bab 3 data dan analisis 3.1 profil perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2012-1-00356-ka 3.pdf ·...

67

67

BAB 3

DATA DAN ANALISIS

3.1 Profil Perusahaan

PT. Pan Brothers Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

industri busana dan memproduksi bermacam-macam produk busana dari

berbagai kategori. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 21 Agustus 1980.

Perusahaan ini menawarkan sahamnya pada publik pada tahun 1990 dan terdaftar

di Bursa Saham Indonesia sejak 1990.

PT. Pan Brothers Tbk beserta beberapa anak perusahaannya

memproduksi busana yang dipotong, dijahit, dan dirajut, busana woven, serta

jaket woven berat dan ringan. Perusahaan ini memiliki pabrik-pabrik yang

tersebar di beberapa kota di Indonesia, antara lain: 2 pabrik untuk busana

dipotong, dijahit dan dirajut di Tangerang, 3 pabrik untuk jaket woven berat dan

ringan di Tangerang, 1 pabrik untuk jaket woven berat dan ringan di Sukabumi, 3

pabrik untuk busana dipotong, dijahit dan dirajut di Solo, 1 pabrik untuk jaket

woven berat dan ringan di Solo, 2 pabrik untuk jaket woven berat dan ringan di

Boyolali, dan 4 pabrik untuk busana dipotong, dijahit dan dirajut di Boyolali.

PT. Pan Brothers Tbk memfokuskan bisnis dan pangsa pasar mereka

dalam ruang lingkup internasional. Pangsa pasar PT. Pan Brothers Tbk tersebar

di Amerika Serikat, Eropa Barat dan Timur, Kanada, Jepang, Australia, dan

negara-negara lain.

Di tahun 2011 PT. Pan Brothers Tbk memiliki anak perusahaan baru

yaitu, perusahaan agen pembelian busana yang bernama PT. Hollit International.

68

68

Kerja sama ini akan membentuk salah satu grup terkuat di Asia dengan kapasitas

produksi yang berlimpah, pengetahuan mendalam tentang produk, pemahaman

produk dan fashion serta akan membuat PT. Pan Brothers Tbk tumbuh lebih

cepat dan besar sebagai penyedia busana yang unik di pasar global. Di awal 2011,

kantor cabang PT. Pan Brothers Tbk di Korea didirikan dan beroperasi penuh.

Kantor cabang PT. Pan Brothers Tbk saat ini tersebar di beberapa negara, seperti

Singapura, Hongkong, Taiwan, China dan Korea. Kantor-kantor ini melayani

pembelian dan penjualan.

Pabrik-pabrik PT. Pan Brothers Tbk di Indonesia di tahun 2010 serta

mempekerjakan 11.222 pekerja dan di akhir 2011 akan bertambah hingga 17.800

pekerja.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Perusahaan

Menjadi penyuplai busana terpadu dan mendunia.

Misi Perusahaan

• Meningkatkan kinerja dan produk perseroan dengan menerapkan keahlian

manajemen terbaik.

• Menciptakan peluang yang terbaik bagi para karyawan untuk berkembang

dan mencapai potensi maksimal.

• Meningkatkan secara maksimal nilai investasi para pemegang saham dan

memberikan kesempatan yang menarik.

69

69

• Meningkatkan tata kelola perseroan yang baik.

• Memanfaatkan sumber daya keuangan secara efisien.

• Mempertahankan kepemimpinan di bidang penyuplai busana serta memasok

produk-produk bermutu dengan harga pantas.

• Memberikan kontribusi aktif untuk membangun perekonomian Indonesia.

3.3 Rencana Strategi Bisnis

Rencana strategi bisnis berisi sekumpulan strategi yang akan dijalankan

oleh PT. Pan Brothers Tbk untuk mencapai sasaran bisnis perusahaan.

Adapun arahan strategi yang akan dijalankan oleh perusahaan adalah

sebagai berikut:

• Peningkatan daya saing perusahaan

• Peningkatan efisiensi operasional

• Peningkatan pendapatan perusahaan

• Peningkatan pangsa pasar/pelanggan

• Penciptaan brand image baru

• Peningkatan kinerja sistem

Strategi-strategi yang dijalankan di atas, dimaksudkan untuk

meningkatkan performa dari PT. Pan Brothers Tbk sebagai salah satu perusahaan

penyuplai busana terpadu dan mendunia. Di samping itu, strategi tersebut juga

dimaksudkan untuk meningkatkan profit dari perusahaan, meningkatkan efisiensi

70

70

kerja dari karyawan, meningkatkan produktivitas kerja karyawan, serta

meningkatkan daya saing perusahaan.

Untuk itulah PT. Pan Brothers Tbk memanfaatkan kemajuan teknologi

informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, seperti pembangunan sistem ERP,

dimana sistem tersebut mampu mengintegrasikan semua informasi dan proses

bisnis yang dijalankan di PT. Pan Brothers Tbk. Dengan adanya sistem ERP,

secara tidak langsung dapat meningkatkan produktivitas kerja perusahaan. Ini

merupakan salah satu bagian dari usaha untuk meningkatkan efektivitas dan

efisiensi perusahaan.

71

71

3.4 Struktur Organisasi dan Job Description di Perusahaan

3.4.1 Struktur Organisasi dan Job Description secara umum

Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pan Brothers Tbk

71

72

72

Job Description

Berikut adalah pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing

divisi/bagian yang ada di dalam struktur organisasi perusahaan secara

umum:

Tugas dan wewenang Board of Commissioners adalah:

• Menentukan strategi bisnis jangka panjang dalam rangka mencapai

visi dan misi perusahaan sesuai dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan

oleh pemegang saham.

• Mengimplementasikan rencana kerja serta tujuan keseluruhan

organisasi.

• Menentukan, mengimplementasikan, serta mengevaluasi secara

berkala anggaran serta program kerja perusahaan.

• Menentukan kebijakan-kebijakan eksternal melalui negosiasi-

negosiasi bisnis perwakilan perusahaan kepada partner bisnis dan

perusahaan lain.

Tugas dan wewenang Board of Directors adalah:

• Membantu tugas-tugas Board of Commissioners.

• Melaporkan kinerja serta membuat keputusan jangka panjang dan

menengah.

• Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang

administrasi keuangan, kepegawaian dan sekretariat.

73

73

• Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta

pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

Tugas dan wewenang Divisi IT adalah:

• Melaporkan secara berkala hasil kerja Divisi IT ke Direktur Keuangan.

• Menganalisa dan merancang prototype ERP system secara

keseluruhan sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna dalam

membangun software ERP.

• Bertanggung jawab atas jalannya implementasi software ERP berjalan

baik sesuai jadwal yang ditentukan, termasuk jalannya pelatihan

terhadap pengguna terkait.

• Bertanggung jawab atas infrastruktur, jaringan, telekomunikasi, dan

perangkat hardware yang mendukung operasional pekerjaan.

• Bertanggung jawab atas implementasi dan pengembangan software

ERP, agar sinkronisasi dengan strategi bisnis perusahaan untuk

jangka waktu mendatang.

• Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang baik

dengan divisi terkait, terutama dalam memberikan solusi terhadap

permasalahan yang dihadapi yang berkaitan dengan software dan

hardware ERP.

• Memberikan motivasi, koordinasi, dan meningkatkan kerjasama serta

meningkatkan keterampilan dan kompetensi dalam bidang IT dan IS.

• Memberikan instruksi kerja kepada bawahannya.

74

74

• Memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi dalam

divisi IT, termasuk dalam teknis pemrograman, perancangan sistem

database, perancangan sistem informasi ERP, teknologi informasi

(hardware, jaringan, telekomunikasi).

• Memastikan schedule training dan implementasi kepada pengguna

tiap divisi berjalan sesuai waktu yang telah ditentukan.

• Memberikan wewenang kepada bawahan sesuai dengan job

description masing-masing.

• Mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi dalam source code

program.

Tugas dan wewenang Bagian Logistic (Divisi Merchandising,

Purchasing, Warehouse):

Tugas dan wewenang Divisi Merchandising adalah:

• Bertanggung jawab atas semua kegiatan Merchandiser.

• Bertanggung jawab atas distribusi penugasan untuk Merchandiser.

• Bertanggung jawab atas penyelesaian permasalahan Merchandiser

yang tidak dapat diselesaikan oleh Assistant Manager.

• Memantau pembelian bahan baku dan aksesoris impor dan ketepatan

waktu pengirimannya.

• Bertanggung jawab atas sampel, dan mencari penyelesaian bila tidak

bisa ditangani sendiri oleh Merchandiser.

75

75

• Bertanggung jawab atas kuantitas, harga, dan delivery yang tertera di

LC & PO.

• Memberikan informasi ke semua pihak terkait, jika terjadi

keterlambatan pengapalan/ketibaan barang impor di Indonesia.

• Memberikan informasi ke semua pihak terkait mengenai closing time

export.

• Bertanggung jawab untuk memberitahukan ke pihak terkait untuk

perubahan schedule export dan LC extention jika diperlukan.

• Melakukan klaim ke pihak terkait jika terjadi ketidaksesuaian bahan

baku dan aksesoris impor.

• Melakukan pemantauan atas kinerja supplier bahan baku dan

aksesoris impor setiap 6 bulan sekali. (Juli 15 untuk periode Jan-Juni,

Jan 15 untuk periode Juli-Desember).

• Bertanggung jawab dalam meningkatkan kinerja divisi.

• Mendiskusikan jadwal ekspor dengan marketing jika terjadi

keterlambatan shipment.

• Menentukan shipment mode barang impor (sea/air) dan bila jumlah

signifikan, maka harus persetujuan marketing manager.

• Menginformasikan ke marketing jika terjadi shortship/overship di

atas toleransi.

• Menyarankan penggantian outsourcing company jika terjadi

penyimpangan dari kualitas; delivery time ke Marketing Manager &

PPIC.

76

76

Tugas dan wewenang Divisi Purchasing adalah:

• Bertanggung jawab atas semua pembelian, kecuali impor.

• Mencari supplier yang memenuhi persyaratan perusahaan/buyer dan

memantau kinerja supplier.

• Menjaga agar penerimaan barang sesuai dengan jumlah, kualitas,

harga, dan waktu sesuai dengan Purchase Order.

• Melakukan klaim ke supplier atas penyimpangan dengan Purchase

Order.

• Melakukan pemantauan atas persediaan gudang yang biasa dipakai

agar dapat mengurangi Purchase Order.

• Meminta persetujuan dari MCC sebelum Purchase Order dikirim ke

supplier.

• Dengan persetujuan pemakai merubah jenis barang yang dipesan.

• Dengan persetujuan pemakai merubah jadwal penerimaan barang.

• Menginstruksikan Assistant Manager/Supervisor dan staf untuk

memantau alur produksi barang yang dipesan di tempat supplier.

Tugas dan wewenang Divisi Warehouse adalah:

• Melakukan pemesanan baik kuantitas maupun kualitas.

• Memastikan seluruh persediaan tercatat dengan baik dan benar.

• Memantau penempatan persediaan pada tempat dan sesuai prosedur

yang ditentukan.

• Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran barang.

77

77

Tugas dan wewenang Divisi Factory adalah:

• Membuat seluruh perencanaan proses produksi.

• Mengontrol pengoperasian produksi dan pemeliharaan sarana

produksi.

• Mengontrol pencapaian target produksi.

• Meningkatkan produktivitas produksi sampai finishing.


dengan divisi terkait proses produksi.

Tugas dan wewenang Divisi Quality Assurance adalah :

• Memberikan arahan dan penyusunan rencana inspeksi searah dengan

rencana produksi.

• Menyusun prosedur kerja/standar Divisi QA.

• Memberi penjelasan, arahan, dan teknik QA kepada semua

koordinator dan inspector cutting sampai packing audit.

• Menentukan dan mengkoordinasikan aktivitas QA untuk mencapai

hasil produksi yang memenuhi persyaratan ekspor.

• Menjalin hubungan yang harmonis dengan buyer.

• Menyusun standar mutu/pemastian mutu produk melalui verifikasi

dan validasi produk, menentukan kriteria reject dan lolos (kriteria

kualitas).

• Mengapproach buyer untuk toleransi kualitas.

• Menentukan kualitas produksi.

78

78

• Memberikan informasi secara lisan/tertulis jika produksi melakukan

penyimpangan.

• Memberhentikan jalannya produksi jika terjadi kemungkinan

kesalahan/penyimpangan.

• Memberikan saran/jalan keluar untuk perbaikan jika terjadi

penyimpangan ke produksi.

• Memberhentikan proses/dan pengiriman sampel apabila tidak sesuai

dengan mutu yang telah ditetapkan oleh buyer.

• Menentukan standar kualitas washing sesuai dengan permintaan

buyer.

• Menentukan kualitas kain sesuai standar.

• Menciptakan hubungan yang baik dengan seluruh jajaran perusahaan.

79

79

3.4.2 Struktur Organisasi dan Job Description Divisi Warehouse

Struktur Organisasi

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Warehouse

79

80

80

Job Description

Warehouse Manager:

• Melakukan rapat koordinasi antar manager dengan GM (1 bulan

sekali).

• Memastikan seluruh persediaan tercatat dengan baik dan benar.

• Melakukan pemesanan baik kuantitas maupun kualitas.

• Memantau penempatan persediaan pada tempat dan sesuai prosedur

yang ditentukan.

• Menugaskan seluruh personal gudang secara efisien dan dapat saling

menggantikan.

• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang.

• Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran barang.

