BAB 4

HASIL PENELITIAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

4.1.1 Sejarah Perusahaan

Nama Panorama Tours telah berada di urutan teratas di industri Tours & Travel di

Indonesia selama beberapa tahun terakhir. Beroperasi sebagai ‘Travel Agent dan Tour

Operator’, Panorama Tours telah menciptakan banyak produk dan jasa dengan

menggunakan merek ‘Panorama Tours’, yang dijual melalui 26 Kantor Cabang dan Sales

Outlet (per Oktober 2007) secara nasional. Menurut standard di industri travel, beberapa

dari produk-produk ini bisa dikategorikan sebagai produk dan pelayanan yang inovatif.

Lahir dalam keadaan pertumbuhan cepat dalam kelompok, Panorama Tours

tumbuh dan menjadi pemimpin pasar nasional selama dekade pertama beroperasi.

Ternyata menjadi perjalanan dan manajemen rekreasi perusahaan pemenang penghargaan

melalui inovasi dan ekspansi yang luas. Adikarya Wisata 2010, Enam penghargaan

IMAC selama 2008-2013, dua Pariwisata Indonesia Award, tujuh MURI Records dan

ratusan lagi dari pemerintah, badan pariwisata, lembaga independen dan industri

membuktikan bahwa Panorama Tours telah menjadi pemain yang kuat di industri.

Dengan layanan mulai dari perusahaan manajemen perjalanan, waktu luang dan

manajemen perjalanan ritel, perjalanan insentif korporasi, perjalanan online, dokumen

perjalanan dan jasa formalitas, untuk perjalanan franchise, Panorama Tours menyediakan

one-stop solution untuk melayani pelancong bisnis maupun rekreasi serta pengusaha.

Dengan ratusan konsultan perjalanan di tidak kurang dari 100 point of sales di seluruh

Indonesia dan kantor regional di Malaysia, Singapura, dan Beijing. Panorama Tours

senang untuk membantu pelanggan lokal dan asing, sementara Panorama Dunia

menawarkan kemungkinan waralaba.

Dengan ke enam divisinya: Corporate, Retail, Consolidator, Leisure, Domestic

dan Outbound Corporate Incentive; bersama dengan perusahaan-perusahaan subsidiary-

nya; “secara keseluruhan” disebut “perpanjangan tangan outbound” dari induk

perusahaannya PT. Panorama Sentrawisata Tbk (juga dikenal sebagai ‘Panorama

Leisure’, satu dari kelompok perusahaan perjalanan wisata paling terkemuka di

Indonesia).

Kedua induk perusahaan disebut: Panorama Leisure meliputi semua portofolio yang

fokus ke bisnis perjalanan wisata; dan semua portofolio produk dan pelayanan oleh

Panorama Tours, maupun bisnis lain di bawah Panorama Leisure disebut “Panorama

World ”.

4.1.2 Profil Perusahaan

Nama Perushaan : PT. Panorama Tours Indonesia

Tahun Berdiri : 1972

Alamat : Panorama Building 3rd Floor

Jl. Tomang Raya No. 63

Jakarta, Indonesia 11440

Website : www.panorama-tours.com

Fax : +62 21 2556 5556

Telepon : +62 21 2556 5555

4.1.3 Logo Perusahaan

Gambar 4.1. Logo Panorama Tours

4.1.4 Visi dan Misi

Visi : Menadi perusahaan terkemuka di bidang ‘outbound travel & leisure’

Misi : Misi Perushaan dibagi menjadi 5, yaitu:

1. Secara proaktif mengembangkan aktivitas 6 bisnis utama: Leisure, Retail,

Korporasi, Incentive Outbound dan Domestik dan Wholesaling.

2. Memberikan suatu pengalaman berlibur yang menyenangkan dari produk-

produk dan layanan yang inovatif dalam suatu keseimbangan yang baik antara

atensi pribadi dan teknologi informasi.

3. Untuk mempertahankan suatu pelayanan yang dapat diandalkan, harga yang

kompetitif dan kejujuran dalam berbisnis.

4. Untuk menciptakan konsultan perjalanan profesional yang berdedikasi dan

handal.

5. Memperluas wilayah operasional ke titik-titik pelanggan terdekat di seluruh

Indonesia.

6. Berusaha untuk mendapatkan yang terbaik bagi pelanggan, karyawan, mitra

bisnis dan pemegang saham.

