thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4doc/2011-2-00444-si bab4001.doc · web viewbab 4....

BAB 4

USULAN ARCHITECUTRE BARU DAN TRANSISI

4.1 Updated Strategic Goals & Initiative

4.1.1 Rencana Strategis

4.1.1.1 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. Pakarti Graha Sentosa adalah menjadi perusahaan retail

yang berskala nasional serta berkelanjutan untuk bersaing secara

global, dan berorientasi terhadap pemenuhan kebutuhan dan harapan

konsumen.

Misi dari PT. Pakarti Graha Sentosa adalah memberikan kepuasan

konsumen yang terfokus pada variasi dan kualitas produk serta

pelayanan yang berkualitas, serta ikut berpartisipasi dalam

membangun negara dengan menyediakan lapangan kerja.

Menurut kami visi dan misi yang ada tidak perlu untuk diubah

karena saat ini PT. Pakarti Graha Sentosa belum mencapainya. Hal

yang perlu diperhatikan yaitu pemenuhan kebutuhan dan harapan

konsumen, pada saat barang tidak mencukupi permintaan konsumen

maka itu membuat perusahaan belum mampu memenuhi kebutuhan

pelanggan dengan baik. Oleh karena itu, visi dan misi PT. Pakarti

Graha Sentosa harus dicapai jika ingin maju ke depannya.

131

132

4.1.2 CONOPS Scenario

Pelanggan yang akan membeli produk furnitur PT. Pakarti Graha Sentosa

mendatangi outlet yang ada, dan memilih produk. Setelah itu pelanggan

langsung membayar ke kasir, dan kasir akan memberikan Struk

Penjualan.

Jika pelanggan memesan barang dalam jumlah yang banyak maka

Manajer Store akan menghubungi Manajer Gudang untuk mengecek stok

barang. Jika stok barang yang ada tidak mencukupi permintaan

pelanggan, Manajer Gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian

Barang yang diberikan kepada Bagian Administrasi.

Bagian Administrasi akan membuat Purchase Order yang akan

dikirimkan ke supplier.

Supplier yang telah menerima Purchase Order akan memberitahukan info

jumlah DP yang harus dibayarkan kepada Bagian Administrasi.

Bagian Administrasi akan membuat Surat Permintaan Pembayaran yang

akan diberikan kepada Bagian Operasional.

Setelah menerima Surat Permintaan Pembayaran, maka Bagian

Operasional akan membayarkan jumlah DP yang diminta ke supplier.

Lalu supplier akan mengirimkan barang sesuai dengan Purchase Order,

barang yang telah sampai akan diterima oleh Bagian Impor.

Bagian Impor akan memeriksa barang apakah sesuai dengan Purchase

Order atau tidak dan mengecek keadaan barang tersebut.

133

Jika barang yang diterima dalam keadaan cacat maka Bagian Impor akan

membuat Surat Pengembalian Barang yang diberikan langsung kepada

Bagian Operasional.

Namun, jika barang telah sesuai dengan Purchase Order dan keadaannya

baik, maka Bagian Impor akan membuat Surat Pencatatan Barang untuk

diberikan ke Bagian Gudang.

Bagian Gudang akan membuat Surat Jalan untuk diberikan kepada

Bagian Pengiriman.

Bagian Pengiriman akan mengirim barang ke pelanggan atau toko

cabang.

Bagian Gudang akan membuat Laporan Stok Barang mingguan dan

bulanan yang akan diberikan kepada Manajer Gudang.

Manajer Store akan membuat Laporan Penjualan untuk diberikan kepada

General Manajer.

Bagian Accounting membuat Laporan Keuangan yang akan diberikan

kepada Manajer Keuangan untuk diperiksa.

Setelah diperiksa Manajer Keuangan memberikan Laporan Keuangan

tersebut kepada General Manajer.

Laporan Pembelian akan dibuat oleh Bagian Administrasi, yang langsung

diberikan kepada General Manajer.

4.1.3 CONOPS Diagram

134

Grafik CONOPS sangat penting untuk perusahaan, seperti yang

menjelaskan dalam satu gambar semua kegiatan utama dalam CONOPS saat

ini, serta hubugnan kegiatan-kegiatan.

CONOPS dibawah adalah usulan proses bisnis yang kami usulkan untuk

proses bisnis PT. Pakarti Graha Sentosa untuk kedepannya.

Gambar 4.1 CONOPS Diagram

4.2 Improve Business Products & Business

135

4.2.1 Business Process

4.2.1.1 Business Process Overview

Business overview menjelaskan keseluruhan bisnis yang berkaitan

dengan perusahaan, mulai dari letak geografis sampai proses yang

terjadi antar area fungsi dengan fungsi bisnis lainnya.

Lokasi Geografis

Berikut merupakan usulan gambaran untuk PT.Pakarti

Graha Sentosa mengenai unit organisasi dan lokasinya,

mengingat bahwa perusahaan tidak berada pada satu lokasi

saja. Oleh karena itu, setiap bagian organisasi harus

menjelaskan lokasi keberadaan mereka. Unit Organisasi yang

diberi warna kuning adalah unit organisasi yang kami usulkan

Tabel 4.1 Matriks Pemetaan Unit Organisasi

Unit OrganisasiLokasi

Kantor Toko

Presiden Direktur *

General Manager *

Manajer Gudang *

Manajer Keuangan *

Manajer Store *

Bagian Administrasi *

Manajer IT *

Bagian Gudang *

Bagian Pengiriman *

Bagian Impor *

136

Bagian Perlengkapan *

Bagian Accounting *

Visual Merchandise *

Sales Marketing *

Bagian HRD *

Bagian Operasional *

Web Development *

Maintenance & Developer *

Database Administration *

Kasir *

Proses

Berikut adalah gambaran tentang fungsi area berlanjut ke

fungsi yang lain. Pada tabel 4.2 ini menjelaskan setiap fungsi

area dari perusahaan dapat dibagi ke dalam beberapa fungsi.

4.2.1.2 Executives Team Profile

Tabel dibawah menjelaskan eksekutif usulan untuk PT. Pakarti

Graha Sentosa dimana para eksekutif adalah bagian-bagian yang

mempunyai tanggung jawab besar pada perusahaaan.

Tabel 4.2 Tipe Fungsi Area Perusahaan

137

Fungsi Area Fungsi Proses

bisnis

Data Portofolio

Aplikasi

Presiden

Direktur

- Mengarahkan perusahaan untuk

mencapai visi, misi dan tujuan

perusahaan

- Membuat perjanjian atau

kontrak dengan supplier luar

negeri.

- Menetapkan tujuan dan sasaran

yang akan dicapai.

- Menetapkan strategi yang akan

digunakan perusahaan

- Membuat aturan dan kebijakan

perusahaan.

- Menerima semua

laporan dari GM

- Menentukan

strategi

berdasarkan

laporan

- Laporan

pembelian

- Laporan

keuangan

- Laporan

penjualan

- Executive

support system

General

Manager

- Membantu Presiden Direktur

untuk mencapai visi, misi dan

tujuan perusahaan

- Mengkoordinasikan dan

mengarahkan bagian-bagian

dalam perusahaan agar

bekerja sesuai fungsinya

- Memberikan laporan-laporan

kepada Presiden Direktur

yang terkait dengan proses

bisnis perusahaan dari tiap

bagian

- Mengevaluasi tiap laporan

yang telah dikerjakan oleh

- Menerima laporan

dari tiap bagian

atau manajer

- Mengevaluasi

laporan

- Memberikan

laporan ke PresDir

- Laporan

pembelian

- Laporan

keuangan

- Laporan

penjualan

- Ms. Office

138

bagian-bagian di perusahaan

- Bertanggung jawab atas setiap

aktivitas bisnis yang

dilakukan perusahaan.

