bab 3 analisis perusahaan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00468-mnsi bab...

BAB 3

ANALISIS PERUSAHAAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT Surya Terang Pratama merupakan perusahaan yang bergerak pada

perdagangan dan penyalur produk seperti pelumas (lubricants), gemuk (grease), pompa,

pembangkit listrik, pipa, keran (valve) dan produk khusus untuk drilling/pertambangan

minyak dan gas. PT. Surya Terang Pratama didirikan pada bulan Maret tahun 1997 oleh

Bapak Soetopo. Awalnya perusahaan ini bergerak dibidang perdagangan lubricant

(Pelumas) dan grease (gemuk) untuk keperluan mesin industri saja. Kemudian sejak

tahun 2005 PT. Surya Terang Pratama menambah jenis produk mereka yang

diperdagangkan yaitu perlengkapan drilling (pengeboran) migas, pertambangan, dan

juga perlengkapan pembangkit tenaga listrik.

Kantor PT. Surya Terang Pratama ini beralamat di Jalan Panjang No.9A, Kebun

Jeruk, Jakarta Barat. Untuk Warehousing (pergudangan) PT. Surya Terang Pratama

memanfaatkan ruang kantor di lantai Basement dari gedung kantornya tersebut untuk

menyimpan persediaan Produk-produk yang berukuran kecil sampai Sedang(Medium).

Sedangkan penyimpanan untuk produk-produk yang berukuran besar PT. Surya Terang

Pratama memiliki gudang cabang di daerah Bekasi, Jawa Barat.

Lingkup pasar dari PT. Surya Terang Pratama yang pada awalnya hanya di

sekitar JABODETABEK kini semakin berkembang hingga mencakup pulau Jawa,

Sumatra, dan Kalimantan. Pelanggan PT. Surya Terang Pratama sebagian besar

merupakan perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang atau menggunakan alat-alat

62

berat yang membutuhkan pelumas untuk alat-alat besar tersebut. PT. Surya Terang

Pratama juga menyediakan perlengkapan-perlengkapan untuk kebutuhan perusahaan

pengeboran Migas, Perusahaan pertambangan, dan perusahaan yang membutuhkan

pembangkit tenaga listrik.

PT Surya Terang Pratama mempunyai tempat penyimpanan produk yang berada

di dua tempat berbeda. Untuk produk-produk yang berukuran kecil/memakan tempat

sedikit tempat penyimpanan persediaan produk tersebut terletak satu gedung dengan

kantor dari PT. Surya Terang Pratama.tersebut. Sedangkan untuk tempat penyimpanan

produk-produk yang berukuran besar PT. Surya Terang Pratama memiliki gudang

terpisah/ gudang cabang didaerah Bekasi sebagai tempat penyimpanan persediaan

produk-produk tersebut

PT. Surya Terang Pratama sangat mengutamakan kecepatan dan ketepatan dalam

pendistribusian produknya ke pelanggan. Untuk pengiriman produk kepada pelanggan di

daerah JABODETABEK dilakukan oleh PT. Surya Terang Pratama sendiri. Namun

untuk pengiriman diluar daerah JABODETABEK, PT. Surya Terang Pratama

menggunakan jasa perusahaan Transportasi/ Ekspedisi untuk mengirimkan barangnya.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi yang dimiliki oleh PT.Surya Terang Pratama adalah sebagai berikut:

1. Menjadi perusahaan dagang dan penyalur produk lubricant (pelumas), grease,

dan perlengkapan industri migas, pertambangan dan pembangkit tenaga listrik,

yang terbaik dan menjadi market leader di seluruh Indonesia

2. Memasuki pasar Internasional dalam pendistribusian semua produk PT.Surya

Terang Pratama.

63

Misi yang diemban oleh PT.Surya Terang Pratama adalah sebagai berikut:

1. Memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan dan mitra bisnis

2. Menjalin hubungan antar rekan bisnis dengan mementingkan kepuasan jangka

panjang

3. Berusaha keras untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat, tepat,

dan fleksibel

4. Memelihara kepercayaan dan kesetiaan pelanggan sebaik-baiknya

5. Menjaga standar mutu produk yang didistribusikan kepada konsumen.

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Surya Terang Pratama merupakan perusahaan berkembang yang memiliki

struktur organisasi yang sederhana. PT. Surya Terang Pratama adalah sebagai berikut:

Sumber: PT.Surya Terang Pratama (2009)

Gambar 3.1: Struktur Organisasi PT. Surya Terang Pratama

64

3.4 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

3.4.1 Director (Pemilik Perusahaan)

Tugas Director adalah sebagai berikut:

1. Menyusun dan membuat strategi perusahaan guna mencapai visi, misi, dan

tujuan yang telah ditentukan

2. Mengarahkan para manajer untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perusahaan

3. Membuat rencana jangka pendek dan jangka panjang perusahaan

4. Mengawasi, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja para manajer dan Staff

5. Mengevaluasi laporan serta anggaran tahunan perusahaan.

Wewenang dari Director adalah sebagai berikut:

1. Bertindak sebagai wakil perusahaan secara sah baik internal maupun eksternal

perusahaan

2. Berhak atas setiap asset perusahaan

3. Memberi keputusan untuk setiap pengeluaran perusahaan

4. Sebagai pemimpin tertinggi di perusahaan

5. Berhak memperkerjakan dan memberhentikan karyawan.

Tanggung jawab dari Director adalah sebagai berikut:

1. Bertanggung jawab penuh atas aset, kas, hutang, dan likuiditas perusahaan

2. Bertanggung jawab atas perintah, keputusan, dan strategi yang diberikan ke

Manager dan Staff lainnya

3. Bertanggung jawab atas gaji dan tunjangan karyawan.

65

3.4.2 Finance manager

Tugas dari Finance manager adalah sebagai berikut:

1. Membuat, menyusun, dan mengajukan anggaran tahunan perusahaan

2. Membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan

lainnya untuk periode tertentu

3. Mengevaluasi kas dan laporan keuangan perusahaan yang kemudian

diserahkan kepada Director

4. Mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional

kegiatan perusahaan

5. Memverifikasi setiap pengeluaran perusahaan.

Wewenang dari Finance manager adalah sebagai berikut:

1. Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan

berbagai cara

2. Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman

3. Mengawasi, mengarahkan, dan memimpin kinerja Staff Accounting &

Administration dan Staff Treasurer

Tanggung jawab dari Finance manager adalah sebagai berikut:

1. Memastikan keakuratan pencatatan transaksi serta aliran dokumen dalam

perusahaan

2. Melakukan pengawasan terhadap pemanfaatan keuangan perusahaan

3. Bertanggung jawab atas arus kas perusahaan

4. Bertanggung jawab atas anggaran perusahaan

5. Memaksimalkan nilai perusahaan.

66

3.4.3 Marketing Manager

Tugas Marketing Manager adalah sebagai berikut:

1. Membuat strategi pemasaran produk

2. Menganalisa pencapaian terhadap branding yang sudah di lempar ke pasar

3. Mengevaluasi laporan penjualan dan barang retur

4. Menverifikasi DO (Delivery order)

5. Menetapkan dan mencatat target penjualan untuk Staff Marketing

6. Mengupayakan dan memenuhi undangan tender yang didapat

7. Mengupayakan untuk menyelesaikan masalah dari keluhan pelanggan dengan

mendiskusikan kepada Director.

Wewenang dari Marketing Manager adalah sebagai berikut:

1. Berhak menggunakan dana perusahaan untuk keperluan strategi pemasaran

2. Berhak membatalkan penjualan dan permintaan customer (pelanggan) bila

permintaan tersebut tidak dapat dipenuhi atau permintaan customer tidak

memenuhi syarat yang dibutuhkan

3. Menetapkan partner kerjasama untuk pemasaran

4. Menetapkan strategi, standar, prosedur yang terkait dengan fungsi pemasaran.

Tanggung Jawab dari Marketing Manager adalah sebagai berikut:

1. Bertanggung jawab atas laporan penjualan produk perusahaan

2. Meningkatkan penjualan perusahaan dari tahun ke tahun

3. Menjaga hubungan baik partner kerja sama untuk pemasaran

4. Melaksanakan koordinasi dengan pihak eksternal yang terkait dengan fungsi

pemasaran dalam rangka upaya optimalisasi perolehan pesanan.

67

3.4.4 Logistic & Warehouse Manager

Tugas dari Logistic & Warehouse Manager adalah sebagai berikut:

1. Bernegosiasi dengan pihak pemasok (Supplier)

2. Mengatur dan mengkontrol persediaan produk di gudang

3. Mengevaluasi laporan keluar-masuk produk dan laporan persediaan produk

dari gudang

4. Mengevaluasi jadwal dan laporan pengiriman produk ke konsumen

5. Membuat Purchasing order untuk memesan produk ke Supplier

6. Melakukan pemesanan dari Supplier berdasarkan laporan persediaan dan

purchasing order yang telah disetujui terlebih dahulu oleh Director

7. Mengatur tata-letak barang di dalam gudang.

Wewenang dari Logistic & Warehouse Manager adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa dan mengkontrol persediaan barang di gudang

2. Mengatur keluar masuk barang/produk dari gudang

3. Mengawasi pengiriman barang oleh Staff marketing dan pengaturan barang

oleh Staff Warehouse

4. Mengkontrol aset bergerak perusahaan.

Tanggung jawab dari Logistic & Warehouse Manager adalah sebagai berikut:

1. Bertanggung jawab atas arus produk/barang yang didistribusikan dan stok

produk/barang dalam gudang

2. Bertanggung jawab atas keteraturan produk/barang didalam gudang.

68

3.4.5 Staff Accounting & Administration

Tugas dari Staff Accounting & Administration adalah sebagai berikut:

1. Membuat laporan keuangan perusahaan untuk diserahkan kepada Manager

keuangan

2. Melaksanakan kegiatan akuntansi atas pendapatan, pengeluaran, utang, piutang,

penyimpangan dan arus kas harian perusahaan

3. Mengelola perhitungan pajak perusahaan

4. Memproses dan menyimpan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan

keuangan perusahaan.

Wewenang dari Staff Accounting & Administration adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan, menyimpan, dan mengambil data-data yang berkaitan dengan

kegiatan keuangan perusahaan

2. Mengaudit, mengentri, dan memperbaiki pembukuan keuangan perusahaan.

Tanggung jawab dari Staff Accounting & Administration adalah sebagai berikut:

1. Bertanggung jawab atas pembukuan perusahaan

2. Bertanggung jawab atas rahasia pembukuan perusahaan

3. Bertanggung jawab atas keakuratan proses akuntansi perusahaan

4. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan penjagaan data-data informasi

mengenai operasional perusahaan.

3.4.6 Staff Treasurer

Tugas dari Staff Treasurer adalah sebagai berikut:

1. Menagih tagihan pembayaran dari pelanggan

2. Membuat Invoice untuk pelanggan

69

3. Mengurus tagihan pembayaran untuk Supplier

4. Membayar pengeluaran rutin dan gaji karyawan perusahaan

5. Membantu Staff Accounting & Administration dalam pencatatan penerimaan,

pengeluaran, hutang dan piutang.

Wewenang dari Staff Treasurer ini adalah sebagai berikut:

1. Menggunakan kas kecil perusahaan untuk membayar pengeluaran kecil

perusahaan

2. Membukakan giro atau cek untuk pembayaran ke Supplier yang kemudian

disahkan oleh General Manajer dan Finance manager

3. Menerima pembayaran dari customer dan menyetorkannya kembali ke

rekening perusahaan.