4.1.5 Sejarah sekilas

1997 : Dioperasikan Panorama Tours TMC

(nama hokum PT. regina Alta Panorama)

200 : Merestruksi dan diganti PT. Tirta Putra Wisata

2005 : Satu-satunya dan peruhsaan tour & travel yang

telah diberikan Superbrands

2007 :Travel pertama yang telah membawa kelompok 1000 orang

untuk melakukan outbond

2011 : Merestruksi dan diganti PT. Panorama Tours Indonesia

4.1.6 Struktur Organisasi

Gambar 4.2 Struktur Organisasi

4.1.7 Job Description

Information Management

Information management adalah department yang mendukung para pengambil

keputusan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian).

a. Perencanaan Strategis

Fungsi utama kegiatannya adalah menentukan tujuan perusahaan, terutama yang

menyangkut penyediaan dan pemanfaatan SDM. Oleh karena itu informasi yang

dibutuhkan untuk itu haruslah memberikan gambaran yang menyeluruh dan lengkap.

b. Manajemen Kontrol

Biasa dilaksanakan oleh manajemen menengah. Sehingga informasi-informasi yang

dibutuhkan untuk pengotrolan manajemen ini memerlukan tingkat kerincian yang

lebih tinggi.

c. Pengendalian Operasi

Informasi yang diperlukan pada tingkat pengendalian ini berasal dari proses transaksi

sehari-hari dan biasanya berjangka waktu pendek serta membutuhkan informasi yang

rinci/menyeluruh.

Accounting

Accounting merupakan jabatan yang bertanggung jawab atas laporan aktivitas

keuangan secara tertulis selain itu pada jabatan ini dituntut untuk mengerti masalah

perpajakan yang berlaku di negara Indonesia karena laporan perpajakan perusahaan

dibuat oleh Accounting.

a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan

b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan

c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan

d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan

atau tahunan )

e. Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan

atau tahunan )

f. Melakukan pembayaran gaji karyawan

1. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan

kemampuan keuangan perusahaan

Finance

Divisi finance bertugas melaksanakan kegiatan administrasi keuangan

perusahaan (jurnal entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran,

keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan.

a. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan

b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program Melakukan

transaksi keuangan perusahaan

c. Melakukan pembayaran kepada supplier

d. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas

keuangan perusahaan

e. Melaukan penagihan kepada customer

f. Mengontrol aktivitas keuangan/transaksi keuangan perusahaan

g. Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan

h. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external

i. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen

j. Entry SAP

k. Melakukan Evaluasi budget

l. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan

m. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu

n. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya

Human Resource Management

Fungsi department Human Resource Management adalah mengatur hubungan

dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien

dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal)

bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

a. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human

Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.

b. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.

c. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan

karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan

dari masing-masing divisi.

d. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi

dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.

e. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal,

serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen

dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.

f. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa

berlakunya kontrak kerja.

g. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik

h. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak,

menikah, berhenti).

Coorporate Communicaton

Fungsi Department Coorporate Communication mengeluarkan pesan

perusahaan kepada publik. “Publik”, baik dari internal yaitu karyawan, stakeholder,

dan pemegang saham maupun eksternal seperti agens-agensi, mitra, media,

pemerintah, badan industri dan institusi-institusi, serta masyarakat intelek dan

masyarakat umum. Corporate Communication membantu organisasi menjelaskan

misi perusahaan, menggabungkan banyak visi dan nilai-nilai menjadi sebuah pesan

kohesif kepada stakeholder. Tangung jawab Coorporate Communications yaitu:

a. Menyempurnakan profil dari perusahaan (coorporate branding).

b. Meminimalkan perbedaan antara identitas perusahaan yang diinginkan dan fitur

merek;

c. Mendelegasikan tugas-tugas dalam komunikasi.

d. Merumuskan dan melaksanakan prosedur yang efektif untuk membuat keputusan

mengenai urusan komunikasi.

e. Menggerakkan dukungan internal dan eksternal demi tujuan-tujuan perusahaan.

f. Berkoordinasi dengan perusahaan-perusahaan bisnis internasional.

Panorama Learning Academy

Panorama Learning academy adalah department khusus yang mengatur dan

memberi arahan mengenai pengembangan karyawan, dalam hal ini PT. Panorama Tours

memberikan pelatihan khusus dalam bidang tour dan travel pada setiap karyawanya,

pelatihan dan pemberian materi ini bertujuan agar semua karyawan mengerti dengan

produk dan mengerti cara melayani konsumen.

