44

BAB 3

ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM BERJALAN

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai bagaimana strategi sistem dan teknologi

informasi serta strategi bisnis yang sedang berjalan pada unit distribusi PT XL Axiata saat ini

dengan menggunakan metode enterprise architecture. EA sebagai metode dokumentasi

menyediakan current view mengenai strategi apa yang digunakan saat ini, proses bisnis

perusahaan yang sedang berjalan saat ini, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh

perusahaan saat ini.

3.1 Strategic Goal & Initiatives

Perencanaan Strategis yang menjadi kebijakan perusahaan yang digunakan

untuk mengarahakan dan sebagai strategi kompetitif. Berikut akan dijabarkan strategi

rencana dari PT XL Axiata.

3.1.1 Visi dan Misi

Visi perusahaan yaitu menjadikan PT. XL Axiata menjadi juara seluler

Indonesia yang memuaskan pelanggan, pemegang saham, dan karyawan.

Misi perusahaan PT XL Axiata yaitu :

1. Menghasilkan layanan jasa yang bermutu dan terbaik bagi

pelanggan.

2. Meningkatkan pangsa pasar XL melalui strategi pemasaran

yang efektif dan didukung dengan sistem manajemen yang

baik.

3.1.1.1 Strategi Bisnis Perusahaan

Untuk sementara ini dikarenakan kebutuhan pasar akan sms dan

layanan voice yang menurun, PT. XL Axiata telah mengambil

keputusan strategis untuk beralih ke bisnis layanan data yang

menawarkan potensi pertumbuhan yang besar dan berbagai pejuang di

tengah pasar segmen layanan.

3.1.2 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal

Lingkungan internal perusahaan merupakan berbagai pihak

yang saling berkaitan dengan kegiatan rutin perusahaan dan

mempengaruhi langsung terhadap setiap proses dan kebijakan yang ada

di dalam perusahaan.

45

Lingkungan eksternal perusahaan merupakan variabel di luar perusahaan

seperti tekanan di dalam lingkungan atau faktor spesifik lain yang beroperasi

dalam lingkungan kerja.

3.1.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal

Analisis lingkungan eksternal adalah analisis yang

berhubungan dengan lingkungan di luar perusahaan dimana faktor

tersebut dapat mempengaruhi kegiatan bisnis di perusahaan. Dengan

mengetahui lingkungan eksternal perusahaan maka perusahaan dapat

melihat keuntungan, peluang dan ancaman dalam persaingan bisnis

saat ini. Analisis lingkungan eksternal dapat dilakukan dengan teknik

analisis 5 Daya Porter dan PEST.

3.1.2.1.1 Analisis PEST

Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan

teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, di

antaranya :

Politik

Positif: Adanya peraturan-peraturan atau regulasi

yang mengatur tentang aktifitas perdagangan yang

dilakukan oleh PT. XL Axiata bersama dengan pesaing-

pesaingnya sehingga tidak terjadi pelanggaran-

pelanggaran dalam persaingan termasuk kegiatan

monopoli.

Negatif: Resiko politik timbul dari ketidakstabilan

kondisi politik di dalam dan luar negeri yang mendorong

terjadinya perubahan kebijakan pemerintah sedemikian rupa

sehingga berpotensi memberikan dampak buruk pada

perusahaan. Berbagai risiko tersebut mencakup adanya

ketidakstabilan hubungan antarnegara atau perdebatan

sengit antarpartai politik. Resiko tersebut bisa berdampak

langsung atau tidak langsung pada kondisi sosial dan

menarik perhatian media pada umumnya, yang akhirnya

dapat berpengaruh pada kegiatan operasi perusahaan. PT

XL Axiata terus-menerus menerapkan prinsip-prinsip tata

kelola perusahaan yang baik dan telah melaksanakan

berbagai program tanggung jawab sosial perusahaan dan

46

berbagai kegiatan lainnya demi kebaikan bangsa-bangsa dan

mendorong hubungan yang lebih sehat antarnegara. Semua

ini akhirnya akan membantu mempertajam fokus pada nilai-

nilai yang dimiliki bersama, yang dijunjung tinggi bersama

sehingga bangsa-banga dapat bekerja sama untuk mencapai

hubungan yang seimbang dan saling menguntungkan.

Ekonomi

Pertumbuhan ekonomi Indonesia semakin meningkat

dari tahun ke tahun dalam perkembangan dunia

telekomunikasi. Dengan kondisi tersebut maka

perkembangan ekonomi akan berpengaruh positif bagi

perkembangan dunia telekomunikasi. Dengan tingkat

pertumbuhan seperti diatas maka diharapkan kegiatan

ekonomi akan meningkat sehingga akan meningkatkan

permintaan akan layanan telekomunikasi. Disisi lain industri

telekomunikasi juga memberikan dampak positif bagi

perkembangan pembangunan ekonomi. Hal ini sangat

mungkin karena dengan adanya infrastruktur telekomunikasi

yang baik maka kegiatan ekonomi akan menjadi :

Efisien karena arus pertukaran informasi baik suara, video

maupun data dapa dilakukan dengan cepat dan murah,

sehingga mempermudah produksi dan mengurangi biaya

produksi antara lain biaya perjalanan.

Efektif karena dengan adanya kemudahan dan cukupnya

informasi maka pelaku bisnis dapat merencanakan bisnis

secara lebih akurat serta pengambilan keputusan secara

efektif dan tepat sasaran sehingga mengurangi resiko

kegagalan dalam berbisnis.

Sosial

Aspek sosial dalam kehidupan bisnis memegang

peranan yang penting, khususnya bagi kelangsungan bisnis

dalam jangka panjang. Seiring dengan perkembangan

zaman, dimana era teknologi yeng mengikuti perkembangan

kehidupan manusia. Era modernisasi yang ditandai dengan

perangkat maju komunikasi seperti telepon, internet bahkan

47

hingga layanan conference call, menjadi bukti betapa

perkembangan dibidang teknologi berperngaruh luas

dalam kehidupan sosial masyarakat.

Dalam era modern seperti saat ini, aspek sosial

masyarakat di Indonesia khususnya membutuhkan segala

sesuatu yang praktis dan efisien. Sarana komunikasi yang

efektif dan efesien menjadi salah satu kebutuhan vital

masyarakat. Salah satu faktanya adalah minat masyarakat

Indonesia akan sarana telepon genggam dan internet. Kedua

perangkat tersebut seakan mewakili akan kebutuhan

komunikasi masyarakat pada masa ini, sehingga itu terjadi

persaingan yang sangat ketat dalam penyediaan peralatan

dan jaringan untuk komunikasi tersebut.

Teknologi

Dewasa ini perkembangan sektor telekomunikasi di

Indonesia sangat pesat, hal ini terbukti dengan makin

meningkatnya pengguna layanan telepon & data dari tahun

ke tahun. Dari sisi teknologi yang ditawarkan tentu saja dari

tahun ketahun telah mengalami perkembangan yang sangat

cepat, hal ini terjadi karena karakteristik industri

telekomunikasi yang termasuk kedalam jenis high

technology. Sifat dalam industri high technology dapat

digunakan strategi /senjata utama untuk memenangkan

persaingan dengan penguasaan teknologi dan teknologi

yang ditawarkan kepada konsumen.

Teknologi komunikasi mempunyai peran yang

hampir sama dengan jembatan, jalan raya dan pelabuhan.

Teknologi ini mampu membuka hubungan antar daerah dan

pada akhirnya dapat meningkatkan pertumbuhan

ekonomi suatu daerah. Sehingga peran teknologi ini telah

menjadi semakin penting, bukan hanya sebagai media

komunikasi, namun juga sebagai faktor penunjang bisnis.

3.1.2.1.2 Analisis Lima (5) Daya Porter

Analisis Lima (5) Daya Porter terdiri dari ancaman produk

pengganti, pendatang baru, pemasok, pembeli dan pesaing

48

industri. Dibawah ini meruapakan analisis lima (5) daya porter

pada PT XL Axiata:

Gambar 3.1 Model Persaingan Porter

Berikut adalah penjelasan analisis lima (5) daya porter pada PT

XL Axiata:

A. Kekuatan Pelanggan (Bargaining Power To Customer)

Kekuatan Pembeli menjadi salah satu faktor yang

mempengaruhi perusahaan untuk mecapai kesuksesan. Hal ini

terlihat dari bagaimana perusahaan menjalin komunikasi dengan

customer secara baik. Dan juga harga yang diberikan sesuai

dengan daya beli pelanggan. Pelanggan PT XL Axiata

diantaranya adalah perorangan, mahasiswa, pegawai kantoran,

dan perusahaan. Perusahaan ingin menjadikan customer puas

Pemasok - Packaging - Kartu - IT Provides - Music Label

Pelanggan - Perorangan - Mahasiswa - Pegawai kantoran - Perusahaan

Pendatang Baru - Alcatel Lucent

Persaingan Industri - Telkomsel - Indosat - Tri - Smartfren

Produk pengganti Layanan data

- Sosial Media - Skype - Twitter - Yahoo

49

terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. PT. XL

Axiata memiliki pelanggan yang loyal dan terus bertambah.

Para pelanggan PT. XL Axiata memiliki kepercayaan yang

tinggi terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan.

Walaupun sudah memiliki kepercayaan dari pelanggan, PT XL

Axiata harus tetap meningkatkan dan mempertahankan tingkat

kepercayaan pelanggan. Untuk meningkatkan dan

mempertahankan tingkat kepercayaan pelanggan perorangan ini

dengan cara yang dilakukan oleh PT XL Axiata seperti:

a. Memberikan pelayanan terbaik dan semaksimal mungkin.

b. Memberikan paket atau program yang terus diupdate secara

berkala untuk memberikan kepuasan terhadap pelanggan.

c. Fokus pada pelanggan dalam setiap pengambilan keputusan

dan tindakan.

d. Berorientasi pada solusi terbaik.

e. Efisien dan efektif dalam menghasilkan solusi.

f. Berorientasi pada kualitas atas produk dan layanan yang

diberikan.

g. Proaktif dalam bertindak.

h. Inovatif dan kreatif dalam memberikan solusi.

B. Persaingan Industri (Rivalry Among Existing Competitor)

Pada saat ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang yang

sama dengan PT. XL Axiata yaitu seperti penyedia layanan

telekomunikasi seluler. Hal tersebut menimbulkan persaingan

yang ketat didalam industri penyedia layanan telekomunikasi

seluler. Para pesaing saat ini juga banyak melakukan inovasi

dan perkembangan yang dapat menarik perhatiaan masyarakat

atau pelanggan yang dapat meningkatkan persaingan diantara

perusahaan. Berikut ini pesaing yang berada di sekitar

perusahaan yaitu Telkomsel, Indosat yang diketahui merupakan

dua (2) besar diatas PT. XL Axiata dalam persaingan di bidang

layanan telekomunikasi seluler. Oleh sebab itu, PT. XL Axiata

harus senantiasa membuat inovasi dan meningkatkan pelayanan

terhadap para pelanggan sehingga tidak kalah dalam persaingan

bisnis.

50

C. Kekuatan Pemasok (Bargaining Power of Supplier)

PT. XL Axiata memiliki supplier yang berasal dari ditributor

packaging, kartu, IT Provides, dan music label dan barang –

barang lainya yang dibutuhkan dalam penyediaan layanan

telekomunikasi seluler.

D. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Subtitute Product)

Produk pengganti dari PT. XL Axiata seperti layanan-layanan

data diantaranya adalah Social Media, Skype, Yahoo, dan lain

sebagainya.

E. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants)

Pendatang baru yang bergerak dibidang penyedia layanan

telekomunikasi seluler saat ini makin banyak ditemui

khususnya di daerah Jakarta. Kehadiran para pendatang baru

menimbulkan ancaman bagi PT. XL Axiata sebagai contoh

perusahaan pendatang baru seperti Alcatel lucent yang

merupakan perusahaan yang berasal dari Paris, Perancis yang

sudah mulai melakukan kerjasama dengan Indosat dan

Telkomsel dalam rangka mengembangkan bisnisnya di Asia.

Dengan adanya para pesaing baru yang bergerak dibidang yang

sama akan mengakibatkan para pelanggan memiliki alternatif

lain untuk memilih provider yang ingin mereka pakai. Namun

apabila PT. XL Axiata tetap konsisten dan berkembang dalam

memberikan produk dan pelayanan, maka pelanggan akan

tetap menjaga loyalitasnya.

Berdasarkan analisis 5 daya porter diatas dapat disimpulkan

bahwa PT. XL Axiata termasuk perusahaan yang kuat dan memiliki

banyak pesaing di dalam dunia industri penyedia layanan

telekomunikasi baik dari sisi produk pengganti maupun dari perusahaan

pesaing dan ancaman perusahaan pendatang baru. Sehingga PT. XL

Axiata membutuhkan keunggulan-keunggulan yang perlu ditingkatkan

dalam meningkatkan daya saingnya.

