90

BAB 3

ANALISIS STRATEGI, PROSES BISNIS DAN TEKNOLOGI INF ORMASI

YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahan

PT. Global Jaya Medika adalah sebuah perusahaan yang bergerak

pada bidang penyedia alat-alat kesehatan import maupun lokal dan

merupakan anak perusahaan dari PT. Bersaudara. Perusahaan pertama

kali beroperasi pada tahun 2009 dengan bapak Mohammad Ridwan Husni

sebagai direktur utama. Kini perusahaan berletak pada gedung Gandaria 8

Office Tower Lantai 11 Unit A-K, Jalan Iskandar Muda, Jakarta Selatan

12240.

Seiring berjalannya waktu dan dengan terus meningkatnya

pertumbuhan institusi kesehatan di Indonesia memberikan peluang besar

kepada perusahaan penyedia alat kesehatan untuk mengembangkan

bisnisnya. Agar dapat mencapai peluang tersebut, sekarang perusahaan

mulai mengembangkan strategi untuk dapat terus memenuhi kebutuhan

pelanggan dengan cara menyimpan stok barang didalam gudang.

91

Perusahaan juga mulai mengembangkan SI/TI didalam

perusahaan, dengan memakai perangkat lunak IAIS untuk dapat

membantu proses operasional didalam bagian penjualan dan bagian

pembelian. Serta dengan memakai website www.gjm.co.id sebagai salah

satu sarana pemasaran dari perusahaan.

3.2 Analisis Enterprise Architecture

3.2.1 Strategic Goals & Initiatives ( I )

3.2.1.1 Strategic Plan ( S – 1)

Berikut akan dijabarkan perencanaan strategi mengenai

visi misi dan strategi bisnis dari PT. Global Jaya Medika :

3.2.1.1.1 Visi dan Misi

Visi dari PT Global Jaya Medika adalah

menjadi perusahaan penyedia alat kesehatan

terkemuka dikalangan pelaku kesehatan Indonesia.

Misi dari PT Global Jaya Medika adalah

menjadi perusahaan penyalur kesehatan dengan

kriteria produk : bermutu, teknologi terkini, tahan

lama dan harga bersaing.

Motto perusahaan adalah “Way of Health”

92

3.2.1.1.2 Strategi Bisnis

Dalam upaya mencapai visinya, perusahaan

menerapkan strategi bisnisnya dengan cara :

1. Menjaga kualitas produk

Agar dapat memenuhi keinginan

pelanggan, perusahaaan terus menjaga kualitas

produknya dengan menyediakan produk-produk

dari pabrik alat kesehatan yang terkenal dan

kompeten dibidangnya, sehingga pelanggan pun

dijamin dengan garansi resmi dari pabrik

pembuatnya.

2. Meningkatkan jasa pelayanan purna jual

Didalam pemenuhan kepuasan pelanggan,

PT. Global Jaya Medika mempunyai perusahaan

tersendiri yang mengurusi masalah pelayanan

after sales, perusahaan tersebut masih berada

dalam satu holding dengan PT. Global Jaya

Medika. Hal ini membantu perusahaan dalam

memberikan pelayanan perbaikan dalam masalah

yang dihadapi pelanggan, sehingga menjadi nilai

93

tambah perusahaan dibanding pesaing perusahaan

lainnya.

3. Menambah pemasaran produk

Untuk dapat mencapai dari target

penjualan, perusahaan melakukan promosi produk

dengan cara menggunakan web dan mengikuti

pameran-pameran yang terdapat didalam negeri

dan luar negeri agar kinerja pemasaran produk

perusahaan lebih meningkat.

3.2.1.2 SWOT Analysis ( S – 2 )

Pada sub bab ini akan menggunakan analisis lima daya

porter dan analisis PEST untuk menganalisis lingkungan

eksternal dari perusahaan dan analisis SWOT untuk

menganalisis lingkungan internal dari perusahaan

3.2.1.2.1 Analisis Lima Daya Porter

Analisis lima daya porter akan menganalisis

lingkungan eksternal sehingga memberikan

gambaran bagaimana tingkat persaingan industri

yang dihadapi PT. Global Jaya Medika, baik dari

94

komponen pelanggan, pemasok, pesaing, pendatang

baru, produk pengganti.

1. Pelanggan

Sebagai perusahaan penyedia alat

kesehatan, PT. Global jaya medika

mempunyai dua tipe pelanggan yaitu

individu dan organisasi seperti rumah sakit,

klinik, dokter spesialis, universitas dan

diknas kesehatan. Agar dapat memenuhi

kepuasan pelanggan, perusahaan harus dapat

memberikan pelayanan terbaik kepada

pelanggan seperti permasangan, pelatihan

penggunaan produk dan garansi resmi

produk. Disamping mengutamakan

kepuasan pelanggan, perusahaan juga harus

bisa membuat pelanggan setia kepada

perusahaan.

2. Pemasok

Pemasok adalah salah satu faktor

penting didalam kegiatan bisnis PT Global

Jaya Medika. Dalam proses pembelian alat

kesehatan, perusahaan mempunyai dua

95

sumber pemasok yaitu pemasok luar negeri

yang berasal dari negara jerman, itali, korea

jepang dll dan pemasok dalam negeri yang

berasal dari UKM. Perusahaan juga menjadi

agen tunggal bagi beberapa perusahaan

teknologi alat kesehatan terkenal luar negeri.

Untuk itu perusahaan harus mempunyai

strategi yang baik untuk meningkatkan

relasi kerja sama dengan para pemasok.

3. Pesaing

Cukup banyak pesaing bisnis dalam

penyedia alat kesehatan yang dapat

mengancam PT. Global Jaya Medika,

beberapa contoh pesaing yang berada dalam

bidang yang sama adalah PT. Fondaco

Mitratama dan PT. Mulya Husada Raya.

Untuk dapat bersaing, PT. Global Jaya

Medika mempunyai kelebihan yaitu menjadi

agen tunggal dari perusahaan teknologi

kesehatan terkenal luar negeri. Agar dapat

ikut dalam persaingan yang kompetitif,

perusahaan harus mempunyai strategi yang

96

baik dan didukung dengan sarana prasarana

yang baik serta sumber daya manusia yang

berkualitas.

4. Pendatang baru

Cukup banyak pendatang baru

didalam bisnis penyedia alat kesehatan di

Indonesia yang berpeluang meningkatkan

persaingan didalam bidang yang sama.

Pendatang baru juga dapat berupa

perusahaan lama yang mengalihkan atau

mengembangkan bisnis mereka ke bidang

industri yang sama. Beberapa contoh

perusahaan pendatang baru adalah PT. Tiara

Kencana dan PT Murti Indah Sentosa.

Namun pendatang baru untuk ikut dalam

persaingan ini cukup sulit dikarenakan

dibutuhkan modal yang besar dan faktor

kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan

bersifat kuat dan tidak mudah berubah.

5. Produk Pengganti

Perusahaan tidak mempunyai

produk pengganti, karena perusahaan

97

merupakan agen tunggal resmi dari pabrik

perusahaan diluar negeri dan alat rumah

sakit tidak bisa digantikan oleh produk

pengganti lain.

Gambar 3.1 Analisis Lima Daya Porter

3.2.1.2.2 Analisis PEST

Metode lainnya yang dapat digunakan untuk

menganalisa lingkungan eksternal PT. Global Jaya

98

Medika adalah PEST. Analisis PEST adalah

analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis

meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan

teknologi. Arah analisis PEST adalah kerangka

untuk menilai sebuah situasi dan menilai strategi

atau posisi arah perusahaan, rencana pemasaran

atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu

peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.

1. Politik

Dinamika serta perubahan politik

di Indonesia berpengaruh terhadap PT

Global Jaya Medika, seperti kebijakan

perundang-undangan pemerintah mengenai

alat kesehatan Import antara lain kebijakan

bea cukai, API (Angka Pengenal Import),

ISO dan registrasi pada departemen

kesehatan. Kebijakan-kebijakan tersebut

membuat PT. Global Jaya Medika terus

mengikuti perubahan politik serta terus

memantau kebijakan-kebijakan yang ada.

Walaupun PT. Global Jaya Medika

sudah menjalankan prosedur dengan baik,

99

namun proses registrasi ke dalam

departemen kesehatan terkadang lama

yang mengakibatkan terhambatnya proses

pengiriman barang.

2. Ekonomi

Faktor ekonomi merupakan salah

satu faktor yang cukup kuat

mempengaruhi lingkungan eksternal

perusahaan. Perubahaan serta

perkembangan perekonomian Indonesia

menjadi tolak ukur akan perkembangan

pasar yang dapat menjadikan perusahaan

penyedia alat kesehatan di Indonesia terus

dapat berkembang. Selain itu pertumbuhan

ekonomi yang baik dapat memberikan

arahan positif bagi pemerintah akan

pelayanan terhadap masyarakat khususnya

di bidang kesehatan seperti tersedianya

banyak rumah sakit baru, serta perguruan

tinggi di bidang kesehatan yang terus

bertambah. Sehingga perusahan penyedia

100

alat kesehatan dapat terus menyediakan

pasokan alat kesehatan.

Untuk saat ini perusahaan melayani

beberapa mata uang yaitu dollar, yen,

poundsterling dan euro. Dikarenakan naik

turunnya pertukaran nilai mata uang

mengakibatkan harga produk naik dan

turun. Ekonomi yang tidak stabil juga

berpengaruh kepada perusahaan pemasok

dan pelanggan, dikarenakan jika harga

produk semakin tinggi maka daya beli

menjadi berkurang. Hal-hal tersebut

mengakibatkan terhambatnya kinerja

perusahaan dikarenakan untuk memasok

barang, perusahaan harus berhubungan

dengan pemasok-pemasok luar negeri yang

memiliki kebijakan ekonomi yang

berbeda-beda.

3. Sosial

Menurut Profil Kesehatan

Indonesia tahun 2010, menunjukan di

Indonesia terjadi peningkatan pelayanan

101

kesehatan, sebagai contoh rasio puskesmas

pada tahun 2006 per 100.000 penduduk

sebesar 3,61 dan pada tahun 2010

meningkat jadi 3,79. Sedangkan pada

rumah sakit, selama 5 tahun terakhir

jumlah rumah sakit mengalami

peningkatan sebesar 26,32% yaitu dari

1.292 unit pada tahun 2006 menjadi 1.632

unit pada tahun 2010. Tak pelak, peluang

bisnis layanan kesehatan terbuka lebar dan

PT. Global Jaya Medika sebagai penyedia

alat kesehatan mempunyai kesempatan

besar untuk menyediakan alat-alat

kesehatan terkini untuk rumah sakit yang

berkembang melengkapi fasilitas-

fasilitasnya.

Disamping itu, PT. Global Jaya

Medika tidak hanya fokus dalam mencari

keuntungan saja, namun perusahaan juga

melakukan berbagai kegiatan sosial kepada

masyarakat seperti bakti sosial,

pemeriksaan mata gratis, sunatan massal

dan hubungan kepada perusahaan

102

pelanggan seperti darmawisata karyawan

RSCM.

4. Teknologi

Perusahaan sangat bergantung

dengan perkembangan teknologi alat

kesehatan, para konsumen perusahaan

terus membutuhkan alat kesehatan terkini

untuk melengkapi fasilitasnya, sehingga

PT. Global Jaya Medika mengikuti

seminar dan training agar dapat

mempunyai pengetahuan teknologi alat

kesehatan terbaru.

Di faktor internal, PT Global Jaya

Medika mempunyai sistem informasi yang

mendukung perusahaan dalam kegiatan

operasional. Sistem informasi perusahaan

diberi nama Integrated Accounting

Information System, merupakan sistem

informasi yang berbasis desktop yang

dapat membantu perusahaan namun hanya

mencakup bagian pembelian dan penjualan

saja. Untuk yang lainnya, perusahaan

103

menggunakan jaringan LAN dan fasilitas

internet untuk memasarkan produk melalui

web.

3.2.1.2.3 Analisis SWOT

Analisis SWOT dapat membantu PT.

Global Jaya Medika dalam menganalisis strategi

yang tepat serta memaksimalkan kekuatan dan

peluang sehingga dapat meminimalkan kelemahan

dan ancaman. Berdasarkan survey yang telah

dilakukan, berikut ini adalah identifikasi SWOT

pada PT. Global Jaya Medika :

Tabel 3.1 Analisis SWOT

Faktor Internal Faktor Eksternal

Kekuatan (Strength)

• Agen tunggal

• Mempunyai produk dari perusahaan terkenal dengan kualitas dan garansi resmi.

• Pelayanan purna jual yang baik

• Modal kuat

• Adanya loyalitas dari pelanggan potensial perusahaan.

Peluang (Oppurtunities)

• Peningkatan jumlah rumah sakit dan klinik di Indonesia.

• Mempunyai dua macam pelanggan, individu dan organisasi.

