digitalisasi warkah

TUGAS MATA KULIAH :

MANAJEMEN PROYEK SEKTOR PUBLIK

PENGAMANAN WARKAH PENDAFTARAN TANAHMELALUI KEGIATAN DIGITALISASI DOKUMEN

Oleh :

SAEFUL ZAFARP.056081661.42

PROGRAM PASCASARJANA

MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2009

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDULDAFTAR ISI

BAB. I PENDAHULUAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1A. Pengertian Warkah Pendaftaran Tanah. . . . . . . . . . . . . . . 1B. Kondisi Pengelolaan Warkah Pendaftaran Tanah. .. . . . . . . 2C. Pengadministrasian Warkah . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 3D. Penyediaan Informasi Warkah. . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 3E. Sistem Informasi dan Pengamanan Warkah Pendaftaran

Tanah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

BAB. II ASPEK TEKNIS DAN TEKNOLOGIS . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 6A. Teknik Digitalisasi. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 6B. Pemlihan Tehnologi . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

BAB. III ESTIMASI BIAYA . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 10A.. Estimasi Biaya Pengadaan Aset Tetap. . . . . . . . . . . . . . . 10B. Biaya Operasional. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11C. Pembiayaan Anggaran. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

BAB. IV DAMPAK SOSIAL EKONOMI YANG DIHARAPKAN. . . . . . . . . . . 13A. Peningkatan Pelayanan Kepada Masyarakat. . . . . . . . . . . . 13B. Peningkatan Pendapatan . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 13C. Peningkatan Kualitas Pegawai . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . 14

BAB. V PERANAN KELEMBAGAAN . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16A. Kantor Pertanahan . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16B. Kantor Wilayah BPN Propinsi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17C. Badan Pertanahan Nasional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

BAB. VI KESIMPULAN DAN REKOMENDASI . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 19a. Kesimpulan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 19b. Rekomendasi. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

LAMPIRAN

Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen Halaman 1

BBAABB II

PPEENNDDAAHHUULLUUAANN

AA PPEENNGGEERRTTIIAANN WWAARRKKAAHH PPEENNDDAAFFTTAARRAANN TTAANNAAHH

Istilah “warkah pendaftaran tanah” atau biasa disebut hanya

“warkah” di lingkungan Badan Pertanahan Nasional merupakan kumpulan

berkas-berkas yang digunakan sebagai dasar dalam penerbitan suatu

sertipikat tanah.

Didalam warkah tersebut biasanya berisi berbagai berkas baik yang

harus dipersyaratkan asli atau berupa fotocopi (salinan) yang secara

umum terdiri dari :

- Fotocopi identitas

- Bukti perolehan (akta-akta PPAT, Keterangan Waris, Letter C, dll)

- Berkas-berkas pendukung lainnya yang berasal dari formulir yang

dipersyaratkan (permohonan, pernyataan-pernyataan, berita acara, dll)

- Lampiran-lampiran lain yang diperlukan (Fotocopy SPPT-PBB, bukti

setor pajak, IMB, dll).

Warkah pendaftaran tanah merupakan jenis dokumen yang

memiliki umur tidak terbatas dalam artinya bisa disebut juga sebagai

“arsip hidup” sepanjang tanah yang disertipikatkan itu masih ada maka

warkah itu masih tetap berlaku.

Hal ini dikarenakan jika suatu saat muncul permasalahan yang ada

kaitannya dengan bidang tanah yang sudah disertipikatkan tersebut maka

warkah memegang peranan penting dalam menentukan siapa yang benar

dari pihak yang bermasalah tersebut. Karena dari warkah yang ada akan

diketahui apakah dalam proses pengajuan sertipikat tersebut prosesnya

sudah sesuai dengan aturan yang ada atau tidak, dilihat dari prosedur

maupun kebenaran dari data-data yang diberikan.


Melihat sangat pentingnya fungsi dari warkah ini maka, sudah

seharusnyalah dalam penyimpanan maupun pengelolaannya mendapatkan

perhatian yang lebih serius dibandingkan yang telah ada selama ini.

BB.. KKOONNDDIISSII PPEENNGGEELLOOLLAAAANN WWAARRKKAAHH PPEENNDDAAFFTTAARRAANN TTAANNAAHH

Warkah sebagai dokumen yang termasuk dalam paper based atau

berupa kertas jelas sangat mudah rusak jika tidak ditangani dengan baik

dan benar, kerusakan itu bisa dikarenakan rayap, terkena air, robek,

terbakar dan banyak sebab-sebab lainnya.

