BAB 3

ANALISIS PERUSAHAAN DAN SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Pembahasan pada sub-bab ini adalah gambaran umum mengenai perusahaan

Madani secara global, seperti profil perusahaan, visi misi perusahaan, struktur

organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab, serta gambaran mengenai

sistem yang sedang berjalan.

3.1.1 Profil Perusahaan

Madani merupakan salah satau perusahaan broker asuransi

terkemuka di Jakarta, yang dipimpin oleh seorang direktur dan didirikan

pada tanggal 13 Januari 2006, yang terletak di Gedung Artha Graha, Jalan

Jendral Sudirman Kav. 2, Jakarta Pusat.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Pembahasan pada sub bab ini adalah mengenai visi dan misi

perusahaan Madani sebagai berikut:

• Visi Madani antara lain :

Menjadi sebuah perusahaan konsultan asuransi broker yang

berbasis pengetahuan manajemen informasi komunikasi dan

teknologi.

• Misi dari Madani antara lain :

Berjuang menjadi yang terpercaya, perusahaan sehat dan

berkualitas yang berguna bagi para stakeholders dan untuk

menciptakan masyarakat yang sadar akan pentingnya perencanaan

keuangan bagi keluarga, melalui:

1. Program sosialisasi tentang perencanaan keuangan.

2. Pengembangan professional, jujur, dapat dipercaya serta

kemampuan orang bijak dan cerdas.

3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap

bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam

menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Pada

umumnya, struktur organisasi digambarkan sebagai suatu bagan

berbentuk hirarki. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas

pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan

bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi, sehingga tugas dan

tanggung jawab masing- masing bagian atau divisi akan terselesaikan

secara efektif dan efisien. Berikut adalah susunan organisasi atau

perusahaan Madani dimana kekuasaan tertinggi dipegang oleh seorang

director.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.1.4 Tugas & Tanggung Jawab

Berikut akan dijelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab

dari susunan struktur organisasi Madani, antara lain :

A. Direktur

• Memimpin perusahaan secara keseluruhan, memiliki

kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan berhak

mengambil keputusan atau membuat suatu kebijakan

• Menandatangani dokumen atau surat yang berkaitan

dengan perusahaan

• Memantau langsung dan mengevaluasi kinerja karyawan

yang ada dalam perusahaan

• Memantau kinerja perusahaan

B. Divisi Human Resources Department

• Bertanggung jawab langsung ke mengenai kinerja

karyawan keseluruhan pada perusahaan

• Mengatur dan mengelola promosi jabatan dan

kesejahteraan karyawan

• Bertanggung jawab terhadap perekrutan karyawan baru

yang dibutuhkan pada masing-masing divisi

• Mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan

C. Divisi IT

• Bertanggung jawab langsung mengenai sistem informasi

yang digunakan perusahaan

• Memantau kebutuhan karyawan akan sistem software

maupun hardware

• Bertanggung jawab terhadap kelangsungan sistem yang

digunakan oleh karyawan

• Mengkoordinasikan karyawan divisinya untuk

menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada sistem

D. Divisi Teknik

Dalam divisi ini bertugas membantu direktur dalam

pengelolaan perusahaan dan menggantikan tugas direktur jika

direktur berhalangan hadir. Di dalam divisi teknik terdapat

dua bagian:

• Life

Bertanggung jawab terhadap bagian broking, claims,

reinsurance dan refund pada life insurance.

• Non-Life

Bertanggung jawab terhadap bagian broking, claims,

reinsurance dan refund pada non-life insurance

E. Divisi Keuangan dan Umum

Bertanggung jawab langsung mengenai semua transaksi

yang terjadi, seperti pembelian inventori, pembayaran gaji,

bonus, dan lain-lain

• Merencanakan, membuat, dan mengendalikan

anggaran belanja perusahaan

• Melakukan kewajiban perusahaan terhadap

kesejahteraan karyawan, seperti tunjangan, asuransi,

dan lain-lain

• Melakukan perhitungan dan pembayaran atas pajak

perusahaan

•

F. Divisi Klaim

• Mengembalikan sisa premi berjalan pada setiap

minggunya.

• Memastikan mendapatkan laporan peserta yang

retur/refund

• Mengisi kelengkapan data klaim

• Melakukan akseptasi proses klaim yang diajukan

3.2 Analisis Sistem Berjalan

Analisis sistem berjalan merupakan suatu langkah untuk mendapatkan

temuan – temuan sistem informasi yang sedang dipakai pada Madani.

3.2.1 Tata Laksana Sistem Berjalan

Madani sudah menggunakan sistem yang bernama Madani

Integrated Assistance yang memiliki semua data nasabah, asuransi dan

madani. Sistem madani ini merupakan sistem yang berbasis web dan

terintegrasi ke bank dan asuransi. Sehingga seluruh pihak dapat

mengakses dan memudahkan madani dalam menjalankan proses bisnis

nya. Untuk mengetahui lebih lanjut web yang sudah dirancang oleh

madani dapat dilihat pada lampiran

Salah satu bentuk input awal dari proses bisnis Madani Karsa

Mandiri adalah Permohonan Pengajuan Asuransi yang pengisian Form

Permohonan Pengajuan Asuransinya oleh nasabah dibantu bagian

Marketing. Berikut setelah kelengkapan dokumen dan form dipenuhi,

Gambar 3.2 Flowchart Sistem Berjalan

AkuntanKasir FinanceMarketing KlaimCustomer ServiceAdministrationTechnical

Costumer

Pengajuan

Renewal

Mengisi Form Pengajuan

Permohonan

Mengisi Form Pengajuan Renewal

Form Pengajuan Permohonan

Form Pengajuan Permohonan

Analisis Resiko

Simple Risk?

