39  

BAB 3

SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT MEKARINDO ABADI merupakan perusahaan yang memiliki 3 anak

perusahaan yang bergerak di bidang Money changer, Saham, dan Stationery. PT

MEKARINDO ABADI STATIONERY adalah perusahaan yang bergerak

sebagai distributor alat-alat tulis dan berdiri pada tanggal 21 juli 2005, yang

terletak di daerah Perniagaan Lindeteves Trade Center lantai UG blok A 19 no.

9, Jakarta Barat.

Awalnya perusahaan ini hanya mempunyai 5 karyawan, yaitu 1 wakil

direktur, 2 orang sales dan 2 orang kurir. Perkembangan perusahaan ini dari

bulan hingga bulan ke-6, perusahaan ini masih dalam masa penjajakan mencari

klien dan pada bulan ke-7 perusahaan mulai mengalami peningkatan penjualan.

Pada tahun 2007, PT MEKARINDO ABADI STATIONERY mengalami

penurunan yang signifikan yang di karenakan adanya persaingan yang sangat

ketat antar perusahaan stationery.

Awal tahun 2008, Perusahaan ini memulai mencari cara untuk

menghadapi persaingan yang ketat itu dengan cara menambah jumlah karyawan

di bagian sales. Sehingga pada pertengahan tahun 2008, PT MEKARINDO

ABADI STATIONERY mengalami peningkatan penjualan hingga sekarang dan

40  

rencananya pada tahun 2010 PT MEKARINDO ABADI STATIONERY akan

membuka cabang baru

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

 

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yang Berjalan

3.1.3 Tugas dan Wewenang

1. Direktur

Tugas : Mengarahkan karyawan untuk bekerja sesuai dengan

tugasnya.

Wewenang : Berhak untuk menurun dan menaikan gaji karyawan,

memberhentikan karyawan.

2. Wakil Direktur

Tugas :

• Mengecek struk yang di terima dengan persediaan apakah sesuai atau

tidak.

41  

• Membuat buku pembukuan yang berdasarkan pada transaksi yang telah

terjadi.

• Melakukan pembayaran atas barang persediaan yang telah di pesan.

• Memberitahu kepada bagian penagihan untuk melakukan penagihan

kepada pelanggan yang melakukan piutang.

• Mencari informasi harga pasaran barang persediaan dari banyak supplier.

• Memberitahukan harga barang ke bagian sales.

Wewenang:

• Berhak untuk memberikan sangsi kepada karyawan yang telah

melakukan kesalahan.

• Berhak untuk menolak persediaan barang yang diterima jika barang

tersebut rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

3. Sales

Tugas:

• Mencari klien yang ingin membeli stationery.

• Memfollow-up klien agar berlangganan dengan PT MEKARINDO

ABADI STATIONERY.

Wewenang : Tidak ada

4. Kurir

Tugas:

• Mengantarkan barang pesanan kepada pelanggan

• Menghitung jumlah barang yang datang

42  

Wewenang: tidak ada

5. Bagian Penagihan

Tugas:

• Melakukan penagihan kepada pelanggan.

Wewenang: tidak ada

3.2 Sistem yang berjalan

3.2.1 Proses bisnis yang berjalan

Proses awal dimulai dari wakil direktur melihat stok barang di kartu stok

yang menipis, kemudian wakil direktur membuat (SPB) Surat Permintaan

Barang 2 (dua) rangkap untuk meminta barang kepada pemasok. SPB rangkap

pertama akan diserahkan kepada pemasok dan SPB rangkap 2 akan di arsip wakil

direktur.

Setelah barang yang dipesan sampai, kemudian wakil direktur menerima

(SJ) Surat Jalan 2 (dua) rangkap dan faktur 3 (tiga) rangkap dari pemasok dan

menandatangani surat jalan dan faktur tersebut. Kemudian (SJ) surat jalan

rangkap 1 (satu) dan faktur rangkap 2 (dua) dipegang oleh wakil direktur sebagai

arsip data perusahaan. Sedangkan (SJ) surat jalan rangkap 2 (dua), faktur

rangkap 1 (satu) dan 3 (tiga) rangkap diserahkan kepada pemasok. Wakil

direktur memberikan (SJ) surat jalan rangkap 1 (satu) berserta SPB rangkap 2

(dua) kepada kurir untuk mengecek barang tersebut. Setelah barang yang

diterima sesuai dengan permintaan, maka barang tersebut dimasukkan ke

43  

gudang. Kemudian wakil direktur memasukkan jumlah barang ke dalam kartu

stok dan memperbaharui kartu stok tersebut.

