30

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Antex Indonesia Manufacturing adalah salah satu perusahaan industri

yang bergerak di bidang furniture di mana pemasarannya terfokus pada ekspor.

Sebagai salah satu perusahaan yang berpengalaman selama puluhan tahun, PT. Antex

Indonesia Manufacturing telah memiliki banyak klien perusahaan di seluruh Asia

dan Eropa. PT. Antex Indonesia Manufacturing mempunyai visi yaitu bekerja keras,

disiplin waktu, berpenampilan sopan dan santun, serta memiliki misi yaitu

menghasilkan kualitas produk yang bermutu .PT Antex Indonesia Manufacturing itu

sendiri dipimpin oleh Mr. Yao Ching Fu sebagai pengendali pengambilan keputusan

diperusahaan bersama dengan direktur produksi serta staff yang bekerja dalam

pengaturan administrasi dan pengaturan aktifitas perusahaan. Dalam setiap industri

dan bisnis yang ada bukan berarti tidak lepas dari persaingan dalam dunia bisnis dan

dengan telah berkembangnya industri dikalangan global ini seperti yang

dikemukakan Sekretaris Jenderal Kemenperin Anshari Bukhari mengatakan,

“pertumbuhan industri manufaktur pada 2010 rata-rata 5,1 persen atau lebih tinggi

dari target awal yang sebesar 4,69 persen” (Karina, 2011). Disini dapat kita lihat

perusahaan PT. Antex Manufacturing merupakan perusahaan yang telah lama berdiri

dan dapat diperhitungkan keberadaannya dalam persaingan yang ada di dunia bisnis

tersebut dengan persediaan bahan baku yang telah memiliki ijin untuk

penebangannya seperti yang diungkapkan Direktur Eksekutif LEI (Lembaga

Ekolabel Indonesia) organisasi non-profit berbasis konstituen yang mengembangkan

31

sistem sertifikasi hutan yang mempromosikan misi untuk pengelolaan sumber daya

hutan yang adil dan berkelanjutan di Indonesia. Sebagai organisasi berbasis

konstituen, LEI mempertahankan kemerdekaan dan transparansi, baik yang

diperlukan untuk kredibilitas sertifikasi hutan, Taufiq Alimi mengatakan, ”Para

pedagang dan industri dapat menggunakan bahan baku (produk hutan) bersertifikat

LEI untuk memenuhi permintaan konsumen yang kian lama kian meningkat atas

produk-produk yang ramah lingkungan" (Primus, 2009).

Dilihat dari tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan kedepannya berupa

pencapaian pangsa pasar diluar asia dan eropa dan kendala strategis yang dihadapi

yaitu tidak tercapainya omset penjualan setiap tahunnya seperti kesulitan yang

dialami perusahaan tingkat kecil dan menengah dengan suatu solusi yang umum

untuk transparansi alur material biasanya untuk perkerjaan yang didasarkan

mengikuti alur pendekatan yang diusulkan yaitu memungkinkan pengintegrasian

pada perusahaan tingkat kecil dan menengah dengan beberapa perusahaan jaringan

persediaan (Karkkainen, 2004). PT. Antex Indonesia Manufacturing merupakan

perusahaan yang memiliki kekurangan pada bahan bakunya sehingga sangat

diperlukan solusi untuk transparansi alur material dengan meningkatkan jaringan

persediaan yaitu berkerjasama dengan banyak supplier sehingga bahan baku selalu

tersedia.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Antex Indonesia Manufacturing adalah perusahaan yang bergerak

dibidang pendistribusian bahan baku kayu. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 02

Maret 1989 yang bertempat di Jl. Raya Serang Km 27, Kp. Pos, Ds. Sentul, Balaraja-

32

Serang. Pendiri dari PT. Antex Indonesia Manufacturing itu sendiri yaitu oleh Mr.

Yao Ping Wen dengan penetapan visi dan misi serta konsep pendistribusian barang

yang telah ditetapkan dan dibangun. PT.Antex Indonesia Manufacturing itu sendiri

merupakan perusahaan kayu terlama yang masih bertahan dalam era perindustrian

negara saat ini. Dengan bermodalkan kualitas produk dan kepercayaan costumer

kepada perusahaan dalam menyediakan produk sesuai persediaan dan didukung oleh

surat pernyataan perijinan industri oleh pemerintah nomor: 256/T/Industri/1993, PT.

