bpk sia mi peb. 2013
DESCRIPTION
coba6TRANSCRIPT
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
1/69
SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
2013
Huriah, M, Si
Politeknik Pratama Mulia Surakarta
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
2/69
BAB I
PENDAHULUAN
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAI
Mahasiswa mampu menjelaskan tentang pengertian dan karakteristik Sistem Informasi Akuntansi.
Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:
1. Mahasiswa dapat memahami pengertian system informasi akuntansi
2. Mahasiswa dapat memahami penugasan system informasi akuntansi3. Mahasiswa dapat memahami prinsip-prinsip yang harus dipegang dalam penugasan system informasi akuntansi
A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
1. PENGERTIAN SISTEM
Sistem adalah Sesuatu yang memiliki bagian bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan
tertentu melalui tiga tahapan , yaitu input, proses, dan output.
Subsistem adalah Bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu
Gambar 1-1 Hubungan antara Sistem dan Subsistem
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 2
SISTEM
Subsistem
Subsistem
Subsistem
Subsistem
Subsistem
Subsistem
Subsistem
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
3/69
Gambar 1-2 Rangkaian unsure dalam suatu system
Pada dasarnya Suatu dapat dikatakan system apabila memenuhi dua syarat, yaitu :
a. Syarat Pertama
Memiliki bagian bagian yang berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. bagian
itu di sebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur.
b. Syarat Kedua
Bahwa suatu system haru memiliki tiga unsure, Yaitu input, Proses, out put. input merupakan
pengerak atau pemberi tenaga diman system itu dioperasikan, Out put adalah hasil operasi. Dalampengertian sederhana , Output berarti yang menjadi tujuan. Sasaran atau target pengorganisasian suatu
system. sedangkan proses adalah aktivitas yag mengubah input menjadi output.
2. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem Informasi Akuntansi adalah Susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana
dan berbagai laporan yang di desain untuk mentransformasikan data.
Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang :
a. Jumlah pendapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu periode tertentu.
b. Posisi keuangan perusahaan, yang meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu saat tertentu.
c. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai pendapatan,
biaya, aktiva, kewajiban dan ekuitas, seperti misalnya informasi mengenai penjualan, piutang, pembelian ,utang dan Lain lain.
d. Informasi lain yang di sajikan kepada para stakeholder atau berbagai pihak yang berkepentinagn dengan
perusahaan, Seperti misalnya instansi pajak, bank kreditur pemegang saham dan Lain lain.
Sistem Informasi Akuntansi juga berperan sebagai pengamanan harta kekayaan perusahaan dengan
adanya unsur unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi, berbagai kecurangan,
penyimpangan dan kesalahan, dapat di hindarkan atau di lacak sehingga dapat di perbaiki. Menurut Definisi
Data adalah bhan sutu informasi, dengan demikian dapat di katakana bahwa informasi akuntansi di susun
berdasarkan input yang berupa data akuntansi, Sedangkan Proses yang mengubah data akuntansi menjadi
informasi akuntansi adalah proses akuntansi.
Meskipun Demikian, tanpa memandang perusahaan, suatu system informasi akuntansi selaluterbentuk dari :
a. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota ( Voucher ), cek, dan laporan laporan, yang di
pergunakan untuk membangun system akuntansi dan administrasi perkantoran, trmasuk berbagai prosedur
yang merupakan dasar pembuatan ayat ayat akuntansi.
b. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu kartu dan buku buku yang berbentuk harfiah,
ataupun dalam bentuk format yang hanya tebaca oleh mesin. Buku buku ini meliputi jurnal, ( Journals,
books of original entry ), maupun buku besar ( ledger, subsidiary Ledger ) .
c. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement), seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar,
perhitungan rugi laba dan buku besar.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 3
INPUT PROSES OUTPUT
Mahasiswa Lulus
Seleksi Tenaga pengajar
GedungSarjana Siap Pakai
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
4/69
d. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk pengolahan data elektronik , yang harus di laksanakan untuk
mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal dan buku besar, serta dalam
penyususnan dan surat pernyataan.
e. Penggunaan peralatan kreatikal, khususnya computer, mesin ketik, sarana komunikasi untuk mentranfer
dta , yang di perlukan dalam kegiatan system.
Gambar Rangkaian Unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi
3. PENUGASAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Perusahaan yang ingin menyusun dan menerapkan system informasi akuntansi dapat mempergunakan
jasa akuntan, Baik yang berada di dalam perusahaan sebagai, Controller ataupun yang berada di luar
perusahaan sebagai akuntan public. Akan tetapi jika perubahan dan penyesuaian terhadap system Informasi
akuntansi sering di lakukan, pekerjaan system informasi akuntansi dapat di laksanakan oleh :
Asisten Akuntansi dibawah pengawasan Controller
Pada perusahaan besar oleh Staf Departemen system dan prosedur atau oleh staf satuan Pengawasan
Intern ( Internal Audit )
System Man, atau orang yang benar benar menguasai system informasi akuntansi, yang biasanya
bekerja sama dengan perusahaan produsen perangkat lunak atau perangkat keras computer.
Analisis Transaksi Bisnis, Prinsip ini di gunakan untuk mengetahui karakteristik bisnis yang di
lakukan perusahaan. Setiap perusahaan cenderung untuk memperlebar usaha, sehingga dalam kegiatannya
akan selalu terdapat kegiatan investasi. Penerimaan atau pengeluaran kas, pembelian dan penjualan barang
dan bagi perusahaan tertentu juga mencangkup kegiatan manufaktur. Oleh sebab itu, langkah pertama dalam
pengembangan dan penerapan system akuntansi adalah Penyusunan dan analisis transaksi bisnis yang dilakukan sehari hari atau pun periodik.
Pencatatan transaksi ke dalam formulir dokumen, setelah transaksi di analisis, khususnya mengenai
frekuensi kejadiannya dan nilai materiallitasnya, kita perlu menentukan cara yang terbaik untuk mencatat dan
mengkhitiarannya untuk itu perlu di rancang formulir formulir yang dapat di gunakan untuk menghimpun
dan merekam transaksi transaksi tersebut, seperti misalnya faktur, memo, kwitansi dan sejenisnya. Formulir
ini akan di gunakan sebagai dasar dan otorisasi pencatatan dalam jurnal ( buku harian ). Penelitian mengenai
transaksi dan formulir tidak hanya bertujuan untuk menentukan jenis jurnal dan buku besar apa yang mesti di
buat, melainkan juga untuk menentukan metode pencatatan yang terbaik untuk merekam transaksi baik yang
di lakukan secara individual, yaitu setiap transaksi transaksi di catat satu persatu,ataupun secara kelompok.
Selain itu, penelitian juga di lakukan untuk memperoleh masukan bagi pemilihan peralatan yang akan di
gunakan, apakah secara manual, menggunakan mesin ataukah dengan memanfaatkan system pengolahan data
elektronik.
Untuk menyusun system informasi akuntansi, di perlukan bakal pengetahuan tentang :
a. Sistem Administrasi Perkantoran yang meliputi pula system pengolahan data elektronik
b. Organisasi Fungsi Akuntansi pada perusahaan kecil maupun besar
c. Prinsip dan Praktek auditing sehingga pembukuan dapat di cek kebenarannya dan aktiva perusahaan dapat
terjaga keamanannya melalui mekanisme internal check.
4. PRINSIP PRINSIP UMUM DALAM PELAKSANAAN PENUGASAN SISTEM
Prinsip Prinsip Umum dalam pelaksanaan system, meliputi :
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 4
INPUT
Data akuntansi
Faktur, memo ,
kuitansi, dll
PROSES
Proses Akuntansi
Karyawan,
Peralatan,Prosedur
OUTPUT
Laporan
Akuntansi
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
5/69
a. Analisis transaksi bisnis
b. Pencatatan transaksi ke dalam formulir dokumen secara cermat
c. Perancangan system internal chek
d. Pencatatan transaksi dari formulir dokumen ke buku
e. Perancangan Laporan
f. Pelaksanaan pemeriksaan intern yang bersinambung
g. Penyajian laporan untuk instasi pemerintah
Laporan yang di hasilkan system informasi akuntansi pada dasarnya dapat di klasifikasikan ke dalamtiga jenis, Yaitu :
a. Laporan Historis, yang mengemukakan tentang perhitungan rugi laba untuk periode yang lalu.
b. Laporan mengenai kondisi atau status perusahaan pada suatu waktu tertentu, yang di sajikan dalam bentuk
neraca dan laporan mengenai laba di tahan.
c. Laporan untuk mengendalikan manajerial yang bisa berbentuk analiis, Seperti misalnya analisis
penjualan, analisis biaya, analisis aliran kas dan analisis investasi dll.
Sistem Informasi Akuntansi harus di desain sedemikian rupa sehingga informasi yang di hasilkannya.
tidak hanya dapat diperoleh dengan cepat dan mudah, namun juga akurat.
BAB II
TENTANG SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 5
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
6/69
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAI
Mahasiswa mampu menjelaskan tentang hubungan antara Sistem Informasi Manajemen dan Sistem
Informasi Akuntansi.
Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:
1. Mahasiswa dapat memahami peranan System Informasi Akuntansi dalam organisasi perusahaan
2. Mahasiswa dapat memahami konsep daur transaksi dikaitkan dengan system informasi akuntansi3. Mahasiswa dapat memahami pengendalian intern
4. Mahasiswa dapat memahami hubungan Sistem Informasi Manajemen dan System Informasi Akuntansi
1. PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN
Pemakaian Informasi Akuntansi dapat di bagi kedalam dua kelompok, yaitu :
a. Kelompok Internal adalah Para manajer yang terdapat di dalam perushaan itu sendiri yang kebutuhannya
sangat tergantung pada jenjang organisasi atau pada fungsi tertentu yang di laksanakan.
b. Kelompok Eksternal adalah kelompok di luar perusahaan seperti pemegang saham, kreditur masyarakat
umum. Kelompok eksternal
pada umunya memerlukan informasi yang bersifat umum dalam bentuk laporan keuangan yang terdiri dari neraca,Perhitungan rugi laba , laporan arus kas, di sertai dengan berbagai penjelasannya. Pengertian umum dalam hal ini
adalah dapat di pergunakan oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, penyusunan informasi ini di dasarkan pada
prinsip prinsip akuntansi yang berlaku umum pula. Di Indonesia prinsip prinsip akuntansi itu di sebut standar
akuntansi keuangan.
2. ALUR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Apabila dikaitkan dengan pengertian system yang memiliki alur input-proses-output, system informasi
akuntansi memiliki alur seperti nampak pada peraga 2-2 pada peraga tersebut terlihat bahwa alur system informasi
akuntansi terpenggal menjadi dua bagian, yaitu :
a. Daur Operasional, Yang merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi atau kejadian kejadian ekonomis
sampai terekamnya transaksi tersebut ke dalam bentuk dokummen dokumen (source Documents ). Daur
operasional ini pada umumnya terbagi ke dalam empat alur atau subsistem. Daur atau subsistem Pendapatan ( revenue cycle ) yang mencangkupkegiatan penjualan barang atau jasa
yang merupakan factor out put atau produk perusahaan.