• Teknologi alat kesehatan yang terus berkembang

• Banyaknya pameran-pameran alat kesehatan

104

Kelemahan (Weakness)

• Kurangnya pemasaran dan promosi

• Eksistensi perusahaan yang masih kurang

• Tidak sesuainya jobdesk pada beberapa bagian

• Kurang efektifnya penyebaran informasi dan pengetahuan

Ancaman (Threats)

• Tidak menentunya keadaan ekonomi baik dalam negeri maupun luar negeri

• Munculnya pesaing baru dan perusahaan yang lebih mapan pada sektor bisnis yang sama

• Terhambat regulasi dalam bea cukai dan registrasi Depkes

3.2.1.2.4 Perhitungan Analisis SWOT

Berdasarkan analisa terhadap kekuatan,

kelemahan, peluang dan ancaman yang telah

dilakukan pada sub bab sebelumnya. Pada sub

bab ini dilakukan pengelompokan dan

pembobotan terhadap faktor-faktor tersebut

Tabel 3.2 IFAS

FAKTOR STRATEGI INTERNAL

BOBOT RATING BOBOT

X RATING

KOMENTAR

KEKUATAN

Agen tunggal 0,30 3 0,9

Perusahaan mempunyai keuntungan menjadi satu-satunya penjual suatu produk di Indonesia

Mempunyai produk dari perusahaan terkenal dengan kualitas dan garansi resmi.

0,20 3 0,6

Produk-produk dari perusahaan yang sudah kompeten dan terkenal di bidangnya

105

Pelayanan after sales yang baik

0,15 2 0,3

Melayani pelatihan dan pemasangan dan bekerja sama dengan anak perusahaan lainnya yang fokus dalam perbaikan barang

Modal kuat 0,40 3 1,2 Perusahaan tidak mengalami kesulitan dalam pengadaan produk

Adanya loyalitas dari pelanggan potensial perusahaan.

0,10 2 0,2

Banyak pelanggan yang mempercayakan perusahaan dikarenakan perusahaan agen tunggal

Total Kekuatan 1,15 3,2

KELEMAHAN

Kurangnya pemasaran dan promosi

0,30 4 1,2 Kurangnya keikutsertaan perusahaan dalam pameran

Eksistensi perusahaan yang masih kurang

0,20 3 0,6 Nama perusahaan yang masih baru dalam industri alat kesehatan

Tidak sesuainya jobdesk pada beberapa bagian

0,10 3 0,3 Beberapa bagian bekerja diluar dari keahliannya

Kurang efektifnya penyebaran informasi dan pengetahuan

0,10 3 0,3 Kurangnya penyebaran pengetahuan dan informasi diseluruh bagian

Total Kelemahan 0,70

2,40

TOTAL IFAS 1,85 5,60

Perhitungan IFAS = Kekuatan : 3,20

Kelemahan : 2,40

Titik X ( Internal ) = Kekuatan - Kelemahan

106

= 3,20 – 2.40

= 0,80

Tabel 3.3 EFAS

FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL

BOBOT RATING BOBOT X RATING

KOMENTAR

PELUANG

Peningkatan jumlah rumah sakit dan klinik di Indonesia.

0,40 4 1,6

Semakin baiknya perekonomian indonesia, semakin meningkatnya fasilitas pelayanan kesehatan

Mempunyai dua macam pelanggan, individu dan organisasi.

0,10 2 0,2

Perusahaan tidak terpaku hanya dengan organisasi seperti rumah sakit, universitas namun juga dengan dokter spesialis.

Teknologi alat kesehatan yang terus berkembang

0,20 3 0,6 Pelanggan terus membutuhkan teknologi alat kesehatan terbaru

Banyaknya pameran-pameran alat kesehatan

0,10 3 0,3 Sarana perusahaan dalam memasarkan produk

Total Peluang 0,80 2,70

ANCAMAN

Tidak menentunya keadaan ekonomi baik dalam negeri maupun luar negeri

0,40 3 1,2 Naik turunnya nilai tukar mata uang sehingga harga produk tidak menentu

Munculnya pesaing baru dan perusahaan yang lebih mapan pada sektor bisnis yang sama

0,30 3 0,9 Persaingan yang semakin ketat didalam perusahaan penyedia alat kesehatan

107

Terhambat regulasi dalam bea cukai dan registrasi Depkes

0,20 1 0,2

Proses yang berbelit dalam registrasi barang dan sulitnya meng-estimasi waktu

Total Ancaman 0,90 7,00 2,30

TOTAL EFAS 1,70 5,00

Perhitungan EFAS = Peluang : 2,70

Ancaman : 2,30

Titik Y ( Eksternal ) = Peluang - Ancaman

= 2,70 – 2,30

= 0,40

3.2.1.2.5 Diagram SWOT

Berdasarkan perhitungan pembobotan

SWOT pada sub bab sebelumnya, maka dapat

digambarkan bahwa posisi PT. Global Jaya

Medika berada pada kuadran I sebagaimana

pada gambar dibawah ini

108

3.2.2 Aa Concepts of Operation Scenario

3.2.3 A Concepts of Operations Diagram

Gambar 3.2 Diagram SWOT

Penjelasan Gambar :

Dengan posisi perusahaan yang terdapat

pada kuadran I berarti PT. Global Jaya Medika

dapat menggunakan strategi SO (Strength-

Oppurtunities) yang maksudnya adalah

perusahaan dapat menggunakan semua

kekuatan untuk menjawab peluang yang ada

seperti perusahaan dapat memanfaatkan

keunggulan sebagai agen tunggal dan

mempunyai produk yang berkualitas untuk

menarik calon-calon konsumen lama dan baru

Mendukung Strategi Agresif

0,40 x : (0,80 : 0,40 )

0,80

Kelemahan

Peluang

Ancaman

Kekuatan

109

dikarenakan terus meningkatnya pertumbuhan

pelayanan kesehatan di Indonesia.

3.2.1.2.6 Matriks Swot

Matrik SWOT digunakan untuk

menyusun faktor-faktor strategis perusahaan.

Berikut adalah matrik SWOT PT. Global Jaya

Medika dapat dilihat pada tabel 3.4 dibawah ini

Tabel 3.4 Matriks SWOT

Strength ( S ) Weakness ( W )

(S1) Agen tunggal

(S2) Mempunyai produk dari perusahaan terkenal dengan kualitas dan garansi resmi.

(S3) Pelayanan purna jual yang baik

(S4) Modal kuat

(S5) Adanya loyalitas dari pelanggan potensial perusahaan.

(W1) Kurangnya pemasaran dan promosi

(W2) Eksistensi perusahaan yang masih kurang

(W3) Tidak sesuainya jobdesk pada beberapa bagian

(W4) Kurang efektifnya penyebaran informasi dan pengetahuan

Oppurtunity ( O ) Strategi SO Strategi WO

(O1) Peningkatan jumlah rumah sakit dan klinik di Indonesia.

(O2) Mempunyai dua macam pelanggan,

• Melakukan perluasan pangsa pasar

• Meningkatkan kegiatan promosi

• Meningkatkan kualitas SDM

110

individu dan organisasi.

(O3) Teknologi alat kesehatan yang terus berkembang

(O4) Banyaknya pameran-pameran alat kesehatan

Threats ( T ) Strategi ST Strategi WT

(T1) Tidak menentunya keadaan ekonomi baik dalam negeri maupun luar negeri

(T2) Munculnya pesaing baru dan perusahaan yang lebih mapan pada sektor bisnis yang sama

(T3) Terhambat regulasi dalam bea cukai dan registrasi Depkes

• Meningkatkan pelayanan purna jual kepada pelanggan

• Menghilangkan duplikasi kerja

3.2.1.3 Concepts of Operation Scenario

Berikut adalah penjelasan dari alur proses pembelian,

persediaan dan penjualan yang dijalankan oleh PT. Global Jaya

Medika. Analisis CONOPS dilakukan agar dapat mengetahui

alur proses dan serta tanggung jawab dari tiap bagian yang

terlibat

1. Pelanggan memesan barang kepada Product Specialist.

2. Bagian Product Specialist akan membuat surat pesanan

berdasarkan pesanan pelanggan sebanyak tiga rangkap,

111

rangkap pertama untuk persetujuan direksi dan dijadikan arsip,

rangkap kedua akan diberikan kepada bagian Collective,

rangkap ketiga diberikan kepada pelanggan.

3. Managing Director akan menerima surat pesanan untuk

memeriksa kelengkapan surat pesanan, setelah disetujui

Managing Director akan memberikan surat pesanan kepada

Finance Director untuk otorisasi kembali.

4. Setelah disetujui, Finance Director akan menerima surat

pesanan untuk estimasi biaya pengeluaran dan keuntungan.

Setelah disetujui Finance Director akan memberikan surat

pesanan kepada President Director untuk otorisasi kembali

5. President Director akan menerima surat pesanan, dan

melakukan otorisasi persetujuan kemudian surat pesanan yang

sudah disetujui akan diberikan kembali kepada bagian Product

Specialist.

6. a. Apabila pelanggan menginginkan surat perjanjian jual beli,

bagian Marketing Communication akan membuat surat

perjanjian jual beli berdasarkan surat pesanan sebanyak dua

rangkap, rangkap pertama ditujukan ke pelanggan, rangkap

kedua akan diarsip.

112

b. Apabila pelanggan tidak menginginkan surat perjanjian jual

beli, surat pesanan akan diberikan kepada bagian MIS/IT

7. Bagian Marketing Communication akan memberikan surat

perjanjian jual beli ke Pelanggan.

8. Bagian MIS/IT menginput surat pesanan kedalam database

9. Bagian MIS/IT mengeluarkan print out surat pesanan

10. Bagian MIS/IT akan memberikan surat pesanan kepada bagian

Collective.

11. Bagian Collective akan membuat invoice pembayaran DP

berdasarkan surat pesanan sebanyak tiga rangkap rangkap

pertama ditujukan kepada pelanggan, rangkap kedua ditujukan

ke bagian Tax dan rangkap ketiga diarsip.

12. Pelanggan akan membayar uang DP ke bagian Collective

berdasarkan invoice pembayaran DP.

13. Bagian Collective akan membuat surat stock control

berdasarkan surat pesanan untuk mengetahui apakah barang

tersedia sebanyak dua rangkap kepada bagian Warehouse dan

arsip.

113

14. Bagian Warehouse akan mengirimkan kembali surat stock

control ke bagian Collective untuk memberitahukan kondisi

stok barang.

15. Apabila barang tersedia, bagian Collective akan membuat

surat permohonan pengeluaran barang berdasarkan surat stock

control sebanyak dua rangkap, rangkap pertama ditujukan

kebagian gudang , rangkap kedua akan diarsip.

16. Bagian Warehouse akan membuat packing list berdasarkan

surat permohonan pengeluaran barang sebanyak tiga rangkap

rangkap pertama kepada bagian Expedition / Installitation,

rangkap kedua ke bagian Product Specialist dan rangkap

ketiga akan diarsip.

17. Bagian Warehouse akan memberikan rangkap packing list

kepada bagian Product Specialist apabila barang yang dikirim

membutuhkan teknisi

18. Apabila pengiriman barang membutuhkan teknisi, bagian

Product Specialist akan membuat surat permintaan teknisi

berdasarkan packing list sebanyak dua rangkap, rangkap

pertama ditujukan kepada bagian Expedition / Installitation

dan rangkap kedua akan diarsip.

114

19. Bagian Expedition / Installitation akan membuat Berita Acara

berdasarkan packing list sebanyak tiga rangkap, rangkap

pertama ditujukan kepada Bagian Collective, rangkap kedua

diberikan pelanggan dan rangkap ketiga akan diarsip

kemudian bagian Expedition / Installitation akan mengirimkan

packing list, berita acara dan barang kepada pelanggan.

20. Pelanggan akan menandatangani berita acara apabila barang

sudah terkirim atau terpasang.

21. Bagian Expedition / Installitation akan mengirimkan berita

acara yang sudah ditandatangani kepada bagian Collective.

22. Bagian Collective akan membuat dan mengirimkan invoice

pelunasan berdasarkan berita acara, sebanyak tiga rangkap,

rangkap pertama akan diberikan pelanggan, rangkap kedua

akan diberikan ke bagian Tax, rangkap ketiga akan diarsip.

23. Pelanggan akan mengirimkan uang pelunasan ke bagian

Collective berdasarkan invoice Pelunasan.

24. Apabila barang tidak tersedia, bagian Collective akan

membuat daftar barang alokasi berdasarkan surat stock control

sebanyak dua rangkap pertama ditujukan kepada bagian

Purchasing, rangkap kedua akan diarsip.

115

25. Bagian Purchasing akan menginput form aplikasi pembelian

berdasarkan daftar barang alokasi kedalam database.

26. Bagian Purchasing mengeluarkan print out form aplikasi

pembelian sebanyak dua rangkap, rangkap pertama akan

ditujukan kepada bagian Finance & Bank Corresponden,

rangkap kedua akan diarsip.

27. Bagian Purchasing memberikan form aplikasi pembelian

kepada bagian Finance and Bank Corresponden

28. Apabila form aplikasi pembelian disetujui, bagian Finance &

Bank Corresponden akan mengirimkan kembali form aplikasi

pembelian ke bagian Purchasing.

29. Bagian Purchasing akan menginput purchase order

berdasarkan form aplikasi pembelian kedalam database.

30. Bagian Purchasing mengeluarkan print out purchase order

sebanyak tiga rangkap berdasarkan persetujuan form aplikasi

pembelian rangkap pertama ditujukan kepada Supplier,

rangkap kedua akan diberikan kepada bagian Finance & Bank

Corresponden rangkap ketiga akan diberikan kepada bagian

Warehouse, rangkap ke empat akan di arsip.

31. Bagian Purchasing memberikan purchase order kepada

supplier.

116

32. Supplier akan mengirimkan confirmation order berdasarkan

purchase order kepada bagian Purchasing, apabila sesuai

bagian Purchasing akan mengirimkan kembali confirmation

order kepada Supplier.

