bab 3 analisis sistem yang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00972-si...

45

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Panatrade Caraka (Specs) adalah perusahaan yang bergerak dibidang

sports (sport brand & retail), perusahaan telah mengelola sendiri merek Specs

sejak tahun 1994. Specs adalah merek olahraga nomor satu di Indonesia,terutama

dalam sepak bola dan futsal. Specs memiliki berbagai produk yang bervariasi

dari alas kaki, sepatu olahraga, pakaian olahraga, peralatan olahraga dan

mencakup semua jenis olahraga dari futsal, lari, badminton, tenis, bola, voli, dan

lain-lain. Perusahaan melakukan beberapa kegiatan antara lain desain produk,

pengembangan produk, manajemen produk, pemasaran, promosi, riset

pemasaran, penjualan dan distribusi.

Seiring berjalannya waktu PT.Panatrade Caraka (Specs) mengembangkan

usahanya dengan tidak hanya menjual produk yang mereka produksi tetapi

mereka juga ingin menjual merek olahraga lainnya, untuk itu PT.Panatrade

Caraka (Specs) membuka toko Fisik yang tidak hanya menjual produk yang

diproduksi tetapi juga sebagai distributor untuk merek olahraga lainnya seperti

adidas, nike, uhlsport, head, lining, arena dan lain-lain.Toko Fisik ini berdiri

tahun 2005 dan sudah memiliki cabang sebanyak 20 cabang yang tersebar di

berbagai kota di Indonesia.

46

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi yang telah ditetapkan oleh PT. Panatrade Caraka (Specs) adalah ingin

menciptakan nilai bagi para stakeholder dalam industri olahraga dengan keunggulan

kualitas produk dan branding yang kuat.

Misi yang telah ditetapkan, adalah sebagai berikut :

• Perluasan, dimana perluasan yang dimaksud adalah dalam hal pangsa

pasar PT.Panatrade Caraka dengan membuka cabang baru.

• Keunggulan Operasional, kami ingin secara terus – menerus berusaha

memberikan keunggulan kualitas produk dan pelayanan customer yang lebih

baik.

• Untuk meningkatkan omset penjualan dari merek.

47

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.PANTRADE CARAKA

Sumber Bagian HRD-2012

48

3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang

President Director (CEO)

Memiliki tugas sebagai berikut :

• Menerjemahkan visi & misi perusahaan ke perusahaan tujuan, sasaran, strategi

UU.

• Mengatur pemasaran & tujuan financial dan rencana kerja tahunan dengan strategi

berorientasi aksi yang sesuai dengan tujuan perusahaan.

• Laporkan langsung ke Ketua & Dewan Komisaris

Memiliki wewenang sebagai berikut :

• Memimpin manajer penjualan nasional dalam mencapai target penjualan tahunan.

• Memimpin general manager divisi ritel dalam mengembangkan retail business.

• Memimpin Finance & Accounting Manajer dalam

mengelola efektivitas & efisiensi operasi perusahaan, profitabilitas dan arus kas.

• Memimpin HRD & GA Manajer dalam mengelola Sumber Daya Manusia untuk

mendukung bisnis perusahaan.

• Memimpin pelaksanaan Ideologi perusahaan inti di semua tingkat organisasi.

49

HRD & GA Manager


• Mengelola semua kegiatan HR untuk mendukung pengembangan organisasi dan

pertumbuhan perusahaan.


• Bekerja sama dengan semua manajer dalam memberikan pelatihan yang cocok untuk

seluruh karyawan.

• Bekerja sama dengan CEO untuk mensosialisasikan Idelogi Perusahaan Inti dan

membangun budaya perusahaan sesuai dengan filosofi perusahaan.

HRD & GA Supervisor :


• Mencatat, menghitung dan melaporkan absensi karyawan ke kepala departemen

masing- masing.

• Melakukan pengecekan terhadap tagihan listrik, telp, dan air setiap bulan.


• Membantu bagian purchasing dalam melakukan pembelian.

Finance Manager


• Mengatur SOP untuk semua proses keuangan.

• Mengelola kas untuk mendukung operasi perusahaan.

50


• Bekerja sama dengan National Sales Manager & Accounting Manager dalam

mengelola A / R.

