Notulensi Seminar Manajemen Pengetahuan untuk

Kerja-Kerja Gerakan

Jumat, 26 Agustus 2005 Gedung Diknas C lt.3 ruang sidang

Sesi I Pembicara:

1. Putu Laxman Pendit (Akademisi, Praktisi KM, Inisiatif Manajemen Pengetahuan Indonesia)

2. Hendro Wicaksono (Praktisi, Perpustakaan Depdiknas, Asosiasi Pekerja Informasi)

3. Atikah Nuraini (Praktisi, Komnas HAM) Moderator : Harkrisyati Kamil Pembukaan oleh moderator: Acara ini merupakan kerjasama antara Perpustakaan Depdiknas, IMPI, Komnas HAM, Sekitarkita dan British Council. Tujuan seminar untuk menciptakan forum bertukar pendapat dan pikiran antar teman-teman LSM mengenai apa itu KM dan bagaimana perkembangannya di Indonesia, serta bagaimana KM mendukung LSM. Peserta yang diundang sekitar 30 lembaga. Pembicara I - Putu Laxman Pendit: [Memperkenalkan diri] Bekerja sebagai pengajar di FIB-UI jurusan Ilmu perpustakaan, latar belakang pendidikan Komunikasi Massa kemudian mendalami information and library studies di Inggris dan terakhir di Australia, mendalami kajian bagaimana sistem informasi untuk pengembangan pengetahuan yang mempengaruhi jasa dan layanan publik. Dari situ pendalaman konsep-konsep pengetahuan kedalam berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan komersial dan sosial termasuk pemerintahan. Bersama beberapa aktivis lain mendirikan IMPI (Inisiatif Manajemen Pengetahuan Indonesia) tahun 1999, bersifat informal yang bertujuan berbagi pengetahuan yang berhubungan dengan KM, atau Knowledge Management, dan sekarang membahas apa dan bagaimana KM yang berkaitan dengan kerja jaringan. Unsur-unsur dari KM bisa dikaitkan dengan pekerjaan komersial, sosial dan pemerintahan. Yang selama ini sering dipahami masyarakat umum adalah bahwa KM berhubungan dengan bisnis, tetapi sebetulnya KM berlaku disegala organisasi selama lembaga atau institusi menggunakan pengetahuan, dan tidak ada organisasi atau lembaga yang tidak menggunakan pengetahuan dalam bekerja atau beraktivitas. Jadi selama pengetahuan itu ada, selama itu prinsip-prinsip KM berlaku Yang menjadi lingkup dan kepedulian soal KM :

1. Modal sosial atau social capital dan modal intelektual

2. Praktik dan proses 3. Perubahan dan inovasi 4. Pengetahuan, informasi dan data 5. Manajemen informasi dan KM atau knowledge management

Hal ini dipengaruhi oleh teknologi informatika, tetapi KM bukan teknologi itu sendiri. KM, teknologi informatika yang dimaksud yaitu komputer, jaringan, telekomunikasi dan sebagainya. Modal intelektual pengetahuan dapat dilihat sebagai ciri manusia yang memiliki pengetahuan. Sebagai pribadi, kita menyimpan hal-hal yang kita ketahui, termasuk pengetahuan tentang alamat dan sebagainya, yang disimpan secara ekplisit, termasuk di komputer. Pengetahuan diubah bentuknya menjadi eksplisit dan disimpan. Sebagai pribadi juga mempunyai pengetahun yang tacid yang tidak bisa dilihat dan diketahui ketika kita bicara. Itu mengandung aspek-aspek artistik, estetik dan teknis yang disimpan dalam kepala. Selama ini orang berpikir bahwa pengetahuan yang kolektif adalah yang hanya eksplisit bentuknya seperti yang tersimpan di perpustakaan dalam bentuk jurnal, laporan atau dokumen. Tapi sebetulnya ada juga yang bentuknya tacid, yang tidak terlihat dan kolektif seperti orang yang main bola, misal kesebelasan Manchester United atau MU, ketika bermain bola mereka menggunakan pengetahuan tacid kolektif. Para pemain ini menyerang, menggiring bola, tanpa perlu bertukar catatan, telpon-telponan atau SMS, tapi secara tacid sudah tahu mau mengirim bola kemana. Persoalannya bagaimana mengelola empat ini (tacid personal, tacid kolektif ekplisit personal dan eksplisit kolektif) yang menjadi perhatian dari KM? KM tidak hanya berurusan dengan disket, buku atau internet ata tehnologi tapi juga perilaku-perilaku sosial yang nanti dibahas bersama. Pengetahuan juga tidak diam, sudah ada dari sananya. Sebagian besar pengetahuan bentuknya tidak tetap, karena ada pertemuan serta perubahan pengetahuan misalnya dari tacid menjadi tacid, tacit menjadi eksplisit. Kalau pengetahuan ini dipertukarkan namanya sosialisasi, tapi kalau yang tacid dicatat dan direkam berubah menjadi ekplisit. Sosialisasi serta pencatatan tersebut disebut eksternalisasi pengetahuan. Pengetahuan yang disimpan bersama-sama disebut pengetahuan kolektif dimana bentuknya ekplisit. Kalau diletakkan di internet dan terjadi kombinasi dengan pengetahuan eksplisit orang lain maka disebut proses internalisasi. Proses internalisasi juga terjadi ketika pengetahuan dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Jadi pengetahuan tidak pernah berhenti, tidak diam di perpustakaan. Keseluruhan proses perubahan pengetahuan inilah yang harus dikelola. Inilah inti dari pekerjaan KM. Pekerjaan dokumentasi harus mencakup empat aspek ini, demikian pula prosesnya. Pengetahuan itu tercipta, bukan dibeli, itu prinsip lain yang harus dipahami. Tidak ada pengetahuan yang diberikan, seseorang mengetahui sesuatu karena ikut menciptakannya berbeda dengan wahyu.

1. Pengetahuan yang dibicarakan sehari-hari sebagian besar konstruksi bersama. Orang selalu menambahkan atau membuat hubungan baru tentang pengetahuan itu.

2. Pengetahuan itu sifatnya selalu berubah dan bertukar. Pengetahuan tidak bisa didapat bila tidak ada proses belajar bersama. Pengetahuan tidak berada dalam dokumen tetapi berada pada proses yang dinamis. Mengurus KM berarti

mengurus proses yang dinamis. Sedangkan mengurus dokumen berarti mengurus pengetahuan eksplisit. Mengurus proses artinya mengurus manusia bukan lembar kertas. Ini merupakan problem terbesar dari KM. Karena ada proses, ada perubahan dan ada kombinasi. Ada lingkungan dan ada kesempatan untuk menggabungkan atau bertukar pengetahuan untuk mendapatkan pengetahuan kolektif. Jadi ada harapan, apa yang sebetulnya hasil yang diharapkan dari penggabungan atau pertukaran tersebut. Bekerja mengurusi dokumen adalah termasuk mengurus akses bagaimana dokumen tersebut bisa dipakai. Kalau tidak dipikirkan penggabungan atau pertukaran dokumen artinya tidak memikirkan KM. Kalau tidak bisa membayangkan pertukaran tersebut, apa nilai yang bisa dihasilkan dari penggabungan tersebut, maka artinya tidak mengurus KM. Dan ketika tidak tahu kapan dokumen diterapkan atau dipergunakan dan seperti apa penerapannya artinya tidak mengurus KM.

