BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Analisa sistem adalah tahap dimana analis mengidentifikasi

masalah masalah kebutuhan sistem dan pemakai, menyatakan

secara spesifik sasaran-sasaran yangharus dicapai untuk memenuhi

kebutuhan pemakai, alternatif masalah, metode pemecahan

masalah yang paling tepat, merencanakan dan menerapkan

rancangan sistemnya.

A. PROFIL PERUSAHAAN

1. Uraian sejarah singkat,visi dan misi

Circle k yang bergerak di bidang industri retail. Circle k sangat

terkenal diseluruh dunia dengan menawarkan produk-produk

berkualitas dan juga pelayanan yang cepat dan ramah. Ditambah

lagi dengan outlet yang bersih dan suasana yang menyenangkan,

menciptakan pengalaman berbelanja yang sangat beda.Sekarang

Circle k hadir di Indonesia dengan membawa konsep tersebut untuk

diadaptasi di market lokal. Dengan mengerti pelanggan merupakan

salah satu kunci untuk kesuksesan Circle k. Dimulai pada tahun

1951, dengan membeli 3 Kay's FoodStore di El Paso Texas,

sekarang Circle k telah menjadi salah satu perusahaan jaringan

convenience outlet terbesar di US. Jaringan Circle k di seluruh dunia

mencapai lebih dari 5.900 outlet dengan 2.400 outlet berlokasi di

25 negara bagiandan 3.500 store beroperasi dibawah bendera

Circle k di lebih dari 6 negara diluar US termasuk Indonesia. Pada

tahun 2003, Alimentation Couche-Tard (ACT), perusahaan

convenience outlet terbesar di Kanada dengan jumlah outlet lebih

dari 1.900 mengakuisisi merek Circle k. Hasil dari akuisisi ini ACT

mengoperasikan dan melisensi lebih dari 7.800 outlet di seluruh

dunia. Circle k outlet Inc. adalahperusahaan yang berdiri dan

berdomisili di United States of America, sebelumnyadikenal sebagai

The Circle k Corporation, yang telah membuat dan

mengembangkansystem bisnis Circle k di United States dan di

Negara-negara lain di luar UnitedStates. Cirle k outlet Inc. dan

perusahaan pendahulunya adalah pemilik merk dannama dagang

Circle k beserta nama dagang yang lain yang digunakan dalam

hubungannya dengan system bisnis Circle k. PT. Circleka Indonesia

Utama adalah pemegang lisensi dari Circle k outlet Inc, untuk

wilayah geografis negara RepublikIndonesia, berdasarkan

amendment No. 2 tertanggal 1 Agustus 2004 dari perjanjianlisensi

terdahulu yang dibuat pada tanggal 15 Agustus 1986 antara The

Circle kCorporation dengan PT. Circleka Indonesia Utama memiliki

hak, sebagaimana disebutkan dalam perjanjian, untuk melisensikan

kepada pihak lain merk dagangCircle k di wilayah negara Republik

Indonesia sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diisyaratkan

dalam perjanjian lisensi.

Visi dan misi

Visi Circle k adalah untuk menjadi pemimpin pasar

convenience outlet di Indonesiadengan mengutamakan kepuasan

pelanggan dan pengembangan jaringan yang didukung oleh sistem

dan organisasi yang tangguh.Misi Circle k adalah menciptakan

pengalaman berbelanja yang mengesankan melalui pemilihan

barang dan kegiatan promosi yang kreatif serta menciptakan

lingkungan belanja yang aman, nyaman dan menyenangkan. Selain

itu, Circle k juga secara terus menerus menambah jaringan outlet

melalui metode yang terstruktur dan menggali

semua potensi yang mungkin untuk menjamin pertumbuhan yang

sehat. Secara internal, Circle k menciptakan proses kerja yang

terintegrasi diantara fungsi-fungsi didalam organisasi dan secara

terus menerus meningkatkan kemampuan (kapabilitas) sumber

daya manusia.

A. Tujuan

Berdasarkan Visi dan Misi diatas Cirkle k menetapkan tujuan

yang akan dicapai,sebagai berikut:

1. Kepuasan pelanggan. Konsep layanan Circle k adalah untuk

memaksimalkan kepuasan pelanggan dengan menekankan

kepada kecepatan pelayanan, kebersihan dan kerapian outlet,

keramahankaryawan, dan suasana outlet yang

menyenangkan.Terwujudnyapelaksanaan pembelajaran bebasis

kompetensi

2. Circle k mendesain program-program promosi untuk

menarikminat customer untuk berbelanja di outlet Circle k.