51

3.1.2.1.3 Value Chain

Infrastructure

(Perencanaan proses pekerjaan telah tersusun dengan baik sehingga lebih efektif dan

efisien, proses pembayaran yang kurang efektif dan efisien)

Human Resource Management

(Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan, penggajian,

karyawan yang sangat berkompeten dibidangnya)

Technology Development

(Penggunaan teknologi yang lebih tinggi dibanding dengan yang dimiliki pesaingnya,

masih adanya beberapa proses yang memerlukan penggunaan teknologi agar lebih efektif

dan efisien)

Procurement

(Pengadaan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan, pembelian bahan baku kepada

supplier, control stok produk yang baik)

Inbound

Logistic

Berhubunga

n dengan

supplier

Memiliki

koneksi

yang baik.

Kekosongan

produk dari

supplier.

Operation

Merekrut dealer

yang berkompeten.

Proses bisnis yang

masih kurang efektif

dan efisien.

Melayani

pembayaran yang

dilakukan oleh

dealer sesuai dengan

purchase order yang

telah disepakati

Outbound

Logistic

Penggunaan

sistem dalam

membantu

pembagian

pengiriman

produk.

Adanya

hambatan

dalam proses

konfirmasi

pembayaran

sehingga

dapat

menghambat

pengiriman

produk.

Marketing and

Sales

Memiliki

jaringan

distribusi yang

kuat.

Pencapaian

informasi

mengenai

ketersediaan

produk kepada

dealer dan outlet

yang kurang

memadai.

Melakukan

pencarian

informasi

terhadap

keunggulan

pesaing dipasar

langsung

Services

Memberikan

pelayanan

terhadap

dealer dengan

baik dan

melakukan

pengiriman

produk secara

cepat .

Pelayanan

yang baik

dengan

seluruh outlet.

Gambar 3.2 Value Chain

MARG I N

52

1. Aktivitas primer

a. Inbound Logistic :

Aktivitas inbound logistic yang ada pada unit distribusi PT. XL

Axiata yaitu merupakan hubungan perusahaan dengan supplier

mengenai ketersediaan sumber daya. Dalam hal ini, PT. XL Axiata

bekerja sama dengan supplier yang menyediakan produk

b. Operation

Terdapat aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan dealer

dan seluruh outlet untuk mendistribusikan produk sejauh ini operasi pada

unit distribusi PT. XL Axiata dapat di katagorikan baik karena dengan

adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang didukung oleh teknologi. Hal

yang perlu di tingkatkan adalah kecepatan dalam penyampaian produk

dan informasi kepada dealer dan konsumen. Selain itu, proses bisnis

pada bagian keuangan masih terdapat proses yang berbelit-belit sehingga

memakan waktu yang lama. sehingga operation yang berjalan ini belum

terlalu efisien dalam segi waktu dan biaya.

c. Outbound Logistic

Aktivitas logistik ke luar yang ada pada unit distribusi PT. XL

Axiata adalah berhubungan dengan dealer dan retail outlet yaitu proses

pengiriman produk kepada dealer. Sejauh ini, aktivitas yang berjalan di

PT. XL Axiata untuk aktivitas outbound sudah termasuk baik dan tidak

memiliki masalah yang terlalu berat karena selama ini pelayanan PT. XL

Axiata sudah memakai jasa pengiriman (JNE) Sehingga proses outbound

logistic ini efisien dalam waktu pengerjaannya atau pelayanannya.

d. Marketing and Sales

Merupakan kegiatan perusahaan dalam melakukan promosi

untuk para distributor. Dengan adanya kegiatan seperti diatas maka

perusahaan dapat menarik minat dealer dan outlet-outlet untuk

mendistribusikan produk. . Dengan adanya kegiatan seperti diatas maka

perusahaan dapat menarik minat para distributor. Dalam melakukan

aktivitas marketing and sales PT XL Axiata Menjaga kepercayaan

kepada distributor dan memelihara hubungan baik dengan seluruh outlet.

Hal ini akan meningkatkan distribusi perusahaan untuk mencapai pangsa

pasar.

53

e. Services

Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan dealer terhadap

pengiriman produk dan kualitas produk yang diberikan pada unit

distribusi PT. XL Axiata. Pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah

memberikan pelayanan dalam pengiriman produk secara cepat dan

menjalin hubungan dengan seluruh outlet. Sejauh ini, hal-hal yang

dilakukan berkaitan dengan hal pelayanan adalah pelaksanaan

pengiriman produk secara cepat. Sehingga proses service sudah efektif

dan efisien dari segi waktu karena dilakukan secara cepat dengan

karyawan yang sudah terlatih.

f. Margin

Setelah ditinjau lebih dalam dari perusahaan ini, dari analisa yang

dilakukan bahwa keuntungan perusahaan saat ini sudah mencukupi dan

sesuai dengan keinginan perusahaan dari modal yang dikeluarkan oleh

perusahaan. sehingga dari analisa margin yang ada di perusahaan tersebut

sudah dapat dikategorikan efektif dan efisien.

Tabel 3.1 Analisis Value Chain

Aktivitas Jenis Masalah Tindakan yang harus

dilakukan

Support System

Inbound

Logistic

- Kekosongan

produk dari

supplier dan

pabrik

- Mengembangkan

koneksi perusahaan

agar dapat ter-

update antar

supplier dan

mengembangkan

aplikasi web-based

perusahaan agar

bagian gudang dapat

terintegrasi dengan

semua supplier.

- Aplikasi

berbasis

web-based

Operasi - Proses bisnis

pada bagian

keuangan masih

terdapat proses

- Pengembangan

aplikasi sistem

berbasis web.

- Aplikasi

web –based

54

yang berbelit-belit

sehingga.

memakan waktu

yang lama.

Outbound

Logistic

Konfirmasi

pembayaran yang

telat karena masih

manual akan

menghambat

pengiriman barang

ke distributor.

- Mengembangkan

website perusahaan

yang didalamnya

terdapat informasi

mengenai

konfirmasi

pembayaran dan

ketersediaan produk.

- Website

Marketing

and Sales

Kurangnya

informasi

mengenai

ketersedian produk

atau perubahan

sewaktu-waktu

mengenai produk

menimbulkan

Keterlambatan

penyampaian

informasi kepada

dealer dan seluruh

outlet-outlet

Mengembangkan

website perusahaan

yang didalamnya

terdapat informasi

mengenai

ketersedian produk

atau perubahan

sewaktu-waktu

mengenai produk

agar bisa ter-update

dan sampai ketangan

distributor

- website

Berdasarkan analisis value chain yang telah dilakukan, dapat

disimpulkan bahwa masih terdapat beberapa masalah dalam proses bisnis

distribusi pada PT. XL Axiata seperti diantaranya adalah informasi mengenai

bahan baku dari supplier dan proses pembayaran yang masih belum efektif dan

efisien sehingga mampu memakan waktu yang lama. Sehingga, dengan

permasalahan tersebut diusulkan untuk memakai sistem pendukung yang dapat

mendukung dalam melakukan proses bisnis tersebut secara efekti dan efisien

dengan menggunakan sistem aplikasi berbasis web.

55

1. Aktivitas pendukung

a. Procurement

Pembelian yang dilakukan oleh unit distribusi PT. Xl Axiata yaitu

dilakukan untuk mendukung aktivitas primer seperti pengadaan bahan

baku. Selain itu, aktivitas procurement seperti penempatan ketersediaan

produk di gudang, Penyaluran produk. selalu melakukan pengecekan dan

perkiraan dalam menjaga stok produk.

b. Technology Development

Unit distribusi pada PT. XL Axiata memiliki database server, serta telah

memiliki beberapa sistem-sistem yang dapat membantu kinerja

karyawan.

c. Human Resource Management

Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan adalah

melakukan aktivitas perekrutan, pelatihan, pengembangan keahlian

karyawan, penggajian karyawan dan menetapkan budaya perusahaan.

Selain itu, didalam manajemen sumber daya manusia, perusahaan

menerapkan prosedur yang baik dan aman, membudayakan kerjasama

tim yang baik serta memberikan bonus atau penghargaan karyawan

yang berprestasi agar karyawan memiliki semangat bekerja lebih baik.

Dengan adanya penghargaan yang diberikan kepada karyawan ini,

Sehingga membuat cara kerja karyawan menjadi lebih efektif. Dengan

adanya karyawan yang sangat berkompeten didalam bidangnya sehingga

perusahaan tidak perlu menambah karyawan lagi maka dari itu efisien

dalam biaya.

d. Infrastructure

Infrastuktur pada unit distribusi PT. XL Axiata meliputi aktivitas-

aktivitas perencanaaan strategi, administrasi, mengimplementasikan

perencanaan aktivitas, memonitor proses bisnis, pelayanan terhadap

distributor dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan supplier,

dealer dan seluruh outlet-outlet . Sejauh ini infrastruktur sudah

terprogram sedemikian rupa di dalam distribusi PT. XL Axiata, semua

perencanaan pekerjaan yang ada di dalam distribusi sudah tersusun

dengan baik, sehingga dilakukan dengan tepat dan cepat oleh setiap staff,

karyawan di dalam distribusi, sehingga pekerjaan tersebut efektif dan

efisien didalam waktu.

56

Tabel 3.2 Aktivitas Pendukung

Jenis Aktivitas Support System

Procurement Pembelian bahan baku dan

operasionalnya dari supplier

SCM

Technology

Development

Mendukung kinerja perusahaan dan

sistem manajemen perusahaan

System IDEX

Human Resource

Management

Meningkatkan dan menjaga kualitas

karyawan

Training

Infrastructure Meningkatkan kinerja internal

perusahaan secara sistematis dan

terstruktur

Struktur organisasi

dan infrastruktur

perusahaan

3.1.2.2 Analisis Lingkungan Internal

3.1.2.2.1 Analisis SWOT

Perusahaan perlu melakukan analisis SWOT. Analisis

SWOT dapat membantu perusahaan dalam menganalisa

strategi yang tepat serta memaksimalkan kekuatan dan

peluang dan secara bersamaan dapat meminimalkan

kelemahan dan ancaman.

SWOT membandingkan antara faktor eksternal

peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan

kelemahan. Analisis SWOT yang dilakukan pada unit

Distribusi PT XL Axiata adalah:

Kekuatan (Strength)

S1) Memiliki koneksi yang baik.

S2) Memiliki sistem yang efektif dalam membantu

pembagian pengiriman produk.

S3) Kontrol stok produk yang baik.

S4) Jaringan dsitribusi yang kuat.

S5) Memiliki berbagai macam jenis distribusi yaitu

tradisional, non tradisional, modern retail dan Bank.

S6) Teknologi yang lebih tinggi dibandingkan dengan yang

dimiliki pesaing.

S7) Jangkauan yang luas.

S8) Memiliki BTS lebih dari 6000 unit.

57

S9) Memiliki banyak channel distribusi.

S10) Memiliki branch hampir di setiap kabupaten.

Kelemahan (Weakness)

W1) Proses pembayaran yang masih kurang efektif dan

efisien.

W2) Kekosongan produk dari supplier.

W3) Hambatan dalam proses pembayaran yang turut

menghambat proses pengiriman produk.

W4) Terhambatnya penyampaian informasi mengenai

produk kepada dealer atau outlet.

W5) Cluster yang tidak terjangkau.

Peluang (Opportunities)

O1) Pertumbuhan ekonomi.

O2) Semakin murahnya harga ponsel.

O3) Tingkat kebutuhan telekomunikasi yang tinggi.

O4) Pertumbuhan jejaring sosial.

O5) Mengembangkan mobile data services.

O6) Pengembangan sistem berbasis web.

O7) Distribusi online.

O8) Meutilisasi tools.

O9) Trend layanan data.

Ancaman (Threats)

T1) Regulasi pemerintah.

T2) Krisis keuangan global.

T3) Tingginya persaingan.

T4) Penipuan yang menggunakan nama XL.

T5) Kecepatan delivery program yang dilakukan oleh

perusahaan provider pesaing.

T6) Masuknya perusahaan telekomunikasi global.

T7) Alternatif provider lain untuk pelanggan.

T8) Program penjualan yang dilakukan oleh

perusahaan provider pesaing.

58

3.1.2.2.2 Matriks SWOT

Tabel 3.3 Tabel Matriks SWOT

Kekuatan (S) Kelemahan (W)

S1) Memiliki koneksi yang baik.

S2) Memiliki sistem yang efektif

dalam membantu pembagian

pengiriman produk.

S3) Kontrol stok produk yang

baik.

S4) Jaringan dsitribusi yang kuat.

S5) Memiliki berbagai macam

jenis distribusi yaitu

tradisional, non tradisional,

modern retail dan Bank.

