32

BAB III

OBJEK PENELITIAN

III.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Pada tanggal 6 Januari 2002 PT Prima Auto Mandiri didirikan di Tebet dengan

Akta Pendirian Nomor 12 yang dibuat oleh notaris Monica, SH. PT Prima Auto Mandiri

adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan produk MOBIL SUZUKI,

yang awalnya hanya melayani penjualan mobil saja, tetapi beberapa bulan kemudian

melayani servis pemeliharaan mobil dan penyediaan suku cadang (spare parts). Modal

awal yang disertakan dalam bisnis ini sebesar Rp. 1.000.000.000 dalam bentuk kekayaan

bersih tidak termasuk tanah dan bangunan perusahaan.

PT Prima Auto Mandiri berlokasi di Jl. Tebet Barat IV NO. 20, GD Sasendo II

Blok D/10 JAK-SEL 12810. PT Prima Auto Mandiri bekerja sama dengan PT sebagai

main dealer (supplier) MOBIL SUZUKI bagian wilayah Jakarta-Tebet dan langsung

berada di bawah Suzuki dealer group sebagai produsen utama MOBIL SUZUKI

Indonesia.

PT Prima Auto Mandiri siap bersaing dengan usaha sejenisnya, dibuktikan

dengan dengan menggunakan sistem komputerisasi untuk menjalankan system operasi.

Tujuan utama PT Prima Auto Mandiri tidak hanya dapat menjual produk terbaik, tetapi

juga dapat memberikan pelayanan terbaik

III. 2 Bentuk Badan Hukum Perusahaan

  33

Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan izin usaha PT Prima Auto

Mandiri, selain daripada Akta Pendirian Nomor 12 tersebut, antara lain sebagai berikut :

Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas No. 317345100137 Tanggal 27

Februari 2002 dari Kantor Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaan Dunia

Usaha Pemerintah Kota Jakarta.

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) menengah No. 0078/PM/2002 Tanggal 10

Oktober 2002 dari Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaaan Dunia Usaha

Pemerintah Kota Jakarta.

Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PEM-80/WPJ.08/KP.0203/2002

Tanggal 10 Desember 2002 dari pihak kantor Pelayanan Pajak Jakarta dengan NPWP

No. 01.093.720.7-113.000

III.3 Kegiatan Usaha Perusahaan

Kegiatan pokok perusahaan adalah menjual mobil secara tunai maupun kredit

serta menyediakan jasa pemeliharaan mobil sebagai usaha tambahan. Supply MOBIL

SUZUKI ini didapat dari PT Dwi Perkasa Mobiltama dengan dan atau tanpa pemesanan.

Pemesanan dapat langsung dari PT Dwi Perkasa Mobiltama, tapi juga tanpa

pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa pesanan. PT Dwi Perkasa Mobiltama dapat

memberikan langsung memberikan supply mobil dikarenakan pertimbangan kredit yang

baik atau karena kelebihan stock mobil pada PT Dwi Perkasa Mobiltama.

Kegiatan utama yang dilakukan oleh PT Prima Auto Mandiri dalam operasi

perusahaan adalah :

1. Proses penitipan/konsinyasi MOBIL SUZUKI

  34

2. Proses penjualan mobil dan penagihannya

3. Proses penjualan spareparts dan jasa perbaikan

4. Proses pembelian mobil

5. Proses pembelian spare parts mobil dan keperluan kantor

6. Proses pengurusan STNK dan BPKB

Kegiatan usaha yang dilakukan adalah penjualan MOBIL SUZUKI dari

berbagai type dan usaha penyediaan jasa pemeliharaan mobil serta penjualan suku

cadang mobil yang juga di-supply dari PT Dwi Perkasa Mobiltama.

III. 4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

III.4.1. Struktur Organisasi

Organisasi merupakan pola hubungan antara fungsi-fungsi yang terdapat

dalam suatu perusahaan yang memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing

sesuai dengan tujuan dan kebutuhan pendirinya.

Struktur Organisasi merupakan kerangka pembagian fungsi yang ada

dalam suatu organisasi dan pendelegasian wewenang kepada masing-masing

fungsi, yang disusun secara sistematis guna mencapai tujuan perusahaan.

Stuktur Organisasi berbentuk bagan-bagan yang masing-masing

menjelaskan fungsi dan kegiatan yang terdapat dalam organisasi yang biasanya

diperlukan oleh perusahaan untuk membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi tergantung dari kegitan

operasi dalam kegiatan itu sendiri, pembagian tugas dan wewenang serta

  35

tanggung jawab masing-masing fungsi dan komunikasi diantara fungsi-fungsi

tersebut.