Finance Supervisor


1. Mencatat saldo kas dan bank.

2. Mencatat dan menyimpan bukti-bukti transaksi berupa :

• Penerimaan

• Pengeluaran

• Setoran Bank

3. Membuat laporan atas saldo dan mutasi dari laporan kas dan bank setiap hari.


1. Melayani permintaan pembayaran yang dilakukan oleh departemen-

departemen lain untuk keperluaan :

• Pembayaran biaya operasional

• Pembayaran biaya rumah tangga perusahaan

Accounting & Administration Manager


• Mengelola proses akuntansi untuk menyediakan laporan keuangan tepat waktu

kepada manajemen puncak.

• Mengatur SOP untuk semua proses administrasi.

51

• Mengelola sistem TI untuk memastikan informasi yang akurat dan tepat

waktu untuk manajemen puncak.


• Bekerja sama dengan manajer keuangan dalam mengelola arus kas dan modal

kerja.

Chief Accounting


• Membuat laporan keuangan bulanan tepat waktu.

• Mengumpulkan, menyimpan, file dan mendokumentasikan data-data tersebut di

atas ke dalam sistem dokumentasi yang efisien dan aman.


• Melakukan internal control atas catatan-catatan accounting di perwakilan dan di

pusat.

• Bertanggung jawab atas semua laporan, accuracy, account ability dan validity dari

data-data yg dirangkum untuk laporan keuangan bulanan tersebut diatas.

• Bertanggung jawab atas pencatatan seluruh aktiva yang dimiliki oleh PT.

Panatrade Caraka.

52

National Sales Manager Accounting & Administration Manager


• Mengelola proses akuntansi untuk menyediakan laporan keuangan tepat waktu

kepada manajemen puncak

• Mengatur SOP untuk semua proses administrasi

• Mengelola Sistem TI untuk memastikan informasi yang akurat dan tepat

waktu untukmanajemen puncak.


• Bekerja sama dengan Manajer Keuangan dalam mengelola arus

kas dan modal kerja.

Deputy Regional Manager


• Pencapaian sales turnover dan profitabilitas perusahaan melalui aktifitas penjualan di

Region yang dipimpinnya

• Mengendalikan distribusi product

• Serta memperkuat jaringan dan kualitas retailer pada region yang dipimpinnya.

Product & Planning Manager


• Mengelola pelaksanaan Rencana Produk.

53


• Menerjemahkan strategi pemasaran untuk bisnis rencana tahunan untuk product

line masing yang terdiri dari rencana jangka, rencana penjualan & rencana

produksi dan meminta persetujuan dari CEO.

• Bagi rencana jangkauan untuk National Sales Manager sebagai masukan dalam

penyusunan rencana penjualan.

Product & Planning Staff :


• Melakukan pencatatan notulensi meeting bagian Product Product & Planning

• Melakukan pendokumentasian untuk keperluan ISO.


• Bertanggung jawab terhadap Stock Apparel dan Stock Counter

Product Design Manager


• Orang yang bertanggung jawab yang membuat sebuah design untuk membuat

sepatu, tas, baju dll

Product Designer Footwear :


• Membuat design sesuai dengan guideline Range Plan yang diberikan Product &

Planning Manager untuk mendukung Annual Business Plan – product Line

tertentu.

• Membuat design product sesuai dengan Range Plan dan Design Action plan

54


• Berkoordinasi dengan marketing team dan product design manager dalam

menyeleksi design product yang sesuai.

• Berkoordinasi dengan product development team & marketing team dalam

merealisasikan design tersebut menjadi product sample yang memenuhi syarat.

Product Costing Staff


• Menganalisa dan memberi masukan terhadap hasil penghitungan yang di luar

standar yang ditentukan.

• Mencari informasi dan mendokumentasikan hal-hal yang berhubungan dengan

material sepatu.

Sourcing Manager


• Mengelola waktu pengiriman, memastikan kualitas produk, mengatur standar mutu,

meningkatkan produktivitas pabrik, mengelola rantai pasokan antara pemasok bahan -

pabrik dan perusahaan.

• Siapkan outsourcing & rencana produksi berdasarkan rencana produk disiapkan

oleh Manajer Produk Senior, termasuk waktu, pengiriman dan kuantitas.

• Mengelola semua proses produksi untuk menjamin pengiriman tepat waktu dan kualitas produk.

55


• Bekerja sama dengan manajer pengembangan produk dalam persiapan pra-produksi,

menentukan pabrik cocok untuk sesuai dengan kategori produk.