Daur atau Subsistem pengeluaran ( expenditure cycle ) yang mencangkup kegiatan pengadaan bahan
baku, barang dagangan, bahan pembantu, berikut biaya factor input lainnya.
Daur subsistem produksi ( production cycle ) yang mencangkup kegiatan manufaktur yang mengubah
bhan baku menjadi produk jadi.
Daur atau subsistem keuangan ( finance cyle ) yang mencangkup kegiatan penerimaan dan pengeluaran
uang sebagai akibat dari daur pendapatan, pengeluaran dan produksi.
b. Daur Penyusunan Laporan, Yaitu Daur yang mengubah dokumen dokumen hasil rekaman transaksi yang
berasal dari daur operasional menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan Keuangan untuk pihak eksternal,
maupun laporan Manajemen yang di tujukan untuk pihak internal perusahaan ( manajemen )
Gambar .Alur Sistem Informasi Akuntansi
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 6
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
7/69
3. PENGENDALIAN INTERNPengendalian Intern ( Internal Control ) adalah Suatu system pengendalian yang meliputi strukturorganisasi beserta semua metode dan ukuran yang di terapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk :
a. Mengamankan Aktiva Perusahaan
b. Mengecek Kecermatan dan Ketelitian data Akuntansi
c. Meningkatkan efisiensi, dan
d. Mendorong agar kebijakan manajemen di patuhi oleh segenap jajaran organisasi.
Dari pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa, Pengendalian intern bertujuan untuk menjaga
interitas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian
yang di lakuakn oleh pihak dio dalam mupun di luar perusahaan. selain itu, pengendalian intern juga harus
dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang di sengaja ataupun tidak.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 7
Kejadian
Ekonomis
Processing
Transaksi
Dokumen
BuktiPembukuan
Jurnal
(buku)
Harian
Buku Besar
(Ledger)
Laporan
Eksternal
Laporan
Internal
Buku
Pembantu
(Subsidiary
Ledger )
Daur
Penyusunan
Laporan
Daur
Operasioanal
Transaksi Bisnis
Revenue Cycle
Expenditure Cycle
Production CycleFinance Cycle
Faktur
Kuitansi
Bukti Kas Keluar
Order Pembelian
Dan Lain - lainnya
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
8/69
Agar dapat berjalan efektif, pengendalian intern memerlukan adanya pembagian tanggung jawab yang
jelas dalam organiasi. Setiap fungsi harus ada penanggung jawabannya secara khusus. Tujuannya adalah agar
setiap karyawan dapat mengkonsentrasikan perhatian kepada luang lingkup tanggung jawab masing
masing .
Agar berjalan baik, Suatu system pengendalian intern terus memiliki unsure unsur poko sebagai
berikut :
a. Struktur organisasi yng memishkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.c. Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
d. Karyawan yang berkwalitas sesuai dengan tanggung jawab yang di pikulnya.
Struktur Organisasi adalah Suatu susunan pembagian tanggung jawab menurut fungsi dan hirarkis.
Penyusunan struktur organisasi dengan demikian harus memperhitungkan semua fungsi yang ada dalam
perusahaan dan kemudian membagi habis fungsi fungsi tersebut kepada pihak pihak yang harus
mempertanggungjawabkannya.
Prinsip prinsip yang harus di pegang dalam menyusun suatu struktur Organisasi adalah :
a. Harus ada pemisahaan antara fungsi pencatatan, pelaksanaan, dan penyimpanan atau pengelolaan.
b. suatu fungsi tidak boleh di beri tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi
dari awal sampai akhir.Sebagai contoh, dalam suatu transaksi pembelian, terdapat urutan proses antara lain sebagai berikut
:
a. Adanya kebutuhan barang, karena persediaan sudah menipis, sehingga di perlukan permintaan barang.
b. Pemesanan barang oleh perusahan kepada pemasok barang (rekanan, leveransir, supplier )
c. Barang di terima oleh perusahaan dari pemasok barang
d. Data data transaksi di catat, Khususnya mengenai tambahan jumlah persediaan dan utang.
e. Barang di masukkan di gudang.
Tata cara kerja yang sehat adalah pelaksanaan kerja yang di buat sedemikian rupa sehingga
mendukung tercapainya tujuan pengendalian intern.
Tata kerja yang sehat antara lain tercermin dalam :
a. Penggunaan formulir yang bernomor urut tercetak, sehingga penggunaannya dapat di pantau. Pemantauandi perlukan karena formulir berperan sebagai alat otorisasi.
b. Pemeriksaan secara mendadak terhadap obyek obyek yang di anggap penting., misalnya jumlah kas
yang tersimpan di kasir, surat surat berharga, dan barang barang berharga lainnya.
c. Rotasi jabatan antar karyawan dengan tujuan untuk memutus mata rantai kolusi yang ada.
d. Kewajiban untuk cuti karyawan agar untuk sementara digantikan oleh karyawan lain. Tujuannya adalah
sama dengan rotasi jabatan, yaitu untuk memutus mata rantai kolusi atau mengungkap kecurangan
karyawan yang cuti.
e. Percocokan fisik harta perusahaan dengan catatannya, dengan tujuan untuk menjaga ketelitian dan
keandalan data di samping juga untuk mengungkap adanya penyimpangan atau penyelewengan dalam
pengolahan harta perusahaan
f. adanya staf pemeriksa intern ( internal audit staf ) yang dalam perusahaan di sebut staff pengawas intern (
SPI ). staff ini bertugas melakukan audit, mengecek efektivitas unsure unsure system pengendalian
intern, investigasi , atau pun berperan sebagai Konsultan intern bagi unit unit lainnya
g. Mekanisme saling uji antar fungsi.
4. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem Informasi Manajemen ( Management Information System MIS ) adalah Suatu system
informasi yang bersifat menyeluuruh, yang bertujuan untuk menyajikan berbagai informasi yang jauh lebih
luas dari pada informasi akuntansi yang bersifat histories. Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem-
MIS yang paling besar. Subsistem lainnya antara lain adalah Subsistem pemasaran, logistic, dan manajemen
data base.
Ada dua aspek yang terkandung dalam pengertian MIS adalah :
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 8
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
9/69
a. MIS berbasis Komputer
b. MIS Menggunakan modal keputusan ( desain Model )
Tujuan Utama MIS adalah Menyediakan Informasi untuk mendukung manajemen dalam mengambil
keputusan. Konsep yang di pegang dalam MIS adalah bahwa system Informasi merupakan unsure yang
meningkatkan nilai perusahaan. informasi merupakan unsure daya saing yang tercermin dalam istem
pendukung keputusan ( decision support system yang terbangun di dalamnya ).
Gambar Sistem Informasi Manajemen
5. PENGOLAHAN DATA UNTUK MANAJEMEN
Dalam Aktivitas proses, atau disebut juga aktivitas manipulaytif, data yang telah terkumpul sebagaihasil aktivitas input, selanjutnya dio olah dengan beberapa operasi sebagai berikut :
a.Pengklasifikaikan Data
adalah pengelompokkan transaksi dan data yang memiliki karakteritis sama.
b.Pemilihan Data
Proses pemilhan data sesuai urutan untuk mempermudah pengolahan
c.Perhitungan
Kegiatan mencangkup operasi matematis yang di lakukan terhadap data yang sudah di klasifikasikan dan
di pilah.
d.Pengkhitiaran
Proses penyajian hasil olahn data ke dalam bentuk laporan laporan yang bermakna, ringkas dan efektif.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 9
Sumber Data
Internal dan
Eksterna;
Perusahaan
Data Internal
dan Eksternal di
Rekam
Kebutuhan
Informasi
Mencari Data
pada basis
data
Analisis Data
Informasi
MANAJER
Basis Data
( Data Base)
Perusahaan
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
10/69
Dalam aktivitas Output tercangkup beberapa operasi sebagai berikut :
a. Komunikasi
Penyampain informasi dari satu pihak ke pihk lain dan bis bersifat timbalbalik.
b. Penyimpanan
Operasi penempatan data ke dalam file file untuk referensi apabila suatu saat di perlukan.
c. Penarikan Informasi
Kegiatan pengambilan data yang di simpan pada saat di perlukan.
d. Reproduksi
Kegiatan menggandakan atau maenyalin data untuk keperluan lin.
Untuk menopang terbentuknya kualitas informasi yang baik, ada beberapa atribut yang diperhitungkan,
yaitu :
a. Kecermatan (Accurancy )
Perbandingan antara informasi yang benar terhadap total informasi yang di hasilkan dalam satui periode.
b. Penyajian Tepat waktu ( Time liness )
Kegiatan menyajikan informasi pada saat transaksi terjadi atau pada saat informasi tersebut di butuhkan,
yang mampu menutup peluang bagi pesaing untuk mengambil keputusan yang baik dengan lebih cepat.
c. Kelengkapan ( Completeness )
adanya relevansi antara informasi dan penggunaannya.
d. Ringkas ( Conciseness )informasi yang di sajikan telah di iktisarkan sesuia kebutuhan pengguna dan bidang bidang yang
menjadi focus utama
BAB III
SEKILAS TENTANG KOMPUTER
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAI
Mahasiswa mampu memahami komputer sebagai alat pengolah data
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 10
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
11/69
Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:
1. Mahasiswa dapat memahami karakteristik dan kemampuan komputer
2. Mahasiswa dapat memahami tentang system komputer
3. Mahasiswa dapat memahami metode penyimpanan data
4. Mahasiswa dapat memahami metode pengolahan data
Pengertian Komputer
Komputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat melaksanakan perhitungan secara subtansial,termasuk operasi hitung menghitung, dan operasi logika, tanpa campur tangan manusia. Pengertian subtansial dalam
hal ini bisa mengandung makna yang luas.
Karakteristik dan Kemampuan
Agar dapat disebut sebagai komputer, alat pengolah data harus memiliki karakteristik dan kemampuan sbb:
Digerakkan dengan daya elektronik. Komputer tidak dioperasikan secara mekanis, melainkan menggunakan
gerakan pulsa-pulsa elekteronik melalui circuit.
Mampu melaksanakan operasi hitung-menghitung. Komputer harus dapat melakukan kegiatan penambahan,
pengurangan, perkalian dan pembagian.
Mampu melakukan operasi pembandingan. Komputer harus dapat membandingkan suatu informasi dengan
informasi yang lainnya, dengan tujuan untuk menentukan apakah kedua informasi itu sama, ataukah yang satu
lebih kecil dari pada yang lain, dan sebagainya. Operasi perbandingan ini juga disebut operasi logika.