Pada setiap akhir bulan, wakil direktur dibantu oleh kurir untuk

memeriksa jumlah dan kualitas barang di gudang yang kemudian akan

dicocokkan di dalam kartu stok. Bila ditemukan barang yang rusak maka akan

dipisahkan oleh wakil direktur dan di catat ke dalam memo kecil, kemudian

barang tersebut akan diretur kepada pemasok untuk diganti dengan barang yang

baru.

Bila pelanggan mengirimkan (PO) Purchase Order, maka wakil direktur

akan memeriksa jumlah dan jenis barang yang tersedia. Setelah melihat stok

barang tersedia maka wakil direktur akan menandatangani dan memberi cap di

purchase order pelanggan sebagai tanda bahwa pesanan akan segera disiapkan.

Setelah barang disiapkan, maka wakil direktur akan membuat (SJ) Surat Jalan 2

rangkap dan Faktur 3 rangkap. Pada saat wakil direktur membuat (SJ) surat jalan

dan Faktur maka wakil direktur juga akan mengurangi jumlah barang yang ada di

kartu stok. Barang, Surat Jalan 2 rangkap, faktur 3 rangkap dikirim oleh kurir

kepada pelanggan.

Setelah barang di terima pelanggan lalu pelanggan akan menandatangani

Surat Jalan 2 rangkap dan Faktur 3 rangkap, (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan

Faktur rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan dengan syarat jika pembayaran

telah lunas, sedangkan jika pembayaran masih belum terlunasi Faktur yang

44  

diberikan adalah rangkap 2. Lalu (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan Faktur 2

rangkap akan di bawa oleh kurir untuk di berikan kepada Wakil Direktur..

Jika ada partner bisnis PT MEKARINDO ABADI STATIONERY dari

luar negeri yang mengirimkan PO (Purchase Order), maka wakil direktur akan

langsung mencatat pesanan dan menyediakan barang pesanan yang kemudian di

kirim oleh kurir ke Biro Pengiriman. Pada saat Biro Pengiriman menerima

barang pesanan, lalu Biro memberikan Tanda Terima kepada kurir dan di berikan

kepada Wakil Direktur untuk diarsipkan.

Pada awal bulan, wakil direktur akan membuat laporan persediaan bulan

kemarin yang berisi jumlah barang dan harga barang yang akan diberikan kepada

direktur sebagai dasar penentuan harga barang di bulan berikutnya.

3.2.2 Event Table

Event Internal Agents Start when Activities

Melakukan pesanan Wakil Direktur Stok barang habis Mengecek barang

yang habis,

Melakukan

pemesanan,

Menelpon pemasok.

Menerima barang Wakil Direktur barang yang di Menerima barang,

45  

pesan datang faktur, dan SJ

,Mengarsipkan SJ

rangkap 1,

Memberikan SJ

rangkap 2 kepada

pemasok.

Mengecek barang Kurir Ketika sudah

menerima SPB dan

SJ

Menerima barang

dan SJ rangkap 2,

Mengecek barang

sesuai SJ rangkap 1

dan SPB rangkap 2,

memasukkan barang

ke gudang

Memperbaharui

kartu stok.

Wakil direktur Setiap hari Memasukkan jumlah

barang yang dipesan

ke dalam kartu stok

dan memperbaharui

kartu stok

berdasarkan SJ

rangkap 1.

Memeriksa jumlah

dan kualitas barang

Wakil direktur Pada akhir bulan Memeriksa barang

yang ada di dalam

46  

kartu stok dari urutan

awal hingga akhir,

Menyesuaikan

jumlah barang yang

ada di gudang

dengan yang ada di

kartu stok,

memeriksa kualitas

barang di gudang.

Melakukan Retur Wakil Direktur Didalam

pengecekan

terdapat barang

yang rusak

Menelpon pemasok

dan memberitahukan

bahwa ada barang

yang rusak, membuat

memo kecil.

Menerima barang

retur

Kurir Menerima barang

retur

Memeriksa kondisi

barang retur yang

baru, Menerima

barang retur,

Memberikan barang

yang rusak ke

pemasok.

