8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

II.1. Konsep Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas Pokok dan Fungsi secara umum merupakan hal-hal yang harus

bahkan wajib dikerjakan oleh seorang anggota organisasi atau pegawai dalam suatu

instansi secara rutin sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya untuk

menyelesaikan program kerja yang telah dibuat berdasarkan tujuan, visi dan misi

suatu organisasi.

Setiap pegawai seharusnya melaksanakan kegiatan yang lebih rinci yang

dilaksanakan secara jelas dan dalam setiap bagian atau unit. Rincian tugas-tugas

tersebut digolongkan kedalam satuan praktis dan konkrit sesuai dengan kemampuan

dan tuntutan masyarakat.

Tugas Pokok dan fungsi (TUPOKSI) merupakan suatu kesatuan yang saling

terkait antara Tugas Pokok dan Fungsi. Dalam Peraturan Perundang-undangan pun

sering disebutkan bahwa suatu organisasi menyelenggarakan fungsi-fungsi dalam

rangka melaksanakan sebuah tugas pokok.

II.1.1. Tugas Pokok

Tugas pokok dimana pengertian tugas itu sendiri telah dijelaskan

sebelumnya adalah suatu kewajiban yang harus dikerjakan, pekerjaan yang

merupakan tanggung jawab, perintah untuk berbuat atau melakukan sesuatu demi

mencapai suatu tujuan.

9

Adapun definisi tugas menurut para ahli, yaitu Dale Yoder dalam moekijat

(1998:9), “The Term Task is frequently used to describe one portion or element in a

job” (Tugas digunakan untuk mengembangkan satu bagian atau satu unsur dalam

suatu jabatan). Sementara Stone dalam Moekijat (1998:10), mengemukakan bahwa

“A task is a specific work activity carried out to achieve a specific purpose” (Suatu

tugas merupakan suatu kegiatan pekerjaan khusus yang dilakukan untuk mencapai

suatu tujuan tertentu).

Definisi lainnya yang menilai bahwa tugas merupakan suatu kegiatan spesifik

yang dijalankan dalam organisasi yaitu menurut John & Mary Miner dalam Moekijat

(1998:10), menyatakan bahwa “Tugas adalah kegiatan pekerjaan tertentu yang

dilakukan untuk suatu tujuan khusus”. Sedangkan menurut Moekijat (1998:11),

“Tugas adalah suatu bagian atau satu unsur atau satu komponen dari suatu jabatan.

Tugas adalah gabungan dari dua unsur (elemen) atau lebih sehingga menjadi suatu

kegiatan yang lengkap”.

Berdasarkan definisi tugas di atas, dapat kita simpulkan bahwa tugas pokok

adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang paling utama dan rutin dilakukan oleh

para pegawai dalam sebuah organisasi yang memberikan gambaran tentang ruang

lingkup atau kompleksitas jabatan atau organisasi demi mencapai tujuan tertentu.

II.1.2. Fungsi

Pengertian fungsi menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia merupakan

kegunaan suatu hal, daya guna serta pekerjaan yang dilakukan. Adapun menurut

para ahli, definisi fungsi yaitu menurut The Liang Gie dalam Nining Haslinda Zainal

(Skripsi: “Analisis Kesesuaian Tugas Pokok dan Fungsi dengan Kompetensi

10

Pegawai Pada Sekretariat Pemerintah Kota Makassar”,2008), Fungsi merupakan

sekelompok aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya,

pelaksanaan ataupun pertimbangan lainnya. Definisi tersebut memiliki persepsi yang

sama dengan definisi fungsi menurut Sutarto dalam Nining Haslinda Zainal

(2008:22), yaitu Fungsi adalah rincian tugas yang sejenis atau erat hubungannya

satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pegawai tertentu yang masing-masing

berdasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifat atau pelaksanaannya.

Sedangkan pengertian singkat dari definisi fungsi menurut Moekijat dalam Nining

Haslinda Zainal (2008:22), yaitu fungsi adalah sebagai suatu aspek khusus dari

suatu tugas tertentu.

Berdasarkan pengertian masing-masing dari kata tugas pokok dan fungsi di

atas, maka dapat disimpulkan bahwa definisi tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI)

tersebut adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh para

pegawai yang memiliki aspek khusus serta saling berkaitan satu sama lain menurut

sifat atau pelaksanaannya untuk mencapai tujuan tertentu dalam sebuah organisasi.