Manajer

Gudang

- Bertanggung jawab atas

segala aktivitas yang terjadi di

gudang

- Mengetahui stok barang yang

ada di gudang

- Membuat Surat permintaan

pembelian barang

- membuat SPPB

- mengecek LSB

- Stok

barang

- Laporan

Stok

Barang

- MYOB

- Ms. Office

Manajer

Keuangan

- merencanakan penggunaan

finansial perusahaan secara

efektif dan efisien dan

bertanggung jawab atas

laporan yang akan diberikan

kepada General Manager

- menyetujui anggaran yang

akan dikeluarkan perusahaan

- mengawasi pemasukan dan

pengeluaran perusahaan

termasuk pembayaran pajak

agar sesuai dengan tujuan dan

strategi yang ditetapkan

- membuat laporan keuangan

- Menerima

Laporan

keuangan dari

Bagian

Accounting

- Laporan

keuangan

- MYOB

Manajer

Store

- bertanggung jawab atas

kegiatan yang terjadi pada

- membuat Laporan

penjualan

- Stok

Barang

- Ms. Office

139

tiap-tiap toko

- membuat laporan penjualan

harian dan bulanan

- membuat strategi pengadaan

produk

- melakukan

pemesanan jika

stok barang di

outlet tidak

mencukupi

Manajer IT - menentukan strategi, sistem,

kebijakan dan program yang

akan di terapkan di divisi IT.

- mengatur support/service

terhadap penggunaan sistem

komputer agar berjalan

dengan baik.

- Mengatur pemeliharaan

terhadap infrastruktur

TI(software atau hardware)

- bertanggung jawab atas

semua kegiatan perusahaan

yang terkait dengan IT.

- mengatur pengembangan

sistem informasi sesuai

dengan kebutuhan proses

bisnis yang ingin diterapkan

dengan SI/TI

- Mengatur pemeliharaan data

perusahaan.

- Mengembangkan

website

perusahaan.

- Mengelola

kebutuhan

database

perusahaan

- Melakukan

pengontrolan

pada sistem dan

teknologi

informasi

perusahaan

- Karyawan

- Database

- Security

SI/TI

- MySQL

- Ms. Office

- Adobe

Dreamweaver

- Adobe flash

- Knowledge

management

Bagian

Administrasi

- Membuat laporan absen

bulanan para karyawan

- Mengeluarkan uang

- membuat

Purchase Order

- membuat

- SPPB - Ms. Office

- Knowledge

management

140

operasional untuk kegiatan

perusahaan

- Mengawasi keluar masuk

surat dalam perusahaan baik

- pemberitahuan atau yang

berhubungan dengan

perusahaan

Laporan

Pembelian

4.2.1.3 Relation Business Activity to Strategy Goals

141

Tabel dibawah menjelaskan strategi perusahaan yang lama pada

PT. Pakarti Graha Sentosa dan strategi baru yang telah diusulkan untuk

meningkatkan kinerja pada PT. Pakarti Graha Sentosa.

Tabel 4.3 Relation Business Activity to Strategy Goals

Strategi Perusahaan Strategi Usulan

Memprioritaskan kualitas pelayanan

dan produk agar mampu bersaing

dengan perusahaan furnitur lainnya.

Selain itu, PT. Pakarti Graha Sentosa

selalu memperhatikan pelayanan

kepada pelanggan, baik dari

pemenuhan kebutuhan sampai

pengiriman barang.

Membuat website yang terintegrasi

dengan database perusahaan serta

memanfaatkan sarana jejaring sosial

seperti facebook, twitter dan blog untuk

sarana promosi sehingga dapat

memperluas jangkauan pasar selain di

Jakarta.

Memilih supplier yang terbaik dan

mendapatkan lisensi resmi dari

mereka. Hal ini berguna untuk meraih

kepercayaan pelanggan dalam

membeli produk.

Melakukan klasifikasi ulang terhadap

pemilihan supplier yang lebih baik dan

mampu bekerja sama untuk mendapatkan

lisensi resmi serta kesepakatan harga yang

baik antar kedua belah pihak agar mampu

menghasilkan sebuah produk yang lebih

berkualitas.

Mengidentifikasi pasar serta tren yang Mencoba untuk meluaskan pangsa pasar

142

sedang berkembang guna memenuhi

keinginan pelanggan atas produk

yang baru.

dengan cara bekerja sama dengan

perusahaan-perusahaan lainnya.

Mempunyai beberapa outlet untuk

meluaskan pemasaran produk

perusahaan.

Memperbanyak toko cabang tidak hanya

di Jakarta, namun juga di kota-kota besar

di provinsi lain, dan membuat cabang

gudang.

4.2.1.4 Market Outlook & Corporate Strategy

Bisnis Furnitur yang semakin bertumbuh secara cepat dengan

banyaknya perusahaan yang mulai melihat peluang usaha di bidang ini.

Hal ini dikarenakan selalu adanya pembangunan rumah, apartemen,

mall, tempat hiburan, hotel dan kantor yang ditujukan untuk kalangan

menengah ke atas memberikan pengaruh yang besar terhadap

perkembangan bisnis furnitur, tidak hanya di dalam ibukota tetapi juga

di kota-kota lain di seluruh Indonesia.

Oleh karena itu, PT. Pakarti Graha Sentosa yang telah bergerak di

bidang furnitur sejak 2006 harus memanfaatkan peluang yang ada

dalam mengembangkan bisnis yang terus berkembang ini. Peningkatan

kualitas produk, pelayanan yang berkualitas terhadap pelanggan,

menggunakan sarana website untuk pemasaran dan promosi, membuka

toko cabang dan gudang cabang lebih banyak lagi diluar kota agar

dapat memperluas jangkauan penjualan, dan melakukan perencanaan

143

strategi bisnis usulan dengan tepat maka PT. Pakarti Graha Sentosa

mempunyai keunggulan bersaing dengan kompetitor yang sudah ada

maupun kompetitor baru dalam bidang furnitur ini.

4.2.1.5 Business Cycle

Gambar 4.2 Business Cycle

Siklus bisnis PT. Pakarti Graha Sentosa dimulai dari penjualan

barang kepada pelanggan yang dapat membeli barang dengan cara

datang langsung ke outlet tempat penjualan barang dan juga bisa

membeli barang dari website yang telah dibuat oleh PT. Pakarti Graha

Sentosa, jika barang yang dipesan dalam jumlah banyak maka PT.

Pakarti Graha Sentosa akan memesan barang yang diminta melalui

Purchase Order yang dibuat oleh Bagian Administrasi, setelah itu

Supplier akan memberikan informasi jumlah DP yang harus dibayar.

Bagian Operasional akan membayar barang yang telah dipesan sesuai

Purchase Order. Supplier akan mengirim barang yang diminta, yang

144

akan diterima oleh Bagian Impor, lalu Bagian Impor akan mengecek

barang yang telah dikirim apakah sesuai Purchase Order dan keadaan

barang cacat atau tidak.

4.2.1.6 Business Partner & Alliance

PT. Pakarti Graha Sentosa memiliki hubungan rekan bisnis yang

baik meliputi supplier dan karyawan yang bekerja di dalam

perusahaan. Dengan supplier PT. Pakarti Graha Sentosa yang

memiliki asal dari negara luar seperti Itali dan Perancis, selalu

menjaga hubungan baik semenjak perusahaan PT. Pakarti Graha

Sentosa memulai bisnis di bidang ini sampai sekarang. Banyaknya

pemesanan yang dilakukan, membuat supplier menaruh kepercayaan

tinggi terhadap PT. Pakarti Graha Sentosa. Hubungan dengan

karyawan PT. Pakarti Graha Sentosa sendiri sangat terjaga dengan

loyalitas dan interaksi yang terjadi sehingga hubungan antar individu

di perusahaan tetap terjaga. Hal ini yang akan membawa pengaruh

baik terhadap efektivitas dan efisiensi aktivitas bisnis yang dilakukan

dalam PT. Pakarti Graha Sentosa

4.2.2 Swimlane Diagram

145

Gambar dibawah adalah diagram yang menunjukan alur proses bisnis

yang melibatkan bagian-bagian dalam perusahaan.

Planning Phase Selection Phase

Bag. Administrasi

Supplier

Bag. Operasional

Supplier

Bag. Impor

Bag. Gudang

Bag. Pengiriman

Gambar 4.3 Swimlane Diagram

4.2.3 Business Process Diagram

Pemesanan Barang Pembuatan PO

Pemberitahuan Informasi DP

Pembayaran Barang

Pengiriman Barang

Pencatatan Barang

Pembuatan Surat Jalan

Pengiriman Barang

146

Gambar dibawah menunjukan detil rincian dari suatu kegiatan, termasuk

bagaimana setiap langkah dalam aktivitas berhubungan dengan orang lain.