Mengerjakan PO Wakil Direktur Ketika ada pesanan Menerima PO dari

47  

pelanggan,

mengecek jumlah

dan jenis barang

yang tersedia

didalam kartu stok,

Menandatangani dan

memberikan cap

pada PO

Menyiapkan barang Wakil Direktur Barang tersebut

akan segera di

kirim

Membuat SJ,

Membuat Faktur,

Mengurangi jumlah

barang yang ada di

dalam kartu stok,

Mengirim barang,

SJ, dan Faktur

Mengirim Barang

ke

JABODETABEK

Kurir Barang akan

dikirim ke

pelanggan

Mengirim barang, SJ

2 rangkap, dan

Faktur 3 rangkap

Mengirim Barang

ke luar

JABODETABEK

Kurir Barang akan di

kirim ke luar negri

Mengirim barang

dan SJ ke agen

pengiriman,

Menerima tanda

48  

terima dari biro.

Membuat Laporan

persediaan

Wakil direktur Pada awal bulan Membuat Laporan

bulan lalu yang berisi

jumlah barang dan

harga barang sebagai

daftar penentuan

harga barang pada

bulan berikutnya

Tabel 3.1 Event Table

49  

3.2.3 Overview Activity Diagram

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram

3.2.4 Work flow table

50  

Actor Activities

Melakukan pesanan

Wakil Direktur 1. Mengecek barang yang habis

2. Melakukan pemesanan

3. Membuat SPB (Surat Permintaan Barang)

4.Mengirim SPB rangkap 1 (satu) ke pemasok

Menerima barang

Wakil Direktur 5. Menerima barang, SJ 2 rangkap, dan Faktur 3 rangkap

6. Menandatangani SJ dan Faktur

7. Memberikan SJ rangkap 2 kepada kurir pemasok

8.Memberikan SJ rangkap 1 dan SPB rangkap 2 kepada

kurir

Mengecek barang

Kurir 9. Menerima SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1

10. Mengecek barang berdasarkan SJ rangkap 1 (satu)

dan SPB rangkap 2 (dua)

11. Memasukkan barang ke gudang

51  

12.Memberikan SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 ke

wakil direktur

Wakil direktur 13.Mengarsip SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 (satu)

Memperbaharui kartu stok

Wakil Direktur 14. Memperbaharui jumlah barang di dalam kartu stok

Memeriksa Jumlah dan kualitas Barang

Wakil Direktur 15. Mengecek barang dari urutan awal barang yang ada

di kartu stok hingga akhir.

16. Menyesuaikan jumlah barang yang ada di dalam kartu

stok dengan jumlah barang yang ada di gudang

17. Memeriksa kualitas barang yang ada di gudang.

Melakukan retur

Wakil Direktur 18. Membuat memo kecil

19. Menelpon pemasok untuk memberitahukan bahwa

ada barang yang rusak

Menerima barang retur

Kurir 20. Memeriksa kondisi barang retur yang baru

21. Menerima barang retur

52  

22. Memberikan barang rusak ke pemasok

Mengerjakan PO

Wakil direktur 23. Menerima PO dari pelanggan

24. Mengecek jumlah dan jenis barang yang tersedia di

dalam kartu stok

25. Menandatangani dan memberikan cap pada PO

Menyiapkan barang

Wakil direktur 26. Membuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur

27. Mengurangi jumlah barang yang ada di dalam kartu

stok

Kurir 28. Menyerahkan barang, Surat Jalan kepada kurir

Mengirim barang Ke JABODETABEK

Kurir 29. Menerima barang dan Surat Jalan 2 rangkap

30. Mengirim barang dan SJ kepada pelanggan

Pelanggan 31. Menerima barang dan menandatangani SJ

53  

Kurir 32. menyerahkan SJ rangkap 2 kepada wakil direktur

Mengirim ke luar JABODETABEK

Kurir 33.Memberikan barang dan surat jalan kepada agen

pengiriman

34. Menerima tanda terima dari biro

Membuat laporan

Wakil direktur 35. Membuat Laporan Persediaan bulan lalu yang berisi

jumlah barang dan harga barang sebagai daftar penentuan

harga barang pada bulan berikutnya

Tabel 3.2 Workflow Table

3.3 Formulir yang ada selama proses bisnis berjalan

3.3.1 kartu stok

Fungsi :

• Mengetahui jumlah stok barang sudah habis

• Memasukkan jumlah stok barang yang baru

• Mengetahui harga barang.

Yang membuat : Wakil direktur

54  

3.3.2 Memo kecil

Fungsi :

• Mengetahui jumlah dan jenis barang yang akan di retur

• Mencocokkan barang yang akan dterima dari retur

Yang membuat : Wakil direktur

3.3.3 Surat Jalan (SJ)

Fungsi :

• Untuk melakukan pengeluaran barang dari gudang.

• Bukti bahwa barang telah sampai ke pelanggan

Yang membuat : Wakil Direktur.

