BAB IOperasi Rekruitmen

1.1 Pendahuluan Operasi rekruitmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan sumber daya manusia sesuai dengan spesifikasi dan uraian jabatan yang ada menurut jadwal. Bidang SDM dan Pelayanan Umum PT Gudang Garam Tbk. Direktorat Grafika bertanggung jawab terhadap proses pelaksanaan rekruitmen. Operasi rekruitmen yang dibahas kali ini untuk rekruitmen pegawai kontrak waktu tertentu atau yang disebut PKWT.

1.2 Rekruitmen Eksternal Salah satu jenis rekruitmen yang dilakukan oleh PT Gudang Garam Tbk. yaitu melalui eksternal untuk mengisi lowongan pekerjaan. Prosedur rekruitmen yang dilaksanakan sesuai ISO 9001:2008 klausul 6.1, 6.2.1, 6.2.2 berhubungan dengan pengelolaan sumber daya. Prasyarat minimal salah satunya adalah spesifikasi jabatan atau pekerjaan. Selain melampirkan spesifikasi pekerjaan, kelengkapan lainnya adalah mengenai uraian jabatan yang berisi tanggung jawab dan pekerjaan operasional, jabatan yang berisi nama pekerjaan untuk pejabat struktural, dan pekerjaan operasional untuk nama pekerjaan untuk peringkat pelaksana operasional.

1.2.1 Proses Rekruitmen Proses rekruitmen eksternal yang dilakukan pada pihak PT Gudang Garam Tbk

dilaksanakan sebagai berikut: Pertama kali user membuat surat permohonan penambahan karyawan yang ditujukan kepada bagian SDM dan PU. Surat permohonan diterima oleh bagian SDM dan PU untuk formulir penambahan karyawan dengan melakukan verifikasi permohonan penambahan karyawan (FR/SDM/001.00) yang diterima dari user dengan melihat MPP user, struktur jabatan, uraian tugas, persyaratan jabatan, waktu kebutuhan kepada pihak user.Apabila disetujui maka FPK akan dikirim ke HRD pusat untuk proses lebih lanj ut. HRD pusat kemudian melakukan kajian terhadap Form Penambahan Karyawan yang diajukan dan apabila disetujui maka proses selanjutnya adalah proses rekrutmen. Proses rekrutmen meliputi tes tertulis dan wawancara langsung. Hasil dari tes kemudian diberikan kepada user untuk disusun jadwal tes user dan seleksi user. Apabila tes seleksi user sudah berhasil maka hasil wawancara user akan dilanjutkan dengan tahap MCU dan lainnya. HRD pusat kemudian menyusun kontrak kerja bagi peserta yang lolos seleksi.

1

ya

ya

ya

yaya

Gambar 1.1 Diagram Alir Proses Rekruitmen

1.3.1 Dokumen Pendukung Proses Rekrutmen Dalam proses rekruitmen karyawan PT Gudang Garam Tbk. terdapat

dokumen-dokumen pendukung yang dibutuhkan untuk tahap selanjutnya, antara lain: Form Permohonan Penambahan Karyawan dan Form Penambahan Karyawan (FR/SDM/001.00).Form permohonan penambahan karyawan beri si keterangan alasan penambahan, jumlah karyawan yang dibutuhkan, jabatan karyawan, kelompok jabatan, deskripsi pekerjaan, dan syarat lain lembaga yang membutuhkan dan waktu kebutuhan. Form permohonan diproses lebih lanjut menjadi Form penambahan karyawan dengan keterangan tambahan sumber pemenuhan, dasar pertimbangan yang akan ditandatangani oleh pihak user , lembaga atasan pemohon, bagian SDM, Presiden Direktur. Dokumen selanjutnya adalah daftar hadir peserta seleksi dan soal TPA beserta jawabannya. Competency Model Form merupakan dokumen untuk mengukur kompetensi karyawan yang ada dengan 10 parameter kompetensi yang diisi oleh peserta seleksi.

2

Lolos?OS

Proses PKWTokend Info HRD

tidak

SPK User

SPK diterima SDM &

PU

FPK Dibuat SDM &

PU

Acc?

Kajian FPK HRD

Lolos?OS

Rekruitmen HRD

Pusat

tidak

lolos

Koordinasi User

Tes Interview

User

Tahap MCU

Acc?

Hasil tes

HR Pusat

tidak

FPK Dikirim

tidak

BAB IIPenilaian & Manual Mutu

2.1 Pendahuluan Prosedur penilaian PT Gudang Garam Tbk. bertujuan untuk memastikan proses pelaksanaan evaluasi karyawan melalui penilaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan surat keputusan direksi mengenai pelaksanaan pekerjaan. Pelaksanaan penilaian nilai sampai dengan pengajuan kategori nilai ke presiden direktur dengan mencetak hasil penilaian sampai ke Kepala Lembaga

2.2 Penilaian Pekerjaan. Penilaian pekerjaan adalah suatu sarana untuk mengevaluasi hasil kerja dalam periode tertentu. Karyawan yang berhak untuk melakukan penilaian secara langsung / tidak langsung disebut dengan Pejabat Penilai. Terdapat dua jenis pejabat penilai, yaitu pejabat penilai I yaitu atasan langsung dan pejabat penilai II pimpinan lembaga bersama team anggotanya terdiri dari 2 atau maksimal 3 anggota Kategori penilaian berupa A untuk istimewa, B untuk baik, C untuk cukup, dan D untuk nilai kurang.

