BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Saga Machie adalah perusahaan dagang alas kaki (sepatu dan sandal)

dan produk garmen yang berdiri sejak tahun 1992. Perusahaan ini berlokasi di

Jl. H. Agus Salim No.67, Jakarta Pusat. PT. Saga Machie didirikan

berdasarkan akta nomor 202 tanggal 30 maret 1993, yang dibuat dihadapan

notaris Bapak Darsono Ps. S.H yang berkedudukan di Jakarta. Akta pendirian

perusahaan atas nama PT. Saga Machie dengan nomor NPWP 1.609.878.2-

027.000 pada tanggal 27 April 1993.

Setelah melihat peluang pasar, PT. Saga Machie semakin gencar

mengeluarkan desain-desain up-to-date untuk alas kaki wanita dan pria.

Peluangnya sangat positif sehingga mengeluarkan produk Studio Nine dan

lisensi Elle dari Paris untuk memenuhi kebutuhan pasar. PT. Saga Machie

tidak hanya mendistribusikan produknya secara satuan, tapi juga dengan

jumlah besar kepada PT. Exelcomindo, Hotel Ritz Calton, dan Gaya Spa. PT.

Saga Machie telah diakui keunggulannya dan telah menerima sertifikat ISO

9001 sebanyak dua kali, yaitu pada tahun 2008 dan tahun 2011. ISO 9001

mengenai sertifikasi sistem manajemen kualitas. Sertifikat ini diperoleh untuk

Uji Kelayakan Balai Besar Kulit, Karet, dan Plastik (BBKKP), sehingga

produk PT. Saga Machie siap bersaing dengan produk impor lainnya.

Beberapa toko (boutiques) yang dimiliki oleh PT. Saga Machie yang

terdapat di beberapa tempat seperti:

71

1. Mal Puri Indah (Jakarta)

2. Mal Kelapa Gading III (Jakarta)

3. Cibubur Junction (Jakarta)

4. Cihampelas Walk (Jakarta)

5. Mal Gandaria City (Jakarta)

6. Mal Paris Van Java (Bandung)

7. Plaza Surabaya (Surabaya)

8. Mal Pasar Baru (Balikpapan)

9. Plaza Ambarrukmo (Yogyakarta)

Produk PT. Saga Machie dipasarkan melalui kerjasama dengan beberapa

department stores terkemuka, kerjasama dilakukan dengan penggunaan

sistem pembagian margin (konsinyasi) yang berbeda setiap department store.

Beberapa department store yang bekerjasama dengan PT. Saga Machie dalam

penjualan konsinyasi antara lain :

1. Centro Department Store (Jakarta, Bali, Yogyakarta, Depok)

2. Diamond Department Store (Jakarta)

3. Java Department Store (Jakarta, Bekasi, Makasar)

4. Matahari Department Store (Citos-Jakarta, Manado, Medan)

5. Mega Department Store (Pekanbaru)

6. Metro Department Store (Jakarta, Bandung, Surabaya)

7. Sogo Department Store (Jakarta, Surabaya, Medan, Bali)

8. Golden Department Store (Jakarta)

9. Pasaraya Department Store (Jakarta)

10. Keris Galeri Department Store (Surabaya)

11. Debenhams Department Store (Jakarta)

72

12. Center Point Department Store (Malang)

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT. Saga Machie adalah membuat sebuah pemikiran dari suatu

pendekatan yang positif dan membantu kita untuk membangun yang baik

dengan customer dan tim. Menghargai satu sama lain merupakan inti

terpenting dari sebuah perilaku antara tim, supplier, dan customer. Visi

spesifik dari perusahan ini adalah menjaga kinerja kualitas barang pada

persentase 98,5% dan menjaga kinerja kualitas barang masuk pada 99%.

Untuk Departemen Penjualan memiliki visi meningkatkan kenaikan penjualan

tahunan sebesar 5%.

Misi PT. Saga Machie adalah berkomitmen memberikan yang terbaik

melalui kepemimpinan berkualitas dan perbaikan terus-menerus dalam

perdagangan alas kaki dan produk garmen untuk sepenuhnya memenuhi

kebutuhan pelanggan.

3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi mempunyai peranan penting dalam sebuah

perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, dapat menjelaskan tugas,

wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing departemen yang ada

dalam suatu organisasi. Struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun

dengan sedemikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan

masing-masing anggota dapat terlihat dengan jelas sehingga kelancaran kerja

dan hubungan yang baik antar setiap departemen dalam perusahaan dapat

terlaksana.

Bentuk struktur organisasi yang digunakan PT. Saga Machie adalah

struktur organisasi departemen dimana setiap manajer bertanggung jawab atas

73

departemen-departemen yang terspesialisasi seperti operasional, komunikasi

pemasaran, penjualan, keuangan, akuntansi dan human resource. Adapun

struktur organisasi pada PT. Saga Machie dipaparkan pada gambar di bawah

ini:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Saga Machie

(Sumber: PT. Saga Machie, periode 2011)

74

3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang

Dalam perusahan diperlukan human resource yang diberdayakan untuk

mengelola dan menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Ruang lingkup

karyawan yang luas dan banyak dalam perusahaan skala besar diperlukan

jumlah jumlah personil yang cukup untuk mengimbangi wewenang-wenang

dalam perusahaan tersebut pada setiap level.

3.1.4.1 Senior Management

Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk

tingkat senior management adalah sebagai berikut:

1) Managing Director (Owner) memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b. Mengatur pembagian karyawanan sesuai dengan divisinya

masing-masing.

c. Mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan yang diterima.

d. Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana

anggaran perusahaan.

e. Bertanggungjawab kepada Dewan Direksi: memimpin rapat

direksi dan juga menjadi pengambil keputusan terakhir atas

perencanaan, investasi dan masalah dalam perusahaan.

f. Menerima hasil laporan yang berhubungan dengan kegiatan

perusahaan dari General Manager secara berkala.

2) General Manager memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Membantu direktur dalam menjalankan perusahaan.

75

b. Membuat laporan perkembangan perusahaan untuk Direktur

secara berkala.

c. Mengkoordinir dan mengawasi aktifitas seluruh karyawan

dibawahnya.

d. Bertanggung jawab kepada direktur.

e. Membantu Direktur dalam pembagian tugas setiap divisi.

3.1.4.2 Operational Department

Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk

tingkat operational department adalah sebagai berikut:

1) Manajer Operasi memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab atas tugas operasional gudang sehari-hari.

b. Bertanggung jawab atas pengiriman barang.

c. Bertanggung jawab atas barang yang diterima.

d. Mengontrol stok barang di gudang.

e. Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner.

2) Warehouse Supervisor memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab atas sirkulasi barang (masuk dan keluar).

b. Bertanggung jawab atas barang yang diterima dari supplier.

c. Bertanggung jawab atas pengembalian barang dari toko.

d. Bertanggung jawab atas daftar persediaan barang yang akan

diberikan kepada administrasi gudang.

e. Bertanggung jawab pada departemen gudang.

f. Memberikan laporan kepada manajer operasional.

3) Warehouse Staff memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Menangani barang menurut merek.

76

b. Bertanggung jawab atas stok barang dan tata letak barang.

c. Mendistribusikan barang sesuai dengan pesanan dari product

executive.

d. Memberikan laporan kepada supervisor warehouse.

4) Pemeriksa Barang memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Menangani barang kembali yang masuk.

b. Memeriksa barang kembali.

c. Memeriksa barang masuk.

d. Membantu staf gudang lain pada tugas berkala.

5) Packing and Preparation memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Bertugas untuk mengemas dan mempersiapkan pengiriman

barang dan melaporkan ke supervisor warehouse.

b. Menanggani barang-barang prioritas untuk dikemas dan

disiapkan untuk pengiriaman.

c. Memastikan barang dikemas sesuai dengan daftar persediaan.

6) Ekspedisi / Pengiriman memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Menangani barang masuk dari supplier lokal.

b. Memproses faktur supplier dan mengirimkannya kepada

keuangan.

c. Membantu manajer operasional pada tugas berkala.

d. Memberikan laporan kepada manajer operasional.

7) EDP (Entry Data Processing) memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Menginput barang masuk dari supplier.

b. Menginput barang kembali dari toko.

c. Mempersiapkan laporan stok.

77

d. Menjaga data barang pada sistem.

e. Memelihara sistem operasional.

f. Memberikan laporan kepada manajer operasional.

8) Customer Service memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Menangani service kepada customer.

b. Menangani reparasi sepatu dari customer.

c. Menangani keluhan customer.

d. Memeriksa barang yang ditolak dari toko lokal.

e. Memberikan laporan kepada manajer operasional.