• Melaporkan kepada atasan dan pihak terkait, apabila terjadi kesalahan

penerimaan/pengiriman atau hal-hal lainnya yang menyimpang dari

prosedur.

• Mengusulkan pengajuan klaim atas barang yang diterima ke pihak

terkait.

Fabric Superintendent:

• Memantau penempatan persediaan fabric pada tempat dan sesuai

prosedur yang ditentukan.

• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang fabric.

• Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran fabric.

81

81

• Mengusulkan pengajuan klaim atas fabric yang diterima tidak

memenuhi standar kualitas.



prosedur.

Accessories Superintendent:

• Memantau penempatan persediaan aksesoris pada tempat dan sesuai

prosedur yang ditentukan.

• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja gudang aksesoris.

• Mengawasi dan mengontrol pemasukan serta pengeluaran aksesoris.

• Mengusulkan pengajuan klaim atas aksesoris yang diterima tidak

memenuhi standar kualitas.



prosedur.

82

82

3.4.3 Divisi Factory

Struktur Organisasi

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Divisi Factory

82

83

83

Job Description

Factory General Manager:

• Membuat seluruh perencanaan proses produksi.

• Mengontrol pengoperasian produksi dan pemeliharaan sarana

produksi.

• Meningkatkan produktivitas produksi sampai finishing.

• Mengontrol pencapaian target produksi.

• Meningkatkan kerjasama, koordinasi, dan komunikasi yang

baik dengan divisi terkait proses produksi.

• Mengambil keputusan untuk kebijakan di Divisi Factory.

• Melakukan persetujuan (approval) atas perubahan rencana

produksi yang terjadi.

Production Section Manager:

• Memberikan arahan dan penyusunan rencana produksi sesuai

dengan schedule penerimaan bahan baku dan bahan pembantu.

• Meningkatkan produktivitas produksi dari sewing sampai

finishing.

• Menangani teknik produksi agar lebih efisien dan efektif

untuk memenuhi standar quality buyer.

• Mencapai target quantity order dan waktu delivery.

84

84

• Mengurangi tingkat reject dan rework sampai tercapainya zero

defect dengan kontrol proses yang sesuai prosedur, konsisten,

dan terukur.

• Mengatur penempatan tenaga kerja dalam PAN masing-

masing dan melakukan mutasi internal untuk meningkatkan

produktivitas.

• Mengusulkan program pengembangan, pendidikan, training

yang diperlukan dalam PAN masing-masing sesuai kebutuhan.

• Memberitahukan ke pihak terkait jika terjadi penyimpangan

target waktu delivery atau jika terjadi over shipment maupun

short shipment.

• Memberitahukan ke pihak terkait jika terjadi kesalahan yang

tidak bisa lolos toleransi buyer.

• Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan kerja.

• Melakukan tugas lain yang diberikan atasan.

IE Section Manager:

• Mengkoordinir pembuatan target produksi dengan dasar time

study yang dilakukan di area produksi, sample room atau

tempat lain, atau berdasarkan track record.

• Mengkoordinir pelaksanaan evaluasi target dengan melakukan

time study aktual untuk mendukung efisiensi dan produktivitas

operasi dari tahapan proses produksi.

85

85

• Mengkoordinir penetapan stok minimum dan manajemen

pengendalian WIP (Work in Process).

• Melakukan pemantauan dan evaluasi dari pelaksanaan proses

produksi.

• Melakukan evaluasi dan memberikan usulan perbaikan sistem

5 M (Man, Machine, Material, Method, Money) guna

mendukung pelaksanaan proses produksi yang efektif dan

efisien.

• Bertanggung jawab dan melakukan perbaikan yang

berkesinambungan terhadap sistem kerja guna penghematan

waktu dan biaya.

• Menciptakan hubungan yang baik dengan seluruh jajaran

perusahaan yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.

• Menjaga lingkungan kerja yang bersih dan tertib sesuai

standar K3 dan 6S.

• Tugas lain yang diberikan atasan yang terkait dengan

kepentingan perusahaan.

86

86

Struktur Organisasi Sub Divisi Cutting

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Sub Divisi Cutting

86

87

87

Job Description

Chief Cutting:

• Membuat susunan rasio yang akan dikirim ke marka komputer.

• Membuat susunan rencana consumption cutting setelah selesai

dimarka.

• Melakukan pengontrolan terhadap order yang akan dan sedang

dicutting untuk menghindari kesalahan.

• Membagikan tugas kepada supervisor untuk order yang siap

diproduksi.

• Menyusun rencana gelaran untuk order yang sudah siap turun.

• Mengontrol pengiriman kain yang siap dicutting.

• Melakukan pengontrolan hasil produksi cutting dan kemampuan

target.

• Membukukan hasil cutting.

• Persiapan sampel.

• Mengkoordinasikan supervisor.

• Mengatur kelancaran produksi cutting.

• Menentukan kualitas terhadap supervisor.

• Menjaga agar tidak terjadi kesalahan dalam proses produksi cutting.

• Tercapainya target sesuai schedule.

• Memberi izin kepada bawahan jika ada keperluan yang tidak bisa

ditunda lagi.

88

88

• Memberi teguran kepada supervisor dan bawahannya jika ada

kesalahan.

• Memberi penilaian terhadap supervisor.

• Menberi saran terhadap anak buah.

• Memberi bimbingan dan pengawasan kepada bawahan tentang teknik

kerja.

• Menentukan hasil target.

Supervisor Cutting:

• Menyusun rencana kerja.

• Pendelegasian/mengkoordinasikan rencana kepada bawahan.

• Mengontrol hasil kerja bawahan.

• Memberi arahan dan motivasi dalam pelaksanaan tugas.

• Menyiapkan gelaran sesuai dengan PO.

• Berkoordinasi dengan bagian copy marka.

• Mengawasi dan mengarahkan Bagian Numbering.

• Mengecek bordir dan printing.

• Menyiapkan potongan kain yang akan dikirim ke bordir.

• Mempersiapkan order yang sudah mau masuk ke proses sewing.

• Melaporkan bordir printing ke Kepala Bagian.

• Mempersiapkan potongan yang akan diekspor lebih dahulu.

• Memberi pekerjaan/teknik yang lebih baik (cepat).

• Mengecek setting kain, marka, hasil gelaran, dan hasil potongan baju.

89

89

• Merawat fasilitas kerja sesuai yang diamanatkan oleh manajemen.

• Memperhatikan keselamatan dan kesehatan kerja.

• Meningkatkan kualitas lingkungan kerja dan produktivitas yang baik.

• Bertanggung jawab terhadap bawahan dan pekerjaannya.

• Merapikan potongan sesuai dengan komponen yang ada, untuk

memudahkan penggabungan, baik bordir maupun printing dan

pengiriman ke sewing sesuai dengan tempat yang ada.

90

90

Struktur Organisasi Sub Divisi Sewing

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Sub Divisi Sewing

90

91

91

Job Description

Kepala Bagian Sewing:

• Melakukan PP Meeting.

• Mempersiapkan sampel pola, kartu produksi, mesin dan alat bantu

lainnya sesuai order yang akan turun.

• Mempersiapkan dan membagikan pekerjaan untuk setiap line kepada

Chief dan Supervisor.

• Menjelaskan cara kerja setiap proses sesuai layout IE dan permintaan

buyer.

• Mencapai target yang telah ditentukan berdasarkan time study IE.

• Menjaga kualitas dan mengurangi tingkat reject/rework dengan

memberikan standar mutu yang sesuai permintaan buyer.

• Menyelesaikan order sesuai jadwal ekspor.

• Mengontrol jalannya produksi secara menyeluruh dan

menindaklanjuti setiap masalah yang ditemukan.

• Melapor kepada atasan apabila ada hal-hal yang tidak bisa diatasi.


Chief Sewing:

• Mempersiapkan sampel pola, kartu produksi, mesin dan alat bantu

lainnya sesuai order yang akan turun.

• Mengkoordinasikan supervisor dan mengatur pekerjaan dalam

produksi.

92

92

• Membuat layout/rencana kerja setiap style baru.

• Menjelaskan cara kerja setiap proses sesuai layout IE dan permintaan

buyer.

• Mencapai target yang telah ditentukan berdasarkan time study IE.

• Menjaga kualitas dan mengurangi tingkat reject/rework dengan

memberikan standar mutu yang sesuai permintaan buyer.

• Menyelesaikan order sesuai jadwal ekspor.

• Memberikan motivasi kepada supervisor dan operator untuk bisa

mencapai target yang ditentukan.

• Mengontrol hasil output.

• Meeting pagi sebelum bekerja.

• Mengontrol jalannya produksi secara menyeluruh dan

menindaklanjuti setiap masalah yang ditemukan.

• Melapor kepada atasan apabila ada hal-hal yang tidak bisa diatasi.

• Memantau absensi operator yang tidak hadir.


93

93

3.4.4 Struktur Organisasi dan Job Description Divisi Information Technology

Struktur Organisasi

Gambar 3.6 Struktur Organisasi Divisi Information Technology

93

94

94

Job Description

IT General Manager:

• Melaporkan secara berkala hasil kerja Departemen IT ke Direktur

Keuangan.

• Menganalisa dan merancang prototype ERP system secara

keseluruhan sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna dalam

membangun software ERP.

• Bertanggung jawab atas jalannya implementasi software ERP

berjalan baik sesuai jadwal yang ditentukan, termasuk jalannya

pelatihan terhadap pengguna terkait.

• Bertanggung jawab atas infrastruktur, jaringan, telekomunikasi, dan

perangkat hardware yang mendukung operasional pekerjaan.

• Bertanggung jawab atas implementasi dan pengembangan software

ERP, agar sinkronisasi dengan strategi bisnis perusahaan untuk

jangka waktu mendatang.


dengan divisi terkait, terutama dalam memberikan solusi terhadap

permasalahan yang dihadapi yang berkaitan dengan software dan

hardware ERP.

• Memberikan motivasi, koordinasi, dan meningkatkan kerjasama serta

meningkatkan skill dan kompetensi dalam bidang IT dan IS.

95

95

IT Sofware Manager:

• Melaporkan secara berkala hasil kerja divisi IT Software ke IT GM.

• Bertanggung jawab atas semua aplikasi program yang sudah dan

sedang dikembangkan agar sesuai dengan kebutuhan manajemen dan

pengguna.

• Merancang analisis detail terhadap sistem yang akan dikembangkan

pada aplikasi program sesuai kebutuhan manajemen dan pengguna.

• Mengajukan pendidikan komputer yang berhubungan dengan self

development program termasuk tools pendukungnya.

• Menyusun Standar Operating Prosedure (SOP) atas aplikasi program

yang akan diimplementasi kepada pengguna.

• Mendidik dan memotivasi bawahan agar bekerja optimal serta

bertanggung jawab terhadap tugas yang di bebankan padanya.

IT Hardware Manager:

• Membantu kelancaran tugas IT General Manager dalam

melaksanakan tugasnya.

• Meneruskan kebijakan yang sudah digariskan IT General Manager.

• Memonitor kelancaran tugas yang diberikan kepada staf dibawah IT

Hardware Manager.

• Melaporkan hasil kerja kepada IT General Manager.

• Melaporkan keluhan/masukan dari user untuk ditindak lanjut.

96

96

• Membantu, menjalankan, memastikan mendukung, memberi masukan

dan memberi keputusan untuk tiap sub bagian IT Hardware yaitu

Network, Engineering, Server Support, Technical Support,

Telecommunication, Web Support, dan Purchasing.

• Memberikan dukungan teknis dan bantuan dalam kepada direksi dan

grup perusahaan lainnya, sesuai dengan permintaan dan

kebijaksanaan yang ditentukan.

• Merencanakan dan mengelola hal-hal terkait dengan bidang IT untuk

kemajuan dan eksistensi masa depan.

• Memelihara dan situs perusahaan dan update halaman situs

perusahaan.

• Memantau pengembangan situs (sistem operasi, software).

• Berkonsultasi atau koordinasi dengan bagian lain untuk menentukan

kebutuhan perusahaan dalam penggunaan situs perusahaan.

• Mendefinisikan kriteria desain halaman situs, memastikan konsistensi

dengan desain yang ada atau standar yang ditetapkan.

• Memelihara data situs dan program serta kelangsungan dari situs

tersebut dengan pihak internal dan eksternal.

• Menjalin hubungan dengan pihak ke tiga dalam setiap hal yang

berhubungan dengan kelancaran kerja.

• Mengelola fungsi IT operasional sehari-hari.

• Untuk mengelola divisi IT meliputi penilaian staf, mendisiplinkan,

dll.

97

97

Senior Programmer:

• Membantu kelancaran tugas IT Manager (software) dalam


• Membantu kelancaran tugas IT GM dalam membangun dan

mengembangkan software ERP.

• Membuat dan mengembangkan dalam bahasa pemrograman untuk

ERP aplikasi program sesuai rancangan dan analisis sistem IT GM.

• Melakukan trial simulasi terhadap ERP aplikasi program yang telah

selesai sebelum dilakukan training oleh system support.

• Melakukan training kepada tim System Support atas aplikasi ERP

program yang sudah siap diimplementasikan.

• Sebagai Database Administrator ERP aplikasi program.

• Melakukan dokumentasi (source code) atas aplikasi program yang

telah dibuat.

Programmer:

• Membantu kelancaran tugas IT Manager (software) dalam


• Membuat dan mengembangkan dalam bahasa pemrograman untuk

aplikasi program sesuai rancangan dan analisis sistem IT Manager

(software).

• Melakukan trial simulasi terhadap aplikasi program yang telah selesai

sebelum dilakukan training kepada pengguna.

