BAB II

TEORI SINGKAT

2.1. Definisi Organisasi

Pengertian organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam

kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah

system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk

kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja

dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang

bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

Ciri – Ciri Organisasi :

Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah

di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang

antara lain sebagai berikut:

1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama

Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-

orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya

organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab

setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan.

Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga

dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai

keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian

umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai

tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan

sebagainya.

2. Proses Kerja Sama Sedikitnya Antar Dua Orang

Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja

sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan

dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain

proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di

laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu

hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak

bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.

3. Jelas Tugas Kedudukannya Masing-masing

Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau

pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan

dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang

yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan

antara yang satu dengan yang lain.

4. Ada Tujuan Tertentu

Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu

perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya

dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik.

2.2. Visi, Misi, Tujuan dan Strategi

1. Pengertian Visi

Visi adalah suatu pernyataan tentang gambaran keadaan clan karakteristik yang

ingin di capai oleh suatu lembaga pada jauh dimasa yang akan datang. Banyak intepretasi

yang dapat keluar dari pernyataan keadaan ideal yang ingin dicapai lembaga tersebut. Visi

itu sendiri tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail gambaran sistem

yang ditujunya, oleh kemungkinan kemajuan clan perubahan ilmu serta situasi yang sulit

diprediksi selama masa yang panjang tersebut.PernyataanVisi tersebut harus selalu berlaku

pada semua kemungkinan perubahan yang mungkin terjadi sehingga suatu Visi hendaknya

mempunyai sifat / fleksibel.

Untuk itu ada beberapa persyaratan yang hendaknya dipenuhi oleh suatu pernyataan Visi:

Berorientasi pada masa depan;

Tidak dibuat berdasar kondisi atau tren saat ini;

Mengekspresikan kreativitas;

Berdasar pada prinsip nilai yang mengandung penghargaan bagi masyarakat;

Memperhatikan sejarah, kultur, clan nilai organisasi meskipun ada

perubahan terduga; 

Mempunyai standard yang tinggi, ideal serta harapan bagi anggauta lembaga;

Memberikan klarifikasi bagi manfaat lembaga serta tujuan-tujuannya;

Memberikan semangat clan mendorong timbulnya dedikasi pada lembaga;

Menggambarkan keunikan lembaga dalam kompetisi serta citranya;

Bersifat ambisius serta menantang segenap anggota lembaga (Lewis & Smith 1994

2. Pengertian Misi

Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam

usahanya meng-ujud-kan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan

misi yang merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata

untuk dituju serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian Visi.

Pernyataan Misi memberikan keterangan yang jelas tentang apa yang ingin dituju

serta kadang kalamemberikan pula keterangan tentang bagaimana cara lembaga bekerja.

Mengingat demikian pentingnya pernyataan misi maka selama pembentukannya perlu

diperhatikan masukan-masukan dari anggota lembaga serta sumber-sumber lain yang

dianggap penting.

Untuk secara Iangsung pernyataan Misi belum dapat dipergunakan sebagai petunjuk

bekerja. Intepretasi lebih mendetail diperlukan agar pernyataan Misi dapat diterjemahkan

ke langkahlangkah kerja atau tahapan pencapaian tujuan sebagaimana tertulis dalam

pernyataan Misi.

3. Pengertian Tujuan Organisasi

Setiap manusia yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama, menciptakan

sebuah wadah atau badan dimana mereka saling berusaha untuk mewujudkan tujuan

tersebut. Dan hal ini lah yang menjadi sebab adanya tujuan dari sebuah organisasi. Tujuan

dicerminkan oleh sasaran yang harus dilakukan baik dalam jangka pendek, maupun jangka

panjang.

Tujuan dari sebuah organisasi sangat mempengaruhi kinerja dari organisasi itu

sendiri maupun untuk mencari massa atau anggota baru dalam pengembangan sebuah

organisasi dan untuk menjaga kaderisasi anggota. Kaderisasi bertujuan untuk menjaga

sebuah organisasi tetap bisa bertahan dan eksis dalam jangka waktu yang panjang.

Ada beberapa tingkatan pengelompokan yang mendefinisikan prioritas sebuah tujuan

organisasi

1. Tujuan atau Misi umum : Pernyataan luas, atau tujuan dalam skala umum yang

mendefinisikan bagaimana tercipta sebuah organisasi tersebut, biasanya tidak berubah dari

tahun ke tahun dan sering menjadi pernyataan pertama dalam konstitusi sebuah organisasi.

2. Tujuan adalah pernyataan yang menjelaskan apa yang sebuah organisasi itu ingin di

capai. Merupakan bagian dari tujuan dan misi dari sebuah organisasi, tujuan seperti ini bisa

seperti ini bisa berubah dari tahun ke tahun tergantung pada kesepakatan dari kelompok

tersebut.

3. Tujuan merupakan deskripsi dari apa yang harus dilakukan berasal dari tujuan, spesifik

yang jelas. laporan tugas terukur untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari sebuah

kelompok, biasanya memiliki jangka pendek dan batas waktu tertentu.