2.3 Proses Penilaian Aplikasi Penilaian dipersiapkan oleh bidang SDM dan PU dengan dua kondisi. Kondisi pertama adalah ketika tidak ada perubahan struktur organisasi dengan kondisi terdapat perubahan struktur organisasi.. Kondisi kedua adalah ketika terdapat perubahan struktur organisasi.

2.3.1 Kondisi Tidak Terdapat Perubahan Struktur Organisasi Pihak SDM dan PU akan memyiapkan data konfirmasi P1 & P2 berdasarkan periode sebelumnya serta melakukan koordinasi dengan lembaga terlebih dahulu. Setelah pihak SDM dan PU mendapatkan konfirmasi dari pihak terkait maka akan disiapkan daftar panduan p1 dan p2 untuk proses isian form. Pihak SDM dan PU kemudian mempersiapkan isian form untuk disampaikan kepada lembaga melalui aplikasi penilaian sesuai standard yang berlaku. Aplikasi penilaian pekerjaan diperoleh dari pihak SDM Kediri yang diterima oleh pihak SDM dan PU terkait untuk kemudian diisikan oleh lembaga terkait. Bidang SDM dan PU kemudian melakukan koordinasi dengan pihak terkait mengenaik periode penilaian, konversi penilaian, presensi dan jadwal pengembalian formulir penilaian. Pihak terkait

3

kemudian melakukan proses penilaian pekerjaan sesuai dengan surat keputusan tentang penilaian pekerjaan dan standarisasi pemberian nilai. Setelah form diisi kemudian pihak terkait mengirimkan form penilaian yang diisi oleh P1 dan P2 untuk dilakukan entry ke aplikasi penilaian pelaksanaan pekerjaan. Pihak SDM dan PU kemudian mempersiapkan laporan rekapitulasi hasil penilaian yang ditujukan ke direktur SDM PU Kediri serta memintakan tandatangan kepada direktur. Apabila hasil rekapitulasi sudah selesai dilaukan maka pihak SDM PU akan menerima surat perihal hasil sementara kategori nilai dari direktur SDM PU dan melakukan olah data membuat data rangking penilaian. Hasil rangking akhir kemudian akan dilaporkan pada pihak terkait dengan koordinasi melalui kepala lembaga tentang konfirmasi hasil penilaian tersebut.

2.3.2 Kondisi Terdapat Perubahan Struktur Organisasi Kondisi kedua adalah ketika terdapat perubahan struktur organisasi. Pihak SDM PU kemudian membuat surat kepada Divisi SDM Kediri terkait perubahan struktur dengan tandatangan direktur Grafika. Berdasarkan surat dilakukan perubahan data di Aplikasi penilaian pekerjaan. Pihak SDM dan PU akan memyiapkan data konfirmasi P1 & P2 berdasarkan periode sebelumnya serta melakukan koordinasi dengan lembaga terlebih dahulu. Setelah pihak SDM dan PU mendapatkan konfirmasi dari pihak terkait maka akan disiapkan daftar panduan p1 dan p2 untuk proses isian form. Pihak SDM dan PU kemudian mempersiapkan isian form untuk disampaikan kepada lembaga melalui aplikasi penilaian sesuai standard yang berlaku. Aplikasi penilaian pekerjaan diperoleh dari pihak SDM Kediri yang diterima oleh pihak SDM dan PU terkait untuk kemudian diisikan oleh lembaga terkait. Bidang SDM dan PU kemudian melakukan koordinasi dengan pihak terkait mengenaik periode penilaian, konversi penilaian, presensi dan jadwal pengembalian formulir penilaian. Pihak terkait kemudian melakukan proses penilaian pekerjaan sesuai dengan surat keputusan tentang penilaian pekerjaan dan standarisasi pemberian nilai. Pihak terkait melakukan evaluasi dan merevisi perubahan data rangking sesuai dengan kurva normal yang telah dibuat oleh bidang SDM dan Pelayanan Umum. Jika disetujui maka pihak SDM dan PU akan melakukan perubahan data sesuai dengan arahan bapak direktur dan membuat laporan kategori nilai berdasarkan arahan bapak direktur Grafika. Pihak SDM dan PU kemudian akan mencetak kategori nilaiu per lembaga untuk bisa disampaikan ke lembaga terkait. Pihak SDM dan PU bertugas untuk melakukan evaluasi terhadap hasil penilaian periode saat ini dibandingkan dengan periode sebelumnya.