Meski penanganan warkah memerlukan perhatian yang khusus

namun pada kenyataannya hampir di seluruh kantor wilayah maupun

kantor pertanahan, pengelolaan warkah masih ditangani dengan

seadanya, baik dalam hal sumber daya manusia, proses penangananya

maupun meliputi sarana gedung atau bangunan yang dibutuhkan untuk

penyimpanan warkah tersebut.

Hal ini dikarenakan keterbatasan anggaran yang disediakan dalam

kegiatan pemeliharaan warkah, bahkan didalam renstra BPN RI tahun

2007-2009 disebutkan bahwa baru 10 % Kantor Pertanahan yang memiliki

ruang penyimpanan arsip (gedung arsip) yang layak dan memenuhi

standar.

Melihat hal itu untuk mengharapkan dibangunnya gedung arsip

yang layak untuk tiap-tiap Kantor Pertanahan tentunya membutuhkan

biaya investasi yang sangat besar sehingga tidak bisa terlaksana dalam

waktu yang singkat, padahal jumlah warkah tiap tahun selalu mengalami

pertambahan.

Apalagi dalam strategi yang diterapkan oleh Badan Pertanahan

Nasional Republik Indonesia yang dituangkan dalam Renstra 2007-2009

penguatan daya dukung sarana dan prasarana serta infrastruktur

pertanahan melalui program peningkatan sarana, prasarana serta

infrastruktur hanya berada pada urutan ke enam dari delapan strategi

yang ada.


CC.. PPEENNGGAADDMMIINNIISSTTRRAASSII WWAARRKKAAHH

Dengan perkembangan jumlah warkah yang ada semakin tahun

semakin meningkat maka adanya sistim administrasi yang baik sangat

dibutuhkan sehingga dapat memberikan kemudahan pada saat warkah itu

dibutuhkan untuk keperluan tertentu.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengadministrasian

yang baik untuk warkah antara lain :

- Mengikuti standarisasi pengarsipan yang ada.

- Menentukan petugas khusus yang bertanggung jawab dalam

pengelolaan warkah.

- Petugas yang ditunjuk harus dibekali dengan ketrampilan dasar

sebagai seorang arsiparis sehingga bisa melakukan pengadministrasian

dengan baik dan benar

- Memberikan identitas (kodefikasi) yang lebih sederhana dan konsisten

DD.. PPEENNYYEEDDIIAAAANN IINNFFOORRMMAASSII WWAARRKKAAHH

Warkah sebagai dokumen yang memuat berbagai informasi

tentang proses penerbitan suatu sertipikat, sangat dibutuhkan bagi para

pihak yang sedang bermasalah terhadap bidang tanah tersebut. Biasa para

pihak tersebut akan meminta untuk melihat warkah yang ada di Kantor

Pertanahan.

Penyediaan informasi warkah merupakan salah satu jenis kegiatan

yang dikenakan biaya PNBP (Penerapan Negara Bukan Pajak) sesuai

dengan Peraturan Pemerintah no. 46 tahun 2004 sehingga pelayanan yang

diberikan bagi masyarakat yang membutuhkan harus mengacu pula pada

SOPP Badan Pertanahan Nasional.

Untuk bisa mendapatkan informasi dari warkah yang ada selain

oleh pengadilan, maka masyarakat harus mengajukan ijin kepada Kantor

Wilayah BPN setempat dimana Kantor Pertanahan berkedudukan yang

tentunya harus memenuhi berbagai persyaratan yang ada.


Setelah ijin diperoleh maka Kantor Pertanahan akan menyiapkan

warkah yang dimaksud setelah pemohon membayar biaya PNBP yang

telah ditentukan. Namun dihampir seluruh Kantor Pertanahan yang ada

permintaan itu baru bisa dipenuhi setelah 1-2 hari dikarenakan untuk

melakukan pencarian membutuhkan waktu yang relatif lama.

Hal ini karena dalam penyediaan informasinya masih dilakukan

secara manual yaitu petugas mencari warkah yang diminta sesuai dengan

kode D.I. 208 dan tahun penerbitan yang tercantum dalam sertipikat

tanah tersebut. Sehingga bisa dibayangkan berapa waktu yang diperlukan

untuk mencari warkah tersebut dari banyaknya jumlah warkah yang ada,

apalagi jika ditambah kondisi ruang arsip yang tidak memenuhi syarat

sehingga mempersulit petugas dalam mencari warkah yang dibutuhkan.