Antex itu sendiri pun dapat berkembang dan bertahan dalam penyediaan produk yang

berkualitas.

3.1.2 Organization Chart

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Tugas dari masing-masing bagian yang ada di dalam perusahaan adalah

sebagai berikut:

1. Direktur Utama

- Pemegang saham

33

2. Direktur Finance

Direktur Utama mempunyai tugas dalam hal:

- Menentukan visi dan misi perusahaan agar dapat bersaing dan berkembang pesat.

- Menentukan kebijakan-kebijakan serta strategi yang akan dipakai perusahaan.

- Memegang kendali untuk setiap aktifitas perusahaan.

3. Direktur Produksi

Direktur Produksi mempunyai tugas dalam hal:

- Menentukan dan memutuskan segala tindakan dalam persiapan produksi.

- Bertanggung jawab terhadap kualitas produk yang dikerjakan dalam produksi

4. Administrasi

Administrasi mempunyai tugas dalam hal:

- Mengatur dan menjalankan pembayaran

- Memeriksa dan menjalankan tagihan kepada customer

- Mengatur dan membuat laporan keuangan setiap bulannya

5. Marketing

Marketing mempunyai tugas dalam hal:

- Mendata setiap aktifitas penjualan.

- Mendata setiap customer yang baru

- Memastikan produk yang dipesan oleh customer.

6. HRD

Mempunyai tugas dalam hal menangani segala aktifitas karyawan mulai dari absensi,

gaji hingga masalah- masalah yang disebabkan oleh orang-orang produksi itu sendiri.

7. Purchasing

Purchasing mempunyai tugas dalam penyediaan bahan dan keperluan produksi

34

8. Produksi

Produksi merupakan karyawan yang bertugas untuk penyediaan pesan sesuai dengan

keinginan customer.

3.2 Goals & Initiatives

3.2.1 Strategic Plan

Adapun visi dan misi dari PT. Antex Indonesia Manufacturing yaitu:

Visi

- Menjadi perusahaan sebagai distributor bahan baku kayu terbaik dan bermutu

didunia.

Misi

- Memberikan pelayanan terbaik untuk menjadi mitra usaha yang terpercaya.

- Meningkatkan sumber daya manusia yang kompeten, bekerja keras, disiplin waktu

serta berpenampilan sopan dan santun

3.2.2 Statement of Strategic Direction

PT. Antex Indonesia Manufacturing menetapkan beberapa strategi yang

diperlukan untuk mencapai visi atau misi perusahaan itu sendiri, yaitu:

- Meningkatkan produktifitas karyawan.

- Membangun sistem dan teknologi informasi yang saling terintegrasi untuk

menciptakan efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan.

- Meningkatkan kepuasan customer dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan

yang diberikan kepada customer.

35

3.2.3 SWOT Analysis

1. Analisis Faktor Internal

a. Kekuatan dari perusahaan (Strength)

S1. Penyesuaian produk terhadap kebutuhan pelanggan.

S2. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing yang lain.

S3. Pengalaman perusahaan yang cukup lama dalam bidang penjualan di bidang

funiture.

S4. Memiliki pemasok kayu yang beragam dan terpercaya dalam kualitas dan bahan

baku.

S5. Menjaga kualitas produk

S6. Memiliki karyawan yang loyal dan dapat dipercaya.

S7. Memiliki jasa pengiriman barang ekspor.

S8. Pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan waktu 1 bulan dan batas

perpanjangan pembayaran selama 1 minggu.

b. Kelemahan dari perusahaan (Weakness)

W1. Proses bisnis perusahaan yang masih belum berjalan dengan baik.

W2. Bahan baku yang dipesan terkadang tidak tersedia di supplier.

W3. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal.

W4. Laporan yang dibuat oleh karyawan masih kurang tepat.

W5. Tidak adanya waktu bagi marketing untuk mencari customer baru dan

kurangnya dukungan teknologi informasi yang digunakan untuk mencari

pelanggan baru.

2. Analisis Faktor Eksternal

c. Peluang (Opportunity)

36

O1. Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam

mengembangkan bisnis.

O2. Melakukan kerja sama dengan supplier kayu.

O3. Kebutuhan customer akan funiture dari kayu meningkat.

O4. Menarik customer pesaing untuk menambah pelanggan baru.

O5. Mempunyai karyawan yang memiliki produktifitas tinggi dan sikap baik.

d. Ancaman (Threat)

T1. Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga beli dan jual produk.

