TUGAS BLOK OKUPASI

PROSEDUR SOP (Standard Operating Procedure)

DI RUMAH SAKIT

Nama : Freddy Septiono

NIM : 61111047

Kelompok : I

Angkatan : 2011

Semester : VII

FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS BATAM

2014

SOAL :

1. Membuat prosedur pendaftaran pasien klinik spesialis

2. Membuat prosedur pembayaran pasien rawat jalan

3. Membuat prosedur antrian pasien di klinik spesialis mata

Tetapkan juga :

4. TIM yang akan terlibat dalam penyusunan

5. Ingat, apakah SOP yang disusun sudah efektif-efisien, konsisten, standar, dan

sistematis ?

6. Bagaimana cara sosialisasi SOP ?

7. Bagaimana cara melakukan kontrol SOP ?

JAWABAN :

1. Prosedur Pendaftaran Pasien di RS Onkologi Surabaya

Sistem pendaftaran

Semua penjadwalan pelayanan di RS Onkologi Surabaya (RSOS) dilakukan

melalui perjanjian, yang dapat dilakukan melalui telepon dengan menghubungi

telepon +62 31 5914855 (ext. 108 atau 109). Pendaftaran juga dapat dilakukan

melalui pendaftaran online. Apabila berhalangan hadir sesuai jadwal yang telah

disepakati, dapat menghubungi telepon +62 31 5914855 (ext. 108 atau 109).

*bila terjadi gangguan pada sambungan telpon Call Center maka dapat menghubungi

nomer darurat 082894057525,  082894057526, 082894031363 (Phone Only)

Petunjuk Pendaftaran Melalui Telepon

Pendaftaran dibuka mulai pukul 08.00 – 20.00 WIB.

Untuk jam perjanjian dapat dipilih sesuai dengan keinginan Anda dan

disesuaikan dengan jadwal yang telah ada dalam daftar kami.

Untuk pendaftaran ke Poli Bedah, Poli Penunjang Medik (Mammografi, USG,

FNA, Paptest, Laboratorium Klinik) Anda dapat menghubungi telepon  62 31

5914855 (ext. 108)

Untuk pendaftaran Poli Hematologi Onkomedik dan Kemoterapi Anda dapat

menghubungi telepon 62 31 5914855 (ext. 214)

Untuk pendaftaran Pelayanan Operasi Anda dapat menghubungi telepon 62 31

5914855 (ext. 108 atau 303)

Untuk pemesanan kamar rawat inap Anda dapat menghubungi telepon 62 31

5914855 (ext 201).

Petunjuk Cara Penerimaan dan Regristrasi Pasien

Sistem penerimaan dan regristrasi pasien dibedakan 2 jenis antara pasien lama

dan pasien baru

Pasien lama:

Yaitu Pasien yang sudah pernah datang berobat di Klinik Onkologi Surabaya

(Jl. Bawean 40 Surabaya) ataupun datang berobat di RS. Onkologi Surabaya

(RSOS).

Pasien datang ke bagian Informasi dan Registrasi untuk regristrasi dan

menyerahkan kartu kontrol, pasien akan menerima kartu nomor panggilan

sesuai dengan pelayanan yang dituju.

Pasien menuju ruang tunggu sesuai dengan tempat pelayanan yang dituju.

Untuk tindakan pemeriksaan pasien dipanggil sesuai dengan nomor antrian.

Bila selesai melakukan pemeriksaan dan pasien memerlukan informasi atau

penjelasan lebih lanjut terkait pelayanan lanjutannya, maka pasien menuju

ruang Koordinator Pelayanan (lantai 1) atau langsung ke kasir bila tidak ada

yang perlu dijelaskan lebih lanjut terkait pelayanan lanjutannya. Apabila ada

hasil-hasil pemeriksaan pasien yang perlu diambil, maka pasien dapat

mengambilnya di bagian pengambilan hasil-hasil, tepat di sebelah kiri kasir.

Pasien baru:

Yaitu Pasien yang belum pernah datang berobat di Klinik Onkologi Surabaya

(Jl.Bawean 40 Surabaya) maupun di RS. Onkologi Surabaya (RSOS).