Tanggung Jawab dari Staff Treasurer ini adalah sebagai berikut:

1. Bertanggung jawab atas kas kecil perusahaan

2. Bertanggung jawab atas pembayaran (cash, giro, atau cek) dari customer

sebelum di setorkan ke Bank

3. Bertanggung jawab atas pembayaran pengeluaran perusahaan.

3.4.7 Staff Marketing

Tugas dari Staff Marketing adalah sebagai berikut:

1. Melakukan penawaran ke pelanggan

2. Membuat surat penawaran untuk pelanggan

3. Melakukan penawaran dan sales ke pelanggan

4. Mengurus Purchase Order (PO) dari pelanggan dan kemudian

menyerahkannya ke Staff Warehouse

70

5. Membuat laporan penjualan dan retur barang

6. Mengurus retur pelanggan

7. Melayani keluhan pelanggan yang kemudian disampaikan ke Marketing

Manager.

Wewenang dari Staff Marketing adalah:

1. Menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor untuk membantu penjualan

dan penawaran produk serta melayani pelanggan

2. Menggunakan kendaraan dinas untuk melakukan penawaran ke pelanggan

3. Membagikan brosur produk ke pelanggan.

Tanggung jawab dari Staff Marketing adalah:

1. Bertanggung jawab melayani permintaan pesanan pelanggan

2. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan

3. Bertanggung jawab atas Purchase Order (PO) yang diterima dari pelanggan

4. Memastikan Purchase Order (PO) dari customer (pelanggan) sesuai dengan

produk yang ada.

3.4.8 Staff Logistic

Tugas Staff Logistic adalah sebagai berikut:

1. Mengambil barang yang sudah dipesan perusahaan dari pemasok (Supplier)

bila pemasok (Supplier) tidak bisa mengirimkan barang tersebut dan

dikirimkan ke gudang

2. Mengecek jumlah dan barang yang diambil dari Supplier

3. Mengirimkan barang dari gudang ke pelanggan berdasarkan Delivery order

(DO) yang diberikan Staff Warehouse

71

4. Mengantarkan Invoice dan surat jalan ke pelanggan

5. Membuat laporan pengiriman barang untuk diserahkan ke Logistic &

Warehouse Manager

6. Mengurus pengiriman barang dengan menggunakan jasa ke perusahaan

transportasi atau perusahaan ekspedisi bila diperlukan

7. Bertanggung-jawab atas barang/produk yang dikirimkan.

Wewenang dari Staff Logistic adalah:

1. Menggunakan kendaraan dinas untuk mengambil atau mengirimkan produk

2. Mengambil produk/barang dari Supplier dan mengantarkanya ke gudang

3. Mengantarkan produk/barang pesanan pelanggan dari gudang.

Tanggung jawab dari Staff Logistic adalah:

1. Memastikan barang yang diambil dari pemasok (Supplier) sesuai dengan PO

(Purchase Order) yg dibuat perusahaan

2. Mengantarkan produk/barang sampai ke tempat tujuan

3. Bertanggung jawab atas produk/barang dalam proses pengiriman.

3.4.9 Staff Warehouse

Tugas dari Staff Warehouse adalah sebagai berikut:

1. Mengangkut barang/produk keluar-masuk dari gudang.

2. Membuatkan Delivery order berdasarkan Purchase Order dari pelanggan.

3. Membuat laporan barang keluar-masuk gudang dan laporan persediaan

gudang yang kemudian diserahkan ke Logistic & Warehouse Manager

4. Mencatat nama dan jumlah produk yang keluar masuk gudang

72

5. Membantu Logistic & Warehouse Manager untuk mengawasi persediaan di

gudang.

Wewenang dari Staff Warehouse adalah sebagai berikut:

1. Memasukan produk/barang atau mengeluarkan produk/barang dari gudang

2. Menyusun barang/produk berdasarkan tata letak yang rapi.

Tanggung jawab dari Staff Warehouse adalah sebagai berikut:

1. Bertanggung-jawab atas produk/barang di gudang

2. Bertanggung-jawab atas pembuatan Delivery order (DO).

3.5 Proses Bisnis Perusahaan

PT. Surya Terang Pratama merupakan perusahaan perdagangan dan distributor,

tentunya mempunyai hubungan dengan pelanggan dan pemasok (Supplier). Terdapat

beberapa proses bisnis didalam PT. Surya Terang Pratama, proses bisnis yang dapat

dikategorikan sebagai berikut:

3.5.1 Proses Bisnis dengan Pelanggan

3.5.1.1 Proses Pemesanan Produk oleh Pelanggan

Untuk proses pemesanan produk oleh pelanggan ke perusahaan dapat dilihat

pada gambar 3.2 . Tujuan dari proses bisnis ini adalah mendistribusikan produk kepada

Konsumen dengan sebaik dan secepat mungkin agar perusahaan dapat menerima

income dan laba yang diinginkan. Proses pemesanan itu terdiri dari langkah-langkah

sebagai berikut :

73

1. Proses Staff Marketing melakukan sales ke Pelanggan:

a. Staff marketing melakukan closing ke pelanggan dan melakukan penawaran

produk ke pelanggan

b. Staff Marketing memberikan Surat penawaran dan Brosur produk ke

pelanggan.

2. Proses Pelanggan yang ingin memesan Produk:

a. Pelanggan memberikan Purchase Order (PO) beserta Identitas beserta alamat

pelanggan secara langsung atau mengirimkan melalui faksimile ke Staff

Marketing beserta Identitas beserta alamat pelanggan

b. Staff Marketing mencek stok produk dengan menelpon Staff Warehouse

c. Staff Warehouse memberikan informasi stok ke Staff Marketing

d. Staff Marketing mengkonfirmasi PO ke pelanggan dan serta mengkonfimasi

apakah Pelanggan bersedia menunggu bila ternyata stok produk perusahaan

Sedang(Medium) habis.

3. Proses Staff Marketing membuat Delivery order (DO):

a. Staff Marketing membuat Delivery order (DO) berdasarkan PO dari

pelanggan kemudian PO dan DO tersebut diberikan ke Manajer Marketing

untuk diverifikasi

b. Manajer Marketing menverifikasi DO yang diberikan Staff Marketing

berdasarkan PO pelanggan dan memberikan kembali DO ke Staff Marketing.

Dan copy PO tersebut diserahkan ke Staff Accounting & Administration

c. Staff Marketing mengirimkan DO tersebut ke Staff Warehouse untuk

diproses untuk penyediaan produk.

74

4. Proses Staff Warehouse membuat Surat Keterangan Pengiriman Produk:

a. Staff Warehouse membuat SKPP (Surat Keterangan Pengiriman Produk)

sebagai Keterangan produk yang akan dikeluarkan dan dikirimkan ke

pelanggan berdasarkan DO yang diberikan dari Staff marketing. Kemudian

SKPP dan DO tersebut diserahkan ke Logistic & Inventory Manager untuk

disahkan

b. Logistic & Warehouse Manager memeriksa SKPP berdasarkan DO.

Kemudian mensahkan SKPP tersebut dan mengirimkan kembali ke Staff

Warehouse. Bila produk-produk yang dipesan berada di gudang lain yang

berada di Bekasi (tidak satu gedung dengan kantor pusat) maka, pembuatan

SKPP dibuat oleh Staff Warehouse kantor pusat kemudian disahkan oleh

Logistic & Warehouse Manager, baru kemudian dikirimkan ke Staff

Warehouse di gudang tersebut, setelah itu Stafff Warehouse yang berada di

gudang tersebut dapat membuat DO berdasarkan SKPP dan dikirimkan

langsung bersama produk.

5. Proses Staff Warehouse menyediakan produk:

a. Staff Warehouse menyerahkan SKPP dan DO ke Staff Logistic. Berdasarkan

SKPP tersebut maka Staff Logistic baru dapat mengirimkan produk dan DO

ke pelanggan

b. Staff Warehouse menyiapkan produk yang akan dikirim dan menyerahkannya

kepada Staff Logistic.

75

6. Proses pengiriman Produk oleh Staff Logistic:

a. Staff Logistic mengirimkan produk dan DO ke alamat tujuan pelanggan

b. Setelah barang dikirimkan sampai ke alamat tujuan. Staff Warehouse

meminta pengesahan dari DO atas barang yang dikirimkan, setelah itu copy

DO tersebut dibawa kembali oleh Staff Logistic.

7. Proses pengiriman Produk untuk pelanggan yang berada di luar jangkauan:

a. Untuk pelanggan yang beralamat diluar jangkauan pengiriman Staff Logistic

PT. Surya Terang Pratama, Staff Logistik menitipkan Produk dan DO

tersebut kepada Perusahaan Ekspedisi (Partner Bisnis) untuk pengiriman

produk tersebut

b. Perusahaan Ekspedisi mengirimkan produk tersebut ke alamat tujuan

pelanggan

c. Perusahaan Ekspedisi meminta pengesahan DO dan mengambil Copy DO

tersebut

d. Copy DO tersebut diserahkan kembali ke Staff Logistic

e. Invoice Pengiriman ke Staff Treasurer dan menagih pembayaran atas jasa

pengiriman tersebut

f. Staff Treasurer membayar biaya jasa pengiriman tersebut.

8. Staff Logistic menyerahkan Copy DO yang telah ditandatangani ke Staff

Treasurer untuk dibuatkan Invoice pelanggan.

9. Proses penagihan pembayaran pelanggan oleh Staff Treasurer:

a. Staff Treasurer membuatkan Invoice berdasarkan Copy DO yang telah

ditandatangani oleh pelanggan. Kemudian mengirimkan Invoice, menagih,

serta melayani pembayaran pelanggan tersebut.

76

b. Pelanggan yang telah membayar menandatangani Invoice dan Staff Treasurer

mengambil copy Invoice tersebut.

10. Proses penyerahan dokumen pemesanan produk: Staff Treasurer

menyerahkan Copy DO, Copy Invoice, dan Invoice Pengiriman ke Staff

Accounting & Administration

.

77

Gambar 3.2 : Proses pemesanan produk oleh pelanggan

78

3.5.1.2 Proses Retur Produk oleh Pelanggan

Untuk proses Retur oleh pelanggan ke Perusahaan dapat dilihat pada gambar 3.3.

Tujuan proses retur ini adalah melayani pelanggan untuk menukarkan produk yang tidak

sesuai dengan pesanannya atau produk cacat dengan harapan dapat memberikan kesan

yang baik kepada pelanggan sebagai mitra yang bertanggung jawab dan terpercaya.

Proses pereturan tersebut terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pelanggan membawa produk yang ingin diretur dan Invoice pembelian produk

dan diserahkan kepada Staff Marketing.

2. Pengisian Form Retur:

a. Staff Marketing memberikan Form retur kepada pelanggan untuk diisi

dan diberi keterangan atas retur tersebut.

b. Pelanggan Menyerahkan kembali Form retur tersebut ke Staff Marketing.

Kemudian Staff Marketing memeriksa kembali produk tersebut apakah

sesuai dengan Form retur dan Invoice yang diisi.

3. Pemrosesan verifikasi Form Retur:

a. Staff Marketing melakukan pengecekan stok produk dengan

menghubungi Staff Warehouse. Staff Warehouse memberitahu Informasi

Stock habis/ada.

b. Staff Marketing menkonfirmasi retur pelanggan. Bila stok

Sedang(Medium) habis pelanggan diberikan pilihan untuk pengembalian

retur berupa cash atau bersedia menunggu untuk datangnya produk.

c. Setelah itu Form Retur diberikan ke Marketing Manager untuk

diverifikasi. Marketing Manager kembali menyerahkan Form Retur yang

telah diverifikasi tersebut ke Staff Marketing

79

4. Proses penyerahan Retur Form Retur:

a. Produk Retur diserahkan kembali ke Staff Warehouse.

b. Form Retur diserahkan oleh Staff Marketing ke Staff Warehouse.