David F. Smith dalam Gibson, Ivancevich, dan Donelly (1993:37)

menjelaskan mengenai hubungan antara pekerjaan pegawai, yang dalam hal ini

berupa tugas pokok dan fungsi dengan efektivitas pegawai, bahwa :

“Selain masalah praktis dalam hubungan dengan desain pekerjaan, yaitu berkaitan dengan keefektifan dalam istilah ekonomi, politik, dan moneter, akan tetapi pengaruh yang terbesar berkaitan dengan keefektifan sosial dan psikologis pegawai. Pekerjaan dapat menjadi sumber tekanan psikologis dan bahkan gangguan mental dan fisik terhadap seorang pegawai selain sisi positif dari pekerjaan yaitu dapat menghasilkan pendapatan, pengalaman hidup yang berarti, harga diri, penghargaan dari orang lain, hidup yang teratur dan hubungan dengan orang lain”.

11

Penjelasan tersebut di atas dapat kita simpulkan bahwa pekerjaan ataupun

TUPOKSI yang ditetapkan untuk suatu jabatan sangat berpengaruh secara langsung

terhadap efektivitas pegawai. Efektivitas pegawai dapat dinilai melalui pelaksanaan

tugas-tugasnya secara benar dan konsisten. Tugas pokok dan fungsi pegawai

merupakan jabaran langsung dari tugas dan fungsi organisasi kedalam jabatan yang

dianalisis. Oleh karena itu, untuk dapat menghasilkan tugas pokok dan fungsi yang

tepat dan jelas demi meningkatkan efektivitas pegawai dalam upaya pencapaian

tujuan organisasi, upaya awal yang harus dilakukan yaitu melaksanakan proses

analisis pekerjaan, yaitu proses pengumpulan data organisasi mengenai

berhubungan dengan pekerjaan.

II.2. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Analisis pekerjaan sering disebut dengan berbagai istilah seperti analisis

jabatan, analisis tugas, analisis aktivitas ataupun penelitian kerja. Analisis pekerjaan

berfungsi untuk mengumpulkan data secara sistematis dan membuat pertimbangan

mengenai semua informasi penting yang berhubungan pekerjaan tertentu. Hasil

analisis pekerjaan merupakan masukan terhadap banyak aktivitas sumber daya

manusia. Analisis pekerjaan bertujuan untuk menyediakan suatu pemahaman yang

mendalam tentang isi dan persyaratan pekerjaan bagi manajemen.

Analisis pekerjaan merupakan terjemahan dari job analysis, yang terdiri dari

kata Job dan analysis. Job yang memiliki arti pekerjaan, jabatan, tugas, dan kegiatan

pekerjaan. Sedangkan analysis berarti memisah-misahkan pekerjaan ke dalam

bagian atau unsur-unsur yang disebut tugas.

12

Hasil dari proses analisis pekerjaan tersebut berupa desain pekerjaan atau

perancangan pekerjaan dalam suatu jabatan, uraian pekerjaan atau penjabaran

tugas-tugas serta elemen-elemen yang terkait di dalamnya, dan juga spesifikasi

pekerjaan yang mana adalah informasi mengenai kriteria pegawai yang tepat untuk

melaksanakan suatu pekerjaan.

II.2.1. Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Analisis pekerjaan adalah cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis

informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks di

mana pekerjaan dilaksanakan. Adapun definisi atau pengertian menurut para ahli

mengenai Analisis pekerjaan, menurut Bedjo Siswanto (2003:37) adalah “Suatu

kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai unsur-unsur dan

tugas-tugas yang terkandung dalam jabatan”. Selain itu, menurut Gibson,

Ivancevich, dan Donelly (1993:38), “Analisis jabatan adalah proses pengambilan

keputusan yang menerjemahkan faktor tugas, manusia, dan teknologi menjadi

sebuah desain pekerjaan”.

Menurut Rivai (2009:367), ada beberapa pengertian mengenai analisis

pekerjaan, yaitu :

1. Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan

dan proses menetukan persyaratan yang harus disiapkan, termasuk di dalamnya

sistematika rekruitmen, evaluasi atau pengendalian, dan organisasi atau

perusahaannya.

2. Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses dalam menghimpun dan

menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-

13

tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk

mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis suatu perusahaan.

3 Analisis pekerjaan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau

pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan

tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan analisis pekerjaan

adalah kegiatan mengumpulkan data yang dilakukan dengan cara menghimpun

serta mengolah data dan kemudian menyajikan hasil berupa informasi secara

sistematis, tepat, dan jelas untuk keperluan pengelolaan pekerjaan, tenaga kerja,

dan teknologi dalam organisasi.