4.1.8 Subsidiary Panorama

Gambar. 4.3 Subsdiary Panorama

4.1.9 Produk dan Layanan Panorama Tours

Produk-produk dan layanan yang disediakan oleh PT. Panorama Tours Indonesia,

yaitu:

1. Travel Management (TVM)

Unit usaha Manajemen Travel berfokus pada kedua perusahaan, untuk

memenuhi pasar yang ada dan berkembang. Menjabat sebagai ‘one stop travel

solution’, pengembangan bisnis perusahaan memiliki lebih dari seribu rekening

perusahaan dan memperkuat posisinya sebagai salah satu agen perjalanan

perusahaan terkemuka di Indonesia. Didukung oleh teknologi terbaru dan state-of-

the-art sistem, yang menyediakan tim profesional call-corporate-center

dikembangkan untuk menyediakan layanan dan bantuan selama dua puluh empat

jam. Bisa dihubungi melalui pusat layanan untuk memberikan layanan eksklusif.

2. Leisure Tour Management

Leisure Tour Manajemen mempersiapkan dan menawarkan paket tur

kelompok ke hampir setiap bagian dari dunia untuk pelanggan ritel, yang berkisar

dari individu, pasangan, dan untuk keluarga. Peserta tour akan mengalami saat

kerumitan-bebas, tanpa mempersiapkan tiket pesawat, pemesanan hotel dan

transportasi darat dan antrian untuk masuk obyek wisata.

Melalui banyak kategori yang berbeda dari pasar, Leisure Tour

Manajemen berusaha untuk mencapai yang lebih luas dengan berbagai usia dan

preferensi pribadi. Penawaran Mengejutkan, produk termuda yang dirumuskan

oleh tim, memberikan penawaran terbaik dengan harga yang paling kompetitif di

pasar. Penawaran Mengejutkan akan didasarkan pada pengaturan khusus dan

tujuan akan mengubah setiap sekarang dan kemudian.

Leisure Tour Manajemen juga menawarkan varietas untuk berbagai

produk seperti Cruise, Moslem, Ziarah (Kristen dan Katolik) dan Exotic bagi

mereka yang menginginkan sentuhan mewah di perjalanan mereka.

3. Corporate Insentive Management (CIM)

Manajemen Insentif Perusahaan menjalankan perencanaan, persiapan dan

pelaksanaan perjalanan insentif perusahaan. Ini terdiri dari kelompok profesional

perjalanan, masing-masing menjabat sebagai pengolah perjalanan yang kliennya

mulai dari perusahaan menengah kecil dan perusahaan besar. Pelanggan insentif

perusahaan adalah mereka yang telah melampaui target dan mencapai di atas

harapan; mereka adalah individu khas yang pantas perhatian khusus. Sementara

manajemen puncak mensponsori perusahaan perlu mengelola waktu mereka untuk

jaringan, berbaur dan menikmati diri mereka sendiri juga, mereka membutuhkan

untuk mempercayakan setiap detail operasi kecil untuk diurus secara profesional.

Tidak peduli seberapa kecil, menengah, besar atau besar kelompok adalah;

membutuhkan pengalaman hosting yang eksklusif seperti top eksekutif liburan,

penerbangan charter VIP partai, limo dan mentransfer helikopter, atau insentif

yang dirancang secara individual; tim kami mampu menciptakan dan mengelola

program yang sesuai yang memberikan pengalaman yang sempurna untuk

permintaan unik setiap perusahaan.

4.1.10 Outlet dan Cabang PT. Panorama Tours Indonesia

Outlet dan Cabang yang tersebar luas di Indonesia:

a. Panorama Tours & Travel Summarecon Mall Serpong

b. Panorama Tours & Travel Menara Rajawali

c. Panorama Tours & Travel Plaza Senayan

d. Panorama Tours & Travel Plaza Indonesia

e. Panorama Tours & Travel Mall Artha Gading

f. Panorama Tours & Travel Pacific Place Mall

g. Panorama Tours & Travel Sona Topas

h. Panorama Tours & Travel Mall Puri Indah

i. Panorama Tours & Travel BRI 2 Sudirman

j. Panorama Tours & Travel Arjuna Square

k. Panorama Tours & Travel Mall Kelapa Gading 2

l. Panorama Tours & Travel Pluit Village

m. Panorama Tours & Travel Menara Kadin

n. Panorama Tours & Travel Talavera Office Park

o. Panorama Tours & Travel Bandung

p. Panorama Tours & Travel Bali

q. Panorama Tours & Travel Botani Square

r. Panorama Tours & Travel Makasar

s. Panorama Tours & Travel Surabaya

t. Panorama Tours & Travel

4.1.11 Event ‘World Of Panorama’

Panorama Group menggelar The World of Panorama (WOP) yang berlangsung

di Mall Puri Indah pada tanggal 9-11 Mei 2014, WOP adalah pameran tunggal yang

diadakan secara rutin oleh Panorama Group. Pada pameran travel tersebut banyak

memberi highlight pada penawaran produk perjalanan untuk musim liburan Juni 2014.