Pasien datang ke bagian Informasi dan Registrasi untuk regristrasi.

Pasien mengisi status (dokumen rekam medik pasien) yang meliputi data

pribadi, riwayat penyakit dan faktor resiko, kemudian pasien akan difoto (foto

½ badan) untuk pendukung kelengkapan data pasien.

Pasien akan menerima lembar nomor antrian sesuai dengan tempat pelayanan

yang dituju.

Pasien menuju ruang tunggu sesuai dengan tempat pelayanan yang dituju.

Untuk tindakan pemeriksaan pasien dipanggil sesuai dengan nomor antrian.

Bila selesai melakukan pemeriksaan dan pasien memerlukan informasi atau

penjelasan lebih lanjut terkait pelayanan lanjutannya, maka pasien menuju

ruang Koordinator Pelayanan (lantai 1) atau langsung ke kasir bila tidak ada

yang perlu dijelaskan lebih lanjut terkait pelayanan lanjutannya. Apabila ada

hasil-hasil pemeriksaan pasien yang perlu diambil, maka pasien dapat

mengambilnya di bagian pengambilan hasil-hasil, tepat di sebelah kiri kasir.

Petunjuk Cara Pendaftaran Online

Untuk melakukan pendaftaran online, anda dapat mengakses ke website :

www.rsonkologi.com/registrasi/prosedur-pendaftaran/#sthash.HsRh981B.dpuf

2. Prosedur Pembayaran Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Pertamina

Prabumulih, Sumatera Selatan

Prosedur pembayaran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Pertamina

Prabumulih dibedakan atas dua macam, yaitu prosedur pembayaran untuk pasien

umum, dan prosedur pembayaran untuk pasien kontraktor atau perusahaan langganan.

Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam mengklasifikasi jenis pendapatan yang

akan diperoleh oleh rumah sakit, terutama yang berhubungan dengan penagihan atas

pendapatan tersebut.

a. Prosedur Pembayaran Pasien Kontraktor atau Perusahaan Langganan

Setelah pasien kontraktor menjalankan pemeriksaan, bagian poli akan

membuat tiga lembar kuitansi yang bernomor urut dan ditandatangani oleh pasien.

Kuitansi tersebut dinamakan bon pemeriksaan, yaitu kuitansi pemeriksaan yang tidak

tunai. Ketiga lembar bon pemeriksaan tersebut akan didistribusikan sebagai berikut :

Lembar pertama (putih)

Lembar kedua (merah) beserta surat-surat pengantar dari instansi atau

perusahaan tempat pasien bekerja, bagian akuntasi untuk diperiksa.

Lembar ketiga (kuning) : poli (arsip)

Setelah lembar pertama, kedua, dan surat pengantar dari instansi diperiksa

oleh bagian akuntasi, maka diserahkan ke bagian rekening. Oleh bagian rekening,

lembar pertama dan surat pengantar dari instansi diserahkan kebagian penagihan,

sedangkan lembar kedua diarsipkan ke bagian rekening. Berdasarkan bon

pemeriksaan, bagian penagihan akan membuat tiga lembar kuitansi tagihan.

Kemudian, bagian penagihan akan melakukan penagihan kepada instansi tempat

pasien bekerja, dengan mengirimkan kuitansi tagihan, surat pengantar dari instansi,

dan lembar pertama bon pemeriksaan. Pada saat penerimaan pembayaran, kasir

rumah sakit akan memeriksa lembar kedua kuitansi tagihan dan jumlah uang yang

diterima. Selanjutnya ketiga lembar kuitansi tagihan akan dicap “PAID” dan akan

didistribusikan sebagai berikut :

Lembar pertama : instansi yang bersangkutan

Lembar kedua : bagian keuangan dan atau kuitansi (arsip)

Lembar ketiga : bagian rekening ke bagian urusan pendapatan

b. Prosedur Pembayaran Pasien Umum

Pasien membayar di poli

Kas poli akan membuat tiga lembar kuitansi dan memberitahukan kepada pasien

mengenai jumlah biaya yang harus dibayarnya. Ketiga lembar kuitansi tersebut akan

didistribusikan sebagai berikut :

Lembar pertama : bagi pasien sebagai bukti pembayaran

Lembar kedua : bagian poli atau perawatan

Lembar ketiga : bagian keuangan dan atau akuntasi untuk diproses lebih lanjut

3. Prosedur Antrian Pasien Rawat Jalan

Antrian pasien rawat jalan adalah proses dimana pasien menunggu dan

mengantri untuk melakukan pemeriksaan rawat jalan.