Setiap pegawai harus dapat memperhatikan aspek penting yang ada dalam

pelaksanaan jabatan atau tugasnya yaitu apa yang benar-benar harus dikerjakan

sebagai suatu kewajiban dan apa yang harus dipertanggungjawabkan oleh pegawai

itu kepada atasannya. Maka dari itu, menurut Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:33),

perlunya analisis pekerjaan mencakup beberapa prinsip sebagai berikut :

1. Analisis pekerjaan harus memberikan semua fakta penting yang ada

hubungannya dengan pekerjaan;

2. Analisis pekerjaan harus dapat memberikan fakta yang diperlukan untuk

bermacam-macam tujuan;

3. Analisis pekerjaan harus sering ditinjau, bila perlu dipeberbaiki;

4. Analisis pekerjaan harus dapat menunjukkan unsur-unsur pekerjaan yang

paling penting di antara beberapa unsur pekerjaan dalam setiap pekerjaan;

14

5. Analisis pekerjaan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat

dipercaya.

Berdasarkan prinsip tersebut di atas, maka dapat dihubungkan dengan

empat macam informasi pekerjaan yang dikemukakan oleh Dale Yoder dalam

Moekijat (1998:61-62), antara lain apa yang dilakukan, syarat-syarat perseorangan,

tanggung jawab pekerjaan, dan kondisi kerja. Selain itu, menurut Sedarmayanti

(2009:145) menjelaskan pula bahwa informasi karakteristik pekerjaan yang dapat

membedakan antara pekerjaan yang satu dengan yang lainnya antara lain aktivitas

dan tingkah laku pekerjaan, interaksi dengan pegawai lainnya, standar kinerja,

pengaruh terhadap keuangan dan penganggaran, mesin dan peralatan yang

digunakan serta kondisi pekerjaan.

II.2.2. Manfaat Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan fakta atau informasi

mengenai seluk-beluk suatu pekerjaan. Hasil dari analisis pekerjaan dapat

digunakan untuk pembuatan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Menurut

Sedarmayanti (2009:151), Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya proses

analisis pekerjaan, antara lain :

1. Penarikan, seleksi dan penempatan pegawai;

2. Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan

pengembangan.

3. Menilai kinerja/ pelaksanaan kerja;

4. Memperbaiki cara bekerja pegawai;

15

5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/ memperbaiki struktur

organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan;

6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai;

7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi pegawai;

8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai.

II.2.3. Proses Analisis Pekerjaan

Dalam prosesnya, analisis jabatan pekerjaan harus dilaksanakan secara

terencana, dan berdasar pada tujuan yang dimiliki oleh setiap organisasi. Oleh

karena itu diperlukan suatu prosedur yang benar dalam pelaksanaannya. Adapun

proses analisis pekerjaan tersebut, yaitu :

1. Tahap Persiapan, meliputi :

a. Mempelajari Visi, misi, tujuan, dan sasaran perusahaan;

b. Mempelajari struktur organisasi perusahaan, kebijakan, peraturan, dan

berbagai pedoman;

c. Menentukan program yang memerlukan analisis pekerjaan di bidang

kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian;

d. Mengadakan diskusi untuk kesediaan kerjasama semua pihak yang

terlibat dalam kegiatan analisis pekerjaan tentang tujuan diadakannya

analisis pekerjaan;

e. Menjelaskan metode yang akan diterapkan dalam analisis pekerjaan serta

menyusun rencana penyelenggaraannya termasuk jadwal kerja;

f. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya;

g. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan.

16

2. Tahap Pengumpulan Data

Dalam proses ini, metode yang digunakan untuk menjaring informasi

pekerjaan ada berbagai macam, antara lain :

a. Wawancara;

b. Daftar pertanyaan;

c. Pengamatan (observasi);

d. Buku catatan harian.

Adapun pendekatan dalam upaya pengumpulan data menurut

Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1993:39), antara lain:

1. Analisis Pekerjaan Fungsional (APF), adalah proses klasifikasi kerja

berdasarkan faktor tugas dan teknologi. Analisis ini difokuskan pada apa

yang dikerjakan karyawan metode dan sarana yang dipakai karyawaan,

dan apa yang dihasilkan karyawan.

2. Kuesioner Analisis Jabatan (KAJ), adalah proses klasifikasi pekerjaan

menurut faktor manusia, tugas, dan teknologi. Analisis ini berfokus pada

persyaratan informasional dan antarpribadi serta persyaratan fisik dan

kondisi kerja.

Agar dapat memperoleh hasil analisis pekerjaan yang baik, metode yang

paling efektif digunakan yaitu dengan mengkombinasikan semua metode

pengumpulan data yang ada dan kemudian mengadakan diskusi yang diperlukan.

Karena masing-masing metode memiliki kekurangan dan kelebihan sehingga

dapat saling melengkapi informasi yang dibutuhkan.

17

3. Tahap Pengolahan Data

Pada tahap ini, data yang telah terkumpul diolah dan dibuat draft awalnya

tentang deskripsi pekerjaan. Proses pengolahan data mengacu pada struktur

organisasi dan deskripsi tugas organisasi yang dilengkapi dengan studi

kepustakaan dan konsultasi dengan tenaga ahli.

4. Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data

Penyusunan draft tentang deskripsi pekerjaan tersebut dikonsultasikan oleh

para penganalisis dengan para penyelia dan pengarah dari masing-masing unit

kerja dalam suatu forum diskusi sehingga output dari analisis kerja tersebut dapat

digunakan dalam proses desain pekerjaan serta berupa deskripsi pekerjaan (Job

Description) dan spesifikasi pekerjaan (Job Specification).

II.3. Desain Pekerjaan (Job Design)

Pekerjaan ataupun tugas-tugas merupakan jembatan penghubung antara

pegawai dengan organisasi. Oleh karena itu, pekerjaan tersebut haruslah dapat

didesain dengan tepat guna memperoleh dan memelihara satuan kerja yang

produktif. Desain pekerjaan (Job Design) merupakan fungsi penetapan kegiatan

kerja individu maupun kelompok kerja pegawai secara organisasional. Hal tersebut

bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi,

teknologi dan keperilakuan. Desain kerja sangat mempengaruhi kualitas kehidupan

kerja, yang tercermin pada kepuasan pegawai pemegang jabatan.

18

II.3.1. Pengertian Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan adalah cara tugas-tugas digabungkan untuk menciptakan

pekerjaan untuk tiap-tiap pegawai, tingkat fleksibelitas (keluwesan) yang dimiliki

karyawan dalam pekerjaan mereka, dan ada atau tidaknya sistem pendukung

organisasi yang sema itu memiliki pengaruh langsung pada kinerja dan kepuasan

karyawan.

Namun sebelumnya, perlu adanya penetuan mengenai karakteristik dari

tugas-tugas atau pekerjaan itu sendiri yaitu antara lain :

1. Menyerap bagian yang berarti dalam waktu kerja

2. Melaksanakan untuk memperoleh hasil

3. Dilaksanakan dalam memenuhi tanggung jawab pegawai yang dibebani

4. Dilaksanakan menurut standar dan prosedur tertentu, baik yang ditetapkan

sesuai peraturan maupun terjadi dari pengalaman pegawai sendiri

5. Membutuhkan keterampilan dan pengetahuan yang saling berkaitan.

Desain pekerjaan dihubungkan dengan proses dimana manajer

menspesifikasikan isi, metode dan hubungan kerja untuk memiliki kepentingan

organisasi dan pegawai. Pembagian tugas pokok dan fungsi organisasi sangat

berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai serta efektifitas organisasi.

Tujuan dari desain pekerjaan yaitu untuk mengidentifikasi kebutuhan pokok

pegawai dan organisasi, serta menyingkirkan penghalang di lingkungan kerja yang

menghambat kebutuhan tersebut. Adapun hasil desain kerja diharapkan dapat

berupa pekerjaan yang memenuhi kebutuhan utama pegawai serta mendorong

keefektifan individu, kelompok, dan organisasi.

19

Desain pekerjaan berkaitan dengan penentuan strukur hubungan tugas dan

hubungan antarpribadi dari suatu pekerjaan dengan menentukan berapa

keanekaragamannya, tanggung jawab, signifikasi dan otonomi pekerja yang

diberikan dalam pekerjaannya. Desain pekerjaan berpengaruh besar terhadap

efektivitas organisasi.

Desain pekerjaan bersifat luas cakupannya dan mempunyai tujuan

mencocokkan kebutuhan produktivitas organisasi dengan kebutuhan pegawai yang

mengerjakan bermacam tugas. Tujuan utama desain pekerjaan yaitu memberikan

pegawai pekerjaan yang cocok dan efektif dalam gerak organisasi. Fokusnya yaitu

mengubah, menyederhanakan, memperluas, memperkaya maupun membuat

pekerjaan menjadi sedemikian rupa sehingga usaha setiap pegawai lebih sejalan

dengan pekerjaannya.

Pekerjaan yang dirancang dengan baik akan dapat meningkatkan motivasi

yang merupakan faktor penentu produktivitas dan prestasi kerja seseorang maupun

organisasi. Kepuasan kerja dipengaruhi oleh tuntutan pekerjaan dan sejauhmana

tuntutan tugas tersebut sesuai dengan kemampuan seseorang. Kadangkala

perubahan tugas yang sangat sederhana dapat menyebabkan organisasi perlu

melakukan desain ulang terhadap pekerjaan. Selain itu, reaksi pegawai terhadap

setiap pekerjaan juga berbeda-beda. Terdapat pegawai yang memperoleh kepuasan

positif dari suatu pekerjaan, sedangkan pegawai yang lain tidak sehingga

menghasilkan prestasi kerja yang berbeda. Adapun hubungan antara Desain

pekerjaan dengan prestasi kerja pegawai tercermin melalui gambar berikut.