Berikut adalah Business Process Diagram usulan yang untuk PT. Pakarti

Graha Sentosa

Gambar 4.4 Business Process Diagram

4.2.4 Activity/Product Matrix

147

Berikut adalah Activity/Product Matrix yang menjelaskan aktivitas atau

produk dalam setiap bagian bisnis perusahaan, berikut adalah tabel

activity/product matrix usulan untuk PT. Pakarti Graha Sentosa

Tabel 4.4 Activity/Product Matrix

Pem

belia

n

Pem

baya

ran

Peng

irim

an

Pem

asar

an

Peng

elol

aan

SI/IT

Peng

adaa

n SD

M

Pere

ncan

aan

Peng

atur

an S

tok

Bar

ang

Pela

yana

n Pe

lang

gan

Remarks

Business Product

Barang Furnitur D F D R R L R W S R = Research & Develop W = Warehouse S = Service L = Legal

M = Manufacture D = Distribute F = Financial

4.2.5 Use Case Diagram & Narrative

148

4.2.5.1 Use Case Diagram

Gambar dibawah adalah use case diagram dimana menjelaskan siapa

saja (bagian-bagian mana saja) yang berhubungan dengan sistem

Gambar 4.5 Use Case Diagram PT. Pakarti Graha Sentosa

149

4.2.5.2 Use Case Narrative

Tabel 4.5 Use Case Narrative

Use Case : Membuat Struk PenjualanActors : KasirPurpose : Proses dimana pelanggan membeli barang, dan kasir akan memberikan struk

penjualan sebagai bukti pembelian barang

Use Case : Membuat Surat Permintaan Pembelian BarangActors : Manajer GudangPurpose : Proses dimana stok barang yang ada di gudang, dan di toko cabang habis,

maka Manajer Gudang akan membuat SPPB untuk diberikan kepada bagian administrasi

Use Case : Membuat Purchase OrderActors : Bagian AdministrasiPurpose : Proses pemesanan barang yang akan diberikan kepada supplier melalui

purchase order yang dibuat oleh bagian administrasi

Use Case : Membuat Surat Permintaan PembayaranActors : Bagian AdministrasiPurpose : Proses untuk permintaan pembayaran terhadap barang yang telah dipesan

dari supplier, dibuat sesuai informasi DP yang telah diberikan oleh supplier, SPP akan diberikan kepada bagian operasional

Use Case : Membuat Surat Pencatatan BarangActors : Bagian ImporPurpose : Proses dimana barang dari supplier telah sampai dan telah dicek oleh bagian

impor dan akan dicatat untuk mengupdate stok barang yang ada.

Use Case : Membuat Surat Pengembalian BarangActors : Bagian ImporPurpose : Dibuat apabila barang yang dikirim oleh supplier mengalami cacat atau

ketidaksesuaian dengan Purchase Order, yang akan diberikan kepada bagian operasional.

Use Case : Membuat Surat JalanActors : Bagian GudangPurpose : Proses dimana barang yang ada digudang akan dikirimkan kepada pelanggan

dan toko-toko cabang, bagian gudang akan membuat surat jalan yang akan diberikan kepada bagian pengiriman.

Use Case : Membuat Laporan Stok BarangActors : Bagian Gudang

150

Purpose : Untuk mengetahui jumlah stok barang perminggunya agar tidak mengalami kekurangan stok barang yang terlalu lama, dan untuk menganalisa barang mana yang paling banyak terjual yang akan diberikan kepada General Manager

Use Case : Membuat Laporan PenjualanActors : Manajer StorePurpose : Dibuat dalam periode harian, mingguan dan bulanan, untuk mengetahui

jumlah penjualan pada tiap-tiap toko cabang yang akan diberikan kepada General Manager

Use Case : Membuat Laporan KeuanganActors : Bagian AccountingPurpose : Dibuat secara mingguan dan bulanan sesuai dengan informasi penjualan dan

pembelian tiap harinya, yang akan diberikan kepada manajer keuangan untuk diperiksa dan di analisa.

Use Case : Membuat Laporan PembelianActors : Bagian AdministrasiPurpose : Dibuat untuk mengetahui jumlah uang yang dikeluarkan untuk pembelian

barang, yang akan diberikan kepada General Manager.

151

4.3 Enchanced Data & Information

4.3.1 Object State-Transition Diagram

Kegunaan gambar dibawah adalah untuk menunjukan siklus bisnis secara

internal maupun external melalui diagram.

Gambar 4.6 Object State Transition Diagram

152

4.3.2 Logical Data Model

Kegunaan logical data model adalah untuk menunjukkan hubungan antar

objek melalui diagram-diagram kelas, menggunakan metode object-oriented

Gambar 4.7 Logical Data Model

4.3.3 Activity/Entity Matrix

153

Tabel ini merupaka Activity/Entity Matrix usulan untuk PT. Pakarti Graha

Sentosa dalam mengetahui pemetaan yang telah dikembangkan dan untuk

mengetahui perubahan, jalur data dan informasi.

154

Tabel 4.6 Activity/Entity Matrix

Pela

ngga

n

Pem

belia

n

Stru

k Pe

mba

yara

n

Pem

esan

an

Bara

ng

Sura

t Per

min

taan

Pe

mbe

lian

Bara

ng

Pem

belia

n ba

rang

da

ri su

pplie

r

Purc

hase

Ord

er

Supp

lier

Sura

t Per

min

taan

Pe

mba

yara

n

Keua

ngan

Pem

baya

ran

Ba

rang

Sura

t Pen

cata

tan

Bara

ng

Sura

t Jal

an

Peng

irim

an

Lap.

Pem

belia

n

Lap.

Pen

jual

an

Lap.

Keu

anga

n

Lap.

Sto

k Ba

rang

Membeli Barang R RMembayar Barang C R RMendapatkan SP R R CMemesan Barang C R RMengecek Stok Barang R C RMembuat SPPB R C RMembuat PO C RMembuat SPP C RMembayarkan uang R R CMenerima Barang RMembuat S Penc. B R CMembuat SJ C RMengirim Barang R R CMembuat L. Pembelian R R CMembuat L. Penjualan CMembuat L. Keuangan R R R CMembuat L. Stok Barang R C

155

Tabel 4.7 Tahap 1 Clustering Matrix

Pela

ngga

n

Pem

belia

n

Stru

k Pe

mba

yara

n

Pem

esan

an

Lap.

Pen

jual

an

Bara

ng

Sura

t Per

min

taan

Pe

mbe

lian

Bara

ng

Pem

belia

n ba

rang

da

ri su

pplie

r

Sura

t Pen

cata

tan

Bara

ng

Sura

t Jal

an

Peng

irim

an

Lap.

Sto

k Ba

rang

Purc

hase

Ord

er

Supp

lier

Sura

t Per

min

taan

Pe

mba

yara

n

Keua

ngan

Pem

baya

ran

Ba

rang

Lap.

Pem

belia

n

Lap.

Keu

anga

n

Membeli Barang R RMembayar Barang C R RMendapatkan SP R R CMembuat L. Penjualan R R CMemesan Barang C R RMengecek Stok Barang R C RMembuat SPPB R C RMenerima Barang C RMembuat S Penc. B R C RMembuat SJ C RMengirim Barang R R CMembuat L. Stok Barang R R CMembuat PO C RMembuat SPP C RMembayarkan uang R R CMembuat L. Pembelian R R CMembuat L. Keuangan R R R C

156


Pela

ngga

n

Pem

belia

n

Stru

k Pe

mba

yara

n

Pem

esan

an

Lap.

Pen

jual

an

Bara

ng

Sura

t Per

min

taan

Pe

mbe

lian

Bara

ng

Pem

belia

n ba

rang

da

ri su

pplie

r

Sura

t Pen

cata

tan

Bara

ng

Sura

t Jal

an

Peng

irim

an

Lap.

Sto

k Ba

rang

Purc

hase

Ord

er

Supp

lier

Sura

t Per

min

taan

Pe

mba

yara

n

Keua

ngan

Pem

baya

ran

Ba

rang

Lap.

Pem

belia

n

Lap.

Keu

anga

n


157


Pela

ngga

n

Pem

belia

n

Stru

k Pe

mba

yara

n

Pem

esan

an

Lap.

Pen

jual

an

Bara

ng

Sura

t Per

min

taan

Pe

mbe

lian

Bara

ng

Pem

belia

n ba

rang

da

ri su

pplie

r

Sura

t Pen

cata

tan

Bara

ng

Sura

t Jal

an

Peng

irim

an

Lap.

Sto

k Ba

rang

Purc

hase

Ord

er

Supp

lier

Sura

t Per

min

taan

Pe

mba

yara

n

Keua

ngan

Pem

baya

ran

Ba

rang

Lap.