98

98

System Support:

• Membantu kelancaran pengguna dalam menjalankan aplikasi ERP

program.

• Membantu mengumpulkan dokumentasi dan informasi atas aplikasi

program yang akan dianalisa oleh senior programmer.

• Melakukan trial simulasi aplikasi program ERP untuk memastikan

tidak terjadi error program sebelum training dan implementasi

kepada pengguna terkait.

• Melakukan training menjalankan aplikasi ERP program kepada

pengguna sesuai jadwal training yang ditentukan Senior

Programmer dan IT GM.

• Menerima dan menindaklanjuti dengan cepat memberikan solusi

terhadap keluhan pengguna dalam menjalankan aplikasi ERP

program.

Technical Support:

• Membantu kelancaran tugas IT Hardware Manager dalam


• Meneruskan kebijakan yang sudah digariskan IT Hardware Manager.

• Melaporkan keluhan/masukan dari user untuk ditindak lanjut.

• Melaporkan hasil kerja kepada IT Hardware Manager.

• Mencari penawaran untuk produk/barang yang akan dibeli

• Melakukan percobaan software eksternal dan penerapannya.

99

99

• Memelihara dan melakukan backup data perusahaan secara rutin.

• Bertemu dan mencari supplier baru lain untuk menegosiasikan harga,

meningkatkan, kualitas produk, dan pengiriman.

• Review klaim pesanan pembelian dan kontrak untuk kesesuaian

dengan kebijakan perusahaan.

• Negosiasi dan merumuskan kontrak kerja untuk peralatan dan

pembelian barang/jasa (bekerja sama dengan bagian legal).

• Berpartisipasi dalam mencari informasi/perkembangan baru dari

spesifikasi peralatan, produk, persediaan atau bahan pengganti.

• Melakukan pendataan pembelian, klaim dan ketersediaan data lannya

yang terkait dengan pembelian.

• Menyediakan bantuan dan solusi masalah penggunaan khususnya

telepon dan alat komunikasi lainnya.

• Menyediakan dan perubahan data ekstensi serta alokasi pesawat

telepon.

• Memverifikasi dan menyimpan semua laporan biaya yang diterima

dari bagian operator.

• Membuat inventasi perangkat PABX, pesawat telepon, jaringan

PABX dan lainnya.

• Melakukan penerapan standarisasi software di perusahaan.

• Melakukan perbaikan peralatan dan perawatan peralatan secara

berkala.

100

100

• Membantu pengguna dalam mengatasi permasalahan komputer dan

penggunaannya.

• Memelihara dan melakukan backup data di server perusahaan secara

rutin.

• Menambah (upgrade), konfigurasi serta merekomendasikan peralatan

tambahan untuk mengoptimalkan kemampuan komputer.

• Membantu personil divisi lain sebagai sumber daya komputer.

• Memberikan orientasi dan dukungan penggunaan komputer untuk staf

baru.

• Mengembangkan dan melakukan berbagai pelatihan dan instruksi

untuk pengguna sistem pada sistem operasi, dan aplikasi umum

(standar perusahaan) lainnya, membantu pengguna dalam

memaksimalkan penggunaan jaringan dan sistem komputasi.

• Berpartisipasi dalam mencari informasi/perkembangan baru dari

spesifikasi peralatan, produk, persediaan atau bahan pengganti.

• Membantu, mengevaluasi, merekomendasikan pembelian komputer,

perangkat keras jaringan, peralatan peripheral, dan software.

• Menggunakan dan memelihara peralatan digital.

• Melakukan pencatatan persediaan peralatan dan software pendukung.

• Pencatatan lisensi dan menjaga kelangsungannya.

101

101

• Bekerja sama dan membantu dalam bidang Technical Support.

• Bekerjasama dengan divisi umum (General Affair) dan sub bagian IT

lainnya.

• Melakukan tugas lain seperti ditetapkan kemudian.

102

102

3.5 Proyek ERP PT. Pan Brothers Tbk

3.5.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.7 Struktur Organisasi Proyek ERP PT. Pan Brothers Tbk

102

103

103

3.5.2 Job Description

Steering Committee:

• Menentukan visi dan konfirmasi visi, tujuan, dan cakupan proyek.

• Melakukan konfirmasi atas konsep sistem secara global.

• Melakukan konfirmasi terhadap implementation plan, cost dan benefit

yang didapat dari proyek.

• Melakukan review atas progress pencapaian proyek.

• Bertanggung jawab dalam mengkomunikasikan proyek ke seluruh

lapisan perusahaan.

• Meminta dukungan dan keterbukaan karyawan atas proyek yang akan

dijalankan.

• Pra-konfirmasi visi, tujuan, dan cakupan proyek.

• Melakukan konfirmasi hasil perancangan sistem yang baru dan

berkomitmen untuk dilaksanakan.

• Melakukan follow-up dana dan sumber daya yang telah diputuskan

bersama.

• Menyeimbangkan kepentingan implementasi dan operasi proyek.

• Memberikan penghargaan dan pengakuan terhadap partisipasi

karyawan.

• Melakukan review dan monitoring terhadap jalannya proyek.

104

104

Project Manager:

• Melakukan persiapan proyek dan menciptakan suasana urgent

sehingga semua pihak merasa berkepentingan.

• Memberikan arahan dan pendekatan secara keseluruhan pada tim

proyek.

• Menjembatani komunikasi antara steering committee dan tim proyek.

• Melaporkan kemajuan setiap fase proyek kepada steering committee.

• Menjamin kelancaran tim mendapatkan informasi dan dokumen yang

diperlukan dalam proyek.

• Aktif dalam memberikan ide perbaikan, mengintegrasikan konsep,

dan aktif dalam konfirmasi ke manajemen.

• Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan pihak terkait dan

menyusun strategi implementasi proyek.

• Melakukan review atas perkembangan implementasi proyek secara

rutin dan melaporkan ke steering committee.

Tim IT (Support & Implementation):

• Bertanggung jawab dalam menjamin selesainya desain sampai detil

dan rencana implementasi untuk inisiatif yang menjadi tugasnya.

• Melakukan sinkronisasi desain tool IT.

• Mengawasi pelaksanaan inisiatif dan membantu memfasilitasi

pemecahan hambatan-hambatan.

105

105

• Mengumpulkan data paket IT serta mendokumentasikan dan

menganalisa sistem berjalan.

• Melakukan identifikasi kebutuhan untuk sistem yang baru.

• Menyusun activity plan untuk mengimplementasikan sistem serta

menjamin penyelesaian sistem baru.

• Menyusun perencanaan dan strategi penerapan manajemen perubahan

dari sistem lama ke sistem baru dalam rangka pengelolaan perubahan

secara efektif.

• Mendorong terjadinya perubahan, aktif dalam penyusunan proses

bisnis, memantau dan mengidentifikasi potensi konflik dalam

penyusunan proses bisnis dan mengkoordinasikan dengan Business

Process Owners dan struktural.

• Merekomendasikan perubahan proses bisnis pada unit–unit kerja yang

memerlukannya dan infrastruktur perubahan kepada unit kerja terkait.

• Secara intensif melaksanakan proses sponsorship, komunikasi,

sosialisasi, dan transformasi yang terstruktur diselaraskan dengan

program budaya perusahaan.

• Mengantisipasi dan mengelola resiko kegagalan proyek dan dampak

perubahan proses bisnis dan implementasi ERP.

• Menyusun kurikulum pelatihan, menyusun kebutuhan perlengkapan

pelatihan, dan mengkoordinasikan alih pengetahuan dan

pengembangan kemampuan kepada user.

106

106

• Menjaga agar proses–proses bisnis yang akan diimplementasikan

selaras dengan kebutuhan bisnis perusahaan dengan aktif terlibat

dalam penyusunan Business Process Blueprint.

• Memberikan masukan baik diminta maupun tidak diminta kepada tim

proyek, untuk menjaga jalannya implementasi agar sesuai dengan

kebutuhan transformasi bisnis, dan sinergis dengan program

transformasi perusahaan lainnya, seperti budaya perusahaan.

• Menetapkan strategi dan skenario Unit Testing, Integration Testing

dan User Acceptance Test.

• Menyiapkan perangkat keras, jaringan, sistem, dan perangkat lunak

ERP, serta perangkat lunak lain, baik server maupun client, yang

diperlukan oleh tim maupun user.

• Mengelola dan melakukan instalasi, perawatan (monitoring, tuning,

dan trouble shooting), dan upgrade perangkat lunak ERP (sebagai

System Administrator).

• Melakukan pekerjaan konfigurasi, tuning, backup, recovery, dan

security serta growth management dari sistem database ERP (sebagai

Database Administrator).

• Melaksanakan perencanaan, instalasi, perawatan, dan keamanan

jaringan yang menghubungkan semua server, client, dan perangkat

lainnya (sebagai Hardware & Network Administrator).

• Membuat standar dan prosedur administrasi user dan mengelola

security dan otorisasi penggunaan sistem ERP.

107

107

• Merekomendasikan program pasca implementasi ERP dalam bidang

teknis, termasuk fungsi help desk support.

Tim Finance/Accounting:

• Melakukan identifikasi terhadap penggunaan biaya proyek.

• Melakukan analisis biaya proyek.

• Memberikan kontribusi yang proaktif selama proyek berjalan.

Tim Logistic:

• Mengumpulkan data dan menganalisis sesuai dengan permintaan Tim

ERP Support & Implementation.

• Memberikan bantuan umum kepada Tim ERP Support &

Implementation.

• Melakukan distribusi kebutuhan proyek yang diperlukan.

Tim MCC:




Implementation.


108

108

Tim Internal Audit :

• Melakukan audit cost dan benefit mengenai proyek.

• Memberikan kontribusi yang proaktif selama proyek berjalan.

Tim Marketing (Knit):




Implementation.


Tim PPIC:




Implementation.


109

109

Tim Marketing (Woven):




Implementation.


110

110

3.5.3 Time Schedule Project ERP Software

Gambar 3.8 Time Schedule Project ERP Software

110

111

111

3.5.4 Tujuan dan Manfaat Proyek ERP

Tujuan keseluruhan proyek ini adalah untuk melakukan tranformasi

bisnis dan merasionalisasi berbagai sistem informasi yang saat ini

digunakan menjadi solusi terintegrasi dengan menggunakan sistem ERP.

Secara umum tujuan proyek di antaranya adalah:

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengambilan keputusan

manajemen PT. Pan Brothers Tbk sebagai perusahaan garmen kelas

dunia.

• Mendapatkan sistem pengendalian manajemen yang lebih baik.

• Menghasilkan pelaporan yang standar, cepat, tepat, akurat, dengan

adanya peningkatan kualitas penyediaan data yang menjamin

integritas, konsistensi, dan transparansi informasi.

• Menyediakan sistem yang aman dan handal yang juga mudah untuk

dioperasikan dan dipelihara/dirawat.

• Mendorong program perubahan budaya perusahaan, salah satunya

dengan menerapkan sistem pengukuran kinerja yang lebih baik dan

efektif.

Manfaat utama yang diharapkan dari proyek ini adalah sebagai berikut:

• Mendukung lingkungan bisnis yang fleksibel, berkembang, dan

responsif.

• Menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah seperti data entry

ganda.

• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

112

112

• Menurunkan biaya-biaya administratif dan operasional lainnya.

• Memberikan solusi terintegrasi atas kelemahan sistem saat ini.

• Mendukung sharing informasi dan akses.

• Menyediakan interface yang sederhana dan mudah digunakan.

• Pengelolaan persediaan yang lebih baik.

3.5.5 Sasaran Implementasi ERP Modul Inventory dan Production and

Operation

Modul Inventory merupakan salah satu modul pada sistem ERP yang

diimplementasikan oleh PT. Pan Brothers Tbk guna menangani

persediaan bahan baku maupun bahan pendukung untuk kegiatan

produksi.

Tujuan dari implementasi ERP Modul Inventory pada PT. Pan Brothers

Tbk antara lain:

• Memperoleh informasi mengenai jumlah persediaan untuk kebutuhan

produksi secara real-time.

• Menentukan jumlah kebutuhan dan tanggal penerimaan persediaan

dari supplier.

• Memperoleh data mengenai ketersediaan data material yang lebih

akurat.

• Menentukan waktu kapan material yang dibutuhkan produksi

dikeluarkan dari warehouse.

113

113

Modul Production and Operation merupakan salah satu modul pada

sistem ERP yang diimplementasikan oleh PT. Pan Brothers Tbk guna

menangani perencanaan produksi.

Tujuan dari implementasi ERP Modul Production pada PT. Pan Brothers,

Tbk antara lain:

• Memperoleh informasi mengenai rencana produksi yang real-time

dan terintegrasi.

• Memperoleh informasi mengenai rencana produksi yang detail.

• Menentukan jumlah kebutuhan dan tanggal pengiriman untuk

penyelesaian pemasangan produk.

• Memperoleh informasi mengenai penjadwalan produksi dan kapasitas

produksi.

• Menganalisa kebutuhan bahan baku dan bahan pendukung terhadap

production order.

• Mengetahui production order yang siap untuk dieksekusi oleh

produksi.

• Mencatat seluruh kegiatan produksi, seperti hasil produksi, konsumsi

material bahan baku, bahan pendukung, dan juga biaya-biaya

produksi yang telah digunakan.

114

114

3.5.6 Perbedaan Sistem Lama dan Sistem ERP

Tabel 3.1 Perbedaan Sistem Lama dan Sistem ERP

Perbedaan Sistem Lama Sistem ERP

Efektifitas

dan Efisiensi

Data dan laporan yang

dihasilkan terkadang masih

belum akurat.

