bab 3 analisis sistem yang berjalanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00838-ka bab 3.pdf•...
TRANSCRIPT
46
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini akan membahas mengenai berbagai hal mengenai profil perusahaan
sebagai objek penelitian dan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan terkait
dengan sistem SAP R/3 4.7 yang diterapkan dalam INTRACO PENTA, Tbk. Selain itu
bab ini juga akan memaparkan hasil pengukuran yang telah kami lakukan terhadap
kinerja SAP R/3 4.7 terhadap kegiatan operasional perusahaan.
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Gambar 3.1 Logo Perusahaan
INTRACO PENTA, Tbk. (INTA) adalah salah satu perusahaan
distributor alat-alat berat terkemuka di Indonesia. Untuk menjadi partner
yang memenuhi seluruh kebutuhan pelanggan, INTA juga menawarkan
layanan pendukung lainnya, yang mencakup persediaan suku cadang,
perawatan, dan perbaikan.
Setelah berada di bisnis ini selama tiga puluh delapan tahun, INTA
telah mendapat kepercayaan dari para pelaku, termasuk yang terkenal
produsen alat-alat berat VOLVO, Ingersoll-Rand, dan Bobcat dan
47
pelanggannya, yang terdiri dari perusahaan-perusahaan di bidang
pertambangan, konstruksi / infrastruktur, kehutanan, agro-bisnis, minyak dan
gas, dan industri umum. INTA telah memanfaatkan kepercayaan yang telah
dibangun dengan para pelaku dan pelanggan dengan memposisikan diri
sebagai sebuah perusahaan yang menawarkan produk dengan kualitas terbaik
dan layanan yang dapat diandalkan. Sejumlah besar lini produk yang
didistribusikan oleh INTA menjadi pemimpin dalam penetrasi pasar.
Pada tahun 1993, INTA mencatatkan sahamnya di Bursa Efek
Indonesia (sebelumnya Bursa Efek Jakarta). Memulai sebagai perusahaan
dagang di Jakarta, INTA telah terus memperluas jaringannya di seluruh
Indonesia. Sekarang ini memiliki lebih dari 30 cabang dari Sumatera ke
Papua. Perluasan ini telah didukung oleh tenaga kerja yang berkualifikasi
lebih dari 800 karyawan pada akhir 2008.
Sebagai perusahaan yang berfokus pada pelanggan, INTA menuju
kepada penyedia layanan total (total solution provider) melalui ‘channel of
solution’ yang dimilikinya. Solusi total ini akan sepenuhnya terwujud melalui
anak perusahaan INTA Intan Baruprana Finance (IBF) dan afiliasinya:
Kasuari, Terrafactor Indonesia, dan Columbia Chrome Indonesia. IBF
sendiri, dengan spesialisasinya di bidangn pembiayaan alat berat, telah dipilih
sebagai salah satu perusahaan multifinance terbaik untuk beberapa tahun
berturut-turut oleh media bisnis terkemuka di Indonesia.
48
Sejarah singkat INTA:
1970
UD Intraco, sebuah usaha dagang di bidang suku cadang didirikan di Jakarta.
1975
Menjadi Perusahaan Terbatas (PT) dan mengubah anam menjadi PT Intraco
Penta.
1982
Ditunjuk menjadi dealer dari NV.PD Pamitran, distributor alat berat Clark
dan Crane P&H.
1984
Dipercaya untuk menjual produk alat-alat berat Renault, Farm Factor
Lambirghini (1991) dan Bell.
1992
Mengakuisisi NV. PD Pamitran sekaligus menjadi pemegang merk VME,
P&H/PPM, dan Bobcat.
1993
Tercatat di Bursa Efek Indonesia (dahulu Jakarta Stock Exchange).
49
2000
Dipercaya untuk menjadi agen produk Ingersoll-Rand.
2001
Memulai implementasi SAP untuk Teknologi Informasi Perusahaan – Sistem
ERP yang terintegrasi.
2003
Mengakuisisi Intan Baruprana Finance (IBF). Setelah akuisisi, bidang bisnis
IBF menjadi perusahaan pembiayaan alat-alat berat.
2004
Mencatat peningkatan penjualan sebesar 50% dan pertumbuhan pendapatan
sebesar 240%.
2005
Modal INTA naik sebesar 133%.