E. SISTEM INFORMASI DAN PENGAMANAN WARKAH PENDAFTARAN

TANAH

Melihat penyediaan informasi warkah yang ada dilaksanakan di

Kantor Pertanahan yang cenderung memakan waktu cukup lama, hal ini

dikarenakan dalam pelayanan informasi warkah masih berbasis manual.

Untuk itu perlu kiranya dipertimbangkan untuk mulai membuat

suatu sistem informasi warkah pendaftaran tanah yang berbasis pada

komputerisasi sehingga akan lebih meningkatkan pelayanan informasi

warkah kepada masyarakat yang membutuhkan.

Adapun agar bisa membangun suatu sistem informasi warkah maka

harus ada proses digitalisasi warkah yang ada sehingga merubah dari yang

semua paper based menjadi digital atau elektonik based. Untuk

selanjutnya dijadikan sebagai suatu database yang menunjang sistem

informasi warkah yang akan dibangun.

Dengan adanya warkah dengan format digital based selain bisa

menunjang sistem informasi warkah, juga bisa menjadi sarana

pengamanan dari warkah tersebut yaitu dengan adanya backup atau


cadangan jika karena suatu hal warkah dengan paper based yang ada

menjadi rusak atau bahkan musnah sama sekali.

Adapun pendapat yang selama ini menjadi pegangan bahwa formal

yang diakui oleh Pengadilan adalah dokumen yang berupa paper based

tidak sepenuhnya dapat diterima.

Karena dengan disahkannya Undang-Undang Nomor 11 tahun

2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik didalam pasal 5 ayat 1

yang berbunyi “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau

hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah”. Sehingga dokumen

yang berbentuk digital atau elektronik sudah bisa diakui juga sebagai alat

bukti yang sah.

Meskipun untuk melaksanakan ketentuan tersebut masih harus

menunggu peraturan pelaksanaan yang mungkin akan lebih rinci bagaimana

bentuk dan format dokumen elektronik yang bisa dijadikan sebagai alat

bukti yang sah, namun tidak ada salahnya kegiatan digitalisasi warkah itu

mulai dilakukan paling tidak dapat digunakan sebagai backup atau cadangan

jika adanya force majeur seperti yang terjadi pada Kantor Pertanahan

Kabupaten Cianjur yang karena musibah kebakaran telah memusnahkan

semua dokumen pertanahan yang ada termasuk warkahnya tanpa ada

backup atau cadangan dari dokumen-dokumen tersebut.


BBAABB IIII

AASSPPEEKK TTEEKKNNIISS DDAANN TTEEKKNNOOLLOOGGIISS

A. TEKNIK DIGITALISASI

Digitalisasi warkah ini adalah dengan teknik scanning dokumen warkah

yang ada dengan menggunakan perangkat keras (hardware) berupa Scanner

untuk ukuran dokumen A3 dan Komputer Desktop Pentium IV sebanyak

masing-masing 2 (dua) unit, dimana kedua komputer tersebut dilakukan

sambungan LAN model PC-to-PC dengan salah satu komputer digunakan

sebagai tempat penyimpanan data hasil digitalisasi tersebut.

Setelah dilakukan scanning maka dilakukan penggabungan file-file

tersebut sesuai dengan bendel warkah tersebut yang mengacu pada nomor

D.I. 208 yang sudah ada untuk selanjutnya disimpan menjadi satu file dengan

memberi nama sesuai dengan nomor D.I. 208 ditambah tahun penerbitan

sertipikat.

Dalam pengelolaan warkah yang paper based biasanya warkah yang

ada dilakukan penjilidan dengan jumlah antara 30 sampai dengan 50 set

berkas tiap jilidnya. Sehingga untuk memudahkan dalam pengadministrasian

maka file hasil digitalisasi tadi digabungkan menjadi satu sesuai bendel jilidan

yang ada dengan menggunakan software compress data.

Data hasil compress yang berisi file hasil digitalisasi dari satu bendel

jilidan warkah tersebut kemudian disimpan sesuai dengan jenis hak atas tanah

yang diberikan apakah itu hak milik, hak guna bangunan, hak milik, dll.

Adapun untuk backup atau cadangan data digunakan hardisk eksternal sebagi

media penyimpanannya yang pada setiap akhir tahun Kantor Wilayah Badan

Pertanahan setempat diberikan satu set lengkap hasil copy dari proses

digitalisasi yang telah dilaksanakan.