Kemungkinan terjadinya

redudansi data sangat

rentan.

Waktu yang diperlukan

untuk mengerjakan suatu

transaksi lebih lama.

Dengan sistem ERP, data

yang telah diolah dan

dihasilkan lebih akurat.

Dengan sistem ERP,

redudansi data dapat

diminimalisir.

Dengan sistem ERP,

pengerjaan suatu transaksi

dapat lebih efektif dan

efisien.

Fungsi

Inventory

Pada sistem terdahulu, staf

penerimaan fabric dan

aksesoris tidak dapat

mengetahui berapa jumlah

material yang masih belum

dikirim dikarenakan

pengiriman secara partial.

Dengan menggunakan sistem

ERP, staf penerimaan fabric

dan aksesoris dapat

mengetahui berapa jumlah

material yang masih harus

diterima pada pengiriman

selanjutnya.

115

115

Fungsi

Production

and

Operation

Pada sistem terdahulu, PT.

Pan Brothers Tbk masih

menggunakan perhitungan

secara manual dalam

perhitungan sistem cutting

dan sewing di dalamnya.


ERP, PT. Pan Brothers Tbk

menerapkan sistem cutting di

mana sistem dapat

mengetahui kebutuhan fabric

yang diperlukan secara

komputerisasi. Sedangkan

sistem sewing mampu

melakukan inputan data KP

dan pembuatan struktur

sewing.

Media

pengambilan

keputusan

Pada sistem terdahulu, PT.

Pan Brothers Tbk masih

menggunakan pembuatan

laporan secara manual.


ERP, PT. Pan Brothers Tbk,

terutama manager dapat

melakukan pencetakan

laporan untuk Divisi

Warehouse dan Factory.

116

116

3.6 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

3.6.1 Proses Bisnis secara Umum

Proses ini dimulai ketika Manager Marketing melakukan

penerimaan sampel (jika ada) dan technical package dari Buyer kemudian

membuat quotation/penawaran dan mengirimkan ke Buyer melalui

email/fax. Jika diperlukan sampel, maka akan diserahkan

sample/technical package ke Sample Developer. Sample Developer akan

membuat Sample Request dan menyerahkan sample/technical package ke

Ka.Div. Sample. Kemudian Ka.Div. Sample akan membuat sampel

berdasarkan Sample Request dan mengirimkan sampel yang

bersangkutan ke Sample Developer dengan menggunakan surat jalan.

Sample Developer akan memeriksa sampel berdasarkan technical

package/sample dari Buyer, Jika sesuai maka akan dikirimkan sampel

yang bersangkutan ke Buyer dengan menggunakan surat jalan atau AWB,

tetapi jika tidak sesuai maka akan meminta revisi sampel ke Ka.Div.

Sample. Setelah itu, Buyer dapat melakukan konfirmasi melalui e-mail

kepada Manager Marketing. Setelah adanya konfirmasi kesepakatan

pemesanan dari Buyer maka Manager Marketing melakukan booking

kain (fabric booking) melalui e-mail ke Supplier, menerima konfirmasi

order/PO dari Buyer dan menyerahkan ke Manager Merchandising dan

Manager Purchasing, memperbaharui Order Status dan menyerahkan ke

Manager terkait, membuat Confirmation Order dan Cost Breakdown

serta menyerahkan ke Direksi dan MCC.

117

117

Sementara itu, Manager Shipping merekap kuota berdasarkan

order status dengan menggunakan Form Quota Status (dapat juga

mencari tambahan kuota ke Depperindag atau ke pabrik lain jika kuota

tidak mencukupi). Merchandiser kemudian membuat kartu produksi

berdasarkan technical package dan PO Buyer serta menyerahkan ke

Pejabat terkait, membuat sample request dan menyerahkan ke Ka.

Div.Sample untuk membuat sampel berdasarkan sample request dan

menyerahkan sampel tersebut ke Staf QC untuk diperiksa. Staf QC akan

melakukan pemeriksaan sampel berdasarkan technical package/sample

Buyer dan meminta revisi jika perlu serta menyusun laporan pemeriksaan

sampel dengan menggunakan Form Sample Inspection Card.

Ka.Div.Sample akan mengirimkan sampel yang telah lolos QC melalui

Merchandiser dengan menggunakan surat jalan dan form Sample

Inspection Report. Selain itu, Merchandiser juga membuat permintaan

aksesoris dan menyerahkan ke Staf Purchasing. Dari itu, Staf Purchasing

kemudian meminta Supplier membuat contoh aksesoris sesuai dengan

spesimen yang diserahkan dengan menggunakan memo/e-mail, menerima

contoh aksesoris dan menyerahkan ke Merchandiser, dan meminta

konfirmasi contoh aksesoris ke Merchandiser. Merchandiser kemudian

akan mengirimkan sampel-contoh aksesoris ke Buyer dengan

menggunakan surat jalan atau AWB serta meminta konfirmasi

sampel/contoh aksesoris ke Buyer dan meminta revisi ke

Ka.Div.Sample/Staf Purchasing jika perlu. Manager PPIC akan

memeriksa kapasitas produksi berdasarkan Time Study dan Raw Material

118

118

Status, mereview order status dan memantau kedatangan barang yang

dibeli, membuat perencanaan produksi dengan menggunakan Form

Schedule Produksi, meminta Staf Analis untuk menghitung time study

untuk order yang baru dikerjakan, merencanakan proses produksi ke

CMT jika kapasitas produksi tidak mencukupi serta mendistribusikan

Schedule Produksi ke Pejabat terkait. Sedangkan MCC akan membuat

Material Cost Control berdasarkan PO pembelian dan Cost Breakdown

serta meminta otorisasi ke Manager Marketing jika terdapat over budget.

Manager Produksi akan merencanakan penambahan karyawan jika

jumlah karyawan tidak mencukupi dengan menggunakan Form

Permintaan Penambahan Karyawan merencanakan penambahan mesin

jika mesin tidak mencukupi dengan menggunakan Form Order Kerja,

merencanakan penambahan jam kerja jika diperlukan lembur dengan

menggunakan surat persetujuan lembur (SPL), dan menyerahkan Form

Permintaan Penambahan Karyawan, memo, dan SPL ke General

Manager untuk persetujuan. Sementara itu, General Manager akan

melakukan peninjauan kebutuhan penambahan karyawan, mesin atau jam

kerja dan menyetujui jika diperlukan dan jika disetujui maka ia akan

memerintahkan Manager Personalia untuk melakukan proses rekrutmen,

Manager Workshops untuk mencari penambahan mesin yaitu dengan

mencari supplier untuk penambahan/penyewaan mesin yang dibutuhkan

serta Manager Produksi untuk pelaksanaan lembur.

Untuk melakukan proses produksi, Manager Produksi akan

membuat persiapan produksi sesuai schedule produksi yang meliputi

119

119

layout dan setting mesin, penempatan/pengaturan karyawan, dan

pengambilan bahan baku dan aksesoris. Selain itu, ia juga akan

mengajukan permintaan bahan baku dan aksesoris yang bersangkutan ke

Manager Warehouse dengan menggunakan Form Permintaan Fabric

untuk Cutting dan Permintaan Barang Aksesoris. Untuk itu, Manager

Warehouse/Ka.Div.Warehouse akan menyiapkan material (bahan baku

dan aksesoris) yang dibutuhkan oleh Manager Produksi berdasarkan

permintaan dan menyerahkan material ke Manager Produksi terkait

dengan meminta tanda tangan pada Form Bukti Pengeluaran Barang

Untuk Dipakai (BPUP) Gudang Fabric/Aksesoris. Setelah material telah

siap digunakan untuk proses produksi, maka Supervisor Produksi akan

menjalankan proses produksi berdasarkan Rencana Mutu Produksi,

membuat laporan produksi sesuai dengan jenis produksi masing-masing

sesuai dengan Rencana Mutu Produksi dan melaporkan jika terjadi

ketidaksesuaian ke Manager Produksi sehingga Manager Produksi

tersebut dapat melakukan tindakan perbaikan berdasarkan

ketidaksesuaian yang terjadi dengan mengacu pada Prosedur Tindakan

Koreksi dan Pencegahan. Setelah proses produksi selesai, maka Staf QC

Produksi akan melakukan pemeriksaan hasil produksi berdasarkan

Standard Approval Sample dan Instruksi Kerja terkait, melakukan

disposisi terhadap hasil produksi sebagai berikut yaitu: Passed (bila

produk sesuai standar), Permak (bila produk tidak sesuai tetapi masih

dapat diperbaiki), dan Reject (bila produk tidak sesuai dan tidak dapat

diperbaiki). Jika produk tersebut statusnya permak, maka produk tersebut

120

120

akan diserahkan ke Supervisor QC untuk diserahkan ke Supervisor

Produksi terkait tetapi jika statusnya reject maka produk tersebut akan

dipisahkan dan diberikan identifikasi “Reject”. Kemudian, akan dibuat

laporan pemeriksaan dengan menggunakan Form Laporan Hasil

Pemeriksaan QA/QC terkait. Setelah itu, Staf QC Buyer dengan

didampingi oleh Staf QA akan melakukan pemeriksaan hasil produksi dan

membuat disposisi hasil produksi. Jika ada produk yang tidak sesuai

maka akan diserahkan ke Staf QA untuk ditangani, dan melaporkan hasil

pemeriksaan/inspection report ke Manager Produksi. Staf QA akan

meminta tindakan perbaikan ke Manager Produksi berdasarkan laporan

pemeriksaan dari QC Buyer.

Setelah semua proses pemeriksaan hasil produksi selesai dan

statusnya passed, maka Ka.Bag.Packing akan memerintahkan Operator

Packing untuk melakukan proses packing. Operator Packing akan

melakukan proses packing berdasarkan spesifikasi pelanggan,

membersihkan dan mengemas produk sesuai ketentuan-persyaratan

pelanggan, membuat laporan dengan menggunakan Detailed Packing List

dan melaporkan ketidaksesuaian yang terjadi ke Ka.Bag.Packing.

Ka.Bag.Packing kemudian akan melakukan tindakan perbaikan

berdasarkan ketidaksesuaian yang terjadi dengan mengacu pada Prosedur

Tindakan Koreksi dan Pencegahan sementara Staf QC Packing akan

memeriksa secara random barang yang telah dikemas berdasarkan

persyaratan. Administrasi Packing akan membuat Packing List

berdasarkan jumlah dan jenis barang yang dikemas dan telah lolos QC

121

121

serta menyerahkan packing list tersebut ke Staf Packing untuk

melaksanakan ekspor. Staf Shipping kemudian akan mempersiapkan

dokumen ekspor melalui PEB, BC 3.0, Shipping Instruction dan Invoice,

seterusnya menyerahkan dokumen ekspor tersebut ke Staf Shipping

Pabrik dan membuat laporan shipment dengan menggunakan Form

Export Realization. Sementara itu, Staf Shipping Pabrik akan mengawasi

proses pemuatan produk dan mengirimkan dengan disertai Dokumen

Ekspor, Surat Jalan, Packing List dan Inspection Report (jika

dipersyaratkan oleh Buyer). Staf Shipping akan menghubungi Forwarder

dan menginformasikan pengiriman barang dari pabrik, melakukan

konfirmasi keberangkatan kapal ke Forwarder, menginformasikan jadwal

keberangkatan kapal ke Buyer, Manager Marketing dan Manager

Merchandising. Setelah barang diterima oleh Buyer, maka kemudian

meminta Manager Marketing akan selalu mengirim Form Evaluasi

Kepuasan Pelanggan ke Buyer dengan menggunakan Customer

Satisfaction Form, jika ada keluhan dapat disampaikan oleh Buyer baik

secara lisan, e-mail atau surat kepada Manager Marketing. Seterusnya

Manager Marketing akan mendata keluhan ke dalam Complaint List dan

menganalisa sumber komplain berasal kemudian dilakukan evaluasi

kepuasan pelanggan dan menginformasikan hasil evaluasi ke pejabat

terkait serta meminta tindakan perbaikan yang diperlukan ke pejabat

terkait.

122

122

3.6.2 Event Table

Tabel 3.2 Event Table Proses Bisnis

Event Table

Proses Bisnis

PT. Pan Brothers Tbk.

No Event Actor Start When Activities in the Event

1. Menerima sampel

dari buyer

Manager

Marketing

Ketika pihak buyer

membutuhkan sampel

untuk pesanan

mereka.

Menerima sample dan technical package

dari Buyer, membuat

quotation/penawaran, mengirimkan

quotation/penawaran kepada Buyer

melalui e-mail/fax, menyerahkan

122

123

123

sample/technical package ke Sample

Developer, melakukan booking kain untuk

pembuatan sampel (fabric booking)

melalui e-mail ke supplier.

2. Membuat Sample

Request

Merchandising Setelah menerima

sample dan technical

package dari

Manager Marketing

Membuat Sample Request, dan

menyerahkan sample/technical package

ke Ka.Div. Sample, membuat permintaan

aksesoris dengan menggunakan Form

Permintaan Sample dan menyerahkan ke

Staf Purchasing.

3. Melakukan

permintaaan

aksesoris ke

Supplier

Purchasing Setelah menerima

permintaan aksesoris

dari Merchandising

Meminta Supplier membuat contoh

aksesoris sesuai dengan spesimen yang

diserahkan dengan menggunakan memo/

e-mail, menerima contoh aksesoris dan

menyerahkan ke Merchandising, meminta

123

124

124

konfirmasi contoh aksesoris ke

Merchandising.

