BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Konsep dasar sistem merupakan komponen-komponen atau subsistem-

subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan

sehingga mempunyai tujuan atau sasaran tertentu. Komponen-komponen atau

subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, hal ini berarti

suatu sistem adalah seperangkat komponen-komponen atau unsur-unsur yang

tersusun secara teratur dalam mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Pendekatan

sistem yang lebih menekankan pada komponen akan lebih mudah didalam

mempelajari suatu sistem untuk tujuan analis dan perancangan suatu sistem.

2.1.1. Definisi Sistem

Sistem menurut Al-Bahra (2005:3) yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk suatu kegiatan

atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Sedangkan menurut Jogiyanto (2013:1) ada dua pendekatan dalam

mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang

menekankan pada komponen dan elemennya. Pendekatan yang menekankan pada

prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut:

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” Sedangkan pendefinisian sistem

berdasarkan pendekatan yang menekankan pada komponen dan elemennya adalah

sebagai berikut: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” Definisi berdasarkan pendekatan yang

menekankan pada komponen merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak

diterima, karena dalam kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem

atau sistem-sistem bagian. Subsistem-subsisten dalam suatu sistem tidak dapat berdiri

lepas sendiri-sendiri. Subsistem-subsistem tersebut saling berinteraksi dan saling

berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut

dapat tercapai. Suatu sistem mempunyai suatu maksud tertentu. Ada yang

menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal)

dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal

biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan objectives dalam

ruang lingkup yang lebih sempit.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Setiap sistem informasi, apapun bentuknya dan namanya selalu mempunyai karakteristik sebagai pembeda antara satu sistem informasi dengan sistem informasi

lainnya. Karakteristik tersebut adalah:

1. Komponen sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen atau

elemen-elemen sistem dapat berupa satu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan

suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan

ruang lingkup dari sistem tersebut.

a. Lingkungan luar (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apa saja yang merupakan diluar

batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

b. Penghubung sistem (Interface)

Penghubung sistem (Interface) merupakan media penghubung antar

subsistem dengan subsistem lainnya, sehingga memungkinkan dengan media ini

semua sumber daya mengalir dari subsitem ke subsistem lain baik berupa input

maupun output.

3. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem (Input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem,

terbagi menjadi signal input (dalam sistem komputer disebut dengan data) dan

maintenance input (dalam sistem komputer disebut dengan program).

4. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem atau output dari sistem adalah hasil dari energi yang diolah

oleh sistem. Keluaran ini biasa menjadi input bagi sistem lain atau subsistem lain

ataupun supra bagi sistem lainnya.

5. Pengolah Sistem (Process)

Pengolah Sistem (process), yang dapat merubah masukan menjadi keluaran.

6. Tujuan Sistem (Goal)

Suatu sistem apapun namanya, pasti mempunyai suatu tujuan (goal) atau

sasaran (objectives), karena jika sistem tidak mempunyai sasaran dan tujuan maka

operasi sistem tidak akan ada gunanya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah

sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physic system).

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia ( human made system).

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu ( deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistemterbuka (open system).

2.2. Konsep Dasar Informasi

Data berasal dari bahasa latin yaitu “Datum” yang berarti fakta. Dalam

perkembangan data tidak selalu mempunyai arti fakta atau kejadian yang konkrit atau

aktual, tapi data juga mengasumsikan sesuatu yang tidak pernah terjadi, misal ide.

Menurut Jogiyanto (2005:7). Informasi ibarat darat yang mengalir di dalam tubuh

suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi.

Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan

akhihrnya berakhir. Informasi sangat penting dalam didalam suatu organisasi.

2.2.1. Siklus Informasi

Secara umum informasi dapat berupa data mentah, data tersusun maupun data

olahan. Hubungan antara data pengelohan dan informasi secara sederhana

digambarkan dalam siklus informasi berikut ini.

Gambar 2.1 : Siklus Informasi

Sumber : file.upi.edu/Direktori/FPMIPA/PRODI.

