38

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT Krakatau IT merupakan anak perusahaan dari PT. Krakatau Steel

yang dibentuk dari staf gabungan yang terdapat di PT. Krakatau Steel yang telah

sukses dalam divisi Manajemen Sistem Informasi. PT. Krakatau IT menawarkan

pengalaman yang cukup profesional dalam mengembangkan dan melaksanakan

industri manufaktur

PT. Krakatau IT dibentuk pada tanggal 4 Juni 1993 yang sebelumnya

bagian dari organisasi Manajemen Sistem Informasi PT. Krakatau Steel.

Sebelumnya PT. Krakatau IT merupakan anak perusahaan PT. Krakatau

Engineering. Karena peran, urgensi dan kontribusinya kepada PT. Krakatau

Steel, maka pada tanggal 9 November 1995, Krakatau IT diakuisisi sebagai anak

perusahaan PT. Krakatau Steel melalui pengalihan saham dari PT. Krakatau

Engineering.

Berbekal pengalaman menjalankan sistem informasi di PT. Krakatau

Steel, PT. Krakatau IT menawarkan suatu solusi bisnis berbasis teknologi

informasi yang terintegrasi untuk membangun dan mengoptimalkan proses

bisnis pelanggan.

Salah satu langkah kemitraan Krakatau IT dalam memantapkan posisi

pasar serta produk unggulan, adalah membangun kerjasama maupun

melaksanakan strategi aliansi dengan berbagai mitra usaha, seperti bekerja sama

dengan Industri Baja, industri rumah sakit dan industri lainnya

39

PT. Krakatau IT meyakini suatu nilai bahwa Prestasi kerja terbaik datang

dari tenaga kerja terbaik, sebagai konsekuensi perusahaan rela bekerja lebih

keras untuk mendapatkan tenaga kerja terbaik, mengembangkan tenaga kerja ke

tingkat kompetensi & kreativitas yang lebih tinggi, menciptakan iklim

lingkungan kerja yang kondusif. Setiap saat membantu karyawan untuk menjadi

yang terbaik, hari ini lebih baik dari hari kemarin dan hari esok harus lebih baik

dari hari ini.

Dalam PT. Krakatau IT, setiap program pengembangan sumberdaya

manusia selalu dikaitkan pada dua hal, Customer Focus dan Kepuasan Kerja

Karyawan. Peningkatan kemampuan, baik keterampilan, pengetahuan &

perilaku, basisnya mengacu pada kebutuhan dan harapan pelanggan. Sementara

sistem penghargaan kepada karyawan dikaitkan langsung dengan pencapaian

prestasi kerja yang telah dicapainya.

Kompetensi Krakatau IT difokuskan pada beberapa hal, yaitu :

• Enterprise Resources Planning (ERP) & System Application and Product

(SAP) : sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk

mengelola sumber daya Internal dan eksternal perusahaan. ERP

merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi

aliran informasi antara semua fungsi bisnis di dalam batas-batas organisasi

dan mengelola koneksi ke stakeholder di luar.

• SM (Jasa Sistem Manajemen) : Menangani solusi manajemen sistem

informasi skala enterprise

40

• SD (System Development) : Mengembangkan suatu sistem yang sesuai

dengan budaya manajemen dalam suatu perusahaan.

• IT Infrastructure : Melakukan pengembangan teknologi informasi dalam

suatu perusahaan yang akan membantu kinerja perusahaan.

Pelanggan Krakatau IT terbentang pada berbagai sektor antara lain:

• Industri Rumah Sakit : PT. Krakatau Medika.

• Industri Manufacturing : PT. Krakatau Steel, PT. Krakatau Wajatama, PT.

Latinusa

• Minyak, Gas. Dan Pertambangan : PT. DIHI.

• Industri Kimia : PT. Cabot Indonesia, PT. Asahimas Chemical, PT. Candra

Asri

• Infrastruktur : PT. Krakatau Engineering.

• Jasa Keuangan dan Perbankan : Bank Niaga.

Produk yang dihasilkan dari PT Krakatau IT diantaranya :

A. Krakatau Finance & Accounting

Krakatau Finance & Accounting merupakan aplikasi yang dibangun

oleh PT. Krakatau IT dengan teknologi CASE tools – Computer Aided

Software Engineer. Perangkat kerja ini dapat melakukan pengembangan

sistem secara generate dan reversal dimulai dari menajemen puncak ke

operator dan sebaliknya dari operator ke manajemen puncak

41

Dengan alat bantu tersebut menjamin kemudahan customisasi sesuai

dengan karakter bisnis pelanggan. Karakteristik sistem informasi

pelanggan selalu menghendaki perlakuan program yang spesifik sesuai

budaya kerja perusahaan.

Beberapa modul dari Krakatau Finance & Accounting diantaranya :

a. Financial Accounting Application (FAA)

• General Ledger

• Account Payable

• Account Receivable

• Cash Book/Bank Accounting

• Petty Cash

• Employee Advance

• Fixed Asset

b. Cost Accounting Application (CAA)

• Cost Accounting

• Cost Center Accounting

• Project Accounting

• Product Costing

• Revenue Accounting

42

c. Complementary Functionality (CF)

• Product Cost Plan Simulation

• Platform

B. Krakatau Manufacturing System

Krakatau Manufacturing System dibangun dengan teknologi CASE

tools – Computer Aided Software Engineer, yaitu perangkat kerja yang

dapat melakukan pengembangan sistem secara generate dan reversal

dimulai dari manajemen puncak ke operator dan sebaliknya dari operator

ke manajemen puncak

Dengan alat bantu tersebut menjamin kemudahan customisasi sesuai

dengan karakter bisnis pelanggan. Karakteristik sistem informasi

pelanggan selalu menghendaki perlakuan program yang spesifik sesuai

budaya kerja perusahaan.