4. Membuat sampel Ka. Div. Sample Setelah menerima

sample dan technical

package dari Sample

Developer

Membuat sampel, berdasarkan Sample

Request, dan menyerahkan

sampel ke Staf QC barang masuk untuk

diperiksa.

5. Memeriksa

sampel

Staf QC barang

masuk

Setelah menerima

sampel dari Ka. Div.

Sample

Memeriksa sampel berdasarkan Technical

Package - Sample Buyer dan meminta

revisi jika perlu, menyusun laporan

pemeriksaan sampel dengan

menggunakan Form Sample Inspection

Report, menyerahkan sampel yang sudah

lolos QC ke Ka. Div. Sample.

6. Menerima sampel

yang sudah lolos

Ka. Div. Sample Setelah sampel telah

dinyatakan lolos QC

Menerima sampel yang sudah lolos QC,

menyerahkan sampel yang telah lolos QC

124

125

125

QC ke Merchandising dengan menggunakan

surat jalan dan Form Sample Inspection

Report.

7. Mengirimkan

sampel– contoh

aksesoris ke Buyer


sampel yang lolos

QC dari Ka. Div.

Sample

Mengirimkan sampel - contoh aksesoris

ke Buyer dengan menggunakan surat jalan

atau AWB, meminta konfirmasi sampel -

contoh aksesoris ke Buyer dan meminta

revisi ke Ka.Div. Sample – Staf

Purchasing jika perlu.

8. Menerima order

PO dari Buyer

Manager

Marketing

Ketika Buyer

mengirimkan PO

Menerima konfirmasi order/PO dari

Buyer dan menyerahkan ke Manager

Merchandising dan Manager Purchasing,

melakukan booking kain (fabric booking)

melalui e-mail ke Supplier,

memperbaharui Order Status dan

125

126

126

menyerahkan ke Manager terkait,

membuat Confirmation Order dan Cost

Breakdown ke Direksi dan MCC.

9. Membuat Kartu

Produksi (KP)


informasi order

pesanan dari

Manager Marketing

Membuat Kartu Produksi/KP berdasarkan

Technical Package dan PO Buyer serta

menyerahkan ke Pejabat terkait.

10. Melakukan

permintaan

pembelian

aksesoris

Pejabat terkait Setelah menerima KP Membuat permintaan pembelian aksesoris

dengan menggunakan Form Permintaan

Pembelian/PP, menyerahkan PP ke

Bagian Merchandising. Jika permintaan

pembelian bersifat lokal, maka PP akan

diserahkan ke Bagian Purchasing, namun

apabila bersifat impor, maka PP akan

diserahkan ke Bagian Merchandising.

126

127

127

11. Melakukan

perhitungan

Fabric

Consumption

Ka. Div. Marka Setelah menerima KP Membuat Fabric Consumption untuk

kain, menyerahkan ke Manager PPIC

untuk pengesahan, menyerahkan Fabric

Consumption yang telah diserahkan ke

Bagian Merchandising.

12. Memeriksa

kelengkapan PP

dan Fabric

Consumption

Merchandising Setelah menerima PP

dan Fabric

Consumption

Memeriksa kelengkapan spesifikasi dari

Fabric Consumption/PP aksesoris,

menyerahkan Fabric Consumption/PP

aksesoris yang telah lengkap ke Bagian

Purchasing (apabila pembelian bersifat

lokal).

13. Melakukan

pembelian

material yang

bersifat lokal

Purchasing Setelah menerima

Fabric Consumption/

PP aksesoris

Melakukan negosisasi harga dengan

supplier, menetapkan penawaran dari

supplier yang dipilih sesuai dengan hasil

negosiasi, membuat PO sesuai dengan

127

128

128

Fabric Consumption dan PP aksesoris,

menyerahkan PO ke Bagian MCC untuk

diperiksa.

14. Melakukan

pembelian yang

bersifat impor

Merchandising Setelah Fabric

Consumption/PP

aksesoris dinyatakan

lengkap

Melakukan negosisasi harga dengan

supplier, menetapkan penawaran dari

supplier yang dipilih sesuai dengan hasil

negosiasi, membuat PO sesuai dengan

Fabric Consumption dan PP aksesoris,

menyerahkan PO ke Bagian MCC untuk

diperiksa.

15. Melakukan

perhitungan MCC

MCC Setelah menerima PO

dari Bagian

Purchasing dan

Merchandising

Memeriksa PO terhadap harga dan

budget, mengesahkan dan

menyerahkannya kembali ke bagian yang

bersangkutan jika telah selesai untuk

kemudian dikirimkan ke supplier.

128

129

129

16. Menerima barang

masuk

Bagian

Warehouse

Barang yang dikirim

oleh supplier tiba.

Menerima barang masuk (lokal/impor)

dan melakukan pemeriksaan terhadap

jumlah dan jenis barang berdasarkan PO,

fabric consumption dan surat jalan

supplier, memberitahukan kedatangan

barang ke staf QC.

17. Melakukan

pemeriksaan

kondisi barang

masuk

Staf QC barang

masuk

Barang sudah

diterima oleh Bagian

Warehouse

Melakukan pemeriksaan mutu barang

masuk berdasarkan Standar Mutu

Aksesoris dan Instruksi Kerja QC Fabric,

menetapkan disposisi dan identifikasi

barang (pass/reject), membuat fabric

inspection report, piece goods inspection

report, dan accessories check report.

18. Melakukan

penyimpanan

Bagian

Warehouse

Ketika pengecekan

kualitas barang sudah

Melakukan penyimpanan terhadap barang

masuk dengan memisahkan barang yang

129

130

130

barang yang lolos

quality check

selesai dilakukan sesuai spesifikasi dengan barang yang

akan diklaim, mencatat barang masuk

dalam kartu stock, dan membuat laporan

penerimaan barang dengan menggunakan

Bukti Penerimaan Barang.

19. Merencanakan

proses produksi

Bagian PPIC Ketika material

produksi sudah siap

Memeriksa kapasitas produksi

berdasarkan Time Study dan Raw Material

Status, mereview order status dan

memantau kedatangan barang yang dibeli,

membuat perencanaan produksi dengan

menggunakan Form Schedule Produksi ,

meminta Staf Analis untuk menghitung

time study untuk order yang baru

dikerjakan, merencanakan proses produksi

ke CMT jika kapasitas produksi tidak

130

131

131

mencukupi, mendistribusikan Schedule

Produksi ke Pejabat terkait.

20. Mempersiapkan

proses produksi

Bagian Produksi Ketika schedule

produksi sudah

selesai disusun

Membuat persiapan produksi sesuai

schedule produksi meliputi: layout dan

setting mesin, penempatan/pengaturan

karyawan, pengambilan bahan baku,

aksesoris dan bahan bantu, mengajukan

permintaan bahan baku, aksesoris dan

bahan bantu ke Manager Warehouse

terkait dengan menggunakan Form

Permintaan Kain Untuk Cutting dan

Permintaan Barang Aksesoris.

21. Menyiapkan

semua bahan

kebutuhan terkait

BagianWarehouse Proses produksi

sudah siap untuk

dimulai

Menyiapkan material (bahan baku,

aksesoris dan bahan bantu) yang

dibutuhkan oleh Bagian Produksi terkait

131

132

132

proses produksi berdasarkan permintaan, menyerahkan

material ke Bagian Produksi terkait

dengan meminta tanda tangan Manager

Produksi pada Form Bukti Pengeluaran

Barang Untuk Dipakai (BPUP) Gudang

Bahan/Aksesoris.

22 Menjalankan

proses produksi

Supervisor

Produksi

Semua bahan

kebutuhan terkait

proses produksi

sudah siap

Menjalankan proses produksi berdasarkan

Rencana Mutu Produksi, membuat

laporan produksi sesuai dengan jenis

produksi masing-masing sesuai dengan

Rencana Mutu Produksi, melaporkan

ketidaksesuaian yang terjadi ke Manager

Produksi.

23. Melakukan

pemeriksaan

Staf QC produksi Barang sudah selesai

diproduksi

Melakukan pemeriksaan hasil produksi

berdasarkan Standard Approval Sample

132 132

133

133

internal hasil

produksi

dan Instruksi Kerja terkait Rencana Mutu

Produksi, melakukan disposisi terhadap

hasil produksi sebagai berikut: Passed:

bila produk sesuai standar, Permak: bila

produk tidak sesuai tetapi masih dapat

diperbaiki, Reject: bila produk tidak

sesuai dan tidak dapat diperbaiki,

menyerahkan produk yang perlu dipermak

ke Supervisor QC untuk diserahkan ke

Supervisor Produksi terkait, memisahkan

produk reject dan memberikan identifikasi

“Reject” ke produk tersebut, membuat

laporan pemeriksaan dengan

menggunakan Form Laporan Hasil

Pemeriksaan QA/QC.

133

134

134

24. Melakukan

pemeriksaan hasil

produksi oleh

pihak Buyer

Staf QC buyer Barang sudah selesai

diproduksi

Melakukan pemeriksaan hasil produksi

dan membuat disposisi hasil produksi

dengan didampingi Staf QA, menyerahkan

produk yang tidak sesuai ke Staf QA

untuk ditangani, melaporkan hasil

pemeriksaan/inspection report ke

Manager Produksi.

25. Melakukan

perbaikan hasil

produksi yang

tidak sesuai

Staf QA Ketika ditemukan

barang hasil produksi

yang tidak sesuai

Meminta tindakan perbaikan ke Manager

Produksi berdasarkan laporan

pemeriksaan dari QC Buyer.

134

135

135

3.6.3 Proses Bisnis per Divisi

Proses Bisnis Divisi Warehouse

Divisi Warehouse hanya mengelola persediaan yang berkaitan

dengan Fabric (Kain) dan Aksesoris. Untuk fabric, proses ini dimulai

ketika Staf Penerimaan Gudang Fabric melakukan penerimaan fabric

dari supplier. Dilakukan pemeriksaan fisik kualitas fabric tiap jenis/per-

order/Buyer dengan melakukan sampling minimal 10% berdasarkan

PO/Packing List/Surat Jalan disesuaikan dengan Instruksi Kerja QC

Fabric yang meliputi: nama supplier, jumlah (roll/kg/yard/meter), berat

fabric, jenis fabric dan warna fabric. Staf yang bersangkutan akan

memberikan tanda atau keterangan dengan stiker hijau pada fabric yang

memenuhi standar kualitas dan stiker merah pada fabric reject dan

melakukan pemisahan fabric yang dianggap tidak memenuhi standar

kualitas serta akan dilakukan pencatatan dan pembuatan keterangan yang

ditulis pada tiap fabric yang dianggap bermasalah tersebut. Kemudian,

fabric yang telah memenuhi standar tersebut akan ditempatkan pada

fabric dan diberikan identifikasi sesuai dengan KP (Kartu Produksi).

Untuk fabric yang tidak memenuhi standar kualitas tersebut, dapat

dilakukan komplain atas persetujuan Superintedent Gudang Fabric ke

Staf Purchasing untuk fabric lokal atau Staff Merchandising untuk fabric

import. Setelah itu, Staf Penerimaan Gudang Fabric akan memberikan

informasi lisan dan laporan tertulis dengan menggunakan Form Laporan

Harian Penerimaan Fabric kepada Supervisor Penerimaan Gudang

136

136

Fabric, Pejabat Purchasing/Merchandising dan Produksi terkait bila

terdapat ketidaksesuaian fabric yang diterima.

Ketika Divisi Factory meminta pengeluaran fabric dari gudang,

maka Staf Pengeluaran Gudang Fabric akan menerima Form Permintaan

Fabric dari PAN yang bersangkutan. Kemudian akan disiapkan fabric

sesuai dengan permintaan dan meminta BPUP (Bukti Pengeluaran Untuk

Pakai) untuk barang yang akan dikeluarkan dari Administrasi Gudang

Fabric dan memastikan BPUP telah ditanda tangani oleh Superintedent

Gudang Fabric. Setelah itu, fabric akan diserahkan dengan disertai tanda

tangan di BPUP oleh Administrasi PAN yang bersangkutan sebagai bukti

serah terima.

Jika terdapat retur fabric dari produksi, maka Staf Penerimaan

Gudang Fabric akan menerima retur fabric yang datang dengan disertai

Packing List Return dari Divisi Factory, kemudian Supervisor

Penerimaan Gudang Fabric akan menandatangani Packing List Return

yang bersangkutan dan diserahkan kembali ke Administrasi PAN Terkait.

Kemudian retur fabric tersebut akan ditata di rak khusus dan diberikan

identifikasi berdasarkan KP.

Sedangkan untuk aksesoris, proses ini dimulai ketika Staf Gudang

Penerimaan Aksesoris menerima aksesoris yang datang serta memeriksa

fisik kualitas aksesoris tiap jenis/per-order/Buyer dengan melakukan

sampling berdasarkan Instruksi Kerja Inspeksi Aksesoris yang meliputi:

nama supplier, jumlah, ukuran, jenis, warna, elastisitas, ada tidaknya

cacat serta kelengkapan printing/label. Kemudian staf yang bersangkutan

137

137

akan memberikan tanda cap (OK) pada aksesoris yang memenuhi standar

kualitas dan cap (REJECT) pada aksesoris yang reject dan dilakukan

pemisahan aksesoris yag dianggap tidak memenuhi standar kualitas.

Kemudian akan dilakukan pencatatan dan keterangan yang ditulis pada

tiap aksesoris yang dianggap bermasalah serta tempelkan pada rak khusus.