Kemudian Form Retur tersebut harus disahkan oleh Logistic &

Warehouse Manager.

c. Untuk pengembalian berupa Cash (refund) yang senilai dengan produk

maka Form Retur dan Invoice diserahkan langsung ke Staff Treasurer.

5. Pengembalian Produk retur oleh Staff Warehouse:

a. Staff Warehouse menyiapkan produk berdasarkan Form retur dan

menyerahkan langsung kepada pelanggan.

b. Bila pelanggan tidak memungkinkan untuk membawa produk tersebut

maka Staff Logistic lah yang akan mengantarkannya.

6. Penggantian Produk retur dengan Cash (refund):

a. Staff Trasurer membuat Invoice baru berdasarkan Invoice yang lama

dikurangi nilai cash produk retur. Setelah itu Invoice baru dberikan ke

Pelanggan dan diminta untuk ditandatangani.

b. Setelah itu Copy Invoice Baru diambil kembali dan kemudian diberikan

kepada Staff Accounting untuk disimpan.

80

Pelanggan Staff Marketing

Staff Accounting & Administration

Staff Logistik

Staff Gudang

$$

Staff Treasurer

6.a Pengembalian Payment

Terlalu sering terjadinya retur dari pelangganKarena barang cacat

4.c Invoice

1. Produk Retur + Invoice

2.a Form Retur

2.b Form Retur Diisi

3.c Form Retur

3.c Form Retur

Diverifikasi

4.b FormRetur

3.a Cek Stok

3.a Infomasi Stok Produk

3.b Konfirmasi Retur 4.b Form Retur

Marketing ManagerLogistic & Warehouse Manager

4.b FormDisahkan

6.a Invoice Baru

5.b Produk Retur

yang ditukar

5.a Produk Retur yang ditukar

4.a Produk Retur

4.c FormRetur

5.b Produk Retur yang ditukar

6.b Copy Invoice Baru

6.b Copy Invoice Baru

Gambar 3.3: Proses retur produk oleh pelanggan

3.5.2 Proses Bisnis dengan Supplier

3.5.2.1 Proses Pemesanan Produk ke Pemasok (Supplier)

Tujuan dari proses bisnis ini adalah memperoleh produk dari pemasok (Supplier)

untuk dijual dan didistribusikan kembali ke pelanggan. Proses pemesanan produk ke

pemasok (Supplier) dapat kita lihat pada gambar 3.4.

Langkah-langkah dari proses pemesanan produk ke pemasok (Supplier) adalah

sebagai berikut:

1. Staff Warehouse memberikan Laporan Stok Habis kepada Manager Logistik.

2. Pembuatan Purchase Order (PO) Perusahaan:

a. Logistic & Warehouse Manager melakukan negosiasi atas produk yang

ingin dipesan/dibeli dari Supplier.

81

b. Setelah negosiasi maka Logistic & Warehouse Manager membuat

Purchase Order (PO) yang kemudian diberikan ke Finance manager

untuk diverifikasi.

c. Kemudian PO yang sudah diverifikasi tersebut diserahkan ke Director

untuk disahkan.

Direktur

Logistic & Warehouse Manajer Staff Warehouse

Suppliers

Staff Logistic

1. Laporan Stok Habis

Finance Manager

3. PO Perusahaan

6.c Produk + Supplier DO

6.a Permintaan pengambilan

produk

5.b Supplier DO Copy

Staff Accounting

2.c PO Perusahaan

2.c PO Perusahaan

disahkan

$$

Staff Treasurer

8.a Supplier_Invoice

8.b Procurement Payment

Lamanya Prosedur

Pengisian kembali Stok Produk

2.b POPerusahaan diverifikasi2.b PO

Perusahaan

2.a Negosiasi Pembelian Produk

8.c Supplier Invoice+

Supplier DO

4. Informasi Pengiriman

6.b Copy POPerusahaan

6.a CopyPO

Perusahaan

5.a Produk + Supplier DO

4. Informasi Pengiriman

Beberapa Supplier Lambat dalam mengirimkan produknya

6.d Produk +

Supplier DO

6.c Supplier Copy

7. Supplier DO

Gambar 3.4: Proses Pemesanan Produk ke Supplier

3. Logistic & Warehouse Manager mengirim Purchase Order (PO) perusahaan

kepada Supplier.

4. Kemudian Supplier memberikan informasi kapan waktu pengiriman produk

tersebut kepada Logistic & Warehouse Manager dan Logistic & Warehouse

Manager menyampaikan informasi tersebut ke Staff Warehouse agar bersiap

menerima pengiriman dari Supplier. Bila Supplier tidak dapat mengirimkan

82

produk tepat waktu karena kendala pengiriman maka Logistic & Warehouse

Manager memerintahkan Staff Logistic mengambil produk tersebut (No6).

5. Pengiriman produk oleh Supplier:

a. Supplier mengirimkan produk dan Supplier DO dan diterima oleh Staff

Warehouse.

b. Staff Warehouse menandatangani Supplier DO dan Staff Supplier

mengambil Copy Supplier DO tersebut.

6. Pengambilan Produk ke Supplier:

a. Bila Supplier tidak dapat mengirimkan produk tepat waktu karena

kendala pengiriman maka Logistic & Warehouse Manager

memerintahkan Staff Logistic mengambil produk tersebut dan

memberikan Copy PO Perusahaan sebagai bukti pemesanan Produk.

b. Staff Logistic pergi mengambil Produk ke Supplier dengan membawa PO

perusahaan.

c. Supplier memberikan Produk dan Supplier DO kepada Staff Logistic.

d. Staff Logistic mengantarkan Produk dan Supplier DO tersebut ke Staff

Warehouse.

7. Setelah itu Staff Logistic menyerahkan Supplier DO ke Staff Treasurer untuk

nantinya untuk pengverifikasian Invoice Supplier.

8. Proses pembayaran Produk Supplier:

a. Supplier mengirimkan Invoice ke Staff Treasurer dan menagih

pembayaran

b. Staff Teasurer Menverifkasi Invoice Supplier berdasarkan DO Supplier

kemudian melakukan pembayaran atas Invoice yang dikirimkan

83

c. Supplier Invoice di erahkan kebagian Staff Accounting & Administration

oleh Staff yang menerima sebagai dokumen untuk keperluan akuntansi

perusahaan.

3.5.2.2 Proses Retur Produk ke Pemasok (Supplier)

Proses retur produk ke pemasok (Supplier) pada PT. Surya Terang Pratama dapat

dilihat pada gambar 3.5. Tujuan dari proses bisnis in adalah mengembalikan produk

yang tidak sesuai dengan pesanan ke Supplier.

Langkah-langkah dari proses retur produk ke pemasok (Supplier) tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Staff Warehouse memberikan laporan produk cacat kepada Logistic &

Warehouse Manager berdasarkan pemeriksaan gudan dan retur dari konsumen

2. Logistic & Warehouse Manager memeriksa dan mengevaluasi laporan produk

cacat tersebut kemudian menkonfirmasi ke Supplier bahwa ada produk cacat

yang ingin diretur.

Gambar 3.5: Proses Retur Produk ke Supplier

84

3. Logistic & Warehouse Manager memerintahkan Staff Warehouse untuk meretur

Produk

4. Staff Warehouse membuat Delivery order (DO) Retur dan meminta pengesahaan

Logistic & Warehouse Manager

5. Staff Warehouse meminta Supplier Invoice berdasarkan Produk yang ingin

diretur tersebut tersebut

6. Setelah menverifikasi Invoice Supplier Staff Warehouse langsung menyiapkan

produk cacat tersebut yang ingin diretur tersebut dan memberikan ke Staff

Logistic beserta DO retur dan Supplier Invoice

7. Staff Logistic mengantarkan Produk Retur, DO dan Supplier Invoice ke Supplier

8. Proses pengembalian Produk retur:

a. Supplier mengembalikan kembali Supplier Invoice. Supplier mengembalikan

langsung ke Staff Logistic untuk dikirimkan ke Staff Warehouse

b. Supplier menandatangani DO retur dan mengembalikan copy DO retur tersebut.

Kemudian Copy DO retur tersebut dikembalikan ke Logistic & Warehouse

Manajer

9. Setelah Produk dikirimkan kembali ke Staff Warehouse, Staff Logistic

mengembalikan Supplier Invoice ke Staff Accounting & Administration

3.6 Metode Strategi dan Analisis Bisnis

3.6.1 Value Network Analysis

Analisis nilai dari setiap aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diperlukan

dalam menentukan arahan strategi yang tepat. Strategi yang dibuat harus dapat

meningkatkan nilai dari aktivitas perusahaan tersebut. PT. Surya Terang Pratama adalah

85

perusahaan dagang dan distributor produk-produk lubricant (pelumas) dan alat-alat

drilling (pengeboran) yang aktivitasnya utamanya adalah mendistribusikan produk dari

berbagai Supplier tertentu kepada konsumen dan sebagai mediasi penghubung antar

Supplier dengan konsumen. Oleh karena itu analisis nilai yang digunakan adalah Value

Network Analisis.

Aktifitas-aktifitas perusahaan dibagi menjadi dua pengelompokan, yaitu aktifitas

utama (Primary activities) dan aktifitas pendukung (Support activities). Berikut adalah

aktivitas utama (primary activities) dan aktifitas pendukung (support activities) pada

value network analysis PT. Surya Terang Pratama, disertai dengan nilai-nilai yang

dihasilkan. Ringkasan dari nilai-nilai pada aktifitas-aktifitas tersebut yang dapat dilihat

pada tabel.3.1, adalah sebagai berikut:

A. Primary Activity

Akifitas-aktiifitas Utama dari PT. Surya Terang Pratama adalah sebagai berikut:

1. Network Promotion and Contract Management

Aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam mengembangkan

promosi jaringan dan manajemen kontrak:

a. Aktifitas yang terkait dengan pengembangan jaringan ke konsumen:

i. Proses pemasaran dengan memberikan surat penawaran

ii. Proses pemasaran dengan pengenalan produk dengan memberikan brosur

ke konsumen.

b. Aktifitas yang terkait dengan pengembangan jaringan ke Supplier:

i. Mensurvei produk, harga, dan waktu penyediaan dari calon Supplier

ii. Proses persetujuan kerja sama dengan Supplier

iii. Proses negosiasi harga produk dengan Supplier.

86

c. Aktifitas yang terkait dengan pengembangan jaringan ke Supplier:

i. Mensurvei produk, harga, dan waktu penyediaan dari calon Supplier

ii. Proses persetujuan kerja sama dengan Supplier

iii. Proses negosiasi harga produk dengan Supplier

Tabel 3.1: Value Network Analysis

87

Dengan adanya aktifitas-aktifitas pada PT. Surya Terang Pratama ini dapat

memberikan nilai dari jaringan :

1. Menambah jumlah pelanggan.

2. Mendapatkan loyalitas pelanggan.

3. Mendapatkan Supplier yang kredibel.

4. Mempererat kerjasama dengan Supplier.

2. Service Provisioning

Aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengelola jaringan

yang sudah dibangun antara lain adalah sebagai berikut:

a. Aktifitas yang terkait dengan pengelolaan jaringan ke konsumen:

i. Proses melayani Purchase Order (PO) dari pelanggan.

ii. Proses melayani retur dari pelanggan.

iii. Proses distribusi produk ke pelanggan.

iv. Proses pemberitahuan informasi stok barang yang tersedia.

v. Proses melayani keluhan dari pelanggan.

b. Aktifitas yang terkait dengan pengelolaan jaringan dari Supplier:

i. Proses pembuatan dan pengiriman Purchase Order (PO) ke pemasok

(Supplier).

ii. Proses pengambilan produk ke pemasok (Supplier).

iii. Proses penerimaan pengiriman produk dari pemasok (Supplier).

iv. Proses penerimaan informasi produk dari pemasok (Supplier).