2006
Total asset IBF meningkat 5 kali lipat, di mana IBF juga dinilai sebagai salah
satu perusahaan leasing terbaik di Indonesia.
50
2007
Mencanangkan Decade of Innovation sebagai tema strategis perusahaan.
2008
INTA mencatat rekor total pendapatan dengan meraih lebih dari 1 trilyun.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
VISI
Menjadi Penyedia Layanan terbaik dalam pasar alat berat, melampaui standar
performa yang telah ada.
MISI
Kami adalah, dan akan selalu menjadi perusahaan yang berorientasi kepada
kualitas dan memusatkan diri kepada pelanggan, bekerja untuk menjadi yang
terbaik dalam seni dan ilmu memuaskan pelanggan kami.
Kami sekarang, dan akan selalu, bekerja keras untuk mencapai efisiensi
tertinggi dalam penggunaan sumber daya manusia, alam, keuangan, waktu,
dan sumber-sumber lainnya.
Kami sekarang, dan akan selalu, melakukan usaha kami dengan tulus sebagai
warga usaha yang bertanggung jawab.
51
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
52
3.1.3 Pembagian Tugas dan Wewenang
Marketing Division
• Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan perencanaan pemasaran produk.
• Bertanggung jawab memperkenalkan produk-produk perusahaan kepada
calon pelanggan, membangun citra perusahaan serta menjalin dan
menjaga hubungan dengan pelanggan.
• Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen penting sehubungan dengan
pemasaran dan administrasi.
National Sales Director
• Bertanggung jawab melakukan penjualan produk-produk perusahaan
berdasarkan wilayah pemasaran, meliputi Jawa, Kalimantan, dan
Sumatera.
• Bertanggung jawab menerima pesanan dari pelanggan, menyimpan
transaksi ke dalam sistem SAP, membuat dokumen-dokumen sehubungan
dengan bagian sales, serta melakukan pengiriman produk atau peralatan
lainnya sampai ke tangan pelanggan.
National Park Division
• Bertanggung jawab melakukan pembelian barang baik produk, part,
inventaris kantor, serta barang-barang lainnya.
• Bertanggung jawab mengatur dan mengelola tempat penyimpanan
barang-barang yang dibeli maupun yang akan dijual.
53
• Bertanggung jawab menjalin hubungan dengan vendor.
• Bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian, mengirimkan pesanan
kepada vendor, membuat dokumen-dokumen sehubungan dengan
pembelian, menerima dan mencatat pesanan yang masuk, serta
melakukan pencatatan transaksi ke dalam sistem SAP.
National Service Division
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan service dan maintenance atas
produk yang telah dibeli oleh customer.
• Bertanggung jawab dalam mengatur perakitan produk-produk
perusahaan.
• Bertanggung jawab menerima permintaan dari pelanggan yang
membutuhkan bantuan untuk urusan teknis.
HR GA Division
• Bertanggung jawab mengelola sumber daya manusia di perusahaan dan
hala-hal yang terkait di dalamnya termasuk payroll.
• Bertanggung jawab melakukan perencanaan dan perekrutan karyawan
baru, mengatur pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki, serta
merencanakan pengembangan karir untuk setiap personel di perusahaan
dalam jenjang karir yang telah dibentuk.
• Bertanggung jawab melakukan pelatihan dan merencanakan kegiatan
lainnya untuk pengembangan karyawan.
54
Finance Director
• Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi setiap pengeluaran yang
terjadi di perusahaan, serta mengatur budget yang harus disiapkan oleh
perusahaan.
• Bertanggung jawab melakukan pencatatan transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas yang terjadi, serta transaksi-transaksi akuntansi lainnya.
• Bertanggung jawab memberikan laporan-laporan sehubungan dengan
keuangan perusahaan.
• Bertanggung jawab melakukan audit dan pengecekkan dalam kegiatan
operasional perusahaan, memberikan rekomendasi, serta mencegah risiko
yang dapat muncul di masa mendatang.
• Bertanggung jawab terhadap penggunaan sistem, khususnya SAP dan
infrastruktur sistem dalam perusahaan, membawahi TI Departemen.
