tersebut. Produk-produk media cetak yang dihasilkan antara lain:

• Koran

PT. Gramedia Printing adalah percetakan koran terbesar di Indonesia.

Hingga kini sudah lebih dari sepuluh koran harian berbahasa Indonesia,

Inggris dan Mandarin yang telah dicetak. Harian paling berpengaruh dan

terbesar di Indonesia – Kompas, adalah salah satu pelanggannya.

• Tabloid

Sudah lebih dari dua puluh tabloid mingguan dan dwi-mingguan yang

dicetak oleh PT. Gramedia Printing dengan keseluruhan mencapai lebih

dari satu juta eksemplar per hari.

56

 

• Buku

Pada awalnya buku-buku yang diproduksi adalah novel sederhana dengan

menggunakan kertas koran. Novel pertama yang dicetak adalah novel yang

berjudul Karmila pada tahun 1974. Saat ini PT. Gramedia Printing

memproduksi berbagai macam buku dengan menggunakan kertas koran,

hvs, art paper dan art cartoon. Fasilitas produksi yang ada di PT.

Gramedia Printing mampu menghasilkan buku dan komik lebih dari 8 juta

eksemplar per bulan.

• Majalah

Kapasitas produksi majalah full color per bulan adalah mencapai lebih dari

8 juta eksemplar. Untuk majalah, PT. Gramedia Printing menghadirkan

creative printing dan creative ad untuk media pelanggan.

• Percetakan Komersial

Percetakan komersial adalah layanan cetak materi publisitas yang

berkualitas tinggi, seperti: kartu nama, katalog, brosur, kalender.

• Cetak kemasan

Salah satu inovasi terbaru dari PT. Gramedia Printing adalah melakukan

percetakan di kemasan produk pelanggan.

57

 

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.3.1 Visi Perusahaan

Visi dari perusahaan adalah: Menjadi percetakan kelas dunia

terbaik se-Asia Tenggara.

3.1.3.2 Misi Perusahaan

Misi perusahaan antara lain:

• Mendukung pencapaian sasaran bisnis pelanggan dengan

memahami bisnis mereka, menjamin keamanan produk,

memberi kualitas yang dipilih, dan memberikan inovasi

produk dan layanan yang memuaskan.

• Menyediakan layanan disain, percetakan dan layanan

distribusi yang paling disukai pelanggan untuk mencerahkan

dan mencerdaskan masyarakat.

3.1.4 Layanan-Layanan Unggulan PT. Gramedia Printing

Layanan-layanan yang disediakan oleh perusahaan antara lain:

• Pengiriman hasil cetak ke tangan pelanggan yang selalu tepat waktu

dengan jumlah yang sesuai permintaan

• Konsultasi disain yang memaksimalkan berbagai inovasi cetak

untuk menghadirkan rangkaian hasil cetakan yang kreatif.

58

 

• Jaminan keamanan data dan isi hasil cetak, sehingga tidak ada isi

hasil cetak yang lebih dahulu diketahui publik sebelum hasil

cetakan sampai ke tangan pelanggan.

• Sebagai bagian dari Kompas Gramedia, dapat memberi nilai lebih

kepada pelanggan melalui sinergi dengan unit-unit yang terdapat

dalam kelompok Kompas Gramedia.

3.2 Model Umum Perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Group of Printing

Business Development

Division

Marketing and Sales Division

Operating Support Division

Palmerah Printing Division

Information Technology

Research and Development

Product Development

Print on Demand

Marketing

Sales

Customer Service

Pre Press Preparation

Pre Press Distribution

PPC

Pre Press

Press

Maintenance

Technical Development

Quality Assurance

59

 

3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang dan tanggung jawab dari divisi dan departemen yang

terlibat antara lain:

a. Business Development

Menciptakan dan mengembangkan bisnis dan teknologi untuk dapat

memenuhi kebutuhan pelanggan cetak melalui proses produksi yang

efisien, efektif dan berkualitas.

1. Research and Development

Menciptakan bisnis dan teknologi baru untuk memenuhi kebutuhan

pelanggan sehingga mencapai produksi yang efisien, efektif dan

kualitas yang sesuai berdasarkan hasil penelitian.