T2. Permintaan bahan baku terkadang terlambat dalam pengiriman serta ketidak

konsistenan dari supplier dalam ada atau tidaknya bahan baku.

T3. Customer cenderung memilih produsen yang sudah terkenal.

T4. Karyawan bisa melakukan kecurangan karena pengolahan dokumen masih

dilakukan secara manual dan kurangnya keamanan informasi karena dapat

diakses oleh semua karyawan.

T5. Pembayaran tagihan yang sering terlambat oleh customer.

3. EFAS dan IFAS

Tabel 3.1 Tabel IFAS

Faktor - faktor strategi eksternal Bobot Rating

Bobot

X

Rating

Kekuatan

1. Penyesuaian produk terhadap

kebutuhan customer. 0,15 3 0,45

37

2. Berani bersaing dalam hal harga

dengan pesaing yang lain. 0,10 2 0,20

3. Pengalaman perusahaan yang cukup

lama dalam bidang penjualan di bidang

funiture.

0,10 3 0,30

4. Memiliki pemasok kayu yang

beragam dan terpercaya dalam kualitas

dan bahan baku.

0,10 3 0,30

5. Menjaga kualitas produk 0,10 2 0,20

6. Memiliki karyawan yang loyal dan

dapat dipercaya. 0,10 2 0,20

7. Memiliki jasa pengiriman barang

ekspor. 0,10 3 0,30

8. Customer bisa melakukan

pembayaran dengan waktu 1 bulan dan

batas perpanjangan pembayaran selama

1 minggu.

0,05 3 0,15

Total Kekuatan 0,90 2,10

Faktor - faktor strategi eksternal Bobot Rating

Bobot

X

Rating

Kelemahan

38

1. Proses bisnis perusahaan yang masih

belum berjalan dengan baik. 0,15 3 0,45

2. Bahan baku yang dipesan terkadang

tidak tersedia di supplier. 0,10 2 0,20

3. Belum memanfaatkan teknologi

informasi secara optimal. 0,15 3 0,45

4. Laporan yang dibuat oleh karyawan

masih belum tepat. 0,10 2 0,20

5. Tidak adanya waktu bagi marketing

untuk mencari pelanggan baru dan

kurangnya dukungan teknologi informasi

yang digunakan untuk mencari customer

baru.

0,07 2 0,14

Total Kelemahan 0,57 1,44

Total IFAS 1,47 3,54

Tabel 3.2 Tabel EFAS

Faktor - faktor strategi eksternal Bobot Rating

Bobot

X

Rating

Peluang

1. Perkembangan teknologi informasi yang

dapat membantu perusahaan dalam 0,20 3 0,60

39

mengembangkan bisnis.

2. Melakukan kerja sama dengan supplier

kayu. 0,15 3 0,45

3. Kebutuhan customer akan furniture dari

kayu meningkat. 0,10 3 0,30

4. Menarik customer pesaing untuk

menambah customer baru. 0,10 3 0,30

5. Mempunyai karyawan yang memiliki

produktifitas tinggi dan sikap baik. 0,07 2 0,14

Total Peluang 0,57 1,79

Faktor - faktor strategi eksternal Bobot Rating

Bobot

X

Rating

Ancaman

1. Perubahan dalam mata uang yang

mempengaruhi harga beli dan jual produk. 0,10 2 0,20

2. Permintaan bahan baku terkadang

terlambat dalam pengiriman serta ketidak

konsistenan dari supplier dalam ada atau

tidaknya bahan baku.

0,05 3 0,15

40

3. Customer cenderung memilih produsen

yang sudah terkenal. 0,10 3 0,30

4. Karyawan bisa melakukan kecurangan

karena pengolahan dokumen masih

dilakukan secara manual dan kurangnya

keamanan informasi karena dapat diakses

oleh semua karyawan.