9) Resepsionis memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Menangani panggilan telepon masuk dan keluar.

b. Menerima faktur supplier.

c. Menerima surat masuk.

d. Mendistribusikan surat kepada departemen.

e. Memberikan laporan kepada manajer operasional.

10) Warehouse Administration memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Mempersiapkan pengiriman barang untuk mengirimkan barang ke

toko.

b. Mempersiapkan faktur kas.

c. Mengisi dokumen penting.

d. Memberikan laporan kepada manajer operasional.

11) Driver memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Mengirimkan barang ke toko.

b. Mengirimkan barang kembali ke gudang.

c. Bertanggung jawab atas kendaraan perusahaan.

78

d. Memberikan laporan kepada manajer operasional.

3.1.4.3 Corporate Marketing Communication Department

Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk

tingkat Corporate Marketing Communication Department adalah sebagai

berikut:

1) Corporate Marketing Communication Manager memiliki wewenang

sebagai berikut:

a. Merencanakan dan membangun komunikasi perusahaan.

b. Mempersiapkan bahan untuk berita perusahaan.

c. Bertanggung jawab untuk komunikasi internal dan eksternal

perusahaan.

d. Memelihara relasi bisnis dengan pihak ketiga dan media masa

(jurnalis, editor berita, dan sebagainya).

e. Bertanggung jawab atas membangun dan memelihara identitas

perusahaan.

f. Bertanggung jawab atas komunikasi merek, distribusi penjualan

dan pembangunan produk.

g. Melakukan koordinasi dengan manajer penjualan dengan tujuan

komunikasi merek.

h. Bertanggung jawab atas kegiatan promosi, seperti sesi foto

sepatu, dan lain-lain.

2) Training Consultant memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Memberikan training motivasi, skill, dan perbaikan diri kepada

semua staf dan Sales Promotion (SPG/SPB).

79

b. Memberikan teknik pemasaran dan penjualan kepada semua

eksekutif produk.

c. Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner.

3) Advertising and Promotion memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Mempersiapkan semua rencana promosi untuk semua merek.

b. Mempersiapkan materi promosi (seperti banner, poster).

c. Menangani database customer untuk kepentingan promosi.

d. Menangani display produk untuk semua toko.

e. Bekerjasama dengan Departemen Penjualan untuk

mengsukseskan program Departemen Penjualan.

f. Memberikan laporan kepada Corporate Marketing

Communication Manager.

3.1.4.4 Sales Department

Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk

tingkat Sales Department adalah sebagai berikut:

1) Sales Manager memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab untuk aktivitas penjualan harian.

b. Bertanggung jawab atas bisnis perusahaan dengan pembeli.

c. Memelihara relasi bisnis dengan pembeli.

d. Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner.

2) Product Executive/ Merchandise memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Mempersiapkan laporan-laporan, yaitu: MOH per merek dan per

customer; OTB per merek; dan laporan kuantitas per merek untuk

setiap program penjualan.

b. Mempersiapkan PO ke supplier.

80

c. Mempersiapkan analisis barang per artikel berdasarkan

karakteristik mudah dijual / tidak mudah dijual.

d. Mempersiapkan analisis tingkat per toko berdasarkan pada nilai,

kuantitas dan rata-rata.

e. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan.

3) Eksekutif Penjualan Perusahaan memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Melakukan penetrasi market untuk perusahaan.

b. Menangani bisnis dengan perusahaan.

c. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan.

4) Counter Supervisor (Sales Promotion Counter/ SPCS)

a. Mengkoordinasi program penjualan ke toko.

b. Mengumpulkan laporan dari toko mingguan dan bulanan.

c. Mempersiapkan laporan stok barangMemelihara stok barang

yang ada di toko.

d. Merupakan penengah antara SPG dan manajemen.

e. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan.

5) Boutique Supervisor (Sales Promotion Counter/ SPCS)

a. Mengkoordinasi program penjualan ke toko.

b. Mengumpulkan laporan dari toko harian dan bulanan.

c. Mempersiapkan laporan mingguan dan bulanan untuk Owner.

d. Menangani operasi harian toko.

e. Merupakan penengah antara SPG dan manajemen.

f. Memberikan laporan kepada Sales Manager.

6) Sales Promotion Supervisor (SPS)

a. Mengkoordinasi program penjualan ke toko

81

b. Mengumpulkan laporan dari toko harian dan bulanan

c. Menangani rekrutmen SPG dan interview

d. Menangani operasi harian SPG

e. Merupakan penengah antara SPG dan manajemen

f. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan

7) Sales Promotion Girl/ Sales Promotion Boy (SP)

a. Menjual produk yang dipasarkan.

b. Menerima dan meretur barang.

c. Membuat laporan mingguan, laporan stok dan laporan penjualan

harian.

d. Menerima keluhan dari customer.

e. Membuat Form Order dari counter.

3.1.4.5 Tax And Accounting Department

Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk

tingkat Tax And Accounting Department adalah sebagai berikut:

1) Tax And Accounting Manager memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab atas laporan dan rincian keuangan

perusahaan.

b. Bertanggung jawab atas ketepatan data internal dan eksternal.

c. Bertanggung jawab atas internal audit.

d. Bertanggung jawab atas laporan dan rincian pajak.

e. Membuat Laporan keuangan ke General Manager perusahaan.

2) Tax Administration memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Membuat faktur penagihan pajak.

b. Menyediakan pembayaran pajak.

82

c. Membuat Laporan pajak.

d. Menangani Laporan pajak ke pemerintah.

e. Mempersiapkan Laporan keuangan external perusahaan.

f. Membuat Laporan yang diberikan ke manajer akuntansi dan

pajak.

3) Accounting Administration memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Menyediakan data transaksi.

b. Membuat bukti akuntansi berdasarkan rincian transaksi.

c. Menginput data transaksi ke program akuntansi.

d. Menyimpan file untuk kebutuhan internal.

e. Mengecek absensi staf.

f. Menangani gaji SPG.

g. Menyiapkan laporan keuangan toko.

h. Membuat laporan ke Manajer akuntansi dan pajak.

4) Sales Administration memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Mengumpulkan laporan harian dan bulanan dari toko.

b. Menyiapkan laporan mingguan dan bulanan ke Owner.

c. Menginput laporan penjualan ke program penjualan.

d. Membuat faktur bulanan ke pembeli.

e. Membuat laporan ke Manajer akuntansi dan pajak.

3.1.4.6 Finance Department

Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk

tingkat Finance Department adalah sebagai berikut:

1) Finance Manager memiliki wewenang sebagai berikut:

a. Menanggani kegiatan berkaitan bank dan kurs mata uang asing.

83

b. Menyiapkan kas secara rutin dan laporan bank.

c. Bertanggung jawab menagih ke pembeli.

d. Memeriksa pembayaran dari konsumen.

e. Menyiapkan pembayaran ke pemasok.

f. Mengkalkulasikan bunga pinjaman bank.

g. Menyiapkan laporan berkaitan dengan keuangan kepada

General Manager dan Owner.

h. Memelihara hubungan bisnis dengan bank.

2) Purchasing

a. Menangani pembelian barang.

b. Mengecek harga paling rendah dari pemasok.

c. Meningkatkan hubungan bisnis dengan pemasok.

d. Membuat laporan kepada Finance Manager.

3) Collector

a. Mengirim faktur perusahaan kepada pelangan.

b. Membuat pembayaran ke bank.

c. Menerima pembayaran dari pelanggan.

d. Membuat laporan ke Finance Manager.

3.14.7 Human Resource Department

Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk

tingkat Human Resource Department untuk jabatan Human Resource

Manager adalah sebagai berikut:

a. Mengawasi dan menyiapkan aktivitas sumber daya manusia

perusahaan.

84

b. Bertanggung jawab dalam mencari dan merekrut calon karyawan

baru.

c. Bertanggung jawab dalam pelatihan karyawan internal dan

eksternal.

d. Bertanggung jawab dalam penilaian kinerja karyawan.

e. Bertanggung jawab dalam kompensasi (penggajian) dan

tunjangan.

f. Melakukan review peraturan dan regulasi karyawan dalam

kegiatan operasional.

g. Bertanggung jawab atas hubungan kerja (promosi, demosi, atau

terminasi/pemberhentian) karyawan.

h. Memonitor secara periodik catatan/data karyawan ter-update.

