bhbp5 case 1
DESCRIPTION
bhbppTRANSCRIPT
MANAJEMEN KESEHATAN
(BHBP 5)
PROSES MANAJEMEN DAN PERENCANAAN PROGRAM KESEHATAN
Kelompok 5 :
1. Nurul S. Latifah (160110110005)
2 Tresna Zunair Zain ( 160110110008)
3 Nita Agustini (160110110015)
4 Hanifah Septianti (160110110025)
5 Shafira Ananda (160110110035)
6 Intan Nursamsi (160110110046)
7 Mahardhika Putri U. (160110110061)
8 Az Zahra Nur M. (160110110068)
9 Grisella Widjaja ( 160110110081)
10 Selvi Anggun S. (160110110091)
11 Maria Jessica (160110110101)
12 Yuliafanny I. (160110110111)
13 G.A. Savitri K.P. ( 160110110127)
14 Efru Rinaldy ( 160110110137)
15 Bety Melba (160110080080)
BAGIAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2013
DAFTAR ISI
BAB I.....................................................................................................................................3
PENDAHULUAN.................................................................................................................3
BAB II....................................................................................................................................6
ISI...........................................................................................................................................6
2.1 Definisi manajemen.....................................................................................................6
2.2 Siklus/Proses Manajemen............................................................................................7
2.3 Fungsi-Fungsi Manajemen...........................................................................................7
2.3.1 Planning................................................................................................................8
2.3.2 Organizing...........................................................................................................16
2.3.3 Actuating.............................................................................................................30
2.3.4 Controlling and Evaluating.................................................................................41
2.4 Proses Perencanaan Program Kesehatan....................................................................44
2.4.1 Analisis situasi....................................................................................................44
2.4.2 Identifikasi masalah............................................................................................46
2.4.3 Memilih prioritas masalah..................................................................................48
2.4.4 Menentukan tujuan program terpilih...................................................................50
2.4.5 Penyusunan alternatif jalan keluar......................................................................52
2.4.6 Pemilihan prioritas jalan keluar..........................................................................53
2.4.7 Mengkaji Hambatan dan Kelemahan Program...................................................54
2.4.8 Menyusun Rencana Kerja Operasional (RKO)...................................................56
BAB III................................................................................................................................58
PEMBAHASAN KASUS....................................................................................................58
3.1 Proses Perencanaan Program Kesehatan Gigi dan Mulut..........................................58
3.2 Aspek-aspek Perencanaan Tingkat Puskesmas..........................................................59
3.3 Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana Tingkat Puskesmas..........................................61
BAB I
PENDAHULUAN
a. Kasus
Puskesmas Sukaramai terletak di Kecamatan Marga dipimpin oleh drg.
Harumi yang sudah bertugas hamper 3 tahun. Sarana dan prasarana di puskesmas
kurang baik. Jumlah pasien rata-rata yang datang ke BP Gigi 20 orang/hari. Tenaga
kesehatan kurang ( 1 dokter gigi dan 1 perawat gigi), sehingga drg. Harumi bertugas
juga sebagai medicus practicus di BP Gigi.
Tugas drg. Harumi sebagai Kepala Puskesmas menjadi tidak focus, sehingga
masalah kesehatan masyarakat belum dapat diatasi dan beberapa Program Puskesmas
tidak mencapai target yang telah ditentukan. Masalah tersebut sudah terjadi di awal
kepemimpinan drg. Harumi dan setelah 3 tahun belum terdapat perubahan.
Pengetahuan dan keterampilan di bidang manajemen tidak dapat diaplikasikan
karena kurang dipahami oleh drg. Harumi, sehingga fungsi-fungsi manajemen di
Puskesmas tidak dilaksanakan dengan baik. Hal tersebut juga dapat dilihat dari
penjaringan yang seharusnya dilakukan di 8 SD binaan, ternyata hanya dilakukan di 2
SD binaan, dan prevalensi karies anak di 2 SD tersebut juga tinggi yaitu sebesar 95%.
Pengetahuan kesehatan gigi dan mulut ibu-ibu yang datang ke 3 posyandu binaan
juga termasuk dalam kategori rendah. Rencana Program Kesehatan Gigi dan Mulut
dalam mengatasi masalah kesehatan masyarakat di wilayah kerja Puskesmas harus
dibuat oleh drg. Harumi, agar derajat kesehatan masyarakat dapat diperbaiki.
b. Instruksi
1) Apa masalah yang dihadapi drg. Harumi ?
2) Apa penyebab dari masalah tersebut?
3) Tentukan hipotesis dan learning issue dari kasus di atas!
c. Problem
Masalah dalam kasus ini :
a. Sarana prasarana di puskesmas kurang baik
b. Jumlah tenaga kesehatan kurang, drg. Harumi bertugas sebagai medicus
practicus
c. Masalah kesehatan masyarakat belum dapat diatasi
d. Beberapa program Puskesmas tidak mencapai target yang ditentukan :
a. SD binaan target berjumlah delapan, sedangkan yang terlaksana hanya
dua
b. Prevalensi karies anak di 2 SD binaan 95%
c. Pengetahuan kesehatan gigi dan mulut ibu-ibu di 3 posyandu binaan
rendah
e. Pengetahuan dan keterampilan drg Harumi di bidang manajemen kurang baik
f. Rencana program kesehatan gigi dan mulut di puskesmas Sukaramai masih
belum baik dan harus dibuat kembali.
d. Hipotesis
a. Kurangnya pengetahuan dan keterampilan manajemen drg. Harumi mengenai
fungsi-fungsi manajemen.
b. Rencana program kesehatan gigi dan mulut di Puskesmas Sukaramai harus
dibuat.
e. Mekanisme
Kurangnya pengetahuan dan keterampilan manajemen drg. Harumi mengenai
fungsi-fungsi manajemen
Drg. Harumi tidak dapat menjalankan fungsi manajemen dengan baik
Program Puskesmas tidak mencapai target
drg Harumi harus meningkatkan pengetahuan dan keterampilan manajemen
dan membuat rencana program kesehatan
f. Learning objective
a. Fungsi manajemen
1. Definisi manajemen
2. Siklus/proses manajemen
3. Fungsi manajemen : POACE
b. Proses perencanaan program kesehatan
1) Analisis situasi
2) Identifikasi masalah
3) Menentukan prioritas masalah
4) Menentukan tujuan program terpilih
5) Menyusun alternatif jalan keluar/pemecahan masalah
6) Memlilih prioritas jalan keluar/ pemecahan masalah
7) Mengkaji hambatan dan kelemahan jalan keluar terpilih/ uji lapangan
8) Menyusun rencana kerja operasional
BAB II
ISI
2.1 Definisi manajemen
Pengertian manajemen menurut beberapa ahli.
1) Robert D Terry : Manajemen adalah upaya mencapai
tujuan yang telah ditetapkan dengan mempergunakan orang lain.
2) Dwight Waldo : Manajemen adalah kegiatan kerja
sama secara rasional yang tercermin pada pengelompokan kegiatan menurut fungsi
yang dilakukan.
3) Encyclopedia of social science : Manajemen adalah suatu proses
dengan upaya untuk mencapai tujuan tertentu, dapat dilaksanakan dan diawasi.
4) Klasik : Manajemen adalah ilmu atau seni
tentang bagaimana menggunakan sumberdaya secara efisien, efektif, dan rasional
untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Jadi kesimpulan yang dapat diambil manajemen adalah proses atau upaya
yang mencakup perencanaan,organisasi,penyelenggaraan,pengawasan dan
evaluating baik sendiri,bersama-sama atau menggunakan sumber daya yang lain
secara efektif,efisien,dan rasional untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2 Siklus/Proses Manajemen
2.3 Fungsi-Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah berbagai jenis tugas/ kegiatan manajemen yang
mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya. Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:
1) Perencanaan (planning)
Merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan alternatif-alternatif,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program sebagai
bentuk usaha untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.
2) Pengorganisasian (organizing)
Merupakan suatu tindakan atau kegiatan menggabungkan seluruh potensi
yang ada dari seluruh bagian dalam suatu kelompok orang atau badan atau
organisasi untuk bekerja secara bersama-sama guna mencapai tujuan yang telah
ditentukan bersama, baik untuk tujuan pribadi atau tujuan kelompok dan organisasi.
3) Pelaksanaan atau penerapan (actuating)
Merupakan implementasi dari perencanaan dan pengorganisasian, dimana
seluruh komponen yang berada dalam satu sistem dan satu organisasi tersebut
bekerja secara bersama-sama sesuai dengan bidang masing-masing untuk dapat
mewujudkan tujuan.
4) Pengawasan (controlling)
Merupakan pengendalian semua kegiatan dari proses perencanaan,
pengorganisasian dan pelaksanaan, apakah semua kegiatan tersebut memberikan
hasil yang efektif dan efisien serta bernilai guna dan berhasil guna.
2.3.1 Planning
Dalam ekonomi manajemen, perencanaan ialah proses mendefinisikan suatu
tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Di dalam organisasi,
Perencanaan adalah merancang terlebih dahulu stratak (strategi dan taktik) atau
tindakan apapun yang akan di kerjakan dalam suatu kegiatan atau pekerjaan yang
akan dijalankan, baik menentukan seperti apa kegiatannya, siapa yang berperan
dalam kegiatan itu, dimana lokasi kegiatannya, kapan kegiatan akan dilaksanakan,
mengapa kita mau melakukan kegiatan tersebut dan bagaimanakah proses
kelangsungan kegiatan tersebut. Di sinilah fungsi perencanaan dalam manajemen
baik di organisasi atau di manapun kita tidak akan terlepas dari yang namanya
sebuah perencanaan. Membuat suatu perencanaan ini titdak akan terlepas dari 5w +
1H, yaitu : what, who, where, when, why dan how.
1) Definisi Perencanaan Menurut Para Ahli
Para ahli banyak sekali yang mengemukakan pendapatnya tentang definisi
perencanaan, pendapat para ahli tentang mendefinisikan perencanaan ini sangat
berpariatif, antara lain :
(1) Menurut Beishline (1957), menjelaskan bahwa perencanaan yaitu
menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif), dimana
hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung
jawab, mengapa hal itu harus dicapai.
(2) Menurut Roger A. Kauffman (1972), mengungkapkan perencanaan adalah
proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan
serta sumber yang diperlukan untuk seefisien dan seefektif mungkin.
(3) E. Mc. Farland dalam bukunya “Supervision Management” bertuliskan
bahwa perencanaan adalah suatu keaktifan pimpinan untuk meramalkan keadaan
yang akan datang dalam mencapai harapan, kondisi dan hasil yang akan datang.
Dari definisi diatas dijelaskan bahwa perencanaan itu sangatlah penting
karena proses perencanaan itu adalah sangatlah menentukan terhadap apa yang kita
harapkan atau yang mau kita lakukan. Dan juga seorang pimpinan itu haruslah
mampu untuk merencanakan segala sesuatu yang akan terjadi, baik sesuatu yang
baik ataupun yang kurang baik.
2) Membuat Perencanaan yang baik
Untuk membuat perencanaan yang baik, kita harus mampu melakukan
berbagai macam tindakan. Antara lain :
1. Memuat beberapa hal penjelasan
Untuk membuat perencanaan yang baik harus bisa memuat beberapa hal
penjelasan, antara lain :
(1) Penjelasan dan perincian kegaitan yang dibutuhkan, sumber daya apa yang
harus diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar apa yang menjadi
tujuan bisa dihasilkan.
(2) Pejelasan mengapa rencana itu harus dilakukan aau dikerjakan dan mengapa
tujuan tertentu harus dicapai.
(3) Penjelasan tentang lokasi secara fisik dimana rencana tindakan itu harus
dilakukan sehingga tersedia fasilitas sumber daya yang dibutuhkan.
(4) Penjelasan tentang kapan dimulainya tindakan dan kapan selesainya
tindakan itu disetiap unti organisasinya dengan menggunakan standar waktu yang
telah ditetapkan dalam untinya.
(5) Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya baik
mengenai kualitas dan kuantitas yang dikaitkan dengan standar mutu.
(6) Penjelasan secara terperinci tentang teknik-teknik mengerjakan tindakan
yang telah ditetapkan, sehingga tindakan yang dimaksud akan dapat dijalankan
deangan benar.
2. Melakukan beberapa macam proses perencanaan
Dengan dapat melakukan beberapa macam proses perencanaan, akan dapat
pula membuat suatu perencanaan yang baik pula, beberapa macam proses tersebut
antara lain :
(1) Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Treath)
Sangat penting untuk melakukan sebuah perencanaan, tetapi kita untuk tidak
asal melakukan suatu perencanaan, kita harus mampu menganalisa hal apapun dari
yang terkecil sekalipun. Faktor-faktor yang harus di analisa ini menyakut kelebihan
atau kekuatan (Strength) yang dimiliki, kelemahan (weaknesses), segala
kemungkinan kesempatan yang akan terjadi (opportunity), dan tantangan apa saja
yang sekiranya akan menghadang (treath).