0,10 2 0,20

5. Pembayaran tagihan yang sering

terlambat oleh customer. 0,15 2 0,30

Total Ancaman 0,50 1,15

Total EFAS 1,07 2,94

4. Tahap Analisis SWOT

Dari hasil perhitungan yang telah didapatkan dari tabel IFAS dan EFAS

diatas, maka dapat dilakukan analisis SWOT yang sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Berikut ini adalah cara menyusun diagram analisa SWOT :

1. Total dari hasil perkalian (bobot dikali rating) pada kekuatan dan kelemahan

diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Kekuatan : 2,10 Kelemahan : 1,44

Titik X ( Internal ) = Kekuatan – Kelemahan

= 2,10- 1,44

= 0,66

= 68

2. Total dari hasil perkalian (bobot dikali rating) pada peluang dan ancaman

diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Peluang : 1,79 Ancaman : 1,15

41

Titik Y ( Eksternal ) = Peluang – Ancaman

= 1,79 – 1,15

= 0,64

Berdasarkan perhitungan diatas, maka dapat digambarkan lewat titik

koordinat perhitungan SWOT, seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.2 Diagram SWOT

Dengan begitu hasil dari analisa diagram SWOT diatas dapat disimpulkan

bahwa PT. Antex Indonesia Manufacturing berada pada Kuadran II, yang berarti

perusahaan dapat menggunakan strategi SO (strength-opportunity). Strategi ini

menjelaskan bahwa PT. Antex Indonseia Manufacturing dapat menggunakan

kekuatan-kekuatan yang ada dengan memanfaatkan peluang-peluang yang ada

didalam perusahaan.

5. Matriks SWOT

1. Strategi SO (strength-opportunity)

- Memberikan harga khusus kepada customer baru dan customer yang melakukan

repeat order pada jumlah tertentu dan melakukan penjualan murah terhadap

barang lama.

42

- Bekerjasama dengan supplier kayu dalam mendapatkan kayu yang berkualitas.

- Membuat sistem yang saling terintegrasi antara perusahaan dengan supplier dan

konsumen.

- Menjaga dan meningkatkan kualitas barang serta pelayanan dalam penjualan,

pengiriman, dan berupaya untuk mendapat dan meningkatkan kepercayaan dari

konsumen.

2. Strategi ST (strength-threat)

- Meningkatkan keragaman produk yang dapat bersaing dengan produsen yang

lainnya.

- Memberikan batas waktu pembayaran kepada konsumen.

- Meningkatkan keamanan sistem informasi dalam perusahaan.

3. Strategi WO (strength-opportunity)

- Memperbaiki proses bisnis sehingga dapat memajukan perusahaan.

- Melakukan evaluasi dan perbaikan sistem informasi agar mampu

mempertahankan dan meningkatkan penjualan perusahaan.

4. Strategi WT (strength-threat)

- Membangun CRM (customer relationship management) ke dalam bentuk sebuah

website.

43

Tabel 3.3 Matriks SWOT

Faktor Eksternal Kekuatan (S) Kelemahan (W)

S1. Penyesuaian produk terhadap kebutuhan pelangganW1. Proses bisnis perusahaan yang masih belum berjalan dengan baik.

S2. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing yang lain.

W2. Bahan baku yang dipesan terkadang tidak tersedia di supplier.

S3. Pengalaman perusahaan yang cukup lama dalam bidang penjualan di bidang furniture.

W3. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal.

S4. Memiliki pemasok kayu yang beragam dan terpercaya dalam kualitas dan bahan baku.

W4. Laporan yang dibuat oleh karyawan masih kurang tepat.

S5. Menjaga kualitas produkS6. Memiliki karyawan yang loyal dan dapat dipercaya.S7. Memiliki jasa pengiriman barang export.S8. Pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan waktu 1 bulan dan batas perpanjangan

Peluang (O) SO WO

O1. Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis.

1. Memberikan harga khusus kepada pelanggan baru dan pelanggan yang melakuk an repeat order pada jumlah tertentu dan melakukan penjualan murah terhadap barang lama.

1. Memperbaiki proses bisnis sehingga dapat memajukan perusahaan.

O2. Melakukan kerja sama dengan supplier kayu.

2. Bekerjasama dengan supplier kayu dalam mendapatkan kayu yang berkualitas.

O3. Kebutuhan pelanggan akan Funiture dari kayu meningkat.

3. Membuat sistem yang saling terintegrasi antara perusahaan dengan supplier dan konsumen.

O4. Menarik pelanggan pesaing untuk menambah pelanggan baru.O5. Mempunyai karyawan yang memiliki produktifitas tinggi dan sikap baik.

Ancaman (T) ST WT

T1. Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga beli dan jual produk.

1. Meningkatkan keragaman produk yang dapat bersaing dengan produsen yang lainnya.

T2. Pelanggan cenderung memilih produsen yang sudah terkenal.

2. Memberikan batas waktu pembayaran kepada konsumen.

T3. Memiliki banyak pesaing besar yang memiliki pangsa pasar yang cukup luas.