Dengan adanya aktifitas-aktifitas tersebut pada perusahaan diharapkan dapat

meningkatkan dan memberikan nilai dari jaringan yang dimiliki perusahaan:

88

1. Memastikan keakuratan dan kesesuaian jenis, tipe, jumlah, dan harga produk

pada setiap pemesanan dari pelanggan.

2. Mengusahakan ketepatan waktu pengiriman produk ke pelanggan.

3. Menjamin kepuasan pelanggan.

4. Mempermudah konsumen dalam perolehan barang yang dibutuhkan.

5. Menjamin keakuratan dan kesesuaian jenis, tipe, jumlah dan harga produk

untuk setiap pemesanan ke Supplier.

6. Memastikan cukupnya persediaan pada gudang.

7. Membantu mempercepat pengambilan keputusan dan penyusunan solusi

masalah.

3. Network Infrastucture Operation

Beberapa aktifitas yang dilakukan perusahaan dalam menjamin kelancaran

jaringan yang telah dibangun adalah sebagai berikut:

a. Proses penyimpanan dokumen-dokumen pada perusahaan.

b. Proses arus dokumen pada perusahaan.

c. Proses penataan dan penyimpanan produk-produk pada gudang.

d. Proses pengecekan dan pemeliharaan kendaraan dinas.

e. Proses pengecekan dan pemeliharaan bangunan kantor dan gudang.

Dengan adanya aktifitas-aktifitas tersebut pada perusahaan ini akan

memberikan dan menambahkan nilai perusahaan sebagai berikut:

1. Menjamin kelancaran proses bisnis perusahaan.

2. Memungkinkan pelacakan arus barang dan informasi pada perusahaan.

3. Memastikan pendistribusian produk tidak terhambat.

4. Mempermudah pengeluaran dan pemasukan barang ke gudang.

89

5. Memastikan keakuratan dan ketersediaan informasi.

B. Support Activity

Aktifitas-aktifitas pendukung yang mendukung kelancaran aktifitas utama PT.

Surya Terang Pratama adalah sebagai berikut:

1. Firm Infrastructure

Infrastruktur yang mendukung kegiatan/aktifitas bisnis perusahaan antara lain:

a. Pengevaluasian proses bisnis oleh top level management.

b. Pengaturan keuangan perusahaan yang baik.

c. Pengelolaan sistem informasi yang baik diperusahaan.

Dengan adanya aktifitas-aktifitas diatas diharapkan akan meningkatkan nilai

perusahaan sebagai berikut:

1. Proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

2. Memungkinkan adanya perbaikan pada proses bisnis.

3. Penanganan permasalah perusahaan yang baik.

4. Menghasilkan informasi yang diperlukan untuk pendukung pembuat

keputusan dan pembuat strategi perusahaan.

2. Human Resources Management

Human Resources Management yang mendukung kegiatan/aktifitas proses

bisnis perusahaan antara lain :

a. Penyeleksian pada perekrutan tenaga kerja.

b. Penempatan tenaga kerja sesuai dengan kemampuan dan bidang keahliannya.

c. Memberikan bonus dan kompensasi sesuai kinerja karyawan/tenaga kerja.

90

Dengan adanya aktifitas-aktifitas diatas diharapkan akan meningkatkan nilai.


1. Mendapatkan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Mengoptimalkan kinerja dari tenaga kerja perusahaan.

3. Technology Development

Technology Development yang mendukung kegiatan/aktifitas proses bisnis

perusahan antara lain:

a. Menyediakan file storage komputer untuk menyimpan file-file dokumen penting

perusahaan.

b. Menyediakan Faksimile dan e-mail sebagai sarana untuk mempermudah proses

bisnis.

c. Penyediaan Internet untuk membantu pemasaran produk dan menghubungi

berkomunikasi dengan pelanggan dan Supplier.



1. Mempermudah pengiriman dokumen dan transaksi perusahaan.

2. Menghemat biaya pengiriman pengiriman dokumen dan biaya transaksi.

3. Membantu mempercepat pemasaran produk dengan pemasangan iklan online.

4. Procurement

Procurement yang mendukung kegiatan/aktifitas proses bisnis perusahaan antara lain:

a. Pemeliharaan serta pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor.

b. Pemeliharaan serta pengadaan peralatan dan perlengkapan gudang

c. Pemeliharaan serta pengadaan sparepart dan onderdil kendaraan/transportasi

dinas.

91



1. Memastikan kelancaran keseluruhan kegiatan operasional perusahaan.

2. Membantu mempermudah kinerja karyawan.

3.6.1.1 Value Exchange Visualization

Setelah menentukan nilai dari hasil proses bisnis yang ada, yang ada selanjutnya

adalah melakukan evaluasi pertukaran nilai (Exchange Value) yang terjadi diantara para

pelaku proses bisnis, baik intangible maupun tangible deliverables. Pemodelan

keseluruhan deliverables pada PT. Surya Terang Pratama disajikan pada gambar 3.6,

untuk tangible deliverables disajikan pada gambar 3.7, dan untuk intangible deliverables

disajikan pada gambar 3.8.

92

Gambar 3.6: Deliverables PT.Surya Terang Pratama

93

Gambar 3.7: Tangible Deliverables PT.Surya Terang Pratama

94

Gambar 3.8: Intangible Deliverables PT.Surya Terang Pratama

95

3.6.1.2 Impact Analysis dan Value Creation Analysis

Setiap input dari setiap pelaku proses bisnis akan menjadi acuan bagi aktifitas

selanjutnya dalam sebuah proses bisnis. Setiap input pun akan memiliki dampak yang

berbeda serta memicu biaya maupun manfaat yang berbeda-beda. Dengan melakukan

analisis terhadap input yang ada, diharapkan perusahaan dapat memfokuskan pada

aktifitas nilai utama, serta memiliki dampak besar bagi perusahaan. Analisis terhadap

input value yang ada ini dinamakan Impact Analysis. Selanjutnya output value apa saja

yang dihasilkan serta tindakan-tindakan yang dapat dilakukan untuk mengembangkan

value dari setiap output tersebut, serta pengaruhnya terhadap biaya dan manfaat bagi

perusahaan. Analisis output deliverables ini dinamakan Value Creation Analysis Berikut

ini adalah Impact Analysis dan Value Creation Analysis terhadap PT. Surya Terang

Pratama yang diukur pada setiap bagian departemen perusahaan tersebut:

1. Marketing Department

Input Deliverables dan Output Deliverables pada Marketing Departement

dapat dilihat pada gambar 3.9 berikut ini.

Input Deliverables

96

Output Deliverables

Gambar 3.9: Input dan Output Deliverables Marketing Department PT. Surya

Terang Pratama

97

Dari input deliverables (gambar 3.9) yang diperoleh, seluruh deliverables yang dianalisis sebagai input bagi Marketing

Department PT.Surya Terang Pratama akan diolah dalam tabel 3.2 Impact Analysis Marketing Department.

Tabel 3.2: Impact Analysis Marketing Department PT. Surya Terang Pratama

What activities does the input generate?

Does it have positive or negative impact on cost and tangibles?

Does it have positive or negative impact on intangibles assets?

What is the overall cost/risk for this input?

What is the overall benefit for this input?

What we Receive?

Comes From

Activities Tangible Impact Intangible Impact Cost/Risk Benefit

PO Pelanggan Memeriksa PO pelanggan, dan memberikannya ke Staff Warehouse

Menambah waktu kerja dan biaya Marketing Department.

Meningkatkan dan mengakurasikan penjualan.

L M

Identitas Pelanggan

Pelanggan Mencatat Identitas Pelanggan (Nama, Nama Perusahaan, Alamat, dsb) dan menyimpan Identitas Pelanggan.

Menambah waktu kerja dan biaya Marketing Department.

Memberikan Informasi tentang pelanggan, history pemesanan pelanggan, dan Memudahkan penawaran sales produk berikutnya

L H

98

Invoice Pelanggan Memeriksa kesesuaian Invoice dengan Produk Retur, memberikan ke Staff Akunting untuk dibuatkan Invoice baru.

Menambah biaya dan waktu kerja marketing department dan finance department, Mengurangi biaya retur.

Mendapatkan kepastian produk cacat yang ingin ditukar.

M M

Produk Retur

Pelanggan Memberikan Staff warehouse untuk ditukarkan/ dikembalikan.

Menambah biaya dan waktu marketing department.

Mengecewakan pelanggan karena produk tidak sesuai keinginan pelanggan

H L

Form Retur Disi

Pelanggan Memberi tahu Staff Warehouse dan Staff Treasurer keterangan Retur produk.

Menambah biaya dan waktu marketing department.

Memberikan informasi tentang kerusakan barang atau kesalahan distribusi. Dan memberikan informasi bahwa retur diganti dengan cash

M L

Informasi Stok Habis

Logistic & Warehouse Dept

Memberitahu pelanggan bahwa produk yang diinginkan Sedang(Medium) habis.

Menambah biaya dan waktu Marketing department dan Logistik & Warehouse Department

Memberikan kepastian ketersediaan barang

L M

Keterangan: H=Tinggi(High), M= Sedang(Medium), L =Rendah(Low)

99

Dari Output deliverables (gambar 3.9) yang diperoleh, seluruh deliverables yang dianalisis sebagai input bagi Marketing

Department PT.Surya Terang Pratama akan diolah dalam tabel 3.3: Value Creation Analysis Marketing Department.

Tabel 3.3: Value Creation Analysis Marketing Department PT. Surya Terang Pratama

What do we do to add value to this output? What we output Goes To Value Enchanment and Value Added Cost/

Risk Benefit

Surat Penawaran Pelanggan Menawarkan produk PT.Surya Terang Pratama secara resmi ke perusahaan pelanggan.

M M

Brosur Pelanggan Memperkenalkan tentang produk-produk kepada pelanggan. M M Penawaran Produk Pelanggan Menawarkan pelanggan untuk membeli produk yang

dibutuhkan. L H

Konfirmasi PO Pelanggan Memastikan keakuratan pemesanan pelanggan. L M Informasi Stok Produk Pelanggan Menginformasikan stok pesanan produk kepada pelanggan. L M Form Retur Pelanggan Membantu pelanggan untuk mengisi informasi/keterangan

retur pada Form retur. M L

Konfirmasi Retur Pelanggan Memastikan keakuratan pengembalian retur berupa cash atau produk.

L L

PO Finance Dept Menyampaikan PO pelanggan untuk dokumentasi informasi pesanan pelanggan.

L H

Form Retur Finance Dept Menyampaikan Form Retur pelanggan untuk Staff Treasurer sebagai keterangan retur produk yang digantikan dengan cash.

M L

Invoice Finance Dept Menyampaikan Invoice lama untuk diganti dengan Invoice baru bila terjadi pengembalian retur dengan Cash.

M L

DO Logistic & Warehous Dept

Menyampaikan DO pelanggan untuk penyiapan dan pengiriman produk pesanan pelanggan.

M H

100

Form Retur Logistic & Warehouse Dept

Menyampaikan informasi barang yang ingin diretur pelanggan agar bisa diganti dengan produk baru.

L M

Produk Retur Logistic & Warehouse Dept

Mengembalikan produk retur untuk ditukarkan dengan produk baru.