Adapun secara sederhana alur dari teknik kegiatan digitalisasi diatas

dapat dilihat pada gambar berikut ini :


Gambar 1 : Alur proses kegiatan digitalisasi warkah

B. PEMILIHAN TEHNOLOGI

Dalam kegiatan digitalisasi warkah ini pemilihan tehnologi secara umum

didasarkan pada jenis instrumen yang digunakan yaitu :

1) Hardware (Perangkat Keras), yang digunakan yaitu :

a. Scanner, dalam kegiatan ini digunakan scanner tipe flatbed dengan

ukuran A3 dimana yang menjadi pertimbangan yaitu bahwa warkah

yang ada sebagian ada yang berupa kertas berukuran A3 sehingga bisa

dilakukan scanning dengan mudah, adapun contoh merk scanner

ukuran A3 yang ada dipasaran misalnya “Microtek Scanmaker 9700 XL”

seperti gambar dibawah ini

Gambar 2 : Microtek Scanmaker 9700 XL(sumber : www.fastncheap.com)

WARKAHTerdiri5-20 lembar

PC-Desktopa. Pengolahanb. Penyimpananc. Penyajian SI Hardisk Eksternal

Backup Data

Orang/Badan HukumPengguna Informasi

Scanner

Kantah Kanwil


b. Desktop PC, spesifikasi dari desktop PC yang dibutuhkan haruslah

memiliki kapasitas penyimpanan yang besar dan dilengkapi dengan

Network Interface Conection (NIC) sebagai sarana untuk

menghubungan kedua komputer tersebut untuk membuat jaringan PC

to PC, adapun spesifikasi lain sesuai dengan standar komputer Pentium

IV Dual Core yang ada, sebagai contoh yang ada dipasaran yaitu : “

LENOVO ThinkCentre M58e RN9 “ dengan spesifikasi seperti pada

gambar dibawah ini :

Platform Corporate Desktop PC

Processor Intel® Pentium® Dual-Core Processor E5200 (2.5 GHz, FSB 800,Cache 2MB)

Chipset Intel® G41 Express Chipset

Standard Memory 1 GB DDR-2 SDRAM PC-6400

Video Type Intel® Graphic Media Accelerator 4500 DVMT 224 MB (shared)

Hard Drive Type 320 GB Serial ATA-II/300, 7200 RPM, Cache 8 MB

Optical Drive Type DVD±RW

Networking Integrated 10/100/1000 LAN

Network Speed 10 / 100 / 1000 Mbps

Interface Provided 6x USB 2.0, VGA, Serial, Parallel, LAN, Keyboard, Mouse, Audio

O/S Provided Microsoft* Windows Vista Business

Power Supply Type Lenovo fixed 250w

Gambar 3 : LENOVO ThinkCentre M58e RN9(sumber : www.bhineka.com)

c. Hardisk Eksternal, untuk media penyimpan tentunya dibutuhkan

kapasitas yang cukup besar dan kecepatan dan pembacaan datanya

paling tidak 5400 rpm, mengingat besarnya data yang akan disimpan

atau dibaca, sebagai salah satu contoh yaitu merek “Seagate” dengan

kapasitas 250 GB seperti gambar berikut :


Gambar 4 : Hardisk eksternal Seagate 250 GB , 5400RPM, USB 2.0,8MB Cache, 2.5" (sumber: www.bhineka.com)

d. Printer Inkjet, digunakan sebagai alat untuk menghasilkan salinan dari soft

copy menjadi hard copy, dimana dibutuhkan jenis printer yang bisa mencetak

dokumen sampai dengan ukuran A3, adapun jenis printer ini di pasaran cukup

banyak tersedia seperti misalnya untuk merk Canon tipe yang populer adala

Pixma IX-4000 atau IX-5000

Gambar 5 : Printer Inkjet Pixma IX-5000(sumber : www.fastncheap.com)

2) Software (perangkat lunak), yang digunakan adalah :

a. Microsoft Window Vista, sebagai Operating Sistem (OS) yang digunakan dalam

komputer desktop tersebut.

b. Microsoft Office 2007, sebagai program pengolahan file hasil scanning yaitu

“microsoft office document scanning” yang berguna untuk menggabungkan

tiap-tiap lembaran hasil scanning menjadi satu dokumen.

c. PDF Conventer, program yang digunakan untuk mengubah file hasil scanning

dari format “jpg” menjadi format “pdf” yang lebih familiar dan memerlukan

ruang penyimpanan (byte) dalam hardisk yang lebih kecil.