33. Supplier akan mengirimkan invoice kepada bagian Purchasing.

34. Bagian Purchasing akan mengirimkan invoice dari supplier

kepada bagian Finance & Bank Corresponden.

35. Bagian Finance & Bank Corresponden akan membayar

supplier berdasarkan invoice dari Supplier.

36. Supplier akan mengirimkan bukti pelunasan kepada bagian

Finance & Bank Corresponden sebagai bukti bahwa barang

telah dibayar.

37. Supplier akan mengirimkan barang kepada bagian Warehouse.

38. Bagian Warehouse akan membuat surat barang masuk

berdasarkan purchase order.

39. Apabila terjadi kesalahan barang atau kerusakan barang maka

bagian Warehouse akan membuat surat permohonan retur

pembelian sebanyak dua rangkap berdasarkan purchase order,

rangkap pertama kepada bagian Purchasing, rangkap kedua

akan diarsip.

117

40. Bagian Purchasing menginput surat retur berdasarkan surat

permohonan retur pembelian kedalam database.

41. Bagian Purchasing mengeluarkan print out surat retur

berdasarkan surat permohonan retur pembelian, rangkap

pertama diberikan kepada Supplier rangkap kedua diberikan

kepada bagian Finance & Bank Corresponden dan rangkap

ketiga akan diarsip.

42. Bagian Purchasing memberikan surat retur kepada Supplier

43. Bagian MIS/IT akan menginput laporan penjualan kedalam

database.

44. Bagian Purchasing akan menginput laporan pembelian

kedalam database.

45. President director akan menerima print out laporan penjualan

46. President director akan menerima print out laporan penjualan

3.2.1.4 Concepts of Operations Diagram

Berikut ini adalah gambar 3.3 yang menjelaskan alur

proses pembelian, persediaan, dan penjualan yang berjalan pada

PT. Global Jaya Medika

118

Gambar 3.3 Concepts of Operations Diagram PT. Global Jaya Medika

119

3.2.2 Business Products & Services ( B )

3.2.2.1 Business Plan ( B – 1 )

Pentingnya penjabaran mengenai Business Product &

Service pada sebuah perusahaan adalah untuk

mengidentifikasikan bisnis pelayanan produk perusahaan dan

kontribusi dari teknologi untuk mendukung proses tersebut.

3.2.2.1.1 Business Overview

Business overview menjelaskan keseluruhan dari

area bisnis yang berkaitan dengan perusahaan mulai dari

letak geografis sampai hubungan proses diantara fungsi

dengan fungsi yang lainnya. Berikut adalah tabel 3.5

yang menjelaskan setiap area fungsi perusahaan

mempunyai fungsi tersendiri.

Tabel 3.5 Fungsi Area Perusahaan dan Fungsinya

Area Fungsional Fungsi

Direktur Utama - Evaluasi kinerja perusahaan.

- Pengambilan keputusan tertinggi

- Merumuskan rencana, tujuan dan

strategi.

120

Operasional - Mengawasi semua kegiatan operasional

- Meningkatkan kualitas operasional

Human Resource

Development

- Pemberian peraturan untuk karyawan

- Mengelola gaji

- Melakukan pelatihan

- Melakukan perekrutan

SI / TI - Melakukan perencanaan SI/TI

- Memelihara SI/TI

- Meningkatkan kualitas SI/TI

- Mengurusi proses penjualan

Keuangan - Mengelola semua kegiatan keuangan

- Penanggulangan resiko keuangan

- Melakukan perencanaan keuangan

Pemasaran - Mengawasi semua kegiatan pemasaran

perusahaan

- Meningkatkan kualitas pemasaran

- Melayani konsumen

- Perluasan pangsa pasar

‘

121

3.2.2.1.2 Executive Team Profile

PT. Global Jaya Medika mempunyai beberapa

bagian eksekutif yang mempunyai peran didalam

aktivitas bisnis dan memiliki masing-masing fungsi

bisnis. Berikut ini adalah pemetaan dari setiap eksekutif

yang berhubungan langsung dengan fungsi bisnis yang

terjadi didalam perusahaan. Rekaman keterkaitan

eksekutif dilakukan dengan kode berikut :

R = Tanggung jawab langsung manajemen

A = Pembuat kebijakan eksekutif

I = Yang terlibat dalam fungsi

E = Keahlian teknis

W = Pelaksanaan pekerjaan

122

Tabel 3.6 Pemetaan Eksekutif dan Fungsi Bisnis

Eksekutif

Manajemen Operasional HRD SI / TI Keuangan Pemasaran

Eva

luas

i Per

usah

aa

n

Pen

gam

bila

n K

eput

usan

Str

ateg

i Per

usah

aan

Pen

gelo

laan

Bar

ang

Pen

girim

an B

aran

g

Per

min

taan

Tek

nisi

Per

min

taan

Pem

belia

n

Pem

belia

n B

aran

g

Ret

ur P

embe

lian

Reg

istr

asi B

aran

g

Pen

gelo

laan

SD

M

Pem

beria

n P

erat

uran

Pen

ggaj

ian

Pem

elih

araa

n S

I/TI

Per

enca

naa

n S

I/TI

Pen

agih

an

Pem

baya

ran

Per

paja

kan

Pen

jual

an

Per

janj

ian

Jual

Bel

i

Per

luas

an P

angs

a P

asa

r

Pro

mos

i

Pel

ayan

an K

onsu

men

President Director

R R R

I A A A

W W W

Managing Director

R R R R R R R R R R

I

A A A A A A A A A A

Finance Director

R R R R R

I A A A A A

Marketing Director

R R R R R

A A A A A

123

3.2.2.1.3 Relationship of Business Activities to Strategic Goals

Dalam menjalankan bisnisnya PT Global Jaya

Medika dipercaya sebagai agen tunggal dari pabrik-

pabrik alat kesehatan di mancanegara untuk

mendistribusikannya di Indonesia. Perusahaan

mempunyai sistem informasi dalam kegiatan bisnis

penjualan dan pembelian serta mempunyai website

dalam pemasaran produk perusahaan. Untuk melakukan

perluasan pasar, perusahaan tidak hanya sebatas di

Jakarta, tetapi perusahaan juga mempunyai beberapa

cabang pemasaran seperti di Medan, Surabaya,

Semarang, Makasar dan Palu agar dapat menjangkau

kebutuhan pelanggan.

3.2.2.1.4 Organizational Structure

Struktur organisasi yang sedang berjalan saat ini

pada PT. Global Jaya Medika terlihat pada gambar 3.4

berikut ini :

124

President Director

Finance DIrector Managing Director Marketing Director

Finance & Bank

CorespondenHRD & General Affair Product Spesilist

AccountingPurchasing / Import

Branch / Rep. Office

Secretary

MIS/IT

WarehouseMarketing

Communication

CollectiveRegistrasi

After Sales / Costumer

Care

TAX

Expedition/Instalation

Marketing Support

Finance Controller

Gambar 3.4 Struktur Organisasi

Deksripsi peran serta tanggung jawab setiap bagian

perusahaan berdasarkan struktur organisasi PT. Global

Jaya Medika adalah sebagai berikut :

President Director

• Menjadi pemimpin dari seluruh bagian yang ada

dalam perusahaan.

• Menentukan strategi, arahan, tujuan, visi dan misi

untuk perusahaan.

125

• Menentukan komposisi dari seluruh bagian sehingga

tercapainya keselarasan antar bagian.

• Memberikan arahan serta mengawasi kinerja Finance

Diretor, Managing Director dan Marketing Director.

Secretary

• Mengatur jadwal internal perusahaan

• Menangani semua keperluan adminstrasi direktur

utama

Finance Director

• Mengawasi segala kegiatan keuangan yang dilakukan

bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai

hasil kinerja.

• Memberikan masukan dan pendapat untuk president

director dalam proses pengambilan keputusan dari segi

keuangan.

• Mengkoordinasikan dan mengatur pengembangan

proses dan prosedur keuangan di perusahaan agar

berjalan dengan teratur.

• Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan

dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

126

Finance & Bank Coresponden

• Mengelola kegiatan keuangan yang berhubungan

dengan pihak Bank.

• Melakukan pembayaran kepada supplier.

Accounting

• Melakukan pencatatan akuntansi.

• Mengelola fungsi akuntansi dalam perusahaan.

• Membuat laporan keuangan.

Collective

• Mengirimkan invoice kepada pelanggan.

• Menagih pembayaran DP dari pelanggan.

• Menagih perlunasan pembayaran dari pelanggan

• Melaporkan penagihan dan pembayaran kepada bagian

Finance & Bank Coresponden

MIS/IT

• Memonitor sistem yang digunakan mulai dari software,

hardware, data, network, prosedur di perusahaan.

• Melakukan perawatan software, hardware, data,

network dan prosedur di perusahaan.

• Membantu proses penjualan

127

Tax

• Mendaftarkan pajak perusahaan.

• Membuat pelaporan yang terkait dengan perpajakan.

• Membayar pajak perusahaan.

Managing Director

• Mengawasi segala kegiatan operasional yang

dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang dalam

menilai hasil kinerja.

• Memberikan masukan dan pendapat untuk president

director dalam proses pengambilan keputusan dari

segi operasional .

• Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan

dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

• Mengkoordinasikan dan mengatur pengembangan

proses dan prosedur operasional di perusahaan agar

berjalan dengan teratur.

HRD & General Affair

• Mengawasi kinerja staff HRD dan memiliki

wewenang dalam menilai hasil kinerja.

128

• Memberikan pengelolaan SDM dan memotivasi

kepada SDM yang ada agar mampu memberikan

kinerja yang maksimal

• Bertanggung jawab dalam mengurus gedung mulai

dari listrik, air internet serta penggajian karyawan.

Purchasing

• Melakukan pemesanan barang kepada supplier.

• Bertanggung jawab dalam hal-hal yang berhubungan

dengan pembelian kepada supplier melalui proses

import.

• Menerima Confirmation order dari supplier.

Registrasi

• Melakukan proses registrasi Angka Pengenal Import

(API)

• Melakukan proses registrasi alat kesehatan ke

departemen kesehatan.

• Mengecek standarisasi peralatan seperi ISO dan CE.

Warehouse

• Melakukan pengecekan ketersediaan barang di dalam

gudang.

129

• Melakukan pencatatan terhadap barang masuk dan

barang keluar.

• Bertanggung jawab dalam pembuatan packing list.

Expedition/ Installation

• Melakukan pengiriman barang dari gudang kepada

pelanggan

• Melakukan perakitan peralatan kepada pelanggan dan

melaporkan bukti acara.

Marketing director

• Mengawasi segala kegiatan marketing yang dilakukan

bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai

hasil kinerja.

• Memberikan masukan dan pendapat untuk president

director dalam proses pengambilan keputusan dari

segi marketing.

• Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan

dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

• Menyiapkan strategi penjualan per tahunnya.

Product Specialist

130

• Melakukan presentasi kepada pelanggan tentang

produk perusahaan .

• Melakukan penjualan kepada pelanggan..

• Menyerap informasi dan memberikan masukan untuk

perusahaan agar dapat meningkatkan kualitas dan

kinerja perusahaan.

Branch/ Rep. Office

• Melakukan presentasi kepada pelanggan tentang

produk perusahaan .

• Melakukan penjualan kepada pelanggan.

After sales/ Costumer care

• Melakukan proses garansi yang di claim apabila

terjadi barang rusak.

• Menjalin hubungan baik dengan pelanggan.

• Menerima keluhan serta saran dari pelanggan.

Marketing Communication

• Melakukan strategi promosi perusahaan kepada pihak

luar tentang produk yang ditawarkan

• Bertugas dalam persiapan perusahaan untuk mengikuti

pameran dan seminar.

131

• Bertugas dalam melakukan perjanjian jual beli dengan

pelanggan.

Marketing support

• Membuat persiapan brosur dan poster yang akan

dipresentasikan kepada pelanggan.

3.2.2.1.5 Market outlook and Competitive Strategy Goals

Target utama dari PT Global Jaya medika adalah

individu atau organisasi yang bergerak pada bidang

kesehatan seperti dokter spesialis, rumah sakit dan

departemen kesehatan ataupun institusi pendidikan

seperti universitas atau sekolah tinggi ilmu kesehatan

yang membutuhkan alat kesehatan untuk penunjang

kegiatannya.

Untuk dapat memenangkan pasar dan persaingan,

perusahaan mempunyai beberapa kelebihan dibanding

penyedia alat kesehatan lainnya. Dalam menjalankan

bisnisnya PT Global Jaya medika bekerja sama dengan

pabrik-pabrik pembuat alat kesehatan dan di percaya

sebagai agen tunggal yang mempunyai kelebihan

menjadi satu-satunya agen pabrik alat kesehatan

132

tersebut di Indonesia. Untuk mendapatkan kepercayaan

dari pelanggan, perusahaan memberikan barang dengan

garansi dan suku cadang resmi ke pelanggan. Pada

pelayanan purna jual, perusahaan memberikan

perbaikan, dan pelatihan penggunaan produk.

3.2.2.1.6 Financial Strategy

Untuk dapat meningkatkan keuntungan

perusahaan, ada beberapa strategi keuangan yang

ditetapkan oleh PT. Global Jaya Medika, yaitu :

1. Menaikkan target penjualan produk pertahunnya.

2. Memaksimalkan biaya sarana promosi, seperti

pameran, brosur, dan poster.