Beberapa modul yang terdapat pada Krakatau Manufacturing System

diantaranya :

a. Sales Order Processing

b. Production Shop Floor

c. Plant Maintenance

d. Accounting & Finance

e. Logistic System

43

C. Krakatau Enterprise System

Krakatau Enterprise System merupakan aplikasi yang di desain

sebagai suatu solusi pada industri yang spesifik dalam berbagai variasi tipe

bisnis. Krakatau Enterprise System dibangun dengan menggunakan

teknologi CASE tools – Computer Aided Software Engineer, yang

memungkinkan penyesuaian desain aplikasi dari yang paling sederhana

seperti format laporan sampai pada perubahan arsitektur bisnis pengguna.

Beberapa modul yang terdapat dalam Krakatau Enterprise System

dibagin menjadi 2 (dua) kelompok besar diantaranya :

a. Basic Enterprise System

• Keuangan & Akuntansi (Krakatau Financial Accounting)

• Manajemen Sumber Daya Manusia (Krakatau Human

Resources)

• Manajemen Logistik dan Material (Krakatau Electronic

Procurement)

• Marketing & Sales (Krakatau Marketing)

b. Spesific Industry Solution

• Industri Baja dan Manufaktur (Krakatau Manufacturing

System)

• Industri Petrokimia

• Pertambangan

44

• Pembangkit Listrik

• Pelabuhan

• Perdaganan

• Asuransi

• Dana Pensiun

• Reksadana

• Pemerintahan (Krakatau Government System)

D. Industri Pengolahan dan Distribusi Air (KITech - NG)

Merupakan aplikasi sistem yang dikembangkan dengan

penggunaan CASE tools – Computer Aided Software Engineer, yang

ditujukan untuk memberikan solusi manajemen sistem informasi skala

enterprise bagi industri air.

Beberapa modul yang terdapat pada aplikasi KITech – NG

diantaranya :

a. Modul Keuangan

b. Modul Personalia

c. Modul Logistik

d. Modul Pemasaran & Penjualan

e. Modul Operasi & Perawatan

45

E. Krakatau Hospital System

Krakatau Hospital System merupakan aplikasi menajemen rumah

sakit dengan melakukan komputerisasi seluruh aspek manajemen rumah

sakit, dengan cara melakukan otomatisasi aliran kerja, integrasi fungsi,

sistem on-line, serta sistem panduan keputusan.

Modul yang terdapat dalam Krakatau Hospital System diantaranya :

a. Administrasi Pasien dan Tagihan

b. Rawat Jalan

c. Rawat Inap

d. Unit Gawat Darurat

e. Penunjang Medis

f. Medical Record

g. Instalasi Farmasi

h. Inventarisasi Farmasi

i. Back Office

• Human Resources

• Material Management

• Marketing

• Maintenance Equipment

46

• Accounting & Finance System

F. Process Otomation

Process Otomation merupakan produk yang berfokus pada pembuatan

instrument elektronika yang membantu interaksi kerja antara manusia

dengan mesin manufaktur dalam industry tertentu.

Contoh produk yang dikembangkan dari Process Otomation diantaranya :

a. Design & Installation of Process Control System (PLC)

b. Panel Control Maker

c. Programming PLC Service

d. System Intercom Neumann

e. System Fire Safety (Alarm & Firefighter)

f. Energy Control System

3.2 Visi dan Misi Perusahan

Visi PT. Krakatau IT adalah sebagai pusat keunggulan teknologi

informasi dan bidang industri dan komunikasi kelas dunia. Misi dari PT.

Krakatau IT adalah Mengembangkan, mengelola dan memelihara sistem

informasi berbasi computer di PT. Krakatau Steel dalam rangka pencapaian dan

mempertahankan PT. Krakatau Steel sebagai World Class Steel Company.

47

Misi lainnya adalah mendominasi pasar teknologi informasi bidang

manufaktur di Indonesia melalui penguasaan jasa sistem integrasi dan sistem

manajemen. Selain kedua misi diatas terdapat misi yang tidak bisa dilupakan

yaitu berusaha menjadi mitra terpercaya dalam menghantarkan pelanggan

menuju solusi yang optimal dengan menggunakan teknologi informasi.

48

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Krakatau IT

49

38

3.3

3.4 Tanggung Jawab dan Wewenang

1. Direktur Utama

a. Strategic Business Planning Division (SPB DIV.)

i. Bersama Pemegang Saham, BOD, Manajemen,

mengkoordinasikan dan merumuskan rencana Jangka Panjang

Perusahaan, yang meliputi : visi, misi, tujuan, posisi/analisis

SWOT, business focus, strategi perushaan, business model,

Financial Forecast, dll.

ii. Bersama BOD dan Manajemen merumuskan RKAP.

iii. Bersama Manajemen menyusun rencana kerja tahunan dan

sinkronisasi sasaran Kerja Organisasi(SKO), Sasaran Kerja

Karyawan (SKK).

iv. Melakukan Monitoring dan evaluasi serta rekomendasi kinerja

perusahaan mulai dari KKWK, PMS, MSKK, Laporan Bulanan

Perusahaan.

v. Melakukan kajian – kajian khusus pengingkatan kinerja

perusahaan, seperti pembuatan Project Feasibility Study, Business

Development, BPR, Corporate Collaboration, Joint venture, dll.

vi. Dengan Surat Penugasan dari BOD, dapat melaksanakan kegiatan

Preliminary Business sebelum unit business/unit jasa telah jelas

arah, tujuan, dan detail rencana bisnis-nya.

