bab 3 analisis architecture yang sedang berjalanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00468-si...

121

BAB 3

ANALISIS ARCHITECTURE YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Strategic Goal and Initiative

3.1.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan

Analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan menelaah faktor-faktor

eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang dapat

memberikan peluang pada perusahaan, maupun yang menjadi ancaman bagi

perusahaan. Analisis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan teknik

analisis 5 Daya Persaingan Porter dan analisis PEST.

3.1.1.1 Five Forces Porter

Analisis daya saing porter digunakan untuk memperjelas posisi

pesaing bisnis perusahaan. Tujuannya agar perusahaan dapat

mempertahankan diri dalam lingkungan persaingan industri, ancaman

pendatang baru, kekuatan tawar menawar pemasok, kekuatan tawar

menawar pelanggan, dan ancaman produk pengganti.

122

Gambar 3.1 Analisis lima (5) daya saing Porter

Ancaman Pendatang Baru

� PT. CIC Environmental Services

� PT. Madya Santosa Abadi

� PT. Asia Sumber International

� PT. Gema Abdi Karya

Pemasok

� RBR Ball Valves

� Northshore

� PT. Tri Nuansa Indonesia

� Innolite

Persaingan Industri

� PT. Gen Trade Indonesia

� PT. Delima Anugerah Suplindo

� PT. Sarana Gemilang Industri

Pembeli

� Medco Energi

� Pertamina

� VICO Indonesia

� Chevron

� TOTAL

Ancaman barang substitusi

Belum ada barang substitusi

123

Keterangan pada Gambar 3.1 :

1. Ancaman pendatang baru

PT. Mayanti Heksa Prima harus selalu siaga mewaspadai

banyaknya pendatang baru yang bermunculan dan memiliki potensi

besar untuk bersaing di industri pemasok alat penunjang migas.

Perusahaan juga telah memonitori strategi pesaing baru untuk

membuat serangan balasan apabila dibutuhkan. Guna mengurangi

tingkat persaingan yang dapat menghambat laju perusahaan dan

mengurangi potensi kejenuhan pasar, penyediaan produk dengan

kualitas no.1 dapat menjadi solusi jitu. Penyediaan produk

penunjang migas lainnya yang bervariasi dan peningkatan

pelayanan juga sangat penting untuk memastikan aktualisasi

perusahaan terhadap pasar.

2. Kekuatan tawar menawar pembeli

Dengan banyaknya perusahaan sejenis yang bergerak dalam bidang

yang sama, pelanggan dapat lebih bebas untuk memilih produk dan

pelayanan terbaik yang ditawarkan oleh masing-masing perusahaan.

Kekuatan tawar menawar dari konsumen di industri ini tinggi, ini

dikarenakan cukup banyaknya perusahaan sejenis yang

menawarkan produk yang serupa dengan tipe produk dan pelayanan

yang berbeda kepada pasar. PT. Mayanti Heksa Prima terletak pada

kualitas jenis produk penunjang alat migas tersebut. Ditambah lagi

124

dengan adanya kerja sama dengan perusahaan rekan bisnis, PT.

Mayanti Heksa Prima dapat memperluas variasi produk kebutuhan

alat-alat migas.

3. Persaingan industri

Perusahaan yang menjadi pesaing utama bagi PT. Mayanti Heksa

Prima adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama

yaitu PT. Gen Trade Indonesia, PT. Delima Anugerah Suplindo,

dan PT. Sarana Gemilang Industri. Perusahan-perusahaan itu

merupakan ancaman bagi PT. Mayanti Heksa Prima karena

perusahaan itu telah cukup lama berdiri dan memiliki beberapa

pelanggan tetap. Untuk itu pemanfaatan teknologi informasi dan

inovasi akan sangat membantu memenangkan persaingan yang ada

dan juga dapat membantu perusahaan untuk mengikuti

perkembangan zaman.

4. Kekuatan tawar menawar pemasok

Pemasok mempunyai daya tawar yang rendah karena pemasok dari

PT. Mayanti Heksa Prima hanya bisa menyalurkan barang -

barangnya ke Indonesia melalui PT. Mayanti Heksa Prima,

dikarenakan PT.Mayanti Heksa Prima berlaku sebagai Sole Agent

pada pemasok tersebut.

125

5. Ancaman barang substitusi

Untuk sekarang ini belum ada barang substitusi atau barang-barang

pengganti produk penunjang migas ini. Seiring perkembangan

teknologi tidak menutup kemungkinan suatu saat akan ada produk

untuk menggantikan peralatan penunjang migas. Perusahaan harus

siap untuk menghadapi perubahaan tersebut.

Berdasarkan hasil analisis 5 daya saing PORTER, dapat

diambil kesimpulan bahwa posisi perusahaan berdasarkan tingginya

tingkat tawar menawar konsumen, rendahnya tingkat tawar menawar

dari pemasok, serta tingkat persaingan yang ketat antar perusahaan

sejenis yang selanjutnya data tersebut akan digunakan untuk

menganalisis dan menentukan strategi apa yang harus diterapkan

perusahaan melalui analisis SWOT.

3.1.1.2 Analisis PEST Perusahaan

� Politik

Meningkatnya aktivitas pertambangan migas maupun non migas

menciptakan dampak berupa peningkatan permintaan terutama

terhadap alat-alat berat. Ini dikarenakan dengan terbitnya

kebijakan pemerintah pada industri Migas di Indonesia, yang

ditandai dengan disahkannya UU No.22 Tahun 2001 tentang

Minyak dan Gas Bumi (MIGAS) untuk menggantikan UU

No.8/1971. Salah satu ketentuan yang diatur dalam UU No. 22

126

Tahun 2001 tentang Migas adalah dimungkinkannya peran serta

swasta secara terbuka dalam mengelola industri migas, serta

berubahnya peran serta/intervensi Pertamina sebagai satu-satunya

pelaku usaha tunggal (monopoli) pada industri migas di tanah air.

Terbukanya peluang bagi pelaku usaha dalam industri migas ini

semata-mata untuk mendorong timbulnya persaingan usaha yang

sehat (dengan menyediakan banyak pilihan, pelayanan dan harga

yang terjangkau), meningkatkan efisiensi, serta upaya

memaksimalkan pengelolaan migas yang dapat memberikan

kontribusi bagi kesejahteraan dan kemakmuran masyarakat.

Namun banyak yang menilai kebijakan ini terlalu liberal dan tidak

berpihak kepada kepentingan pemerintah/negara karena telah lebih

terbuka terhadap pasar bebas. Dalam hal ini mendorong para

pelaku distributor alat-alat penunjang migas seperti PT. Mayanti

Heksa Prima lebih leluasa meraup permintaan dari perusahaan-

perusahaan pengelola industri migas yang semakin berkembang.

Kebijakan kenaikan harga Bahan Bakar Minyak (BBM) baru-baru

ini telah menurunkan suku bunga riil dan menyebabkan nilai

rupiah melemah walaupun belum ada kepastian mengenai kapan

pastinya pemerintah menaikkan harga BBM. Namun kalangan

importir mulai merencanakan dampak kenaikan BBM terhadap

pendistribustian produk impor yang masuk ke Indonesia. Sejauh

127

ini biaya pendistribusian barang impor dinilai masih tinggi.

Sehingga otomatis importir harus menaikkan harga barang impor

agar tidak mengalami kerugian akibat cost distribusi yang terlalu

besar. PT. Mayanti Heksa Prima selaku importir secara tidak

langsung menyesuaikan pendistribusian produknya dengan

kebijakan kenaikan harga BBM ini.

Penetapan pada perubahan upah minimum regional oleh

pemerintah juga akan menambah pengeluaran perusahaan dalam

hal pembayaran gaji karyawan.

� Ekonomi

Sekarang ini perusahaan migas sulit mengontrol biaya yang

diperlukan dalam melakukan kegiatannya. Salah satu misalnya

meningginya harga biaya pengeboran karena sewa peralatan,

ataupun harga baja untuk kebutuhan pipa maupun konstruksi.

Ketidakmampuan mengontrol ini tentu saja mempersempit ruang

gerak perusahaan penunjang alat-alat migas.

Apabila terjadi krisis ekonomi global, maka bisa dipastikan terjadi

gangguan kebutuhan energi termasuk di dalamnya minyak dan

gasbumi. Resesi global juga dapat saja menjadi trigger munculnya

kejutan-kejutan baru yang mempengaruhi iklim investasi industri

minyak dan gas bumi. Misalnya perang di Timur Tengah yang

mempengaruhi harga dalam beberapa dekade lalu. Ataupun

128

mungkin embargo minyak. Tentu saja yang dikhawatirkan adalah

lonjakan harga yang tidak terkontrol. Karena semua akan

terpengaruh oleh harga minyak. Dengan naik turunnya harga kurs

dan valuta asing akan mempengaruhi harga yang diberikan oleh

pemasok kepada perusahaan. Perusahaan harus cepat tanggap

terhadap perubahan.

Gambar 3.2 Produksi Barang Tambang Tahun 2006-2010

129

Data dari tabel statistik produksi beberapa jenis bahan tambang

menurut jenis bahan tambang periode 2006-2010 menunjukkan

data produksi gas bumi (natural gas) mengalami peningkatan

yang signifikan dari tahun ke tahun. Jika melihat pada data

minyak bumi (crude oil), walaupun mengalami penurunan dan

peningkatan, tetapi masih dalam batas kestabilan tingkat produksi.

Dipastikan nantinya akan banyak perusahaan-perusahaan yang

bergerak di sektor migas yang memerlukan alat-alat penunjang

pendistribusian bisnis mereka. Untuk itu PT. Mayanti Heksa

Prima selaku pemasok alat-alat kebutuhan migas terus berupaya

untuk menjadi primadona dikalangan industri-industri migas di

Indonesia.

� Sosial

Dampak sosial cukup mempengaruhi perusahaan. Melihat tingkat

kepemilikan kendaraan bermotor seperti mobil dan kendaraan

roda dua lainnya yang semakin diminati maka pertumbuhan

pembelian alat-alat industri minyak bumi oleh perusahaan di

industri ini semakin meningkat dan secara tidak langsung akan

mempengaruhi perusahaan pemasok alat-alat penunjang industri

minyak bumi dan gas seperti PT. Mayanti Heksa Prima. Untuk itu

perusahaan harus mampu menjaga persaingan bisnis ini dengan

130

selalu meningkatkan pelayanan dan terus memperluas pemasaran

produk agar mampu menjaring pelanggan baru.