20

Gambar 1. Hubungan Desain pekerjaan dengan Prestasi kerja

Berdasarkan gambar hubungan desain perkerjaan dengan prestasi kerja di

atas, memberi pemahaman bahwa desain pekerjaan harus dapat dilaksanakan

dengan baik demi meningkatkan prestasi kerja pegawai.

II.3.2. Unsur-Unsur Desain Pekerjaan

Terdapat tiga unsur desain pekerjaan yang perlu dipertimbangkan pada saat

menentukan pekerjaan yang dijelaskan oleh Ardana, Mujiati dan Utama (2012:40),

antara lain :

1. Unsur Organisasional, desain pekerjaan berkaitan dengan efisiensi kerja.

Pekerjaan yang efisien mendorong pegawai yang mampu mencapai output

maksimum. Unsur organisasional dalm desain pekerjaan meliputi :

a. Pendekatan mekanisitik, merupakan upaya untuk mengidentifikasi tugas

yang diatur untuk meminimumkan waktu, tenaga, dan biaya pegawai.

Faktor Tugas

Faktor Manusia

Faktor Teknologis

Analisis Pekerjaan

Desain Pekerjaan

Isi Pekerjaan

Prestasi Kerja

Perbedaan Individu

Perbedaan latar Belakang sosial

21

Pendekatan ini pada umumnya digunakan pada pekerjaan spesialistik

bukan pekerjaan yang menuntut kreativitas dan motivasi.

b. Aliran kerja atau arus pekerjaan, hal ini sangat dipegaruhi oleh sifat output

yang dihasilkan. Artinya output yang dihasilkan memberi petunjuk tentang

urutan dan keseimbangan antara berbagai jenis pekerjaan sehingga proses

produksinya berjalan dengan efisien.

c. Kebiasaan organisasi atau praktik kerja, merupakan cara-cara pelaksanaan

kerja yang ditetapkan, baik terbentuk karena tradisi yang berlaku dalam

organisasi maupun karena kesepakatan bersama. Hal ini dapat

mengurangi fleksibilitas departement SDM dalam mendesain pekerjaan.

2. Unsur Lingkungan, desain pekerjaan tidak lepas dari unsur lingkungan. Kondisi

lingkungan pasti berinteraksi sehingga mempengaruhi organisasi. Unssur

lingkungan yang pokok bagi desain pekerjaan yaitu tersedianya para pegawai

yang berpotensi, dan pengharapan-pengharapan sosial serta ada tidaknya

tekanan memanfaatkan teknologi canggih.

3. Unsur keperilakuan, desain pekerjaan tidak hanya berfokus pada efisiensi kerja

saja, tapi mutu kejidupan pegawainya juga harus diperhatikan sesuai dengan

harkat dan martabat manusia. Desain pekerjaan sangat berkaitan erat dengan

kebutuhan dasar manusia yang harus dipenuhi. Unsur keperilakuan yang perlu

dipertimbangkan antara lain :

a. Otonomi dalam pelaksanaan pekerjaan, yang berarti memiliki tanggung

jawab atas apa yang dilakukan beserta hasilnya. Pegawai diberi kebebasan

22

untuk mengendalikan sendiri pelaksanaan tugasnya berdasarkan uraian dan

spesifikasi pekerjaan yang dibebankan kepadanya.

b. Variasi tugas, yang berarti apabila tugas yang dilaksanakan serang pegawai

sangat monoton, cepat atau lambat pegawai tersebut akan merasa bosan

sehingga mengakibatkan dampak negatif terhadap pelaksanakan tugas-

tugasnya.

c. Identitas kerja, seorang pegawai akan merasa bangga apabila dapat

menunjukkan hasil kerjanya. Pekerjaan yang tidak memiliki identitas

menyebabkan semangat kerja pegawai dan kualitas pekerjaannya

menurun.

d. Umpan balik, merupakan tanggapan atau respon terhadap hasil kerja

pegawai. Pegawai memerlukan umpan balik tentang berbagai aspek

penyesuaian pekerjaannya sehingga dapat meningkatkan motivasi pegawai

agar dapat berprestasi lebih tinggi.

Dalam upaya pembagian tugas, terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan yang

menurut Sutarto dalam Nining Haslinda Zainal (2008:22) antara lain :

1. Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya memiliki rincian aktivitas yang kemuadian

jelas termuat dalam sebuah deskripsi pekerjaan (Job Description).

2. Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang

berkedudukan rendah harus memiliki deskripsi pekerjaan.