3.1.4 Produk-Produk Perusahaan
Volvo
Divisi Volvo Construction Equipment menangani produk Volvo yang
meliputi Excavator, Articulated Haulers, Wheel Loader, Compactor, Paver,
dan Motor Graders. Volvo merupakan mesin konstruksi. Volvo merupakan
salah satu yang tertua di dunia yang memproduksi mesin-mesin
konstruksi. Untuk mengurangi biaya pemeliharaan dan suku cadang,
INTRACO PENTA, Tbk. juga menyediakan komponen yang dapat dibangun
55
kembali dengan jaminan operasi 2,000 jam / periode enam bulan. Komponen
dapat dimodifikasi untuk versi terbaru dengan perbaikan teknis terbaru.
Ingersoll Rand
Ingersoll Rand telah lama berkomitmen untuk melayani kebutuhan industri
konstruksi. Perusahaan pada tahun 1902 memperkenalkan kompresor udara
portabel pertama di dunia.
Bobcat
Bobcat telah menjadi pemain kunci dalam dunia peralatan compact, terdiri
dari loader compact, excavator dan juga telescopic handler. Dengan mesin
compact, Bobcat 341 memberikan hasil penggalian minimum dapat mencapai
6.155 mm dan tinggi 4.045 mm dump.
Mahindra
Mahindra Tractors adalah salah satu dari tiga perusahaan traktor internasional
di dunia. Selama lebih dari dua dekade, perusahaan sudah tak diragukan ini
memimpin di pasar traktor India, yang juga merupakan pasar traktor terbesar
di dunia. Selama bertahun-tahun, Mahindra Tractors tumbuh pesat menjadi
sebuah nama terpercaya di enam benua di seluruh dunia. Dan hari ini
perusahaan lebih siap dari sebelumnya untuk menanam lebih banyak lagi
mimpi di seluruh dunia.
56
SDLG
Mengadopsi mesin yang memiliki kontrol pergeseran transmisi semi-
otomatis, serta berpilot ganda dalam menangani operasi. Pengaturan
pergeseran wajar 4 depan dan 3 gigi persneling mundur, tombol KD -
perpindahan gigi pertama dan kedua berubah secara otomatis, yang membuat
operasi fleksibel dan nyaman, mengurangi intensitas kerja, dan membuat
efisiensi kerja yang tinggi.
Aftermarket
Berkomitmen untuk menjadi penyedia layanan terbaik di pasar alat-alat berat,
beberapa produk yang dimilikinya di seluruh dunia mendapat pengakuan
juga. Mewakili perusahaan Goodyear Inc, Amerika Serikat dan pasar lainnya
untuk mesin beroda off-road seperti roda loader, pengikis, motor grader,
Hauler, dan lain-lain.
Perusahaan juga menawarkan Aeroquip yang dapat dikontrol secara
elektronik, mesin yang memberikan ProCrimp cepat dan akurat setiap kali
digunakan.
57
3.2 Proses Bisnis Bagian Material Management INTRACO PENTA, Tbk.
3.2.1 Proses Bisnis Pembelian INTRACO PENTA, Tbk.
a. Membuat PR (Purchase Requisition)
Proses procurement dimulai dari pembuatan PR (Purchase
Requistion). Ketika adanya permintaan dari pelanggan maupun bagian
internal perusahaan, kemudian akan ditentukan jenis barang yang
diminta. Jika harga barang di bawah Rp. 500.000 maka akan dilakukan
pembelian langsung menggunakan petty cash. Jika harga barang lebih
dari Rp. 500.000, maka bagian administrasi akan membuat PR. Di
samping itu, bagian administrasi juga dapat membuat PR ketika proses
otomatis memerlukan adanya pembelian. Kemudian bagian
administrasi akan menyerahkan PR yang telah dibuat kepada manajer
atau supervisor. Setelah itu supervisor akan mengecek PR yang dibuat
dan menyetujuinya atau tidak. Jika tidak setuju, Manajer/Supervisor
dapat meminta PR diubah. Lalu jika PR yang telah diubah masih tetap
tidak disetujui, maka PR akan dibatalkan. Sementara jika PR disetujui,
maka bagian administrasi akan mencetak PO, yang kemudian akan
diputuskan apakah membuat PO (lokal) ataukah membuat STO (Stock
Transfer Order). PO (lokal) dibuat jika dirasakan perlu melakukan
pembelian kepada vendor, sementara STO dibuat jika perlu dilakukan
perpindahan barang antar plant.
58
BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN
BAGIAN ADMINISTRASI
(Unit, Part, Service, GA)MGR/ASS.MGR/SPV
MEMBUAT PR
MENGELUAR-KAN PR?