Pemilihan tujuan dari setiap organisasi sangat penting, karena dengan hal tersebut,

bisa menjadi semangat kerja, dan rasa bertanggungjawab, komitmen dan motivasi dari

setiap anggota dalam sebuah kelompok.

4. Pengertian Strategi

Sasaran adalah merupakan penjabaran dari tujuan organisasi, dalam bentuk terakhir

dan akan dapat dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu tahunan, semesteran, atau

bulanan. Sasaran juga menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan

yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, oleh karena itu sasaran yang ditetapkan

diharapkan dapat memberikan fokus pada penyusunan progam dan kegiatan yang bersifat

spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai.

Sasaran organisasi yang ditetapkan pada dasarnya merupakan bagian dari proses

perencanaan strategis dengan fokus utama berupa tindakan dan alokasi sumber daya

organisasi dalam rencana kegiatan atau operasional organisasi yang akan dilaksanakan.

Atas dasar arti dan makna penetapan sasaran dimaksud, serta mengacu pada arahan tujuan

yang telah ditetapkan.

2.3. Perancangan Organisasi (Designing Organization)

Organisasi merupakan sekumpulan orang yang membentuk sebuah sistem terpadu

mengenai bagaimana orang-orang dalam organisasi mencapai tujuan yang sama. Tujuan

tersebut sering dituangkan dalam sebuah wadah yakni Visi. Orang-orang dalam organisasi,

seberapa besarpun organisasi itu, pasti memiliki tujuanbersama yang ingin dicapai. Tujuan

yang dicapai tidak bisa dilakukan sendiri-sendiri, secara individual. Sehingga

membentukalah organisasi. Berasal dari kata dasar organ. Arti harfiahnya dalam istilah

biologi kurang lebih berarti sekumpulan jaringan yang membentuk satu kesatuan dimana

dapat melakukan fungsi tertentu secara independen. Kata organ mendapat imbuhan ’isasi’.

Sehingga bisa diartikan sebagai proses dan sekumpulan aktivitas. Mengenai jumlah orang

dalam organisasi, dalam hal ini tidak dibatasi. Perancangan organisasi yang akan dibahas di

sini bersifat umum dan bisa diterapkan dalam jenis organisasi apa saja dan jumlah orangnya

berapa saja. Mulai dari organisasi kampus, sosial kemasyarakatan, industri rumah tangga

dan organisasi perusahaan, serta sebuah partai politik.

Kata ’perancangan’ sering disamaartikan dengan fungsi perencanaan dalam

keilmuan manajemen secara umum. Hal ini memang tidak salah. Namun dalam

perancangan organisasi akan lebih detail dijelaskan bagaimana strategi spesifik mengenai

langkah-langkah agar organisasi terbentuk. Secara spesifik perancangan organisasi adalah

sebuah usaha formal, proses yang terarah untuk mengintegrasikan manusia, informasi dan

teknologi dalam sebuah organisasi. Perancangan organisasi di gunakan untuk

mempertemukan bentuk organisasi yang sedekat mungkin dengan tujuan yang ingin diraih

oleh organisasi. Melalui desain proses, aktivitas organisasi untuk meningkatkan

kemungkinan dari usaha bersama seluruh anggota organisasi mencapai kesuksesan.

2.4. Dimensi Kontekstual Organisasi

Dimensi Kontekstual, yaitu dimensi yang menggambarkan keseluruhan dari suatu

organisasi. Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan

membentuk suatu dimensi struktural organisasi, yang terdiri dari: ukuran, teknologi

organisasi, lingkungan.

Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang

dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang

ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins, 2003:136).

Bentuk desain organisasi terdiri dari: organic, mostly organic, mechanistic, dan mostly

mechanistic.

Berdasarkan tujuannya, terdapat 3 jenis organisasi yaitu organisasi berstruktur

produk (menangani produk tertentu), organisasi fungsional (menitikberatkan kesuatu fungsi

tertentu) dan organisasi hybrid (kolaborasi antara organisasi produk dengan organisasi

fungsional).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu tempat atau

wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis,

terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya

(uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya

yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan.

Dimensi ini memperlihatkan susunan organisasi yang mempengaruhi dan

membentuk suatu dimensi struktural organisasi, yang terdiri dari:

a. Ukuran. Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam

organisasi tersebut.

b. Teknologi Organisasi. Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi,

termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.

c. Lingkungan. Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen

kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial.

2.5. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta

posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan

operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi

menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang

lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang

baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu

pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

2.5.1. Kompleksitas

Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi yang ada di dalam sebuah

organisasi. Diferensiasi horisontal mempertimbangkan tingkat pemisahan horisontal di

antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman hierarki organisasi.

Diferensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai

organisasi tersebar secara geografis. Peningkatan pada masalah satu dari ketiga faktor

tersebut akan meningkatkan kompleksitas sebuah organisasi.