Berbagai paket favorit ditawarkan, mulai dari perjalanan Asia, Eropa, Amerika, hingga

Amerika Latin dan Mediterania. Untuk penyuka wisata belanja, musim ini Panorama

Tours menawarkan China Shopaholic selama 8 hari mengunjungi Hongkong, Shenzhen,

Macau, Zuhai, Panyu dan Guangzhou.

Berbagai paket tour ini ditawarkan dengan diskon hingga USD 1,000, bonus tas,

asuransi perjalanan gratis yang berlaku untuk produk-produk tertentu. Selain menggarap

segmen peminat group tour selama beberapa tahun belakangan, Panorama Tours juga

menghidupkan kembali individual packages yang menyasar pasar lebih muda melalui

JaHe (jalan-Jalan Hemat). Ratusan produk berupa paket tiket pesawat dan akomodasi,

tiket masuk, paket overland, paket bulan madu, dan sebagainnya ditawarkan dalam brand

JaHe.

Khusus untuk WOP, Bank BNI, BCB dan Allianz memberikan kesempatan

pemegang kartunya untuk melakukan pembelian Royal Carrabean dengan diskon hinga

dua puluh persen. Paket istimewa lainnya adalah gratis 1 tiket anak untuk pembelian 2

tiket dewasa pada pembelian tiket masuk Universal Studio Singapore. Dalam rangka

mendukung dan meningkatkan kunjungan wisatawan dalam negeri sekaligus

mempromosikan kembali cagar budaya Indonesia, Panorama Tours bekerja sama dengan

Taman Wisata Candi Borobudur, Prambanan dan Ratu Boko.

Di samping itu, selama tiga hari pameran, pengunjung akan dimanjakan

penawaran-penawaran istimewa lain dari perusahaan-perusahaan di bawah Panorama

Group dan penampilan-penampilan tarian dari berbagai daerah Indonesia serta lomba

mewarnai khusus untuk anak-anak. Pengunjung juga dapat melakukan konsultasi

mengenai travel photography di booth Premium Mentor Series yang berpengalaman dan

ahli dalam hal fotografi. Kaffein, perusahaan termuda dalam Panorama Group siap untuk

menjamu tamu-tamu yang berbelanja dengan pilihan minuman dan makanan kecil.

4.2 Hasil Penelitian

Berdasarkan dari data wawancara yang dilakukan dengan beberapa informan dari

PT. Panorama Tours Indonesia, maka reduksi data yang sudah didapat melalui hasil

wawancara dan observasi berdasarkan teori komunikasi organisasi eksternal dan model

komunikasi Shannon dan Weaver. Tahap selanjutnya mennggunakan analisis triangulasi

untuk mengecek keabsahan data yang terkumpul melalui wawancara terhadap informan

dan menganalisis jawaban narasumber dengan meneliti kebenaranya dengan sumber data

lain yang tersedia.

4.2.1 Komunikasi Organisasi Eksternal

Komunikasi Organisasi Eksternal adalah kegiatan komunikasi antara organisasi

dengan pubik diluar organisasi. Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan

keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja

sama publik eksternal. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang

harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya. Salah satunya

dengan melakukan komunikasi dengan publik eksternal secara informatif dan persuasif.

Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna. Secara persuasif,

komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik)

sehingga timbul rasa tertarik. Komunikasi organisasi eksternal merupakan kegiatan yang

biasa dilakukan oleh seorang Public Relations, dimana Public Relations menjadi

penghubung antara organisasi denga publik eksternal. Seperti yang diungkapkan oleh

Firsan Nova dalm bikunya Crisis Public Relatios:

“Fungsi utama Public Relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antarlembaga (organisasi) dengan publiknya, internal maupun eksternal dalam rangka menanamkan pengertian , menumbuhkan motivasi dan partisipas ipublik dalam rupaya meciptakan iklim pendapat publik (opini publik) yang menguntungkan lembaga organisasi (Nova, 2009:38).

Hal yang sama juga dijelaskan oleh Ibu Memey selaku Coorporate Communications PT.

Panorama Tours Indonesia:

“Coorporate Communications PT. Panorama Tours Indonesia tugasnya adalah mengatur komunikasi organisasi dengan pihak internal dan eksternal perusahaaan. Sebelum tahun 2010 PT. Panorama Tours Indonesia mempunya divisi Public Relations khusus, tetapi semakin banyakanya produk yang dikeluarkan oleh Panorama Groub akhirnya divisi Public Relations dijadikan satu department dengan Coorporate Communications.”