MEMBUATPO
PO
PR PUSAT
No
Yes
YThird Party SO
MRP(Reorder Point
Planning)
Individual Customer SO
Service Order
SD
MM
SM
Purchase Requisition
PROSES OTOMATIS
MANUAL PROCESS
UBAH PR
BATALKAN PR
N
IDENTIFIKASI JENIS BARANG :
PART, CONSUMABLES, O/S, UN/SAFE, UNIT, ASSET
PERMINTAAN DIVISI
INTERNAL
PERMINTAAN PELANGGAN
Y
N
1
1
3
4
5
6
7
STO
DI BAWAH 500.000 IDR?
n
PO MANUAL(PETTY CASH)
y
2
Gambar 3.3 Flowchart dari Proses Purchase Requisition
59
b. Membuat PO (Purchase Order)
Ketika PR telah disetujui dan bagian administrasi membuat PO,
bagian administrasi akan mengirimkan PO kepada Manajer/Supervisor
untuk meminta persetujuan. Jika ditolak maka bagian administrasi
dapat melakukan perubahan. Jika tidak melakukan perubahan maka PO
akan dibatalkan. Sementara jika PO disetujui, maka PO akan
diserahkan ke bagian Finance/Accounting untuk melakukan
persetujuan. Jika ditolak maka bagian administrasi dapat melakukan
perubahan. Jika tidak melakukan perubahan maka PO akan dibatalkan.
Sementara jika disetujui maka bagian administrasi akan melakukan
generate PO dalam bentuk Print (hardcopy) dan file (softcopy).
Kemudian PO harus ditandatangani dan diserahkan kepada Vendor.
Vendor akan menyiapkan barang dan mengirimkan kepada perusahaan.
Lalu GR (Goods Receipt) akan diterima oleh bagian administrasi.
Sementara itu, Vendor akan menyerahkan invoice kepada bagian
Finance/Accounting. Lalu bagian Finance/Accounting akan
mencocokkan invoice dengan GR (invoice verification).
60
Gambar 3.4 Flowchart dari Proses Purchase Order
61
c. Membuat STO (Stock Transfer Order)
Pembuatan STO dilakukan untuk memindahkan barang antar
Plant. Proses dimulai ketika adanya kebutuhkan akan barang, pertama
akan dicari pada stok yang dimiliki, jika tidak ada maka akan dicari di
cabang terdekat, jika tidak ada akan dicari di cabang lainnya, jika tidak
ada akan dicari di HO (Head Office). Jika masih tidak ada maka dapat
dilakukan proses Branch Requisition, PR, atau PO. Sementara jika
tersedia maka dibuat PR. Jika PR tidak disetujui maka dapat dilakukan
perubahan PR. Jika tidak maka PR akan dibatalkan. Sementara itu jika
PR disetujui maka akan dibuat STO dan dikirimkan ke cabang
pengirim. Cabang pengirim akan mengirimkan barang kepada cabang
penerima, kemudian cabang penerima akan mencocokan barang dengan
kebutuhan. Jika sudah sesuai maka akan dilakukan update stok.
62
Plant Pengirim
STOK TERSEDIA DI
GUDANG SENDIRI
Modul SD
LAKUKAN UPDATE
STOK
Stock Transport Order(Antar Plant)
CEK STOCK
Goods Receipt berdasarkan DO
- Inquiry- Quotation
Kebutuhan Internal
Tersedia di Pusat?
Kebutuhan
Penerimaan = Permintaan?
NO
Penerimaan > Permintaan
YES
Penerimaan > Permintaan(FORM A)
YES
Penerimaan < Permintaan(FORM B)
NO
1
23
18
4
7
8
9
10
11
Cabang Pengirim Kantor PusatPlant Peminta
Yes
Tersedia di cabang
terdekat?
No
Tersedia di cabang lainnya?
No
No
Yes
No
Yes
YesTersedia di Gudang ?
Mengirim SAP Mail ke SD
Tax Invoice
DO:- Pengepakan
- Posting Goods Issue
PR
Membuat PR
Membuat Stock Transport Order
No
Lihat Proses- Branch Requisition
- PR (Purchase Requisition)
- PO (Purchase Order)
5
6
12
1314
15
16
19
17
Ubah PR ?
PR Disetujui ?