Manajemen Informasi mengurusi bagaimana:

- mengakuisisi - mengambil dan mengumpulkan dokumen - bekerja dengan dokumen sehari-hari, melihat kliping majalah,

suratkabar - mengakuisisi, mengambil pengetahuan yang eksplisit - memperbaharui dokumen tersebut setiap periode tertentu, - menyimpan, menyebarkan dan menerapkan dokumen

Biasanya manajemen informasi dilakukan dengan bantuan tehnologi. Tetapi bila proses tadi ditingkatkan jadi proses penciptaan, siapa pencipta, bagaimana terciptanya dan kenapa ada. Misalnya mengkaji kebijakan yang menghasilkan suatu Keppres atau Keplu. Itu berarti mempelajari penciptaan serta bagaimana dokumen diterapkan, dimaknai dan bagaimana terjadi interaksi. Artinya mengurus praktik-praktik yang berhubungan dengan pengetahuan. Yang perlu dilakukan berkaitan dengan KM adalah pemetaan kebutuhan, dokumen apa yang diperlukan? Problem apa yang dihadapi kalau harus melakukan pengumpulan data? Jadi mengabstraksi ulang, mengemas ulang bahkan mungkin mengedit, menulis, mendisain booklet atau paket informasi, menggunakan komputer, mensintesa berbagai dokumen, membuat katalog, membuat metadata, membuat taksonomi, membuat thesaurus itu yang disebut taksonomi, membaca, mengelola, membuat riset informasi, mencari di digital resource atau internet, itu pekerjaannya manajemen informasi [manajemen informasi berada di dalam lingkup KM namun bukan melulu KM]. Teknologinya macam-macam, tapi teknologi itu membantu atau tool. Yang penting diketahui adalah bahwa KM bukan teknologi atau komputer tapi berurusan dengan proses penggunaan, penciptaan pengetahun. Dan menjadi problematik karena pengetahuan yang tercipta, yang dikombinasikan, yang dikait-kaitkan dan diterapkan makin banyak, makin spesifik dan makin terbuka, kalau tidak dikelola akan muncul dengan persoalan-persoalan inovasi dan perkembangan dan lainnya. Karena munculnya jumlah dan keragaman spesifikasi pengetahuan perlu diadakan pengelolaan. Penglolaan ini jika dalam lingkup kecil, tidak perlu dilakukan oleh lembaga khusus.

Penerapan KM dalam berurusan dengan persoalan HAM tidak sederhana, HAM itu aa yang lingkupnya regional, ada kekerasan Negara, ada konflik Negara dengan masyarakat, masyarakat dengan masyarakat, vertikal, horisontal, ada konsep-konsep peminggiran sosial, ada urban poor, rural poor dan lain-lain. Semuanya muncul karena negara ini atau bangsa ini ingin masuk dalam tatanan yang disebut dalam civil society. Ketika semua orang boleh bertukar pengetahuan dan membuat pengetahuan baru, kalau tidak dibantu atau difasilitasi yang terjadi adalah chaos. Chaos sebenarnya baik ketika kita memerlukan inovasi. Tapi untuk menerapkan pengetahuannya perlu manajemen atau KM. KM tidak hanya di perusahaan seperti Astra yang mengeluarkan 4 milyar rupiah untuk KM. Tetapi juga di pemerintahan apakah KM bisa membuat layanan publik lebih bermutu. Juga dikalangan LSM, KM berguna ketika kerja berjaringan, mencari inovasi baru baik dimasyarakat yang mendapat bantuan atau di dlmorgs LSM sendiri. Itu yang disebut KM. Bukan berurusan dengan dokumen, tapi proses. Oleh karena itu berurusan dan manusia. Karena itu pengelolaan manusia menjadi penting yang bekerja dengan sesuai prinsip-prinsip KM Moderator: Presentasi yang dilakukan Pak Putu nanti di kirim dan dikoordinir oleh Aquino Pembicara II – Atikah (Komnas HAM) Sebetulnya kalau bicara soal kerja-kerja di gerakan sosial, banyak yang melibatkan soal pengetahuan. Sebenarnya yang sehari-hari kita lakukan mulai dari mengumpulkan data kasus, advokasi, litigasi, kampanye, layanan hukum dan sebagainya, itu merupakan kerja-kerja yang melibatkan pengetahuan. Pertanyaan yang lantas muncul soal informasi dan pengetahuan; jangan-jangan kita lebih banyak berkutat dalam mengelola perpustakaannya (bagaimana melakukan klasifikasi, bagaimana melakukan proses dari kasus-kasus supaya bisa disimpan dan ditemukan kembali) tetapi kemudian ada teman-teman yang peduli dengan pembinaan rakyat yang kampanye dan pengetahuannya tidak diolah. Mungkin bisa dilakukan pemetaan, mengidentifikasi dan mensistimatisir apa yang tercecer itu. Gerakan sosial : jaringan sosial, ada common believenya, ada common solidarity-nya biasanya ada tujuan berdasarkan kepentingan bersama, jadi kalau tidak ada kepentingan bersama, tidak ada yang namanya jaringan. Jaringan: jaringan dapat dilakukan dua aktor atau lebih yang sifatnya bisa sementara atau tetap. Misalnya ada koalisi, jaringan bersifat sementara untuk mencapai tujuan, misalnya sedang menyusun RUU KDRT ada jaringannya, jadi untuk tujuan-tujuan yang bersifat taktis dibentuk jaringan. Ada juga yang sifatnya permanen, sifatnya strategis, jangka panjang dan terlembaga misalnya Walhi, anggota jaringannya sekitar 421 buah organisasi. Data ini diambil dari teman di Demos yang melakukan pemetaan untuk gerakan sosial, Walhi merupakan jaringan untuk organisasi-organisasi

lingkungan dan sumberdaya alam, juga ada Infid, yang isunya soal pembangunan dan utang luarnegeri. Kemudian ada juga untuk isu-isu yang sifatnya lokal seperti forum LSM untuk Papua atau Aceh. Ornop-ornop yang sendiri menjadi jaringan untuk isu bersama yang mengangkat kebutuhan lokal, misalnya Aliansi Masyarakat Adat Nusantara (AMAN). Jaringan mahasiswa juga ada seperti LMND (Liga Mahasiswa Untuk Demokrasi). Ini adalah bentuk jaringan yang melembaga dan menyerupai organisasi. Dari konteks kebelakangnya social movement sudah mulai mengemuka dari sejak era 70-an, mulai dari segi jumlahnya, keragaman, letak geografisnya, yang sudah tidak bisa terhitung, mungkin sekitar sepuluh ribuan, apalagi ditingkat lokal belum bisa diidentifikasi lagi. Kerja-kerja mereka terkait dengan kerja yang pendekatannya berbasis pembangunan. Pada awalnya soal dikotomi ideologis antara pemerintah versus civil society, pemerintah-non pemerintah. Namun ketika bicara tentang peran ornop, pada dasarnya mereka mencoba menempatkan diri sejajar, mandiri dan tidak terhegemoni dengan Negara. Peran ornop menjadi lebih kelihatan karena aktor-aktor yang lebih mapan gagal. Entah itu aktor-aktor Negara ataupun aktor-aktor non Negara terutama apabila dikatakan ada aktor diluar Negara atau lembaga lain seperti lembaga keuangan yang tidak sensitif dengan isu lokal. Kemudian peran ornop, LSM atau gerakan sosial lebih muncul, lebih kelihatan dan dibutuhkan di level masyarakat, bisa menjadi kelompok penekan, mendorong pembangunan partisipatif dan memperkuat civil society. Kalau dikaitkan dengan prseentasi pak Putu kita bisa melihat apa yang sebenarnya dikerjakan teman-teman ornop adalah knowledge intensive karena ada human capital dan knowledge sebagai aset. Asetnya yaitu manusia dan pengetahuannya. Ketika teman-teman harus litigasi sebetulnya pengetahuan yang diperoleh dari pendamping atau klien yang melakukan pengaduan. Itu adalah pengetahuan yang harus dikonstruksi dan disistimatisir bahkan dari yang tacid dirubah menjadi ekplisit karena harus membuat gugatan dll. Kemudian melibatkan individu yang berlatarbelakang skill beragam dan spesifik. Didalam apa yang disebut organisasi knowledge intensive, dimana pengetahuan dipandang lebih penting daripada modal materiil dan finansial. Dan modal tersebut digunakan sebagai sumber inovasi, inisiatif dan membangun kredibilitas lembaga. Jadi kredibilitas lembaga tergantung pada kemampuan dari person-person dan kemampuan lembaga mengeloh pengetahuan yang ada di lembaga tersebut. Yang bisa disebut sebagai knowledge intensive organisasi itu misalnya firma hukum, konsultan manajemen, lembaga riset dan pengembangan, lembaga konseling seperti Woman Crisis Center, lembaga bantuan hukum dan lembaga philantropis. Ada beberapa jenis kategorisasi untuk melihat LSM yang berkembang di Indonesia, kita nanti bisa mengecek apakah grouping model NGO masih relevan atau tidak. Kalau dulu ada kelompok NGO atau ornop lebih duduk bareng dengan pemerintah, dengan menyusupkan gagasan partisipatoris, artinya program-program pemerintah didukung tapi menyusupkan gagasan yang sifatnya partisipatoris dan populis tapi ada juga kelompok NGO atau gerakan yang frontal, yang biasanya posisi tawar terhadap pemerintah sangat kuat. Tetapi ada juga kelompok NGO yang bermain ditingkat lokal, soal penyadaran hak, yang orientasinya lebih pada penguatan kelompok di level basis. Biasanya dipimpin oleh community organization yang bekerja dilevel basis.