3.3.4 Surat Permintaan Barang (SPB)

Fungsi :

• Bukti bahwa untuk meminta barang ke pemasok.

Yang membuat : Wakil direktur.

3.3.5 Laporan Persediaan

55  

Fungsi :

• Mengetahui jumlah barang yang telah terjual dan masih sisa di bulan

sebelumnya.

• Sebagai pedoman harga di bulan berikutnya.

Yang membuat : Wakil direktur.

3.4 Analisis Dan Temuan Hasil survey

Temuan 1 : Pengelolaan dokumen dalam hal penyimpanan data yang tidak

teratur seperti dokumen SJ, dokumen SPB, dokumen memo kecil

Kriteria : Menurut mulyadi (2001, p77) Dengan menggunakan formulir

elektronik, perancangan pengelolaan dan pengisian setiap formulir

dapat dilakukan melalui sistem database yang terintegrasi.

Sebab : Karena semua pencatatan yang berhubungan dengan penjualan,

pembelian dan persediaan disimpan bersamaan dalam satu kotak

penyimpanan.

Akibat : Kesulitan dalam mencari data atau dokumen yang diinginkan

mengenai persediaan, pembelian, penjualan sehingga

membutuhkan waktu yang cukup lama.

Rekomen : Membuat database menjadi terintegrasi (saling berhubungan).

Temuan 2 : Perangkapan jabatan atau fungsi seperti wakil direktur merangkap

sebagai bagian gudang, bagian akuntansi..

56  

Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p556) dalam sistem akuntansi persediaan

terdapat pemecahan jabatan antara fungsi akuntansi dan fungsi

gudang untuk menghindari kecurangan dalam transaksi keluar –

masuknya barang di gudang sehingga menimbulkan kerugian bagi

perusahaan.

Sebab : Karena perusahaan dalam proses pengembangan sehingga

perusahaan menekan cost / biaya untuk meminimalkan

pengeluaran

Akibat : Sehingga tanggung jawab bagian atau fungsi gudang maupaun

akuntansi tidak berjalan secara maksimal dan dapat menyebabkan

terjadinya kecurangan / penggelapan barang (Contoh : pencatatan

mengenai barang yang diterima dapat direkayasa / tidak sesuai

dengan jumlah pada kenyataanya).

Rekomen : Membuat struktur organisasi menurut fungsi jabatan dan tanggung

jawabnya masing- masing.

Temuan 3 : Nomor urut yang tercantum di formulir tidak teratur/ tidak

bercetak urut seperti Surat Permintaan Barang.

Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik yang

sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak

57  

Sebab : Karena penyimpanan formulir yang tidak teratur, menyebabkan

Wakil Direktur sulit untuk mengetahui berapa no urut

sebelumnya.

Akibat : Sehingga menyulitkan dalam membuat laporan-laporan dan harus

mengurutkannya terlebih dahulu dari awal bulan hingga akhir

bulan.

Rekomen : Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara

otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen

tersebut.

Temuan 4 : Pencatatan jumlah barang masuk dan keluar tidak disertai dengan

bukti yang jelas.

Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p580), Fungsi akuntansi harus membuat

bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam

jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

Sebab : Karena tidak adanya bukti memorial yang menerangkan mengenai

penerimaan barang dan pengeluaran barang.

Akibat : Jika kartu stok hilang, maka perusahaan akan sangat kesulitan

untuk mengetahui data-data barang yang terdapat dalam kartu

stok.

Rekomen : Rancang form SB digunakan untuk mencatat jumlah barang yang

masuk dan keluar secara terperinci.

58  

Temuan 5 : Kurangnya kelengkapan laporan mengenai data barang sehingga

informasi yang didapatkan kurang akurat.

Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p582), Tujuan pembuatan laporan

persediaan adalah sebagai pertanggungjawaban mengenai barang

yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggung jawaban

mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan.

Sebab : Karena laporan yang dibuat mengenai data persediaan hanya satu

yaitu laporan persediaan yang hanya berisi nama, jumlah dan

harga barang.

Akibat : Sehingga perusahaan tidak bisa mengetahui informasi yang lebih

detail mengenai data barang seperti barang yang terlaris, stok

barang yang tersedia, barang yang rusak, pengeluaran barang,

barang per tipe.

Rekomen : Sebagai pertanggung jawaban bagian gudang dengan membuat

laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan

barang terlaris, laporan barang rusak, laporan barang per tipe,

laporan stok barang.

Temuan 6 : Tidak adanya pembatasan stok minimum.