3.2 Gambaran Sistem yang Berjalan

3.2.1 Karyawan dan Waktu Operasional

Kategori karyawan di perusahaan ini terbagi dua, yaitu karyawan internal

dan karyawan eksternal. Total sumber daya yang diperkerjakan di perusahaan

ini kurang lebih 429 karyawan. Berikut adalah jumlah karyawan eksternal

(Sales Promotion Girl / Sales Promotion Boy) bekerja di luar kantor pusat

sebanyak 375 personil dan karyawan internal staf bekerja di kantor pusat

sebanyak 54 personil. Waktu operasional yang berlaku di perusahaan untuk

karyawan internal dan karyawan eksternal berbeda, pejelasannnya adalah

sebagai berikut:

1) Kantor pusat

85

Hari kerja berlaku dari Senin sampai Sabtu. Waktu kerja pada hari Senin

sampai dengan Jumat adalah pukul 09.00 – 17.00 WIB dan hari Sabtu

adalah pukul 09.00 – 14.00 WIB. Waktu istirahat atau waktu makan

adalah pukul 12.00 – 13.00 WIB. Hari Non-operasional setiap Hari

Minggu.

2) Di luar kantor pusat ( boutique/ counter/department store)

Hari operasional kerja tergantung dengan perjanjian kerja, diberikan hak

hari non-operasional empat hari setiap bulan. Pada Hari Raya atau libur

Nasional ada kemungkinan tetap masuk kerja tergantung perjanjian kerja.

Waktu operasional dibagi menjadi dua shift. Shift pertama pukul 09.30 –

17.00 WIB dan shift kedua pukul 14.30 – 22.00 WIB. Waktu istirahat

atau waktu makan pada shift pertama dari pukul 11.00 – 12.00 WIB.

Sedangkan untuk shift kedua diberikan dua opsional waktu istirahat,

antara pukul 16.00 – 17.00 WIB atau 19.00 – 20.00 WIB.

3.2.2 Tata Tertib Perusahaan

Perusahan membuat peraturan merupakan salah satu bentuk komunikasi

kepada seluruh karyawan agar memiliki tanggung jawab dalam perkerjaan.

Peraturan dibuat untuk mengarahkan visi dan misi perusahan. Oleh karena

itu, di bawah ini adalah daftar peraturan yang diberlakukan untuk seluruh

karyawan:

a. Peraturan umum

i. Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga serta memelihara

keamanan seluruh harta benda milik perusahaan.

ii. Setiap karyawan harus bersikap sopan di dalam perusahaan dan

patuh kepada peraturan atau petunjuk yang ada di perusahaan.

86

iii. Setiap karyawan dilarang untuk menggunakan fasilitas

perusahaan untuk kepentingan pribadi, baik di dalam jam kerja

maupun di luar jam kerja.

iv. Setiap karyawan wajib mengisi daftar hadir/ time attandance

yang disediakan pada saat masuk dan pulang.

v. Setiap karyawan dilarang melakukan keonaran dan berkelahi di

lingkungan perusahaan.

vi. Setiap karyawan dilarang keras membawa benda-benda yang

dapat membahayakan jiwa manusia, seperti senjata api, senjata

tajam, bahan peledak dan sejenisnya.

vii. Setiap karyawan dilarang melakukan tindakan-tindakan yang

melanggar norma kesusilaan, norma kepatuhan, dan norma sosial

lainnya.

b. Bentuk disiplin

i. Denda akan dibebankan kepada karyawan yang terlambat kerja

dari jam operasional yang telah ditetapkan.

ii. Karyawan masuk setengah hari (waktu kerja minimal empat jam

dalam sehari), maka tidak akan memperoleh uang makan atau

insentif.

iii. Perusahaan dapat memberikan surat peringatan tertulis kepada

setiap karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja

perusahaan.

iv. Kepada karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib

perusahaan akan diberikan Surat Peringatan I, Surat Peringatan II,

dan Surat Pengertian III.

87

v. Masing-masing Surat Peringatan memiliki masa berlaku selama

enam bulan dan apabila ternyata karyawan tersebut masih

melakukan pelanggaran maka perusahaan dapat melakukan

pemutusan hubungan kerja bila dalam waktu enam bulan telah

diberikan Surat Pengertian III.

c. Hari libur, cuti dan, izin

i. Hari libur resmi adalah hari libur yang ditetapkan oleh pemerintah

setiap tahun. (pengecualian untuk karyawan eksternal disesuaikan

dengan libur pengganti)

ii. Cuti

• Cuti tahunan dengan mendapat gaji adalah dua belas hari

kerja termasuk cuti bersama yang ditetapkan oleh

pemerintah, setelah melewati masa percobaan selama tiga

bulan.

• Cuti tahunan diambil dalam periode satu tahun sejak diterima

kerja. Bila tidak diambil dalam periode tersebut, cuti tahunan

dinyatakan hangus.

• Cuti bersalin dengan waktu tiga bulan dengan mendapat gaji.

• Cuti diajaukan minimal seminggu sebelum hari pengambilan

cuti.

iii. Izin meninggalkan karyawan dengan gaji penuh. Karyawan dapat

diberi izin meninggalkan dengan kondisi dan waktu:

• Pernikahan karyawan yang sah: tiga hari.

• Pernikahan anak sah karyawan: dua hari.

• Pengkhitanan anak laki-laki sah karyawan: dua hari.

88

• Pembaptisan anak sah karyawan: dua hari.

• Istri sah karyawan bersalin/keguguran: dua hari.

• Kematian anggota keluarga (orang tua/ mertua, adik/ kakak

kandung, suami/istri, dan anak sah/ menantu karyawan): dua

hari. (apabila terjadi di luar kota dengan jarak lebih dari

300km, maka izin tersebut di atas mendapat tambahan

sebanyak-banyaknya dua hari).

• Kematian anggota keluarga dalam serumah: satu hari.

3.2.2.1 Tata Tertib untuk Karyawan Internal

Berikut ini adalah perincian peraturan yang diberlakukan untuk

karyawan internal (staf) PT. Saga Machie:

a. Staf baru dalam masa percobaan (probation) tiga bulan bila tidak tidak

sesuai dengan harapan performa kinerja yang diinginkan. Maka,

perpanjangan atau pemutusan menjadi karyawan tetap akan

dipertimbangkan kembali oleh HRD dan kepala departemen

(supervisor).

b. Setiap staf yang terlambat hadir akan dikenakan denda Rp 3000,00 per

jam.

c. Setiap staf wajib mengikuti pelatihan yang diadakan oleh perusahaan.

d. Pengunduran diri diajukan staf sebulan sebelum masa hubungan kerja

diputusakan.

e. Insentif akan diberikan kepada staf ada beberapa bentuk:

i. Insentif kerajinan kehadiran ,staf yang dalam sebulan penuh (26

hari per bulan) tidak mengambil jatah cuti atau izin akan

89

diberikan insentif sebesar Rp 100.000,00 bersamaan dengan

waktu pembagian gaji.

ii. Insentif masa kerja staf (THR):

� Masa kerja lebih dari enam tahun diberikan insentif sebesar

satu setengah kali dari gaji pokok.

� Masa kerja kurang dari enam tahun akan diberikan insentf

sebesar satu kali gaji pokok.

f. Setiap staf yang tidak memberikan informasi/ berita ketidakhadiran

tidak akan memperoleh tunjangan uang makan selama tidak bekerja.

g. Cuti diajukan kepada Human Resource Manager dan disetujui oleh

kepala departemen karyawan minimal seminggu sebelum hari

pengambilan cuti.

h. Lembur tidak diberlakukan untuk karyawan internal dengan

penambahan kompensasi.

3.2.2.2 Tata Tertib untuk Karyawan Eksternal

Berikut adalah daftar peraturan untuk karyawan eksternal (Sales

Promotion) PT. Saga Machie:

a. Masa latihan/ training/ percobaan bagi mitra usaha/ agen baru (Sales

Promotion/SP) berlangsung selama tiga bulan sejak tanggal ditugaskan.

Bilamana yang bersangkutan dinilai belum memenuhi standar

perusahaan, maka kepada yang bersangkutan dapat diberikan

perpanjangan masa pelatihan usaha/ training/ percobaan selama satu

bulan lagi. Dan bersedia ditempatkan di boutique/ counter/ department

store mana saja.

