BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Kebutuhan akan ketersediaan data sangat diperlukan tidak hanya bagi perorangan tetapi

juga untuk organisasi. Organisasi memerlukan data yang akurat dan tersedia setiap saat, untuk

membantu memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan di setiap level

organisasi. Data dalam jumlah yang besar memerlukan pengaturan data yang efektif sehingga

dapat diperoleh informasi secara cepat dan relevan dengan kebutuhan pengguna saat itu.

Beranjak dari kebutuhan tersebut, dibutuhkan suatu sistem manajemen data yang kuat,

fleksibel dan sanggup menangani kompleksitas data. Pengguna memerlukan alat bantu yang

menyederhanakan pengaturan data dan mampu memberikan informasi yang berguna pada waktu

diperlukan.

Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan (fakta), dapat berupa

angka, huruf, simbol khusus atau gabungan ketiganya. Sedangkan basis data adalah kumpulan

data yang didefinisikan sebagai rangkaian aktifitas dari satu organisasi atau lebih yang saling

berhubungan. Basis data, beberapa diantaranya, terdiri dari entitas dan relasi. Data-data tersebut

harus disimpan di dalam tempat penyimpanan data (storage). Ada alat yang disediakan untuk

membantu menangani pengaturan data ini. Database management system (DBMS) adalah suatu

system yang dirancang untuk membantu dalam pengaturan kumpulan data yang berjumlah besar.

Contoh DBMS antara lain Ms.Access (Microsoft), DB2 dan Informix (IBM), MySQL

(The MySQL AB Company), Oracle (Oracle Corporation), PostgreSQL, dan Sybase

(Sybase.Inc).

Tujuan

Secara umum tujuan yang ingin dicapai dalam pembahasan mengenai ini adalah :

1. Menjelaskan prinsip-prinsip system manajemen basis data dan fitur basis data

relasional terutama di suatu perusahaan.

2. Menjelaskan prinsip-prinsip yang penting dalam perancangan basis data.

3. Mengetahui aplikasi dari Data Base Management System (DBMS) dalam

perusahaan Nutrifood.

Rumusan Masalah

Masalah yang diangkat dalam makalah ini adalah mengenai gambaran Data Base

Management System yang diterapkan di dalam PT. Nutrifood Indonesia

BAB II

KAJIAN TEORI

2.1 Basis Data

Data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia, benda, peristiwa, konsep,

keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti secara implisit. Menurut Ramez

(2007) data dapat dinyatakan dalam bentuk angka, karakter atau simbol, sehingga bila data

dikumpulkan dan saling berhubungan maka dikenal dengan istilah basis data (Haidar Dzacko.

2007).

Definisi yang lebih tepat dari basis data adalah sekumpulan data organisasi untuk

melayani banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redundansi

data (Laudon Laudon, 2007).

Menurut Ramez Elmasri mendefinisikan basis data lebih dibatasi pada arti implisit yang

khusus, yaitu:

a. Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia nyata (real world).

b. Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika

mempunyai arti implisit. Sehingga data yang terkumpul secara acak dan tanpa

mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data.

c. Basis data perlu dirancang, dibangun dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis

data dapat digunakan oleh beberapa user dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan

kepentingan user.

Data diorganisasikan kedalam bentuk elemen data (field), rekaman (record), dan berkas

(file). Definisi dari ketiganya adalah sebagai berikut: Elemen data adalah satuan data terkecil

yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Misalnya data siswa terdiri dari

NIS, Nama, Alamat, Telepon atau Jenis Kelamin. Rekaman merupakan gabungan sejumlah

elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman adalah baris atau tupel. Berkas adalah

himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama.

Model data dapat dikelompokkan berdasarkan konsep pembuatan deskripsi struktur basis

data, yaitu:

a. Model data konsepsual (high level) menyajikan konsep tentang bagaiman user

memandang atau memperlakukan data. Dalam model ini dikenalkan tiga konsep

penyajian data yaitu:

• Entity (entitas) merupakan penyajian obyek, kejadian atau konsep

dunia nyata yang keberadaannya secara eksplisit didefinisikan dan

disimpan dalam basis data, contohnya Mahasiswa, Matakuliah, Dosen,

Nilai dan lain sebagainya.