3. Meningkatkan keamanan sistem informasi dalam perusahaan.

T4. Karyawan bisa melakukan kecurangan karena pengolahan dokumen masih dilakukan secara manual dan kurangnya keamanan informasi karena dapat diakses oleh semua karyawan.T5. Pembayaran tagihan yang sering terlambat oleh pelanggan.

Faktor Internal

4. Menjaga dan meningkatkan kualitas barang serta pelayanan dalam penjualan, pengiriman, dan berupaya untuk mendapat dan meningkatkan kepercayaan dari konsumen.

W5. Tidak adanya waktu bagi marketing untuk mencari pelanggan baru dan kurangnya dukungan teknologi informasi yang digunakan untuk mencari pelanggan baru.

2. Melakukan evaluasi dan perbaikan sistem informasi agar mampu mempertahankan dan meningkatkan penjualan perusahaan.

Membangun CRM (customer relationship management) kedalam bentuk sebuah website.

6. Concept of Operations Scenario

Proses Penjualan

Customer melakukan pemesanan langsung kepada Direktur Finance,

kemudian pesanan tersebut diberikan kepada bagian Marketing untuk dicatat. Setelah

itu Direktur Finance mengecek stok kayu ke dalam gudang. Apabila stok tersebut

tersedia maka pesanan tersebut langsung diberikan kepada Direktur Produksi untuk

langsung di produksi. Setelah produksi selesai Direktur Produksi akan memberikan

44

dokumen finishing order kepada Direktur Finance dan memberikan perintah kepada

bagian Marketing untuk menghubungi jasa pengiriman. Setelah barang dikirim,

bagian Administrasi memberikan invoice kepada customer untuk melakukan

pembayaran atas pesanannya. Jika customer telah melakukan pembayaran maka

bagian Administrasi akan memberikan laporan pembayaran kepada Direktur

Finance.

Proses Persediaan

Apabila stok kayu tidak tersedia maka Direktur Finance meminta bagian

Purchasing untuk membuat Purchase Order kepada supplier. Setelah barang

diterima maka bagian Administrasi akan melakukan pembayaran kepada supplier

berdasarkan Purchase Order yang dibuat. Kemudian bagian Administrasi akan

memberikan laporan pembelian barang kepada Direktur Finance.

45

7. Concept of Operations Diagram

Gambar 3.3 CONOPS Diagram

Keterangan:

1. Customer melakukan pemesanan ke Direktur Finance

2. Direktur Finance menyerahkan dokumen pesanan kepada Marketing untuk didata

3. Direktur Finance kemudian memeriksa ke gudang untuk memastikan adanya

barang atau tidak.

4. a. Jika barang tersedia maka Direktur Finance langsung menyerahkan dokumen

pesanan kepada Direktur Produksi untuk disiapkan

b. Jika barang tidak tersedia atau kurang maka Direktur Finance langsung

membuka Purchase Order kepada Purchasing.

46

5. a. Direktur produksi langsung menyerahkan dokumen order ke produksi untuk

diolah dan diproses

6. a. Jika order selesai maka Direktur Produksi langsung menyerahkan dokumen

finishing order kepada Direktur finance

7. a. Direktur finance menyerahkan dokumen finishing order kepada marketing

untuk memberitahukan kepada customer bahwa order yang diberikan telah

diselesai

8. a. Marketing menelepon jasa pengiriman barang untuk datang dan membuat surat

jalan kepada administrasi untuk mengirimkan barang ke customer

9. a. Jasa pengiriman datang dan mengangkut barang yang akan dikirim kepada

customer

10. Bagian Administrasi melakukan pembayaran kepada Jasa Pengiriman.

11. Jasa Pengiriman barang mengirimkan barang ke customer

12. Administrasi mengirimkan invoice kepada customer atas barang yang dipesan.

13. Customer mengirimkan bukti pembayaran atas invoice yang dikirim oleh

Administrasi.

14. Administrasi kemudian membuat laporan pembayaran dan pembelian kepada

Direktur Finance.

8. Strategic Goals

Agar perusahaan dapat mencapai visi dan misi, maka strategi yang digunakan

oleh PT. Antex Indonesia Manufacturing adalah sebagai berikut:

- Meningkatkan produktifitas karyawan.

- Menggunakan sistem dan teknologi informasi yang saling terintegrasi untuk dapat

mengoptimalkan kegiatan operasional perusahaan.