1. Pasien menunggu di poliklinik yang telah dipilih, misalnya poliklinik mata

2. Petugas pendaftaran menyerahkan Map Medical Record kepada polikllinik

yang dituju

3. Petugas poliklinik mencatat data pasien dan rekam medis pasien untuk

poliklinik yang dituju

4. Petugas poliklinik mengelola Map Medical Record untuk melakukan

pemeriksaan rawat jalan

5. Pasien mengantri di poliklinik untuk menunggu panggilan pemeriksaan rawat

jalan pasien.

4. TIM yang akan terlibat dalam penyusunan

Tim Penyusun SOP terdiri dari :

1.Penulis SOP (author)

2.Pelaksana di lapangan (employee)

3.Pengawas lapangan (supervisor)

4.Atasan pengawas (manager)

Langkah-langkah Penyusunan SOP

Inti dari disusunnya buku Panduan Pembuatan SOP tentang Tata Kelola Data

ini adalah memberikan pedoman praktis bagi penyusun, pengimplementasi dan

pengendali SOP di dalam unit kerja adalah tahap-tahap teknis penyusunan SOP.

Tahap-tahap teknis penyusunan SOP adalah sebagai berikut:

1. Tahap Persiapan

Tahapan ini bertujuan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau

pengembangan SOP serta menyusun alternatif tindakan yang harus dilakukan oleh

unit kerja yang terdiri dari 4 (empat) langkah, yaitu :

a. Mengetahui kebutuhan.

b. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan

c. Menetapkan kebutuhan

d. Menetapkan alternatif tindakan

Produk dari tahapan ini adalah keputusan mengenai alternatif tindakan

yang akan dilakukan.

2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim

Tahapan ini bertujuan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang

bertanggungjawab untuk melaksanakan alternative tindakan yang telah dibuat dalam

tahap persiapan. Tahapan ini mencakup 5 (lima) langkah, yaitu:

a. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertugas sebagai

penanggungjawab pelaksana

b. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan

c. Menetapkan orang yang diberi tanggungjawab atas pelaksanaan secara garis

besar.

d. Menetapkan mekanisme control pekerjaan

e. Membuat pedoman pembagian pekerjaan dan control pekerjaan

Produk dari tahap ini adalah pedoman pembagian tugas dan kontrol pekerjaan.

3. Tahap Perencanaan

Tahapan ini bertujuan menyusun serta menetapkan strategi, metodologi,

rencana dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana penyusunan.

Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah, yaitu:

a. Menyusun strategi dan metodologi kerja.

b. Menyusun perencanaan kerja

c. Menyusun program-program kerja rinci

d. Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja rinci

Produk dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja rinci.

4. Tahap Penyusunan

Tahapan ini bertujuan untuk melaksanakan penyusunan SOP sesuai dengan

perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah, yaitu:

a. Mengumpulkan informasi terkait dengan metode pendekatan pengumpulan

yaitu dengan metode pendekatan system atau risiko kegiatan.

b. Mengumpulkan informasi pelengkap, yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang

terlibat, formulir, kaitan dengan prosedur lain, dan kode prosedur.

c. Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP yang dipilih.

d. Melaksanakan penulisan SOP.

e. Membuat draft pedoman SOP.

Produk dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.

5. Tahap Uji Coba

Tahapan ini bertujuan menerapkan SOP dalam bentuk uji coba draft pedoman

SOP yang telah dibuat dalam tahap penyusunan. Tahap ini terdiri dari 6(enam)

langkah yaitu:

a. Merancang metodologi uji coba.

b. Mempersiapkan materi uji coba.

c. Menetapkan tim pelaksana uji coba.

d. Mempersiapkan sarana uji coba.

e. Melaksanakan uji coba.

f. Menyusun laporan hasil uji coba.PDT-PS/SOP-1 7 Mei 2012

Produk dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk

melakukan penyempurnaan draft pedoman SOP.