H L

Keterangan : H = Tinggi(High), M = Sedang(Medium), L = Rendah(Low)

101

2. Finance Department

Input Deliverables dan Output Deliverables pada Marketing Departement

dapat dilihat pada gambar 3.10 berikut ini.

Input Deliverables

Output Deliverables

Gambar 3.10: Input dan Output Deliverables Finance Department PT. Surya

Terang Pratama

102

Dari Input Deliverables (gambar 3.10) yang diperoleh, seluruh deliverables yang dianalisis sebagai input bagi Finance

Department PT.Surya Terang Pratama akan diolah dalam tabel 3.4: Impact Analysis Finance Department.

Tabel 3.4: Impact Analysis Finance Department PT. Surya Terang Pratama.






What we Receive?

Comes From


Uang Pelanggan Menerima pembayaran dari pelanggan.

Menambah pemasukan perusahaan.

Memberikan kemudahan untuk pelanggan

M H

Copy Invoice Ditandatangani

Pelanggan Menyimpan Copy Invoice untuk bukti tagihan ke pelanggan.

Menambah biaya penyimpanan dokumen.

Memberikan kepastian untuk menagih pembayaran dan informasi penerimaan cash.

L H

Copy Invoice baru Ditandatangani

Pelanggan Menyimpan Copy Invoice untuk bukti tagihan setelah retur produk diganti dengan cash


Memberikan kepastian untuk menagih pembayaran dan informasi penerimaan cash.

L M

103

Copy DO Ditandatangani


Membuat Invoice berdasarkan DO dan PO.

Menambah waktu dan biaya Finance Dept

Memastikan keakuratan pembuatan Invoice dan kepastian penagihan pembayaran.

L H

Supplier DO Logistic & Warehouse Dept

Menyimpan Invoice Pengiriman sebagai bukti biaya pengiriman

Menambah waktu dan biaya Finance Dept

Memastikan keakuratan pembayaran Invoice Supplier dengan barang yang telah dikirimkan.

L M

PO Perusahaan Logistic & Warehouse Dept

Memverifikasi PO Perusahaan untuk pencatatan bukti pembelian perusahaan

Menambah waktu dan biaya komunikasi Logistic & Warehouse Dept dan Finance dept.

Memberikan Kepastian pengeluaran perusahaan sesuai dengan anggaran dana perusahaan.

M H

Form Retur Marketing Dept

Sebagai keterangan retur untuk pengembalian dalam bentuk cash.

Menambah biaya dan waktu Finance Dept.

Memberikan keakuratan pengembalian produk retur dalam bentuk cash.

M L

PO Marketing Dept

Menyimpan PO sebagai bukti pemesanan pelanggan

Menambah biaya penyimpanan dokumen dan Administrasi.

Memungkinkan untuk memberi informasi tentang trend Customer

L H

Invoice Marketing Dept.

Mengganti Invoice lama dengan Invoice baru pada pengembalian proses retur produk dengan cash.

Menambah waktu dan biaya Finance Dept.

Memastikan keakuratan informasi atas penggantian dokumen Invoice

M L

104

Invoice Pengiriman

Perusahaan Ekspedisi

Menyimpan Invoice Pengiriman sebagai bukti biaya pengiriman


Memastikan pengeluaran untuk biaya pengiriman

L M

Supplier Invoice

Supplier Menverifikasi Invoice dengan DO untuk pembayaran produk, Menyimpan Supplier Invoice

Menambah biaya dan waktu Finance Dept.

Memberikan informasi tentang pengeluaran perusahaan., Sebagai bukti pembayaran perusahaan ke Supplier

M H


Dari Output Deliverables (gambar 3.10) yang diperoleh, seluruh deliverables yang dianalisis sebagai input bagi Marketing

Department PT.Surya Terang Pratama akan diolah dalam tabel 3.5: Value Creation Analysis Finance Department.

Tabel 3.5: Value Creation Analysis Finance Department PT. Surya Terang Pratama


Risk Benefit

Uang Pelanggan Mengembalikan Uang atas pengembalian barang retur dari pelanggan.

M M

Menagih Pembayaran Pelanggan Menagih dan melayani pembayaran pelanggan dengan baik. M H Invoice Pelanggan Membuatkan Invoice atas Copy DO untuk menagih pembayaran ke

pelanggan L H

Invoice Baru pelanggan Membuatkan Invoice Baru atas produk retur yang digantikan dengan uang untuk pelanggan.

M L

105

Supplier Invoice Logistic & Warehouse Dept

Memberikan Invoice Supplier kepada Logistic & Warehouse Dept untuk pengembalian produk retur ke Supplier.

L M

PO Perusahaan Logistic & Warehouse Dept

Menerima PO Perusahaan atas pembelian Produk dari Supplier untuk diverifikasi.

L M

PO Perusahaan diverifikasi


Menverifikasi PO Perusahaan atas pembelian Produk dari Supplier. M H

Uang Perusahaan Eskpedisi

Membayar Uang atas Jasa pengiriman produk ke konsumen. M M

Shipping Payment Perusahaan Eskpedisi

Membayar Jasa pengiriman produk ke konsumen. M M

Procurement Payment Supplier Melakukan pembayaran atas pembelian produk perusahaan. H M Uang Supplier Membayar dengan uang atas pembelian Produk Perusahaan. H M


106

3. Logistic & Warehouse Department

Pelanggan

Supplier

Marketing Dept

Logistic & WarehouseDept

Finance Dept

Direktur

PerusahaanEskpedisi

Copy DODitandatangani

Form ReturPengesahan

PO Perusahaan POPerusahaan

POPerusahaan

PO Perusahaandiverifikasi

Produk

Supplier Invoice

Supplier DO

InformasiPengiriman

DO


Produk Retur

PengirimanProduk

Input Deliverables

Pelanggan

Supplier

Marketing Dept

Logistic & WarehouseDept

Finance Dept

Director

Informasi Stok Habis


Produk

DO

PerusahaanEskpedisi

DO

ProdukPO

Perusahaan

POPerusahaan

Produk Retur

Konfirmasi Retur

IdentitasPelanggan

POPerusahaan

Supplier Invoice

Supplier DO

Mengirimkan Produk

Copy POPerusahaan

Produk Retur yang Sudah Ditukar

Output Deliverables

Gambar 3.11: Input dan Output Deliverables Logistic & Warehouse Department PT.

Surya Terang Pratama

107

Dari Input deliverables (gambar 3.11) yang diperoleh, seluruh deliverables yang dianalisis sebagai input bagi Finance

Department PT.Surya Terang Pratama akan diolah dalam Tabel 3.6: Impact Analysis Logistic & Warehouse Department.

Tabel 3.6: Impact Analysis Logistic & Warehouse Department PT. Surya Terang Pratama.






What we Receive?

Comes From


Copy DO ditandatangani

Pelanggan Menyimpan Slip DO untuk dijadikan laporan pengiriman barang

Menambah waktu dan biaya Logistic & Warehouse Dept.

Memastikan Produk dikirimkan dengan baik ke pelanggan.

L M

DO Marketing Dept

Menerima DO yang dibuat berdasarkan pemesanan pelanggan.


Memastikan keakuratan pemesanan pelanggan.

M H

Form Retur Marketing Dept

Menukarkan produk retur berdasarkan keterangan Form Retur.

Menambah waktu dan biaya Logistic & Warehouse Dept

Memberikan keakuratan pengembalian produk retur.

M L

Produk Retur Marketing Dept.

Menukarkan produk retur berdasarkan keterangan Form Retur.

Menambah waktu dan biaya Logistic & Warehouse Dept

Mengecewakan pelanggan karena produk cacat diterima pelanggan

H L

108

PO Perusahaan

Finance Dept

Menerima PO Perusahaan yang sudah diverifikasi kemudian dikirimkan ke Supplier.

Menambah waktu dan biaya komunikasi Logistic & Warehouse Dept dan Finance dept.


M H

PO Perusahaan Diverifikasi

Finance Dept

Menerima PO Perusahaan yang sudah diverifikasi.

Menambah waktu dan biaya Logistic & Warehouse Dept dan Finance dept.


M H

Supplier Invoice

Finance Dept

Menerima Supplier Invoice untuk persyaratan retur ke Supplier.

Menambah waktu dan biaya Logistic & Warehouse Dept dan Finance Dept.

Membantu proses pereturan produk ke Supplier

L M

PO Perusahaan

Director Menerima PO Perusahaan yang disahkan oleh Director.

Menambah waktu dan dan biaya Logistic & Warehouse Dept.

Memastikan pengeluaran perusahaan untuk produk disetujui oleh Director

L L

Pengesahaan PO Perusahaan

Director Menerima PO Perusahaan yang disahkan oleh Director.

Menambah waktu dan dan biaya Logistic & Warehouse Dept.

Memastikan pengeluaran perusahaan untuk produk disetujui oleh Director

L L

109

Pengiriman Produk

Supplier Menerima Pengiriman pesanan produk perusahaan dan mengecek kembali Produk tersebut berdasarkan PO perusahaan.

Menambah waktu dan biaya Logistic & Warehouse Dept, Menambah Aset bergerak perusahaan

Memastikan keakuratan Produk yang dikirimkan sesuai dengan PO perusahaan

M H

Produk Supplier Menerima Pengiriman pesanan produk perusahaan, Menerima pengembalian Produk Retur, Menyimpan produk di gudang

Menambah waktu dan biaya Logistic & Warehouse Dept, Menambah Aset bergerak perusahaan

Memberikan perlindungan/penjagaan kepada produk, dan memberikan kepastian persediaan produk

M H

Supplier DO Supplier Menerima Supplier DO dan Menverifikasi Supplier DO berdasarkan produk yang dikirimkan.


Memberikan informasi atas pengiriman produk.

L M

Informasi Pengiriman

Supplier Menerima informasi pengiriman dari Supplier.

Memberikan Informasi tentang waktu pengiriman produk.

L H

Copy DO ditandatangani

Perusahaan Ekspedisi

Menerima Copy DO ditandatangani pelanggan dari pengiriman produk oleh Perusahaan Ekspedisi


Memastikan Invoice dan DO disetujui oleh pelanggan.

L M


110

Dari Input Deliverables (gambar 3.11) yang diperoleh, seluruh deliverables yang dianalisis sebagai input bagi Finance

Department PT.Surya Terang Pratama akan diolah dalam tabel 3.7: Value Creationt Analysis Logistic & Warehouse Department.

Tabel 3.7: Value Creation Analysis Logistic & Warehouse Department PT. Surya Terang Pratama.


Risk Benefit

Mengirim Produk. Pelanggan Mengirimkan produk sampai ketempat ke tempat tujuan pelanggan.

M H

DO Pelanggan Memberikan DO untuk ditandatangani/disahkan. M M Produk. Pelanggan Mengirimkan produk sampai ketempat ke tempat tujuan pelanggan

denga baik. M H

Produk Retur yang Sudah Ditukar

Pelanggan Mengirimkan kembali produk retur yang sudah ditukar ke pelanggan

M L

Informasi Stok Produk Marketing Dept Menginformasikan Stok habis agar bisa disampaikan kepada pelanggan.

H L

PO Perusahaan. Finance Dept Meminta Verifikasi PO perusahaan ke Finance Dept. L L Copy DO Ditandatangani

Finance Dept Menyampaikan Copy DO yang sudah ditandatangani pelanggan untuk bukti pembuatan Invoice

L M

Supplier DO Finance Dept Menyampaikan Supplier DO sebagai bukti produk diterima. L M PO perusahaan Director Meminta persetujuan PO Perusahaan untuk pembelian produk

perusahaan. M H

PO Perusahaan Supplier Menyampaikan PO Perusahaan ke Supplier untuk pemesanan produk.