Pem

belia

n

Lap.

Keu

anga

n


158

4.3.3.1 Data Dictionary

Berikut database yang terdapat pada sistem yang diusulkan :

Tabel 4.10 Data Dictionary

Field Data Type Field Length Key Description

Pelanggan

No_pelanggan char 8 PK Nomor pelanggan

Alamat varchar 40 Alamat pelanggan

Telp varchar 13 Nomor telepon pelanggan

Email varchar 20 Email pelanggan

Pembelian

No_pembelian char 8PK Nomor pembelian

No_pelanggan char 8 FK Nomor pelanggan

No_struk char 8 FK Nomor struk

Hari char 6 Hari pembelian

Tanggal datetime 6 Tanggal pembelian

Struk Pembayaran

No_struk char 8 PK Nomor struk

No_pembelian char 8 FK Nomor pembelian

Hari char 6 Hari struk dicetak

Tanggal datetime 6 Tanggal struk dicetak

159

Pemesanan

No_pemesanan char 8 PK Nomor pemesanan

No_pelanggan char 8 FK Nomor pelanggan

No_barang char 8 FK Nomor barang

Jumlah int 8 Jumlah pemesanan

Hari char 6 Hari pemesanan

Tanggal datetime 6 Tanggal pemesanan

Barang

No_barang char 8 PK Nomor barang

Harga int 8 Harga barang

Jenis varchar 20 Jenis barang

Jumlah int 3 Jumlah barang

LSB

No_laporan char 8 PK Nomor laporan


No_karyawan char 8 FK Nomor karyawan

Jumlah_barang int 3Jumlah barang

SPPB

Kode_surat char 8 PK Kode surat

160


Hari char 6 Hari surat dibuat

Tanggal datetime 6 Tanggal surat dibuat

PO

Kode_PO char 8 PK Kode Purchase Order




Supplier

No_supplier char 8 PK Nomor supplier

Negara char 10 Negara asal supplier

Alamat varchar 40 Alamat supplier

Telepon varchar 13 Telepon supplier

Email varchar 20 Email supplier

Surat Pencatatan Barang

Kode_surat varchar 8 PK Kode surat





Telepon varchar 13

Telepon karyawan

161

Surat Permintaan Pembayaran



Jml_pembayaran int 8 Jumlah pembayaran



Pembayaran

No_pembayaran char 8 PK Nomor pembayaran

Kode_surat varchar 8 FK Kode surat

Jml_byr int 8 Jumlah pembayaran

Hari char 6 Hari pembayaran

Tanggal datetime 6 Tanggal pembayaran

Pengiriman

No_pengiriman char 8 PK Nomor pengiriman


Hari char 6 Hari pengiriman

Tanggal datetime 6 Tanggal pengiriman

Surat Jalan





Surat Pengembalian Barang

162





Keuangan

No_keuangan char 8 PK Nomor keuangan

No_laporan char 8 FK Nomor laporan

Laporan Penjualan



Bulan char 9 Bulan laporan dibuat

Tanggal datetime 6 Tanggal laporan dibuat

Laporan Keuangan





Laporan Pembelian





163

4.4 System & Application

4.4.1 System Data Flow Diagram

Gambar dibawah adalah untuk menunjukan aliran data dan menunjukan

sistem pertukaran data dan bagaimana pertukaran data itu terjadi

Gambar 4.8 System Data Flow Diagram

164

4.5 Network & Infrastructure

4.5.1 Network Connectivity Diagram

Gambar dibawah adalah susunan arsitektur usulan untuk PT. Pakarti Graha

Sentosa. Jaringan dibawah sama seperti yang sebelumnya hanya menambah

bagian-bagian usulan.

Gambar 4.9 Network Connectivity Diagram

165

4.6 Security

4.6.1 Security & Privacy Plan

Karena keamanan data dan informasi serta hardware sangat penting yang

berada pada perusahaan, maka kami mengusulkan untuk perencanaan pengadaan

keamanan software dan hardware yang distandarisasi sesuai kebutuhan perusahaan.

Pada tabel 4.5 berikut adalah rincian software dan hardware yang dibutuhkan.

Tabel 4.11 Security & Privacy Plan

Component Keterangan komponen Policy PIC

Software &

Hardware

Antivirus Antivirus Smadav PRO

(update)

IT

Antivirus Kaspersky IT

Jaringan Firewall IT

Barang - Adanya petugas keamanan

yang berjaga untuk mencegah

hilangnya barang

- Adanya kamera CCTV yang

ditempatkan pada area-area

penting dalam perusahaan.

HRD

IT

166

4.7 Standard

4.7.1 Technology Forecast

Tabel 4.12 Technology Forecast

Technology Forecast

Forecast area Short Term

(12 Months)

Mid Term

(12-24 Months)

Long Term

(2-3 years away)

Operating

Systems

Microsoft XP Microsoft 7 Microsoft 7

Office

Automaticion

Suite

Microsost Office

(word,excel, power

point, outlook,

visio, access) 2007

Microsost Office

(word,excel, power

point, outlook,

visio, access) 2007

Microsost Office

(word,excel, power

point, outlook,

visio, access) 2007

Desktop PCs Menggunakan XP

2000

Disesuaikan

dengan kebutuhan

bagian

Disesuaikan

dengan kebutuhan

bagian

Desktop Monitors LCD monitor LG

18”inch

LCD monitor LG

18”inch

LCD monitor LG

18”inch

Persistent Storage 20GB 40GB 80GB

Gambar diatas adalah Technology Forecast usulan, untuk lebih

menunjang proses bisnis yang semakin berkembang, dan membutuhkan

spesifikasi sesuai kebutuhan pada tiap-tiap bagian dalam perusahaan.

167

4.8 Workforce

4.8.1 Workforce Plan

Workforce plan memberikan gambaran tingkat tinggi tentang bagaimana

sumber daya manusia dikelola di seluruh perusahaan. rencana tenaga kerja

mencakup strategi pengembangan, perekrutan, retensi, dan manajemen tingkat

staf eksekutif perusahaan.

1. Presiden Direktur

• Mengarahkan perusahaan untuk mencapai visi, misi dan tujuan

perusahaan

• Menetapkan perjanjian atau kontrak dengan supplier

• Menetapkan tujuan dan sasaran yang akan dicapai

• Membuat aturan dan kebijakan perusahaan

• menetapkan strategi yang akan digunakan perusahaan

2. General Manager

• membantu presiden direktur untuk mencapai visi, misi dan

tujuan perusahaan

• mengkoordinasikan dan mengarahkan bagian-bagian dalam

perusahaan agar bekerja sesuai fungsinya

• memberikan laporan-laporan kepada Presdir yang terkait dengan

proses bisnis perusahaan dari tiap bagian

• mengevaluasi tiap laporan yang telah dikerjakan oleh bagian-

bagian di perusahaan

168

• bertanggung jawab atas setiap aktivitas bisnis yang dilakukan

perusahaan

3. Manajer Gudang

• bertanggung jawab atas segala aktivitas yang terjadi di gudang

• mengetahui stok barang yang ada di gudang

• membuat Surat permintaan pembelian barang

4. Manajer Keuangan

• merencanakan penggunaan finansial perusahaan secara efektif

dan efisien dan bertanggung jawab atas laporan yang akan

diberikan kepada General Manager

• menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan

• mengawasi pemasukan dan pengeluaran perusahaan termasuk

pembayaran pajak agar sesuai dengan tujuan dan strategi yang

ditetapkan

• membuat laporan keuangan

5. Manajer Store

• bertanggung jawab atas kegiatan yang terjadi pada tiap-tiap toko

• membuat laporan penjualan harian dan bulanan

• membuat strategi pengadaan produk

169

6. Bagian Administrasi :

• mengawasi absen karyawan

• membuat laporan absen karyawan

• menyediakan alat tulis kantor

• mengawasi dan menyimpan keluar masuknya surat dalam

perusahaan baik pemberitahuan atau yang berhubungan dengan

perusahaan.

7. Manajer IT :

• menentukan strategi, sistem, kebijakan dan program yang akan

di terapkan di divisi IT.

• mengatur support/service terhadap penggunaan sistem komputer

agar berjalan dengan baik.

• Mengatur pemeliharaan terhadap infrastruktur TI(software atau

hardware)

• bertanggung jawab atas semua kegiatan perusahaan yang terkait

dengan IT.