Komunikasi organisasi ekstenal ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan,

yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung

dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen dan

pesaing. Komunikasi organisasi eksternal yang dilakukan oleh organisasi disalurkan melalui

kegiatan-kegiatan Public Relations. Seperti yang dijelaskan oleh Ibu Memey selaku Coorporate

Communicatons:

“Dipilihnya event travel fair “World Of Panorama 2014”merupakan momentum yang digunakan PT. Panorama Tours dalam berhubungan dengan lingkungan eksternal perusahaan. Event travel fair ini bertujuan untuk mendekatkan diri ke publik dan mempermudah konsumen dalam mencari informasi tentang produk paket wisata PT. Panorama Tours, membina hubungan dengan perusahaan yg ikut bekerjasama serta membangun hubungan yang baik dengan media pers”

Hal yang sama juga diungkapakan Ibu Devy selaku PIC Event “World Of Panorama:

“Melalui event world of panorama, perusahaan menjalin hubungan baik dengan lingkungan eksternalnya, dengan memfasilitasi konsumen dengan beraneka ragam produk pilihan paket wisata dengan harga yang terjangkau”

Pentingnya mempertahankan keselarasan tepat antara organisasi dengan lingkungannya

dalam kaitan interaksi antara organisasi dengan lingkungannya, efektifitas terutama sebarapa

baik suatu organisasi dapat memahami, bereaksi terhadap dan mempengaruhi lingkungan.

Seperti yang diungkapkan oleh Ibu Memey sebagai Coorporate Communication:

“Keberhasilan event travel fair sanagat berpengaruh terhadap citra PT. Panorama Tours dimata publik, oleh karena itu semua Travel Consultan yang melayani konsumen, dibekali pelatihan dalam berkomunikasi dan pengetahuan mengenai produk paket wisata. Tanpa adanya pengetahuan yang luas proses komunikasi antara konsumen dan Travel Consultant bisa terhambat, karena kepuasan dan kepercayaan konsumen penting bagi perusahaan”

Hal yang sama juga diungkapkan Ibu Elvira selaku Travel Consultant:

“Kita berusaha melayani konsumen sebaik mungkin, walaupun kadang beberapa konsumen butuh waktu yang lama dalam memahami ketentuan produk paket wisata, tapi balik lagi tamu adalah raja, jadi saya tugasnya hanya melayani sebaik mungkin”

Tujuan komunikasi organisasi eksternal adalah mengelola komunikasi dua arah,

yaitu komunikasi organisasi dengan publik dan organisasi publik dengan organisasi.

komunikasi organisasi eksternal dua arah yang berjalan efektif dapat menciptakan

identitas dan citra perusahaan yang efektif. Seperti yang diungkapkan Griffin dalam

bukunya yang berjudul Manajaemen:

“Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri, karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.”

Hal yang sama juga diungkapkan oleh Ibu Devy selaku PIC World Of Panorama:

“Event travel fair “World Of Panorama 2014”juga akan mengundang wartawan dalam press conference dan kita akan membagikan press realese, tujuan kita mengundang wartawan selain salah sebagai bentuk publikasi atau menyebarkan informasi melalui media tentang aktifitas perusahaan. Dengan adanya publikasi ini diharapkan publik dapan memberikan umpan balik yaitu citra yang positif”

Dalam menjalakan suatu hubungan komuniksi organisasi eksternal yang baik,

publik harus mendapatkan informasi yang baik dari sebuah organisasi, oleh karena itu

organisasi harus memilih media yang cocok dalam proses penyebaran informasi. Seperti

yang diungkapkan Ibu Memey sebagai Corporate Communication PT. Panorama Tours:

“Penyebaran informasi kepada publik mengenai event “World Of Panorama 2014”biasanya kita menggunakan brosur, email blast, iklan di media cetak yang disebar luaskan H-14 event berlangsung”

Hal yang sama juga diungkapkan Ibu Devy sebagai PIC event World Of Panorama:

“Event “World Of Panorama 2014”ini kan event travel fair tunggal PT. Panorama Tours, jadi proses penyebaran informasi juga termasuk urusan kita beda dengan event travel fair yang gabungan, event travel fair gabungan penyebaran informasi atau iklannya adalah urusan event organizer. World Of Panorama tahun ini kita menyebarkan informasi melalui email blast, brosur, iklan dimedia cetak dan spanduk didepan mall”

4.2.2 Proses Penyampaian Pesan

Pada setiap komunikasi mempunyai unsur-unsur yang menjadi satu rangkaian

dalam terciptanya proses komunikasi. Proses komunikasi dalam Event travel fair ini

dapat melihat komponen-komponen yang melingkupinya untuk mencermati proses yang

terjadi. Dalam hal ini untuk mencermati proses komunikasi menggunakan komponen-

komponen komunikasi yang terdapat pada teori Shannon dan Weaver yaitu (Muhammad,

2011):

1) Sumber Informasi

Sumber informasi adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam sebuah

proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau

sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan.