47

- Meningkatkan kepuasan customer dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan

yang diberikan kepada costumer.

9. Strategic Initiatives

Untuk dapat mencapai strategi dari PT. Antex Indonesia Manufacturing yang

sudah dijelaskan pada bagian strategic goals diatas, beberapa langkah yang harus

dilakukan agar tujuan strategi perusahaan dapat tercapai adalah sebagai berikut:

- Memberikan pelatihan agar produktifitas karyawan dapat meningkat.

- Membangun sistem dan teknologi informasi yang mendukung kegiatan

operasional perusahaan agar dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan.

- Membangun hubungan yang baik dengan customer dan menyediakan produk yang

dibutuhkan oleh customer.

3.3 Business Products & Services

3.2.1 Business Plan

1. Business Overview

PT. Antex Indonesia Manufacturing berfokus pada bidang manufakturing

terutama bagian furniture dengan mengedepankan kualitas dari produk yang akan

dipasarkan. Dengan makin maraknya dunia bisnis dewasa ini telah menjadikan lahan

bisnis baru bagi para pelaku bisnis. Dengan mempertahankan dan meningkatkan

kualitas dari produk kami, mencoba bersaing di tengah pesatnya dunia bisnis saat ini.

Dengan mengedepankan kualitas dari PT. Antex Indonesia Manufacturing kami akan

terus meningkatkan kinerja dalam mempertahankan kualitas dari produk yang sudah

ada, sebagai penyedia atau pemasok bahan baku furniture yang telah bertahan

48

puluhan tahun ini diharapkan dapat meningkat serta menjadi industri manufakturing

yang tetap bertahan dan berkembang di Indonesia.

2. Executive Team Profile

Yao Ching Fu Direktur Finance

Chen Kun Chang Direktur Produksi

Paida HRD

Feni Natania Purchasing

Gustia Nirmala Marketing

Inna Jurnaningsih Administrasi

Tabel 3.4 Exevutive Team Profile

3. Relationship of Business Activities to Strategic Goals

Aktifitas bisnis atau proses bisnis yang ada di dalam perusahaan akan

mendukung perusahaan untuk dapat mencapai strategi yang ingin dicapai. Proses

bisnis yang dijalankan harus selaras dengan tujuan strategis yang sudah ditetapkan

oleh perusahaan.

4. Market Outlook and Competitive Strategy

Dalam persaingan bisnis, perusahaan harus dapat melihat kondisi pasar yang

terjadi saat ini untuk melihat perkembangan bisnis yang terjadi dipasaran dan

perusahaan harus menentukan strategi yang tepat agar dapat bersaing dengan

perusahaan lainnya. Beberapa strategi yang ditetapkan oleh perusahaan agar dapat

bersaing dengan perusahaan yang lain adalah sebagai berikut:

- Memperluas pemasaran produk ke berbagai negara.

- Meningkatkan kualitas produk yang ditawarkan.

49

5. Business Cycles

Siklus bisnis perusahaan ini dimulai dari :

1. Menetapkan visi dan misi sebagai acuan dari berjalannya perusahaan.

2. Menentukan dan menetapkan kebijakan dan strategi bisnis perusahaan.

3. Permintaan barang oleh customer dilayani dan menyediakan barang yang diminta.

4. Dalam beberapa waktu barang yang habis akan dipesan kepada supplier kayu .

5. Pada akhir bulan maka dihasilkan laporan penjualan dan pembelian dan

diserahkan kepada pemilik.

6. Pemilik memantau jalannya proses bisnis dan semua laporan sehingga dapat

mengevaluasi jalannya bisnis perusahaan.

7. Berdasarkan laporan-laporan yang ada kebijakan dan strategi yang sudah tidak

dapat mendukung perusahaan maka akan menentukan kebijakan dan strategi baru.

6. Capitalization Summary

PT. Antex Indonesia Manufacturing merupakan perusahaan kayu yang

terlama dan masih bertahan sampai saat ini yang berdiri didaerah kawasan industri

yang terletak di Tangerang dengan fokus pada pemasaran internasional.

7. Financial Strategy

PT. Antex Indonesia Manufakturing memiliki strategi keuangan yaitu dengan

mengelola dana pinjaman dari beberapa Bank swasta di Indonesia, seperti yang

dikatakan oleh direktur finance itu sendiri.