S6) Teknologi yang lebih tinggi

dibandingkan dengan yang

dimiliki pesaing.

S7) Jangkauan yang luas.

S8) Memiliki BTS lebih dari 6000

unit.

S9) Memiliki banyak channel

distribusi.

S10) Memiliki branch hampir di

setiap kabupaten.

W6) Proses pembayaran yang

masih kurang efektif dan

efisien.

W7) Kekosongan produk dari

supplier.

W8) Hambatan dalam proses

pembayaran yang turut

menghambat proses

pengiriman produk.

W9) Terhambatnya

penyampaian informasi

mengenai produk kepada

dealer atau outlet.

W10) Cluster yang tidak

terjangkau.

Peluang (O) Strategi SO Strategi WO

O1) Pertumbuhan ekonomi.

O2) Semakin murahnya harga

ponsel.

O3) Tingkat kebutuhan

telekomunikasi yang

tinggi.

O4) Pertumbuhan jejaring

sosial.

(S1–O5) Mengembangkan mobile

data services dengan koneksi yang

baik.

(S4–O5) Pengembangan mobile

data services disertai dengan

jaringan distribusi yang kuat dapat

memperluas pangsa pasar.

(S6–O6) Mengembangkan sistem

(W1–O6) Mengembangkan

sistem pembayaran berbasis

web untuk meningkatkan

efektifitas dan efisiensi

proses pembayaran.

(W4–O7) Mengembangkan

distribusi online untuk

mencegah terhambatnya

59

O5) Mengembangkan mobile

data services.

O6) Pengembangan sistem

berbasis web.

O7) Distribusi online.

O8) Meutilisasi tools.

O9) Trend layanan data.

berbasis web menggunakan

teknologi yang lebih tinggi dari

yang dimiliki oleh perusahaan

pesaing.

(S6–O7) Mengembangkan

distribusi online dengan teknologi

tinggi yang telah dimiliki.

(S6–O9) Mengembangkan dan

membuat program – program yang

mendukung layanan data.

(S6–O8) Mengembangkan

meutilisasi tools.

(S7–O3) Membuat program –

program yang menarik yang dapat

menarik lebih banyak pelanggan.

proses penyampaian

informasi ke dealer.

Ancaman (T) Strategi ST Strategi WT

T1) Regulasi pemerintah.

T2) Krisis keuangan global.

T3) Tingginya persaingan.

T4) Penipuan yang

menggunakan nama XL.

T5) Kecepatan delivery

program yang dilakukan

oleh perusahaan provider

pesaing.

T6) Masuknya perusahaan

telekomunikasi global.

T7) Alternatif provider lain

untuk pelanggan.

T8) Program penjualan yang

dilakukan oleh

perusahaan provider

pesaing.

(S1–T5) Meningkatkan kecepatan

delivery program dengan

menggunakan teknologi tinggi

yang dimiliki.

(S1–O5) Meningkatkan sistem

keamanan untuk mencegah

terjadinya penipuan yang

menggunakan nama XL.

(W5–T5) Meningkatkan

kecepatan delivery program

untuk menjangkau cluster

yang belum terjangkau.

(W1–T3) Meningkatkan

efektifitas dan efisiensi

sistem pembayaran untuk

meningkatkan keunggulan

daya saing.

60

Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan dapat dilihat

bahwa perusahaan menggunakan empat strategi, yaitu :

• Strategi SO (menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan

peluang yang ada untuk meningkatkan produktivitas perusahaan).

• Strategi WO (memanfaatkan peluang untuk menghadapi kelemahan –

kelemahan yang terdapat di dalam perusahaan).

• Strategi ST (menggunakan kekuatan internal untuk menhindari ancaman

yang ada).

• Strategi WT (menggunakan kelemahan internal perusahaan untuk

menghindari ancaman yang ada).

Berikut uraian dari strategi tersebut :

Strategi SO :

• (S1–O5) Mengembangkan mobile data services dengan koneksi yang

baik.

• (S6–O6) Mengembangkan sistem berbasis web menggunakan teknologi

yang lebih tinggi dari yang dimiliki oleh perusahaan pesaing.

Strategi WO:

• (W1–O6) Mengembangkan sistem pembayaran berbasis web untuk

meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pembayaran.

• (W4–O7) Mengembangkan distribusi online untuk mencegah

terhambatnya proses penyampaian informasi ke dealer.

Strategi ST:

• (S1–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program dengan

menggunakan teknologi tinggi yang dimiliki.

• (S4–O5) Pengembangan mobile data services disertai dengan

jaringan distribusi yang kuat dapat memperluas pangsa pasar.

• (S6–O7) Mengembangkan distribusi online dengan teknologi tinggi

yang telah dimiliki.

• (S6–O9) Mengembangkan dan membuat program – program yang

mendukung layanan data.

• (S6–O8) Mengembangkan meutilisasi tools.

• (S7–O3) Membuat program – program yang menarik yang dapat

menarik lebih banyak pelanggan.

61

• (S1–O5) Meningkatkan sistem keamanan untuk mencegah terjadinya

penipuan yang menggunakan nama XL.

Strategi WT:

• (W5–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program untuk menjangkau

cluster yang belum terjangkau.

• (W1–T3) Meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem pembayaran

untuk meningkatkan keunggulan daya saing.

3.1.2.2.3 IFAS

Dari hasil SWOT diatas dapat dibuat analisis IFAS

(Internal Factor Analysis Summary ) yang akan digunakan

untuk merumuskan analisis faktor strategi internal perusahaan,

dengan menghitung bobot dan rating dari kekuatan dan

kelemahan yang dimiliki perusahaan, seperti pada tabel berikut:

Tabel 3.4 IFAS Distribusi PT. XL Axiata

STRENGTH (KEKUATAN) BOBOT RATING SCORE

Memiliki koneksi yang baik 0,05 3 0,15

Memiliki sistem yang efektif

dalam membantu pembagian

pengiriman produk

0,10 4 0,40

Kontrol stok produk yang baik 0,05 3 0,15

Jaringan dsitribusi yang kuat 0,10 3 0,30

Memiliki berbagai macam jenis

distribusi yaitu tradisional, non

tradisional, modern retail dan

Bank

0,05 3 0,30

Teknologi yang lebih tinggi

dibandingkan dengan yang

dimiliki pesaing

0,05 3 0,30

Jangkauan yang luas 0,05 3 0,30

Memiliki BTS lebih dari 6000

unit 0,05 3 0,15

Memiliki banyak channel

distribusi 0,05 4 0,40

62

Memiliki branch hampir di setiap

kabupaten 0,05 3 0,15

SUBTOTAL 0,6 33 2,6

WEAKNESS (KELEMAHAN) BOBOT RATING SCORE

Proses pembayaran yang masih

kurang efektif dan efisien 0,10 4 0,60

Kekosongan produk dari supplier 0,05 3 0,30

Hambatan dalam proses

pembayaran yang turut

menghambat proses pengiriman

produk

0,10 3 0,30

Terhambatnya penyampaian

informasi mengenai produk

kepada dealer atau outlet

0,10 4 0,60

Cluster yang tidak terjangkau 0,05 2 0,20

SUBTOTAL 0,4 15 2,0

TOTAL IFAS 1,00 48 4,6

3.1.2.2.4 EFAS

EFAS (External Factor Analysis Summary ) akan

digunakan untuk merumuskan analisis faktor strategi eksternal

perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari

peluang dan ancaman yang ada pada perusahaan, seperti pada

tabel berikut:

Tabel 3.5 EFAS Distribusi PT. XL Axiata

OPPORTUNITIES

(PELUANG) BOBOT RATING SCORE

Pertumbuhan ekonomi 0,05 3 0,15

63

Semakin murahnya harga ponsel 0,05 3 0,15

Tingkat kebutuhan

telekomunikasi yang tinggi 0,05 3 0,15

Pertumbuhan jejaring sosial 0,05 3 0,15

Mengembangkan mobile data

service 0,10 4 0,40

Pengembangan sistem berbasis

web 0,10 3 0,30

Distribusi online 0,10 3 0,30

Meutilisasi tools 0,05 2 0,10

Trend layanan data 0,05 2 0,10

SUBTOTAL 0,6 26 1,8

THREAT (ANCAMAN) BOBOT RATING SCORE

Regulasi pemerintah 0,03 3 0,09

Krisis keuangan global 0,03 3 0,09

Tingginya persaingan 0,05 3 0,15

Penipuan dengan menggunakan

nama XL 0,05 2 0,10

Kecepatan delivery program yang

dilakukan oleh perusahaan

provider pesaing

0,04

0,05

3

3

0,12

0,15

Masuknya perusahaan

telekomunikasi global 0,05 4 0,20

Alternatif provider lain untuk

pelanggan 0,05 2 0,10

Program penjualan yang

dilakukan oleh perusahaan

provider pesaing

0,05 3 0,15

SUBTOTAL 0,4 26 1,15

TOTAL EFAS 1,00 21 2,95

64

Dari tabel analisis IFAS dan EFAS diatas dapat

diambil kesimpulan untuk menganalisis posisi dari

Distribusi PT. XL Axiata terhadap strategi internal dan

eksternal yang dimiliki oleh Distribusi PT. XL Axiata.

Berikut ini adalah penghitungan yang dilakukan dalam

analisis IFAS dan EFAS:

a. Jumlah dari nilai yang ada pada kekuatan dan

kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan sumbu

pada titik X.

Kekuatan : 2,6

Kelemahan : 2,0

Titik X : Kekuatan -Kelemahan

: 2,6 – 2,0

: 0,6

b. Jumlah dari nilai yang ada pada peluang dan

ancaman diselisihkan untuk mendapatkan sumbu

pada titik Y.

Peluang : 1,8

Ancaman : 1,15

Titik Y : Peluang – Ancaman

: 1,8 – 1,15

: 0,65

c. Dari jumlah nilai yang diselisihkan diatas dapat

dibuat sebuah diagram untuk mengetahui letak

koordinat Distribusi PT. XL Axiata dari strategi

yang dihasilkannya. Berikut merupakan diagram

analisis SWOT DISTRIBUSI PT. XL AXIATA :

65

3. Mendukung Strategi 1. Mendukung Strategi

Turn-Around Agresif

(0,6 : 0,65)

INTERNAL INTERNAL

4. Mendukung Strategi 2. Mendukung Strategi

Defensif Divesifikasi

Gambar 3.2 Diagram Analisa SWOT Unit Distribusi PT. XL Axiata

Berdasarkan diagram analisa SWOT diatas, dapat disimpulkan bahwa

PT. XL Axiata berada pada kuadran 1 yaitu situasi yang sangat

menguntungkan. Maksudnya adalah, PT. XL Axiata memiliki pergerakan

perusahaan yang baik yaitu dimana perusahaan memiliki kekuatan yang

mampu digunakan untuk mendukung peluang-peluang yang ada. Strategi

yang diterapkan adalah untuk mendukung kebijakan pertumbuhan yang

agresif.

3.1.2.3 Concept Of Oprations (CONOPS)

Concept Of Oprations (CONOPS) merupakan narasi dokumen

yang menjelaskan bagaimana kegiatan perusahaan beroperasi saat ini

atau kegiatan operasi beberapa tahun yang akan datang dengan

beberapa faktor-faktor tertentu internal dan eksternal yang

diidentifikasi dalam analisis SWOT dengan asumsi perencanaan.

KEKUATAN KELEMAHAN

ANCAMAN

PELUANG

66

3.1.2.3.1 CONOPS Scenario

1. Bagian Channel Supply akan setting alokasi Purchase

Order di sistem IDEX.

2. Bagian Channel Supply mengeluarkan purchase order

untuk diberikan kepada Regional Sales Manager.

3. Regional Sales Manager meneruskan ourchase order

ke Area Manager.

4. Area Manager akan mengirim email purchase order

kepada dealer, apabila setuju dengan kuota purchase

order yang diberikan maka dealer akan langsung

menuju ke poin 11 untuk melakukan pembayaran.

5. Apabila tidak setuju dealer akan mengajukan

adjustment ke Area manager.

6. Area manager mengecek adjustment purchase order

dan meneruskannya ke Regional sales manager untuk

dilakukan negosiasi.

7. Regional Sales manager meneruskan adjustment

purchase order ke bagian channel supply untuk

disetting ulang.

8. Bagian channel supply mengeluarkan purchase order

baru untuk diberikan ke regional sales manager.

9. Regional sales manager meneruskan purchase order

baru ke area manager.

10. Area manager memberikan purchase order baru ke

dealer.

11. Dealer melakukan pembayaran via transfer melalui

akun Bank yang dimiliki oleh masing – masing dealer.

12. Dealer mengirim fax bukti pembayaran ke Admin

depo.

12. Admin depo memberikan bukti pembayaran yang

diberikan oleh dealer ke Bagian keuangan.