Batalkan PR
No
Yes
7a
7b
7c
Yes
Gambar 3.5 Flowchart dari Proses Stock Transport Order
63
d. Membuat BR (Branches Requisition)
Proses BR dilakukan ketika Cabang membutuhkan suatu barang
dan ingin melakukan pembelian langsung kepada Vendor. Dalam
proses bisnis INTRACO PENTA, Tbk. cabang tidak dapat melakukan
pembelian langsung kepada Vendor, karena itu pembelian harus
melalui HO (Head Office). Proses dimulai ketika cabang tertentu
membutuhkan suatu barang yang tidak tersedia pada cabang lainnya
maupun pada HO, sehingga perlu melakukan pembelian langsung
kepada Vendor. Cabang akan membuat PR dan mengirimkannya
kepada HO. Kemudian HO akan membuat PO dan memerlukan
persetujuan dari Manajer/Supervisor dan Finance/Accounting. Setelah
mendapatkan persetujuan, perusahaan akan mencetak PO document dan
mengirimkannya kepada Vendor. Kemudian Vendor akan mengirimkan
barang kepada perusahaan dan menyerahkan invoice kepada bagian
Finance/Accounting. Bagian Finance/Accounting akan mencocokkan
antara GR dengan invoice. Jika sudah sesuai, HO akan membuat STO
(Stock Transfer Order) dan mengirimkan barang kepada Cabang yang
meminta. Lalu cabang yang meminta akan melakukan update stock.
64
Gambar 3.6 Flowchart dari Proses Branch Requisition
65
e. Retur Pembelian
Jika setelah dilakukan pencocokkan barang oleh Warehouse/Part
Administration terjadi ketidakcocokkan maka akan diputuskan apakah
menerima material atau tidak. Jika material tidak diterima maka
perusahaan akan menghubungi Vendor. Jika Vendor tidak menerima,
maka perusahaan akan meminta tim audit untuk melakukan stock
adjustment. Sementara jika Vendor menerimanya, maka perusahaan
akan mengirimkan kembali barang di mana biaya dikenakan kepada
Vendor. Di lain pihak, jika perusahaan menerima material tersebut
maka perusahaan akan mengubah PO untuk menambah jumlah
kuantitas barang. Setelah itu dilakukan pencetakan PO yang baru dan
dibuat GR yang baru sesuai dengan PO yang baru.
66
Gambar 3.7 Flowchart dari Proses Retur Pembelian
67
f. Kehilangan Dalam Perjalanan
Jika terjadi kehilangan pada saat pengiriman barang dari Vendor
atau jumlah kuantitas pada PO lebih besar daripada jumlah barang yang
diterima, maka akan dilakukan Lost In Transit Process. Jika barang
yang dikirim merupaka barang GR terakhir dari Vendor tersebut, maka
perusahaan akan melakukan pengecekan packing. Jika kerusakan terjadi
karena packing, maka perusahaan akan membuat claim note dan
melakukan claim terhadap pihak pengirim dan pengirim akan
mengurangi biaya pengiriman. Sementara jika kerusakan bukan karena
packing maka perusahaan akan langsung membuat claim note dan
melakukan claim terhadap Vendor. Begitu juga jika pengiriman bukan
merupakan GR terakhir, perusahaan akan langsung membuat claim note
dan melakukan claim terhadap Vendor. Vendor akan mengirimkan
credit note kepada perusahaan dan bagian Finance/Accounting akan
melakukan Credit Note Verification. Kemudian perusahaan akan
menunggu hingga pengiriman berikutnya.
68
KEHILANGAN DALAM PERJALANAN
BAGIAN ADMINISTRASI DI PUSAT (+ WAREHOUSE)
PENGIRIMAN TERAKHIR?
CEK PENGEPA
KAN
PENGEPAKA RUSAK?