Dari gambar diatas terlihat perbedaan antara data informasi, dimana

informasi adalah data yang diperoleh sehingga telah mempunyai nilai dan manfaat

yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Penggunaan

komputer dalam proses teknis operasional masih belum mendukung/menyediakan

informasi yang layak untuk sebuah proses pengambilan keputusan. Dalam sebuah

pengambilan keputusan, kita tidak biasa hanya dengan menggunakan data-data

mentah ataupun informasi yang tidak terorganisir dengan baik.

2.2.2 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal

yaitu : Informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan

relevan (relevance).

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa

atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya. Informasi harus akurat dari sumber informasi sampai ke penerima

informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau

merusak informasi tersebut.

2. Tepat Waktunya, berarti informasi yang datang ke penerima tidak boleh

terlambat, informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi karena

informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan

keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Relavansi informasi untuk tiap-tiap otang satu sama lainnya berbeda.

2.2.3. Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu

manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dapat

dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk

mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir secara pasti nilai

keuntungannya (dalam satuan uang), tetapi kita dapat menaksir nilai efektifitas dari

informasi tersebut. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis

cost effectiveness atau costbenefit.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Adapun defenisi Sistem Informasi menurut Jack Febrian (2007:238), Sistem

informasi atau sering disebut dengan Information System (IS) adalah sistem yang

dapat menghasilkan informasi yang berguna. Suatu sistem dalam sebuah organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan

(building blok) dan dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Blok Masukan

Menggambarkan keragaman data yang dimasukan ke dalam sistem

informasi, umumnya kebutuhan data yang dimasukan kedalam sistem

informasi diturunkan dari kebutuhan informasi.

2. Blok Pengolahan

Bisa diistilahkan sebagai pengoperasian data seperti haknya blok

masukan, blok pengolahan diturunkan dari kebutuhan informasi spesifik

dan pertimbangan adaptasi pengembangan nilai spesifik blok.

3. Blok Basis Data

Pendefinisian paling umum untuk basis data adalah sekelompok data

yang dibutuhkan dan mempunyai arti bagi pemakai sistem informasi.

Terdapat 2 (dua) dimensi penting, arsip logis dan fisik. Arsip merupakan

data terstruktur didalam basis data. Arsip logis diistilahkan untuk

keterpaduan atau keterkaitan antar data, sedangkan arsip fisik dikaitkan

dengan data yang diorgansasikan secara fisik pada perangkat secara fisik

pada perangkat penyimpanan atau media tertentu.

4. Blok Pengawasan

Sistem Informasi merupakan sumberdaya yang kompleks dan dinamis,

seperti halnya sumber daya yang dibutuhkan untuk mengoperasikanya

sesuai dengan rancangan. Blok pengawasan menggambarkan konsep,

tekhnik, dan perangkat untuk menyakinkan kepaduan dari pengoperasian

sistem informasi.

5. Blok Pengeluaran

Mengacu kepada bentuk dan isi dari informasi aktual yang diberikan

kepada pemakai dari sistem informasi.

6. Blok Sumber Daya Pengolahan Data

Akhir dari blok rancangan adalah blok sumber daya pengolahan data.

Penerapan fisik dari blok rancangan terdapat didalam blok ini, yaitu

penerapan dengan aspek penataan atau pengaturan data, perangkat keras,

perangkat lunak, dan personal.

Adapun kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut:

a. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data

untuk proses.

b. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk

menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c. Penyimpanan, yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan

data

d. Output, yaitu suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses

informasi

e. Control, yaitu suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi

tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Adapun komponen sistem informasi yang terdiri dari:

a. Perangkat keras (hardware) terdiri dari computer dan jaringan

b. Perangkat lunak

c. Data, merupakan komponen dari dasar informasi

d. Manusia (user)

Dari uraian sistem informasi diatas penulis dapat mendefinisikan sistem

informasi sebagai satu kesatuan pengolahan data yang terintegrasi dan saling

melengkapi untuk menghasilkan suatu keputusan untuk mencapai sasaranya, baik

dalam suara maupun tulisan.