Memiliki internalstorage dan mampu mengeluarkan data. Komputer memiliki kemampuan yang luar biasa
untuk menyimpan dan mengeluarkan data. Kapasitas komputer untuk menyimpan dan mengeluarkan data ini
semakin lama semakin besar sesuai dengan kemampuan operasinya.
Dapat melakukan eksekusi sesuai dengan stored program. Komputer dapat menyimpan intruksi-intruksi
operasi yang harus dilakukan data. Perangkat Instruksi ini disebut program. Dalam program terdapat pilihan
alternatif atau jalur-jalur eksekusi. Komputer bisa memilih atau memutuskan dari beberapa alternatif instruksi
program berdasarkan pada nilai-nilai input data.
Stored Program
adalah program yang tersimpan di dalam computer untuk mengeksekusi data. Dengan adanya stored
program, computer memiliki tiga keunggulan: Dapat beroperasi dengan kecepatan elektronik
Memiliki keandalan yang tinggi
Komputer dapat digunakan dengan berbagai tujuan
Dengan adanyastored program, computer memiliki nilai yang lebih tinggi dibandingkan dengan mesin atau
mesin elektronik biasa.tanpa ada stored program, komputer dapat disamakan dengan kalkulator yang kecepatannya
amat tergantung pada penggunannya. Selain itu dalam melaksanakan tugasnya, computer memiliki keandalan dan
kecermatan yang sangat tinggi, sehingga hasil operasinnya dapat dikatakan tanpa kesalahan. Banyak orang sepakat
bahwa kemampuan ini banyak menggantikan kemampuan manusia yang memerlukan kecermatan tinggi. Dengan kata
lain manusia tidak perlu melakukan pelatihan lagi atas tugas-tugas yang dapat digantikan perannya oleh komputer,
sehingga manusia dapat lebih mengkonsentrasikan diri pada bidang-bidang tugas yang tidak dapat dilaksanakan oleh
komputer.Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa penemuan computer merupakan suatu revolusi. Manusia telah
memiliki banyak pembantu yang dapat meringankan bebannya, Baru dengan ditemukannya computer, daya intelektual
manusia bisa dibantu dan diringankan secara signifikan.
Sekilas Tentang Komputer
Setiap system computer memiliki empat jenis komponen, yaitu input, processor, storage, dan output.
Sebagaimana telah disinggung sedikit pada bab yang lalu, input adalah data yang dimasukkan ke dalam program
computer untuk diolah atau diproses.Processoradalah komponen yang mengolah input atau data untuk menghasilkan
output. Storageadalah wadah atau proses untuk menahan data, instruksi program, dan output kedalam bentuk yang
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 11
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
12/69
terbaca mesin. Sedangkan output adalah informasi yang dihasilkan computer dari suatu input tertentu. Peraga 5-1
memberikan penjelasan mengenai hubungan antar komponen tersebut.
Secondary Storage
Perangkat Perangkat Processing Perangkat
Input (Central Processing OutputUnit)
Perangkat input adalah media yang digunakan untukmemasukkan data, misalnya keyboard, optical scanner, dll.
Central Processing Unit (CPU)
Peran pengolahan data dalam computer dialkukan oleh central processing unit (CPU). CPU merupakan
komponen inti9 dari suatu system computer, yang secara sederhana dapat dikatakan merupakan computer itu sendiri.
Fungsinya adalah untuk menginterprestasikan dan melakukan eksekusi instruksi program. Dengan demikian, CPU
sebenarnya melakukan fungsi control terhadap keseluruhan system computer.
CPU memiliki tiga komponen, yaitu (a) control unit, (b) arithmetic logic unit, dan (c) primary storage. Control
unit menerjemahkan instruksi-instruksi program dan mengarahkan komponen lain dari computer untuk
melaksanakan tugas yang dimksud instruksi program. Arithmetic logic unit melaksanakan kegiatan hitung-menghitung seperti misalnya perkalian, pembagian, pengurangan, penambahan. Unit ini juga melaksanakan operasi-
operasi logika seperti pembandingan besaran relative dari dua informasi. Primary storage menyimpan program-
program instruksi yang tengah dilaksanakan dan juga menyimpan data pada saat data itu tengah diproses CPU.
Secondary Storage
Secondary storage digunakan sebagasi penyimpan data jangka panjang. Media secondary storage yang paling
banyk digunakan adalah magnetic disk, seperrti disket (floppy disk) yang digunakan dalam personal computer, dan
magnetic tape (pita magnetis). Agar dapat diproses CPU, data yang disimpan dalaam secondary storage harus
ditransfer dahulu ke primary storage, sehingga data itu bias dibaca dari dan ditulis ke primary storage dala eksekusi
berlangsung. Sedangkan data yang tidak digunakan oleh CPU tetap disimpan dalam secondary storage Perbedaan
pokok anatara primary storage dan secondary storage adalah bahwa primary storage merupakan bagian dari CPU,
sehingga akses data daqpat dilkakukkan dengan sangat cepat, bersifat volatile dan lebih mahal dibandingkan dengansecondary storage.
Perangkat Output
Perangkat output merekam dan menyajikan data dalam bentuk terbaca manusia ataupun dalam bentuk yang
hannya terbaca mesin. Bentuk yang terbaca manusia antara lain adalah hasil cetak komputer, sedangkan hanya terbaca
oleh mesin antara lain dalam bentuk magnetic disk atau magnetic tape. Perangkat output untuk media terbaca manusia
adalah printer yang menggunakan teknologi bervariasi, mulai dari dot matrix, ink jet, dan laser. Contoh perangkat
output lainnya adalah trminal-terminal yang dapat mengeluarkan output berbentuk grafik ataupun perangkat lain yang
dapat mengeluarkan suara. Selain itu banyak pula media input yang sekaligus berperan sebagai media output,
misalnya magnetic disk atau magnetic tape sebagaimana disinggung di atas.
Metode Penyimpanan Data
Dalam suatu system informasi terdapat hirarki data sebagai berikut:
Bit adalah salah satu karakter informasi yang terdiri dari dua digit (Binary digit)
Byte adalah salah satu karakter informasi yang terdiri dari beberapa bit
Field atau item adalah salah satu atau lebih byte yang memuat data mengenai atribut dari satu entitas
dalam system informasi. Sebagai contoh entitas dari system upagh adalah setiap karyawan, dan
atributnya adalah nama karyawan, upah per jam, nomor induk, dan seterusnya.
Record adalah kumplan field yang terkait dengan suatu entitas tertentu
File atau data set adalah kumpulan record terkait. Saebagai contoh, kumpulan record upah unutk
semua karyawan dalam suatu perusahaan disebut file upah
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 12
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
13/69
Database adalah kumpulan file yang terstruktur dan terintegrasi sedemikian rupa sehingga proses data
dan pencarian data pada file dapat dilakukan dengan mudah
Susunan diatas disebut hirarki data karena database terdiri dari beberapa file, file terdiri dari beberapa record,
dan seterusnya. Gambar 5-2 menjelaskan hirarki tersebut.
Mencari Data Dalam Sebuah File
Organisasi file pada dasarnya bisa dibentuk dalam dua jenis:
Sequential access file, atau
Direct access file
Sequential Access File adalah file dengan susunan data berurutan seperti saat record itu ditulis pada media
penyimpannya, dimana pencarian data harus menelususri data satu demi satu , sampai record yang dimaksud
ditemukan.
Direct Access File adalah file dengan susunan data yang memberikan peluang akses langsung ke setiap record dalamfile. Mediaq direct acces yang paling banyak dipergunakan adalah magnetic disk, seperti misalnya disket yang dipakai
dikomputer personel.
Metode Pengolahan Data
Pada dasarnya komputer memproses data dengan salah satu dari dua metode berikut:
Batch processing
Immediate processing
Batch Processing
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 13
DataBase
File
Personalia
File
Upah
File
RiwayatUpah
File Penjualan
Karyawan
Record RecordRecord RecordRecord
060041967 Bambang 15.000,00 8,00 120.000,00
1000010 10000011001101 10000101000001 1001110 1000111
1 0 0 1 1 0 1
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
14/69
Komputer menggunakan metode batch processing apabila data-data perubahan dan permintaan data terhadap
suatu file tidak dapat dilakukan setiap saat, melainkan harus dilakukan secara periodic dalam jangka waktu tertentu.
Dengan demikian proses updating file tidak dapat dilakukan seketika,karena data-data yang diolah harus ditumpk dulu
dan diprosesnya dilakukan menurut jadwal. Rentang waktuperiodik itu bisa harian, mingguan, bahkan bulanan, atau
dilakukan ketika ada permintaan data.
Sistem batch processing dapat menggunakan file sequential maupun direct access. Gambar dibawah
memberikan penjelasan tentang penerapan system batch processing dengan menggunakan dua karakteristik file
tersebut. Terlihat pada peraga bahwa padafile sequential, data transaksi yang akan dimasukkan ke dalam master file
(file induk), disortir dulu sesuai sesuai urutan pada data file. Ketika up dating dilakukan, file transaksi dibaca dandirekam bersamaan dengan pembacaan dan perekaman data master file. Dengan demikian akan diperoleh file baru
yang akan diupdated.
Peraga menjelaskan bahwa master file dan transaksi yang mengubah master file disimpan dalam media
direct access. Perubahan dilakukan secara periodic sesuai saat yang ditentukan. Dalam pel;aksanaan updating, record
pada master file dibaca sesuai program updating. Setiap record diubah dan kemmudian ditulis kembali ke lokasi fisik
yang sama dengan sebelum perubahan terjadi pada media. Proses updating ini disebut in-place updating.
Gambar Sistem Batch Processing dengan media Disk
( Direct Access )
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 14
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
15/69
Sistem Immediate Processing
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 15
Dokumen
belum disortir Terminal
Koreksi
Manual
Laporan
Editing
ProgramUp
dating
Laporan
Master File
Sortir dan
editing
transaksi
File
Transaksi
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
16/69
Immediate Processingadalah metode pemrosesan data dengan up dating secara langsung segera setelah transaksi
terjadi.
Pengolahan data yang mempergunakan system immediate processing disebut realtime application. Dengan aplikasi
ini, data dapat segera direkam seketika begitu transaksi terjadi. Dengan demikian, master file dalam suatu system real-
time selalu menunjukkan informasi yang mutakhir(up-to-date). Informasi yang mutakhir amat diperlukan pada
perusahaan-perusahaan penerbangan agar pesanan tempat duduk calon penumpang dapat dilayani dengan cepat dan
akurat.