39

b. Internal Auditor(SPI)

i. Menyusun Program Kerja Audit Tahunan(PKAT) agar aktivitas

audit organisasi berjalan efektif.

ii. Melaksanakan audit(temuan, rekomendasi, dan evaluasi) pada

organisasi perusahaan sesuasi dengan Program Kerja Audit

Tahunan(PKAT) atau Non PKAT agara aktivitas organisasi

perusahaan merekam dan menelepon dan efisien sesuai dengan

kebijakan perusahaan.

iii. Memonitoring tindak lanjut rekomendasi audit supaya hasil audit

yang telah dilakukan dapat diimplementasikan dengan baik.

iv. Membuat laporan manajer letter hasil audit dan laporan bulanan

meliputi progres kerja dan aktivitas yang terkait.

v. Bersama Divisi Corporate Transformation membuat sistem

prosedur SPI, agar aktivitas berjalan optimal terkait dengan

implementasi sistem Knowledge Management.

c. Staff Administrasi Direksi

i. Melaksanakan kegiatan yang mendukung aktivitas Direksi

meliputi : pengaturan akses telepon, penjadwalan janji dan

pertemuan, pengaturan perjalanan dinas dalam dan luar negri,

menyiapkan konsumsi, agar aktivitas Direksi berjalan lancar.

40

ii. Melaksanakan kegiatan administratif yang meliputi :membuat

surat ke luar, filling dan distribusi surat masik/keluar, menyiapkan

SPD, ATK, UM, deklaran, fax, fotocopy, dan filing SK/ dokumen

yang telah ditandatangani Direksi, agar seluruh dokumen Direksi

dapat diarsipkan dan mudah di dapatkan kembali.

iii. Mempersiapkan, memproses Petty cash, dan reimbursemen

Direksi.

iv. Merencanakan kebutuhan kesekretariatan Direksi tahunan, dan

membuat laporan aktivitas bulanan.

d. Corporate Secretary

i. Menjalin kerjasama dengan berbagai stakeholder agar citra

perusahaan meningkat.

ii. Mensosialisaikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah

kepada pihak Internal dan eksternal untuk kelancaran

implementasi kebijakan perusahaan

iii. Memberikan kajian hukum kepada direksi berkaitan dengan

operasional dan pengembangan usaha perusahaan agar diperoleh

kepastian hukum dalam pelaksanaannya.

iv. Menyiapkan konsep perjanjian kerja baik untuk diluar perusahaan

(pelanggan dan rekanan) dan didalam perushaan(karyawan), Surat

Keputusan Direksi, Kontrak, Perjanjian Kerja Bersama, dan

41

perijinan usaha perusahaan, agar operasional perusahaan berjalan

sesuai dengan kebijakan yang diambil.

v. Menghadiri persidangan tingkat Pengadilan Negri dan atau

pengadilan tinggi dalam hal perusahaan berperkara, baik

kedudukannya sebagai penggugat atau tergugat serta saksi.

vi. Menyiapkan rencana kerja tahunan dan membuat laporan kerja

bulanan.

vii. Bersama Group Corporate Transformation membuat sistem

prosedur Sekretaris Perusahaan, agar aktivitas berjalan optimal

terkait dengan implementasi sistem Knowledge Management.

2. Direktur Komersial dan Pengembangan

a. Marketing and Sales Division

i. Dengan dibantu SBP Division dan SBU merencanakan dan

merumuskan Marketing Strategy & Plan, yang meliputi :

Product/Product Requirement, Positioning, Market Segmentation,

Distribution Channel, Pricing Strategy, Advertising & Advertising

Plan, Financial/ Sales Forecast, & Marketing Budget.

ii. Membantu SBU menyusun perencanaan dan perumusan Rencana

Induk SBU.

iii. Dengan dibantu oleh Corporate Communication melaksanakan

rencana Pemasaran, diantaranya : riset pasar, menyiapkan

Advertising tools, brosur, cinderamata, dll.

42

iv. Menyusun database Pelanggan, partnership dan competitor untuk

referensi perusahaan.

v. Melaksanakan kegiatan penjualan mulai dari pitching,

prospecting, proposal, negosiasi, kontrak, monitoring

perkembangan proyek(sebagai bagian dari layanan purna jual)

vi. Membuat dan mengkompilasi proposal secara lengkap meliputi :

proposal administratif, proposal teknis(dirumuskan oleh SBU

terkait), Proposal Komersial(bekerjasama dengan Finance

Division) guna memenuhi permintaan pelanggan.

vii. Bersama SBU, Finance Division , Corporate Secretary,

mengkoordinasikan pembuatan kontrak proyek dengan pelanggan

untuk memenuhi proses legalitas dengan pihak pelanggan.

viii. Merencanakan sasaran kerja tahunan program pemasaran dan

penjualan untuk memenuhi target yang telah ditetapkan

perusahaan.

ix. Mengevaluasi aktivitas pemasaran dan penjualan untuk

memastikan perolehan kontrak sesuai dengan target yang

ditetapkan.

x. Membuat laporan bulanan meliputi : progress kerja, prospek dan

kontrak yang diperoleh serta aktivitas lainnya yang terkati dengan

kegiatan pemasaran dan penjualan

xi. Mengelola kantor representatif Jakarta.

