46

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Organisasi Perusahaan

3.1.1 Sejarah dan PerkembanganPerusahaan

Pengiriman tenaga kerja di luar negeri sangat dirasakan manfaatnya,

selain untuk memperoleh devisa negara, juga untuk meningkatkan

kesejahteraan dan memperluas kesempatan kerja.

Berdasarkan realitas di lapangan bahwa sebagian besar TKI yang

bermasalah disebabkan oleh rendahnya tingkat keterampilan / kompetensi,

kurangnya kemampuan bahasa negara tujuan, serta kurangnya motivasi kerja

dengan tingkat kedisiplinan yang sepadan. Untuk menanggulangi masalah

tersebut maka diperlukan perubahan terhadap program pelatihan dan uji

keterampilan / kompetensi calon TKI yang akan ditempatkan di luar negeri

untuk jabatan Penata Laksana Rumah Tangga.

Lembaga Sertifikasi Profesi – LSK - TKI merupakan pelaksana dalam

penyelengaraan program uji kompetensi dan sertifikat calon TKI bidang

PLRT sehingga menghasilkan TKI yang bersertifikat yang diakui dan

dipercaya oleh masyarakat pengguna di luar negeri . Lembaga Sertifikasi

Profesi – LSK - TKI didirikan pada tahun 2004 dengan nama Lembaga

Sertifikasi Kompetensi. Perubahan nama dari Lembaga Sertifikasi

Kompetensi ke Lembaga Sertifikasi Profesi terjadi karena pada tanggal 27

47

Juli 2006 lembaga tersebut ( LSK ) telah mendapat lesensi dari Badan

Nasional Sertifikasi Profesi ( BNSP ) Jakarta.

Perusahaan ini merupakan perusahaan swasta independen. Pada tahun

2004, perusahaan ini mempunyai standar nasional, dan seiring dengan

perkembangannya, perusaahaan ini sudah mempunyai standar internasional

dengan sertifikat ISO pada operasionalnya dan manajemennya. Setelah

memiliki standar internasional, sistem diperusahaan lebih terstruktur.

Dalam hal uji keterampilan / kompetensi sistem pelaksanaanya perlu

perbaikan dan penyempurnaan yang kontinu. Penyempurnaan ini meliputi

aspek penguji, instrumen penguji ( TUK, bahan dan alat uji serta materi uji

kompetensi ), dan standarisasi. Oleh karenanya perlu diatur dalam petunjuk

teknis pelaksanaan uji kompetensi calon TKI jurusan penata laksana rumah

tangga sebagai acuan bagi instruktur, penguji dan penyelia dalam

melaksanakan uji dan sertifikasi.

Meningkatkan pembinaan dan pengendalian penyelengaraan uji

kompetensi dan sertifikasi agar memenuhi standar kualifikasi keterampilan /

kompetensi yang telah diterapkan dan sebagai pedoman bagi instruktur,

penguji, dan penyelia dalam melaksanakan pelatihan dan pengujian,

merupakan tujuan dari perusahaan.

Para instruktur di BLKLN, penguji, dan penyelia yang tergabung

dalam LSP - LSK untuk memberi petunjuk pelaksaanaan dalam

penyelengaraan program uji kompetensi dan sertifikat calon TKI bidang

PLRT sehingga menghasilkan TKI yang bersertifikat yang diakui dan

dipercaya oleh masyarakat pengguna di luar negeri.

48

Sampai saat ini, customer ( BLKLN ) yang ada mencapai kurang

lebih 100, dan yang ditunjuk sebagai TUK sejumlah 50, dengan penguji

sejumlah 213 orang.

Aspek yuridis perusahaan adalah :

Landasan Pembentukan

- Undang – undang No.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan

- Undang – undang No.39 tahun 2004 tentang penempatan dan

perlindungan tenaga kerja Indonesia.

Landasan Operasional

- SK Menakertrans RI No. 265 / XI / 04 tentang penunjukkan Lembaga

Sertifikasi Kompetensi ( LSK ) sebagai pelaksana uji kompetensi

TKI.

- Kep. Menakertrans RI No. 43 / Men / II / 2005 tentang Penetapan

Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Sektor Jasa Tata

Laksana Rumah Tangga.

- Sistem Manajemen Mutu Pedoman BNSP 201 / ISO 17024.

Acuan Normatif Persyaratan Pedoman BNSP 201 dan BNSP 202.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi

Visi dari Lembaga Sertifikasi Profesi – Lembaga Sertifikasi

Kompetensi – Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga

adalah profesional dan mandiri dalam sertifikasi bagi calon tenaga kerja

Indonesia ( Tenaga Kerja Indonesia ).

49

Melalui jasa LSP – LSK – TKI Sektor Tata Laksana Rumah Tangga,

diharapkan dapat menghasilkan calon – calon TKI yang profesional dalam

menjalankan pekerjaannya. dan bisa menjadi lembaga yang mandiri dalam

pelaksanaannya.

