bab 3 analisa dan evaluasi sistem yang berjalan 3.1 ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00574-si...

59

BAB 3

ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Kerangka Berpikir

Gambar 3.1 Kerangka Berpikir

60

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metodologi Fit/Gap Analysis.

Pertama-tama dibutuhkan suatu Fit/Gap Analysis Report sebagai dasar dalam

menjalankan Fit/Gap Analysis Phase.

Fit/Gap Analysis Report bertujuan untuk mengidentifikasi requirement dari

sistem dan mengetahui apakah requirement tersebut sudah dipenuhi atau belum.

Untuk mengetahui apa saja requirement dari perusahaan maka dilakukan

penelusuran terhadap fungsi-fungsi SAP melalui buku dan Internet. Requirement

ini diidentifikasi melalui fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP dikarenakan

tujuan dari skripsi ini adalah mengoptimalkan fungsi SAP, sementara pihak

perusahaan pada umumnya belum mengetahui tentang fungsi-fungsi yang dapat

ditawarkan oleh SAP dan dapat digunakan untuk mendukung proses bisnis

perusahaan. Di samping itu, dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan

diketahui pula bahwa pihak perusahaan menginginkan agar semua proses bisnis

didukung oleh SAP sepenuhnya.

Cara identifikasi requirement diawali dengan melakukan observasi terhadap

sistem yang berjalan untuk menemukan apakah sistem yang berjalan saat ini

(current state) sudah memenuhi kebutuhan perusahaan dan penggambaran terhadap

requirement yang sudah dipenuhi oleh sistem yang berjalan. Terdapat 3 kondisi

yang mungkin diidentifikasi dari setiap kebutuhan yang ada, yaitu fit (F), gap (G),

atau partial (P). Fit merupakan proses bisnis yang sudah didukung sepenuhnya oleh

fungsi SAP (fit), Gap merupakan proses bisnis yang tidak didukung sama sekali

oleh fungsi SAP dan proses dalam business blueprint yang tidak direalisasikan

61

dalam s istem yang berjalan atau sebaliknya, dan Partial fit merupakan proses bisnis

yang baru sebagian didukung/ belum sepenuhnya didukung oleh fungsi SAP.

Penentuan kondisi requirement didasarkan pada hasil wawancara dan business

blueprint dengan tetap mengacu pada prosedur proses bisnis TM BINA

NUSANTARA. Lalu, penggambaran dari setiap kondisi requirement dijelaskan

dalam komentar (comments) untuk memberikan gambaran yang lebih jelas

mengenai bagaimana kondisi kebutuhan dalam proses bisnis yang berjalan saat ini,

baik fit, partial, maupun gap.

Kemudian setiap requirement dengan kondisi “Gap” dan “Partial Fit”

akan ditentukan peringkat kebutuhannya. Peringkat kebutuhan ini ditanyakan secara

langsung kepada pengguna sistem. Peringkat kebutuhan terdiri dari tiga tingkat

antara lain:

H = HIGH/Mission Critical Requirements – adalah requirement yang penting

bagi misi organisasi, dibutuhkan untuk operasi dan tanpa requirement ini

organisasi tidak dapat berfungsi; requirement ini juga mencakup

kebutuhan pelaporan internal dan eksternal yang penting.

M = MEDIUM/Value Add Requirements – adalah requirement yang jika

terpenuhi, akan secara signifikan meningkatkan proses; kebutuhan-

kebutuhan ini sering merupakan proses bisnis yang tidak berhubungan

dengan misi dari bisnis organisasi, tetapi jika terpenuhi dapat

menyediakan biaya dan manfaat yang signifikan untuk organisasi.

62

L = LOW/Desirable Requirements – adalah requirement yang perlu dimiliki

dan akan menambah sedikit nilai untuk proses bisnis dan mungkin

dipenuhi melalui perubahan terhadap proses bisnis.

Selanjutnya, requirement dengan ranking high(H) dan medium(M) yang

memiliki kondisi gap (G) dan partia fit l(P) dianalisa untuk mengidentifikasi solusi

(alternative) yang dapat digunakan sebagai cara untuk meminimalkan bahkan

menghilangkan gap dengan melakukan optimalisasi terhadap fungsi-fungsi yang

dapat ditawarkan oleh tiga submodul SAP HR yang dibahas dalam skripsi ini, yaitu

Recruitment, Time Management, dan Personnel Development.

Setelah Fit/Gap Analysis Report dihasilkan, maka diperoleh requirement

yang belum didukung oleh fungsi SAP, peringkat requirement, dan solusi untuk

memenuhi requirement. Lalu, akan dijalankan Fit/Gap Analysis Phase terhadap

alternaive yang memiliki peringkat “High” dan “Medium” yang bertujuan untuk

memberikan rekomendasi proses bisnis untuk memenuhi requirement dengan

menggunakan fungsi SAP.

Dalam Fit/Gap Analysis Phase dimulai dengan use case dan script untuk

menggambarkan proses bisnis yang berjalan saat ini. Selanjutnya dilakukan analisa

mengenai bagaimana cara untuk merealisasikan alternative yang telah diidentifikasi

pada Fit/ Gap Analysis Report melalui rancangan proses bisnis yang diperbarui

dengan tetap memperhatikan keseluruhan proses bisnis yang ada. Setelah itu,

dilakukan pembaruan atau penambahan pada dokumen-dokumen terkait yang

63

dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang diusulkan. Selain itu juga

digambarkan mengenai alur aktivitas yang akan menjadi prosedur dalam

menjalankan proses bisnis dengan mempertimbangkan saran dari pengguna sistem

dalam perusahaan. Kemudian, laporan-laporan yang dihasilkan dari proses yang

diusulkan diidentifikasi dan didokumentasikan, baik laporan yang merupakan

Standard Report SAP maupun AdHoc Report SAP.

3.2 Gambaran Umum Perusahaan

3.2.1 Sejarah Perusahaan

BINA NUSANTARA memulai jejaknya dengan mendirikan sebuah

tempat kursus komputer dengan nama Modern Computer Course pada tanggal

21 Oktober 1974. BINA NUSANTARA dimulai dengan dasar yang kuat visi

yang jelas dan dedikasi yang tinggi.

Dengan meningkatnya keinginan untuk menjadi sebuah lembaga

pendidikan, maka Modern Computer Course melakukan perkembangan dan

menjadi sebuah akademi teknik computer (ATK) pada tanggal 1 Juli 1981.

ATK membuka jurusan Manajemen Informatika dan Teknologi Informatika.

Tiga tahun kemudian, pada tanggal 13 Juli 1984 ATK mendapatkan status

terdaftar dan mengubah namanya menjadi AMIK Jakarta. Pada tanggal 1 Juli

1985, AMIK membuka jurusan Komputerisasi Akuntansi. AMIK mulai

menggunakan nama BINA NUSANTARA sejak 21 September 1985.

64

Menteri pendidikan dan kebudayan memberikan penghargaan kepada

AMIK sebagai akademi komputer terbaik melalui Direktorat Jendral

Pendidikan Tinggi pada 17 Maret 1986 pada saat usia AMIK relatif muda.

Dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan gelar, AMIK BINA

NUSANTARA mendirikan STMIK BINA NUSANTARA pada 1 Juli 1986.

STMIK membuka program studi Manajemen Informatika dan Ilmu Komputer

jenjang S1 dan berencana membuka jurusan Sistem Komputer.

Pada 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA bergabung dengan

STMIK BINA NUSANTARA, menjadi sebuah lembaga yang menyediakan

pendidikan jenjang D3 dan S1. STMIK BINA NUSANTARA mendapatkan

status terakreditasi untuk semua jurusan dan jenjang pendidikan pada 18 Maret

1992. Setelah mendapatkan reputasi yang baik, STMIK BINA NUSANTARA

membuka program pasca sarjana di Manajemen Sistem Informasi, yang

pertama di Indonesia.