6. Tahap Penyempurnaan

Tahapan ini bertujuan menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan

hasil uji coba yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Tahap ini terdiri dari 6 (enam)

langkah, yaitu:

a. Mendiskusikan laporan hasil uji coba.

b. Merancang dan merencanakan langkah-langkah penyempurnaan pedoman

SOP

c. Menyusun pembagian tugas penyempurnaan

d. Melaksanakan penyempurnaan

e. Melakukan uji coba terbatas dengantim atau tim penyeimbang (counterpart)

atau kelompok fokus (focus group) yang dibentuk secara khusus.

f. Menyusun pedoman SOP akhir (final manual)

Produk dari tahap ini adalah pedoman SOP akhir (final manual atau final

guidance) yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja.

7. Tahap Implementasi

Tahapan ini bertujuan untuk mengimplementasikan pedoman SOP akhir

secara menyeluruh dan standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari 6 (enam)

langkah, yaitu:

a. Merancang metodologi implementasi.

b. Mempersiapkan materi implementasi.

c. Menetapkan tim pelaksana implementasi

d. Mempersiapkan sarana implementasi.

e. Melaksanakan implementasi.

f. Menyusun laporan implementasi.

Produk dari tahap ini adalah laporan implementasi yang akan menjadi dasar

dalam melakukan tahapan pemeliharaan dan audit.

8. Tahap Pemeliharaan dan Audit

Tahapan ini merupakan tahap akhir dari seluruh tahap-tahap teknis

penyusunan SOP dan bertujuan untuk menyelenggarakan pemeliharaan dan audit atas

pelaksanaan penerapan SOP dalam organisasi selama periode tertentu. Tahapan ini

terdiri dari 7 (tujuh) langkah, yaitu:

a. Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang

b. diterapkan.

c. Mempersiapkan tim pemeliharaan dan audit.

d. Melaksanakan pemeliharaan dan audit.

e. Membuat laporan setiap kegiatan pemeliharaan dan audit.

f. Menyimpulkan temuan-temuan di dalam laporan kegiatan pemeliharaan

dan audit dan menyusun perencanaan perbaikan yang diperlukan.

g. Melaksanakan perbaikan sesegera mungkin bila perbaikan yang dilakukan

kecil dan bersifat rutin.

h. Melaksanakan tahap-tahap teknis penyusunan SOP dari awal jika perbaikan

yang harus dilakukan besar dan bersifat tidak rutin.

Produk dari tahap ini adalah : (i) laporan perbaikan rutin, dan (ii) laporan

kebutuhan perbaikan besar atas SOP.

Penyusunan SOP dalam organisasi atau uni kerja harus dilakukan melalui

tahap-tahap yang sistematis berpedoman pada tahapan-tahapan teknis yang telah

disajikan. Setiap tahap akan menghasilkan produk yang menjadi dasar bagi

pelaksanaan tahap yang berikutnya. Tahap-tahap ini merupakan siklus yang harus

dilaksanakan secara berurutan.

5. Apakah SOP yang disusun sudah efektif-efisien, konsisten, standar, dan

sistematis ?

SOP yang disusun sudah efektif-efisien yang mana sesuai dengan Prosedur

standard operasional dari prinsip-prinsip SOP yaitu efisien, konsisten, standard dan

sistematis yang mana dijelaskan secara rinci sebagai berikut ;

Prinsip Pembuatan SOP :

a.        Mudah dimengerti dan jelas. Harus dapat mudah dimengerti dan diterapkan

oleh semua pegawai bahkan pegawai baru pun dapat melaksanakan tugasnya.

b.       Dibuat efisien dan efektif. Merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif

dalam proses pelaksanaan tugas.

c.       Harus ada keselarasan. Harus selaras dengan prosedur standar lain yang terkait.

d.       Dapat terukur. Output dari segala prosedur yang distandarkan mengandung

standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

e.       Dinamis. Harus cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas

pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan pemerintahan.

f.       Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani). Harus mempertimbangkan

kebutuhan pihak yang dilayani sehingga dapat memberikan kepuasan

pengguna.

g.       Kepatuhan hukum. Harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan

pemerintah yang berlaku.

h.       Perlu adanya kepastian hukum. Harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah

produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk

melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

i.       Transparansi dan Keterbukaan. Transparansi bahwa setiap prosedur yang

dilaksanakan harus transparan. Keterbukaan bahwa prosedur yang ada siap

untuk menerima masukan dari masyarakat.