Saya tidak mempunyai pretensi pemetaan ornop di Indonesia, tapi kalau belajar dari pengalaman ada gerakan masyarakat lokal, misalnya AMAN, atau Yayasan Pancur Kasih di Kalimantan yang mencoba melakukan pengembangan untuk masyarakat Dayak, yang mulanya dari credit union, berkembang jadi Institut Dayakologi dan kemudian menjadi Konsorsium Masyarakat Dayak. Sekarang ada sekitar 21 organisasi yang bekerjasama dengan mereka dan isu bersamanya adalah kesadaran terhadap kebutuhan akses sumber daya alam di Kalimantan. Yang menarik dari Pancur Kasih ini karena munculnya kesadaran untuk perlunya komunikasi dan mengelola pengetahuan sudah muncul di level teman-teman masyarakat adat. Banyak organisasi ditingkat lokal yang mencoba merangkul karena ada kebutuhan bersama untuk posisi tawar terhadap pemerintah lokal maka dilakukan pertemuan intensif dengan masyarakat lokal, ada juga mobilisasi, pelatihan dan penelitian yang sifatnya partisipatoris. Ini sudah dilakukan teman-teman yang lebih banyak bekerja dari pusat-pusat pengetahuan dan kekuasaan, secara tidak sadar mereka sudah melakukan manajemen pengetahuan, mungkin tidak menggunakan proses atau teknologi yang canggih tapi melakukan pertukaran pengetahuan itu, sehingga sharing knowledge berjalan diantara mereka. Misal di gerakan perempuan, gerakan perempuan mengemuka, artinya proses pengetahuan dan memanajemen pengetahuan juga sebetulnya terjadi. Dalam pengalaman Kalyanamitra yang gerakannya dimulai dengan kekerasan terhadap perempuan mungkin pada urusan penyebaran informasi dan gender akhirnya ada peningkatan kebutuhan untuk layanan tersebut bahkan pada korban secara langsung. Misalnya Rifka Annisa, organisasi yang melakukan sharing knowledge melalui kegiatan-kegiatan pendampingan, kampanye, pendidikan, dokumentasi dan membentuk support group. Seperti misalnya di LBH Apik mereka memberikan bantuan hukum struktural untuk perempuan yang buta hukum dan miskin. Juga Convention Watch yang fokus dengan kampanye konvensi anti kekerasan dan diskriminasi terhadap perempuan. Di Gerakan buruh misalnya pengalaman FNBI, melakukan upaya-upaya untuk me-manage pengetahuan. Bahkan milis buruh itu ada persoalan wacana dan ideologi yang lebih kuat karena metode gerakan pada soal penggalangan solidaritas dengan menggunakan media yang bermacam-macam, pamlet dan slebaran. Bahkan pada setiap Mayday [peringatan hari buruh setiap tanggal 1 Mei], ada persiapan sebelumnya memasukkan media kesenian yang sifatnya lebih populis misalnya dangdut, teater rakyat dan sebagainya. Di Gerakan petani ada KPA, bentuk dari konsorsium untuk pembaharuan agraria,. Lainnya serikat petani seperti FSPI, bagaimana pengalaman mereka untuk mengelola pengetahuan pada usaha petani dan pembaharuan agrarian, itu mungkin harus dipelajari juga. Di gerakan miskin kota ada UPC, yang lebih advance dalam pengelolaan pengetahuan selain itu ada kerja-kerja lain seperti ISJ atau Sanggar Ciliwung yang banyak fokus pada anak-anak jalanan. Khusus untuk gerakan advokasi HAM, tidak bisa dilepaskan dari sini, ada yang sangat kental dengan isu-isu ham, misalnya Fokker Papua, NGO Aceh, yang lebih melihat pada isu lokal. Tapi isu untuk kekerasan Negara, mungkin bisa lihat pengalaman

Kontras atau NGO lain yang fokus disana Pengalaman juga untuk bantuan hukum struktural karena bantuan tidak dipahami hanya sebagai charity tapi sebagai hak, artinya ada gerakan untuk memberikan penyadaran soal hukum struktural, misalnya teman-teman YLBHI. Melihat contoh di LBH Nustra, yang dibangun independen dan dibangun berdasarkan inisiatif lokal. Di Nusa Tenggara istilahnya dewan rakyat atau musyawarah masyarakat yang mendukung kerja-kerja dari LBH Nustra. Dan kasus-kasusnya lebih spesifik untuk kasus sengketa sumberdaya alam. Dan kalau pertanyaan sejauh mana tidak terhegemoni dan terkooptasi, karena seringkali ada problem di YLBIH secara internal, tapi pengalaman kedua lembaga independen ini ternyata kaki mereka lebih kuat pada masyarakat setempat ketimbang pusat yang sifatnya sentral. Lalu ada jaringan informasi dan dokumentasi HAM. Kalau bisa melihat karakteristik dari gerakan sosial baru, ini sifatnya tesis saja, dan belum melihat apakah bisa diaplikasikan dan mungkin perlu ada upaya kritis untuk melihatnya, maka karakternya harus kritis pada ideologi modern dan apa yang dikatakan sebagai gagasan kemajuan. Kemudian struktur organisasinya bersifat partisipatori dan terdesentralisasi, ada solidaritas interpersonal, kemudian berjuang untuk otonom dan mandiri, ini bisa kontroversial karena kalau melihat persoalan-persoalan riil yang dihadapi NGO ada problem soal sustainability karena tergantung pada donor agency. Karakter lain, organisasinya terbuka, inkslusif, dengan tingkat partisipasi yang non ideologis. Kalau FNBI memang idiologis tapi sekarang partisipasinya bisa bersifat non ideologis. Kemudian modal sosial lebih penting dari modal finansial dan material. Pengalaman yang ada di gerakan, mekanisme dan pertukaran informasi banyak melalui milis dan forum musyawarah bersama. Dengan diskusi, training, workshop dimana kita bisa menghimpun begitu banyak pengetahuan masalahnya kita tidak akumulasi dari pengetahuan dan mencoba transfer pengetahuan yang sifatnya eksplisit menjadi pengetahuan kolektif. Ada pool data, yang terdapat di lembaga lain seperti LBH Sumatra, data ada di LBH Palembang. Ada kelompok Canadian Human Right Foundation, membentuk organisasi untuk human right educateer dan mem-pooling data. Lalu ada portal informasi di internet, teman Sekitakita yang bisa cerita lebih banyak. Ada pula pembelajaran model distant learning. Belum terlihat di Indonesia, pelatihan yang sifatnya distant learning misalnya Human Right Association, terutama kegiatan atau pelatihan yang sifatnya tatap muka menjadi distant learning. Ada kelompok kerja misalnya HRWG (Human Right Working Group) untuk advokasi ditingkat internasional, kemudian ada sekolah-sekolah. Serikat Petani Pasundan dan Insist misalnya mendirikan sekolah untuk aktivis. Publikasi tercetak sudah sering kita lihat dan dengar, lalu upaya hukum dan advokasi bersama dimana proses pertukaran informasinya menjadi sangat kental, karena ada isu bersama. Misalnya ketika UPC mau melakukan class action untuk kasus becak, akhirnya harus intens karena harus menyusun seluruh dokumen untuk class action tersebut.