90

b. Apabila dalam masa pelatihan usaha/ training/ percobaaan ternyata

tidak dinilai memenuhi standar perusahaan maka mitra usaha/ agen

(Sales Promotion) yang bersangkutan dapat diberhentikan dari masa

pelatihan usaha/ training/ percobaan.

c. Apabila dalam masa pelatihan usaha/ training percobaan ternyata yang

bersangkutan mengundurkan diri atas keinginannya sendiri atau tidak

melaksanakan tugas tanpa pemberitahuan/ tidak melapor maka akan

dikenakan biaya administrasi Rp 200.000,00.

d. Apabila mitra usaha/ agen (Sales Promotion) yang bersangkutan

terbukti melakukan sesuatu hal yang tidak jujur melaksanakan

tugasnya, yang bersangkutan bersedia mengundurkan diri/ dikeluarkan

dari perusahaan tanpa menuntut sesuatu apapun.

e. Apabila situasi toko/ counter ramai pengunjung maka mitra usaha/ agen

(Sales Promotion) wajib untuk lembur menjaga toko/ counter untuk

melayani konsumen dengan baik. Dan bilamana rekan usaha absen

(berhalangan hadir) maka yang bersangkutan wajib untuk tetap lembur

melaksanakan tugas di counter dengan mendapatkan kompensasi sesuai

yang ditentukan perusahaan.

f. Bertanggung jawab menjaga kualitas produk toko/ counter yang

ditempati, menjaga serta mempertahankan nama baik perusahaan dalam

menjalankan segala hal yang berkaitan dengan tugas meliputi:

i. Tata tertib, absensi, tingkah laku, customer service, penulisan bon

penjualan, lembur, meng-input penjualan ke komputer.

ii. Selalu menjaga penampilan, kerapihan dan kebersihan badan

(BB).

91

iii. Memberikan data-data yang diberikan demi kelancaran

mekanisme usaha dalam pencapaian penjualan yang ditargetkan

oleh perusahaan serta tanggung jawab atas kebenaran laporan

stock yan dibuat dan menyerahkan kepada stocker/ supplier

masing-masing tepat pada waktu yang ditentukan oleh

perusahaan.

iv. Menjaga dan merawat barang-barang inventaris perusahaan

berupa: barang dagangan, display, alat tulis, dan perlengkapan

lainnya.

v. Wajib menghadiri rapat setiap bulan tepat pada waktunya, sesuai

dengan jam, hari, tanggal dan surat konsolidasi yang telah

ditentukan.

vi. Memberikan laporan yang dapat dipertanggungjawabkan jika

berhalangan hadir dalam tugas sebelum pukul 09.30WIB.

g. Komisi dan uang hadir dikeluarkan setiap awal dan pertengahan bulan

berjalan.

h. Pengambilan masa cuti setelah satu tahun masa kemitraan sebanyak 12

hari terhitung tiga hari setelah Hari Raya dan harus diajukan satu bulan

sebelumnya secara tertulis (kecuali hal-hal yang mendesak).

i. Pengunduran diri diajukan satu bulan sebelumnya. Bila tidak mengikuti

prosedur tersebut, maka akan dikenakan sanksi berikut: uang hadir dan

komisi akan dihapuskan/ tidak dapat diberikan.

3.2.3 Prosedur Human Resource Management (HRM) yang Berjalan

3.2.3.1 Prosedur Absensi

92

Pada perusahaan ini pembagian subsistem HRM terbagi atas lima bagian,

yaitu rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi, dan karir

karyawan. Sebelum pembahasan mengenai kelima subsistem tersebut, maka

akan dibahas prosedur absensi. Berikut adalah gambar sistem absensi atau

kehadiran yang berjalan pada PT. Saga Machie:

93

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Absensi

94

Gambar 3.3 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Absensi Karyawan Internal (Staf)

Prosedur absensi karyawan terbagi atas dua bagian karena perbedaan

prosedur antara karyawan internal (staf) dan karyawan eksternal (Sales

Promotion/ SP). Dalam perusahaan dimulai dengan absensi oleh staf dengan

menggunakan kartu AMANO dan alat pembaca finger print (sidik jari) ketika

95

tiba dan meninggalkan kantor pusat. Data-data absensi karyawan akan

direkapitulasi menjadi laporan absensi oleh departemen Administration setiap

minggu untuk rekapitulasi data absensi staf menggunakan kartu AMANO.

Penggunaan absensi dengan dua metode karena untuk mencegah kesalahan

laporan absensi secara teknis dengan mesin finger print. Pada akhir bulan

sebelum masa pembagian gaji data direkapitulasi oleh Administration kepada

HRD. Laporan Absensi tersebut akan diberikan kepada Human Resource

Manager untuk diperiksa dan ditandatangani. Oleh Human Resource

Manager akan memberikan laporan tersebut kepada Accounting untuk

keperluan penggajian.

96

Gambar 3.4 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Absensi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)

Sedangkan untuk absensi karyawan eksternal (Sales Promotion), absensi

akan dimulai dengan mengisi daftar kehadiran dengan kartu AMANO/

absensi tandatangan/ absensi dengan alat pembaca sidik jari (finger print)

ketika tiba dan meninggalkan counter/ department store. Sistem absensi

dapat berbeda-beda karena adanya perbedaaan kebijakan di setiap counter/

department store. Data-data absensi akan diawasi oleh Sales Promotion

Counter Supervisor (SPCS). Data-data absensi tersebut diberikan berupa

laporan absensi Sales Promotion kepada Sales Promotion Supervisor (SPS)

untuk diperiksa. Setelah diperiksa maka akan diberikan kepada Accounting

97

dan departemen Administration untuk menyimpan data Sales Promotion

untuk keperluan administrasi.

Gambar 3.5 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Cuti Karyawan Internal (Staf)

Untuk prosedur cuti yang berlaku di perusahaan, karyawan internal (staf)

akan mengajukan cuti seminggu sebelum waktu pengambilan cuti kepada

98

kepala departemen (atasan) dengan mengisi Formulir Cuti dan Absensi.

Setelah kepala departemen akan menyetujui permohonan cuti tersebut.

Permohonan akan diajukan kepada HRD, HRD setelah menyetujui

permohonan tersebut kemudian akan meng-update data karyawan yang

mengajukan cuti dengan menyerahkan data cuti kepada Administration.

99

Gambar 3.6 Flowchart Sistem Berjalan pada Human Resource Management Cuti Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)

Untuk prosedur cuti karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP) dimulai

dengan pengisian Formulir Cuti dan Absensi yang akan diajukan kepada

SPCS seminggu sebelum hari pengambilan cuti. Setelah SPCS menyetujui

100

permohonan tersebut, pernohonan akan diberikan kepada SPS. SPS akan

mempertimbangkan permohonan tersebut.

Gambar 3.7 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Lembur Karyawan Eksternal

Untuk prosedur lembur hanya berlaku pada karyawan eksternal (Sales

Promotion/ SP) saja. SP sudah menandatangani perjanjian di formulir

penerimaan Sales Promotion untuk bersedia lembur (overtime) bila diminta.

101

Jadi, prosedur lembur langsung dilaksanakan oleh SP bila SPCS meminta

secara verbal. Permintaan lembur kepada SP sesuai dengan kondisi/ syarat

yang telah disetujui oleh SP pada Formulir Penerimaan Sales Promotion.

3.2.3.2 Prosedur Rekrutmen (Recruitment)

Pada prosedur subsitem HRM ini, terbagi atas dua kategori. Sistem

rekrutmen untuk karyawan internal (staf) dan karyawan internal (Sales

Promotion/ SP) berbeda. Prosedur rekrutmen dilakukan oelh pihak yang

berbeda. Rekrutmen sumber daya manusia dapat berasal dari dalam dan luar

perusahaan. Dari dalam perusahaan berkaitan dengan promosi, mutasi,

demosi dan transfer. Fokus utama dari sumber daya manusia direkrut dari

luar perusahaan. Pada kedua gambar di bawah ini akan menjelaskan

bagaimana prosedur yang berjalan pada saat rekrutmen. Dimulai dengan

gambar prosedur rekrutmen untuk karyawan internal (staf) sebagai berikut:

102

Gambar 3.8 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf)

103

Gambar 3.9 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 1/4

104

Gambar 3.10 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 2/4

105

Gambar 3.11 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 3/4

106

Gambar 3.12 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 4/4

Pada gambar-gambar diatas menjelaskan proses rekrutmen oleh diajukan

oleh setiap masing-masing departemen tidak secara tertulis. Permintaan calon

karyawan internal baru hanya sekedar permintaan secara verbal saja disetujui

oleh Human Resource Department (HRD). Dalam proses rekutmen oleh

disebarkan oleh departemen Administration melalui papan pengumuman

perusahan/ social media/ mouth to mouth/ dan iklan (bila rekrutmen internal

tidak memenuhi jumlah personil yang diinginkan).