13. Bagian keuangan melakukan verifikasi pembayaran

berdasarkan bukti pembayaran dan uang yang masuk di

akun Bank yang dimiliki PT XL Axiata.

67

14. Bagian keuangan memasukan data purchase order yang

telah terbayar beserta jumlah pembayarannya ke sistem

SAP.

15. Bagian keuangan memberikan mutasi transaksi ke

admin depo.

16. Admin depo memasukan data purchase order ke sistem

IDEX.

17. Admin depo membuat supply order/delivery

order(SO/DO) di sistem SAP.

18. Admin depo memberikan SO/DO ke bagian main

warehouse.

3.1.2.3.2 CONOPS Diagram

CONOPS diagram merupakan sebuah bentuk deskripsi

tingkat tinggi grafis tentang bagaimana proses bisnis di perusahaan

berlangsung, serta bagaimana fungsi organisasi baik itu secara

keseluruhan maupun di daerah tertentu yang menarik.

68

Gambar 3.4 Conops Diagram Distribusi PT. XL Axiata

Berdasarkan diagram Conops diatas, maka akan terlihat beberapa

proses yang perlu diperbaiki karena proses yang dianggap kurang efektif dan

efisien. Seperti pada proses pengeluaran purchase order sampai ke tangan dealer

yang masih menggunakan email, dan juga proses validasi pembayaran dengan

pengiriman bukti pembayaran melalui fax masih dianggap kurang efisien.

Sehingga data-data rentan akan kehilangan (Human Error).

3.2 Product & Service

Business product and service berisikan business plan, swimlane

process diagram, business process diagram, usecase narative and diagram.

69

Disini juga akan dijelaskan menjelaskan mengenai proses bisnis yang sedang

berjalan, strategi saat ini, dan siapa saja yang terlibat didalamnya.

3.2.1 Business Plan

Business plan digunakan untuk melihat strategi bisnis dan strategi

finansial perusahaan yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan strategis

dan inisiatif.

3.2.1.1 Business Overview

PT. XL Axiata sendiri adalah merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang jasa layanan telekomunikasi. Sehingga produk –

produk yang dijual antara lain adalah physical voucher, starter pack

dan reload elektronik. Saat ini proses distribusi di PT XL Axiata

menggunakan sistem dealer ship yang terdiri dari 4 macam distribusi:

1. Tradisional (market) yaitu distribusi dengan dealer menggunakan

kanvaser. Kanvaser datang secara harian ke outlet – outlet resmi

XL. Produk yang didistribusikan dalam distribusi tradisional ini

antara lain: physical voucher, starter pack dan reload elektronik.

2. Non tradisional yaitu distribusinya sudah menggunakan sistem host

to host. Distribusi ini hanya mendistribusikan reload isi ulang pulsa

contohnya seperti di okeshop dan centra ponsel.

3. Modern retail adalah distribusi yang dilakukan di supermarket –

supermarket besar seperti Giant dan Carrefour. Distribusi ini hanya

mendistribusikan reload isi ulang pulsa.

4. Bank, distribusi melalui bank yaitu mesin atm. Distribusi ini hanya

mendistribusikan reload isi ulang pulsa.

3.2.1.2 History Of Organization

PT. XL Axiata berdiri pada 6 Oktober 1989 dengan nama

PT Grahametropolitan Lestari, XL mulai beroperasi sebagai

perusahaan perdagangan barang dan jasa umum. Pada tahun

1996, XL memasuki sektor telekomunikasi setelah mendapatkan

izin operasi GSM 900 dan secara resmi meluncurkan layanan

GSM. Dengan demikian, XL menjadi perusahaan swasta pertama

di Indonesia yang menyediakan layanan telepon selular.

Perseroan juga mengubah namanya menjadi PT Excelcomindo

Pratama, sesuai dengan perjanjian kerjasama antara Grup

Rajawali dan tiga investor asing (NYNEX, AIF, dan Mitsui).

70

Setelah sembilan tahun menjadi perusahaan swasta, XL kemudian

melakukan Penawaran Saham Perdana (IPO) pada September

2005 dan mendaftarkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta, yang

sekarang dikenal sebagai Bursa Efek Indonesia (BEI). Pada saat

itu, XL merupakan anak perusahaan Indocel Holding Sdn. Bhd.,

yang sekarang dikenal sebagai Axiata Investments (Indonesia)

Sdn. Bhd., yang seluruh sahamnya dimiliki oleh TM International

Sdn. Bhd. (“TMI”) melalui TM International (L) Limited. Pada

tahun 2009, TMI berganti nama menjadi Axiata Group Berhard

(“Axiata”). Pada tahun yang sama PT Excelcomindo Pratama

Tbk. juga berganti nama menjadi PT XL Axiata Tbk. untuk

kepentingan sinergi. Saat ini, sebagian besar saham XL dipegang

oleh Axiata melalui Axiata Investments (Indonesia) Sdn. Bhd.

(66,6 persen) dan Emirates Telecommunications Corporation atau

Etisalat International Indonesia Ltd. (13,3 persen), dan sisanya

dipegang oleh masyarakat (20,1 persen).

XL dikenal sebagai pelopor layanan selular kepada

anggota masyarakat biasa di Indonesia melalui program tarif

hemat “Rp1/detik” pada tahun 2007, yang memungkinkan lebih

banyak penduduk berpenghasilan menengah ke bawah menikmati

layanan telepon selular. XL telah berkembang dari perusahaan

kecil yang menjual layanan dasar telepon menjadi salah satu

perusahaan telekomunikasi terbesar di tanah air, dengan

infrastruktur jaringan dan layanan yang sangat luas di seluruh

tanah air. XL menyediakan layanan untuk pelanggan ritel dan

menawarkan solusi bisnis kepada pelanggan perusahaan. Jaringan

XL menggunakan teknologi GSM 900/DCS 1800 dan IMT-

2000/3G. XL juga memiliki beberapa lisensi, termasuk closed

regular network (leased line), internet service provider (ISP),

Voice over Internet Protocol (VoIP), dan Internet interconnection

services (NAP). XL bahkan telah memperoleh lisensi untuk e-

Money (uang elektronik) dari Bank Indonesia, yang

memungkinkan XL menyediakan layanan pengiriman uang.

Sebagai salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di

Indonesia, XL selalu dinamis dalam mengelola dan menjalankan

71

usahanya, bersedia belajar, cepat beradaptasi dengan perubahaan

di industri atau keadaan pasar sehingga mampu memberikan atau

menyediakan layanan berkualitas prima kepada pelanggan.

3.2.1.3 Vision and Mission

Visi perusahaan adalah pandangan jauh ke depan, kemana

perusahaan akan dibawa atau gambaran apa yang diinginkan oleh

perusahaan. Visi perusahaan akan menunjukan suatu kondisi

ideal tentang masa depan yang realistis, dapat dipercaya,

meyakinkan, serta mengandung daya tarik. Secara umum misi

perusahaan adalah suatu tindakan untuk mewujudkan atau

merealisasikan apa yang menjadi visi dari perusahaan. Visi dan

misi dari PT. XL Axiata adalah:

Visi : Menjadi juara seluler Indonesia, memuaskan pelanggan,

pemegang saham dan karyawan.

Misi :

• Harga terjangkau dengan pilihan produk dan layanan yang

menarik dan memberikan nilai lebih bagi pelanggan

• Meningkatkan pengalaman pelanggan

• Memastikan pengelolaan beban jaringan yang memadai dan

memaksimalkan kapasitas serta kualitas

• Mempertahankan keuntungan dengan terus meningkatkan

pangsa pasar seiring dengan upaya untuk tetap

mempertahankan organisasi yang ramping dan manajemen

biaya yang cermat.

• Menggunakan kesempatan dalam layanan data dan Value

Added Services

• Meningkatkan efisiensi dalam sistem distribusi untuk

menghasilkan jaringan distributor dengan kinerja yang

tinggi, loyal, dan produktif.

3.2.1.4 Relationship Business Activity to Strategic Goals

1. PT. XL Axiata mengutamakan kualitas pelayanan agar

perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan kompetitor di

bidang layanan telekomunikasi

72

2. Unit distribusi PT. XL Axiata menggunakan teknologi yang

lebih canggih dari operator lain untuk proses penyampaian

informasi yang cepat sampai ke tangan konsumen

3. Unit distribusi PT. XL Axiata memiliki channel distribusi yang

banyak yang memperkuat dan memperluas jaringan distribusinya.

3.2.1.5 Organizational Structure

Pemegang Saham

Dewan Komisaris Direksi

Komite Audit Internal Audit

Network

Services

Consumer

Marketing

Finance Coorporate

Services

Commerce PresDir’s

Office

Network

Planning

Network

Development

IT Development

NETCO

MDS Infrastructure

Company Project

Management Office

Customer Lifecycle

Management

Marketing

Communication

Marketing Mobile

Data Services

Business &

Consumers

Analysis

Youth Segment

Marketing Mass

Financial

Accounting &

Taxation

Business Control

Investor Relation

Business

Assurance

Procurement &

Logistic

Human Capital

Shares Services

Learning &

Development

Real Estate &

Facility

Management

Regulatory

Government

Relations

Region West

Region

Jabodetabek

Region East

Region Central

Enterprise & Carrier

Channel Strategy &

Management

Customer

Experience

Enhancement

Corporate

Secretary

Corporate Legal

Corporate

Communication

Corporate Strategy

& Business

Development

Gambar 3.5 Organization Structure PT. XL Axiata

Berikut ini adalah uraian pekerjaan dari unit di dalam PT. XL Axiata:

Rapat Umum Pemegang Saham

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan organisasi tertinggi

dalam struktur korporasi XL, dengan wewenang antara lain : • Mengangkat dan memberhent ikan anggota Dewan Komisaris dan Direksi. • Mengesahkan Perubahan Anggar an Dasar. • Memberikan persetujuan atas Laporan Tahunan. • Menyetujui rencana perolehan dan penggunaan dana.

73 • Menunjuk akuntan publik. • Menetapkan remunerasi bagi Dewan Komisaris dan Direksi.

Dewan Komisaris

Dewan Komisaris diberikan kekuasaan oleh Perusahaan untuk melakukan

pengarahan, pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi dalam menjalankan roda

usaha perusahaan. Hal ini bertujuan guna memastikan Direksi mematuhi ketentuan dan

peraturan yang telah ditetapkan dalam menjalankan tugasnya.

Direksi

Direksi bertanggung jawab penuh atas pengurusan Perusahaan untuk

kepentingan dan tujuan Perusahaan serta mewakili Perusahaan baik di dalam maupun

di luar pengadilan sesuai ketentuan Anggaran Dasar. Selain memusatkan perhatian

pada tugas yang diembankan, Direksi juga diharapkan dapat melakukan koordinasi

dan komunikasi dalam menerapkan strategi Perusahaan untuk memastikan bahwa

mereka bekerja menuju tujuan yang sama.

Komite Audit

Komite Audit bertanggung jawab membantu Dewan Komisaris dalam

mengevaluasi integritas laporan keuangan yang dibuat oleh Perusahaan, melakukan

penilaian efektifitas sistem pengawasan internal dan mengidentifikasi masalah yang

dapat muncul jika terjadi pelanggaran hukum dan peraturan. Dalam melaksanakan

tanggung jawabnya, Komite Audit mengacu pada Pedoman Ker ja Komite Audit yang

memuat penjelasan mengenai peran serta tugas mereka yang sejalan dengan seluruh

peraturan Bapepam-LK dan Bursa Efek Indonesia.

Komite Operasional

Komite Operasional yang bertanggung jawab kepada Direksi memiliki

wewenang untuk mensahkan, menelaah serta memantau kinerja pendapatan

perusahaan. untuk mencapai tujuan tersebut, Komite ini juga bertugas menelaah

kelayakan dan efektifitas program–program perusahaan terkait dengan produk, biaya

dan anggaran serta jaringan, sekaligus mendukung pelaksanaannya.

Komite Sumber Daya Manusia

Komite Sumber Daya Manusia yang bertanggung jawab kepada Direksi untuk

mengembangkan dan menelaah Strategi Perusahaan terkait dengan pengembangan

organisasi, pemberian penghargaan dan tunjangan untuk karyawan, kebijakan SDM,

program bakat, strategi outsourcing, budaya perusahaan serta pengaturan penempatan

karyawan.

74

Komite Anggaran

Komite Anggaran yang bertanggung jawab kepada Direksi dan membahas

tentang topik khusus yang berhubungan dengan pengaturan anggaran untuk CAPEX

dan OPEX agar sesuai dengan target EBITDA Perusahaan. Untuk mencapai tujuan

ini, Komite Anggaran ditugaskan untuk memberikan persetujuan dan rekomendasi

atas permintaan tambahan anggaran, persetujuan perpindahan anggaran, dan secara

aktif mencar i peluang untuk penghematan pengeluaran.

