DIGITALISASI ATURAN ADIRA FINANCE

(SKD-MI-SOP-KS)

HALO GARDIRATahukah Anda saat ini di ADIRA FINANCE akan menerapkan

Digitalisasi Aturan yang menggunakan E-Signature. Penerapannya digunakan untuk pembuatan SKD, MI, SOP dan

KS.

Mau tau lebih lanjut apa itu Digitalisasi Aturan?serta bagaimana pengaplikasiannya pada pembuatan SKD, MI, KS

& SOP secara digital...Yuk kita simak penjelasan berikut ini

Overview

Apa itu Digitalisasi Aturan Adira Finance?

Kenapa Harus Ada Digitalisasi Aturan Adira Finance?

Aturan atau Kebijakan Perusahaan yang proses pengajuan, review, approval dan release-nya dilakukan melalui aplikasi

ad1forflow, dimana approval sudah menggunakan E-Signature

1. Mendukung transformasi perusahaan menuju digital,dan peduli lingkungan dengan cara mengurangipenggunaan kertas

2. Digitalisasi Aturan mendukung mobilitas dalam halapproval karena sudah menggunakan E-Signature

Agustus 2020

Kapan Digitalisasi ini mulai dijalankan ?

Di mana akan diadakan piloting Digitalisasi Aturan Adira Finance ?

Seluruh karyawan Kantor Pusatyang membuat serta menyetujui SKD, MI, SOP dan KS

Siapa Saja User pada Digitalisasi Aturan Adira Finance ?

Dilakukan secara bertahap

(Dari tim Policy & Procedure akan memilih SKD, MI, SOP dan KSmana yang akan masuk ke tahap awal yang implementasi

Agustus)

Overview

Before – To Be

TO BEBEFORE

Media yang digunakan untuk pembuatan SKD, MI, SOP danKS adalah email

Media yang digunakan untuk pembuatan SKD, MI, SOP danKS adalah ad1forflow

Koordinasi saat pembuatan SKD, MI, SOP dan KS dilakukan dengan email

Koordinasi saat pembuatan SKD, MI, SOP dan KSdilakukan dengan sistem ad1forflow

Draft final dicetak dan diedarkan tanda tangan ke masing-masing PIC

Draft final tidak perlu dicetak dan approval melalui aplikasi ad1forflow

Tanda tangan persetujuan untuk SKD, MI,SOP dan KS akan dilakukan dengan tanda tangan basah

Tanda tangan persetujuan untuk SKD, MI, SOP dan KSakan dilakukan dengantanda tangan elektronik

Flow Process

Initiate Request

Upload draft SKD, MI, SOP

dan KS

Penentuan Reviewer SKD, MI, SOP dan KS

AdaRevisi?

Koreksi

Download draft SKD, MI,

SOP dan KS

Review draft SKD, MI, SOP

dan KS

Merubah status draft jadi final

Minta user untuk revisi

draft SKD, MI, SOP dan KS

Merubah status draft menjadi

proses approval

Download & mencantumkan

nomor hasil generate sistem &

memilih PIC TTD

Cek & Konfirmasi draft SKD, MI,

SOP dan KS yang sudah final

YaTidak

Tidak

LEGEND

HEAD OF P&P

REVIEWER

PIC TANDA TANGAN

USER

Jika sistem mengalami kendala, maka akan menggunakan manual (as is)

Approval dengan E-signature

Input deskripsi SKD, MI, SOP dan KS yang akan

realease

Merubah status menjadi realse

Ya

Concern

1. Setiap ada aturan masuk dalam to do list masing-masing bagian, baik itu sebagai initiator, reviewer, maupun approval akan diinformasikan melalui notifikasi email

2. Ada divisi tertentu yang akan diminta untuk mereview (“Additional Review”)

3. Jika User tidak melakukan Revisi >60 hari maka workflow akan didrop secara otomatis dan user bisa mengajukan workflow ulang

4. 30 hari menjelang masa berlaku KS berakhir akan ada reminder kepada user

5. Proses review dilakukan dengan mekanisme upload dan download

6. Penomoran Aturan akan terbentuk otomatis oleh sistem

7. Jika PIC Approval tidak melakukan approval >3hari maka akan muncul reminder

8. Approval menggunakan e-signature, dilakukan pada aplikasiad1forflow

Benefit

Dengan adanya perubahan flow, maka terdapat keuntungan-keuntungan yang dihasilkan, yaitu:

Mendukung transformasi digitalisasi perusahaan:

a. Melakukan approval lebih mudah, karena menggunakan e-signature dan dapat dilakukan dimana saja.

b. Efisiensi dalam penggunaan kertas (paperless)c. Proses pengajuan, approval sampai dengan release menggunakan

aplikasi ad1forflow

Mempermudah pekerjaan user:a. History review aturan akan terecord pada system ad1forflow, dimana

sebelumnya tidak terecord karena by email.b. Terdapat notifikasi email setiap workflow yang masuk ke dalam to do list

dan hal itu yang membuat proses lebih cepat karena adanya reminder.

c. PIC pemegang dokumen dapat termonitor, jika pada flow sebelumnya tidak diketahui siapa pemegang dokumen.

d. Proses Pembuatan Report Bulanan dan Tahunan lebih cepat dan akurat, karena seluruh data terecord.