End-User Computingadalah pengguna akhir jasa computer yang bukan ahli pengolah data.Perkembangan teknologi pengolahan data, khususnya dengan menggunakan computer, dewasa ini sudah
berkembang demikian pesat. Yang terlibat dalam aktivitas pengolahan data elektronik kini bukan hanya para analisis
system, programmer dan operator saja. Para end-user, atau pengguna akhir jasa computer, semakin intensif
memanfaatkan kecanggihan kemampuan alat elektronik ini. Dengan semakin berkembangnya perangkat lunak
bercirikan problem solving yang semakin mudah dipelajari dan digunakan, end-user computing semakin berkembang
pula.
Contoh End-user computingyang paling popular adalah decision support system (DSS) dan teknik artificial
intelligence. DSS dapat membantu para manajer dengan informasi yang lebih tersaring, ringkas, dan teranalisis
dengan baik sehingga dapat meningkatkan kinerja mereka. Sedangkan artificial intelligence dapat membantu para
manajer dengan informasi yang seimbang dengan kemampuan pengetahuan dan kecanggihan yang dimiliki para
manajer itu sendiri.
Decision Support Systemadalah suatu system komputer interaktif yang mudah diakses dan dioperasikan oleh mereka
yang bukan pakar komputer dengan tujuan untuk membantu dalam fungsi perencanaan dan pengambilan keputusan.
Manfaat DSS antara lain mengutamakan manipulasi data dan tidak terlalu mengandalkan penyimpanan dan penarikan
data sebagaiman lazimnya yang terjadi pada system informasi manajemen yang umum. DSS dioperasikan langsung
oleh manajer yang menjadi penggunanya. Jika mereka ingin mengakses informasi, mereka bisa langsung berkonsultasi
dengan system on-line mereka sendiri tanpa harus lama menunggu dari departemen pengoalahan data.
Expert System (sistem pakar) adalah system berbasis komputer yang menggunakan teknik artificial intelligence
untuk mendiagnosis permasalahan, merekomendasikan solusi atau pencegahannya, serat memberikan alasan atas
rekomendasi tersebut. Sedangkan artificial intelligence adalah pendekatan pengolahan data komputer dengan orientasi
meniru karakteristik penalaran manusia dan mendekati perilaku intelegensia.
Sistem ini bekerja dengan menanyai pengguna dengan seperangkat pertanyaan mengenai situasi yang
dihadapai dan menarik kesimpulan berdasarkan jawaban-jawaban dari pertanyaan itu. Kemampuan pemecahan ini
didukung oleh program yang susunannya disesuaikan dengan proses penalaran sesungguhnya dari pakar manusia di
lapangan. Dibandingan dengan system pengolahan data konvensional, expert system khususnya lebih cocok digunakan
untuk menangani permasalahan yang tidak terstruktur dan yang lebih toleran terhadap kesalahan-kesalahan kecil.
Gambar Contoh Proses Transaksi Penjualan On-Line
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 16
Dokumen
Transaski
Program
Updating
Updating Seketika
( Real Time )
Diinputkan seketika
(real time )
Terminal Master File
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
17/69
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 17
Ke Gudang,
Pelanggan, dan
arsip
Penerimaan
order melalui
telpon
Order Di Ketikkanke Terminal
Koreksi
Kesalahan
Order di edit
Bersamaan dengan
saat penetikan
File Transaksi Order
PenjualanMaster File
Piutang
Master File
Persediaan
File Buku
Besar
Master File
Penjualan
Koreksi
Kesalahan
Updating master
file dan cetak
faktur
Jurnal
Order yang
belum di DataPersediaan
yang harus dipesan ulang
Laporan
Kesalahan
pada layar
monitor
laporan
kesalahan pada
layer monitor
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
18/69
BAB IV
KONSEP PENGENDALIAN INTERN
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAI
Mahasiswa mampu memahami pentingnya pengendalian intern system informasi berbasis komputer
Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:
1. Mahasiswa dapat memahami ancaman terhadap Sistem Informasi Akuntansi
2. Mahasiswa dapat memahami konsep umum pengendalian
3. Mahasiswa dapat memahami struktur pengendalian intern
4. Mahasiswa dapat memahami pengendalian system informasi berbasis computer
BAB IV
KONSEP PENGENDALIAN INTERN
A. Ancaman Terhadap Sistem Berbasis Komputer
Ancaman terhadap system yang sudah terkomputerisasi ada beberapa, diantaranya adalah seperti yang diuraikan
berikut ini:
a. Proses dilakukan secara terpusat
b. Jejak audit tidak mudah terlihat
c. Pertimbangan orang diabaikan
d. Sistem computer memang canggih, tetapi sebenarnya sangat rentan
B. Pengawasan Umum dan Pengawasan Aplikasi
Jenis pengawasan yang diterapkan untuk system informasi berbasis computer adalah pengawasan umum (general
control) dan pengawasan aplikasi (application control). Pada dasarnya kedua jenis pengawasan ini didasarkan
pada pedoman berikut ini:a. Pengembangan dan perubahan terhadap program computer harus diotorisasi oleh manajemen, sudah diuji
secara meyakinkan, dan sudah disetujui oleh manajemen untuk digunakan.
b. Akses (atau pembacaan) file dan program hanya diijinkan kepada dan disediakan untuk pemakai yang
berhak.
Pengawasan umum terdiri atass beberapa jenis pengawasan berikut ini:
a. Personnel controls (pengawasan SDM atau personalia).
b. File security controls (pengawasan keamanan file).
c. Backup and contingency planning (rencana kondisi darurat dan backup).
d. Computer facility controls (pengawasan fasilitas computer).
e. Access to computer fles (akses terhadap file computer)
Pengawasan aplikasi lebih ditujukan terhadap proses pengolahan transaksi, diawali sejak pencatatan data,
pengolahan data, hingga penyajian berbagai laporan dan informasi ekpada pemakai system informasi.
Tujuan pengawasan adalah untuk meyakinkan manajemen bahwa semua transkasi sudah diotorisasi sesuai
dengan aturan system, sudah dicatat, diklasifikasi, diproses, dan dilaporkan secara akurat dan benar. Secara garis
besar, pengawasan aplikasi dibagi ke dalam tiga kelompok, yaitu:
a. Input controls (pengawasan input)
b. Processing controls (pengawasan proses)
c. Output controls (pengawasan output)
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 18
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
19/69
C. Pengawasan Umum
Pengawasan umum dalam lingkungan komputerisasian sifatnya sama dengan pengawasan serupa pada
lingkungan manual, yaitu berlaku umum atau bisa diterapkan pada berbagai proses yang ada dalam system
computer perusahaan.
1. Pengawasan personalia
Salah satu caranya ialah dengan memisahkan berbagai fungsi yang tidak saling berubungan atau disebut
organizational independence. Dua fungsi yang harus benar-benar dipisah adalah fungsi perancangan system
dan fungsi pengeoperasian system.
2. Pengawasan Keamanan File
File computer tidak dapat dibaca oleh mata telanjang, berisi data dalam jumlah yang sangat banyak, dan tidak
membutuhkan tempat dengan volume besar (harddisk sebesar telapak tangan dapat menyimpan data transaksi
yang berasal daripuluhan tahun kegiatan perusahaan).
3. Rencana untuk Kondisi darurat dan Backup
Agar perusahaan tidak mengalami kerugian yang berarti, secara berkala perusahaan harus membuat cadangan
data dan file (membuat backup). Data dan file cadangan dibuat beberapa tingkat, misalnya data dua hari yang
lalu sudah dibuat cadangannya, data hari kemarin dibuat lagi cadangannya, dan data hari ini setelah kantor
tutup harus dibuat cadangannya. Dengan demikian ada tiga data cadangan..
4. Pengawasan Fasilitas Komputer
Beberapa cara untuk mengawasi dan melindungi fasilitas computer adalah sebagai berikut:
a. Pusat pengolahan data harus berada di ruang yang aman, bukan ruang terbuka, dan tidak perlu diumukan
ke public, misalnya dengan membuat papan nama Pusat Pengolahan Data. Kalau banyak orang tahu
lokasi ruang penting perusahaan akan mudah disabotase.
b. Ruang pengolahan data atau ruang kendali computer harus dibatasi, tidak semua karyawan boleh masuk
ke ruang tersebut. Ruang tersebut bila perlu harus dilengkapi pintu elektronik atau ber-password.
c. Ruang pengolahan data harus diasuransi , sehingga bila terjadi kebakaran atau kerusakan lain, perusahaan
tidak perlu mengalami kerugian financial yang sangat besar.
5. Akses terhadap File Komputer
Kata sandi yang baik memiliki karakteritsik sebagai berikut:a. Dibatasi jumlah digitnya, misalnya antara 5 hingga 8 digit dan dapat merupakan gabungan antara huruf
dan angka, tetapi tidak termasuk tanda baca (seperti *, &, ?,
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
20/69
D. Pengawasan Aplikasi
Pengawasan aplikasi terdiri atas pengawasan input, pengawasan proses, dan pengawasan keluaran.
1. Pengawasan Input
a. Pengamatan dan pencatatan data (data observation and recording), yaitu pengawasan terhadap persiapan
pencatatan data dan penggunaan dokumen dan alat yang benar. Berbagai langkah dalam tahap ini adalah
menerapkan pengawasan terhadap formulir dan dokumen yang belum dipakai, menggunakan alat
pembaca ode bar (bar code reader) untuk meng-input data transaksi, melakukan konfirmasi untuk
transaksi penting seperti pada penggunaan data (misalnya dengan memuka bungkus dan mencocokkan
apakah isinya sudah benar).b. Pengubahan data (data transcription), yaitu berisi langkah-langkah pengubahan data pada waktu di-input.
Pengawasan yang diterapkan dalam langkah ini meliputi perancangan dokumen dan tampilan layar yang
mirip dan mudah diisi, sehingga pemakai tidak mudah berbuat kesalahan, membandingkan secara visual
antara data yang sudah di-input di layar dengan data yang tertulis di dokumen, dan penjumlahan secara
batch totals) atas transaksi yang di-input. Batch totals adalah penjumlahan yang dilakukan terhadap semua
data. Ada beberapa macam batch totals, yaitu:
financial totals (yaitu menjumlahkan semua data yang bersifat numeric dan menggunakan mata uang
atau jumlah rupiah, seperti jumlah perkalian antara unit barang dengan harga, persentase diskon dan
pajak).
nonfinancial totals (yaitu menjumlahkan data yang bersifat numeric tetapi tidak menggunakan rupiah,
misalnya jumlah unit barang, jumlah jam kerja, dan jumlah persentase diskon yang diberikan kepada
seorang pelanggan. record counts (yaitu menghitung jumlah data, terutama dokumen, yang digunakan dalam suatu proses
transaksi, dalam hal ini dapat juga digunakan untuk menghitung banyaknya barus yang ada dalam
satu dokumen;
hash totals (yaitu menjumlahkan data yang tidak bersifat numeric dan biasanya tidak dijumlah,
misalnya nomor faktur).
c. Pengujian data transaksi (edit tests of transaction data), yaitu pengendalian terhadap isian suatu field agar
selalu sesuai denan kisaran yang benar, misalnya jumlah anak (harus bilangan bulat positif antara 0
hingga 5, di atas itu muncul pesan peringatan apakah data sudahbenar), jumlah unit barang boleh pecahan
tetapi harus kelipatan , besarnya diskon antara 0 hingga 20%, dan lain-lain.
d. Pengawasan lain, yang juga masih dapat diterapkan dalam pencatatan data:
validity check (yaitu pengawasan untuk menguji apakah data sudah benar, misalnya jenis kelaminhanya dapat diisi L atau P, status pelanggan dapat diisi status A untuk aktif atau P untuk pasif, dan
seterusnya.