Komite Strategi Produk

Komite Strategi Produk memiliki kewenangan untuk menelaah, menganalisa

dan menyetujui proposal dari skema harga terkait program baru atau sedang ber jalan

serta layanan, dengan tetap berpegang pada perhitungan biaya, resiko dan potensi

pendapatan. Komite Strategi Produk dibentuk sebagai suatu sub-komite yang melapor

kepada Komite Operasional.

Komite Teknologi Informasi

Komite Teknologi Informasi dibentuk sebagai suatu sub-komite yang

bertanggung jawab kepada Komite Operasional. Komite ini dibentuk untuk

mengendalikan dan menjaga peningkatan asset dan investasi Perusahaan dalam secara

terkontrol dan terkelola, menyelaraskan selaras dengan perencanaan utama Teknologi

Industri dengan strategi bisnis perusahaan, serta merekomendasikan perubahan-

perubahan terpadu terkait teknologi dan infrastruktur.

Gambar 3.6 Organization Structure Distribusi PT. XL Axiata

75

Vice Precident

Memiliki kewenangan untuk mengkaji secara utuh dan menyeluruh (end-to-

end), memastikan kelayakan dan keselarasan dengan strategi perusahaan serta

memberikan keputusan atas tiap-tiap inisiatif yang diajukan baik atas program maupun

layanan konten dan aplikasi baik yang baru atau yang telah ada sebelumnya dan tetap

berpegang pada perhitungan atas profitabilitas dengan biaya, analisa atas manajemen

risiko, juga kualitas pelayanan pelanggan.

General Manager

• Memiliki fokus area menyeluruh tingkat nasional.

• Mengkoordinasikan dan mengelola pengembangan produk.

• Controlling terhadap pencapaian KPI oleh staff dibawahnya.

Regional Sales Manager

• Memiliki kewenangan cakupan area yang lebih luas dengan 2 atau lebih fokus area

yang berbeda.

• Meningkatkan distribusi produk.

• Membuat strategi untuk meningkatkan kinerja distribusi PT. XL Axiata.

Area Sales Manager

• Memiliki kewenangan satu fokus area yang disebut dengan cluster di kabupaten

tertentu.

• Kewenangan untuk melakukan konfirmasi final mengenai purchase order.

• Menjadi konsultan untuk dealer.

• Membuat laporan ke regional sales manager tentang pencapaian semua distributor

baik internal maupun eksternal.

3.2.1.6 Market Outlook & Competitive Strategy

Market Outlook

Market Outlook pada PT. XL Axiata yaitu seluruh kalangan

masyarakat yang ada di Indonesia khususnya kalangan remaja

yang saat ini banyak menggunakan smartphone dan mengakses

social media.

Competitive Strategy

Competitive Strategy PT. XL Axiata yaitu terus

meningkatkan kualitas layanan mobile data service untuk

menjaga daya saing dari para pesaingnya, serta untuk tetap fokus

pada kebutuhan pasar sekarang ini khususnya bagi kalangan

remaja.

76

3.2.1.7 Business Cycle

Gambar 3.7 Business Cycle Distribusi PT. XL Axiata

Gambar diatas adalah gambar business cycle pada unit distribusi

PT XL Axiata. Bagian Channel Supply akan melakukan setting alokasi

Purchase Order di sistem IDEX dan mengeluarkan Purchase Order

untuk diberikan kepada Regional Sales Manager. Kemudian Regional

Sales Manager akan meneruskan Purchase Order ke Area Manager.

Setelah itu Area Manager akan mengirim email Purchase Order kepada

dealer. Jika Purchase Order telah disetujui oleh dealer maka dealer akan

melakukan pembayaran. Tetapi jika dealer tidak setuju dengan kuota

Purchase Order yang diberikan maka dealer akan mengajukan

adjustment Purchase Order ke Area Manager dan Area Manager akan

meneruskan adjustment Purchase Order ke Regional Sales Manager

untuk dicek kembali. Setelah itu Regional Sales Manager akan

memberikan Adjustment Purchase Order ke bagian Channel Supply

untuk disepakati ulang. Bagian Channel Supply kemudian akan

mengeluarkan Purchase Order baru dan memberikan ke Regional Sales

Manager untuk dicek, dari Regional Sales Manager Purchase Order baru

akan diteruskan ke Area Manager untuk diberikan kembali kepada dealer.

Kemudian dealer akan melakukan pembayaran. Kemudian dealer akan

mengirimkan fax bukti transfer pembayaran ke admin depo. Setelah

dicek bukti transfer pembayaran akan dikirimkan oleh Admin Depo ke

bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan melakukan verifikasi

pembayaran dan memberikan mutasi transaksi ke admin depo. Setelah

menerima mutasi transaksi pembayaran admin depo akan membuat Sales

Order/Delivery Order (SO/DO) di sistem SAP berdasarkan data

purchase order untuk diberikan ke Bagian Main Warehouse.

77

3.2.2 Swim Lane Diagram

Gambar 3.8 Swim Lane Diagram Distribusi PT. XL Axiata

78

3.2.3 Business Process Model Diagram

Gambar 3.9 Business Process Model Diagram Distribusi PT. XL Axiata

3.2.4 Business Process / Product Matrix

Tabel. 3.6 Business Process / Product Matrix

Ba

gia

n

Supp

ly

Cha

nnel

Reg

iona

l

Sale

s

Man

ager

Are

a

Man

ager

Ba

gia

n

Ke

uang

a

Adm

in

De

po

Business Activity

Membuat Setting Alokasi Purchase Order X

Melakukan Pengecekan Purchase Order X X

Mengirim Email Purchase Order X

Melayani Adjustment PO X

Melakukan Pengecekan Adjustment PO X X X

Melakukan Verifikasi Adjustment PO X X X

Membuat New Purchase Order X

Melayani Pembayaran X

79

3.2.5 Use Case Narative & Diagram

Use Case Narative dan Diagram dengan berbentuk format UML

digunakan untuk mengidentifikasi bisnis, kebutuhan, aktor, dan

peraturan bisnis itu sendiri untuk mereka berinterkasi dengan sistem,

service dan aplikasi-aplikasi yang di identifikasikan sebagai solusi

teknologi pada sistem yang berjalan.

3.2.5.1 UseCase Diagram

Untuk mengidentifikasikan peranan aktor yang terhubung

langsung dengan sistem akan digambarkan dengan UseCase

Diagram berikut pada gambar 3.11

3.2.5.2 Use Case Narative

Penjelasan Aktor serta aktivitas – aktivitas dan

karakterisasinya dari Use Case yang telah dibuat, akan

dijabarkan selanjutnya.

3.2.5.2.1 Actors

1. Bagian Supply Channel

a. Purpose :

1. Membuat Setting Alokasi Purchase

Order

2. Mem-verifikasi Adjustment PO

3. Membuat New Purchase Order

b. Characterization :

Bagian Supply Channel membuat setting

alokasi purchase order pada sistem IDEX

sesuai dengan yang telah diperhitungkan.

Bagian Supply Channel mengeluarkan

purchase order yang telah dibuat dan

ditentukan untuk dealers tertentu. Bagian

Supply Channel akan melakukan verifikasi

terhadap Adjustment PO bagi dealers yang

Memberikan Bukti Fax Pembayaran X

Memasukan data PO dan Pembayaran X

Mencetak Mutasi Transaksi X

Memasukan data Purchase Order X

Membuat SO/DO X

80

mengajukan Adjustment PO. Setelah

Adjustment PO yang lama telah

diverifikasi/disetujui, maka bagian Supply

Channel akan membuat new purchase order.

2. Regional Sales Manager

a. Purpose :

1. Melakukan Pengecekan Purchase Order.

2. Melakukan Pengecekan Adjustment PO.

b. Characterization :

Regional Sales Manager akan melakukan

pengecekan terhadap purchase order yang

telah dikeluarkan oleh bagian Supply

Channel, selain itu Regional Sales Manager

juga akan melakukan pengecekan terhadap

Adjustment PO bila ada.

3. Bagian Keuangan

a. Purpose

1. Mengecek Pembayaran

2. Memasukan data PO dan Pembayaran

3. Mencetak Mutasi Transaksi

b. Characterization :

Bagian keuangan melakukan pengecekan

terhadap pembayaran yang telah dilakukan

oleh dealers. Apabila pembayaran telah

dilakukan, maka bagian keuangan akan

mengeluarkan mutasi transaksi yang telah

dilakukan oleh dealers tersebut dan

memberikannya ke Admin Depo. Bagian

keuangan akan menginput data PO dan

pembayaran yang telah dilakukan oleh dealers

ke dalam sistem SAP.

4. Admin Depo

a. Purpose

1. Memberikan Fax Bukti Pembayaran

2. Memasukan data Purchase Order

81

3. Membuat SO/DO

b. Characterization :

Admin depo memberikan bukti

pembayaran yang diperoleh dari dealers untuk

membantu dalam mengecek pembayaran yang

dilakukan oleh bagian keuangan. Admin Depo

akan menginput purchase order yang telah

valid dan telah terbayar ke dalam sistem

IDEX. Admin Depo akan membuat SO/DO

(Supply Order / Delivery Order) untuk

memastikan barang yang dipesan sesuai

dengan barang yang dikeluarkan/diantarkan.

Setelah itu, admin depo memberikan SO/DO

tersebut ke main warehouse untuk dilakukan

pengecekan terhadap barang tersebut.

3.2.5.2.2 Use Cases

Penjelasan aktivitas – aktivitas beserta

fungsinya dari sistem UseCase yang berjalan adalah

sebagai berikut :

1. Membuat Setting Alokasi Purchase Order

UseCase : Bagian Channel Supply membuat

setting alokasi purchase order yang akan

didistribusikan kepada dealer-dealer yang

telah di hire oleh perusahaan.

Object : Purchase Order

Function : Generate_Id_PO,

Get_Id_Dealers,

Create_Tanggal,

Get_Kebijakan,

Create_Quantity,

Create_Harga,

Get_Area,

Create_Status,

Add New Purchase Order

82

2. Melakukan Pengecekan Purchase Order

Usecase : Regional Sales Manager akan

melakukan pengecekan terhadap Purchase

Order yang telah dibuat oleh bagian Channel

Supply.

Object: Purchase Order

Function: Generate_Id_PO,

Get_Id_Dealers,

Create_Tanggal,

Get_Kebijakan,

Create_Quantity,

Create_Harga,

Get_Area,

Add New Purchase Order

3. Mengirim Email Purchase Order

UseCase: Purchase Order yang telah dibuat

oleh Bagian Channel Supply akan dikirim

melalui email kepada dealer.

Object : Dealers, Purchase Order

Function : Generate_Id_Dealers,

Get_SOP,

Get_Id_PO,

Get_Nama_Perusahaan,

Get_Nama_Dealer,

Get_Alamat,

Get_No_Telp,

Get_Email,

Get_Area,

Add New Dealers

4. Melayani Adjustment PO

UseCase : Area Manager akan menerima

adjustment PO yang diajukan oleh dealer

untuk diberikan kepada Regional Sales

Manager yang kemudian akan dilanjutkan ke

bagian Channel Supply. Area Manager akan

83

memberikan feedback berupa new purchase

order kepada dealer apabila adjustment PO

telah disepakati.

Object: Adjustment PO

Function : Generate_Id_Adjustment_PO,

Get_Id_Dealers,

Get_Tanggal,

Get_Kebijakan,

Create_Adjustment_Quantity,

Create_Adjustment_Harga,

Add new Adjustment PO.

5. Melakukan Pengecekan Adjusment PO

Usecase : Regional Sales Manager akan

melakukan pengecekan terhadap Adjusment PO

yang telah diajukan oleh Dealers melalui Area

manager

Function : Generate_Id_Adjustment_PO,

Get_Id_Dealers,

Get_Tanggal,

Get_Kebijakan,

Create_Adjustment_Quantity,

Create_Adjustment_Harga,

Add new Adjustment PO.

6. Melakukan Verifikasi Adjusment PO

Usecase : Bagian Channel Supply akan

melakukan verifikasi Adjusment PO yang telah

diajukan oleh dealers dan menentukan apakah

Adjusment PO tersebut dapat diterima atau tidak.

Function : Generate_Id_Adjustment_PO,

Get_Id_Dealers,

Get_Tanggal,

Get_Kebijakan,

Create_Adjustment_Quantity,

Create_Adjustment_Harga,

Add new Adjustment PO.

84

7. Membuat New Purchase Order

UseCase : Bagian Channel Supply akan

membuat New Purchase Order berdasarkan

adjustment PO yang telah disepakati dan

dianalisa.