Universitas BINA NUSANTARA didirikan pada tanggal 8 Agustus 1996

dan disahkan oleh pemerintah. STMIK BINA NUSANTARA dan Universitas

BINA NUSANTARA bergabung menjadi Universitas BINA NUSANTARA

pada 20 Desember 1998. Universitas BINA NUSANTARA memiliki 5 fakultas

: Ilmu Komputer, Ekonomi, Teknik, Sastra, serta Matematika dan Statistik,

dengan 1 program pasca sarjana.

65

Universitas BINA NUSANTARA terus berkembang dengan membuat

kerja sama dengan Curtin University Australia pada tahun 1997 dan berencana

membuat program S1 internasional. Pada tahun 1997, Universitas BINA

NUSANTARA berhasil mendapatkan sertifikasi ISO 9001.

Pada tahun 2002, BINA NUSANTARA membentuk BINUS Career

untuk membantu para lulusannya untuk memperoleh pekerjaan dengan

menghubungkan mereka dengan perusahaan yang sedang mencari kandidat-

kandidat yang cocok untuk mengisi posisi-posisi tertentu dalam perusahaan.

Joseph Wibowo Center (JWC) adalah kampus terbaru Universitas BINA

NUSANTARA. JWC menyediakan:

1. Program pasca sarjana

2.S1 Internasional

3.Executive Development Program

Berbeda dengan 3 kampus BINA NUSANTARA lainnya (kampus

Syahdan, kampus Anggrek dan kampus Kijang) yang memfokuskan pada

teknologi informatika, JWC memfokuskan pada area manajemen dan bisnis.

BINUS BUSINESS SCHOOL (BBS) merupakan pengembangan dari

program pasca sarjana di Universitas1 BINA NUSANTARA yang dimulai

pada tahun 1993. BBS kini menawarkan program-program dalam Business

Management, Applied Finance, dan Strategic Marketing. Ini berfokus pada

66

persiapan para lulusan untuk memasuki dunia bisnis yang sebenarnya dengan

pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk sukses.

BINUS INTERNATIONAL, inovasi lain dari BINA NUSANTARA dan

yang pertama di Indonesia, dirancang untuk mempersiapkan lulusan dalam

membangun karir global yang cemerlang, diluncurkan pada tahun 2001.

Program ini meliputi program S1 dan S2 dengan gelar tunggal dan ganda

melalui hubungan strategis dengan universitas ternama di Asia, Australia dan

Europe.

Perkembangan pesat BINA NUSANTARA telah membawanya pada

pembangunan sebuah pusat pelatihan dan pembelajaran dengan nama BINUS

CENTER, pada tahun 2002. BINUS CENTER menawarkan berbagai topiK

mengenai ICT, desain dan animasi, serta bahasa. Saat ini, BINUS CENTER

telah memiliki 15 cabang di seluruh Indonesia dan berkembang dengan pesat.

Satu lagi perkembangan dari BINA NUSANTARA adalah dengan

berdirinya BINUS School. Dibuka pada bulan Juli 2003, menyediakan jenjang

pendidikan dari pre-school, sekolah dasar, sekolah menengah dan sekolah

menengah atas, yaitu BINUS School Simprug, disusul pada bulan Juli 2007

oleh BINUS School Serpong.

3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan

Di tahun 2007 BINA NUSANTARA meluncurkan Corporate Identity

(identitas korporasi) yang baru. Bersamaan dengan perkenalan Corporate

67

Identity yang baru, BINA NUSANTARA juga memperkenalkan slogan terbaru

mereka, yaitu : People. Innovation. Excellence.

VISI BINA NUSANTARA 20/20 :

A World-class Knowledge Institution. Terus-menerus mengejar inovasi

dan perusahaan.

MISI :

BINA NUSANTARA berkomitmen untuk memberikan keunggulan dalam

pendidikan dan penelitian untuk komunitas global dengan:

• Memberikan pengalaman belajar yang mendorong inovasi dan

penghargaan.

• Menciptakan dampak yang tinggi dalam penerapan pengetahuan.

• Mengejar kontribusi positif terhadap kualitas hidup.

• Berkontribusi untuk kepemimpinan yang luar biasa.

• Memimpin kewirausahaan korporat

3.2.3 Direktorat Talent Management

Perkembangan BINA NUSANTARA yang pesat perlu didukung pula

dengan sebuah sistem organisasi yang terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan

BINA NUSANTARA itu sendiri. Aspek sumber daya manusia adalah salah

68

satu faktor penting yang dibutuhkan dalam sebuah sistem organisasi, termasuk

organisasi BINA NUSANTARA itu sendiri.

Aspek sumber daya manusia pada BINA NUSANTARA pada awalnya

hanya diatur oleh sebuah unit kerja personalia yang tergabung bersama dengan

unit kerja keuangan. Dalam menjalankan fungsi sumber daya manusia, unit ini

baru sebatas mengatur aktivitas administrasi sumber daya manusia, tanpa

terlalu mengindahkan aspek yang bersifat strategis.

Dipicu oleh kesadaran untuk semakin berkembang, termasuk

mengembangkan aspek sumber daya manusia, manajemen BINA

NUSANTARA melakukan konsultasi dengan beberapa konsultan sumber daya

manusia. Dari beberapa masukan yang diberikan, pertama kali bergulir ide

untuk mengatur aspek sumber daya manusia ini dalam unit kerja bernama

Human Resource Development (HRD). Dalam Human Resource Development,

aspek strategis sudah mulai diatur akan tetapi komposisinya masih relatif

minim dibanding dengan aspek administrasi. Pengaturan compensation dan

benefits merupakan salah satu dari aspek human resource strategic yang mulai

dirintis untuk diatur.

Dalam perkembangannya HRD sudah mulai lebih memfokuskan pada

aspek-aspek strategis, sehingga dengan perkembangan tersebut maka

dicetuskan ide untuk mengganti nama HRD menjadi Human Resources

Management. Kata development diganti menjadi management, karena kata

69

management dianggap memiliki konotasi yang positif dan seiring dengan

konsep human resource strategic.

Ternyata nama human resource management belum juga dirasakan

cukup. Hal ini dilatarbelakangi oleh pemikiran bahwa kata resource dalam

nama human resource management merupakan sesuatu yang bersifat dapat

habis seiring dengan perkembangan teknologi dimana sumber daya manusia

dapat digantikan oleh peran teknologi. Menyikapi masalah tersebut, pendiri

BINA NUSANTARA menggulirkan ide baru untuk mengganti nama organisasi

tersebut menjadi Talent Management karena, talent atau bakat sifatnya tidak

akan pernah habis atau tergantikan dapat terus dikembangkan.

Talent Management memberikan porsi yang proposional dalam aspek-

aspek human resource strategic dengan konsep sebagai strategic partner bagi

manajemen BINA NUSANTARA dan berfokus pada masalah administrasi.

70

3.2.4 Struktur Organisasi Perusahaan

3.2.4.1 Struktur Organisasi BINA NUSANTARA

Gambar 3.2 Struktur Organisasi BINA NUSANTARA

71

3.2.4.2 Struktur Organisasi BINA NUSANTARA di SAP

Gambar 3.3 Struktur Organisasi BINA NUSANTARA di SAP

72

3.2.4.3 Struktur pada Talent Management (TM)

Gambar 3.4 Struktur pada Direktorat Talent Management (TM)

3.2.4.4 Pembagian Tugas dan Wewenang

a) Compensation anf Benefit (ComBen)

• Merancang sistem Compensatition and Benefit, dan sistem

pembagian tingkatan.

• Menangani administrasi penggajian dan tunjangan.

b) Recruitment and Staffing (RS)

• Merancang sistem perekrutan dan staff.

• Menganalisa kebutuhan perencanaan tenaga kerja.

• Merekrut karyawan baru.

c) Employee Communication (E Comm)

• Merancang program pengembangan komunitas.

73

• Menangani dan mengeksekusi formalitas karyawan asing.

• Mengelola komunikasi karyawan.

• Mengelola hubungan karyawan.

d) Performance and Career Management (PCM)

• Merancang dan mengimplementasikan sistem manajemen kinerja.