MELAKUKANCLAIM KE PENGIRIM
MELAKUKAN CLAIM KE VENDOR
MEMBUAT CLAIM NOTE
DAN MEMBERITAHU KE PENGIRIM
MEMBUAT CLAIM NOTE
DAN MEMBERITAHU
KE VENDOR
CONFIRM TO VENDORNo
Yes
Yes
No
KEHILANGAN DALAM PERJALANAN
VENDOR
PO > GR
TUNGGU PENGIRIMAN BERIKUTNYA
12
3
4
5
6 7
PENGIRIM MENGURANGI
BIAYA PENGIRIMAN
-VENDOR MENGIRIMKAN CREDIT NOTE
-BAGIAN ACCOUNTING MELAKUKAN VERIFIKASI
CREDIT NOTE BERDASARKAN PO
Gambar 3.8 Flowchart dari Proses Kehilangan dalam Perjalanan
69
3.2.2 Bagian / Divisi Internal Yang Telibat Dalam Proses Material
Management
a. Bagian Administrasi
Bagian Administrasi bertugas melakukan transaksi, membuat dokumen,
melakukan pencocokan dokumen, serta melakukan input transaksi ke
dalam sistem SAP. Bagian Administrasi merupakan bagian yang sangat
penting dalam proses pembelian di INTRACO PENTA, Tbk karena
hampir seluruh transaksi melibatkan bagian Administrasi. Selain itu
bagian Administrasi juga melakukan input transaksi ke dalam SAP.
b. Bagian Financial/Accounting
Bagian Financial/Accounting bertugas memberikan persetujuan terhadap
transaksi pembelian yang akan dilakukan. Selain itu juga bagian
Financial/Accounting bertugas melakukan Invoice Verification dan
melakukan pencatatan transaksi pengeluaran uang atau transaksi piutang
ke dalam sistem SAP.
c. Supervisor dan Manager
Supervisor dan Manager bertugas memberikan persetujuan atas
transaksi yang akan dilakukan, baik antara perusahaan dengan vendor
maupun dalam internal perusahaan (antar cabang maupun antara pusat
dengan cabang).
d. Divisi Penjualan
Divisi penjualan bertugas melakukan pengiriman barang dan pencatatan
transaksi jika terjadi STO (Stock Transfer Order) atau pengiriman
70
barang secara internal. Divisi Penjualan pada Plant yang mengirimkan
barang melakukan pengiriman barang dan pencatatan transaksi ke dalam
sistem SAP.
e. Divisi Warehouse
Divisi warehouse bertugas melakukan pengecekan pada saat penerimaan
barang apakah barang yang diterima sudah sesuai. Selain itu divisi
warehouse juga bertugas melakukan pengecekan fisik jika diperlukan.
Divisi warehouse juga dapat meminta pembelian barang jika stok sudah
mencapai ROP (Reorder Point).
f. Internal Audit
Internal Audit bertugas melakukan penyesuaian persediaan ketika terjadi
selisih antara stok yang secara fisik dengan stok yang tercatat dalam
sistem, juga ketika terjadi selisih antara yang GR dengan PO di mana
jumlah barang di GR lebih besar daripada di PO dan ternyata jumlah
persediaan secara fisik tidak sesuai.
71
3.3 Proses Bisnis SAP Material Management Module INTRACO PENTA, Tbk.
3.3.1 Organizational Level Inventory Management
Gambar 3.9 Organizational Level Inventory Management
Keterangan:
Client
900 = Group Perusahaan
72
Company Code
INTA = Intraco Penta, Tbk
Plant
1101 = Head Office Cakung
1201 = Balikpapan
Storage Location
10V0 = Gudang Parts untuk Volvo
2000 = Gudang Parts untuk SBU 2 (Renault, Mahindra,
Mack, Hiab, Bosh, dan lain-lain)
3000 = Gudang Parts untuk SBU 3 (untuk barang-barang
rental)
4000 = Gudang Parts untuk SBU 4 (Ingers Rolland,
Bobcat)
5000 = Gudang Parts untuk SBU 5 (Aeroquip, Berco,
KMF dan After Market)
6000 = Gudang Parts yang rusak
70V0 = Gudang untuk Unit (Volvo) & 7000 untuk Unit
(selain Volvo)
8000 = Gudang untuk Unit Entreport (All Product)
C001 = Gudang untuk Consumable,
S001 = Gudang untuk Office Supply,
73
P001 = Gudang untuk Promotion,
U001 = Gudang untuk Uniform/Safety
3.3.2 Purchasing Organization/Group INTA
Gambar 3.10 Purchasing Organization/Group INTA
Keterangan:
INTI = Import
INTL = Pembelian Lokal
74
Purchasing Group pada INTRACO PENTA, Tbk. terbagi menjadi 6
jenis, yaitu:
INTI
111 = Parts SO
112 = Parts EO
121 = Unit
INTL
A11 = Parts Lokal
L11 = Aset Perusahaan
C01 = Barang Konsumsi
3.3.3 Proses Material Management SAP INTRACO PENTA, Tbk.
3.3.3.1 Proses Pembelian Standar
Gambar 3.11 Proses Pembelian Standar
75
Untuk sebuah pembelian standart, INTRACO PENTA, Tbk
menggunakan 4 jenis dokumen, yaitu PR, PO, GR, dan IV.