Medical Check-up Dokumen Medis

No

Broker Approval

Menerima Pengajuan Permohonan /

Renewal Asuransi

Yes

Dokumen Mendukung?

Cetak Sertifikat Polis

No

Finish

Yes

Mengisi Form Pengajuan Klaim

Melengkapi Dokumen Klaim

Menerima Pengajuan Klaim

Dokumen Lengkap?

Tidak

Memproses Pengajuan Klaim

Ya

Form Pengajuan Klaim Analisa Kelayakan

Pengajuan Klaim

Approved?

Update Status Klaim

Ya

Melakukan Pembayaran

Klaim Nasabah

Bukti Pembayaran Klaim Asuransi

Menerima Konfirmasi Klaim

Approval

Costumer

Dokumen Klaim

No

Memeriksa Nasabah Jatuh

Tempo

Menerbitkan Invoice Periodik

Invoice

Menerima Konfirmasi

Pembayaran Nasabah

Match-up?Tidak

YaUpdate Status Pembayaran

Nasabah

Mencetak Bukti Pembayaran Polis

Bukti Pembayaran Polis

Melakukan Pembayaran

kepada Asuransi

Bukti Pembayaran Asuransi

63

akan dikirimkan ke bagian Teknik untuk segera diproses underwriting

(analisis resiko) dan administrasinya.

Kemudian pada umumnya juga, proses Permohonan Perpanjangan

Asuransi akan melewati tahap awal yang serupa, dengan mengisi Form

Permohonan Perpanjangan Asuransi.

Bagian Teknik akan melakukan analisa awal terhadap dokumen

calon nasabah, dengan syarat-syarat kondisi tertentu seperti umur dan

kondisi finansial, dengan tujuan agar nantinya setelah premi asuransi akan

menekan tingkat kemungkinan klaim asuransi yang diajukan oleh

nasabah. Apabila dirasa informasinya belum cukup untuk menyatakan

bahwa pengajuan tersebut simple risk, maka bagian CustomerService

akan meminta calon nasabah untuk dapat melengkapi dokumen tambahan

berupa Surat Medis yang menyatakan kondisi kesehatan daripada calon

nasabah tersebut.

Setelah dokumen medikal dilengkapi, akan dilakukan analisis

kembali terhadap dokumen tersebut untuk memastikan resiko rendah atas

pengajuan tersebut. Jika mencukupi, bagian Teknik akan menyatakan

bahwa Pengajuan tersebut diapprovedan status nasabah tesebut akan di

update oleh broker dan sudah dapat diajukan segera kepada pihak

Asuransi. Kemudian bagian Administrasi dapat segera menyiapkan

kelengkapan dokumen Permohonan untuk dapat segera disampaikan

kepada bagian Asuransi.

Apabila dokumen pengajuan nasabah telah dikonfirmasi oleh

Asuransi, pihak asuransi akan mengupdate status nabasah tersebut dan

akan dicetak sertifikat polis bagi calon nasabah sebagai tanda bahwa

pengajuan asuransi telah ditutup dan kemudian nasabah dapat

mengajukan klaim melalui broker asuransi. Dalam polis ini juga

tercantum jumlah premi yang harus dibayarkan oleh nasabah setiap

bulannya.

Proses pembayaran premi ini akan diawasi oleh pihak finance

dengan mengecek status pembayaran premi nasabahpada sistem dalam

suatu periode tertanggung maka akan diterbitkan surat Penagihan atau

Invoice kepada nasabah tersebut. Kemudian nasabah dapat melakukan

pembayaran secara langsung melalui rekening bank Madani kemudian

melakukan konfirmasi pembayaran dengan mencantumkan bukti

pembayaran.

Pembayaran premi nasabah tersebut akan diperiksa kecocokannya

dengan catatan rekening perusahaan, yang apabila telah terbayar maka

bagian Kasir akan mencetak Bukti Pembayaran Premi sebagai bukti

pembayaran yang akan dicatatkan, kemudian dikirimkan rangkapnya

kepada nasabah.

Apabila terjadi musibah kepada pemegang polis, yang bersangkutan

dapat segera melaporkan klaim asuransi langsung kepada bagian Klaim,

yang dituangkan detailnya dalam Form Pengajuan Klaim Asuransi.

Pengisian Form ini juga berikut menyertakan dokumen pelengkap sebagai

bukti terjadinya musibah tersebut. Bagian Administrasi akan membantu

melakukan pencatatan ke dalam sistem terhadap setiap Dokumen Klaim

yang masuk.