3.1.2.2 Misi

Misi dari Lembaga Sertifikasi Profesi – Lembaga Sertifikasi

Kompetensi – Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga

adalah :

Melakukan uji dan sertifikasi yang standar

Selalu mengembangkan standar kompetensi kerja

Melakukan penelitian dan pengembangan bidang standar dan

kompetensi

Me-sinkron-kan materi uji dan kondisi kerja calon TKI di luar

negeri

Memberdayakan BLKLN sebagai mitra LSK dalam

penyelenggaraan pelatihan kerja calon TKI bidang TLRT ( Tata

Laksana Rumah Tangga )

Menyelenggarakan pelaksanaan Uji Kompetensi TKI di daerah

Mengembangkan kerjasama pembinaan calon TKI dengan

pemerintah daerah dan lembaga lainnya

Melakukan pelatihan – pelatihan, simposium atau lokakarya

Melakukan studi – studi yang rutin ke luar negeri

Membangun sistem manajemen yang handal

50

3.1.3 Fungsi Bisnis

1. Sebagai sertifikator, melaksanakan sertifikat kompetensi dengan tugas –

tugas :

Membuat materi uji kompetensi

Menyediakan tenaga penguji

Melakukan asesmen

Menyusun kualifikasi yang mengacu pada KKNI

Memelihara kinerja asesor dan TUK

2. Sebagai developer, melakukan pemeliharaan dan pengembangan standar

kompetensi dengan tugas – tugas :

Mengidentifikasi kebutuhan pengguna jasa

Mengembangkan standar kompetensi

Mengkaji ulang standar kompetensi

51

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lembaga Sertifikasi Profesi – Lembaga Sertifikasi

Kompetensi – Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga

52

3.2.1 Wewenang dan Tanggung Jawab

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, LSP – LSK – Tenaga

Kerja Indonesia telah menetapkan struktur organisasi sebagai mana

digambarkan pada gambar 3.1.

i. Badan Pengarah

Bertanggung jawab secara menyeluruh dalam perencanaan dan penetapan

yang berkaitan dengan aspek – aspek kegiatan usaha, penerapan sistem

manajemen mutu secara efektif dan efisien, penyediaan semua sumber

daya yang dibutuhkan, pelatihan dan peningkatan kompetensi karyawan

serta pemenuhan persyaratan pelanggan.

ii. Badan Pelaksana

Bertanggung jawab terhadap aktifitas – aktifitas dalam kaitannya sebagai

pelaksana kebijakan mencakup penyiapan dan pelaksanaan program kerja

serta anggaran, monitoring, dan evaluasi serta upaya – upaya menyangkut

kelancaran penyediaan jasa / pelayanan kepada pelanggan ( Balai Latihan

Kerja / BLK ).

Tujuan proses : melaksanakan kebijakan yang telah diterapkan oleh

pengarah.

Ruang lingkup : mulai dari proses diterimanya kebijakan dari badan

pengarah sampai dengan sertifikasi kompetensi.

Operasional :

melaksanakan program kerja LSK

melakukan monitoring dan evaluasi

53

menyiapkan rencana program kerja dan anggaran

memberikan laporan dan pertanggung jawaban kepada badan

pengarah

mengarahkan dan mengkoordinasikan kepala bagian dan asesor

iii. Badan Standarisasi

Bertanggung jawab dalam memfasilitasi kegiatan identifikasi standar,

memfasilitasi kegiatan pengembangan standar kompetensi, memfasilitasi

pengusulan standar kompetensi baru, menyiapkan rencana kerja dan

anggaran serta memberikan laporan pertanggung jawaban kepada Ketua

Badan Pelaksana.

Tujuan proses : melakukan identifikasi serta pengembangan terhadap

standar kompetensi.

Ruang lingkup : identifikasi, perumusan kebutuhan standar kompetensi

dan monitoring pelaksanaannya.

Operasional :

memfasilitasi kegiatan identifikasi kebutuhan jenis kompetensi tenaga

dan industri

memfasilitasi kegiatan pengembangan standar kompetensi

memfasilitasi pengusulan standar kompetensi baru

menyiapkan rencana kerja dan anggaran

membeikan laporan pertanggung jawaban kepada Ketua Badan

Pelaksana

54

iv. Bagian Sertifikasi

Bertanggung jawab dalam memfasilitasi penyusunan Materi Uji

Kompetensi dan kualifikasi, melaksanakan kegiatan asesmen,

melaksanakan verifikasi Tempat Uji Kompetensi ( TUK ), melakukan

rekruitmen asesor serta pemeliharaan kompetensi asesor, menyiapkan

rencana kerja dan anggaran dan memberikan laporan pertanggung

jawaban kepada Ketua Badan Pelaksana.