Tantangan kedepan yang bisa dihimpun, yang dihadapi sebenarnya isu lebih komplek karena tidak menemukan musuh bersama, karena jaman dulu state versus civil society tapi sekarang tidak tahu apakah berhadapan Negara? Dan musuh-musuh yang sifatnya non Negara seperti yang menghadapi persoalan sumber daya lama, harus berhadapan dengan TNC, Newmont dll. Dan membutuhkan isu bersama yang memperkuat solidaritas. Persoalan fragmentasi versus solidaritas harus diselesaikan. Kelihatannya lebih suka bekerja sendiri-sendiri, elitis, LSM ini data milik sendiri tidak perduli dengan yang lain, dan dalam kerja jaringan terdapat soal claiming, soal lain-lain yang tidak selesai. Yang lain tantangannya yaitu sustainability atau keberlanjutan lembaga versus keberlanjutan pengetahuan. Karena lembaga bisa mati tapi pengetahuan tidak mati, misalnya LBH Pontianak, yang sudah raib, pengetahuannya bagaimana? Dimana pengetahuannya tersebut? Jadi sekarang problemnya kalau lembaga tidak sustain, pengetahuan tetap sustain, tapi masalahnya caranya bagaimana agar pengetahuan bisa tetap sustain? Menyelamatkan pengetahuan sebagai aset organisasi dan melakukan kaderisasi. Karena tokoh LSM itu saja, seharusnya mulai pengetahuan terbagi, tidak hanya tacid individual tetapi menjadi memori organisasi atau kepakaran organisasi. Yang lain adalah bagaimana memetakan pengetahuan antar organisasi dan didalam organisasi? Seperti apa yang dikerjakan Demos, dengan penelitian mengenai aktor demokrasi itu sebagai upaya untuk memetakan pengetahuan. Jadi gerakan petani punya apa, masyarakat lokal punya apa dan siapa? Dan bagaimana mereka memproses, pertukaran informasi antara mereka dan bagaimana mencari kembali ketika organisasi sudah tidak ada? Soal regrouping, mencari aliansi baru dan simpul-simpul jaringan, apakah kita perlu melakukan re-grouping lagi untuk melihat fokus dan isu bersama? Soal partnership, dulu bicara soal state versus civil society? Sekarang mungkin harus duduk bersama. Sejauh mana peran ICT atau Information Communication Technology bisa kita gunakan? Sebuah tantangan yang kita hadapi atau peluang yang bisa kita gunakan. Kita memang harus membuat prioritas tetapi yang paling nyata soal kemiskinan, sudah makin menurunnya kapasitas produktif lingkungan hidup sehingga harus lebih menggali lebih banyak dan kreatif dan partisipasi dalam proses pembangunan. Pembicara III - Hendro: Bicara mengenai teknis internet dalam membantu proses KM

- Implementasi pada jaringan lokal, di taruh di komputer lokal tanpa koneksi internet

- Bagaimana menghasilkan perangakat lunak yang berkualitas sesuai industri tapi memberi kebasan untuk memodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan mempunyai hak untuk mendistribusikan kembali misalnya Linux, infrastruktur internet dibangun oleh perangkat open source, yang berbiaya murah, namun

sebetulnya tidak murah juga apabila untuk implementasi buat orang lain atau manusia

- Manajemen pengetahuan Informasi misalnya ada informasi apabila orang minum air 100 derajat celcius mencegah kolera, itu menjadi pengetahuan, bagi saya tidak jelas kapan dikatakan pengetahuan kapan dikatakan informasi. Informasi yang ada dalam pikiran kita dibagi dalam : pengetahuan yang adanya dalam benak pikiran masing-masing apabila disharing ada informasi jadi informasi itu disebut share knowledge. Manajemen informasi teknik pengaturan dilakukan agar informasi mudah dipakai dan bertujuan sebagai merupakan pembelajaran atau learning. KM bicara membangun lingkungan agar orang belajar, berdikusi, berbagi pengetahuan, jadi manajemen pengetahuan bukan mengatur orang berpikir atau membangun apa yang ada dipikiran orang. Pembicaraan mengenai KM bergabung dengan Sistem Informasi Manajemen atau SIM. Bahwa kita membangun sistem KM harus mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, atau adanya proses pengadaan informasi, yang intinya mengumpulkan berbagai sumber yang sesuai dengan interest yang akan kita bangun Pengadaan Informasi secara teknis ada berbagai macam, web, dengan adanya activy server, news group, bukan hanya mailing list dimana orang menaruh tulisan di server dan kemudian hanya mendowload apa yang dia inginkan. Teknologi yang terbaru misalnya nepster, yang membantu file-file MP3 yang membantu perusahaan rekaman, atau emule dengan banyak inbox dan full teks, sehingga model pengembangan informasi yang ada merupakan model yang bisa share pengetahuan kita. Web Service atau WS yang paling popular, merupakan protokol untuk antar komputer saling berkomunikasi dan digunakan untuk membangun contain atau jaringan contain. WS untuk antar implementasinya bisa berbagai macam bahasa pemrograman, kalau mau detail lihat website www.wwwc.org Informasi ada dua jenis:

1. Informasi yang sudah terstruktur, yang bisa dimasukkan langsung ke sistem repersitory misalnya digital library

2. Yang tidak terstruktur, dimasukkan ke proses unstructured knowledge, proses pembelajaran komunitas yang tdiak terstruktur karena tidak mendalam dan tidak pada satu topik.Tujuannya agar komunitas mulai berani dan termotivasi untuk berbagi pengetahuan, untuk membangun kumpulan orang-orang yang mau belajar, misalnya posting berita dari internet dan teman-teman lain bisa menanggapi, beri komentar dll. Disebut pengetahuan yang belum terstruktur.

Anggota komunitas terbiasa dengan sistem manajemen pengetahuan yang akan digunakan, contoh aplikasi dengan fitur untuk memposting artikel dan orang lain bisa memberi komentar. Contohnya PHP Nuke, biasanya aplikasi CMS, Content Management System Pustakawan mengamati proses yang terjadi pada yang tidak terstruktur, menganggap topic menarik sehingga membuat forum diskusi, yang dianggap kreasi pengetahuan semi terstruktur. Tahap berikutnya mengajak anggota forum untuk terlibat secara

intensif dalam forum diskusi, seperti forum diskusi yang ada di web, phpbb ini aplikasi berbasis web, seperti menggunakan browser biasa. Setelah menjadi tajam diskusinya ada fase menghasilkan pengetahuan yang terstruktur yang sudah lebih mendalam untuk proses penciptaan pengetahuan, dimana pengetahuan yang tercipta disimpan dalam sistem repisatori, disimpan dan menjadi pengetahuan bersama. Contoh aplikasinya wikie. Wikie salah satu hiler aplikasi dinternet saat ini digunakan untuk membangun struktur besama-sama untuk membangun internet. Wikie membuat buku, dokumentasi dan ensiklopedia secara kolaborasi yang memungkinkan setiap orang menyimpan sesuatu yang diperbaiki oleh orang lain, tanpa khawatir hilang, jadi sistemnya memang ketika mengedit orang lain bisa melihat editan sebelumnya, banyak software untuk wikie, yang open source seperti media wikie dll. Akhirnya semua pengetahuan disimpan di repisatori yang dikatakan digital library. Gunanya sistem ini untuk menyimpan structure information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi, menjadi sumber referensi bagi bagi proses pembelajaran diproses yang lain dan jadi tempat menyimpan pengetahuan bagi proses pembelajaran sebelumnya. Contoh aplikasinya Ganesha Digital Library dari ITB kemudian ada Greenstone yang didukung oleh Unesco. Jadi Greenstone relatif lebih aman dan mudah Sesi Diskusi Moderator: Disebutkan nama dan institusinya serta pertanyaannya langsung ditujukan kemana Nona (Koalisi Kebebasan Memperoleh Informasi/KKMI): Bedanya panel ke satu dan kedua? Panel kedua akan bicara tentang apa? Moderator: Panel pertama untuk mendukung gerakan dan menyamakan persepsi tentang apa yang di maksud dengan KM, jadi yang bicara suhu KM terlebih dulu yaitu pak Putu, lalu dari gerakan diwakili Atikah dan Hendro yang memberi peragaan bagaimana teknologi as a tool mendukung KM. Panel kedua, akan menghadirkan Elly Julia Basri dari PPm dan Hani Qonitah dari IDB, keduanya praktisi, dan Harkrisyati Kamil yang bicara perubahan di British Council. Pertama untuk memberi pencerahan KM dan peranan untuk gerakan serta tool nya, yang selanjutnya berbagi pengalaman dengan praktisi KM yang melakukan KM dengan teman-teman dalam gerakan Nona (KKMI):