Hubungan dengan customer yang baik dapat memberikan nilai

tambah dalam merancang program-program promosi.

3. Circle k memiliki komitmen untuk memberikan layanan selama

24jam sehari selama 7 hari dalam seminggu.

B. Struktur Organisasi

1. Struktur Organisasi PT. circleka Indonesia utama adalah

sebagai berikut :

C. Tugas dan fungsi

Dari susunan struktur organisasi dapat dijelaskan tugas dan fungsi

dari

masing-masing yaitu :

a. Presiden Direktur

Menyediakan modal, sarana, dan prasarana.

Sebagai mitra dagang dalam menentukan kebijakan –

kebijakan diperusahaan.

Memilih dan menentukan karyawan di lingkungan

perusahaan.

b. Bagian Departemen Pemasaran

Membuat program-program promosi dan memberikan material-

material promosi yang diperlukan oleh franchise dan juga Circle k

memberikan panduan pemajangan barang berupa planogram

termasuk perubahan-perubahannya

c. Bagian Sekretaris perusahaan

Mengikuti perkembangan pasar modal

Memberikan masukan pada direksi

d. Bagian IT

Mengawasi jalannya produksi khususnya pada bidang IT

e. Bagian Financing Management

Membantu mengelola keuangan Franchisee dengan

mengelolarekening yang dikuasakan kepada Circle k untuk

mengontrol uang penjualan, biaya-biaya dan hutang piutang yang

terjadi.

f. Bagian gudang

Mencatat barang masuk dan keluar sesuai dengan permintaan

g. Bagian Oprasional manajer store

Melakukan pengawasan terhadap kualitas dengan

mengunjungi outletsecara berkala

Membantu dalam mengevaluasi performance outlet

h. Bagian area koordinator

Sebagai pengawas karyawan outlet

Membantu dalam membuat laporan

B. ANALISA KEBUTUHAN INFORMASI

1. Dokumen Yang digunakan

a. Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah bentuk yang diperlukan dalam

sistem informasi

penjualan ini. Dokumen masukan akan diolah sesuai dengan

maksud dan

tujuan sistem. Bentuk dari dokumen masukan tersebut adalah :

1) Nama masukan : Data Barang

Fungsi : Digunakan untuk mencatat data barang yang

Dibeli customer

Sumber : Customer

Media : Hardisk

Frekuensi : Setiap melakukan transaksi

Format : Lihat lampiran A-1

2) Nama masukan : Data barang terima

Fungsi : Digunakan untuk mengetahui barang terima beli

Sumber : Bagian gudang

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap data barang masuk

Format : Lihat lampiran A-3

b. Simpanan Data

Pada sistem informasi penjualan terdapat beberapa simpanan

data yang

digunakan yaitu sebagai berikut :

1). Nama dokumen : Laporan penjualan

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data penjualan

Media : Hardiks

Frekuensi : Setiap kali melakukan transaksi

2). Nama dokumen : Laporan penjualan pertransaksi

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data pertransaksi

Media : Hardisk

Frekuensi : Setiap kali melakukan transaksi

3). Nama dokumen : Laporan laba rugi perbulan

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data laba rugi

Media : Hardisk

Frekuensi : Setiap kali melakukan pengecekan laba rugi

c. Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan dalam informasi penjualan

adalah sebagai

berikut :