Struktur Organisasi akan selalu disesuaikan dengan perkembangan

perusahaan, sehingga dapat dilihat bahwa struktur organisasi merupakan wadah

yang hidup dan senantiasa mencari penyesuaian dengan perkembangan yang

terjadi dalam perusahaan. Struktur Organisasi yang tepat pada satu perusahaan,

belum tentu akan tepat bagi perusahaan lainnya, hal ini disebabkan karena

adanya perbedaan jenis perusahaan, luas lokasi perusahaan dan tujuan

perusahaan.

Dari hasil wawancara, Struktur Organisasi PT Prima Auto Mandiri

menggunakan sistem lini atau garis yang disusun secara singkat namun

pembagian tugas dilakukan secara jelas bagi masing-masing karyawan.

Para manager bertanggung jawab langsung atas para bawahannya yang

memiliki tugas masing-masing, dan juga bertanggung jawab langsung kepada

direktur atas segala tugas dan wewenang yang telah dipercayakan kepadanya.

Sedangkan penasehat direktur hanya berhubungan langsung dengan direktur

dalam memberikan laporan perkembangan perusahaan dan khususnya dalam

memberikan saran-saran untuk perkembangan perusahaan.

  36

Pada dasarnya secara keseluruhan mereka masing-masing terikat dalam

hubungan kerja yang normal dalam mencapai tujuan akhir perusahaan. Struktur

Organisai PT Prima Auto Mandiri dapat dilihat pada gambar 3.1 pada halaman

berikut ini:

  37

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT PRIMA AUTO MANDIRI

  38

III.4.2 Uraian Tugas dan Wewenang

Berikut uraian tugas dan wewenang dari setiap fungsi yang terdapat pada

struktur organisasi PT Prima Auto Mandiri adalah sebagai berikut:

1. Rapat Umum Pemegang Saham

Rapat Umum Pemegang Saham PT Prima Auto Mandiri adalah:

a. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan

• Diselenggarakan tiap tahun paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun

buku Perseroan ditutup.

• Perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca dan laba rugi dari tahun

yang bersangkutan dajukan oleh direktur untuk mendapatkan pengesahan

rapat.

• Pengajuan laporan tahunan mengenai jalannya Perseroan, hasil yang

dicapai selama tahun yang bersangkutan, perubahan yang terjadi selama

tahun buku serta rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang

mempengaruhi kegiatan Perseroan oleh direktur.

• Diputuskan penggunaan laba perseroan

• Hal-hal lain yang telah diajukan dengan tidak mengurangi ketentuan

dalam Anggaran Dasar.

b. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa

• Direksi atau komisaris berwenang menyelenggarakan Rapat Umum

Pemegang Saham Luar Biasa

  39

• Permintaan Rapat Umum Pemegang Umum Saham Luar Biasa secara

tertulis dan harus disampaikan dengan menyebutkan hal-hal yang hendak

dibicarakan disertai alasannya.

2. Komisaris

Tugas dan Wewenang komisaris PT Prima Auto Mandiri adalah sebagai berikut:

• Melakukan pengawasan atas kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan

perusahaan serta memberi nasehat dan saran kepada Direksi.

• Komisaris berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang

dikuasai Perseroan dan berhak memeriksa pembukuan, surat-surat serta

dokumen bukti lain untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan

Direksi.

• Direksi wajib memberikan penjelasan atas segala pertanyaan yang diajukan

Komisaris.

3. Direktur Utama

Direktur Utama memiliki kedudukan tertinggi dalam operasional PT Prima Auto

Mandiri yang memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:

• Menyediakan modal kerja yang dibutuhkan perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap perkembangan perusahaan baik kedalam

maupun keluar perusahaan.

• Mengawasi kegiatan para karyawan

• Mengawasi jalannya operasi perusahaan.

• Memberikan pelatihan khusus bagi karyawan inti perusahaan.

  40

4. Staff Ahli Direksi

Staff ahli direksi merupakan orang yang dapat dipercaya oleh Dirut dan

posisinya berada di bawah Dirut langsung. Tugas dan Wewenangnya adalah

sebagai berikut:

• Memberikan masukan kepada pimpinan untuk kemajuan perusahaan termasuk

langkah-langkah yang mungkin dapat ditempuh untuk kelancaran operasi

perusahaan, khususnya mengenai keuangan.