Setelah Dokumen Klaim dinyatakan lengkap, bagian klaim juga

berfungsi sebagai underwriting dapat segera menganalisa kelayakan

klaim berdasarkan dokumen-dokumen pendukung tersebut. Hal ini

dilakukan dengan tujuan untuk mempermudah pemegang polis maupun

pihak Asuransi untuk dapat segera memproses Klaim yang sedang

diajukan. Sewaktu-waktu apabila dirasa dokumen kurang mendukung,

perusahaan berhak untuk meminta dokumen pendukung tambahan untuk

meningkatkan kelayakan klaim tersebut.

Klaim beserta dokumennya akan diteruskan kepada Pihak Asuransi,

untuk dapat segera diproses pencairan klaim tertangguh. Pencairan dana

tersebut akan segera dibayarkan langsung kepada pengaju klaim, dan

setelahnya akuntan juga akan mencetak bukti bayar klaim sebagai catatan

perusahaan.

3.2.2 Entity Relationship Diagram Sistem Berjalan

Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram di atas menggambarkan keterkaitan

antar entitas yang terdapat dalam proses bisnis Madani Karsa Mandiri.

Dapat dilihat bahwa Pengajuan menjadi titik awal proses bisnis dimulai,

dengan mendaftarkan nasabah dari setiap lembaga perbankan yang

menjadi klien dengan tujuan untuk dapat memperoleh hak Pemegang

Polis Asuransi. Berdasarkan Polis tersebut, akan dilakukan Penagihan dan

dilunasi dengan menyertakan Bukti Pembayaran Premi untuk setiap

pelunasan tagihan premi yang terbit kepada nasabah tertanggung. Polis

tersebut juga memberikan hak Klaim Asuransi bagi pemegangnya untuk

dapat mencairkan dana yang tertuang dalam Bukti Pembayaran Klaim

yang dilakukan oleh pihak Asuransi.

3.2.3 Candidate class

Pada proses bisinis madani terdapat beberapa objek data yang

dicatatkan, seperti pada proses pengajuan asuransi terdapat objek – objek

yang dibutuhkan yaitu bank, nomor rekening, asuransi, rumah sakit,. Pada

proses claim terdapat objek – objek yaitu klaim, dokumen claim, bukti

pembayaran claim, nasabah, surat keterangan polisi. Sedangkan pada

proses invoice terdapat beberapa objek seperti invoice, pembayaran

premi, kasir, bukti setoran.

Tabel 3.1 Candidate Class

Nasabah Asuransi Dokumen Klaim

Pengajuan Asuransi Dokumen Medis Invoice

Produk Polis Pembayaran Premi

Klaim Bukti Pembayaran Klaim Bank

Rekening Kasir Life Insurance

Non – Life Insurance Rumah Sakit Bukti Setoran

3.2.4 Candidate Event

Pada proses bisnis Madani terdapat beberapa behavior yang

dicatatkan, seperti pada proses pengajuan asuransi mengajukan

asuransi,mendaftar nasabah, mendaftar produk, mendata bank, mendaftar

asuransi, mendata dokumen. Pada proses klaim behavior yaitu

mengajukan klaim, mendata dokumen, membayar klaim, menerbitkan

polis, mendaftarkan nomor rekening. Sedangkan pada proses invoice

terdapat beberapa behavior yaitu mendata bukti setoran.

Tabel 3.2 Candidate Event

Mendaftar Nasabah Mendaftar Asuransi Mendata Dokumen Medis Mendaftar Produk Mengajukan Asuransi Mendata Dokumen Klaim Menerbitkan Polis Mengjukan Klaim Menagih Premi Menerima Pembayaran Membayar Klaim Mendata Bank Mendaftar No Rekening Mencatat Pembayaran Mendata Life Insurance Mendata Non Life Insurance Mendata Bukti Setoran Mendata Rumah Sakit

3.3 Analisis Strategi

Analisis strategi yang digunakan pada penelitian ini antara lain adalah

analisis 5 (lima) kekuatan persaingan Porter, analisa CSF (critical success factor)

dan analisis SWOT (strength, weakness, opportunities, threat).

3.3.1 Analisa PEST

Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat

mempengaruhi perusahaan, antara lain:

• Faktor Politik

Kondisi politik bisa dikatakan cukup berpengaruh pada Madani

Terutama pada kebijakan dari Departemen Keuangan yang mengatur

pajak, kebijakan broker agensi asuransi. Peraturan pemerintah yang

mengatur ini tertuang pada UUD No.2 tahun 1992. Dengan perijinan

usaha ini, menjadi kesempatan untuk dapat bergerak di industri

perasuransian. Namun dengan keadaan politik nasional yang dapat

dikatakan berfluktuatif, belum pada jenjang yang stabil, rawan KKN,

sehingga pada kenyataanya di lapangan dapat menyebabkan kesulitan

bagi perusahaan untuk melakukan proses operasional yang

dikarenakan birokrasi yang berbelit-belit.

• Faktor Ekonomi

Kondisi ekonomi berdampak cukup besar bagi Madani Kasra

Mandiri. Dengan melemahnya perekonomian berarti melemahnya

juga daya beli konsumen pada produk asuransi.