(2) Kegunaan atau fungsi perencanaan dalam manajemen
Ada beberapa fungsi perencanaan dalam manajemen yang sangat
menguntungkan bagi kita, antara lain :
1. Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga haasil
diperoleh bisa seefektif dan seefisien mungkin.
2. Untuk mengevaluasi setiap tujuan-tujuan yang telah dilakukan sehingga
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dapat dihindari lebih awal.
3. Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatan-
hambatan yang mungkin mincul sehingga lebih waspada dan dapat diselesaikan
dengan cepat.
4. Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tidak terkendali.
(3) Tujuan perencanaan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan tentang tujuan
perencanaan, yaitu :
1. Untuk memberikan pengarahan baik buat manajer maupun karyawan non
manajerial.
2. Untuk mengurangi ketidak pastian
3. Untuk meminimalisir pemborosan
4. Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusian.
(4) Manfaat Sebuah Perencanaan
Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh oleh staf dan pimpinan jika
organisasi memiliki sebuah perencanaan. Mereka akan mengetahui:
1. Tujuan yang ingin dicapai organisasi dan cara mencapainya.
2. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan.
3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan, dan uraian tugasnya.
4. Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan.
5. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.
(5) Macam-Macam Perencanaan
Sebuah perencanaan ini dapat berupa perencanaan formal dan perencanaan
informal. Perencanaan formal ialah rencananya itu tertulis yang harus disepakati
dan dilaksanakan suatu organisasi dan biasanya merencanakannya pun tidak
individual tetapi merencanakannya dengan bersama-sama didalam suatu organisasi
tersebut. Sedangkan perencanaan informal ialah rencananya itu tidak tertulis dan
juga bukanlah tujuan bersama dalam organisasi, biasanya perencanaan informal ini
bersifat individual.
(6) Hierarki Rencana dalam Organisasi
1. Misi
Misi merupakan arah yang khas bagi suatu organisasi tertentu dalam batas-
batas yang ditentukan oleh maksudnya.
2. Tujuan
Keadaan yang diinginkan untuk direalisasikan dihubungkan dengan tujuan
yang ingin dicapai dengan memperkirakan keadaan di masa yang akan datang. Dua
unsur tujuan :
c. Hasil akhir yang ingin dicapai.
d. Kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
3. Rencana strategis
Rencana Strategis didefinisikan sebagai upaya yang didisiplinkan untuk
membuat keputusan dan tindakan penting yang membentuk dan membantu
bagaimana menjadi organisasi, apa yang dikerjakan organisasi dan mengapa
organisasi mengerjakan itu.
4. Rencana Global (Global Plan)
Yaitu rencana menyeluruh tentang tujuan organisasi yang dipandang
sebagai misi. Analisa penyusunannya meliputi:
a. Strength.
b. Weaknesses.
c. Opportunity.
d. Treath.
5. Rencana Operasional (Operatioanal Plan)
Rencana Operasional adalah bagian rencana strategik yang bersifat jangka
pendek, memuat anggaran dan prinsip - prinsip operasional, terbagi dalam:
a. Rencana sekali pakai
Yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan,
bentuknya:
Program: langkah pokok tercapainya tujuan.
Proyek: bagian program yang dipakai sekali dalam setiap kegiatan.
Anggaran: laporan keuangan yang tersusun dalam kegiatan dalam waktu tertentu
yang berguna bagi pengawasan.
b. Rencana tetap
Yaitu pendekatan–pendekatan standar untuk menangani situasi yang
diperkirakan akan terjadi berulang-ulang, bentuknya:
Kebijaksanaan: yaitu pedoman umum pencapaian tujuan.
Prosedur : Urut-urutan kegiatan.
Aturan: Pernyataan boleh atau tidaknya kegiatan dilakukan
6. Program
Program merupakan suatu rencana sekali pakai yang meliputi sejumlah
kegiatan yang luas, meliputi langkah-langkah kegiatan yang diperlukan untuk
mencapai sasaran, individu atau satuan organisasi yang melaksanakan masing-
masing kegiatan, urusan dan waktu untuk masing-masing langkah.
7. Proyek (Project)
Proyek merupakan suatu rencana sekali pakai yang terdiri dari langkah-
langkah yang sama dengan program tetapi tidak meliputi kegiatan yang luas.
8. Anggaran (Budget)
Anggaran merupakan rencana sumber dan penggunaan keuangan (dana)
untuk melaksanakan kegiatan tertentu dan periode waktu tertentu sehingga
menyangkut berapa dana yang diperlukan dari mana sumbernya untuk kegiatan apa
dan kapan digunakan.
9. Kebijaksanaan (Policy)
Kebijaksanaan merupakan petunjuk umum untuk membuat keputusan dari
kebijaksanaan tersebut menentukan batas keputusan, sesuatu dapat dilakukan dan
tidak dapat dilakukan.
10. Prosedur
Prosedur merupakan rencana tetap yang memberikan sejumlah instruksi
yang terperinci untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terjadi secara teratur.
11. Aturan (Rules atau Regulation)
Aturan merupakan ketentuan yang menetapkan bahwa sesuatu kegiatan
tertentu harus dilaksanakan atau tidak boleh dilaksanakan dalam suatu keadaan
tertentu. Setiap orang hanya ada satu pilihan yaitu mematuhinya.
Diagram Hierarki Rencana dalam organisasi. Sumber: Manajemen (T. Hani
Handoko,1999)
2.3.2 Organizing
Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Definisi Organizing
Pengorganisaian (organizing) adalah salah satu fungsi manajemen yang juga
memiliki peranan penting seperti halnya fungsi perencanaan. Melalui fungsi
pengorganisaian, seluruh sumber daya yang dimiliki oleh organisasi akan diatur
penggunaanya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan. (Muninjaya, 2004)
Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan, dan
mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok dan wewenang,
dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staff dalam rangka mencapai
tujuan organisasi. (Muninjaya, 2004)
Organizing, atau dalam bahasa Indonesia pengorganisasian merupakan proses
menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh,
sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa
semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna
pencapaian tujuan organisasi.
Organisasi juga dapat dipandang sebagai wadah kerja sama sekelompok
orang, atau organisasi bersifat statis. Organisasi juga dapat dikaji dari sisi proses
kerjasama, dalam hal ini organisasi dilihat dari proses kerjasama staf yang berisi
uraian tugas untuk mencapai suatu tujuan, atau organisasi bersifat dinamis.
Organisai juga dapat dikaji dari bagaimana pimpinan menggunakan organisai
untuk mencapai tujuan organisasi, atau organisasi sebagai alat pimpinan.
(Muninjaya, 2004)
Manfaat Organizing (Muninjaya, 2004)
Dengan mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manajer akan
dapat mengetahui :
1. Pembagain tugas untuk perorangan dan kelompok. Tugas pokok staf dan
prosedur kerja merupakan dokumen dari fungsi pengorganisasian, digunakan
sebagai panduan kinerja staf.
2. Hubungan organisator antar manusia yang menjadi anggota atau staf sebuah
organisasi. Hubungan ini akan terlihat pada struktur organisasi.
3. Pendelegasian wewenang. Manajer atau pimpinan organisasi akan
melimpahkan wewenang kepada staf sesuai dengan tugas-tugas pokok yang
diberikan kepada mereka.
4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki organisai. Tugas staf dan
pemanfaatan fasilitas fisik harus diatur dan diarahkan semaksimal mungkin untuk
membantu staf, baik secara individu maupun kelompok mencaapai tujuan
organisasi.
Proses Pengorganisaian (Muninjaya, 2004)
Ada enam langkah penting dalam menyusun fungsi pengorganisasian.
1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. Tujuan organisasi sudah disusun
pada saat fungsi perencanaan.
2. Membagi habis pekerjaan dalam bnetuk kegiatan-kegiatan pokok untuk
mencapai tujuan. Dalam hal ini, pimpinan yang membagi tugas pokok organisasi
sesuai visi dan misi organisasi. Dari sini akan muncul gagasan departementalisasi,
pengembangan bidang-bidang, seksi-seksi, dan sebagainya sesuai kegiatan pokok.
3. Menggolongkan kegiatan pokok ke dalam satuan kegiatan yang praktis
(elemen kegiatan). Pembagian tugas pokok ke dalam elemen kegiatan harus
mencerminkan apa yang akan dikerjakan oleh staf.
4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan
fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya.
5. Memilih dan menempatkan staf yang dipandang mampu melaksanakan tugas.
6. Mendelegasikan wewenang.
Organisasi dan Struktur Organisasi (Endang, 2009)
Struktur organisasi menurut Gibson, Ivancehevich, dan Donelly (1997)
diperlukan guna menjamin manajemen yang efektif. Struktur organisasi dihasilkan
dari keputusan manajerial mengenai 4 (empat) atribut penting dari seluruh
organisasi yaitu pembagian pekerjaan, dasar departementasi, ukuran departemen,
dan pendelegasian wewenang.
Dimensi inti dari struktur organisasi menurut Robbins (1994) adalah
kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi. Kompleksitas merujuk pada tingkat
diferensiasi yang ada di dalam organisasi. Diferensiasi terdiri atas diferensiasi
vertikal yaitu merujuk pada kedalaman struktur, diferensiasi horizontal yang
mempertimbangkan tingkat pemisahan horizontal diantara unit-unit berdasarkan
orientasi pada pegawainya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan, dan tingkat
pendidikan serta pelatihan, dan diferensiasi spasial yaitu tingkat sejauh mana lokasi
fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis.
Formalisasi merujuk pada tingkat sejauhmana pekerjaan di dalam organisasi
itu distandarisasikan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalisasikan, maka pemegang
pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus
dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melaksanakannya.
Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi atau dengan
kata lain formalisasi adalah tingkat sejauh mana peraturan, prosedur, dan
komunikasi ditulis.
Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan
pada suatu titik tunggal di dalam orgainisasi atau sentralisasi dinyatakan sebagai
tingkatsejauh mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan
dikonsentrasikan pada satu individu, sebuah unit, atau suatu tingkat (biasanya pada
tingkat tinggi dalam organisasi).
Menurut Mintzberg dalam Robbins (1994), setiap struktur organisasi
mempunyai 5 (lima) bagian dasar, yaitu:
1. The operating core - Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang
berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa;
2. The strategic apex - Pemimpin tingkat puncak yang diberi tanggung jawab
keseluruhan organisasi;
3. The middle line - Pemimpin yang menjadi penghubung operating core dan
strategic apex;
4. The technostructure - Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk
melaksanakan bentuk standarisasi tetentu dalam organisasi;
5. The support staff - Pegawai yang mengisi unit staf yang mempunyai jasa
pendukung tidak langsung kepada organisasi.
MACAM ORGANISASI
Jika ditinjau dari pembagian dan pelaksanaan fungsi serta wewenang yang
dimiliki oleh satuan organisasi, maka organisasi secara umum dapat dibedakan atas
tiga macam, yakni :
1) Organisasi Lini
Disebut sebagai organisasi lini (line/command organization) jika dalam
pembagian tugas serta wewenang terdapat perbedaan yang nyata antara satuan
organisasi pimpinan dengan satuan organisasi pelaksana. Pada organisasi lini
peranan pemimpin sangat dominan, segala kendali berada di tangan pemimpin,
serta dalam melaksanakan kegiatan, yang diutamakan adalah wewenang dan
perintah. Bentuk organisasi lini adalah yang tertua di dunia yang lazimnya efektif
pada organisasi kecil, jumlah karyawan sedikit, perangkat organisasi terbatas,
kegiatan dan tujuan organisasi sederhana serta pimpinan organisasi sekaligus adalah
pemilik organisasi.
Keuntungan dari organisasi lini ialah pengambilan keputusan cepat,
kesatuan arah dan perintah lebih terjamin serta pengawasan dan koordinasi lebih
mudah. Sedangkan kerugiannya adalah karena keputusan diambil oleh satu orang
maka keputusan tersebut sering kurang sempurna serta dibutuhkan pemimpin yang
berwibawa dan berpengetahuan luas, yang tidak mudah ditemukan.
Lebih lanjut, karena pada organisasi lini yang dipentingkan ialah pelaksana
perintah, maka unsur manusiawi sering terabaikan. Padahal unsur tersebut sangat
penting dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif. Dalam bagan organisasi
pelaksana wewenang secara lini ini sering digambarkan dalam bentuk garis penuh.
