STRATEGI IMPLEMENTASI ERP

BIG BANG DAN PHASED ROLLOUT

Oleh :

Ni Putu Sri Merta Suryani

1104505060

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS UDAYANA

2013

Big Bang

Seperti namanya, big bang merupakan salah satu strategi implementasi

ERP yang terjadi sekali pada suatu perusahaan yang dilakukan secara

menyeluruh. Semua modul terpasang di seluruh organisasi dalam perusahaan

secara sekaligus, lebih atau kurang. Sehingga tentu saja perubahan dari sistem

lama terjadi karena sebelumnya telah ada perencanaan yang matang mengenai

system yang akan dirubah. Ada banyak aktivitas pre-implementasi yang perlu

dilakukan dalam sebuah perusahaan sebelum menerapkan strategi big bang.

Setelah sebuah perencanaan berhasil di implementasikan, sistem lama akan

dimatikan, dan sistem baru akan diluncurkan. Pada tahap ini tidak ada jalan

untuk kembali menuju system lama. Tetapi seharusnya ada skenario fall - back

disiapkan hanya dalam kasus pergantian awal apabila terdapat kegagalan dalam

meluncurkan system yang baru.

Pendekatan bigbang memiliki potensi membawa perusahaan menuju

garis finish daari implementasi yang telah selesai dengan sedikit waktu dan

biaya yang kurang. Meskipun pendekatan big bang menghilangkan keperluan

untuk antar muka (interface) sementara itu pendekatan phased rollout

memerlukan interface. Hal ini beresiko karena segala sesuatu yang datang

langsung pada saat yang sama dan sulit untuk memiliki segalanya yang diuji

sebelum go live. Big bang juga dapat mengekspos masalah setelah go live yang

terlewatjkan atau diabaikan selama pengujian.

Strategi pendekatan implementasi big bang memiliki pendukung pada

kedua sisinya. Kritik yang paling sering terjadi berupa faktor risiko, ada

beberapa hal yang bisa salah dalam pergantian yang cepat. Namun,

implementasinya cepat dan lebih murah dibandingkan implementasi yang

bertahap dengan waktu yang lama.

Keuntungan big bang :

Strategi pendekatan implementasi bigbang menggunakan waktu

yang pendek.

Kesulitan implementasi dipersingkat karena perubahan dilakukan

secara menyeluruh pada perusahaan.

Biaya yang jauh lebih rendah daripada waktu implementasi bertahap

dan berlarut – larut.

Karyawan hanya perlu dilatih pada sistem baru, sehingga tidak perlu

pelatihan setiap fase tertentu.

Implementasi terjadi pada satu waktu dan semua orang mengetahui

waktu implementasi tersebut.

Seluruh organisasi mendapatkan manfaat dari sistem ini ketika

dipergunakan dan diberlakukan saat proses perubahan.

Instalasi ERP dengan pendekatan big bang dapat membantu

perusahaan untuk mendapatkan laba lebih cepat pada investasi.

Strategi big bang mudah integrasi dan pelaporan karena

perubahannya secara menyeluruh.

Tidak ada interface sementara diperlukan pada big bang karena

implementasi dilakukan di awal sehingga interfacenya bersifat

permanen.

Menurunkan biaya menjalankan sistem karena sistem lama yang

pensiun secara bersamaan dengan system baru yang diluncurkan.

Kerugian :

Strategi bigbang memerlukan modal tinggi dan investasi sumber daya

manusia.

Setiap masalah kinerja teknis mempengaruhi populasi pengguna

secara keseluruhan.

Memerlukan pelatihan populasi pengguna secara keseluruhan.

Bersifat kompleks dalam penyebaran dan pengujian sistem.

Kelengkapan dan validitas data dikonversi tidak sepenuhnya terbukti,

hanya dalam pra-fase, tetapi tidak dalam situasi keseluruhan sistem.

Ini adopsi dari sistem baru ini rentan karena kemungkinan terbatas

untuk manuver, dan ada banyak tekanan karena tenggang waktu yang

harus dipenuhi.

Kesulitan yang dihadapi lebih jelas.

Beberapa rincian dapat diabaikan pada saat menuju ke perubahan

sistem.

Karyawan dalam perusahaan memiliki sedikit waktu untuk

mempelajari sistem yang baru.

Penuh end-to-end pengujian sistem sulit untuk membawa perusahaan

beserta SDM sebelum implementasi.

Skenario fall back lebih sulit daripada yang dianggap dan

dibayangkan.

Sebuah kegagalan dalam salah satu bagian dari sistem dapat

mempengaruhi system yang lain.

Ada masa catch-up.

Kelemahan lain dari implementasi big bang adalah Ken Eason "Awal

Dip Phenomenon." Eason, penulis "Teknologi Informasi dan Perubahan

Organisasi" dan salah satu otoritas asli pada strategi implementasi,

menggambarkan sebuah "awal fenomena dip" yang terjadi sesaat setelah

implementasi. Periode catch-up ini terjadi karena pengguna sedang berjuang

dengan sistem baru dan kinerja organisasi sementara menurun sebagai hasilnya.