Diferensiasi horisontal

Diferensiasi horisontal merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit

berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang meeka laksanakan, dan tingkat

pendidikan serta pelatihannya.

 Diferensiasi vertikal

Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat,

demikian pula kompleksitasnya karena jumlah tingkatan hierarki di dalam organisasi

bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan tingkat

yang paling rendah, maka makin besar pula potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi,

dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta

makin sukar bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

Diferensiasi spasial

Diferensiasi spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik,

dan personalia sebagai sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial

dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi dan dan diferensiasi horizontal dan vertikal.

Artinya, adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis.

Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.

2.5.2. Formalisasi

Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu

distandardisasikan. Jika formalisasi rendah, perilaku para pegawai relatif tidak terprogram.

Karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah

perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi, maka makin besar standardisasi,

makin sedikit pula jumlah masukan mengenai bagaiman suatu pekerjaan harus dilakukan

oleh seorang pegawai. Standardisasi bukan hanya menghilangkan kemungkinan para

pegawai untuk berperilaku secar lain, tetapi juag menghilangkan kebutuhan bagi para

pegawai untuk mempertimbangkan aternatif.

2.5.3. Sentralisasi

Sentralisasi adalah yang paling problematis dari ketiga komponen. Sentralisasi

dinyatakan sebagai sejauh mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan-

kebijaksanaan dikonsentrasikan pada satu individu, sebuah unit, atau suatu tingkat

(biasanya pada tingkat tinggi dalam organisasi), dengan demikian pegawai (biasanya

berada di bagian bawah organisasi) hanya memperoleh masukan yang minim dalam

pekerjaan mereka. Istilah sentralisasi merujuk kepada tingkat dimana pengambilan

keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang

tinggi menyatakan adanya spesialisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah

menunjukkan adanya desentralisasi. Tingkat kontrol yang dimiliki seseorang dalam seluruh

proses pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai sebuah ukuran mengenai

sentralisasi. Kelima langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:

mengumpulkan informasi untuk diteruskan kepada pengambil keputusan mengenai apa

yang dapat dilakukan; memproses dan menginterpretasikan informasi tersebut untuk

memberi saran kepada pembuat keputusan mengenai apa yang harus dilakukan; membuat

pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan; memberi wewenang kepada orang lain

mengenai apa yang hendak dilakukan.

2.6. Konfigurasi Struktur

Menurut Henry Mintzberg dalam menciptakan suatu desain organisasi yang efektif,

maka mengemukan pendapatnya yang ditulis dalam sebuah buku Structure In Five :

Designing Efective Organization. Buku ini menjelaskan bagaimana organisasi dibentuk dari

beberapa elemen untuk menjadi suatu konfigurasi/struktur yang lebih efektif.

Terdapat dua argumentasi sebagai dasar simpulan yang menyatakan konfigurasi

mendorong keefektifan organisasi yaitu :

1.  Seleksi alamiah. Dalam hal ini lingkungan mendorong bentuk organisasi untuk

melanjutkan kelangsungan hidupnya, agar terjadi efisien biaya dan dapat bersaing,  

sebuah  organisasi   harus  dapat  menyesuaikan  diri  dengan  sifat struktural

industrinya.

2. Organisasi dapat didorong ke arah konfigurasi tertentun untuk mencapai konsistensi

dalam karakteristik internal organisasi sehingga cocok dengan situasi mereka.

Kerangka kerja karya Henry Mintzberg dalam mengklasifikasikan konfigurasi bertumpu

pada dua hal yaitu mekanisme koordinasi dan elemen dasar organisasi yang secara ringkas

dapat dijelaskan sebagai berikut. Mekanisme Koordinasi merupakan bagian fundamental

ketika organisasi mengkoordinasi kegiatan organisasi, yang meliputi:

1. Mutual Adjustment, merupakan koordinasi  kerja dengan  proses komunikasi

informal. Di sini kontrol kerja terletak pada pelakunya. Biasanya digunakan untuk

organisasi yang sederhana, tapi juga digunakan pada organisasi yang sangat

kompleks.

2. Direct     Supervisor,     merupakan     koordinasi     kerja     dimana     seseorang

bertanggungjawab untuk keseluruhan pekerjaan yang  lain.  Dia memberikan

instruksi dan mengawasi tindakan yang lainnya.

3. Standarisasi, yang dibedakan menjadi 3 bagian itu :

·         Standarisasi pekerjaan, saat isi pekerjaan itu telah diprogram secara spesifik

·         Standarisasi output, ketika hasil dari kerja secara spesifik telah

diprogram: misalnya profit, penjualan dan sejenisnya

·         Standarisasi keahlian ketika kinerja dari pekerjaan dan pelatihan secara spesifik

telah ditentukan, misalnya lulusan psikologi, ekonomi S2,dsb.

2.6.1. Sub-unit Dasar/Elemen

Elemen Dasar Desain Konfigurasi Terdiri Dari 5 Bagian Yang Meliputi:

1.      The operating core

Yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang

berhubungan dengan produksi dan jasa

2.      The Strategic Apex

Manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk

organisasi tersebut. Dia menjamin agar organisasi menjalankan misi

perusahaan yang telah digariskan.