3.2.2.1.7 Current financial status summary

Kondisi keuangan PT Global Jaya Medika

meningkat pada tahun sebelumnya hal ini dapat dilihat

dari pencapaian target perusahaan yang melebihi target.

Hal ini disebabkan semakin meningkatnya permintaan

pelanggan akan produk kesehatan serta loyalitas

133

pelanggan terhadap perusahaan didukung dari kualitas

produk perusahaan.

3.2.2.1.8 Business Partnership and Alliances

PT Global Jaya medika terus berusaha menjaga

relasi kerja sama yang baik dengan para pemasok dan

pelanggan. Untuk pemasok, perusahaan mempunyai dua

macam sumber pemasok yaitu luar negeri dan dalam

negeri. Untuk para pelanggan, sasaran konsumen

perusahaan adalah individu dan organisasi yang

membutuhkan peralatan kesehatan.

Pemasok :

• Spencer

• Blue Cross

• Skylux

• Mindray North America

• Hyun Dai Medical X-Ray Co. Ltd

• Hitachi Aloka Medical, Ltd

134

Pelanggan :

• RS. Pondok Indah

• RS. Pelni

• EKA Hospital

• Mitra Keluarga Group

• Universitas Tarumanegara

• Departemen Kesehatan

• Dokter Spesialis

3.2.2.2 Swim Lane Process Diagram ( B – 3 )

Gambar 3.5 menjelaskan mengenai hubungan

dari stakeholder (pemangku kepentingan) dengan

proses bisnis yang terjadi sebagai pengambilan

keputusan seperti tahap perencanaan dan tahap seleksi.

135

Stakeholder Tahap Perencenaan Tahap Seleksi

President

Director

Finance

Director

Managing

Director

Marketing

Director

Gambar 3.5 Swim Lane Process Diagram

Penjelasan Swim Lane Process Diagram dari Gambar 3.5

diatas adalah :

1. Marketing director akan menyiapkan strategi penjualan

setiap tahunnya berdasarkan hasil transaksi yang

dilakukan perusahaan per tahunnya.

Menerima surat

pesanan Memeriksa

kelengkapan surat pesanan

Memeriksa anggaran keuangan

Estimasi pengeluaran

dan pemasukan

Mempersiapkan proses

operasional

Menyetujui

surat pesanan

Menyiapkan Strategi

Penjualan

136

2. Managing director akan menerima surat pesanan dan

memeriksa kelengkapan dari surat pesanan.

3. Finance director akan memeriksa anggaran keuangan

dan melakukan estimasi pengeluaran dan pemasukan

dari transaksi surat pesanan

4. President director melakukan persetujuan terhadap

surat pesanan

5. Managing director akan menyiapkan proses

operasional.

3.2.2.3 Business Process/Service Model ( B – 4 )

Teknik permodelan untuk menjelaskan apa masukan,

kontrol, hasil dan mekanisme dalam sebuah langkah proses yang

ditunjukan dengan Business Process Model. Berikut adalah

gambar 3.6 mengenai Business Process Model dalam sistem

berjalan

137

Gambar 3.6 Business Process/Service Model

Berikut ini adalah penjelasan business process dari gambar

3.6 berdasarkan inputs, controls, outputs, dan mechanisms:

1. Proses penjualan (A0)

- Input : pesanan pelanggan

- Controls : menerima pesanan

138

- Outputs : stock control, surat perjanjian jual beli, surat

pesanan, laporan penjualan.

- Mechanisms : IAIS, product specialist, president

director, finance director, managing director,

marketing communication, MIS/IT

2. Proses persediaan (A1)

- Input : stock control

- Controls : mengelola barang, menerima retur

pembelian

- Outputs : surat barang masuk, daftar barang alokasi,

barang, surat permohonan retur pembelian,

permohonan pengeluaran barang, packing list

- Mechanisms : warehouse, collective

3. Proses pembelian (A2)

- Input : daftar barang alokasi, surat permohonan retur

pembelian

- Controls : melakukan pembelian barang, melakukan

retur

139

- Outputs : form aplikasi pembelian, surat retur,

purchase order, laporan pembelian

- Mechanisms : IAIS, purchasing, finance & bank

corresponden

4. Proses pengiriman (A3)

- Input : barang, packing list

- Controls : melakukan pengiriman barang

- Outputs : berita acara, surat permintaan teknisi

- Mechanisms : expedition/installation, product

specialist

5. Proses pembayaran (A4)

- Input : berita acara, surat pesanan

- Controls : menagih pembayaran pelanggan

- Outputs : invoice DP, invoice pelunasan

- Mechanisms : collective, finance and bank

corresponden

140

3.2.2.4 Business Process/Product Matrix ( B – 5 )

Business Process/Product Matrix menjelaskan bagaimana

hubungan antara bagian didalam proses bisnis dengan produk

yang dijual perusahaan.

Tabel 3.7 Business Process Matrix

Pro

duct

Spe

cial

ist

Man

agin

g D

irect

or

Fin

ance

Dire

ctor

Pre

side

nt D

irect

or

Mar

ketin

g C

omm

unic

aito

n

MIS

/IT

Col

lect

ive

War

ehou

se

Exp

editi

on /

Inst

alla

tion

Pur

chai

ng

Fin

ance

and

Ban

k C

orre

spon

den

Remarks

Business Products

Alat Kesehatan

D R R R L D F W D M F

R=Research & Develop W=Warehouse S=Service L=Legal

M=Manufactrure D=Distibute/Sales F=Financials

Berikut ini adalah penjelasan dari tabel 3.7 business process

matrix :

- Product specialist, Expedition/installation dan MIS/IT

mendapat tanda “D” dikarenakan mengurusi proses

penjualan

141

- Managing director, finance director dan president

director mendapat tanda “R” dikarenakan melakukan

proses persetujuan

- Marketing communication mendapat tanda “L”

dikarenakan membuat surat perjanjian jual beli untuk

pelanggan.

- Collective dan finance and bank corresponden

mendapat tanda “F” dikarenakan mengurusi proses

keuangan

- Warehouse mendapat tanda “W” dikarenakan

mengurusi proses persediaan barang

- Purchasing mendapat tanda “M” karena melakukan

proses pembelian barang

-

3.2.2.5 Use Case Narrative & Diagram ( B – 6 )

Use Case Diagram menggambarkan hubungan antara

bagian dan interaksi dari proses bisnis awal sampai proses bisnis

akhir. Berikut ini adalah gambar 3.7 yang menjelaskan hubungan

aktor dan objek secara berurutan.

142

Gambar 3.7 Use Case Diagram

143

3.2.2.5.1 Use Case Narrative

Penjelasan aktor serta aktivitas – aktivitas dan

karakterisasinya dari usulan Use Case yang telah dibuat

pada gambar 3.7, akan di jabarkan selanjutnya

3.2.2.5.1.1 Actors

1. Bagian Product Specialist

a. Purpose

1. Membuat surat pesanan

2. Membuat surat permintaan teknisi

b. Characterization

Bagian product specialist akan melakukan

pemesanan dan pendataan terhadap pelanggan

secara langsung, bagian product specialist akan

mencetak surat pesanan yang akan diberikan

surat pesanan kepada finance director untuk

otorisasi kembali Setelah disetujui, finance

director akan memberikan surat pesanan

kepada president director untuk otorisasi

kembali apabila disetujui, bagian product

specialist akan memberikan surat pesanan

kepada bagian MIS/IT untuk di input kedalam

sistem.

144

2. Bagian Marketing Communication

a. Purpose

1. Membuat SPJB

b. Characterization

Bagian marketing communication akan

membuat surat perjanjian jual beli berdasarkan

surat pesanan yang akan di berikan kepada

pelanggan

3. Bagian MIS/IT

a. Purpose

1. Mencetak laporan penjualan

b. Characterization

Bagian MIS/IT akan per minggunya akan

mencetak laporan penjualan kepada president

director.

4. Bagian Collective

a. Purpose

1. Membuat invoice DP

2. Membuat stock control

3. Membuat surat permohonan

pengeluaran barang

145

4. Membuat invoice perlunasan

5. Membuat daftar barang alokasi

b. Characterization

Bagian collective akan mencetak bukti invoice

dp yang akan ditagih kepada pelanggan

berdasarkan surat pesanan pelanggan. Bagian

collective akan membuat Surat stock control

sebagai pengecekan barang ke gudang di

tujukan kepada Bagian warehouse dan rangkap

berdasarkan surat pesanan, apabila barang

tersedia bagian collective akan mencetak

permohonan pengeluaran barang yang akan

ditujukan kepada bagian warehouse

berdasarkan stock control, tetapi apabila barang

tidak tersedia bagian collective akan mencetak

daftar barang alokasi berdasarkan surat pesanan

yang akan ditujukan kepada bagian purchasing

dan bagian collective mencetak invoice

perlunasan yang akan ditagih kepada

pelanggan.

5. Bagian Warehouse

a. Purpose

146

1. Membuat packing list

2. Membuat Surat Barang Masuk

3. Membuat Surat Permohonan Retur

Pembelian

b. Characterization

Bagian Warehouse akan mencetak packing list

berdasarkan surat permohonan pengeluaran

barang yang akan di berikan kepada Bagian

expedition / installation. Bagian warehouse

akan mecetak surat barang masuk berdasarkan

purchase order serta akan membuat surat

permohonan retur pembelian kepada bagian

purchasing apabila terjadi kesalahan pembelian

dan kerusakan.

6. Bagian Expedition / Installation

a. Purpose

1. Membuat berita acara

b. Characterization

Bagian expedition / installation akan mecetak

berita acara berdasarkan packing list berisi

daftar barang yang di kirim dan diinstall dan

147

akan meminta persetujuan kepada pelanggan

apabila barang sudah terkirim

7. Bagian Purchasing

a. Purpose

1. Mencetak form aplikasi pembelian

2. Mencetak purchase order

3. Mencetak surat retur

4. Mencetak laporan pembelian

b. Characterization

Bagian purchasing akan mencetak form

aplikasi pembelian berdasarkan daftar barang

alokasi yang akan ditujukan kepada bagian

finance and bank corresponden, Bagian

Purchasing akan mencetak purchase order

berdasar form aplikasi pembelian yang telah

disetujui Jika terjadi retur pembelian, bagian

purchasing akan membuat surat retur

berdasarkan surat permohonan retur pembelian.

Per minggunya bagian purchasing akan

mencetak laporan pembelian kepada president

director.

148

3.2.3 Data and Informations ( D )

3.2.3.1 Object State-Transition Diagram ( D-3 )

Berikut adalah gambar 3.8 yang menjelaskan State

Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk

menunjukkan bagaimana siklus hidup dari objek data secara

spesifik :

Gambar 3.8 Object State-Transition Diagram

Penjelasan gambar diatas adalah proses bisnis perusahaan

dimulai dari proses pemesanan yaitu proses penerimaan pesanan

dari pelanggan, lalu akan dilakukan proses pengecekan barang,

apabila barang tidak tersedia, akan terjadi proses pembelian

barang, apabila barang tersedia/sudah tersedia, akan dilanjutkan ke

proses pengiriman barang, lalu terakhir dlakukan proses

pembayaran dari pelanggan dan ke pemasok.

149

3.2.3.2 Logical Data Model ( D-5 )

Data model semantik dapat dikembangkan menggunakan

metode struktur tradisional dan simbologi. Pada gambar 3.9 yang

berupa Entity Relationship Diagram menjelaskan hubungan data

dengan objek yang terjadi dalam proses bisnis yang berjalan pada

PT. Global Jaya Medika.

Gambar 3.9 Logical Data Model PT. Global Jaya Medika

150

3.2.3.3 Activity/Entity (CRUD) Matrix ( D-7 )

Activity/Entity Matriks digunakan untuk pemetaan dari

entitas data terhadap aktifitas bisnis yang berjalan pada PT.

Global Jaya Medika dan dipengaruhi oleh tipe dasar perubahan

data yaitu create, read, update, delete .