Tujuan proses : mengkoordinasikan serta melakukan pengelolaan

terhadap kelancaran proses uji kompetensi mencakup sumber daya

manusia dan Tempat Uji Kompetensi ( TUK ).

Operasional :

memfasilitasi penyusunan Materi Uji Kompetensi dan kualifikasi

melaksanakan kegiatan asesmen

melaksanakan verifikasi TUK

melakukan rekruitmen asesor serta pemeliharaan kompetensi asesor

menyiapkan rencana kerja dan anggaran

memberikan laporan pertanggung jawaban kepada ketua pengurus

v. Bagian Administrasi

Bertanggung jawab dalam memfasilitasi unsur – unsur organisasi LSK

guna terselenggaranya program sertifikasi, melaksanakan tugas – tugas

ketata usahaan serta memberikan laporan pertanggung jawaban kepada

Badan Pelaksana.

Tujuan proses : melaksanakan kegiatan atau aktifitas yang berkaitan

dengan ketata usahaan organisasi.

55

Ruang lingkup : mulai dari pendaftaran sampai dengan penyerahan

berkas kepada bagian sertifikasi

Operasional :

memfasilitasi unsur – unsur organisasi LSP – LSK – TKI guna

terselenggaranya program sertifikasi profesi

melakukan tugas – tugas ketata usahaan organisasi LSP – LSK – TKI

memberikan laporan pertanggung jawaban kepada pengurus

vi. Wakil Manajemen Mutu

Mengkoordinasikan pengembangan, pelaksanaan dan memastikan

diterapkannya sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 di LSP – LSK –

Tenaga Kerja Indonesia secara menyeluruh.

Operasional :

menetapkan dan memelihara proses yang terdokumentasi sesuai

dengan persyaratan sistem manajemen mutu

mengendalikan dokumen, data dan atau catatan mutu

memelihara dan mengembangkan serta menyempurnakan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2000

mengkoordinasikan pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan

dalam rangka penerapan sisten manajemen mutu

merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan audit internal

melakukan peninjauan terhadap efektifitas implementasi sistem

manajemen mutu ISO 9001:2000

melaporkan kinerja sistem manajemen mutu kepada pimpinan puncak

56

vii. Pengendali Dokumen

Bertanggung jawab dalam mengendalikan dokumen – dokumen dan

rekaman mutu yang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu

meliputi identifikasi, penyimpanan, distribusi pemastian dokumen dengan

status terakhir yang digunakan maupun pemusnahan dokumen

kadaluarsa.

viii. Seluruh Karyawan / i LSP – LSK - TKI

Ikut bertanggung jawab untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO

9001:2000 secara efektif dan efisien.

3.3 System Boundary

Adapun ruang lingkup dalam skripsi ini, kami membatasinya pada

perancangan sistem basisdata pada LSP - LSK TKI yang mencakup :

Pendaftaran.

Berkaitan dengan pendaftaran tenaga kerja Indonesia oleh Balai Latihan Kerja

Luar Negeri ( BLKLN ).

Seleksi Berkas.

Berkaitan dengan penyerahan berkas mulai dari berkas diterima sampai dengan

penyerahan ke bagian entri data untuk berkas yang telah memenuhi syarat.

Pembayaran

Berkaitan dengan pembayaran honor penguji untuk kegiatan pengujian.

57

Perencanaan Pengujian

Berkaitan dengan perencanaan Tempat Uji Kompetensi (TUK), jadwal uji, dan

penyusunan tim penguji ( asesor ).

Pelaksanaan Uji.

Berkaitan dengan seluruh kegiatan proses ujian TKI.

Evaluasi Akhir

Berkaitan dengan hasil dari penilaian atas uji yang telah dilakukan pada peserta

uji ( asesi )

Sertifikasi

Berkaitan dengan pemberian sertifikat kepada asesi yang telah lulus uji

kompetensi yang mengacu pada Standar Kualifikasi Kompetensi ( SKK ).

Lembaga Sertifikasi Profesi – Lembaga Sertifikasi Kompetensi – Tenaga

Kerja Indonesia mempunyai proses bisnis yang akan menjadi kajian penelitian.

Proses bisnisnya adalah sebagai berikut :

58

Gambar 3.2 Proses Layanan Lembaga Sertifikasi Profesi – Lembaga Sertifikasi

Kompetensi – Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga

59

3.3.1 Prosedur Administrasi Uji Kompetensi

- Staf administrasi menerima berkas pendaftaran yang terdiri dari

surat permohonan dari BLKLN, rekapitulasi peserta uji kompetensi,

biodata lengkap peserta uji kompetensi.

- Kemudian dokumen tersebut diserahkan kepada Tim Seleksi Berkas

untuk diverifikasi apakah semua dokumennya telah lengkap.