� Teknologi

Pesatnya perkembangan teknologi sekarang ini menuntut setiap

perusahaan yang bersaing dengan perusahaan sejenis untuk

mengaplikasikan dan mengikuti perkembangan teknologi yang

semakin hari semakin canggih. Namun banyak juga perusahaan

yang masih ragu untuk mengikuti kemajuan teknologi. Selain

membutuhkan biaya yang besar, teknologi juga dapat merubah

tatanan sistem dan proses bisnis yang sudah berjalan di

perusahaan tersebut baik secara langsung maupun tidak. Oleh

karena itu, perusahaan distributor yang dapat memaksimalkan

penggunaan teknologi dengan cerdas akan mampu mempengaruhi

pasar industri migas. Saat ini teknologi sistem yang diterapkan di

perusahaan ini sederhana dan belum terhubung sepenuhnya antara

setiap divisi dan bagian yang ada di dalam perusahaan. Juga

penyesuaian kebutuhan teknologi dengan kebutuhan perusahaan

belum terlaksana.

Dari hasil analisis PEST ini dapat diambil kesimpulan bahwa kondisi

umum yang mempengaruhi perusahaan sejauh ini dapat membantu

perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya. Namun kendala umum

lainnya seperti lonjakan krisis ekonomi global akan sulit dihindarkan.

131

Pengaruh kondisi umum ini juga akan digunakan untuk membantu

menganalisis strategi SWOT perusahaan.

3.1.2 Analisa Lingkungan Internal

Analisis Lingkungan Internal perusahaan merupakan suatu cara untuk

melakukan analisis kegiatan – kegiatan bisnis pada internal perusahaan.

3.1.2.1 Strategic Plan

Visi dan misi dari PT. Mayanti Heksa Prima yaitu :

� Visi

Menjadi perusahaan distributor/ agen alat-alat penunjang migas

terbaik di Indonesia.

� Misi

- Memberikan pelayanan terbaik untuk mendapatkan kepercayaan

dari pelanggan.

- Menjalin dan menjaga hubungan kerjasama dengan pemasok

agar proses bisnis dapat berjalan efisien, efektif dan saling

menguntungkan.

- Meningkatkan sumber daya manusia yang kompeten, kreatif,

dapat dipercaya, serta memiliki loyalitas tinggi terhadap

perusahaan.

132

3.1.2.2 SWOT Analysis

� Strengths

1. Menjadi Sole Agent untuk beberapa produk asing.

2. Memberikan kualitas produk terbaik

3. Memiliki loyalitas dan kepatuhan karyawan yang tinggi

4. Memiliki lokasi perusahaan yang strategis berada di pusat

perkantoran

� Weakness

1. Penggunaan teknologi yang minim

2. Belum terhubungnya masing-masing bagian, membuat aliran

informasi terhambat

3. Tidak adanya sistem yang menghubungkan antara perusahaan

dengan pemasok

4. Tidak adanya layanan purna jual (after sales service)

5. Karyawan senior yang kurang memahami teknologi informasi

6. Tidak adanya karyawan ang professional dalam bidang ekspor

impor

7. Fitur website yang tidak maksimal

� Opportunities

1. Tidak terdapat produk serupa di pasar

133

2. Pertumbuhan permintaan produk yang terus meningkat

terhadap produk yang ditawarkan

3. Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu

perusahaan dalam mengembangkan bisnis

� Threats

1. Birokrasi yang rumit dalam hal ekspor – impor barang

2. Pajak bea cukai yang tinggi

3. Beredarnya produk Cina di pasaran dengan harga yang lebih

rendah

4. Perubahan nilai tukar valuta asing yang cepat berubah-ubah

5. Adanya pungutan liar pada proses pengambilan barang di

Pelabuhan

6. Banyaknya pesaing yang bergerak di industri yang sama.

3.1.2.3 Matrix SWOT

1 . Strategi SO

- Menjaga dan meningkatkan kualitas barang serta pelayanan

dalam penjualan, pengiriman, dan berupaya mendapatkan

kepercayaan pelanggan sebagai perusahaan distributor/ agen

yang terpercaya (S1, S2, O2)

- Penggunaan ekstranet untuk mempererat jalinan kerja sama

dengan supplier (S1, O3)

134

2. Strategi WO

- Penggunanaan teknologi informasi untuk mengembangkan

bisnis dan menghubungkan masing-masing bagian guna

mempercepat arus informasi (W1, W2, O3)

- Memberlakukan layanan pra dan purna jual dengan

pemanfaatan teknologi (W1, W4, O3)

- Pembuatan sistem dengan pemasok untuk melayani permintaan

produk (W1, W3, O2, O3)

- Memberikan pelatihan karyawan untuk meningkatkan

kemampuan dalam pemanfaatan TI (W5, O3)

3. Strategi ST

- Memberikan harga yang kompetitif sesuai dengan kualitas

produk (S2, T3, T6)

- Menjalin kerja sama dan menjadi partner tetap dengan

perusahaan industri migas (S1, T6)

- Menjadi Sole Agent untuk produk alata penunjang migas

lainnya (S1, S2, T3, T6)

4. Strategi WT

- Penggunanaan website sebagai Strategi Pemasaran untuk

bersaingdengan perusahaan pesaing (W7, T6)

135

- Meningkatkan loyalitas pelanggan dengan layanan pra dan

purna jual (W4, T6)

- Memperkerjakan karyawan yang ahli di bidang ekspor – impor

(W6, T1)

Tabel 3.1 Matrix SWOT pada PT. MHP

STRENGTHS

1. Menjadi Sole Agent untuk beberapa produk asing.

2. Memberikan kualitas produk terbaik

3. Memiliki loyalitas dan kepatuhan karyawan yang tinggi

4. Memiliki lokasi perusahaan yang strategis berada di pusat perkantoran

WEAKNESS

1. Penggunaan teknologi yang minim

2. Belum terhubungnya masing-masing bagian, membuat aliran informasi terhambat

3. Tidak adanya sistem yang menghubungkan antara perusahaan dengan pemasok

4. Tidak adanya layanan purna jual (after sales service)

5. Karyawan senior yang kurang memahami teknologi informasi

6. Tidak adanya karyawan ang professional dalam bidang ekspor impor

7. Fitur website yang tidak maksimal

136

OPPORTUNITIES

1. Tidak terdapat produk serupa di pasar

2. Pertumbuhan permintaan produk yang terus meningkat terhadap produk yang ditawarkan

3. Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis

SO

- Menjaga dan meningkatkan kualitas barang serta pelayanan dalam penjualan, pengiriman, dan berupaya mendapatkan kepercayaan pelanggan sebagai perusahaan distributor/ agen yang terpercaya (S1, S2, O2)

- Penggunaan ekstranet untuk mempererat jalinan kerja sama dengan supplier (S1, O3)

WO

- Penggunanaan teknologi informasi untuk mengembangkan bisnis dan menghubungkan masing-masing bagian guna mempercepat arus informasi (W1, W2, O3)

- Memberlakukan layanan pra dan purna jual dengan pemanfaatan teknologi (W1, W4, O3)

- Pembuatan sistem dengan pemasok untuk melayani permintaan produk (W1, W3, O2, O3)

- Memberikan pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan dalam pemanfaatan TI (W5, O3)

THREATS

1. Birokrasi yang rumit dalam hal ekspor – impor barang

2. Pajak bea cukai yang tinggi

3. Beredarnya produk Cina di pasaran dengan harga yang lebih rendah

4. Perubahan nilai tukar valuta asing yang cepat berubah-ubah

5. Adanya pungutan liar pada

ST

- Memberikan harga yang kompetitif sesuai dengan kualitas produk (S2, T3, T6)

- Menjalin kerja sama dan menjadi partner tetap dengan perusahaan industri migas (S1, T6)

- Menjadi Sole Agent

WT

- Penggunanaan website sebagai Strategi Pemasaran untuk bersaingdengan perusahaan pesaing (W7, T6)

- Meningkatkan loyalitas pelanggan dengan layanan pra dan purna jual (W4, T6)

- Memperkerjakan

137

proses pengambilan barang di Pelabuhan

6. Banyaknya pesaing yang bergerak di industri yang sama

untuk produk alata penunjang migas lainnya (S1, S2, T3, T6)

karyawan yang ahli di bidang ekspor – impor (W6, T1)

3.1.2.4 EFAS (Eksternal Factor Analysis Summarry)

Tabel EFAS digunakan untuk menganalisa posisi perusahaan

terhadap strategi-strategi eksternal perusahaan yang dimilikinya.

Tabel 3.2 EFAS

Faktor-faktor Strategi Eksternal

Responden 1

Responden 2

Responden 3

Bobot rata-rata

Bobot

Peluang:

Tidak terdapat produk serupa di pasar

0.6 0.2 0.5 0.43 0.43/4.18

= 0.10

Pertumbuhan permintaan produk yang terus meningkat terhadap produk yang ditawarkan

0.7 0.4 0.5 0.53 0.53/4.18

= 0.13

Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis

0.4 0.8 0.7 0.63 0.63/4.18

= 0.15

1.59 0.10 + 0.13 +

138

0.15 = 0.38

Ancaman

Birokrasi yang rumit dalam hal ekspor – impor barang

0.25 0.7 0.3 0.42 0.42/4.18

= 0.10

Pajak bea cukai yang tinggi

0.4 0.35 0.4 0.38 0.38/4.18

= 0.09

Beredarnya produk Cina di pasaran dengan harga yang lebih rendah

0.6 0.5 0.6 0.57 0.57/4.18

=0.14

Perubahan nilai tukar valuta asing yang cepat berubah-ubah

0.3 0.5 0.25 0.35 0.35/4.18

=0.08

Adanya pungutan liar pada proses pengambilan barang di Pelabuhan

0.2 0.6 0.4 0.4

0.4/4.18 =0.09

Banyaknya pesaing yang bergerak di industri yang sama

0.7 0.3 0.4 0.47 0.47/4.18

=0.11

2.59 +1.59 =

4.18

0.62+0.38 = 1.0

139

Faktor-faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot x Rating

PELUANG

Tidak terdapat produk serupa di pasar 0.10 4 0.4

Pertumbuhan permintaan produk yang terus meningkat terhadap produk yang ditawarkan

0.13 4 0.52

Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis

0.15 3 0.45

1.37

ANCAMAN

Birokrasi yang rumit dalam hal ekspor – impor barang

0.10 3 0.3

Pajak bea cukai yang tinggi 0.09 3 0.27

Beredarnya produk Cina di pasaran dengan harga yang lebih rendah

0.14 2 0.28

Perubahan nilai tukar valuta asing yang cepat berubah-ubah

0.08 3 0.24

Adanya pungutan liar pada proses pengambilan barang di Pelabuhan

0.09 3 0.27

Banyaknya pesaing yang bergerak di industri yang sama

0.11 1 0.11

1.47

TOTAL 1.37 + 1.47 = 2.84

3.1.2.5 IFAS (Internal Factor Analysis Summarry)

Tabel IFAS digunakan untuk menganalisa posisi perusahaan

terhadap strategi-strategi internal perusahaan yang dimilikinya.