151

3.2.3.4 Clustering Matrix

Tabel 3.8 Clustering Matrix 1

Sura

t Bara

ng M

asu

k

Purc

hase

Ord

er

Bara

ng

Sto

ck C

ontrol

Invo

ice D

P

Gara

nsi

Supplie

r

Pack

ing L

ist

Pelanggan

Berita A

cara

Sura

t Pesa

nan

Cabang

Sura

t Perm

inta

an T

ekn

isi

Dafta

r Bara

ng A

loka

si

Form

Aplik

asi P

em

belia

n

Sura

t Perm

ohonan R

etu

r Pem

belia

n

Sura

t Retu

r

Registrasi

Kary

awan

Pelatih

an

Pere

nca

naan

Tekn

isi

Sura

t Lam

ara

n

Pera

tura

n

Gaji

SI/T

I

Sura

t Perm

ohonan P

engeluara

n B

ara

ng

Invo

ice P

elunasa

n

Lapora

n P

em

belia

n

Pajak

Lapora

n P

enjualan

Sura

t Perja

njia

n J

ual B

eli

Sem

inar

Evaluasi Perusahaan R RPengambilan Keputusan R R RStrategi Perusahaan C R RPengelolaan Barang C RU C R C R R CPengiriman Barang R R R CPermintaan Teknisi R R C RPermintaan Pembelian R R CR CPembelian Barang C R C R CRetur Pembelian R R R CR CRegistrasi Barang R CPengelolaan SDM R C CPemberian Peraturan R CPenggajian R CPemeliharaan SI/TI R RPerencanaan SI/TI R CPenagihan C R R CPembayaran R RPerpajakan R R R R CPenjualan R R C CPerjanjian Jual Beli R R R CPerluasan Pangsa Pasar R C RPromosi R R CPelayanan konsumen R C R

Subjek Data

Fungsi Bisnis

152

Tabel 3.9 Clustering Matrix 2

Pere

nca

naan

Bara

ng

Sto

ck C

ontro

l

Sura

t Perm

ohonan P

engelu

ara

n B

ara

ng

Sura

t Bara

ng M

asu

k

Supplie

r

Pack

ing L

ist

Pela

nggan

Berit

a A

cara

Tekn

isi

Sura

t Perm

inta

an T

ekn

isi

Dafta

r Bara

ng A

loka

si

Form

Aplik

asi P

em

belia

n

Lapora

n P

em

belia

n

Purc

hase

Ord

er

Sura

t Perm

ohonan R

etu

r Pem

belia

n

Sura

t Retu

r

Registrasi

Kary

aw

an

Pela

tihan

Sura

t Lam

ara

n

Pera

tura

n

Gaji

SI/T

I

Invo

ice D

P

Invo

ice P

elu

nasa

n

Paja

k

Sura

t Pesa

nan

Lapora

n P

enju

ala

n

SPJB

Cabang

Sem

inar

Gara

nsi

Evaluasi Perusahaan R RPengambilan Keputusan R R RStrategi Perusahaan C R RPengelolaan Barang RU C C C R C R RPengiriman Barang R R R CPermintaan Teknisi R R R CPermintaan Pembelian R R CR CPembelian Barang R C R C CRetur Pembelian R R R CR CRegistrasi Barang R CPengelolaan SDM R C CPemberian Peraturan R CPenggajian R CPemeliharaan SI/TI R RPerencanaan SI/TI R CPenagihan R C C RPembayaran R RPerpajakan R R R R CPenjualan R R C CPerjanjian Jual Beli R R R CPerluasan Pangsa Pasar R R CPromosi R R CPelayanan konsumen R R C

PEMASARAN

MANAJEMEN

OPERASIONAL

KEUANGAN

SI/TI

HRD

Subjek Data

Fungsi Bisnis

153

3.2.4 Systems & Applications ( SA )

3.2.4.1 System Communication Description ( SA-2 )

System Communication Description menyediakan

penjelasan bagaimana setiap sistem terhubung pada perusahaan.

Dibawah ini adalah gambar 3.10 yang menjelaskan System

Communication Description dari PT. Global Jaya Medika

Gambar 3.10 System Communication Description

154

3.2.4.2 System Data Flow Diagram ( SA-4 )

System Data Flow Diagram menampilkan proses dengan

sistem yang melakukan pertukaran data dan bagaimana pertukaran

itu terjadi. Berikut ini adalah gambar 3.11 yang menjelaskan arus

data pada PT. Global Jaya Medika

Gambar 3.11 System Data Flow Diagram

155

3.2.4.3 Web Application Diagram ( SA-9 )

Web application diagram dibuat berdasarkan analisa tehadap

konten yang dapat dimanfaatkan pengguna pada website yang dimiliki

perusahaan yaitu www.gjm.co.id. Beberapa konten yang dapat

dimanfaatkan pengguna sekarang ini adalah sebagai berikut :

Gambar 3.12 Web Application Diagram

3.2.5 Network & Infrastructure ( N )

3.2.5.1 Network & Connectivity Diagram ( NI-1 )

PT. Global Jaya Medika menerapkan topologi star pada

jaringan komputer mereka. Untuk fasilitas internet, perusahaan

156

menggunakan jasa internet dari salah satu provider, lalu

menggunakan router untuk membagi jaringan ke semua komputer

yang terhubung dengan satu server. Berikut adalah gambar 3.13

dari Diagram konektivitas jaringan PT. Global Jaya Medika

Gambar 3.13 Network & Connectivity Diagram

3.2.6 Security ( SP )

3.2.6.1 Security & Privacy Plan ( SP-1 )

Dibawah ini adalah keadaan Security Plan perusahaan saat

ini yang dilakukan untuk menjaga keamanan IT terutama data dan

informasi yang mendukung perusahaan.

157

1. Information Security

Untuk keamanan masing-masing karyawan perusahaan,

perusahaan sudah menetapkan hak akses dengan

menggunakan username dan password pada aplikasi IAIS

pada bagian pembelian dan penjualan.

2. Personel Security

Budaya pengamanan informasi yang sudah dilakukan

perusahaan adalah PC dan notebook tidak boleh ditinggal

tanpa ditunggu untuk waktu yang lama dengan kondisi signed-

on. Pemakai harus mematikannya atau meng-aktifkan

password ketika meninggalkan PC serta semua komputer

harus di matikan pada akhir hari kecuali server.

3. Operational Security

Didalam keamanan operasional perusahaan, PT.

Global Jaya Medika menetapkan penyimpanan data berkala

setiap satu bulan sekali, namun pada keadaan tertentu para

karyawan diharuskan untuk langsung melakukan

penyimpanan data kedalam server untuk menghindari

kehilangan data penting.

4. Physical Security

158

Untuk keamanan kantor, perusahaan menerapkan

Access card pada setiap karyawan untuk dapat memasuki

kantor. Untuk keamanan informasi, perusahaan mewajibkan

kepada semua bagian untuk menggunakan antivirus disetiap

komputer dan menggunakan firewall untuk menjaga

keamanan jaringan.

3.2.6.2 Disaster of Recovery Procedures ( SP-5 )

Untuk prosedur didalam menghadapi bencana seperti

kebakaran dan gempa bumi, ataupun bencana alam lainnya,

perusahaan bergantung kepada fasilitas yang diberikan gedung

Gandaria Office Tower seperti alat pemadam kebakaran ringan,

tangga darurat, dan sprinkler anti-fire.

Untuk menghadapi masalah dikarenakan kesalahan

manusia, perusahaan masih memakai prosedur keamanan standar,

seperti sudah memakai firewall untuk keamanan jaringan,

menetapkan pemakaian anti virus disetiap komputer, dan prosedur

untuk penyimpanan data secara berkala kepada setiap karyawan.

Untuk prosedur keamanan dari pencurian, perusahaan

memakai fasilitas yang diberikan gedung Gandaria Office Tower

159

seperti Access Card , security, CCTV dan hak akses untuk

aplikasi IAIS.

3.2.7 Standarts ( ST )

3.2.7.1 Technology Forecast ( ST-2 )

Technology Forecast digunakan untuk mengetahui

peramalan teknologi yang mendukung dengan profil dan standar

teknologi perusahaan. Berikut ini adalah tabel 3.10 yang

menjelaskan keadaan dari SI/TI PT. Global Jaya Medika saat ini.

Tabel 3.10 Technology Forecast

Technology Forecast

Forecast Area Short Term (next-12 Months)

Mid Term (12-24

Months)

Long Term (2-3 Years)

Operating Systems PC Windows 7 SP1 - -

Desktop PCs Intel Core i3 - -

Office Automation Suite Microsoft Office 2010

- -

Information Systems - IAIS ( Integrated Accounting Information System)

160

- Website

Desktop Monitors Monitor LCD 15 inch

- -

Persistent Storage 160 GB - -

3.2.8 Workforce ( W )

3.2.8.1 Workforce Plan ( W-1 )

PT. Global Jaya Medika adalah perusahaan dibidang

distibutor, sehingga kekuatan perusahaan adalah dibidang

pemasaran, oleh karena itu perusahaan harus mempunyai sumber

daya manusia terutama didalam bidang pemasaran yang

mempunyai pengalaman dan pengetahuan dibidang teknologi dan

perkembangan dari alat-alat kesehatan. Untuk program yang

mendukung karyawan, perusahaan sudah mengirim karyawan

untuk seminar di dalam dan luar negeri. Namun penyebaran

pengetahuan didalam perusahaan tidak berlangsung dengan baik,

dikarenakan belum adanya alat pendokumentasian yang

mendukung antar karyawan dan tidak teraturnya jadwal pelatihan.

Oleh karena itu perusahaan membutuhkan sistem informasi yang

dapat membantu penyebaran pengetahuan dan informasi diseluruh

bagian.

161

3.2.8.2 Organization Chart ( W-2 )

Berikut adalah gambar 3.13 yang menjelaskan

menunjukkan bagaimana posisi dan personal terorganisasi

didalam diagram hirarki atau format matriks.

President Director

Finance DIrector Managing Director Marketing Director

Finance & Bank

CorespondenHRD & General Affair Product Spesilist

AccountingPurchasing / Import

Branch / Rep. Office

Secretary

MIS/IT

WarehouseMarketing

Communication

CollectiveRegistrasi

After Sales / Costumer

Care

TAX

Expedition/Instalation

Marketing Support

Finance Controller

Gambar 3.14 Organization Chart

Tabel 3.11 Fungsi Bisnis

No Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subjek Data

1. Direktur Utama Evaluasi perusahaan

Direktur utama akan melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan berdasarkan

- Laporan pembelian

- Laporan

162

laporan-laporan yang diterimanya.

penjualan

Pengambilan keputusan

Direktur utama akan mengambil keputusan berdasarkan laporan-laporan yang diterimanya serta pada saat proses otorisasi surat pesanan.

- Laporan pembelian

- Laporan penjualan

- Surat pesanan

Strategi perusahaan

Direktur utama akan menentukan arahan, strategi, dan target perusahaan untuk masa yang akan datang berdasarkan laporan kinerja perusahaan.

- Laporan pembelian

- Laporan penjualan

- Perencanaan

2. Operasional Pengelolaan barang

Bagian collective akan menanyakan stok barang kepada bagian warehouse melalui surat stock control

- Barang

- Surat pesanan

- Stock control

Bagian warehouse akan membuat surat barang masuk ketika mendapat barang dari supplier

- Barang

- Supplier

- Surat barang masuk

Bagian warehouse akan membuat surat packing list sebagai surat untuk pengiriman barang ke pelanggan.

- Barang

- Packing list

- Permohoanan pengeluaran barang

- Pelanggan

163

Pengiriman Barang

Bagian Expedition and Installation akan mengirimkan barang berdasarkan surat packing list serta membuat berita acara sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dan terpasang di pelanggan

- Barang

- Packing list

- Pelanggan

- Berita acara

Permintaan teknisi

Bagian Product Specialist akan membuat surat permintaan teknisi apabila barang yang dikirim membutuhkan pemasangan atau pelatihan

- Barang

- Teknisi

- Surat permintaan teknisi

- Packing list

Permintaan pembelian

Bagian collective akan membuat surat daftar barang alokasi untuk meminta pembelian

- Barang

- Stock control

- Daftar barang alokasi

Bagian purchasing akan membuat surat form aplikasi pembelian untuk meminta persetujuan pembelian barang

- Barang

- Form aplikasi pembelian

- Daftar barang alokasi

Pembelian barang

Bagian purchasing akan membeli barang ke supplier dengan membuat surat purchase order berdasarkan form aplikasi pembelian serta membuat laporan pembelian berdasarkan purchase order kepada direktur.

- Barang

- purchase order

- Form aplikasi pembelian

- Supplier

- Laporan pembelian

164

Retur pembelian

Bagian warehouse akan membuat surat permohonan retur pembelian apabila barang yang diterima dari supplier mengalami kerusakan atau kesalahan barang

- Barang

- Supplier

- Surat permohonan retur pembelian

- Surat barang masuk

Apabila terdapat kesalahan atau kerusakan barang, bagian Purchasing akan membuat surat retur ke supllier

- Barang

- Supplier

- Surat retur

- Surat permohonan retur pembelian

Registrasi barang

Bagian registrasi akan melakukan proses registrasi barang import dengan proses registrasi API, ISO, dan depkes

- Barang

- Registrasi

3. Human Resource Development

Pengelolaan SDM

Memberikan pelatihan kepada karyawan baru mengenai standart prosedur operasional perusahaan

- Karyawan

- Pelatihan

Melakukan perekrutan karyawan baru apabila perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru

- Karyawan

- Surat lamaran

Pemberian peraturan

Memberikan standart peraturan kinerja didalam perusahaan kepada semua karyawan

- Karyawan

- Peraturan

Penggajian Memberikan penggajian dan bonus kepada

- Karyawan

165

karyawan berdasarkan kinerja dan jabatan

- Gaji

4. SI/TI Pemeliharaan SI/TI

Bagian MIS/IT menjaga fungsi SI/TI berjalan dengan baik

- SI/TI

- Perencanaan

Perencanaan SI/TI

Bagian MIS/IT membuat perencanaan SI/TI perusahaan untuk ke depannya

- SI/TI

- Perencaanaan

5. Keuangan Penagihan Bagian collective menagih pembayaran DP dan pembayaran lunas kepada pelanggan berdasarkan surat pesanan

- Invoice DP

- Invoice pelunasan

- Surat pesanan

- Pelanggan

Pembayaran Bagian finance and bank corresponden akan melakukan pembayaran kepada supplier berdasarkan invoice dari supplier dan rangkap purchase orde.