• Atribute (atribut) adalah keterangan-keterangan yang menjelaskan

karakteristik dari suatu entitas seperti NIM, Nama, Fakultas, Jurusan

untuk entitas Mahasiswa.

• Relationship (hubungan) merupakan hubungan atau interaksi antara

satu entitas dengan yang lainnya, misalnya entitas pelanggan

berhubungan dengan entitas barang yang dibelinya.

b. Model data fiskal (low level) merupakan konsep bagaimana deskripsi detail data

disimpan ke dalam komputer dengan menyajikan informasi tentang format rekaman,

urutan rekaman, dan jalur pengaksesan data yang dapat membuat pemcarian rekaman

data lebih efisien.

c. Model data implementasi (representational) merupakan konsep deskripsi data

disimpan dalam komputer dengan menyembunyikan sebagian detail deskripsi data

sehingga para user mendapat gambaran global bagaimana data disimpan dalam

komputer. Model ini merupakan konsep model data yang digunakan oleh model

hirarki, jaringan dan relasional.

2.2 File Sistem dan Sistem Basis Data

Sebelum masa DBMS dimulai, data disimpan dalam bentuk file. file adalah sebutan

untuk sekumpulan byte. File bisa berisi sederetan karakter atau kode ASCII yang membentuk

sebuah dokumen, atau bisa juga berupa rangkaian instruksi untuk software aplikasi untuk

dijalankan oleh komputer. Misalnya data akademik, supaya informasinya tetap berada di

komputer maka data disimpan dalam bentuk file. Supaya pengguna dapat melakukan perubahan

data, maka dibuat program aplikasi mengikuti kebutuhan masing-masing divisi. Setiap aplikasi

memiliki file-file pada sistem operasi yang digunakan untuk menyimpan data. Sehingga

kemungkinan terdapat data yang sama pada divisi yang berbeda. Data ini tiap tahun akan

bertambah mengikuti bertambahnya misalnya jumlah mahasiswa yang masuk pada setiap ajaran

baru. Kebutuhan akan fasilitas program aplikasi akan semakin bertambah.

File-processing system menyimpan record dalam berbagai file dan membutuhkan aplikasi

yang berbeda untuk mengubah atau menambah record kedalam file.

Kelemahan menggunakan file sistem adalah

a. Data redundancy dan inconsistency: terdapat duplikasi data dan

ketidakkonsistenan data karena data berada di berbagai tempat dan masing-

masing pengguna melakukan perubahan pada masing-masing data tanpa

melakukan perubahan pada file yang sama di tempat yang berbeda.

b. Sulit dalam pengaksesan data: data tersebar di beberapa tempat/ divisi sehingga

menyulitkan pengguna dalam pencarian data yang berhubungan satu dengan yang

lain.

c. Data isolation: data terpisah dalam banyak file dan ada kemungkinan data

disimpan dalam format yang berbeda mengakibatkan sulit untuk membuat

aplikasi baru untuk mendapatkan informasi yang diinginkan.

d. Kurangnya Fleksibilitas: Sistem file tradisional dapat mengirim laporan terjadwal

rutin setelah dilakukan pemrograman yang ekstensif, tapi tidak dapat mengirim

laporan khusus atau merespons kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi secara

tepat waktu.

e. Masalah Keamanan : Karena kendali terhadap data dan pengelolaannya kurang,

akses kepada dan penyebarannya dari informasi mungkin tidak dapat dilakukan.

Sistem manajemen basis data (database management system – DBMS) adalah peranti

lunak yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan

menyediakan akses data bagi program aplikasi (Laudon Laudon, 2007). DBMS bertindak

sebagai antarmuka antara program aplikasi dan file data fisik. Ketika program aplikasi

memanggil file data, seperti gaji bruto, DBMS mencari data ini di dalam basis data dan

memberikannya pada program aplikasi.