• Merancang sistem pengembangan karir.

• Mengimplementasikan program pengembangan karir.

e) Learning and Development (L&D)

• Mengkoordinasikan program pelatihan karyawan.

• Mengimplementasikan program pengembangan karyawan.

3.3 Proses Bisnis Berjalan

3.3.1 Time Management

Deskripsi proses

Time Management merupakan proses didalam SAP yang mengatur waktu

kerja karyawan, dengan menentukan jadwal kerja, hari libur, kehadiran/ jam

kerja, cuti, hingga evaluasi kinerja karyawan tersebut dari jam kerja yang

74

dilakukan. Proses pengaturan waktu kinerja ini sangat penting untuk proses

penggajian karyawan.

Rincian Proses

a) Public Holiday Calendar

Public Holiday Calendar merupakan proses untuk menentukan dan

mengatur karyawan kapan harus libur dalam setahun, BINA

NUSANTARA membagi Public Holiday Calendar ke dalam tiga kalender

yakni, BINUS School Simprug, BINUS School Serpong, dan general

(umum). Proses Public Holiday Calendar terdiri dari :

• Create Public Holiday Calendar - Create Public Holiday Calendar

dibuat setiap tahun (setiap awal tahun fiskal untuk umum dan setiap

awal tahun sekolah untuk BINUS School Simprug dan BINUS School

Serpong.

1. Propose new public holiday calendar

Departemen E Comm menangani usulan-usulan Public Holiday

Calendar dari tiap-tiap unit bisnis. Unit bisnis secara umum dibagi

antara lain BINUS School Simprug, BINUS School Serpong, dan

general (umum) yang memiliki perbedaan dalam mengatur jadwal

kerja karyawan sesuai dengan natur bisnisnya.

75

2. Approval new public holiday calendar

Departemen E Comm dan Chief of Talent Management akan

meninjau dan melakukan persetujuan terhadap usulan-usulan public

holiday calendar.

3. Approval

Jika disetujui oleh Departemen E Comm dan Chief of Talent

Management, maka proses selanjutnya akan ditangani oleh Time

Administrator. Tapi jika tidak disetujui, maka proses akan berakhir.

4. Create new public holiday calendar (SAP)

Time Administrator akan mendefinisikan public holiday calendar

yang telah di setujui ke dalam sistem SAP dan akan dirujuk ke

working schedule terkait.

76

Create Public holiday calendar

Gambar 3.5 Activity Diagram Create Public Holiday Calendar

77

• Maintain Public Holiday Calender - Maintain Public Holiday

Calendar merupakan proses memperbarui atau mengubah Public

Holiday Calendar.

1. Request for public holiday calendar update

Unit bisnis atau Departemen E Comm akan meminta pembaruan

public holiday calendar.

2. Approval request to update Public holiday calendar

Chief of Talent Management akan meninjau dan melakukan

persetujuan berkenaan dengan usulan pembaruan Public Holiday

Calendar yang diusulkan oleh unit bisnis atau Departemen E

Comm.

3. Update public holiday calendar (SAP)

Jika usulan pembaruan Public Holiday Calendar tidak disetujui,

Time Administrator akan memperbarui Public Holiday Calendar di

sistem SAP.

4. Generate working schedule (SAP)

Setelah proses pembaruan selesai, maka working schedule yang

telah diperbarui dihasilkan oleh SAP.

78

Maintain Public Holiday Calendar

Gambar 3.6 Activity Diagram Maintain Public holiday calendar

79

b) Leave

Leave merupakan proses yang mengatur cuti bagi karyawan, mulai dari

menentukan jumlah cuti, permintaan / pengajuan cuti, membatalkan/

mengubah atau memperbarui permintaan cuti, dan sampai pada pengaturan

cuti yang tidak dibayar. Proses leave terdiri dari

• Leave Entitlement - Leave Entitlement merupakan proses untuk

menentukan jumlah cuti tahunan setiap karyawan.

1. Determine numbers of annual leave

Departemen E Comm akan menentukan jumlah cuti tahunan.

Kegiatan ini perlu dilakukan karena jumlah cuti tahunan berbeda

dari tahun ke tahun.

2. Determine additional leave types

Departemen E Comm menentukan jenis cuti tambahan, kegiatan

ini akan menentukan jumlah cuti tambahan yang dapat diambil oleh

karyawan.

3. Download PA master data

Time Administrator akan mengunduh PA master data dengan

informasi sebagai berikut: NIP, nama karyawan, jenis kelamin,

status job, mulai bekerja.

80

4. Check for employee’s eligibility of annual leave

Dengan laporan yang diunduh dari PA master data, Time

Administrator akan memeriksa kelayakan karyawan untuk cuti

tahunan.

5. Upload employee’s leave entitlement data (SAP)

Laporan hak cuti karyawan akan dimasukan ke sistem SAP.

6. Update absences quota (SAP)

Informasi yang dimasukkan akan memperbarui infotype absences

quota.

81

Leave Entitlement

Gambar 3.7 Activity Diagram Leave Entitlement

82

• Leave Request - Leave Request merupakan proses permintaan /

pengajuan cuti.

1. Request for leave in HRIS

Karyawan dapat mengajukan permohonan untuk cuti melalui HRIS.

Dalam proses ini karyawan memilih jenis cuti dan jumlah cuti yang

diambil.

2. Approval to employee’s leave request in HRIS

Manager dari karyawan atau Direct Supervisor, akan melakukan

persetujuan dan hal ini juga dilakukan melalui HRIS.

3. Informed leave rejection via HRIS

Jika Manager dari karyawan atau Direct Supervisor menolak

permintaan cuti, maka HRIS akan mengirimkan pemberitahuan,

perihal penolakan kepada karyawan.

4. Update HRIS database

Ketika permintaan cuti disetujui oleh Manager dari karyawan atau

Direct Supervisor, maka sistem HRIS akan memperbarui database

secara otomatis.

5. Connect to SAP

83

HRIS interface, mengirimkan data yang telah diperbarui dari

database HRIS ke SAP secara periodik.

6. Update leave of absence (SAP)

Pembaruan data yang dikirim dari HRIS ke SAP akan memperbarui

infotype leave of absences.

7. Update absences (SAP)

Setelah itu sistem akan memperbarui infotype absences.

Leave Request

Gambar 3.8 Activity Diagram Leave Request

84

• Update / Cancellation Leave Request - Update / Cancellation Leave

Request merupakan proses untuk karyawan yang ingin membatalkan,

mengubah atau memperbarui permintaan cuti. Selain itu untuk

mengecek apakah permintaan cuti telah disetujui oleh Manager.

1. Check for leave request approval

Karyawan yang hendak melakukan pembaruan atau pembatalan

permintaan cuti, harus terlebih dahulu memeriksa apakah cuti

disetujui oleh Manager atau Direct Supervisor, aktivitas ini dapat

dilakukan secara manual atau melalui HRIS.

2. Already approved

Jika permintaan cuti telah disetujui, maka proses selanjutnya akan

ke request for cancellation / update. Jika permintaan cuti belum

disetujui, maka proses selanjutnya ke inform cancellation to

Manager.

3. Request for cancellation / update

Jika permintaan cuti sebelumnya telah disetujui, karyawan dapat

meminta pembatalan atau memperbarui permintaan cuti

4. Inform cancellation to manager

85

Jika permintaan cuti sebelumnya belum disetujui, karyawan harus

menginformasikan pembatalan permintaan cuti ke Manager atau

Direct Supervisor.

5. Reject leave via HRIS

Melanjtukan proses pada nomor empat, Manager atau Direct

Supervisor akan melakukan penolakan permintaan cuti karyawan

melalui HRIS, sehingga permintaan cuti dapat dihapus dari sistem

HRIS.

6. Approval for cancellation / update leave request

Jika permintaan cuti belum disetujui, maka pembatalan /

pembaruan permintaan cuti membutuhkan persetujuan dari

Manager atau Direct Supervisor, proses persetujuan ini akan

dilakukan melalui HRIS.

7. Informed leave rejection via HRIS

Jika pembatalan atau perubahan terhadap permintaan leave request

tidak disetujui, maka HRIS akan mengirimkan pemberitahuan,

perihal penolakan kepada karyawan.


Ketika proses persetujuan selesai, data yang disetujui memperbarui

database HRIS.

86

9. Connect to SAP

HRIS interface akan mengirimkan data dari database HRIS ke SAP

secara periodik.

10. Update leave of absence (SAP)

Pembaruan data yang dikirim dari HRIS ke SAP akan memperbarui

infotype leave of absences.


Setelah itu sistem akan memperbarui infotype absences

Update / Cancellation Leave Request

Gambar 3.9 Activity Diagram Update / Cancellation Leave Request

87

• Unpaid Leave - Unpaid Leave merupakan proses cuti yang tidak

dibayar, hal ini dapat disebabkan oleh permintaan cuti oleh karyawan

atau karyawan tidak hadir tanpa pemberitahuan.

1. Employee absent

Proses ini dipicu ketika karyawan tidak hadir, dan tidak terdapat

catatan kehadiran.

2. Leave request available

Manager akan memeriksa ada tidaknya permintaan cuti yang

diajukan oleh karyawan.

3. Leave request process

Jika terdapat permintaan cuti, maka permintaan cuti diproses.

4. Check Notification available

Jika tidak ada permintaan cuti, Manager akan memeriksa apakah

ada pemberitahuan atau notifikasi yang dikirim oleh karyawan.

Ketika ada pemberitahuan, maka proses Update attendance status

via HRIS dijalankan.

5. Update attendance status via HRIS

Jika ada pemberitahuan oleh karyawan, maka Manager akan

memperbarui status kehadiran melalui HRIS.


88

Setelah itu sistem akan memperbarui infotype absences dalam

sistem SAP.

7. Update payroll status (SAP)

Jika tidak ada pemberitahuan oleh karyawan, maka Departemen E

Comm/ Departemen ComBen akan melakukan update payroll

status melalui SAP.

89

Unpaid Leave

Gambar 3.10 Activity Diagram Unpaid Leave

90

c) Working schedule

Working Schedule merupakan proses pengaturan jadwal kerja bagi

karyawan. Proses dalam working schedule terdiri dari:

• Create Working Schedule - Create Working Schedule merupakan

proses pembuatan jadwal kerja.

1. Proposed new working schedule

Masing-masing unit bisnis di bawah naungan BINA NUSANTARA

akan mendapat hak istimewa untuk mengusulkan working schedule

yang sesuai dengan karakteristik dari unit bisnis dan

operasionalnya, dan working schedule yang diusulkan akan

diserahkan kepada Departemen E Comm.

2. Determine new working schedule

Departemen E Comm memiliki tanggung jawab untuk menentukan

working schedule yang akan digunakan.

3. Approval new working schedule

Working schedule yang diusulkan dari unit bisnis serta working

schedule yang ditentukan harus disetujui oleh Manager E Comm.

4. Create new working schedule (SAP)

91

Setelah working schedule telah disetujui oleh Manager E Comm,

maka Time Administrator akan mengkonfigurasi jadwal kerja.

5. Generate new working schedule (SAP)

Setelah konfigurasi working schedule, maka akan menghasilkan

working schedule baru yang siap digunakan.

6. Update working schedule assignment (SAP)

Setelah working schedule dihasilkan, maka Time Administrator

dapat memperbarui working schedule assignment untuk

menetapkan working schedule pada karyawan.


Agar working schedule yang telah ditetapkan dapat ditampilkan

melalui HRIS, maka HRIS database diperbarui.

92

Create Working Schedule

Gambar 3.11 Activity Diagram Create Working Schedule

93

• Change Working Schedule - Change Working Schedule merupakan

proses mengubah jadwal kerja.

1. Change employee’s working schedule via HRIS

Manager atau Direct Supervisor dari karyawan dapat merubah

working schedule melalui HRIS.


Ketika working schedule karyawan diubah melalui HRIS, maka

database pada HRIS akan berubah.

3. Connect to SAP

HRIS akan mengirimkan perubahan working schedule ke SAP

secara periodik.

4. Update working schedule assignment (SAP)

Data yang dikirim dari HRIS, akan memperbaharui working

schedule assignment dimana penetapan working schedule pada

karyawan juga akan berubah.

94

Change Working Schedule

Gambar 3.12 Activity Diagram Change Working Schedule

d) Warning Letter Issue

Warning Letter Issue merupakan proses pemberian peringatan berkaitan

dengan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.

1. Check attendance report in HRIS

Manager atau Direct Supervisor memiliki tanggung jawab untuk

memantau laporan kehadiran bawahannya melalui HRIS.

2. Conflict with attendance rule

95

Dalam proses pemantauan laporan kehadiran, Manager atau Direct

Supervisor perlu memeriksa hasil laporan kehadiran dengan aturan

kehadiran, apakah terdapat konflik dengan aturan atau tidak. Jika tidak

terdapat konflik maka proses dihentikan.

3. Check SPIII relevance

Jika laporan kehadiran memiliki konflik dengan aturan kehadiran,

Manager atau Direct Supervisor harus memeriksa apakah konflik

memiliki relevansi dengan SPIII.

4. Report to E Comm

Jika konflik relevan dengan SPIII, Manager atau Direct Supervisor

harus mengirimkan laporan terlebih dahulu kepada Departemen E

Comm. Jika tidak, Manager atau Direct Supervisor memberikan surat

peringatan kepada karyawan.

5. Review violation report

Departemen E Comm akan meninjau laporan pelanggaran yang

dikirim oleh Manager atau Direct Supervisor.

6. Give warning letter to employee

Pemberian surat peringatan kepada karyawan dapat dilakukan oleh

Manager/ Direct Supervisor atau Departemen E Comm. Jika pada

proses memeriksa hasil laporan kehadiran dengan aturan kehadiran

96

terdapat konflik dan tidak ada relevansi dengan SPIII, maka Manager

atau Direct Supervisor mengirimkan surat peringatan (SPI atau SPII)

kepada karyawan. Jika proses pemeriksaan diketahui bahwa

pelanggaran memiliki relevansi dengan SPIII, maka yang

menyerahkan surat peringatan ialah Departemen E Comm.

7. Confirm warning letter

Karyawan akan mendapatkan surat peringatan yang tercetak dan

proses konfirmasi akan dilakukan oleh karyawan sebagai tanda

persetujuan terhadap warning letter yang diberikan.

8. Update violation (SAP)

Legal Administrator akan melakukan update violation di dalam sistem

SAP.

97

Warning Letter Issue

Legal AdministratorE CommManagerEmployee

1Check attendanc e report in HRIS

3Chec k relevanc e SPIII

[not relevanced]

[relevanced]

6Give Warning Letter to employee

4Report to ECOM

5Review Violation Report

8Update Violation (SAP)

2Conflict with Attendanc e rule

7Confirm Warning Letter

Gambar 3.13 Activity Diagram Warning Letter Issue

e) Ovetime

Proses dalam overtime terdiri dari

98

• Overtime Request - Overtime Request merupakan proses permintaan

lembur yang diajukan oleh karyawan.

1. Request overtime manually (SPL: Surat Perintah Lembur)

Ketika karyawan harus bekerja lembur, maka dia perlu untuk

meminta lembur secara manual dengan Surat Perintah Lembur

(SPL).

2. Approval

SPL tersebut disetujui oleh Manager atau Direct Supervisor.

3. Submit SPL

Manager atau Direct Supervisor harus mengirimkan SPL yang

sudah dia setujui ke Direktorat Talent Management.

4. Approval

Departemen ComBen akan melakukan persetujuan, berkenaan

dengan SPL.

5. Recap SPL

SPL akan direkapitulasi menjadi sebuah laporan lembur.

6. Upload SPL report (SAP)

Time Administrator akan menaikkan laporan lembur ke SAP.

99

7. Update Attendance Quota (SAP)

Data yang dimasukan ke dalam sistem, akan mengurangi kuota

kehadiran (attendance quota) yang dimiliki oleh karyawan.

Overtime Request

Gambar 3.14 Activity Diagram Overtime Request

100

f) Prepare for Time Evaluation – merupakan proses persiapan untuk

melakukan evaluasi terhadap waktu kerja karyawan

1. Check time evaluation intervention

Time Administrator akan memeriksa setiap time evaluation yang

dibutuhkan sebelum periode untuk proses time evaluation berjalan.

2. Suspend period Time evaluation Job

Jika ada kebutuhan untuk intervensi, Time Administrator akan

menunda periode untuk time evaluation.

3. Execute period time evaluation process (SAP)

Jika tidak ada kebutuhan untuk intervensi, periode time evaluation akan

dijalankan oleh Time Administrator.

4. Check forced retro calculation

Untuk setiap intervensi yang dibutuhkan, akan ada pemeriksaan untuk

kebutuhan perhitungan retro.

5. Execute time evaluation with forced retro calculation (SAP)

Menjalankan time evaluation dengan perhitungan retro.

6. Start time evaluation manually for affected employees

101

Untuk setiap intervensi yang dibutuhkan, Time Administrator akan

menjalankan proses time evaluation secara manual.

Prepare for Time Evaluation

Time Administrator

1Check time evaluation intervention

2Suspend Period Time evaluation Job

3Execute Period time

evaluation process (SAP)

[Yes] [No]

4Check forced retro calculation

[Yes]

5Execute Time evaluation with forced retro calculation (SAP) 6

Start time evaluation man ually for affected employees

[no]

Gambar 3.15 Activity Diagram Prepare for Time evaluation

102

3.3.2 Recruitment

Deskripsi proses

Proses ini merupakan proses yang menyediakan tenaga-tenaga ahli untuk

mengisi suatu posisi yang kosong. Proses stafiing mengatur proses pengaturan

iklan di media dan pengaturan database dari pelamar. BINA NUSANTARA

membedakan dua proses perekrutan, antara lain: External recruitment dan

Internal Recruitment. External recruitment merupakan proses pencarian

karyawan yang berasal dari luar BINA NUSANTARA, sedangkan Internal

Recruitment sumber pelamar berasal dari dalam BINA NUSANTARA

Proses perekrutan dibagi berdasarkan tipe dan tingkat dari lowongan.

Untuk tipe lowongan guru diadakan pengujian tambahan (class teaching demo)

dan wawancara dengan kepala sekolah dari unit bisnis yang bersangkutan.

Untuk tingkat lowongan Manager, pelamar harus melakukan presentasi

sebagai aspek penentuan diterimanya lamaran tersebut. Seleksi ini dilakukan

langsung oleh User yang bersangkutan.

Proses Internal Recruitment dan External Recruitment tidak dilakukan

psychological test untuk Internal Recruitment, dan ketika menginformasikan

lowongan Internal Recuitment menggunakan e-mail karyawan sedangkan pada

External Recruitment menggunakan jasa periklanan

Rincian Proses

a) Recruitment process

103

• Internal Recruitment - merupakan proses perekrutan dimana pelamar

berasal dari dalam perusahaan/ sedang menjadi karyawan BINA

NUSANTARA.

1. Submit Employee Request Form

Pertama-tama, User menganalisa kebutuhan tenaga kerja untuk

departemen yang menjadi tanggung jawabnya, lalu mengajukan

Employee Request Form (ERF) secara manual.

2. Manual approval process

Kemudian ERF tersebut harus mendapatkan persetujuan dari Head

of Department yang bersangkutan.

3. Give ERF to RS

Selanjutnya ERF akan diberikan kepada Departemen RS.

4. Check headcount budget

Departemen RS akan memeriksa headcount budget untuk

melakukan persetujuan ERF.

5. Approval

Selanjutnya jika sesuai dengan headcount budget maka proses

selanjutnya RS akan meminta persetujuan dari Chief of Talent

Management. Jika tidak disetujui maka RS akan mengembalikan

ERF kepada User yang bersangkutan.

104

6. Asking for additional headcount

Jika ERF dikembalikan / tidak disetujui, maka User atau Head of

Department yang ERF yang diajukan dikembalikan / tidak disetujui

dapat meminta surat persetujuan penambahan headcount budget

pada Departemen yang berwenang (Chief of Talent Management).

7. Send advertisement through email to all employee

Selanjutnya jika disetujui, Departemen RS akan mempublikasikan

lowongan melalui e-mail ke semua karyawan.

8. Obtain approval from supervisor

Karyawan sebagai pelamar yang ingin melamar untuk suatu posisi

perlu meminta persetujuan dari Direct Supervisor / atasan

langsungnya.

9. Submit candidate file and CV

Dokumen dan CV dari pelamar disampaikan kepada Departemen RS

oleh pelamar atau Direct Supervisor dari pelamar itu sendiri.

10. Give candidate file to User

Lalu Departemen RS memberikan dokumen dan CV kandidat

kepada User yang mengajukan ERF.

11. Vacancy type

105

Selanjutnya Departemen RS akan menentukan tipe dari lowongan

tersebut. Tipe lowongan terbagi menjadi dua yaitu: teacher dan non-

teacher.

12. Create interview, test, and class teaching demo schedule

Departemen RS menggunakan SAP untuk menjadwalkan interview,

test dan class teaching demo untuk pelamar.

13. Conduct interview, test, and class teaching demo

Lalu serangkaian prosedur seleksi interview, test, dan class teaching

demo dilakukan oleh User.

14. Record the result

Hasil dari tes tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara

(manual), berkas hasil tes, dan berkas hasil demo mengajar

(manual).

15. Result determination

RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi

interview, test, dan class teaching demo atau tidak.

16. Generate standard letter rejection

Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter

untuk pelamar.

17. Record the reason of rejection

106

Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukkan

alasan penolakan ke dalam sistem SAP.

18. Create principal interview

Jika pelamar lolos seleksi, maka Departemen RS menggunakan SAP

untuk menjadwalkan wawancara dengan kepala sekolah yang

bersangkutan.

19. Conduct principal interview

Selanjutnya pelamar akan menjalankan wawancara dengan kepala

sekolah yang bersangkutan.

20. Record the result of principal interview

Hasil wawancara tersebut akan diberikan ke Departemen RS dan

disimpan secara manual.



wawancara dengan kepala sekolah atau tidak.



untuk pelamar.


107



24. Create User interview and test.

Departemen RS menggunakan SAP untuk menjadwalkan

wawancara dengan User dan pelaksanaan tes.

25. Conduct User interview and test

Kemudian pelamar akan menjalani wawancara dengan User dan

menjalankan tes.

26. Record User interview and test

Hasil dari wawancara dengan User dan hasil tes tersebut akan

diberikan ke Departemen RS dan disimpan secara manual.


RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview

dan test atau tidak.



untuk pelamar.




108

30. Determine job level

Selanjutnya jika pelamar lolos dari RS interview, psychology test

and technical test, akan dilakukan penentuan tingkat job. Tingkat

job dibagi menjadi dua, antara lain: manager dan non manager.

31. Create applicant presentation

Untuk level manager akan dibuat jadwal untuk presentasi pelamar.

32. Conduct applicant presentation

Kemudian pelamar akan menjalankan presentasi sesuai jadwal.

33. Record applicant presentation

Hasil dari presentasi tersebut kemudian akan disimpan secara

manual.

34. Determination


presentasi atau tidak.



untuk pelamar.


Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukan

alasan ke dalam sistem SAP.

109

37. Check employment status

Status karyawan dari pelamar (yang sudah merupakan karyawan

Bina Nusantara) akan di periksa oleh Departemen RS untuk melihat

apakah ada keterikatan kerja atau tidak dengan posisi saat ini.

38. Job movement procedure

Jika pelamar lolos seleksi, Selanjutnya proses penerimaan pelamar

akan dilanjutkan dengan Job Movement Procedure sesuai dengan

kategori perpindahan (promotion, transfer, rotation, atau demotion).

39. Record additional data

Selanjutnya, Jika ada data yang perlu ditambahkan, maka data

dicatat ke dalam SAP.

110

Internal Recruitment

Gambar 3.16 Activity Diagram Internal Recruitment

111

• External Recruitment - merupakan proses perkrutan dimana pelamar

berasal dari luar BINA NUSANTARA.

1 Submit Employee Request Form

Pertama-tama, User menganalisa kebutuhan tenaga kerja untuk

Departemennya lalu mengajukan ERF (Employee Request Form)

secara manual.

2 Manual approval process

ERF ini akan melalui proses persetujuan dari Head of Department

yang bersangkutan.

3 Give ERF to RS

User menyerahkan ERF ke Departemen RS.

4 Check headcount budget

Setelah itu, Departemen RS memeriksa headcount budget untuk

Departemen yang mengajukan ERF.

5 Approval

Jika ada budget, maka Departemen RS akan meminta persetujuan

dari Chief of Talent Management. Jika tidak ada budget, maka

Departemen RS mengembalikan ERF ke User.

112

6 Asking for additional headcount

User dapat mengajukan permohonan penambahan headcount budget

kepada pihak yang berwenang.

7 Check candidate database

Jika ERF disetujui, Departemen RS akan memeriksa database

pelamar yang sebelumnya sudah pernah melamar untuk posisi

tersebut.

8 Applicant screening

Lalu Departemen RS melakukan screening terhadap pelamar secara

manual untuk mencari pelamar yang memiliki qualification yang

sesuai dengan kebutuhan posisi. Dalam hal ini, Departemen RS akan

berkoordinasi dengan Departemen PCM.

9. Find match

Dari hasil screening terhadap kandidat akan menentukan apakah ada

kandidat dari database yang sesuai atau tidak.

10. Create advertisement

Jika tidak ada kandidat yang sesuai, maka Departemen RS akan

membuat iklan lowongan melalui internet dan media iklan lainnya.

113

Lalu, berkas kandidat dan CV yang diterima diberikan kepada Head

of Department atau User.

11. Give candidate file to User

Jika ada kandidat yang sesuai, maka Departemen RS akan

menyerahkan berkas kandidat dan CV tersebut kepada Head of

Department atau User yang mengajukan ERF.

12. Vacancy type

Selanjutnya Departemen RS akan menentukan tipe dari lowongan

tersebut. Tipe lowongan terbagi menjadi dua yaitu: teacher dan non-

teacher.

13. Create interview, test, and class teaching demo schedule


wawancara, tes, dan demo mengajar untuk pelamar.

14. Conduct interview, test, and class teaching demo

Lalu serangkaian prosedur seleksi dilakukan oleh User.

15. Record the result of interview, test, and class teaching demo

Hasil dari test tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara

(manual), berkas hasil tes, dan berkas hasil demo mengajar

(manual).

114



interview, test, dan class teaching demo atau tidak.



untuk pelamar




19. Create principal interview

Jika pelamar lolos seleksi, maka Departemen RS menggunakan SAP

untuk menjadwalkan wawancara dengan kepala sekolah yang

bersangkutan.

20. Conduct principal interview

Selanjutnya pelamar akan menjalankan wawancara dengan kepala

sekolah yang bersangkutan.

21. Record the result of principal interview

115

Hasil wawancara tersebut akan diberikan ke Departemen RS dan

disimpan secara manual.



wawancara dengan kepala sekolah atau tidak.



untuk pelamar.




25. Create User interview and test.


wawancara dengan User dan pelaksanaan tes.

26. Conduct User interview and test

Kemudian pelamar akan menjalani wawancara dengan User dan

menjalankan tes.

27. Record User interview and test

116




RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview

dan test atau tidak.



untuk pelamar




31. Create RS interview, psychology test and technical test

Departemen RS menggunakan SAP untuk menjadwalkan RS

interview, psychology test dan technical test.

32. Conduct RS interview, psychology test and technical test

Kemudian pelamar akan menjalani RS interview, psychology test and

technical test.

33. Record the result of RS interview, psychology test and technical test

117




RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi RS

interview, psychology test dan technical test atau tidak.



untuk pelamar.




37. Determine job level

Selanjutnya jika pelamar lolos dari RS interview, psychology test

and technical test, akan dilakukan penentuan tingkat job. Tingkat

job dibagi menjadi dua, antara lain: manager dan non manager.

38. Create applicant presentation

Untuk tingkat manager akan dibuat jadwal untuk presentasi pelamar.

39. Conduct applicant presentation

118

Kemudian pelamar akan menjalankan presentasi sesuai jadwal.

40. Record applicant presentation

Hasil dari presentasi tersebut kemudian akan disimpan secara

manual.

41. Determination


presentasi atau tidak.



untuk pelamar.




44. Nationality check

Jika pelamar lolos seleksi presentasi maka akan dilakukan proses

pemeriksaan kewarganegaraan dari pelamar. Kewarganegaraan

dibedakan menjadi dua yaitu: expartriate dan non-expartriate.

45. Expartriate document check

119

Untuk pelamar expartriate, Departemen RS akan mengecek

dokumen-dokumen asing dari pelamar.


Merupakan proses menghasilkan Surat penolakan/ thank you letter

untuk pelamar


Jika pelamar tidak memiliki dokumen yang dibutuhkan Departemen

RS dapat menolak pelamar tersebut dan akan memasukan alasan ke

dalam SAP.

48. Fill in incomplete aplicant data

Untuk pelamar non-expartriate, Departemen RS akan melengkapi

data pelamar yang kurang lengkap ke dalam SAP.

49. Archive document

Dokumen-dokumen pelamar akan diarsip secara manual.

50. Hire Employee

Jika dokumen yang diberikan oleh pelamar telah lengkap maka akan

dijalankan proses Hire Employee dalam sistem SAP.

120

External Recruitment

Gambar 3.17 Activity Diagram External Recruitment

121

3.3.3 Pesonnel Development

Deskripsi proses

Personnel Development merupakan proses yang berhubungan dengan

kualifikasi dari tiap karyawan (qualification), bagaimana pengembangannya

dan persyaratan yang dibutuhkan. Persyaratan merupakan skill, capability, dan

knowledge qualification yang dibutuhkan untuk suatu job atau posisi.

Kualifikasi merupakan kemampuan yang dimiliki oleh seorang karyawan.

BINA NUSANTARAmemiliki dua tipe dari kompetensi, antara lain :

• Core competency : organizational value (behavioral) yang harus

didemontrasikan oleh setiap karyawan BINA NUSANTARA.

• Technical competency : non behavoral skill atau pengetahuan yang

dibutuhkan untuk job tertentu.

Rincian Proses

a) Qualification and Requirement

Proses dalam Qualification and Requirement terdiri dari

• Maintain Job’s Requirement & Competency - Maintain Job’s

Requirement & Competency merupakan proses melakukan pembaruan

pada kebutuhan dan kompetensi suatu job. Hal ini bertujuan agar

kebutuhan dan kompetensi suatu job tersebut sesuai dengan

122

kebutuhannya, sehingga karyawan yang menempati job tersebut

memiliki kompetensi yang dibutuhkan pada suatu job.

1. Proposed new requirement and/or competency

Setiap karyawan dapat mengajukan persyaratan atau kompetensi

baru untuk suatu job atau posisi. Persyaratan atau kompetensi baru

tersebut langsung diajukan ke Departemen PCM.

2. Create requirement and/or competency for new job description or

position

Selain karyawan, Departemen PCM juga dapat membuat daftar

persyaratan atau kompetensi di dalam job description.

3. Review proposed new requirement and/or competency

Departemen PCM akan meninjau ulang persyaratan atau kompetensi

yang diajukan.

4. Approval from Direct Supervisor and Manager

Selanjutnya, persyaratan atau kompetensi yang diajukan tersebut

harus disetujui oleh Direct Supervisor atau Manager dari karyawan

yang bersangkutan.

5. JobDes signing by Employee, Direct Supervisor and manager

123

Jika disetujui maka akan dilakukan penandatanganan job decription

oleh karyawan, Direct Supervisor dan Manager.

6. Update Qualification Catalog (SAP)

Selanjutnya, Departemen PCM akan memasukkan kualifikasi baru

yang sudah disetujui tersebut ke dalam SAP.

Maintain Job’s Requirement & Competency

Gambar 3.18 Activity Diagram Maintain Job’s Requirement & Competency

124

• Maintain Employee Qualification - Maintain Employee Qualification

merupakan proses melakukan pembaruhan pada kualifikasi karyawan di

dalam sistem.

1. Request PCM to input new competency

Ketika seorang karyawan memiliki kompetensi baru, maka

karyawan tersebut dapat meminta Departemen PCM untuk

melakukan pembaruan pada data kompetensi yang dimiliki.

2. Check qualification availability

Selanjutnya Departemen PCM akan memeriksa apakah kompetensi

yang diajukan tersebut sudah tersedia dalam Qualification Catalog

atau belum.

3. Update Qualification Catalog (SAP)

Selanjutnya, Departemen PCM dan Departemen L&D akan

melakukan pembaruan pada Qualification Catalog di dalam SAP.

4. Update Employee qualification(SAP)

Setelah Qualification Catalog diperbarui, Departemen PCM akan

melakukan pembaruan pada kualifikasi karyawan di dalam SAP.

5. Request new qualification to PCM

125

Saat Departemen RS memasukkan data pelamar baru, Departemen

tersebut juga akan memasukan kualifikasi. Dalam proses ini

Departemen RS harus memastikan kualifikasi yang dimaksud sudah

tersedia di dalam SAP. Jika belum tersedia maka Departemen RS

akan meminta ke Departemen PCM agar kualifikasi tersebut

tersedia di dalam Qualifcation catalog.

6. Review request new qualification

Untuk pengajuan kualifikasi baru akan ditinjau ulang oleh

Departemen PCM dan Departemen L&D untuk menentukan

qualification group dari kualifikasi tersebut.

Maintain Employee Qualification

126

Gambar 3.19 Activity Diagram Maintain Employee qualification

b) Individual Development Plan

• Maintain Individual Development Plan - Maintain Individual

Development Plan merupakan proses melakukan pembaruan pada

Individual Development Plan seorang karyawan yang masih dilakukan

diluar sistem SAP.

1. Proposed Individual Development Plan

Setiap karyawan dapat mengajukan Individual Development Plan

kepada Manager masing-masing dengan menggunakan formulir

IDP. Untuk mengajukan IDP tersebut sebelumnya dilakukan profile

match up untuk mengetahui pengembangan seperti apa yang sesuai

bagi seorang karyawan.

2. Aprrove IDP

Individual Development Plan tersebut akan disetujui oleh Manager

yang bersangkutan. Jika Manager tidak menyetujui IDP yang

diajukan, maka Manager akan melakukan profile match up untuk

mendapatkan pengembangan yang tepat.

3. Submit IDP to TM

127

Jika Manager menyetujui IDP yang diajukan, selanjutnya IDP

tersebut akan diserahkan ke Departemen L&D.

4. Maintain Employee Development Plan

Selanjutnya, Departemen L&D akan memelihara perencanaan

pengembangan tersebut dengan menjalankan perencanaan

pengembangan dan mencatat hasilnya diluar sistem.

5. Check qualification availability

Hasil dari pelaksanaan IDP akan menghasilkan qualification bagi

karyawan tersebut. Selanjutnya PCM akan memeriksa ketersediaan

dari kualifikasi yang dimaksud tersebut.

6. Update qualifcation catalog (SAP)

Jika terdapat kualifikasi baru maka Departemen PCM akan

melakukan pembaruan pada qualifcation catalog di dalam SAP.

7. Input Employee qualification (SAP)

Jika qualification tersebut sudah tersedia dalam sistem SAP,

Departemen PCM akan memasukkan kualifikasi karyawan tersebut

ke dalam sistem

8. Report generation (SAP)

128

Selanjutnya sistem akan memberikan laporan pengembangan dari

karyawan.

9. Do profile match up (SAP)

Jika IDP yang diajukan tidak disetujui oleh Manager, maka

Manager akan melakukan profile match up untuk membuat IDP

yang lebih sesuai.

129

Maintain Individual Development Plan

Gambar 3.20 Activity Diagram Maintain Individual Development Plan

130

c) Profile Match-up - Profile Match-up merupakan proses melakukan

perbandingan antara kualifikasi karyawan dan job’s requirement &

competency.

1. Profile Match-Up (SAP)

Proses Profile Match-up dalam pengembangan karyawan merupakan

proses yang membandingkan antara kualifikasi karyawan dan job’s

requirement & competency untuk memberikan arah pengembangan

yang akan dilakukan oleh seorang karyawan. Proses ini dapat dilakukan

oleh Departemen PCM atau Departemen L&D.

2. Generate report regarding profile match up (SAP)

Hasil dari Profile Match-up dapat berupa laporan.

3. Maintain Job’s Requirement and Competency(SAP)

Merupakan proses melakukan pemeliharaan pada Job’s Requirement

and Competency agar sesuai dengan yang dibutuhkan.

4. Maintain Employee’s Qualification(SAP)

Merupakan proses melakukan pemeliharaan pada Employee’s

Qualification agar sesuai dengan yang dimiliki karyawan.

131

Profile Match-Up

PCM

3 Maintain Job’s Requirement

and Competency(SAP)4

Maintain Employee’s Qualification(SAP)

1Profile Matchup (SAP)

2Generate Report

regarding Profile Matchup(SAP)

Gambar 3.21 Activity Diagram Profile Match-Up

132

d) Internal Training

Internal Training merupakan proses pengembangan karyawan dengan

memberikan pelatihan yang diadakan oleh BINA NUSANTARA.

1. Publish annual training schedule

Pada setiap awal tahun, Departemen L&D akan membuat jadwal

pelatihan apa saja yang akan diadakan.

2. Announce training event to Direct Supervisor

Selanjutnya jadwal pelatihan tersebut akan dikirimkan kepada semua

Direct Supervisor. Direct Supervisor selanjutnya akan

memberitahukan rencana pelatihan tersebut kepada para karyawan.

3. Enroll registration

Untuk dapat mengikuti pelatihan, maka setiap peserta pelatihan harus

mendaftar terlebih dahulu. Untuk pendaftaran dilakukan oleh Direct

Supervisor untuk memastikan apakah karyawan memerlukan pelatihan

tersebut atau tidak.

4. Check any outsources empolyee

Departemen L&D akan memastikan pendaftar pelatihan bukan

merupakan karyawan outsource. Hal ini dikarenakan internal training

hanya ditujukan untuk karyawan perusahaan.

5. Do internal training procedure for outsource

Jika peserta merupakan karyawan outsource, maka akan dilakukan

prosedur pelatihaan untuk karyawan outsource.

133

6. Check seat availability

Selanjutnya Departemen L&D akan memeriksa apakah jumlah

pendaftar masih mencukupi untuk mengikuti pelatihan tersebut.

7. Inform to participant/Direct Supervisor about closing of training

registration

Jika sudah tidak tesedia tempat bagi peserta tersebut, maka

Departemen L&D akan menginformasikan kepada peserta tesebut dan

Direct Supervisor bahwa pendaftaran sudah ditutup dan peserta

tersebut akan dimasukkan kedalam daftar tunggu untuk pelatihan

gelombang kedua.

8. Record employee as training participant

Jika jumlah pendaftar masih mencukupi untuk pelatihan maka

Departemen L&D akan segera mencatat nama pendaftar tersebut

sebagai peserta pelatihan.

9. Check fullfill minimum capacity requirement

Pelatihan memiliki kapasitas minimun untuk pelaksanaannya. Jika

peserta pelatihan kurang dari 15 maka pelatihan tersebut akan ditunda.