Apabila masih terdapat kekurangan dalam dokumen tersebut, maka

berkas pendaftaran ditolak dan dikembalikan kepada pelanggan.

- Apabila semua dokumen telah lengkap maka langkah selanjutnya

adalah melakukan pembayaran.

- Setelah selesai dibayar Tim Seleksi Berkas akan membuatkan form

pengesahan berkas pendaftaran yang berisi status kelengkapan

dokumen serta kode bayar.

- Langkah selanjutnya adalah melakukan update terhadap dokumen

berkas pendaftaran.

- Kemudian staf administrasi membuatkan rekap berkas pendaftaran.

- Dan yang terakhir adalah mengarsipkan dokumen berkas

pendaftaran sesuai dengan kode urutnya.

60

Gambar 3.3 Prosedur Administrasi Uji Kompetensi Lembaga Sertifikasi Profesi –

Lembaga Sertifikasi Kompetensi–Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah

Tangga

61

3.3.2 Prosedur Perencanaan Uji Kompetensi

- Bagian Sertifikasi menunjuk Tim Verifikasi yang akan melakukan

uji verifikasi terhadap BLKLN pemohon uji kompetensi.

- Bila dinyatakan belum layak maka tim akan menyampaikan

beberapa perbaikan yang harus dilaksanakan.

- Bila BLKLN TUK dinyatakan sudah layak maka data tersebut akan

diinput berdasarkan dokumen verifikasi BLKLN TUK.

- Setelah itu Tim Verifikasi mengupdate data sebelumnya.

- Kemudian dibuatkan rekap BLKLN TUK berdasarkan dokumen

verifikasi BLKLN TUK.

- Mengkonfirmasi bagian entri data.

- Staf entri data mencocokan jadwal asesmen dengan jadwal asesor.

- Setelah itu bagian entri data menunjuk asesor dengan memberikan

surat tugas.

- Mengkonfirmasi bagian Tim MUK.

- Tim MUK melakukan pencocokan jumlah asesi dengan jumlah

MUK.

- Kemudian mendistribusikan MUK sesuai dengan jumlah asesi.

- Selanjutnya melakukan update terhadap dokumen inventori MUK.

- Dan selanjutnya Tim MUK membuat laporan inventori MUK.

62

Gambar 3.4 Prosedur Perencanaan Uji Kompetensi Lembaga Sertifikasi Profesi –

Lembaga Sertifikasi Kompetensi–Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah

Tangga

63

3.3.3 Prosedur Pelaksanaan Uji Kompetensi

- Tim pengujian menyiapkan dokumen - dokumen uji kompetensi

seperti berkas penilaia, daftar hadir asesi, dan berita acara.

- Kemudian asesor mencocokkan daftar hadir terhadap asesi uji

kompetensi.

- Selanjutnya ujian dibagi menjadi 2 sesi :

i. Sesi 1 ujian adalah ujian teori bahasa dan teori keterampilan

yang terdiri dari 2 jam dengan masing – masing untuk teori

bahasa 1 jam dan teori keterampilan 1 jam.

ii. Sesi 2 adalah ujian praktek bahasa dan ujian praktek

keterampilan, yang meliputi unit – unit kompetensi yang telah

ditentukan.

- Setelah ujian selesai, dilakukan pemeriksaan hasil uji kompetensi

baik teori maupun praktek dengan mengisi formulir – formulir yang

telah tersedia di dalam berkas pendaftaran.

- Kemudian Tim Pengujian melakukan rekapitulasi nilai akhir

berdasarkan berkas nilai uji kompetensi.

- Setelah itu adalah mengarsipkan dokumen – dokumen tersebut ke

dalam sistem.

64

Gambar 3.5 Prosedur Pelaksanaan Uji Kompetensi Lembaga Sertifikasi Profesi –

Lembaga Sertifikasi Kompetensi–Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah

Tangga

65

3.4 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan

3.4.1 Data Flow Diagram (DFD)

3.4.1.1 Context Diagram

Sistem sertifikasi pada Lembaga Sertifikasi Profesi –

Lembaga Sertifikasi Kompetensi – Tenaga Kerja Indonesia Sektor

Tata Laksana Rumah Tangga yang sedang berjalan dapat dilihat

pada gambar 3.6.

Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Sertifikasi Lembaga Sertifikasi Profesi –

Lembaga Sertifikasi Kompetensi – Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah

Tangga

66

Gambar 3.6 merupakan diagram konteks dari sistem sertifikasi pada

Lembaga Sertifikasi Profesi – Lembaga Sertifikasi Kompetensi Tenaga Kerja

Indonesia Sektor Tata Lakasana Rumah Tangga yang sedang berjalan yang

terdiri dari 9 entiti, yaitu Kepala Bagian Administrasi, Kepala Bagian

Sertifikasi, Kepala Bagian Standarisasi, Tim Seleksi Berkas, Entri Data, Tim

Verifikasi TUK, Tim Pengujian, Tim MUK dan Pelanggan.