• Bertanggung jawab mengawasi pelaporan keuangan untuk pihak intern

maupun ekstern.

5. Kepala Bagian Pemasaran

Kepala Bagian Pemasaran memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:

• Bertanggung jawab membuat laporan penjualan yang ditujukan untuk

direktur

• Bertanggung jawab mencapai hasil penjualan yang telah ditentukan oleh

perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap promosi produk perusahaan

• Bertanggung jawab atas operasional bagian pemasaran

• Membuat dan mengembangkan strategi perusahaan.

• Mengawasi kegiatan operasi para tenaga marketing, salesman, termasuk juga

para channel.

• Membuat dan mengembangkan strategi perusahaan.

  41

Dalam melakukan tugasnya Bagian Pemasaran dibantu oleh :

a) Sales Marketing dan Channel

Tenaga Sales Marketing dan channel ini memiliki tugas dan wewenang

sebagai berikut:

• Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer

• Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyaknya

• Bertanggung jawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan

• Menjaga mutu pelayanan kepada customer

• Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu, dan sesuai

dengan yang dipesan.

• Memberi pesanan kepada bagian pembelian dan utang atas barang yang

diinginkan customer

a) Kepala Gudang

Kepala Gudang PT Prima Auto Mandiri memiliki tugas dan wewenang

sebagai berikut:

• Bertanggung jawab menjaga kualitas dan kuantitas barang.

• Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang.

• Membuat laporan Stock Gudang/kartu gudang.

• Membuat laporan bengkel yang kemudian diserahkan ke Bagian

Akuntansi

Kepala Gudang dalam melakukan tugasnya dibantu oleh petugas gudang dan

juga bertanggung jawab atas mekanik.

  42

• Mekanik

Bertugas memberikan jasa pemeliharaan dan perbaikan mobil bagi customer

garansi maupun customer lepas.

b) Kepala Bagian Keuangan

Kepala Bagian Keuangan memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:

• Bertanggung jawab atas laporan keuangan internal

• Mengawasi cashflow perusahaan.

• Mengawasi piutang dan hutang perusahaan.

• Membuat limit plafon hutang di bank.

• Membuat laporan mengenai saldo rekening perusahaan pada suatu bank

setiap harinya termasuk penerimaan dan pengeluaran kas/bank.

• Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dalam bidang keuangan.

• Membina dan menjaga hubungan baik dengan pihak bank yang

mendukung keuangan perusahaan.

• Mengkoordinir tugas-tugas yang dilakukan oleh Bagian Tagihan, Kasir

serta Bagian Pembelian dan Hutang.

• Bekerjasama dengan bagian Akuntansi dalam menyiapkan laporan

keuangan serta membuat rekonsiliasi bank.

Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Keuangan membagi staff-nya

menjadi tiga bagian yaitu:

a) Bagian Tagihan

Tugas dan Wewenang Bagian Tagihan PT Prima Auto Mandiri adalah

sebagai berikut:

  43

• Membuat kuitansi penagihan.

• Membuat laporan penagihan.

• Menagih piutang yang tersendat.

• Memonitor saldo-saldo piutang, untuk menghindari penumpukan piutang

yang terlalu besar.

b) Kasir

Tugas dan Wewenang Kasir PT Prima Auto Mandiri adalah sebagai berikut:

• Membuat laporan kas operasional perusahaan

• Mengeluarkan kas operasional perusahaan dan menjaga dana di kas selalu

tersedia.

• Menerima uang muka dari customer.

• Membuat kuitansi penerimaan uang.

• Membuat laporan penerimaan kas harian.

• Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta

pengeluarannya dan memastikan kebenaran penghitungan dengan jumlah

yang tercantum dengan bukti yang ada.

c) Bagian Pembelian dan Hutang

Tugas dan Wewenang Bagian Pembelian dan Hutang sebagai berikut:

• Menjalin hubungan yang baik dengan supplier melalui telepon dan email

• Melakukan pembelian unit mobil sebagai persediaan barang dagang

perusahaan dan mengusahakan pembelian agar selalu tepat waktu.

• Membuat surat pemesanan barang.

• Membuat laporan stock mobil berdasarkan pesanan pembelian.

  44

• Memelihara dokumen-dokumen pembelian dan pembayaran hutang

• Melakukan pembelian inventaris kantor dan spare parts mobil.