Sperti yang diungkapkan oleh Ibu Devy sebagai PIC event World Of Panorama:

“Panorama menyediakan Travel Consultant sebagai sumber informasi dalam proses

komunikasi dengan konsumen pada saat event travel fair. Travel consultan adalah team

khusus yang tugasnya melayani konsumen dalam menjelasan dan memberi informmasi

mengenai produk paket wisata”

Dibahas lebih lanjut, hal yang sama juga dituturkan oleh Ibu Elvira sebagai Travel

Consultant dalam event World Of Panorama:

“Saya sebagai Travel Consultant bertugas untuk memberikan informasi kepada konsumen atau pengunjung mengenai produk paket wisata”.

2) Transmitter

Transmitter adalah sebuah perangkat komunikasi yang dapat menyalurkan sumber

informasi ke sistem komunikasi. Pemancar melakukan proses modulasi, yaitu menitipkan

pesan pada sinyal pembawa (carrier) agar proses komunikasi dapat berjalan dengan baik.

Pemilihan transmitter tergantung pada jenis komunikasi yang digunakan, yaitu

komunikasi tatap muka dan komunikasi melalui mesin. Seperti yang Ibu Devy jelaskan

sebagai PIC event World Of Panorama:

“Proses komunikasi dan penyampaian pesan antara travel consultant dan pengunjung sifatanya face to face (tatap muka), hal ini dilakukan untuk mengurangi kesalahpahaman informasi. Travel consultant yang saya tugaskan di event World Of Panorama sebanyak dua puluh oraang”

Dalam komunikasi tatap muka transmitter yang digunakan adalah mekanisme

suara yang menghasilkan sinyal (kata-kata terucapkan). Hal yang sama diungkapkan

Muhammad dalam buku berjudul Komunikasi Organisasi:

“Komunikasi tatap muka yang menjadi transmitter adalah alat-alat pembentuk suara dan dihubungkan dengan organ tubuh yang terlibat dalam komunikasi nonverbal”

3) Penyandian (Encode) Pesan

Encocing adalah apa yang akan disampaikan oleh sumber di dalam pikirannya yang

diubah menjadi pesan berupa verbal maupun nonverbal sehingga pesan tersebut

dimengerti oleh penerima pesan. Seperti yang diungkapkan Ibu Elvira sebagai Travel

Consultant:

“Ketika saya berkomunikasi dengan pengunjung biasanya saya berbicara mengenai kelebihan produk paket wisata, keuntungan yang diperoleh dan menawarkan produk paket wisata khusus dan program-program khusus.”

Hal serupa diungkapkan juga oleh Ibu Melani sebagai Travel Consultant:

“kontak mata pada saat saya berkomunikasi dengan pengunjung merupakan salah satu hal yang penting, agar pengunjung fokus dalam berkomunikasi dengan saya”

Pesan adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun

tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain. Pesan menjadi inti dari setiap

komunikasi yang terjalin. Hal serupa diungkapkan Ibu Elvira sebagai travel consultant

dalam event World Of Panorama.

“Informasi yang disampaikan Travel Consultant kepada pengunjung dan konsumen adalah informasi mengenai produk paket wisata, seperti negara yang dituju, tanggal keberangkatan, tempat-tempat wisata yang akan dikunjungi dan fasilitas yang konsumen dapat selama wisata”

Hal yang sama juga diungkapkan oleh Ibu Melani sebagai Travel Consultant:

“Sebelum menyampaiakan pesan mengenai paket wisata, kita harus tmengetahui terlebih dahlu pengunjung mempunyai minat liburan kemana, setelah itu baru kita berikan keterangan dan pilihan produk paket wisata PT. Panorama Tours. Kita juga akan memeberikan informasi mengenai produk khusus dalan “ World Of Panorama” tahun ini.

4) Penerima

Penerima pesan adalah seorang individu atau banyak individu yang mempunyai tugas

menganalisis dan menginterpretasikan pesan baik disengaja maupun tidak disengaja.