PR yang telah disetujui dari proses pembelian akan diinput ke dalam
sistem SAP. PR tersebut masih harus mandapat persetujuan untuk dapat
diubah menjadi PO.Setelah PR disetujui, barulah PO dapat dibuat dalam
sistem SAP dengan berdasarkan pada PR yang telah disetujui tersebut.
Kemudian PO akan dicetak dan dikirimkan ke vendor secara manual.
Setelah menerima Good Receipt (GR) dari vendor, maka akan dilakukan
pengecekan antara GR dengan barang yang diterima. Jika sudah sesuai
maka GR akan diinput ke dalam sistem SAP. Kemudian invoice yang
diterima akan dicocokkan dengan GR yang telah terinput ke dalam SAP
dan dilakukan Invoice Verification melalui sistem SAP.
3.3.3.2 Proses STO (Stock Transfer Order)
Gambar 3.12 Proses Stock Transfer Order
76
Di samping pembelian standar, INTRACO PENTA, Tbk. menerapkan
sistem STO (Stock Transfer Order) untuk pengiriman barang secara
internal, baik antar cabang maupun antara cabang denga pusat.
Untuk STO, proses dalam SAP dimulai dengan input transaksi PR yang
telah disetujui ke dalam sistem SAP oleh plant yang meminta.
Berdasarkan PR yang telah diinput dalam sistem SAP, maka akan dibuat
PO oleh plant yang meminta. Lalu Plant yang memberi akan menginput
transaksi Picking dan GI (Good Issue) dalam sistem SAP dan
mengirimkan barang. Kemudian setelah Plant yang meminta menerima
barang akan dilakukan pengecekan jumlah barang dengan Good Receipt
yang diterima. Jika sudah cocok maka Plant yang meminta akan
menginput transaksi GR ke dalam sistem SAP.
77
3.3.4 Proses Pembelian dan Pergerakan Barang di Pusat dan Cabang
Gambar 3.13 Proses Pembelian dan Pergerakan Barang di Pusat
dan cabang
Gambar 3.13 di atas merupakan gambaran pergerakan barang di pusat
dan cabang pada INTRACO PENTA, Tbk, untuk pembelian standar
maupun pengiriman barang antar plant, baik antar cabang maupun antara
cabang dengan pusat. Terdapat beberapa point penting dalam pergerakan
barang tersebut, yaitu:
78
1. Untuk pengiriman antar plant prosesnya dinamakan STO (Stock
Transfer Order)
2. Plant pengirim akan membuat picking dan GI.
3. Cabang tidak bisa membeli barang secara langsung dari vendor.
Pembelian dari cabang ke vendor harus melalui pusat.
4. Cabang dapat meminta pembelian ke vendor kepada pusat jika
barang yang diminta tidak tersedia di cabang lainnya maupun di
pusat. Sehingga akan muncul 2 transaksi yaitu: pembelian dari
vendor dengan pusat, serta STO dari pusat ke cabang.
79
3.3.5 Hubungan Material Management Dengan Bagian Lainnya di SAP 4.7
pada INTRACO PENTA, Tbk
Gambar 3.14 Workflow Material Management SAP pada INTA
80
Material Management pada INTRACO PENTA, Tbk. terintegrasi
dengan 2 modul lainnya dalam SAP, yaitu SD (Sales and Distribution)
dan FICO (Financial).
Di mana area aplikasi pada modul Material Management dalam sistem
SAP adalah:
1. Purchase Requisition
2. RFQ (Request For Quotation)
3. Quotation
4. Purchase Order
5. Goods Movement
6. Invoice Verification
7. Physical Inventory
8. Material Master
9. Master Data
Namun ada 1 aplikasi MM yang tidak digunakan oleh INTRACO
PENTA, Tbk. yaitu RFQ (Request For Quotation) karena INTRACO
PENTA, Tbk. merupakan distributor tunggal untuk produk-produk yang
dihasilkan sehingga tidak memerlukan adanya RFQ maupun seleksi
vendor.