61

BAB 3

TINJAUAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

3.1 Sekilas tentang PT FI

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT FI didirikan berdasarkan Akta Notaris A. Partomuan Pohan, SH, LLM No. 6,

tanggal 2 September 1993. Akta Perubahan Status Perseroan PMDN menjadi PMA, dan

Perubahan Nama dari PT IM ke PT FI berdasarkan Notaris P. Sutrisno A. Tampubolon,

SH No. 4, tanggal 1 September 1998. Akte Perubahan Anggaran Dasar terakhir yaitu

Notaris Sutjipto, SH No. 146, tanggal 16 Agustus 2002. PT FI mulai mengembangkan

usahanya pada bulan September 1993. Pada awal usahanya, perusahaan ini bergerak

dalam bidang pemasaran produk-produk pelumas industri dan automotive serta chemical

khusus untuk pewarna, dyes stuff, proses pembuatan tekstil dan kulit.

Setelah pemasaran semakin berkembang, maka diputuskan untuk memperbesar

usaha dengan mendirikan blending plant sendiri dengan nama PT IM. Kemudian pada

bulan Oktober 1997 manajemen memutuskan untuk bergabung dalam FUCHS Group

yang memiliki teknologi canggih dalam pengadaan produk-produk pelumasnya.

PT FI merupakan perusahaan yang pusatnya ada di Jakarta, dan memiliki anak

cabang yang tersebar di Indonesia, yaitu Surabaya, Makasar, dan Balikpapan. Masing-

masing anak cabang dalam menjalankan kegiatannya selalu dipantau oleh perusahaan

pusat, sehingga kegiatan apapun yang ada di perusahaan cabang, dapat diketahui oleh

kantor pusat.

62

3.1.2 Misi dan Visi Serta Sasaran Strategis PT FI

PT FI memiliki visi :

‘ TO BE A LEADER IN LUBRICANT MANUFACTURING AND SERVICE ’.

Visi ini merupakan tujuan jangka panjang yang digunakan sebagai pengarah

dalam membangun perusahaan. PT FI memiliki keyakinan yang kuat bahwa suatu saat

nanti akan dapat menjadi perusahaan yang mampu sejajar dan bersaing dengan

perusahaan-perusahaan pelumas yang ada di seluruh dunia. Sehingga keberadaannya

diakui dalam industri pelumas di Asia Pasifik ini.

Selanjutnya dalam rangka mewujudkan visi yang ada, PT FI memiliki misi dan

komitmen yaitu :

Misi PT FI :

1. Menjaga hubungan yang erat dengan pelanggan secara logistik dan profesional.

2. Menyediakan produk dan jasa mutu yang berkualitas tinggi.

3. Menyediakan produk dan jasa yang ramah lingkungan.

Misi ini akan mewarnai strategi jangka panjang yang ada di perusahaan.

Manajemen PT FI sangat menyadari bahwa untuk melaksanakan misi dan mencapai visi

perlu adanya kerja keras dan kerja sama semua pihak yang ada di PT FI. Oleh karena itu

manajemen selalu mensosialisasikan visi dan misi yang ada kepada seluruh

karyawannya.

Komitmen PT FI:

1. Mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi.

2. Mengembangkan kesetiaan dan kesinambungan dari pelanggan.

3. Mengembangkan produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan

standar internasional melalui inovasi dengan menciptakan produk yang lebih baik.

63

4. Mendukung pelanggan dengan didasarkan pada pelatihan tenaga kerja yang

berkualitas.

5. Mendukung lini produk dengan menyediakan peralatan tes dan laboratorium terbaru.

Kebijakan mutu tersebut dimaksudkan untuk memberikan gambaran dan arahan

mengenai maksud PT FI dalam menerapkan manajemen mutu dan sasaran yang akan

dicapai. PT FI mempunyai komitmen ”Mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang

tinggi”. Hal ini mengandung maksud bahwa perusahaan bertekad untuk meningkatkan

pencapaian kepuasan terhadap pelanggan. Hal ini juga berarti bahwa perusahaan

bertekad selalu memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan. Hal ini

mengandung maksud bahwa pelayanan yang dilakukan kepada pelanggan akan selalu

memperhatikan kebutuhan yang ada pada pelanggan.

“Mengembangkan kesetiaan dan kesinambungan dari pelanggan”. Hal ini

mengandung arti bahwa PT FI selalu berupaya agar pelanggan tetap setia menggunakan

produk-produk yang telah dipakainya dan berusaha agar apabila ada kebutuhan pelumas

lain, mereka akan menggunakan produk-produk FUCHS.