Di Indonesia sendiri, dengan meningkatnya tingkat ekonomi

didukung sistemnya yang semakin stabil serta tingkat inflasi yang

tidak begitu tinggi, menyebabkan tingkat perkembangan kelas

menengah yang begitu tajam dan berpotensi menghasilkan usaha-

usaha berkembang, membutuh suntikan modal dari kredit perbankan,

kemudian tentunya menjadi potensi asuransi.

• Faktor Sosial

Ironisnya, asuransi bukanlah kebutuhan primer bagi sebagian

orang. Bagi sebagian orang, asuransi merupakan kebutuhan yang

boleh ada boleh tidak. Dapat kita kaitkan dari faktor ekonomi yang

semakin menanjak khususnya di domestik, peningkatan jumlah kelas

menengah tentunya menimbulkan kesadaran tinggi dan kemampuan

daya beli yang lebih tinggi bagi masyarakat untuk dapat

mengalokasikan pendapatan untuk dapat berasuransi jiwa untuk

jaminan hari depan. Asuransi pada umumnya adalah investasi yang

hasilnya akan diperoleh di kemudian hari, sehingga faktor

penghalang yang dihadapi industri asuransi adalah kesadaran sosial

yang belum bertumbuh, terutama pada masyarakat di luar daerah

perkotaan.

• Faktor Teknologi

Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat serta

beragam manfaat yang ditawarkan, membuat perusahaan harus

tanggap dalam memilih teknologi yang tepat dan dapat diandalkan

dalam menjalankan fungsi bisnis. Madani Kasra Mandiri

menggunakan fasilitas teknologi seperti komputer, jaringan LAN,

dan sistem informasi untuk menjalankan proses bisnis perusahaan.

Ketersediaan jaringan teknologi, dengan fasilitas yang semakin

beragam di Jakarta akhirnya dapat mempermudah faktor komunikasi

dengan partner dan rekanan usaha untuk dapat menyampaikan

informasi, integrasi dengan sistem yang telah ada pada unit usaha

lainnya pun menjadi faktor penting bagi kelangsungan usaha, untuk

meningkatkan produktifitas dan efektifitas komunikasi usaha.

Namun perlu disadari bahwa teknologi merupakan investasi

jangka panjang yang akan terlihat hasilnya pada saat perusahaan akan

menangani transaksi dalam jumlah data yang lebih besar lagi, perlu

komitmen dari setiap stakeholder untuk mendukung proses

implementasinya untuk dapat menemukan solusi IT, kemauan belajar

yang tinggi dari setiap karyawan untuk dapat siap menggunakan

teknologi yang baru bagi kepentingan di masa yang akan datang.

3.3.2 Analisis 5 (Lima) Daya Persaingan M. Porter

Gambar 3.4 Lima Daya Persaingan Porter

• Kekuatan Penawaran Pembeli

Yang menjadi pembeli atau klien utama produk-produk dari

Madani adalah PT. Bank Muamalat Indonesia dan PT. Kawasan

Berikat Nusantara Kekuatan tawar menawar pembeli atau klien bisa

dikatakan tinggi. Karena klien mengharapkan mendapatkan rate

harga semurah-murahnya, dengan mendapatkan fasilitas asuransi

yang setinggi-tingginya. Serta klien menginginkan apabila terjadi

klaim, perusahaan asuransi dapat membayar dengan full. Sering juga

klien “mengancam” untuk tidak memperpanjang asuransinya melalui

Madani atau bahkan tidak membeli produk asuransi yang ditawarkan

Madani. Karena klienmendapatkan harga yang lebih murah dari

perusahaan lain, atau mungkin juga klien memiliki kerabat pada

perusahaan asuransi yang lain. Jadi klien mengasuransikan melalui

kerabatnya.

• Pesaing Industri

Yang menjadi pesaing utama dari Madani adalah PT. INSCO,

PT. Manggala Sejahtera dan PT. Estika Jasa Pratama. Perusahaan-

perusahaan tersebut dikatakan menjadi pesaing karena sudah sejak

lama perusahaan tersebut berdiri dan sama-sama bergerak di bidang

Insurance Consultant. Dampak dari persaingan itu membuat Madani

Karsa Mandiri mengalami penurunan Permintaan pelayanan jasa

konsultan asuransi, serta penurunan permintaan pengorderan polis

asuransi. Untuk itu, perusahaan harus menerapkan strategi agar dapat

tetap bersaing pada industri pelayanan jasa asuransi. Strategi tersebut

diantaranya adalah dengan meningkatkan kualitas layanan terhadap

pelanggan sehingga para pelanggan mendapatkan kepuasan dan

perusahaan dapat tetap bersaing dengan para kompetitor lainnya.

Lalu ketepatan dan kecepatan dalam penerbitan polis asuransi

menjadi salah satu strategi yang memungkinkan dapat

mempertahankan pelanggan .

Indikasi penilaian dalam persaingan industri adalah sebagai

berikut; mengkategorikan perusahaan lain dalam inftra structur

persaingan di bidang yang sama dan mempunyai pangsa pasar serta

kekuatan daya tawar pembeli di tingkat yang sama.