107

Saat pelamar (calon staf/ applicant) tertarik dengan posisi jabatan yang

ditawarkan maka mereka akan memenuhi persyaratan atau dokumen secara

administrasi yang diperlukan. Syarat administrasi berupa kesesuaian data

pribadi dan kompetensi yang diperlukan oleh masing-masing kepala

departemen. Departemen Administration memberikan data pelamar yang

memenuhi syarat administrasi dan yang telah melengkapi dokumen-dokumen

yang diminta kepada untuk diperiksa HRD.

Data-data pelamar akan diserahkan kepada kepala departemen yang

mencari personil baru oleh HRD. Data tersebut diberikan bila personil yang

dibutuhkan oleh kepala departemen harus memiliki kemampuan teknis

tertentu. Dan personil baru tersebut akan mengikuti Tes Potensi Akademik

(TPA/ Ability Test) yang akan diberikan langsung oleh kepala departemen.

Kemudian hasil tes tersebut akan dilaporkan kepada Human Resource

Manager.

Laporan hasil tes potensi akademik akan digunakan HRD (bila ada TPA).

Bila tidak ada TPA, maka data pelamar dari departemen Administration

pelamar tersebut oleh HRD akan diperiksa kembali. Kemudian, HRD akan

memanggil pelamar untuk tahap seleksi selanjutnya, yaitu wawancara (interview)

dengan telepon. Wawancara akan dilakukan oleh General Manager dan Human

Resource Manager. Data pelamar,hasil laporan TPA dan hasil wawancara akan

dibandingkan dan dipertimbangkan untuk memlih karyawan baru.

Setelah memilih karyawan baru, maka HRD akan memberikan data pelamar

yang lulus seleksi untuk dipanggil. Pelamar yang terpilih akan dipanggil via telepon

oleh departemen Administration. Karyawan baru akan mengisi data pibadi karyawan

dan menandatangani surat perjanjian kerja. Pada saat panggilan penerimaan

karyawan baru akan menerima tata tertib yang berlaku di dalam perusahaan.

108

Berikut ini adalah gambar dan penjelasan prosedur rekrutmen yang berjalan

pada karyawan eksternal (Sales Promotion):

Gambar 3.13 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal

109

Gambar 3.14 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada

Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 1/4

110

Gambar 3.15 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada

Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 2/4

111

Gambar 3.16 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada

Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 3/4

112

Gambar 3.17 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 4/4

Pada gambar-gambar di atas menjelaskan prosedur rekrutmen untuk

karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP). Rekrutmen dimulai dengan

pengajuan permintaan penambahan personil baru (Sales Promotion) oleh

masing-masing Sales Promotion Counter Supervisor (SPCS) kepada Sales

Promotion Supervisor (SPS) secara verbal. Kemudian permintaan

penambahan SP baru akan dilanjutkan SPS kepada HRD secara verbal. Oleh

HRD akan ditindaklanjuti dengan permintaan tersebut disebarkan melalui

pengumuman lowongan pekerjaan yang ditempel di papan pengumuman di

setiap counter/ department store dalam bentuk flayer oleh departemen

Administrasi ataupun disebarkan dengan posting di social media.

Pelamar yang berminat akan mengisi fomulir pendaftaran SP dan

menyerahkan berkas-berkas yang diminta. Setelah departemen

113

Administration menyesuaikan data pelamar dengan persyaratan yang diajukan

oleh SPS. Maka data pelamar Sales Promotion akan diberikan kepada SPS

untuk diperiksa dan dipertimbangkan. Data pelamar tersebut dipertimbangkan

dalam hal siapa pelamar yang berhak mengikuti tahap seleksi selanjutnya,

yaitu: tahap wawancara.

SPS memberikan data pelamar yang akan dipanggil kembali untuk

mengikuti wawancara kepada departemen Administration. Departemen

Administration akan memanggil pelamar untuk tahap wawancara. Setelah

pelamar diwawancara oleh SPS, SPS memberikan laporan hasil wawancara

dan data pelamar yang lulus seleksi SP ke departemen Administration.

Departemen Administration akan mengumumkan ke dalam bentuk surat

pelamar yang lulus seleksi ditempel ke papan penumuman di counter/

departemen store.

Calon Sales Promotion baru akan datang ke kantor pusat untuk mengisi

formulir karyawan eksternal sekaligus menandatangani surat perjanjian kerja,

sosialisasi tata tertib yang berlaku dan menerima Surat Jalan (Mandate) Sales

Promotion. Surat Jalan ini berguna untuk bukti penerimaan Sales Promotion

baru untuk bekerja di counter/ department store yang ditunjuk oleh SPS.

Sales Promotion baru akan memberikan Surat Jalan ini kepada SPCS.

3.2.3.3 Prosedur Pelatihan (Training)

Dalam subsistem human resource management untuk pelatihan akan

dijelaskan dengan gambar dan narasi. Pelatihan dalam perusahan

mengunakan metode arahan instruktur dan metode on-the-job training (OJT).

Berikut adalah gambar prosedur pelatihan yang dilaksanakan dalam

perusahaan:

114

Gambar 3.18 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Pelatihan

115

Gambar 3.19 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Pelatihan – 1/2

116

Gambar 3.20 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Pelatihan – 2/2

117

Pada gambar-gambar di atas menjelaskan tentang prosedur pelatihan

dalam perusahan akan melakukan pelatihan seluruh karyawan secara periodik

(sebulan sekali). Dimulai dengan SPS memberikan pengajuan data karyawan

eksternal yang perlu mengikuti pelatihan sebelum jadwal pelatihan kepada

HRD. HRD akan mengajukan Proposal Karyawan (Internal & Eksternal)

yang mengikuti pelatihan kepada General Manager dan Director.

Setelah Proposal disetujui (ditandatangani) oleh General Manager dan

Director, maka proposal tersebut diberikan kepada Training Consultant (TC)

sebagai perintah pelaksanaan pelatihan. TC kemudian melaksanakan

pelatihan dan memberikan materi pelatihan kepada peserta pelatihan

(karyawan). Setelah pelaksanaan pelatihan TC akan mengadakan kuis untuk

peserta pelatihan. Hasil kuis akan diinformasikan kepada masing-masing

peserta pelatihan. Laporan pelatihan akan diserahkan TC kepada General

Manager dan Director.

3.2.3.4 Prosedur Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

Pada prosedur penilaian kinerja akan dijelaskan pada gambar dan narasi

di bawah ini. Berikut adalah gambar yang memaparkan prosedur subsistem

HR pada penilaian kinerja:

118

Gambar 3.21 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Penilaian Kinerja

119

Gambar 3.22 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Penilaian Kinerja Karyawan Internal (Staf)

120

Gambar 3.23 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Penilaian Kinerja Karyawan Internal (Staf)

121

Penjelasan atas gambar-gambar di atas dimulai dengan permintaan HRD

kepada departemen Administration untuk menyerahkan laporan data absensi

dan data pribadi karyawan internal. Data-data tersebut digunakan oleh HRD

untuk memperhatikan tingkat kerajinan karyawan dari kehadiran di tempat

kerja. Penilaian karyawan internal dilakukan oleh masing-masing kepala

departemen dari sisi performa kinerja masing-masing karyawan internal di

lapangan kerja dengan Formulir Staf Performance Review. Laporan penilaian

dari kepala departemen diperiksa oleh HRD. Kemudian hasil tingkat

kerajinan karyawan tersebut digabung dengan penilaian kinerja (Staff

Performance Review) dan dilaporkan kepada General Manager.

Untuk penilaian kinerja karyawan eksternal dilakukan oleh masing-

masing SPCS dengan menggunakan lembar (Staf Performance Review). Hasil

penilaian tersebut akan dilaporkan kepada SPS beserta dengan dokumen

pendukung (data absensi dan data pribadi Sales Promotion). Setelah diperiksa

kembali oleh SPS laporan tersebut. Kemudian SPS akan memberikan laporan

penilaian kinerja Sales Promotion kepada General Manager. Laporan

penilain kinerja digunakan untuk membantu dalam perkembangan karir

karyawan (transfer/ promosi/ demosi/ pemberhentian)

3.2.3.5 Prosedur Kompensasi (Compensation)

Berikut ini adalah gambar dan narasi tentang prosedur sistem berjalan

HR pada pemberian kompensasi karyawan. Kompensasi sering kali disebut

dengan penggajian. Berikut adalah pemaparan gambar prosedur tersebut:

122

Gambar 3.24 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf)

123

Gambar 3.25 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf) – 1/2

124

Gambar 3.26 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf) – 2/2

125

Pada gambar-gambar di atas menjelaskan tentang prosedur pemberian

kompensasi kepada karyawan internal (staf). Dimulai ketika mendekati akhir

bulan (setiap tanggal 25), departemen Administration memberikan data

absensi yang berkaitan dengan perhitungan insentif (kehadiran 100% dalam

sebulan, tunjangan makan dan transportasi, denda terlambat jika ada). Data

ini diberikan kepada HRD untuk diperiksa dan dilaporkan kepada departemen

Accounting untuk menghitung gaji bersih karyawan.