M H

Copy PO Perusahaan Supplier Menyampaikan Copy PO Perusahaan ke Supplier untuk pengambilan produk

L M

111

Supplier Invoice Supplier Memberikan Supplier Invoice sebagai persyaratan retur Supplier M M Produk Retur Supplier Memberikan produk retur untuk ditukarkan dengan produk baru. H M Konfirmasi Retur Supplier Memberikan konfirmasi atas produk yang ingin diretur. L M

Produk Perusahaan Ekspedisi

Memberikan Produk ke Perusahaan Ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan.

M H

Identitas Pelanggan Perusahaan Ekspedisi

Memberikan Alamat Pelanggan untuk melengkapi prosedur pengiriman produk

M H

DO Perusahaan Ekspedisi

Menitipkan DO pada Perusahaan Ekspedisi untuk ditandatangani oleh pelanggan

M H


112

3.7 Analisis SWOT

Berdasarkan hasil analisa perusahan PT. Surya Terang Pratama diketahui faktor

internal (Kekuatan & Kelemahan / Strenght & Weakness) dan Faktor eksternal (Peluang

& Ancaman) perusahaan yang dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. Faktor Internal yaitu:

a. Kekuatan (Strength):

- Pembinaan hubungan antar partner bisnis yang baik.

PT. Surya Terang Pratama menjalin hubungan baik dengan beberapa perusahaan

supplier dan beberapa perusahaan ekspedisi sebagai rekan (partner) bisnis.

Dimana beberapa perusahaan supplier tersebut merupakan supplier tetap PT.

Surya Terang Pratama dan beberapa perusahaan ekspedisi yang menjadi

langganan PT. Surya Terang Pratama yang sudah menandatangani kontrak kerja

sama sebagai rekan bisnis perusahaan. Perusahaan supplier tetap dan perusahaan

ekspedisi pilihan PT. Surya Terang Pratama dapat dilihat pada tabel 3.8 dan tabel

3.9 sebagai berikut.

Tabel 3.8: Daftar Supplier Tetap PT.Surya Terang Pratama

No Nama Perusahaan Keterangan 1 CV. Powerindo Jaya Perkasa Supplier untuk jenis produk alat-alat

drilling 2 PT. Agip Lubrindo Pratama Supplier untuk produk pelumas Agip 3 PT. Duta Buana Perkasa Supplier untuk produk pelumas Pertamina 4 PT Ebara Indonesia Supplier untuk jenis produk hydrolic

pump dan perlengkapan sistem Hidrolik. 5 PT. Prestasi Pelumasindo

Unggul Supplier untuk produk pelumas Shell

Sumber: PT. Surya Terang Pratama

113

Tabel 3.9: Daftar Perusahaan Ekspedisi Langganan

No. Nama Perusahaan Keterangan 1 PT. Bina Usaha

Perusahaan ekspedisi yang melayani jasa pengiriman darat, laut, proyek cargo dan udara untuk tujuan domestik & internasional.

2 PT. Citra Indonesia Logistic Perusahaan ekspedisi yang melayani jasa pengiriman darat, laut, dan udara untuk tujuan domestik.

Sumber: PT. Surya Terang Pratama

- Pendekatan pelanggan yang baik.

Berdasarkan hasil Value Network Analysis dapat kita ketahui bahwa perusahaan

mempunyai pendekatan pelanggan dengan baik. Pendekatan yang baik terhadap

pelanggan ini dapat kita lihat dimana para staff PT. Surya Terang Pratama dapat

melakukan penawaran dengan baik, bersedia melayani keluhan (complain) dari

pelanggan, apabila produk diretur oleh konsumen tidak dapat ditukar pada waktu

yang diinginkan pelanggan maka pelanggan berhak menerima kembali uang atas

produk yang dibelinya (refund), dan PT. Surya Terang Pratama bersedia

melayani pesanan pelanggan yang berada diluar daerah jangkauan pengiriman

perusahaan dengan menggunakan jasa perusahaan ekspedisi.

- Pengendalian dan pengawasan financial (keuangan) perusahaan yang baik

Dari hasil wawancara, gambaran umum, dan Value Network Analysis PT. Surya

Terang Pratama memiliki pengendalian dan pengawasan atas arus informasi

financial (keuangan) mereka. Dimana arus kas dan aset perusahaan tercatat

dengan baik

114

- Ketersediaan transportasi untuk pendistribusian produk yang memadai.

PT. Surya Terang Pratama memiliki beberapa kendaraan/transportasi untuk

mendukung proses pendistribusian produk-produknya. Pada tabel 3.10 dapat kita

lihat daftar kepemilikan kendaraan/transportasi dinas milik PT. Surya Terang

Pratama.

Tabel 3.10: Daftar Kepemilikan Transportasi Darat Dinas

No Nama Kendaraan Jenis Kendaraan Jumlah 1 Minibus Suzuki APV Mobil Penumpang 1 2 Minibus Daihatsu Zebra Mobil Penumpang 1 3 Mini Truk Isuzu Elf Truk Pengangkut Barang 2 4 Truk Hino Dutro 130 MD Truk Pengangkut Barang 1 5 Daihatsu Zebra Pickup Mobil Pickup Pengangkut

Barang 2

6 Isuzu Pickup Mobil Pickup Pengangkut barang

1

Sumber: PT.Surya Terang Pratama.

- Fasilitas dan Infrastruktur perusahaan yang memadai

PT. Surya Terang Pratama memilik 1 kantor untuk kegiatan operasional dan 2

buah gudang dilokasi yang berbeda. Kantor PT.Surya Terang Pratama dilengkapi

oleh fasilitas telepon, faksimile, Internet , mesin fotokopi, komputer dan

hardware lainnya yang dimana semua fasilitas tersebut dapat mendukung kinerja

para staff yang bekerja pada perusahaan tersebut.

b. Kelemahan (Weakness):

- Struktur organisasi perusahaan yang masih sederhana.

PT. Surya Terang Pratama memiliki struktur organisasi yang masih sederhana

yang dapat kita lihat pada gambar 3.1. Hal ini menyebabkan pembagian bidang

kerja yang tidak proposional para staff harus melakukan pekerjaan yang lebih

dari bidang yang seharusnya mereka kerjakan.

115

- Pengawasan persediaan produk gudang yang kurang baik.

Salah satu yang menjadi permasalahan perusahaan adalah pengawasan

persediaan/stok produk gudang yang kurang baik karena terjadinya keliruan

dalam informasi stok produk yang menyebabkan keterlambatan pemenuhan

pemesanan pelanggan karena kurangnya pengawasan persediaan stok produk.

Hal dikarenakan pencatatan produk yang tidak real-time dan berdasarkan produk

yang keluar dan masuk sedangkan pengauditan jumlah stok produk hanya

dilakukan dalam sekali per dua minggu.

- Pengawasan mutu produk yang kurang baik.

Sering terjadinya retur dari pelanggan yang dikarenakan produk yang dipesan

oleh pelanggan rusak/cacat sebelum digunakan. Hal ini dikarenakan kurangnya

pemeriksaan produk dari Staff Warehouse dikarenakan perusahaan tidak

mempunyai alat untuk menguji produk yang diterima dari supplier. Namun hal

ini dapat diimbangi karena pihak supplier bersedia untuk menerima retur produk

yang cacat tersebut dan dapat ditukarkan kembali.

- Cakupan pasar yang masih bersifat regional.

Cakupan pasar PT. Surya Terang Pratama masih hanya mencakup beberapa

daerah di Pulau Jawa, Pulau Bali, Pulau Sumatra, dan Pulau Kalimantan.

- Pelayanan pemenuhan pesanan pelanggan yang kurang cepat.

Berdasarkan value network analysis dan gambaran umum proses bisnis

perusahaan, dapat disimpulkan bahwa rumitnya birokrasi dalam pemenuhan

pesananan pelanggan.

116

2. Faktor Eksternal yaitu:

a. Peluang (Opportunity):

- Stabilitas nilai tukar Rupiah dengan US Dollar.

Stabilitas nilai tukar Rupiah dengan US Dollar sangat mempengaruhi harga

produk dari supplier serta mempengaruhi harga jual produk ke pelanggan. Bila

Nilai tukar Rupiah meningkat terhadap US Dollar maka harga produk yang

dipesan dari supplier dan dijual ke pelanggan akan menurun dan juga sebaliknya.

Hal ini tentunya sangat mempengaruhi permintaan produk dari pelanggan ke

perusahaan. Pada akhir tahun 2009 hingga pertengahan bulan Januari tahun 2010

nilai tukar Rupiah dengan US Dollar relative stabil dengan kisaran 9-10 ribu

Rupiah per Dollar. Grafik nilai tukar Rupiah dengan US Dollar dapat dilihat

gambar 3.12 berikut ini.

Sumber: Melon Property (2010)

Gambar 3.12: Grafik Nilai tukar Rupiah Terhadap US Dollar Periode 28/10/2009

Sampai Dengan 20/01/2010

117

- Turunnya suku bunga Kredit.

Naik turunnya suku bunga kredit pada Bank akan mempengaruhi pemerolehan

dana pinjaman perusahaan dari Bank. Bila suku bunga kredit pada bank turun

maka perusahaan akan mudah memperoleh dana untuk mengembangkan

perusahaannya. Naik-turunnya suku bunga kredit dan suku bunga deposito

ditentukan oleh suku bunga BI rate yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia. Suku

Bunga BI rate dapat dilihat pada tabel 3.11 berikut ini

Tabel 3.11: Suku Bunga BI Rate

Tanggal BI Rate 6 Januari 2010 6.50% 3 Desember 2009 6.50% 4 November 2009 6.50% 5 Oktober 2009 6.50% 3 September 2009 6.50% 5 Agustus 2009 6.50% 3 Juli 2009 6.75% 3 Juni 2009 7.00% 5 May 2009 7.25% 3 April 2009 7.50% 4 Maret 2009 7.75% 4 Febuari 2009 8.25%

Sumber: Bank Indonesia (2010)

- Semakin berkembangnya teknologi informasi.

Berkembangnya teknologi informasi yang ada tentunya akan mempengaruhi

kinerja perusahaan. Perusahaan dapat memanfaatkan perkembangan teknologi

informasi tersebut untuk membantu proses bisnis perusahaan, contohnya:

penggunaan internet dan email untuk berkomunikasi dengan pihak supplier dan

memasarkan produk perusahaan.

118

- Meningkatnya pertumbuhan industri manufaktur di Indonesia

Menteri Perindustrian (Menperin) Fahmi Idris optimistis, industri manufaktur

nasional akan mengalami pertumbuhan sekitar 3% hingga 4% pada 2010

(Nurmayanti, 03/08/2009). Dengan meningkatnya pertumbuhan industri

manufaktur di Indonesia maka akan meningkatkan pangsa pasar dari PT. Surya

Terang Pratama. Maka permintaan produk untuk keperluan perlengkapan industri

yang dipasarkan oleh PT. Surya Terang Pratama akan ikut meningkat pula.

- Semakin berkembangnya infrastruktur di Indonesia.