140

Tabel 3.3 IFAS

Faktor-faktor Strategi Internal

Responden 1

Responden 2

Responden 3

Bobot rata-rata

Bobot

Kekuatan :

Menjadi Sole Agent 0.75 0.75 0.8 0.77 0.77/4.89

= 0.16

Memiliki kualitas produk terbaik

0.7 0.7 0.6 0.67 0.67/4.89

= 0.14

Memiliki loyalitas dan kepatuhan karyawan yang tinggi

0.35 0.4 0.5 0.42

0.42/4.89

= 0.08

Memiliki lokasi perusahaan yang strategis berada di pusat perkantoran

0.3 0.1 0.5 0.3 0.3/4.89 =

0.06

2.16 0.44

Kelemahan :

Penggunaan teknologi yang minim

0.4 0.45 0.3 0.38 0.08

Belum terhubungnya masing-masing bagian, membuat aliran informasi terhambat

0.4 0.4 0.45 0.42 0.085

Tidak adanya sistem yang

0.4 0.35 0.4 0.38

141

menghubungkan antara perusahaan dengan pemasok

0.08

Tidak adanya layanan purna jual (after sales service)

0.4 0.35 0.5 0.42 0.085

Karyawan senior yang kurang memahami teknologi informasi

0.2 0.25 0.3 0.25

0.05

Tidak adanya karyawan yang professional dalam bidang ekspor impor

0.45 0.4 0.6 0.48

0.1

Fitur website yang tidak maksimal

0.4 0.2 0.6 0.4 0.08

2.73 0.56

2.73+2.16

= 4.89 0.44+0.56

= 1.00

Faktor-faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot x

Rating

KEKUATAN

Menjadi Sole Agent 0.16 4 0.64

Memiliki kualitas produk terbaik 0.14 4 0.56

Memiliki loyalitas dan kepatuhan karyawan yang

tinggi 0.08 2 0.16

Memiliki lokasi perusahaan yang strategis berada di

pusat perkantoran 0.06 2 0.12

142

1.48

KELEMAHAN

Penggunaan teknologi yang minim 0.08 2 0.16

Belum terhubungnya masing-masing bagian, membuat

aliran informasi terhambat 0.085 2 0.17

Tidak adanya sistem yang menghubungkan antara

perusahaan dengan pemasok 0.08 3 0.24

Tidak adanya layanan purna jual (after sales service) 0.085 2 0.17

Karyawan senior yang kurang memahami teknologi

informasi 0.05 4 0.2

Tidak adanya karyawan yang professional dalam

bidang ekspor impor

0.1

2 0.2

Fitur website yang tidak maksimal 0.08 3 0.24

1.38

1.38 + 1.48 =

2.86

• Titik X = kekuatan (strength) – kelemahan (weekness)

= 1.48 – 1.38 = 0.1

• Titik Y = Peluang (Opportunity) – Ancaman (Threat)

= 1.37– 1.47

= - 0.1

143

Gambar 3.3 Matrix SWOT

Berdasarkan hasil analisis SWOT, hasilnya terdapat pada kuadran II,

yaitu Kuadran II (Strategi Strengths-Threat) : Meskipun

menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki

kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah

menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang

dengan cara strategi diversifikasi, atau secara lebih spesifik yaitu

divesifikasi terkait, yang berarti peragaman produk atau jasa yang

masih berkaitan dengan bidang perusahaan tersebut (Produk/ pasar).

144

3.1.2.6 Matriks Internal – Eksternal

Tabel 3.4 Matriks Internal – Eksternal

Total Skor Faktor Strategi Internal (IFAS)

Total

Skor

Faktor

Strategi

Eksternal

(Efas)

Berdasarkan Tabel EFAS– IFAS, dengan nilai total skor IFAS

= 2.53 dan EFAS = 2.84, maka di dapat hasil dari matrix Internal

Eksternal bahwa strategi yang sesuai PT. Mayanti Heksa Prima

adalah Konsentrasi melalui Integrasi Horizontal. Artinya, perusahaan

memperluas kegiatan lini produk atau membangun di lokasi lain yang

High (3-4) Medium(2-3) Low(1-2)

High (3-4)

(1) Growth Konsentrasi melalui integrasi vertical

(2) Growth

Konsentrasi melalui integrasi horizontal

(3) Retrenchment

Turnaround

Medium (2-3)

(4) Stability

Hati – hati

(5)Growth

Konsentrasi melalui integrasi horizontal

Atau

Stability

Tak ada perubahan profit strategi

(6) Retrenchment

Captive Company atau Divestment

Low (1-2) (7) Growth Difersifikasi Konsentrik

(8) Growth

Difersifikasi Konglomerat

(9) Retrenchment

Bangkrut atau Likuidasi

145

tujuannya adalah untuk meningkatkan jenis produk dan jasa.

Perusahaan yang melakukan integrasi horizontal ini dapat

memperluas pasar, fasilitas produksi maupun teknologi, melalui

pengembangan internal maupun eksternal melalui akuisisi, joint

venture dengan perusahaan lain dalam industri yang sama.

3.1.2.7 Value Network

PT. Mayanti Heksa Prima merupakan perusahaan jasa yang bergerak

sebagai distributor penunjang alat migas. Untuk menganalisis

hubungan antara perusahaan dengan pemasok atau pelangganya, akan

digunakan analisis value network pada PT. Mayanti Heksa Prima.

Dengan analisis value network, akan terlihat secara jelas semua

kegiatan yang dilakukan perusahaan dan apa saja nilai dan manfaat

yang diterima dari setiap komponen yang terlibat dalam bisnis.

Berikut adalah analisis value network yang di tampilkan pada gambar

3.4.

Firm Infrastructure : - Menjadi salah satu distributor yang terdaftar di ditjen migas - Menjalin kerja sama dengan para supplier Human Resource Management : - Perekrutan Karyawan sesusai kebutuhan. - Training pengenalan produk untuk Bagian Pemasaran - Training Eksport – import kepada Karyawan Technology Development : Penggunaan Internet sebagai media komunikasi dengan menggunakan applikasi chatting messenger untuk penghubung dengan para supplier di luar negeri dan juga dengan menggunakan media telepon

146

Procurement : - Pengadaan Perlengkapan kantor untuk kelancaran admnistrasi - Pengadaan barang - barang alat penunjang migas

Gambar 3.4 Value Network

Gambar 3.4 Value Network

Keterangan Gambar 3.4 Value Network :

� Network promotion and contract management

- Melakukan pemasaran menggunakan media website. PT.

Mayanti Heksa Prima memanfaatkan perkembangan teknologi

informasi sebagai media pemasaran yaitu dengan penggunaan

website. Manfaatnya agar dapat melakukan pemasaran secara

meluas dan lebih dikenal oleh masyarakat.

Network Promotion and Contract Management

- Melakukan pemasaran secara langsung dengan cara mendatangi perusahaan yang dituju dan membuat kontrak sebagai salah satu perusahaan penyedia barang untuk perusahaan tersebut.

- Melakukan kontrak dengan para Supplier dan menjadi Sole Agent di Negara Indonesia.

Service Provisioning

- Pemesanan Produk secara langsung ataupun melalui via telephone

- Garansi Produk Hingga dua tahun

- Jaminan pengiriman sampai tepat pada waktunya.

- Pembayaran dapat dilakukan secara langsung ataupun transfer

Network infrastructure operation

- Penggunaan showroom sebagai tempat display barang

- Penggunaan Gudang sebagai tempat penyimpanan barang

147

- Melakukan pemasaran secara langsung dengan cara

mendatangi perusahaan yang dituju. Bagian pemasaran PT.

Mayanti Heksa Prima akan menentukan perusahaan mana yang

akan dituju. Perusahaan tersebut nantinya akan didatangi

langsung oleh perwakilan Bagian Pemasaran yang akan

menawarkan produk-produk dalam bentuk katalog dan

memberi penjelasan tentang keunggulan produk-produk

tersebut.

- Melakukan kontrak dengan para Pemasok dan menjadi

Sole Agent di Negara Indonesia. PT. Mayanti Heksa Prima

menentukan strategi dengan melakukan kerja sama dengan

pemasok dari luar negeri. Hal ini menjadi keunggulan karena

pemasok yang dipilih memiliki predikat sebagai pemasok

penunjang alat-alat migas terbaik di dunia. Untuk beberapa

pemasok, PT. Mayanti Heksa Prima menjadi Sole Agent/ Agen

Tunggal di Indonesia karena baru PT. Mayanti Heksa Prima

saja yang menyalurkan alat-alat penunjang migas dari Pemasok

tersebut di Indonesia.

� Service Provisioning

- Pemesanan Produk secara langsung ataupun melalui via

telephone. Pelanggan yang ingin membeli Produk PT. Mayanti

Heksa Prima terlebih dahulu harus melakukan pemesanan baik

148

dengan mendatangi langsung ke Showroom PT. Mayanti Heksa

Prima ataupun melakukan pemesanan via telepon. Di

Showroom, pelanggan dilayani oleh bagian Pemasaran dan

dapat melihat langsung display produk yang dijual. Bila

melakukan pemesanan via telepon, bagian pemasaran akan

melayani dan mencatat pemesanan pelanggan.