d. Winzip, program compressor yang berfungi untuk mengabungkan berbagai set

warkah hasil scanning sesuai dengan bendel warkah yang telah ada untuk

digabungkan menjadi satu menjadi file “zip”.

e. Acrobat reader 9, program yang digunakan untuk membaca file dengan

ekstensi “pdf”


BBAABB IIIIII..EESSTTIIMMAASSII BBIIAAYYAA

A. ESTIMASI BIAYA PENGADAAN ASET TETAP

Dari aspek teknis yang telah dikaji, Pengamanan Warkah Pendaftaran

Tanah melalui Kegiatan Digitalisasi Dokumen memerlukan pembangunan

“Sistem Informasi Warkah” Komponen-komponen utama dalam

pembangunan “Sistem Informasi Warkah” terdiri dari :

1. Pengadaan Scanner

2. Pengadaan Desktop PC

3. Pengadaan Printer

4. Pembuatan Jaringan PC to PC

5. Pengadaan Software

Biaya pengadaan untuk pengadaan berbagai hardware dan software

untuk standarnya di asumsikan untuk sistem informasi warkah ini secara

umum menggunakan 2 (dua) komputer, adapun jika memang ada Kantor

Pertanahan tertentu yang merasa jumlah tersebut kurang memadai maka

bisa dilakukan penambahan sesuai kebutuhan.

Tabel 1. Perkiraan biaya pembuatan “sistem informasi warkah”jumlah komputer 2 (dua) unit dengan jaringan PC to PC

No JENIS PEKERJAAN VOLHARGABAHAN

(Rp)

HARGAUPAH(Rp)

SUB TOTAL(Rp

Ket

I Pengadaan Scanner 2 5.000.000 -- 10.000.000

II Pengadaan Desktop PC 2 7.000.000 -- 14.000.000

III Pengadaan Printer 1 4.000.000 -- 4.000.000

IV Pembuatan Jaringan PC to PC 2 50.000 100.000 300.000

V Pengadaan SoftwareMicrosoft Office 2007

2 2.000.000 -- 4.000.000

VI Pengadaan Sofware Window VistaBussines

2 -- -- -- Bundling dgDesktop PC

VII Pengadaan Software Pdf Conventer 2 -- -- -- Bundling dgScanner

VI Pengadaan Sotfware Winzip 2 -- 5.000 5.000 Freeware

VII Pengadaan Software Acrobat Reader 9 2 -- 5.000 5.000 Freeware

SUB TOTAL 32.310.000

PPN 15% 4.846.500

TOTAL 37.156.500


B. BIAYA OPERASIONAL

Setelah proses pembuatan “Sistem Informasi Warkah” beserta

kelengkapannya selesai maka dapat segera digunakan atau dioperasikan. Oleh

karena itu pada tahapan ini diperlukan biaya operasional. Biaya

operasional adalah pengeluaran yang diperlukan agar kegiatan berjalan

lancar sehingga menghasilkan output sesuai dengan rencana.

Biaya operasional untuk “Sistem Informasi Warkah” meliputi biaya

langsung dan biaya tidak langsung. Komponen biaya untuk kedua macam

biaya tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Komponen Biaya Operasional

Komponen Biaya

A BIAYA LANGSUNG

1. Imbalan Jasa

2. Biaya Pelatihan SDM

3. Alat Tulis Kantor

B BIAYA TAK LANGSUNG

1. Honor Tim Teknis

2. Biaya Perjalanan

3. Biaya Pemeliharaan

4. Administrasi dan Umum

5. Daya Listrik

Besarnya biaya operasional diperhitungkan untuk penggunaan 2

(dua) unit Scanner dan Desktop PC. Dimana untuk volume pelaksanaan

pekerjaan dilaksanakan dalam waktu 1 (satu) tahun anggaran atau 12

bulan kalender.

Dimana untuk pelatihan SDM dialokasikan untuk 4 (empat) orang

yang materi yang diberikan diantaranya meliputi tehnis scanning dokumen

sampai dengan pengolahan file hasil scanning menjadi keluaran yang siap

digunakan untuk menunjang “Sistem Informasi Warkah”, serta ditambah

pengetahuan dasar tentang tata cara pengarsipan yang baik dan benar.


C. PEMBIAYAAN ANGGARAN

Dalam kegiatan pengamanan warkah pendaftaran tanah melalui

kegiatan digitalisasi dokumen ini dilaksanakan dalam waktu satu tahun anggaran,

dimana anggaran ini dialokasikan dalam DIPA Badan Pertanahan Nasional dalam

Kegiatan Program Tata Laksana Pertanahan, Sub Kegiatan Penyelenggaraan

Perpustakaan/Kearsipan/Dokumentasi.