Entiti Tim Seleksi Berkas, Tim Verifikasi TUK, dan Tim MUK bertindak

sebagai sumber karena keempat entiti tersebut memberikan masukan ke

sistem.

Entiti Kepala Bagian Administrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian

Standarisasi, dan Pelanggan bertindak sebagai tujuan karena entiti tersebut

menerima keluaran dari sistem.

Entiti Entri Data, dan Tim Pengujian bertindak sebagai sumber dan tujuan

karena entiti tersebut memberikan masukan ke sistem dan menerima keluaran

dari sistem.

Entiti Seleksi Berkas memberikan masukan ke sistem berupa form

pengesahan berkas pendaftaran dan form pengesahan berkas ralat sertifikat.

Entiti Tim Verifikasi TUK memberikan masukan ke sistem berupa laporan

hasil verifikasi TUK.

67

Entiti Tim MUK memberikan masukan ke sistem berupa jadwal MUK untuk

ujian.

Entiti Kepala Bagian Administrasi menerima keluaran dari sistem berupa

rekapitulasi berkas pendaftaran dan rekapitulasi ralat sertifikat.

Entiti Kepala Bagian Sertifikasi menerima keluaran dari sistem berupa

rekapitulasi berkas pendaftaran, rekapitulasi nilai akhir, rekapitulasi peserta

yang lulus uji, dan rekapitulasi ralat sertifikat.

Entiti Kepala Bagian Standarisasi menerima keluaran dari sistem berupa

rekapitulasi berkas pendaftaran, dan laporan inventori MUK.

Entiti Pelanggan menerima keluaran dari sistem berupa form kartu kendali,

dan form kelulusan hasil uji kompetensi .

Entiti Entri Data memberikan masukan ke sistem berupa biodata asesi,

jadwal kelas assesment, jadwal asesor dan sistem memberikan keluaran

berupa form peserta yang lulus uji dan form ralat sertifikat.

Entiti Tim Pengujian memberikan masukan ke sistem berupa berkas

penilaian uji kompetensi, form berita acara, form daftar hadir asesi dan

sistem memberikan keluaran berupa surat tugas.

68

3.4.1.2 Diagram 0

Gambar 3.7 merupakan DFD level 0 dari Sistem Sertifikasi

pada Lembaga Sertifikasi Profesi – Lembaga Sertifikasi

Kompetensi – Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah

Tangga yang sedang berjalan yang terdiri dari 7 proses, yaitu proses

cek berkas pendaftaran, proses cek berkas ralat sertifikat, proses

verifikasi TUK, proses input data, proses penilaian uji kompetensi,

proses cetak sertifikat dan proses membuat rekap dimana proses

input data, proses penilaian uji kompetensi, proses cetak sertifikat

dan proses membuat membuat rekap akan didekomposisikan

menjadi proses yang lebih rinci lagi.

69

Gambar 3.7 Diagram 0 Sistem Sertifikasi Lembaga Sertifikasi Profesi – Lembaga

Sertifikasi Kompetensi – Tenaga Kerja Indonesia Sektor Tata Laksana Rumah Tangga

70

Proses 1.0 merupakan proses cek berkas pendaftaran yang

berhubungan dengan entiti Tim Seleksi Berkas. Pada proses cek

berkas pendaftaran entiti Tim Seleksi Berkas memberikan masukan

ke sistem berupa status kelengkapan dokumen pendaftaran

kemudian sistem memberikan keluaran berupa status kelengkapan

dokumen pendaftaran valid sekaligus kode bayar ke proses input

data.

Proses 2.0 merupakan proses cek berkas ralat sertifikat yang

berhubungan dengan entiti Tim Seleksi Berkas. Pada proses cek

berkas ralat sertifikat entiti Tim Seleksi Berkas memberikan

masukan ke sistem berupa status kelengkapan dokumen ralat

sertifikat, kemudian sistem memberikan keluaran berupa status

kelengkapan dokumen ralat sertifikat valid sekaligus kode bayar ke

proses input data..

Proses 3.0 merupakan proses verifikasi TUK yang

berhubungan dengan entiti Tim Verifikasi TUK. Pada proses

verifikasi TUK entiti Tim Verifikasi TUK sistem memberikan

masukan berupa laporan verifikasi TUK, kemudian sistem

memberikan keluaran berupa laporan verifikasi TUK valid ke dalam

file BLKLN.

Proses 4.0 merupakan proses input data yang berhubungan

dengan entiti Entri Data, Tim MUK, Tim Pengujian. Pada proses

input data sistem menerima masukan berupa berkas pendaftaran

valid dari proses cek berkas pendaftaran, berkas ralat sertifikat valid

71

dari proses cek ralat sertifikat, biodata asesi, jadwal assesmen,

jadwal asesor dari entiti Entri Data, jadwal MUK untuk ujian dari

entiti Tim MUK, berkas penilaian uji, form berita acara, form daftar

hadir asesi dari entiti Tim Pengujian. Data – data inputan akan

disimpan berdasarkan kategorinya ke dalam file asesi, BLKLN,

MUK, dan asesor.