Bagaimanapun data, informasi dan sistem informasi memiliki hhubungan

erat dan merupakan satu kesatuan utuh. Suatu data tidak akan menjadi informasi

yang bermanfaat apa bila tidak diolah melalui sistem informasi, dan begitupun

informasi tidak dapat dihasilkan apabila tidak ada data yang akan diolah dan

sistem informasi yang mengolahnya.

2.3.2. Flowmap / Bagan Alir

Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir (from flowchat) atau

paperwork flowchat merupakan bagan alir yang menujukan arus dari laporan dan

formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan

symbol-simbol yang sama dengan yang digunakan didalam alir sistem.

Tabel 2.1 Simbol Flowmap

a. Flow Direction Symbol / connecting line.

Notasi Keterangan / fungsiConnector SymbolSimbol untuk mengambarkan aliran (flow) arus suatu proses ataupun prosedur dalam lembar / halaman yang sama.

Connector symbolSimbol untuk mengambarkan aliran (flow) arus suatu proses ataupun prosedur dari satu lokasi satu ke lokasi lain.

Off-Line Connector SymbolSimbol untuk mengambarkan aliran (flow) arus suatu proses ataupun prosedur dalam lembar / halaman yang lain.

Communication Link SymbolSimbol untuk mengambarkan transmisi / sambungan untuk informasi dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama.

b. Processing Symbol

Notasi KeteranganProcess SymbolSimbol yang menunjukan pengolahan yang dilakukan oleh komputer.Manual Operation SysmbolSimbol yang menunjukan pengolahan manual.Decision SymbolSimbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban / aksi.Predefine Process SymbolSimbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan didalam storage.Terminal SymbolSimbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program.

Off-Line Storage SymbolSimbol yang menunjukan bahwa data ini akan disimpan.

Manual Input SymbolSimbol untuk pemasukan data secara manual online keyboard.

c. Input – Output Symbol

Notasi KeteranganInput – Output SymbolSimbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.Magnetic – Tape Unit SymbolSimbol yang menyatakan input berasal dari pita magentik atau outpun disimpan ke pita magenetikPunched Card SymbolSimbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.Disk And On-Line StorageSimbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk.Display SymbolSimbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer dan lain sebagainnya.Transmittal Tape SymbolSimbol untuk menyatakan input berasal dari mesin jumlah/ hitung.Document SymbolSimbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk berkas atau output dicetak ke kertas.

2.3.3. DFD (Data Flow Diagram)

1. Definisi DFD

DFD atau sering juga disebut DAD (Diagram Arus Data) adalah suatu

modeling tool yang memungkinkan sistem analis mengambarkan suatu

sistem sebagai suatu jaringan kerja proses dan fungsi yang

dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut alur data.

2. Fungsi DAD

DAD membantu para analis sistem meringkas informasi tentang

sistem, mengetahui hubungan antar sub – sub sistem, membantu

perkembangan aplikasi secara efektif.

3. Notasi DFD

Berikut ini adalah komponen – komponen DFD yang digambarkan

dengan notasi simbol menurut para ahli DFD dan dalam setiap model

terdapat empat notasi simbol yang biasa digunakan dalam pembuatan

DFD yaitu:

Tabel 2.2 Simbol Data Flow Diagram

Simbol Nama Simbol Keterangan

File hardisk Menunjukan kegiatan/ aktifitas

yang dilakukan oleh orang,mesin,

atau komputer.

Entitas Eksternal Orang, organisasi atau sistem yang

berada diluar sistem tetapi

berinteraksi dalam sistem

Arus data Menunjukan arus dari proses

Data store Menujukan simpanan dari data

yang berupa suatu file atau database

di sistem komputer

4. Tingkatan DAD

a. Diagram Konteks

Dimulai dengan diagram konteks yang merupakan level tertinggi (top

level), diagram yang mengambarkan hubungan antar sistem dengan

entitas diluar sistem, merupakan sistem secara keseluruhan.

Hal – Hal yang harus diperhatikan dalam mengambar Diagram Konteks

diantarnya adalah:

1. Terminologi sistem:

a. Batas sistem, yaitu batas antara daerah kepentingan sistem.

b. Lingkungan sistem, yaitu segala sesuatu yang berhungan atau

mempengaruhi sistem.

c. Interface, yaitu aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan

lingkungan sistem tersebut.