Dimana dalam anggaran kegiatan tersebut terbagi menjadi berbagai

jenis belanja yaitu :

- Belanja Honorarium

- Belanja Barang Operasional

- Belanja Modal dan

- Belanja Perjalanan

Keluaran yang ditargetkan pada kegiatan ini adalah sebanyak 10.000 set

warkah dengan waktu pelaksanaan selama 12 bulan atau satu tahun anggaran.

Adapun contoh rancangan anggaran dan biaya (RAB) dan jadwal pelaksanaan

untuk kegiatan tersebut terlampir pada bagian akhir paper ini.

Sedangkan untuk warkah-warkah lain yang belum masuk dalam

program ini yang jumlah bervariasi tiap-tiap Kantor Pertanahan pelaksanaannya

dilakukan secara bertahan dengan membebankan pembiayaannya pada DIPA

Kantor Pertanahan masing-masing untuk tiap tahunnya.

Adapun porsi anggaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan ini

secara rutin tiap tahunnya diambilkan dari pos pemeliharaan warkah baik dari

anggaran yang bersumber dari APBN maupun anggaran yang bersumber dari

PNBP.


BBAABB IIVV

DDAAMMPPAAKK SSOOSSIIAALL EEKKOONNOOMMII YYAANNGG DDIIHHAARRAAPPKKAANN

A. PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA MASYARAKAT

Kondisi warkah di hampir semua Kantor Pertanahan yang masih berupa

paper based sudah sangat memprihatinkan, apalagi untuk warkah yang sudah

berumur lebih dari 5-10 tahun secara alamiah tentu akan mengalami penurunan

kualitas sehingga jika tidak dilakukan penangan yang benar maka dikhawatirkan

akan mengakibatkan kerusakan yang parah sehingga jika ada permohonan dari

masyarakat untuk memperoleh informasi dari warkah sebagai dokumen

pendukung dalam proses penerbitan suatu sertipikat menjadi terganggu.

Karena begitu banyaknya jumlah warkah yang ada sehingga jika ada

masyarakat yang memerlukan informasi mengenai warkah biasanya harus

menunggu 2-3 hari, belum lagi jika ternyata dalam satu bendel warkah itu

kebetulan ada dua atau lebih warkah yang dibutuhkan oleh beberapa orang pada

waktu bersamaan tentunya akan memerlukan waktu yang lebih lama lagi. Hal ini

dapat dihindari dengan diterapkannya sistem informasi warkah yang berdasarkan

dokumen digital sehingga pelayanan akan bisa diberikan lebih cepat yang pada

akhirnya masyarakat yang memerlukan informasi dapt dilayani dengan lebih

cepat dan baik.

B. PENINGKATAN PENDAPATAN

Sebagai kita ketahui permintaan informasi warkah merupakan salah satu

pelayanan dari Kantor Pertanahan yang dibebani biaya Penerimaan Negara Bukan

Pajak (PNBP) sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun 2004 sebesar

Rp. 25.000,-

Sedangkan sebagian besar petugas atau SDM yang menangani atau

bertanggung jawab mengenai kearsipan adalah berasal dari seksi Hak Tanah dan

Pendaftaran Tanah yang merangkap dengan pekerjaan pelayanan pertanahan

lainnya. Sebagai contoh apabila petugas yang menangani kearsipan juga

merangkap tugas sebagai petugas yang juga melayani informasi pertanahan lain


seperti pengecekan sertipikat yang juga dikenakan biaya PNBP sebesar Rp.

25.000,-.

Maka jika dibuat perbandingan bahwa dengan untuk 1 (satu) permohonan

informasi warkah yang paling cepat bisa diselesaikan dalam satu hari dengan

asumsi petugas tersebut benar-benar hanya mengerjakan kegiatan tersebut

dengan mengabaikan pekerjaan lainnya berarti dalam sehari petugas tersebut

hanya menghasilkan PNBP sebesar Rp. 25.000,-.

Sedangkan untuk untuk kegiatan pengecekan jumlah yang bisa dilayani

dalam satu hari mencapai sekitar 30 (tiga puluh) permohonan sehingga dengan

biaya PNBP setiap permohonan sebesar Rp. 25.000,- berarti pemasukan yang

dihasilkan sebesar Rp. 750.000,-. Maka jika ada sebuah permohonan informasi

warkah seorang petugas akan kehilangan potensi pekerjaan yang menghasilkan

PNBP sebesar : Rp. 750.000 – Rp. 25.000 = 725.000 untuk satu hari kerja.