- Purchase order

- Supplier

Perpajakan Bagian tax akan menghitung semua pajak dari proses penjualan dan pembelian yang dilakukan perusahaan

- Invoice DP

- Invoice pelunasan

- Pajak

- Barang

- Purchase order

6. Pemasaran Penjualan Bagian product specialist akan menawarkan produk dan menerima pesanan pelanggan kemudian memasukkannya didalam

- Barang

- Pelanggan

- Surat pesanan

166

surat pesanan

Bagian MIS/IT akan menginput surat pesanan ke dalam sistem dan membuat laporan penjualan

- Surat pesanan

- Laporan penjualan

Perjanjian jual beli

Bagian marketing communication akan membuat surat perjanjian jual beli berdasarkan surat pesanan apabila pelanggan memintanya

- Barang

- Surat pesanan

- Surat perjanjian jual beli

- Pelanggan

Perluasan pangsa pasar

Mengadakan komunikasi dengan bagian dari cabang perusahaan untuk proses pemasaran produk dan perencanaan membuka cabang baru.

- Cabang

- Pelanggan

- Perencanaan

Promosi Perusahaan menyiapkan semua kebutuhan promosi seperti poster, brosur serta perusahaan mengikuti seminar dan simposium dari pelanggan.

- Seminar

- Barang

- Pelanggan

Pelayanan konsumen

Melayani keluhan, saran dan kritik yang diberikan oleh pelanggan.

- Garansi

- Barang

- Pelanggan

3.2.8.3 Knowledge and Skills profile ( W-3 )

Perusahaan membutuhkan karyawan pada bagian product

specialist dengan pengalaman dan pengetahuan pada bidang

167

teknlogi alat kesehatan, untuk karena itu perusahaan sudah

melakukan pelatihan dan pengiriman karyawan untuk seminar.

Perusahaan menginginkan semua product specialist menguasai

seluruh jenis alat kesehatan yang dijual oleh perusahaan.

3.3 Drivers of Change

Driver of Change menggambarkan perubahan transisi dari Current EA

menjadi Future EA. Perubahan dilakukan dari segi strategic, tactical, new

directions and goals, new business priorities, emerging technologies, sehingga

terjadi perubahan pada operating scenario dan program plans. Berdasarkan

analisis pada PT. Global Jaya Medika maka diusulkan transisi perubahan menuju

sistem yang diharapkan dan secara garis besar diuraikan sebagai berikut:

a. Strategic

Berdasarkan analisis SWOT yang telah kami lakukan sebelumnya,

perlu ditambahkan beberapa strategi perusahaan untuk meningkatkan

kekuatan perusahaan. Berikut adalah strategi-strategi yang kami usulkan:

• Melakukan perluasan pangsa pasar

Untuk dapat terus mendapatkan pelanggan baru sehingga

menambah jumlah penjualan, perusahaan harus melakukan

pemasaran yang tepat, dikarenakan bisnis alat kesehatan masih

mempunyai peluang yang besar dibuktikan dengan meningkatnya

168

permintaan alat kesehatan seiring dengan pertumbuhan rumah sakit

di Indonesia. Oleh karena itu, memperluas area pemasaran dapat

dilakukan sehingga perusahaan dapat lebih menjangkau pasar-

pasar potensial pada kota-kota besar di Indonesia yang diharapkan

perusahaan dapat menjadi pemimpin pasar pada bidang alat

kesehatan.

• Meningkatkan kegiatan promosi

Keaktifan perusahaan dalam promosi menjadi salah satu faktor

yang dapat dijadikan perusahaan terus dapat memenangkan

persaingan, selain itu kegiatan promosi dilakukan untuk

mendukung citra nama perusahaan dapat lebih cepat dikenal oleh

para konsumennya dan memberikan informasi mengenai produk

kesehatan yang ditawarkan. Promosi juga bermanfaat dalam

memperlihatkan keunggulan perusahaan dibanding para

pesaingnya.

• Meningkatkan kualitas SDM

Karyawan merupakan tulang punggung perusahaan dalam

menjalankan proses-proses bisnisnya, dimana kemampuan dan

pengetahuan dari sumber daya manusia yang dimiliki sangat

penting untuk menunjang pertumbuhan perusahaan agar tetap

unggul dalam persaingan industri.

• Meningkatkan pelayanan purna jual kepada pelanggan

169

Perusahaan menyadari bahwa pelayanan yang baik merupakan

salah satu faktor penentu kepuasan pelanggan, dimana kepuasan

dapat membuat pelanggan menjadi setia kepada perusahaan.

Apabila pelanggan mempunyai hubungan emosional baik dengan

perusahaan, peningkatan penjualan diharapkan terus meningkat

dan pelanggan tidak memilih perusahaan pesaing.

• Menghilangkan duplikasi kerja

Keefektifan dari sebuah kegiatan bisnis dapat mempermudah

perusahaan dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu perusahaan

harus melakukan perbaikan pada proses bisnis yang berjalan

sehingga setiap bagian yang terkait dapat bekerja sesuai dengan

keahliannya masing-masing.

b. Tactical

• Strategi : Melakukan perluasan pangsa pasar

Dalam hal ini taktik yang dilakukan perusahaan dalam melakukan

perluasan pasar adalah dengan menambah kantor cabang didaerah

potensial agar dapat menambah jumlah pelanggan dan lebih cepat

dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan didaerah tersebut.

kantor cabang yang diusulkan adalah dipulau kalimantan

dikarenakan perusahaan belum mempunyai kantor cabang pada

daerah tersebut

• Strategi : Meningkatkan kegiatan promosi

170

Dalam hal ini taktik yang dilakukan perusahaan adalah

memberikan ketepatan dalam memberikan informasi yang jelas

mengenai produk perusahaan dan informasi perusahaan adapun

cara yang dilakukan perusahaan adalah lebih aktif dalam

keikutsertaan kegiatan pameran alat kesehatan dengan memberikan

demostrasi peragaan alat kesehatan. Mengembangkan website

perusahaan dengan menambahkan fitur yang memudahkan

pelanggan untuk dapat melihat produk yang dijual, serta untuk

membangun citra nama perusahaan kepada pelanggan. Adapun

fitur yang ditambah adalah fitur search dikarenakan banyaknya

barang yang dijual oleh perusahaan, fitur brosur sehingga

pelanggan dapat mengunduh brosur dalam bentuk pdf, fitur top

product untuk memperlihatkan barang yang paling banyak dijual

dan fitur customer support yang dapat melayani pelanggan melalui

chatting dan telepon secara realtime.

• Strategi : Meningkatkan kualitas SDM

Peningkatan kualitas sumber daya manusia merupakan hal yang

penting pada perusahaan. Taktik yang sebaiknya dilakukan

perusahaan adalah melakukan pelatihan-pelatihan secara berkala

untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian dalam bidangnya

masing-masing, dan dapat dipercepat dengan penerapan knowledge

management disetiap bagian.

171

• Strategi : Meningkatkan pelayanan purna jual kepada

pelanggan

Peningkatan pelayanan purna jual perlu dilakukan agar perusahaan

dapat memiliki kesetiaan pelanggannya, taktik yang dilakukan

perusahaan adalah dengan mempercepat dalam penanganan

garansi produk baik perbaikan maupun penggantian suku cadang,

membangun hubungan baik dengan pelanggan melalui costumer

relationship management antara lain memberitahukan kepada

pelanggan mengenai informasi alat kesehatan terbaru, seminar dan

promo melalui email, serta dapat menjawab dan menyimpan semua

kritik, saran dan keluhan yang dikirimkan oleh pelanggan dan

dapat dihasilkan berupa statistik tren untuk dianalisa kembali

sebagai pengambilan keputusan.

• Strategi : Menghilangkan duplikasi kerja

Memperbaiki tugas tanggung jawab pada bagian yang terkait, agar

sesuai dengan jobdesk masing masing bagian. Pada bagian MIS/IT

diusulkan tidak mengurusi proses pembuatan surat pesanan dan

pelaporan penjualan, seharusnya hanya mengurusi kegiatan yang

berkaitan dengan SI/TI perusahaan. Bagian marketing

communication tidak melakukan pembuatan surat perjanjian jual

beli, hal ini dapat dilakukan atau digantikan oleh bagian product

specialist. Sebagaimana mestinya president director seharusnya

172

tidak ikut serta dalam proses persetujuan surat pesanan,

dikarenakan tidak sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

c. New directions and goals

Dalam transisi perubahan arah strategi yang dituju dan diharapkan

masih berfokus kepada peningkatan pemasaran produk perusahaan dan

pelayanan purna jual kepada pelanggan. kedua fokus tersebut merupakan

salah satu elemen untuk mencapai arah strategi baru sehingga perusahaan

dapat meningkatkan pendapatan maupun target penjualan pada setiap

tahunnya.

d. New business priorities

Prioritas utama untuk mewujudkan arah baru strategi berfokus kepada

meningkatkan kegiatan promosi dilakukan dengan menambah jumlah

keikutsertaan dalam mengikuti pameran alat kesehatan diseluruh Indonesia,

mendatangi pelanggan potensial untuk mendemonstrasikan alat kesehatan

dan mengembangkan media elektronik dalam promosi.

e. Emerging technologies

Teknologi baru yang perlu ditambahkan dalam mencapai kemampuan

perusahaan untuk menunjang strategi yang diperulkan terdiri dari

mengembangkan integrated accounting information system untuk membantu

kegiatan operasional dalam proses pembelian, penjualan dan persediaan,

mengembangkan website perusahaan untuk membantu memberikan

informasi produk dan perusahan, menerapkan beberapa sistem dan teknologi

173

informasi seperti costumer relationship management yang bertujuan untuk

membantu membangun hubungan dan kerja sama yang baik kepada

pelanggan dan knowledge management untuk membantu

mengkomunikasikan pengetahuan dengan baik diseluruh perusahaan.

f. Operating scenario

Berdasarkan analisa yang telah kami lakukan, secara garis besar

skenario operasional perusahaan akan berubah seperti perubahan proses

bisnis perusahaan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab setiap

bagian yang terkait, dan dibantu oleh penerapan IAIS dan KM hal ini

dimaksudkan untuk mengefektifkan kegiatan bisnis dan penerapan. Seperti

bagian MIS/IT tidak lagi menangani proses penjualan, president director

seharusnya tidak ikut serta dalam proses persetujuan surat pesanan, Bagian

marketing communication tidak melakukan pembuatan surat perjanjian jual

beli, hal ini dapat dilakukan atau digantikan oleh bagian product specialist.

Dalam kegiatan promosi dan pemasaran skenario yang diusulkan

adalah melengkapi fitur di dalam website perusahaan agar pelanggan dapat

lebih mudah dalam mendapatkan informasi lengkap mengenai produk serta

keunggulan dari perusahaan dan menambah keikutsertaaan kegiatan pameran

di seluruh Indonesia. Serta kegiatan pemasaran yang dilakukan adalah

memperluas pangsa pasar dengan menambah cabang di pulau kalimantan.

Dalam kegiatan purna jual yang diusulkan adalah mempercepat

pelayanan dalam proses klaim garansi produk dan memberitahukan kepada

174

pelanggan mengenai informasi alat kesehatan terbaru, seminar dan promo

melalui email, serta dapat menjawab dan menyimpan semua kritik, saran dan

keluhan yang dikirimkan oleh pelanggan dan dapat dihasilkan berupa

statistik tren untuk dianalisa kembali sebagai pengambilan keputusan dengan

penggunaan costumer relationship management

g. Program plans.

Rencana program kedepan untuk mewujudkan kemampuan

perusahaan yang baru adalah perluasan pangsa pasar baru, penambahan fitur

pada website perusahaan, meningkatan keikutsertaan pameran, membangun

hubungan yang baik dengan pelanggan melalui dukungan teknologi,

mengkomunikasikan dengan baik pengetahuan kepada seluruh bagian

perusahaan, memperbaiki proses bisnis perusahaan serta pelatihan terhadap

sumber daya manusia yang memiliki tugas dan fungsi yang baru.

3.4 EA Management Plan

3.4.1 EA Program Management

3.4.1.1 Governance and Principles

EA program yang diusulkan adalah berlangsung dari satu

sampai tiga tahun kedepan, tujuan diadakan EA program adalah

menyelaraskan dari segi strategi, proses bisnis, arus informasi,

sistem dan pelayanan serta infrastruktur teknologi dengan tujuan

175

untuk memastikan bahwa semua yang dilakukan mendukung visi,

misi serta tujuan dan sasaran strategi. Sehingga diharapkan dapat

menghasilkan komunikasi yang baik antara bagian yang terkait

didalam perusahaan untuk membantu meningkatkan kualitas

perencanaan dan pengambilan keputusan.

Gambar 3.15 Governance and Principles

Diperlukan persetujuan oleh perusahaan dalam melakukan

pertimbangan dan pengambilan keputusan untuk terlaksananya

EA program. EA program dimulai dari analisis untuk

mengidentifikasi kebutuhan EA dalam perusahaan, apabila dirasa

memerlukan perubahan maka diusulkanlah EA program,

perusahaan akan mengkaji apakah EA program sesuai dengan

kebutuhan yang diinginkan, jika disetujui maka dapat dilakukan

persiapan dan perancangan untuk dapat mengimplementasikan

EA program. Selanjutnya perusahaan perlu melakukan evaluasi

agar dapat dilakukan pengembangan dalam EA program.