43

b. SBU Business Application Integration(SBU BAI)

i. Dengan dibantu SBP Division, Marketing & Sales Division,

merencanakan/merumuskan arah dan pengembangan SBU BAI,

termasuk diantaranya : kompetensi inti, layanan/produk inti, pasar

sasaran, Market target, target revenue, metodologi, dll. Rencana

tersebut tertuang dalam Rencana Induk SBU BAI.

ii. Menyususn rencana kerja tahunan SBU BAI.

iii. Bersama Human Capital & Business Transformation Group

membangun kompetensi inti SBU BAI, seperti tertuang dalam

rencana induk SBU BAI, termasuk diantaranya :

Consultant(SAP), system Development, dan PMO.

iv. Menganalisis dan menetukan estimasi biaya produk atau proyek

bidang software aplikasi untuk mendapatkan harga jual yang

kompetitif dan menguntungkan bagi perusahaan.

v. Merancang dan mengembangkan software aplikasi yang dapat

diimplementasikan di industri manufaktur dan non manufaktur.

vi. Melaksanakan dan mengendalikan proyek – proyek SBU BAI

sehingga dapat dipastikan penyelesaian proyek dapat tepat waktu,

tepat biaya dan tepat mutu.

44

vii. Membuat proposal teknis sesuai kebutuhan calon pelanggan untuk

memenuhi permintaan Divisi Marketing & Sales.

viii. Membuat laporan bulanan SBU BAI yang meliputi : progress

kerja/proyek, berita acara dan aktivitas yang terkait dengan SBU

Business Application Integrator.

ix. Bekerja sama dengan Group Corporate Transformation & Group

Knowledge Management dalam pembuatan sistem dan prosedur

terkait dengan implementasi Sistem Knowledge Management.

c. Sub IT Infrastructure(SBU INFRA)

i. Dengan dibantu SBP Division, Marketing & Sales Division,

merencanakan/atau merumuskan arah dan pengembangan

SBU INFRA, termasuk diantaranya : kompetensi inti,

layanan/produk inti, pasar sasaran, Market target, target

revenue, metodologi, dll. Rencanan tersebut tertuang dalam

Rencana Induk SBU INFRA.

ii. Menyusun Rencana kerja tahunan SBU INFRA.

iii. Bersama Human Capital & Business Transformation Group

membangun kompetensi inti SBU INFRA, seperti tertuang

dalam rencana induk SBU INFRA, termasuk didalamnya :

Managed Service, Data Center, dll.

45

iv. Menganalisis dan menentukan estimasi biaya produk atau

proyek bidang IT INFRA untuk mendapatkan harga jual yang

kompetitif dan menguntungkan bagi perusahaan.

v. Merancang dan mengembangkan layanan Support Desk yang

sesuai dengan kebutuhan konsumen.

vi. Melaksanakan dan mengendalikan proyek – proyek SBU

INFRA sehingga dapat dipastikan penyelesaian proyek dengan

tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu, termasuk diantaranya

Product Level.

vii. Membuat proposal teknis sesuai kebutuhan calon pelanggan

untuk memenuhi permintaan Divisi Marketing & Sales.

viii. Membuat laporan bualan SBU INFRA yang meliputi :

progress kerja/proyek, berita acara dan aktivitas yang terkati

dengan SBU INFRA.

ix. Bekerja sama dengan Group Corporate Transformation &

Group Knowledge Management dalam pembuatan sistem dan

prosedur terkait dengan implementasi Sistem Knowledge

Management.

x. Melakukan perawatan Sistem Informasi Manajemen Internal

perusahaan.

d. SBU Automation (SBU OTO)

46

i. Dengan dibantu SBP Division, Marketing & Sales Division,

merencanakan/ merumuskan arah dan pengembangan SBU

OTO, termasuk diantaranya : kompetensi inti, layanan/produk

inti, pasar sasaran, Market target, target revenue, metodologi,

dll. Rencana tersebut tertuang dalam Rencana Induk SBU

OTO.

ii. Menyusun rencana kerja tahunan SBU OTO.

iii. Bersama Human Capital & Business Transformation Group

membangung kompetensi inti SBU OTO, seperti tertuang

dalam rencan induk SBU OTO, termasuk didalamnya :

manufacturing Execution System, Operation & Monitoring

Process Automation, dll.

iv. Menganalisis dan menentukan estimasi biaya produk atau

proyek bidang SBU OTO untuk mendapatkan harga jual yang

kompetitif dan menguntungkan bagi perusahaan.

v. Merancang dan mengembangkan layanan SBU OTO yang

sesusai dengan kebutuhan konsumen.

vi. Melaksanakan dan mengendalikan proyek – proyek SBU OTO

sehingga dapat dipastikan penyelesaian proyek dapat tepat

waktu, tepat biaya, dan tepat mutu.

vii. Membuat proposal teknis sesuai kebutuhan calon pelanggan

untuk memenuhi permintaan Divisi Marketing & Sales.