Proses 5.0 merupakan proses penilaian uji kompetensi yang

berhubungan dengan entiti Tim Pengujian dan Entri Data. Pada

proses penilaian uji kompetensi entiti Tim Pengujian memberikan

masukan ke sistem berupa berkas penilaian uji, form berita acara,

dan form daftar hadir asesi, kemudian sistem akan memberikan

keluaran berupa berkas penilaian valid ke entiti Entri Data. Data –

data tersebut juga akan dimasukkan ke dalam proses input data.

Proses 6.0 merupakan proses cetak sertifikat yang

berhubungan dengan entiti Entri Data. Pada proses cetak sertifikat

sistem menerima masukan berupa form peserta uji yang lulus atau

form ralat sertifikat dari entiti Entri Data, kemudian sistem

memberikan keluaran berupa sertifikat ke dalam file asesi.

Proses 7.0 merupakan proses membuat rekap yang

berhubungan dengan entiti Kepala Bagian Administrasi, Kepala

Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian Standarisasi. Dalam proses

membuat rekap, sistem menerima masukan dari file asesi, BLKLN,

MUK, dan asesor. Sistem memberikan keluaran berupa rekap

berkas pendaftaran, rekap berkas ralat sertifikat ke entiti Kepala

72

Bagian Adminstrasi, rekap berkas pendaftaran, rekap nilai akhir,

rekap peserta uji yang lulus ke entiti Kepala Bagian Sertifikasi, dan

rekap berkas pendafataran, laporan inventori MUK, dan rekap

BLKLN TUK.

3.4.2 User View

User

KebutuhanInformasi

TimSeleksiBerkas

TimVerifikasi

TUK

Tim MUK

Kepala Bagian

Adminis-trasi

Kepala BagianSertifi-

kasi

Kepala BagianStanda-

risasi

Pelanggan Tim Penguji

Entri Data

BLKLN

v v v v v v

Karyawan

v v v v v v v v

TKI

v v v v v v

PJTKI

v v v v

Penguji

v v v

Penyelia

73

v v v v v

Negara_Tujuan

v v v v

Pendidikan

v

Berkas_Pendaftaran

v v v v v v v

Materi_Uji

v v v v

SubMateri

v v v v v

Soal_Uji

v v v

Tr_Ujian

v v v v v v v

Sertifikat

v v v

74

Ralat_Sertifikat

v v v v

Tabel 3.1 User View

Dari tabel di atas, dapat disimpulkan bahwa tidak semua user membutuhkan data

– data yang tersedia di perusahaan. Sehingga terdapat sembilan user dengan berbagai

jenis kebutuhan informasi yang berbeda – beda. Walaupun ada beberapa user yang dapat

menggunakan informasi yang sama.

- Informasi BLKLN digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Tim Verifikasi TUK, Kepala

Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Tim Penguji dan Entri Data.

- Informasi Karyawan digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Tim Verifikasi TUK, Tim

MUK, Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian

Standarisasi, Tim Penguji dan Entri Data.

- Informasi TKI digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Kepala Bagian Adminstrasi,

Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan, Tim Penguji dan Entri Data.

- Informasi PJTKI digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Kepala Bagian Adminstrasi,

Pelanggan dan Entri Data.

- Informasi Penguji digunakan oleh Kepala Bagian Standarisasi, Tim Penguji dan

Entri Data.

- Informasi Penyelia digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Kepala Bagian Adminstrasi,

Kepala Bagian Standarisasi, Tim Penguji dan Entri Data.

75

- Informasi Negara_Tujuan digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Kepala Bagian

Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi dan Entri Data.

- Informasi Pendidikan digunakan oleh Entri Data.

- Informasi Berkas_Pendaftaran digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Tim MUK,

Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan, Tim Penguji dan

Entri Data.

- Informasi Materi_Uji digunakan oleh Tim MUK, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala

Bagian Standarisasi, Tim Penguji dan Entri Data.

- Informasi SubMateri digunakan oleh Tim MUK, Kepala Bagian Standarisasi, Tim

Penguji dan Entri Data.

- Informasi Soal_Uji digunakan oleh Tim MUK, Tim Penguji dan Entri Data.

- Informasi Tr_Ujian digunakan oleh Tim Seleksi Berkas, Tim MUK, Kepala Bagian

Adminstrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan, Tim Penguji dan Entri Data.

- Informasi Sertifikat digunakan oleh Kepala Bagian Sertifikasi, Pelanggan dan Entri

Data.