Sudah tau kan GARDIRAapa itu “Digitalisasi Aturan Adira

Finance”, nah sekarang mari kita simak cara penggunaannya di sistem

Ad1forflow

Before – To Be

Tutorial

Aplikasi Flow

Akses ke aplikasi Ad1ForFlow dapat melalui alamat : https://intranet.adira.co.id/,kemudianpilih menu “Ad1ForFlow”

atau https://ad1forflow.adira.co.id

Login

1. Masukkan NIK (UserID) dan Password, setelah itu klik “Login”2. Password Ad1ForFlow sama dengan Password yang digunakan

untuk login ke aplikasi Service Desk3. Apabila tidak mempunyai password Ad1ForFow atau Service Desk,

permintaan password dapat menghubungi tim Parameter

1.

2.

Login

• Kemudian pilih “Group” setelah itu “Location”a. Group untuk menentukan jabatan dari user/pengajub. Location menentukan posisi/lokasi dari user/pengaju yang akan menggunakan

aplikasi Ad1forflow kemudian klik “Submit”.

a.

b.

Initiate Request

1. Click initiate request➔company document

Initiate Pengajuan SKD, MI, SOP dan KS

▪Select Directorate (pilih sesuai Directorate Pengaju)▪ Select Division ( pilih Sesuai Divisi Pengaju)▪ Select Department ( Pilih sesuai Department Pengaju▪ Perihal “ Judul dokumen yang akan di review”▪ Deskripsi “ jelaskan summary dari dokumen yang akan di review”▪Dokumen upload : pilih jenis dokumen “klik select pilih jenis dokumen”

lalu click browse dan pilih dokumen yang akan di upload lalu klik “upload”

Upload Dokumen

▪ Pilih jenis dokumen yang akan di upload contoh : Apabila pengajuan Review MI maka jenis dokumen yang dipilihadalah Memo Internal dan Lampiran Memo Internal

▪ Dropdown Option pilih “Submit Request” ▪ Note (Free text)▪ Klik tombol Submit, maka pengajuan Review SKD, MI, SOP dan KS akan

masuk Todo list Tim Policy & Procedure

Review/Hasil Review

Setiap dokumen SKD, MI, SOP dan KS apabila ada revisi maka akan adanotifikasi email pemberitahuan kepada Inisiator

To Do List Revisi

Setiap ada revisi dokumen SKD, MI, SOP dan KS , maka dokumen akan masuktodo list kepada Inisiator untuk dilakukan revisi dengan status Activity “RevisiDocument”

To Do List Revisi

Pada menu revisi dokumen , inisiator dapat download dokumen yang akandi revisi dan upload dokumen hasil revisi

Tutorial

Email Notifikasi – status “MenungguReview Approval”

Email notifikasi permintaan akan dikirim ke email masing-maisng PICapproval

Aplikasi Flow

Akses ke aplikasi Ad1ForFlow dapat melalui alamat :https://intranet.adira.co.id/,kemudianpilih menu “Ad1ForFlow” atau

https://ad1forflow.adira.co.id

Login

1. Masukkan NIK (UserID) dan Password, setelah itu klik “Login”2. Password Ad1ForFlow sama dengan Password yang digunakan

untuk login ke aplikasi Service Desk3. Apabila tidak mempunyai password Ad1ForFow atau Service Desk,

permintaan password dapat menghubungi tim Parameter

• Kemudian pilih “Group” setelah itu “Location”a. Group untuk menentukan jabatan dari user/pengajub. Location menentukan posisi/lokasi dari user/pengaju yang akan menggunakan

aplikasi Ad1forflow kemudian klik “Submit”.

a.

b.

Login

1. Click work flow ➔ To do list

Work Flow – To Do List

Work Flow

Pilih Cd-Company Document

Review/Revisi/Approval SKD, MI, SOP Dan KS

Di Field Todo list terdapat beberapa list untuk di follow up diantaranya:a. Routing review (approval authority) b. Revisi Documentc. Routing Sertifikasi Document (signature internal authority)

Lalu klik “todo list” yang akan di kerjakan.

Menu Review Pengajuan MI

Setelah klik workflow pengajuan di menu todo list, aktivitas yang dapat dilakukan PIC Review yaitu:1. Dowload dokumen pengajuan untuk di review2. Upload dokumen hasil dari review oleh PIC3. Option “Ask to Revise” dan klik tombol submit maka pengajuan akan kembali ke

inisiator4. Option “ Continue” dam Klik tombol Submit, maka pengajuan Review SKD, MI,

SOP dan KS akan masuk Todo list Tim Policy & Procedure 5. Field Note : untuk memberikan catatan terkait dengan pengajuan workflow

Menu Review Pengajuan MI

Setelah klik workflow pengajuan di menu todo list, aktivitas yang dapatdilakukan PIC Approval yaitu:1. Dowload dokumen pengajuan untuk di review2. Upload dokumen hasil dari review oleh PIC ( apabila ada yang perlu

dirivisi)3. Melakukan tanda tangan digital, token akan dikirim via email setelah klik

button “Generate Token”4. Option “Ask to Revise” dan klik tombol submit maka pengajuan akan

kembali ke inisiator5. Option “ Continue” dam Klik tombol Submit, maka pengajuan Review

SKD, MI, SOP dan KS akan masuk Todo list Tim Policy & Procedure 6. Field Note : untuk memberikan catatan terkait dengan pengajuan

workflow

Email Notifikasi – Token Tanda TanganDigital