• Kekuatan tawar menawar dengan pemasok

Para rekan bisnis perusahaan asuransi yang telah menjadi rekan

kerja Madani dalam hal kesepakatan perjanjian klausula dan

kesepakatan perjanjian rate harga.Madani cukup memiliki banyak

pemasok. Untuk itulah, kekuatan tawar menawar dengan pemasok

dilakukan dengan cara melakukan negosiasi untuk mendapatkan

kesepakatan klausula dan kesepakatan harga. Indicator dalam

penilaian analisa daya tawar menawar pemasok; Madani dalam

aktifitas bisnis untuk saat sekarang, jumlah klienyang di dapatkan

dalam jumlah banyak. Sehingga pemasok tertarik melakukan tawar

menawar dengan Madani.

• Ancaman Pendatang Baru

Para pendatang baru dapat mengancam pangsa pasar

perusahaan pada saat ini. Untuk menghadapi ancaman yang ada

karena munculnya pendatang baru, maka perusahaan harus

mempertahankan nama baik perusahaan yang sudah lama berdiri

dengan cara mempertahankan dan mengembangkan kekuatan atau

kelebihan yang dimiliki perusahaan agar pelanggan mendapatkan

kepuasan sehingga tetap memilih Madani sebagai pilihan utamanya.

Dalam menentukan analisa ancaman pendatang baru, mempunyai

indikasi penilaian adalah sebagai berikut:

- Perusahaan yang dapat memenuhi criteria: Persyaratan

modal, kebijakan pemerintah, dan lain-lain. Sehingga berhasil

mendirikan perusahaan baru maka di kategorikan sebagai

perusahaan pendatang baru.

- Perusahaan yang bergerak sama dalam lingkup: pangsa pasar,

modal, dll.

• Produk Subtitusi

Hingga saat ini produk subtitusi pada Madani Karsa Madani

adalah dengan tidak menggunakan jasa Madani. Sehingga pelanggan

memakai jasa asuransi tanpa menggunakan perantara atau jasa

broker.

3.3.3 Analisa Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan

Analisa ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis

perusahaan yang terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu

aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Berikut ini adalah rantai nilai

dari Madani.

Infrastruktur Perusahaan : Perencanaan strategi, kegiatan keuangan, manajemen umum, mengatur akuntansi, administrasi perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia : Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan Pengembangan Teknologi : Mengembangkan teknologi informasi dari segi Perangkat Lunak, Perangkat Keras, dan internet Pembelian :Aktivitas pembelian peralatan dan perlengkapan untuk mendukung aktivitas Perkantoran Service Positioning / Operational -Kegiatan Operasional -Penutupan Asuransi -Perpanjangan Asuransi -Klaim Asuransi -Pembayaran / Penagihan

Pemasaran dan Penjualan - Penawaran langsung kepada klien - Menjual produk asuransi kepada klien - Mempelajai teknik pemasaran yang baru

Pelayanan - Memberikan pelayanan terbaik dengan memberikan pilihan-pilihan asuransi yang terbaik. - Membantu klien apabila terjadi klaim

Gambar 3.5 Value Chain

Aktifitas Utama

1. Service Positioning / Operational

Aktifitas yang berhubungan dengan kegiatan

penempatan layanan sehingga proses bisnis Madani menjadi

lebih padat dan profit akan meningkat . Aktivitas yang

dilakukan adalah Melayani Penutupan Asuransi,

Perpanjangan asuransi, Klaim asuransi dan Pembayaran.

MARGIN

Kegiatan operasional tersebut akan meningkatkan

pendapatan Madani. Tetapi dengan kegiatan operasional

seperti ini tentunya akan dibutuhkan pula tenaga karyawan

yang memadai, oleh karena itu harus pula di perhatikan faktor

faktor kecil seperti tersebut untuk menghindari pengeluaran

yg berlebihan.

2. Pemasaran dan Penjualan

Aktivitas yang berhubungan dengan menawarkan serta

mempresentasikan produk asuransi ke klien secara langsung

serta memberitahukan kemungkinan harga premi yang

diharuskan dibayarkan oleh klien. Dan setiap staff

mempelajari teknik pemasaran baru agar dapat menjadi lebih

baik untuk mencapai keunggulan kompetensi bagi

perusahaannya.

Dengan semakin banyak nya pesaing di bidang broker

asuransi, maka semakin sulit untuk mendapat klien – klien

baru oleh karena itu penjualan akan tersendat dan untuk

menhindari hal tersebut dibutuh kan teknik pemasaran yang

baru.

3. Pelayanan

Aktivitas yang menyangkut penyediaan pelayanan

untuk memperkuat dan menjaga nilai produk. Aktivitas

pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah dengan

menciptakan produk yang sesuai dengan kebutuhan

pelanggan dengan memilihkan perusahaan asuransi yang

cocok bagi pelanggan. Serta penanganan claim yang

proffesional apabila klien mengalami claim.

Dengan banyak perusahaan asuransi yang tersedia dan

keinginan para pelangganan yang banyak, maka pihak

Madanisemakin sulit dalam memberikan pelayanan yang

memuaskan pelanggan.