Apa kaitan yang jelas mengenai KM dan perubahan gerakan dalam mempercepat gerakan sosial? Apakah yang ada dibalik itu, karena tidak semata-mata dokumen, IT dll?Apa makna sesungguhnya KM kaitannya dengan gerakan sosial? Sofyan (Demos): Pak Putu mengatakan dokumentasi atau KM bukan urusan penyimpanan, tetapi lebih baik kita lebih fair, mungkin sama-sama penting, proses penting tapi dokumen, disket, penyimpanan juga penting, jadi mengapresiasi semua, tidak bisa berproses tanpa mengapresiasi yang lainnya, jadi harus lebih berimbang. Untuk mbak Atikah, bagaimana memfungsikan pengetahuan agar bisa menjadi basis bagi signifikansi gerakan, karena semakin tahu gerakan, pengetahuan yang kita miliki semakin tersegregasi, apakah dari sisi gerakan sejauh analisis yang diketahui apakah lebih bagus atau bagaimana? Untuk Hendro, sepakat dengan membedakan informasi dan pengetahuan, pengetahuan sebagai informasi yang terstruktur, tapi ada yang hilang, kejadian ada yang dicatat mula-mula data mulai pencatatan baru mulai dari fakta, fakta harus diolah, dan sesudah diolah jadi data, bagaimana menghubungkan data yang memberikan informasi kemudian dianalisis dan menjadi masukan bagi kebijakan yang ada? Itu yang missing link! Yuni (Asosiasi Pendamping Perempuan Usaha Kecil /ASSPUK): Dari tiga narasumber masih belum clear apa kaitan informasi menjadi alat gerakan, dari presentasi dan contoh gerakan termasuk ditingkat lokal, apakah ini menjadi efektif sebagai alat gerakan? Apakah pengetahuan yang pada ujungnya penggunaan teknologi untuk mengemas, menyebar informasi dan sebagainya, apakah ada pesan dibalik ini semua? Semata-mata membangun gerakan yang besar? Atau ada sisi yang mengkhawatirkan dari informasi-informasi, kalau dikaitkan dengan kelemahan di teknologi dikaitkan dengan fungsi dan misi gerakan, kira-kira tantangannya dimana? Pak Putu: Kami mengatasnamakan diri sebagai pekerja informasi, apa beda dan persamaannya? Apa yang dikerjakan semua, berimplikasi pada pengetahuan anda semua ketika pengetahuan dipakai lagi untuk bekerja entah itu untuk inovasi baru, untuk masyarkat, gerakan, realiansi baru, memrlukan pengethuan. Kami mengatakan bagaimana kalau pengetahuan tersebut dikelola, yang menggunakan prinsip KM. Tidak hanya teknologi tetapi juga menciptakan lingkungan untuk sharing. KM untuk menyadarkan kita semua ada bahwa begitu banyak gerakan, ada begitu banyak pengetahuan dan kompleksitas dari pengetahuan yang kita pakai itu bagaimana kalau kita himpun dan kelola bersama? Konsen ini datang dari orang yang bekerja dibidang informasi, yang sehari-hari menghadapi berbagai bentuk pengetahuan. Kalau yang bekerja misalnya dilapangan menggunakan pengetahuan. Kalau lembaganya sudah mati, lembaga sudah hilang bagaimana pengetahuan itu? Tujuan dari pengelolaan ini tidak betul-betul sama dengan tujuan gerakan itu sendiri, tapi kalau bicara KM secara menyeluruh, tujuan kita berbeda-beda, yang menyebabkan kita tidak mau sharing. KM menawarkan

bagaimana kalau dibuat social capital, modal sosial dibuat dalam gerakan-gerakan social, gerakan sosial sudah ada tapi apakah modal sosial kemampuan dan keahlian dikumpulkan? Ada apa dibalik agenda ini? Misalnya ada kejadian atau kecelakaan, darimana motivasi atau kehendak kita untuk mengatakan bahwa itu kejadian kecelakaan, penculikan, penganiayaan terhadap perempuan atau kemiskinan? Karena punya pengetahuan, tidak muncul tiba-tiba. Pengetahuan sebetulnya yang dikumpulkan, dari pengetahuan sebelumnya, pengetahuan yang dikelola karena kita perlu tahu apa yang kita harus kumpulkan. Bagi KM bukan mengumpulkan data tidak penting tapi tujuannya sebelum proses pengumpulan data yang terjadi sudah dikelola, didalam gambar teknologi, ada akuisisinya, data gathering dan discussion, ada penciptaan lingkungan supaya belajar bersama baru respitory. Jadi yang ditentukan disimpan bukan karena kita ingin menyimpan tetapi masyarakat yang ingin menyimpan. Kalau dalam gerakan, apakah masyarakat tahu apa yang disimpan atau yang disimpan bisa dipakai lagi? Dan siapa yang menentukan disimpan atau tidak disimpan? Kalau kita yang menentukan itu artinya mengabaikan satu prinsip gerakan sosial yang melibatkan masyarakat, misalnya. Jadi dikelola bukan karena bisa menyimpan tetapi mengajak apa yang bisa disimpan atau tidak, prinsip KM membantu gerakan social bersifat membangun pengetahuan bersama atau untuk mengelola pengetahuan. Agendanya apa. agenda sebagai pekerja informasi, kami mempunyai concern kalau pengetahuan yang anda dapatkan dan praktekkkan tidak dihimpun dengan baik akan kehilangan modal, modal social, dan menciptakan kemungkinan modal sosial dikelola orang lain. Atikah: Kaitan antara KM dengan kerja-kerja gerakan. Kalau bicara kerja-kerja gerakan, output salah satunya adalah pengetahuan dan inputnya pengetahuan, misalnya teman-teman perempuan yang memberi konseling korban KDRT atau yang memberikan bantuan hukum atau kampanye anti utang. Inputnya pengetahuan, bukan input materiil. Anda menerima pengaduan, menerima klien, mencari data, melakukan ivestigasi untuk peristiwa, yang diperoleh dari lapangaan, yang harus diolah. Diolah sehingga bisa menjadi tool untuk menggolkan apa yang menjadi agenda kita. Misalnya yang di hukum struktuural untuk ligitasi dari pengaduan, atau pembelaan, jadi di repackaging informasi. Mungkin yang melakukan kampanye mendapat data lapangan dari masyarakat dan direpackging itu menajdi bahan kalau akan melakukan class action misalnya. Itu soal bagaimana mengolah informasi, persoalannya semua informasi tersebut tercecer disemua lembaga masing-masing dan mungkin satu lembaga aktivisnya juga memiliki sendiri-sendiri misalnya LBH, antar lawyer kasusnya sendiri dan tidak diketahui sedang memegang kasus apa. Kalau kebetulan pembelanya tidak ada disitu kemudian klien datang harus di follow-up tidak ada yang bida melakukan follow-up. Bagaimana pengetahuan tersebut bisa nantinya disistimatisir, diproses dan diolah, dan harus terjadi transfer bisa dengan mudah dilakukan. Seandainya segala informasi tersebut bisa di pool itu satu teknik atau mengidentifikasi orang dan mengumpulkan semua bahan, itu menjadi satu sarana. Dan yang kedua, soal membangun strategi. Kalau kemudian memfungsikan pengetahuan untuk kerja-kerja gerakan, justru kalau kita punya pengetahuan seberapa banyak, maka kita bisa menentukan strategi apa yang kita lakukan. Misalnya yang