Gambar. Organisasi Lini (sumber : Azrul Azwar.Pengantar Administrasi
Kesehatan, Edisi 3)
2) Organisasi Staf
Disebut sebagai organisasi staf (staff organization) jika dalam organisasi
dikembangkan satuan organisasi staf yang berperan sebagai pembantu pimpinan.
Pada umumnya orang-orang yang duduk dalam satuan organisasi staf ini
ialah mereka yang ahli dan berasal dari berbagai spesialisasi sesuai dengan
kebutuhan. Bentuk organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari
organisasi lini. Sebagai akibat makin kompleksnya masalah-masalah organisasi,
pimpinan telah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya. Dalam keadaan yang
seperti ini pimpinan tersebut membutuhkan bantuan, yakni dari mereka yang duduk
dalam satuan organisasi staf.
Patut dipahami bahwa bantuan yang diberikan oleh staf tersebut, hanya
bersifat nasehat saja, sedangkan keputusan dan pelaksanaan dari keputusan tersebut
tetap berada di tangan pimpinan.
Keuntungan dari organisasi staf ialah keputusan dapat lebih baik, karena
telah dipikirkan oleh sekelompok kalangan ahli. Sedangkan kerugiannya ialah
pengambilan keputusan lebih lama dari pada organisasi lini dan oleh karena itu
dapat menghambat kelancaran program. Dalam bagan organisasi pelaksanaan
wewenang secara staf ini sering digambarkan dalam bentuk garis putus-putus.
Gambar. Organisasi Staf (sumber : Azrul Azwar.Pengantar Administrasi
Kesehatan, Edisi 3)
3) Organisasi Lini dan Staf
Disebut sebagai organisasi lini dan staf (line and stafforganization) jika
dalam organisasi di samping tetap ditemukan satuan organisasi pimpinan juga
dikembangkan satuan organisasi staf. Pada bentuk organisasi ini peranan staf tidak
hanya terbatas pada pemberian nasehat tetapi juga diberikan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan tertentu. Pada dasarnya bentuk organisasi ini merupakan
perkembangan lebih lanjut dari organisasi staf. Sebagai akibat makin kompleksnya
suatu organisasi maka bantuan yang diharapkan dari staf tidak hanya berupa
pemikiran saja, tetapi juga telah menyangkut pelaksanaannya.
Keuntungan dari organisasi ini ialah keputusan yang diambil lebih baik
karena dipikirkan oleh sejumlah orang, tanggung jawab pimpinan berkurang dan
karena itu dapat lebih memusatkan perhatian pada masalah yang lebih penting,
pengembangan bakat dapat dilakukan sehingga mendorong disiplin dan tanggung
jawab kerja yang tinggi. Sedangkan kelemahannya ialah pengambilan keputusan
lebih lama serta jika staf tidak mengetahui batas-batas wewenangnya dapat
menimbulkan kebingungan pelaksana. Dalam bagan organisasi pelaksanaan
wewenang secara lini dan staf yang dasarnya bersifat bantuan, tersebut sering
digambarkan dengan bentuk titik-titik.
Gambar. Organisasi Lini dan Staf (sumber : Azrul Azwar.Pengantar Administrasi
Kesehatan, Edisi 3)
Sulit untuk menentukan organisasi mana yang paling baik. Secara umum
disebutkan bahwa setiap bentuk mempunyai kelebihan dan kekurangan tersendiri
yang dapat saja dimanfaatkan tergantung dari situasi dan kondisi yang dimiliki.
Hanya saja disesuaikan dengan kehidupan masyarakat modern yang
majemuk sebagaimana yang dialami kini, haruslah diakui bahwa bentuk organisasi
yang paling banyak dipergunakan, termasuk dalam bidang kesehatan, ialah bentuk
yang ketiga yakni organisasi lini dan staf.
BENTUK ORGANISASI
1. Ditinjau dari Jumlah Pucuk Pimpinan
a. Bentuk organisasi tunggal adalah organisasi yang pucuk pimpinannya ada di
tangan seorang. Sebutan jabatan untuk bentuk tunggal antara lain Presiden,
Direktur, Kepala, Ketua; di dalam struktur organisasi pemerintahan dikenal sebutan
jabatan Menteri, Gubernur, Bupati, Walikota, Walikotamadya, Camat, Lurah;
dalam struktur organisasi perguruan tinggi dikenal sebutan jabatan Rektor, Dekan.
b. Bentuk organisasi jamak adalah organisasi yang pucuk pimpinannya ada di
tangan beberapa orang sebagai satu kesatuan. Sebutan jabatan yang digunakan
antara lain Presidium, Direksi, Direktorium, Dewan, Majelis.
2. Ditinjau dari Saluran Wewenang
a. Bentuk organisasi jalur adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan
dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam semua bidang
pekerjaan, baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan.
b. Bentuk organisasi fungsional adalah organisasi yang wewenang dari pucuk
pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam bidang
pekerjaan tertentu; pimpinan tiap bidang berhak memerintah kepada semua
pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya.
c. Bentuk organisasi jalur dan staff adalah organisasi yang wewenang dari pucuk
pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam semua
bidang pekerjaan baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan; dan di bawah
pucuk pimpinan atau pimpinan satuan organisasi yang memerlukan diangkat
pejabat yang tidak memiliki wewenang komando tetapi hanya dapat memberikan
nasehat tentang keahlian tertentu.
d. Bentuk organisasi fungsional dan staff adalah organisasi yang wewenang dari
pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam
bidang pekerjaan tertentu, pimpinan tiap bidang kerja dapat memerintah semua
pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya; dan di bawah pucuk
pimpinan atau pimpinan satuan diangkat pejabat yang tidak memiliki wewenang
komando tetapi hanya dapat memberikan nasehat tentang bidang keahlian tertentu.
e. Bentuk organisasi fungsional dan jalur adalah organisasi yang wewenang dari
pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam
bidang pekerjaan tertentu, pimpinan tiap bidang kerja berhak memerintah kepada
semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya; dan tiap-tiap
satuan pelaksana ke bawah memiliki wewenang dalam semua bidang kerja.
f. Bentuk organisasi jalur, fungsional dan staff adalah organisasi yang wewenang
dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya
dalam bidang pekerjaan tertentu, pimpinan tiap bidang berhak memerintah kepada
semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya; dan tiap-tiap
satuan pelaksana ke bawah memiliki wewenang dalam semua bidang kerja; dan di
bawah pucuk pimpinan atau pimpinan bidang diangkat pejabat yang tidak memiliki
wewenang komando tetapi hanya dapat memberikan nasehat tentang bidang
keahlian tertentu.
PRINSIP ORGANISASI
A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam
bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa
prinsip-prinsip organisasi meliputi :
1. Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan
demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi
pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi,
mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan
yang berkualitas dan lain-lain.
2. Prinsip Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari
pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas
dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang
efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
3. Prinsip Kesatuan Perintah.
Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab
kepada seorang atasan saja.
4. Prinsip Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan
pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada
bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya
hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi
kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang
lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada
atasannya.
5. Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap anggota harus bertanggung jawab
sepenuhnya kepada atasan.
6. Prinsip Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas
atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan
pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari
masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan
memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta
menunjang efektivitas jalannya organisasi.
7. Prinsip Rentang Pengendalian.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh
seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan
bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai
yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8. Prinsip Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus
jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab
daripekerjaannya.
9. Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung
jawabnya kepada orang lain.
10. Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan
organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan
tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui
aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana
(tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya
akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta,
Bandung, atau Surabaya.
11. Prinsip Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan
sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya
pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu
menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
12. Prinsip Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau
dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses
kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.
Peran Manajer dalam Organisasi
Menurut Ichak Adizesdi dalam buku organizational behavior ada empat
fungsi manajerial yang perlu di kembangkan di dalam sebuah organisasi sebagai
sistem social jika organisasi tersebut ingin berkembang secara efektif. Keempat
peran manajerial adalah sebagai producer untuk meningkatkan dan
mengembangkan berbagai produk peleyanan. Peran ini juga disebut sebagai
achiever, sebagai implementor karena bertugas untuk mengembangkan langkah-
langkah praktis untuk menerapkan semua keputusan yang sudah diambil bersama,
sebagai innovator yaitu mengambangkan gagasan yang bersifat inovatif, dan
sebagai integrator yaitu mengintegrasikan semua potensi dan gagasan yang ada di
dalam sebuah organisasi berhubungan erat dengan keempat subsistem di dalam
organisasi.
Seorang manajer yang berperan sebagai producer diharapkan mampu
membawa organisasi mencapai berbagai hasil yang minimal sama atau bahkan
melebihi jika dibandingkan dengan organisasi lainnya yang sejenis. Untuk
mengembangkan peran manajer, seorang yang menjadi manajer dituntut untuk
memiliki pengetahuan dan keterampilan yang lebih baik tentang bidang tugasnya
masing-masing. Fungsi manajerial seperti ini erat kaitannya dengan sub sistem
ekonomi di dalam sebuah organisasi. Agar lebih produktif, seorang manajer tidak
hanya memerlukan keterampilan yang bersifat teknis (technical skill), dan bekerja
sendiri (individual producer), melainkan ia harus mampu bekerjasama dengan orang
lain untuk mencapai tujuan organisasi (group producer). Untuk menjadi seorang
implementor, seorang manajer di bidang kesehatan harus mampu membuat jadwal
kerja, mengkoordinasi staf yang lain, memantau pekerjaannya, berdisiplin dan
berdedikasi terhadap tugasnya. Di dalam menerapkan peran ini, seorang manajer
lebih banyak menggunakan subsistem administrative (structural subsystem) di
dalam organisasi.
Meskipun sukses mengembangkan peran sebagai producer dan
implementor, seorang manajer juga harus mampu berperan sebagai innovator.
Melalui peran manajerial ini, seorang manajer organisasi kesehatan harus tetap
mewaspadai adanya perubahan lingkungan terutama yang berkembang di
masyarakat yaitu transisidemografi, transisiepidemiologi, transisiekonomi, transisi
social dan sebagainya. Berbeda dengan peran sebagai administrator yang hanya
bertugas hanya melaksanakan sebuah rencana atau melaksanakan sebuah keputusan,
seorang manajer yang inovatif harus berani mengadakan kajian dan penyesuaian
tujuan organisasi dengan perubahan lingkungan, dan mengembangkan sendiri plan
of action untuk dirinya sendiri. Peran manajerial seperti ini identik dengan peran
seorang entrepreneur yang mampu menggerakkan dirinya sendiri (self starter).
Peran manajerial sebagai innovator erat kaitannya dengan subsistem informasi di
dalam organisasi.
Menurut Adizes, ketiga peran manajer sebagai producer (achiever),
implementor (edministrator), daninnovator, belum dianggap lengkap untuk
mendorong pengmbangan organisasi agar berfungsi secara optimal, mandiri, dan
berkelanjutan. Jika peran manajer sebagai integrator belum dihayati dan
dikembangkan, perkembangan organisasi akan tertunda apabila manajer silih
berganti. Peran manajerial seperti ini harus diterjemahkan kedalam peran untuk
mengembangkan strategi individu menjadi strategi kelompok. Tujuan individu
seharusnya harmonis dengan tujuan kelompok. Jika sebuah organisasi sudah
berkembang secara mandiri dengan tujuan yang jelas, dihayati oleh setiap individu
yang bekerja di dalam organisasi tersebut dan manajernya mampu menetapkan arah
pengembangan organisasi sepanjang waktu tanpa tergantung dari seseorang yang
memegang tampuk kepemimpinan.
Tidak ada seorang manajer pun yang mampu bekerja sendir untuk
mengembangkan organisasinya secara optimal, seorang manajer pasti akan
membutuhkan orang lain di dalam organisasinya untuk diajak bekerjasama.
Administrator yang mampu menerjemahkan langkah-langkah baru kedalam sistem
organisasi untuk menghasilkan produk yang lebih baik harus ada.Selain itu, harus
ada orang-orang yang akan melaksanakan semua keputusan organisasi menjadi
langkah-langkah praktis yang lebih efisien. Namun, fungsi manajer yang terpenting
adalah sebagai integrator.
Tabel. Hubungan antara peran manajer dan subsistem dalam organisasi
2.3.3 Actuating
Actuating
Pengertian Actuating
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating)
merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan
pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses
manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan
yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating
merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa
hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan
sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga
ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya
untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai
pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan
secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya
Dalam kamus lain actuating diartikan juga sebagai implementasi dari
perencanaan dan pengorganisasian, dimana seluruh komponen yang berada dalam
satu sistem dan satu organisasi tersebut bekerja secara bersama-sama sesuai dengan
bidang masing-masing untuk dapat mewujudkan tujuan.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya
untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai
pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan
secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini
adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadiatautugas lain yang lebih
penting, atau mendesak,
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
Fungsi dan Peranan Actuating
Pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan
(directing) dan komunikasi (communication) (Nawawi, 2000:95). Dijelaskan pula
bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara,
menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik
secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari
usaha mencapai tujuan organisasi (Nawawi, 2000 : 95).
Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk
menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan
dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal
sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan
langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian
yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi
sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya
manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran,
keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan
program kerja organisasi yang telah ditetapkan.
Tujuan actuating
Actuating sendiri memiliki beberapa tujuan, adapun tujuan aktuasi tingkat
puskesmas adalah :
1. Menciptakan kerjasama yang harmonis, serasi, berdaya guna dan berhasil guna
mengembangkan kemauan dan kemampuan kerja pegawai puskesmas
2. Menumbuhkan rasa memiliki, rasa bertanggungjawab, dan menyukai pekerjaan
3. Mengusahakansuasanalingkungankerja yang kondusif yang dapat meningkatkan
motivasi dan prestasi kerja pegawai puskesmas.
4. Membuat organisasi Puskesmas dinamis dan berkembang
Klasifikasi Tingkatan Manajer dan Keterampilannya
Manajer adalah orang yang bekerja melalui orang lain dengan
mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan mereka guna mencapai sasaran organisasi.
Selain itu ada pula yang mendefinisikan manajer sebagai orang yang bertanggung
jawab secara langsung untuk memastikan kegiatan dalam suatu organisasi yang
dijalankan bersama para anggotanya.
Klasifikasi tingkatan manajer dibagi menjadi tiga, yaitu :
1. Manajer puncak
Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-
keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur,
direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah
konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk
dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.
2. Manajer menengah
Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi,
artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain.
Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu
tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi.
3. Manajer bawah/lini
Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah
ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki
keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian yang mencakup prosedur, teknik,
pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor.
Di dalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer mempunyai fungsi
utama atau keahlian yang berbeda yaitu:
1. Keahlian Teknik (Technical Skill) yaitu keahlian tentang bagaimana cara
mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan
motivasi, supervisi dan komunikasi. .
2. Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitu keahlian yang terkait dengan hal
penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan
pengawasan.
Keterampilan manajer secara umum, terdapat empat keterampilan manajer
pada masing-masing tingkat manajer:
1.Keterampilan konseptual
Keterampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan
mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.
2.Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi
orang lain.
3.Keterampilan Administrasi
Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang
dilakukan.
4.Keterampilan Teknik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode
dari suatu bidang tertentu.
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer
membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut
adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk
membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide
serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan
untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi
suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan
atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan
keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan
keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain,
yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus
selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan
komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan
merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.
Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas,
menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada
tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk
menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer,
memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua
keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer
untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan
cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang
paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top
manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama,
seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif
yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi
setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik.
Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia
pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
Keterampilan dan Pengetahuan yang Harus Dimiliki Seorang Manajer
1. Motivasi
Alasan mengapa para ahli manajemen sangat perlu mempelajari motivasi.
Karena motivasi sangat mempengaruhi performance kerja. Dari formasi berikut
dapat dilihat varabel yang mempengaruhi performance kerja adalah kemampuan
kerja dan motivasi kerja.
Masalah klasik dari jaman dahulu sampai sekarang yang selalu dihadapi oleh
manajer adalah dua kelompok besar yang memiliki dimensi banyak, yaitu;
a. Masalah motivasi kerja : Kebiasan kerja yg buruk, seperti tidak disiplin,
suka bolos, mencari komisi untuk pembelian alat kantor, terlambat pada jam
istirahat, menggunakan telpon perusahaan untuk pribadi, dan lain sebagainya.
b. Masalah kemampuan kerja : Masalah kualitas kerja yg tidak sesuai dengan
harapan. Ini menyangkut masalah pengetahuan dan keterampilan.
Kedua masing-masing variabel tersebut bila dicari faktor yang mempengaruhi
adalah; Varabel motivasi sangat dipengaruhi oleh karakter atau kepribadian
karyawan dan lingkungan kerja dan rumah tangga. Sedangkan kemampuan kerja
sangat dipengaruhi oleh seberapa besar pengetahuan yang dimiliki, dan tingkat
keterampilan karyawan yang bersangkutan.
Dari Hasil penilaian prestasi kerja dan pengamatan para penyelianya kita
dapat menentukan mana karyawan yang motivasi rendah dan keterampilan rendah,
motivasi tinggi-kemampuan kerja tinggi, motivasi tinggi-kemampuan kerja rendah,
dan motivasi rendah-kemampuan kerja tinggi. Komposisi ini dapat saja berubah,
ada kalanya karyawan berada dalam motivasi tinggi tetapi dalam kondisi tertentu
motivasi menjadi rendah. Sangat dipengaruhi oleh faktor lingkungan dan karakter
karyawan. Mungkin bonus atau kenaikan gajih yang ditunda bisa saja menjadi
penyebabnya.
Motivasi dapat ditularkan. Ketika lingkungan kerja termotivasi, maka
karyawan yang tidak termotivasi dapat ditularkan. Begitu pula sebaliknya. Jika
sebagaian besar karyawan berada pada motivasi tinggi-kemampuan tinggi, maka
karyawan lain mungkin akan mudah mengikutinya.
2. Komunikasi
Keterampilan komunikasi merupakan keterampilan berinteraksi secara baik
dengan banyak orang. Disebut juga keterampilan kemanusiaan. Kepada bawahan
bersifat mengayomi, persuasif, dan bersahabat. Kepada rekan kerja saling
menghormati. Kepada customer dan atasan bersifat melayani. Manajer
berkomunikasi dengan baik kepada semua orang, membagi visinya, dan membuat
semua orang menjadi tim sukses visi tersebut.
3. Kepemimpinan
Program kerja, eksekusi, dan evaluasi diperlukan komitmen, ketegasan, dan
keberanian. Karenanya manajer betul-betul harus menjadi pemimpin, dan tidak
terlalu terpengaruh terhadap hal-hal yang tidak perlu. Manajer yang kuat akan
menciptkan trust kepada lingkungannya, dan menumbuhkan teamwork yang solid.
4. Pengarahan
Pengarahan (Direction) adalah keinginan untuk membuat orang lain
mengikuti keinginannya dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan
jabatan secara efektif dan pada tempatnya demi kepentingan jangka panjang
perusahaan. Termasuk didalamnya memberitahukan orang lain apa yang harus
dilakukan dengan nada yang bervariasi mulai dari nada tegas sampai meminta atau
bahkan mengancam. Tujuannya adalah agar tugas-tugas dapat terselesaikan dengan
baik.
Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi
terpenting dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya
pengarahan ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin. Seorang
manajer yang baik hendaknya sering memberi masukan-masukan kepada
anggotanya karena hal tersebut dapat menunjang prestasi kerja anggota. Seorang
anggota juga layaknya manusia biasa yang senang dengan adanya suatu perhatian
dari yang lain, apabila perhatian tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja
mereka.
Dari definisi diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:
c. Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan
d. Memberikan petunjuk umum dan khusus
e. Mempengaruhi anggota, dan
f. Memotivasi
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan
lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. Pengarahan pada
dasarnya akan berkaitan dengan :
a. Faktor individu dalam kelompok
b. Motivasi dan kepemimpinan
c. Kelompok kerja dan,
d. Komunikasi dalam organisasi
5. Pengawasan
Seorang pemimpin atau manajer harus memiliki kemampuan pengawasan
dalam kedudukan atau pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen, terutama pengarahan
dan pengawasan pekerjaan orang lain (para bawahan). Dengan bimbingan dan
pengarahan, koordiansi dan pengawasan, pemimpin berusaha mencegah terjadinya
kekeliruan atau kesalahan setiap unit atau perseorangan dalam melaksanakan
volume dan beban kerjanya atau perintah dari pimpinannya.
6. Supervisi
Secara umum yang dimaksud dengan supervisi adalah melakukan
pengamatan secara langsung dan berkala oleh atasan terhadap pekerjaan yang
dilaksanakan oleh bawahan untuk kemudian apabila ditemukan masalah, segera
diberikan petunjuk atau bantuan yang bersifat langsung guna mengatasinya (Azwar,
1996).
Apabila supervisi dapat dilakukan dengan baik, akan diperoleh banyak
manfaat. Manfaat tersebut diantaranya adalah sebagai berikut (Suarli & Bachtiar,
2009) :
a. Supervisi dapat meningkatkan efektifitas kerja. Peningkatan efektifitas kerja
ini erat hubungannya dengan peningkatan pengetahuan dan keterampilan bawahan,
serta makin terbinanya hubungan dan suasana kerja yang lebih harmonis antara
atasan dan bawahan.
b. Supervisi dapat lebih meningkatkan efesiensi kerja. Peningkatan efesiensi
kerja ini erat kaitannya dengan makin berkurangnya kesalahan yang dilakukan
bawahan, sehingga pemakaian sumber daya (tenaga, harta dan sarana) yang sia-sia
akan dapat dicegah.
Apabila kedua peningkatan ini dapat diwujudkan, sama artinya dengan telah
tercapainya tujuan suatu organisasi. Tujuan pokok dari supervisi ialah menjamin
pelaksanaan berbagai kegiatan yang telah direncanakan secara benar dan tepat,
dalam arti lebih efektif dan efesien, sehingga tujuan yang telah ditetapkan
organisasi dapat dicapai dengan memuaskan (Suarli & Bachtiar, 2008).
2.3.4 Controlling and Evaluating
Kontrol dan evaluasi merupakan fungsi manajemen terakhir yang bertujuan
untuk mengendalikan agar pelaksanaan selalu sesuai dengan rencana dan menilai
apakah tujuan program dapat tercapai.
Kontrol dan evaluasi dilaksanakan secara berdampingan. Kontrol program
dilakukan untuk hasil evaluasi yang lebih baik karena dengan mengontrol program,
pelaksanaan program dapat mencapai tujuan yang diinginkan tanpa adanya
simpangan. Perbedaannya adalah sebagai berikut :
Kriteria Kontrol Evaluasi
Sumber data Data primer Data primer dansekunder
Pelaksana Pihak dalam Pihak luar
Waktu Setiap saat sesuai dengan
fungsi manajer
Setelah kegiatan
dilaksanakan
Sifat Formatif (memperbaiki
tugas staf, kualitas dan
produktivitas)
Formatif dan sumatif
Berikut adalah tahap-tahap dari evaluasi :
1. Memahami program yang akan dinilai
Beberapa hal yang perlu dipahami untuk menilai suatu program antara lain:
- Latar belakang dilaksanakannya program
- Masalah lahirnya program
- Tujuan yang ingin dicapai
- Kegiatan yang dilakukan untuk mencapainya
- Organisasi dan tenaga pelaksana
- Sumber daya yang dipergunakan
- Waktu dan pentahapan program
- Tolak ukur criteria keberhasilan
2. Menentukan macam dan ruang lingkup penilaian
3. Menyusun rencana penilaian, syarat rencana penilaian harusnya
mengandung :
g. Tujuan : jelas dana dan tolak ukurnya.
h. Macam data dan keterangan yang diperlukan
i. Sumber data :baik, akurat dan lengkap.
j. Cara mendapatkan data
k. Cara menarik kesimpulan
4. Pelaksanaan penilaian
Dalam pelaksanaan penilaian kita harus mencatat semua kegiatan serta hasil
yang diperoleh.
5. Menarik kesimpulan
Setelah hasil penilaian didapat, kemudian penilaian harus disimpulkan,
sesuai dengan cara yang telah ditetapkan dalam rencana penilaian. Beberapa hal
yang harus dilakukan dalam menarik kesimpulan antara lain :
a. Kesimpulan keberhasilan program
Disini kita melihat seberapa jauh keberhasilan program dan tujuan apa saja
yang telahdicapai (output & impact)
b. Kesimpulannilaiprogram
Nilai efektifitas juga diberikan apabila program dapat mengatasi latar
belakang masalah yang dihadapi. Nilai efisiensi diberikan apabila dengan sumber
biaya dan sumber daya yang minimal program dapat berhasil mencapai tujuan
dengan maksimal.
6. Menyusun saran-saran
Penyusunan saran-saran bertujuan untuk memperbaiki pelaksanaan program
pada masa yang akan datang.