3. Jumlah tugas yang dibebankan kepada setiap pegawai sebaiknya berkisar 4-12

jenis. Sebab bila pegawai hanya menjalankan satu tugas saja, suatu saat akan

merasa jemu.

23

4. Variasi tugas diupayakan agar tetap saling berkaitan satu sama lain. Sebab bila

pegawai melaksanakan tugas yang jauh berbeda dari fungsinya maka tugas

tersebut tidak dapat dilaksanakan dengan baik.

5. Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas pegawai

hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan adanya ketidakseimbangan

dalam menjalankan aktivitas kerjanya.

6. Penempatan pegawai hendaknya dilakukan dengan tepat. Tidak hanya

pengetahuan dan keterampilan semata yang dijadikan acuan, akan tetapi jenis

kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran yang merupakan hal penting

yang perlu diperhatikan.

7. Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan volume

pekerjaan. Apabila jumlah tugas dalam suatu kelompok kerja banyak, maka

diperlukan penambahan pegawai dalam kelompok tersbeut, dan begitupun

sebaliknya.

8. Menghindari “Pengkotakan Pejabat” dalam upaya pembagian kerja para pegawai

dalam suatu organisasi.

Dengan demikian, mendesain pekerjaan merupakan salah satu komponen

penting dalam manajemen sumber daya manusia sehingga harus dilakukan dengan

modal pengetahuan spesialisasi yang tinggi bagi para pejabat dan pengelola sumber

daya manusia dalam setiap organisasi.

Apabila desain perkerjaan telah ditetapkan dengan benar maka perlu

dibuatnya daftar uraian mengenai hasil desain pekerjaan tersebut. Daftar uraian

tersebut dapat berfungsi sebagai pedoman para pegawai agar dapat menjalankan

24

tugasnya secara benar dan konsisten. Daftar uraian tersebut dalam organisasi

disebut deskripsi pekerjaan (Job Description).

II.4. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Job Description atau deskripsi pekerjaan merupakan suatu dokumen singkat

mengenai informasi faktual yang berisi pembagian tugas-tugas yang harus

dilaksanakan dan merupakan tanggung jawab yang dipegang oleh suatu pekerjaan

tertentu. Dokumen penting ini bersifat penggambaran dan terdiri dari catatan-catatan

fakta pekerjaan yang ada dan berhubungan.

Manajemen sangat memerlukan keterangan yang nyata dan teratur

mengenai kewajiban dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Uraian tersebut

tampak sebagai ikhtisar mengenai fakta penting secara tertulis mengenai pekerjaan

seorang pegawai. Uraian pekerjaan berguna untuk memberi pemahaman kepada

para pegawai tentang tugas, wewenang, serta tanggung jawabnya terhadap jabatan

yang dipegangya. Dengan demikian setiap pegawai mengetahui seluk-beluk

pekerjaan yang dimilikinya sehingga membuat pegawai dapat menjalankan tugasnya

dengan benar dan konsisten.

II.4.1. Pengertian Deskripsi Pekerjaan

Menurut Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:32), menyatakan bahwa

deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis yang meliputi tugas, wewenang,

tanggung jawab, dan hubungan-hubungan lini baik ke atas maupun ke bawah.

Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan faktual yang menyangkut tugas dan

tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu. Sedangkan menurut Sedarmayanti

(2009:150), memberikan penjelasan yaitu Deskripsi pekerjaan adalah catatan

25

sistematis dan teratur tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan, didasarkan

pada kenyataan apa, bagaimana, mengapa, kapan dan dimana pekerjaan

dilaksanakan, dan kualifikasi orang yang menduduki jabatan tersebut. Selain itu,

menurut Rivai (2009:367), uraian pekerjaan merupakan pernyata tertulis mengenai

apa yang dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan dan bagaimana pekerjaan itu

dilakukan serta mengapa dilakukan.

II.4.2. Kualifikasi dalam Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi ataupun uraian pekerjaan merupakan dokumen penting untuk

memandu proses seleksi yang mana digunakan untuk memberikan perkerjaan

tersebut kepada calon pegawai yang berpotensi. Oleh karena itu, uraian pekerjaan

hendaknya dapat mendeskripsikan dengan tepat isi pekerjaan, lingkungan, dan

kondisi pekerjaan. Menurut Ardana, Mujiati dan Utama (2012:37), terdapat enam

kualifikasi yang harus diperhatikan dalam pembuatan uraian jabatan, antara lain :

1. Sistematis, artinya deskripsi pekerjaan terdiri dari komponen-komponen tertentu

yang mempunyai fungsi dan tersusun dalam tata hubungan yang membentuk

suatu sistem sehingga mudah dipahami.

2. Jelas, artinya deskripsi pekerjaan dapat memberikan pembacanya isi dan

maksud yang jelas, terang, gemilang, dan tidak meragukan.