Gambar 3.27 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kasbon Karyawan Internal (Staf)

126

Bila ada staf yang mengajukan kasbon, maka staf akan mengajukan

formulir kasbon dengan mengisi formulir kasbon. Lalu diajukan kepada

bagian Finance dan diajukan langsung kepada Director, bila Director telah

menyetujui pengajuan kasbon tersebut. Maka, setelah ditandatangani

Formulir Kasbon tersebut di berikan kepada Finance untuk pembuktian

persetujuan pengeluaran kas. Data kasbon diterima dari departemen Finance

sebagai faktor pengurang dari gaji jika ada kasbon karyawan. Selain laporan

absensi dari staf yang diterima oleh departemen Accounting. Laporan

tersebut diperiksa kembali dalam hal menjaga keakuratan data untuk

menghitung gaji bersih.

Setelah menghitung jumlah gaji bersih karyawan internal oleh

departemen Accounting dari HRD. Departemen Acccounting akan

melaporkan total gaji bersih karyawan internal kepada Director. Setelah

laporan permintaan gaji ditandatangani oleh Director, laporan tersebut

diberikan kepada Finance untuk memperoleh kas. Dana yang dikeluarkan

untuk gaji akan dilaporkan oleh Finance kepada Director. Kas yang telah

dicairkan dari Finance akan dibagikan oleh Accounting akan diditribusikan

langsung ke karyawan internal.

Untuk penggajian karyawan eksternal (Sales Promotion) dijelaskan

dengan gambar dan narasi dibawah ini sebagai berikut:

127

Gambar 3.28 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)

128

Gambar 3.29 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) - 1/2

129

Gambar 3.30 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) - 1/2

130

Sedangkan kas untuk penggajian karyawan eksternal (Sales Promotion)

akan dimulai ketika mendekati akhir bulan (setiap tanggal 25), SPCS

memberikan data absensi yang berkaitan dengan faktor perhitungan insentif (

tunjangan makan dan transportasi dan denda terlambat jika ada). Data ini

diberikan kepada SPS untuk diperiksa dan dilaporkan kepada departemen

Accounting untuk menghitung gaji bersih Sales Promotion.

Gambar 3.31 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Kasbon pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)

131

Untuk Sales Promotion yang akan mengajukan Formulir Kasbon kepada

Finance. Lalu Finance akan mengajukan Formulir Kasbon kepada Director.

Bila Director meneyetujui dan menandatangani Formulir Kasbon, formulir

tersebut akan diberikan kepada Finance sebagai bukti persetujuan. Finance

akan mencairkan dana tersebut dan memberikan kepada SP.

Setelah data absensi dan data kasbon SP diterima oleh Accounting maka

akan dilakukan perhitungan gaji bersih. Accounting akan melakukan

perhitungan gaji bersih dan mengajukan permohonan permintaan gaji SP

kepada Director. Setelah Director memberikan persetujuan untuk Laporan

Permitaan Gaji SP, Laporan tersebut dilampirkan kepada Finance untuk

mencairkan dana untuk pembayaran gaji SP.

Setelah mendapat dana cair tersebut dari Finance ke Accounting, dana

diberikan kepada SPS sebagai penanggung pendistribusian gaji kepada

masing-masing Sales Promotion. Pembagian gaji untuk karyawan eksternal

akan dibagikan setiap tanggal tiga awal bulan dengan slip gaji oleh SPS.

132

Gambar 3.32 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Komisi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)- 1/2

133

Gambar 3.33 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Komisi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 2/2

134

Sedangkan untuk pembagian akan komisi Sales Promotion dimulai

dengan SPCS akan memberikan data jumlah item yang terjual masing-masing

SP pada tanggal 15 dari data penjualan bulan sebelumnya. Data jumlah item

yang terjual dilaporkan kepada SPS untuk menghitung komisi yang akan

diterima setiap tanggal 17. Kemudian data tersebut diperiksa kembali oleh

SPS yang ditindaklajuti dengan pelaporan kepada Accounting dengan bentuk

laporan permintaan komisi Sales Promotion.

Accounting akan memeriksa data dan laporan yang diajukan oleh SPS.

Setelah diperiksa, maka akan diajukan persetujuan akan laporan permintaan

komisi SP kepada Director. Setelah laporan permintaan komisi disetujui dan

ditandatangani oleh Director, maka laporan tersebut diberikan sebagai bukti

untuk mencairkan dana komisi Sales Promotion. Komisi tersebut kemudian

diserahkan kepada SPS untuk membagikannya kepada para sales promotion

yang berhak.

3.2.3.6 Prosedur Karir (Career)

Berikut ini adalah gambar dan narasi tentang prosedur sistem berjalan

HR pada karir (terminasi) karyawan. Pada prosedur karir khususnya

pemberhentian akan dibagi menjadi dua prosedur, yaitu: prosedur

pemberhentian karyawan internal (staf) dan karyawan eksternal (sales

promotion). Berikut ini adalah pemaparan gambar dan narasi prosedur

tersebut:

135

Gambar 3.34 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Terminasi Karyawan Internal (Staf)

136

Gambar 3.35 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Terminasi Karyawan Internal (Staf) – 1/2

137

Gambar 3.36 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Terminasi Karyawan Internal (Staf) – 2/2

138

Pada gambar-gambar di atas menjelaskan prosedur pemberhentian pada

karyawan internal (staf). Dimulai dengan staf mengajukan surat pengunduran

diri kepada kepala departemen. Pengajuan pengunduran diri staf harus

diajukan sebulan sebelum pengakhiran hubungan kerja dengan perusahaan.

Pengajuan pengunduran diri oleh kepala departemen bila disetujui, maka staf

akan mengisi formulir pengunduran diri staf. Kepala departemen kemudian

akan menyerahkan Formulir tersebut kepada HRD untuk disetujui. Sebelum

HRD menerima pengunduran diri staf, HRD akan memeriksa data kasbon staf

dengan menyerahkan formulir pengunduran diri staf ke departemen Finance.

Setelah Finance memeriksa data kasbon staf, jika tidak ada kewajiban

kasbon yang harus dibayar staf, maka Finance akan memberikan bukti

pelunasan kasbon. Bukti perlunasan tersebut sebagai bentuk konfirmasi atas

permintaan HRD memeriksa data kasbon staf. Lalu pengajuan pengunduran

diri staf akan diterima oleh HRD. Setelah menerima penggajuan diri tersebut,

formulir pengajuan pengunduran diri tersebut diserahkan kepada

Administration untuk meng-update data karyawan yang masih aktif.

Bilamana staf yang mengajukan pengunduran diri masih memiliki

kewajiban kasbon yang harus dibayar, maka staf akan ditagih oleh Finance.

Setelah pelunasan kasbon, Finance akan memberikan bukti pelunasan kepada

staf dan HRD. HRD akan menyetujui pengajuan pengunduran diri staf,

kemudian dilanjutkan dengan formulir pengajuan diri diserahkan kepada staf

yang mengajukan pengunduran diri dan Adminitration. Administration akan

meng-update data karyawan yang masih aktif bekerja dalam perusahaan.

Berikut ini adalah gambar dan narasi mengenai prosedur sistem berjalan

HR pada pemberhentian karyawan eksternal (sales promotion/ SP):

139

Gambar 3.37 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource

Management pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)

140

Gambar 3.38 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management

pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) -1/2

141

Gambar 3.39 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) -2/2

142

Pada gambar-gambar di atas menjelaskan prosedur terminasi

(pemberhentian) pada karyawan eksternal (Sales promotion/ SP). Dimulai

dengan SP mengajukan surat pengunduran diri kepada Sales Promotion

Counter Supervisor (SPCS). Pengajuan pengunduran diri SP harus diajukan

sebulan sebelum pengakhiran hubungan kerja dengan perusahaan. Pengajuan

pengunduran diri oleh SPSC bila disetujui, maka SP akan mengisi formulir

pengunduran diri SP. SPSC kemudian akan menyerahkan Formulir tersebut

kepada Sales Promotion Supervisor (SPS) untuk disetujui. Sebelum SPS

menerima pengunduran diri SP, SPS akan memeriksa data kasbon staf dengan

menyerahkan formulir pengunduran diri SP ke departemen Finance.