2. Menggunakan satu simbol proses

Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan

pemprosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah

mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filling

data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukan, memeriksa,

mengklarifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan

melakukan filling data (baik yang melakukan secara manual maupun yang

dilakukan secara terotomasi).

3. Nama / keterangan dalam simbol proses harus sesuai dengan fungsi sistem

tersebut.

4. Antara Entitas Eksternal / Terminator tidak diperbolehkan komunikasi

langsung.

b. Diagram level nol

Merupakan penggambaran tahap – tahap proses yang ada didalam

sistem. Diagram nol ini merupakan penjabaran dari diagram

konteks.

c. Diagram Rinci / detail / primitive

Menggambarkan rincian tiap proses yang terdapat pada diagram

nol, dimana proses rinci ini dapat dipecahkan sampai pada proses

yang paling rinci.

Berikut ini adalah aturan pembuatan DFD yang baku:

a. Tidak boleh menghubungkan entitas eksternal dengan entitas eksternal

lainnya secara langsung.

b. Tidak boleh menghubungkan data store dengan data store lainnya secara

langsung.

c. Tidak boleh menghubungkan data store dengan entitas eksternal lainnya

secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan keluar.

2.4 Teori tentang Masalah yang dibahas

2.4.1 Arsip Surat

1. Pengertian Arsip

Menurut asal kata arsip berasal dari bahasa belanda yaitu

“archief”. Menurut Armosudrdjo (1982,157-158) archief dalam bahasa

belanda memiliki beberapa pengertian sebagai berikut:

1. Tempat penyimpanan secara tertatur baik bahan-bahan tertulis,

piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-

daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

2. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

3. Bahan-bahan yang harus ada di arsip itu sendiri.

Dalam bahasa inggris, arsip dinyatakan dalam istilah file yang berasal

dari bahasa latin “filum” yang berarti tali atau benang .

Menurut kamus bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting.

Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat

dinyatakan arsip jika memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1.Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi atau

lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang.

2.Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem

tertentu sehingga memudahkan sistem temu balik jika di perlukan

kembali.

Pengertian arsip di Indonesia di atur berdasarkan UU No. Prp 19

Tahun 1961 adalah sebagai berikut:

1. Secara Umum

Wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga, dalam

keadaan tunggal berkelompok maupun dalam satu kesatuan bentuk dan

fungsi usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya.

2. Secara Khusus

Kumpulan surat dan bahan penolong lainya dengan fungsi memastikan

ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisis atau yuridis dengan

perkembangan organisasi yang disimpan, dipelihara selama diperlukan.

Sebagai bentuk penyesuaian terhadap perkembangan kebutuhan

administrasi yang semakin maju maka UU No Prp 19 tahun 1961 dicabut

dan diganti dengan UU No. 7 Tahun 1971 ini memberikan rumusan arsip

sebagai berikut:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

Negara dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok , dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau

perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan. Yang dimagsud dengan naskah-naskah dalam bentuk

corak apapuun dari arsip, adalah meliputi baik yang tertulis maupun

yang dapat dilihat dan di dengar seperti hasil-hasil rekaman, film dan

lain-lain sebagainya. Sedangkan yang di magsud berkelompok ialah

bahwa naskah-naskah yang berhubungan satu dengan yang lain yang

dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

Dari definisi di atas jelas bahwa arsip merupakan sumber informasi

dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi dan memiliki nilai guna,

dimana surat atau warkat yang diproses berdasarkan pengklarifikasian atau

pengolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama

masih diperlukan.

Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan

didalam menunjang proses pengembalian keputusan, perencanaan,

pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input

yang sangat signifikan bagi proses-proses managemen, baik bisnis maupun

pemerintah.