“Mengembangkan produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan

standar internasional melalui inovasi dengan menciptakan produk yang lebih baik”. Hal

ini mengandung arti bahwa PT FI selalu berusaha untuk mengadakan inovasi-inovasi

dalam pengembangan produk-produk baik itu berupa keragaman jenis maupun

peningkatan formulasinya dengan standar internasional dan melalui tes-tes yang diakui

secara internasional pula.

Hal ini dilakukan dengan cara:

a. Melalui pemilihan yang ketat atas bahan-bahan baku dan cara pemrosesan yang

diawasi secara ketat pula.

b. Melakukan kontrol kualitas dan produksi

64

c. Packaging dan penyimpanan yang memenuhi standar internasional

d. Pengiriman yang dilakukan oleh alat angkutan sendiri atau kontraktor angkutan tetap

yang ditunjuk dalam rangka mengindari pemalsuan.

“Mendukung pelanggan dengan didasarkan pada pelatihan tenaga kerja yang

berkualitas”. Hal ini mengandung arti bahwa PT FI selalu menyajikan dukungan yang

maksimal terhadap para pelanggan dengan memberikan:

a. Dukungan teknis, berupa training-training mengenai pengetahuan pelumasan, cara-

cara penggunaan yang tepat, trouble shooting guide apabila terjadi permasalahan di

lapangan.

b. Pelatihan yang terus menerus terhadap staff marketing, accounting, sales

administration, bagian produksi, dan pengiriman agar proses administrasi

pengiriman dapat memuaskan pelanggan.

“Mendukung lini produk dengan menyediakan peralatan tes dan laboratorium

terbaru”. Hal ini mengandung arti bahwa PT FI dapat menyediakan dan meningkatkan

alat tes dan alat bantu produksi agar selalu sesuai dengan standar prosedur pengetesan

internasional.

Kebijakan mutu ini akan disosialisasikan kepada seluruh karyawan dengan

berbagai cara yang ada. Kebijakan mutu ini juga akan selalu ditinjau pada periode

tertentu dan direvisi jika diperlukan guna meningkatkan efektivitas sistem manajemen

mutu yang ada.

65

3.1.3 Teknologi Produksi dan Informasi

3.1.3.1 Teknologi Produksi

Dalam melaksanakan proses produksi pelumas, PT FI memilih teknologi

produksi yang telah terbukti mampu menghasilkan pelumas yang memenuhi kualitas

yang ditetapkan. Teknologi produksi yang dilakukan di PT FI juga mendapatkan

pengawasan dari FUCHS Internasional. PT FI akan selalu menjaga agar teknologi

produksi yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan lancar. PT FI juga berusaha

untuk meningkatkan kinerja teknologi produksi yang dilakukan sesuai dengan sumber

daya yang ada dan perkembangan teknologi.

Saat ini teknologi produksi pelumas yang dilakukan PT FI adalah teknologi

produksi blending yang mengolah base oil dan bahan additive menjadi pelumas. Sarana

produksi yang digunakan telah dirancang sedemikian rupa sehingga akan mampu

menghasilkan produk pelumas yang memiliki keunggulan kualitas dengan kinerja yang

memberikan keuntungan terhadap perusahaan. Selain itu PT FI akan selalu memantau

dan memelihara agar sarana produksi yang digunakan selalu dalam kondisi yang baik,

terutama mesin dan peralatan produksi yang sangat berpengaruh terhadap produktivitas

dan kualitas produk pelumas. Selain itu semua alat ukur yang digunakan untuk

memperagakan kesesuaian kualitas produk akan selalu dipelihara ketepatan dan

ketelitiannya dengan melakukan kalibrasi secara berkala pada lembaga yang berwenang.

Untuk mesin dan peralatan yang berpengaruh terhadap keselamatan kerja sesuai dengan

peraturan yang berlaku juga telah diperiksa untuk mendapatkan surat kelayakan

penggunaan peralatan dari MIGAS.