- Garansi Produk Hingga dua tahun. Produk-produk alat

penunjang migas yang dijual oleh PT. Mayanti Heksa Prima

memiliki Garansi Resmi Produk selama dua tahun.

- Jaminan pengiriman sampai tepat pada waktunya. PT.

Mayanti Heksa Prima menjamin bahwa barang akan dikirim ke

alamat pelanggan tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang

telah disetujui bersama.

� Network infrastructure operation

- Penggunaan showroom sebagai tempat display barang.

Sebagian produk-produk yang dijual oleh PT. Mayanti akan

dipajang di showroom agar pelanggan dapat melihat langsung

bentuk dan kualitas produk tersebut.

- Penggunaan Gudang sebagai tempat penyimpanan barang.

Barang yang dikirim oleh pemasok akan disimpan di Gudang,

untuk selanjutnya dikirim ke alamat pelanggan sesuai dengan

pemesanan.

149

� Firm Infrastructure :

Pengaturan Keuangan Perusahaan yang terkendali. PT.

Mayanti Heksa Prima memiliki Bagian Keuangan yang bertugas

membuat perencanaan strategi keuangan dan mengendalikan

penggunaan dana perusahaan agar efisien dan terkendali.

� Human Resource Management :

- Perekrutan Karyawan sesusai kebutuhan. Bagian SDM

menyeleksi karyawan baru sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Jika ada divisi yang kekurangan karyawan, barulah

dilakukan perekrutan agar tidak terjadi penumpukan tenaga

kerja.

- Training pengenalan produk untuk Bagian Pemasaran.

Sebelum melakukan pemasaran terlebih dahulu karyawan

Bagian Pemasaran diberikan pelatihan pengenalan produk-

produk yang nantinya akan ditawarkan ke pelanggan.

- Training ekspor – impor kepada karyawan. Karyawan PT.

Mayanti Heksa Prima diberikan pelatihan tentang ekspor-impor

barang agar megetahui prosedur dan cara penanganan barang di

Pelabuhan saat barang dari pemasok datang.

150

� Technology Development :

Penggunaan Internet sebagai media komunikasi. Aplikasi yang

digunakan yaitu layanan chatting messenger untuk memudahkan

komunikasi dengan pemasok.

� Procurement :

Pengadaan Perlengkapan kantor untuk kelancaran

admnistrasi. Setiap divisi telah dilengkapi perlengkapan kantor

yang memadai untuk mendukung kelancaran proses bisnis dan

administrasi di perusahaan.

Kesimpulan dari Value Network :

Dari hasil analis value network didapat kesimpulan sebagai berikut,

yaitu :

- Bagian Marketing yang belum optimal dalam memasarkan produk,

bagian marketing dapat memanfaatkan teknologi seperti website

sebagai media pemasaran, penggunaan website sebagai penyedia

catalog online yang berisi jenis - jenis barang beserta spesifikasi

barang yang disalurkan oleh PT. Mayanti Heksa Prima. Website

juga bisa digunakan sebagai salah satu media pemesanan selain

telepon dan datang langsung yang sekarang diterapkan oleh

PT.Mayanti Heksa Prima. Website juga berguna untuk

meningkatkan prestige perusahaan.

151

- Tidak terdapatnya pelayanan after sales service atau layanan purna

jual, layanan ini sangat penting dalam menjalin hubungan dengan

pelanggan, pelayanan after sales service bisa berupa contact center

pada jam kerja baik itu melalui telephone, email, ataupun chat

messenger yang terdapat pada website.

- Hubungan dengan Supplier harus ditingkatkan, karena sejauh ini

komunikasi hanya terbatas dengan aplikasi chatting messenger dan

media telephone, PT.Mayanti Heksa Prima dapat membuat sebuah

jaringan ekstranet untuk para supplier yang memiliki berbagai

kelebihan yaitu, memungkinkan para supplier memantau stok

barang yang ada, Supplier merasa jadi lebih dihargai dengan adanya

jaringan ekstranet, peningkatan kualitas hubungan dengan supplier,

memudahkan pertukaran informasi dengan para supplier

- Training perbaikan produk oleh karyawan PT.Mayanti Heksa Prima

untuk menjadi Teknisis, sebagai penunjang layanan purna jual.

3.1.2.8 CONOPS

CONOPS Scenario

Bagian Pemasaran menawarkan barang kepada pelanggan, lalu

pelanggan yang ingin memesan akan menghubungi bagian

Pemasaran dan bagian Pemasaran akan memberrikan list pemesanan

ke pada bagian penjualan untuk di buatkan nota pemesanan, nota

152

pemesanan akan di buat 4 rangkap yang mana rangkap pertama akan

di berikan ke bagian keuangan sebagai acuan pembuatan tagihan

Uang Muka oleh bagian keuangan, tagihan Uang Muka yang di buat

akan di kirim ke bagian Penjualan, dan rangkap ke-2 dari nota

pemesanan akan diberikan ke pelanggan beserta tagihan Uang Muka

yang telah di buat bagian keuangan, dan rangkap ke-3 akan di di

simpan di bagian penjualan. setelah pelanggan menerima tagihan,

pelanggan akan membayar Uang Muka berupa Giro yang akan di

bayarkan langsung ke bagian keuangan, setelah pembayaran Uang

Muka, Bagian keuangan akan membuatkan 3 rangkap Bukti

Pembayaran Uang Muka, yang mana rangkap pertama akan di

berikan ke pelanggan, rangkap ke 2 akan di berikan ke penjualan, dan

rangkap ke - 3 akan di jadikan arsip di bagian keuangan. Setelah

pembayaran Uang Muka selesai, maka rangkap nota pemesanan ke -

4 akan di berikan ke bagian Pembelian sebagai bahan acuan Purchase

Order yang ditunjukkan kepada supplier.

Setelah Purchase Order (PO) diberikan kepada supplier,

bagian Pembelian akan mendapatkan Sales Contract atau kontrak

jual beli dari supplier, importir meminta kepada banknya (bank

devisa) untuk membuka suatu Letter of Credit atau L/C untuk dan

atas nama eksportir. Dalam hal ini, importir bertindak sebagai

opener. Bila importir sudah memenuhi ketentuan yang berlaku untuk

153

impor seperti keharusan adanya surat izin impor, maka bank

melakukan pembukaan Letter of Credit (L/C) atas nama importir.

Bank dalam hal ini bertindak sebagai opening/ Issuing bank.

Pembukaan L/C ini dilakukkan melalui salah satu koresponden bank

di luar negri. Koresponden bank yang bertindak sebagai perantara

kedua ini disebut sebagai advising bank atau notifying bank,

Advising bank memberitahukan kepada eksportir mengenai

pembukaan L/C tersebut. Eksportir yang menerima L/C disebut

beneficiary. Supplier akan memberikan schedule dan barang ke

pelayaran, lalu suppliers mendapatkan Bill of Ladding (B/L) dan

schedule keberangkatan dari pelayaran, lalu supplier akan

memberikan dokumen pengapalan ke advising bank, setelah itu baru

supplier mendapatkan pembayaran dari advising bank. Dokumen

pengapalan yang diterima advising bank akan dikirim ke Issuing

Bank, dan Bagian Pembelian akan melunaskan pembayaran ke

Issuing Bank untuk menebus dokumen pengapalan dan mendapatkan

Bukti Pelunasan dari Issuing Bank, yang mana dokumen pengapalan

dan Bukti Pelunasan tersebut akan diperlihatkan ke Bea Cukai untuk

mendapatkan Delivery Order (DO), setelah mendapatkan DO Bagian

Pembelian akan memberikan B/L beserta DO ke Pelayaran yang ada

di Indonesia untuk menebus barang yang dikirim oleh supplier, dan

barang tersebut akan dikirim ke Bagian Gudang.

154

Bagian Gudang yang menerima barang akan membuatkan

Tanda Terima, rangkap tanda terima tersebut akan di berikan ke

bagian Pembelian, bagian Pembelian yang menerima tanda terima

tersebut akan membuatkan Surat Perintah Pengeluaran Barang

(SPPB) berdasarkan nota pemesanan, SPPB akan di berikan ke

Bagian Gudang, lalu Bagian Gudang akan memberikan Surat

Pengeluaran Barang beserta Barang ke Bagian Pengiriman. Bagian

Pengiriman akan melakukan pengiriman barang dan memberikan

Surat Jalan beserta barang tersebut ke pelanggan. Bagian Pengiriman

akan meminta Pelanggan untuk mendatangani Surat Jalan tersebut.

Rangkap Surat Jalan yang telah ditanda tangani akan di berikan ke

Bagian keuangan untuk di buatkan tagihan dan di berikan ke bagian

penjualan untuk merubah status dari nota pemesanan menjadi

Delivered, lalu Bagian keuangan akan memberikan tagihan tersebut

ke Bagian Penjualan dan Tagihan tersebut akan diberikan ke

pelanggan, setelah Tagihan diterima oleh pelanggan, maka Pelanggan

akan melunasi Tagihan tersebut dengan pembayaran berupa Giro ke

Bagian Keuangan, dan Bagian keuangan akan membuat Bukti

Pelunasan Pembayaran ke Pelanggan, dan rangkapnya akan diberikan

ke bagian penjualan untuk merubah status nota pemesanan menjadi

Lunas.

155

3.1.2.9 CONOPS Diagram

Gambar 3.5 Proses Pemesanan oleh Pelanggan

Keterangan Gambar 3.5 Proses Pemesanan oleh Pelanggan :

1. Bagian Pemasaran menawarkan barang secara door to door ke

perusahaan – perusahaan minyak yang ada di Indonesia.

2. Pelanggan yang ingin memesan melalui bagian Pemasaran,

dengan memberitahukan barang apa saja yang diinginkan, dan

kuantitas barang yang ingin di pesan, dan bagian Pemasaran

akan mencatat data pelanggan tersebut.

156

3. Bagian Pemasaran akan meneruskan pemesanan pelanggan

tersebut dengan memberikan list pemesanan ke bagian penjualan

untuk dibuatkan nota pemesanan oleh bagian penjualan.