• Mengawasi hutang-hutang yang jatuh tempo.

• Membuat laporan hutang yang ditujukan untuk direktur.

• Mencatat pertambahan dan pengurangan saldo hutang ke dalam catatan

hutang.

• Membuat giro mundur sebagai pembayaran hutang dan mencatatnya ke

dalam register cek sebagai daftar pengeluaran giro yang telah dilakukan.

6. Kepala Bagian Akuntansi

Kepala Bagian Akuntansi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:

• Mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan berdasarkan bukti-

bukti yang ada ke dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas/bank,

melakukan posting dan menyusun laporan keuangan

• Membuat laporan keuangan perusahaan dan informasi keuangan untuk

kepentingan pihak luar perusahaan.

• Bekerja sama dengan bagian keuangan dalam menyiapkan rekonsiliasi bank.

• Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan dan lembaga lainnya

yang berhubungan dengan perusahaan, khususnya lembaga perpajakan.

• Mengawasi pekerjaan akuntansi, bertanggung jawab atas kebenaran dan

keakuratan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan.

• Turut memelihara dokumen-dokumen dan catatan pembukuan serta

mencegah penyalahgunaannya.

  45

• Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan dan lembaga lainnya

yang berhubungan dengan perusahaan, khususnya lembaga perpajakan.

Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala Bagian Akuntansi dibantu oleh bagian

pajak. Tugas dan wewenang staff pajak adalah sebagai berikut:

• Membuat laporan harian keuangan bengkel dan dealer.

• Membuat laporan bulanan bengkel dan dealer.

• Membuat laporan pajak yang berhubungan dengan bengkel dan dealer.

• Membuat faktur pajak atas penjualan yang dilakukan.

III.5 Fungsi Pembelian dan Pencatatan Hutang

Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan karena ini

menyediakan persediaan barang yang dibutuhkan dalam kegiatan usaha perusahaan.

Pada PT Prima Auto Mandiri kegiatan pembelian sangat penting dikarenakan satu-

satunya cara untuk mendapatkan persediaan barang dagang.

Apabila fungsi pembelian tidak efisien dapat mengakibatkan fungsi-fungsi yang

lain dalam perusahaan menjadi terhambat. Pengendalian yang efektif perlu dilakukan

terhadap fungsi pembelian karena menyangkut pembelian yang cukup besar dan

kelancaran kegiatan penjualan yang dibutuhkan konsumen sangat tergantung pada fungsi

pembelian ini.

Kegiatan pembelian pada PT Prima Auto Mandiri sebagian besar dilakukan

secara kredit dengan jatuh tempo tanpa angsuran. Pembelian secara tunai hanya

dilakukan perusahaan untuk mendapat persediaan barang tertentu yang jarang diminta

oleh konsumen, atau pada saat persediaan barang dagang benar-benar menipis,

  46

sementara persediaan konsumen sedang meningkat. Untuk persediaan barang harian,

semua dibeli secara kredit dan menimbulkan hutang lancar bagi PT Prima Auto

Mandiri.

PT Prima Auto Mandiri akan memesan barang pada saat type yang diinginkan

perusahaaan tidak tersedia di dealer dan di gudang perusahaan atau pada saat stock

mobil di gudang sudah mencapai batas tingkat minimum yang hanya didapat dari satu

supplier yaitu PT Dwi Perkasa Mobiltama, yang bertindak sebagai main dealer MOBIL

SUZUKI bagian wilayah Jakarta-Tebet. Namun terkadang juga akan mendapat stock

mobil tanpa melalui pemesanan dikarenakan PT Dwi Perkasa Mobiltama melihat saldo

kredit yang menurun dan pembayaran kredit yang baik oleh PT Prima Auto Mandiri.

Apabila terdapat kelebihan stock mobil pada PT Dwi Perkasa Mobiltama, tanpa bisa

menolak PT Prima Auto Mandiri harus menerima stock tersebut yang berarti juga akan

menambah saldo hutang pada PT Dwi Perkasa Mobiltama.