Untuk memberikan jaminan terhadap pencapaian kualitas produk pelumas, PT FI

memiliki unit peralatan laboratorium pengetesan produk yang cukup lengkap. Metode-

66

metode pengujian yang dilakukan di laboratorium, semua mengacu pada standar metode

pengujian yang diakui secara internasional, antara lain :

1. ASTM

2. SAE

3. DIN

Peralatan pengukuran yang ada di laboratorium, terutama yang digunakan untuk

menunjukkan kesesuaian terhadap spesifikasi selalu dipelihara ketepatan dan

ketelitiannya. Secara rutin peralatan pengukuran tersebut dikalibrasi pada lembaga yang

berwenang.

3.1.3.2 Teknologi Informasi

PT FI telah menerapkan sistem informasi SAP, sistem tersebut digunakan untuk

mendukung kegiatan produksi yang ada. Selain itu sistem informasi yang ada juga

digunakan PT FI sebagai media komunikasi internal dan eksternal. Dalam menjaga

keamanan dan mengendalikan sistem informasi yang ada akan mengacu pada standar

dan kebijakan yang ditetapkan manajemen perusahaan. PT FI juga akan selalu berusaha

memelihara agar sistem informasi yang digunakan selalu dalam keadaan yang baik.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas

3.2.1 Struktur Organisasi

Dalam mengembangkan dan membina sumber daya manusia yang ada untuk

mendukung tercapainya tujuan organisasi seringkali organisasi mengalami hambatan

dalam menempatkan karyawannya sesuai dengan kemampuannya. Maka itu suatu

organisasi membutuhkan struktur organisasi disertai deskripsi pekerjaan yang jelas.

67

Struktur organisasi yang digunakan dalam PT FI adalah struktur organisasi

fungsional, dimana adanya pengelompokkan bagian-bagian tertentu yang menjalankan

aktivitasnya menurut fungsi dan keahlian masing-masing di dalam mencapai tujuannya

yaitu keuangan dan administrasi, produk, penjualan, produksi, riset & pengembangan

(R&D) dan pengendalian mutu (QC), teknologi informasi dan General Account dan

sumber daya manusia. Setiap bagian tersebut dipimpin oleh seorang manajer atau

direktur yang membawahi beberapa manajer yang langsung bertanggungjawab

kepadanya. Adapun struktur organisasi PT FI dapat digambarkan dalam bagan sebagai

berikut:

68

Presiden Komisaris

Presiden Direktur

Direktur KeuanganDirektur Penjualan

Manajer Keuangandan Administrasi Manajer Produk Manajer Penjualan Manajer Cabang Manajer Produksi

Koordinator R&D danQuality Assurance

(QC)Manajer IT Manajer GA dan

HRD

Supervisor Maintenance Koordinator Produksi Supervisor Produksi Supervisor Warehouse Administrasi Penjualan Document Control dan EHS

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. FI

Sumber: PT. FI

69

3.2.2 Uraian Tugas Perusahaan

Adapun tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian pada struktur

organisasi PT FI adalah sebagai berikut:

1. Tugas dan tanggungjawab Presiden Komisaris: mengawasi jalannya semua

perusahaan (Fuchs) yang ada di area asia-pasifik, baik dalam sisi keuangan,

penjualan dan produksi.

2. Tugas dan tanggungjawab Presiden Direktur: mengawasi jalannya penjualan,

produksi dan keuangan PT FI

3. Tugas dan tanggungjawab Direktur Keuangan dan Penjualan: mengawasi keuangan

atau keluar masuknya sumber dan penggunaan dana serta mengawasi penjualan PT.

FI diseluruh Indonesia.

Direktur Keuangan membawahi: Manajer Keuangan dan Administrasi, Manajer

Produksi, Manajer Teknologi Informasi, sedangkan Direktur Penjualan membawahi

Manajer Produk, Manajer Penjualan, Manajer Cabang, Koordinator R&D dan QC.

Manajer GA dan HRD diawasi langsung oleh Direktur Keuangan dan Direktur

Penjualan. Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai

berikut:

1. Tugas dan tanggungjawab Manajer Keuangan dan Administrasi: merencanakan,

mengatur dan mengawasi sumber dan penggunaan dan penerimaan dana, mengawasi

pelaksanaan semua aktivitas yang berhubungan dengan transaksi keuangan,

menyetujui dan mengesahkan laporan keuangan, neraca rugilaba, dan operasi

perusahaan secara langsung.

2. Tugas dan tanggungjawab Manajer Produk: bertanggung jawab atas kualitas,

implementasi produk dan pengembangan produk, serta penjualan secara benar.

