BAB 3

3637

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN CV UTAMA MANDIRI

3.1 Riwayat Perusahaan

CV Utama Mandiri merupakan badan usaha yang bergerak pada bisnis timbangan dengan jenis dan ukuran yang beragam.

CV Utama Mandiri berdiri dari januari 2009 hingga saat ini. Terletak di Jl. Daan Mogot KM.16 KP Duri Semanan, Kalideres, Jakarta Barat. CV Utama mandiri melayani berbagai macam pesanan timbangan, alat instrumentnya serta perakitan dan perawatan setelah purna jual.

Perusahaan ini memiliki pasar diwilayah Jakarta dan sekitarnya, telah melayani berbagai macam pelanggan, mulai dari perusahaan, dinas pemerintahaan, dan pelanggan individual. Dengan berbagai jenis timbangan perusahaan ini mampu melayani permintaan pelanggannya yang memiliki kebutuhan yang berbeda satu sama lainnya. Jenis timbangan yang tersedia diantaranya :

a. Timbangan skala kecil : timbangan yang berukuran kecil ini digunakan untuk menimbang benda-benda yang berukuran kecil dan ringan. Selain menimbang berat benda tersebut, ada timbangan yang juga bisa menghitung jumlah benda yang ada dalam timbangan, untuk contohnya :

Timbangan laboratorium (lab balance)

Timbangan kadar air (moisture balance)

Timbangan saku (portable)

Timbangan untuk retail (retail computing scale)

Timbangan untuk menghitung jumlah satuan (counting scale )

Dan lainnya.

b. Timbangan skala menengah : timbangan ini menimbang benda ukuran menengah misalnya berat box, hewan ternak dan lainnya, untuk contohnya :

Timbangan ternak (livestock, animal weighting)

Timbangan gantung (crane/hanging scale)

Timbangan duduk (bench scal)

Dan lainnya.

c. Timbangan skala berat : timbangan yang digunakan untuk mengukur benda berat dengan ukuran yang besar juga, biasa dipakai perusahaan untuk menghitung benda besar seperti mobil, truk, mesin pabrik, selain itu karena penggunaannya yang massive membuat timbangan jenis ini memliki penempatan khusus dan terkadang dioperasikan secara besar, dengan perhitungan matematis dahulu. Contoh untuk jenis ini adalah :

Timbangan mobil/truk berbentuk seperti jembatan (truck scale, weight bridge)

Timbangan lantai (floor/platform scale)

Dan lainnya.

CV Utama mandiri melayani pelanggan dengan menerima pesanan timbangan terlebih dahulu. Jenis, ukuran, serta jumlah ditentukan terlebih dahulu saat pemesanan. Setelah itu perusahaan juga melayani perakitan timbangan serta pemasangannnya. Perawatan dan servis pasca penjualan juga menjadi andalan untuk mempertahaankan pelanggan.

Selain melayani pemesanan timbangan, perusahaan juga melayani pemesanan komponen dan instrument serta timbangan yang dibuat secara custom dengan instrument yang diinginkan pelanggan. apabila ada bagian yang rusak maka pelangan cukup mengganti komponen yang rusak tanpa harus mengganti keseluruhan dari timbangan. Komponen utama dari timbangan ada 3 diantaranya :

1. Indicator

Digunakan untuk menampilkan hasil penimbangan dari benda. Memiliki dua tipe analog dan digital, analog masih menggunakan jarum untum memperlihatkan hasil timbangan layaknya jam dinding, yang digital mengunakan layar untuk menampilkan hasil dalam bentuk digital, dan mempunyai ketepatan yang lebih akurat dibanding analog.

2. Load Cell,

Adalah komponen dalam timbangan yang digunakan untuk mengkonvert beban yang diukur menjadi sinyal elektrik pada indicator digital Load cell sendiri ada beberapa jenis yang proses konversinya berbeda beda, diantaranya adalah:

1. Hydraulic load cell yang memanfaarkan piston dalam tabung elastis berisi oli yang pada saat difungsikan piston akan menekan oli yang nantinya akan menghasilkan ukuran beban sesuai dengan tekanan dari oli tersebut

2. Pneumatic load cell, menggunakan tekanan udara untuk mengukur beban berdasarkan tekanan udara yang dihasilkan.

3. Strain gauge load cell, load cell yang ini menggunakan ketegangan yang terjadi pada pengukur/gauge karena menanggung beban yang akan diukur.