3.      The Middle Line

Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic

apex.

4.      The Technostructure

Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk

standarisasi tertentu dalam organisasi

5.      The Support Staff

Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak

langsung kepada organisasi. Salah satu dari kelima bagian tersebut dapat

mendominasi sebuah organisasi yang membuat terbentuknya lima desain

konfigurasi. Masing-masing desain konfigurasi mempunyai kelebihan dan

kekurangan yang unik. Konsisten dengan falsafah kontingensi, masing-

masing adalah konfigurasi yang lebih disukai pada situasi tertentu.

2.6.2. Tipe Struktur Minzberg

a) Simple Structure

Karakteristik Simple Structure : pada umumnya tidak

mempunyai technostructure (kalaupun ada hanyalah sedikit), sedikit staf pendukung,

pembagian kerja yang tidak kaku dan hirarki manajerial yang kecil. Penggunaan

perencanaan, pelatihan, dan perantara juga sangatlah minimal.

b) Machine Bureaucracy

Machine Bureacuracy mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi,

peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelompokkan ke dalam

departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengambilan keputusan yang

mengikuti rantai komando dan sebuah struktur adminsitrasi yang rumit dengan

perbedaan yang tajam antara aktivitas lini dan staf. Karakteristik utama dari  Machine

Bureacuracy adalah obsesinya terhadap kontrol dengan mencoba mengeliminasi

semua kemungkinan ketidakpastian, sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar

tanpa gangguan.

c) Profesional Bureaucracy

Ledakan ilmu pengetahuan khususnya di Negara Barat membuat Professional

Bureaucracy makin digemari pada tahun 1980-an. Eksplorasi ilmu pengetahuan

menciptakan kelas baru dari organisasi yang membutuhkan para profesional untuk

menghasilkan produk dan jasa mereka. Hal ini telah menciptakan kebutuhan akan

suatu disain organisasi yang menyandarkan diri pada spesialisasi yang didasarkan

atas kepemilikan kemampuan individual dan bukan atas dasar pembagian

kerja. Professional Bureaucracy kemudian diciptakan untuk memberi kesempatan

kepada organisasi mempekerjakan spesialis yang sangat terlatih sambil tetap

memperoleh efisiensi dari standarisasi. Konfigurasi ini juga memberikan alternatif

karena merupakan birokrasi yang menggabungkan standarisasi dengan desentralisasi.

d) Divisional Form

Berbeda dengan konfigurasi lainnya, dalam Divisionalised Form tidak terdapat

struktur yang lengkap dari strategic apex ke operating core,tapi lebih kepada sebuah

struktur yang melapisi struktur yang lain. Konfigurasi Divisionalised Form berfokus

pada hubungan struktural antara headquarters dan divisinya, yaitu antara strategic

apex dan bagian manajer middle line.

e) Adhocracy.

Sejarah Adhocracy dapat ditelusuri mulai dari Perang Dunia II, dimana pada

waktu itu angkatan bersenjata Amerika menciptakan tim ad hocyang kemudian

dibubarkan setelah misi telah mereka tuntaskan. Di sini terlihat tidak adanya jangka

waktu yang pasti bagi keberadaan mereka, tim bisa saja bertahan selama jangka

waktu sehari, sebulan, ataupun setahun. Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi

horizontal yang tinggi, diferensiasi vertikal yang rendah karena tingkatan

administrasi yang banyak akan membatasi kemampuan organsasi untuk melakukan

penyesuaian. Kebutuhan akan pengawasan juga adalah minimal karena para

professional telah menghayati perannya seperti yang diinginkan oleh manajemen.

2.6.3. Struktur Mekanistik dan Organik

Model organik dari desain organisasi berada dalam posisi yang bertentangan dengan

model mekanistik berkaitan dengan perbedaan karakteristik organisasi dan praktik.

Perbedaan yang sangat nyata antara dua model adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria

efektivitas yang masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi. Sementara model

mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi model organik memaksimalkan

kepuasan, fleksibilitas dan pengembangan.

Organisasi organik fleksibel terhadap perubahan tuntutan lingkungan karena desain

organisasi organik mendorong pemanfaatan yang lebih besar dari potensi manusia. Manajer

didorong memakai praktik yanbg memacu seluruh motivasi manusia melakukan desain

pekerjaan yang menekankan pada pertumbuhan pribadi dan tanggung jawab. Pengambilan

keputusan, pengendalian, dan proses penetapan sasaran desentralisasi dan disebarkan pada

semua tingkat organisasi. Komunikasi mengalir ke seluruh organisasi, tidak begitu saja

turun menurun garus komando. Praktik ini dimaksudkan untuk mengimplementasikan suatu

asumsi dasar dari model organik yang menetapkan bahwa suatu organisasi  akan menjadi

efektif pada suatu tingkat dimana struktur dipakai “untuk menjamin suatu probabilitas

maksimum yang dalam seluruh interaksi dan hubungan dengan organisasi, masing-masing

anggota, dengan latar belakangnya, nilai-nilai, keinginan dan harapan, kita meninjau

pengalaman sebagai dukungan dan satu sisi untuk membangun dan menjaga harga diri dan

kepentingan.