kerja di level kampanye melakukan pendidikan dan penyadaran tentu saja berbeda dengan yang melakukan lobi, dengan kalangan legislatif. Informasi yang diolah akan berbeda. Kalau mempersiapkan RUU tertentu harus ada naskah akademik yang dihimpun dari sejumlah data atau informasi yang untuk kepentingan dalam menghadapi policy maker. Sesuai dengan kepentingannya, misalnya di tingkat basis dan policy maker, isunya sama tapi keemasannya berbeda. Jadi kita mau melakukan kerja-kerja apa. Nanti tinggal kreativitas kitalah informasi yang kita miliki, yang kita peroleh dari lapangan atau dari manapun bisa untuk kerja-kerja gerakan. Yang kedua soal bagaimanapun, aset tersebut dapat disimpan dan ditemukan kembali untuk orang yang menggunakannya, dapat diolah untuk kerja-kerja jaringan atau gerakan. Secara fisik orangnya sudah tidak ada tapi bagaimana pengetahuannya kita bisa serap, atau orangnya ada tapi secara ideologi atau secara strategi memilih untuk berpindah pada bidang yang lain. Aquino: Dari Sekitarkita. Apa hubungan antara KM dan gerakan? Misalnya ketika Mansur Fakih meninggal, apa yang ada dikepalanya juga meninggal. Belum terdistribusi dengan baik. Lainnya misalnya di Kapal Perempuan ada pertemuan dua mingguan dimana masing-masing individu sehingga masing-masing organisasi tahu apa yang dilakukan oleh temannya. Ada organisasi lain yang tidak mengetahui apa yang dikerjakan teman-teman lain. Sebetulnya manajemen pengetahuan tidak berjalan, sebetulnya manajemen pengetahuan tidak membutuhkan teknologi. Karena 70% KM itu budaya, justru kalau kita bisa menjalankan budaya pertukaran manajemen pengetahuan dengan baik kita tidak terlalu membutuhkan teknologi. Apalagi yang dipresentasikan oleh Hendro sebagai open source, justru masyarakat open source ini yang sedang melawan hegemoni software besar. Kami sudah bekerjasama sejak 2001, dan kami sangat menaruh perhatian pada informasi di bidang gerakan. Kami juga ikut jaringan bernama e-net for justice. Ketika kami ingin mengadvokasi pendidikan, kami tidak mengetahui naskah akademis dapat dari mana sementara ada teman-teman dari jaringan kebebasan informasi. Teman-teman di e-net tidak mengetahui informasi tersebut, sedangkan teman-teman dari kebebasan informasi memiliki informasi bebas. Ini dikarenakan tidak ada pertukaran karena tidak ada hubungan antara gerakan. Mungkin pak Putu bisa menjelaskan mengenai SECI, Sosialisasi, Eksternalisasi, Connecting dan Internalisasi. Saya melihat bahwa koneksi diantara gerakan kurang sehingga makin banyak pengetahuan yang tersimpan semakin tersegregasi. Sebenarnya tujuan manajemen pengetahuan itu untuk mengatasi pengetahuan ditingkat tacid individu dan bersama menjadi di tingkat eksplisit, tingkat internalisasi dan eksternalisasi. Jadi butuh kesadaran mengenai manajemen pengetahuan dalam gerakan. Atikah: Apa betul manajemen pengetahuan bisa efektif untuk kerja gerakan? Pandangan saya, kita tidak punya pilihan lain, karena koor bisnis kita ada disitu, kita bukan industri. Pengetahuan kita diperoleh dari lapangan, aset kita memang itu, mau tidak mau harus menggunakan itu agar efektif mendukung dalam gerakan. Justru sosial capital yang harus dibuat senjata. Dan senjata buat gerakan ya pengetahuan, itu yang menjadi argumentasi ketika kita berhadapan dengan legislatif, dengan militer ketika

melakukan kerja-kerja kampanye, penyadaran, ditingkat basis, kalau yang kita punya saja kita tidak optimalkan, kita mau kerja pakai apa lagi? Hendro: Dalam pembahasan saya memang dihilangkan data, jadi hanya memunculkan informasi dan pengetahuan karena topik yang paling relevan dalam pembicaraan ini. Kalau alasan tidak setuju dengan model karena tidak jelas batasannya, kapan sesuatu dianggap informasi kapan sesuatu dianggap pengetahuan kalau hanya terstruktur dan tidak terstruktur. Kalau ingin mendefinisikan apa itu manajemen informasi dan manajemen pengetahuan maka model data informasi yang ini menganggap yang namanya data itu bebas nilai, jadi bagaimana membuatnya jadi seragam. Saya setuju dengan analisis framing, bahwa data itu interpretasi terhadap fakta yang bermacam-macam, misalnya kejadian booming di internet mengenai anak pemulung yang meninggal, ada bermacam-macam penilaian. Jadi definisi tentang data yaitu interprestasi atas fakta, bagaimana fakta bisa dinterpretasi tergantung pengetahuan orang. Bagaimana pengetahuan diolah dan dishare menjadi informasi. Itu lebih jelas. Dari model ini dapat dijelaskan manajemen informasi. Umi (LSPP): Yang mungkin dibutuhkan suatu metode alternatif dari keterbatasan yang ada ditiap gerakan, misalnya seperti ketebatasan dokumentasi di LBH Jakarta yang baru dibereskan pada tahun 2005. Itu karena tidak dianggap penting. Pengetahuan yang dipunyai gerakan sendiri tidak dianggap asset. Jadi yang diperlukan yaitu alternatif yang memungkinkan kita menyimpannya sehingga bukan hanya milik sendiri tetapi milik bersama. Mungkin diakhir acara ada konsorsium, masalahnya karena diantara lembaga ada persaingan funding donor, mungkin kalau ada semacam kesepakatan bersama, ini informasi milik masyarakat Indonesia, karena ternyata masyarkat yang melakukan gerakan, data-data terbanyak justru ada di funding-funding, dari laporan yang dilakukan oleh gerakan. Saya mendorong orang gerakan memiliki informasi sendiri bukan orang luar. Putu: Ada dua hal yaitu perubahan paradigma dan praktik. Kalau mengubah sesuatu keduanya harus berlangsung. Jadi konsep dirubah dulu, baru taktiknya. Selama ini konsen pada disseminasi sehingga koalisi dan hubungan dengan media massa sangat bagus. Karena berkepentingan mendidik masyarakat untuk berpengetahuan. Jadi dihimbau konsen dipindahkan pada bidang dokumentasi atau bidang lain yang menyimpan pengetahuan. Sakarang jaringannya diubah menjadi menyimpan dan mengelola pengetahuan. Selama ini aktif dalam menyebarkan, sehingga ketika lembaganya bubar, kita tidak punya. Media massa pintar sekali menyebarkan tetapi tidak pada menyimpan. Sekarang prinsip baru yaitu menyimpan dan mengelola Teknisnya ada empat pekerjaan, menjadi pekerjaan yang didanai atau dikerjakan. Para pekerja informasi melakukan empat pekerjaan :

1. manajemen pengguna informasi 2. mengemas ulang 3. mengelola sumber 4. mengelola informasi dan teknologi yang digunakan