• mengatur pengembangan sistem informasi sesuai dengan

kebutuhan proses bisnis yang ingin diterapkan dengan SI/TI

• Mengatur pemeliharaan data perusahaan.

170

4.8.2 Organization Chart

Gambar 4.10 Struktur Organisasi PT. Pakarti Graha Sentosa

Penjelasan :

1. Presiden Direktur :

- Mengarahkan perusahaan untuk mencapai visi, misi dan tujuan

perusahaan.

- Menetapkan perjanjian atau kontrak dengan supplier.

- Menetapkan tujuan dan sasaran yang akan dicapai.

- Membuat aturan dan kebijakan perusahaan.

- Menetapkan strategi yang akan digunakan perusahaan.

171

2. General manager

- Membantu presiden direktur untuk mencapai visi, misi dan tujuan

perusahaan.

- Mengkoordinasikan dan mengarahkan bagian-bagian dalam perusahaan

agar bekerja sesuai fungsinya.

- Memberikan laporan-laporan kepada Presdir yang terkait dengan proses

bisnis perusahaan dari tiap bagian.

- Mengevaluasi tiap laporan yang telah dikerjakan oleh bagian-bagian di

perusahaan.

- Bertanggung jawab atas setiap aktivitas bisnis yang dilakukan

perusahaan.

3. Manajer Gudang :

- Bertanggung jawab atas segala aktivitas yang terjadi di gudang.

- Mengetahui stok barang yang ada di gudang.

- Membuat Surat permintaan pembelian barang.

172

4. Manajer Keuangan

- Merencanakan penggunaan finansial perusahaan secara efektif dan

efisien dan bertanggung jawab atas laporan yang akan diberikan

kepada General Manager

- Menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan

- Mengawasi pemasukan dan pengeluaran perusahaan termasuk

pembayaran pajak agar sesuai dengan tujuan dan strategi yang

ditetapkan.

- Membuat Laporan Keuangan.

5. Manajer Store

- Bertanggung jawab atas kegiatan yang terjadi pada tiap-tiap toko.

- Membuat Laporan Penjualan harian dan bulanan.

- Membuat strategi pengadaan produk.

6. Bagian Administrasi

- Mengawasi absen karyawan.

- Membuat laporan absen karyawan.

- Menyediakan alat tulis kantor.

- Mengawasi dan menyimpan keluar masuknya surat dalam perusahaan

baik pemberitahuan atau yang berhubungan dengan perusahaan.

173

7. Manajer IT

- Menentukan strategi, sistem, kebijakan dan program yang akan di

terapkan di bagian IT.

- Mengatur support/service terhadap penggunaan sistem komputer agar

berjalan dengan baik.

- Mengatur pemeliharaan terhadap infrastruktur TI(software atau

hardware)

- Bertanggung jawab atas semua kegiatan perusahaan yang terkait

dengan IT.

- Mengatur pengembangan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan

proses bisnis yang ingin diterapkan dengan SI/TI.

- Mengatur pemeliharaan data perusahaan.

8. Bagian Gudang

- Membuat surat jalan.

- Membuat Laporan Stok Barang.

- Menginput data barang ke sistem MYOB.

- Bertanggung jawab terhadap barang yang ada di gudang.

174

9. Bagian Pengiriman

- Bertanggung jawab dalam pengiriman barang kepada pelanggan

maupun ke toko-toko.

10. Bagian Impor

- Bertanggung jawab atas penerimaan barang dari supplier.

- Melaksanaan pengecekan barang sesuai dengan Purchase Order.

- Membuat Surat Pengembalian Barang.

- Membuat Surat Pencatatan Barang.

11. Bagian Perlengkapan

- Bertanggung jawab dalam penjagaan fasilitas kantor yang berhubungan

dengan elektronik.

- Melakukan pemasangan produk elektronik jika pelanggan membeli

produk tersebut

12. Bagian Accounting

- Membuat anggaran perusahaan seperti gaji karyawan untuk dilaporkan

kekonsultan keuangan.

- Membuat perhitungan pajak perusahaan.

175

13. Visual Merchandise

- Membuat pengaturan tata letak produk yang berada di toko-toko

14. Sales Marketing

- Membuat Strategi pemasaran produk

- Memperkenalkan produk baru kepada media

- Melakukan promosi ke pelanggan tetap dan media.

15. Kasir

- Melayani pelanggan yang akan membeli barang di toko.

- Memberikan struk penjualan kepada pelanggan.

16. Bagian HRD

- Bertanggung jawab dalam kegiatan terkait dengan human resource.

- Membuat strategi kebijakan pengelolaan SDM berdasarkan rencana dan

misi perusahaan.

- Memberikan motivasi dan mengevaluasi kinerja karyawan, sebagai

tolak ukur kompetensi karyawan untuk mencapai strategi perusahaan.

- Memberikan usulan terkait dengan recruitment, mutation, rotation dan

retirement karyawan.

176

17. Bagian Operasional

- Bertanggung jawab dalam keluar dan masuknya keuangan pada

perusahaan.

- Membayar barang yang telah dibeli sesuai informasi yang telah

diberikan oleh supplier

18. Web Development

- Bertanggung jawab dalam pembuatan web tentang perusahaan.

- Membuat perencanaan dalam pembuatan web.

19. Maintenance & Developer

- Bertanggung jawab dalam pemeliharaan yang terkait dengan SI/TI

perusahaan (software atau hardware)

- Melakukan pemeliharaan software dan hardware secara berskala.

- Bertanggung jawab atas pengadaan SI/TI pada perusahaan.

- Melakukan pengadaan software dan hardware pada perusahaan.

20. Database administrator

- Bertanggung jawab atas pengadaan database yang terkait dengan SI/TI

pada perusahaan.

- Bertanggung jawab dalam pembackupan dan restore data.

177

4.8.2.1 Pemetaan Fitur pada Knowledge Management

Pemetaan fitur pada knowledge management ini menunjukkan

bagaimana tujuan berada pada tingkat yang berbeda. Pengetahuan

normatif berkaitan dengan visi dan aspek budaya perusahaan.

Pengetahuan strategis diterapkan untuk mewujudkan visi misi

dalam jangka panjang. Pengetahuan operasional untuk memastikan

pembuat program telah menerapkan strategi dalam sehari-hari.

178

Company Charter

Membuat hak akses untuk memantau pembuatan KM

Mengevaluasi KM yang telah dibuat middle management

Company Policy

Visi Knowledge Menjadi perusahaan yang

mempunyai keunggulan bersaing dan memenuhi kebutuhan pelanggan

Misi Knowledge Membuat pengetahuan yang

berguna bagi perusahaan Mewujudkan informasi yang

tepat dan akurat

Company Culture

Pelayanan Knowledge Pencarian Knowledge Penemuan Knowledge Penggabungan Knowledge Pembelajaran Knowledge

Inovasi Pengetahuan yang dibuat akan

membantu dalam penentuan keputusan proses operasional maupun strategis.

Komunikasi KM mengintegrasikan berbagai

data dan informasi yang telah di dapat

Organization structures

Pertemuan yang dilakukan meliputi Dirut, General Manajer, Manajer Keuangan, Project Manajer, yang bertujuan mengambil keputusan KM yang ada.

Programmers

Kerjasama Web development Maintenance & developer Database administator

Kompetensi Membuat website Mengelola dan

mengembangkan SI/TI Mengelola dan mengatur

databse Membuat struktur databse

Approach to problems

Tujuan Agar karyawan mempunyai

pengetahuan yang cukup dan kemampuan yang menunjang.

Masalah Belum adanya KM di dalam

perusahaan

Organizational Process

Pengawasan Penginputan data dan informasi

ke dalam KM harus sesuai dengan hak akses setiap bagian

Infrastruktur Database Server Database client

Pasokan Media massa dan cetak,

publikasi perusahaan lain.

Tasks

Project Menemukan lokasi outlet yang

strategis Memasarkan produk Menampilkan harga produk Membuat perhitungan pajak

Keahlian Ahli marketing Ahli ekonomi Ahli pajak

Performance and co-operation

Berbagi Data Informasi Berita Ilmu

Tindakan Pencarian Penemuan Pemilihan Create data Update data Delete data

Gambar 4.11 Pemetaan Fitur pada Knowledge Management

4.8.2.2 Knowledge & Skill Profile

Nor

mat

ive

Man

agem

ent

Stra

tegi

c M

anag

emen

tO

pera

tiona

l Man

agem

ent

Structure Activities Behaviour

179

Knowledge & skill profile menyediakan persediaan rinci tentang

apa yang seseorang harus tahu yang dapat dilakukan dalam posisi

tertentu dalam perusahaan.