Suatu desain organisasi yang memberikan individu seperti harga diri dan motivasi serta

kepuasan fasilitas, fleksibilitas dan pengembangan akan mempunyai karakteristik sebagai

berikut:

1. Hal ini relatif sederhana karena tidak menekankan pada spesialisasi dan

menekankan pada peningkatan rentang pekerjaan.

2. Relatif desentralisasi, karena menekankan pada delegasi wewenang dan

peningkatan kedalaman pekerjaan.

3. Relatif informal karena menekankan pada produk dan pelanggan sebagai dasar bagi

departemen.

PERBANDINGAN STRUKTUR MEKANISTIK DAN ORGANIK

Proses Struktur Mekanistik Struktur Organik

Kepemimpinan

Tidak ada rasa percaya dan

keyakinan. Bawahan tidak

merasa bebas

mendiskusikanmasalah

pekerjaan dengan atasan

yang sebaliknya manarik

ide da pendapat mereka

Memiliki rasa percaya dan

keyakinan antara atasan

dan bawahan dalam semua

hal. Bawahan merasa

bebas mendiskusikan

dengan atasan yang

sebaliknya menarik ide

dan pendapat mereka

Motivasi

Langkah hanya fisik,

keamanan, dan motif

ekonomi melalui

penggunaan sanksi dan

ancaman. Sikap tidak

mendukung pada

organisasi terjadi diantara

karyawan

Langkah penuh dengan

motivasi melalui

penggunaan partisipasi.

Sikap lebih mendukung

pada organisasi dan tujuan

Komunikasi

Informasi mengalir ke

bawah dan cenderung

terdistorsi tidak akurat,

dan dipandang

mencurigakan oleh

bawahan

Informasi mengalir bebas

ke seluruh organisasi, atas,

bawah dan ke samping.

Informasi akurat dan tidak

distorsi

Interaksi

Tertutup dan terbatas.

Bawahan hanya memberi

efek yang kecil pada

tujuan departemen, metode

dan aktivitas.

Terbuka dan ektensif. Baik

atasan dan bawahan dapat

mempengaruhi tujuan,

metode dan aktivitas.

Keputusan

Relatif sentralisasi. Terjadi

hanya pada posisi puncak

organisasi

Relatif desentralisasi.

Terjadi pada semua tingkat

melalui proses kelompok.

Penetapan Tujuan Dilokasikan pada

organisasi puncak, tidak

mendorong partisipasi

Mendorong partisipasi

dalam menetapkan sasaran

yang tinggi dan realistik

kelompok

Pengendalian

Sentralisasi. Penekanan

pada bentuk menyalahkan

atas terjadinya kesalahan

Tersebar di organisasi.

Penekanan pengendalian

sendiri dan pemecahan

masalah.

Tujuan Kinerja

Rendah dan secara pasif

dicari manajer, yang tidak

menunjukkan komitmen

atas pengembangan SDM

organisasi

Tinggi dan aktif dicari

atasan, yang memahami

kebutuhan komitmen

penuh untuk

mengembangkan malalui

pelatihan SDM organisasi.

2.7. Fasilitas Penunjang Produksi

Tujuan utama didalam desain tata letak pabrik pada dasarnya adalah untuk

meminimalkan total biaya yang antara lain menyangkut elemen-elemen biaya seperti biaya

untuk kontruksi dan instalasi baik untuk bangunan mesin, maupun fasilitas produksi

lainnya. Selain itu biaya pemindahan bahan, biaya produksi, perbaikan, keamanan, biaya

penyimpanan produk setengah jadi dan pengaturan tata letak pabrik yang optimal akan

dapat pula memberikan kemudahan di dalam proses supervisi serta menghadapi rencana

perluasan pabrik kelak dikemudian hari.

Fasilitas Penunjang Produksi diperlukan untuk penerimaan dan penyimpanan bahan

baku sebelum bahan baku tersebut digunakan pada lantai produksi ( Receiving dan Storage)

dan penyimpanan dan persiapan pengiriman barang jadi (warehousing dan shipping).

1. RECEIVING

Penerimaan (receiving), yaitu menerima material pesanan

perusahaan, menjamin kuantitas material yang dikirim supplier, serta

mendistribusikan material ke lantai produksi.

Kita perlu menggambarkan proses pokok di dalam fasilitas gudang sebagai

fungsi sistem penyimpanan. Receiving (penerimaan) merupakan departemen yang

mempunyai aktivitas berkaitan dengan penerimaan material yang datang ke pabrik.