Apakah teman-teman gerakan memikirkan orang yang mengerjakan ini semua? Mungkin sudah ada, tapi apakah terformalkan? Diakui atau di appreciate tidak? Disseminasi tetap dilakukan tetapi dana dan effort untuk disseminasi timpang. Dana untuk mengelola, menyimpan, menciptakan lingkungan belajar, kecil. Bukan hanya pengertian uang tapi juga waktu dan effortnya. Jadi diseimbangkan, itu dari segi sisi lembaganya. Dan mohon bergabung dalam asosiasi pekerja informasi Indonesia. Itu gratis, untuk memikirkan bersama bagaimana mengelola pengetahuan. Atikah: Selama ini kalau bicara tentang pertanggungjawaban public kita selalu serahkan ke government. Tapi ketika bicara tentang gerakan, stake holdernya justru masyarakat tidak terjadi. Pengetahuan itu milik public sebenarnya, kita dapat dari mereka tapi kita tidak appreciate, hargai dengan benar. Jadi paradigma itu harus muncul sebagai pertanggungjawaban kita dari public karena kita bekerja untuk mereka. Kemudian kami sebetulnya ingin dari acara ini ada follow-up. Mungkin bisa melakukan identifikasi atau assesment terlebih dahulu keempat yang disebut pak Putu di lembaga masing-masing. Di cek apakah terpenuhi atau tidak dan kalau tidak apa masalahnya dimana? Karena mungkin tidak ada ahlinya atau tidak ada manajemennya. Jadi bisa bersinergi antara gerakan dan teman-teman dari penataan dokumentasi dan informasi. Moderator: Sekarang waktunya istirahat dan bertemu kembali di ruangan ini pukul setengah satu. Sesi II

1. Harkrisyati Kamil (Praktisi, British Council) 2. Elly Julia Basri (Praktisi, PPM) 3. Hani Qonitah (Praktisi KM)

Moderator : Atikah Nuraini [Moderator mulai membuka acara Sessi II mengenai KM. Moderator menekankan bahwa pada sessi ini pembicaraan akan lebih menitik beratkan atau melihat bagaimana praktik-praktik KM dilakukan di lembaga yang telah melakukannya.] Pembicara I: Elly Julia Basri Tugas PPM adalah Peningkatan Layanan jasa Informasi. Sedang PUSIN adalah Pusat Sumber Informasi dalam Pengembangan KM di PPM. PPM berdiri tahun 1967, Pionir dari Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Konsultasi Manajemen di Indonesia. PUSIN merupakan bagian dari unit KM. Unit KM itu ada dua: Pusat komputerisasi dan Pusat Informasi.

Peran PPM dalam penyelenggaran proses pembelajaran atau Learning Organisation. PPM juga pengelola penyedia Knowledge Content untuk karyawan dan klien PPM. PPM mengadopsi sistem Model Marquardt untuk organisasi pembelajaran dalam mengembangkan KM.. Model ini lebih bersifat proses dan sikap pembelajarannya, artinya lebih kepada pengembangan budaya KM dibandingkan tehnologinya. Alasannya organisasi ini adalah organisasi jasa. Aspek manusianya yang baru dituju adalah Internal PPM. Pemakai sumber PUSIN; SMB, STM [?] dll. fokus PPM lebih menerapkan dalam produk. Produknya lebih content development dan service development. Jasa sumber Informasi PPM:

1. Info koleksi baru : rutin – bulanan : e-mail & Internet 2. SDI : rutin – setiap hari : e-mail 3. Layanan permintaan Informasi : sewaktu-waktu : e-mail 4. Layanan CoP : kapan saja – tidak mendesak : e-mail

Model kerjanya :

• Survei : dari survei dapat memetakan kebutuhan pemakai dan karakter kebutuhannya. Prosesnya bisa dengan cara internet dan e-mail. Dengan peta ini juga dapat memetakan dari berbagai divisi yang ada dalam internal dan berbagai lintas divisi.

• Kita juga harus menyiapkan lembar kerja pangkalan data untuk anggota. Masalah-masalah yang dihadapi PPM

• Masalah yang PPM hadapi adalah terbatasnya sumber informasi, khususnya data tentang Indonesia.

Upaya yang dilakukan : → Mengumpulkan karya tulis karyawan. → Kerjasa sama meningkatkan jaringan, misalnya dengan lembaga penelitian

lain. → Hubungan pribadi. → Menambah informasi dari berbagai sumber lainnya.

• Kendala yang kedua adalah keterbatasan dana.

Upaya yang dilakukan: → mengupayakan software pengganti web publisher yang sekarang ada.

• Masalah yang ketiga mengenai minat karyawan untuk proaktif meningkatkan sikap pembelajaran mandiri.

Upaya yang dilakukan : → mengembangkan intranet

1. mendorong untuk berpartisipasi lewat e-mail dan lisan. 2. menyediakan kolom tulisan dengan hobi. 3. aktif mengumpulkan karya tulis staf 4. dll

→ kemudahan akses bagi pemakai

Penerapan KM yang terpenting adalah :

1. Plow informaisnya, mulai informasi masuk sampai disebarkan. 2. Mendefinisikan target yang membutuhkan 3. Memetakan kebutuhan 4. Mengidentifikasi ahli-ahli menurut profesinya.

Pembicara II: Hani Qonitah KM dilembaga pembicara sendiri belum sepenuhnya diterapkan karena berbenturan dengan budaya organisasi. Pembicara ini lebih menitik beratkan aspek management recordnya atau manajemen kearsipan yaitu aspek legalnya. Mengapa dokumen dan rekor perlu dikelola?

1. Untuk memenuhi persyaratan regulasi dan mengurangi resiko litigasi. 2. untuk megurangi biaya operasional. 3. untuk memperbaiki efesiensi. 4. untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.

Konsep dasar manajemen rekor

1. definisi rekor dalam mengumpulkan data kita perlu selektip. Data yang kita harus kelola adalah informasi terekam dalam bebagai media yang kita terima hanya informasi yang mempunyai nilai pembuktian. Kemudia informasi tersebut dibuat dalam suatu seri rekor.

2. Seri Rekor. Dalam melakukan Susunan rekor harus ada kesatuan logis dan dikelompokan bersama karena saling terkait dengan subjek atau fungsi tertentu atau hasil dari aktivitas yang sama.

3. Komponen rekor Dalam komponen seri rekortersebut ada beberapa komponen, yaitu: isi, konteks dan struktur. Dalam menentukan konteks kita tidak boleh mengikuti konteks dengan lembaga lain, harus menentukan konteks keorganisasian kita sendiri.

4. Sarana kontrol dokumen kearsipan. 1. Sistem pemberkasan 2. Skema klasifikasi bisnis

Skema klasifikasi ini jika dalam gerakan dinamakan subjek/masalah. dalam klasifikasi ini harus termuat jadwal retensi (lama penyimpanan dan kapan pemusnahan) dan pedoman praktek pemeliharaan dan penggunaan dekumen arsip tersebut.

3. Jadual Retensi Arsip dalam klasifikasi ini harus termuat jadwal retensi (lama penyimpanan dan

kapan pemusnahan). 4. Pedoman praktek pemeliharaan dan penggunaan dokumen arsip.

Dalam KM, dokumen kearsipan tidak bisa hanya mengandalkan bentuk kertas/non IT, karena mempunyai resiko tinggi seperi kebakaran, lapuk, hilang dan lain-lain. Hendaknya kita juga menyimpaninf tersebut dalam bentuk lain seperti bentuk elektronik. Pada intinya rekor yang dibuat, dihasilkan, dikirimkan, dikomunikasikan serta diterima dan disimpan dengan menggunakan perngkat elekronik, misalnya e-mail, scanning, situs, dsb. Jadi yang membedakan hanyalah media penyimpanannya dan media komunikasinya dan juga menyangkut dengan kapasitas penyimpanannya. Media elektronik sangat membantu menghemat ruang penyimpanan. Contoh: 1 media digital berkapasitas kurang lebih 4 gigabite dapat menampung isi dokumen sebanyak 64 laci filing cabinet. Implementasi rekor elektronik:

• Harus mengetahui kerangka hukum organisasi . Yang harus dipahami juga dari sudut kearsipan adalah perangkat hukum atau sistem yuridis dimana gerakan organisasi kita beroperasi. Dan kita juga harus memahami lembaga-lembaga yang menangani tuntutan publik, lembaga audit, lembaga penuntut, dan pedomannya.