4. Bagian Penjualan akan membuat 4 rangkap nota pemesanan,

rangkap pertama akan di berikan ke bagian keuangan.

5. Bagian Keuangan akan membuatkan 2 rangkap Tagihan uang

muka berdasarkan Nota Pemesanan, rangkap pertama akan di

arsip pada bagian keuangan, dan rangkap ke-2 akan di berikan ke

bagian penjualan.

6. Bagian penjualan akan memberikan nota pemesanan rangkap ke-

2 beserta tagihan uang muka rangkap ke-2 kepada pelanggan.

7. Pelanggan akan membayar uang muka 30% berupa giro ke

Bagian Keuangan.

8. Setelah Bagian Keuangan mendapatkan pembayaran uang muka

dari pelanggan maka Bagian Keuangan akan membuatkan 3

rangkap Bukti Pembayaran uang muka berdasarkan Tagihan

uang muka, Bukti pembayaran rangkap ke-1 akan di berikan ke

pelanggan.

9. Bukti Pembayaran uang muka Rangkap ke-2 akan di berikan ke

Bagian Penjualan, dan Bukti Pembayaran uang muka Rangkap

ke-3 akan di arsip di Bagian Keuangan.

157

10. Setelah menerima Bukti Pembayaran uang muka maka bagian

penjualan akan memberikan Nota Pemesanan rangkap ke – 3 ke

Bagian Pembelian untuk di buatkan Purchase Order dan Nota

Pemesanan rangkap ke – 4 akan di arsip di Bagian Penjualan.

Gambar 3.6 Proses Pembelian Barang ke Supplier dan Pengiriman Barang

158

Keterangan Gambar 3.6 Proses Pembelian Barang ke Supplier dan

Pengiriman Barang :

1. Bagian Pembelian akan membuat 2 rangkap Purchase Order,

Rangkap ke-1 akan disimpan oleh Bagian Pembelian sebagai

arsip, rangkap ke-2 akan di berikan ke Supplier.

2. Supplier akan memberikan kontrak jual beli (Sales Contrac

3. t) ke Bagian Pembelian.

4. Bagian Pembelian meminta kepada Banknya (Issuing Bank)

untuk membuka suatu Letter of Credit (L/C) untuk dan atas

nama eksportir.

5. Issuing Bank akan membuka L/C melalui korespondennya di

luar negeri yang disebut advising bank.

6. Advising Bank akan memberitahukan kepada supplier atau

eksportir mengenai pembukaan L/C tersebut.

7. Setelah itu Supplier akan mengurus penjadwalan dengan pihak

pelayaran sesuai dengan permintaan konsumen kapan barang itu

dikirim.

8. Supplier akan mengantarkan barang kirimannya tersebut ke

pihak pelayaran.

9. Supplier akan mendapatkan Bill of lading dan Schedule dari

pihak pelayaran.

10. Barang dikirim dari pelabuhan pengirim, ke pelabuhan penerima.

159

11. Supplier memberikan Dokumen Pengapalan yang berisi seperti

Bill of Lading, Insurance, dan lain – lain kepada Advising Bank.

12. Apabila Dokumen Pengapalan tersebut sesuai, sebagai gantinya

Supplier mendapatkan pembayaran dari pihak Advising Bank.

13. Dokumen Pengapalan dikirim ke Issuing Bank.

14. Bagian Pembelian melakukan pembayaran terhadap pihak

Issuing Bank.

15. Bagian Pembelian akan mendapatkan Dokumen Pengapalan

beserta Bukti Pelunasan dari pihak Issuing Bank.

16. Dokumen Pengapalan beserta Bukti Pelunasan tersebut di bawa

ke pihak Bea Cukai untuk mendapatkan Delivery Order.

17. Delivery Order diberikan oleh pihak Bea Cukai kepada Bagian

Pembelian.

18. Bagian Pembelian akan menebus barang tersebut dengan

menunjukkan Delivery Order.

19. Barang tersebut dikirim ke Bagian Gudang.

160

Gambar 3.7 Proses Pengiriman Barang ke Pelanggan dan Pelunasan

Pembayaran oleh Pelanggan

Keterangan Gambar 3.7 Proses Pengiriman Barang ke Pelanggan dan

Pelunasan Pembayaran oleh Pelanggan :

1. Setelah barang sampai ke Bagian Gudang, maka Bagian gudang

akan membuatkan 3 rangkap Tanda Terima, Tanda Terima akan

dicocokkan dengan Purchase Order, Tanda Terima rangkap ke –

1 akan di berikan ke Supplier.

161

2. Tanda Terima rangkap ke – 2 akan diberikan ke Bagian

Pembelian, dan rangkap ke – 3 akan di arsip di Bagian Gudang.

3. Bagian Pembelian akan membuat 2 rangkap Surat Perintah

Pengeluaran Barang(SPPB) berdasarkan Nota Pemesanan,

rangkap ke – 1 akan di jadikan arsip di Bagian Pembelian, dan

rangkap ke – 2 akan di berikan ke Bagian Gudang.

4. Bagian Gudang akan membuat 2 rangkap Surat Pengeluaran

Barang(SPB) berdasarkan Surat Perintah Pengeluaran

Barang(SPPB), Rangkap ke – 1 akan di jadikan sebagai arsip di

Bagian Gudang, Rangkap ke – 2 beserta barang akan di berikan

ke Bagian Pengiriman.

5. Bagian Pengiriman akan membuat 4 rangkap Surat Jalan, Surat

Jalan akan di berikan ke Pelanggan beserta Barang yang di

pesan, Bagian Pengiriman akan meminta Surat Jalan tersebut di

tanda tangani oleh pelanggan, dan Rangkap ke – 1 akan di

berikan ke Pelanggan.

6. Surat Jalan rangkap ke – 2 yang telah di tanda tangani akan di

arsip di bagian pengiriman, dan rangkap ke – 3 akan diberikan

Bagian Keuangan.

7. Bagian Pengiriman juga memberikan Surang Jalan rangkap ke –

4 yang telah di tandangani ke Bagian Penjualan.

162

8. Setelah menerima Surat Jalan dari Bagian Pengiriman, maka

bagian keuangan akan membuat 3 rangkap Tagihan berdasarkan

Bukti Pembayaran Uang Muka. Rangkap ke – 1 akan di simpan

sebagai arsip oleh Bagian keuangan. Dan rangkap ke – 2 dan ke

– 3 akan di berikan ke Bagian Penjualan.

9. Tagihan rangkap ke – 2 akan di jadikan arsip pada Bagian

Penjualan, dan Tagihan rangkap ke – 3 akan di berikan ke

pelanggan.

10. Pelanggan akan melunaskan berdasarkan Tagihan tersebut ke

Bagian Keuangan.

11. Bagian Keuangan akan membuat 3 rangkap Bukti Pembayaran

Lunas berdasarkan Tagihan Lunas, Rangkap ke – 1 akan di

simpan di Bagian Keuangan sebagai arsip, dan rangkap ke – 2

akan di berikan ke Pelanggan.

12. Bukti Pembayaran Lunas Rangkap ke – 3 akan diberikan ke

Bagian Penjualan, Setelah menerima Bukti Pembayaran tersebut

maka Bagian Penjualan akan mengganti status Closed dan Lunas

pada Nota pemesanan yang telah di bayar.

163

Gambar 3.8 Proses Retur Penjualan

1. Pelanggan akan memberitahu ke Bagian Penjualan, bahwa ada

barang yang rusak.

2. Bagian Penjualan akan membuat 3 rangkap Surat Penarikan

Barang, Rangkap ke – 1 akan di simpan sebagai arsip di Bagian

Penjualan, dan 2 rangkap berikutnya akan di berikan ke Bagian

Pengiriman.

3. Bagian Pengiriman akan memberikan Surat Penarikan Barang ke

Pelanggan untuk di tanda tangani,

4. Surat Penarikan Barang rangkap ke – 2 akan di berikan ke

pelanggan, dan rangkap ke – 3 akan di simpan oleh Bagian

164

Pengiriman. Dan Barang yang rusak akan di berikan ke Bagian

Pengiriman.

5. Bagian Pengiriman akan memberikan Barang Rusak tersebut ke

Bagian Gudang.

6. Bagian Gudang akan membuat 4 rangkap Bukti Tanda Terima

Retur, Rangkap ke – 1 akan di simpan sebagai arsip pada Bagian

Gudang, Rangkap ke – 2 akan di berikan ke Bagian Pengiriman.

7. Bukti Tanda Terima rangkap ke – 3 akan di berikan ke Bagian

Penjualan.

8. Bagian Penjualan akan membuat 4 rangkap Surat Retur

Penjualan, rangkap ke – 1 akan di simpan sebagai arsip oleh

Bagian Penjualan, Rangkap ke - 2 akan diberikan ke Bagian

Keuangan beserta Bukti Tanda Terima rangkap ke – 4.

9. Bagian Penjualan akan memberikan Surat Retur Penjualan

rangkap ke – 3 dan ke – 4 ke Bagian Gudang

10. Bagian Gudang akan memberikan Surat Retur Penjualan rangkap

ke – 4 ke Bagian Pengiriman beserta Barang Baru ke Bagian

Pengiriman.

11. Bagian Pengiriman akan mengirimkan Surat Retur Penjualan

beserta Barang Baru ke Pelanggan.

165

3.1.2.10 CSF & KPI

Tabel 3.5 CSF & KPI

Sasaran Strategis (Objectives) CSF KPI

Meningkatkan Keuntungan

Menjadi mitra perusahaan minyak yang ada dalam negeri

Jumlah pendapatan tiap tahun

Meningkatkan Penjualan

Memiliki reputasi perusahaan yang baik

Jumlah Penjualan tiap tahun

Memperluas Pangsa Pasar

- Strategi promosi yang efektif

- Pemasaran yang ahli dalam hal menawarkan produk ke pelanggan

Jumlah pelanggan tiap tahun

Memberikan kepuasan kepada pelanggan

- Ketepatan Waktu pengiriman

- Meningkatkan layanan customer service

- Persentase

- Berkurangnya keluhan pelanggan

- Banyaknya jumlah keluhan yang terselesaikan

- Lamanya waktu dalam menyelesaikan keluhan pelanggan

- Jumlah keluhan pelanggan terhadap suatu produk

Memilliki kualitas produk yang baik

Menseleksi dengan tepat dan ketat perusahaan distributor sebagai pemasok

Standart Kualitas Pasokan Barang

Meningkatkan kinerja dan kemampuan perusahaan

- SDM yang berpengalaman dalam bidang expor - impor barang

- Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam mempercepat penyampaian informasi

Lamanya waktu dalam pemrosesan suatu transaksi

Meningkatkan Ketrampilan Karyawan

Training secara periodik kepada para karyawan.