3.2 Struktur perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PerusahaanCV Utama mandiri mempunyai bagian bagian dalam organisasi mereka untuk menjalankan proses bisnisnya, dengan teknisi sebagai pengawas untuk bagian bagian lainnya, serta yang bertanggung jawab untuk keseluruhan proses bisnis. Untuk penjabarannya adalah sebagai berikut :

Teknisi :

Berperan sebagai pusat dalam proses bisnis, selain sebagai pengawas dan pemimpin, tugas utamanya adalah membuat timbangan dari instrument instrument yang ada.

Teknisi juga bertugas untuk merawat produk pasca penjualan, ia juga bertugas untuk mengajarkan cara pemakai serta perawatan pada pelanggan.

Bertugas untuk memperoses pesanan produk dari pelanggan, setelah pesanan itu di terima dan diproses oleh bagian penjualan.

Merupakan pemimpin yang membawahi semua bagian dalam perusahaan, sehingga berwenang untuk membuat kebijakan.

Teknisi adalah direktur dalam perusahaan ini dan bertanggung jawab langsung pada owner atau pemilik perusahaan.

Bagian Gudang :

Sebagai petugas dalam mengatur logistic yang ada dalam gudang

Bertugas untuk mengawasi barang barang yang ada di gudang.

Berperan dalam mengecek ketersedian material di gudang secara rutin.

Bertugas untuk menerima barang kiriman supplier, beserta surat jalannya. Nanti akan dicocokan dengan permintaan material yang dibuat sebelumnya.

Bertugas untuk membuat laporan keluar masuk barang dari gudang secara rutin.

Bagian Administrasi :

Bertugas untuk mengatur administrasi serta keuangan perusahaan

Bertugas untuk memproses surat tagihan baik yang diminta secara pembayaran penuh atau sekedar down payment.

Memproses pembayaran dari tagihan yang telah diproses pada surat tagihan sebelumnya

Bertugas untuk mengatur bukti pembayaran sesuai dengan surat tagihan yang diterima

Bertugas untuk mengatur dan menyimpan dokumen perusahaan

Bertugas untuk mengatur equipment dari perusahaan yang digunakan untuk mendukung proses bisnis berjalan lancar

Bertugas juga untuk membuat laporan secara rutin, misalnya laporan keuangan, laporan pembayaran dan pendapatan, dan lainnya.

Bagian Pembelian :

Bertanggung jawab dalam proses pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.

Bertugas untuk memperoses data para supplier.

Bertugas untuk mencari supplier.

Bertugas juga untuk menerima supplier apabila ingin menjadi partner.

Bertugas untuk memproses permintaan barang dari gudang.

Pemerosesan permintaan dilakukan dengan berkoordinasi dengan supplier.

Membuat beberapa surat dalam proses pembelian barang diantaranya : pemesanan, surat pembelian.

Selain membuat bagian pembelian akan memproses surat surat yang diterima dari supplier seperti penawaran harga.

Bertugas juga untuk menyediakan equipment yang dibutuhkan perusahaan serta logistik apabila diminta.

Juga bertugas untuk membuat laporan pembelian secara rutin.

Bagian Pengiriman :

Bertugas sebagai pengirim produk pada pelanggan.

Bertugas untuk menyerahkan bukti pengiriman pada pelanggan.

Bertugas untuk mengambil produk apabila pelanggan mengembalikan produk atau meminta servis pada perusahaan.

Sebagai transport untuk pegawai, logistic, dan equipment apabila dibutuhkan.

Bagian Penjualan :

Bertugas untuk memasarkan produk pada pelanggan.

Bertugas untuk menerima dan memproses permintaan produk dari pelanggan.

Bertugas untuk bernegosiasi dengan pelanggan.

Bertugas untuk memproses data pelanggan.

Bertugas untuk menerima pelanggan apabila ingin menjadi partner.

Bertugas sebagai costumer relationship manager bagi perusahaan.

Bertugas untuk membuat laporan penjualan secara rutin.

3.3 Sistem yang sedang berjalan pada perusahaan

Gambar 3.2 Rich Picture pada proses lamaUntuk penjelasan dari proses ini adalah sebagai berikut :