47

viii. Membuat laporan bulanan SBU OTO yang meliputi : Progres

kerja/proyek, berita acara dan aktivitas yang terkati dengan

SBU OTO.

ix. Bekerjasama dengan Group Corporate Transformation &

Group Knowledge Management dalam pembuatan sistem dan

prosedur yang terkait dengan implementasi Sistem Knowledge

Management.

e. Group Project Control and Quality (PC and QA)

i. Mengevaluasi pelaksanaan proyek agar pelaksanaannya

berjalan sesuai dengan rencana proyek.

ii. Menyiapkan laporan progress proyek yang sudah dicapai, apa

yang sedang dilakukan, dan rencanan palaksanaan berikutnya,

serta solusi yang diberikan sehubungan dengan pelaksanaan

proyek, agar proyek dapat selesai waktu, biaya dan

kualitasnya.

iii. Menyiapkan database proyek agar dapat diketahui status

tahapan pelaksanaan setiap proyek

iv. Melakukan analisis risiko mulai dari tahap peluang, proposal,

proyek, serta risiko enterprise

v. Melakukan observasi dan membuat rekomendasi terhadap

produk, layanan, dan proyek yang ditangani perusahaan

sebagai fungsi Quality Assurance

48

vi. Bersama Group Corporate Transformation membuat prosedur

sistem Pengendalian proyek dan Penjamin kualitas, agar

aktivitas berjalan optimal terkait dengan implementasi sistem

Knowledge Management

f. Logistic and Asset Management Department(Lam Dept.)

i. Melaksanakan proses pengadaan/pembelian barang dan jasa

untuk proyek atau kebutuhan Internal perusahaan sesuai

dengan sasaran, tata-aturan dan kebijakan perusahaan.

ii. Membina hubungan yang baik dengan distributor/vendor

dalam rangka untuk mendapatkan sumber barang, jasa, dan

harga terbaik untuk kepentingan proses pengadaan Barang dan

Jasa.

iii. Mengumpulkan informasi spesifikasi teknis dan harga dari

distributor atau vendor yang terpercaya dalam rangka

penyusunan database harga dan vendor

iv. Menyiapkan HPS/OE dan DPT (daftar peserta tender)

berkaitan dengan tender pengadaan barang dan jasa agar

diperoleh harga yang menguntungkan bagi perusahaan.

v. Menyusun rencana kerja tahunan LMA Department dan

membuat laporan prores kerja bulanan.

49

vi. Bersama Group Corporate Transformation membuat system

prosedur LAM Dept. agar aktivitas LAM Department. berjalan

sesuai dengan tatakelola yang baik dan benar (GCG)

3. Direktorat Keuangan dan Umum

a. Group Business Transformation

i. Mengembangkan usaha – usaha peningkatan kinerja

perushaaan berupa penerapan 5-R, Sistem ISO Series,

MBCFPE dan transofrmasi budaya perusahaan.

ii. Mengembangkan Sistem dan Implementasi Manajemen Risiko

serta Good Corporate Governance (GCG).

iii. Bersama SBU dan Human Capital Division membangun

kompetensi inti SBU dari aspek kelembagaan.

iv. Mengembangkan sistem imbalan(remunerasi, insentif, royalty,

dan lain-lain).

v. Mengkaji dan mambakukan struktur organisasi dan sistem

manajemen berupa bisnis proses organisasi(Internal proses),

sistem dan prosedur, work instruction dan sistem manajemen

PT.KITech.

vi. Mengkaji dan merumuskan budaya perusahaan.

b. Human Capital Division

50

i. Menyusun dan mengembangkan program Human Capital serta

membuat kebutuhan anggaran personal.

ii. Menyusun dan merumuskan program peningkatan kompetensi

karyawan sesuai dengan sasaran dan strategi perusahaan

iii. Melaksanakan program pembelajaran (learning)karyawan.

iv. Mengkoordinasikan dan mengoperasikan Krakatau Learning

Center dan Krakatau SAP Academy

v. Merencanakan dan merealisasikan kebutuhan pemaganan

vi. Melaksanakan kegiatan kepersonaliaan, hubungan

kekaryawanan, kesejahteraan karyawan dan pelayanan

administrasi personalia

vii. Melaksanakan sistem administrasi remunerasi, insentif dan lain

– lain.

viii. Membangun, mengembangkan dan mengimplementasikan

Knowledge Management, pusat data statistik serta sistem

database Knowledge Management

ix. Pengeloaan Perpustakaan

c. Finance Division

i. Menyusun, mengevaluasi dan menyempurnakan standar

kebijakan akuntansi keuangan, serta prosedur pembukuan.

51

ii. Membuat kajuan – kajian aspek keuangan dalam mendukung

strategi bisnis perusahaan.

iii. Mencari sumber dana dan strategi pendanaan yang kompetitif.

iv. Mengevaluasi kelayakan pendanaan proyek dan

mengendalikan pengeluaran biaya proyek

v. Memverifikasi seluruh kegiatan transaksi keuangan,

perpajakan dan perbendaharaan.

vi. Mengkoordinir, menginventarisir dan mengendalikan

kebutuhan anggaran unit kerja.

vii. Melakukan simulasi – simulasi keuangan untuk RJPP, RKAP

dan kebutuhan manajemen.

viii. Membuat laporan manajemen keuangan perusahaan.

d. General Affair

i. Mengelola administrasi perkantoran, perawatan

gedung/perkantoran dan administrasi perumahan dinas direksi

serta karyawan.

ii. Mengkoordinir sistem keamanan, kebersihan, keselamatan

kerja dan lingkungan.

iii. Mengkoordinir memonitor pelaksanaan program olah raga,

seni dan budaya serta penerapan 5R.

iv. Mengurus kontrak kendaraan dinas perusahaan.

52

v. Merencanakan dan mengendalikan kebutuhan ATK, sarana

kerja, sarana ibadah serta sarana lain.

3.5 Prosedur yang Sedang Berjalan

1. Modul Absensi

a. Absensi Timesheet

Karyawan yang bersangkutan mengajukan form absensi timesheet

kepada staff divisi Human capital. Selanjutnya staff Divisi Human

Capital memberikan satu formulir absensi timesheet kosong kepada

karyawan yang bersangkutan, karyawan mengisi data absensi timesheet

seperti, Nama dan Nomor Induk Karyawan(NIK) dan diberikan kepada

manajer karyawan yang bersangkutan. Manajer karyawan bersangkutan

kemudian mengisi data absensi karyawan dalam formulir absensi

timesheet seperti Jabatan, Cost Center, Project, Periode, Lokasi bekerja.