2. Product Development

Mengembangkan bisnis dan teknologi yang sudah ada di Group of

Printing untuk mengikuti kebutuhan pelanggan dan mencapai produksi

yang efisien, efektif dan kualitas yang sesuai berdasarkan hasil

penelitian.

3. Print on Demand

Memenuhi kebutuhan differential individu (yang berbeda satu dengan

lainnya) dengan jumlah oplah < 1000.

60

 

b. Marketing and Sales

Meningkatkan atau menambah pendapatan dari pesanan cetak dengan

mencari dan mempengaruhi pelanggan supaya menggunakan jasa cetak

Group of Printing.

1. Marketing

Menginformasikan dan mempengaruhi masyarakat atas pelayanan dan

jasa cetak Group of Printing yang berkualitas serta citra perusahaan

yang positif.

2. Sales

Mencari pelanggan yang akan menggunakan jasa cetak Group of

Printing untuk meningkatkan pendapatan perusahaan.

c. Operation Support

Memastikan realisasi penyelesaian pesanan tepat waktu, jumlah dan

kualitas yang sesuai dengan permintaan pelanggan.

1. Customer Service

Menjamin atas penyelesaian pesanan di unit-unit percetakan Group of

Printing tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang diminta.

2. Pre Press Preparation

61

 

Melakukan proses editing komponen materi digital sedetail mungkin

sehingga diperoleh hasil cetak yang tepat kualitas sesuai permintaan

pelanggan.

3. Pre Press distribution

Membuat contoh cetakan sebagai pedoman proses cetak selanjutnya

(pre press dan press) dan memastikan proses cetak selanjutnya

menerima contoh cetak tersebut.

d. Palmerah Printing

Menjadi centre of excellence cetak koran untuk menghasilkan optimalisasi

revenue dari hasil produksi koran dan tabloid.

1. PPC

Menyelesaikan pesanan koran dan tabloid tepat waktu sesuai

kesepakatan pelanggan.

2. Pre Press

Menghasilkan output (image, plate) yang sesuai pesanan sehingga

proses produksi dapat terlaksana dengan lancar.

3. Press

Menghasilkan output cetak koran dan tabloid yang tepat kualitas dan

kuantitas.

62

 

4. Maintenance

Menjamin kondisi mesin cetak koran dan sarana prasarana produksi

yang ada dalam keadaan optimal sehingga proses produksi dapat

berjalan sesuai dengan target yang ditetapkan perusahaan.

5. Technical Development

Memastikan mesin dan suku cadang dapat berfungsi optimal untuk

menghasilkan koran, tabloid, dan buku yang berkualitas (sesuai dengan

permintaan pelanggan).

6. Quality Assurance

Mengarahkan unit kerja Group of Printing untuk mencapai kinerja yang

optimal sehingga menghasilkan tingkat produktivitas, kualitas, dan

biaya yang efisien.

e. Technology Information Manager

Menetapkan sistem dan prosedur operasi di unit kerjanya guna pencapaian

tingkat produktivitas, kualitas dan biaya yang efisien sesuai target yang

ditetapkan perusahaan. Bertanggung jawab terhadap perancangan,

pengembangan dan pengoperasian sistem informasi yang digunakan di

Group of Printing sesuai dengan kebutuhan. Bertanggung jawab terhadap

tersedianya hardware, software dan network yang dibutuhkan agar sistem

informasi yang ada tetap beroperasi secara optimal.

63

 

3.3 Sistem Yang Sedang Berjalan

Pada sistem yang sedang berjalan terdapat aplikasi yang terpisah dan ada

juga yang masih manual. Aplikasi yang terpisah antara lain:

• Order Entry

Setiap pesanan yang diterima melalui e-mail akan dicatat melalui aplikasi

order entry agar pesanan tersebut bisa segera diproses.