Limit check (yaitu untuk mengawasi apakah data berada pada kisaran yang benar, misalnya umur
karyawan tidak boleh kurang dari 20 tahun, diskon tidak boleh lebih dari 50%,pembelian unit barang
tidak boleh melebihi 100 unit dan kalau memang benar-benar ada harus mendapat otorisasi dari
atasan, dan jumlah jam kerja tidak melebih 40 jam seminggu.
Resonableness check (yaitu pengawasan yang digunakan untuk menguji apakah isian suatu item
masuk akal, misalnya jumlah anak melebihi 10, diskon melebihi 40%, penjualan suatu unit barang
lebih dari 100 unit karena biasanya pembeli hanya membeli di bawah 20 unit).
Field check (yaitu pengawasan terhadap kelengkapan suatu field atau item, misalnya kode pos apakah
sudah diisi, unit barang yang dijual apakah sudah diisi, kode pelanggan apakah sudah diisi, dan
pengawasan ini juga dapat diterapkan di dalam program.
2. Pengawasan Proses
Pengawasan proses ditujukan untuk menjamin bahwa semua pemrosesan data sudah dilakukan sesuai dengan
otorisasi yang telah diberikan, dan proses sudah menggunakan program yang benar.
Proses harus dilakukan dengan program yang benar (misalnya untuk menghitung bunga, harus digunakan
program untuk menghitung bunga, bukan untuk menghitung pajak atau diskon), dilakukan oleh orang atau
petugas yang berhak dan mendapat otorisasi (ditandai dengan user id dan password yang digunakan), dan
dilakukan pada waktu yang benar (misalnya hanya selama jam kerj dan hari kerja). Proses juga harus tepat
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 20
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
21/69
waktu, misalnya untuk perhitungan bunga harus dilakukan pada akhir bulan, jangan dilakukan sebelumnya
karena ingin lebih cepat atau sesudanya karena karyawan sedang liburan.
3. Pengawasan Output
Pengawasan output ditujukan untuk menjamin bahwa semua output dan laporan sudah dilakukan sesuai
dengan otorisasi yang telah diberikan, dan laporan hanya disajikan kepada pihak yang berhak.
Output system informasi dapat berbentuk hardcopy (cetakan) maupun softcopy (tidak berbentuk cetakan,
dapat berupa tampilan layer, suara, atau tanda tertentu seperti tampilan di layer ponsel atau suara tertentu).
Informasi yang disajikan harus sesuai dengan penerimanya, misalnya laporan penjualan hanya boleh diketahuioleh manajer penjualan dan direktur perusahaan, rekapitulasi kehadiran kerja hanya dapat dibaca oleh kepala
bagian personalia dan kepala bagian masing-masing karyawan, dan daftar persediaan barang hanya dapat
diketahui oleh kepala bagian gudang dan kepala bagian penjualan.
a. Daftar penerima yang berhak membaca dokumen tersebut (contoh: Dokumen ini diberikan kepada
kepala bagian gudang, kepala bagian penjualan, dan kepala bagian produksi).
b. Waktu dokumen tersebut boleh dibaca (contoh: Dokumen ini sah dan dapat dipercaya hanya dalam
periode minggu pertama bulan Januari, periode berikutnya akan dicetak laporan yang baru, sehingga
laporan lama dapat dimusnahkan.
c. Petunjuk salinan dokumen ditujukan kepada siapa (contoh: di bagian bawah dokumen ada keterangan,
lembar ke-1 untuk pembeli,lembar ke-2 untuk bagian penjualan, dan lembar ke-3 untuk bagian kredit,
bisa juga petunjuk ini berupa pembedaan warna dokumen untuk masing-masing lembar.
4. Pengawasan Basis DataPengawasan basis data ditujukan untuk menjamin bahwa file-file data selalu siap digunakan, berisi data yang
menggambarkan keadaan yang sebenarnya, dan hanya dapat diakses oleh orang yang berhak.
Basis data terdiri atas banyak tabel-tabel data yang masing-masing berisi data yang sejenis. Masing-masing
tabel berisi item atau field yang jumlahnya juga cukup banyak. Namun tidak semua orang boleh membaca
tabel dan semua field. Oleh karena itu harus ada pembagian atau pembatasan wewenang kepada pemakai yang
berbeda-beda. Pembagian wewenang ini disebut dengan pembagian logis.
5. Pengawasan Komunikasi Data
Pengawasan komunikasi data ditujukan untuk melindungi data yang ditransmisikan dari satu lokasi ke lokasi
lain, agar tetap aman dan dapat diterma oleh yang berhak.
6. Pengawasan Dokumen
Pengawasan dokumen adalah pengawasan yang ditujukan untuk melindungi dokumen agar hanya dapat
digunakan oleh staf yang berhak, hanya digunakan untuk mencatat transaksi yang telah diotorisasi, dandigunakan sesuai dengan peruntukannya secara tepat waktu.
Salah satu bentuk pengawasan terhadap dokumen penting adalah dengan memberi nomor urut tercetak.
E. Pengawasan terhadap Perangkat Komputer
a. Memasang computer untuk pegolahan data di ruang khusus, terkunci, dan hanya dapat dimasuki oleh orang
yang bertugas untuk itu. Pintu keluar masuk tidak lebih dari dua, agar mudah diawasi.
b. Mewajibkan semua karyawan yang keluar masuk ruang computer untuk menggunakan kartu identitas
(sebaiknya di-input denagan menggesekkan kartu magnetic atau dengan memakai sidik jari).
c. Memasang alarm pada ruang computer, agar bila terjadi sesuatu yang tidak sesuai aturan alarm segera
berbunyi.
d. Memasang kamera yang dapat memonitor seluruh ruang dan diawasi setiap saat. Ruang pengawasan ada di
ruang lain (biasanya terpusat, sekaligus juga mengawasi ruang-ruang lain).
e. Membatasi penggunaan telepon keluar dari ruang computer dan jaringan computer, agar staf tidak mudah
memasang terminal tambahan untuk mengirim data keluar dari ruang computer.
f. Membatasi penggunaan program-program yang bersifat off-line.
g. Menjauhkan perangkat computer dari kondisi yang membahayakan, misalnya jauh dari perangkat pengatur
kelistrikan, jauh dari pancaran sinar matahari langsung (melalui jendela), dekat pintu atau jendela, dan
sejenisnya.
h. Memasang pengaman untuk mencegah bahaya kebakaran, antara lain dengan memasang pendeteksi asap dan
api, serta memasang alat pemadam kebakaran.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 21
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
22/69
BAB V
SISTEM PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAI
Mahasiswa mampu memahami aktivitas pengolahan data sampai dengan penyajian laporan
Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:
1. Mahasiswa dapat memahami \kerangka pengolahan data transaksi
2. Mahasiswa dapat memahami unsure-unsur pengolahan data transaksi
3. Mahasiswa dapat memahami daur pengolahan data transaksi
4. Mahasiswa dapat memahami klasifikasi data dan system kode
Pendahuluan
Salah satu tujuan utama system informasi adalah mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk memenuhi
tujuan tersebut diperlukan pengolahan data transaksi (transaction processing), yaitu aktivitas pengolahan data yang
timbul akibat transaksi yang dilaksanakan perusahaan sebagai bahan masukan dan penyajian laporan keuangan kepada
manajemen. Akuntan sangat berkepentingan dengan pengolahan data transaksi, karena sebagian besar data yangdiolah merupakan data keuangan. Akuntan sangat berperan serta dalam mendesain pengolahan data transaksi,
khususnya aspek-aspek desain formulir, prosedur, ataupun laporan laporan yang dihasilkan system pengolahan data
tersebut.
Kerangka Pengolahan Data Transaksi
Pengolahan data transaksi berlangsung di tingkat operasional perusahaan. Proses pengolahan data melibatkan berbagai
fungsi dan aktivitas yang independen dan saling berinteraksi antara satu dengan lainnya. Di sini muncul berbagai
kesibukan operasional fisisk yang semuanya tercermin pada aliran-aliaran dokumen dan kegiatan tulis menulis
termasuk aktivitas pengolahan data elektronik. Pada perusahaan besar operasi fisisk dan administrative sangat
komplek, karena baik volume aktivitas maupun jumlah fungsi dan aplikasi yang terlibat dalam aktivitas itu menjadi
semakin banyak.
Entitas yang terlibat dalam pengolahan data transaksi pada umumnya adalah pemasok, karyawan, danpelanggan. Sedangkan fungsi dan aplikasi yang terlibat amat tergantung pada jenis usaha perusahaan yang
bersangkutan. Pada perusahaan dagang, fungsi dan palikasi yang terlibat antara lain adalah fungsi penerimaan barang,
gudang, penjualan, penagihan, utang, penerimaan kas, pengeluaran kas. Pada perusahaan manufaktur, fungsi-fungsi
yang terlibat pada umumnya sama dengan perusahaan dagang, namun dengan tambahan fungsi manufaktur itu sendiri,
yaitu proses dari pengolahan bahan baku (raw materials) dan bahan pembantu (supllies) menjadi hasil selesai
(finished goods). Sedangkan pada perusahaan jasa prosesnya berbeda lagi sehingga fungsi-fungsi yang terlibat
menjadi berbeda pula. Pada perusahaan jasa, fungsi penerimaan dan penyimpanan barang pada umumnya tidak
terlihat, dan digantikan misalnya dengan fungsi aktuaria (asuransi jiwa), fungsi penilaian (appraisal company),
ataupun fungsi angkutan (perusahaan jasa angkutan).