1). Nama keluaran : Struk pembayaran

Fungsi : Untuk bukti pembayaran customer

Distribusi : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Transaksi

Format : Lihat lampiran B-1

2). Nama keluaran : Data Laporan penjualan

Fungsi : Untuk mengetahui laporan penjualan

Distribusi : Oprasional manager

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap hari

Format : Lihat lampiran B-3

3). Nama keluaran : Data Laporan penjualan pertransaksi

Fungsi : Untuk mengetahui laporan penjualan perhari

Distribusi : Oprasional manager

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap hari

Format : Lihat lampiran B-4

4). Nama keluaran : Data laporan laba rugi perbulan

Fungsi : Untuk mengetahui laporan selama perbulan

Distribusi : Oprasional manager

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lihat lampiran B-5

D. Matrik Kegiatan Dan Kebutuhan Informasi No Bagian

Kegiatan

Informasi yang dibutuhkan

NO Bagian Kegiatan Informasi Yang

Dibutuhkan

1. Operasional

Manager

Membantu dalam

mengevaluasi

performance

outlet

-Lap. Penjualan

-Lap. Penjualan

pertransaksi

-Lap. Laba rugi

perbulan

-Lap. Barang diterima

2. Area Koordinator Sebagai

pengawas

- Data barang

- Pembayaran

karyawan outlet

3. Kasir Melayani

customer

- Data barang

- Pembayaran

Tabel IV.1

Matrik Kegiatan Dan Kebutuhan Informasi

Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan yang terdapat pada sistem

penjualan outlet circle k adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Rekam Transaksi

Kegiatan ini dimulai dengan apabila customer sudah membeli

barang yangakan dibeli, customer diharuskan membayar kekasir.

Saat kasir menerima pembayaran dari customer kasir juga

memasukan data barang yang dibeli customer, setelah itu

customer mendapatkan struk bukti pembayaran dari kasir

2. Prosedur Pembuatan Laporan

Laporan yang dibuat berdasarkan data yang diambil dari data

transaksi penjualan barang, data penjualan perhari, data labarugi

perbulan dan databarang diterima. Sehingga dapat dibuat

laporan untuk diserahkan kepada oprasional manager.

Diagram Alir Data (DAD)

a. Diagram Konteks

Gambar IV. 3 Diagram Konteks Sistem Berjalan

b. Diagram Overview

Gambar IV. 4 Diagram Overview Sistem Berjalan

C. ANALISA PERMASALAHAN

1. Teknologi Pengolahan Data Yang Digunakan

Pengolahan data yang di gunakan dalam sistem berjalan

transaksipenjualan belum mengunakan sistem delivery order,

Sehingga belumdapat memenuhi kebutuhan informasi dalam

meningkatkan pelayanan dankepuasan customer yang

memudahkan untuk melakukan transaksi dimanapun customer

berada dan tanpa batas waktu Adapun spesifikasi perangkat keras

maupun lunak yang digunakandalam pengolahan data tersebut,

adalah sebagai berikut:

1) Spesifikasi Perangkat Keras :

Type Processor : Intel core duo processor E6500 45nm

2.93 GHz 2MB cache

Memory / RAM : 2 GB DDR2

FDD : 1,44 Mb

Hardisk : 500 Gb

Keyboard : 104 key (standart)

Monitor : BenQ 15 inch

Printer : Canon pixma Ip 1980

Mouse : PS/2 Optic (standart)

2) Spesifikasi Perangkat Lunak :

Sistem Operasi yang digunakan : Windows XP SP2

Aplikasi yang digunakan : Point of sales 13.16

2. Identifikasi Masalah

Dalam mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi dalam

perusahaan penulis menggunakan metode PIECES, identifikasi yang

didapat adalah :

a. Performance

Dalam hal ini outlet circle k menangkap kesempatan untuk

melayani customer karena perubahan perilaku customer dari offline

keonline yang dapat menambah pemasukan bagi perusahaan

b. Information

Pada sistem yang lama penjualan belum menggunakan

sistemdelivery order hingga belum adanya informasi yang akurat

yang akanmeningkatkan pelayanan dan kepuasan customer

c. Economic

Dari segi ekonomi sistem yang sedang berjalan kurang

memuaskankarena belum adanya sistem delivery order yang

memudahkan untuk melakukan transaksi dimana pun customer

berada dan tanpa batas waktu

d. Control

adanya sistem delivery order akan Meningkatkan Proses

Penjualandan Menaikkan Penjualan terlebih lagi dapat akan

mempersingkat waktu staf penjualan untuk berbicara dengan

customer

e. Efficiens

Dengan adanya hal ini maka secara tidak langsung outlet

circle k telah melakukan pendekatan terhadap Customernya,

karena dengan adanya sistem delivery order akan menciptakan

loyalitas tersendiri bagipara customernya

f. Services

Untuk pemakaian sistem informasi delivery order ini

paracustomer dapat melakukannya order barang dimana pun

berada dan tanpa batas waktu

D. ANALISA KEBUTUHAN INFORMASI

Informasi adalah salah satu elemen dari sistem yang

mempunyai peran yangcukup besar. Dengan informasi yang dapat

dihasilkan dengan akurat dan tepat waktudapat menunjang kinerja

sistem, Terutama dalam pelayanan terhadap pengguna.Begitu pula

pada sistem informasi delivery order pada outlet circle k. dapat

disimpulkan bahwa sistem masih kurang efisien.