70

3. Tugas dan tanggungjawab Manajer Penjualan: menawarkan produk dan mengelola

pesanan pelanggan, sehingga mampu meningkatkan kinerja penjualan dan

memastikan bahwa pelanggan akan mendapatkan produk pelumas sesuai dengan

kebutuhan yang ia miliki yang pada akhirnya akan memberikan kepuasan kepada

pelanggan.

4. Tugas dan tanggungjawab Manajer Cabang: menjalankan usaha pemasaran dan

penjualan yang ada di cabang, agar dapat menghasilkan kinerja penjualan di kantor

cabang sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

5. Tugas dan tanggungjawab Manajer Produksi: merencanakan kegiatan operasi yang

akan dilakukan termasuk produk yang akan diproduksi, jumlah yang akan

diproduksi, dan kebutuhan bahan dalam proses produksi, mengawasi jalannya

produksi, memantau inventory raw material, memastikan bahwa proses produksi dan

administrasi dilakukan dengan benar.

4. Tugas dan tanggungjawab Koordinator R&D dan QC: mengawasi pengembangan

produk yang dilakukan untuk mendapatkan produk yang memenuhi permintaan

pelanggan yang ada dengan selalu mengacu pada standar kualitas produk yang

berlaku di PT FI. Sedangkan QC bertanggungjawab memastikan bahwa karakteristik

barang memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan meliputi inspeksi untuk produk,

raw material dan barang lainnya, penanganan yang harus dilakukan jika terjadi

ketidaksesuaian produk.

5. Tugas dan tanggungjawab Manajer IT: memastikan bahwa sistem dan peralatan IT

yang digunakan akan selalu dalam kondisi yang baik dan layak pakai, sehingga akan

menjamin tingkat kerusakan peralatan yang seminimal mungkin serta respon

perbaikan yang cepat jika terjadi kerusakan peralatan.

71

6. Tugas dan tanggungjawab Manajer GA & HRD: mengelola sumber daya manusia

yang ada di PT FI sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, sehingga mampu

menjamin ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan untuk

meningkatkan produktivitas yang ada.

Sedangkan struktur organisasi penanggung jawab sistem produksi dan uraian

tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Maintenance:

Fungsi:

Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa alat-alat produksi,

gedung dan alat transportasi layak untuk digunakan.

Tugas-Tugas:

a. Melakukan pemeliharaan dan pengecekan berkala terhadap alat-alat atau

mesin yang dipergunakan dalam proses produksi.

b. Melakukan pemeliharaan terhadap peralatan yang terpasang dalam gedung.

c. Melaksanakan perbaikan terhadap alat-alat atau mesin yang rusak.

d. Melaporkan kepada Production Manager apabila ada hal–hal yang

perlu diperbaiki.

e. Bekerjasama dengan area terkait untuk menentukan waktu perbaikan.

Wewenang: Menentukan penggunaan jasa perbaikan.

2. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Koordinator Produksi:

Fungsi:

Dibawah pengawasan Production Manager, memastikan bahwa proses produksi dan

administrasi dilakukan dengan benar.

72

Tugas-tugas:

a. Menyiapkan process order dan memastikan bahwa permintaan barang jadi dari

bagian Sales diproduksi.

b. Mengecek dan memastikan ketersediaan raw material untuk proses produksi.

c. Mengajukan kebutuhan departemen produksi ke bagian purchasing.

d. Memonitor jalannya proses produksi.

e. Memecahkan masalah yang timbul selama proses produksi.

f. Membuat laporan produksi dan melaporkannya ke Production Manager .

Wewenang:

a. Mengeluarkan Process Order.

b. Mempunyai akses ke Modul Produksi SAP.

c. Melaksanakan pembelian barang-barang untuk keperluan produksi.

3. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Produksi:

Fungsi:

Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa proses produksi

dilaksanakan dengan benar.

Tugas-tugas:

a. Mengecek raw material dan memastikan bahwa material telah lulus uji

sebelum dimasukkan ke gudang raw material.

b. Memastikan bahwa alat dan mesin produksi layak digunakan untuk proses

produksi.

c. Mengontrol jalannya produksi mulai dari persiapan hingga pengiriman ke

gudang barang jadi.

d. Membuat laporan hasil produksi.

73

Wewenang:

a. Menandatangani delivery order (DO) penerimaan raw material

b. Menentukan over time kepada staf produksi dalam rangka melakukan semua

pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan produksi.

c. Melakukan koordinasi dengan area lain sehubungan dengan kegiatan

produksi.

4. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Gudang dan Pengiriman:

Fungsi:

Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa pengiriman barang ke

pelanggan dilaksanakan dengan benar.

Tugas-tugas:

a. Memastikan bahwa barang dalam keadaan baik, bersih, dan aman selama di

gudang.

b. Memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan permintaan

pelanggan.

c. Mengatur dan memonitor pengiriman barang.

d. Memastikan pengiriman barang sesuai jadwal dan tepat waktu.

e. Memastikan kesesuaian antara stock aktual terhadap stock di system SAP.

Wewenang:

a. Mengatur dan memerintahkan Warehouse & Delivery Staff untuk mengirimkan

barang.

b. Mengeluarkan barang dari gudang.

74

5. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Administrasi Penjualan:

Fungsi:

Menerima purchase order (PO) customer dan meneruskannya ke pembuatan delivery

order (DO).

Tugas-tugas:

a. Membuat sales order (SO)

b. Membuat delivery order (DO)

c. Membuat invoicing dan billing serta Faktur pajak.

Wewenang:

a. Mengeluarkan sales order (SO) dan delivery order (DO)

b. Mempunyai akses ke modul sales order dan delivery order

c. Mengadakan finish product atau meminta ketersediaan barang jadi dari bagian

produksi.

6. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Document Control & EHS:

Fungsi:

Di bawah supervisi Manager Representative, memastikan bahwa dokumen yang

berhubungan dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 terkendali dan

tersosialisasikan dengan baik, serta membuat dan menjalankan Program Kesehatan

dan Keselamatan Kerja (K3).

Tugas-Tugas:

a. Melakukan pemeliharaan, sosialisasi dan audit berkala terhadap

pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.

b. Melakukan pemantauan dan pemeliharaan terhadap semua peralatan dan

perlengkapan yang berhubungan dengan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3).

c. Membuat dan melaksanakan program kebersihan di setiap tempat kerja.

75

d. Melaporkan kepada Production Manager mengenai semua hal yang berkaitan

dengan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan

sistem Manajemen K3.

e. Bekerjasama dengan bagian terkait dalam melaksanakan sistem manajemen

mutu dan sistem manajemen K3.

3.3 Gambaran Sistem Informasi Produksi

3.3.1 Diagram Aliran Data

Penggambaran diagram aliran data untuk sistem yang berjalan dimulai dengan

menggambarkan diagram konteks, yaitu suatu diagram yang menggambarkan sistem

informasi produksi yang ada pada saat ini yang diterapkan oleh PT FI secara

keseluruhan. Setelah itu dilanjutkan dengan diagram nol, yang menggambarkan

subsistem dari sistem yang ada. Gambar diagram aliran data secara fisik dapat dilihat

pada gambar berikut:

76

SISTEM INFORMASIPROCESS ORDER PT.FI

SALES ADMIN

Raw_Material

Laporan_Process_Order_Selesai_Produksi

LABORATORYSTAFFPRODUCTION

COORDINATOR Internal_Purchase_Order_yang-sudah_di_ACC

Verifikasi

Process_Order

PRODUCTIONSUPERVISOR

Hasil_Pemrosesan_Verifikasi

Process_Order_Selesai_Produksi

PRODUCTIONMANAGER

Laporan_Internal_Purchase_Order

SISTEM INFORMASIPRODUKSI

Submodul CREATEPROCESS ORDER PT.FI

Laporan_Proses_Order_Selesai_Konfirmasi

Internal_Purchase_Order

Confirmation_dan_Settlement

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

PT FI

77

SALESADMIN

1.0TerimaInternal

PurchaseOrder

Internal Purchase Order

PRODUCTIONCOORDINATOR

Internal Purchase Order yang sudah di ACC

ms_Internal_Purchase_Order

2.0Cek

KetersediaanRaw Material

Raw Material

ms_Raw_Material

3.0Buat Process

Order danPrint

Raw MaterialCukup Tersedia

ms_ProcessOrder

PRODUCTIONMANAGER

Internal Purchase Orderyang sudah di ACC

LABORATORYSTAFF

Verifikasi

4.0Verifikasi

Process Order

Hasil PemrosesanVerifikasi

6.0Process

Konfirmasidan

Settlement

Confirmationdan

Settlement

NomorProcessOrder

PRODUCTIONSUPERVISOR

5.0Buat

Laporan Process Order Selesai

OperasiProduksi

Process Order Selesai Operasi Produksi

LaporanProses Order

Selesai ProduksiPrint Process

Order

Raw MaterialKurang Tersedia

Confirmation dan Settlement

LaporanProcess Order

Selesai Konfirmasi

7.0Buat

Laporan Process Order Selesai

Konfirmasi

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan

PT. FI

78

3.3.2 Gambaran Prosedur Pelaksanaan Create Process Order Produksi yang

Berjalan

Gambar 3.4 Gambaran Prosedur Pelaksanaan Create Process Order

Produksi yang Berjalan

79

3.3.3 Prosedur Pelaksanaan Transaksi

Uraian Prosedur dari tiap pelaksanaan transaksi yang dijalankan pada PT FI

adalah sebagai berikut:

1. Production Coordinator menerima Internal Purchase Order dari administrasi

penjualan melalui internal e-mail. Informasi yang ada pada internal purchase order:

a. Jenis produk

b. Jumlah produk yang diminta

c. Waktu pengiriman, jika diperlukan.

Internal purchase order yang sudah diterima disimpan dalam folder Internal

Purchase Order yang ada di e-mail Production Coordinator.

2. Production Coordinator memeriksa ketersediaan raw material secara sistem dengan

menggunakan program SAP. Apabila materialnya cukup maka dapat dilanjutkan ke

proses 4, jika tidak maka proses dilanjutkan ke proses 3.

3. Production Coordinator mengajukan pembelian barang apabila tidak cukup tersedia

raw material untuk di produksi hingga dapat dilakukan ke proses berikutnya.

4. Production Coordinator membuat proses order dengan menggunakan program SAP

hingga di simpan di dalam sistem dan di cetak. Di dalam proses order terdapat :

a. Nomor process order diberikan oleh sistem SAP,

b. Jumlah dan jenis produk yang akan dibuat berdasarkan internal PO yang ada,

c. Jenis dan jumlah raw material yang akan digunakan diberikan oleh sistem SAP,

d. Nomor batch diberikan oleh sistem SAP,

e. Tanggal pembuatan di isi oleh sistem SAP,

f. Tanggal selesai pembuatan ditentukan oleh sistem SAP.

g. Serta jenis tangki yang akan digunakan ditentukan oleh sistem SAP.

80

Hasil proses order yang telah selesai dibuat, dicetak untuk dilanjutkan ke proses

verifikasi process order oleh laboratorium (no 5).

5. Laboratory Staff melakukan verifikasi terhadap process order yang telah dibuat

dalam hal jumlah dan jenis raw material. Hal-hal yang akan diverifikasi oleh

Laboratory Staff adalah:

a. Kebenaran jumlah raw material yang dinyatakan dalam process order,

b. Jenis raw material yang digunakan.

Hasil verifikasi yang telah dilakukan dinyatakan dengan memberikan catatan (note)

pada process order serta paraf dan tanggal verifikasi dilakukan.

6. Production Supervisor menerima process order hasil verifikasi dari laboratorium.

Hal yang perlu diperhatikan antara lain:

a. Keterangan (note) tambahan dari laboratory staff.

b. Tanda bahwa process order telah diverifikasi oleh Laboratory staff.

7. Production Supervisor melakukan operasi proses produksi hingga diperoleh produk

jadi. Process order yang telah selesai dikerjakan dikembalikan ke Production

Coordinator. Setelah process order selesai dikerjakan Production staff juga

melaporkan kepada Production Supervisor yang dinyatakan dalam laporan Daily

Production Control, yang antara lain berisi:

a. Description yang menyatakan jenis produk yang dibuat.

b. Nomer Process Order.

c. No Batch.

d. Jumlah produk yang dihasilkan.

e. Waktu selesai produksi.

f. Penambahan material (jika ada).

81

g. Keterangan.

8. Production Coordinator menerima process order yang telah dikerjakan. Setelah

menerima process order yang sudah selesai Production akan melakukan konfirmasi

dan settlement dengan cara memasukkan nomer process order ke dalam menu

Confirmation dan Settlement yang ada di sistem SAP.

9. Production Manager memantau kegiatan produksi.

Hal-hal yang perlu di pantau adalah :

a. Semua internal purchase order sudah dikerjakan, sesuai dengan rencana yang

ditetapkan.

b. Proses produksi agar selalu berjalan lancar.

Dalam hal pemantauan process order, hal-hal yang perlu dipantau adalah:

a. Waktu internal process order masuk.

b. Waktu process order selesai dikerjakan.

BAB 4