- Informasi Ralat_Sertifikat digunakan oleh Kepala Bagian Adminstrasi, Kepala

Bagian Sertifikasi, Pelanggan dan Entri Data.

3.4.3 User Requirement Specifications

Data Requirements

- Informasi yang akan diisikan (input)

BLKLN

76

Informasi umum mengenai perusahaan yang mendaftarkan TKI

nya untuk mengikuti ujian dan mendapatkan sertifikat.

Karyawan

Informasi mengenai individu yang bekerja di Lembaga Sertifikasi

Profesi –LSK – TKI.

TKI

Informasi mengenai individu yang akan mendapatkan ujian dan

sertifikat di Lembaga Sertifikasi Profesi – LSK – TKI.

PJTKI

Informasi mengenai perusahaan yang memiliki TKI yang

didaftarkan BLKLN ke LSP –LSK – TKI.

Penguji

Informasi mengenai individu yang terdaftar sebagai penguji di

Lembaga Sertifikasi Profesi – LSK - TKI.

Penyelia

Informasi mengenai individu yang mewakili setiap BLKLN yang

mendaftar.

Negara_Tujuan

Informasi mengenai negara yang terdaftar sebagai tujuan dari

setiap TKI.

Pendidikan

Informasi mengenai pendidikan terakhir yang dimiliki.

Berkas_Pendaftaran

77

Informasi mengenai pendaftaran yang dilakukan setiap customer

yang mendaftar.

Materi_Uji

Informasi mengenai materi yang akan diuji pada setiap TKI.

SubMateri

Informasi mengenai sub materi yang akan diuji pada setiap TKI.

Soal_Uji

Informasi mengenai soal yang akan diujikan pada TKI.

Tr_Ujian

Informasi mengenai pelaksanaan ujian yang dilakukan oleh LSP –

LSK – TKI.

Sertifikat

Informasi mengenai TKI yang sudah lulus dari ujian yang telah

dilaksanakan.

Ralat_Sertifikat

Informasi mengenai perubahan data yang ada pada sertifikat yang

telah diterbitkan.

- Informasi yang akan dihasilkan (output)

Rekap Berkas Pendaftaran

Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Kepala

Bagian Administrasi, Kepala Bagian Sertifikasi, Kepala Bagian

Standarisasi

Rekap Ralat Sertifikat

78

Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Kepala

Bagian Administrasi.

Form Peserta yang Lulus Uji dan Form Ralat Sertifikat

Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh bagian entri

data.

Rekap Nilai Akhir dan Rekap Peserta yang Lulus Uji

Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Kepala

Bagian Sertifikasi.

Rekap BLKLN TUK dan Laporan Inventori MUK

Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Kepala

Bagian Standarisasi.

Surat Tugas

Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Tim

Pengujian.

Form Kartu Kendali dan Form Kelulusan Hasil Uji Kompetensi

Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh pelanggan.

Sertifikat

Informasi yang dihasilkan, nantinya akan digunakan oleh para

TKI untuk mempermudah melakukan proses selanjutnya ( bekerja

).

Transaction Requirements

- Data Entry

Memasukkan data detail tentang TKI yang baru.

79

Memasukkan data detail tentang penguji.

Memasukkan data detail tentang serifikat yang akan dibuat.

Memasukkan data detail tentang jadwal ujian yang akan

dilaksanakan.

Memasukkan data detail tentang jadwal MUK untuk ujian yang

akan dilaksanakan.

Memasukkan data detail tentang nilai dari tiap TKI yang

melaksanakan ujian.

Memasukkan data detail tentang daftar hadir asesi dan asesor.

- Data Update

Mengubah atau menghapus data detail tentang TKI.

Mengubah atau menghapus data detail tentang penguji.

Mengubah atau menghapus data detail tentang serifikat yang akan

dibuat.

Mengubah atau menghapus data detail tentang jadwal ujian yang

akan dilaksanakan.

Mengubah atau menghapus data detail tentang jadwal MUK untuk

ujian yang akan dilaksanakan.

Mengubah atau menghapus data detail tentang nilai dari tiap TKI

yang melaksanakan ujian.

Mengubah atau menghapus data detail tentang daftar hadir asesi

dan asesor.