2. Klasifikasi Arsip

Dalam tata arsip pemerintahan yang tercantum di lampiran keputusan

bupati bandung 2003 arsip mempunyai klasifikasi yang disebut klasifikasi

arsip.

a. Klasifikasi adalah penggolongan naskah atau surat Dinas berdasarkan

masalah yang dimuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk

pengaturan, penataan, dan penemuan kembali arsip.

b. Klasifikasi masalah adalah penggolongan arsip yang didasarkan atas isi

masalah yang terdapat didalam arsip. Arsip yang memiliki isi keterangan

(informasi) yang sama dikelompokan menjadi satu misalnya: Arsip-arsip

yang berkaitan dengan masalah kepegawaian dikelompokan tersendiri,

demikian juga mengenai keuangan dan sebagainya.

c. Kode adalah tanda pengenal masalah seperti yang tercantum dalam pola

klasifikasi yaitu tanda atau alat untuk mengenali masalah yang terkandung

dalam arsip.

d. Kode klasifikasi adlah merupakan bagian dari klasifikasi arsip yang

menjadi tanda pengenal urusan dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai

penuntun terhadap letak berkas ditempat penyimpanan.

e. Surat Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang

meningkat atau tidak meningkat.

3. Jenis – Jenis Arsip

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macamnya,

tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:

1. Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip Dinamis

Yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi

perkantoran.

b. Arsip Statis

Yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi

perkantoran atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.

2. Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi pengguna, arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu nilai

guna primer dan nilai guna sekunder.

a. Nilai Guna Primer

Yaitu Nilai arsip yang didasarkan pada pengguna untuk kepentingan

lembaga atau instansi, pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai

guna primer meliputi :

1. Nilai guna admisistrasi yaitu nilai gna arsip yang didasarkan pada

kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi di lembaga atau instansi

pencipta arsip.

2. Nilai guna hukum yaitu arsip yang memberikan bukti-bukti yang

mempunyai kekuatan hukum atas kah dan kewajiban Negara dan

pemerintah.

3. Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang

menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.

4. Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data

ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni terapan.

b. Nilai Guna Sekunder

Yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai

kepentingan lembaga atau instansi pencipta arsip, serta kegunaannya

sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat atau

penanggung jawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi

1. Nilai guna pembuktian yaitu arsip yang mengandung fakta dan

keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana

lembaga atau instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur

fungsinya dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil

atau akibat dari kegiatan tersebut.

2. Nilai guna informasi yaitu arsip yang mengandung informasi bagi

keguanaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan

dengan lembaga atau instansi penciptanya.

3. Berdasarkan Sifat

Selain berdasarkan nilai guna, jenis-jenis arsip juga digolongkan

berdasarkan sifatnya, Yaitu :

a. Arsip Tertutup yaitu arsip yang didalam pengelolaanya dan

perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

b. Arsip Terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak

berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaanya.

Berdasarkan tingkat penyimpananya dan pemeliharaanya arsip dibagi atas :

1. Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip.

2. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara

nasional di Jakarta yaitu pada ANRI ( Arsip Nasional Republik Indonesia ).

3. Arsip unit yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau setiap unit dalam

organisasi.

4. Berdasarkan Keaslianya

Menurut keaslianya, arsip dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan dan arsip petikan.

5. Berdasarkan Subjeknya

Berdasarkan subjeknya atau isinya arsip dapat dibedakan atas berbagai

macam, misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan,

arsip pemasaran, arsip penjualan dan sebagainya.

6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam,

misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini di artikan sebagai

setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang

berguna bagi penyelenggaraan kehidupan Organisasi.

7. Berdasarkan Sifat dan Kepentinganya

Jenis arsip dibagi atas, arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai

hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.

Sedangkan arsip vital adalah arsip yang bersifat pernanen, disimpan untuk

selama-lamanya, misal akte, ijazah, buku induk mahasiswa dan sebagai

nya.

4. Tujuan Arsip

Tujuan Arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung

jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung

jawaban tersebut bagi pemerintah.

Selain itu sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu,

dan memberikan data atau informasi kepada pimpinan atau yang

mempunyai wewenang mengambil keputusan mengenai hasil-hasil dimasa

lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk

masa yang akan datang.