Aktivitas Pendukung

1. Infrastruktur Perusahaan

Aktivitas yang berhubungan dengan perencanaan

stategi yang akan dilakukan perusahaan untuk bersaing di

bidang broker dan kegiatan keuangan serta mengatur

administrasi perusahaan agar tidak terjadi kesalahan

penghitungan biaya dan laba yang diterima oleh pihak

Madani.

Aktifitas ini akan memakan waktu dan biaya karena

melakukan perencanaan strategi untuk jangka panjang Madani

harus memkirikan strategi yang tepat untuk bersaing dengan

perusahaan broker asuransi yang lainnya.

2. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Aktifitas yang berhubungan dengan perekrutan,

pelatihan serta pengembangan keahlian karyawan agar proses

bisnis yang dikerjakan oleh karyawan menjadi lebih baik dan

memuaskan para pelanggan.

Aktifitas manajemen SDM akan memakan waktu yang

tersedia untuk melakukan perekrutan pelatihan serta

pengembangan keahlian.

3. Pengembangan Teknologi

Aktifitas yang berhubungan dalam mengembangkan

teknologi informasi dari perangkat lunak, perangkat keras dan

internet agar meningkatkan keunggulan Madani dari para

pesaing yang belum meningkatkan teknologi informasi pada

perusahaan nya. Pengembangan ini dilakukan juga agar para

pelanggan lebih mudah dalam memakai jasa Madani.

Aktifitas pengembangan teknologi dibutuhkan biaya

yang lumayan besar untuk meningkatkan kemampuan dan

perawatan teknologi informasi yang telah di implementasikan

pada Madani

4. Pembelian

Aktifitas ini berhubungan dengan pembelian peralatan

dan perlengkapan untuk mendukung seluruh kegiatan aktifitas

perkantoran yang dilakukan oleh Madani. Untuk melakukan

kegiatan pembelian tersebut tentu akan membuat Madani

akan mengeluarkan biaya ekstra.

3.3.4 Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)

Analisa SWOT dilakukan dengan menggunakan faktor

internal perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan

dan faktor eksternal perusahaan, berupa peluang dan ancaman

pada perusahaan. Berikut ini merupakan analisa SWOT dari

Madani.

3.3.4.1 Opportunities (peluang)

1. Makin banyaknya kepemilikan kendaraan bermotor

2. Makin tinggi kesadaran masyarakat akan asuransi

3. Semakin meningkatnya biaya kesehatan

4. Semakin tingginya tingkat kriminalitas

5. Bencana alam yang semakin sering terjadi

6. Kurangnya kesadaran orang dalam menjaga harta

pribadinya

7. Meningkatnya kesadaran perusahaan besar

menggunakan asuransi untuk melindungi asetnya.

8. Masih sedikit perusahaan broker yang menggunakan

sistem dalam menjalankan proses bisnisnya.

9. Banyaknya perusahaan yang bergerak di bidang

asuransi sehingga memudahkan Madani untuk

menjalin kerja sama.

3.3.4.2 Threats (ancaman)

1. Adanya kenaikan harga bahan baku yang

menyebabkan meningkatnya biaya produksi.

2. Adanya undang-undang yang mengatur kebijakan

asuransi

3. Para pesaing utama yg merupakan perusahaan broker

asuransi sudah menggunakan sistem

3.3.4.3 Strength (kekuatan)

1. Madani sudah berdiri lumayan lama, yakni telah

berdiri dari tahun 2006, sehingga sudah memiliki

cukup pengalaman dibidangnya.

2. Madani memiliki infrastruktur yang sangat memadai

sehingga dapat menunjang pengerjaan setiap

karyawan menjadi semakin cepat.

3. Madani cukup menguasai pasar lokal.

4. Madani selalu mengadakan pelatihan secaraperiodik

sehingga dapat meningkatkan keahlian masing-

masing personilnya.

5. Adanya dukungan dari pihak Top Management

kepada setiap staff di Madani

6. Setiap Staff memiliki sikap memiliki (sense of

belonging), sehingga melakukan yang terbaik untuk

perusahaan

3.3.4.4 Weakness (kelemahan)

1. Kurang menguasai pasar internasional yang ada.

2. Kekurangan tenaga ahli yang mahir dalam bidang

asuransi besar seperti pesawat atau kapal

Tabel 3.3 SWOT Madani

Strengths 1. Memiliki cukup

pengalaman di bidangnya 2. Memiliki infrastruktur yang

memadai 3. Menguasai pasar lokal 4. Selalu mengadakan

pelatihan secara periodik 5. Dukungan dari pihak OPT

manejemen terhadap pihak staff

6. Setiap staff memiliki sikap (sense of belonging)

Weaknesses 1. Kurang nya menguasai

pasar international 2. Kekurangan tenaga ahli

dalam bidang asuransi besar

Opportunities 1. Banyaknya kepimilikan

kendaraan bermotor 2. Kesadaran masyarakat

akan asuransi 3. Biaya kesehatan

meningkat 4. Tingginya tingkat

kriminalitas 5. Bencana alam sering

terjadi 6. Kurangnya kesadaran

dalam menjaga harta 7. Kesadaran perusahaan

besar menggunakan asuransi

8. Masih sedikit perusahaan broker yang menggunakan sistem

9. Banyak nya perusahaan dibidang asuransi

- Strategi yang dilakukan adalah mengembangkan Madani Integrated Assistanceagar tetap jadi perusahaan broker yang terdepan.