Object : New_Purchase_Order

Function : Generate_Id_PO,

Get_Id_Dealers,

Create_Tanggal,

Get_Kebijakan,

Create_Quantity,

Create_Harga,

Get_Area,

Create_Status,

Add New Purchase Order

8. Melayani Pembayaran

UseCase : Bagian keuangan melakukan

pengecekan terhadap pembayaran yang telah

dilakukan oleh dealers.

Object: Pembayaran

Function : Generate_Id_Pembayaran,

Get_Id_PO,

Get_Total_Tagihan_Pembayaran,

Get_Kebijakan,

Get_SOP,

Get_Jumlah_Pembayaran,

Get_Tanggal_Pembayaran,

Add New Pembayaran.

9. Memberikan Fax Bukti Pembayaran

UseCase : Admin depo memberikan fax

bukti pembayaran yang diperoleh dari dealers

untuk membantu dalam mengecek pembayaran

yang dilakukan oleh bagian keuangan.

Object: Bukti_Pembayaran

Function : Generate_Id_Bukti_Pembayaran,

85

Get_Id_Pembayaran,

Get_SOP

Create_Tanggal,

Add New Bukti Pembayaran.

10. Memasukan data PO dan Pembayaran

Usecase : Bagian Keuangan akan memasukan

data PO dan Pembayaran ke dalam sistem SAP

yang akan digunakan untuk membuat SO/DO.

Function : Generate_Id_Pembayaran,

Get_Id_PO,

Get_Total_Tagihan_Pembayaran,

Get_Kebijakan,

Get_Jumlah_Pembayaran,

Get_Tanggal_Pembayaran,

Add New Pembayaran.

11. Mencetak Mutasi Transaksi

UseCase : Bagian keuangan akan mencetak

mutasi transaksi yang telah dilakukan oleh

dealers apabila pembayaran telah dilakukan

dan mutasi transaksi tersebut akan diberikan

kepada Admin Depo.

Object : Mutasi_Transaksi,

Function : Generate_Id_Mutasi_Transaksi,

Get_Id_PO,

Get_Id_Pembayaran,

Get_Id_Bukti_Pembayaran,

Get_Kebijakan,

Create_Tanggal,

Add New Mutasi Transaksi.

12. Memasukan data Purchase Order

Usecase : Admin Depo akan memasukan data

Purchase Order ke sistem IDEX sebagai

referensi bagi bagian Channel Supply dalam

pembuatan Purchase Order.

Function : Generate_Id_PO,

86

Get_Id_Dealers,

Create_Tanggal,

Get_Kebijakan,

Create_Quantity,

Create_Harga,

Get_Area,

Add New Purchase Order

13. Membuat SO/DO

UseCase : Admin Depo akan membuat

SO/DO (Supply Order / Delivery Order)

untuk memastikan barang yang akan

dikeluarkan sesuai dengan barang yang harus

didistribusikan. Setelah itu, admin depo

memberikan SO/DO tersebut ke main

warehouse untuk dilakukan pengecekan

terhadap barang tersebut.

Object : SO/DO,

Function : Generate_Id_SO/DO,

Get_Id_PO,

Get_Kebijakan,

Create_Tanggal,

Add New SO/DO.

87

Gambar 3.10 UseCase Diagram Distribusi PT. XL Axiata

88

3.3 Data & Information

3.3.1 Object State Transaction Diagram

Gambar 3.11 Object State Transaction Diagram Distribusi PT. XL Axiata

Pada gambar 3.10 dapat dilihat bahwa alur objek yang terjadi

dimulai dari Bagian Channel Supply akan melakukan setting alokasi

Purchase Order di sistem IDEX. Bagian Channel Supply mengeluarkan

purchase order untuk diberikan kepada Regional Sales Manager.

Regional Sales Manager meneruskan ourchase order ke Area

Manager. Area Manager akan mengirim email purchase order kepada

dealer, apabila setuju dengan kuota purchase order yang diberikan

maka dealer akan langsung menuju ke poin 11 untuk melakukan

pembayaran. Apabila tidak setuju dealer akan mengajukan adjustment

ke Area manager. Area manager mengecek adjustment purchase order

dan meneruskannya ke Regional sales manager untuk dilakukan

negosiasi. Regional Sales manager meneruskan adjustment purchase

order ke bagian channel supply untuk disetting ulang. Bagian channel

supply mengeluarkan purchase order baru untuk diberikan ke regional

sales manager. Regional sales manager meneruskan purchase order

baru ke area manager. Area manager memberikan purchase order baru

ke dealer. Dealer melakukan pembayaran via transfer melalui akun

89

Bank yang dimiliki oleh masing – masing dealer. 12. Dealer mengirim

fax bukti pembayaran ke Admin depo. Admin depo memberikan bukti

pembayaran yang diberikan oleh dealer ke Bagian keuangan. Bagian

keuangan melakukan verifikasi pembayaran berdasarkan bukti

pembayaran dan uang yang masuk di akun Bank yang dimiliki PT XL

Axiata. Bagian keuangan memasukan data purchase order yang telah

terbayar beserta jumlah pembayarannya ke sistem SAP. Bagian

keuangan memberikan mutasi transaksi ke admin depo. Admin depo

memasukan data purchase order ke sistem IDEX. Admin depo

membuat supply order/delivery order(SO/DO) di sistem SAP. Admin

depo memberikan SO/DO ke bagian main warehouse.

3.3.2 Logical Data Model

Logical Data Model dapat dikembangkan dengan

menggunakan metode terstruktur tradisional dan simbol (ERD),

atau dapat juga dengan menggunakan metode berorientasi objek

dan symbol dari UML yang menghasilkan Diagram Kelas

dan/atau Diagram Objek. Berikut adalah Logical Data Model

dari PT Xl Axiata Tbk :

Gambar 3.12 Logical Data Model Diagram Distribusi PT. XL Axiata

3.3.2.1 Entity Definition

Keterangan Entity Relationship Diagram :

1. Karyawan

Entity “Karyawan” merupakan model dari

perusahaan yang merupakan karyawan internal

dari perusahaan.

90

Attributes: Id_Karyawan, Nama_Karyawan,

Jabatan, Alamat, No_Telp, Email

2. Purchase_Order

Entity “Purchase Order” merupakan model dari

penentuan dan pencatatan produk yang akan

didistribusikan kepada dealers.

Attributes: Id_PO, Id_Karyawan, Id_Dealers,

Id_Adjusment_PO, Tanggal, Quantity, Harga,

Area, Status

3. Adjustment_PO

Entity “Adjusment_PO” merupakan model dari

catatan yang berisi penawaran dan penyesuaian

quantity produk dan harga pada produk yang

akan didistribusikan kepada dealers.

Attributes: Id_Adjustment_PO, Id_Karyawan,

Id_Dealers, Tanggal, Adjustment_Quantity,

Adjustment_Harga,

4. Dealers

Entity “Dealers” merupakan model dari

perorangan/perusahaan yang akan

mendistribusikan produk dari perusahaan.

Attributes: Id_Dealers, Nama_Perusahaan,

Nama_Dealer, Alamat, No_Telp, Email, Area,

5. Pembayaran

Entity “Pembayaran” merupakan model dari

pembayaran yang dilakukan dealers atas

purchase order.

Attributes: Id_Pembayaran, Id_PO,

Total_Tagihan_Pembayaran,

Jumlah_Pembayaran, Tanggal_Pembayaran

6. Bukti Pembayaran

Entity “Bukti Pembayaran” merupakan model

yang dibuat berdasarkan Pembayaran yang telah

dilakukan oleh dealers.

91

Attributes: Id_Bukti_Pembayaran,

Id_Pembayaran, Tanggal

7. Mutasi Transaksi

Entity “Mutasi Transaksi” merupakan model dari

mutasi transaksi yang telah dilakukan oleh

dealers yang telah tercatat dalam sistem SAP.

Attributes: Id_Mutasi_Transaksi,

Id_Bukti_Pembayaran, Tanggal

8. SO/DO

Entity “SO/DO” merupakan model dari

pencatatan penyesuaian antara barang yang akan

dikeluarkan dari warehouse dengan barang yang

akan didistribusikan.

Attributes: Id_SO/DO, Id_PO, Tanggal

3.3.3 Activity Entity Matrix (CRUD)

Tabel berikut adalah activity entity matrix yang

ada pada unit Distribusi PT. XL Axiata. Pada tabel

Activity Entity Matrix (CRUD) ini menjelaskan bahwa

setiap fungsi memiliki tanggung jawab yang berbeda

untuk mengakses sebuah subject data yang memiliki 4

klasifikasi yaitu create, read, update, dan delete. Berikut

penjelasannya:

1. Create : merupakan sebuah fungsi dalam membuat data

yang akan disimpan kedalam database.

2. Read : merupakan sebuah fungsi untuk membaca file

dan data yang telah disimpan didalam pada database.

3. Update : merupakan sebuah fungsi untuk mengubah

file atau isi data yang telah dibuat sebelumnya dan

tersimban dalam database.

4. Delete : merupakan sebuah fungsi untuk menghapus

data yang tidak digunakan lagi yang tersimpan dalam

database.

92

Tabel. 3.7 Activity Entity Matrix (CRUD)

Entity Type

Purchase

Order

Adjustment

PO

Pembaya

ran

Bukti

Pembayaran

Mutasi

Pembayaran

SO/

DO

1 Membuat

Setting

Alokasi

Purchase

Order

C

2 Melakukan

Pengecekan

Purchase

Order

R

3 Mengirim

Email

Purchase

Order

R

4 Melayani

Adjustment

PO

R C

5 Melakukan

Pengecekan

Adjustment

PO

R

6 Melakukan

Verifikasi

Adjustment

PO

R

7 Membuat

New

Purchase

Order

U R

8 Melayani

Pembayaran

R C

93

Purchase

Order

Adjustment

PO

Pembaya

ran

Bukti

Pembayaran

Mutasi

Pembayaran

SO/

DO

9 Memberikan

Fax Bukti

Pembayaran

R C

10 Memasukan

data PO dan

Pembayaran

R

11 Mencetak

Mutasi

Transaksi

R C

12 Memasukan

data

Purchase

Order

R

13 Membuat

SO/DO

R R C

94

3.4 System & Application

3.4.1 System Communication Description

System Communication Description atau deskripsi dari hubungan antar

sistem yang terjadi pada sebuah sistem antar muka (User Interfaces) dalam

organisasi dan juga menyediakan deskripsi tentang bagaimana data

dikomunikasikan antara sistem diseluruh bagian pada organnisasi, serta alur dari

jalur sebuah jaringan secara spesifik.

Berikut adalah System Communication Description yang ada pada PT.

XL Axiata :

Gambar 3.13 System Communication Description PT. XL Axiata

95

3.4.2 System Data Flow Diagram

Gambar 3.14 Data Flow Diagram Distribusi PT. XL Axiata

96

Gambar 3.15 Diagram Rinci Distribusi PT. XL Axiata

3.5 Technology & Infrastructure

3.5.1 Network Connectivity Diagram

Jaringan internet di PT. XL Axiata ini berguna untuk keperluan

informasi dan komunikasi antara jaringan komputer, agar setiap

transaksi dan pekerjaan dapat selesai dengan mudah dan cepat dan

97

terintegrasi satu sama lain. Pada ini akan dijelaskan tentang keadaan

jaringan didalam PT. XL Axiata:

Gambar 3.16 Network Connectivity Diagram PT. XL Axiata

98

3.5.2 Network Inventory

Tabel. 3.8 Network Inventory PT. XL Axiata

No. Deskripsi Penjelasan

1. Koneksi Internal Network

2. Bandwidth 10G

3. Server Aplikasi (HP Blade C7000)

Database (HP DL 480 G7)

Back Up (HP DL 480 G7)

4. Client 225 Notebook/Laptop

5. Hardware

Switch Core Cisco C6500 Series

Switch

Distribution

Cisco C3700 Series

Switch Access Cisco C4948 Series

Wifi AIR AP1262 Series

3.6 Security / Standard / Workforce

3.6.1 Security and Privacy Plan

Dalam pelaksanaan proses bisnisnya, unit distribusi PT XL. Axiata

membutuhkan keamanan baik di dalam maupun di luar lingkungan perusahaan,

serta keamanan terhadap data-data perusahaan. Perusahaan harus memiliki

standar keamanan yang baik agar dapat terhindar dari segala macam ancaman

yang ditujukan kepada data dan lingkungan perusahaan. Berikut ini adalah

rincian usaha keamanan yang dilakukan oleh unit distribusi PT XL. Axiata:

Tabel 3.9 Security and Privacy Plan Distribusi PT. XL Axiata

Keamanan Perusahaan

• Dalam menjaga keamanan

perusahaan, unit distribusi PT. XL

Axiata memiliki 4 security

bersertifikat di setiap lantai yang

bekerja secara shif yang memiliki

kartu akses ke dalam pintu masuk

ruangan.