Penerapan fungsi control pada puskesmas :
- LAM ( Local Area Monitoring)
- PIAS-PWS (Pemantauan Ibu dan Anak - Pemantauan Wilayah
Setempat)
- Supervisi, monitoring, evaluasi, audit internal keuangan
puskesmas
2.4 Proses Perencanaan Program Kesehatan
2.4.1 Analisis situasi
1.1 Pengertian analisis situasi
Kegiatan mengumpulkan dan memahami informasi tentang suatu situasi
yang berguna untuk menetapkan masalah. Analisis situasi bertujuan untuk:
1) Memahami masalah kesehatan secara jelas dan spesifik
2) Mempermudah penentuan prioritas
3) Mempermudah penentuan alternatif pemecahan masalah
1.2 Jenis Data yang dikumpulkan dengan pendekatan Blum.
1) Analisis kependudukan
(1) Jumlah penduduk
(2) Pertumbuhan penduduk
(3) Struktur umur
(4) Mobilitas penduduk
(5) Pekerjaan
2) Analisis masalah kesehatan/ penyakit
Analisa status kesehatan akan menjelaskan masalah kesehatan apa
yang dihadapi. Analisis ini akan menghasilkan ukuran-ukuran status kesehatan
secara kuantitatif, penyebaran masalah menurut kelompok umur penduduk, menurut
tempat dan waktu. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan epidemologis.
Ukuran yang digunakan adalah angka kematian (mortalitas) dan angka kesakitan
(morbiditas).
3) Analisis perilaku kesehatan
Analisis ini memberikan gambaran tentang pengetahuan, sikap dan
perilaku masyarakat sehubungan dengan kesehatan maupun upaya kesehatan. Dapat
menggunakan teori pengetahuan, sikap praktek, atau health belief model atau teori
lainnya.
4) Analisis lingkungan kesehatan
Aspek lingkungan adalah faktor yang memiliki pengaruh yang
paling besar terhadap derajat kesehatan. Secara spesifik aspek lingkungan yang
berhubungan dengan kesehatan dapat digolongkan menjadi 3 yaitu aspek
lingkungan fisik, biologis, dan lingkungan sosial.
(1) Lingkungan fisik
Kinerja manusia dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor, salah satunya
adalah faktor lingkungan fisik. Lingkungan fisik bisa berupa suhu, cuaca, manusia
lain, pemandangan, suara, bau, dan lain-lain. Yang semua aspek tersebut besar
kecilnya dapat mempengaruhi terjadinya penyakit dan tingkat kesehatan
masyarakat.
Analisis lingkungan fisik ini dapat dilakukan dengan mempergunakan data
yang diperoleh dari sumber-sumber data yang ada seperti Badan Meteorologi dan
Geofisika, BPS, dan lain-lain.
(2) Lingkungan biologis
Komponen yang termasuk dalam lingkungan biologis adalah sanitasi,
kuman penyakit, vektor, binatang tenak, dan lain-lain. Ada berbagai jenis indikator
dalam menganalisis lingkungan biologis seperti akses terhadap air bersih, jumlah
jamban dan pembuangan sampah, keberadaan vektor penyakit. Tergantung dari
jenis datanya.
(3) Lingkungan sosial-ekonomi
Informasi mengenai keadaan sosial ekonomi masyarakat juga sangat
bermanfaat dalam menganalisis faktor lingkungan yang berpengaruh terhadap
derajat kesehatan.
Tingkat ekonomi masyarakat juga juga dapat menjadi indikator dari
kemampuan masyarakat untuk ikut menikmati pelayanan kesehatan. Adanya akses
ke pelayanan kesehatan saja belum dapat dijadikan jaminan bahwa mereka akan
dapat pelayanan kesehatan secara optimal.
Mengenai lingkungan sosial dapat berguna dalam menganalisis situasi
kesehatan. Misalnya secara sosial diketahui bahwa penderita penyakit kusta selalu
dikucilkan dari pergaulan karena dianggap dapat menularkan ke orang lain.
Data yang diperlukan untuk menganalisis lingkungan kesehatan diantaranya
adalah indikator ekonomi daerah seperti produk domestik bruto per kapita,
perkembangan pendapatan asli daerah, dan lain-lain. Sedangkan untuk data
lingkungan sosial diperoleh dari lembaga-lembaga yang ada dalam masyarakat
seperti organisasi sosial kemasyarakatan.
5) Analisis program dan pelayanan kesehatan, sarana dan prasarana.
Pelayanan atau upaya kesehatan meliputi upaya promotif, preventif,
kuratif maupun rehabilitative. Analisis ini menghasilkan data atau informasi tentang
input, proses, output dan dampak dari pelayanan kesehatan
2.4.2 Identifikasi masalah
15.1 Pengertian identifikasi masalah
Identifikasi masalah adalah suatu tahapan proses merumuskan masalah
untuk mengenali masalah yang ingin diselesaikan. Salah salah satu cara untuk
memudahkan seseorang mengungkapkan atau menyatakan identifikasi masalah
dengan baik adalah dengan mengetahui secara jelas masalah yang dihadapi.
15.2 Jenis masalah di bidang kesehatan
1) Masih tingginya disparitas status kesehatan. Meskipun secara nasional
kualitas kesehatan masyarakat telah meningkat, akan tetapi disparitas status
kesehatan antar tingkat sosial ekonomi, antar kawasan, dan antar perkotaan-
pedesaan masih cukup tinggi.
2) Status kesehatan penduduk miskin masih rendah.
3) Beban ganda penyakit. Dimana pola penyakit yang diderita oleh masyarakat
adalah penyakit infeksi menular dan pada waktu yang bersamaan terjadi
peningkatan penyakit tidak menular, sehingga Indonesia menghadapi beban ganda
pada waktu yang bersamaan (double burden)
4) Kualitas, pemerataan dan keterjangkauan pelayanan kesehatan masih
rendah.
5) Terbatasnya tenaga kesehatan dan distribusinya tidak merata.
6) Perilaku masyarakat yang kurang mendukung pola hidup bersih dan sehat.
7) Kinerja pelayanan kesehatan yang rendah.
8) Rendahnya kondisi kesehatan lingkungan. Masih rendahnya kondisi
kesehatan lingkungan juga berpengaruh terhadap derajat kesehatan masyarakat.
Kesehatan lingkungan merupakan kegiatan lintas sektor belum dikelola dalam suatu
sistem kesehatan kewilayahan.
9) Lemahnya dukungan peraturan perundang-undangan, kemampuan sumber
daya manusia, standarisasi, penilaian hasil penelitian produk, pengawasan obat
tradisional, kosmetik, produk terapetik/obat, obat asli Indonesia, dan sistem
informasi.
15.3 Cara mengidentifikasi masalah
1) Laporan kegiatan dari program kesehatan yang ada.
2) Survailance epidemilogi atau pemantauan penyebaran penyakit
3) Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan
perencanaan kesehatan.
4) Hasil kunjungan lapangan supervisi dan sebagainya.
2.4.3 Memilih prioritas masalah
Definisi
Proses menentukan masalah yang paling utama dengan skala
prioritas, setelah mendata atau melakukan survei langsung dimasayarakat tentang
berbagai masalah kesehatan yang ada.
Teknik pemilihan prioritas masalah
a. Teknik skoring
Pada cara ini pemilihan prioritas dilakukan dengan memberikan
score (nilai) untuk pelbagai parameter tertentu yang telah ditetapkan. Parameter
yang dimaksud yaitu
1. Besarnya masalah
2. Berat ringannya akibat yang ditimbulkan
3. Kenaikan prevalensi masalah
4. Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah tersebut
5. Keuntungan sosial yang dapat diperoleh jika masalah tersebut terselesaikan.
6. Rasa prihatin masyarakat terhadap masalah
7. Sumber daya yang tersedia yang dapat dipergunakan untuk mengatasi masalah.
Secara terperinci cara-cara tersebut antara lain :
1. Cara Bryant
Cara ini telah dipergunakan di beberapa negara yaitu di Afrika dan
Thailand. Cara ini menggunakan 4 macam kriteria, yaitu :
a. Community Concern, yakni sejauh mana masyarakat menganggap masalah
tersebut penting
b. Prevalensi, yakni berapa banyak penduduk yang terkena penyakit tersebut
c. Seriousness, yakni sejauh mana dampak yang ditimbulkakn penyakit
tersebut
d. Manageability, yakni sejauh mana kita memiliki kemampuan untuk
mengatasinya.
Menurut cara ini masing-masing kriteria tersebut diberi scoring, kemudian
masing-masing skor dikalikan. Hasil perkalian ini dibandingkan antara masalah-
masalah yang dinilai. Masalah-masalah dengan skor tertinggi, akan mendapat
prioritas yang tinggi pula.
2. Cara Ekonometrik
Cara ini dipergunakan di Amerika Latin. Kriteria yang dipakai adalah :
1) Magnitude (M), yakni kriteria yang menunjukkan besarnya masalah
2) Importance (I), yakni ditentukan oleh jenis kelompok penduduk yang
terkena masalah
3) Vulnerability (V), yaitu ada tidaknya metode atau cara
penanggulangan yang efektif.
4) Cost (C) , yaitu biaya yang diperlukan untuk penanggulangan
masalah tersebut.
Hubungan keempat kriteria dalam menentukan prioritas masalah (P) adalah
sebagai berikut:
P = M . I . V
C
3. Metode Hanlon & Delbecqa
Sumber informasi yang dipergunakan dapat berasal dari :
· Pengetahuan dan pengalaman individual para anggota
· Saran dan pendapat nara sumber
· Peraturan pemerintah yang relevan
Dalam metode Hanlon dibagi dalam 4 kelompok kriteria, masing-masing
adalah :
1. Kelompok kriteria A = besarnya masalah
2. Kelompok kriteria B = tingkat kegawatan masalah
3. Kelompok kriteria C = kemudahan penanggulangan masalah
4. Kelompok kriteria D = Pearl faktor, dimana :
P = Kesesuaian
E = Secara ekonomi murah
A = dapat diterima
R = Tersedianya sumber
L = Legalitas terjamin
b. Teknik non skoring
Memilih prioritas masalah dengan mempergunakan berbagai parameter,
dilakukan bila tersedia data yang lengkap. Bila tidak tersedia data, maka cara
menetapkan prioritas masalah yang lazim digunakan adalah :
2. Delphin Technique
Yaitu penetapan prioritas masalah tersebut dilakukan melalui kesepakatan
sekelompok orang yang sama keahliannya. Pemilihan prioritas masalah dilakukan
melalui pertemuan khusus. Setiap peserta yang sama keahliannya dimintakan untuk
mengemukakan beberapa masalah pokok, masalah yang paling banyak
dikemukakan adalah prioritas masalah yang dicari.
3. Delbech Technique
Penetapan prioritas masalah dilakukan melalui kesepakatan sekelompok
orang yang tidak sama keahliannya. Sehingga diperlukan penjelasan terlebih dahulu
untuk meningkatkan pengertian dan pemahaman peserta tanpa mempengaruhi
peserta. Lalu diminta untuk mengemukakan beberapa masalah. Masalah yang
banyak dikemukakan adalah prioritas.
2.4.4 Menentukan tujuan program terpilih
a. Definisi
Proses setelah menetapkan prioritas masalah dimana yang kita menetapkan
tujuan dan target dari masalah tersebut. Tujuan tersebut secara umum dapat di
bedakan atas dua macam yakni tujuan umum dan tujuan khusus
b. Macam tujuan
1. Tujuan umum
Syarat rumusan tujuan umum (goal), yang baik banyak macamnya. Jika
disederhanakan dapat dibedakan atas tiga ,macam yakni :
1) Jelas keterkaitannya dengan misi organisasi
Rumusan tujuan umum pada dasarnya dikembangkan dari misi organisasi.
Oleh karena itu dalam merumuskan tujuan umum, harus di upayakan adanya
keterkaitan dengan misi organisasi.
2) Jelas keterkaitannya dengan masalah yang ingin di capai
Rumusan tujuan umum pada dasarnya menggambarkan keadaan umum yang
ingin di capai apabila masalah dapat diatasi. Oleh karena itu dalam merumuskan
tujuan umum harus di upayakan adanya keterkaitan dengan masalah yang inign di
atasi.
3) Menggambarkan keadaan yang ingin di capai
Rumusan tujuan umum harus menggambarkan keadaan yang ingin di capai
buka nmenggambrkan kegiatan yang akan dilakukan. Rumusan tujuan umum yan
baik adalah yang mempergunakan kata benda bukan kata kerja.
2. Tujuan khusus
Syarat rumusan tujuan khusus (objective) banyak macamnya kecuali harus
memenuhi semua syarat rumusan tujuan umum, juga harus mempunyai tolak ukur.
Tolak ukur yang dimaksu di bedakan atas lima macam, yakni tentang apa
masalah yang ingin di atasi oleh rencana kerja yang akan dilaksanakan, siapa yang
akan memperoleh manfaat apabila rencana kerja dilaksanakan kerja akan
dilaksanakan, berapa besarnya target yang kan dicapai, serta berapa lama rencana
kerja akan dilaksanakan.