- Strategi yang dilakukan adalah memberikan pelatihan ke setiap karyawan.Sehingga setiap karyawan memiliki kemampuan yang kompeten dibidangnya masing-masing.

Threats 1. Kenaikan harga baku 2. Undang – undang

yang mengatur kebijakan revisi

3. Perusahaan broker

Strategi yang dilakukan adalah dengan melakukanHeadhunting, yaitu merekrut seorang profesional staff yang telah bekerja di perusahaan tertentu untuk

- Strategi yang dilakukan adalah mulai mencari klien di daerah-daerah lain. Strategi yang dilakukannya adalah mengumpulkan data calon klien sebanyak- banyaknya yang

asuransi lain yang sudah menggunakan system

menjadi staff di Madani tinggal di suatu daerah tertentu. Lalu langsung memprospeknya.

3.3.5 Analisis CSF (Critical Success Factor)

Critical Success Factor (CSF) adalah suatu factor

ataukarakteristik yang digunakan untuk melakukan pengukuran

kesuksesan suatu proyek. Dengan CSF kebutuhan informasi dapat

ditentukan. CSF menghasilkan sekumpulan data yang lebih kecil

untuk dianalisa, daripada melakukan analisa perusahaan secara

keseluruhan. Untuk menentukan CSF dari suatu perusahaan

diadakan survei dan wawancara langsung dengan pihak eksekutif

dari perusahaan. Berdasarkan hasil survei dan wawancara di

Madani Karsa Mandiri, maka CSF yang ditentukan antara lain :

1. Meningkatkan jumlah pelanggan

Dengan peningkatan jumlah pelanggan, maka akan

berbaik dengan perkembangan perusahaan. Semakin banyak

pelanggan maka perusahaan akan semakin maju dan

berkembang.

2. Meningkatkan jumlah premi

Seiring dengan peningkatan jumlah pelanggan, maka

jumlah premi akan semakin beragam sesuai dengan

kebutuhan. Sehingga keuntungan perusahaan diharapkan

dapat bertambah.

3. Meningkat kepuasan pelanggan

Kepuasan pelanggan juga harus diperhatikan.

Kepuasan pelanggan merupakan kekuatan perusahaan untuk

menjaga pelanggan tetap dan dalam meraih pelanggan baru.

Layanan harus terus dikembangkan sehingga dapat cepat

tanggap dengan kebutuhan pelanggan maupun calon

pelanggan.

3.3.6 Balance Scorecard

Dengan mengimplementasikan Balance Scorecard pada

perusahaan broker, maka eksekutif dapat melihat kinerja

perusahaan dan mencapai visi dan misi dari perusahaan tersebut.

Balanced Scorecard mempunyai empat perspektif yang

terkait, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, internal bisnis, dan

learning and growth.Sehubungan dengan tujuan perusahaan, yaitu

untuk memuaskan pelanggan maka tujuan ini tidak lepas dari

perspektif pelanggan yang secara langsung akan menerima

pelayanan secara baik.

Selanjutnya dengan perspektif internal bisnis, karena untuk

mencapai hasil yang optimal maka perlu diperhatikan proses

bisnis internal yang ada. Serta dengan memenangkan tender –

tender besar untuk meningkatkan citra perusahaan.

Perspektif learning and growth mempunyai posisi yang

tidak kalah penting, dimana kinerja dari karyawan harus

mempunyai kemampuan serta retensi karyawan harus diperhatikan

agar perusahaan tidak kehilangan karyawan berkualitas.

Sedangkan pada perspektif keuangan seharusnya akan

menunjukan profit dari perusahaan yang sangat baik jika ketiga

prespektif sebelumnya telah memenuhi standarKPI yang telah

diberikan.

Tabel 3.4 Tujuan Strategis Madani

Perspektif Tujuan Strategis

Key

Performance

Indicators

Target

Keuangan

Meningkatkan

jumlah pembayaran

terhadap pihak

asuransi

Persentase

premi

asuransi

terbayar

90%

Meningkatkan

Pendapatan Premi

Total Premi

Tertagih

100

Milyar

Pelanggan

Meningkatkan

penjualan produk

asuransi

Peningkatan

Sales by

Product

25%

Memperbanyak

pengajuan asuransi

Peningkatan

Jumlah

Pengajuan

Asuransi

40%

Meningkatkan

loyalitas pelanggan

Kenaikan

Sales by Klien 25%

Bisnis

Internal

Menurunkan tingkat

klaim asuransi

tertunda

Persentase

klaim

terproses

80%

Menurunkan jumlah

tagihan premi

tertunggak

Jumlah

Invoice

terbayar

90%

Pembelajaran

and

Pertumbuhan

Mempercepat

Permrosesan

Pengajuan Asuransi

Proceeded PA

Document 40%

Mempercepat

Permrosesan

Pengajuan Klaim

Proceeded

Claim

Document

80%

1. Perspektif Keuangan

Pada perspektif keuangan, yang menjadi tolak ukur

adalah profit yang pada konteks brokage adalah

pendapatan premi yang diperoleh oleh Madani Karsa

Mandiri dalam kurun periode waktu tertentu.