Setelah data absensi timesheet terisi, form absensi timesheet

dikembalikan ke karyawan yang bersangkutan. Karyawan akan mengisi

daftar kehadiran berdasarkan hari kerjanya dan meminta persetujuan

manajer, jika disetujui, maka manajer akan menandatangani form absensi

timesheet dan dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan.

Kemudian karyawan akan menyerahkan laporan absensi timesheet

53

kepada staff divisi Human Capital untuk melakukan rekapitulasi absensi

timesheet.

Apabila tidak disetujui maka karyawan yang bersangkutan akan

melakukan perbaikan absensi timesheet dengan mengisi daftar kehadiran

baru kemudian meminta persetujuan manajer lagi.

Karyawan

meminta persetujuan atasan

mengisi data absensi timesheet

menyerahkan laporan absensi

timesheet

Mengajukan form absensi timesheet

Form Absensi Timesheet Isi

Mengisi daftar kehadiran karyawan

<<tidak>>

Staff Divisi Human Capital Manajer Karyawan

<<tidak>>

Memberikan form absensi

tmesheet

Melakukan rekapitulasi absensi timesheet

Form Absensi Timesheet Kosong

Mengisi data absensi karyawan

Disetujui oleh manajer?

Form Absensi Timesheet Terisi

Form Absensi Timesheet Terisi

Tanda Tangan

<<ya>>

Gambar 3.2 Activity diagram Absensi Timesheet

54

b. Absensi Lembur

Karyawan yang bersangkutan mengajukan form absensi lembur

kepada staff divisi Human capital. Selanjutnya staff Divisi Human

Capital memberikan satu formulir absensi lembur kosong kepada

karyawan yang bersangkutan, karyawan mengisi data absensi lembur

seperti, Nama dan Nomor Induk Karyawan(NIK) dan diberikan kepada

manajer karyawan yang bersangkutan. Manajer karyawan bersangkutan

kemudian mengisi data absensi karyawan dalam formulir absensi lembur

seperti Jabatan, Cost Center, Project, Periode, Lokasi bekerja.

Setelah data absensi lembur terisi, form absensi lembur

dikembalikan ke karyawan yang bersangkutan. Karyawan akan mengisi

daftar lembur berdasarkan hari kerjanya dan meminta persetujuan

manajer, jika disetujui, maka manajer akan menandatangani form absensi

lembur dan dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan.

Kemudian karyawan akan menyerahkan laporan absensi lembur kepada

staff divisi Human Capital untuk melakukan rekapitulasi absensi lembur.

55

Apabila tidak disetujui maka karyawan yang bersangkutan akan

melakukan perbaikan absensi lembur dengan mengisi daftar kehadiran

baru kemudian meminta persetujuan manajer lagi.

56

<<Tidak>>

Karyawan

<<Tidak>><<Tidak>>

Meminta persetujuan atasan

mengisi data absensi lembur

Mengisi daftar kehadiran lembur

karyawan

Menyerahkan laporan absensi lembur

Mengajukan form absensi

lembur

Form Absensi Lembur Isi

staff Divisi Human Capital Manajer karyawan

<<Tidak>>

Memberikan form absensi lembur

Melakukan rekapitulasi absensi lembur

Form Absensi Lembur Kosong

Mengisi data absensi lembur karyawan bawahan

Disetujui oleh manajer?

Form Absensi Lembur Terisi

Form Absensi Lembur Terisi Tanda Tangan

<<Ya>>

Gambar 3.3 Activity diagram Absensi Lembur

57

c. Cuti

Karyawan yang bersangkutan mengajukan permohonan cuti

kepada staff divisi Human Capital, kemudian karyawan sebagai

pemohon cuti mengisi formulir cuti tersebut. Setelah diisi oleh pemohon

cuti maka diserahkan kepada dinas personalia untuk mengecek jatah cuti

yang dimiliki pemohon serta cuti yang telah diambil oleh pemohon,

kemudian kepala dinas personalia akan menandatanganinya dan di

serahkan kepada pemohon cuti.

Selanjutnya pemohon cuti akan mengisi tanggal kapan akan

mengambil cutinya. Setelah diisi maka pemohon akan menyerahkan

formulir yang telah lengkap kepada manajer karyawan untuk meminta

persetujuan. Apabila disetujui maka akan ditandatangani oleh manajer

karyawan yang bersangkutan, kemudian diserahkan kepada pemohon cuti

untuk diserahkan kepada kepala divisi Human Capital untuk meminta

persetujuan. Apabila di setujui oleh kepala divisi Human Capital,

formulir cuti tersebut akan ditandatangani dan cuti tersebut boleh

dilakukan oleh pemohon yang bersangkutan.

Apabila manajer atau kepala divisi Human Capital tidak

menyetujui cuti karyawan, karyawan akan mengajukan permohonan cuti

baru.

58

Staff Divisi Human Capital

Memberikan form cuti karyawan

Form Cuti Kosong

Melakukan rekapitulasi cuti

karyawan

<<Ya>>

Process_8

Karyawan

<<Ya>><<Ya>>

Mengisi form permohonan cuti(nama)

Mengisi jumlah hari cuti yang diambil

Meminta persetujuan manajer

Meminta persetujuan kepala divisi Human

Capital

Form Cuti isi ful l

Form Cuti terisi hari cuti

Mengajukan permohonan cuti

karyawan

Menyerahkan laporan cuti

Dinas Personalia Manajer Karyawan Kepala Divisi Human Capital

<<Ya>>

Menghitung jatah cuti karyawan yang

bersangkutan

form cuti berisi tanda tangan dinas

personal ia

Disetujui Manajer Karyawan yang bersangkutan?