2.4.5 Penyusunan alternatif jalan keluar
Penyusunan alternative jalan keluar dan pemilihan prioritas jalan keluar
merupakan dua kegiatan yang dilakukan dalam tahap penetapan prioritas jalan
keluar. Tahapan ini dilakukan setelah prioritas masalah berhasil ditetapkan.
Penyusunan alternative jalan keluar merupakan kegiatan pertama yang harus
dilakukan setelah prioritas masalah ditetapkan. Kegiatan ini adalah kegiatan
penting. Hal ini dikarenakan terkait dengan upaya memperluas wawasan, jika
berhasil diwujudkan akan besar perananya dalam pelaksanaan jalan keluar. Hal
yang dibutuhkan untuk menyusun alternative jalan keluar adalah berpikir kreatif
(creative thinking). Teknik berpikir kreatif yang banyak digunakan adalah teknik
analogi atau sering disebut dengan synectic technique. Langkah-langkah yang
ditempuh dalam penyusunan alternative jalan keluar adalah sebagai berikut:
1) Menentukan berbagai penyebab masalah
Dalam penentuan berbagai penyebab masalah maka dilakukan curah
pendapat atau dikenal sebagai brain storming dengan membahas data yang telah
dikumpulkan. Alat yang dapat membantu kegiatan ini adalah diagram hubungan
sebab-akibat. Dalam penentuan berbagai penyebab masalah, beberapa hal yang
dimanfaatkan adalah pengetahuan, pengalaman, dan data yang tersedia. Ketiga hal
ini disatukan maka dapat ditentukan berbagai penyebab masalah secara teoritis.
2) Memeriksa kebenaran penyebab masalah
Dikarenakan berbagai penyebab masalah yang ditetapkan sementara bersifat
teoritis maka dibutuhkan pemeriksaan ulang tentang kebenarannya. Pemeriksaan
ulang ini dikenal sebagai confirmation. Hal ini dapat dilakukan dengan
pengumpulan data tambahan dan uji statistic mengenai keadaan di lapangan
sebenarnya bagaimana. Jika terdapat penyebab masalah yang tidak ada hubungan
dengan faktanya maka penyebab masalah ini dapat disingkirkan.
3) Mengubah masalah ke dalam bentuk kegiatan
Jika daftar penyebab masalah yang hasil uji statistiknya sesuai maka
dilanjutkan dengan mengubah daftar masalah tersebut ke dalam bentuk kegiatan.
Setelah terbentuk kegiatan kemudian dapat dipikirkan alternative jalan keluar apa
yang dapat dilakukan.
2.4.6 Pemilihan prioritas jalan keluar
Pemilihan prioritas jalan keluar dari beberapa alternative yang ada bukanlah
hal yang mudah dilakukan. Kegiatan ini harus dilakukan dengan seksama. Prioritas
yang dipilih harus sesuai dengan kemampuan dari suatu organisasi. Dalam
penentuan prioritas perlu dilihat keuntungan dan kerugian dari masing-masing
alternative. Jika alternatif yang ada terlalu susah untuk dipilih atau ketersediaan
sumber daya yang terbatas maka cara yang dianjurkan adalah memakai teknik
criteria matriks. Dua criteria yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
1) Efektivitas jalan keluar
Setiap alternative jalan keluar diberi nilai efektivitas mulai dari angka 1
(tidak efektif) sampai angka 5 (paling efektif). Prioritas jalan keluar yang digunakan
adalah alternative yang paling efektif. Dalam penentuan nilai ini maka harus
diperhatikan beberapa kriteria berikut: besarnya masalah yang dapat
diselesaikan(magnitude. Semakin besar masalah dapat diatasi maka semakin
penting alternative ini), pentingnya jalan keluar (importancy. Semakin bertahan
lama masalah ini selesai maka semakin tinggi nilai alternative ini), dan sensivitas
jalan keluar(vulnerability. Semakin cepat masalah dapat diselesaikan maka semakin
diutamakan alternative ini).
2) Efesiensi jalan keluar
Setiap alternative diberikan nilai efisiensi mulai dari angka 1 (tidak efisien)
sampai angka 5 (paling efisien). Nilai efisiensi biasanya dihubungkan dengan biaya
(cost). Semakin besar biaya yang dikeluarkan maka semakin tidak efisien
alternative tersebut. Prioritas (P) didapatkan dari hasil magnitude (M) x importancy
(I) x vulnerability (V) dibagi dengan cost C.
2.4.7 Mengkaji Hambatan dan Kelemahan Program
Langkah keempat proses penyusunan rencana adalah mengkaji kembali
hambatan dan kelemahan program yang pernah dilaksanakan. Tujuannya adalah
untuk mencegah timbulnya hambatan serupa. Selain mengkaji hambatan yang
pernah dialami , juga dibahas prediksi kendala dan hambatan yang mungkin akan
terjadi di lapangan pada saat program dilaksanakan
Jenis hambatan dan kelemahan program dapat dikategorikan ke dalam :
1. Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi
Hambatan ini merupakan aspek terlemah organisasi. Motivasi kerja staf
rendah, pengetahuan dan ketrampilan mereka kurang, staf belum mampu
mengembangkan pastisipasi masyarakat setempat. Peralatan sterlisasi belum
tersedia atau dana untuk membeli peralatan tsb tidak dialokasikan. Arus informasi
tentang pelaksanaan program sangat lamban karena data yang tersedia kurang dapat
dipercaya , kurang akurat dan diolah secara manual.
Laporan kegiatan program tidak dilaksanakan untuk menyusun rencana
kegiatan program sehingga staf terperangkap saat rutinisme, laporan kegiatan
program dibuat asal jadi saja, laporan ada tapi kegiatan sering tidak dilakukan,
supervisi lemah. Jumlah dana operasional masih kurang, turunnya juga sering
terlambat dan masih sering dipotong alokasinya oleh Dikes Kabupaten/Kota.
Waktu yang tersedia tidak dimanfaatkan oleh staf untuk menyusun rencana
kerja harian atau untuk melakukan supervise ke lapangan. Semua jenis hambatan ini
sebenarnya harus dilakukan pada saat melakukan analisis situasi tetapi lebih
difokuskan pada analisis internal organisasi (sumber daya dan proses kegiatan
program)
2. Hambatan yang terjadi pada lingkungan
Hambatan geografis ( jalan rusak), iklim atau musim hujan, masalah tingkat
pendidikan masyrakat yang masih rendah, sikap dan budaya masyarakat yang tidak
kondusif ( mitos, hal yang dianggap tabu). Semua kendala dan hambatan yang
bersumber pada lingkungan ini sebaiknya dianalisis pada saat melakukan kajian
terhadap perilaku sehat-sakit masyarakat. Perilaku masyarakat yang kurang
partisipasif adalah kendala utama pelaksanaan program. Di satu sisi, keadaan
lingkungan ini tidak selalu dianggap kendala, tetapi dijadikan sebuah tantangan
yang perlu diantisipasi atau diatasi agar tidak menjadi hambatan dalam pelaksanaan
program. Masalahnya rendahnya pendidikan, jalan rusak, kurangnya air minum
adalah kendala yang harusnya ditangani sector lain ( pendidikan, pembangunan,
ekonomi, PU, PDAM)
Setelah semua hambatan dianalisis kemudian ditetapkan langkah-langkah
sebagai berikut :
a. Susun daftar semua hambatan. Hambatan mungkin terjadi pada staf atau
pelaksana, peralatan, dana, waktu , geografis, iklim, dan peran serta masyarakat
b. Pilih hambatan yang dapat dihilangkan, mana yang dianggap tantangan
untuk dimodifikasi atau dikurangi, mana yang tidak bisa dihilangkan sam sekali
c. Kaji kembali tujuan operasional kegiatan yang sudah disusun tetapi tetap
waspada dan was-was pada kendala yang terjadi dilapangan. Alternatif kegiatan
yang dipilih untuk mencapai tujuan program dan sudah mempertimbangkan
berbagai hambatan dan kendala di lapangan diharapkan akan memberikan hasil
yang lebih optimal, sehingga pelaksanaan menajemen program dilapangan lebih
efektif, efisien, dan rasional
2.4.8 Menyusun Rencana Kerja Operasional (RKO)
Hambatan (kelemahan) yang bersumber dari dalam organisasi harus dikaji
dulu sebelum RKO disusun. Jika tidak, program yang akan dilaksanakan akan
terhambat dengan faktor internal organisasi. Faktor lingkungan diluar organisasi
seperti peran serta masyarakat dan kerja sama lintas sector juga penting dikaji
sebagai bagian daro strategi pengembangan program di lapangan.
Pada saat memasuki fase ini, tim perencana sudah menetapkan tujuan dan
target yang ingin dicapai. Proses perencanaan yang terakhir adalah menetapkan
alternative kegiatan dan sumber data pendukung. Langkah ini dilakukan sebelum
proses penyelengara RKO. Format RKO terdiri dari :
1. Alasan utama disusunnya RKO (WHY)
Tulis dengan jelas tujuan operasional atau hasil yang ingin dicapai. Dalam
tujuan harus jelas target yang ingin dipakai. Target ini dapat dipakai manager
program untuk mengukur keberhasilan program, misalnya turunnya kejadian diare
sampai 30% dalam kurang 3 tahun.
2. Kegiatan Program (HOW)
Jelaskan langkah praktis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan
program termasuk bagaimana mengatasi berbagai hambatan-kendala yang mungkin
muncul selama kegiatan berlangsung, misalnua meningkatkan pemasangan JAGA
sampai 10% setiap tahunnya. Untuk itu perlu ditingkatkan peran serta masyarakat
untuk memasang JAGA dengan memasukan program JAGA ini ke dalan
perencanaan pembanguna kesehatan masyarakat desa.
3. Pelaksana dan sasarannya (WHO)
Berbagai kegiatan program harus ada penanggungjawabnya dan staf yang
akan melaksanakan rencana kegiatan tsb. Pada bagian ini perlu ada penjelasan
tentang jumlah dan jenis kualifikasi staf yang perlu dimiliki oleh staf pelaksana.
Demikian pula dengan cara merekea diorganisasi , uraian tugasnya , sasaran
kegiatan program dan jumlah kelompok penduduk yang di harapkan menerima
pelayanan kesehatan dalam kurun waktu tertentu.
4. Sumber Daya Pendukung
Buat daftar jenis dan jumplah perawatan yang diperlukan dan yang sudah
tersedia untuk mendukung pelaksanaan kegiatan. Berapa dana yang diperlukan,
berapa besar alokasinya untuk setiap jenis kegiatan, apakah ada kebutuhan dana
tambahan.
5. Tempat (WHERE)
Diberikan penjelasan tempat kegiatan program. Hal ini penting untuk
dijlaskan tentang transport, dana , jenis komunikasi yang dibutuhkan untuk
mendukung kegiatan program.
6. Waktu pelaksana (WHEN)
Tahap kegiatan yang akan dilaksanakan, kapan dimulai dan kapan
berakhirnya. Untuk kegiatan tahunan, fase kegiatannya dibagi dalam bulan,
Kegiatan bulanan dibagi dalam fase minggu,harian.
BAB III
PEMBAHASAN KASUS
3.1 Proses Perencanaan Program Kesehatan Gigi dan Mulut
Pada kasus ini, penyebab dari tidak tercapainya target pada program
Puskesmas Sukaramai adalah kurangnya pengetahuan dan keterampilan drg Harumi
sebagai kepala puskesmas tersebut mengenai fungsi-fungsi manajemen maka dari
itu drg Harumi perlu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan manajemennya
sehingga drg Harumi dapat membuat rencana program kesehatan gigi dan mulut
serta kesehatan umum untuk memperbaiki masalah kesehatan masyarakat yang
terjadi.
Untuk mencapai tujuan Puskesmas secara efektif dan efisien, pimpinan
Puskesmas dituntut untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, yaitu fungsi-
fungsi yang harus dilaksanakan oleh pimpinan Puskesmas secara terorganisasi,
berurutan dan berkesinambungan. Banyak ahli manajemen mengemukakan teori
tentang fungsi-fungsi manajemen, tergantung dari sudut pandangnya.
Fungsi manajemen yang digunakan oleh Puskesmas diadaptasi dari fungsi
manajemen yang dikemukakan oleh Terry dengan penambahan fungsi evaluating
(Penilaian), sehingga fungsi-fungsi manajemen Puskesmas adalah sebagai berikut:
1) Planning (Perencanaan) : sebuah proses yang dimulai dengan merumuskan
tujuan puskesmas sampai dengan menetapkan alternatif kegiatan untuk
mencapainya.