• Pendapatan Premi Bulan Januari 2012

Rp. 1.150.022.118.100

• Pendapatan Premi Bulan Febuari 2012

Rp. 1.367.288.347.054

Pendapatan Premi Bulan Januari sendiri

diperoleh dari total penjualan premi pada divisi

produk Life Insurance sebesar Rp. 367.729.089.000

dan Non-Life Insurance sebesar Rp. 782.293.029.100,

serta pada bulan Februari divisi Life memperoleh

sebesar Rp. 484.349.872.042 dan Non-Life sebesar

Rp. 882.938.475.012.

Dari total pendapatan premi tersebut dapat kita

perhitungkan persentase pendapatan premi sebagai

berikut:

% Peningkatan Pendapatan Premi Januari – Febuari =

Pendapatan Premi Januari 2012 x 100% - 100%

Pendapatan Premi Febuari 2012

Rp. 1.367.288.347.054 x 100% - 100%

Rp. 1.150.022.118.100

= 18,89 %

Dengan target 10% peningkatan pendapatan

premi, perusahaan telah mencapai target penjualan

yang ditentukan.

Kemudian persentase premi asuransi terbayar

dapat dilihat dari faktor total yang harus dibayarkan

kepada masing-masing asuransi terhadap total yang

telah dibayarkan. Dengan semakin tingginya tingkat

persentase premi yang sudah dibayarkan kepada pihak

asuransi, selain meningkatkan kepercayaan partner

(yang dalam konteks ini adalah pihak asuransi) juga

menurunkan tingkat hutang premi kepada asuransi

sehingga perusahaan dapat segera menghitung

pendapatan premi bersih yang diperolehnya.

2. Perspektif Pelanggan

Perspektif ini merupakan komponen utama

dalam menghasilkan tujuan perusahaan. Tolak ukur

dari perspektif ini adalah Peningkatan Sales by

Product, Peningkatan Jumlah Pengajuan Asuransi,

serta Kenaikan Sales by Klien.

a. Peningkatan Sales by Product

b. Peningkatan Jumlah Pengajuan Asuransi

c. Kenaikan Sales by Client

3. Perspektif Internal Bisnis

Pada perspektif ini membantu perusahaan untuk

meningkatkan internal bisnis untuk mencapai hasil

yang diinginkan.

Tujuan strategis dalam perspektif ini adalah

untuk menurunkan tingkat klaim asuransi tertunda

serta secara optimal menurunkan jumlah tagihan premi

tertunggak.

4. Perspektif Learning and Growth

Retensi dan produktifitas karyawan merupakan

tolak ukur dalam perspektif ini. Untuk menghitung

produktifitas karyawan dilihat dari waktu yang

dibutuhkan karyawan untuk memproses pengajuan

asuransi maupun klaim asuransi.

Gambar 3.6 Strategy Map

3.3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Eksekutif

3.2.7.1 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan analisa-analisa yang berkaitan dengan

lingkungan internal dan lingkungan eksternal bisnis

perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah

yang dihadapi oleh Madani, di antaranya sebagai berikut :

1. Laporan yang disajikan kepada eksekutif masih dalam

bentuk print-out sehingga menghabiskan waktu untuk

memeriksa, menyortir, menganalis dan mengevaluasi

laporan tersebut.

2. Belum tersedianya sistem informasi yang mendukung

dalam penyelesaian masalah dan pengambilan

keputusan manajerial.

3. Eksekutif mengalami kesulitan dalam melihat

penjualan yang tertinggi dan terendah pada setiap

periode penjualan.

3.3.7.2 Usulan Pemecahan Masalah

Untuk memecahkan masalah terhadap sistem yang

sedang berjalan pada Madani saat ini, maka diusulkan

untuk dibangunnya suatu SIE yang dapat memenuhi

kebutuhan para Eksekutif dalam mengambil keputusan.

Adapun kriteria SIE yang akan dirancang sebagai berikut

:

1. Menyajikan informasi atau laporan yang

dibutuhkan eksekutif yang dilengkapi dengan tabel

dan grafik menggunakan fasilitas drill down

sehingga dapat memudahkan eksekutif dalam

menganalisa.

2. Sistem yang dirancang dapat menyediakan

informasi internal dan eksternal tentang pesaing

dan analisa pangsa pasar sehingga membantu

eksekutif dalam menganalisa situasi persaingan dan

peluang.

3.3.7.3 Informasi yang Dibutuhkan Eksekutif

Informasi yang dibutuhkan oleh Eksekutif pada

Madani terdiri dari dua, kebutuhan informasi internal dan

eksternal. Kebutuhan informasi internal mencakup

informasi tentang penjualan, evaluasi penjualan, analisa

promosi, analisa retur penjualan, informasi tentang

pelanggan yang paling sering dan yang jarang melakukan

pemesanan barang, serta informasi kategori produk yang

paling diminati dan kurang diminati oleh pelanggan.

Sedangkan kebutuhan informasi eksternal yang

dibutuhkan oleh Eksekutif pada Madani adalah informasi

pangsa pasar dan informasi kompetitor.