176

EA program dipimpin oleh president director dan dibantu

oleh manager yang terkait dalam pengawasan dan pembagian

tugas dan tanggung jawab serta dibantu MIS/IT yang bertugas

pada proses pembuatan dan pengawasan perangkat lunak yang

dibutuhkan perusahaan. Karena keterbatasan sumber daya pada

bagian MIS/IT, perusahaan perlu merekrut karyawan seperti

programmer,database adminstrator dan webmaster.

3.4.1.2 Support for Strategy and Business

EA program dilaksanakan untuk memudahkan perusahaan

dalam pencapaian strategi, didukung oleh adanya peningkatan

atau perbaikan pada kegiatan bisnis yang lebih sesuai dengan

tugas dan tanggung jawab disetiap bagian sehingga dapat berjalan

lebih efektif dan efisien pada kegiatan operasional dan pelayanan

kepada para pelanggan.

Serta ditingkatkannya fungsi teknologi informasi yang

dapat memudahkan dalam penghasilan informasi yang berkualitas

untuk di berikan kepada para stakeholder dalam pengambilan

keputusan maupun arahan stategi baru perusahaan

177

Gambar 3.16 Strategi, bisnis dan teknloogi

Sehingga tujuan dari pengembangan EA program adalah

terjadinya keselarasan antara kegiatan bisnis serta dukungan

teknologi informasi yang baik, sehingga memberikan kemudahan

perusahaan dalam pencapaian strategi perusahaan.

3.4.1.3 EA Roles and Responbility

Dibawah ini adalah tabel 3.12 yang menjelaskan tugas dan

tanggung jawab dari tiap masing-masing bagian didalam

pelaksanaan EA program dan tim EA ini disusun apabila EA

program yang diusulkan disetujui oleh PT. Global Jaya Medika

Tabel 3.12 EA Roles and Responbility

EA Team Position EA Team Role EA Responbility

President Director Pemimpin eksekutif dan pengambil keputusan

Mengalolasikam sumber daya dan membantu dalam pemecahan masalah EA tingkat tinggi

Chief Architect Mengelola jalannya EA program

Mengelola EA program dan melakukan proses dokumentasi. Memilih dan menerapkan kerangka kerja dan metodologi implementasi yang akan digunakan.

Line of Business Managers :

Mengidentifikasi kebutuhan Mengidentifikasi kebutuhan bisnis pada sistem yang

178

- Managing director

- Finance Director

- Marketing Director

akan dirancang.

Solutions Architect Mengambil solusi dari masalah

Mengidentifikasi solusi dari masalah pada setiap manager terkait yang berhubungan dengan IT.

System Architect Analisis dan desain Melakukan analisis dan desain didalam pembuatan sistem. Memastikan bahwa sistem akan terintegrasi dan memenuhi kebutuhan perusahaan.

EA Tool Expert Membangun aplikasi dan database

Membangun aplikasi dan database. Memastikan database akan terintegrasi dan memenuhi kebutuhan perusahaan.

End-User Representative Mengidentifikasi kebutuhan Mengidentifikasi kebutuhan pengguna EA. Memberikan respon untuk menghasilkan solusi.

Webmaster Membangun website Membangun website sesuai kebutuhan perusahaan.

3.4.1.4 EA Program Budget

Berikut ini adalah tabel 3.13 yang menjelaskan perkiraan

harga hardware, software, brainware dan sistem informasi yang

diusulkan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan sekarang

ini

179

Tabel 3.13 Perkiraan biaya dan rekomendasi hardware

User Hardware Unit Harga Jumlah Harga Gambar

Server

DELL PowerEdge T310 Xeon X3440, 2GB DDR3-1333 ECC RDIMM, DVD±RW, VGA Matrox G200e, 2x GbE NIC, Tower Case Bundle with 1TB SATA 3.5" Hot Plug Hard Drive

2 Rp 14.218.600 Rp 28.437.200

Bagian MIS/IT

HP P2-1150L LCD 15.6" Core i3 2120T 2.6Ghz, 2GB DDR3, 500GB SATA, DVDRW, Intel GMA, Card Reader, K/B + Mouse, Lan, DOS

3 Rp 4.950.000 Rp 14.850.000

Server

CISCO Linksys [E-4200] Gigabit Wireless-N Router - Enterprise Router

1 Rp 1.984.400 Rp 1.984.400

Server

TP-LINK TL-SF1016D 16-ports 10/100Mbps Desktop Switch

4 Rp 198.000 Rp 792.000

180

Semua bagian

Kabel LAN 20 Rp

5.000/meter Rp 100.000

Semua bagian

RJ/45 10 Rp 2.000 Rp 20.000

Total Harga Rp 46.183.600

Tabel 3.14 Perkiraan biaya dan rekomendasi software

User Software Unit Harga Jumlah

Harga Bagian MIS/IT

Microsoft Windows 7 Ultimate 3 Rp 1.700.000 Rp 5.100.000

Server Microsoft Window Server Standard 2008

2 Rp 6.299.000 Rp 12.598.000

Bagian MIS/IT

Microsoft Office 2010 3 Rp 4.589.000 Rp 13.767.000

Server Microsoft SQL Server Workgroup 2008 R2

2 Rp 8.264.300 Rp 16.528.600

Bagian MIS/IT

Microsoft Visual Studio 2010 Professional

1 Rp 8.031.100 Rp 8.031.100

Bagian MIS/IT

Adobe Dreamweaver CS5 1 Rp 4.402.950 Rp 4.402.950

Server

Kaspersky Kaspersky Anti Virus For Windows Server Enterprise Edition 1 Year Subscription (Include Media Kit) Software

2 Rp 3.049.000 Rp 6.098.000

Bagian MIS/IT

Kaspersky Internet Security 2012 Complete PC Protection, Windows, 3 User

1 Rp 250.000 Rp 250.000

Total Harga Rp 66.775.650

181

Tabel 3.15 Perkiraan biaya dan rekomendasi brainware

Brainware Biaya MIS/IT Programmer Rp 3.000.000 Database Adminstrator Rp 3.000.000 Web Programmer Rp 3.000.000 Konsultan Chief Architect

Rp. 60.000.000 Solution Architect System Architect Trainer Total Harga Rp 69.000.000

Tabel 3.16 Perkiraan biaya dan rekomendasi information system

Information System Biaya Pengembangan IAIS Rp 10.000.000 Pengembangan Website Rp 5.000.000 Customer Relationship Management Rp 40.000.000 Knowledge Management System Rp 30.000.000 Executive Information System Rp 55.000.000 Total Harga Rp 140.000.000

Tabel 3.17 Total Biaya Pengembangan

Rincian Pengembangan Total Biaya Hardware Rp 46.183.600

Software Rp 66.775.650

Brainware Rp 69.000.000

Information System Rp140.000.000

Total Biaya Pengembangan Rp 321.959.250

182

Berikut ini adalah penjelasan dari perencanaan

perancangan dan biaya EA program yang diusulkan untuk tiga

tahun kedepan.

• Tahun pertama

o Usulan pada tahun pertama, perusahaan melakukan

pembelian hardware dan software yang dibutuhkan untuk

menunjang infrastruktur teknologi perusahaan.

o Merekrut karyawan bagian MIS/IT sebanyak 3 orang.

o Mengembangkan aplikasi IAIS yang terintegrasi ke setiap

bagian yang terlibat dalam proses bisnis.

o Mengembangkan website perusahaan sebagai media

promosi perusahaan.

o Perusahaan merekrut konsultan untuk analisis

pengembangan EA

Tabel 3.18 Biaya 2012

Project EA 2012 Biaya

Pembelian hardware dan software Rp 112.959.250

Perekrutan karyawan bagian IT ( 3 orang ) Rp 9.000.000

Pengembangan IAIS Rp 10.000.000

Pengembangan Website Rp 5.000.000

183

Konsultan Rp 20.000.000

Total biaya Rp 156.959.250

• Tahun kedua

o Usulan pada tahun kedua perusahaan mengembangkan

aplikasi Costumer Relationship Management yang

mendukung untuk menjaga hubungan baik perusahan

dengan pelanggan

o Perusahaan mengembangkan aplikasi knowledge

management agar penyebaran pengetahuan antar karyawan

dapat terpelihara dengan baik.

o Perusahaan melakukan pelatihan IAIS, Website dan CRM

kepada setiap bagian yang terkait.

o Perusahaan merekrut konsultan untuk analisis

pengembangan EA

Tabel 3.19 Biaya 2013

Project EA 2013 Biaya

Pengembangan CRM Rp 40.000.000

Pengembangan KM Rp 30.000.000

Konsultan Rp 20.000.000

Total biaya Rp 90.000.000

184

• Tahun ketiga

o Pada tahun ini perusahaan mengembangkan aplikasi

executive information system yang dapat membantu para

stakeholder dalam pengambilan keputusan

o Perusahaan melakukan pelatihan KM dan EIS kepada

setiap bagian yang terkait.

o Perusahaan merekrut konsultan untuk analisis

pengembangan EA

Tabel 3.20 Biaya 2014

Project EA 2014 Biaya

Pengembangan EIS Rp 55.000.000

Konsultan Rp 20.000.000

Total biaya Rp 75.000.000

3.4.1.5 EA Program Performance Measures

Perlunya dilakukan pengukuran dari EA program

dilakukan baik secara kualitatif dan kuantitatif. dari segi kinerja

EA program yang di terapkan, serta dari investasi IT yang

dilakukan agar perusahaan dapat mengetahui apakah EA program

yang diterapkan dapat berdampak positif pada perusahaan.

Adanya pengukuran akan investasi IT yang dilakukan perusahaan,

185

agar para pemegang keputusan dapat melihat pengeluaran

anggaran dan melakukan persiapaan dana pertahunnya.

Pengembangan IAIS dilakukan sehingga proses bisnis

internal dapat terintegrasi serta berjalan dengan efektif dan

penggunaan kertas dapat dikurangi, didukung oleh pembelian

hardware untuk mendukung penggunaan aplikasi. Website

perusahaan dapat dikembangan sebagai media promosi

perusahaan dan dapat meningkatkan citra nama perusahaan.

Pengembangan aplikasi KM berdampak pada penyebaran

informasi serta komunikasi yang efektif dan efisisen antar bagian

didalam perusahaan. Perlunya menjalin hubungan baik dengan

para pelanggan perusahaan sehingga loyalitas pelanggan dapat

meningkat, maka CRM dapat diusulkan sebagai sarana

perusahaan untuk menangkap permintaan serta perilaku

pelanggan.

Kedepannya, perusahaan dapat menerapkan balance

scorecard dalam mengukur kinerja efektifitas perusahaan pada

setiap bagian yang terlibat, pengukuran dapat dinilai dari segi

kepuasan pelanggan, kepuasan karyawan atau pendapatan yang

didapat setelah menerapkan EA program.

186

3.4.2 EA Current Archicture Summary

3.4.2.1 Strategic Goals and Initiatives

Berdasarkan hasil analisis lingkungan internal dan

eksternal perusahaan, diperoleh bahwa diagram SWOT

menunjukan posisi perusahaan berada pada kuadran 1 (satu) yaitu

perusahaan mempunyai strategi agresif (SO) karena didukung

peluang dan kekuatan yang dimiliki perusahaan. Oleh karena itu

perlu di identifikasikan inisiatif strategi serta komponen IT yang

diperlukan untuk dapat mencapai tujuan strategi tersebut.

Tabel 3.21 Strategic Goals and Initiatives

Strategic Goal Strategic Initiative Supporting EA Component(s)

Melakukan perluasan

pangsa pasar

Membangun kantor cabang baru pada daerah-daerah potensial

Database pelanggan, database produk, PC, dan laptop

Membangun Customer Relationship Management (CRM).

Database pelanggan, database produk, CRM, PC dan laptop.

3.4.2.2 Business Service and Information Flows

Pada bagian ini mengidentifikasi kebutuhan bisnis setiap

bagian yang terkait pada EA program, sehingga dapat mengetahui

informasi apa saja yang dibutuhkan dalam setiap proses bisnis,

serta dukungan IT apa saja yang dapat memudahkan dalam proses

187

percepatan arus informasi yang diharapkan dapat meningkatkan

efektifitas kinerja setiap bagian.

Tabel 3.22 Business Service and Information Flows

Line of Business Key Processes Information Flows Supporting EA Component(s)

President Director Manajemen Pengambilan keputusan tertinggi

Database laporan penjualan, database laporan pembelian, EIS, PC dan laptop.

Marketing Director Manajemen Pengambilan keputusan, menentukan strategi penjualan

Database penjualan, EIS, CRM, KM, PC dan laptop.

Finance director Manajemen Pengambilan keputusan Database keuangan, EIS, KM, PC dan laptop.

Managing Director Manajemen Pengambilan keputusan Database barang, database pembelian, EIS, KM, PC dan laptop.

Product specialist Penjualan Memasarkan produk, melayani pemesanan pelanggan, dan pembuatan surat perjanjian jual beli

Database pelanggan, database produk, IAIS, Website, KM, PC dan laptop

Collective Penagihan Melakukan proses penagihan kepada pelanggan

Database pelanggan, database keuangan, IAIS, KM, PC dan laptop.

Purchasing Pembelian Melakukan proses pembelian kepada pemasok

Database produk, database pemasok, IAIS, KM, PC dan laptop.

Warehouse Pengelolaan barang

Melakukan pengecekan barang dan mengelola arus masuk dan keluar

Database produk, database pemasok, IAIS, KM, PC dan

188

barang laptop.

Expedition / Installation

Pengiriman Melakukan proses pengiriman dan pemasangan barang

Database produk, database pelanggan, IAIS, KM, PC dan laptop.