• LKH (Laporan Kerja Harian)

LKH merupakan aplikasi untuk menginput status pekerjaan dari setiap

pesanan. LKH diletakan dibagian produksi dan diisi oleh karyawan

produksi yang mendapat SPK dari atasannya. Aplikasi dari LKH ini

menggunakan aplikasi desktop Power Builder.

Aplikasi tersebut terpisah dan memiliki database masing-masing. Sehingga

memerlukan waktu untuk penggabungannya dan sulit untuk mendapatkan informasi

dari pesanan tersebut secara cepat dan efisien.

Sistem kerja yang masih dilakukan secara manual antara lain:

• SPK (Surat Perintah Kerja)

SPK dibuat secara manual menggunakan kertas. Berisi karyawan yang

akan mengerjakan LKH dan spesifikasi dari pesanan yang dipesan.

• Inventory Kecil

64

 

Inventory ini merupakan inventory kecil yang ada dibagian proses

produksi. Bukan merupakan inventory besar secara keseluruhan.

Inventory kecil juga masih menggunakan kertas untuk pencatatan jumlah

masuk dan jumlah keluar dari setiap bahan baku.

• Report

Report menggunakan Excel untuk pembuatannya, sehingga

perhitungannya masi cenderung tidak dapat dilihat secara real time dan

perlu waktu untuk membuat laporan ini.

Alur kerja Sistem Printing on Demand yang sedang berjalan pada PT.

Gramedia Printing adalah sebagai berikut:

1. Pelanggan melakukan pemesanan barang yang akan dicetak melalui Toko

Buku Gramedia.

2. Pihak Toko Buku Gramedia akan mengirimkan e-mail yang berisi daftar

pemesan barang yang akan dicetak.

3. Berdasarkan e-mail yang diterima dari Toko Buku Gramedia, kemudian

PT. Gramedia Printing menginput pesanan.

4. Bagian customer service membuat SPK (Surat Perintah Kerja) ke bagian

unit produksi untuk memberikan pekerjaan yang harus dilakukan.

5. Bagian produksi kemudian melaksanakan perintah yang dikirim dari

SPK.

65

 

6. Bagian produksi membuat LKH (Lembar kerja Harian) yang berisi status

produksi.

7. Setelah pesanan selesai dicetak, maka akan dibuat Delivery Order (DO)

ke Toko Buku Gramedia.

8. Kemudian barang yang sudah di cetak dikirim ke Toko Buku Gramedia.

9. Pihak Toko Buku Gramedia mengirimkan pesanan tersebut ke pelanggan.

3.4 Analisa Permasalahan

Sistem yang sedang berjalan sekarang memiliki beberapa kekurangan yaitu:

• Beberapa sistem yang ada sudah terkomputerisasi tetapi dalam aplikasi

yang berbeda dan database yang terpisah (seperti proses order entry dan

LKH) sehingga proses bisnis yang berjalan kurang efisien.

• Masih ada sistem yang dilakukan secara manual seperti inventory kecil

dan SPK, sehingga pencarian akan data yang dibutuhkan kurang

maksimal.

• Pemesanan masih hanya bekerjasama melalui Toko Buku Gramedia.

Pihak Toko Buku Gramedia akan mengirimkan PO (dalam bentuk e-mail)

ke PT. Gramedia Printing. Dan PT. Gramedia Printing akan melakukan

input pesanan lagi, sehingga cukup memakan waktu dalam

pelaksanaannya.

66

 

3.5 Usulan Pemecahan Masalah

Setelah melihat permasalahan yang dihadapi oleh PT. Gramedia Printing,

adapun usulan pemecahan masalah yang diajukan yaitu:

• Membuat sebuah aplikasi dalam bentuk web database yang mencakup

entry order, pembuatan receipt, pembuatan PO, pembuatan DO,

inventory, SPK, LKH, dan report. Sehingga sistem-sistem tersebut tidak

terpisah dan menjadi satu kesatuan.

• Membuat database perusahaan yang terintegrasi untuk semua proses

bisnis tersebut, yang akan digunakan untuk kelengkapan data transaksi.

• Aplikasi ini akan ditempatkan di beberapa toko buku yang bekerja sama

dengan perusahaan sehingga memperluas usaha dan menambah

pendapatan.