Phased Rollout

Dengan phased rollout, organisasi dapat lebih cepat menyadari manfaat

bisnis perangkat lunak ERP. Tidak hanya rollout lebih kecil tetapi juga lebih

mudah menguji secara menyeluruh dengan sedikit rasa khawatir akan adanya

kerusakan yang mungkin telah terlewatkan, fase memungkinkan untuk

penghapusan beberapa modul warisan system yang cepat. Sederhananya, fase

memungkinkan organisasi lebih banyak waktu untuk mendapatkan segala

sesuatu yang dilakukan dan meminimalkan resiko karena setiap fase lebih

sederhana dalam melakukan pengelolaan.

Sesuai dengan tema evolusi kosmologis, phased rollout akan mirip

dengan teori Steady State : bukan sebuah implementasi terjadi dalam satu

kejadian, perubahan kecil terjadi dari waktu ke waktu. Sebuah organisasi

bergerak dari sistem warisan (system lama) dan ke sistem baru ERP dalam

serangkaian langkah – langkah yang telah ditentukan. Hal ini dapat dicapai

dalam beberapa cara berbeda. Berikut adalah tiga teknik terkenal dalam phased

rollout yaitu:

1. Phased rollout berdasarkan modul

Phased rollout berdasarkan modul adalah strategi rollout phased yang

paling umum. Modul ERP diimplementasikan satu per satu. Biasanya

dimulai dengan fungsi bisnis inti dimana diperlukan untuk operasi sehari

– hari kemudian menambahkan lebih modul dan fungsionalitas secara

bertahap. Tetapi beberapa ahli menyarankan dimulai dengan modul yang

mudah seperti buku besar, atau dimulai dengan modul mission-critical

lebih sedikit.

2. Phased rollout berdasarkan unit usaha

Dalam implementasi pendekatan ini dilakukan dalam satu atau lebih unit

bisnis atau departemen pada suatu waktu. Misalnya, dimulai dengan

menerapkan sistem ERP baru dalam sumber daya manusia, kemudian

pindah ke akuntansi. Beberapa organisasi dapat membuat sebuah tim

proyek implementasi yang bergerak antara masing-masing departemen

selama fase implementasi. Sebagai tim memperoleh lebih banyak

pengalaman dengan setiap pelaksanaan, tahap berikutnya menjadi lebih

efisien.

3. Phased rollout berdasarkan geografis

Untuk organisasi dengan beberapa lokasi, phased rollout berdasarkan

geografis adalah pendekatan yang sering terjadi. Sistem ERP baru

diperkenalkan pada satu atau lebih lokasi perusahaan pada suatu waktu.

Hal ini juga disebut sebagai “metode percontohan adopsi.” Sudah umum

bagi organisasi besar yang memiliki beberapa lokasi atau departemen

independen.

Tentu saja ada ratusan pilihan, termasuk banyak variasi dan kombinasi

dari ketiganya. Berikut ini merupakan keuntungan dan kekurangan dari strategi

pendekatan implementasi phased rollout yaitu :

Keuntungan phased rollout :

Perusahaan mendapatkan pengetahuan dan pengalaman selama tahap

implementasi awal yang dapat diterapkan untuk fase berikutnya.

Kemungkinan untuk memperkenalkan modul sementara

pemrograman modul untuk kemudian hari.

Dengan konversi yang terjadi di bagian – bagian tertentu, waktu yang

tersedia dapat digunakan untuk penyesuaian dengan fase yang lain.

Tidak ada masa catch-up, karyawan belajar menggunakan system

berdasarkan fase – fase yang ditentukan.

Lebih banyak waktu bagi pengguna untuk beradaptasi dengan sistem

baru karena system dirubah secara bertahap.

Staf teknis bisa fokus pada satu bagian dari sistem atau kelompok

memilih pengguna pada satu waktu tertentu

Anggota proyek dapat mengembangkan keterampilan implementasi

unik yang dimana dapat diposisikan dalam penggelaran kemudian.

Kerugian phased rollout :

Strategi phased rollout tidak memiliki fokus dan mendesak seperti

strategi big bang.

Melibatkan perubahan secara berkala selama jangka waktu yang telah

ditentukan.

Setiap modul bergantung pada informasi dari modul lainnya,

sehingga mungkin ada informasi penting yang hilang ketika terjadi

perubahan.

Beberapa penyesuaian yang diperlukan dengan beberapa modul dan

fase atau tahap strategi.

Durasi waktu dari proyek dengan strategi phased rollout lebih lama

daripada dengan big bang.

Skenario fall back menuju ke sistem lama menjadi lebih sulit pada

setiap fase.

Penghubung sementara harus dibuat untuk menghubungkan sistem

lama dan sistem baru pada strategi phased rollout.

Referensi

http://panorama-consulting.com/erp-rollout-strategies-big-bangs-and-phases/

http://blog.softwareadvice.com/articles/manufacturing/erp-implementation-

strategies-1031101/