Jumlah Training per karyawan

166

3.1.2.11 Balanced Scorecard

Tabel 3.6 Balanced Scorecard

167

3.2 Business Product & Services

3.2.1 Business Plan

3.2.1.1 Business Overview

PT. Mayanti Heksa Prima yang bergerak di bidang distributor

penunjang peralatan industri migas, menyalurkan peralatan –

peralatan penunjang industry migas yang ada di dalam negeri untuk

meningkatkan kinerja dari perusahaan migas yang melakukan

operasinya di dalam negeri tepatnya di Indonesia, sudah hampir 3

tahun perusahaan ini berdiri, perusahaan ini terletak di Jalan Jendral

Gatot Subroto Kav. 32-34,Gedung Patra Jasa Lantai 17 , Ruang 1714.

PT. Mayanti Heksa Prima juga memiliki sebuah showroom tempat

display dari barang – barang yang mereka distribusikan untuk pasar

dalam negeri yang terletak di Gedung Patra Jasa Lantai 1. Direktur

Utama dari PT. Mayanti Heksa Prima bernama Eka M Ichsan, Pada

awalnya PT. Mayanti Heksa Prima sendiri berfokus ke salah satu alat

penunjang migas saja, yaitu valve. Valve itu sendiri adalah sebuah

alat untuk mengatur aliran suatu fluida dengan menutup, membuka

atau menghambat sebagian dari jalannya aliran. Namun untuk

sekarang PT. Mayanti Heksa Prima mulai mendistribusikan peralatan

penunjang migas lainnya, seperti baju anti api yang dapat digunakan

oleh para pekerja lapangan di suatu perusahaan Migas dan lain – lain.

168

PT. Mayanti Heksa Prima sebagai distributor bekerja sama

oleh banyak perusahaan asing yang tentunya sudah terpercaya di

negaranya sebagai produsen alat industry migas dan memiliki

kualitas yang sudah dijamin mutunya, untuk beberapa produsen

asing ternama, PT. Mayanti Heksa Prima dipercayakan sebagai Sole

Agent sehingga PT. Mayanti Heksa Prima memiliki kelebihan

tersendiri dari perusahaan – perusahaan distributor lainnya yang ada

di Indonesia, karena berlaku sebagai Sole Agent, PT. Mayanti

Heksa Prima dapat sebagai penentu harga di Indonesia dari produk

tersebut. PT. Mayanti Heksa Prima sudah mendapatkan SKT (Surat

Keterangan Terdaftar) dari Direktorat jendral minyak dan gas bumi,

SKT berarti surat yang diberikan perusahaan yang melaksanakan

usaha penunjang migas berdasarkan klasifikasi usaha penunjang

sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.

169

3.2.1.2 Swim Lane Process Diagram

Gambar 3.9 Swim Lane Process Diagram

170

3.2.2 Business Process/Service Model

Gambar 3.10 IDEF 0 – Proses Keseluruhan

Gambar 3.10 menunjukkan diagram IDEF-0 pada proses keseluruhan yang

sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.

171

Gambar 3.11 IDEF 0 – Proses Keseluruhan Detail

Gambar 3.11 menunjukkan diagram IDEF 0 pada detail proses keseluruhan

yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.

172

NODE: NO.:A1 TITLE:

1

Memasarkan

Barang

Katalog

Bag.Marketing

Pemesanan

2

Menerima

Pesanan

Kebijakan Perusahaan

3

Membuat

Tagihan

Uang

Muka

Nota Pemesanan

4

Membuat

Bkti

Pbyrn

Uang

Muka

Tagihan

Uang Muka

Pembayaran

Uang Muka

Bukti Pembayaran Uang Muka

Pembelian Barang ke Supplier

Bag.Penjualan

Bag.Keuangan

Gambar 3.12 IDEF 0 – Proses Pemesanan

Gambar 3.12 menunjukkan diagram IDEF 0 pada proses pemesanan yang


173

Gambar 3.13 IDEF 0 – Proses Pembelian

Gambar 3.13 menunjukkan diagram IDEF 0 pada proses pembelian yang


174

Gambar 3.14 IDEF 0 – Proses Penerimaan dan Pengeluaran Barang

Gambar 3.14 menunjukkan diagram IDEF 0 pada proses penerimaan dan

pengeluaran barang yang sedang berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.

175

Gambar 3.15 IDEF 0 – Proses Tagihan

Gambar 3.15 menunjukkan diagram IDEF 0 pada proses tagihan yang sedang

berjalan pada PT. Mayanti Heksa Prima.

176

Gambar 3.16 IDEF 0 – Proses Retur Penjualan

Gambar 3.16 menunjukkan diagram IDEF 0 pada proses retur penjualan yang


177

3.2.3 Use Case Narrative and Diagram

3.2.3.1 Use Case Diagram

Gambar 3.17 Use Case Diagram

178

3.2.3.2 Usecase Narrative

1. Use case : Membuat List Pemesanan

Actor : Bagian Pemasaran

Description : Pelanggan yang ingin memesan akan

menghubungi bagian Pemasaran dan bagian

Pemasaran akan membuat list pemesanan dan

memberikan kepada bagian penjualan untuk di

buatkan nota pemesanan.

2. Use case : Membuat Nota Pemesanan

Actor : Bagian Penjualan

Description : Bagian Penjualan membuat Nota Pemesanan

berdasarkan List Pemesanan. Nota Pemesanan

akan di buat 4 rangkap yang mana rangkap

pertama untuk disimpan di bagian Penjualan dan

3 rangkap lainnya akan di berikan ke bagian

Keuangan, bagian Pembelian, dan pelanggan.

3. Use case : Mencatat Status Nota Pemesanan


Description : Bagian Penjualan akan merubah status Nota

Pemesanan menjadi Delivered setelah barang

kirim ke pelanggan.

179

4. Use case : Membuat Surat Penarikan Barang


Description : Pelanggan menghubungi bagian Penjualan bila

terjadi kesalahan atau kerusakan pada barang

yang dipesan. Lalu Bagian Penjualan akan

membuat Surat Penarikan Barang dan diberikan

ke Bagian Pengirimin untuk selanjutnya

dilakukan penarikan barang.

5. Use case : Membuat Surat Retur Penjualan


Description : Bagian Penjualan akan membuat Surat Retur

Penjualan setelah Bagian Pengiriman

mmberikan Surat Penarikan Barang yang telah

ditandatangani oleh pelanggan.

6. Use case : Membuat Laporan Penjualan


Description : Secara berkala Bagian Penjualan akan membuat

Laporan Penjualan.

7. Use case : Membuat Tagihan Uang Muka

Actor : Bagian Keuangan

180

Description : Bagian Keuangan akan membuat Tagihan Uang

Muka berdasarkan Nota Pemesanan ke

pelanggan.

8. Use case : Membuat Bukti Pembayaran Uang Muka


Description : Setelah pelanggan membayar uang muka, maka

Bagian Keuangan akan membuatkan Bukti

Pembayaran Uang Muka yang akan diberikan ke

pelanggan.

9. Use case : Membuat Tagihan Pelunasan


Description : Tagihan Pelunasan akan diberikan bila

pelanggan telah melunasi Tagihan Uang Muka

dan barang yang dipesan telah diterima oleh

pelanggan.

10. Use case : Membuat Bukti Pembayaran Pelunasan


Description : Bukti Pelunasan Pembayaran diberikan ke

pelanggan setelah melunasi Tagihan Pelunasan.

11. Use case : Membuat Laporan Keuangan


181

Description : Secara berkala Bagian Keuangan akan membuat

Laporan Keuangan.

12. Use case : Membuat Purchase Order

Actor : Bagian Pembelian

Description : Bagian Pembelian akan membuat Purchase

Order ke Supplier berdasarkan Nota Pemesanan.

Setelah Purchase Order (PO) diberikan kepada

supplier, bagian Pembelian akan mendapatkan

Sales Contract atau kontrak jual beli dari

Supplier.

13. Use case : Membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang


Description : Setelah mendapat Tanda Terima, Bagian

Pembelian akan membuatkan Surat Perintah

Pengeluaran Barang (SPPB) berdasarkan nota

pemesanan dan di berikan ke Bagian Gudang.

14. Use case : Membuat Laporan Pembelian Barang


Description : Secara berkala Bagian Pembelian akan membuat

Laporan Pembelian Barang.

15. Use case : Membuat Tanda Terima

Actor : Bagian Gudang

182

Description : Setelah menyelesaikan administrasi Impor

Barang, maka barang akan dikirim ke Gudang.

Bagian Gudang yang menerima barang akan

membuatkan Tanda Terima.

16. Use case : Membuat Surat Pengeluaran Barang


Description : Setelah meneriman SPBB dari bagian Pembelian

maka bagian Gudang akan mengeluarkan barang

beserta Surat Pengeluran Barang ke bagian

Pengiriman.

17. Use case : Membuat Bukti Tanda Terima Retur


Description : Setelah menerima barang retur dari Bagian

Pengiriman, Bagian Gudang akan membuat

Bukti Tanda Terima Retur.

18. Use case : Membuat Laporan Persediaan Barang


Description : Bagian Gudang secara berkala akan membuat

Laporan Persediaan Barang.

19. Use case : Membuat Surat Jalan

Actor : Bagian Pengiriman

183

Description : Bagian Pengiriman akan memberikan Surat

Jalan beserta barang yang dipesan ke alamat

pelanggan, Bagian Pengiriman akan meminta

Pelanggan untuk mendatangani Surat Jalan

tersebut sebagai Bukti barang telah diterima oleh

pelanggan.