• Transformasi dari basis data yang lama dengan basis data yang baru

dibuat adalah dengan cara meng-copy ulang semua data yang ada pada

basis data sistem yang sedang berjalan dengan memperhatikan atribut

yang dipakai untuk sistem yang baru. Data yang ada pada sistem yang

sedang berjalan akan dijadikan backup/history untuk perusahaan pada

sistem yang baru.

3.6 Sistem Yang Diusulkan

Sistem Printing on Demand yang diusulkan sebagai berikut:

67

 

1. Pelanggan melihat katalog yang disediakan oleh PT. Gramedia Printing

di setiap counter.

2. Pelanggan melakukan pemesanan barang melalui counter yang tersedia di

setiap toko buku yang bekerja sama.

3. Petugas counter membuat nota pembayaran.

4. Pelanggan membayar pesanannya di kasir toko buku tersebut.

5. Pelanggan memberikan satu bukti pembayaran ke petugas counter, dan

bukti pembayaran yang lainnya disimpan sendiri sebagai bukti.

6. Petugas counter membuat PO (Purchase Order) ke unit produksi.

7. Customer Service di Unit produksi menerima PO dan membuat SPK.

8. Dari SPK tersebut bagian produksi melakukan proses produksi.

9. Petugas produksi membuat LKH (Lembar kerja Harian) yang berisi status

produksi.

10. Jika barang sudah selesai diproduksi, maka petugas produksi membuat

DO (Delivery Order) ke petugas counter.

11. Pelanggan dapat mengambil pesanan di counter atau pun meminta untuk

dikirimkan ke rumahnya, sesuai dengan yang telah disepakati bersama.

Sistem Printing on Demand yang diusulkan dapat dilihat dalam diagram

konteks, use case, activity diagram dan class diagram di bawah ini:

68

 

Gambar 3.2 Context Diagram Printing on Demand

69

 

Gambar 3.3 Use Case Printing on Demand

70

 

Keterangan:

Head office membuat katalog untuk ditampilkan di counter agar customer dapat

melihat katalog yang tersedia dan dapat dipesan di PT. Gramedia Printing. Setelah

customer melihat katalog, customer dapat melakukan pemesanan katalog disana.

Kemudian karyawan counter yang bertugas membuatkan receipt sebagai tanda untuk

customer melakukan pembayaran di kasir toko buku. Setelah customer melakukan

pembayaran di kasir, customer menyerahkan bukti pembayaran tersebut kepada

karyawan counter lagi. Lalu karyawan counter membuat purchase order ke bagian

unit produksi bersangkutan untuk dilakukan proses produksi terhadap katalog yang

dipesan. Begitu purchase order diterima pada unit produksi yang bersangkutan,

karyawan di unit produksi segera membuat SPK/Surat Perintah Kerja untuk

menuntun para karyawan produksi dalam melakukan proses produksi katalognya.

Setiap karyawan unit produksi memulai, bersiap atau mengakhiri pekerjaan produksi

katalognya, mereka diwajibkan untuk membuat LKH/Laporan Kerja Harian, dimana

dari laporan ini dapat digunakan untuk mengetahui status produksi dari katalog yang

diproses/dipesan. Karyawan unit produksi juga dapat melakukan pengubahan pada

inventory di unit produksi, jadi setiap bahan baku yang ada di unit produksi, dapat

tercatat sistematis. Setelah proses produksi selesai, maka karyawan unit produksi

membuat delivery order mengenai rincian katalog yang akan dikirim. Kemudian

pada setiap akhir periode perusahaan, head office membuat laporan pendapatan dan

laporan delivery order untuk dapat dilihat oleh manager perusahaan.

71

 

Gambar 3.4 Activity Diagram Pelanggan

72

 

Gambar 3.5 Activity Diagram Counter

73

 

Gambar 3.6 Activity Diagram Head Office

Gambar 3.7 Activity Diagram Manager

74

 

Gambar 3.8 Activity Diagram Unit Produksi

75

 

 

Gambar 3.9 Class Diagram Printing On Demand