Dengan diterapkannya sistem informasi warkah yang berbasiskan digital

maka kehilangan potensi pekerjaan tersebut dapat di minimalisir karena dengan

kegiatan tersebut pelayanan yang diberikan akan dapat diselesaikan dalam waktu

yang relatif singkat, sehingga tidak mengganggu pekerjaan pelayanan yang

lainnya.

C. PENINGKATAN KUALITAS PEGAWAI

Dengan diterapkannya kegiatan pengamanan warkah pendaftaran tanah

melalui kegiatan digitalisasi dokumen dimana salah satu alokasi anggaran

diperuntukkan untuk pelatihan pagawai mengenai pengetahui yang berkaitan

dengan tehnis scanning dan penggunaan komputer secara umum.

Ini berarti secara langsung diharapkan tingkat penguasaan petugas

pengelola arsip terhadap teknologi komputerisasi menjadi bertambang meningkat

yang diharapkan akan dapat memberikan pelayanan yang baik bagi kebutuhan

masyarakat yang memerlukan informasi warkah pada khususnya serta

keseluruhan pelayanan pertanahan pada umumnya

Teknologi setiap saat berkembang dan terus akan dikembangkan sejalan

dengan pengembangan pemikiran manusia dan kebutuhan yang ada. Teknologi

yang diciptakan pada dasarnya adalah untuk memberikan nilai positif dan

manfaat yang lebih besar bagi pemakainya.


Selain itu, bila dirancang dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga

hasil digitalisasi ini bisa diintegrasikan dengan program Land Office

Computerisation (LOC) maka akan menjadikan program LOC itu menjadi lebih

sempurna karena didalamnya akan memuat semua informasi bidang tanah

tersebut yang meliputi data yuridis dan data fisik serta ditambah dengan data

warkahnya.


BAB V

PERANAN KELEMBAGAAN

A. KANTOR PERTANAHAN

Karena instansi yang mengelola warkah pendaftaran tanah adalah

di tingkat Kantor Pertanahan maka peranan yang dipegang menjadi sangat

penting dimana proses awal yang menentukan berhasil atau tidaknya

kegiatan ini sangat ditentukan oleh kualitas keluaran yang dihasilkan oleh

Kantor Pertanahan setempat.

Hal ini terkait dengan pelaksanaan scanning itu sendiri yang

diharapkan menghasilkan informasi yang jelas dan lengkap, kemudian

dalam pengadministrasi file-file harus dilakukan secara cermat sehingga

dalam pencarian sebuah file dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Disamping itu kaitannya dengan penyediaan alokasi anggaran

tentunya dibutuhkan juga peran dari Kantor Pertanahan, hal ini dikarenakan

anggaran yang disediakan oleh BPN Pusat hanya untuk satu tahun

anggaran itupun hanya dialokasikan untuk 10.000 set warkah.

Adapun untuk kelanjutan kegiatan ini selanjutnya diharapkan

Kantor Pertanahan memberikan alokasi dana untuk kegiatan, dan

dikarenakan kewenangan penyusunan petunjuk operasional DIPA sudah

menjadi kewenangan masing-masing Kantor Pertanahan, maka diharapkan

Kepala Kantor Pertanahan sebagai Kuasa Pengguna Anggaran dalam

melakukan penyusunan Petunjuk Operasional mengalokasikan anggaran

untuk kegiatan Pengamanan Warkah Pendaftaran Tanah melalui Kegiatan

Digitalisasi Dokumen sesuai dengan kemampuan keuangan masing-masing

Kantor apakah diambil dari anggaran yang bersumber dari APBN maupun

yang berasal dari PNBP.

Selain itu Kepala Kantor Pertanahan juga bisa melakukan

pendekatan kepada Bupati atau Walikota setempat untuk mengajukan


permintaan bantuan anggaran untuk kegiatan ini melalui pos bantuan

operasional Pemerintah Daerah yang berasal dari pengembalian porsi

pembayaran Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) yang

pada sebagian besar wilayah Kabupaten/Kota sudah rutin diberikan tiap

tahun kepada Kantor Pertanahan setempat dengan jumlah dan bentuk yang

bervariasi.