4

5

Aplikasi Penilaian

Mempersiapkan proses penilaian

Mempersiapkan data konfirmasi P1 & P2

Berdasarkan konfirmasi

Membuat surat kepada divisi SDM Kediri perihal penggabungan

lembaga untuk penilaian pekerjaan yang ditandatangain direktur

Grafika

Mempersiapkan data konfirmasi P1 & P2

Berdasarkan konfirmasi

Divisi SDM

Berdasarkan surat penggabungan penilaian melakukan perubahan

data di Aplikasi penilaian pelaksanaan pekerjaan.Membuat data P1 & P2

Mempersiapkan isian form untuk disampaikan

kepada lembaga

Aplikasi penilaian

Mencetak formulir penilaian pelaksanaan

6

A

Pihak Terkait

B

Menerima form penilaian diisi oleh

p1 dan p2 untuk dilakukan entry

Mempersiapkan laporam rekapitulasi

ditujukan direktur

Acc?Direktur

SDM

Menerima Surat Hasil sementara

kategori nilai

Melakukan olah data rangking

Menerima Surat Hasil sementara

kategori nilai

Pihak terkait

B

Pihak Terkait

Melakukan perubahan sesuai

konfirmasi dan mengajukan usulan

perubahan ke direktur grafi ka

Acc?

Melakukan perubahan data

Membuat laporan kategori nilai dan

tandatangan bapak direktur

Direktur SDM

Mencetak kategori nilai agar bisa dissampaikan

Melakukan evaluasi terhadap hasil

penilaian

Aplikasi SISDM

Gambar 2.1 Diagram Alir Proses Seleksi

2.4 Dokumen Pendukung Proses Penilaian

Dalam proses penilaian karyawan PT Gudang Garam Tbk. terdapat dokumen-dokumen pendukung yang dibutuhkan untuk tahap selanjutnya, antara lain: Dokumen Konfirmasi Pejabat Penilai P1 DAN P2 Penilaian Karyawan (FR/SDM/021.00. Dokumen ini berisi surat konfirmasi kepada pihak terkait yang dinilai yaitu lembaga yang dibutuhkan. Dokumen lainnya adalah daftar panduan P1 dan P2 Penilaian Karyawan (FR/SDM/022.00) yang berfungsi sebagai panduan bagi penilai untuk mengetahui nama karyawan beserta jabatan yang akan dilakukan evaluasi. Dokumen Surat Pemberitahuan Perihal Penggabungan Lembaga Untuk Penilaian Penyelesaian Pekerjaan dibutuhkan ketika ada kondisi dimana terdapat perubahan pada struktur organisasi. Dokumen Laporan Rekapitulasi Hasil Penilaian (FR/SDM/023.00) dibuat oleh pihak SDM utuk merekap data penilaian yang telah dilakukan oleh P1dan P2. Dokumen Hasil Sementara Kategori Nilai (FR/SDM/024.00) akan diberikan kepada pihak SDM kepada lembaga tekait sebelum dilanjutkan dengan pembuatan data rangking . Data Rangking (FR/EKSTERNAL/06) dibuat oleh pihak SDM untuk mengetahui nilai rangking pekerja di lembaga terkait. Laporan Konfirmasi Kategori Nilai merupakan laporan yang dibuat oleh pihak untuk diambil keputusan terakhir kepada pekerja yang bersangkutran.

2.5 Manual Mutu Sumber Daya Manusia Manual mutu pekerja SDM dan PU Gudang Garam Tbk. memiliki beberapa penjelasan yaitu pada tahap rekruitmen dan juga pada tahap penilaian. Dalam tahap rekruitmen untuk pekerjaan operasional manual mutu yang dipakai adalah spesifikasi pekerjaan dijelaskan berdasarkan peringkat 1 sampai dengan peringkat 7. Peringkat 1 merupakan membutuhkan standar pendidikan SMP / sederajat sedangkan peringkat 7 membutuhkan minimal standar pendidikan S1. Kualifikasi pengalaman yang dibutuhkan masing-masing peringkat juga berbeda sesuai dengan kebutuhan. Salah satu contoh adalah untuk peringkat 5 dimana pengalaman yang dibutuhkan adalah minimum 5 tahun untuk standard pendidikan minimal SMA atau sederajat. Untuk penilaian dalam SDM terdapat KPI yang dibuat untuk mengetahui seberapa besar target dengan hasil yang diraih saat ini. Terdapat beberapa faktor kesuksesan yang diraih yaitu total latihan yang dilakukan, waktu proses rekrutmen, persentase absen, performansi lembur dan waktu pemrosesan untuk evaluasi data. Pada tahun 2015 masih ada beberapa KPI yang belum sesuai target yaitu untuk waktu proses rekrutmen yang lebih besar 0,06 bulan. Sedangkan waktu proses evaluasi sebesar 50 hari. Dalam manual mutu SDM dan PU juga diberikan informasi tentang form penambahan karyawan dimana membutuhkan waktu rata-rata 4.06 bulan.

7

8