Keuntungan menggunakan DBMS untuk pengaturan data, yaitu:

a. Data berdiri sendiri (Data Independence): program aplikasi dan data terpisah.

Jadi jika terjadi perubahan aplikasi atau penggunaan bahasa pemrograman yang

berbeda, data tidak perlu diubah.

b. Pengaksesan data yang efisien (Efficient data access): DBMS menggunakan

teknik penyimpanan dan pengambilan data dari tempat penyimpanan data secara

efisien. Kelebihan ini penting karena biasanya data disimpan pada tempat

penyimpanan eksternal.

c. Integritas data dan keamanan terjamin (Data integrity and security)

d. Administrasi data (Data administration): data dapat digunakan oleh beberapa

pengguna sekaligus, untuk itu pengaturan data diperlukan untuk meminimalisasi

redundancy data.

e. Dapat diakses bersamaan dan ada recovery saat terjadi kegagalan (Concurrent

access and crash recovery)

f. Mengurangi waktu pembangunan aplikasi (Reduced application development

time)

Perbedaan File Systems dengan DBMS :

File Systems DBMS

Data terpisah dan terisolasi Terintegrasi

Banyak data terduplikasi Dikurangi

Program aplikasi bergantung pada format file

Independence -

Standarization

File sering tidak kompatibel dengan file lain

Sulit mereprensentasikan data dalam perspektif user

Mudah, dengan adanya berbagai cara pandang terhadap data

BAB III

PROFILE PERUSAHAAN

Berdiri sejak tahun 1979, Nutrifood memproduksi dan memasarkan berbagai produk

makanan dan minuman kesehatan berkualitas internasional dengan berbagai merek terkemuka.

Kantor pusat Nutrifood berada di Jakarta, dengan jaringan distribusi yang menjangkau lebih dari

tiga puluh negara di dunia.

Nutrifood adalah perusahaan yang secara inovatif menginspirasi dan membantu setiap

individu untuk mencapai keseimbangan hidup dengan menjalankan pola hidup sehat yang

menyenangkan dan memperhatikan asupan nutrisi sehingga dapat menikmati hidup sehat lebih

lama

Kegiatan perusahaan didukung oleh tiga pilar:

1. Produk dan layanan berkualitas

Nutrifood secara inovatif menyediakan produk dan layanan premium yang

bermutu tinggi, memberi kemudahan dan menyenangkan, serta efektif

berdasarkan pendekatan ilmiah.

2. Manajemen yang professional

Nutrifood didukung oleh tim ahli yang profesional serta memiliki komitmen

tinggi, berpengalaman dan inovatif dalam memaksimalkan kualitas produk dan

layanan

3. Program yang melibatkan pemangku kepentingan

Nutrifood secara inovatif dan proaktif melakukan edukasi dan promosi gaya hidup

sehat dan bernutrisi yang melibatkan pemangku kepentingan utama (Key

stakeholders).

Produk-Produk Nutrifood

Melalui merek-merek ternamanya, Nutrifood selalu melakukan berbagai inovasi untuk

memberikan solusi terbaik kepada konsumen untuk menikmati hidup sehat lebih lama dengan

cara yang menyenangkan.

Visi & Misi

Nutrifood berusaha untuk menjadi pioneer dan pemimpin pasar dalam memberikan solusi

atau cara yang tepat kepada pelanggan perusahaan untuk meraih kehidupan yang lebih sehat,

lebih nikmat dan penuh arti, baik untuk saat ini maupun di masa mendatang dengan misi yaitu

” Inspiring a Nutritious Life “

Untuk mewujudkan misi tersebut, Nutrifood berusaha memahami pelanggan dalam setiap

fase kehidupan yang dialaminya, mengidentifikasi kebutuhan unik mereka, dan memberikan

solusi; terutama melalui produk dan pelayanan bernutrisi untuk meraih kehidupan yang lebih

sehat dan berkualitas. Nutrifood hadir untuk menginspirasi kehidupan yang bernutrisi.