Pertama pelanggan akan memesan produk pada bagian penjualan. Bagian penjualan lalu akan memproses pemesanan yang diterima, seperti sepesifikasi, jumlah produk, serta deadline untuk memenuhi pemesanan tersebut. Bagian penujalan akan melimpahkan hasil pemesanan pada teknisi untuk ditindak lanjuti.Saat teknisi menerima pemesanan, maka ia langusung mengecek ketersediaan komponen digudang. Bagian gudang akan merespon dengan mengirimkan data barang yang diminta, Apabila komponen tersedia secara lengkap maka teknisi akan langsung mengerjakan pesanan produk, namun apabila komponen yang tersedia tidak memenuhi baik secara kuantitas maupun kualitasnya di gudang, maka ia akan meminta bagian pembelian untuk membeli barang yang dibutuhkan.Bagian pembelian yang menerima permintaan dari teknisi lalu menindaklanjutinya dengan membuat surat pemesanan barang pada supplier. Supplier yang menerima akan mengecek apakah ia dapat menyanggupi pemesanan tersebut atau tidak, apabila tidak maka akan diberitahukan pada bagian pembelian, namun apabila disanggupi maka supplier akan membuat penawaran harga barang dalam bentuk surat pada bagian pembelian.Bagian pembelian akan bernegosiasi mengenai harga dari supplier, apabila harga tidak cocok maka supplier akan mengirimkan surat penawaran harga lagi hingga harga dirasa cocok oleh kedua belah pihak, setelah harga sudah disetujui oleh kedua pihak maka bagian pembelian akan membuatkan surat pembelian, surat ini akan diterima oleh supplier, sehingga supplier bisa membuat surat tagihan untuk down payment terlebih dahulu untuk bagian pembelian.Bagian pembelian akan meneruskan surat ini pada bagian administrasi untuk diproses lebih lanjut. Bagian admnisitrasi akan memprosesnya dengan membayar down payment. Bukti pembayaran down payment akan diserahkan pada bagian pembelian untuk diteruskan ke supplier.Setelah supplier menerima dan mengkonfirmasi bukti pembayaran tersebut maka supplier akan mulai memproses penyediaan dan pengiriman barang. Barang ini akan di kirim kepada perusahaan, tepatnya ke bagian gudang. Selain barang supplier juga akan menyertakan surat jalan untuk diserahkan pada bagian gudang.Bagian gudang akan memeriksa apakah barang dan surat jalan sesuai atau tidak lalu ia akan menerima secara sementara barang dan surat jalan terlebih dahulu, karena sebelum diterima secara penuh bagian gudang harus mengeceknya ke teknisi. Pengecekan dilakukan dengan cara meneruskan surat jalan yang diterima dari supplier ke teknisi. Teknisi lalu mengecek surat jalan sesuai atau tidak dengan permintaan barang yang ia lakukan. Setelah di cek ia akan membuat surat persetujuan barang, bagian gudang akan mengecek barang apa saja yang disetujui dari surat ini. Apabila ada barang yang tidak disetujui maka akan dibuat retur yang ditujukan kepada supplier sehingga supplier akan mengirimkan barang yang sesuai, sementara barang yang disetujui akan disimpan digudang hingga dibutuhkan oleh teknisi.Jika barang sudah sampai dan sesuai dengan pesanan, supplier akan menagih sisa pembayaran yang ditanggung oleh perusahaan, penagihan ini dilakukan dengan cara membuat surat tagihan full payment untuk perusahaan berdasarkan transaksi - transaksi yang telah dilakukan dalam satu bulan terakhir, perusahaan menerima surat ini melalui bagian pembelian yang nantinya akan diteruskan ke bagian administrasi. Bagian adminsitrasi akan memproses surat tagihan ini seperti surat tagihan down payment sebelumnya, melalui transfer bank.Setelah dilakukan pembayaran maka akan dibuatkan bukti pembayaran yang akan diteruskan kepada bagian pembelian, bagian pembelian akan menyerahkan bukti ini pada supplier. Supplier akan mengkonfirmasi sebelum akhirnya ia akan membuat surat pelunasan untuk perusahaan, menandakan tagihan pada bulan tersebut telah lunas, surat ini akan diterima oleh bagian pembelian.

3.4 Form yang digunakan

Gambar 3.3 Form Invoice

Gambar 3.4 Form Faktur 3.5 Analisa strategi perusahaan

Tabel 3.1 PIECES FrameworkProblemOpportunity

Performance1. terjadi kesalahan dalam pembuatan dokumen karena prosesnya yang manual.1. membuat sistem pengadaan barang yang baru dengan kemampuan membuat dan mengolah data secara akurat

Information1. Kurang Informasi terbaru mengenai supplier membuat perusahaan kesulitan memilih supplier.

2. kesalahan informasi yang terjadi, seperti kesalahan jumlah material yang dipesan 1. membuat sistem pengadaan barang yang baru yang dapat di akses oleh supplier dimana supplier bisa mendaftar serta memasukan data yang dibutuhkan perusahaan saat proses pengadaan material.