80

- Queries

BLKLN mengajukan BERKAS_PENDAFTARAN

KARYAWAN menproses BERKAS_PENDAFTARAN

BERKAS_PENDAFTARAN mempunyai TKI

BERKAS_PENDAFTARAN mempunyai Tr_UJIAN

KARYAWAN menginput PJTKI

KARYAWAN menginput Penguji

KARYAWAN menginput Penyelia

KARYAWAN menginput TKI

KARYAWAN menginput BLKLN

PENDIDIKAN dimiliki KARYAWAN

PENDIDIKAN dimiliki PENGUJI

PENDIDIKAN dimiliki TKI

NEGARA_TUJUAN mempunyai TKI

MATERI_UJI mempunyai SUBMATERI

SUBMATERI mempunyai SOAL_UJI

Tr_UJIAN mempunyai SOAL_UJI

KARYAWAN membuat Soal_Uji

PJTKI mempunyai TKI

KARYAWAN menginput Tr_Ujian

TKI melakukan Tr_UJIAN

TKI mengerjakan Materi_Uji

KARYAWAN memproses SERTIFIKAT

81

KARYAWAN mengesahkan SERTIFIKAT

TKI mendapatkan SERTIFIKAT

KARYAWAN memproses Ralat_Sertifikat

SERTIFIKAT dapat mempunyai RALAT_SERTIFIKAT

Tr_Ujian mempunyai Penguji

Tr_Ujian diawasi Penyelia

BLKLN melaksanakan Tr_Ujian

General Systems Requirements

- Dibutuhkan tempat penyimpanan data dengan kapasitas penyimpanan

yang besar agar dapat menampung semua data yang ada karena data

akan selalu bertambah.

- Untuk menjaga keamanan data maka setiap user diberikan hak akses

untuk dapat menggunakan sistem basis data sertifikasi pada LSP –

LSK – TKI Sektor Tata Laksana Rumah Tangga sesuai dengan hak

akses yang dimiliki.

- Dibutuhkan jaringan intranet agar data tersebut bisa diakses oleh tiap

karyawan pada LSP – LSK – TKI Sektor Tata Laksana Rumah

Tangga sesuai dengan kebutuhannya.

- Agar sistem basis data sertifikasi pada LSP – LSK – TKI Sektor Tata

Laksana Rumah Tangga dapat diterapkan maka diperlukan perangkat

keras (hardware), perangkat lunak komputer (software) dan pemakai

(brainware).

82

3.4.4 Permasalahan yang Dihadapi

Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh Lembaga Sertifikasi Profesi –

Lembaga Sertifikasi Kompetensi – TKI adalah data yang akan ditampilkan

bersifat real time sehingga lebih sesuai dengan keadaan yang sebenarnya ( selalu

up-to-date ), terdapat data yang masih berupa tumpukan dokumen, tidak

memiliki history ( data-data TKI dan operasional ) dan untuk mendapatkan

informasi, tidak efektif. Masalah yang paling kritis timbul apabila user ingin

mendapatkan dokumen dengan cepat, aman, akurat dan sesuai dengan kebutuhan.

Perusahaan tidak menggunakan DBMS sehingga database yang ada tidak

terstruktur dengan baik dan mempunyai record yang terbatas.

3.4.5 Solusi Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang terbaik dilakukan pada Lembaga Sertifikasi

Profesi – Lembaga Sertifikasi Kompetensi – TKI saat ini adalah dengan cara

membangun sistem basis data pada data – data tersebut dengan menggunakan

DBMS dan membuat aplikasi lain yang mendukung. Dengan dibentuknya

DBMS maka database lebih terstruktur dan terintegrasi. Dalam pembentukan

DBMS tersebut, menggunakan SQL Server 2000 dan menggunakan Visual

Basic.net untuk membuat aplikasi penginputan data dan penampilan data.

Mission statement : mendukung proses penyaluran jasa tenaga kerja

Indonesia di lembaga sertifikasi kompetensi agar data lebih terstruktur,

mempercepat perolehan data yang dibutuhkan dan memberikan keamanan data.

83

Mission objective :

- Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Administrasi

Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada TKI

Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Ujian

Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Penguji

Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Sertifikat

Untuk mengatur ( tambah, ubah, hapus ) data pada Materi_Uji

- Untuk menampilkan pencarian data tentang Administrasi

Untuk menampilkan pencarian data tentang TKI

Untuk menampilkan pencarian data tentang Ujian

Untuk menampilkan pencarian data tentang Penguji

Untuk menampilkan pencarian data tentang Sertifikat

Untuk menampilkan pencarian data tentang Materi_Uji

- Untuk menampilkan pencarian data tentang Administrasi

Untuk menampilkan pencarian data tentang TKI

Untuk menampilkan pencarian data tentang Ujian

Untuk menampilkan pencarian data tentang Penguji

Untuk menampilkan pencarian data tentang Sertifikat

Untuk menampilkan pencarian data tentang Materi_Uji

- Untuk menampilkan staus dari Administrasi

Untuk menampilkan staus dari TKI

Untuk menampilkan staus dari Ujian

Untuk menampilkan staus dari Penguji

Untuk menampilkan staus dari Sertifikat

84

Untuk menampilkan staus dari Materi_Uji

- Untuk membuat laporan data pada Administrasi

Untuk membuat laporan data pada TKI

Untuk membuat laporan data pada Ujian

Untuk membuat laporan data pada Penguji

Untuk membuat laporan data pada Sertifikat

Untuk membuat laporan data pada Materi_Uji