Brand Communication Manager


• Siapkan rencana pemasaran dan komunikasi merek berdasarkan

strategi pemasaranbaik strategi jangka panjang dan jangka pendek strategi.


• Bekerja sama dengan manajer produk & perencanaan dan national sales manager

dalam menyediakan bahan POS, bahan info produk (katalog, brosur, dll) dan bahan

promosi penjualan.

3.4 Spesifikasi Hardware dan Software

3.4.1 Perangkat Keras ( Hardware )

Tabel 3.1 Perangkat Keras

Server Client

Processor – Intel Quadcore Processor – Intel Core to Duo

Memory – 16 Gb Memory – 2 Gb

56

3.4.2 Perangkat Lunak ( Software )

Perangkat lunak yang mendukung fungsi bisnis pada Panatrade Caraka adalah

Sistem operasi Microsoft Windows Server 2008 untuk server SQL server 2008

R2.

57

3.5 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

3.5.1 Entity Relationship Diagram

Gambar 3.2 ERD PT.Panatrade Caraka (Specs)

58

3.5.2 Full Attributed Data Model

1. Nama Tabel : Member

Primary Key : KD_Member

Foreign Key : -

Keterangan : Tabel Member berisi data-data tentang pribadi member yang akan

menjadi pelanggan di Panatrade Caraka

Tabel 3.2 Tabel Member

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan

KD_Member Char 6 Kode Member

Nama_Member Varchar 50 Nama Member

Alamat_Member Varchar 50 Alamat Member

Telp_Member Int 4 Telepon Member

2. Nama Tabel : Penjualan

Primary Key : KD_Penjualan

Foreign Key : KD_Member, KD_Cabang

Keterangan : Tabel Penjualan berisi mengenai data-data Penjualan pada Panatrade

Cakra.

59

Tabel 3.3 Tabel Penjualan


KD_Penjualan Char 6 Kode Penjualan

KD_Member Char 6 Kode Member

KD_Cabang Char 6 Kode Cabang

Jumlah_Barang Int 4 Jumlah barang yang

dibeli

Total_Penj Int 4 Jumlah barang yang

Dijual

3. Nama Tabel : Barang

Primary Key : KD_Barang

Foreign Key : -

Keterangan : Tabel Barang berisikan mengenai bermacam-macam barang yang ada di

Panatrade Caraka.

60

Tabel 3.4 Tabel Barang


KD_Barang Char 6 Kode Barang

Nama_Barang Varchar 20 Nama Barang

Tipe_Barang Varchar 10 Tipe Barang

Ukuran Varchar 3 Ukuran Barang

Harga Int 4 Harga Barang

Merk Varchar 10 Merk Barang

4. Nama Tabel : Tipe Barang

Primary Key : KD_Tipe_Barang

Foreign Key : KD_Barang

Keterangan : Tabel Barang berisikan mengenai tipe barang yang ada di Panatrade

Caraka

Tabel 3.5 Tabel Tipe Barang


KD_Tipe_Barang Char 6 Kode Tipe Barang


Nama_Barang Varchar 20 Nama Barang

61

5. Nama Tabel : Merek_Barang

Primary Key : KD_Merek_Barang


Keterangan : Tabel Merek Barang yang berisikan data mengenai merek barang pada

PT.Panatrade Caraka.

Tabel 3.6 Tabel Merek Barang

Nama_Field Tipe_Field Ukuran Field Keterangan

KD_Merek_Barang Char 6 Kode Merek Barang


Nama_Merek Varchar 20 Nama Merek

Barang

6. Nama Tabel : Detail_Penjualan

Primary Key : -

Foreign Key : KD_Barang, KD_Penjualan

Keterangan : Tabel Detail Penjualan berisikan data mengenai penjualan barang yang

dilakukan oleh bagian penjualan PT Panatrade Caraka.

Tabel 3.7 Tabel Detail Penjualan



KD_Penjualan Char 6 Kode Penjualan

Qty_yg_dibeli Int 4 Jumlah Barang yang

Dibeli

62

7. Nama Tabel : Cabang

Primary Key : KD_Cabang

Foreign Key : -

Keterangan : Tabel MsCabang berisi data-data lokasi dan nama cabang

PT.PANATRADE CARAKA

Tabel 3.8 Cabang



Nama_Cabang Varchar 50 Nama Cabang

Alamat_Cabang Varchar 50 Alamat Cabang

Telp_Cabang Varchar 20 No Telepon Kantor

Cabang

8. Nama Tabel : Pembayaran

Primary Key : KD_Pembayaran

Foreign Key : KD_Penjualan

Keterangan : Tabel Pembayaran berisi tentang pembayaran member yang sudah

membayar.