Tabel 4.9 Knowledge & Skill Profile

PT. Pakarti Graha Sentosa Perusahaan Furnitur

Enterprise ArchitectureEducation Standards

Junior Architect

Mid-Level Architect

Senior Architect

Notes

Knowledge and Skill Areas (KSAs) EA Apprantice(0-2 years)

EA Journeyman(3-5 years)

EA Master(5+ years)

1.0 EA Practice and Theory1.1 Kebijakan : Rencana dan Pembuat Keputusan √1.2 Teori Organisasi : Budaya dan Komunikasi √ √ √1.3 Umur Informasi : Mengarahkan Arsitektur √ √ √1.4 Lembar Keja EA √ √ √1.5 Metodologi Implementasi Arsitektur √ √ √1.6 Penggunaan Arsitektur dalam Perusahaan √ √ √1.7 Teori Bisnis, teknologi dan SI √ √ √

2.0 EA Documentation2.1 Tujuan strategis, inisiatif, dan rencana √ √ √2.2 Sub-arsitektur bisnis √ √ √2.3 Sub-arsitektur data dan informasi √ √ √2.4 Sub-arsitektur service √ √ √2.5 Sub-arsitektur sistem √ √ √2.6 Sub-arsitektur teknologi √ √ √2.7 Sub-arsitektur keamanan √ √ √2.8 Arsitektur Standar √ √ √2.9 Kebutuhan Pelanggan √ √ √

2.10 Pengaturan Data Perusahaan √ √ √3.0 EA Implementation

3.1 Program EA dan Pembentukan Budget √ √3.2 Ruang Lingkup dan penerimaan EA √ √3.3 Lembar Kerja dan Seleksi Metodologi √ √3.4 Alat EA √ √3.5 Dokumentasi arsitektur yang berjalan √ √3.6 Dokumentasi arsitektur yang diusulkan √ √3.7 Arsitektur perpindahan manajemen √ √3.8 Arsitektur konfigurasi manajemen √ √

4.0 EA Project & Program Management4.1 Project EA dan dasar program manajemen √4.2 Penetapan penerimaan √4.3 Jadwal Proyek dan Program √4.4 Biaya Proyek dan Program √4.5 Mengelola resiko √

180

4.6 Tim Pembangun EA √4.7 Mendapatkan nilai manajemen √

4.9 EA Management Plan

4.9.1 EA Program Management

Enterprise Architecture sebagai pengelolaan program yang mampu

memberikan gambaran strategi dan menghubungkan dengan perencanaan

sumber daya yang dimiliki perusahaan. Program EA merupakan penyesuaian

sumber daya yang ada dengan standar kebijakan, pendukung pengambilan

keputusan, dan pengawasan pengembangan aktifitas sumber daya EA dari

keseluruhan proses yang ada. Program EA juga membantu dalam

mengidentifikasi ketidaksesuaian aktivitas yang dilakukan dengan

kemampuan pendukung IT, sistem dan jaringan yang dimilki perusahaan.

4.9.1.1 Governance & Principle

Tujuan utama dari Enterprise Architecture pada suatu perusahaan

yaitu untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari bisnis itu

sendiri. Hal ini juga termasuk pada inovasi struktur organisasi, proses

bisnis, keakuratan dan ketepatan waktu informasi bisnis. Teknologi

informasi yang dibutuhkan juga perlu disesuaikan dengan bugdet yang

telah ditetapkan perusahaan. Bagian ini tentang keutamaan bagaimana

mengelola program Enterprise Architecture yang akan

diimplementasikan pada PT. Pakarti Graha Sentosa dapat membuat

hubungan yang selaras antara seluruh proses bisnis, strategi

181

perusahaan serta teknologi yang ada. Penerapan EA diharapkan

perusahaan mempunyai kemampuan bertahan dengan persaingan

bisnis yang ada dan keunggulan bersaing dengan kompetitor lain, serta

EA diharapkan mampu membuat visi dan misi yang dimilki

perusahaan akan tercapai.

4.9.1.2 Support for Strategic & Business

Program EA digunakan untuk mendukung tujuan strategis dan

mengembangkannya di perusahaan, rencana bisnis yang akan diubah

agar makin efektif dan efisien, serta identifikasi kinerja yang belum

maksimal agar mampu mencapai tujuan, sasaran, proses bisnis, arus

informasi, sistem dan pelayanan, dan teknologi yang seimbang.

Keseimbangan yang terjadi di segala hal tersebut dapat menghindari

pekerjaan yang tidak sesuai fungsinya, dan membuat karyawan fokus

pada pekerjaannya masing-masing.

4.9.1.3 EA Roles & Responsibilities

EA Roles & Responsibilities membahas tentang tugas dan

tanggung jawab para manajer dalam pengimplementasian metode EA

pada PT. Pakarti Graha Sentosa. Presiden Direktur memiliki

wewenang penuh dalam pengambilan keputusan dalam metode EA,

yang dibantu oleh General Manager dalam pemilihan strategi.

Para manajer di masing-masing bagian (Manajer Gudang, Manajer

Store, Manajer SI/IT, Manajer Keuangan) bertanggung jawab dalam

182

pengidentifikasian pada kebutuhan sistem dan perubahan proses bisnis

yang akan diimplementasikan.

Tabel 4.14 EA Roles & Responsibility

EA Team Position EA Team Role EA Responsibility

Presiden Direktur Sebagai pimpinan pemimpin

perusahaan dan pengambil

keputusan

Menyetujui dan memberikan sponsor

dalam keberhasilan pengimplementasian

metode EA

Manajer IS/IT Mengidentifikasi kebutuhan

sistem dan aplikasi

Untuk mengidentifikasi kebutuhan IS/IT

pada masing-masing bagian,

menentukan dan menyediakan aplikasi

pendukung proses bisnis yang berjalan

General Manajer Membantu Presiden

Direktur dalam penetapan

strategi dan pengawasan

pada tiap-tiap bagian

Memberikan strategi usulan perencanaan

kepada Presiden Direktur

Manajer Gudang Mengawasi setiap kegiatan

yang berada pada gudang

Bertanggung jawab penuh dalam

pengaturan stok barang

Manajer Store Mengurusi tiap-tiap toko

yang ada

Bertanggung jawab dalam penjualan

yang dilakukan dalam toko

Manajer Keuangan Mengawasi keluar-

masuknya keuangan

Bertanggung jawab dalam pengeluaran

dan pemasukan uang dalam perusahaan.

183

4.9.1.4 EA Product Budget

Tabel dibawah adalah rancangan biaya untuk penambahan

fasilitas pada perusahaan untuk kedepannya.

Tabel 4.15 EA Product Budget

Nama Barang Keterangan Biaya

HP LaserJet Pro

M1212nf

A4, 1200 x 1200 dpi, 18 ppm Print,

1200 dpi Scan, 18 cpm Copy, Tray

1# 150, 33.6 kbps Fax Modem, NIC,

USB

Rp. 2.900.000

CCTV ever show (inc.

DVR

CCTV (8) x 700.000 = Rp.

5.600.000

Digital Video Recorder = 2.400.000

Rp. 8.000.000

CPU Intel core i3 Untuk pembangunan komputer

dibutuhkan 15 unit, dihitung dari

tiap-tiap bagian

Rp. 15.000.000

Mainboard Rp. 15.000.000

Chasing Rp. 4.500.000

RAM 2GB DDR3 Rp. 4.500.000

Hard Disk 250GB Rp. 7.500.000

Monitor LCD 17inch Rp. 15.000.000

Rp. 65.200.000

184

4.9.1.5 EA Program Performance Measure

Pengukuran kinerja dan performa dari program EA dapat

dilakukan setelah diimplementasi pada perusahaan, dengan cara

mengidentifikasi apakah EA program membuat aktivitas bisnis pada

perusahaan menjadi efisien dan efektif. Jika sangat mendukung proses

bisnis PT. Pakarti Graha Sentosa, maka program EA yang telah

diterapkan dengan baik. Namun, jika kurang membantu maka akan

dilakukan analisa ulang hal-hal apa saja yang perlu dilakukan untuk

mengoptimalkan program EA yang akan digunakan.