Setelah aktivitas inspeksi dilakukan, departemen receiving bertanggung jawab

mengirimkannya ke gudang (storage) agar disimpan. Departemen penerimaan

bahan terutama bertanggung jawab terhadap hal-hal seperti:

1. Membongkar atau menurunkan material dari truk yang membahayakan.

2. Membongkar kotak pembungkus material yang dikirim.

3. Identifikasi dan pengecekan material yang datang.

4. Pengecekan tanda terima barang dan menyesuaikannya dengan kartu

pesanan.

5. Mencatat adanya kerusakan-kerusakan yang dijumpai dari material

yang datang dan menyiapkan laporan untuk klaim.

6. Menyimpan data material yang datang untuk digunakan bila sewaktu-

waktu dibutuhkan.

7. Mengirim material yang datang ke departemen lain yang

membutuhkan segera atau mengirimkannya ke gudang untuk disimpan.

Departemen pengiriman barang bertanggung jawab terhadap

pemeriksaan awal kuantitas dan kualitas material yang datang. Oleh karena

itu,departemen pengiriman akan memunyai hubungan erat dalam melaksanakan

tugas ini dengan departemen pengendalian kualitas. Selanjutnya, perusahaan perlu

melakukan suatu analisis terhadap material yang menyangkut karakteristik, jumlah,

frekuensi datang, berat atau volume, dan lain-lain serta waktu yang dibutuhkan

untuk proses unloading guna menentukan area luas yang diperlukan departemen

penerimaan. Aktivitas penerimaan barang merupakan awal aliran bahan yang akan

diproses. Maka, bagian penerimaan seharusnya ditempatkan berdekatan dengan

fasilitas-fasilitas transportasi yang menghubungkan pabrik dengan lingkungan luar,

seperti fasilitas jalan raya, jalan kereta api, maupun tepi sungai.

2. STORAGE

Penyimpanan (storage); yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan

sebelum ada permintaan.

3. SHIPPING

Shipping (pengiriman) berkaitan dengan persiapan-persiapan yang

berkenaan dengan stocking produk jadi untuk memenuhi permintaan atau order;

pengepakan (packaging); serta pemuatan ke dalam alat transportasi yang tersedia,

kemudian dikirim ke konsumen yang memesannya. Aktivitas shipping dapat pula

disebut aktivitas receiving. Pada dasarnya, receiving, raw materials storage,

warehousing, dan shipping akan memiliki kaitan erat dalam perencanaan tata

letaknya masing- masing. Seperti halnya receiving, lokasi departemennya harus

berada sedekat mungkin dengan fasilitas transportasi yang menuju keluar pabrik.

Sementara itu, perencanaan luas area perlu mempertimbangkan beberapa

faktor berikut:

1. Karakteristik produk yang dikelola

2. Jumlah pengiriman dan frekuensi pengiriman per periode

3. Metode pemindahan dan peralatan yang digunakan

4. Lokasi area yang tersedia

4. WAREHOUSING (GUDANG)

Gudang perdefinisi adalah fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk

mencapai target tingkat pelayanan dengan total biaya yang paling rendah.

Gudang pada dasarnya adalah bangunan yang secara fisik mempunyai kriteria tertentu

sebagai tempat penyimpanan barang, yang mana di dalamnya terdapat proses pergudangan

(warehousing) berupa storage dan material handling.

Dari pengertian di atas disebutkan bahwa gudang adalah bangunan yang memiliki

“kriteria” tertentu. Adanya “kriteria” menunjukkan bahwa gudang dalam suatu aliran

logistik bukanlah bangunan yang secara sembarangan dibangun untuk menyimpan barang

secara sembarangan juga. Terdapat banyak kriteria yang harus dipertimbangkan dalam

pembangunan gudang, seperti letak, jumlah demand (permintaan), fasilitas, jenis gudang,

dan lain sebagainya. Bahkan, bagi perusahaan perusahaan besar seperti Unilever memiliki

gudang yang kriterianya lebih kompleks, seperti penggunaan tekonologi yang lebih

canggih.

Tujuan Pendririan Gudang

Gudang dibutuhkan di dalam proses koordinasi penyaluran barang, yang muncul

sebagai akibat kurang seimbangnya proses supply (penawaran) dan demand (permintaan).

Kurang seimbangnya antara proses penawaran dan permintaan tersebut mendorong

munculnya inventori (persediaan), persediaan membutuhkan ruang sebagai tempat

penyimpanan sementara yang disebut sebagai gudang.

Terdapat beberapa alas an gudang diperlukan dalam kegiatan logistik, yaitu :

1. Transportation-Production Cost Reduction 

Gudang mempunyai peranan penting di dalam proses pengendalian dan

pengurangan biaya transportasi dan produksi gudang  akan mempunyai peran di

dalam menekan biaya transportasi maupun produksi.

Pembelian barang pada suatu partai tertentu dengan jumlah dibawah kapasitas

muatan alat angkut akan menyebabkan tingginya biaya angkut yang harus

ditanggung oleh nilai barang dalam setiap unitnya. 

Untuk menekan biaya per unit angkutan tersebut minimal harus dibeli sebanyak

volume kapasitas muatan alat angkutan, sehingga akan diperoleh biaya per unit

yang relatif rendah namun disisi lain terdapat konsekuensi timbulnya persediaan

barang akibat pembelian yang berlebih.