2. penggunaan system baru membantu input data sehingga data lebih akurat dan konsisten dibanding dengan cara manual

Economic1. biaya pembuatan dokumen yang harus dicetak setiap kali ada proses pengadaan material1. system baru dapat menyimpan data kedalama database sehingga perusahaan tidak harus mencetak setiap dokumen yang dibuat, cukup yang diperlukan saja

Control1. Sistem lama yang menggunakan kertas dimana tulisan bisa pudar dan rusak sehingga data akan hilang1. System baru akan memiliki back-up data sehingga data bisa tersimpan lebih aman.

Efficiency1. penggunaan system lama bisa lebih boros karena penggunaan dokumen antar supplier dan perusahaan dilakukan manual, selain itu alur antar dokumen tersebut masih menggunakan kurir 1. system baru bisa yang mempermudah perusahaan dan supplier membuat serta mengolah data, selain itu dengan penggunaan internet alur dokumen akan lebih cepat

Service1. System lama tidak memiliki protocol dalam pelaksanaannya, contohnya penggunaan telepon sebagai sarana negosiasi secara informal sehingga baik perusahaan atau supplier terkadang kesulitan saat proses berlangsung 1. dengan penggunaan sistem baru perusahaan maupun supplier akan lebih mudah melakukan proses pengadaan material.

3.6 Masalah yang dihadapi

Dengan menganalisa proses bisnis yang dilakukan selama ini oleh perusahaan maka dapat ditentukan masalah masalah utama yang dihadapi oleh CV Utama Mandiri, diantarnya :

1. Alur informasi yang dirasa lambat antar bagian perusahaan yang akhirnya berimbas pada proses produksi, selain itu alur informasi juga menjadi terlambat.

2. Kesulitan menentukan supplier mana yang akan dipakai dalam pengadaan, ini terjadi karena kurangnya informasi tentang para supplier yang up-to-date, contoh harga komponen yang berubahubah di pasaran.

3. Kesalahan dalam pembuatan dokumen, kadang terjadi karena kelalaian pegawai, contoh kesalahan dalam penulisan nama.

4. Ketergantungan pada beberapa supplier yang sama tiap kali proses pengadaan barang, sehingga nilai tawar perusahaan terbatas dalam proses penawaran harga.

3.7 Usulan pemecahan masalah

Dengan mencermati analisa pada kesalahan dan kekurangan perusahaan, maka dapat diusulkan pemecahaan masalah yang dapat diterapkan oleh perusahaan, diantaranya :

1. Pembuatan sistem yang mengatur alur proses antar bagian pengadaan barang, ini disarankan bagi perushaan karena masalah yang ada selama ini banyak terdapat pada proses pengadaan barang komponen untuk produksi. Sistem ini akan dijalankan secara online, nantinya diharapkan alur informasi pada setiap bagian akan saling berhubungan satu sama lain pada sistem sehingga bisa meningkatkan ke efisienan dalam proses pengadaan barang.

2. Pembuatan sistem yang menangani informasi mengenai harga supplier yang up to date, yang nanti supplier dapat menginput sendiri harga yang terupdate, sehingga perusahaan bisa melihat diantara supplier mana yang paling murah sesuai harga pasar sekarang.

3. Pembuatan sistem yang memiliki fitur pembuatan form dokumen sehingga tidak perlu mengetik lagi hanya tinggal memasukan apa yang dibutuhkan sehingga kesalahan pada pembuatan dokumen bisa diminimalisir dan dapat mempercepat proses pembuatannya.

4. Sistem pendaftaran supplier yang lebih mudah hanya dengan mengakses situs e-procurment perusahaan, supplier dapat mendaftar dan menjalin kerjasama dengan perusahaan dimana saja dan kapan saja.

Owner

Bagian Gudang

Bagian Adminisitrasi

Bagian Pembelian

Bagian Penjualan

Bagian Pengiriman

Teknisi

29

_1234567890.vsdPerson 2

Inventory

Copy Center

Pembelian

Administrasi

Penjualan

Gudang

2. Cek Data Material Gudang

3. Laporan Pengecekan Material

4. Permintaan Material

Supplier

5. Surat Pemesanan Material

6. Surat Penawaran Harga

7. Surat Pembelian

8. Surat Tagihan DP

11. Bukti Pembayaran DP

16. Faktur Tagihan Pembayaran Full

12. Mengirim MaterialBeserta Surat Jalan

1. PemesananCustomer

9. Surat Tagihan DP

10. Bukti TransferPembayaran DP

19. Bukti Pembayaran Full

20. Bukti Pelunasan

13. Surat Jalan

15. Surat Persetujuan Material

17. Surat Tagihan Pembayaran Full

18. Bukti TransferPembayaran Full

Teknisi

14. Retur Material