4.9.2 EA Current Architecture Summary

4.9.2.1 Strategic Goals & Initiatives

Dalam rangka mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Pakarti

Graha Sentosa mempunyai strategi bisnis dengan cara :

Memprioritaskan kualitas pelayanan dan produk agar mampu

bersaing dengan perusahaan furnitur lainnya. Selain itu, PT.

Pakarti Graha Sentosa selalu memperhatikan pelayanan

kepada pelanggan, baik dari pemenuhan kebutuhan sampai

pengiriman barang.

Memilih supplier yang terbaik dan mendapatkan lisensi resmi

dari mereka. Hal ini berguna untuk meraih kepercayaan

pelanggan dalam membeli produk.

185

Mengidentifikasi pasar serta tren yang sedang berkembang

guna memenuhi keinginan pelanggan atas produk yang baru.

Mempunyai beberapa outlet untuk meluaskan pemasaran

produk perusahaan.

4.9.2.2 Business Service & Information Flow

Melihat pada proses bisnis yang sedang berjalan sudah cukup baik,

namun kami memberi usulan untuk penambahan surat atau form agar

setiap aktivitas yang dilakukan mempunyai bukti. Selain itu data dan

informasi yang terdapat pada proses bisnis yang sedang berjalan

kurang terhubung dengan baik, maka kami mengusulkan untuk

menggunakan sistem yang terintegrasi agar alur data dan informasi

mudah diakses dan dibagikan secara cepat dan akurat pada bagian

yang berhubungan.

4.9.2.3 System & Application

Pada sistem dan aplikasi perusahaan yang sedang berjalan

menggunakan topologi jaringan treem yang tidak jauh berbeda dengan

jaringan yang diusulkan sekarang. Serta memaksimalkan fungsi dari

aplikasi MYOB untuk membuat laporan laba rugi tiap bulan, selain

digunakan untuk pencatatan barang.

186

4.9.2.4 Technology Infrastructure

Jaringan pada perusahaan perlu ditambah untuk mengaitkan data

dan informasi yang ada untuk diberikan kepada bagian yang saling

berhubungan melalui email ataupun kertas yang di print dan diberikan

secara langsung.

4.9.2.5 IT Security

Pada standarisasi keamanan yang ada saat ini belum berbasis IT,

hanya berbentuk fisik seperti petugas keamanan saja. Dalam

perencanaan untuk usulan pengamanan fisik perusahaan beserta data

dan informasi perusahaan diusulkan menggunakan antivirus, firewall,

standar manajemen dan pembatasan akses penggunaan informasi pada

setiap bagian-bagian yang ada.

4.9.2.6 EA Standard

Pada PT. Pakarti Graha Sentosa hanya menggunakan MYOB

sebagai sarana pencatatan barang, dan bagian lainnya tidak

menggunakan sistem yang dapat menunjang dalam proses bisnis

perusahaan.

187

4.9.2.7 Workforce Requirement

Workforce merupakan deskripsi pengelolaan sumber daya

manusia yang ada di perusahaan di berbagai tingkatan. Uraian tugas

dan tanggung jawab sumber daya manusia di PT. Pakarti Graha

Sentosa antara lain :

1. Presiden Direktur

• Menetapkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

• Mengawasi realisasi dari tujuan dan sasaran yang telah

ditetapkan.

• Memberikan arahan tentang keadaan pasar untuk dapat

merencanakan kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.

• Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier luar

negeri.

• Membuat aturan dan kebijakan perusahaan.

2. Direktur Keuangan

• Mengarahkan perusahaan agar mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

• Menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala bagian dan

karyawan

• Menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan.

• Menyampaikan laporan kepada konsultan keuangan atas

kinerja perusahaan.

188

3. Bagian Gudang

• Membuat laporan keluar masuk barang

• Membuat laporan stok barang setiap minggu dan bulan

• Menginput data barang ke sistem MYOB

• Membuat surat keluar barang pada saat pengiriman ke toko

cabang atau customer

• Mengontrol stok barang yang di gudang

4. Bagian Accounting

• Membuat laporan keuangan

• Membuat anggaran perusahaan seperti gaji karyawan

• Membuat pehitungan pajak perusahaan

5. General Affair

• Membuat Surat Jalan untuk pengiriman barang ke toko

cabang atau pelanggan

• Memberi informasi ke bagian gudang jika stok barang

habis

• Mengawasi kinerja bawahan

• Mengelola kendaraan operasional

• Melakukan pengecekan fasilitas kantor

189

6. Supervisor

• Melayani pelanggan terutama pelanggan tetap

• Menganalisa laporan penjualan

• Memimpin tim operasional toko

• Mengarahkan bawahan agar mencapai target penjualan

7. Administrasi

• Membuat laporan absen bulanan para karyawan

• Mengeluarkan uang operasional untuk kegiatan perusahaan

• Mengawasi keluar masuk surat dalam perusahaan baik

pemberitahuan atau yang berhubungan dengan perusahaan

4.9.3 EA Future Architecture Summary

4.9.3.1 Future Operating Scenario

Pengadaan sistem informasi dan teknologi yang akan diterapkan

oleh perusahaan mempunyai tujuan agar dapat mendukung setiap

kegiatan bisnis yang terjadi agar makin efektif dan efisien. Dengan

pengadaan sistem informasi yang saling terintegrasi diharapkan dapat

membantu penyebaran informasi dan data secara akurat dan sesuai

kebutuhan serta menghubungkan bagian-bagian yang saling terkait

yang terdapat pada perusahaan.

190

Alur yang akan terjadi setelah pengadaan sistem informasi dan

teknologi untuk PT. Pakarti Graha Sentosa, yaitu :

Pelanggan membeli produk dengan mendatangi outlet dan

memilih produk. Setelah itu pelanggan langsung membayar ke kasir,

lalu kasir akan memberikan Struk Penjualan. Pelanggan yang

memesan barang dalam jumlah yang banyak, maka Manajer Store

menghubungi Manajer Gudang untuk mengecek stok barang. Jika

tidak mencukupi permintaan pelanggan, Manajer Gudang akan

membuat Surat Permintaan Pembelian Barang untuk Bagian

Administrasi. Bagian Administrasi membuat Purchase Order yang

akan dikirimkan ke supplier, dan supplier segera mengkonfirmasikan

info jumlah DP yang harus dibayarkan. Bagian Administrasi lalu

membuat Surat Permintaan Pembayaran untuk Bagian Operasional

yang akan membayarkan jumlah DP.

Setelah dilakukan pembayaran, Supplier mengirimkan barang

yang akan diterima oleh Bagian Impor. Bagian Impor akan mengecek

keadaan barang tersebut. Jika barang dalam keadaan cacat maka

dibuatlah Surat Pengembalian Barang yang diberikan kepada Bagian

Operasional. Namun, jika barang dalam keadaan baik, maka Bagian

Impor akan membuat Surat Pencatatan Barang untuk diberikan ke

Bagian Gudang.

191

Bagian Gudang akan membuat Surat Jalan untuk Bagian

Pengiriman yang akan melakukan pengiriman barang ke pelanggan

atau toko cabang.

Perubahan skenario bisnis ini dipengaruhi oleh pengadaan sistem

informasi dan teknologi yang akan membantu tiap-tiap bagian mampu

berbagi informasi dan data secara tepat sehingga membantu

perusahaan dalam melakukan aktivitas bisnisnya secara efektif.

4.9.3.2 Planning Assumption

Dengan perubahan yang kami usulkan untuk perusahaan, maka

akan terjadi banyak asumsi perencanaan pada struktur organisasi, alur

proses bisnis, strategi perusahaan, serta penambahan sistem informasi

dan teknologi yang saling berhubungan satu sama lain. Hal ini

menyebabkan tiap bagian mempunyai tanggung jawab pekerjaan yang

sesuai dengan fungsinya. Selain itu penambahan bagian SI/TI

diperlukan perencanaan perangkat yang akan digunakan untuk

memaksimalkan kinerja sistem, perekrutan sumber daya manusia yang

kompeten, pelatihan karyawan terhadap SI/TI perusahaan, dan

mengelola SI/TI yang ada secara rutin.