Setelah Finance memeriksa data kasbon SP, jika tidak ada kewajiban

kasbon yang harus dibayar SP, maka Finance akan memberikan bukti

pelunasan kasbon. Bukti perlunasan tersebut sebagai bentuk konfirmasi atas

permintaan SPS memeriksa data kasbon SP. Lalu pengajuan pengunduran diri

SP akan diterima oleh SPS. Setelah menerima penggajuan diri tersebut,

formulir pengajuan pengunduran diri tersebut diserahkan kepada

Administration untuk meng-update data karyawan yang masih aktif.

Bilamana SP yang mengajukan pengunduran diri masih memiliki

kewajiban kasbon yang harus dibayar, maka SP akan ditagih oleh Finance.

Setelah pelunasan kasbon, Finance akan memberikan bukti pelunasan kepada

SP dan SPS. SPS akan menyetujui pengajuan pengunduran diri SP, kemudian

dilanjutkan dengan formulir pengajuan diri diserahkan kepada SPS yang

mengajukan pengunduran diri dan Adminitration. Administration akan meng-

update data karyawan yang masih aktif bekerja dalam perusahaan.

3.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan

143

Dalam evaluasi sistem yang berjalan pada Human Resource Management (HRM)

pada PT. Saga Machie terdapat beberapa kelemahan. Berikut adalah uraian

kelemahan yang ditemukan dan perlu direkomendasikan perlu perbaikan:

3.3.1 Kelemahan Sistem Berjalan

3.3.1.1 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Absensi

Dalam prosedur absensi atau kehadiran terdapat beberapa kelemahan

dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang

kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut sebagai

berikut dengan gambar Flowchart di bawah ini:

1. Prosedur absensi antara karyawan internal dan eksternal berbeda dan

rekapitulasi absensi secara mingguan (tidak setiap hari di-update). Hal ini

akan mengakibatkan resiko kehilangan data absensi karyawan,

keterlambatan waktu akses data absensi, waktu ekstra untuk meng-input

ulang data absensi ke komputer, ketidakakuratan pencatatan, dan

keterlambatan pelaporan absensi kepada HRD dan Accounting.

2. Tidak ada dokumentasi untuk pencatatan lembur yang dilaksanakan oleh

Sales Promotion. Hal ini akan mengakibatkan kemungkinan data lembur

tidak dapat diakui oleh Sales Promotion karena data lembur tidak ada

atau hilang.

3. Tidak ada laporan absensi Sales Promotion dari Administration atau SPS

kepada HRD. Hal ini mengakibatkan HRD tidak mengetahui informasi

mengenai kehadiran (tingkat kerajinan kehadiran) Sales Promotion.

4. Tidak ada pengendalian waktu efektif karyawan, sehingga karyawan

dapat korupsi waktu keluar masuk kantor.

3.3.1.2 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Rekrutmen

144

Dalam prosedur rekrutmen karyawan internal (staf) terdapat beberapa

kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management.

Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Tidak ada dokumentasi pada saat permintaaan staf baru. Hal ini dapat

mengakibatkan pada saat rekrutmen petugas yang melakukan perekrutan

harus mencari data mengenai kriteria potensi detil yang dibutuhkan untuk

staf baru kepada kepala departemen.

2. Tidak ada laporan penerimaan staf baru kepada General Manager dan

Director. Hal ini dapat mengakibatkan pihak manajemen tingkat atas

tidak mengetahui jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan. Dan ada

kemungkinan General Manager dan Director tidak mengetahui ada biaya

yang dikeluarkan untuk rekrutmen (tidak transparan).

3. Tidak ada laporan penerimaan staf dari Administration untuk HRD. Hal

ini dapat mengakibatkan HRD tidak mengetahui data terbaru mengenai

jumlah staf yang baru masuk dan total staf yang bekerja dalam

perusahaan.

Sedangkan untuk kelemahan yang ditemukan pada prosedur Human

Resource Management pada rekrutmen karyawan eksternal (Sales Promotion)

yang ditemukan adalah sebagai berikut:

1. Tidak ada dokumentasi permintaaan Sales Promotion baru dari SPSC

kepada SPS dan HRD. Sehingga hal ini mengakibatkan pada saat

penempatan Sales Promotion baru, SPS harus mencari informasi lokasi

SPCS yang meminta tambahan personil baru dan menghambat atau

memperlambat proses penempatan Sales Promotion.

145

2. Tidak ada laporan penerimaan Sales Promotion baru kepada HRD

sehingga HRD tidak mengetahui jumlah personil baru yang diterima.

Dan akibat lainnya adalah HRD tidak dapat memberikan laporan kepada

General Manger dan Director. Penyebab tidak ada laporan kepada HRD

dari SPS adalah tidak ada koordinasi antara HRD dan SPS.

3.3.1.3 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Pelatihan

Dalam prosedur pelatihan terdapat beberapa kelemahan dalam sistem

berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan

akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:

1. HRD tidak dapat melakukan perbandingan data penilaian kinerja

karyawan dengan hasil pelatihan Training Consultant (TC). Hal ini

mengakibatkan tidak ada evaluasi atas kefektivitasan pada hasil pelatihan

yang dilakukan oleh HRD dan laporan dari TC selain karena tidak ada

pelaporan dari TC.

2. TC tidak mengetahui faktor-faktor yang perlu ditingkatkan dalam

pelatihan. Hal ini materi yang disampaikan oleh TC kurang tepat sasaran

pada personil tertentu.

3. Tidak ada laporan hasil pelatihan kepada HRD, sehingga HRD tidak

mengetahui hasil pelatihan karyawan.

3.3.1.4 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Penilaian Kinerja

Dalam prosedur penilaian kinerja terdapat beberapa kelemahan dalam

sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang

kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah

sebagai berikut:

146

1. Laporan penilaian kinerja tidak digunakan untuk menganalisis dan

merekomendasikan perkembangan karir karyawan oleh HRD. Hal ini

mengakibatkan pelaksanaan penilaian kinerja hanya tidak maksimal

tujuannya.

2. Tidak ada laporan penilaian kinerja Sales Promotion dari TC kepada

HRD, sehingga HRD tidak mengetahui perkembangan atau tingkat

kinerja karyawan.

3. Laporan Penilaian Kinerja tidak dipergunakan untuk merekomendasikan

perkembangan karir Sales Promotion. Hal ini menyebabkan laporan yang

diberikan tidak maksimal fungsinya.

4. Tidak ada standar penilaian atas kinerja karyawan. Penilaian kinerja tidak

ada perbandingan untuk standar yang diinginkan agar mencegah

penilaian kinerja cenderung subjektif.

3.3.1.5 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Kompensasi

Dalam prosedur kompensasi/ penggajian terdapat beberapa kelemahan

dalam sistem berjalan Human Resource Management pada karyawan internal

(staf). Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas

kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pembayaran gaji staff, gaji Sales Promotion, dan komisi Sales Promotion

sebagian besar dalam bentuk tunai. Hal ini dapat mengakibatkan

kurangnya keamanan pengeluaran kas oleh pihak perusahaan dari bank.

Dan kurangnya tingkat keamanan karyawan pada saat pembagian gaji

dan komisi.

147

2. Pembayaran gaji karyawan internal (staf) sebagian masih berbentuk

tunai. Akibat dapat menyebabkan kurang amannya dalam pembagian kas

tersebut.

3. Tidak ada dokumentasi untuk arsip perusahaan pada pengajuan Formulir

Kasbon bagi perusahaan. Bila tidak ada dokumentasi pada Kasbon, ada

kemungkinan staf dapat melakukan kecurangan dengan menyangkal

klaim kasbon yang terutang kepada perusahaan. Sehingga perusahaan

dapat mengalami kerugian atas kecurangan tersebut karena tidak ada

bukti atas kecurangan tersebut.

Kelemahan yang terjadi pada prosedur kompensasi pada karyawan eksternal

(Sales Promotion/ SP) adalah sebagai berikut:

1 Tidak ada dokumen pendukung untuk penerimaan kas yang diberikan

kepada SPS dari Accounting. Hal ini dapat mengakibatkan kecurangan

dari SPS kas yang diterima dimanipulasi.