Seperti yang diungkapkan oleh Muhammad dalam buku Komunikasi Organisasi:

“Pada komunikasi tatap muka kemungkinan transmitter menyandikan pesan dengan menggunakan alat-alat suara dan otot-otot tubuh, Penerima dalam hal ini adalah alat-alat tubuh yang sederhana yang sanggup mengamati sinyal”.

Penerima pesan pada saat komunikasi tatap muka yang terjadi antara travel

consultant adalah indra pendengar. karena transmitter yang digunakan dalam

penyampaian pesan adalah suara yang keluar dari mulut. Hal yang serupa disampaikan

oleh Ibu Elvira sebagai Travel Consultant World Of Panorama:

“Dalam proses pemberian informasi kita menjelasakan dengan berbicara dan pengunjung mendengarakan apa yang saya sampaikan, sehingga informasi yang saya berikan dapat dicerna oleh otak si pengunjung”

5) Tujuan

Tujuan dalm proses penyampaian pesan adalah otak, sehingga otak dapat berfikir dan

menginterpretasikan melalui tindakan-tindakan dan respon yang baik. Seperti yang

diungkapkan Ibu Melani sebagai Travel Consultant dalan event World Of Panorama:

“Tujuan dalam proses penyampaian pesan World Of Panorama adalah, travel consultant bisa memberikan informasi mengenai produk paket wisata PT. Panorama Tours. Selain itu pada kesempatan ini kita juga memberikan penawaran-penawaran dan harga khusus ke beberapa tujuan wisata, agar minat pengunjung dan konsumen semakin tinggi dalam berwisata”

Hal yang serupa juga diungkapkan Ibu Elvira sebagai travel consultant World Of

Panorama:

“Penawaran khusus paket wisata itu tujuannya untuk mengajak pengunjung untuk

membeli paket wisata dengan keuntungan-keuntungan yang menarik seperti harga yang terjangakau atau fasilitas yang diberikan selama liburan”

6) Sumber gangguan

Tidak mudah untuk melakukan komunikasi secara efektif. Bahkan beberapa ahli

komunikasi menyatakan bahwa tidak mungkinlah seseorang melakukan komunikasi

yang sebenar-benarnya efektif. Ada banyak hambatan yang bisa merusak komunikasi.

Hal tersebut diungkapkan oleh Muhammad dalam bukunya Komunikasi Organisasi:

“Gangguan itu selalu ada dalam tiap-tiap komunikasi. Oleh sebabp itu kita harus menetralkan gangguan dan tidak terkejut dengan gangguannya”.

Model komunikasi Shannon dan Weaver melihat adanya sumber gangguan pada waktu

memindahkan sinyal dari transmitter kepada si penerima. Gangguan tersebut yang dapat

mengganggu kelancaran proses komunikasi atau proses penyampaian pesan. Hal yang

serupa juga diungkapkan oleh Ibu Devy sebagai Corporate Communication dalam World

Of Panorama:

“Dalam World Of Panorama gangguan yang terjadi biasanya gangguan tekhnis, seperti internet yang terkadang sinyalnya putus, ada juga gangguan tempat, karena tempat kita yang terbatas, pada saat pengunjung ramai mereka suka tidak mendapati tempat untuk duduk, terpaksa kita menjelaskannya sambil berdiri.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh oleh Ibu Melani sebagai Travel Consultant:

“Kalo gangguan selama event, lebih kearah tekhnis aja sedangkan pada saat penyampaian pesan banyak sekali gangguan, seperti kebisingan, beberapa pengunjung yang masih bingung dan ada juga yang kritis pertanyaanya mengenai destinasi disuatu negara”

Hal serupa juga diungkapkan oleh Ibu Elvira sebagai Travel Consultant event World Of

Panorama:

“Gangguan itu sifatnya banyak tapi tidak ada yang parah sih, paling yang sering saya alami gangguan dalam berbicara sama pengunjung. biasanya saat saya berbicara, dipanggung lagi ada pertunjukan musik sehingga saya harus menambah volume suara saya dan gangguan dari beberapa pengujung yang masih bingung mau pergi kemana”.

4.3 Hasil Observasi

Dari hasil obesrvasi yang dilakukan selama event travel fair berlangsung, dapat dijelaskan

bahwa, Event “World Of Panorama” berlangsung

4.4 Pembahasan

4.4.1 Pelaksanaan Komunikasi Organisasi Eksternal Dalam Proses Penyampaian

Pesan Yang Dilakukan PT. Panorama Tours Indonesia Melalui Event Travel Fair

Komunikasi organisasi memiliki peranan yang sangat besar karena dapat dilihat

bahwa event travel fair “World Of Panorama 2014”merupakan event travel fair tunggal

yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi atu perusahaan tetapi juga mengikutsertakan

pihak-pihak eksternal (pihak dari luar organisasi atau perusahaan). Komuniaksi internal

organisasi yaitu komunikasi vertikal dan horizontal adalh komuniaksi yang menjadi

pondasi dalam event “World Of Panorama”. Struktur dari kedudukan di dalam organisasi

membuat komunikasi memiliki pola yang tetap sehingga mempermudah alur informasi

yang dikomunikasikan antar individu di dalam organisasi yang di sini merupakan PT.