2) Organizing (Pengorganisasian) : serangkaian kegiatan manajemen untuk
menghimpun semua sumber daya yang dimiliki Puskesmas dan memanfaatkan
secara efisien untuk mencapai tujuan Puskesmas.
3) Actuating (Penggerakan Pelaksanaan) : proses pembimbingan kepada staf
agar mereka mampu dan mau bekerja secara optimal menjalankan tugas-tugasnya
sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimiliki, dan dukungan sumber
daya yang tersedia.
4) Controlling (Pengawasan/Pembimbingan) : proses untuk mengamati secara
terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai rencana yang sudah disusun dan
mengadakan perbaikan jika terjadi penyimpanagan. Pelaksanaan fungsi manajemen
ini memerlukan perumusan standar kinerja (standard performance).
5) Evaluating (Penilaian) : suatu proses untuk menentukan nilai atau tingkat
keberhasilan dari pelaksanaan suatu program dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan atau suatu proses yang teratur dan sistematis dalam membandingkan
hasil yang dicapai dengan tolok ukur atau kriteria yang telah ditetapkan, dilanjutkan
dengan pengambilan kesimpulan serta memberikan saran-saran yang dapat
dilakukan pada setiap tahap dari pelaksanaan program (Azwar, 1998).
Setelah drg Harumi mempelajari fungsi manajemen maka drg Harumi dapat
menerapkan materi yang sudah dipelajari beliau dalam sistem manajemen
Puskesmas yang dikepalai beliau. Selain fungsi manajemen, drg. Harumi juga harus
mempelajari proses perencanaan program kesehatan umum serta gigi dan mulut.
Berikut penjelasan mengenai proses perencanaan yang berkaitan dengan kasus ini.
3.2 Aspek-aspek Perencanaan Tingkat Puskesmas
Dalam perencanaan Puskesmas terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus
diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah hasil dari pekerjaan perencanaan
(outcome of planning) Puskesmas, perangkat organisasi Puskesmas yang
dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan (mechanic of planning)
Puskesmas, serta proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan
(process of planning) Puskesmas. Uraian dari masing-masing aspek ini secara
sederhana adalah sebagai berikut :
1. Hasil dari pekerjaan perencanaan Puskesmas
Hasil dari pekerjaan perencanaan (outcome of planning) disebut sebagai
rencana (plan), yang dapat berbeda antara satu pekerjaan perencanaan dengan
pekerjaan perencanaan lainnya. Hasil pekerjaan perencanaan yang dilakukan oleh
Puskesmas adalah rencana Puskesmas. Hasil pekerjaan perencanaan pada
Puskesmas Sukaramai ini adalah meningkatnya kesehatan gigi dan mulut warga
desa Marga serta pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan di Puskesmas
Sukaramai.
2. Perangkat perencanaan Puskesmas
Perangkat perencanaan (mechanic planning) adalah satuan organisasi yang
ditugaskan dan atau yang bertanggung jawab menyelenggarakan pekerjaan
perencanaan. Pada suatu organisasi yang kecil dan sederhana seperti Puskesmas,
tidak ada perangkat khusus yang membidangi perencanaan. Perencanaan Puskesmas
dilakukan oleh para penanggung jawab program Puskesmas dengan
mengikutsertakan seluruh pegawai dibawah koordinasi kepala Tata Usaha dengan
bimbingan dan pengarahan kepala Puskesmas. Pada kasus ini, diharapkan drg
Harumi mengajukan permohonan penambahan tenaga kesehatan karena tenaga
kesehatan yang ada kurang sehingga drg Harumi dapat lebih mudah dalam
mengkoordinasikan masing-masing tanggung jawab dari pegawainya.
3. Proses perencanaan
Proses perencanaan (process of planning) adalah langkah-langkah yang
harus dilaksanakan pada pekerjaan perencanaan. Berbeda dengan hasil dan
perangkat, proses perencanaan ini pada dasarnya adalah sama untuk berbagai
pekerjaan perencanaan. Untuk dapat menghasilkan suatu rencana yang baik,
sebaiknya langkah-langkah yang ditempuh adalah sama.
Dari ketiga aspek perencanaan tersebut, yang terpenting bukanlah hasil atau
perangkat perencanaan, melainkan proses perencanaan. Untuk keberhasilan
pekerjaan perencanaan, sangat dianjurkan untuk memahami proses perencanaan.
Proses perencanaan Puskesmas harus mengikutsertakan seluruh pegawai Puskesmas
secara partisipatif.
3.3 Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana Tingkat Puskesmas
Ada 2 (dua) tipe utama rencana Puskesmas, yaitu Rencana Strategik
Puskesmas, dan Rencana Operasional Puskesmas.
1. Rencana Strategik Puskesmas
a. Pengertian Rencana Strategik Puskesmas
Rencana Strategik Puskesmas adalah rencana jangka menengah atau jangka
panjang Puskesmas yang menggambarkan arah yang harus dituju serta langkah
yang harus dilaksanakan. Rencana Strategik Puskesmas memusatkan perhatian
untuk melakukan pekerjaan yang benar dan efektif dan bertujuan agar Puskesmas
berfungsi dengan baik serta tanggap dan antisipatif terhadap lingkungan Puskesmas.
b. Tahapan - Tahapan Penyusunan Rencana Strategik Puskesmas
1) Perumusan Visi Puskesmas
Untuk mencapai tujuan Puskesmas yang telah ditetapkan, diperlukan
perumusan visi Puskesmas yang akan diwujudkan, karena visi itulah yang berperan
sebagai “pemandu” tindakan semua stakeholder Puskesmas di masa depan. Dalam
kasus ini, visi dari Puskesmas Sukaramai adalah “Desa marga sehat 2014”.
2) Perumusan Misi Puskesmas
Misi Puskesmas adalah maksud atau alasan mendasar diselenggarakannya
program dan kegiatan Puskesmas. Misi Puskesmas disusun dari konteks masalah,
potensi, dan kebutuhan kesehatan masyarakat di wilayah kerja Puskesmas. Misi
puskesmas merupakan upaya untuk mewujudkan visi puskesmas menjadi
kenyataan. Pada kasus ini, misi yang dapat diwujudkan adalah meningkatkan
kesehatan umum serta gigi dan mulut masyarakat desa Marga.
3) Perumusan Tujuan Puskesmas (goal formulation) atau penetapan sasaran (setting
objective)
Tujuan Puskesmas merupakan hasil akhir yang diharapkan. Tujuan
Puskesmas yang jelas membuat organisasi, pimpinan, dan pegawai Puskesmas
dapat melaksanakan tugas dan memanfaatkan serta mendayagunakan sumber daya
secara efisien. Tujuan dari Puskesmas Sukaramai adalah meningkatkan derajat
kesehatan umum serta gigi dan mulut masyarakat sekitar desa Marga.
4) Perumusan Strategi Puskesmas
Strategi merupakan suatu pernyataan tentang cara-cara yang akan digunakan
di masa depan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Strategi yang dapat
disusun drg. Harumi dapat berupa pemberian penyuluhan ke SD yang ada di sekitar
desa Marga, atau penyuluhan kepada perkumpulan ibu-ibu di desa Marga.
5) Perumusan Kebijakan Puskesmas
Kebijakan Puskesmas Sukaramai dapat berupa aturan mengenai jam kerja
atau ketentuan tanggung jawab masing-masing pegawai.
6) Penetapan Program dan Kegiatan Puskesmas
Program Puskesmas adalah rencana komprehensif yang meliputi
penggunaan sumber daya untuk masa yang akan datang dalam bentuk sebuah pola
yang terintegrasi dan yang menetapkan suatu urutan program dan kegiatan yang
perlu dilaksanakan serta jadwal waktu untuk masing-masing program dan kegiatan
tersebut dalam rangka usaha mencapai tujuan Puskesmas. Sebuah program dapat
meliputi : tujuan, kebijaksanaan, prosedur, metode, standar, penanggung jawab,
serta anggaran.
2. Rencana Operasional Puskesmas
Rencana Operasional Puskesmas Sukaramai bertujuan untuk menyelesaikan
masalah mengenai kurangnya SD yang seharusnya dibina, menurunkan prevalensi
karies yang tinggi pada anak-anak SD, serta pemberian penyuluhan mengenai
kesehatan gigi dan mulut kepada ibu-ibu di desa Marga. Berikut uraian Rencana
Operasional Puskesmas Sukaramai.
Langkah-Langkah Perencanaan Program Kesehatan
1. Analisis Situasi
Berdasarkan kasus yang dialami drg. Harumi analisis situasi didapatkan dari
data primer, yaitu data yang didapatkan dari Puskesmas Sukaramai itu sendiri. Dari
8 SD yang harusnya dibina, hanya 2 SD yang menjadi SD binaan dengan prevalensi
karies di kedua desa tersebut sangat tinggi, yakni 95%. Berdasarkan observasi,
ditemukan bahwa pengetahuan ibu-ibu yang datang ke 3 posyandu binaan mengenai
kesehatan gigi dan mulut masih masuk kategori rendah.
Berdasarkan data potensi organisasi kesehatan, hanya terdapat seorang
kepala puskesmas yang berperan sekaligus sebagai medicus practicus yaitu drg.
Harumi, dengan pengetahuan yang kurang memadai mengenai manajemen
kesehatan. Selain itu juga hanya terdapat seorang dokter gigi dan seorang perawat
gigi, dengan jumlah pasien 20 orang per hari.
Berdasarkan data sarana dan prasarana, Puskesmas Sukaramai memiliki
sarana dan prasarana yang kurang baik.
2. Mengidentifikasi Masalah dan Prioritasnya
Berdasarkan analisis situasi yang ada, didapatkan masalah-masalah sesuai
prioritasnya sebagai berikut:
a. Pengetahuan dan keterampilan drg. Harumi sebagai kepala puskesmas
kurang memadai, sehingga fungsi-fungsi manajemen tidak dilaksanakan dengan
baik
b. Tenaga kesehatan dan sarana prasarana puskesmas kurang baik
c. Pengetahuan ibu-ibu mengenai kesehatan gigi dan mulut termasuk kategori
rendah
d. Jumlah SD binaan tidak mencapai target, dengan 2 SD yang dibina
berprevalensi karies tinggi, yakni 95%
Prioritas masalah disusun berdasarkan besarnya masalah, pengaruh masalah
tersebut terhadap prevalensi karies, keuntungan yang akan didapatkan jika masalah
tersebut diatasi, dan teknologi yang tersedia untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Jika fungsi-fungsi manajemen telah dikuasai oleh kepala puskesmas, pengelolaan
puskesmas akan menjadi lebih baik. Setelah itu, jika SDM ditambah, maka kerja
puskesmas akan menjadi lebih ringan karena ditanggung bersama, sehingga
masalah yang teratasi akan lebih banyak dan cepat.
Kemudian pengetahuan mengenai kesehatan gigi dan mulut sebaiknya
disosialisasikan kepada ibu-ibu terlebih dahulu, dengan harapan ibu-ibu akan
menerapkannya dirumah kepada anggota keluarga lainnya termasuk anak-anak.
Setelah itu barulah dilakukan penyuluhan kepada anak-anak SD binaan dalam
upaya menurunkan prevalensi karies.
3. Menetapkan Tujuan dan Sasaran
Ada dua tujuan dalam perencanaan program kesehatan, yaitu tujuan umum
dan tujuan khusus. Dalam kasus ini, tujuan umumnya adalah mengatasi masalah
kesehatan masyarakat dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Sedangkan
tujuan khususnya adalah meningkatkan pengetahuan mengenai manajemen
kesehatan beserta fungsi-fungsinya, meningkatkan pengetahuan ibu-ibu yang
datang ke posyandu mengenai kesehatan gigi dan mulut, serta menurunkan
prevalensi karies di 8 SD binaan puskesmas. Ada dua sasaran dari tujuan ini, yaitu
drg. Harumi sebagai kepala puskesmas dan penduduk Kecamatan Marga.
4. Merencanakan Ketenagaan
Dalam merealisasikan program ini, drg. Harumi dapat memanfaatkan
potensi yang sudah dimiliki masyarakat pada umumnya misalnya perkumpulan ibu-
ibu PKK, remaja karang taruna, bekerjasama dengan pejabat setempat misalnya
camat, serta kepala sekolah dan guru-guru dari SD binaan.
5. Mengkaji Hambatan dan Kelemahan
Dalam merencanakan program ini, ada beberapa hambatan dan kelemahan
yang mungkin akan dijumpai drg. Harumi. Contohnya adalah hambatan waktu,
berapa lama waktu yang dibutuhkan drg. Harumi sebagai kepala puskesmas untuk
mempelajari manajemen kesehatan untuk kemudian menerapkannya di Puskesmas
Sukaramai. Contoh lainnya adalah antusiasme dan motivasi penduduk Kecamatan
Marga yang masih dipertanyakan mengenai upaya untuk menyukseskan program
ini. Upaya drg. Harumi untuk menambah sumber daya di Puskesmas Sukaramai
juga tentu bukan hal yang mudah, semuanya perlu dilakukan dengan kerja keras.