Nilai-nilai bisnis utama dari Nutrifood adalah :

Nutrifood menekankan pada integritas dan keberlangsungan bisnis jangka

panjang. Perusahaan berusaha mempertimbangkan dampak jangka panjang dalam

setiap pengambilan keputusan, berkomitmen dalam memberikan solusi yang telah

teruji efektif.

Nutrifood bergerak sebagai perusahaan yang memiliki karakter, unik, inovatif, dan

premium.

Nutrifood percaya bahwa pencegahan lebih baik daripada mengobati. Oleh karena

itu, perusahaan memberikan produk dan jasa yang bersifat preventif untuk

dimanfaatkan oleh pelanggan.

Nutrifood percaya bahwa kesehatan dan kenikmatan dapat berjalan selaras.

Berbagai produk dan jasa yang diberikan merupakan kombinasi dari sesuatu yang

sehat, nikmat dan mudah untuk dikonsumsi.

ORGANISASI PERUSAHAAN

Gambaran Struktur Organisasi Perusahaan secara umum

Secara umum struktur organisasi perusahaan terdiri dari :

1. Divisi Finance

Divisi Finance secara umum bertanggung jawab atas manajemen keuangan perusahaan.

Dalam Divisi Finance ini terbagi lagi menjadi Divisi Finance, Divisi Information System,dan

Divisi Procurement.

2. Divisi Human Resource

Divisi Human Resource secara umum bertanggung jawab atas manajemen tenaga kerja

perusahaan maupun merancang kebutuhan perusahaan akan tenaga kerja. Divisi ini terbagi

menjadi dua, yaitu Human resource dan System Integration.

Top Management

Finance

Finance

Information System

Procurement

Human Resource

Human Resource

System Integration

Manufacture

Plant Division

Research & Development

Marketing

Nutrition

Nutricare

Markom

Office Marketing Knowledge

Research Center for XT-Life

Sales

Sales & Distribution

Customer Development

XT-Life

Bussines Development

Strategic Management

3. Divisi Manufacture

Divisi Manufacture secara umum bertanggung jawab atas produksi dan inovasi produk

yang hendak dipasarkan, yang meliputi Plant Division dan Divisi Research & Development.

4. Divisi Marketing

Divisi Marketing secara umum bertanggung jawab atas pemasaran produk yang akan

dijual oleh perusahaan. Ada 5 bagian dalam Divisi ini, antara lain Nutrition, Nutricor,

Markom, Office Marketing Knowledge, dan research centre for XT- Life.

5. Divisi Sales

Divisi Sales adalah divisi yang secara langsung menangani distribusi dan penjualan

produk. Divisi ini terbadgi menjadi dua, yaitu Sales Distribution dan Customer Development.

6. Divisi XT-Life

Divisi XT-Life secara umum bertanggung jawab atas inovasi dan proses pengembangan

bisnis. Divisi ini mengatur bagaimana merancang suatu strategi marketing yang baik

sehingga penjualan atas produk dapat tercapai secara maksimal.

Tampilan Web Perusahaan

Tampilan Corporate Portal di Internal Nutrifood

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

Sistem Manajemen Basis Data pada PT Nutrifood Indonesia

Seperti halnya dengan perusahaan lain, PT. Nutrifood Indonesia juga memiliki beberapa

divisi. Masing – masing divisi tersebut memiliki tugas dan fungsi yang berbeda, namun dalam

satu manajemen induk yang saling mendukung dan berhubungan satu sama lain. Software yang

digunakan dalam perusahaan adalah Oracle. Sistem Manajemen Basis Data pada PT. Nutrifood

Indonesia memiliki 3 jenis entitas, yaitu Entitas Produk, Entitas Gudang, dan Entitas

Customer/ Pelanggan. Masing-masing dari entitas tersebut berisi atribut-atribut khusus yang

mempunyai karakteristik atau keunikan yang menggambarkan kekhususan dari entitas tersebut.