3. Ringkas, artinya deskripsi pekerjaan perlu menggunakan kata-kata dan kalimat

yang singkat, pendek sehingga pembaca tidak memerlukan waktu yang lama

untuk membaca dan memahaminya.

4. Tepat, artinya deskripsi pekerjaan dapat menyajikan uraian yang memberikan

pengertian yang cocok, sesuai dan tepat seperti apa yang dimaksud oleh isi

26

pekerjaan sehingga pembacanya dapat memperoleh gambaran yang sama

dengan isi yang sebenarnya.

5. Taat azas, artinya deskripsi pekerjaan berisi kata dan kalimat yang isinya

menunjukkan arah dan maksud yang sama atau selaras dan tidak bertentangan

satu sama lain.

6. Akurat, artinya deskripsi pekerjaan disusun secara teliti, dengan memaparkan

keadaan yang lengkap, tidak kurang dan tidak lebih.

II.4.3. Unsur / Elemen dalam Deskripsi Pekerjaan

Pada sebuah deskripsi pekerjaan, umumnya dicantumkan informasi mengenai

pekerjaan yang ditetapkan oleh seorang pegawai. Menurut Garry Dessler dalam

Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:39), bahwa tidak ada format standar dalam

menulis suatu deskripsi pekerjaan. Namun kebanyakan uraian pekerjaan memuat

bagian-bagian tentang identifikasi jabatan, ikhtisar/ringkasan jabatan, hubungan,

tanggung jawab, dan kewajiban, wewenang pemegang jabatan, standar kerja tugas-

tugas yang dilaksanakan, kondisi kerja, dan spesifikasi jabatan.

Selain itu, menurut Edwin Flippo dalam Ardana, Mujiati dan Utama (2012:39),

menjelaskan pula bahwa deskripsi pekerjaan meliputi indentitas pekerjaan; uraian

singkat tentang pekerjaan; tugas-tugas yaang dilaksanakan; pengawasan yang

diberikan atau diterima; hubungan dengan pekerjaan lain; mesin, alat dan bahan;

kondisi kerja; definisi dan istilah yang tidak biasa; dan penjelasan yang menambah

dan memperjelas hal-hal di tersebut atas.

Beberapa elemen menurut Mr. Sahala P. Sinurat dan Twela Gunawan

berdasar pada hasil penelitiannya dengan judul “Training of trainers”, antara lain :

27

1. Informasi Pekerjaan (Job Information)

Job Information atau informasi tentang jabatan berisi :

- Judul Jabatan

- Indentitas Jabatan

2. Aturan Utama Jabatan (Primary Job Role)

Dalam aturan utama pekerjaan menjelaskan mengapa posisi diadakan dan

bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya.

3. Dimensi (Dimentions)

Dimensi-dimensi pekerjaan menjelaskan tentang ukuran dan skala pekerjaan

yang berada di bawah pengawasannya.

4. Elemen Akuntabilitas (Key Accountability)

5. Pengukuran Performa (Performance Measurement)

Elemen ini berisi hasil kuantitatif dari tanggung jawab utama

6. Hubungan Kerjasama (Relationship)

Elemen ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu dikelola

oleh seorang pemegang jabatan demi kelancaran tugas yang dikerjakannya.

7. Bentuk Hubungan (Reporting Relationship)

Elemen ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan

hubungan secara internal.

8. Pengetahuan dan Keterampilan (Knowledge and Skill)

Hal ini berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja

professional yang diperlukan jabatan tersebut.

9. Pembuatan Keputusan (Decision Making)

28

Hal ini merupakan wewenang untuk menentukan suatu keputusan tanpa

bantuan atasan. Bagaimana seorang pegawai memiliki keluwesannya dalam

menentukan alternatif pemecahan masalah yang terjadi serta mengahadapi

konsekwensi dari alternatif tersebut.

Sesuai dengan penjelasan tersebut, maka pemerintah berupaya membentuk

sebuah konsep mengenai deskripsi pekerjaan secara jelas yang termuat dalam

Pedoman Analisis Jabatan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Apartur

Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) yaitu berisi :

1. Nama Jabatan, yaitu tugas-tugas yang telah dikelompokkan diberi nama

yang mana harus mencerminkan isi dari tugasnya.

2. Ringkasan tugas, yaitu ikhtisar dari keseluruhan tugas yang ada dalam suatu

jabatan dan disusun dalam satu kalimat.

3. Hasil kerja, yaitu produk atau luaran (output) pekerjaan yang dapat berupa

benda atau sesuatu yang bersifat fisik; data, informasi, layanan atau

sesuatu yang bersifat non-fisik.