Pemenuhan kebutuhan akan stock mobil di perusahaan selalu terpenuhi,

dikarenakan PT Prima Auto Mandiri selalu menjaga itikad baik yaitu pembayaran

hutang selalu tepat pada tanggal jatuh tempo. Dalam prosedur pembelian, PT Prima

Auto Mandiri memiliki tiga jenis cara pembayaran, yang semuanya tetap ditujukan pada

satu supplier PT Dwi Perkasa Mobiltama, yaitu:

1. Langsung secara tunai

2. Langsung secara kredit

3. Melalui bank BCA sebagai perantara

  47

Berikut ini adalah kriteria dan perbedaan dari ketiga cara pembayaran tersebut:

Secara Tunai:

Mendapatkan diskon 0.75%

Permintaan Barang melalui pesanan terlebih dahulu

Dilakukan hanya untuk membeli barang yang jarang dibutuhkan atau barang yang

dibutuhkan cepat.

Secara Kredit (Langsung kepada supplier)

Tidak mendapatkan diskon

Permintaan Barang tanpa pemesanan atau dengan pemesanan.

Pembayaran dengan jatuh tempo dua minggu setelah SO tanpa angsuran (sales

order).

Tidak ada limit tertentu untuk saldo hutang, semua tergantung PT Dwi Perkasa

Mobiltama

Secara kredit (Melalui perantaraan BCA)

Mendapat diskon 0.75%

Permintaan Barang melalui pemesanan

Jatuh tempo pembayaran hutang 14 hari kerja

Ada limit plafon kredit sebesar 700.000.000

  48

Dapat dibayar secara angsuran dengan jumlah tergantung perusahaan

Harus membuat surat pelunasan yang ditujukan untuk bank yang bersangkutan

Dokumen-dokumen yang dipakai menyangkut pembelian dan hutang ini adalah:

a) Sales Order dari PT Dwi Perkasa Mobiltama sebagai ganti surat penagihan.

b) Laporan Penerimaan Barang.

c) Payment voucher.

A. Prosedur permintaan pembelian

Prosedur yang berkaitan dengan aktivitas permintaan pembelian sebagai persediaan

barang dagang adalah sebagai berikut :

• Permintaan kebutuhan dilakukan langsung oleh bagian marketing sesuai dengan

permintaan konsumen jika barang tidak tersedia di gudang.

• Bagian marketing melakukan permintaan pembelian secara langsung kepada bagian

pembelian.

• Dalam permintaan pembeliannya, bagian marketing akan menyebutkan type yang

diinginkan.

B. Prosedur Pembelian

Prosedur yang dilakukan dalam aktivitas pembelian persediaan barang dagang ini

adalah :

  49

• Setelah Bagian Pembelian menerima pesanan permintaan pembelian dari Bagian

marketing, Bagian pembelian akan melakukan pemesanan melalui telepon kepada

PT Dwi Perkasa Mobiltama.

• Pemesanan pembelian melalui telepon, tanpa menyertakan surat atau dokumen

tertentu sebagai bukti pemesanan pembelian. Pada pihak supplier mencatat

pemesanan pada Sales Order yang dianggap sama dengan surat pesanan

pembelian yang seharusnya telah dibuat oleh Bagian Pembelian.

• Tidak ada negosiasi harga karena sudah ada ketentuan harga untuk periode

tertentu.

C. Prosedur Penerimaan Barang

Prosedur yang akan dilakukan PT Prima Auto Mandiri dalam melakukan aktivitas

penerimaan barang adalah:

• Barang dikirimkan oleh supplier setelah adanya pemesanan dengan jangka waktu

pengiriman yang terkadang cukup lama hingga mencapai satu minggu setelah

pemesanan melalui telepon.

• Supplier akan menyerahkan barang berikut surat jalan dan sales order yang akan

diambil oleh messenger PT Prima Auto Mandiri satu hari setelah barang diterima.

Sales order berfungsi sebagai surat tagihan.

• Isi dari sales order adalah nomor sales order, tanggal, nama, nama dan alamat

pelanggan, kolom otorisasi oleh supplier, tanggal jatuh tempo cara pembayaran,

type mobil, warna, jumlah unit, harga satuan mobil dan total harga.

  50

• Tanggal sales order sama dengan tanggal pemesanan melalui telepon yang

dilakukan oleh Bagian pembelian.

• Isi dari surat jalan adalah tanggal, nama ,surat jalan, nama dan alamat pelanggan,

type mobil, warna, jumlah unit, nomor mesin, nomor rangka dan kolom otorisasi

dari pihak perusahaan dan PT Dwi Perkasa Mobiltama.

• Barang diterima oleh bagian pembelian dengan mencocokkan surat jalan dan sales

order dengan fisik barang. Kemudian diperiksa kualitas dan kuantitasnya seperti:

type, warna, dan jumlah unit mobil serta keadaan fisik barang harus baik dan tidak

lecet/rusak. Apabila ada yang rusak akan dikembalikan kepada PT Dwi Perkasa

Mobiltama.