192

4.9.3.3 Updating Current & Future View

Pandangan masa depan dan yang sedang berjalan menunjukkan

proses bisnis yang berubah dengan penambahan surat-surat sebagai

bukti atas aktivitas penting dalam proses bisnis yang dilakukan oleh

bagian-bagian perusahaan. Penggunaan sistem informasi dan teknologi

juga menjadi perbedaan pandangan masa depan dengan yang saat ini

dalam pengerjaan aktivitas bisnis dan berbagi infomasi dan data. Oleh

karena itu, dibutuhkan waktu untuk penyesuaian dalam melakukan

perubahan ini agar mampu mencapai tujuan perusahaan.

Goal & Initiative

Perencanaan strategi-strategi baru dalam rangka mencapai

tujuan perusahaan perlu dikembangkan agar PT. Pakarti Graha

Sentosa mampu memanfaatkan peluang yang ada dan

mempunyai keunggulan bersaing dengan kompetitor lainnya.

Oleh karena itu, perusahaan harus melihat hal-hal apa sajakah

yang mampu mempengaruhi kondisi persaingan bisnis berubah

dan dengan segera menyiapkan strategi untuk menghadapinya.

Product & Service

Aktifitas bisnis yang dilakukan oleh PT. Pakarti Graha Sentosa

meningkat dengan penggunaan teknologi informasi dalam hal

operasional, seperti pemesanan barang dan juga layanan pada

pleanggan.

193

Data & Information

Bentuk informasi dan data yang masih berupa kertas atau form

punya kemungkinan hilang, rusak, atau sulit dicari saat

dibutuhkan. Oleh karena itu, kami mengusulkan untuk

pembuatan form melalui komputer dengan penyimpanan

melalui sistem database agar data mudah ditemukan, serta

pembagian informasi dapat dilakukan secara cepat pada bagian

yang saling berhubungan.

System & Application

Aplikasi yang digunakan PT. Pakarti Graha Sentosa hanya

MYOB digunakan oleh Bagian Gudang untuk pencatatan

barang saja harus dikembangkan untuk fungsi yang lebih

sesuai, seperti membuat laporan laba rugi. Selain itu,

pengadaan sistem yang terintegrasi untuk meningkatkan fungsi-

fungsi dalam perusahaan. Penambahan sistem dan aplikasi

yang kami usulkan diharapkan dapat membantu kinerja para

bagian-bagian dalam menjalankan pekerjaannya.

Network & Infrastructure

Penambahan server pada untuk penyimpanan data atau form

aktivitas perusahaan, serta pengembangan infrastuktur

spesifikasi komputer dan jaringan LAN yang dapat menunjang

kinerja sistem yang dikembangkan.

194

Security

Pada bagian keamanan kami mengusulkan untuk

menambahkan keamanan fisik seperti petugas keamanan dan

cctv. Selain itu dalam hal sistem dan teknologi informasi diberi

keamanan seperti firewall, antivirus, dan hak akses yang

berbeda-beda pada tiap bagian.

4.9.3.4 Sequencing Plan

Gambar 4.12 Sequencing Plan

195

Gambar diatas merupakan skema rencana berkelanjutan dalam

pengadaan sistem dan aplikasi pada PT. Pakarti Graha Sentosa yang

diusulkan.

Penjelasan :

Q1 – Q2 : Sistem yang telah digunakan oleh perusahaan sampai saat

ini.

Q-2 – Q5 : Sistem usulan yang dapat digunakan oleh PT. Pakarti

Graha Sentosa untuk menghadapi persaingan bisnis kedepannya.

Penjelasan :

1. Q1 - Q2 Tahun 1 (2010)

MYOB adalah software yang digunakan oleh PT. Pakarti

Graha Sentosa untuk pencatatan stok barang dari tahun

2010.

2. Q2 - Q3 Tahun 2 (2013)

Knowledge Management mempunyai peran untuk

mengelola hal-hal penting yang berkaitan dengan

perusahaan. Knowledge management juga berguna untuk

pelatihan sumber daya manusia yang ada di perusahaan.

Pengadaan website untuk meluaskan pangsa pasar,

mempromosikan produk, dan mendapatkan pelanggan

baru.

196

3. Q3 - Q5 Tahun 3 (2014)

Sistem aplikasi integrasi akan menghubungkan bagian-

bagian yang saling berkaitan untuk pembagian data dan

informasi.

Executive Support System merupakan aplikasi yang

mendukung pengambilan keputusan para eksekutif

perusahaan.

Server sebagai pusat tempat penyimpanan data-data

perusahaan.

Maintenance merupakan cara bagian IT untuk mengelola,

memelihara dan mengembangkan teknologi informasi yang

ada di perusahaan.

4.9.3.5 Configuration Management

197

Gambar dibawah adalah prosedur dimana pengembangan perusahaan

menggunakan metode EA dilakukan.

Gambar 4.12 Configuration Management

Dimulai dengan pembuatan Form Pengajuan Peningkatan Perusahaan

dengan EA, lalu dilakukan penganalisaan perusahaan dengan menggunakan

metode EA, jika perusahaan tidak memerlukan EA maka akan ditolak, jika

perlu maka dilakukan implementasi EA untuk perusahaan secara bertahap.

Setelah dilakukan implementasi EA maka akan dilakukan evaluasi terhadap

hasil yang ada, jika implementasi memerlukan perbaikan maka akan

dilakukan analisis ulang, jika tidak akan dilakukan pengembangan EA. EA

yang disetujui oleh perusahaan, maka akan selalu dilakukan pengembangan

secara berkala, jika tidak maka akan kembali pada pembuatan

198

form/proposal untuk pengajuan pengembangan analisis menggunakan

metode EA.

4.9.4 EA Glosary & Reference

Enterprise

Tempat dimana segala aktivitas dan tujuan-tujuannya dalam suatu

organisasi dimana informasi dan sumber daya saling bertukar data dan

berinteraksi atau bekerja sama dengan organisasi-organisasi lainnya.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

Enterprise Architecture

Suatu metode dan praktek manajemen untuk meningkatkan kinerja suatu

perusahaan dengan cara mengintergrasikan strategi perusahaan, praktek-

praktek bisnis, alur-alur informasinya dan sumber daya teknologinya.


Current View

Sebuah artefak EA untuk mengetahui komponen-komponen EA atau

proses bisnis yang sedang berjalan saat ini dalam perusahaan.


Future View

Sebuah artefak EA untuk mengetahui komponen-komponen EA atau

proses bisnis yang ada di dalam perusahaan untuk masa mendatang.


4.9.5 EA Repository Presiden Direktur Pemegang saham

Memanfaatkan peluang sesuai dengan kekuatan internal Perencanaan & penerapan

Enterprise Architecture

199

Peninjauan Budget

Persetujuan Budget

review proses bisnis

Timbal balik teknis

EA Pembaruan keamanan

Furnitur dokumentasi dokumentasi

Gambar 4.14 EA Repository

Penjelasan :

Presiden Direktur dan pemegang saham akan melakukan peninjauan budget

dari rencana penggunaan metode Enterprise Architecture bagi perusahaan.

Jika Presiden Direktur dan pemegang saham menyetujui budget yang telah

ditinjau, maka perusahaan akan memanfaatkan kekuatan internal sesuai

dengan budget yang telah disetujui. Setelah itu dilakukan analisis pada

Arsitektur Perusahaan & Peninjauan Keamanan Internal

Seleksi karyawan Analisis & perancangan aplikasi Evaluasi

Arsitektur perusahaan & peninjauan keamanan Eksternal

Data-data masih manual Belum adanya web

Standar operasi

Pengembangan hardware & software

Keamanan hardware & software

Operating system Jaringan

Workshop

Penjadwalan

Waktu pengiriman barang

Saran kritik

Accounting

Gaji karyawan

Surat permintaan pembayaran

Sales & Marketing

Promosi

Rencana penjualan

Penjualan barang

Keuangan

Rencana anggaran

Laporan keuangan

Teknologi informasi

Rencana strategi IT

Rancangan SI/IT

Gudang

Pencacatan barang

Pengecekan barang

SPPB

Laporan stok barang

HRD

Recruitment sdm

Evaluasi kinerja

Training karyawan

200

arsitektur dan keamanan baik yang internal maupun eksternal yang nantinya

akan didokumentasikan. Review proses bisnis yang ada di perusahaan

bertujuan untuk disesuaikan dengan perencanaan dan penerapan EA saat ini

yang menghasilkan standar operasi untuk perencanaan arsitektur masa depan

perusahaan.

thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4doc/2011-2-00444-si bab4001.doc · web viewbab 4....

Documents