Panorama Tours.

Event “World Of Panorama 2014”merupakan bentuk komunikasi organisasi

eksternal yang dilakukan PT. Panorama Tours. Event “World Of Panorama 2014”yang

diadakan di Mall Puri Indah. Event travel fair ini bertujuan untuk memfasilitasi publik

untuk mendapatkan informasi mengenai produk-produk paket wisata Panorama. Dalam

event ini Panorama tidak hanya melakukan komunikasi organisasi eksternal dengan

publik saja, melainkan komunikasi organisasi eksternal dengan beberapa perusahaan yang

turut bekerjasama dalam even tersebut..

Pendekatan yang dilakukan dalam menyebarkan informasi kepada khalayak

adalah dengan mengirimkan email blast kepada pelanggan panorama, selain itu membuat

brosur untuk disebarkan pada Harian Kompas yang merupakan partner PT. Tours.

Pendekatan lainya yang dilakukan perusahaan terhadap eksternalnya adalah dengan

mengdakan press conference sebagai wujud hubungan yang baik dengan media dalam

kesempatan press conference juga akan dibagikan press realese. Lingkungan eksternal

faktor yang penting bagi sebuah perusahaan dan organisasi, PT. Panorama Tours

berharap dengan adanya event “World Of Panorama 2014”semakin menambah

kepercayaan publik dan memberikan citra yang positif.

4.4.2 Gangguan (noise) dalam Proses Penyampaian Pesan Produk Paket Wisata

Kesuksesan event travel fair “World Of Panorama 2014”disebapkan komunikasi

yang baik didalamnya . Komuniksai merupakan dasar dari terselenggaranya event “World

Of Panorama”. Komunikasi yang terjadi didalam event “Worl Of Panorama” sangatlah

terasa ada dampaknya, yaitu adanya dampak memberikan informasi yang disebut sebagai

dampak kognitif (antar sesama di dalam organisasi dan informasi atau sosialisasi kepada

customer), ada juga dampak afektif yang diciptakan yaitu menumbuhkan perasaan

tertentu (keinginan customers untuk melakukan kegiatan transaksi setelah sosialisasi

event dilakukan), dan yang terakhir dampak konatif yaitu mengubah sikap dan perilaku

(adanya tindakan dari customers untuk melakukan transaski).

Komunikasi pada proses penyampaian pesan produk paket wisata antara Travel

Consutant dan pengunjung adalah suatu proses di mana travel consultant menyampaikan

pesannya, baik dengan lambang bahasa maupun dengan isyarat, gambar, gaya, yang

antara keduanya sudah terdapat kesamaan makna, sehingga keduanya dapat mengerti apa

yang sedang dikomunikasikan. Dengan kata lain, jika pesan yang disampaakan tidak

dimengerti pengunjung, maka komunikasinya akan tidak lancar dan tidak komunikatif.

Tidak efektifnya proses komunikasi disebabkan oleh utama komunikasi yaitu

komunikator, isi pesan, dan juga komunikan. Karena komunikator jelas dia sebagai

encoder (usaha yang dilakukan komunikator dalam menafsirkan pesan yang akan

disampaikan kepada komunikan) harus memiliki syarat yang kredibel, atraktif, dan

berkharisma, artinya sebagai Travel Consultant dalam menyampaikan pesan kepada

pengunjung, pengunjung itu harus merasa yakin dan paham terhadap pesan yang

disampaikan oleh travel consultant.

Selama event “World Of Panorama 2014”berlangsung, hambatan dalam proses

penyampaian pesan produk paket wisata antara Travel Consultant dan pengunjung,

hambatan yang terjadi adalah hambatan teknis dan hambatan psikis. Hambatan teknis

yang terjadi adalah tempat yang terbatas dan jaringan internet yang tidak baik. Sedangkan

hambatan psikis yang terjadi adalah dalm proses encode yaitu pesan yang tidak sesuai

dengan kebutuhan. Ada kalanya pengunjung yang masih belum mempunyai tujuan wisata

yang pasti, sehingga membuat komunikasi mengalami gangguan.