8. Current Financial Status Summary

PT. Antex sendiri menggunakan jurnal pembukuan seperti pengadaan buku

kas kecil,buku Bank, Penjualan, pembelian serta General Ladger guna untuk

mencatat semua pengeluaran dan pemasukan dalam perusahaan

50

9. Business Partnerships and Alliance

PT. Antex Indonesia Manufacturing ini sendiri mempunyai pusat perusahaan

yang terletak di Taiwan, sehingga dapat membantu PT. Antex Indonesia

Manufacturing didalam mengatasi masalah-masalah yang dihadapi.

51

3.4 Product and Service

3.4.1 Swim Lane Process Diagram

Gambar 3.4 Swim Lane Process Diagram

52

3.4.2 Use Case Narrative & Diagram

Gambar 3.5 Use Case Diagram

Actor Specification

1. Direktur Finance

Bertugas memegang kendali untuk setiap aktifitas perusahaan

2. Marketing

Bertugas melakukan pemasaran produk dan mencari customer baru

3. Direktur Produksi

Bertugas memegang kendali aktifitas produksi di dalam perusahaan

4. Purchasing

Bertugas memesan dan membeli semua keperluan produksi perusahaan

5. Administrasi

53

Bertugas untuk melakukan pembukuan pengeluaran dan pendapatan kas

perusahaan

Use Case Specification

1. Membuat Surat Jalan

Marketing membuat surat jalan untuk pengiriman barang ke customer

2. Mencatat pesanan

Marketing mencatat data pesanan dari Direktur Finance

3. Mengecek stok kayu

Direktur Finance melakukan pengecekan stok kayu yang ada di gudang

4. Membuat Purchase Order

Purchasing membuat purchase order jika stok kayu di dalam gudang tidak ada

5. Membuat dokumen finishing order

Direktur Produksi membuat dokumen finishing order jika pesanan customer sudah

tersedia

6. Mencatat Penerimaan Barang

Direktur Produksi mencatat penerimaan barang yang diterima dari supplier

7. Membuat Invoice

Administrasi membuat invoice jika pesanan customer sudah diterima

8. Menerima Bukti Pembayaran

Administrasi menerima bukti pembayaran dari customer

54

3.5 Data and Information

3.5.1 Manual Form and Report

Gambar 3.6 Surat Jalan

Gambar 3.7 Tanda Terima

55

Gambar 3.8 Invoice

56

Gambar 3.9 Purchase Order

57

3.5.2 Activity / Entity (CRUD) Matrix

Entity

Cus

tom

er

Dir

ektu

r Fin

ance

Dir

ektu

r P

rodu

ksi

Mar

ketin

g

Pur

chas

ing

Supp

lier

Adm

in

Pro

duks

i

Jasa

Pen

giri

man

Melakukan pesanan C RMencatat pesanan C R R RMengecek stok kayu R RMembuat purchase order C R RMembuat dokumen finishing order R R R CMembuat invoice R R U CMenghubungi jasa pengiriman R R C R UMemberikan perintah produksi C RMelakukan pembayaran R U C UMembuat surat jalan C RMencatat penerimaan barang CMenerima bukti pembayaran C R

Tabel 3.5 Activity / Entity Matrix

Penjelasan dari Entity Activity Matrix (CRUD) PT. Antex Indonesia

Manufacturing:

1. Customer mengirimkan pesanan (C), kemudian direktur finance akan membaca

pesanan (R).

2. Direktur finance akan mencatat pesanan tersebut ( C ), dimana catatatan pesanan

tersebut akan diberikan kepada marketing untuk didata ( R ) dan kemudian akan

diserahkan kepada direktur produksi untuk pemrosesan pesanan tersebut ( R ) dan

melakukan pembagian tugas dalam penyediaan pesanan ( R ).

3. Direktur finance akan memeriksa stok kayu yang tersedia ( R ) sebelum dikelola

oleh bagian produksi ( R).

Activity

58

4. Purchasing membuat purchase order jika bahan kayu yang terdapat digudang

tidak tersedia ( C ) yang akan dikirimkan kepada supplier ( R ) dan memberikan

data pesanan tersebut kepada administrasi ( R )

5. Jika pesanan telah selesai produksi akan membuat finishing order ( C ) yang

kemudian akan diserahkan kepada direktur produksi, direktur finance dan

marketing ( R ).

6. Administrasi akan mengirimkan invoice tagihan ( C ) kepada customer ( R ) dan

akan memberikan salinan dari invoice tersebut kepada marketing ( R ).