• Di lantai dasar terdapat 5 security. 4

99

security bertugas untuk memeriksa

identitas tamu dan 1 security yang

bertugas untuk melakukan security

check terhadap barang bawaan tamu

• Terdapat CCTV di beberapa bagian

di setiap ruangan untuk mengawasi

berbagai kegiatan yang terjadi di

ruangan.

Keamaanan Data Perusahaan • Pengamanan data untuk perusahaan

menggunakan Antivirus McAfee

• Setiap sistem mempunyai user

previllage.

• Menggunakan firewall

• Memiliki sistem blocking access

sehingga tidak semua karyawan

memiliki hak akses internet

• Dalam menggunakan sistem

distribusi (IDEX) karyawan hanya

bisa mengakses di dalam jaringan

internal XL saja, apabila sudah

keluar dari jaringan XL maka

sistem IDEX tidak dapat di akses.

3.6.2 Security Solution Description

Security Solution Description berisi 4 komponen penting dalam

hal pengamanan sistem, yaitu :

1. Operational Security : Berisi tentang pengamanan operasional pada

Distribusi PT. XL Axiata.

2. Data Security : Berisi tentang pengamanan data / database yang ada

pada Distribusi PT. XL Axiata.

3. Personnel Security: Berisi tentang pengamanan personil, misalnya

tentang akses masuk ruang yang dianggap berisi data rahasia dan

sebagainya.

4. Physical Security : Berisi tentang pengamanan perangkat keras

100

Tabel 3.10 Security Solution Description

Operational Security

• Operational security yang

diterapkan didalam Unit

Distribusi PT. XL Axiata

menggunakan Password

disetiap pengaksesan ke

system / aplikasi pada

setiap karyawan

Data Security

• Memiliki sistem blocking

access sehingga tidak

semua karyawan

memiliki hak akses

internet

• Setiap sistem mempunyai

user previllage.

Personnel Security

• perusahaan, unit distribusi

PT. XL Axiata memiliki 4

security bersertifikat di

setiap lantai yang bekerja

secara shift yang memiliki

kartu akses ke dalam pintu

masuk ruangan.

• CCTV yang diawasi oleh

satpam penjaga disetiap

akses menuju ruangan data

dan server

Physical Security

• Di lantai dasar terdapat 5

security. 4 security

bertugas untuk

memeriksa identitas tamu

dan 1 security yang

bertugas untuk

melakukan security check

terhadap barang bawaan

tamu

3.6.3 Disaster Recovery Plan

Sebagai perusahaan besar PT. XL Axiata memiliki beberapa

rencana pencegahan bencana yang dilakukan untuk mengantisipasi

apabila terjadi suatu bencana. Untuk saat ini unit distribusi PT. XL

Axiata berada di Gedung Menara Prima lantai 20 dan berikut ini

adalah beberapa pencegahan bencana yang dilakukan oleh perusahaan

secara keseluruhan:

a. Memiliki backup data per server yang berada di setiap wilayah

tertentu seperti di Graha XL, Bandung, Cibitung, Bekasi dan

sebagainya sehingga apabila terdapat kehilangan data perusahaan sudah

memiliki backup data di wilayah – wilayah tertentu tersebut

101

b. Memasang smoke detector di setiap ruangan untuk mendeteksi asap

rokok yang ada di ruangan

c. Memasang pemadam kebakaran(shower) di setiap ruangan

d. Memasang temperature monitoring di setiap ruangan untuk

mengetahui berapa suhu di dalam ruangan

e. Di setiap lantai, PT XL. Axiata mempunyai tim Floor Warden yang

merupakan kumpulan dari beberapa karyawan sebagai antisipasi untuk

mengkoordinator apabila terjadi kebakaran.

3.6.4 Technology Forecast

Berikut ini teknologi yang telah digunakan oleh unit distribusi

PT. XL Axiata untuk menunjang proses bisnis perusahaan dari hardware

dan software.

Tabel 3.11 Technology Forecast Distribusi PT. XL Axiata

Lenovo NB 12” Lenovo NB 14” Lenovo PC M72e

Series Thinkpad X230 Thinkpad T430 Thinkcenter M72e

Processor Intel i7-3520M Intel i5-3210M

Intel i5-3470

3.2Ghz 6N

Memory 4 GB DDR 3 4 GB DDR 3 4 GB DDR 3

Graphic Card Integrated Integrated Integrated

Screen Size 12.5” HD LED

Backlight

14” HD LED

Backlight 18.5”

Hard Drive 500 GB 7200RPM 500 GB 7200RPM 500 GB 3.5”

Bluetooth Not Not Not

Speaker Yes Integrated Yes

Wifi 802.11b/g/n 802.11b/g/n 802.11b/g/n

NIC 10/100/1000 10/100/1000 10/100/1000

Optical Drive DVD RW DVD RW Not Required

Operating System Windows 7

Professional

Windows 7

Professional

Windows 7

Professional

Total Kebutuhan /

Tahun 120 Unit 720 Unit 120 Unit

102

3.7 Workforce

3.7.1 Workforce Plan

Pada unit distribusi PT. XL Axiata terdapat beberapa line of business

yang saling terkait satu sama lain dalam mencapai tujuan yang sama untuk

memajukan perusahaan Vice Precident, General Manager , Regional Sales

Manager, Area Sales Manager, dan karyawan lainnya.

Karyawan atau sumber daya manusia yang terdapat di PT. XL Axiata

saat ini berjumlah sekitar 2390 karyawan. Di unit distribusi PT. XL Axiata

sendiri jumlah dan keahlian yang ada pada saat ini adalah 60 total karyawan

yaitu 34 staff dan 26 manager. Berikut ini merupakan penjabaran dari jumlah

serta jabatan yang dimiliki oleh unit distribusi pada PT. XL Axiata: Kualitas

para karyawan masih beragam tergantung kepada divisi dan jabatan yang

ditempati.

a. Pendidikan minimal yang dimiliki oleh para karyawan juga terlihat pada -

jabatan mereka saat ini, rata – rata pendidikan minimal yang dimiliki oleh

karyawan yang terdapat di unit distribusi PT. XL Axiata adalah S1.

b. Berikut merupakan daftar karyawan beserta pendidikan terakhir yang

dimilikinya:

1. Pada level staff atau engineering memiliki pendidikan minimal D3 dan

ada juga yang S1.

2. Pada level manager yaitu Area Manager, Regional Sales Manager,

General Manager dan Vice Precident berpendidikan akhir minimal S1

namun ada beberapa yang ditingkatkan kualitasnya dengan mengikuti

program lanjutan S2.

3. Pada level direktorat atau direktur minimal perpendidikan akhir S1 dan

beberapa ada juga yang S2.

c. Untuk meningkatkan kualitas yang dimiliki oleh karyawan perlu di

tingkatkan dengan memberi pelatihan dan seminar untuk karyawan pada

umumnya.

103

3.7.2 Organization Chart

Gambar 3.17 Organization Structure Distribusi PT. XL Axiata

3.8 EA Management Plan

EA Management Plan dirancang untuk merencanakan transisi untuk masa

depan, dan juga untuk mengembangkan sistem dan teknologi informasi yang ada

sat ini.

3.8.1 EA Program Management

EA program yang dilakukan pada PT. XL Axiata bertujuan untuk

melakukan suatu usulan perubahan atau perbaikan strategi dan proses

bisnis serta mengusulkan penggunaan teknologi informasi yang dapat

berjalan lebih efektif dalam membantu proses bisnis pada unit distribusi PT

XL Axiata.

104

3.8.1.1 Governance and Principles

Program EA mempunyai kebijakan dalam

pembentukannya, dimana kebijakan pemerintah sebagai sumber

utama dalam keberhasilan pembuatan program EA. PT. XL

Axiata memiliki kebijakan dari pemerintah yaitu berupa UU

No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas juncto Undang-

undang No. 11 Tahun 1970.

Penerapan enterprise architecture di dalam perusahaan

akan sangat menguntungkan bagi perusahaan itu sendiri. Hal

tersebut dikarenakan enterprise architecture dapat menunjang

proses bisnis perusahaan agar lebih maksimal dan juga

meningkatan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnis

perusahaan. Terdapat suatu perubahan pada alur proses bisnis

perusahaan yang menjadikan data perusahaan lebih terintegrasi

terutama diproses bisnis distribusi PT. XL Axiata. Adanya suatu

perubahan seperti yang telah disebutkan diatas merupakan hasil

dari analisis yang dilakukan pada unit distribusi PT. XL Axiata.

Setelah dilakukan analisis maka akan diimplementasikan teori

dari enterprise architecture. Melakukan suatu peningkatan pada

teknologi informasi yang dimiliki oleh perusahaan merupakan

salah satu usulan agar proses bisnis perusahaan dapat berjalan

lebih efisien. Karena setelah dilakukan analisis, unit distribusi

di PT. XL Axiata ini masih belum totalitas di dalam

menggunakan teknologi informasi.

3.8.1.2 Support For Strategy and Business

Dukungan dalam strategi dan bisnis pada unit distribusi

PT. XL Axiata adalah untuk membantu strategi bisnis agar lebih

menuju kepada visi dan misi dari unit distribusi untuk mencapai

tujuan perusahaan. Dengan menambahkan teknologi informasi

dan sistem informasi yang baru diharapakan dapat membantu

dalam mempermudah dan mengefisiensikan proses pada

aktivitas operasional distribusi PT. XL Axiata. Aktivitas bisnis

yang terjadi pada proses bisnis distribusi PT. XL Axiata harus

didukung oleh strategi yang baik oleh pihak manajerial unit

distribusi PT. XL Axiata, dengan proses bisnis berjalan yang

105

selaras dengan strategi yang ditetapkan beserta dukungan dari

sistem dan teknologi informasi yang terkait dapat diharapakan

hasil yang signifikan dalam beberapa tahun kedepan.

3.8.1.3 EA Roles and Responsibilities

Tabel. 3.12 EA Roles and Responsibilities Dstribusi PT. XL Axiata

EA Team

Position

EA Team Role EA Responsibility

General

Manager

Membantu dalam

menetapkan strategi

Memberikan motivasi kepada karyawan

Menetapkan strategi dan pengambilan

keputusan

Menerima dan memeriksa laporan program

EA

Project

Manager

Menetapkan strategi,

melakukan

pengawasan, dan me-

review biaya-biaya

Membuat perencanaan persediaan yang

dibutuhkan setiap divisi

Memonitor jalannya program EA

System

Architect

Analysis and Design Melakukan analisis teknis yang

berhubungan dengan desain sistem sesuai

dengan pengimplementasiannya.

Data Architect Analysis and Design Melakukan analisis teknis yang

berhubungan dengan database sesuai

dengan pengimplementasiannya

Web Master Website Support Melakukan pemeliharaan dan perawatan

pada website EA serta konten-konten yang

terkait.

3.8.1.4 EA Program Budget

Tabel. 3.13 EA Program Budget

Nama Barang/Produk Jumlah Lama Pengerjaan Harga

Brainware

Project manager 1 12 bulan Rp. 15.000.000,00

Programmer 1 3 bulan Rp. 3.500.000,00

Web Designer &

Developer

1 3 bulan Rp. 3.500.000,00

106

Analyst System 1 1 bulan Rp. 8.000.000,00

Network Administrator 1 6 bulan Rp. 5.000.000,00

Total Biaya Rp. 239.000.000,00

Tabel diatas ini adalah perencanaan biaya untuk penambahan fasilitas pada

perusahaan untuk kedepannya.

3.8.1.5 EA Program Performance Measures

Pengukuran pada kinerja kerja termasuk performa dapat

diukur setelah program enterprise architecture telah berjalan dan

terimplementasi padaunit distribusi PT. XL Axiata, pengukuran

tersebut dapat diidentifikasi dari lancarnya proses bisnis yang

bersangkutan apakah aktifitas tersebut menjadi lebih efektif dan

efesien dari sebelumnya. Apabila program yang dilakukan dapat

membantu proses bisnis yang bersangkutan menjadi lebih efektif dan

efisien, program tersebut sudah berjalan sebagaimana mestinya dan

bukannya tidak mungkin akan dilakukan penerapan serupa kepada

proses bisnis lainnya. Dan apabila program yang telah diterapkan

tidak berdampak signifikan terhadap proses bisnis yang bersangkutan

maka akan dilakukan analisa kembali sesuai tahapan yang berlaku.

3.8.2 EA Current Architecture Summery

3.8.2.1 Strategic Goal and Initiatives

Dari strategi dan tujuan organisasi yang telah dibuat, dalam

penerapannya telah berjalan sebagian dan memberikan dampak yang

baik sesuai visi misi perusahaan. Untuk mencapai strategi yang

ditetapkan seluruh karyawan harus mengikuti prosedur yang telah

ditetapkan tersebut ditunjang dengan teknologi informasi yang ada.