Terutama dalam hal melayani customer, padahal

keberadaannyamendukung kebutuhan informasi, dalam proses dan

prosedur sistem, karena denganadanya sistem delivery order akan

menciptakan loyalitas tersendiri bagi para customernya

E. RANCANGAN UMUM SISTEM USULAN

Mengacu kepada permasalahan yang ada pada pengelolaan

sistem informasidelivery order pada outlet, perlu adanya solusi

untuk dapat menambah pemasukanbagi perusahaan dan secara

tidak langsung circle k melakukan pendekatan padacustemernya

yaitu mengunakan delivery order yang berbasis web agar

memudahkanuntuk melakukan transaksi dimana pun berada dan

tanpa batas waktu Adapun kebutuhan sistem yang diperlukan para

pengguna sistem, dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Sistem secara online yang dapat memudahkan customer mencari

produk barang yang dicari

2. Sistem yang memudahkan informasi online yang dapat diakses

olehcustomer untuk melakukan transaksi

3. Sistem yang dapat meningkatkan pelayanan dan kepuasan

customer .

4. Sekaligus baik menjadi media penyimpanan laporan – laporan

danterkontrol dengan baik.

Kebutuhan-kebutuhan informasi tersebut dapat menjadi bahan

pertimbangan

dalam pengembangan sistem yang akan datang, sehingga sistem

yang akan dirancang

dapat menjawab masalah yang ada.

F. TEKNOLOGI INFORMASI YANG DIGUNAKAN

Teknologi yang perlu digunakan dalam pengelolaan sistem

informasi deliveryorder agar berjalan dengan baik perlu adanya

penerapan sistem informasi deliveryorder yang berbasis web serta

konfigurasi yang baik dari komponen-komponenperangkat keras

dan perangkat lunak.

Dalam hal ini bentuk-bentuk usulan yang diberikan penulis

dilihat dari analisa kebutuhan informasi yang ada sebagai berikut:

1. Data – data yang diinput kedalam data base

2. Dibuatkan fasilitas Login menurut bagian masing - masing secara

online

berbasis internet agar setiap pengguna dapat mengakses sistem

tanpa batasan ruang dan waktu.

Rancangan tersebut akan dibuat dalam bentuk aplikasi berbasis

web, dengan menggunakan aplikasi database dan bahasa

pemrograman PHP & MySQL.

G. RANCANGAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

Dengan melihat hasil dari analisa sistem yang berjalan pada

outlet circle k,maka dibutuhkan solusi untuk mengatasi

permasalahan-permasalahan yang dihadapi,yaitu dengan

melakukan pengembangan sistem informasi delivery order berbasis

webdimana didalam nya terdapat modul-modul seperti login dan

entry dan pencarian dataserta pengunduhan laporan - laporan

secara online dengan menggunakan mediainternet. Pengembangan

sistem ini guna mengatasi permasalahan – permasalahanyang

muncul setelah dilakukan analisa terhadap sistem yang telah

berjalan pada outletcircle k. Diharapkan sistem yang di usulkan ini

dapat membantu dan menjadi bagian dalam berkembangnya

sistem informasi di outlet circle k pada umumnya serta

mempercepat dan mempermudah pengelolaan order barang

H. Rancangan Logik

Berikut ini rancangan logic dari system usulan yang dibuat

pada system

informasi delivery order pada outlet circle k

1. Diagram Alir Data (DAD)

a. Diagram Konteks

Gambar IV. 5 Diagram Konteks Sistem Usulan

b. Diagram Overview (O)

Gambar IV. 6 Overview Sistem Usulan

P1Penyiapan data Informasi

AAdmin Outlet P2

Registrasi

BCustomer

BCustomer

P4Penyimpanan barang Delivery

P3Penyimpanan informasi order

P5Laporan

BCustomer

C. Diagram rinci

Diagram rinci proses 1

Gambar IV. 7 Diagram Rinci Proses 1

Diagram Rinci Proses 3

Gambar IV. 8 Diagram Rinci Proses 3