3.3 Data & Information

3.3.1 Object State - Transition Diagram

Gambar 3.18 State Chart List Nota Pemesanan

Gambar 3.19 State Chart Detil Pemesanan

184

Gambar 3.20 State Chart Barang

Gambar 3.21 State Chart Pembelian

Gambar 3.22 State Chart Pemasok

185

Gambar 3.23 State Chart Tanda Terima

Gambar 3.24 State Chart Tagihan Uang Muka

Gambar 3.25 State Chart Bukti Pembayaran Uang Muka

Gambar 3.26 State Chart Surat Permintaan Pengeluaran Barang

186

Gambar 3.27 State Chart Surat Pengeluaran Barang

Gambar 3.28 State Chart Daftar Tagihan

Gambar 3.29 State Chart Bukti Pembayaran Lunas

Gambar 3.30 State Chart Surat Jalan

187

Gambar 3.31 State Chart Surat Penarikan Barang

+Menerima_Retur()

+Meretur_penjualan()

-Id_BTT_Retur

-Id_Srt_Penarikan_Brg

-Id_Barang

-Tanggal

-Nama_Barang

-Jumlah_Barang

BTT_Retur

Tertarik

[ Ditukar ] / Menerima_Retur

/ Meretur_Penjualan

Gambar 3.32 State Chart Bukti Tanda Terima Retur

Gambar 3.33 State Chart Surat Retur Penjualan

188

3.3.2 Logical data Model

Gambar 3.34 Logical data Model

189

3.3.3 Data Dictionary/ Object Library

Tabel 3.7 Data Dictionary

Field Name Data

Type

Field

Length Key Caption Sample

Tabel Nota Pemesanan

Id_Nota_Pemesanan TEXT 7 PK Identification

Nota Pemesanan PS00001

Id_Barang TEXT 7 FK Identification

Barang BR00001

Tanggal DATE -

Tanggal

Pemesanan 01/01/2012

Nama_Barang TEXT 25

Nama Barang Valve RBR

Harga_Satuan NUMBER 15

Harga Satuan 100.000.000

Jumlah NUMBER 15

Jumlah

Pemesanan 200

Total NUMBER 25 Total Pemesanan

Barang 500

Grand_Total NUMBER 25 Grand Total 500

Nama_Pelanggan TEXT 25 Nama Pelanggan xxxxx

Alamat_Pelanggan TEXT 120 Alamat Pelanggan

Jl.xxx

No.xx

No_Telepon_Pelangg NUMBER 15 Nomor Telepon 021xxxxxxx

190

an Pelanggan

No_Fax_Pelanggan NUMBER 15 Nomor Fax

Pelanggan 021xxxxxxx

Tabel Detail Pemesanan

Id_Nota_Pemesanan TEXT 7 PK

Identification


Id_Barang TEXT 7 FK

Identification

Barang BR00001

Tabel Barang

Id_Barang TEXT 7 PK

Identification

Barang BR00001

Nama_Barang TEXT 25 Nama Barang Valve RBR

Jenis_Barang TEXT 25 Jenis Barang Valve

Kuantitas NUMBER 10 Kuantitas Barang 100

Satuan TEXT 25 Satuan Barang

Tabel Tagihan Uang Muka

Id_Tagihan_Uang_M

uka TEXT

7 PK

Identification

Tagihan Uang

Muka

TM00001

Id_Pelanggan TEXT 7 FK

Identification

Pelanggan PL00001

Tanggal DATE -

Tanggal Tagihan

Uang Muka 20/01/2012

Jumlah_Tagihan_Uan

g_Muka NUMBER

15

Jumlah Tagihan

Uang Muka 30.000.000

191

Tabel Bukti Pembayaran Uang Muka

Id_Bukti_Pembayaran

_Uang_Muka TEXT

7 PK

Identification

Bukti

Pembayaran Uang

Muka

BM00001

Id_Tagihan_Uang_M

uka TEXT

7 FK

Identification

Tagihan Uang

Muka

TM00001

Tanggal DATE - Tanggal 27/01/2012

Jumlah_Total_Pemba

yaran_Uang_Muka

NUMBER

15

Jumlah Total

Pembayaran Uang

Muka

30.000.000

Sisa Pembayaran NUMBER 15 Sisa Pembayaran 70.000.000

Tabel Tagihan

Id_Tagihan TEXT 7 PK

Identification

Tagihan TL00001

Id_Bukti_Pembayaran

_Uang_Muka TEXT

7 FK

Identification

Bukti

Pembayaran Uang

Muka BM00001

Tanggal DATE - Tanggal Tagihan 22/02/2012

Total_Tagihan NUMBER 15 Total Tagihan 70.000.000

Tabel Bukti Pembayaran Lunas

Id_Bukti_Pembayaran TEXT 7 PK Identification BL00001

192

_Lunas Bukti

Pembayaran

Lunas

Id_Tagihan TEXT 7 FK

Identification

Tagihan TL00001

Tanggal DATE

-

Tanggal Bukti

Pembayaran

Lunas 27/02/2012

Total_Pembayaran NUMBER 15 Total Pembayaran 100.000.000

Purchase Order

Id_Purchase_Order TEXT 7 PK

Identification

Purchase Order PO00001

Id_Nota_Pemesanan TEXT 7 FK

Identification


Id_Barang TEXT 7 FK

Identification

Barang BR00001

Id_Supplier TEXT 7 FK

Identification

Supplier PM00001

Tanggal DATE -

Tanggal Purchase

Order 03/03/2012

Nama_Barang TEXT 25 Nama Barang

Jumlah_Barang NUMBER 15 Jumlah Barang 100

Jenis_Barang TEXT` 25 Jenis Barang

Baju Anti

Api

Harga Satuan NUMBER 15 Harga Satuan 1000.000

193

Total_Harga NUMBER 15 Harga Satuan 1000.000

Suppliers

Id_Suppliers TEXT 7 PK

Identificstion

Suppliers PM00001

Nama_Suppliers TEXT 25 Nama Suppliers RBR

Alamat_Suppliers TEXT 120 Alamat Suppliers

Jl. Xxxxx

No. xx

No_Telp_1_Suppliers 15

Nomor Telepon 1

Suppliers 0219123456

No_Telp_2_Suppliers TEXT 15

Nomor Telepon 2

Suppliers 0219456789

No_Fax TEXT 15 Nomor Fax 0218765432

Email TEXT 25 Email xxx@xxx

Tabel Tanda Terima

Id_Tanda_Terima TEXT 7 PK

Identification

Tanda Terima TT00001

Id_Purchase_Order TEXT 7 FK

Identification

Purchase Order PO00001

Id_Barang TEXT 7 FK

Identification

Barang BR00001

Tanggal DATE - Tanggal 04/04/2012

No_Bill_of_Lading NUMBER 15

Nomor Bill of

Lading 0712345678

Tabel Surat Permintaan Pengeluaran Barang

194

Id_ SPBB TEXT 7 PK

Identification

Surat Permintaan

Pengeluaran

Barang SP00001

Id_Nota_Pemesanan TEXT 7 FK Identification


Tanggal DATE - Tanggal SPBB 25/05/2012



Nama_Pelanggan TEXT 25 Nama Pelanggan Pertamina

Alamat_Pelanggan TEXT 120 Alamat Pelanggan Jl. Xxxx

No. xx

No_Telepon_Pelangg

an NUMBER 15

Nomor Telepon

Pelanggan

0219234567

8

Tabel Surat Pengeluaran Barang

Id_Surat_Pengeluaran

Barang TEXT 7 PK

Identification

Surat Pengeluaran

Barang SB00001

Id_SPBB TEXT 7 FK

Identification

Surat Permintaan

Pengeluaran

Barang SP00001



Nama_Pelanggan TEXT 25 Nama Pelanggan Pertamina

195

Alamat_Pelanggan TEXT 120 Alamat Pelanggan Jl. Xxxx

No. xx

No_Telepon_Pelangg

an NUMBER 15

Nomor Telepon

Pelanggan

0219234567

8

Email TEXT 25 Email xxxxx@xxx

x

Tabel Surat Jalan

Id_Surat_Jalan TEXT 7 PK

Identification

Surat Jalan SJ00001

Id_SPB TEXT

7 FK

Identification

Surat Pengeluaran

Barang SB00001

Tanggal DATE -

Tanggal Surat

Jalan 30/05/2012

Nama_Pengirim TEXT 25 Nama Pengirim

Abdul

Ibrahim

Dikirim_Dengan TEXT 15 Dikirim Dengan Mobil

Nama_Sopir TEXT 25 Nama Sopir Joko

No_Plat_Kendaraan NUMBER 15

Nomor Plat

Kendaraan B 5000 XX

Nama_Penerima TEXT 25 Nama Penerima Andry


Satuan TEXT 25 Satuan Barang 10

Tabel Surat Penarikan Barang

196

Id_Surat_Penarikan_

Barang TEXT

7 PK

Identification

Surat Penarikan

Barang ST00001

Id_Surat_Jalan TEXT 7 FK

Identification

Surat Jalan SJ00001

Id_Barang TEXT 7 FK

Identification

Barang BR00001

Tanggal DATE -

Tanggal Surat

Penarikan Barang 01/06/2012


Kuantitas NUMBER 15 Kuantitas Barang 100

Nama_Pelanggan TEXT 25 Nama Penerima Pertamina

Alamat_Pelanggan TEXT 120

Alamat Pelanggan Jl. Xxxx

No. xx

No_Telepon_Pelangg

an NUMBER

15

Nomor Telepon

Pelanggan

0219234567

8

Tabel BTT Retur

Id_ BTT_Retur TEXT

7 PK

Identification

Bukti Tanda

Terima Retur RB00001

Id_Surat_Penarikan_

Barang TEXT

7 FK

Identification

Surat Penarikan

Barang ST00001

Id_Barang TEXT 7 FK

Identification

Barang BR00001

197

Tanggal DATE

-

Tanggal Bukti

Tanda Terima

Retur 01/06/2012



Tabel Surat Retur Penjualan

Id_

Srt_Retur_Penjualan TEXT

7 PK

Identification

Surat Retur

Penjualan SR00001

Id_ BTT_Retur TEXT

7 FK

Identification

Bukti Tanda

Terima Retur RB00001

Id_Barang TEXT 7 FK

Identification

Barang BR00001

Tanggal DATE -

Tanggal Surat

Retur Penjualan 01/06/2012



198

3.4 System & Applications

3.4.1 System Data Flow Diagram

Gambar 3.35 Diagram Konteks

199

Gambar 3.36 Diagram Nol

200

Gambar 3.37 Diagram Rinci 1.0

201



202

Membuat Tagihan

Pelunasan

Bukti_Pemba

yaran_Lunas

Tagihan

Bukti_Pembayar

an_uang_muka

Karyawan

Pelanggan

Tagihan

Melayani Pembayaran

Uang Muka

Bukti Pembayaran Lunas

4.1

Membuat

Surat

Penarikan

Barang

4.2

Membuat

Bukti Tanda

Terima Retur

4.3

Membuat Surat

Retur

Penjualan

Surat_Retur_

Penjualan

BTT_Retur

Surat_penarik

an_Brg

Surat_Jalan

PelangganSurat Penarikan Barang

Srt Penarikan Brg (Sign) + Barang

Srt Retur Penjualan + Barang Baru


203

3.5 Networks & Infrastructure

3.5.1 Network Connectivity Diagram

Gambar 3.41 Network Connectivity Diagram PT. Mayanti Heksa Prima

Pada PT.Mayanti Heksa Prima, kantor dan gudang terletak di daerah yang

terpisah. Jaringan perangkat keras (PC dan telepon) pada kantor perusahaan

terhubung dengan modem internet dengan router sebagai perantaranya.