Disetujui Kepala Divisi Human Capital?

Form Cuti terisi tanda tangan

<<Tidak>>

<<Tidak>>

<<Ya>>

Gambar 3.4 Activity diagram Cuti Karyawan

59

d. Ijin

Karyawan yang ingin mengajukan ijin akan mengambil formulir

ijin kepada staff divisi Human capital. Selanjutnya karyawan yang

bersangkutan mengisi data ijin seperti Nama, jabatan, NIK, Hari/tanggal

dibuat ijin, dan keperluan yang telah ditetapkan diantaranya :

i. Memenuhi panggilan resmi instansi pemerintah yang tidak bisa

diwakili oleh orang lain. (1 Hari Kerja)

ii. Karyawan melangsungkan pernikahan. (5 Hari Kerja)

iii. Mengkhitankan anak. (2 Hari Kerja)

iv. Membaptiskan atau upacara keagamaan lain yang sejenis. (2

Hari Kerja)

v. Istri karyawan melahirkan. (2 Hari Kerja)

vi. Menjaga anak/istri/suami karyawan yang sedang sakit

berdasarkan surat keterangan dokter. (2 Hari Kerja)

vii. Menyelenggarakan pernikahan anak karyawan. (2 Hari Kerja)

viii. Menghadiri pemakaman salah seorang anggota keluarga

karyawan yang meninggal dunia(istri/suami, anak, anak

angkat, orang tua, mertua, kakak/adik karyawan serta mereka

yang tinggal serumah dan menjadi tanggungan karyawan). (2

Hari Kerja)

60

ix. Menghadiri pemakaman dimaksud butir viii pasal ini dengan

jarak diatas 500 km. (3 Hari Kerja)

x. Musibah kebakaran/kebanjiran dan sejenisnya. (2 Hari Kerja)

xi. Pindah Rumah. (2 Hari Kerja)

xii. Haid. (2 Hari Kerja)

xiii. Menghadiri Wisuda sendiri dan atau wisuda keluarga di

perguruan tinggi yang berada di wilayah Banten dan Jakarta. (1

Hari Kerja)

xiv. Menghadiri wisuda sendiri dan atau wisuda keluarga di

perguruan tinggi berada diluar wilayah Banten dan Jakarta. (2

Hari Kerja)

Karyawan memilih salah satu keperluan yang tertera pada form

ijin karyawan. Setelah data ijin diisi semuanya, maka form ijin tersebut

akan diserahkan kepada manajer karyawan yang bersangkutan untuk

meminta persetujuan. Apabila disetujui maka manajer akan

membubuhkan tanda tangan pada form ijin karyawan. Setelah disetujui

oleh manajer, form ijin diserahkan kembali kepada karyawan kemudian

karyawan menyerahkan form ijin kepada kepala divisi Human Capital

untuk meminta persetujuan kepala divisi Human capital. Apabila

disetujui maka kepala divisi Human Capital akan membubuhkan tanda

tangannya di formulir ijin karyawan yang bersangkutan.

61

Apabila tidak disetujui maka karyawan akan mengajukan

permohonan ijin baru.

<<Ya>>

Karyawan Staff Divisi Human Capital Manajer Karyawan

<<Ya>><<Ya>>

Meminta Persetujuan Manajer Karyawan yang Bersangkutan

Mengisi form izin karyawan

Meminta Persetujuan Kepala Divisi Human

Capital

Form Izin terisi

Mengajukan permohonan i jin karyawan

menyerahkan laporan izin

Memberikan form izin

Form Izin Kosong

melakukan rekapitulasi izin

Disetujui oleh Manajer karyawan

yang bersangkutan?

<<Tidak>>

<<Tidak>>

Kepala Divisi Human Capital

<<Tidak>>

Disetujui oleh Kepala Divisi

Human Capital?

Form Izin telah ditandatangani

Gambar 3.5 Activity diagram Ijin Karyawan

62

2. Modul Pengembangan Karyawan

Apabila karyawan ingin mengajukan promosi jabatan pekerjaan pada

perusahaan, maka karyawan akan mengirimkan cv kepada staff divisi Human

Capital sebagai bukti pendukung keahlian dari karyawan. Selanjutnya cv

tersebut dievaluasi oleh staff divisi Human Capital untuk dicocokkan dengan

profil karyawan yang tersimpan pada divisi Human Capital. Selanjutnya,

apabila antara cv yang dikirim karyawan dan profil yang disimpan dalam

divisi Human Capital telah sesuai, maka kepala divisi Human Capital akan

melakukan konfirmasi kepada manajer dari karyawan untuk melakukan

wawancara dan menyerahkan cv karyawan. Manajer akan melakukan

wawancara dan menyerahkan laporan hasil wawancara karyawan kepada

kepala divisi Human Capital. Dari hasil laporan wawancara manajer, kepala

divisi Human Capital akan mengevaluasi hasil laporan wawancara manajer

dengan karyawan apakah layak untuk mendapatkan promosi jabatan. Apabila

dari evaluasi hasil laporan wawancara manajer yang dilakukan kepala divisi

Human Capital dinyatakan bahwa karyawan layak untuk mendapatkan

promosi jabatan, maka karyawan akan mendapatkan promosi jabatan baru

yang berbeda dari jabatan sebelumnya.