2. Coordination of Supply And Demand 

Gudang berfungsi salah satunya adalah sebagai unsur koordinasi antara penawaran

dan permintaan, volume permintaan tidak selalu dapat diproyeksi secara relatif

akurat sedangkan proses produksi harus dilakukan   

Untuk menghasilkan suatu volume  tertentu. Permintaan pasar dapat terjadi secara

berfluktuasi sedangkan penawaran, dalam hal ini proses produksi, akan

menghasilkan volume relatif konstan, sehingga diperlukan gudang sebagai tempat

penyimpanan pada saat volume produksi meningkat, dan permintaan pasar

menurun.

3. Production Needs 

Proses produksi untuk barang-barang dengan klasifikasi dan karakteristik tertentu

membutuhkan gudang untuk menekan biaya produksi maupun untuk melengkapi

proses akhir produksi barang.

Untuk barang-barang dengan klasifikasi tertentu memerlukan waktu simpan agar

memperoleh barang dengan kualitas lebih sempurna, sebagai contoh keju, anggur. 

Barang-barang lain yang memerlukan gudang untuk proses akhir sesuai dengan

klasifikasi dan karakteristiknya adalah barang yang harus dirakit (assembling) untuk

penyempurnaan proses akhir produksi.

4. Marketing Considerations

Barang dengan tipe, klasifikasi dan karakteristik tertentu menuntut harus siap

tersedia di pasar, agar pasokan barang tersebut dipasar tidak terhenti. 

Untuk itu diperlukan gudang yang relatif dekat dengan pasar sebagai media untuk

mempercepat proses pendistribusian guna memenuhi kebutuhan pasar.

Keempat alasan utama perlunya gudang tersebut memperlihatkan bahwa terdapat

dua manfaat penting yang diperoleh dari keberadaan gudang:

Manfaat waktu yang didapatkan adalah bahwa barang akan memberikan

keuntungan lebih apabila barang tersebut disimpan digudang dan

dikeluarkan ke pasar pada saat yang tepat.

Manfaat bentuk diperoleh apabila pada saat menunggu digudang dilakukan

proses perakitan sehingga dari sisi bentuk, barang tersebut akan memberikan

manfaat lebih kepada konsumen.

Kegunaan Gudang

Dalam proses rantai pasok (supply chain), gudang pada dasarnya memiliki empat

kegunaan, yaitu  :

Inbound consolidation, dimana barang-barang yang akan diproses

dikonsolidasikan terlebih dahulu di dalam gudang sebelum masuk ke dalam

proses produksi.

Goods In Process (product mixing), selama proses produksi untuk

menghasilkan produk akhir, dari pabrik-pabrik dilokasi yang berbeda

dikonsolidasikan di dalam suatu gudang untuk dirakit terlebih dahulu sebelum

didistribusikan ke pasar.

Outbound Consolidation, barang-barang yang diproduksi di pabrik-

pabrik yang terletak dilokasi yang berbeda, dikonsolidasikan sebelum diserahkan

kepada para pelanggan.

Outbound Dispertion (break bulk), barang-barang yang telah dihasilkan

disuatu pabrik dimasukkan ke gudang untuk dibagi-bagi ke dalam volume yang

lebih kecil sebelum didistribusikan ke pasar atau ke para pelanggan.

2.8. Fasilitas Penunjang Personil

Sebagai konsekuensi memperkerjakan orang selain ruang kerja harus disediakan

ruang atau area untuk kebutuhan orang, seperti toilet, locker room, kantin, klinik, tempat

parkir, musholla, tempat olahraga.

1. TOILET DAN LOCKER ROOM

Pada sebagian besar perusahaan menengah ke atas, antara fasilitas ganti pakaian dan

kamar mandi seringkali dilakukan pemisahan.Pemisahan ini berdasarkan atas prinsip

keterdekatan departemen dengan aliran kerja. Sebagia besar penempatan toilet pada

perusahaan berada berjauhan dari lokasi produksi karena jika kondisi toilet yang tidak di

jaga kebersihannya, maka akan dapat mengganggu jalannya produksi dengan adanya

bau-bau yang tidak sedap.

Ruang ganti pakaian dengan ruang produksi sebenarnya merupakan 2 departemen

dengan tingkat kedekatan cukup.Setidaknya dapat dilihat dari aliran kerja

pegawai.Dalam keseharian pegawai yang baru masuk ke lokasi pabrik langsung

melakukan absensi, kemudian ke ruang ganti pakaian dan terakhir ke area produksi.

Dengan demikian antara ruang ganti pakaian dengan ruang produksi sebaiknya tidak

terlalu jauh, karena akan menghabiskan banyak waktu yang terbuang.

Kamar mandi/toilet biasanya dilengkapi dengan perlengkapan untuk buang air kecil

maupun besar.Kamar mandi yang dilengkapi dengan urinals, kloset dan bak mandi biasa

dinamakan restroom.Jumlah toilet tergantung pada jumlah karyawan yang bekerja.