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 22
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
23/69
Gambar Perbedaan Pengolahan data Transaksi Pada PerusahaanManufaktur dan Perusahaan dagang
(a) Perusahaan Dagang
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 23
14 4
10
9
PenerimaanBarang Persediaan PengirimanBarang
Kebutuhan
Persediaan
Barang
Perkiraan
Penjulan
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
24/69
Unsur-Unsur Pengolahan Data Transaksi
Dalam hubungannya dengan alur input proses output, system informasi akuntansi dapat dibagi menjadi dua
bagian, yaitu:
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 24
Pesanan
Pembelian
Pemasok Pelanggan
Penelitian
Kredit
ManajemenSDM
Akuntansi
gaji dan
upah
Karyawan
Akuntansi
gaji dan
upah
Pesanan
Penjualan
Penerimaan
BarangPengiriman
barang
Akuntansi
Hutang
Persediaan
Kebutuhan
Persediaan
Analisis
Penjualan
Akuntansi
Piutang
Pengeluaran
KasPrakiraan
penjualan
Kebutuhan
Tenaga
Kerja
Penerimaan
Kas
1
6
22
23
12
13 14 4 5
3
2
11
15
24
20
19
1817
16
8
7
9
10
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
25/69
1. Daur Operasional, yang terbagi lagi ke dalam empat daur atau sub system, yaitu:
daur pendapatan
daur pengeluaran
daur produksi
daur keuangan
2. Daur penyusunan laporan
1. Daur Pendapatan
Daur pendapatan dalam perusahaan meliputi fungsi-fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang
dihasilkannya kepada pelanggan. Daur ini mencakup antara lain: Prosedur atau subsistem penjualan produk dan jasa hasil kegiatan perusahaan, dan
Prosedur ata sub system piutang
2. Daur Pengeluaran
Daur pengeluran adalah daur yang mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa yang
dipergunakan dalam kegiatan perusahaan.
Daur pengeluaran pada umumnya melipti:
Prosedr atau subsistem pembelian barang persediaan dengan tujuan untuk dijual kembali atau diproduksi
Prosedur atau subsistem pembayaran gaji dan upah sebgai imbalan atau jasa yang diberikan karyawan,
Prosedur atau subsistem pembelian aktiva tetap yang tidak dimaksudkan untuk dijual kembali.
3. Daur Produksi
Daur produksi meliputi fungsi-fungsi pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dll. Bagiperusahaan non manufaktur, aktivitas daur produksi pada umumnya tidak diperlakukan terpisah dari daur-daur
lainnya.
4.Daur Keuangan.
Daur keuangan meliputi kegiatan menarik dan mengelaurakan dana. Dana dieprgunakan untuk permodalan meliputi
dana untuk modal kerja yang bersifat jangka pendek dan dana jangka panjang. Bagian ini berkaitan dengan prosedur
penerimaan uang dan prosedur pengeluaran uang.
Meskipun daur operasional merupakan daur yang lazim terdapat pada perusahaan-perusahaan manufaktur, muatannya
tidak bersifat baku. Setiap perusahaan bisa mendesain daur sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada pada perusahaan
itu. Daur tersebut juga bias diklasifikasikan dengan pola lain.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 25
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
26/69
Gambar Alur Sistem Informasi Akuntansi
Pengolahan data transaksi terdiri dari beberapa komponen. Komponen pengolahan data transaksi tersebut adalah:
a. Dokumen (source document)
b. Jurnal ( buku harian) dan register
c. Buku besar dan file
d. Laporan-laporan dan dokumen
e. Kode akun
f. Jejak audit (audit trial)
g. Metode pengolahan data, dan
h. Alat control dan pengaman
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 26
Kejadian
Ekonomis
Processing
Transaksi
Dokumen
BuktiPembukuan
Jurnal
(buku)
Harian
Buku Besar
(Ledger)
Laporan
Eksternal
Laporan
Internal
BukuPembantu
(Subsidiary
Ledger )
Daur
Penyusunan
Laporan
Daur
Operasioanal
Transaksi Bisnis
Revenue Cycle
Expenditure Cycle
Production Cycle
Finance Cycle
Faktur
Kuitansi
Bukti Kas Keluar
Order PembelianDan Lain - lainnya
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
27/69
Dokumen adalah alat perekam data transaksi yang peretama. Selain sebagai alat pendukung kejadian dari suatu
nransaksi, dokumen juga berperan sebagai:
a. Alat pemantau aliran fisisk, misalnya dokumen pesanan penjualan (sales order) yang dipergunakan
sebagai alat pemantau pergerakan barang dari gudang ke bagian pengiriman barang.
b. Sebagai pendukung akuntabilitas tindakan yang diambil
c. Untuk bahan pemutakhiran data base, misalnya salinan faktur yang digunakan untuk memutakhirkan
saldo,persediaan pada file persediaan.
d. Untuk bahan pembuatan output dokumen lainnya.
Jurnal dan register adalah alat perekam akuntansi yang memuat data transaksi secara kronologis. Jurnal memuat
data transaksi financial, sedangkan register merupakan pengganti jurnal atau catatan kronologis tentang data atau
kejadian non financial.
Jurnal umum adalah catatan harian berkolom dengan format umum yang dapat menampung semua jenis transaksi.
Jurnal khusus adalah jurnal dengan format khusus untuk merekam jenis transaksi harian yang paling sering terjadi.
Buku Besar (General ledger) adalah buku untuk mencatat data keungan mengenai seluruh akun aktiva, pasiva,
pendapatan dan biaya
Buku Pembantu (Subsidiary Ledger) adalah kelompok akun dengan karakteristik yang sama (misalnya piutang)
yang tersususn demikian rupa dengan tujuan untuk memudahkan proses akuntansi sehingga buku besar terbebas dari
hal-hal yang rinci mengenai saldo masing-masing individu.
Voucher Registeradalah buku harian atau jurnal yang seringkali dignakan sebagai pengganti jurnal pembelianDitinjau dari pengertian pengolahan data transaksi dalam suatu system informasi akuntansi, suatu file adalah
tempat penyimpanan data dan merupakan bagian dari keseluruhan data base perusahaan. Ada empat jenis file, yaitu:
1. Master File adalah file yang memuat record yang relative bersifat permanent mengenai entitas dan aktivitas
perusahaan.
2. Transaction File adalah file yang memuat record yang relative bersifat temporer mengenai suatu transaksi
tertentu.
3. Reference File adalah file yang memuat data yang baisanya berbentuk tabulasi, sebagai bahan pengolahan data
4. History file adalah file yang memuat data histories, misalnya file mengenai perkembangan penjualan dalam lima
tahun terakhir.
Hasil dari pengolahan data transaksi pada umumnya dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis, yaitu:
3. Laporan Keuangan yang umumnya dihasilkan dari pengoalahn data transaksi adalah neraca, perhitungan R/L,dan laporan arus kas.
4. Laporan manajemen, adalah laporan yang digunakan oleh amnajemen mengenai kegiatan operasional (teknis)
perusahaan. Laporan manajemen ini bias bersifat taktis ataupun strategis sesuai dnegan jenjang manajerial yang
membutuhkannya.
5. Dokumen yang dihasilkan oleh system pengolahan data pada umumnya adalah dokumen untuk memicu kegiatan.
Kode Akuntansi Adalah Suatu daftar kode dari semua akun yang terdapat dalam buku besar perusahaan.
Jejak Audit Adalah kesinambungan yang terbentuk oleh tahapan pengolahan data transaksi
Beberapa manfaat dari jejak audit yang terpenting adalah :
a. Mempermudah penemuan dari koreksi kesalahan
b. Mempermudah pemberian jawaban pertanyaan
c. Mempermudah memulihkan kerusakan file
Dua metode pengolahan data yang sampai saat ini di gunakan dalm system informasi akuntansi adalah :
a. Sistem pengolahan data secara manual
b. Sistem pengolahan data dengan menggunkaan komputer
Pengolahan data transaksi yang sehat memerlukan system pengendalian dan pengamanan yang baik. Sistem
pengendalian tersebut bisa di bangun dengan memberlakukakan kaidah kaidah dan ukuran ukuran yang harus di
ikuti secara konsisten.
Contoh bentuk ukuran pengendalian yang banyak di gunakan antara lain adalah :
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 27
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
28/69
a. Penggunaan kode akun dan akun pengendali pada buku besar.
b. jejak audit yang jelas
c. pembuatan dokumen berganda untuk di gunakan sebagi alat saling uji aantar departemen atau fungsi.
d. Pedoman prosedur ( Procedure Manual )
e. Uraian tugas( Job description )
f. Peraturan paraturan dan praktek pratek yang sehat
DAUR PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI
Daur Pendapatan meliputi fungsi fungsi yang di perlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkannya kepada pelanggan.
a. Prosedur atau aubsistem penjualan produk dan jasa hasil kegiatan perusahaan
b. Prosedur atau Subsistem piutang
Daur pengamanan mencangkup Fungsi fungsi yang di perlukan daur pengeluaran adalah daur
yang mencangkup fungsi fungsi yang di perlukan untuk memperoleh barang dan jasa yang di pergunakan
dalam kegiatan perusahaan.
Daur pendapatan dalam perusahaan meliputi fungsi fungsi yang di perlukan untuk menjual produk
dan jasa yng di hasilkannya pelanggan. Daur ini mencangkup antara lain:
Tiga fungsi pokok itu tercermin dalam prosedur penjualan sebagai berikut :
a. Fungsi pelaksanaan penjulan yang tercermin pada penanganan pesanan dari pelanggan yang di tangani
oleh bagian penjulan dan bagian kredit
b. Fungsi penguasaan dan pengawasan barang (custodianship ) yang tercermin pada kegiatan pengeluaranbarang dari gudang dan pengiriman barang oleh bagian pengiriman barang
c. Fungsi pencatatan dan pengolahan tagihan yang di tangani oleh bagian akuntansi dan bagian akuntansi
dan bagian penagihan sebagi akibat dari penjualan dan penyerahan barang
Daur pengeluaran pada umumnya meliputi :
a. Prosedur atau Subsistem, Pembelian barang persediaan dengan tujuan untuk di jual kembali atau di
produksi.
b. Prosedur atau Subsistem, Pembayaran gaji dan Upah sebagai imbalan atas jasa yang di berikan karyawan,
dan
c. Prosedur atau sussistem pembelian aktiva tetap yang tidak di maksudkan untuk di jual kembali.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 28
5. Barang
6. Pemberitahuanpengiriman Barang
1. Persetujuan Kredit
3. Perintah
pengiriman
barang
Penyimpan
an Barang
Pengiriman
Barang
Pelanggan
Pencatatan
dan
Penagihan
Pencatatan
Kinerja
Pelanggan
Penaganan
Pesanan
8. masukan kinerja
pelanggan4. Prengeluaran
Barang
1. Pesanan pembelian 7. Faktur
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
29/69
Prosedur pembelian Barang persediaan
a. Fungsi Pelaksanaan Pembelian oleh bagian pembelian sesuai dengan permintaan pembelian (purchase
requisition ) yang di tujukan oleh petugas pencatat persediaan (inventory clerk ) atau tugas gudang
persediaan.
b. Fungsi penguasaan dan penangan barang (custodianship ) yang tercermin pada proses penerimaan barang
oleh bagian penerimaan dan penyimpanan barang oleh bagian gudang
c. Fungsi pencatatan dan pembebenan utang yang di laksanakan oleh bagian akuntansi sebagai akibat dari
pembelian barang.