Aksesoris yang memenuhi standar akan ditempatkan pada rak dan

diberikan identifikasi sesuai dengan KP (Kartu Produksi). Untuk

aksesoris yang berstatus reject tersebut dapat dilakukan komplain atas

persetujuan Superintendent Gudang Aksesoris ke Staf Purchasing untuk

aksesoris lokal ataupun Staf Merchandising untuk aksesoris impor.

Setelah itu, akan diberikan informasi lisan dan laporan tertulis dengan

menggunakan Form Laporan Harian Penerimaan Aksesoris kepada

Supervisor Gudang Aksesoris dan Produksi Terkait bila terdapat

ketidaksesuaian aksesoris yang diterima.

Sama halnya dengan permintaan atas pengeluaran kain dari Divisi

Factory, Ketika Divisi Factory meminta pengeluaran aksesoris dari

gudang, maka Staf Pengeluaran Gudang Aksesoris akan menerima Form

permintaan Aksesoris dari PAN yang bersangkutan. Kemudian akan

disiapkan aksesoris sesuai dengan permintaan dan meminta BPUP (Bukti

Pengeluaran Untuk Pakai) untuk barang yang akan dikeluarkan dari

Administrasi Gudang Aksesoris dan memastikan BPUP telah ditanda

tangani oleh Superintendent Gudang Aksesoris. Setelah itu, aksesoris

akan diserahkan dengan disertai tanda tangan di BPUP oleh Administrasi

PAN yang bersangkutan sebagai bukti serah terima.

138

138

Jika terdapat retur aksesoris dari produksi, maka Staf Penerimaan

Gudang Aksesoris akan menerima retur aksesoris yang datang dengan

disertai Packing List Return dari produksi, kemudian Supervisor Gudang

Aksesoris akan menandatangani Packing List Return yang bersangkutan

dan diserahkan kembali ke Administrasi PAN Terkait. Kemudian retur

aksesoris tersebut akan ditata di rak khusus dan diberikan identifikasi

berdasarkan KP.

Proses Bisnis Divisi Factory

Proses produksi di PT. Pan Brothers Tbk secara umum dibagi atas

2 bagian, yaitu cutting dan sewing. Dokumen awal yang dicetak oleh

Factory GM adalah Schedule Produksi. Proses produksi kemudian akan

dimulai setelah pembuatan Pattern dari Sub Divisi Marker yang

merupakan pola yang diperlukan untuk pemotongan fabric saat proses

cutting berlangsung. Setelah Sub Divisi Marker memberikan Pattern ke

bagian cutting, maka akan dimulai langkah-langkah untuk proses cutting.

Setelah proses cutting selesai, Staf QA Cutting akan membuat Form

Numbling and Bundling untuk memudahkan penggabungan bagian-

bagian fabric.

Apabila pakaian akan dilakukan penyablonan (Embro Printing)

maupun pencetakan Heatseal terlebih dahulu, maka sebelum diberikan ke

Sub Divisi Sewing, fabric akan diberikan ke Sub Divisi Embro Printing

& Heatseal. Staf Embro Printing & Heatseal akan membuat Surat Jalan

untuk mengirimkan fabric yang akan disablon dan menerima Surat Jalan

139

139

dari Supplier atas pengembalian fabric tersebut untuk kemudian akan

dibuatkan Laporan Embro Printing. Setelah Staf Sewing menerima

bagian fabric dari Sub Divisi Cutting atau Sub Divisi Embro Printing &

Heatseal, maka Ka. Bag. Sewing akan membuat Layout Produksi dan

Chief Sewing akan membuat Sewing Structure dan Sewing Time.

Proses sewing itu sendiri terdiri atas banyak bagian, mulai dari

pengobrasan, pemantekan, pemasangan kancing, pembuatan lubang

kancing, Setelah proses penjahitan itu selesai, akan dilakukan

pemeriksaan oleh QA maupun QC dari masing –masing operator sewing

untuk mengecek apakah terjadi kesalahan dalam proses penjahitan. Pada

proses ini, juga dilakukan penginputan Input Data Harian Sewing. Lalu

dilanjutkan dengan proses penggosokan untuk kemudian dilakukan

pemeriksaan kembali output sewing oleh QC untuk memastikan kerapian

dari suatu pakaian agar memenuhi standar yang ditetapkan, seperti lubang

kancing dan kancing yang sejajar, tekukan kerah rapi dan seimbang antar

kanan dan kiri. Setelah itu, dibuat Laporan QC Sewing. Namun, apabila

itu semua tidak sesuai, akan dilakukan perbaikan kembali terhadap

bagian yang bermasalah. Setelah itu semua selesai, akan dilakukan proses

finishing pra packing pakaian hingga pemasangan CardTag dan dilipat

untuk kemudian dimasukkan ke dalam PolyBag dan dihitung. Staf

Sewing akan membuat data Input Data KP sebelum dikirim ke proses

shipping.

140

140

CUTTING

Proses cutting dimulai dari menerima Pattern yang telah dibuat

dari Sub Divisi Marker. Ka.Bag. Cutting akan membuat Rencana Order /

Potong. Setelah menerima Pattern, maka Staf QC cutting akan membuat

Form Check Pattern berdasarkan hasil pemeriksaan pola cutting. Lalu,

Ka. Bag. Cutting akan membuat Form Permintaan Marka untuk meminta

marka mini untuk digunakan dalam cutting berdasarkan data KP. QC

Cutting kemudian akan memeriksa marka mini tersebut. Ka.Bag. Cutting

akan membuat Form Permintaan Marka Produksi untuk marka yang akan

digunakan dalam cutting setelah marka mini diperiksa. Supervisor

Cutting kemudian akan memeriksa Marka Produksi tersebut. Supervisor

Cutting juga akan membuat Form Fabric Consumption yang berisi data

fabric yang diperlukan untuk proses cutting dan Form Accessories

Consumption yang berisi data aksesoris yang akan digunakan untuk

proses Sewing. Setelah fabric diterima berdasarkan BPUP dari Divisi

Warehouse, proses cutting akan dimulai dengan pembagian kelompok

untuk proses cutting. Fabric yang telah diterima akan digelar di meja

potong. Setelah diukur dan digelar, pada beberapa kain dilakukan

pemerataan oleh mesin untuk membuat fabric yang dipotong tidak kusut

atau lebar di tengah, miring, dan sebagainya. Setelah semua fabric

disusun, maka marka akan diletakkan di paling atas dan dijepit dengan

alat untuk mencegah fabric dan marka berpindah sehingga memudahkan

untuk kemudian dilakukan pemotongan bagian-bagian tiap pakaian,

seperti lengan, baju bagian depan, baju bagian belakang, kerah, dll.

141

141

Proses relaksasi dan gelar kain yang dilakukan Staf Cutting akan dicatat

dalam Form Kartu Gelaran.

Setelah dilakukan pemotongan, maka Staf Cutting akan membuat

Form Cutting Production yang berisikan laporan tentang fabric yang

dicutting. Proses selanjutnya adalah penandaan nomor berdasarkan kode

yang telah diberikan di marka sehingga ketika bagian-bagian fabric yang

akan diberikan ke bagian sewing, telah sesuai dan ketika disewing, semua

bagian tersebut akan menghasilkan pakaian yang sesuai dengan pesanan.

Kode tersebut akan dicatat dalam Form Numbering & Bundling.

Bagian fabric yang telah dikelompokkan akan diberikan ke Sub

Divisi Sewing atau Sub Divisi Embro Printing & Heatseal apabila akan

dilakukan penyablonan dan pencetakan Heatseal.

SEWING

Proses bisnis dimulai setelah Sub Divisi Cutting atau Sub Divisi

Embro Printing & heatseal mengirimkan fabric ke Sub Divisi Sewing.

Ka.Bag. Sewing mulai mempersiapkan proses sewing dengan

mengelompokkan jenis pakaian yang akan dijahit untuk kemudian akan

diberikan ke Chief Sewing. Ka.Bag. Sewing akan membuat Layout

Produksi, kemudian Chief Sewing akan membuat Sewing Structure dan

Sewing Time. Setelah Chief Sewing menerima data pakaian, maka Chief

Sewing akan mengarahkan ke operator selaku Staf Sewing untuk proses

penjahitannya. Operator terbagi atas beberapa bagian yang menangani

penjahitan untuk setiap bagian dari pakaian.

142

142

Proses pertama sebelum sewing adalah memeriksa marka untuk

mengetahui urutan dalam proses penjahitan. Setelah itu, dilanjutkan

dengan proses sewing. Operator menjahit bagian yang termudah dahulu,

seperti pinggiran karet di bagian lengan. Operator selanjutnya akan

melakukan penjahitan pundak baju bagian depan belakang kemudian

melakukan penjahitan pemasangan bagian tangan. Setelah itu, operator

melakukan pengobrasan samping baju depan dan belakang, kemudian

dilanjutkan dengan menjahit karet dalam dan mengobras baju bagian

bawah dan juga neci untuk pinggiran tangan dan kerah/leher (kalau ada).

Setelah proses pengobrasan neci selasai, operator kemudian akan

menggabungkan jahitan neci yang telah diobras dan merapikan jahitan

hasil penggabungan neci.

Operator kemudian menjahit gabungan neci dengan baju yang

telah dirapikan di proses sebelumnya, menjahit karet ke bagian dalam

baju, dan menjahit pinggiran karet dalam tersebut. Lalu, operator akan

melakukan pemantekan untuk belah samping baju untuk merapikan

tekukan ujung samping baju. Setelah itu, operator akan menjahit corong

leher untuk dilakukan pemantekan di bagian leher.

Tahap berikutnya, teknikal lubang kancing akan menandai bagian

baju mana yang akan diberi lubang kancing, membuat jahitan lubang

kancing berdasarkan tanda yang talah ditentukan, membuat tanda untuk

memasang kancing, dan kemudian memasang kancing tersebut.

Kemudian operator Quality Center (QC) Lubang Kancing, Pressing,

Lipat, H/Tag, dan Packing akan melakukan pemeriksaan untuk

143

143

mengetahui apakah sudah sesuai dengan standar yang ditentukan atau

tidak. Jika terjadi kesalahan, maka pakaian tersebut akan diberikan

kembali ke operator yang melakukan kesalahan dalam sewing untuk

kemudian diperbaiki. Dilakukan juga penginputan Input Data Harian

Sewing untuk mengetahui fabric yang dijahit dalam kurun waktu tersebut.

Setelah baju tersebut dicocokan, dilakukan proses pemeriksaan

output sewing yang dicatat dalam Laporan QC Sewing. Proses

selanjutnya adalah proses finishing pra packing untuk melihat apakah

masih ada komponen dalam pakaian yang masih kurang. Setelah itu,

dilanjutkan dengan menggosok baju tersebut agar menjadi lebih rapi,

menggosok lubang kancing baju agar terlihat sesuai dengan kancing

bajunya. Lalu, QC Sewing akan memeriksa hasil akhir baju untuk

memastikan kerapian dari suatu pakaian agar memenuhi standar yang

ditetapkan, seperti lubang kancing dan kancing yang sejajar, tekukan

kerah rapi dan seimbang antar kanan dan kiri, hingga proses pencocokan

antara baju dan dalamannya (optional).

Apabila itu semua tidak sesuai, akan dilakukan perbaikan kembali

terhadap bagian yang bermasalah. Sebaliknya, jika sudah rapi dan posisi

kancing dan lubang kancing sejajar, maka dilakukan proses pemasangan

CardTag yang dilanjutkan dengan proses pelipatan baju untuk

dimasukkan ke dalam PolyBag. Staf Sewing akan membuat data Input

Data KP sebelum dikirim ke proses shipping.

144

144

3.7 Bagian-Bagian yang Terkait Proses Produksi

Tabel 3.3 Bagian-Bagian yang Terkait Proses Produksi

Divisi/Sub Divisi Yang

Terlibat Dalam Proses Produksi Keterangan

Divisi Merchandising Divisi Merchandising adalah bagian yang bertugas membuat Production Card

(PC), memeriksa kelengkapan spesifikasi dari Fabric Consumption/PP accessoris,

melakukan negosisasi harga dengan supplier, menetapkan penawaran dari supplier

yang dipilih sesuai dengan hasil negosiasi, serta melakukan pembelian material

kebutuhan produksi yang bersifat impor.

Divisi Purchasing Divisi Purchasing adalah bagian yang melakukan negosisasi harga dengan

supplier, menetapkan penawaran dari supplier yang dipilih sesuai dengan hasil

negosiasi, serta melakukan pembelian material kebutuhan produksi yang bersifat

lokal.

144

145

145

Divisi PPIC (Production Planning

and Inventory Control)

Divisi PPIC adalah bagian yang mengatur tentang perencanaan produksi material,

memeriksa kapasitas produksi berdasarkan Time Study dan Raw Material Status,

mereview order status dan memantau kedatangan barang yang dibeli, membuat

perencanaan produksi dengan menggunakan Form Schedule Produksi, meminta

Staf Analis untuk menghitung time study untuk order yang baru dikerjakan,

merencanakan proses produksi ke CMT jika kapasitas produksi tidak mencukupi.

Divisi Warehouse Divisi Warehouse adalah bagian yang mengatur persediaan bahan baku dan bahan

pendukung lainnya mulai dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi kepada

bagian produksi.

Sub Divisi Cutting Sub Divisi Cutting adalah bagian yang bertugas melakukan pemotongan kain

sesuai dengan pola yang diinginkan oleh Buyer. Sub Divisi Cutting menerima kain

(fabric) yang akan dipotong dari Divisi Warehouse.