6. Bagaimana cara sosialisasi SOP ?

a. Membentuk tim dan kelengkapan

Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data,

melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba,

melakukan sosialisasi, mengawalkan penerapan, memonitor dan melakukan

evaluasi, melakukan penyempurnaan-penyempurnaan, menyajikan hasil-hasil

pengembangan mereka kepada pimpinan SOP, dan tugas-tugas lainnya.

b. Memberikan pelatihan bagi anggota tim

Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka seluruh anggota tim

harus memperoleh pembengkalan yang cukup tentang bagaimana menyusun

SOP, petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP ini menjadi panduan bagi

anggota tim dalam melaksanakan tugasnya.

c.Sosialisasi SOP ke seluruh unit

Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi mengetahui adanya perubahan

yang akan dilakukan, maka pimpinan-pimpinan unit mengetahui hal ini. Peran

pimpinan puncak akan sangat menentukan dalam hal ini.

7. Bagaimana cara melakukan kontrol SOP ?

Monitoring

Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP, organisasi harus

mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan

bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik.

Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP adalah memonitor sampai

sejauhmana setiap pelaksana menguasai SOP yang telah diterapkan.

Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggung jawab atas kinerja

pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang berlaku.

Evaluasi

SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif.

Dengan adanya SOP ini, maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen

jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih

efekti dan kohesif. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen,

karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP

yang telah ada. Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi

agar prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas

dan kinerja yang baik.

Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat

meliputi substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses

penerapannya.

DAFTAR PUSTAKA

1. [online] Available at : <http://www.rsonkologi.com/registrasi/prosedur-

pendaftaran/> Diakses pada [11 Des 2014]

2. [pdf] Available at : <http://repository.widyatama.ac.id

/xmlui/bitstream/handle/10364/741/content%202.pdf?sequence=2> Diakses

pada [11 Des 2014]

3. [pdf] Available at : <http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/561/jbptunikompp-

gdl-susilawati-28043-4-unikom_s-i.pdf> Diakses pada [11 Des 2014]

4. Adhikurniawan.wordpress.com. 2012. Patient Safety. [online] Available at:

<http://adhikurniawan.wordpress.com/8/> Diakses pada [11 Des 2014]

5. Itjen.kemenag.go.id. 2012. Standar Operasional Prosedur. [pdf] Available at:

< http://itjen.kemenag.go.id/web/download/SOP_Itjen.pdf> Diakses pada [11

Des 2014]

6. J. Dunn, Edward. 2012. Root Cause Analysis (RCA): An Essential Element

of Asset Integrity Management and Reliability Centered Mantenance

Procedures. [pdf] Available at: <www.au.af.mil/au/awc/awgoik/nasa/root-

cause-analysis > Diakses pada [11 Des 2014]

7. Ngada.org. 2012. Permenkes 012 Tahun 2012. [pdf] Available at: <

http://ngada.org/bn413-2012.htm> Diakses pada [11 Des 2014]

8. Scribd.com. 2012. System Dan Prosedur Pelayanan. [pdf] Available at: <

http://www.scribd.com/doc/48888773/makalah-SOP> Diakses pada [11 Des

2014]

9. TIM SOP Menpan. 2012. Teknis Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Administrasi Pemerintahan. [pdf] Diakses pada [11 Des 2014]

10. Yendi, dr. 2011. Aspek Ilmu Keselamatan Pasien (Patient Safety). [online]

Available at: <www.yendi-anestesi.blogspot.com> Diakses pada [11 Des

2014]