Gambar Diagram Prosedur Pembelian
Asumsi yang dipergunakan dalam diagram terssebut adalah bahwa :
a. karyawan di bayar dengan menggunakan cek
b. Cek itu dikeluarkan dari rekening khusus untuk pembayaran gaji dan upah, dan
c. Setelaha menguangkan atau menyetorkan cek mereka masing masing bank, karyawan menerima
cancelled check, yaitu cek gaji yang di setorkan yang telah di beri tanda tidak berlaku oleh bank
dengan tujuan untuk dapat di jadikan bukti administrasi bagi masing masing karyawan.
Gambar dibawah menampilkan suatu diagram prosedur pembebanan pembayaran gaji dan upah.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 29
Pemasok
Penerimaan
Barang
Penyimpan
an Barang
Pembelian
Barang
Pencatatan
Utang
Pencatatan
Persediaan
1. Permintaan pembelian
6. Barang
5. Copy tanda
terima Barang
3. Copy Pesanan
pembelian
4. Barang
2. Pesanan Pembelian 7. Faktur
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
30/69
Fungsi Produksi meliputi fungsi fungsi pengendalian produksi, pengendalian, persediaan, akuntansi biaya,dan
akuntansi properti.Pemisahan fungsi di terapkan dalam prosedur di atas antara lain sebagai berikut :
a. Fungsi Perencanaan yang dilaksankan oleh bagian perencanaan produksi berdasarkan masukkan yang
diperoleh dari bagian pemasaran serta persediaan
b. Fungsi Produksi dilaksankan oleh pabrik
c. Fungsi Pencatatan yang dilaksankan oleh bagian akuntansi biaya dan akuntansi persediaan.
d. Fungsi Pengelola persediaan yang di lakukan oleh gudang bahan baku dan bahan penolong serta gudang
hasil selesai
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 30
Karyawan
Produksi Bank
Administrasi
Personalia
Bagian
Utang
Akuntansi
Biaya dan
Buku Besar
Pencatatan
Waktu
kerja
Bagian
Keuangan
Bagian
Gaji dan
Upah
11. Paycheck
5. Laporan Jam
Kerja Karyawan
10. Paycheck4. Kartu Absensi
3. Daftar Kartawan
yang Sah
2. Ikhtisar Jam Kerja
12. cancelled check
7. Voucher Check8. Voucher
9. Voucher
Check
6. Daftar gaji dan upah
1. Jasa Tenaga Kerja
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
31/69
Gambar Diagram Prosedur Produksi
Prosedur Penerimaan UangTujuan utama penerimaan uang, dan tentunya juga pengeluaran uang adalah menghindari atau menekan kemungkinan
terjadinya kerugian kas.
Gambar dibawah menyajikan suatu diagram aliran data mengenai prosedur penerimaan uang dengan asumsi bahwa :
a. Uang di terima dalam bentuk cek dan semua cek di terima oleh unit khusus penerima dana ( mail room )
pada bagian kesekretarisan.
b. Cek cek tersebut di terima dengan disertai surat pengantar (remittance advice ) yang menjelaskan
mengenai tujuan pembayaran bersangkutan.
c. uang di asumsikan di terima dari pelunasan piutang, sehingga surat pengantar pembayaran di teruskan
oleh unit penerima dan ake bagian piutang.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 31
Akuntansi
Biaya
Bagian
Perencanaan
Produksi
Gudang
Hasil
Selesai
Akuntansi
Persediaan
Kartu Jam
Kerja dan
Move Ticket
Bagian Pemasaran
2b. Order
Produksi 5. Jadwal
Produksi
3a. Permintaan
Bahan
7. Hasil Selesai
4. Bahan
1b. Laporan persediaan Bahanbaku dan penolong
1a. PrakiraanPenjualan
3b. Permintan Bahan
2a. Order Produksi 10. Laporan persediaan
Hasil Selesai
PabrikGudangBahan
Baku danpenolong
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
32/69
Gambar Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur Pengeluaran Uang
Prosedur Pengeluaran Uang dirancang dengan tujuan untuk menerapkan unsure pengendalian pada kegiatan
pengeluaran kas ( termasuk cek ). Cek pada umumnya di gunakan untuk pengeluaran uang dalam jumlah besar, dan
uang dalam arti sesungguhnya hanya di gunakan utuk jumlah pengeluaran yang kecil. Paraga 14-16 menampilkan
suatu diagram prosedur pengeluaran kas. Diagram itu di susun dengan asumsi bahwa :
a. Pengeluaran uang di lakukan dengan menggunakan cek
b. bank menyampaikan semua colled check kepada perusahaan
Pemisahan fungsi yang terdapat dalam prosedur di atas adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Pencatatan yang di laksankan oleh bagian buku besar, buku pembantu biaya, dan bagian utang.
b. Fungsi pengesahan dan pengelolaan dana oleh kasir yang berwenang untuk mempersiapkan,
menadatanganmi dan mendistribusiokan cek.
c. Fungsi pengawasan oleh satuan pengawasan intern
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 32
KasirUnit
Penerima
Kiriman
Akuntansi
Piutang
Akuntansi
Buku Besar
Satuan
Pengawas
Intern
Bank
Pelanggan
1. Cek dan Pengantar
bayaran
2a. Cek2b. Pengantar
Pembayaran
7. Pencocokan4. TotalKelompok
3. Cek dan
Slip Setoran
5. Voucher
Jurnal
6. Slip Setoran
dan Rekening
Koran
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
33/69
Gambar Prosedur penngeluaran uang
KLASIFIKASI DATA DAN SISTEM KODE
Klasifikasi Adalah Pengelompokkan suatu kumpulan data ke dalam kelas kelas tertentu dalam konteks
system informasi, Klasifikasi berarti pengelompokkan data dan informasi.
Pemberian Kode ( Coding ) Adalah Pemberian symbol, misalnya huruf atau angka , pada data yang telah
tersusun ke dalam kelas kelas yang telah di kelompokkan nmenurut klasifikasi tertentu. Sistem Kode Adalah Sistem
yang memberikan identitas pada suatu kejadian atau entitas tertentu.
Untuk menyusun system kode yang baik, Syarat syarat berikut harus di penuhi :
a. kerangka yang di gunakan untuk menetapkan klasifikasi dank ode hendaknya sesuia dengan kebutuhan
informasi manajemen.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 33
KasirBuku
Pembantu
Biaya
Buku BesarBagian
Hutang
Bank
Sartuan
Pengawas
Intern
Rekaman
1a.VoucherJurnal
2.Voucher
Pengeluaran,faktur,dan
dokumen pendukung
6.Laporan
kontrol
1bVoucherPengeluaran,faktur,dandokumen pendukung
5.Cancelled check dan
rekening koran
3a.Voucher
Jurnal
3b.Rincian Pembayaran
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
34/69
b. Setiap kejadian atau entitas hendaknya di beri kode khusus yang berbeda dengan kejadian atau entitas
lainnya.
c. Kode yang di gunakan hendaknya sederhana dan ringkas, sehingga mudah dan ekonomis.
d. kode yang di gunakan hendaknya luwes dan mudah di perluas penggunaannya, sehingga tidak perlu dig
anti apabila volume usaha perusahaan meningkat.
e. Kode hendaknya bersifat standar atau baku dan berlaku untuk semua fungsi sehingga system pelaporan
perusahaan dapat di integrasikan sepenuhnya.
f. Kode hendaknya sesuai dengan perilaku computer, mislnya memiliki jumlah digit dan posisi yang tetap.
Sistem kode yang banyak di gunakan di organisasi, termasuk perusahan, dapat di kelompokkan ke dalam tiga jenis,
yaitu :
a. Sistem Kode Berurut
b. Sistem kode Blok
c. Sistem Kode Kelompok
MENGHASILKAN INFORMASI
Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi biasanya
disajikan dalam tiga bentuk, yaitu
(1) dokumen yang berisi transaksi atau data perusahaan lain, misalnya cek dan faktur penjualan yang dikirimkan keperusahaan lain. Jenis yang lain seperti laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian digunakan secara
internal. Dokumen yang dihasilkan pada akhir kegiatan pengolahan transaksi disebut dokumen operasional
(operational document), untuk membedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal proses,
(2) laporan yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern. Laporan ini biasanya digunakan oleh karyawan
perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasional dan digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan serta
merancang strategi untuk perusahaan. Pemakai eksternal memerlukan laporan untuk berbagai keperluan seperti
mengevaluasi kemampulabaan perusahaan, menilai ketaatan terhadap peraturan yang berlaku, dan lain-lain. Beberapa
jenis laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan, dihasilkan secara regular. Sedangkan jenis laporan
lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan tersebut dibutuhkan,
(3) Query merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system merespon permintaan data secara spesifikbaik bentuk, isi, maupun waktu dihasilkannya informasi tersebut. Bentuk laporan ini merupakan jawaban atas
meningkatnya kebutuhan informasi yang ternyata tidak dapat dipenuhi hanya dengan menghasilkan dokumen atau
laporan periodic saja. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang memerlukan
tindakan cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh solusinya.
Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya ada dua, yaitu
(1) tujuan keluar (eksternal), dan
(2) tujuan ke dalam (internal). Informasi untuk pemakai eksternal seperti laporan keuangan, dihasilkan untuk
memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan. Informasi untuk pemakai internal, ditujukan untuk
memenuhi kebutuhan informasi oleh manajemen, guna membantu melaksanakan tugas-tugas manajerial, sepertiperencanaan kegiatan (planning), pengarahan dan motivasi karyawan (directing & motivating), pengendalian
(controlling), dan pembuatan keputusan (decision making).
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 34
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
35/69
BAB VI
DAUR PENDAPATAN
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAI
Mahasiswa mampu memahami fungsi-fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa
perusahaan kepada pelanggan
Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:
1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen pemasaran
2. Mahasiswa dapat memahami informasi yang diperlukan oleh jajaran penjualan dan pemasaran
3. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan daur pendapatan
4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pendapatan berbasis manual
5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pendapatan berbasis komputer
PENDAHULUAN
FUNGSI MANAJEMEN PEMASARANFungsi Manajemen pemasaran pada umumnya di pimpin oleh seorang direktur pemasaran yang merupakan anggotan
dewan direksi.
Manajemen Pemasaran Bertanggung jawab atas :
a. Perumusan kebikjakan penetapan harga yang mencangkup tidak hanya harga dasar, melainkan juga diskon, syarat
syarat kredit, serta kebijakan dari garasi
b. Berperan serta dalam berbagai kebijakan signifikan yang terkait dengan bidang bidang spesifik, misalnya
pengeanalan produk baru atau perencanaan kegiatan pemasaran besar besaran.
c. Koordinasi dan Evaluasi kinerja jajaran karyawan yang berada di bawah tanggung jawab. termasuk memberikan
motivasi kepada mereka agar roda kegiatan pemasaran berjalan lancar dan terus berkembang.