• Stakeholders/ pemangku kepentingan. Kita juga harus mengetahui pemetaan fungsi kerja dan aktifitas dari para pemangku kepentingan organisasi kita.

• Persyaratan Persyaratan teknis, tujuan, dll

• Kebutuhan. Berbicara mengenai arsip, juga harus mempertimbangkan penggunaannya untuk jangka panjang, karena biasanya arsip itu disimpan permanen atau seumur hidup sehingga harus mempertimbangkan konversi (mengubah format ke dalam format lain dalam jangka lebih panjang) dan migrasi (bagaimana memidahkaninf tersebut ke komputer atau sistem lain). Isu-isu rekor elektronik

• Media penyimpanan sifatnya tidak stabil • Resiko kehilangan • Resiko pengubahan

Arsip itu harus otentik dan asli. Kelemahan dari arsip elektronik adalah mudah dimanipulasi.

• Efek perubahan tekhnologi. • Sistem informasi elektronik tidak dirancang untuk meyimpan rekod.

Kesimpulannya

• Kita harus meyakinkan bahwa suatu arsip sudah dibuat kalau itu sudah masuk dalam sistem informasi elektronik.

• Harus bisa melintasi perubahan platforms hardware dan software selama periode waktu yang lama.

e-mail : hqonitah@adb.org. Pembicara III : Harkrisyati Kamil

Kerja-kerja British Council yang sekarang beralih menjadi Knowledge and Learning Center dan semuanya berbasis internet. sedangkan public acess service di British sendiri sudah ditutup dikarenakan ada beberapa hal yang menjadi kendala. KM di Bristish Council adalah lebih mengembangkan Internal knowledge sharing. Karena menggunakan dengan sistem kerja perdivisi. Salah satu cara untuk memaksimalkan budaya berbagi pengetahuan adalah mempergunakan intranet dan forum diskusi antar departemen. Gagasan KM di British Council juga dituangkan dalam integrasi 4 divisi besar yaitu : Information Service, knowledge and learning center, knowledge management dan Internet Based Development. Dan dijadikan satu menjadi Case Knowledge and Information Service. Untuk memberitahukan atau mensosialisasikan informasi ke publik, British Council selain mengirim berita-berita lewat e-mail, juga membuat ilmu-ilmu baru yang di muat dalam CD ROM. Contohnya CD ROM tentang Freedom of Information dan Data Protection. KM juga membutuhkan akan kemampuan tekhnologi. Selain itu juga yang harus ditingkatkan adalah Interpersonal Skill. Dengan ditutupnya perpustakaan, British Council membuat Information Oficer yang terdiri dari Departement Government, Art, Education, ELT, dsb. Masing-masing mempunyai satu penyelia yang bertugas sebagai Information Guide Keeper. Sesi Diskusi: Pertanyaan putaran 1:

1. Pipit (Komnas Perempuan): Salah satu kelemahan terbesar dalam kawan-kawan gerakan adalah masalah pendokumentasian dan paradigma sekarang. Jadi menurut saya adalah harus ada perubahan mendasar dalam paradigma cara berpikir kita mengenai divisi pendokumentasian ini supaya lebih inovatif dan sejarajar dengan divisi lain. Kelebihan KM yang lain adalah mempercepat program-program gerakan. pertanyaannya Bagaimana kita dapat menindaklanjuti diskusi ini dengan sesuatu yang lebih konkrit? Bagaimana kita menempatkan perempuan yang mempunyai keterbatasan tehnologi dan informasi atau perempuan-perempuan di wilayah marjinal?

2. Kusnadi:

Saya harapkan KM juga diharapkan tidak hanya sifatnya untuk gerakan tapi juga bagaimana KM ini terimplementasi dalam pendidikan. Karena bagi saya jalan untuk memberikan pencerahan kepada masyarakat adalah melalui jalan pendidikan dan kesehatan. Bagaimana kedepan dalam melakukan seminar ini ada inovasi-inovasi baru. Seperi seminar di atas bukit atau out bond?

3. Wimuldian (Forum Indonesia Membaca)

Menurut saya tidak hanya masalah pendokumentasian yang harus dikerjakan sekarang ini, tetapi informasi-informasi apa saja yang mungkin bisa kita sharing segera yang siap kita lempar ke publik menjadi bahan-bahan yang mereka gunakan langsung di lapangan. Harus ada keterbukaan dalam informasi yang kita punya, tidak hanya keterbukaan kepada funding tetapi juga harus kita pikirkan bagaimana informasi itu dapat dilayankan kepada masyarakat? Saya menanyakan kira-kira software apa yang bisa dipakai bersama bagi KM?

4. [???] Saya melihat pendokumentasian di wilayah-wilayah marjinal, seperti Mamuju, Sumbar, mereka sangat lemah dalam data dan sistem pengarsipan. Jangankan bicara dalam bentuk elektronik tapi dalam kertas saja tidak ada, jadi bagaimana cara menanggapi hal itu?

Tanggapan: Teknologi hanyalah sarana tapi tanpa ada pengelolaan secara manual itu tidak akan bisa terjadi. Perempuan, khususnya kaum karjinal memang mempunyai keterbatasan dalam tekhnologi dan informasi. Hal yang harus dilakukan mungkin adalah membuat direktori dimana sumber-sumber informasi itu bisa terkumpul. Dalam menyampaikan informasipun diusahakan agar kemasannya menggunakan bahasa yang mereka ketahui jadi tidak perlu dengan tehnologi yang canggih. Jadi ada banyak cara yang bisa kita lakukan. Kita harus menghindari duplikasi antar gerakan. Jadi untuk membedakaan pekerjaan kita dengan pekerjaan orang lain kita harus mempunyai data base yang kuat tentang muatan lokal kita. Kita harus mengelola hasil produk organisasi kita. Manajemen rekor penekanannya pengelolaan informasi muatan lokal. Untuk menanggapi perbedaan tekhnologi khususnya dengan daerah yang kurang akses caranya kita harus menggunahakan bahasa yang mereka gunakan dan tekhnologi yang ada di wilayah itu. Seperti radio misalnya. Pertanyaan putaran 2:

1. Ruhimat (Pelangi Indonesia). Sebetulnya sudah belum SDM para pendokumentasi kompeten dalam hal itu? kenapa dalam menyikapi mengenai KM ini tidak terlebih dahulu diterapkan dalan internal dulu?

2. [???] Bagi saya inti kegiatan ini adalah explicit to explicit combination, tapi tanpa adanya kerja-kerja lain (socialization, externalization, internalization) tidak akan terjadi informasi yang baik. Jadi kita harus memahami hal-hal terpenting itu juga. Dan kita harus meredam ketakutan-ketakuan yang timbul dari kita sebelum melakukannya!

3. Sinta (Kalyamitra)

Mungkin bagi saya di tubuh-tubuh NGO sendiri ada kelemahan dalam pendekomentasian. Jadi bagaimana cara memotivasi pihak-pihak yang tidak terbiasa dalam persoalan pendokumentasian?

5. Karyo:

Sebagaimana kita ketahui dalam suatu pergerakan belum terjadi pembagian kerja yang sistematis. Saya pikir perlu diadakan lebih sering kegiatan-kegiatan seperti ini supaya adanya pemahaman KM ini.

Tanggapan : Faktor manusia adalah kendali terbesar dari pengembangan KM. yang kami lakukan adalah forum diskusi anggota yang dilaksanakan rutin dan mencoba untuk membudayakan menulis bagi mereka (anggota suatu organisasi), ini dasar terpenting bagi KM. Cara memotivasi untuk membuat laporan: 1. Membuat rezim informasi yang kuat dalam organisasi anda. 2. Menguatkan SDM yang ada.