6. Memantau dan Menilai
Dalam tahap ini, yang dipantau dan dinilai adalah biaya dan waktu yang
dibutuhkan, jenis kegiatan yang dilakukan, serta berapa biaya yang dikeluarkan
untuk melaksanakan program ini hingga selesai.
7. Menyusun Jadwal/Waktu
Setelah semua tahap diatas dilakukan, susun jadwal dan waktu yang tepat
untuk melaksanakan program-program tersebut. Hal ini sangat penting karena
dibutuhkan perencanaan jadwal yang tepat, jangan sampai jadwal terlalu singkat
untuk program yang membutuhkan jangka panjang, maupun sebaliknya.
8. Menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Setelah semua tahap diatas dilaksanakan, penulis menyarankan
terlaksananya program-program sebagai berikut:
a. Pelatihan manajemen kesehatan kepada drg. Harumi dan praktisi kesehatan
di Puskesmas Sukaramai
b. Sosialisasi mengenai kesehatan gigi dan mulut kepada ibu-ibu Desa Marga
c. Penyuluhan mengenai kesehatan gigi dan mulut di 8 SD binaan Puskesmas
Sukaramai
Proses Perencanaan Program Kesehatan
1. Analisis Situasi
Langkah analisis situasi dimulai dengan menganalisis data laporan yang
telah dimiliki oleh organisasi (data primer) atau mengkaji laporan lembaga lain
(data sekunder) yang datanya dibutuhkan, observasi, dan wawancara. Langkah
analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan jenis data atau fakta yang berkaitan
dengan masalah kesehatan yang dijadikan dasar penyusunan perencanaan. Data
yang diperlukan terdiri dari:
a. Data tentang penyakit dan kejadian sakit (diseases and illnesess).
b. Data kependudukan.
c. Data potensi organisasi kesehatan.
d. Keadaan lingkungan dan geografi.
e. Data sarana dan prasarana.
Proses pengumpulan data untuk analisis situasi dapat dilakukan dengn cara:
1) Mendengarkan keluhan masyarakat melalui pengamatan langsung
kelapangan.
2) Membahas langsung masalah kesehatan dan kebutuhan pelayanan kesehatan
yang dikembangkan bersama tokoh-tokoh formal dan informal masyarakat
setempat.
3) Membahas program kesehatan masyarakat dilapangan bersama petugas
lapangan kesehatan, petugas sektor lain, atau bersama dukun bersalin yang ada
diwilayah kerja puskesmas.
4) Membaca laporan kegiatan program kesehatan pada pusat-pusat pelayanan
kesehatan di suatu wilayah.
5) Mempelajari peta wilayah, sensus penduduk, statistik kependudukan,
laporan khusus, hasil survei, petunjuk pelaksanaan program kesehatan, dan laporan
tahunan.
2. Identifikasi masalah
Mengidentifikasi masalah kesehatan dapat diperoleh dari berbagai cara
antara lain:
a. Laporan kegiatan dari program kesehatan yang ada.
b. Pemantauan penyebaran penyakit
c. Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan perencanaan
kesehatan.
d. Hasil kunjungan lapangan supervisi.
3. Menetapkan prioritas masalah
Kegiatan identifikasi masalah menghasilkan banyak masalah kesehatan yang
menunggu untuk ditangani. Karena keterbatasan sumber daya baik biaya, tenaga
dan teknologi, maka tidak semua masalah tersebut dapat dipecahkan sekaligus.
Untuk itu maka harus dipilih masalah yang mana yang lebih feasible untuk
dipecahkan. Proses pemilihan prioritas masalah dapat dilakukan melalui dua cara,
yaitu:
a. Melalui teknik skoring, yaitu memberikan nilai/skor terhadap masalah tersebut
dengan menggunakan ukuran/parameter antara lain:
1) Prevalensi penyakit atau besarnya masalah.
2) Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh masalah tersebut (severity).
3) Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah tersebut (degree of
need).
4) Keuntungan sosial yang diperoleh bila masalah tersebut diatasi (social
benefit).
5) Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (technical feasibility).
6) Sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah
(resources availability).
Masing-masing ukuran tersebut diberi nilai berdasarkan justifikasi kita, bila
masalahnya besar diberi 5 paling tinggi, dan bila sangat kecil diberi nilai 1.
Kemudian nilai-nilai tersebut dijumlahkan. Masalah yang mempunyai nilai
tertinggi/terbesar adalah yang di prioritaskan, masalah yang memperoleh nilai
terbesar kedua dan selanjutnya.
b. Melalui teknik non skoring
Dengan menggunakan teknik ini masalah dinilai melalui diskusi kelompok,
oleh sebab itu, juga disebut nominal group technique (NGT). Ada dua NGT, yaitu:
1) Delphi technique
Masalah-masalah didiskusikan oleh sekelompok orang yang mempunyai
keahlian yang sama. Melalui diskusi tersebut akan menghasilkan prioritas masalah
yang disepakati bersama.
2) Delbeg technique
Melalui dikusi kelompok, namun peserta diskusi terdiri dari para peserta
yang tidak sama keahliannya, maka sebelumnya dijelaskan terlebih dahulu,
sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama terhadap masalah-masalah yang
akan dibahas. Hasil diskusi ini adalah prioritas masalah yang disepakati bersama.
4. Menentukan Tujuan
Menentukan tujuan perencanaan pada dasarnya adalah membuat ketetapan-
ketetapan tertentu yang ingin dicapai oleh perencanaan tersebut. Semakin jelas
rumusan masalah kesehatan maka akan semakin mudah menentukan tujuan.
Penetapan tujuan yang baik apabila dirumuskan secara kongkret dan dapat diukur.
Perumusan sebuah tujuan operasional program kesehatan harus bersifat
SMART: spesific (jelas sasarannya dan mudah dipahami oleh staf pelaksana),
measurable (dapat diukur kemajuannya), appropriate (sesuai dengan strategi
nasional, tujuan program dan visi/misi institusi, dan sebagainya), realistic (dapat
dilaksanakan sesuai dengan fasilitas dan kapasitas organisasi yang ada), time bound
(sumber daya dapat dialokasikan dan kegiatan dapat direncanakan untuk mencapai
tujuan program seuai dengan target waktu yang telah ditetapkan).
Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun tujuan program:
1) Tujuan adalah hasil akhir dari sebuah kegiatan.
2) Tujuan harus sesuai dengan masalah, terget ditetapkan sesuai dengan
kemampuan organisasi, dan dapat diukur.
3) Tujuan operasional biasanya ditetapkan dengan batas waktu (batas
pencapaiannya) dan hasil akhir yang ingi dicapai pada akhir kegiatan program (dead
line).
4) Berbagai macam kegiatan alternatif dipilih untuk mencapai tujuan.
5) Masalah, faktor penyebab masalah, dan dampak masalah yang telah dan
akan mungkin terjadi di masa depan sebaiknya dikaji terlebih dahulu.
Kriteria penyusunan masing-masing tujuan sesuai dengan hierarkinya adalah
sebagai berikut:
4) Goal (tujuan umum): bersifat jangka panjang, masih umum, abstrak, dan
tidak terpengaruh oleh perubahan situasi.
5) Tujuan kebijaksanaan: merupakan bagian dari goal, sasaran populasinya
belum ada. Tujuan ini sudah bersifat spesifik karena bersifat sektoral dan ditujukan
untuk masyarakat di desa.
6) Tujuan program: target populasinya sudah lebih jelas, ada identifikasi
dampak khusus yang dapat diukur jika tujuan program tercapai.
7) Tujuan pelayanan: tujuan ini sudah memiliki kejelasan atau spesialisasi jenis
dan tingkat pelayanan yang perlu dilaksanakan.
8) Tujuan sumber: tujuan di sini memerlukan identifikasi masukan spesifik
(input atau sumber daya tertentu) untuk mencapai tujuan pelayanan.
9) Tujuan implementasi: tujuan di sini menjelaskan produk spesifik yang ingin
di capai dan juga dapat di ukur.
Pada umumnya tujuan dibagi menjadi dua, yaitu:
1) Tujuan umum : suatu tujuan bersifat umum, dan masih dapat di jabarkan ke
dalam tujuan-tujuan khusus, dan umumnya masih abstrak.
2) Tujuan khusus : tujuan-tujuan yng di jabarkan dari tujuan umum.
5. Mengkaji hambatan dan kelemahan program
Jenis hambatan atau kelemahan dapat di kategorikan ke dalam :
a. Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi
1) Motivasi kerja staf rendah.
2) Pengetahuan dan keterampilan kurang.
3) Arus informasi tentang pelaksaaan program lamban.
4) Peralatan belum tersedia.
5) Laporan kegiatan tidak di manfaatkan untuk menyusun rencana kegiatan.
6) Jumlah dana operasional kurang.
7) Waktu yang tersedia tidak digunakan untuk menyusun rencana kerja.
b. Hambatan yang terjadi pada lingkungan
1) Hambatan geografi (jalan rusak).
2) Iklim atau musim hujan.
3) Tingkat pendidikan masyarakat rendah.
4) Sikap dan budaya masyarakat yang tidak kondusif.
5) Prilaku masyarakat yang kurang partisipatif.
6. Menyusun rencana kegiatan
Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya
kegiatan mencakup 3 kegiatan pokok, yakni:
1) Kegiatan pada tahap persiapan, yakni kegiatan-kegiatan yang di lakukan
sebelum kegiatan pokok dilaksanakan. Misalnya: perizinan, rapat koordinasi.
2) Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni kegiatan pokok program yang
bersangkutan.
3) Kegiatan pada tahap penilaian yakni kegiatan untuk mengevaluasi seluruh
kegiatan dalam rangka pencapaian program tersebut.
Langkah-langkah sebelum menetapkan rencana kegiatan:
a. Alasan utama disusun rencana kegiatan.
b. Tujuan yang ingin dicapai.
c. Kegiatan program (bagaimana cara mengerjakannya).
d. Pelaksana dan sasarannya (siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran
kegiatan).
e. Sumber daya pendukung.
f. Tempat (dimana kegiatan akan dilaksanakan).
g. Waktu pelaksanaan (kapan kegiatan akan dikerjakan).
7. Menetapkan sasaran (target group).
Sasaran (target group) adalah kelompok mayarakat tertentu yang akan
digarap oleh program yang direncanakan tersebut. Sasaran progrm kesehatan
biasanya dibagi dua, yakni:
a. Sasaran langsung, yaitu kelompok yang langsung dikenal oleh program.
b. Sasaran tidak langsung, yakni kelompok yang menjadi sasaran antara program
tersebut, namun berpengaruh sekali terhadap sasaran langsung.
8. Menyusun jadwal pelaksanaan
Waktu yang ditetapkan dalam perencanaan adalah sangat tergantung dengan
jenis perencanaan yang dibuat serta kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dalam
rangka mencapai tujuan.
9. Organisasi dan staf
Dalam bagian ini digambarkan atau diuraikan organisasi dan sekaligus staf
yang akan melaksanakan kegiatan atau program tersebut. Dismping itu juga
diuraikan tugas (job description) masing-masing staf pelaksana tersebut.
10. Rencana anggaran
Adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan
kegiatan, mulai dari persiapan sampai dengan evaluasi. Biasanya rincian rencana
biaya ini dikelompokan menjadi:
a. Biaya personalia
b. Biaya operasianal
c. Biaya sarana dan fasilitas
d. Biaya penilaian
11. Pelaksanaan
Melaksanakan semua kegiatan yang sudah direncanakan untuk mencapai
tujuan yang telah disepakati.
12. Evaluasi
Rencana evalusi adalah suatu uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan
untuk menilai sejauh mana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan tersebut telah
dicapai.
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE
Manajemen Kesehatan. Edisi @ AA. Gede Muninjaya. Penerbit Buku Kedokteran
EGC.Jakarta.2004.
Muninjaya, Gd. 2004. Manajemen Kesehatan : Edisi 2. Jakarta: EGC
Notoatmodjo, Soekidjo. 2007. Kesehatan Masyarakat : Ilmu dan Seni. Jakarta: PT
Rineka Cipta.
http://ridwanamiruddin.com/2007/04/26/bab-v-identifikasi-masalah-kesehatan/
http://gustinerz.com/?p=2354
http://kebunhadi.blogspot.com/2012/11/perencanaan-program-kesehatan.html
http://ais-zakiyudin.blogspot.com/2013/08/klasifikasi-manajemen.html