Berikut ini adalah strategi saat ini pada unit distribusi PT. XL Axiata:

Strategi SO :

- (S1–O5) Mengembangkan mobile data services dengan koneksi yang

baik.

- (S6–O6) Mengembangkan sistem berbasis web menggunakan teknologi

yang lebih tinggi dari yang dimiliki oleh perusahaan pesaing.

- (S4–O5) Pengembangan mobile data services disertai dengan

jaringan distribusi yang kuat dapat memperluas pangsa pasar.

107

Strategi WO:

- (W1–O6) Mengembangkan sistem pembayaran berbasis web untuk

meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pembayaran.

- (W4–O7) Mengembangkan distribusi online untuk mencegah

terhambatnya proses penyampaian informasi ke dealer.

Strategi ST:

- (S1–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program dengan

menggunakan teknologi tinggi yang dimiliki.

- (S1–O5) Meningkatkan sistem keamanan untuk mencegah terjadinya

penipuan yang menggunakan nama XL.

Strategi WT:

- (W5–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program untuk menjangkau

cluster yang belum terjangkau.

- (W1–T3) Meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem pembayaran

untuk meningkatkan keunggulan daya saing.

3.8.2.2 Business Service and Information

Proses bisnis distribusi telah berjalan dengan yang di usulkan

tidak berbeda jauh, hanya menambahkan inovasi dengan teknologi

informasi untuk lebih mendukung proses bisnis yang bejalan. Dan

sedikit perubahan di lakukan untuk mempersingkat proses bisnis

yang menurut kami tidak efisien. Berikut adalah tabel alur informasi

pada proses bisnis distribusi PT. XL Axiata:

- (S6–O7) Mengembangkan distribusi online dengan teknologi tinggi

yang telah dimiliki.

- (S6–O9) Mengembangkan dan membuat program – program yang

mendukung layanan data.

- (S6–O8) Mengembangkan meutilisasi tools.

- (S7–O3) Membuat program – program yang menarik yang dapat

menarik lebih banyak pelanggan.

108

Tabel. 3.14 Business Service and Information

Line Of

Business

Key Process Information Flow Supporting

Component

Bagian

Channel

Supply

Pengalokasian

purchase

order

Melakukan setting

alokasi purchase

order di sistem IDEX

berdasarkan history

purchase order

Purchase

Order

Update

alokasi

purchase

order

Meng-update

purchase order

berdasarkan

adjustment yang telah

disepakati

Updated

purchase order

Regional Sales

Manager

Pengecekan

purchase

order

Melakukan

pengecekan purchase

order untuk

diteruskan ke Area

manager

Purchase

Order

Pengecekan

adjustment

purchase

order

Melakukan

pengecekan

adjustment purchase

order untuk

diteruskan ke bagian

channel supply

Adjustment

purchase order

Area Manager

Pengiriman

email

purchase

order

Mengirim email

purchase order ke

dealer

Email purchase

order

Pengecekan

adjustment

purchase

order

Melakukan

pengecekan

adjustment purchase

order untuk

diteruskan ke

regional sales

Adjustment

purchase order

109

manager

Bagian

Keuangan

Melayani

pembayaran

Melakukan verifikasi

pembayaran

berdasarkan bukti

pembayaran dan uang

yang masuk.

Memasukan

data PO dan

pembayaran

Memasukan data

purchase order yang

telah terbayar beserta

jumlah

pembayarannya ke

sistem SAP

Mencetak

mutasi

transaksi

Mencetak mutasi

transaksi pembayaran

purchase order dan

memberikannya ke

admin depo

Mutasi

transaksi

Admin Depo

Memberikan

fax bukti

pembayaran

Memberikan fax

bukti pembayaran

yang diterima dari

dealer ke bagian

keuangan

Bukti

Pembayaran

Memasukan

data purchase

order

Memasukan data

purchase order ke

sistem IDEX

Database

purchase order

Membuat

SO/DO

Membuat SO/DO

untuk diberikan ke

bagian main

warehouse

Surat SO/DO

3.8.2.3 IT Security

Dalam menjaga keamanan data dan informasi di

perusahaan, PT XL Axiata menggunakan teknologi user

previllage, sehingga setiap karyawan memiliki hak akses masing –

masing untuk mengakses data yang ada di dalam sistem.

110

Perusahaan juga menggunakan firewall dan anti-virus untuk

menghindari ancaman yang ada pada dunia internet seperti virus

atau kecurangan oleh pihak-pihak tertentu yang ingin merusak

sistem perusahaan (hacking). Selain itu unit distribusinya sendiri

memiliki sistem blocking access sehingga tidak semua karyawan

memiliki hak akses internet dalam menggunakan sistem distribusi

(IDEX) karyawan hanya bisa mengakses di dalam jaringan internal

XL saja, apabila sudah keluar dari jaringan XL maka sistem IDEX

tidak dapat di akses. Maka dari itu itu perusahaan memberikan

kepercayaan kepada bagian SI/IT perusahaan agar seluruh sistem

dan data yang perusahaan miliki mempunyai sistem keamanan

yang baik.

3.8.2.4 EA Standard

Standar teknologi yang digunakan oleh unit distribusi PT

XL Axiata merupakan acuan dalam rencana dan rancangan

infrastruktur TI masa depan. Unit distribusi PT XL Axiata

menggunakan sistem aplikasi distribusi yang sudah terintegrasi

untuk menunjang keseluruhan proses bisnis distribusi yaitu

menggunakan sistem IDEX. Saat ini, perusahaan sudah cukup

memaksimalkan hardware dan software yang mereka miliki,

namun masih terdapat beberapa proses yang berbelit – belit dan

tidak efisien. Oleh karena itu, untuk menunjang kinerja proses

bisnis distribusi tersebut dibutuhkan penambahan hardware dan

software yang harus terus di update agar memaksimalkan proses

bisnis distribusi untuk jangka waktu yang panjang sehingga dapat

mencapai strategi maupun tujuan perusahaan.

3.8.2.5 Workforce Requirement

Dalam manajemen sumber daya manusia di perusahaan

terdapat aktivitas untuk menghasilkan karyawan yang berkualitas

dan memiliki kualifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Karyawan yang berkualitas di suatu perusahaan akan menjadi kunci

utama dalam mencapai strategi dan tujuan perusahaan. Untuk

mendapatkan SDM yang berkualitas sebuah perusahaan harus

memberikan pelatihan terhadap karyawannya. Misalnya pada unit

distribusi PT XL Axiata setiap karyawan diberikan pelatihan dan

111

seminar rutin setiap tahunnya. Khususnya untuk para untuk para

karyawan yang akan menjabat menjadi manager akan diberikan

pelatihan KOPASUS untuk melatih kedisiplinan dan kemimpinan.

3.8.3 EA Future Architecture Summery

3.8.3.1 Future Operation Scenario

Operation scenario yang diusulkan untuk masa depan dengan

menambahkan komponen pada proses bisnis sesuai dengan strategi

yang diusulkan pada unit distribusi PT XL Axiata, semua ini

berdasarkan berbagai peluang yang ada untuk menjalankan proses

bisnis dalam satu hingga tiga tahun kedepan. Dan operation scenario

yang diusulkan untuk masa depan ialah dengan menambahkan

aktivitas berupa purchase order dan proses pembayaran yang telah

terintegrasi ke dalam sistem website. Kemudian mengadakan

pelatihan untuk meningkatkan kualitas SDM serta meningkatkan

efektivitas dalam penggunaan fitur baru website. Sehingga dengan

adanya penambahan fitur/fungsi pada website, maka secara otomatis

akan menghilangkan beberapa proses bisnis yang tidak efisien.

Scenario yang diusulkan untuk strategi unit distribusi PT XL Axiata

berada pada kuadran dua yang berarti mendukung strategi agresif.

3.8.3.2 Planning Assumption

Asumsi perencaaan sistem informasi yang lebih terintegrasi

di masa mendatang akan memberi sedikit perubahan pada alur

proses bisnis yang ada di proses bisnis distribusi dan dengan

adanya pengembangan dan penambahan teknologi maka akan

menjadikan proses bisnis berjalan menjadi lebih efesien baik

dalam segi biaya maupun waktu. Diikuti dengan meningkatkan

pengetahuan karyawan dengan melakukan training karena adanya

proses bisnis baru yang akan dikembangkan dalam bidang SI/TI.

Menambahkan fitur pada website yang telah ada untuk proses

purchase order dan pembayaran untuk mempermudah hubungan

perusahaan dengan dealer karena data yang terotomisasi.

3.8.3.3 Updating Current & Future View

a. Goal & Initiatives

Terdapat strategi yang bisa digunakan dalam

mencapai tujuan yang dimiliki oleh Distribusi PT. XL

112

Axiata, strategi tersebut muncul dari hasil analisis SWOT

yang dilakukan pada Distribusi PT. XL Axiata. Dari hasil

analisis ini dapat terlihat bahwa kukuatan (strength) dan

peluang (opportunity) dari Distribusi PT. XL Axiata lebih

besar dari ancaman dan kelemahan, maka peluang dan

kekuatan tersebut dijadikan dasar sebagai strategi dalam

proses bisnis masa depan.

b. Product & Services

Terdapat beberapa perubahan yang mengurangi

aktivitas pada proses bisnis distribusi di PT XL Axiata.

Pengurangan tersebut dilakukan untuk lebih mengefisienkan

dan membantu kelancaran proses bisnis yang berjalan

sehingga selaras dengan strategi yang diterapkan untuk

mencapai tujuan perusahaan.

c. Data & Information

Pada bagian data dan informasi juga terdapat

perubahan untuk perencanan di masa depan, karena ada

beberapa penyimpanan data dan informasi distribusi PT XL

Axiata yang masih berupa fisik kertas/form yang dapat

memunculkan masalah seperti data bisa hilang serta proses

bisnis yang masih berbelit-belit sehingga itu tidak efsien.

Oleh karena itu, diusulkan kedepannya akan berubah

menjadi data yang lebih terintegrasi dengan menggunakan

web-based yang sudah dikembangkan sehingga tidak

memerlukan banyak waktu.

d. System & Application

Pada unit distribusi PT XL Axiata banyak terjadi

perubahan untuk membantu fungsi-fungsi yang ada di

organisasi dalam melakukan pekerjaannya. Sistem yang

telah digunakaan untuk proses distribusi saat ini datanya

sudah cukup terintegrasi dengan baik, namun pada proses

yang lain penyampaian datanya masih belum efisien. Oleh

karena itu, akan dilakukan penambahan fitur dalam website

XL untuk membantu mengefisienkan proses bisnis distribusi

yang diusulkan untuk perusahaan. Maka tujuan dari

113

penambahan fungsi/fitur dalam website XL adalah untuk

menjadikan proses bisnis yang efisien tanpa mengurangi

fungsi-fungsi yang telah ada.

e. Network & Infrastructure

Pada level ini tidak terdapat penambahan maupun

pengurangan pada jaringan dan spesifikasi komputer.

Karena kami hanya mnambahkan fungsi/fitur pada website

yang telah ada sehingga jaringan dan spesifikasi

komputernya tidak ada perubahan.

3.8.3.4 Sequencing Plan

Gambar 3.18 Sequencing Plan

a. Q1 – Q2 :

Membuat fitur-fitur website untuk PT. XL Axiata yang

dibutuhkan untuk membantu dalam mengefisienkan proses bisnis

distribusi pada PT. Xl Axiata. Mengintegrasikan fitur-fitur website

baru dengan website utama PT. XL Axiata.

b. Q2 – Q3 :

Mengintegrasikan website dan server yang telah disediakan

sesuai dengan kebutuhan fitur-fitur website yang ditambahkan pada

website utama pada PT. XL Axiata dan mengintegrasikannya

c. Q3 – Q4 :

Mengintegrasikan sistem aplikasi website dengan server

yang telah disediakan.

d. Q4 – Q5 :

Mengintegrasikan sistem website dengan server sistem,

Menambahkan slot entity/data pada database dan

114

mengintegrasikannya dengan database yang telah tersedia.

Melakukan testing.

3.8.4 EA Glossary and References

A. Enterprise

Suatu area dari aktifitas-aktifitas dan tujuan-tujuan di dalam

suatu organisasi atau di antara beberapa organisasi, dimana informasi

dan sumber daya lainnya ditukar.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

B. Enterprise Architecture

Suatu metode dan praktek manajemen yang memperlihatkan

bagaimana cara membuat sebuah organisasi atau perusahaan memiliki

penglihatan abstrak untuk membuat perencanaan dan pengambilan

keputusan yang lebih baik dengan cara mengintergrasikan strategi

perusahaan, praktek-praktek bisnis, alur-alur informasinya dan sumber

daya teknologinya.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

C. Current View

EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang

sedang berjalan pada perusahaan.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

D. Future View

EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang akan

diusulkan dan belum ada dalam perusahaan

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture.