bab iv-new

5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 1/37

BAB IV

ANALISA PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENERIMAAN

PT. DUNIA KIMIA JAYA

IV. 1 Gambaran Umum Sistem Penerimaan PT Dunia Kimia Jaya

Sistem Penerimaan ( Revenue Cycle) PT. Dunia Kimia Jaya merupakan

serangkaian aktivitas operasi rutin bisnis perusahaan yang berubungan dengan penjualan

barang yang diproduksi (bahan-bahan kimia) oleh perusahaan untuk mendapatkan

pendapatan kas sehigga mampu membiayai aktivitas operasi perusahaan lainnya.

Pergantian sistem sangat mempengaruhi keseluruhan aktivitas bisnis perusahaan

yang membuat Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya berubah menjadi lebih

sistematis dan berhubungan erat dengan sistem-sistem lainnya. Dalam tulisan ini,

penulis akan mencoba menggambarkan bagaimana proses Siklus Penerimaan yang

terjadi sebelum sistem diganti (menggunakan softare bantu akuntansi “General Ledger”

dan sesudah sistem didalam PT. Dunia Kimia Jaya berganti dengan sistem TRADY.

IV. 2 Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya

Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya sebelum menggunakan TRADY

dilakukan dengan sistem manual menggunakan software pembantu yaitu software

“General Ledger”. Siklus Penerimaan lama dapat digambarkan pada gambar 4.1 berikut

23



menggunakan DFD ( Data Flow Diagram) dan lebih jelasnya pada gambar 4.2 dengan

menggunakan diagram alur ( flowchart ).

Siklus Penerimaan Lama – PT. Dunia Kimia Jaya

Customer

Membuat

Delivery Order

(DO)

MembuatFaktur Penjualan

(Invoice)

Membuat

Receipt Voucher

P O

Persediaan

Customer

Customer

Ce k

F a k t

u r

KPP

F a k t

u r

C a t a t a

n G u d a

n g

GL

F a k t u r

GL

R e c e i

p t

V o u c h e

r

D O

D O

F a k t u r

Gambar 4.1 DFD level 1 Sistem Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya

24



Revenue Cycle (General Ledger) – PT. Dunia Kimia Jaya

Customer SalesRepresentatives

Customer

Purchase Order (PO) Customer

Mengecek POmasuk


Gudang

Penyampaian informasi dar ibagian Marketing kepadabagian Gudang dilakukan

secara internal dengan

menggunakan telepon/email

54

32

DeliveryOrder (DO)

CatatanPersediaan

Gudang

Billing

Customer

Customer

34

DO 2

Kasir /Kurir

63

25

4Faktur Penjualan

DO 2

4DO 2

Menginput JuPeneluara

Barang daPenjualan

Customer

KPP

Bukti PajakKeluaran

Membuat DeliveryOrder (DO)

Membuat SalesInvoice / Faktur

Penjualan

25



Revenue Cycle (General Ledger ) – PT. Dunia Kimia Jaya

Kasir

Customer

Cek/Giro, GiroMudur

ReceiptVoucher

Cek/Giro, GiroMudur

Mencatat Jurnal

Penerimaan Kas

GL

ReceiptVoucher

4DO 2Faktur 6

Billing

Faktur 6

Membuat ReceiptVoucher

Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya

Sistem Penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya dimulai dari datangnya Purchase

Order (PO) dari pelanggan ke perusahaan yang diterima oleh Customer Sales

Representative (CSR) perusahaan dalam bentuk dokumen asli, fax, ataupun email. PO

yang datang kemudian dilihat dan diperiksa kelengkapannya seperti tanda tangan

pemesan dan cap pelanggan serta Credit Limit, Gross Margin, dan Nilai Ordernya

apakah masuk akal atau tidak.

Credit limit dibutuhkan untuk melihat apakah seorang customer memiliki piutang

(kredit) melebihi batas piutangnya atau tidak. Apabila pelanggan tersebut memiliki

piutang lebih daripada yang dibataskan, maka staf CSR akan meminta otorisasi dari

Sales Manager . Kemudian Gross Margin adalah selisih antara harga pokok barang

26



dengan floor price dalam persentase. Gross margin tersebut berbeda-beda bagi setiap

barang karena sebagian besar transaksi perusahaan adalah transaksi yang jumlahnya

tergolong besar sehingga perusahaan harus dapat fleksibel untuk setiap pelanggannya.

Jika persentase Gross margin lebih rendah dari yang sudah ditentukan (harga jual

kepada pelanggan dibawah floor price) , maka staf CSR akan meminta otorisasi dari

Sales Manager . Atau lebih ekstrem lagi apabila terjadi Negative Gross margin (harga

jual lebih rendah daripada harga pokok barang), maka staf CSR akan meminta otorisasi

kepada Direktur Marketing. Sedangkan Nilai Sales Order akan berhubungan dengan

proses selanjutnya yakni dalam proses pembuatan dokumen Sales Order .

Nilai Sales Order ditentukan minimum sebesar dua juta rupiah Apabila Nilai

Sales Order ternyata kurang daripada dua juta rupiah maka staf CSR juga akan meminta

otorisasi kepada Sales Manager . PO dari pelanggan tidak dicatat oleh CSR kedalam

catatan atau dokumen yang resmi. PO yang telah selesai diperiksa oleh bagian CSR akan

diarsip rapi menurut nama pelanggan.

Bagian CSR yang menerima PO dari pelanggan kemudian akan menghubungi

bagian Gudang dengan telepon dan bagian CSR akan mengirimkan email yang berisi

pesanan apa yang datang, pelanggannya siapa dan berapa jumlah pesanannya. Staf

Gudang yang menerima pesanan dari CSR segera mempersiapkan barang yang

dimaksud. Pertama kali staf Gudang akan mengecek ke dalam Catatan Gudang apakah

barang yang dimaksud tersedia didalam Gudang atau tidak. Setelah barang yang dipesan

tersedia kemudian staf Gudang akan membuat Delivery Order (DO) lima rangkap. DO

27



ini diberikan nomor secara urut (tetapi tidak prenumbered ) dimana PO yang datang lebih

dahulu akan mendapatkan nomor DO terlebih dahulu pula. Apabila ternyata DO yang

telah dicetak ternyata salah, maka akan dicetak ulang dengan nomor DO yang sama

dengan sebelumnya dan DO yang lama akan disobek-sobek. DO yang telah dicetak akan

diotorisasi oleh manajer Gudang kemudian diperiksa dengan barang yang akan

dikirimkan kepada pelanggan. Dari lima lembar DO yang dicetak dan diotorisasi, hanya

empat lembar yang akan dikirimkan kepada pelanggan bersama barang oleh

transportir /kurir. Lembar pertama (Bukti tanda terima langganan), lembar kedua (Bukti

Pengeluaran Barang), lembar ketiga (Surat Penagihan Angkutan), dan lembar keempat

(Surat Pengantar) yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Sedangkan lembar kelima

DO (Salinan Bukti Pengeluaran Barang) akan disimpan oleh bagian Gudang sebagai

arsip.

Transportir/kurir yang mengantarkan barang akan meminta tanda tangan dari

pelanggan dan membawa kembali lembar kedua, ketiga, dan keempat saja ke

perusahaan. DO yang kembali ke perusahaan akan diterima oleh bagian Billing

perusahaan. Bagian Billing akan memeriksa kembali apakah DO yang kembali telah

dibubuhi tanda tangan pelanggan atau belum. Juga apabila ternyata DO yang kembali

rusak atau tidak dapat terbaca isinya, maka bagian Billing akan meminta tanda

penerimaan barang kepada pelanggan. Bagian Billing kemudian memberikan lembar

ketiga yakni Surat Penagihan Angkutan kepada Kasir untuk dilakukan pembayaran atas

pengangkutan barang ke pelanggan. Kedua dokumen DO lainnya akan digunakan bagian

Billing untuk membuat Faktur Penjualan (Sales Invoice) dan setelah itu akan digunakan

28



untuk menginput jurnal penjualan dan jurnal pengeluaran barang didalam General

Ledger.

Faktur dibuat berdasarkan DO yang kembali sebanyak enam lembar dimana

faktur akan diberikan nomor faktur secara urut saja (bukan prenumbered ) sehingga

apabila faktur yang dicetak ternyata salah, staf Billing dapat dengan mudah mencetak

lagi dengan nomor yang sama. Faktur Penjualan terdiri dari lembar pertama (Untuk

pembeli BKP/penerima JKP sebagai bukti pajak masukan), lembar kedua (Untuk PKP

yang menerbitkan faktur pajak standar sebagai bukti pajak keluaran), lembar ketiga

(Untuk KPP dalam hal penyerahan BKP/JKP dilakukan kepada pemungut), lembar

keempat (Pelanggan), lembar kelima (Arsip), dan lembar keenam (Arsip). Lembar

pertama, keempat dan kelima akan diantarkan kepada pelanggan oleh bagian Billing.

Sedangkan lembar kedua akan disimpan perusahaan sebagai bukti pajak keluaran,

lembar ketiga akan dikumpulkan dan akan diserahkan kepada KPP setempat, dan lembar

keenam akan diarsip bersama dengan dua lembar DO yang kembali menurut urutan

nama pelanggan.

Terdapat empat cara yang dapat dilakukan oleh pelanggan untuk membayar

piutangnya kepada perusahaan. Keempat cara pembayaran tersebut adalah melalui cek,

giro mundur, transfer ke rekening perusahaan dan pembayaran tunai. Dari keempat cara

pembayaran tersebut, yang paling sering dipakai adalah pembayaran dengan

menggunakan cek. Sebelum tanggal jatuh tempo, pelanggan akan mengantarkan cek

kepada perusahaan yang akan diterima oleh bagian Kasir. Bagian kasir kemudian akan

29



memeriksa keaslian dan membandingkan jumlah cek dengan jumlah yang tertera pada

faktur penjualan. Apabila jumlah yang tertera sama atau kurang sedikit (biasanya

pelanggan tidak mau membayar biaya materai) maka kekurangannya akan dihapus saja

dan bagian Kasir akan langsung membuat receipt voucher . Apabila pembayaran

dilakukan oleh giro mundur, maka staf kasir akan menunggu pembuatan receipt voucher

sampai dengan giro mundur tersebut cair. Kemudian kalau pembayaran menggunakan

transfer ke dalam rekening perusahaan maka pembuatan receipt voucher dilakukan

setelah bagian kasir melakukan pemeriksaan terhadap Rekening Koran (R/K) harian atau

Rekening Koran (R/K) bulanan perusahaan. Receipt voucher dicetak satu lembar dimana

setelah receipt voucher tersebut dicetak akan ditandatangani oleh Manajer Keuangan

yang menyatakan bahwa Faktur Penjualan itu telah dilunasi oleh pelanggan. Receipt

voucher juga akan menjadi dokumen bagi bagian Billing untuk memasukkan Jurnal

Penerimaan Kas. Setelah jurnal dimasukkan maka receipt voucher akan dikembalikan

lagi kepada bagian Kasir untuk diarsip menurut pelanggan.

IV.3 Analisa Pengendalian Aplikasi Terhadap Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia

Kimia Jaya

Sebelum menggunakan sistem terintegrasi TRADY, PT. Dunia Kimia Jaya

melakukan proses-proses didalam Sistem Penerimaannya dengan menggunakan cara

manual (menggunakan software office biasa dalam mencetak dokumen-dokumen yang

terkait) serta memakai software bantu akuntansi “General Ledger”. Dengan bagan

30



flowchart Sistem Penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya dapat digambarkan seperti

diatas dengan enam proses penting (dua proses merupakan proses penjurnalan) yaitu :

1. Pengecekan Purchase Order pelanggan

2. Pembuatan Delivery Order (DO)

3. Pembuatan Sales Invoice / Faktur Penjualan

4. Penginputan Jurnal Penjualan dan Pengeluaran Barang

5. Pembuatan Receipt voucher

6. Pencatatan Jurnal Pengeluaran Kas

Dari keenam proses Sistem Penerimaan lama PT Dunia Kimia Jaya, penulis akan

menganalisa satu persatu pengendalian aplikasi yang terjadi di sistem yang lama :

1. Pengecekan Purchase Order pelanggan

Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan

Pengendalia

n Masukan

- PO yang masuk merupakan

PO palsu.

- PO rusak tidak bisa terbaca.

- Pemeriksaan tanda tangan pejabat

di perusahaan pelanggan beserta

cap perusahaan.

- Konfirmasi langsung ke pelanggan

mengenai pesanannya melalui

telepon.

Pengendalia

n Proses

- Kesalahan pengecekan oleh

petugas CSR.

- Pengecekan ulang walaupun oleh

petugas yang sama.

31



- Tidak adanya otorisasi baik

secara umum maupun untuk

PO yang bermasalah dalam

hal jumlah pesanannya.

- Database pelanggan tidak

update.

- Otorisasi dilakukan oleh petugas

pengecekan untuk PO-PO yang

nilainya wajar. Otorisasi oleh Sales

Manager apabila PO pelanggan

melewati credit limit -nya, gross

margin dibawah yang ditetapkan

dan nilai order kurang dari dua juta.

Sedangkan Otorisasi Direktur

Keuangan apabila ada PO dengan

gross margin negatif.

- Pengecekan database pelanggan

sewaktu-waktu oleh bagian AR

Control.Pengendalia

n Keluaran

- PO tidak terproses oleh

bagian CSR.

- PO hilang karena tidak ada

dokumentasi.

- PO diberi tanda bahwa PO tersebut

telah diproses dan kemudian

diarsip menurut nama pelanggan.



Pengendalia

n Masukan

- Misinformasi antara bagian

CSR dengan bagian Gudang.

- Staf Gudang lupa akan DO

- Pengiriman pesanan pelanggan

dengan email dan juga akan

diberitahu dengan telepon.

32



yang akan dibuat.

- Catatan Persediaan Gudang

hilang atau diubah-ubah.

- Staf Gudang dapat menghubungi

bagian CSR untuk konfirmasi

pesanan.

- Catatan Persediaan Gudang hanya

dapat diakses oleh staf Gudang.

Pengendalia

n Proses

- Salah isi dokumen DO

diakibatkan ketidak-telitian

staf Gudang.

- Nomor DO dibuat tidak urut.

- Nomor pada DO digunakan

dua kali untuk pesanan yang

berbeda.

- Penyalahgunaan DO yang

salah cetak.

- Tidak ada otorisasi baik

kepada DO maupun

pengeluaran barang dari

Gudang.

-Persediaan Gudang tidak

cukup dengan pesanan yang

datang.

- Pengisian dengan nomor urut DO

(walau belum prenumbered ) yang

hanya diketahui oleh staf Gudang.

- Pengecekan kembali oleh staf yang

mengisi DO (on-screen

verification).

- Eliminasi DO yang salah cetak

(sobek-sobek) sehingga tidak bisa

digunakan lagi.

- Otorisasi oleh Manajer Gudang

untuk semua DO yang dibuat

karena berhubungan dengan

barang yang keluar juga.

- Pembuatan DO dilakukan sampai

dengan barang yang ada tersedia.

Pengendalia

n Keluaran

- Pemeriksaan ( stock opname)

gudang baik oleh Auditor

- Bagian Gudang mencatat barang

keluar ke Catatan Persediaan

33



internal maupun oleh

Auditor eksternal.

- DO dengan barang yang

akan dikirim tidak sama

secara kuantitasnya.

- DO dan barang yang

dikirimkan tidak sampai ke

pelanggan.

- DO dan barang mengalami

kerusakan saat pengiriman.

Gudang yang hanya dapat diakses

oleh bagian gudang.

- Salah satu lembar DO diarsip

menurut nama pelanggan di bagian

Gudang.

- Pengecekan kembali antara jumlah

pada DO dengan jumlah barang

yang dikirim.

- Perjanjian tertulis dengan

transportir bahwa transportir akan

mengantarkan barang (juga DO

secara tidak langsung) ke

pelanggan dengan baik.

3. Pembuatan Sales Invoice / Faktur Penjualan


Pengendalia

n Masukan

- DO yang kembali rusak dan

tidak dapat terbaca.

- DO yang kembali tidak ada

tanda tangan pelanggan

(barang tidak sampai).

- Bukti untuk membuat Faktur

- Perlindungan oleh transportir/kurir.

- Apabila masih dapat terbaca, DO

yang kembali masih diakui dan

dipakai untuk membuat Faktur

Penjualan.

- Meminta tanda terima ulang

34



Penjualan hanya berasal dari

DO dari pelanggan

kepada pelanggan.

- Bagian Billing dapat meminta arsip

DO kepada bagian Gudang.

Pengendalia

n Proses

- Kesalahan pengisian atau

pengisian form yang

terlewatkan oleh staf billing

- Nomor faktur tidak urut

dimasukkan.

- Nomor faktur digunakan

oleh beberapa transaksi yang

berbeda.

- Penyalahgunaan Faktur yang

salah cetak.

- Tidak ada otorisasi.

- Pengecekan ulang sebelum dicetak

(on-screen verification) oleh staf

yang sama dengan yang mengisi

faktur.

- Nomor faktur ditulis dengan urut

dan hanya staf billing yang

mengetahui nomor tersebut.

- Eliminasi (sobek-sobek) faktur

yang salah cetak sehingga tidak

bisa dipakai kembali.

- Otorisasi oleh pejabat setingkat

manajer.

Pengendalia

n Keluaran

- Tidak ada bukti faktur

penjualan.

- Pemeriksaan dari kantor

pajak.

- Faktur tidak sampai kepada

pelanggan.

- DO dari pelanggan

hilang/dibuang.

- Salinan keenam faktur disimpan

sebagai arsip bersama DO kembali.

- Perusahaan mencetak lembar

kedua dan ketiga faktur untuk

keperluan pajak perusahaan.

- Staf billing mengantarkan langsung

ke pelanggan.

- Pengarsipan DO yang telah

35



kembali dari pelanggan dan

pemberian tanda bahwa DO telah

digunakan membuat faktur.

4. Penginputan Jurnal Penjualan dan Pengeluaran Barang


Pengendalia

n Masukan

- DO yang diberikan

pelanggan ternyata tidak

dapat dibaca.

- Meminta keterangan penerimaan

barang kepada pelanggan.

Pengendalia

n Proses

- Kesalahan staf billing dalam

menginput jurnal.

- Verifikasi ulang sebelum jurnal

dimasukkan.

- Jurnal Koreksi apabila jurnal yang

dimasukkan ternyata salah karena

jurnal yang dimasukkan tidak dapat

dihapus.

- Summary dari jurnal penjualan

yang diposting setiap harinya.

Pengendalia

n Keluaran

- Data jurnal hilang/berubah-

ubah.

- DO yang telah digunakan

menginput jurnal hilang.

- Data jurnal penjualan hanya bisa

diakses oleh bagian billing.

- DO diberi tanda bahwa DO

tersebut telah dimasukkan kedalam

jurnal.

- DO dikelompokkan dengan lembar

36



faktur untuk diarsip.

5. Pembuatan Receipt Voucher


Pengendalia

n Masukan

- Cek yang diterima ternyata

cek palsu.

- Cek yang diterima akan cair

diluar tanggal yang

seharusnya.

- Pemeriksaan detail seperti tanda

tangan pejabat perusahaan

pelanggan pada cek, keaslian cek,

serta tanggal jatuh tempo cek.

- Konfirmasi kepada pelanggan yang

bersangkutan apabila diperlukan.

Pengendalia

n Proses

- Jumlah pada cek berbeda

dengan jumlah pada faktur.

- Kesalahan staf kasir dalam

menginput receipt voucher.

- Penomoran yang tidak urut.

- Nomor yang sama dipakai

untuk beberapa receipt

voucher yang berbeda.

- Penyalahgunaan Receipt

voucher yang salah cetak.

- Tidak ada otorisasi

dokumen.

- Pengecekan terhadap perbedaan

jumlah pada cek dengan pada

invoice.

- Konfirmasi langsung dengan

pelanggan apabila jumlah pada cek

dengan pada faktur berbeda cukup

signifikan.

- Pengecekan ulang oleh pembuat

receipt voucher sendiri (On-Screen

Verification).

- Nomor receipt voucher hanya staf

kasir yang mengetahui urutan

nomor tersebut.

37



- Eliminasi (sobek-sobek) receipt

voucher yang salah cetak sampai

tidak bisa digunakan kembali.

- Pengotorisasian langsung oleh

Direktur Keuangan karena

berhubungan dengan penerimaan

uang.

Pengendalia

n Keluaran

- Bukti penerimaan dari

pelanggan, bukti catatan

perusahaan (receipt voucher )

hilang /rusak.

- Pengarsipan bukti penerimaan kas

dari pelanggan.

6. Pencatatan Jurnal Pengeluaran Kas


Pengendalia

n Masukan

N/A N/A

Pengendalia

n Proses

- Kesalahan staf billing yang

memasukkan jurnal kurang

atau lebih dari yang ada di

receipt voucher yang

jumlahnya bisa signifikan

maupun tidak.

- Pengecekan oleh staf yang sama

sebelum jurnal diinput kedalam

General Ledger.

Pengendalia

n Keluaran

- Report dari Jurnal

Penerimaan Kas atas

- Dokumentasi Receipt voucher yang

telah digunakan menginput Jurnal

38



penerimaan kas tidak sama

dengan jumlah tertera pada

report Jurnal Penjualan dan

Penerimaan Barang.

Penerimaan Kas.

Dari risiko-risiko yang telah dipaparkan pada tabel-tabel sebelumnya, PT. Dunia

Kimia Jaya telah melakukan pengendalian aplikasi dari keenam proses Sistem

Penerimaan yang ada. Menurut pengamatan penulis, PT. Dunia Kimia Jaya

mendapatkan risk exposure yang besar dari kegiatan proses ( processing ) transaksi

dibandingkan dengan kegiatan masukan (input ) dan keluaran (output ) Siklus

Penerimaan.

Risiko pada keenam proses tersebut berhubungan dengan aktivitas yang

dilakukan staf perusahaan (internal). Sebagai contoh pada proses pertama staf yang

memeriksa Credit Limit , Gross margin, dan Nilai Order dapat saja melewatkan PO yang

ternyata Credit Limit -nya melebihi yang ditentukan database Credit Limit dikarenakan

database belum ter-update maupun memang karena kesalahan staf. Hal tersebut dapat

mengakibatkan pelanggan yang terkait akan memiliki saldo piutang yang besar dan akan

membuat perusahaan harus mengalokasikan cadangan Piutang tak Tertagih yang lebih

besar pada Laporan Laba Rugi dan Net Income yang lebih rendah. Kemudian apabila

ternyata Gross margin dari PO tidak diketahui oleh staf CSR, bisa saja PO yang

memiliki margin negatif akan dilewatkan tanpa ada konfirmasi dan otorisasi dari

39



Direktur Marketing. Hal ini dapat berakibat kepada turunnya Laba Kotor perusahaan dan

Laporan Laba Rugi yang tidak baik.

Proses selanjutnya yakni pembuatan DO akan memiliki risiko yang besar apabila

jumlah pesanan yang datang lebih besar daripada jumlah persediaan yang dimiliki

gudang. PT. Dunia Kimia Jaya akan menghadapi risiko keterlambatan pengantaran

pemesanan barang kepada pelanggan sehingga mempengaruhi kepercayaan pelanggan

kepada perusahaan. Selain itu walaupun tidak signifikan, pemborosan kertas dapat

terjadi apabila staf Gudang menginput dan mencetak DO yang salah kedalam form DO.

Pemborosan kertas juga dapat terjadi pada pembuatan Faktur Penjualan dan receipt

voucher . Kemudian pemberiaan nomor DO secara manual yang sama kepada beberapa

pesanan akan membuat bagian Gudang mendapatkan risiko dimana barang yang keluar

akan lebih banyak beberapa kali sesuai dengan banyaknya DO untuk satu pelanggan.

Bagian Gudang yang mengeluarkan persediaan yang berlebihan akan mengalami

kekurangan stok barang atau apabila stock limit barang melebihi batas maka bagian

Gudang akan memproduksi barang lagi. Produksi barang tersebut akan berakibat kepada

peningkatan biaya produksi dan akan dapat mengurangi pendapatan pada Laporan Laba

Rugi Perusahaan.

Hal ini juga dapat terjadi pada pemberian nomor Faktur Penjualan dan receipt

voucher oleh staf billing dan kasir. Pemberian nomor secara manual yang sama pada

beberapa Faktur Penjualan menyebabkan faktur-faktur tersebut hanya merujuk kepada

satu DO. Kalau banyak faktur dikaitkan hanya dengan satu DO, maka perusahaan akan

40



kesulitan untuk dapat melakukan audit trail . Kemudian pada saat pencatatan jurnal

Penjualan dan Pengeluaran Barang, maka jurnal akan mencatat pengeluaran barang dan

penjualan beberapa kali untuk DO yang sama. Akibatnya pelaporan penjualan pada

Laporan Laba Rugi akan meningkat secara fiktif dan persediaan berkurang pada Neraca.

Risiko perusahaan akan lebih besar lagi apabila penomoran yang sama pada

dokumen terjadi pada dokumen receipt voucher yang berakibat pencatatan pada jurnal

Penerimaan Kas yang tidak dapat terlacak darimana sumber dana yang masuk ke

perusahaan.

Selain risiko dari aktivitas proses, risiko dari aktivitas masukan juga bisa menjadi

ancaman bagi perusahaan. Sebagai contohnya adalah bagaimana Purchase Order dari

pelanggan yang masuk dapat berupa PO yang tidak resmi yang kemudian diproses.

Walau akan melewati pemeriksaan yang cukup, tetap ada peluang PO tersebut untuk

terus diproses sehingga akan merugikan perusahaan. Kemudian risiko masukan lainnya

datang dari dasar pembuatan faktur penjualan yang hanya berdasarkan oleh DO yang

telah ditandatangani oleh pelanggan. Pembuatan Faktur berdasarkan dari DO yang

ditandatangani pelanggan saja akan menimbulkan risiko keterlambatan pengiriman

Faktur sehingga pembayarannya menjadi mundur dan mengurangi pemasukan kas yang

seharusnya.

Dari keenam proses Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya yang telah

dijelaskan risk exposure dan pengendalian aplikasinya, penulis berpendapat bahwa

pengendalian yang telah dilakukan oleh PT. Dunia Kimia Jaya tidak cukup untuk sebuah

41



perusahaan yang sedang berkembang dan memiliki frekuensi transaksi yang banyak

dengan jumlah yang besar. Sistem Penerimaan dengan menggunakan sistem manual

(manual processing) hanya akan efektif apabila diaplikasikan untuk perusahaan kecil

dengan transaksi yang tidak cukup banyak baik secara frekuensi maupun jumlah dalam

satu transaksinya.

IV.4 Siklus Penerimaan Baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya

Sejak awal tahun 2007 sistem manual lama yang digunakan oleh PT. Dunia

Kimia Jaya berganti menjadi sistem yang terintegrasi bernama TRADY. TRADY

memiliki beberapa modul transaksi yang salah satunya mendukung proses penerimaan

perusahaan. Sistem baru menggunakan TRADY dapat digambarkan sebagai berikut :

42



Siklus Penerimaan Baru (TRADY) – PT. Dunia Kimia Jaya

Customer

MembuatSales Order (SO)

P O

C u s t o m e r

MembuatDelivery Order

(DO)

Sales Order

S O

S O

Customer

D O

MenginputReturn Delivery Order

(RDO)

R D O

Customer Credit Limit

C C L

Delivery Order

D O

DO

MembuatSales Invoice

(Faktur)

ReturnDelivery Order R D

O

R D O

R D O

D O

Sales

(S

Customer

SI

F a k t

u r

KPP

MembuatReceipt Voucher

(RV)

Fa kt u r

S I

Bank

R / K

Customer

C e k

Customer

R V RV

Vat-Out

S I

Gambar 4.3 DFD Sistem Penerimaan TRADY PT. Dunia Kimia Jaya

43



Customer

Revenue Cycle (Trady) – PT Dunia Kimia Jaya

Customer Sales Representatives

Purchase Order (PO) Customer Customer Credit

Limit Master File


Membuat SalesOrder


Enter Order

A

Gudang

A

Inventory Master File

Membuat DeliveryOrder (DO)

Customer

Accounting

54

32

Delivery Order (DO)

TampilanCredit Limit

Memeriksa CreditLimit, Gross

Margin, dan NilaiOrder

Customer

Menginput RDO

Kasir/K

4

DO 2

SalesOrder

SalesOrder

DeliveryOrder

DeliveryOrder

RDOInventory Master

File

44



Gambar 4.4 Flowchart Sistem Penerimaan TRADY PT. Dunia Kimia Jaya

Siklus Pendapatan baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya dimulai ketika

pelanggan mereka memesan barang dengan mengirimkan Purchase Order (PO) yang

diterima oleh staf Customer Sales Representative (CSR) perusahaan. PO yang

dikirimkan oleh pelanggan dapat berupa fax, email, maupun PO dalam bentuk dokumen

asli. Untuk menjamin keaslian daripada PO tersebut, bagian CSR akan melihat validasi

dari PO dimana PO yang diterima harus ditandatangani bagian pembelian/pejabat lain

serta cap perusahaan pelanggan.

PO yang sudah dicek validasinya kemudian akan dilihat Credit Limit , Gross

margin, dan Nilai Order dari PO tersebut. Credit limit dibutuhkan untuk melihat apakah

seorang pelanggan memiliki piutang (kredit) melebihi batas piutangnya atau tidak.

Apabila pelanggan tersebut memiliki piutang lebih daripada yang dibataskan, sistem

akan meminta otorisasi kepada Sales Manager untuk melakukan otorisasi di TRADY.

Kemudian gross margin adalah selisih antara harga pokok barang dengan floor

price dalam persentase. Gross margin tersebut berbeda-beda bagi setiap barang karena

sebagian besar transaksi perusahaan adalah transaksi yang jumlahnya tergolong besar

sehingga perusahaan harus dapat fleksibel untuk setiap pelanggannya. Jika persentase

gross margin lebih rendah dari yang sudah ditentukan (harga jual kepada pelanggan

dibawah floor price, maka sistem akan meminta otorisasi kepada sales manager ). Lebih

ekstrem lagi, jika gross margin negatif (harga jual lebih rendah dari harga pokok

barang), maka sistem akan minta otorisasi kepada Direktur Marketing.

45



Sedangkan Nilai Sales Order (SO) akan berhubungan dengan proses selanjutnya

yakni dalam proses membuat sales order . Nilai SO ditentukan minimum sebesar dua

juta rupiah. Pada saat membuat SO, sistem akan melakukan pengecekan terhadap nilai

SO tersebut. Apabila lebih rendah dari yang sudah ditentukan, sistem akan meminta

otorisasi kepada sales manager . Apabila telah selesai dilihat ketiga variabel tersebut,

maka PO tersebut akan digunakan untuk menginput SO kedalam sistem.

Penginputan SO dilakukan oleh bagian CSR dimana orang yang menginput SO

kedalam sistem merupakan orang yang berbeda dengan orang memeriksa ketiga variabel

sebelumnya (Credit Limit , Gross margin, dan Nilai Sales Order ). Sistem dalam TRADY

mengatur secara sistematis bagaimana SO dibuat. Sistem akan menuliskan nomor SO

menggunakan “Computer Generated Running Number ” dimana sistem akan mengisikan

nomor secara urut sehingga nomor yang sama tidak dimungkinkan untuk dipakai dua

kali untuk SO yang berbeda. Penomoran secara otomatis ini tidak hanya berlaku untuk

SO saja, tetapi juga berlaku kepada seluruh dokumen yang dibuat didalam sistem.

Penginput SO akan melalukan verifikasi layar sendiri sebelum menyetujui SO yang

diinput. Setelah diinput, SO akan masuk kedalam database sistem yang dapat digunakan

setiap saat oleh bagian yang lainnya, sedangkan PO yang telah dibuatkan SO-nya akan

diberi tanda bahwa PO tersebut telah diinput serta PO akan dikumpulkan dan

didokumentasikan ( filing ) berdasarkan nama pelanggan. Kadang, bagian CSR juga akan

mengkonfirmasi balik akan PO yang diterima kepada pelanggan setelah PO tersebut

dibuatkan SO-nya.

46



Bagian Gudang setiap hari akan melihat SO yang masuk kedalam sistem.

Apabila ada SO/pesanan baru datang, maka petugas dibagian Gudang akan melihat

barang yang akan dipesan dan melihat database persediaan barang tersedia didalam

Gudang untuk membuat Delivery Order (DO). Pembuatan DO ini dilakukan/ditarik

berdasarkan SO yang telah dibuat sebelumnya yakni satu DO hanya bisa dibuat dari satu

SO atau DO dari satu SO dapat dibagi menjadi beberapa DO asalkan jumlah kuantitas

dalam beberapa DO tersebut tidak melebihi kuantitas yang tercantum didalam SO.

Pembuatan DO yang ditarik dari SO ini meminimalkan risiko kesalahan input yang

terjadi ketika petugas memasukkan data kedalam sistem. DO yang dimasukkan kedalam

database kemudian juga akan dicetak pada form DO sebanyak lima rangkap. Kelima

Delivery Order tersebut adalah lembar pertama (Bukti tanda terima langganan), lembar

kedua (Bukti Pengeluaran Barang), lembar ketiga (Surat Penagihan Angkutan), lembar

keempat (Surat Pengantar), dan lembar kelima (Salinan Bukti Pengeluaran Barang). DO

yang telah dicetak kemudian akan diverifikasi dan diotorisasi dengan stempel dan tanda

tangan oleh pejabat level manajer di bagian gudang. Lembar terakhir (kelima) dari DO

akan diarsip didalam perusahaan berdasarkan nomor urut DO. Sedangkan keempat

lainnya akan dikirimkan kepada customer oleh transportir (kurir) bersama dengan

barang pesanan. Perusahaan memegang kendali terhadap transportir yang membawa

dokumen DO melalui perjanjian karena setelah dokumen tersebut keluar dari

perusahaan, maka timbul risiko dari pengiriman seperti kerusakan dokumen akibat

kehujanan dan hilangnya dokumen.

47



Empat lembar DO yang dikirimkan kepada pelanggan akan dibubuhkan tanda

tangan oleh pelanggan dan dikembalikan tiga rangkap (rangkap 2, 3, dan 4) sedangkan

satu rangkap akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pengiriman barang. Satu

dokumen DO lembar ketiga akan diberikan bagian Account Payable ke bagian kasir

untuk dilakukan pembayaran terhadap transportir. Staf bagian Account Payable yang

menerima dokumen DO yang telah ditandatangani pelanggan akan segera memasukkan

kedalam sistem. Sistem TRADY akan membuat Return Delivery Order (RDO)

berdasarkan dari DO yang dikirimkan. Pemasukan oleh staf Account Payable juga

diperlukan apabila barang yang diterima pelanggan ternyata berbeda dengan barang

pada DO (pembuatan RDO dilakukan berdasarkan DO didalam sistem). Dokumen DO

yang kembali kemudian akan disimpan sebagai arsip.

Proses selanjutnya adalah pembuatan Faktur Penjualan (invoicing ) yang

dilakukan oleh bagian billing . Pembuatan Faktur ini juga tidak perlu melakukan input

data kedalam form faktur didalam sistem karena pembuatan faktur ini dilakukan dengan

menarik data dari DO dan RDO yang telah dimasukkan sebelumnya. Kalaupun ada field

yang kosong itupun hanya untuk remark . Faktur kemudian akan dicetak sebanyak 6

(enam) rangkap yakni lembar pertama (Untuk pembeli BKP/penerima JKP sebagai bukti

pajak masukan), lembar kedua (Untuk PKP yang menerbitkan faktur pajak standar

sebagai bukti pajak keluaran), lembar ketiga (Untuk KPP dalam hal penyerahan

BKP/JKP dilakukan kepada pemungut), lembar keempat (Pelanggan), lembar kelima

(Arsip), dan lembar keenam (Arsip). Keenam faktur tersebut lalu diberi tanda tangan

oleh pejabat yang berwenang serta cap perusahaan. Lembar satu, empat, dan lima dari

48



faktur penjualan akan dikirimkan kepada pelanggan oleh pegawai perusahaan.

Sedangkan lembar kedua akan disimpan oleh perusahaan sebagai bukti PKP yang

menerbitkan faktur pajak standar sebagai bukti pajak keluaran, lembar ketiga akan

diberikan kepada KPP dalam hal penyerahan BKP/JKP dilakukan kepada pemungut

PPN, dan lembar keenam sebagai arsip perusahaan.

Terdapat empat cara pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan kepada

perusahaan. Keempat cara tersebut adalah pembayaran dengan cek, giro mundur,

transfer ke rekening perusahaan, dan pembayaran tunai. Dari keempat cara pembayaran

yang dilakukan oleh pelanggan, cara yang paling umum dilakukan adalah pembayaran

dengan menggunakan cek. Pembayaran yang dilakukan dengan cek akan melibatkan

bagian kasir sebagai penerima cek tersebut. Cek yang datang ke perusahaan akan

dimasukkan oleh bagian kasir tanggal jatuh tempo dari cek tersebut kedalam sistem.

Apabila tanggal jatuh tempo cek yang dimaksud sama dengan tanggal jatuh tempo faktur

didalam sistem maka pada tanggal jatuh tempo tersebut sistem akan mengkredit saldo

AR dan menambah saldo bank. Tetapi apabila berbeda, maka sistem akan masuk kepada

cara pembayaran dengan giro mundur. Kalau menggunakan giro mundur, receipt

voucher yang dibuat tidak akan memotong saldo kredit AR dan menambah saldo debit

bank. Baik pembayaran dengan cek dan giro mundur, pelanggan akan membawakan cek

sendiri atau perusahaan akan menagih ke pelanggan menggunakan Bill Collector .

Pembayaran ketiga menggunakan transfer rekening bank akan membuat perusahaan

harus mengecek rekening koran harian atau rekening koran bulanan dahulu sebelum

mengisi receipt voucher pada TRADY. Sedangkan pembayaran tunai juga sama dimana

49



sebelum dibuatkan receipt voucher , bagian Kasir harus menerima dahulu uang tunai dari

pelanggan. Cara yang ketiga dan keempat ini biasanya jarang dilakukan oleh

perusahaan. Pembuatan receipt voucher ini juga ditarik dari faktur penjualan didalam

sistem. Pelunasan yang dilakukan pelanggan juga dapat seluruhnya dibayarkan ataupun

sebagian-sebagian apabila jumlah transaksinya besar. Untuk itu receipt voucher dapat

dibuat beberapa kali sampai dengan jumlah tagihan pada faktur penjualan terbayar.

Kadang pula, antara jumlah tagihan dengan yang dibayarkan berbeda karena pelanggan

tidak mau membayar materai, dalam kasus ini perusahaan cenderung menghapuskan saja

beban materai tersebut. Receipt voucher yang dibuat kemudian akan dicetak,

ditandatangani oleh manajer keuangan dan kemudian akan diarsip berdasarkan bank dan

tanggal dibuatnya receipt voucher tersebut. Dalam gambaran flowchart, penulis hanya

menggambarkan alur proses pembayaran dengan menggunakan metode yang paling

umum digunakan yakni pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan cek.

IV. 5 Analisa Pengendalian Aplikasi Siklus Penerimaan Baru (TRADY) Terhadap

Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya

Setelah pergantian sistem dari sistem manual (menggunakan aplikasi office

biasa) menjadi sistem TRADY, siklus penerimaan baru PT. Dunia Kimia Jaya sedikit

banyak mengalami perubahan dan penambahan proses. Dengan DFD, siklus penerimaan

baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya terdiri dari lima proses besar yakni : Pembuatan

Sales Order (SO), Pembuatan Delivery Order (DO), Pencatatan Return Delivery Order

50



(RDO), Pembuatan Faktur Penjualan (Sales Invoice), dan Pembuatan Receipt voucher .

Lebih jelas lagi dengan menggunakan diagram alur ( flowchart ), siklus penerimaan baru

PT. Dunia Kimia Jaya terdiri dari enam proses tanpa adanya proses penjurnalan karena

proses penjurnalan secara langsung dilakukan oleh TRADY. Aktivitas proses siklus

penerimaan menggunakan TRADY adalah :

1. Pemeriksaan Credit Limit , Gross margin, dan Nilai Order

2. Pengisian Sales Order (SO)


4. Pengisian Return Delivery Order (RDO)

5. Pembuatan Faktur Penjualan (Sales Invoice)

6. Pembuatan Receipt voucher .

Dibandingkan dengan siklus penerimaan lama, siklus penerimaan TRADY

melakukan proses yang sama ditambah dengan dua proses baru yakni pengisian SO dan

RDO dikurangi input jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas karena proses

penjurnalan tidak dilakukan secara langsung melainkan dilakukan seiring dengan

pembuatan dokumen-dokumen lain didalam TRADY.

Proses pertama adalah pemeriksaan Credit Limit , Gross margin, dan Nilai Order.

Untuk input, PO yang datang akan diperlakukan sama seperti siklus penerimaan yang

51



lama dimana PO akan dilihat keaslian, tanda tangan pejabat berwenang dan cap

perusahaan.

Untuk aktivitas proses, pemeriksaan Credit Limit agak sedikit berbeda dimana

pada siklus penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya, database Credit Limit pelanggan

menggunakan Microsoft excel biasa, sedangkan database Credit Limit pada TRADY

adalah master file yang sudah ada didalam sistem dimana tanpa adanya master file ini,

sebuah transaksi tidak akan bisa dilakukan. Database Credit Limit TRADY akan terus

ter-update secara otomatis seiring dengan berjalannya transaksi. Apabila Credit Limit

seorang pelanggan sudah mencapai batasnya, maka TRADY akan menolak untuk

dilakukan input SO (kemudian) tanpa adanya otorisasi Sales Manager . Perbedaan ini

mengeliminasi risiko kesalahan staf CSR yang dapat mengizinkan sebuah PO untuk

diproses lebih lanjut dan risiko dari database Credit Limit yang tidak ter-update pada

siklus penerimaan lama perusahaan.

Untuk Gross margin dan Nilai Order, perusahaan masih menggunakan

pemeriksaan manual untuk setiap persediaan yang dijual karena setiap barang

persediaan memiliki persentase gross margin yang berbeda-beda serta nilai order

ditentukan tidak boleh kurang dari dua juta rupiah.

PO yang telah diperiksa Credit Limit , Gross margin dan Nilai Order akan masuk

kedalam proses penginputan SO. Proses ini tidak terdapat pada siklus penerimaan lama

perusahaan. Dengan menggunakan TRADY, semua data pada PO akan dimasukkan

kedalam SO dan disimpan pada transaction file. Apabila staf bagian gudang akan

52



membuat DO, staf Account Payable memasukkan RDO, staf billing membuat faktur

penjualan, dan staf kasir membuat receipt voucher maka data pelanggan tidak perlu

dimasukkan lagi dan hanya tinggal menariknya dari transaction file. Proses ini

mengeliminasi risiko kesalahan staf bagian gudang, Account Payable, billing , dan kasir

dalam memasukkan data transaksi karena data transaksi sudah dimasukkan dan disimpan

didalam transaction file pada saat membuat SO.

Penginputan SO juga akan mencantumkan nomor urut SO yang prenumbered

(Computer Generated Running Number ) sehingga tidak akan ada dua DO memiliki

nomor yang sama. Nomor urut dokumen yang diberikan sistem juga berlaku untuk

semua dokumen yang dibuat baik yang akan dicetak (DO, Faktur Penjualan, dan receipt

voucher ) maupun yang tidak dicetak (RDO). Penomoran urut yang diberikan oleh

TRADY mengeliminasi risiko penomoran yang sama untuk beberapa dokumen sehingga

meminimalisasi risiko pengiriman DO dan barang berkali-kali dengan pelanggan yang

sama, pencatatan penjualan dan pengeluaran barang yang akurat, serta menjamin audit

trail dapat dilakukan dengan baik. PO yang telah digunakan untuk memasukkan data SO

akan diarsip sama seperti yang dilakukan pada sistem lama.

Untuk menghindari risiko miskomunikasi antara bagian CSR dengan bagian

gudang, maka pembuatan DO yang dilakukan bagian gudang hanya tinggal merujuk

kepada SO yang dimasukkan oleh bagian CSR. Informasi yang komplit dimiliki oleh

bagian gudang dimana staf bagian gudang dapat membandingkan langsung persediaan

barang yang ada didalam gudang dengan permintaan barang langsung dari dalam

53



TRADY (penarikan data transaksi dari SO). Pada sistem yang lama, pencatatan

persediaan barang keluar-masuk dibuat menggunakan excel biasa sehingga staf gudang

akan membolak-balik data persediaan untuk dibandingkan dahulu dengan email jumlah

barang pesanan dari bagian CSR. Risiko kesalahan membandingkan akan menjadi

prioritas pertama pada proses ini. Dengan TRADY, walaupun database persediaan

dimasukkan secara manual (modul Produksi belum dikembangkan pada saat penulis

selesai magang ), sistem TRADY akan memberitahu staf gudang mengenai stok

persediaan sebelum DO dibuat dan setelah DO dibuat, jumlah database persediaan akan

otomatis berkurang sejumlah persediaan yang tertera pada DO.

Proses keempat pada TRADY adalah penginputan Return Delivery Order (RDO)

kedalam TRADY yang tidak dimiliki oleh sistem lama perusahaan. Dengan adanya

penginputan RDO ini, perusahaan dapat secara akurat mencatat pesanan barang yang

kembali kepada perusahaan dan menghindari risiko penagihan yang berlebih pada saat

perusahaan membuat faktur penjualan pada siklus penerimaan lama PT. Dunia Kimia

Jaya. Pencatatan RDO kedalam TRADY juga akan meng-update Inventory Master File

gudang secara otomatis sehingga mengurangi risiko tidak tercatatnya persediaan yang

diretur pada sistem lama.

Dari data DO dan RDO didalam TRADY, bagian billing akan membuat faktur

penjualan. Penarikan data pelanggan dari sistem memudahkan staf billing dalam

menginput data pelanggan, menjamin keakuratan data, dan mengurangi risiko salah

input. Kemudian juga sistem akan secara otomatis melakukan jurnal setelah data faktur

54



dibuat sehingga staf billing tidak perlu melakukan penjurnalan langsung. Penjurnalan

secara otomatis akan mengurangi kesalahan input pada saat jurnal dimasukkan pada

sistem lama menggunakan General Ledger.

Dan yang terakhir adalah pembuatan receipt voucher pada TRADY. Sistem

TRADY akan menarik data faktur yang telah dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan.

Staf kasir hanya tinggal memasukkan tanggal jatuh tempo cek yang datang dari

pelanggan dan menyetujuinya. Sistem secara otomatis akan mencatat penerimaan kas

pada tanggal jatuh tempo atau apabila tanggal jatuh tempo cek tidak sama dengan

terminnya, maka jurnal akan mencatatkan pada Account Receivable. Dengan adanya

otomatisasi ini, selain keakuratan pada saat melakukan jurnal perusahaan dapat

memberikan data-data maupun laporan keuangan yang akurat kapan saja manajer atau

direktur perusahaan ingin melihat kondisi keuangan perusahaan. Kondisi ini juga

meminimalkan keterlambatan penyusunan laporan keuangan apabila menggunakan

sistem lama.

Secara umum, banyak sekali risiko siklus penerimaan lama yang dapat

diselesaikan atau diminimalisasi dengan diterapkannya siklus penerimaan baru dengan

menggunakan sistem TRADY seperti yang telah dijelaskan diatas. Untuk perusahaan

yang sedang berkembang seperti PT. Dunia Kimia Jaya, pergantian sistem yang belum

terintegrasi dan terkomputerisasi kepada sistem terintegrasi dan terkomputerisasi

membuat pengawasan yang dilakukan menjadi lebih baik dan dapat meminimalisasi

risiko yang diakibatkan dari sistem yang tidak terintegrasi. Penulis menilai bahwa apa

55



yang telah dilakukan oleh PT. Dunia Kimia Jaya dengan mengganti sistem perusahaan

secara keseluruhan memberikan manfaat yang besar terutama dalam mengurangi risiko

yang diakibatkan dari aplikasi sistem sebelumnya.

IV.6 Analisa Risiko Implementasi Siklus Penerimaan Baru (TRADY) PT. Dunia

Kimia Jaya Beserta Pengendaliannya.

Pengaplikasian sistem baru PT. Dunia Kimia Jaya dari sistem lamanya bukan

hanya mengatasi risiko-risiko yang terjadi pada sistem lama melainkan juga

menimbulkan risiko-risiko baru atas sistem yang diaplikasikan saat ini (TRADY).

Risiko-risiko tersebut dapat penulis gambarkan sebagai berikut :

1. Risiko Penginputan

Risiko ini terjadi pada saat petugas awal pemasukan data SO (staf CSR)

atas suatu pesanan. Pada siklus penerimaan lama, perusahaan tidak memiliki

aktivitas memasukkan data SO dan dokumen dimasukkan secara manual.

Dengan sistem TRADY, pengkonversian data dari data manual (dokumen PO

pelanggan) kepada data digital sangat dimungkinkan terjadi kesalahan. Salah isi

field atau salah pilih ID adalah contohnya. Kesalahan tersebut kalau tidak cepat-

cepat diperbaiki sebelum SO dimasukkan akan menyebabkan data input yang

masuk kedalam sistem akan salah. Kesalahan pemasukan data pada saat

pembuatan SO tidak akan berhenti sampai dengan disitu karena data transaksi

56



tersebut akan digunakan staf bagian lainnya untuk membuat DO, RDO, Faktur,

dan receipt voucher sampai kepada penjurnalannya.

Selain kesalahan pada input memasukkan data-data transaksi, risiko

lainnya adalah sistem yang terkomputerisasi seperti TRADY akan memudahkan

setiap orang untuk melakukan transaksi. Transaksi-transaksi yang tidak

terotorisasi (unauthorized ) dapat saja terjadi tanpa ada pengetahuan dari manajer

atau direktur perusahaan. Sebagai contohnya adalah ketika ada kecurangan

antara staf CSR dengan pelanggan untuk meloloskan PO pelanggan yang

bermasalah (Gross margin tidak sesuai atau Nilai Order yang kurang). Didalam

sistem yang lama, setiap petugas yang membuat dokumen akan melihat

kewajaran dari pesanan yang datang. Sedangkan pada sistem baru apabila staf

CSR meloloskan PO yang tidak semestinya dimasukkan kedalam sistem

TRADY, maka proses selanjutnya pesanan tersebut akan susah untuk dideteksi.

2. Risiko Proses

Menggunakan sistem terkomputerisasi dan terintegrasi seperti TRADY

membuat proses membuat dokumen DO, RDO, Faktur, dan receipt voucher

menjadi sangat mudah karena hanya tinggal menarik data dan menyetujui

dokumen. Proses yang terjadi sangat cepat sehingga apabila data yang

dimasukkan ternyata salah, penyebarannya akan sangat luas. Proses dalam

sebuah transaksi yang berhubungan dengan data digital akan menghadapi risiko

57



kesalahan program yang dibuat. Risiko ini terjadi dikarenakan sistem TRADY

merupakan sistem yang baru diaplikasikan kedalam perusahaan sehingga untuk

beberapa saat pengoperasiannya dibutuhkan penyesuaian-penyesuaian yang

berhubungan dengan program pengembangan software TRADY.

3. Risiko Keluaran

Keluaran yang dihasilkan oleh sistem TRADY akan bergantung kepada

masukan yang dimasukkan dan proses atau program yang dimiliki oleh software

TRADY sehingga apabila masukan dan programnya salah maka keluaran seperti

laporan keuangan yang dihasilkan akan menjadi bias juga dan sebaliknya apabila

masukan dan program untuk memproses transaksi itu benar maka laporan

keuangan yang dihasilkan akan menjadi sangat akurat dan relevan.

Risiko-risiko yang datang setelah implementasi sistem baru bukanlah risiko yang

tidak bisa ditangani dan dikendalikan. Untuk mengantisipasi risiko yang terjadi akibat

aplikasi sistem baru, PT. Dunia Kimia Jaya sebaiknya melakukan hal-hal berikut :

1. Pegawai yang melakukan input pertama kali (input SO pada bagian CSR) harus

diberikan pelatihan yang lebih banyak dengan baik sehingga dari sekian banyak

SO yang dimasukkan kedalam sistem, hanya sedikit maupun tidak ada sama

sekali kesalahan yang dilakukan oleh pegawai tersebut. Kemudian untuk

58



mencegah kebosanan yang dialami oleh petugas penginput, perusahaan dapat

melakukan rotasi pegawai dalam periode-periode tertentu.

2. Untuk menghindari terjadinya kesalahan didalam program, perusahaan dapat

melakukan program percobaan ( pilot project ) yang bisa dijalankan untuk satu

cabang/pabrik dahulu baru kemudian setelah program tersebut diaplikasikan,

dibandingkan antara catatan komputer dan manual (rekonsiliasi akun-akun), dan

tidak ditemukan lagi kesalahan program mulai saat input, proses, dan outputnya

maka sistem TRADY dapat diaplikasikan kepada cabang/pabrik yang lain. Bila

kondisi tersebut tidak dimungkinkan, maka perusahaan dapat melakukan

rekonsiliasi akun-akun terkait secepat mungkin dimana periode yang dianalisa

dapat dipersingkat sehingga kesalahan program yang ada tidak sampai berjalan

terlalu jauh.

59

bab iv-new

Documents