Tabel 3.9 Pembayaran


KD_Pembayaran Char 6 Kode Cabang

63

KD_Penjualan Char 6 Nama Cabang

Total_Pembayaran Int 4 Total Pembayaran

Jenis_Pembayaran Char 6 Jenis Pembayaran

Tgl Date and

Time

8 Tanggal Pembayaran

9. Nama Tabel : Surat_Permintaan_Barang

Primary Key : KD_SPB

Foreign Key : KD_Barang, KD_Cabang

Keterangan : Tabel Surat Permintaan Barang berisi tentang data permintaan barang

dari cabang ke kantor pusat.

Tabel 3.10 Tabel Surat Permintaan Barang


KD_SPB Char 6 Kode Surat Permintaan

Barang



Tgl_SPB Date and

Time

8 Tanggal Surat

Permintaan Barang

Qty Int 4 Jumlah barang yang

diminta

64

10. Nama Tabel : Surat_Persetujuan_Permintaan_Barang

Primary Key : KD_SPPB

Foreign Key : KD_SPB

Keterangan : Tabel Surat Persetujuan Permintaan Barang berisi tentang data barang

yang disetujui kantor pusat untuk dikirim ke cabang

Tabel 3.11 Surat Persetujuan Permintaan Barang


KD_SPPB Char 6 Kode Purchase Order

KD_SPB Char 6 Kode Barang

Tanggal_SPPB Date and

Time

8 Tanggal Persetujuan

Permintaan Barang

11. Nama Tabel : Persediaan

Primary Key : KD_Persediaan


Keterangan : Tabel Persediaan berisi data persediaan barang Panatrade Caraka

Tabel 3.12 Persediaan


KD_Persediaan Char 6 Kode Persediaan


Qty Int 4 Jumlah barang yang

diminta

65

12. Nama Tabel : Surat_Terima_Barang

Primary Key : KD_Surat_Terima_Barang

Foreign Key : KD_Supplier, KD_PO

Keterangan : Tabel Surat Terima Barang berisi data barang yang diterima kantor pusat

dari supplier

Tabel 3.13 Tabel Surat Terima Barang

Nama Field Tipe Field Ukuran

Field

Keterangan

KD_STB Char 6 Kode Surat Terima

Barang

KD_Supplier Char 6 Kode Supplier

KD_PO Char 6 Kode Purchase Order

Tanggal_STB Date and Time 8 Tanggal Surat Terima

Barang

13. Nama Tabel : Detail_Surat_Terima_Barang

Primary Key : -

Foreign Key : KD_PO

Keterangan : Tabel Detail Surat Terima Barang berisikan mengenai data secara rinci

barang yang diterima Panatrade Caraka dari supplier.

66

Tabel 3.14 Tabel Detail Surat Terima Barang


KD_STB Char 6 Kode Surat Terima

Barang


14. Nama Tabel : Purchase_Order

Primary Key : KD_PO

Foreign Key : KD_SPPB, KD_Supplier

Keterangan : Tabel Purchase Order berisikan mengenai data barang yang dipesan

Panatrade Caraka ke supplier.

Tabel 3.15 Purchase Order



KD_SPPB Char 6 Kode Barang

KD_Supplier Char 6 Kode Supplier

Tanggal_PO Date and

Time

8 Tanggal Purchase Order

15. Nama Tabel : Detail_PO

Primary Key : -


67

Keterangan : Tabel Detail Purchase Order berisikan mengenai data secara rinci barang

yang dipesan Panatrade Caraka ke supplier.

Tabel 3.16 Tabel Detail Purchase Order




Qty Int 4 Jumlah barang

16. Nama Tabel : Supplier

Primary Key : KD_Supplier

Foreign Key :- -

Keterangan : Tabel Supplier berisikan data – data mengenai supplier Panatrade

Caraka.