Dengan berkembangnya infrastruktur di Indonesia dari tahun ke tahun maka

peluang untu mengembangkan pasar di daerah lain di Indonesia akan semakin

besar. Proses bisnis yang berjalan pada PT. Surya Terang Pratama akan menjadi

lebih mudah dengan adanya pemanfaat infrastruktur tersebut.

b. Ancaman (Threat) yaitu:

- Dimulainya Asean-China Free Trade Agreement (ACFTA)

Asean-China Free Trade Agreement (ACFTA) adalah suatu perjanjian tentang

perdagangan bebas antar negara RRC (Republik Rakyat China) dengan Negara-

negara anggota Asean yang dimulai pada Januari 2010. Dengan adanya

perdagangan bebas ini dikhawatirkan produk-produk murah buatan RRC akan

masuk dengan bebas ke Indonesia sehingga dapat membuat perusahaan industri-

industri dalam Negeri kalah bersaing dan menyebabkan kebangkrutan. Hal ini

tentunya akan membawa dampak buruk pada PT. Surya Terang Pratama yang

dimana sebagian besar pelanggannya adalah perusahaan industri dalam Negeri.

119

- Produk palsu yang beredar di pasaran.

Produk palsu yang beredar di pasaran tentunya akan meresahkan PT. Surya

Terang Pratama. Dimana produk palsu tersebut harganya jauh lebih murah, dan

konsumen yang tertipu akan produk palsu tersebut akan lebih memilih membeli

produk palsu tersebut ketimbang produk asli yang dijual oleh PT. Surya Terang

Pratama sehingga membuat omset perusahaan menjadi berkurang. Contoh kasus

yang terjadi:

“…Beberapa pekan lalu, Kepolisian Daerah Metro Jaya menggerebek pabrik oli yang diduga palsu di Bitung, Tangerang, Banten. Usaha produksi oli palsu ini tergolong besar. Sejumlah alat memproduksi oli palsu, seperti mesin sedot oli, dua drum pengaduk, satu unit mesin kompresor, dan satu unit mesin pencetak barcode ditemukan di tempat ini. Tak hanya itu, ratusan karung berisi botol berbagai jenis merk oli dan puluhan karung tutup botol juga ditemukan. Jaringan pemalsu oli ini bekerja dengan cermat dan rapi. Buktinya, kertas aluminium pelapis tutup oli telah disiapkan dengan matang hingga dipastikan mampu mengecoh konsumen. Dalam penggerebekan ini, polisi menangkap seorang tersangka….”

(Tim Buser, 11/06/09)

- Kurangnya pasokan listrik dari PLN.

Kurangnya pasokan listrik dari Perusahaan Listrik Negara (PLN) tentunya akan

sangat menghambat kegiatan operasional perushaan. Karena kurangnya pasokan

listrik tersebut, PLN membatasi pasokan listriknya dengan melakukan

pemadaman bergilir. Hal ini tentunya tidak menguntungkan bagi perusahaan,

meskipun perusahaan memiliki genset pembangkit tenaga listrik namun biaya

yang dikeluarkan untuk bahan bakar genset pembangkit tenaga listrik tersebut

cukup tinggi bila dibandingkan menggunakan listri dari PLN. Kekurangan

pasokan listrik ini disinggung pada rapat terbatas yang dipimpin oleh Presiden RI

Dr. H. Susilo Bambang Yudhoyono sebagai berikut

“…Presiden diawal pengarahannya mengatakan bahwa listrik memiliki peran yang sangat penting bagi perekonomian dan kehidupan masyarakat. "Kita sudah tahu, karena krisis 11 tahun yang lalu kita terlambat untuk menambah daya listrik kita, membangun pembangkit listrik serta sistem distribusinya. Memang bisa dijelaskan, kesulitan finansial pada masa

120

krisis dulu. Ketika ekonomi pulih kembali, utamanya sejak lima tahun yang lalu, makin terasa listrik ini sangat kurang," kata Presiden.”

(Tim redaksi website Presiden RI Dr. H. Susilo Bambang Yudhoyono,17/11/2009)

- Banyaknya perusahaan pesaing.

Menurut hasil wawancara dengan Director PT Surya Terang Pratama, PT. Surya

Terang Pratama mempunyai banyak perusahaan persaing yang bergerak dalam

pasar yang sama. Oleh karena banyaknya perusahaan pesaing tersebut maka

pangsa pasar yang diperoleh PT.Surya Terang Pratama sedikit.

- Harga minyak mentah dunia yang semakin meningkat.

Dengan meningkatnya harga minyak mentah dunia yang menyebabkan naiknya

harga bahan bakar minyak maka biaya pendistribusian produk dari supplier ke

PT. Surya Terang Pratama hingga ke pelanggan akan semakin meningkat pula.

PT. Surya Terang Pratama sebagai perusahan perdagangan dan penyalur

tentunya akan sangat bergantung pada proses pendistribusian produk-produknya

dengan menggunakan transportasi yang berbahan bakar minyak dan juga jasa

perusahaan ekspedisi yang tarif pengirimannya bergantung pada harga minyak

mentah. Tabel 3.12 berikut ini menunjukan data histori naik turunnya harga

minyak mentah dunia per barrel

Tabel 3.12: Data Histori Harga Minyak Mentah

Tanggal Harga Minyak Mentah per Barrel (US Dollar)

June 5, 2009 $68.44 July 3, 2009 $65.63 August 7, 2009 $70.93 September 4, 2009 $68.02 October 2, 2009 $69.95 November 6, 2009 $77.43 December 4, 2009 $75.47 January 8, 2010 $82.75

Sumber: The New York Merchantile Exchange (2010)

121

3.7.1 Matriks SWOT

Dari faktor-faktor Internal dan Eksternal dapat kita buat Matrix SWOT pada tabel 3.13 berikut untuk menganalisa perumusan strategi

perusahaan.

Tabel 3.13: Matrix SWOT

Kekuatan (Strengths) 1. Pembinaan hubungan antar partner bisnis yang baik. 2. Pendekatan pelanggan yang baik. 3. Pengendalian dan pengawasan financial perusahaan

yang baik. 4. Ketersediaan transportasi untuk pendistribusian produk

yang memadai 5. Fasilitas dan Infrastruktur perusahaan yang memadai.

Kelemahan (Weakness) 1. Struktur organisasi perusahaan yang masih sederhana. 2. Pengawasan dan pengendalian persediaan produk yang

kurang baik. 3. Pengawasan mutu produk yang kurang baik. 4. Cakupan pasar yang masih bersifat regional. 5. Pelayanan pemenuhan pesanan pelanggan yang kurang

cepat.

Peluang (Opportunities) 1. Stabilitas nilai tukar

Rupiah dengan US Dollar 2. Turunnya suku bunga

kredit. 3. Semakin berkembangnya

teknologi informasi. 4. Meningkatnya

pertumbuhan Industri di Indonesia

5. Semakin berkembangnya Infrastruktur di Indonesia.

Strategi SO 1. Pemanfaatan teknologi informasi dan stabilitas nilai

tukar Rupiah dalam menambah perlengkapan fasilitas dan infrastruktur perusahaan (S5, O1, O3,).

2. Memanfaatkan teknologi informasi untuk membangun sistem yang mengintegrasika informasi yang dbutuhkan perusahaan dengan partner bisnis dan juga pelanggan d (S1, S2, S3, O3).

3. Memanfaatkan pinjaman kredit bank untuk menguatkan struktur financial perusahaan sehingga perusahaan dapat berinvestasi untuk mengembangkan teknologi, fasilitas dan infrastuktur (S5, S3, O2, O3).

4. Dengan meningkatnya pertumbuhan industri di Indonesia maka perusahaan dapat menambah pelanggan dengan melakukan pendekatan terhadap perusahaan-perusahaan industri tersebut (S2, O4).

5. Dengan berkembangnya infrastruktur Indonesia seperti

Strategi WO 1. Memanfaatkan Teknologi Informasi untuk mempermudah

tugas para staff dalam melakukan pekerjaan, mengawasi dan mengendalikan persediaan produk, mengawasi mutu produk, dan juga melayani pelanggan (W1, W2, W3, W5, O3).

2. Meminjam dana dari Bank untuk mengembangkan perusahaan hingga keberbagai ke kota lain yang infrastrukturnya sudah tersedia dengan baik (W4,O2, O5).

3. Dengan berkembangnya industri-industri di daerah maka perusahaan memiliki peluang untuk mengembangkan cakupan pasar ke pelosok daerah (W4, O4).

4. Stabilitas nilai tukar Rupiah membuat perusahaan dapat menekan harga demi kepuasan pelanggan untuk menutupi kekurangan pelayan pelanggan yang kurang cepat (O1, W5).

122

jalan raya, jembatan, dan fasilitas-fasilitas umumnya maka perusahaan dapat mengoptimalkan transportasi yang tersedia untuk proses pendistribusian produknya (S4, O5).

Ancaman (Threatness) 1. Dimulainya Asean-China

Free Trade Agreement (ACFTA).

2. Produk palsu yang beredar di pasaran.

3. Kurangnya pasokan listrik dari PLN.

4. Banyaknya perusahaan pesaing.

5. Harga minyak mentah dunia yang semakin meningkat.

Strategi ST 1. Perusahaan dapat memperkuat kerja sama dengan

partner bisnis agar dapat mengurangi dampak masuknya produk murah akibat perdagangan bebas Asean-China (S1, T1).

2. Dengan adanya pendekatan pelanggan yang baik maka pelanggan dapat memperoleh informasi dengan jelas tentang produk asli yang dipasarkan oleh perusahaan. (S2, T2).

3. Perusahaan dapat mengatasi kekurangan pasokan listrik dari PLN dengan adanya fasilitas yang tersedia seperti Genset pembangkit tenaga listrik pada perusahaan dan fasilitas pembantu penerangan lainnya (S5, T3).

4. Kerja sama yang baik dengan partner bisni dapat mengurangi kekuatan dari para pesaing (S1, T4).

5. Pengendalian dan pengawasan finansial yang baik serta perawatan transportasi yang baik dapat mengatasi penggunaan bahan bakar minyak dalam proses distribusi (S3, S4, T5).

Strategi WT 1. Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan yang

menambah kepuasan pelanggan sehingga dapat bersaing dengan perusahaan lainnya dan produk murah dari perdagangan bebas (W5, T2, T5).

2. Menambah divisi/departement IT untuk memberdayakan teknologi informasi agar dapat mengembangkan perusahaan sehingga dapat bersaing dan dapat mendukung proses bisnis perusahaan ( W1, W2, W3, T1, T4 ).

3. Menghemat pemakaian listrik dan bahan bakar transportasi untuk mengurangi pengeluaran perusahaan (T3, T5).

4. Bergerak pada bidang usaha baru dimana pangsa pasar dari bidang tersebut masih besar (W4, T1, T2, T4).

5. Mengembangkan tempat pemasaran produk sehingga pasar yang dimasuki menjadi lebih luas (W4, T1, T2, T4).

123

3.7.2 Matriks Internal Factor Evaluation (IFE)

Matriks IFE digunakan untuk menganalisa faktor-faktor internal perusahaan dan

memberitahukan seberapa besar pengaruh dari faktor-faktor tersebut serta memberi

kesimpulan untuk mengambil keputusan strategis perusahaan dari keberadaan faktor-

faktor internal tersebut. Matriks IFE PT. Surya Terang Pratama dapat dilihat pada Tabel

3.14 berikut ini.

Tabel 3.14: Matrix Internal Factor Evaluation (IFE) PT. Surya Terang Pratama

Variabel Bobot Rating Nilai

Kekuatan (Strengths) 1. Pembinaan hubungan antar partner

bisnis yang baik. 2. Pendekatan pelanggan yang baik. 3. Pengendalian dan pengawasan financial

perusahaan yang baik. 4. Ketersediaan transportasi untuk

pendistribusian produk yang memadai 5. Fasilitas dan Infrastruktur perusahaan

yang memadai. Kelemahan (Weakness) 1. Struktur organisasi perusahaan yang

masih sederhana. 2. Pengawasan dan pengendalian

persediaan produk yang kurang baik. 3. Pengawasan mutu produk yang kurang

baik. 4. Cakupan pasar yang masih bersifat

regional. 5. Pelayanan pemenuhan pesanan

pelanggan yang kurang cepat.