2. KANTIN

Dalam perencanaan tata letak fasilitas, seringkali fasilitas tempat makan tidak

mendapat perhatian yang semestinya.Keberadaan fasilitas ini sesungguhnya juga

diperlukan.Bahkan untuk beberapa perusahaan fasilitas ini mutlak perlu.Pada umumnya

fasilitas pelayanan jasa boga kantin dapat dikelola baik oleh perusahaan sendiri maupun

dari pihak catering. Lokasi kantin biasanya terpisah jauh dari ruang kerja, yang

dikarenakan:

Sebagai tempat istirahat sehingga pekerja ingin mendapat suasana yang

lain dari rutinitas kerja.

Lingkungan kantin biasa jauh lebih bersih, sehat, nyaman, jauh dari

polusi dibanding dengan ruang kerja.

Ruang produksi akan terbebas dari sampah yang dihasilkan dari

bungkusan makanan atau minuman.

Ada kalanya beberapa perusahaan, karena kondisi pekerjaan mengharuskan para

pekerja tidak dapat meninggalkan proses pengerjaan, maka ada beberapa fasilitas makan

yang tidak terpusat di suatu tempat yang dapat dijadikan alternatif lain, salah satunya

kantin berjalan. Dengan adanya kantin berjalan ini dengan menggunakan kereta dorong.

3. KLINIK

Jaminan untuk dapat bekerja dengan kondisi yang fit bagi para karyawan merupakan

suatu keharusan yang harus dilakukan oleh manajemen perusahaan. Untuk perusahaan

kecil kemungkinan hanya berupa seperangkat almari kecil yang berisi kotak

P3K.Sedangkan untuk perusahaan menengah ke atas fasilitas kesehatan mungkin sudah

lengkap lagi, misalkan dengan kesehatan tersendiri, dilengkapi tempat tidur dan almari

obat, serta peralatan kesehatan lainnya, bahkan dalam periode tertentu ada dokter yang

menanganinya.

Pada umumnya fasilitas kesehatan yang ada pada sebagian perusahaan adalah

ruang kesehatan dengan ditangani dokter untuk periode-periode tertentu.Contoh fasilitas

kesehatan pada suatu pabrik kecil dan pabrik besar.

2.9. Activity Relationship Chart (ARC)

Activity Relationship Chart atau Peta Hubungan Kerja kegiatan adalah aktifitas atau

kegiatan antara masing-masing bagian yang menggambarkan penting tidaknya kedekatan

ruangan. Dalam suatu organisasi pabrik harus ada hubungan yang terikat antara suatu

kegiatan dengan kegiatan lainnya yang dianggap penting dan selalu berdekatan demi

kelancaran aktifitasnya. Oleh karena itu dibuatlah suatu peta hubungan aktifitas, dimana

akan dapat diketahui bagaimana hunbungan yang terjadi dan harus dipenuhi sesuai dengan

tugas-tugas dan hubungan yang mendukung.

Peta keterkaitan kegiatan serupa dengan peta dari – ke, tetapi hanya perangkat

lokasi saja yang ditunjukaan. Kenyataannya peta ini serupa dengan tabel jarak sebuah peta

jalan.jaraknya digantikan dengan huruf sandi kualitatif, dan angka menunjukan keterkaitan

sustu kegiatan dengan yang lainnya, dan seberapa pentinhsetiap kedekatn hubungan yang

ada.

Huruf-huruf (a,e,i,o,u dan x ) diletakkan pada bagian atas kotak, kadang digunakan

juga warna, untuk menunjukan alasan-alasan yang mendukung setiap kedekatan hubungan

Simbol-simbol yang digunakan adalah :

Kode Warna Derajat Kedekatan

A Merah Mutlak

E Orange Sangat penting

I Hijau Muda Penting

O Biru Muda Biasa

X Cokelat Tidak diinginkan

U Kuning Tidak Penting

 

2.8.1. Tujuan ARC

Secara umum Peta Hubungan Kegiatan dapat didefinisikan sebagai berikut, yaitu

teknik ideal untuk merencanakan keterakitan antara setiap kelompok kegiatan yang saling

berkaitan. ARC ini akan berhubungan dengan struktur organisasi dan tabel-tabel

perjitungan Luas Lantai.

Tujuan utama ARC adalah agar dapat diketahui hubungan kedekatan dari setiap

kelompok kegiatan dalam hal ini organisasi pabrik.

2.8.2. Fungsi ARC

Fungsi ARC dan kegunaannya adalah :

1. Penyusunan urutan dari pusat kerja atau departemen dalam suatu kantor.

2. Lokasi kegiatan dalam suatu usaha pelayanan.

3. Lokasi Pusat kerja dalam operasi perawatan atau dalam perbaikan.

4. Menunjukan hubungan suatu kegiatan yang lainnya, serta alasannya.

5. Memeperoleh suatu landasan bagi penyusunan daerah selanjutnya