B. KANTOR WILAYAH BPN PROPINSI

Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Propinsi sebagai instansi

yang memiliki tugas sebagai koordinator bagi Kantor-Kantor Pertanahan di

wilayah dalam kegiatan ini memiliki tugas untuk menghimpun data-data

hasil digitalisasi warkah tersebut dan melakukan penyimpanan data

tersebut yang berupa hardisk eksternal untuk dikompilasi menjadi backup

data warkah Kantor Pertanahan seluruh propinsi di wilayahnya.

Adapun anggaran untuk keperluan pelaksanaan kegiatan tersebut

dibebankan seluruhnya dengan anggaran rutin DIPA Kantor Wilayah

bersangkutan, karena kegiatan yang dilaksanakan relatif tidak memerlukan

biaya ataupun tehnologi yang mahal, sehingga masih bisa dipenuhi dari

anggaran rutin yang ada.

C. BADAN PERTANAHAN NASIONAL

Badan Pertanahan Nasional sebagai instans vertikal yang termasuk

dalam Lembaga Pemerintahan Non Departemen (LPND) yang membawahi

Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan, dalam kegiatan ini memegang

peranan dalam penyediaan anggaran untuk kegiatan ini yang

diperuntukkan bagi keseluruhan Kantor Pertanahan di Indonesia yang

berjumlah 350 Kantor Pertanahan.

Karena besarnya alokasi anggaran yang dibutuhkan maka kegiatan

ini oleh Badan Pertanahan Nasional tidak mungkin dapat menyediaan


semua anggaran yang dibutuhkan untuk mendigitalisasikan semua warkah

yang ada, untuk itu kegiatan ini hanya dialokasikan untuk pelaksanaan

dalam satu tahun anggaran dengan target sebanyak 10.000 set warkah

dapat tergitalisasikan.

Hal ini diharapkan bisa menjadi dasar atau acuan bagi pelaksanaan

kegiatan tersebut untuk tiap-tiap Kantor Pertanahan sehingga cara

pengelolaan atau pengamaan warkah pendaftaran tanah memiliki

standarisasi yang jelas. Dimana untuk masa-masa dalam 5 s/d 10 tahun

mendatang diharapkan semua warkah yang ada bisa terdigitalisasikan

maka ini akan dapat menunjang dalam melaksanakan 11 agenda kerja

Badan Pertanahan Nasional yaitu dalam membuat SIMTANAS (Sistem

Informasi Manajemen Pertanahan Nasional)


BBAABB VVII

KKEESSIIMMPPUULLAANN DDAANN RREEKKOOMMEENNDDAASSII

A. KESIMPULAN

Melihat kondisi penyimpanan warkah yang ada di hampir keseluruhan

Kantor Pertanahan di Indonesia maka kegiatan pengamanan warkah harus lebih

diprioritaskan.

Digitalisasi warkah merupakan salah satu bentuk pengamanan warkah

yang mutlak diperlukan untuk mengatasi kondisi warkah yang sebagian besar

sudah mengalami penurunan kualitas baik yang diakibatkan karena usia warkah

atau karena sebab-sebab lain.

Perlunya pembuatan backup dari warkah-warkah yang ada untuk

mengantisipasi jika ada berbagai force majeur yang ada seperti gempa bumi,

kebakaran, banjir dan lain-lain.

Mendesak diterapkan sistem informasi warkah yang berbasiskan dengan

hasil digitalisasi warkah tersebut sebagai salah satu cara untuk lebih

meningkatkan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan informasi

mengenai warkah.

Dengan penerapan sistem informasi warkah akan dapat meminimalisir

kehilangan potensi kerja dari petugas yang pada akhirnya dapat meningkatkan

produktivitas dari petugas tersebut dalam melakukan pelayanan kepada

masyarakat sehingga secara tidak langsung akan meningkatkan PNBP yang

diterima oleh Kantor Pertanahan setempat.

B. REKOMENDASI

Badan Pertanahan Nasional perlu melakukan Dinas Pertanian uji coba

(pilot project) untuk kegiatan “pengamanan warkah pendaftaran tanah melalui

kegiatan digitalisasi dokumen” untuk beberapa Kantor Pertanahan untuk melihat

bagaimana kelebihan dan kekurangan yang ada sehingga dapat digunakan

sebagai bahan koreksi jika kegiatan ini diterapkan secara nasional.

Bagi tenaga yang dipersiapkan sebagai petugas pengelola warkah akan

lebih baik jika sudah memiliki dasar pengetahuan tentang komputerisasi sehingga

dapat mempercepat pemahaman terhadap materi pelatihan yang akan diberikan

serta akan lebih cepat untuk mengimplementasikannya dalam praktek.

digitalisasi warkah

Documents