Sub Divisi Sewing Sub Divisi Sewing adalah bagian yang bertugas melakukan proses jahit-menjahit.

Sub Divisi Sewing menerima kain yang akan dijahit dari Sub Divisi Cutting.

Setelah kain selesai dijahit, produk yang sudah jadi tersebut akan diperiksa oleh

145

146

146

Divisi Quality Assurance, kemudian jika lolos seleksi produk tersebut dipack untuk

kemudian dikirimkan ke Divisi Shipping Produksi.

Divisi Quality Assurance Divisi Quality Assurance adalah bagian yang mengecek material-material dan

memberikan penilaian material apakah material tersebut memenuhi standar

kualitas produk atau tidak. Divisi Quality Assurance secara khusus mengecek

produk yang sudah selesai diproduksi apakah memenuhi standar kualitas produk

atau tidak.

146

147

147

3.8 Activity Diagram

ad Business Process Model

Staff Penerimaan Gudang Fabric Superintendent Gudang Fabric

Menerima Fabric

Pemeriksaan kualitasfisik fabric

Surat Jalan

Form laporanharian penerimaan fabric

Memberikan persetujuanatas komplain

Membuat Form Komplain

Form Komplain

Mengirimkan Form Komplainke Bagian Purchasing /

Merchandising

Meminta persetujuanatas komplain

Membuat laporan harianpenerimaan fabric

Mengirimkan laporan harianpenerimaan fabric ke

superv isor gudang fabric

Form laporan harian penerimaan fabric Form laporan

harian penerimaan fabric

Mengirimkan laporanharian penerimaan fabric

ke bagian produksi

Mengirimkan laporanharian penerimaan fabricke bagian purchasing /

merchandising

[[Jika barangsesuai kualitas]]

[[Jika barang tidaksesuai kuali tas]]

Gambar 3.9 Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Fabric)

148

148


Staff Pengeluaran Gudang Fabric Administrasi Gudang Fabric Superintendent Gudang Fabric

Form Permintaan Fabric

Mengirimkan BPUP untukditanda tangani

superintendent gudangfabric

BPUP

Menerima Form dariDiv isi Factory

Membuat BPUP

Menandatangani BPUP

BPUP yang telah ditandatangani

Memberikan BPUP yangtelah ditandatangani

kepada staf pengeluarangudang fabric

Menyerahkan fabric kepadaDiv isi Factory dan meminta

tanda tangan atas BPUP

Gambar 3.10 Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Fabric)

149

149


Staff Penerimaan Gudang Fabric Supervisor Penerimaan Gudang fabric

Menerima retur fabric dariDiv isi Factory

Packing List Return

Menandatangani PackingList Return

Memberikan Packing ListReturn untuk ditandatanganike Superv isor Penerimaan

Gudang Fabric

Packing List Return yang sudah ditandatangani

Mengirimkan Packing List yangsudah ditandatangani ke Div isi

Factory

Menempatkan fabric yangdiretur ke rak khusus

Gambar 3.11 Activity Diagram Warehouse (Retur Fabric)

150

150


Staff Penerimaan Gudang Aksesoris Superintendent Gudang Aksesoris

Menerima Aksesoris

Pemeriksaan kualitasfisik aksesoris

Surat Jalan

Form laporanharian penerimaan aksesoris

Mengirimkan laporan harianpenerimaan aksesoris ke

superv isor gudang aksesoris

Form Komplain

Meminta persetujuan ataskomplain

Membuat laporan harianpenerimaan aksesoris

Mengirimkan Form Komplainke Bagian Purchasing /

Merchandising

Membuat Form Komplain

Form laporan harian penerimaan aksesoris

Memberikan persetujuanatas komplain

Form laporan harian penerimaan aksesoris

Mengirimkan laporanharian penerimaan

aksesoris ke bagianproduksi

Mengirimkan laporan harianpenerimaan aksesoris ke

bagianpurchasing/merchandising

[[Jika barangsesuai kualitas]]

[[Jika barang tidaksesuai kualitas]]

Gambar 3.12 Activity Diagram Warehouse (Penerimaan Aksesoris)

151

151


Staff Pengeluaran Gudang Aksesoris Administrasi Gudang Aksesoris Superintendent Gudang Aksesoris

Form Permintaan Aksesoris

Mengirimkan BPUP untukditanda tangani

superintendent gudangaksesoris

BPUP

Menerima Form dariDiv isi Factory

Membuat BPUP

Menandatangani BPUP

BPUP yang telah ditandatangani

Memberikan BPUP yangtelah ditandatangani

kepada staf pengeluarangudang aksesoris

Menyerahkan aksesoriskepada Div isi Factory danmeminta tanda tangan atas

BPUP

Gambar 3.13 Activity Diagram Warehouse (Pengeluaran Aksesoris)

152

152


Staff Penerimaan Gudang Aksesoris Supervisor Gudang Aksesoris

Menerima retur aksesorisdari Div isi Factory

Packing List Return

Menandatangani PackingList Return

Memberikan Packing ListReturn untuk ditandatangani

ke Superv isor GudangAksesoris

Packing List Return yang sudah ditandatangani

Mengirimkan Packing List yangsudah ditandatangani ke Div isi

Factory

Menempatkan aksesorisyang diretur ke rak khusus

Gambar 3.14 Activity Diagram Warehouse (Retur Aksesoris)

153

153


Manager Produksi Kabag Cutting QC Cutting Supervisor Cutting Bagian Warehouse Staff Cutting Staff Embro and Printing Kabag Sewing Staff Sewing QC Sewing

Membuat perencanaanproduksi

Kartu Produksi

Schedule Produksi

Melakukan persiapancutting

Rencana potong/ order

Melakukan pemeriksaanpola cutting

Form Check Pattern

Melakukan permintaanmarka mini

Form Permintaan Marka

Kartu produksi

Melakukan pemeriksaanmarka mini

Melakukan permintaanmarka produksi

Form permintaan marka produksi

Melakukan pemeriksaanmarka produksi

Melakukan permintaankain dan accessories

Form permintaan kain dan accessories

Mengirim kain /accessories

BPUP

Membuat kartu gelaran

Kartu Gelaran

Melakukan gelar kain

Melakukan proses cutting

Membuat laporan cuttingharian

Laporan cutting harian

Melakukan pencocokkanbagian dari fabric yang

dicutting

Melakukan prosesnumbering and bundling

Form numbering and bundling

Melakukan proses embro /printing

Surat Jalan

Mengecek embro /printing yang ada

Membuat laporanembro/printing

Laporan embro / printing

Mengirimkan potonganfabric ke bagian sewing

Mempersiapkan sew ing

Memeriksa pola

Melakukan prosessewing

Membuat laporan sewingharian

Laporan sewing harian

Melakukan pemeriksaanoutput sewing

Laporan QC Sewing

Melakukan prosesfinishing pra packing

Membuat laporan harianhasil finishing

laporan harian hasil finishing

Melakukan proses gosok

Melakukan pemeriksaanQC finishing

Membuat laporan QC finishing

Melakukan pemasangancardtag

Melakukan prosespelipatan

Melakukan packing

Input Data KP

Gambar 3.15 Activity Diagram Proses Produksi

153

154

154

3.9 Modul-Modul dan Menu yang Tersedia Dalam Sistem ERP

Tampilan modul-modul sistem ERP PT. Pan Brothers Tbk

Berikut ini adalah tampilan modul-modul dalam sistem ERP:

Gambar 3.16 Tampilan Modul-Modul Sistem ERP PT. Pan Brothers Tbk

154

155

155

Modul-Modul dalam Sistem ERP

Berikut ini merupakan modul-modul yang berhubungan dengan proses produksi:

Merchandising

Merupakan modul yang penting dari semua modul lainnya, karena modul

ini sangat terkait dengan modul-modul lainnya. Proses yang terbilang penting

adalah menangani pembuatan Production Card/Kartu Produksi, dimana form

inilah yang akan mengurus proses pemesanan dari buyer hingga order tersebut

jadi dan dikirim kembali ke buyer. Selain itu, modul ini juga menangani Cost

Breakdown, Size – Color Breakdown, Bills of Material, dan proses-proses yang

terkait dengan Purchase Order untuk bahan baku dan pendukung yang berasal

dari luar negeri (impor).

Modul Merchandising ini digunakan oleh Staf Merchandising, Marketing,

dan MCC (Material Cost Control). Secara umum, modul ini terdiri dari beberapa

menu:

• Production Card (Kartu Produksi)

• Cost Breakdown PC (Pembagian Biaya Kartu Produksi)

• Size – Color Breakdown (Pembagian Ukuran – Warna)

• Purchase Order (Pesanan Pembelian)

• Purchase Order – MCC Approved (Pesanan Pembelian - Di-approve MCC)

• Export Request (Permintaan Ekspor)

• PC Status Detail (Detail Status KP)

• PC Status Summary (Kesimpulan Status KP)

• Purchase Order Status (Status Pesanan Pembelian)

156

156

• Purchase by Group Item (Pembelian Berdasarkan Grup Barang)

• Purchase by Supplier (Pembelian Berdasarkan Supplier)

• Summary of Purchase (Kesimpulan Pembelian)

• Summary of Purchase Service (Kesimpulan Pembelian Jasa)

• BOM Status (Status BOM)

• Fabric Consumption – PO Compare (Perbandingan Konsumsi Kain – PO)

• Picture Validation (Validasi Gambar)

Purchasing

Merupakan modul yang terkait dengan proses pembelian bahan baku dan

kebutuhan-kebutuhan lainnya dimana suppliernya berasal dari dalam negeri

(lokal).

Modul Purchasing digunakan oleh Staf Purchasing dan Staf MCC

(Material Cost Control). Secara umum, modul ini terdiri dari beberapa menu:

• Purchase Order (Pesanan Pembelian)

• Purchase Order Follow Up (Follow Up Pesanan Pembelian)

• Purchase Order – MCC Approved

• Purchase Order Return

• Purchase Order Outstanding (Pesanan Pembelian yang Outstanding)

• Purchase Order Status (Status Pesanan Pembelian)

• Purchase by Supplier (Pembelian oleh Supplier)

• Summary of Purchase (Kesimpulan Pembelian)

• Summary of Purchase Service (Kesimpulan Pembelian Jasa)

157

157

• Follow Up PO

• Lead Time PO

Inventory

Merupakan modul yang menangani penyimpanan dan pengeluaran baik

bahan baku berupa fabric maupun bahan pendukung berupa aksesoris.

Modul Inventory digunakan oleh Staf IT Support, PIC terkait, Staf

Warehouse (fabric and accessories), Staf QA (Quality Assurance), Staf

Warehouse/Gudang Jadi, dan bagian Accounting. Secara umum, modul ini terdiri

dari beberapa menu:

• Style

• Season

• Color

• Warehouse Location

• Inventory Group

• Inventory

• Beginning Balance

• Goods Request

• Goods Request Approval

• Goods Request – Material Control Approval

• Goods Received

• Goods Received – QA Approved

• Goods Received – Rack Allocation

158

158

• Finish Goods Received

• Return BPB

• Goods Used

• Goods Used Return

• PO Qty Verification for Goods Issue

• Closing PC

• Inventory Group List

• Inventory List

• Beginning Balance

• Kartu Stok Tanpa Harga

• Status Persediaan Up to Date

• Status Efektif

• Saldo Barang dan Mutasi -> Quantity

• Saldo Barang dan Mutasi -> Harga

• Stock History per Periode

• Daftar Return Pemakaian Barang

• Daftar Penerimaan Barang -> Kain -> Dengan Harga

• Daftar Penerimaan Barang -> Kain -> Tanpa Harga

• Daftar Penerimaan Barang -> Accessories -> Dengan Harga

• Daftar Penerimaan Barang -> Accessories -> Tanpa Harga

• Daftar Penerimaan Barang -> Spareparts

• Daftar Penerimaan Barang -> Others

• Daftar Pemakaian Barang -> Kain -> Dengan Harga

159

159

• Daftar Pemakaian Barang -> Kain -> Tanpa Harga

• Daftar Pemakaian Barang -> Accessories -> Dengan Harga

• Daftar Pemakaian Barang -> Accessories -> Tanpa Harga

• Rekapitulasi Pemakaian Barang

• Daftar Penerimaan Hasil Jadi

• Permintaan Barang Status

Production and Operation

Merupakan modul yang menangani proses produksi dan operasi di

PT. Pan Brothers Tbk ini, mulai dari proses pemotongan bahan hingga proses

penjahitan serta pengepakan. Modul Production ini digunakan oleh Staf Marka

(Marker), Staf Merchandiser, Staf Production (Cutting), dan Staf Production

(Sewing). Proses besarnya terbagi atas 2 bagian, Cutting dan Sewing.