7. Marketing ( C ) menghubungi jasa pengiriman ( U ) untuk mengangkut pesanan

customer yang telah siap dengan sepengetahuan direktur finance dan direktur

produksi ( R ) kemudian memberikan surat jalan (C) kepada administrasi ( R ).

9. Direktur produksi ( C ) memberikan perintah untuk mempersiapkan pesanan

customer kepada produksi ( R ).

10. Administrasi akan membuat status pembayaran ( C ) kepada supplier dan jasa

pengiriman ( U ) dan memberikan laporan pembayaran kepada direktur finance

(R ).

11. Customer akan mengiriman bukti pembayaran (C) ke administrasi (R).

59

3.6 Systems & Applications

3.6.1 System Communication Diagram

Gambar 3.10 System Communication Diagram

60

3.7 Networks & Infrastructure

3.7.1 Network Connectivity Diagram

Gambar 3.11 Network Connectivity Diagram

3.8 Security

3.8.1 Security and Privacy Plan

Dalam menjaga keamanan proses bisnis PT. Antex Indonesia Manufacturing

menyediakan security untuk menjaga keamanan dan ketertiban perusahan secara

fisik, dimana bertugas untuk memeriksa dan menjaga keamanan perusahaan 24 jam

dengan pergantian shift. Sedangkan untuk keamanan data perusahaan itu

dikendalikan dan dipegang langsung oleh direktur finance.

61

Hal ini dilakukan untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan dari pihak-

pihak luar yang tidak bertanggung jawab. Selain itu juga menggunakan antivirus

sehingga dapat menyaring data-data yang terkontaminasi virus. Dan kesiapan dalam

perencanaan keamanan dan penanggulangan saat terjadi bencana.

3.9 Standards

3.9.1 Technology Forecast

Berikut beberapa teknologi dimasing-masing bagian yang mendukung proses

bisnis perusahaan dalam mencapai visi perusahaan yaitu:

Tabel 3.6 Technology Forecast PT. Antex Indonesia Manufacturing

Technology Forecast

Forecast Area

Jumlah Short Term (12 Bulan) Mid Term (12-24

Bulan)

Long Term (2-3

Tahun) Software

Operating system

4

Windows XP Profesional V2002 SP

3 Microsoft Office Hanya Update

Hanya Update

Office 4 2003

Hanya Update Hanya Update

AntiVirus 4 Avira 2007

Avira 2007 Avira 2007

Hardware

Desktop PC

3

Komputer dengan Processor Pentium 3,Ram 512Mb, Vga

Internal 64Mb Hardisk 40GB, dengan monitor

tabung LG

Mengganti bagian yang rusak

Mengganti bagian yang rusak

62

1

Komputer dengan Processor Pentium

core2duo, Ram 2014 Mb, vga internal

256Mb, Dvd-Rw Acer hardisk Sea gate 380 Gb, dengan monitor LCD Acer-Flattron

Mengganti bagian yang rusak

Mengganti bagian yang rusak

Laptop 1

Compac Pre sario CQ 35 Mengganti bagian

yang rusak

Mengganti bagian yang rusak

Modem 1 Telkom Flash Tidak Ada Tidak ada

Printer 2 Epson LX-300 Tidak Ada Tidak ada Mesin

Fotocopy Printer Scanner

1

Samsung scx-4824fn Mengganti bagian

yang rusak

Mengganti bagian yang rusak

3.10 Workforce

3.10.1 Workforce Plan

Gambaran bagaimana PT.Antex Indonesia Manufacturing mengelola sumber

daya manusia atau tenaga kerja yang ada didalam perusahaan. Strategi yang

direncanakan pada tingkat manajemen dari PT.Antex itu sendiri yaitu sebagai

berikut:

1. Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.

2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan.

3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional

perusahaan.

Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan yaitu sebagai

berikut:

1. Meningkatkan produktifitas karyawan.

2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan didalam perusahaan.

63

3. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

4. Meningkatkan keselamatan kerja bagi karyawan.

Proses dalam perekrutan karyawan baru dilakukan oleh HRD perusahaan

yang mewawancarai langsung calon karyawan setelah diterima maka akan langsung

bekerja sekaligus memberikan pelatihan dalam melakukan tugas dan tanggung jawab

yang diberikan dan berdasarkan pertimbangan dan keputusan dari direktur finance.

Dalam proses pemutusan hubungan kerja karyawan diberikan uang pesangon.