Contoh Bagan Organisasi jajaran Pemasaran
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 35
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
36/69
Beberapa Informasi yang di perlukan oleh para pejabat di jajaran penjualan antara lain adalah
sebagai berikut :
a. Perkiraan Penjualan ( Sales Forecast ) yang akan di jadikan bahan bagi kepala divisi penjualan dan para
manajer daerah untuk menyusun perencanaan kegiatan penjualan
b. Analisis Penjualan Merupakan informasi mengenai realisasi penjualan, Sehingga dapat di jadikan bahan
untuk mengendalikan kegiatan penjualan.
c. Analisis Kemampuan Meraih Laba ( profitability Analisys ) Merupakan informasi yang merinci margin
penjulan menurut masing masing produk, wilayah, pelanggan, salur distribusi, ataupun rician lainnya.
d. Analisis aktivitas petugas penjual yang meliputi informasi, misalnya mengenai jumlah kunjungan
pelanggan, jangka waktu yang du gunakn untuk membina.
e. Informasi untuk petugas penjual untuk memperlancar tugas yang di bebankan kepada mereka.
Informasi yang di perlukan oleh para pejabat di jajaran kepada divisi dan promosi antara lain :
a. Analisis Penjualan
b. Analisis Perilaku Pelanggan
c. AnalisisBiaya Iklan dan Promosi
Informasi yang di perlukan oleh para peajabat yang di bawah jajaran kepala divisi perencanaan produk
antara lain adalah :
a. Analisis Penjualan dan kemampuan laba yang di rinci menurut lini produk sebagi bahan untuk
menyusun kebijakan dan rencana terhadap suatu produk baik yang sudah maupun yang belum di
luncurkan.
b. Biaya produk yang sudah ada akan di luncurkan yang akan di gunakan sebagai bahan untuk menentukan
tampilan, kemasan dan penghapusn produk.
c. Analisis Perilaku pelanggan yang akan di gunakan sebagai bahan untuk menentukan tampilan dan
kemasan produk yang di hrapkan sesuai dengan perilaku tersebut
d. Proyeksi biaya dan pendapatan sebagai bahan untuk menyusun rekomendasikan pengerakan produk
baru.
Informasi yang di gunakan jajaran kepala divisi layanan pelanggan pada umumnya bersumber dari
pelanggan itu sendiri, antara lain :
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 36
Direktur
Pemasaran
Kepala Divisi
Perencanaan
produk
Kepala Divisi
Penelitian
Pemasaran
Kepala Divisi
Penjualan
Kepala Divisi
Iklan dan
Promosi
Kepala Divisi
Layanan
Pelanggan
Manajer
Daerah V
Manajer
Divisi IV
Manajer
Divisi II
Manajer
Divisi III
Manajer
Daerah I
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
37/69
a. Frekuensi keluhan, pertanyaan, permintaan, pelanggan untuk menentukan perbaikan dalam pelayanan
atau menentukan bantuan teknis, jasa purna jual, serta insentif insentif lain yang masih dan akan di
perlukan dalam pelayanan yang akan datang.
b. Biaya kegiatan layanan pelanggan yang di bandingkan dengan kinerja layanan pelanggan itu sendiri
sehingga efisiensi dan efektifitas kegiatan pelayanan bisa di ketahui dengan jelas.
2. INFORMASI UNTUK JAJARAN PENJUALAN DAN PEMASARAN
Ditinjau dari kepentingan manajemn dari pengolahan pemasaran, system informasi akuntansi dapat menyajikan dua
aspek informasi yaitu :a. Informasi yang di himpun dari pengolahan pesanan pembelian, dan
b. Laporan Dan analisis biaya
Gambar Diagram Prosedur penjualan
Laporan Laporan analisis biaya yang dapat di susun oleh system informasi akuntansi perusahaan
antara lain :
a. Analisis Biaya Produk, Terdiri dari :
Biaya Produksi
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 37
Pencatatan
Pengirman
Barang
Penanganan
Pesanan
PengirimanBarang
Pelanggan
Pencatatan
kinerja
Pelanggan
Penyimpana
n Barang
2. Persetujuan Kredit
7.Faktur
6.Pemberitahuan
Pengiriman
8. Masukkan
Kinerja Pelanggan
3. PerintahPengiriman
Barang
4. Pengeluaran
Barang
1. Pesanan Pembelian
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
38/69
Biaya Penjualan dan Pemasaran
b. Laporan Biaya menurut pusat pusat pertanggung jawaban
Laporan Biaya Proyek
Proyeksi Pendapatan dan Laba
3. TRANSAKSI AKUNTANSI DAN PENCATATAN DAUR PENDAPATAN
Ada Tiga Jenis master file utama yang di pergunakan dalam daur penjualan adalah :
1. Master File Piutang Input Untuk master File piutang adalah :
Transaksi Penjualan
Transaksi Penerimaan kas hasil Penjualan
Penghapusan Piutang, serta
retur dan potongan Penjualan
Out put Untuk master File piutang adalah :
Surat Pernyataan piutang yang di kirimkan ke pelanggan ( debitur ) secara periodic
Tanggapan terhadap permintaan persetujuan kredit bagi masing masing pelanggan
Berbagai laporan misalnya laporan usia piutang ( aging Schedule ), daftar debitur nakal
( delinquencies ), daftar alamat debitur, daftar klasifikasi debitur.
2. Master file Persediaan hasil Selesai
Input Untuk master File Persediaan hasil selesai yaitu :
Transaksi Penjualan
Perintah Produksi yang di keluarkan
Perintah Produksi yang di selesaikan
koreksi koreksi lainnya, seperti susut, pencurian, barang rusak dan lain - lain
Out put Untuk master File Persediaan hasil selesai yaitu
Laporan status Persediaan
Laporan kekosongan barang dan persediaan di bawah minimum.
Analisi tingkat perputaran persediaan
3. Master file ikhtisar penjualan
Struktur dan uatan file inkhtisar penjualan amat tergantung dari karakteristik system. Dalam sustu
system yang didasarkan pada pengolahan data elektronik, struktur dan muatannya kurang lebih akan nampak
sebagai berikut:
Nomor kode pelanggan
Nomor kode barang persediaan
Nomor kode wilayah penjualan
Nomor kode tenaga penjual
Total penjualan minggu ini, unit, realisasi
Total penjualan minggu ini, unit, tahun lalu Total penjualan minggu ini, unit, anggaran
Total penjualan minggu ini, rupiah, realisasi
Total penjualan minggu ini, rupiah, tahun lalu
Total penjualan minggu ini, rupiah, anggaran
Total akumilasi tahunan sampai dengan hari ini, uni, realisasi
Total akumilasi tahunan sampai dengan hari ini, uni, tahun lalu
Total akumilasi tahunan sampai dengan hari ini, uni, anggaran
4. SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR PENDAPATAN BERBASIS MANUAL
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 38
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
39/69
Order Penjualan (Sales Order ) adalah Dokumen yang berfungsi sebagai perinath kepada bagian gudang dan
bagian pengiriman untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Dokumen Order Penjualan juga memuat :
a. Persyaratan Kredit
b. Biaya angkut
c. Pajak
d. perkalian kualitas barang dan harga per unit barang
e. Total nilai yang di fakturkanOrder Penjualan di gunakan sebagai :
a. Dokumen slip pembungkus
b. Bukti pencatatan di buku persediaan
c. Pemberitahuan kepada bagian penagihan bahwa barang telah di kirim.
Faktur (Invoice ) adalah Alat untuk menagih pelanggan atas pesanan yang di minta sebesar harga barang di tambah
biaya biaya dan pajak yang di bebankan.
Surat Penyataan Piutang (Statement of costumer Account ) adalah surat yang memuat rincian
transaksi dalamp periode terakhir dan menyatakan jumlah total piutang perusahaan kepada pelanggan atau
debitur yang bersangkutan.
Dari prosedur di atas, kita bisa melihat adanya mekanisme saling mengawasi (Internal chek ) yang
tercipta karena adanya independensi organisasi, yaitu adanya pemisahan antara :a. fungsi Pengelolaan 9custodial ) yang di laksankan oleh bagian Gudang dan bagian pengiriman.
b. fungsi pelaksanaan yang di laksankan oleh bagian penjualan, dan
c. Fungsi pencatatan yang di laksankan oleh bagian kredit, bagian buku besar, bagian piutang, daan bagian
penagihan.
Dengan adanya pemisahaan tugas itu, dapat di jamin bahwa :
a. hanya barang barng yang di kirimkan ke pelanggan saja yang di keluarkan dari gudang
b. barang barang yang di keluarkan adalah barang yang di pesan oleh pelanggan
c. barang barang yang di kirimkan ke pelanggan benar benar di tagihkan harganya ke pelanggan
dengan baik.Prosedur penjualan Tunai Manual
Ada beberapa mesin cash register dengan karakteristik berbeda antara satu dengan lainnya, antarlain :
a. Mesin yang hanya mampu mencatat dan mengakumulasikan total penjualan, namun tidak bisa
mengeluarkan tanda penerimaan pembayaran
b. Mesin yang bisa mencetak tanda pembayaran dan mencatat dan mencetak angka kumulatif penerimaan
pembayaran
c. Mesin yag bisa mencetak angka penjualan (penerimaan uang ) pada nota penjulaan di tulis tangan serta
mencatat dan mengakumulasikan total penjualan pada pita atau lembar audit pada mesin.
Huriyah, M.Si, 2011, Sistem Informasi Akuntansi 39
-
7/16/2019 Bpk sia MI peb. 2013
40/69
BAB VII
DAUR PENGELUARAN I
TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM YANG AKAN DICAPAI
Mahasiswa mampu memahami proses pengadaan barang ataupunjasa perusahaan yang menimbulkan
pengeluaran sumber daya khususnya kas.
Tujuan Instruksional Khusus yang akan dicapai:
1. Mahasiswa dapat memahami fungsi manajemen pembelian
2. Mahasiswa dapat memahami informasi yang diperlukan oleh eksekutif pembelian
3. Mahasiswa dapat memahami transaksi akuntansi dan pencatatan data pembelian
4. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pembelian berbasis manual
5. Mahasiswa dapat memahami system pengolahan data daur pembelian berbasis computer
6. Mahasiswa dapat memahami peluang penggunaan teknologi informasi dan prosedur persediaan
PENDAHULUAN
FUNGSI MANAJEMEN PEMBELIAN
Fungsi pembelian barang sebenarnya berada di bawah atap fungsi logistik. Yang di maksud dengan
fungsi logistic adalah Fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang mengalir ke segenap
bagian organisasi.
Fungsi Pembelian antara lain bertanggung jawab untuk :
a. Menentukan kuantitas barang yang akan di beli secara tepat
b. Menetukan waktu penerimaan b