3.4.2.3 System and Applications

Sistem informasi yang dikembangkan harus dapat

melindungi data informasi dari penyalahgunaan, memastikan

ketersediaan informasi untuk pengguna, dan menampilkan

keakuratannya.

Pengembangan sistem pada perusahaan adalah

mengintegrasikan IAIS ke seluruh bagian didalam perusahaan

agar kegiatan bisnis perusahaan dapat berjalan lebih baik,

mengembangkan website sebagai alat promosi perusahaan yang

dapat memudahkan pelanggan dalam mengetahui gambaran

umum dan keunggulan perusahaan serta produk-produk yang

ditawarkan perusahaan , membangun aplikasi CRM untuk dapat

meningkatkan komunikasi serta pelayanan maupun loyalitas

pelanggan, membangun aplikasi KM sebagai sarana pertukaran

informasi dan pengetahuan antar karyawan, serta membangun

aplikasi EIS yang digunakan untuk membantu para eksekutif

dalam kemudahan penyerapan informasi yang digunakan

pengambilan keputusan .

189

3.4.2.4 Technology Infrastructure

Beberapa perubahan pada infrastruktur teknologi

perusahaan kedepannya adalah penambahan server pada bagian

gudang, dan penambahan server utama karena kebutuhan akan

perekaman data diperlukan untuk penggunaan beberapa aplikasi,

penambahan switch pada jaringan perusahaan, dan penambahan

komputer sesuai dengan penambahan personil yang dibutuhkan

perusahaan . Kedepannya perusahaan akan menggunakan jaringan

dengan topologi extended star untuk menghubungkan komputer

setiap karyawan ke server.

3.4.2.5 IT Security

Tujuan dilakukan program keamanan IT adalah

memberikan perlindungan kepada peralatan komputer, fasilitas,

data dan informasi dari penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak

berwenang.

Beberapa contoh hal yang diusulkan kepada perusahaan

dari segi keamanan IT adalah semua dokumen penting (laporan,

proposal dan lainnya) harus di autentikasi password agar dapat

menjamin kerahasiaan dari data tersebut, ruangan server hanya

190

dapat diakses oleh bagian MIS/IT, dan harus terkontrolnya

pengatur suhu dan kelembaban didalam ruang server.

3.4.2.6 EA Standarts

Berikut ini adalah standarisasi dari setiap perangkat keras

dan perangkat lunak yang diusulkan untuk memaksimalkan

kinerja setiap bagian.

Tabel 3.23 EA Standarts

Item Description Standart Product International Standard

Information System Hardware

Network Router Cisco Linksys IEEE 802.11

Network Switch TP-LINK IEEE 802.3

Information System Software

Server OS Windows Server 2008 ISO 802.1

Desktop OS Windows 7 ISO 802.1

Desktop Office Application Microsoft Office 2010 ISO 802.1

191

3.4.2.7 Workforce Requirement

Untuk mencapai keberhasilan dalam penerapan EA

program, maka diperlukan adanya pelatihan pada setiap aplikasi

yang diusulkan, agar setiap karyawan dapat menjalankan aplikasi

dengan baik. Penjadwalan pelatihan dilakukan secara berkala

kepada setiap bagian.

3.4.3 EA Future Achitecture Summary

3.4.3.1 Future Operating Scenario

Mengacu kepada hasil analisis SWOT, diperoleh bahwa

perusahaan berada dalam kuadran 1 pada diagram SWOT,

sehingga dapat disimpulkan perusahaan dapat menggunakan

strategi agresif didalam persaingan bisnis alat kesehatan dengan

menggunakan seluruh kekuatan yang dimiliki untuk mengambil

semua peluang yang ada.

3.4.3.2 Planning Assumptions

Perencanaan yang harus dilakukan perusahaan untuk dapat

menerapkan strategi agresif adalah mengembangkan website

sebagai alat promosi perusahaan yang dapat memudahkan

192

pelanggan dalam mengetahui gambaran umum perusahaan serta

produk-produk yang ditawarkan perusahaan, mengintegrasikan

IAIS ke seluruh bagian didalam perusahaan agar kegiatan bisnis

perusahaan dapat berjalan dengan baik, menjalin hubungan

kerjasama yang baik dengan pemasok sehingga diharapkan PT.

Global Jaya Medika dapat menambah status agen tunggalnya di

Indonesia, serta membangun aplikasi CRM untuk menjalin

hubungan baik kepada pelanggan sehingga meningkatkan

komunikasi serta pelayanan maupun loyalitas pelanggan.

3.4.3.3 Updating Current & Future Views

• Goals & Initiatives

Berdasarkan hasil analisa SWOT terhadap lingkungan

internal dan lingkungan eksternal perusahaan, maka akan

terbentuk strategi perusahaan yang baru. Dan juga dilakukan

penambahan misi yang ditujukan untuk peningkatan

pelayanan dan mutu sumber daya manusia PT. Global Jaya

Medika.

• Product & Service

Adanya beberapa perubahan pada alur proses bisnis

sehingga juga merubah tugas dan tanggung jawab masing-

193

masing bagian yang terlibat dalam proses pembelian,

penjualan dan persediaan. agar pelayanan kepada pelanggan

kegiatan bisnis perusahaan dapat berjalan lebih efektif dan

efisien.

• Data & Information

Adanya perubahan pada alur sistem kerja pada proses

bisnis, dikarenakan diusulkannya sistem yang terintegrasi

antar bagian sehingga memudahkan pengolahan data untuk

menghasilkan informasi yang berkualitas dalam pengambilan

keputusan. Untuk kedepannya proses penyimpanan data akan

menggunakan database secara maksimal, untuk

menghilangkan resiko dari penggunaan kertas seperti hilang

atau rusak.

• Systems & Applications

Untuk sistem dan aplikasi kedepannya terdapat dua

skenario, yaitu pengembangan aplikasi yang sudah ada yaitu

IAIS serta website dan penambahan beberapa sistem

informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

saat ini. Skenario ini dilakukan agar dukungan IT dapat

menunjang kegiatan bisnis perusahaan.

• Network & Infrastructure

194

Adanya perubahan dari jaringan adalah menambah

switch pada jaringan LAN perusahaan, serta penambahan

server pada bagian gudang dan juga server utama untuk

memudahkan komunikasi data dan informasi antar bagian.

serta penambahan komputer dikarenakan adanya penambahan

karyawan.

• Security

Untuk kedepanya terdapat beberapa usulan mengenai

faktor keamanan dari teknologi informasi perusahaan yang

dijalankan perusahaan, hal ini dilakukan untuk menjaga

keamanan dalam penggunaan data maupun inftrastruktur

perusahaan.

• Standarts

Adanya beberapa usulan mengenai peramalan

teknologi informasi perusahaan dalam tiga tahun mendatang

yang harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pada

saat itu.

• Workforce

Perubahan pada struktur organisasi dilakukan agar

bagian IT dapat lebih fokus didalam mengembangkan dan

menjaga SI/TI yang dimiliki perusahaan. Dan adanya usulan

195

pada perencanaan pengelolaan sumber daya manusia dengan

diadakannya pelatihan agar EA program yang diterapkan

dapat berjalan dengan baik.

3.4.3.4 Sequencing Plan

Gambar 3.17 Sequencing Plan

Gambar 3.17 adalah usulan tahapan perencanaan sistem pada PT.

Global Jaya Medika, dijelaskan sebagai berikut :

• Q1-Q2

Sistem yang sedang digunakan perusahaan saat ini, yaitu

IAIS dan website.

• Q2-Q3 Tahun 1 (2012)

196

o Usulan pada tahun pertama adalah mengembangkan

aplikasi IAIS yang terintegrasi ke setiap bagian yang

terlibat dalam proses bisnis.

o Mengembangkan website perusahaan sebagai media

promosi perusahaan.

Tabel 3.24 Tahun ke-1

Perkiraan Pelaksanaan Tahun 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Perekrutan Staff MIS/IT Perekrutan Konsultan Pembelian Hardware & Software Pengembangan IAIS Pengembangan Website

• Q3-Q4 Tahun 2 (2013)

o Usulan pada tahun kedua perusahaan mengembangkan

aplikasi Costumer Relationship Management yang

mendukung untuk menjaga hubugan baik perusahan

dengan pelanggan

o Perusahaan mengembangkan aplikasi knowledge

management agar penyebaran pengetahuan antar

karyawan dapat terpelihara dengan baik.

197

Tabel 3.25 Tahun ke-2

Perkiraan Pelaksanaan Tahun 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Pengembangan CRM

Pengembangan KM

Pelatihan IAIS

Pelatihan Website

Pelatihan CRM

• Q4-Q5 Tahun 3 (2014)

o Pada tahun ini perusahaan mengembangkan aplikasi

executive information system yang dapat membantu

para stakeholder dalam pengambilan keputusan.

Tabel 3.26 Tahun ke-3

Perkiraan Pelaksanaan Tahun 3

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Pengembangan EIS

Pengembangan KM (Lanjutan)

Pelatihan KM

Pelatihan EIS

3.4.3.5 Configuration Management

Perubahan-perubahan yang dilakukan pada EA program

akan melalui persetujuan terlebih dahulu oleh PT. Global Jaya

Medika. Antara lain perubahannya ialah perubahan pada struktur

198

organsasi, perubahan pada proses bisnis yang lebih disesuaikan

dengan tugas dan tanggung jawab tiap masing-masing bagian,

penambahan personil pada bagian MIS/IT, mengintegrasikan IAIS

keseluruh bagian yang terkait, dan penambahan perangkat keras,

perangkat lunak dan sistem informasi untuk menunjang

infrastruktur teknologi dalam memudahkan penghasilan informasi

yang berkualitas.

3.4.4 EA Glossary and References

- Enterprise

Sebuah area dari aktivitas umum dan tujuan dengan organisasi atau

diantara beberapa organisasi, dimana informasi dan sumber daya

lainnya tergantikan.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

- Enterprise Architecture

Analisis dan dokumentasi dari sebuah perusahaan pada sekarang dan

masa depan dari strategi yang terintegrasi, bisnis dan perspektif

teknologi.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

- Current Architecture

199

Kumpulan artifak EA dokumen dan EA komponen yang ada di

seluruh perusahaan. EA saat ini menjadi suatu pandangan yang

penting bagi perusahaan didalam menetapkan atau memverifikasi

sumber daya (termasuk IT) yang digunakan dalam jalur bisnis untuk

mendukung tujuan strategis.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

- Future Architecture

Pandangan masa depan dari EA yang penting bagi perusahaaan

karena mereka mungkin menangkap satu atau lebih bisnis dan

skenario operasi teknologi, yang mendukung perencanaan dan

pengambilan keputusan.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

- EA Management Plan

Dokumen yang menggambarkan bagaimana perusahaan akan

mengelola transisi dari proses saat ini dan sumber daya yang akan

mereka butuhkan di masa depan.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

- Data

200

Data yang telah diproses dan diorganisasikan sehingga mempunyai

arti untuk seseorang. Informasi dilakukan dari kombinasi data yang

diharapkan mempunyai arti untuk pemakainya.

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

- Informasi

Fakta kasar mengenai orang, tempat, kejadian dan sesuatu yang

penting diorganisasikan

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

- Proses bisnis

Sekumpulan langkah yang saling terkait atau prosedur yang

dirancang untuk menghasilkan pengeluaran yang spesifik.

Sumber : Information Systems : Enabling and Transforming Business

3.5 Permasalahan

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada proses bisnis yang

sedang berjalan pada PT. Global Jaya Medika, maka dapat disimpulkan

permasalahan yang timbul pada perusahaan saat inia adalah sebagai berikut :

1. PT. Global Jaya Medika telah memanfaatkan penggunaan aplikasi IAIS

sebagai sistem informasi perusahaan saat ini, namun aplikasi tersebut hanya

201

sebatas untuk bagian penjualan dan bagian pembelian saja, tidak terintegrasi

dengan bagian lainnya sehingga kurang efektifnya kinerja karyawan.

2. Masih terjadi perangkapan tugas didalam struktur organisasi dan proses

bisnis yang berjalan pada perusahaan saat ini mengakibatkan kurang

efektifnya tugas kerja dari bagian-bagian yang saling berhubungan.

3. Tidak terjadinya penyebaran pengetahuan yang baik diantara karyawan

didalam perusahaan, sehingga perusahaan membutuhkan Knowledge

Management System yang dapat membantu karyawan dalam

mengkomunikasikan pengetahuan.

4. Belum maksimalnya penggunaan website perusahaan sebagai sarana

pemasaran perusahaan, karena masih kurangnya fitur yang disediakan, tidak

adanya sarana untuk berhubungan dengan pelanggan dan tidak

memperlihatkan keunggulan perusahaan kepada pelanggan.

5. Citra nama perusahaan yang masih belum dikenal pada industri alat

kesehatan dikarenakan PT. Global Jaya Medika merupakan anak perusahaan

dari PT. Bersaudara.

6. Keterbatasan sumber daya manusia pada bagian MIS/IT sehingga terlalu

banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh bagian MIS/IT mengakibatkan

pengembangan IT perusahaan tidak berjalan baik.

7. PT. Global Jaya Medika belum mempunyai sistem informasi yang dapat

mendukung para eksekutif dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu,

202

perusahaan membutuhkan Executive Information System untuk menunjang

para pemegang kepentingan dalam mengambil keputusan.