Perusahaan juga memiliki satu printer yang terhubung ke satu PC.

204

Selanjutnya untuk menghubungi bagian gudang untuk keperluan operasi

bisnis, biasanya pihak kantor menghubungi bagian gudang melalui perangkat

telepon. Saat ini perusahaan tidak mengalami kesulitan yang berarti untuk

pengoperasian proses bisnisnya melalui jaringan ini, namun belum adanya

perangkat sekuritas belum menjamin perusahaan dari segi keamanan

jaringannya.

3.6 Security

3.6.1 Security and Privacy Plan

Perencanaan sistem keamanan pada PT. Mayanti Heksa Prima menjelaskan

bagaimana program keamanan yang berlaku dihasilkan di seluruh perusahaan.

Berikut Security and Privacy Descriptions pada PT. Mayanti Heksa Prima

yang mencakup empat dimensi keamanan: keamanan Fisik, Data, Personil dan

Operasional.

1. Operational Security

Guna menghindari resiko kerugian dalam kegiatan operasional perusahaan,

PT. Mayanti Heksa Prima menggunakan asuransi dalam menjaga

keamanan operasionalnya. Perusahaan menggunakan asuransi untuk

menjamin keamanan barang dari kejadian yang tak terduga dalam kegiatan

pengiriman barang dari pemasok.

205

2. Personnel Security

PT. Mayanti Heksa Prima tidak memiliki akses privasi khusus bagi setiap

kegiatan pekerjaannya, jadi setiap karyawan perusahaan kurang

mendapatkan privasi.

3. Data Security

Data merupakan elemen terpenting dalam proses bisnis perusahaan. Untuk

menjaga keamanan data penting seperti data pelanggan, data pemasok, data

stok barang, dan data keuangan, PT. Mayanti Heksa Prima menggunakan

antivirus yang dapat melindungi data dari kehilangan data. Data dalam

bentuk kertas akan disimpan tersusun rapih dalam lemari kabinet dan akan

diperlukan sesuai keperluan dan oleh orang yang berkepentingan saja.

4. Physical Security

PT. Mayanti Heksa Prima mempekerjakan beberapa satpam dalam menjaga

inventory barang dan juga untuk menjaga keamanan fasilitas fisik lainnya

termasuk pengamanan pintu masuk gudang dengan menggunakan kunci

pengaman (pintu baja, gembok).

206

3.7 Standards

3.7.1 Technology Forecast

Tabel 3.8 Technology Forecast

Technology Forecast

Forecast area Short Term

(12 Months)

Mid Term

(12-24 Months)

Long Term

(2-3 Years Away)

Operating Systems

Microsoft XP Service Pack 3

Mulai mengikuti perkembangan OS Microsoft Windows 7 Professional

Mengikuti perkembangan OS Microsoft Windows 7 Professional

Office Automaticion Suite

Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2007

Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2007

Menggunakan software Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2010

Desktop PCs

Processor Pentium Dual Core 1,96GHZ, Ram 2014 Mb, Vga Internal 256Mb, Dvd-Rw Samsung, Hardisk Seagate 380 Gb

Mengganti bagian yang rusak dan melakukan Update Driver Hardware

Mengganti bagian yang rusak dan melakukan Update Driver Hardware

Desktop Monitor

LCD monitor HP 18” inch



Antivirus Karspersky Internet Security

Upgrade Versi terbaru Upgrade Versi terbaru

207

Connection Menggunakan koneksi LAN di dalam perusahaan

Menggunakan koneksi WAN untuk menghubungan area yang lebih luas

Masih menggunakan koneksi WAN dan mulai menggunakan ERP

3.8 Workforce

3.8.1 Workforce Plan

Workforce plan (perencanaan tenaga kerja) menyediakan gambaran

bagaimana perusahaan mengelola sumber daya manusia atau tenaga kerja

yang ada didalam perusahaan. Didalam workforce plan terdiri dari strategi

untuk memperkerjakan, dan pengembangan untuk tenaga professional untuk

eksekutif, manajemen, dan tingkat karyawan dalam perusahaan.

Beberapa strategi yang direncanakan pada tingkat manajemen yaitu :

1. Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.

2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan.

3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan

operasional perusahaan.

Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan yaitu sebagai

berikut:

1. Meningkatkan kedisiplinan karyawan didalam perusahaan.

208

2. Meningkatkan kemampuan komunikasi karyawan dalam memasarkan

produk-produk perusahaan.

3. Memberikan penghargaan kepada karyawan yang sudah lama berkerja

kepada perusahaan (5 tahun mendapatkan bantuan kredit kendaraan, 10

tahun mendapatkan asuransi atau modal usaha, 15 tahun mendapatkan

bantuan kredit kepemilikan rumah).

4. Memberikan training export – import

5. Memberikan pelatihan bahasa asing untuk para karyawan

3.8.2 Organization Chart

Struktur Organisasi Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.42 Struktur Organisasi Yang Sedang Berjalan

Sumber : PT. Mayanti Heksa Prima (tahun 2012)

Dewan Komisaris

Dierktur

Bagian

Pemasaran

Bagian

SDM

Bagian

Keuangan

Bagian

Pembelian

Bagian

Penjualan

Bagian

Pengiriman

Bagian

Gudang

209

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

� Dewan Komisaris

Susunan dewan komisaris, yaitu orang-orang yang secara tidak langsung

terjun dalam kegiatan operational di perusahaan. Pemegang saham terbesar

dijadikan presiden komisaris.

Dalam kegiatan perusahaan, keberadaan para pemegang saham untuk

mengawasi dan mengendalikan arah perusahaan yang diwakili oleh dewan

komisaris, yaitu terdiri dari beberapa komisaris yang dipimpin oleh seorang

presiden komisaris.

- Memimpin perusahaan dan menentukan visi dan misi perusahaan agar

dapat bersaing dan berkembang pesat

- Menentukan kebijakan-kebijakan serta strategi yang akan dipakai

perusahaan

- Menentukan sasaran dan tujuan umum dari perusahaan baik untuk

jangka panjang maupun jangka pendek.

- Mengevaluasi kembali hasil yang telah dicapai oleh perusahaan

sebelumnya. Bertanggung jawab atas nama perusahaan kepada pihak

luar.

- Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan.

� Direktur

- Mengontrol dan memastikan semua kegiatan perusahaan berjalan sesuai

dengan standar yang ditetapkan perusahaan.

210

- Membuat strategi perusahaan jangka pendek dan jangka panjang untuk

diusulkan ke dewan komisaris.

- Menentukan dan memutuskan produk apa yang akan dijual beserta

harganya.

- Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang diambil agar dapat

selaras dengan visi dan misi perusahaan.

� Bagian Pembelian

- Memilih dan mendaftar pemasok

- Membuat perencanaan pembelian ke pemasok

- Melakukan survei harga barang di pangsa pasar

- Melakukan penawaran harga barang ke pemasok

- Membuat Purchase Order

- Mengurus administrasi impor barang

- Membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPBB)

- Membuat Surat Retur Pembelian

- Membuat Laporan Pembelian Barang

� Bagian Penjualan

- Membuat Nota Pemesanan

- Mencatat Status Nota Pemesanan

211

- Membuat Surat Penarikan Barang

- Membuat Surat Retur Penjualan

- Membuat Laporan Penjualan

� Bagian Keuangan

- Mengatur manajemen keuangan perusahaan

- Membuat Tagihan Uang Muka

- Membuat Tagihan Pelunasan

- Membuat Bukti Pembayaran Uang Muka

- Membuat Bukti Pembayaran Pelunasan

- Membuat Laporan Keuangan

� Bagian Pemasaran

- Menawarkan Barang ke Pelanggan

- Membuat List Pemesanan Barang

- Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat melalui produk yang

dijual oleh perusahaan

- Menjalin hubungan baik pelanggan dan masyarakat serta menjadi

jembatan antara perusahaan dan lingkungan eksternal

212

� Bagian SDM

- Menyeleksi dan merekrut karyawan baru

- Menentukan posisi dan gaji karyawan

- Mengolah dan mengembangkan sumber daya perusahaan

� Bagian Gudang

- Membuat Tanda Terima.

- Membuat Surat Pengeluaran Barang.

- Membuat Bukti Tanda Terima Retur.

- Bertugas dan bertanggung jawab dalam perhitungan stok yang ada di

dalam gudang.

- Mengatur persediaan barang di gudang dan pengeluaran barang dari

gudang untuk dikirim ke pelanggan.

- Membuat Laporan Persediaan Barang di gudang.

� Bagian Pengiriman

- Membuat Surat Jalan.

- Mengirimkan Barang ke Pelanggan.

- Bertanggung jawab atas pengiriman barang-barang ke pelanggan.

bab 3 analisis architecture yang sedang berjalanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00468-si...

Documents