2 Keterlambatan pencatatan pengeluaran kas pada saat pengeluaran kas

gaji dan komisi karena data komisi diperoleh pada tanggal pertengahan

bulan selanjutanya. Akibat dari keterlambatan ini pencatatan laporan

pengeluaran kas terlambat dan tidak real time. Sehingga perlu sistem

pencatatan yang terkomputerisasi tentang data penjualan yang dilakukan

setiap Sales Promotion.

3 Tidak ada laporan dari SPS kepada HRD atas permintaan gaji dan komisi

Sales Promotion. Akibat dari tidak adanya korelasi antara HRD dan SPS

dapat mengakibatkan tidak mengetahui pembagian gaji yang diminta.

148

4 Tidak ada dokumentasi pencatatan lembur sehingga Sales Promotion

tidak dapat membuktikan bila terjadi kesalahan perhitungan komisi untuk

lembur.

3.1.1.1 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Karir

Dalam sistem berjalan pada karir karyawan, karyawan akan mendapatkan

promosi oleh kepala departemen dari penilaian kinerja. Sedangkan untuk

mutasi, demosi tidak ada penilaian khusus atau dokumen pendukung dalam

penentuannya. Sedangkan dalam hal terminasi, karyawan dianjurkan untuk

mengajukan pengunduran diri. Prosedur yang berjalan saat terminasi adalah

ketika karyawan dianggap tidak memenuhi standar kinerja. Karyawan akan

akan mengisi formulir pengajuan diri kepada HRD yang sebelumnya

diotorisasi oleh kepala departemen. Formulir pengajuan diri akan disetujui

bila karyawan telah melunasi kasbon kepada perusahaan. Riwayat kasbon

karyawan yang mengajukan pengunduran diri akan diperiksa oleh

Accounting.

4.1.1 Saran Perbaikan

3.1.1.1 Saran Perbaikan Pada Absensi

Saran perbaikan untuk sistem human resource pada absensi PT. Saga Machie

adalah:

1. Rekomendasi untuk mencegah hilangnya data dan keterlambatan

pelaporan absensi adalah dengan proses pendataan secara harian

secara terkomputerisasi berbasis website dan terintegrasi. Hal ini

untuk mencegah faktor kesalahan manusia (human error),

kesalahanan penyampaian informasi karena tidak lengkap dan

menghemat waktu input data.

149

2. Adanya pencatatan untuk lembur Sales Promotion dengan Formulir

Lembur. Agar pada saat pembagian gaji, nilai yang gaji dibagikan

dapat dipertanggungjawabkan.

3. Adanya laporan kepada HRD setiap bulan untuk mengetahui tingkat

kehadiran karyawan internal dan eksternal. Laporan kehadiran

tersebut dapat dipergunakan sebagai salah satu faktor penilaian kinerja

karyawan.

4. Dalam sistem absensi karyawan terdapat penentuan sanksi bila

terlambat masuk kantor dan pulang lebih awal dari waktu yang telah

ditentukan. Serta penentuan sanksi bila keluar pada waktu istirahat

sebelum waktunya.

3.1.1.2 Saran Perbaikan Pada Rekrutmen

Saran perbaikan untuk sistem human resource pada rekrutmen untuk

karyawan internal (staf) PT. Saga Machie adalah:

1. Disarankan agar adanya Formulir Permintaan Karyawan Baru dari

Kepala Departemen (pengaju permohonan) kepada HRD. Sehingga

memudahkan petugas rekrutmen menyeleksi calon staf baru karena sudah

mengetahui detil persyaratan ketrampilan yang diharapkan. Formulir ini

juga dapat berfungsi sebagai bentuk laporan kegiatan HRD.

2. Adanya laporan rekrutmen karyawan baru kepada General Manager dan

Director. Agar data karyawan dalam perusahaan update dan mengetahui

biaya yang dikeluarkan untuk proses rekrutmen.

3. Adanya memberikan tanggung jawab baru kepada Administration untuk

memberikan laporan kepada HRD jumlah staf dan sales promotion yang

baru masuk kerja dan dan total karyawan kepada HRD.

150

Sedangkan untuk saran perbaikan pada prosedur Human Resource

Management pada rekrutmen karyawan eksternal (Sales Promotion) yang

ditemukan adalah sebagai berikut:

1. Adanya Formulir Permintaaan Karyawan Baru dalam proses rekrutmen.

Formulir ini membantu mencatat kriteria, jumlah, dan lokasi penempatan

Sales Promotion baru.

2. SPS memberikan laporan atas kegiatan rekrutmen dan hasil atas

rekrutmen yang dilakukan agar informasi tentang karyawan up-to-date

kepada HRD dari Surat Jalan yang dikeluarkan.

3.1.1.3 Saran Perbaikan Pada Pelatihan

Saran perbaikan yang diusulkan pada prosedur pelatihan Human Resource

Mangement adalah sebagai berikut:

1. Adanya prates pelatihan dari Training Consultant (TC) kepada HRD

untuk membandingkan penilaian kinerja sebelum dan setelah pelatihan

untuk mengamati perkembangan karyawan setelah mengikuti pelatihan.

2. Training Consultant harus mencari informasi tentang materi yang tepat

sasaran dengan mengadakan prates pelatihan sebelumnya agar materi

yang disampaikan tepat sasaran.

3. Training Consultant dianjurkan untuk membuat laporan hasil pelatihan

agar HRD dapat dapat mengetahui perkembangan kinerja karyawan.

3.1.1.4 Saran Perbaikan Pada Penilaian Kinerja

Saran perbaikan pada prosedur penilaian kinerja pada sistem yang berjalan

adalah sebagai berikut:

151

1. Dengan adanya penentuan bentuk tindakan evaluasi atas penilaian kinerja

staf untuk memberikan rekomendasi atas karir karyawan yang pantas

didapatkan oleh HRD.

2. SPS memberikan laporan penilaian kinerja kepada HRD, sehingga

membantu dalam proses membuat perencanaan strategis untuk

peningkatan kinerja yang diinginkan dalam pelatihan.

3. Adanya penggunaan laporan penilaian kinerja karyawan sebagai faktor

untuk perkembangan karir Sales Promotion.

4. Adanya penetapan standar performa kinerja sehingga dapat dilakukan

evaluasi atas penilaian kinerja tersebut.

3.1.1.5 Saran Perbaikan Pada Kompensasi

Saran perbaikan pada prosedur kompensasi pada sistem yang berjalan adalah

sebagai berikut:

1. Adanya keseragaman prosedur pembagian gaji karyawan internal (staf)

dan karyawan eksternal (sales promotion) tidak secara tunai. Pembagian

gaji langsung ke rekening masing-masing karyawan dengan kerja sama

dengan bank.

2. Diperlukan rangkap dalam formulir kasbon sebagai bukti untuk menagih

karyawan yang masih belum lunas kasbon.

Kelemahan yang terjadi pada prosefur kompensasi pada karyawan eksternal

(Sales Promotion/ SP) adalah sebagai berikut:

1. Adanya Formulir Penerimaan Kas Sementara (Kwitansi) oleh SPS dari

Accounting untuk mencegah terjadinya penggelapan uang kompensasi.

2. Diperlukan sistem pencatatan yang terkomputerisasi tentang data

penjualan yang dilakukan setiap Sales Promotion. Dengan pergantian

152

sistem komputerisasi diharapkan tidak terjadi keterlambatan penyerahan

data komisi Sales Promotion.

3. Adanya laporan permintaan gaji dengan otorisasi dari HRD terlebih

dahulu sebelum dilaporkan ke Accounting oleh SPS.

4. Dibuat Formulir Perintah Lembur ke Adminsitration untuk menjaga

keakuratan data pada saat penggajian.

5. Dibuat sistem input data yang terintegrasi dengan kantor pusat secara

real time sehingga Sales Promotion tidak perlu datang ke kantor dua kali

untuk mendapatkan gaji dan komisi.

6. Adanya sistem absensi karyawan yang di-update setiap hari dan dapat

diperiksa oleh karyawan setiap hari. Sehingga adanya transparansi

perhitungan gaji dan ada bukti untuk meng-klaim kesalahan pencatatan

sesegera mungkin.

7. Dengan membuat rangkap setiap pengajuan kasbon atau data pengajuan

kasbon langsung diarsip setelah disetujui oleh pihak yang berwenang.

3.1.16 Saran Perbaikan Pada Karir

Saran perbaikan untuk prosedur karir (promosi, mutasi, demosi) adalah

dengan adanya nilai standar atas pengembangan karir karyawan dan

transparansi atas pengembangan karir tersebut. Ada evaluasi perbaikan atas

performa kinerja yang tidak memuaskan selain dari sisi jenjang karir.