- Cutting

Merupakan modul yang menangani proses aliran data dari sebuah fabric

untuk dilakukan pemotongan sesuai pattern yang telah ditentukan

sebelumnya. Secara umum, modul ini terbagi atas beberapa menu:

• Fabric Consumption

• Accessories Consumption

• Kartu Gelaran

• Cutting Production

• Menambahkan Cutting Production

• Mengubah Cutting Production

160

160

• Menghapus Cutting Production

• Mencetak Cutting Production

• Cutting Report

• Cutting Status

- Sewing

Merupakan modul yang menangani proses penjahitan pakaian yang dimulai

dari fabric yang telah dipotong dari bagian Cutting dan/atau fabric yang telah

mengalami embro printing dan heatseal terlebih dahulu. Secara umum,

modul ini terbagi atas beberapa menu:

• Input Data Harian Sewing

• Input Data KP

• Sewing Struktur

• Sewing Time

• Report Harian per 25 Menit

• Daily Sewing Performance Report

• Recapitulasi Order PBT

• Analyze Sewing

• Laporan Bulanan Sewing

• Cost per Buyer

• Making Handling Cost

• Graph per 25 Menit

• Sewing Lost Time

161

161

3.10 Permasalahan yang Dihadapi

Berikut adalah permasalahan yang dihadapi dalam sistem ERP PT. Pan Brothers

Tbk.:

Tabel 3.4 Permasalahan yang Dihadapi

No Masalah Deskripsi Masalah

1 Tampilan program sistem

ERP yang sudah ada masih

kurang user-friendly dan

penggunaan kata yang masih

belum konsisten di tampilan

sistem.

(Dapat dilihat pada Gambar

3.17 dan Gambar 3.18).

Pada tampilan sistem ERP PT. Pan

Brothers Tbk. masih banyak hal yang

masih belum terlihat user friendly untuk

user gunakan. Seperti pada masih banyak

terdapat field-field yang tidak diperlukan

sehingga terkadang membuat bingung

user dan langkah pengerjaan suatu form

yang sering berpindah dari satu tab ke tab

lain. Termasuk penggunaan kata dalam

suatu istilah yang berbeda nama maupun

bahassa di dalam satu modul atau bahkan

dengan modul lainnya.

Misalnya: Kata “Production Card”

diganti menjadi “Kartu Produksi” di menu

lain, Penggunaan kata Print, Cetak, Ok

dan Proses yang fungsi button-nya untuk

mencetak.

162

162

2 Masih banyak user yang

belum paham dalam

menggunakan sistem ERP

yang baru.

Banyak user yang masih belum

memahami bagaimana menggunakan

sistem ERP yang baru ini, karena tampilan

yang mungkin berbeda, hingga

penggunaan bahasa atau pengaturan

inputan dalam setiap field ketika hendak

dimasukkan.

3 Penanganan terhadap masalah

Sistem ERP sangat minim

diketahui user, sehingga lebih

didominasi oleh Tim Support.

Sistem ERP yang diterapkan terlihat

asing oleh user divisi bersangkutan.

Pengetahuan tentang IT, termasuk sistem

ERP sangat minim. Sehingga kesalahan

kecilpun masih harus diperbaiki oleh Tim

Support.

4 Sistem yang masih belum

stabil ditandai dengan adanya

error/bug sehingga masih

sering dilakukan modifikasi

program.

Ketika kita mengoperasikan menu-menu

yang ada, biasanya sering muncul error

pada saat penyimpanan yang membuat

tampilan sistem ERP langsung hilang,

sehingga kita harus membuka kembali

sistem ERP nya. Ditemukan juga bug

dalam beberapa dokumen dikarenakan

sistem masih bersifat pengembangan dan

terus-menerus dilakukan modifikasi,

walaupun sistem telah dioperasikan di

163

163

perusahaan.

5. Banyak menu yang redundan



Pada program sistem ERP yang ada,

masih terdapat beberapa menu yang

redundan yaitu beberapa menu dengan

tampilan yang sama tetapi untuk fungsi

yang berbeda, terutama dalam menu

laporan.

6. Tidak semua menu pada

sistem ERP dapat

mengenerate kode transaksi

sehingga sistem pengkodean

menjadi tidak konsisten.



Masih terdapat beberapa form dimana ID

Transaksinya tidak dapat tergenerate

sendiri secara otomatis sehingga user

dapat mengisi ID tersebut sendiri tanpa

mengetahui sistem pengkodean yang

seharusnya dan menyebabkan sistem

pengkodean menjadi tidak konsisten.

164

164

Gambar 3.17 Tampilan Menu yang Tidak Konsisten (1)

Gambar 3.18 Tampilan Menu yang Tidak Konsisten (2)

165

165

Gambar 3.19 Tampilan Menu yang Redundan (1)

Gambar 3.20 Tampilan Menu yang Redundan (2)

166

166

Gambar 3.21 Tampilan Menu yang Tidak Mengenerate ID Otomatis

Gambar 3.32 Contoh ID yang Tidak Tergenerate

167

167

3.11 Length of Effort (LoE)

HARI KE- I

HARI /

TANGGAL Selasa, 12 Juli 2011

JUMLAH

JAM 6

WAKTU KEGIATAN PESERTA MATERI KETERANGAN

09.00 – 16.00 Pengenalan

dan Diskusi

IT GM

IT Staff

Pengenalan tentang Company

Profile secara umum

Pengenalan sistem ERP yang

diterapkan di perusahaan

Memperoleh pengetahuan tentang

informasi perusahaan, produk

perusahaan, dan modul yang digunakan

pada sistem ERP di perusahaan.

167

168

168

HARI KE- II

HARI /

TANGGAL Rabu, 13 Juli 2011

JUMLAH

JAM 6



dan Diskusi

Modul Sales

Order

IT GM

IT Staff

Pengenalan tentang Company

Structure

Penjelasan Modul Sales

Order


struktur organisasi perusahaan

Mempelajari tahap-tahap Modul Sales

Order, fokus pada SO itu sendiri

168

169

169

HARI KE- III

HARI /

TANGGAL Kamis, 14 Juli 2011

JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Pengenalan dan

Diskusi Modul

Sales Order dan

Merchandising

IT GM

IT Staff

Pengenalan tugas Divisi

Merchandising

Penjelasan Modul Sales

Order dan Merchandising

Memperoleh pengetahuan tentang tugas

dari Divisi Merchandising

Mempelajari tahap-tahap Modul Sales

Order, fokus pada laporan

Mempelajari tahap-tahap modul

Merchandising, fokus pada Production

Card (PC) dan Purchase Order (PO)

169

170

170

HARI KE- IV

HARI /

TANGGAL Jumat, 15 Juli 2011

JUMLAH

JAM 6



dan Diskusi

Modul

Merchandising

IT GM

IT Staff

Pengenalan Company IT

Structure

Penjelasan Modul

Merchandising


struktur perusahaan untuk Divisi IT


Merchandising, fokus pada Purchase

Order dan Bill of Materials (BOM)

170

171

171

HARI KE- V

HARI /

TANGGAL Senin, 18 Juli 2011

JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Diskusi Modul

Merchandising

IT Staff Penjelasan Modul

Merchandising secara

keseluruhan

Mempelajari tahap-tahap pada Modul

Merchandising secara keseluruhan

171

172

172

HARI KE- VI

HARI /


JUMLAH

JAM 6



dan Diskusi

Business

Process sistem

ERP

IT GM

IT Staff

Pengenalan Business Process

sistem ERP

Penjelasan siklus Modul

Puchasing


proses bisnis berjalan yang diterapkan

di sistem ERP di perusahaan


Purchasing, fokus pada Purchase

Order, Purchase Order Follow Up, dan

Purchase Order MCC Approval

172

173

173

HARI KE- VII

HARI /


JUMLAH

JAM 6



Merchandising

dan

Purchasing


Merchandising dan

Purchasing

Mempelajari perbaikan yang dilakukan

pada Modul Merchandising, fokus pada

CBD, Size CBD, dan laporan Order

Status

Mempelajari kembali tahap-tahap

Modul Purchasing

173

174

174

HARI KE- VIII

HARI /


JUMLAH

JAM 6.5



dan Diskusi

Modul

Inventory

IT Staff Pengenalan Business Process

Modul Inventory


proses bisnis untuk Modul Inventory

dan pihak-pihak yang terkait di

dalamnya.


Inventory secara umum

174

175

175

HARI KE- IX

HARI /


JUMLAH

JAM 6



dan Diskusi

Modul

Inventory dan

Production

and Operation

IT Staff Penjelasan Modul Inventory

Pengenalan Business

Process Divisi Factory dan

PPIC (Production Planning

and Inventory Control)

Mempelajari kembali tahap-tahap pada

Modul Inventory, fokus pada Master

Memperoleh pengetahuan tentang peran

dan tugas dari Divisi Factory dan PPIC

(Production Planning and Inventory

Control)

175

176

176

HARI KE- X

HARI /

TANGGAL Senin, 25 Juli 2011

JUMLAH

JAM 6



Inventory

IT Staff Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada

Modul Inventory, fokus pada menu

Master apa saja yang digunakan atau

tidak, serta penjelasannya.

176

177

177

HARI KE- XI

HARI /


JUMLAH

JAM 6



Inventory



Transaction apa saja yang digunakan

atau tidak, serta penjelasannya.

177

178

178

HARI KE- XII

HARI /


JUMLAH

JAM 6



Inventory



Transaction

178

179

179

HARI KE- XIII

HARI /


JUMLAH

JAM 6



Inventory



Transaction

179

180

180

HARI KE- XIV

HARI /


JUMLAH

JAM 6



Inventory



Transaction

180

181

181

HARI KE- XV

HARI /

TANGGAL Senin, 1 Agustus 2011

JUMLAH

JAM 6



Inventory

IT GM Penjelasan Modul Inventory Mempelajari kembali tahap-tahap pada


Transaction

181

182

182

HARI KE- XVI

HARI /

TANGGAL Selasa, 2 Agustus 2011

JUMLAH

JAM 6



Inventory



Report

182

183

183

HARI KE- XVII

HARI /

TANGGAL Rabu, 3 Agustus 2011

JUMLAH

JAM 6



Inventory



Report

183

184

184

HARI KE- XVIII

HARI /

TANGGAL Kamis, 4 Agustus 2011

JUMLAH

JAM 6



dan Diskusi

Modul

Shipping

IT Staff Penjelasan Modul Shipping Mempelajari tahap-tahap pada Modul

Shipping

184

185

185

HARI KE- XIX

HARI /

TANGGAL Jumat, 5 Agustus 2011

JUMLAH

JAM 6



dan Diskusi

Modul

Production

and Operation




Production and Operation, fokus pada

Transaction

185

186

186

HARI KE- XX

HARI /


JUMLAH

JAM 6



Production

and Operation




Production and Operation, fokus pada

Report

186

187

187

HARI KE- XXI

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Survei

kegiatan

Production di

lapangan

Survei

kegiatan

Purchasing di

lapangan

IT Staff

Factory Staff

Purchasing Staff

Survei kegiatan Production

Survei kegiatan Purchasing

Mendapatkan penjelasan tentang proses

bisnis Production secara langsung,

fokus pada Cutting dan Marker


bisnis Purchasing secara langsung

187

188

188

HARI KE- XXII

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Survei

kegiatan

Inventory di

lapangan

IT Staff

Inventory Staff

Survei kegiatan Inventory Mendapatkan penjelasan tentang proses

bisnis Inventory secara langsung, fokus

pada Fabric Inventory

188

189

189

HARI KE- XXIII

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Survei

kegiatan

Production di

lapangan

Survei

kegiatan

Inventory di

lapangan

IT Staff

Factory Staff

Inventory Staff

Survei kegiatan Production

Survei kegiatan Inventory



fokus pada Cutting dan Marker


bisnis Inventory secara langsung, fokus

pada Accessories Inventory

189

190

190

HARI KE- XXIV

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Survei

kegiatan

Production di

lapangan

IT Staff

Factory Staff

Survei kegiatan Production Mendapatkan penjelasan tentang proses


fokus pada Packing

190

191

191

HARI KE- XXV

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Penjelasan

UML secara

keseluruhan

dan Modul

Production

and Operation

IT GM

IT Staff

Penjelasan UML secara

keseluruhan

Pembuatan UML – Modul

Production


company UML (Class Diagram, Use

Case Diagram, Sequence Diagram)

Membuat Modul Production and

Operation (Class Diagram, Use Case

Diagram, Sequence Diagram)

191

192

192

HARI KE- XXVI

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Pembuatan

UML sales

order

IT Staff Pembuatan UML sales order Membuat UML sales order (Class

Diagram, Use Case Diagram, Sequence

Diagram)

192

193

193

HARI KE- XXVII

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Pembuatan

UML

merchandising

IT Staff Pembuatan UML

merchandising

Membuat UML merchandising (Class

Diagram, Use Case Diagram)

193

194

194

HARI KE- XXVIII

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Pembuatan

UML

merchandising

IT Staff Pembuatan UML

merchandising (lanjutan)

Membuat UML merchandising

(Sequence Diagram)

194

195

195

HARI KE- XXIX

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Pembuatan

UML

purchasing

IT Staff Pembuatan UML purchasing Membuat UML purchasing Class

Diagram, Use Case Diagram, Sequence

Diagram)

195

196

196

HARI KE- XXX

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Pembuatan

UML inventory

IT Staff Pembuatan UML inventory Membuat UML inventory (Class


196

197

197

HARI KE- XXXI

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Pembuatan

UML inventory

dan production

IT Staff Pembuatan UML inventory

(lanjutan)

Pembuatan UML production

Membuat UML inventory (Sequence

Diagram)

Membuat UML production (Class


197

198

198

HARI KE- XXXII

HARI /


JUMLAH

JAM 6


09.00 – 16.00 Pembuatan

UML

production

IT Staff

IT GM


(lanjutan)

Membuat UML production (Sequence

Diagram)

198

199

199

HARI KE- XXXIII

HARI /


JUMLAH

JAM

6


09.00 – 16.00 Pembuatan

UML

production

IT Staff


(lanjutan)

Membuat UML production (Sequence

Diagram)

199

bab 3 data dan analisis 3.1 profil perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2012-1-00356-ka 3.pdf ·...

Documents