• Apabila Bagian Pembelian setuju dengan kualitas dan kuantitas barang sesuai

dengan pesanan selanjutnya barang akan diserahkan kepada Bagian Gudang untuk

dapat disimpan dan diberikan ke Bagian Pemasaran sesuai kebutuhan serta untuk

dibuatkan suatu perincian stock mobil yang dimiliki perusahaan. Disini petugas

gudang akan mencocokkan surat jalan dengan fisik barang untuk kepentingan

pembuatan stock mobil.

• Petugas gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang berdasarkan surat

jalan yang diterima setelah memeriksa keadaan fisik barang.

• Laporan Penerimaan Barang dibuat rangkap dua yang didistribusikan kepada

bagian pembelian dan gudang.

  51

• Isi dari laporan Penerimaan Barang ini adalah nomor LPB, tanggal, telah diterima

dari, type mobil, warna dan jumlah unit serta kolom otorisasi dari petugas gudang.

• Petugas gudang juga harus memasukkan data-data yang ada di surat jalan ke dalam

kartu stock mobil perusahaan.

• LPB dan surat jalan akan diberikan ke Bagian Pembelian dan Pencatatan Hutang

untuk diproses lebih lanjut.

D. Prosedur Pencatatan dan pembayaran hutang

Dalam melakukan aktivitas pencatatan dan pembayaran hutang, langkah-langkah

yang akan dilakukan oleh Bagian Pembelian dan Hutang adalah sebagai berikut:

• Setelah menerima LPB dan surat jalan, Bagian pembelian dan hutang mencatat

data-data yang terdapat dalam sales order seperti: type, warna, jumlah barang,

jumlah terutang, tanggal jatuh tempo dan cara pembayaran ke dalam catatan

hutang yang akan menambah saldo hutang dagang perusahaan karena adanya

pembelian.

• Membuka giro mundur yang ditujukan kepada supplier. Giro ini disebut mundur

karena pada tanggal penerimaan barang, namun dengan tanggal pencairan giro

sesuai tanggal jatuh tempo hutang yang terdapat dalam sales order.

• Setelah giro dibuat, akan meminta otorisasi tanda tangan kepada direktur dengan

menyertakan sales order. Direktur akan mencocokkan jumlah terutang dalam sales

order dengan jumlah nominal giro, serta memeriksa kembali tanggal jatuh tempo

dan nomor rekening tujuan yang sudah ditulis dalam giro.

  52

• Giro yang sudah ditandatangani, dibuat copyannya dimana Lembar asli dikirim ke

supplier dan Lembar copy giro diarsip di bagian Pembelian dan hutang.

• Bagian hutang kemudian membuat payment voucher yang berfungsi sebagai bukti

kas keluar untuk pembayaran hutang dagang perusahaan. Payment voucher berisi

nomor giro, jumlah nominal uang yang dikeluarkan, tanggal pembuatan payment

voucher dan tanggal jatuh tempo giro. Bagian hutang mencatat data-data dari

payment voucher ke dalam catatan hutang yang menunjukkan bahwa hutang yang

terkait telah dibayar, yang akan mengurangi saldo hutang dagang perusahaan.

• Bagian pembelian dan hutang mengarsip LPB, surat jalan, sales order, payment

voucher dan copy giro.

E. Prosedur Retur Pembelian

Berikut proses yang terjadi berkait dengan prosedur retur pembelian dikarenakan

ada barang yang kualitas atau kuantitasnya tidak sesuai pesanan akan dikembalikan oleh

bagian gudang :

• Apabila ada mobil yang lecet, maka barang akan dikembalikan namun surat jalan

yang ada tetap ditandatangani. Memastikan bahwa barang pengganti akan

dikirimkan berikut dengan pesanan selanjutnya.

• Untuk pengembalian dalam jumlah unit kecil, pengembalian barang tidak merubah

isi sales order terkait dengan asumsi bahwa barang pengganti pasti akan diberikan

kemudian hari. Dengan demikian tanggal jatuh tempo atas barang pengganti tidak

berubah, tetap seperti tanggal yang ada pada sales order.

  53

• Untuk pengembalian dalam jumlah unit yang banyak, sales order baru akan

diberikan dengan tanggal jatuh tempo yang sesuai dengan tanggal pengiriman unit

mobil pengganti.