Jika dari hasil laporan wawancara manajer dievaluasi bahwa

karyawan tidak berkompeten untuk mendapatkan prmosi jabatan, maka

karyawan tersebut harus kembali ke jabatan sebelumnya. Begitu juga jika

terjadi ketidaksesuaian profil antara cv yang dikirimkan karyawan dengan

profil yang disimpan di dalam divisi Human Capital maka karyawan akan

kembali ke jabatan sebelumnya.

63

<<Tidak>>

<<Ya>>

Karyawan Staff Divisi Human Capital Manajer Kepala Divisi Human Capital

<<Tidak>><<Tidak>>

<<Ya>><<Ya>>

Mengajukan Promosi Jabatan

Kembali Ke Jabatan Sebelumnya

Mendapatkan Promosi Jabatan Baru

CV Karyawan

Match?

Mengecek Profi le Matching

CV Match

Laporan Wawancara

Mewawancarai Karyawan

Layak Promosi?

Mengevaluasi Hasil Wawancara

<<Tidak>>

<<Ya>>

Gambar 3.6 Activity diagram Pengembangan Karyawan

64

3. Modul Pemetaan Karyawan

Kepala divisi Human Capital akan memilih manajer proyek yang akan

bertanggung jawab dalam pengerjaan proyek yang dikerjakan perusahaan.

Apabila karyawan yang ditunjuk untuk menjadi manajer proyek bersedia

menjadi manajer proyek, maka manajer proyek akan memilih sendiri tim

proyek yang akan menjadi tim yang akan mengerjakan suatu proyek. Setelah

tim proyek sudah dibentuk maka manajer proyek dan tim proyek akan

mengerjakan pekerjaan proyek yang telah ditugaskan hingga proyek tersebut

selesai dan dapat di serahkan kepada klien perusahaan.

Apabila karyawan yang ditunjuk sebagai manajer proyek tidak dapat

membentuk tim proyek yang dapat menyelesaikan proyek tersebut, maka

manajer proyek akan memberi laporan kepada kepala divisi Human Capital

untuk membatalkan proyek tersebut.

Apabila manajer proyek tidak bersedia menerima tanggung jawab

sebagai manajer proyek, maka kepala divisi Human Capital akan memilih

karyawan lain yang akan bersedia menjadi manajer suatu proyek. Manajer

proyek mempunyai hak untuk memilih anggota tim proyek, tetapi apabila

karyawan yang ditunjuk untuk menjadi tim proyek tidak bersedia

mengerjakan proyek, maka manajer proyek akan memilih anggota tim lain

dari karyawan di perusahaan. Dan jika manajer proyek tidak dapat

membentuk tim proyek yang dapat menyelesaikan proyek tersebut, maka

manajer proyek akan memberi laporan kepada kepala divisi Human Capital

untuk membatalkan proyek tersebut. Dan jika

65

<<Tidak>>

<<Tidak>>

Kepala Divisi Human Capital

<<Tidak>><<Tidak>>

Memilih Manajer Proyek

Proyek dibatalkan

Manajer Proyek Tim Proyek

<<Ya>>

<<Ya>>

<<Tidak>>

<<Ya>>

<<Tidak>><<Tidak>>

<<Tidak>>

Memilih Tim Proyek

Tidak Menemukan Karyawan yang memenuhi

kompetensi proyek

Bersedia Menjadi Manajer

Proyek?

Mengerjakan Proyek

Proyek Selesai?

Bersedia Mengerjakan

Proyek?

Menemukan Karyawan yang memenuhi

kompetensi proyek

Gambar 3.7 Activity diagram Pemetaan Karyawan

66

3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah menganalisis kondisi sistem yang sedang berjalan, terdapat

beberapa permasalahan yang diketahui akibat sistem penyimpanan dan

perhitungan yang manual. Masalah – masalah yang ada adalah sebagai berikut :

1 Banyaknya tahapan proses pengajuan dan persetujuan administrasi

karyawan, dikarenakan apabila manajer atau Kepala Divisi Human

Capital tidak berada ditempat maka manajer atau kepala Divisi Human

Capital tidak dapat melakukan persetujuan administrasi karyawan.

2 Lamanya pembaharuan informasi yang dimiliki oleh Divisi Human

Capital terhadap kompetensi yang dimiliki oleh setiap karyawan

dikarenakan tidak adanya media penyimpanan kompetensi karyawan.

3 Kurangnya informasi yang dimiliki oleh seorang karyawan yang

ditugaskan menjadi manajer proyek, mengenai kompetensi karyawan

yang ada dalam perusahaan sehingga pembentukan tim proyek menjadi

tidak maksimal seperti, karyawan ditempatkan pada proyek yang

kurang sesuai dengan kompetensi karyawan itu sendiri.

67

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

Dari permasalahan yang telah disebutkan diatas, maka solusi yang dapat

diberikan untuk mengatasi masalah- masalah tersebut diantaranya :

1. Membuat suatu database yang dapat menunjang operasional dalam

pengajuan dan penyetujuan administrasi karyawan dan dapat

menyimpan kompetensi dari setiap karyawan.

2. Membuat fitur yang dapat menunjukkan kompetensi karyawan dan

kompetensi perusahaan sehingga karyawan dapat meningkatkan

kompetensinya sesuai dengan kompetensi perusahaan dan fitur yang

bisa menunjukkan karyawan siapa saja yang bisa menangani proyek

yang diterima oleh perusahaan.

3. Membuat daftar pelatihan yang dapat diikuti oleh karyawan, sehingga

karyawan dapat mengembangkan karirnya secara berkelanjutan.