Tabel 3.17 Tabel Supplier


KD_Supplier Char 6 Kode supplier

Nama_Supplier Varchar 50 Nama supplier

Alamat_Supplier Varchar 50 Alamat supplier

Telp_Supplier Varchar 20 No Telepon Supplier

68

17. Nama Tabel : Invoice

Primary Key : KD_Invoice

Foreign Key : KD_PO

Keterangan : Tabel Invoice berisikan data-data mengenai tagihan barang

Tabel 3.18 Invoice


KD_Invoice Char 6 Kode Surat Pemesanan

Produk


Total_Pembayaran Char 10 Total Pembayaran

Jenis_Pembayaran Varchar 20 Jenis Pembayaran

Tanggal_Pembayaran Date and

Time

8 Tanggal Pembayaran

18. Nama Tabel : Retur

Primary Key : KD_Retur

Foreign Key : KD_PO

Keterangan : Tabel Retur berisikan data barang yang diretur Panatrade Caraka kepada

supplier.

69

Tabel 3.19 Retur


KD_Retur Char 6 Kode Retur


Tanggal_PO Date and

Time

4 Tanggal Purchase Order

19. Nama Tabel : Detail_Retur

Primary Key : -

Foreign Key : KD_Retur, KD_Barang

Keterangan : Tabel Detail Retur berisikan data secara rinci barang yang diretur

Panatrade Caraka kepada supplier.

Tabel 3.20 Detail Retur


KD_Retur Char 6 Kode Retur


Qty_Barang Int 4 Jumlah barang

70

3.7 Identifikasi Masalah yang dihadapi oleh PT.Panatrade Caraka

3.7.1 Identifikas Permasalahan dan Kebutuhan

Setelah melakukan observasi langsung pada PT.Panatrade Caraka, masalah yang dialami

dalam perusahaan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pihak eksekutif membutuhkan informasi yang dapat dilihat dari berbagai

dimensi (best seller,cabang yang paling laris,produk yang paling banyak

dibeli ke supplier,produk yang paling banyak diretur,cabang yang paling

banyak melakukan permintaan barang dan barang yang sering dipesan

cabang) karena informasi yang ada saat ini ditampilkan hanya dalam 1

dimensi, sehingga kebutuhan analisis tidak terpenuhi.

2. Adanya kesulitan yang dihadapi dalam mengelola data historis karena data

masih menggunakan data operasional sehingga mempengaruhi pihak

eksekutif dalam mengambil kebijakan strategis yang cepat dan tepat.

3. Pihak perusahaan mengalami kesulitan memperoleh informasi yang

bersifat summary yang nantinya untuk membantu pihak eksekutif

mengambil keputusan.

3.7.2 Usulan Pemecahan masalah yang dihadapi oleh PT.Panatrade Caraka

Dapat diambil kesimpulan dari uraian masalah diatas bahwa pentingnya

laporan yang akurat dan terstruktur untuk membantu dalam memenuhi kebutuhan

perusahaan kedepannya.

71

Oleh karena itu dengan perancangan data warehouse ini diharapkan

kebutuhan perusahaan kedepannya dapat terpenuhi,yaitu:

1. Membuat data warehouse yang dapat ditampilkan dalam bentuk grafik yang

memudahkan eksekutif dalam melihat data summary.

2. Membuat data warehouse yang memungkinkan data berumur lebih dari 5

tahun dapat dimanfaatkan secara optimal untuk digunakan sebagai bahan

analisis, karena data warehouse mampu menampung data historical dalam

kurun waktu yang lebih lama.

3. Merancang sebuah data warehouse memiliki struktur multidimensional,

sehingga pihak eksekutif dapat menganalisis informasi-informasi yang ada

dari berbagai dimensi dan dapat menyesuaikan informasi berdasarkan

kebutuhan, sehingga keputusan yang dihasilkan lebih berkualitas.

3.8 Kebutuhan Informasi

Dalam mengambil keputusan yang tepat untuk perusahaan, bagian eksekutif

membutuhkan sejumlah informasi yang berasal dari kegiatan operasional di

dalam perusahaan, kegiatan informasi itu, yaitu:

1. Penjualan

• Informasi mengenai produk mana yang paling diminati.

• Informasi mengenai cabang mana yang paling banyak melakukan

penjualan.

72

2. Permintaan Barang

• Informasi mengenai produk mana yang paling banyak diminta

cabang.

• Informasi mengenai cabang mana yang sering melakukan

permintaan barang.

3. Pembelian

• Informasi mengenai produk mana yang sering dibeli ke supplier.

• Informasi mengenai produk mana yang sering diretur.

bab 3 analisis sistem yang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00972-si...

Documents