A. Entitas Produk

Pada entitas Produk, berisi atribut-atribut sebagai berikut:

1. Kode Barang

Kode barang merupakan Primary Key pada Entitas Produk, karena

merupakan pemberi identitas yang unik untuk setiap produk. Kode Barang ini

berupa 4 digit angka, dimana setiap digit angka dari kode tersebut mengambarkan

karakteristik dari produk tersebut. Berikut adalah karakteristik dari setiap digit

angka pada kode barang:

Digit pertama : menggambarkan nama barang atau produk tersebut.

Digit kedua : menggambarkan rasa/ varian dari produk.

Digit ketiga : menggambarkan volume dari produk.

Digit keempat : menggambarkan satuan dari produk.

Sebagi contoh, kode barang 1221 , yang dapat diartikan sebagai 1 (nama

produk) : Nutrisari, 2 (rasa/varian) : Lemon, 2 (volume): 500gram, 1 (satuan) : dus.

Jadi kode barang 1221 dapat dibaca sebagai Nutrisari rasa lemon, dengan volume

500gram dan satuan dus.

2. Nama Barang

Atribut ini berisi field merk dari produk produk dari Nutrifood. Produk-

produk dari nootrifood adalah sebagai berikut:

Tropicana Slim

Hi-Lo

L-Men

WRP

Nutrisari

3. Jenis

Atribut “Jenis” ini berisi field kategori/ rasa varian dari setiap merk sebuah

produk. Contoh, untuk Produk Nutrisari terdapat tiga varian rasa, yaitu rasa jeruk

rasa lemon dan rasa mangga. Selain itu, untuk Produk L-Men terbagi dalam tiga

jenis yaitu L-Men Platinum, L-Men Gain Mass dan L-Men Lost Weight.

4. Volume

Atribut Volume berisi volume suatu produk dalam satuan gram.

5. Satuan

Atribut ini berisi field satuan dari produk. Pada atribut ini hanya berisi dua

field, yaitu Dus dan Botol.

6. Harga

Berisi field harga dari setiap produk.

B. Entitas Gudang

1. Kode Gudang

Kode Gudang ini merupakan Primary Key pada entitas Gudang. Kode ini

untuk membedakan antara gudang yang satu dengan gudang yang lain. Pembeda yang

digunakan untuk kode gudang ini berdasarkan lokasi/kota tempat gudang berada.

2. Kota

Menunjukkan kota lokasi gudang berada. Sampai saat ini, Gudang Milik

Nutrifood berada di lima kota, yaitu Jakarta, Depok, Bandung, Surabaya, dan

Tangerang.

3. Jumlah Barang

Jumlah barang yang berada pada setiap gudang.

4. Kode Barang

Kode Barang di sini adalah nomor/ kode untuk setiap barang. Seperti yang

telah dijelaskan di bagian entitas produk, kode barang ini merupakan kumpulan dari

nama barang, jenis/ varian, volume dan satuan.

5. Nama Barang

Merupaka nama dari produk yang akan djual oleh perusahaan.

6. Satuan

Satuan dari setiap produk yang terdiri dari dus dan botol.

C. Entitas Customer

Pada entitas Produk, berisi atribut-atribut sebagai berikut:

1. Kode Customer

Kode Customer merupakan kode unik untuk mengidentifikasi konsumen.

Pada entitas Customer, kode customer merupakan Primary Key. Kode ini diawali

dengan huruf A, yaitu kode untuk Konsumen. Digit kedua mewakili nama konsumen,

dan digit ketiga mewakili kota tempat konsumen berada.

2. Nama Customer

Merupakan atribut yang berisi nama nama konsumen dari PT Nutrifood.

Konsumen dari PT Nutrifood merupakan swalayan swalayan besar, yaitu antara lain

Giant, Tip Top, Naga, Hero, dll.

3. Kota

Atribut ini berisi kota konsumen berada yang meliputi darha Jakarta,

Bandung, Depok, Surabaya, Tangerang, dll.