Kriteria : Menurut Hall (2001, p265), Ketika persediaan jatuh sampai titik

pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas

administrasi menyiapkan permintaan pembelian.

59  

Sebab : Karena keterbatasan informasi mengenai data barang, yang

menyebabkan perusahaan sulit untuk mengetahui secara jelas

barang-barang mana saja yang paling laris dan paling jarang

terjual. Hal inilah yang menyebabkan perusahaan sulit untuk

menentukan berapa batas jumlah minimum untuk setiap

barangnya.

Akibat : Sehingga jika ada pelanggan yang ingin memesan barang yang

ternyata jumlah persediaannya telah habis, pelanggan terpaksa

harus menunggu beberapa waktu hingga barang tersebut tersedia

kembali barulah dapat dikirimkan.

Rekomen : Untuk memenuhi kebutuhan informasi pada bagian Gudang, maka

diperlukan untuk membuat batasan minimum stok didalam sistem

yang terkomputerisasi.

3.5 Identifikasi Kebutuhan informasi

3.5.1 Formulir :

3.5.1.1 Surat Permintaan Barang (SPB)

Fungsi :

• Untuk pemberitahuan bahwa stok barang di gudang habis

Dibuat oleh bagian Gudang.

3.5.1.2 Surat Barang Rusak (SBR)

60  

Fungsi :

• Untuk pemberitahuan bahwa barang ada yang rusak

Dibuat oleh Bagian Gudang.

3.5.1.3 Surat Jalan (SJ)

Fungsi :

• Mengirim barang ke pelanggan.

• Bukti pengiriman barang.

• Bukti barang yang dikirim diterima oleh pelanggan yang di tanda

tangani

Dibuat oleh Bagian Gudang.

3.5.1.4 Surat Barang (SB)

Fungsi :

• Untuk mencatat data barang yang masuk dan keluar.

Dibuat oleh bagian Gudang.

3.5.1.5 Surat Hilang Barang (SHB)

Fungsi :

• Untuk mencatat jumlah selisih antara barang yang ada di gudang

dengan laporan stok barang. Dibuat oleh bagian gudang.

61   3.5.2 Laporan :

3.5.2.1 Laporan Kartu barang

Tujuan mengetahui jumlah barang yang masuk dan keluar,

mengetahui nama dan jenis barang yang keluar dan masuk.

Laporan ini diambil dari Tr. SB, Tr_SJ, Tr_SBR dan Tr_SHB.

Dibuat oleh Bagian Akuntansi.

3.5.2.2 Laporan Pengeluaran Barang

Tujuan mengetahui nama dan jumlah barang yang keluar selama ada pesanan.

Laporan ini diambil dari Tr_SB dan Ms_barang.

Dibuat oleh Bagian Gudang.

3.5.2.3 Laporan Barang Rusak

Tujuan mengetahui jumlah dan jenis barang yang rusak, mengetahui jumlah

barang yang di retur.

Laporan ini diambil dari Tr.SBR (Surat Barang Rusak) dan Ms_barang.

Dibuat oleh Bagian Gudang.

3.5.2.4 Laporan Penerimaan Barang

Tujuan mengetahui barang yang diterima.

Laporan ini diambil dari Tr. SPB (Surat Permintaan Barang) dan Ms_barang.

Di buat oleh Bagian Gudang.

3.5.2.5 Laporan Stok Barang

Tujuan mengetahui stok barang yang terdapat di gudang.

Laporan ini diambil dari Ms_barang.

Di buat oleh Bagian Gudang.

62  

3.5.2.6 Laporan Pemesanan Barang terlaris

Tujuan mengetahui barang favorit yang di pesan.

Laporan ini diambil dari Tr. Surat Permintaan Pesanan Barang (SPPB).

Di buat oleh Bagian Gudang.

3.5.2.7 Laporan Pengiriman Barang per Wilayah.

Tujuan Mengetahui letak daerah pengiriman barang.

Laporan ini di ambil dari Tr. Surat Jalan (SJ).

Di buat oleh Bagian Gudang 

3.5.2.8 Laporan Barang per tipe

Tujuan mengetahui jumlah dan tipe-tipe barang.

Laporan ini di ambil dari Ms. Barang.

Dibuat oleh Bagian Gudang.

3.5.2.9 Laporan Jurnal Umum persediaan

Tujuan mengetahui berapa hutang dagang. persediaan yang dimiliki, dan hpp.

Laporan ini diambil dari Tr. SPB, Tr. SJ dan Ms.barang.

Dibuat oleh bagian akuntansi.