4. Bahan kerja, yaitu sesuatu yang diolah atau diproses dalam pelaksanaan

tugas-tugas jabatan untuk memperoleh hasil kerja.

5. Peralatan kerja, yaitu alat yang digunakan dalam melaksanakan tugas.

6. Rincian tugas, yaitu tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan yang berisi

antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) tugas. Dalam rincian tugas juga

dijelaskan mengenai gambaran tentang apa yang dikerjakan, mengapa

harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya.

29

7. Kondisi tempat kerja, yaitu gambaran tentang kondisi tempat beserta

lingkungan di sekitar tempat kerja yang mempengaruhi pegawai.

8. Upaya Fisik, yaitu gambaran penggunaan anggota tubuh dalam

melaksanakan tugas jabatan. Upaya fisik yang esensi diuraikan adalah

upaya fisik yang dalam pelaksanaan tugas menyerap tenaga berlebihan

atau berdampak negatif bagi pegawai.

9. Resiko bahaya, Resiko baik fisik maupun mental yang mungkin timbul dan

menimpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya.

10. Syarat jabatan, yaitu rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut

untuk dapat melaksanakan jabatan. Syarat tersebut berupa keahlian,

keterampilan, pengetahuan kerja serta kondisi fisik atau kemampuan

jasmani dan kemampuan mental.

II.4.4. Manfaat Deskripsi Pekerjaan

Sesuai dengan pengertiannya bahwa deskripsi pekerjaan adalah kumpulan

informasi tertulis tentang suatu jabatan, maka menurut Ardana, Mujiati dan Utama

(2012:39), deskripsi pekerjaan tersebut memberikan beberapa manfaat, antara

lain :

1. Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan

memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan;

2. Dapat menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan

tugas;

3. Memudahkan prosedur rekrutment, seleksi, pelatihan dan berbagai

aktivitas SDM;

30

4. Membantu pegawai dalam merencanakan karier, mengurangi praktik

deskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi

pekerjaan untuk memastikan adanya keadilan dalam pemberian

kompensasi;

5. Bermanfaat dalam program keselamatan kerja, dapat menunjukkan

tindakan yang berbahaya dan mengadakan perubahan dalam

pelaksanaan;

6. Deskripsi pekerjaan penting dalam perencanaan perubahan organisasi

dan reorganisasi sesuai perkembangan keadaan;

7. Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk

melaksanakan pekerjaan;

8. Untuk memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan.

Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus

dicapai oleh seorang pegawai yang memegang jabatan tersebut. Pembagian

pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi

pekerjaan untuk pegawai yang memegang jabatan tersebut. Penguraian kerja

yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pegawai kurang mengetahui

tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak

beres. Disinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap

perusahaan atau organisasi (Hasibuan, 2007)

31

II.5. Perilaku kerja

Perilaku kerja pegawai tercermin melalui uraian pekerjaan yang dimiliki oleh

tiap-tiap pegawai. Pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun

2011 dijelaskan definisi perilaku kerja adalah setiap tingkah laku, sikap atau tindakan

yang dilakukan oleh pegawai atau tidak melakukan sesuatu yang seharusnya

dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-ungangan. Berdasarkan

penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa perilaku kerja akan menjadi tidak

terarah apabila pegawai tersebut tidak memiliki pedoman yang jelas dalam

menjalankan pekerjaannya dalam hal ini adala deskripsi pekerjaan yang jelas dan

lengkap.

Perilaku kerja dapat dinilai berdasarkan beberapa aspek, antara lain :

1. Orientasi pelayanan;

2. Integritas;

3. komitmen;

4. disiplin;

5. kerjasama;

6. kepemimpinan.

32

II.4. Kerangka Pemikiran

Dalam kerangka pemikiran tersebut menjelaskan bahwa dalam sebuah

dekripsi pekerjaan terdapat informasi-informasi penting yang harus disusun secara

jelas berdasarkan kualifikasinya agar dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya

para pegawai dapat menjalankannya secata optimal dan konsisten. Dengan adanya

pemahaman pegawai tentang informasi-informasi pekerjaan, para pegawai akan

melaksanakan tugasnya secara terarah, efisien serta efektif.

Unsur Job Description :

1. Nama Jabatan

2. Ringkasan Tugas

3. Hasil Pekerjaan

4. Bahan & Peralatan kerja

5. Rincian Tugas

6. Kondisi Tempat Kerja

7. Upaya Fisik

8. Resiko bahaya

9. Syarat pekerjaan

(KEP/29/M.PAN/6/2004)

Pelaksanaan Tugas Pokok

& Fungsi Subag Umum &

Kepegawaian Dinas

Pendidikan

Prov. Sulawesi Selatan

yang konsisten