4. Kode Gudang

5. Kode Barang

6. Nama Barang

7. Jumlah Barang

8. Volume

9. Satuan

Tabel Basis Data Relasional pada PT Nutrifood

Primary Key

PRODUKKODE BARANG NAMA BARANG JENIS VOLUME SATUAN HARGA

1111 NUTRISARI JERUK 250 DUS 15000

1212 NUTRISARI LEMON 250 BOTOL 20000

2132 HI-LO TEEN 1000 BOTOL 60000

2321 HI-LO GOLD 500 DUS 40000

3132 L-MEN PLATINUM 1000 BOTOL 100000

3231 L-MEN GAIN MASS 1000 DUS 100000

4222 WRP SIX DAY 500 BOTOL 40000

4311 WRP COOKIES 250 DUS 25000

10.11. Primary Key

12.

13. Primary Key

14. CUSTOMER

KODE CUSTOMER

NAMA COSTUMER

KOTAKODE

GUDANGKODE

BARANGNAMA

BARANGJUMLAH BARANG

VOLUME SATUAN

A11 HERO Jakarta FGD1 3231 L-MEN 500 1000 DUS

A26 GIANT Surabaya FGD6 4222 WRP 450 500 BOTOL

A45 TIP TOP Depok FGD5 2132 HI-LO 540 1000 BOTOL

A74 NAGA Tangerang FGD4 2321 HI-LO 550 500 DUS

A21 GIANT Jakarta FGD1 3132 L-MEN 700 1000 BOTOL

A42 TIP TOP Bandung FGD2 1111 NUTRISARI 300 250 DUS

A15 HERO Depok FGD5 1212 NUTRISARI 500 250 BOTOL

D. Diagram Relasi Antar Entitas pada Perusahaan Nutrifood

GUDANGKODE GUDANG KOTA KODE BARANG NAMA BARANG JUMLAH BARANG SATUAN

FGD1 Jakarta 1111 NUTRISARI 2057 DUS 

FGD1 Jakarta 1212 NUTRISARI 2300  BOTOL

FGD2 Bandung 2132 HI-LO 1500  BOTOL

FGD5 Depok 2321 HI-LO 2300  DUS

FGD6 Surabaya 3132 L-MEN 2500  BOTOL

FGD5 Depok 3231 L-MEN 2100  DUS

FGD4 Tangerang 4311 WRP 1200  DUS

Sebuah basis data relasional yang baik, tidak akan mempunyai sebuah hubungan many-to-

many dan semua atribut untuk entitas tertentu hanya akan digunakan pada entitas itu . Diagram

relasi antar menggambarkan secara grafis hubungan antarentitas dalam basis daa relasional.

Diagram di bawah ini mengilustrasikan bagaimana relasi antar entitas (entity-relationship

diagram) yang terdapat di PT Nutrifood. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, terdapat 3

jenis entitas yang terdapat dalam perusahaan ini, yaiut entitas produk, gudang dan costumer.

Garis hitam yang menghubungkan antara 2 entitas tersebut menunjukkan bahwa entitas-entitas

itu memiliki hubungan one-to-one. Sedangkan garis merah yang menghubungkan dua entitas

menunjukkan hubungan one-to-many.

one to many

PRODUK GUDANG COSTUMER

one to many

one to one

one to many

Entitas produk dengan entitas gudang memiliki hubungan one-to-many, yang berarti

bahwa satu produk yang dihasilkan dapat disimpan di banyak gudang. Begitu pula sebaliknya,

antar gudang dengan produk juga memiliki hubungan one-to-many, yang mempunyai arti satu

gudang menyimpan berbagai macam produk.

Selanjutnya untuk relasi antar entitas antara gudang dengan costumer, menunjukkan

sebuah hubungan one-to-many, yang berarti bahwa sebuah gudang dapat berhubungan dengan

banyak costumer. Sedangkan untuk relasi entitas antara costumer dengan memiliki hubungan

one-to-one, dimana satu costumer hanya bias mengambil barang dari satu buah gudang saja.