0,2363 0,1651

0,1107

0,0772

0,0458

0,0337

0,1222

0,0992

0,0462

0,0736

4 4 3 3 3 2 1 2 2 2

0,9052 0,6605

0,3321

0,2317

0,1374

0,0674

0,1222

0,1984

0,0923

0,1472 Total 1,000 2,8944

Dari tabel 3.14 diatas dapat disimpulkan bahwa pembinaan hubungan antar

partner bisnis yang baik merupakan faktor internal yang berpengaruh bagi perusahaan

dengan bobot 0,2363 dan nilai IFE 0,9052. Berdasarkan total nilai IFE 2,8944 maka

124

dapat disimpulkan bahwa PT. Surya Terang Pratama dapat memanfaatkan kekuatan

(strenght) dapat mengatasi kelemahan (weakness) dan berada diatas nilai IFE rata-rata

industri yaitu 2,50.

3.7.3 Matriks External Factor Evaluation (EFE)

Matriks EFE digunakan untuk menganalisa faktor-faktor eksternal perusahaan

dan memberitahukan seberapa besar pengaruh dari faktor-faktor tersebut serta memberi

kesimpulan untuk mengambil keputusan strategis perusahaan dari keberadaan faktor-

faktor eksternal tersebut. Matriks EFE PT. Surya Terang Pratama dapat dilihat pada

Tabel 3.15 berikut ini.

Tabel 3.15: Matrix External Factor Evaluation (EFE) PT. Surya Terang Pratama

Variabel Bobot Rating Nilai Peluang (Opportunities) 1. Stabilitas nilai tukar Rupiah dengan US

Dollar 2. Turunnya suku bunga kredit. 3. Semakin berkembangnya teknologi

informasi. 4. Meningkatnya pertumbuhan Industri di

Indonesia 5. Semakin berkembangnya Infrastruktur di

Indonesia Ancaman (Threatness) 1. Dimulainya Asean-China Free Trade

Agreement (ACFTA). 2. Produk palsu yang beredar di pasaran. 3. Kurangnya pasokan listrik dari PLN. 4. Banyaknya perusahaan pesaing. 5. Harga minyak mentah dunia yang

semakin meningkat.

0,2337 0,1535

0,0889

0,0978

0,0506

0,0526 0,0496 0,0572 0,1078

0,1038

4 3 3 4 3 3 3 2 2 3

0,9346 0,4606

0,2667

0,3912

0,1518

0,1577 0,1488 0,1144 0,2156

0,3250

Total 1 3,1664

125

Dari tabel 3.12 diatas dapat disimpulkan bahwa stabilitas nilai tukar Rupiah

dengan US Dollar merupakan faktor eksternal yang berpengaruh bagi perusahaan

dengan bobot 0,2337 dan nilai IFE 0,9346. Berdasarkan total nilai IFE 3,1664 maka

dapat disimpulkan bahwa PT. Surya Terang Pratama dapat memanfaatkan peluang

(opportunity) dapat mengatasi ancaman (threat) dan berada diatas nilai EFE rata-rata

industri yaitu 2,50.

3.7.4 Matriks Internal-External (IE)

Berdasarkan matriks IFE dan EFE, didapatkan nilai rata-rata tertimbang untuk

IFE adalah 2,8944. Dan untuk EFE didapatkan nilai rata-rata tertimbang sebesar 3,1664.

Dari kedua nilai tertimbang rata-rata tersebut dimasukan kedalam Matriks IE pada tabel

3.16 dibawah ini.

Tabel 3.16: Matriks Internal-Eksternal (IE) PT. Surya Terang Pratama

TOTAL RATA-RATA TERTIMBANG IFE

TOTA

L RA

TA-R

ATA

TERTIM

BA

NG

Kuat Sedang Lemah

3,0-4,0 2,0-2,99 1,0-1,99

Kuat 3,0-4,0 I II III

Sedang 2,0-2,99 IV V VI

Lemah 1,0-1,99 VII VII IX

126

Dari Matrix IE dapat disimpulkan bahwa posisi PT. Surya Terang Pratama

berada pada sel II yang dengan Strategi yang dikembangkan adalah Strategi intensif

(penetrasi pasar, pengembangan pasar, dan pengembangan produk/jasa (perbaikan

produk/jasa).

3.7.5 Matriks QSPM (Quantitative Strategic Planning Matrix)

Dari perhitungan Matriks IE dan Kuadran SWOT diperoleh strategi

agresif/intensif yang terdiri dari penetrasi pasar, pengembangan pasar dan

pengembangan produk/layanan. Untuk menentukan pilihan alternatif strategi mana yang

akan digunakan maka dilakukan perhitungan dengan menggunakan Matriks QSPM yang

terdapat pada tabel 3.16. Dari hasil Matriks QSPM maka dapat disimpulkan bahwa

alternative strategi yang cocok PT. Surya Terang Pratama adalah produk/jasa perbaikan

produk/jasa karena diperoleh nilai yang tertinggi dibanding yang lainnya. Dengan

mengembangkan sistem e-Supply Chain Management, perusahaan dapat meningkatkan

pelayanan terhadap pelanggan karena mempercepat pengadaan pemesananan produk ke

pelanggan.

127

Tabel 3.17: Matriks QSPM (Quantitative Strategic Planning Matrix)

Alternatif Strategi

Variabel Bobot Penetrasi Pasar Pengembangan Pasar Perbaikan Jasa AS TAS AS TAS AS TAS

Kekuatan (Strengths) 1. Pembinaan hubungan antar partner

bisnis yang baik. 2. Pendekatan pelanggan yang baik. 3. Pengendalian dan pengawasan

financial perusahaan yang baik. 4. Ketersediaan transportasi untuk

pendistribusian produk yang memadai 5. Fasilitas dan Infrastruktur perusahaan

yang memadai.

0,2363 0,1651

0,1107

0,0772

0,0458

2 3 - 2 1

0,4526 0,4954

-

0,1545

0,0458

3 3 - 3 2

0,6789 0,4954

-

0,2317

0,0916

4 3 - 3 3

0,9052 0,4954

-

0,2317

0,1374

Kelemahan (Weakness) 1. Struktur organisasi perusahaan yang

masih sederhana. 2. Pengawasan dan pengendalian

persediaan produk yang kurang baik. 3. Pengawasan mutu produk yang kurang

baik. 4. Cakupan pasar yang masih bersifat

regional. 5. Pelayanan pemenuhan pesanan

pelanggan yang kurang cepat.

0,0337

0,1222

0,0992

0,0462

0,0736

2 2 2 3 2

0,0674

0,2443

0,1984

0,1847

0,1472

2 2 2 4 1

0,0674

0,2443

0,1984

0,1847

0,0736

3 4 3 2 3

0,1011

0,4887

0,2976

0,0923

0,2208

Peluang (Opportunities)

128

1. Stabilitas nilai tukar Rupiah dengan US Dollar

2. Turunnya suku bunga kredit. 3. Semakin berkembangnya teknologi

informasi. 4. Meningkatnya pertumbuhan Industri di

Indonesia 5. Semakin berkembangnya Infrastruktur

di Indonesia

0,2337 0,1535

0,0889

0,0978

0,0506

3 3 1 3 2

0,7010 0,4606

0,0889

0.2934

0,1012

3 3 1 3 3

0,7010 0,4606

0,0889

0,2934

0,1518

2 3 4 2 1

0,4673 0,4606

0,3556

0,1956

0,0506

Ancaman (Threatness) 1. Dimulainya Asean-China Free Trade

Agreement (ACFTA). 2. Produk palsu yang beredar di pasaran. 3. Kurangnya pasokan listrik dari PLN. 4. Banyaknya perusahaan pesaing. 5. Harga minyak mentah dunia yang

semakin meningkat.

0,0526 0,0496 0,0572 0,1078

0,1038

4 3 - 2 2

0,2103 0,1488

- 0,2156

0,2166

2 3 - 3 1

0,1051 0,1488

- 0,3234

0,1083

2 2 - 3 3

0,1051 0,0992

- 0,3234

0,2166

Penjumlahan Total Nilai Daya Tarik 4,4267 4,6473 5,2443

129

3.8 Masalah, Usulan Penyelesaian Masalah, dan Keputusan Strategi

Dari hasil analisa yang telah dilakukan, pada proses bisnis PT. Surya Terang

Pratama terdapat beberapa masalah yang kerap terjadi pada proses bisnis tersebut.

Masalah-masalah tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

- Terlalu banyak pemakaian kertas dan proses bisnis masih menggunakan sistem

manual, sehingga proses bisnis berjalan lambat

- Biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk arus dokumen, perlengkapan kantor

dan komunikasi perbulannya tergolong cukup besar

- Pereturan produk retur yang memakan waktu dan biaya.

- Kekeliruan dalam pengawasan stok produk digudang (tidak ready stock) yang

menyebabkan sering terjadinya ketiadaan produk yang dipesan oleh pelanggan

- Lambatnya proses pemesanan produk atau pemenuhan stok produk kosong ke

Supplier, dan

- Informasi yang diterima tentang arus produk tidak real-time

- Pemesanan pelanggan sering ditunda karena ketiadaan stok di gudang.

Karena adanya beberapa permasalahan yang kerap terjadi pada PT. Surya

Terang Pratama membuat perusahaan menjadi sulit untuk bersaing dengan para

pesaingnya. Usulan dari pemecahan masalah yang terjadi pada proses bisnis PT. Surya

Terang Pratama ini adalah:

- Membangun suatu sistem informasi terkomputerisasi yang mengintegrasikan

setiap unit bisnis perusahaan yang dapat mendokumentasikan proses bisnis

perusahaan dan juga mencakup arus produk yang terjadi dari Supplier ke

perusahaan hingga ke konsumen sehingga arus informasi dapat menjadi real-time

- Melakukan pemesanan produk ke Supplier sebelum stok produk tersebut habis.

130

- Menggunakan teknologi Internet sebagai media penyampaian dan pengiriman

informasi

- Memangkas birokrasi pendistribusian produk dari Supplier ke perusahaan hingga

ke pelanggan

- Menjalin kerjasama dengan para Supplier sehingga proses procurement dapat

berjalan dengan lebih mudah.

Dari kesimpulan usulan pemecahan masalah diatas, sistem yang cocok untuk

menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh PT. Surya Terang Pratama adalah e-Supply

Chain Management.

Berdasarkan analisa yang dilakukan perusahaan maka strategi yang cocok adalah

strategi SO dan strategi agresif untuk mengembangkan produk atau layanan.

Berdasarkan jenis strategi tersebut maka dapat diperoleh kesimpulan usulan strategi

sebagai berikut:

- Menjalin kerjasama dengan pihak supplier dan membangun sistem e-Supply

Chain Management yang mengintegrasikan perusahaan dengan pihak supplier

dengan memanfaatkan teknologi internet yang ada (S1, S2, S3, O3)

- Meminjam modal dari bank untuk pengembangan sistem e-Supply Chain

Management (S5, S3, O2, O3)

- Karena dibangunnya sistem e-Supply Chain Management maka perusahaan dapat

dengan mudah mengendalikan arus produk pada perusahaan. Sehingga

perusahaan dapat meningkatkan kecepatan pelayanan pemenuhan pemesanan

produk dari pelanggan.

bab 3 analisis perusahaan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00468-mnsi bab...

Documents