10. Inform to the participant

Jika terjadi penundaan pada pelaksanaan pelatihan, maka Departemen

L&D akan menginformasikan pada para peserta pelatihan bahwa

pelatihan akan dijadwalkan ulang atau akan dibatalkan.

11. Send traning confirmation

134

Sebaliknya jika jumlah kapasitas kelas pelatihan memenuhi jumlah

minimumnya, Departemen L&D akan mengirimkan konfirmasi

pelatihan kepada para peserta dan Direct Supervisor.

12. Attend the training, fill the training evaluation &internal IDP

Selanjutnya peserta akan mengikuti pelatihan sesuai jadwal yang telah

ditetapkan, mengisi evaluasi pelatihan yang dijalani dan mengisi

formulir internal IDP.

13. Check participant eligiblity to get certificate

Setelah masa pelatihan selesai, Departemen L&D akan memeriksa

apakah peserta tersebut dapat menerima sertifikat atau tidak. Sertifikat

dapat diperoleh jika peserta menghadiri 75% masa pelatihan tersebut.

14. Inform to the participant and their direct supevisor

Jika peserta tidak dapat menerima sertifikat pelatihan, maka

Departemen L&D akan menginformasikan kepada peserta tersebut

dan Direct Supervisor.

15. Send certificate to participant

Sebaliknya jika peserta dapat menerima sertifikat pelatihan, maka

Departemen L&D akan segera memberikan kepada peserta yang

bersangkutan.

16. Implement the action/application plan based on IDP

135

Setelah menjalani pelatihan, karyawan wajib mengimplementasikan

apa yang diperoleh pada saat pelatihan tersebut dalam pekerjaanya

sesuai dengan IDP yang dibuat.

17. Submit the implementation report/evidence to Direct Supervisor

Hasil dari pengimplementasian pelatihan diberikan kepada Direct

Supervisor dalam bentuk laporan beserta buktinya.

18. Verification&evaluation of report

Direct Supervisor selanjutnya akan melakukan verifikasi dan

mengevaluasi laporan yang diberikan tersebut.

19. Submit approval evaluation form to Departement L&D

Sesudah di verifikasi dan di evaluasi serta disetujui oleh Direct

Supervisor, peserta selanjutnya akan menyerahkan evaluasi tersebut

kepada Departemen L&D.

136

Internal Training

Gambar 3.22 Activity Diagram Internal training

137

e) External training - External Training merupakan proses pengembangan

karyawan dimana pelatihan tidak dilaksanakan oleh BINA NUSANTARA,

tetapi pelatihan diadakan diluar BINA NUSANTARA dan jenis pelatihan

ditentukan sendiri oleh karyawan yag membutuhkan.

1 Proposed external training in IDP

Pertama, karyawan yang ingin mengajukan suatu pelatihan harus

mengisi formulir IDP. Formulir IDP berisi pelatihan yang diinginkan,

tujuan pelatihan, dll.

2 Check IDP completely filled

IDP ini harus diisi secara lengkap oleh karyawan yang bersangkutan.

3 Check previous external training realization

Untuk dapat mengajukan pelatihan, karyawan harus menyelesaikan

prosedur realisasi pelatihan untuk pelatihan yang diikuti sebelumnya.

Realisasi pelatihan ini mengharuskan karyawan antara lain untuk :

a) Menyerahkan salinan materi pelatihan

b) Menyerahkan salinan sertifikat

c) Memperbaruhi HRIS berkaitan dengan kompetensi yang

didapat ketika pelatihan

d) Melengkapi formulir evaluasi

e) Melakukan sharing knowledge

f) Memberikan bukti / hasil implementasi pelatihan

4 Complete the previous external traning realization

138

Jika belum melengkapi realisasi pelatihan, maka karyawan

diwajibkan untuk melengkapinya terlebih dahulu.

5 Check buget availability

Selanjutnya Departemen L&D akan memeriksa budget karyawan

untuk pelatihan yang diminta tersebut.

6 proposed off – budget training

jika budget pelatihannya tidak mencukupi maka karyawan akan

mengajukan penambahan budget.

7 Approved by Direct Supervisor, business unit/Direktorat,leader, TM

Permohonan penambahan budget tersebut harus disetujui oleh Direct

Supervisor, business unit / Direktorat leader, TM.

8 Send information that request rejected to participant

Jika permohonan penambahan budget tidak disetujui maka

Departemen L&D akan mengirimkan pemberitahuan penolakan

tersebut kepada karyawan yang bersangkutan.

9 Register to the training

Jika permohonan penambahan budget disetujui atau pelatihan

tersebut tidak melebihi budget, maka karyawan yang bersangkutan

dapat mendaftarkan diri untuk pelatihan yang dimaksud.

10 check whether training held at outside jakarta

Departemen L&D selanjutnya akan memeriksa apakah pelatihan

tersebut di dalam Jakarta atau di luar Jakarta.

139

11 Submit the travel allowance to TM

Jika pelatihan berada di luar Jakarta, maka karyawan tersebut dapat

mengajukan tunjangan perjalanan pada Departemen ComBen.

12 Check workbound

Departemen L&D selanjutnya memeriksa apakah pelatihan tersebut

memiliki ikatan kerja atau tidak. Pelatihan yang memiliki ikatan kerja

merupakan pelatihan yang membutuhkan biaya diatas 5 juta.

13 Sign the workbound agreement

Jika pelatihan memiliki ikatan kerja maka karyawan wajib

menandatangani persetujuan ikatan kerja terlebih dahulu.

14 Receveid allowance

L&D selanjutnya akan menerima tunjangan atau biaya pelatihan dari

bagian finance.

15 Verify & send payment request to finance

Setelah karyawan mendaftarkan diri pada pelatihan selanjutnya

Departemen L&D akan melakukan verfikasi dan mengirimkan

permintaan pembayaran kepada bagian keuangan.

16 Check participant attendance

Memastikan apakah peserta dapat menghadiri pelatihan atau tidak.

17 Determine subtitute person to replace & inform Departement L&D

140

Jika peserta tidak dapat meghadiri pelatihan maka Direct Supevisor

akan mencarikan penggantinya dan menginformasikan Departemen

L&D mengenai pergantian tersebut.

18 Incase of workbound the person sign the workbound agreement

Jika pelatihan tersebut memiliki ikatan kerja, karyawan yang

mengantikan peserta tersebut juga wajib menandatangani perjanjian

ikatan kerja.

19 Follow up the training as schedule

Selanjutnya peserta akan melaksanakan pelatihan sesuai jadwal.

20 Complete training realization

Setelah masa pelatihan selesai maka peserta harus melakukan

prosedur realisasi pelatihan, antara lain :

a) Menyerahkan salinan materi pelatihan

b) Menyerahkan salinan sertifikat

c) Memperbaruhi HRIS berkaitan dengan kompetensi yang

didapat ketika pelatihan

d) Melengkapi formulir evaluasi

e) Melakukan sharing knowledge

f) Memberikan bukti / hasil implementasi pelatihan

21 Send the implementation of post training plan to Direct Supervisor &

Departement L&D

141

Selanjutnya peserta harus memberikan laporan pengimplementasian

pelatihannya kepada Direct Supervisor dan Departemen L&D.

142

External Training

Gambar 3.23 Activity Diagram External training

143

f) Induction Training - induction training merupakan proses pengembangan

karyawan yang baru bergabung dengan BINA NUSANTARA maupun

karyawan yang menduduki posisi baru. Induksi pekerjaan minimal meliputi

penjelasan ruang lingkup pekerjaan, deskripsi pekerjaan, proses bisnis

sesuai pekerjaan, dan serah terima pekerjaan sebelumnya.

1 Create induction training schedule

Departemen L&D setiap tahun akan membuat pelatihan induksi rutin

untuk karyawan.

2 Determine staff who will give training

Selain dari Departemen L&D yang menyiapkan pelatihan, Direct

Supervisor juga dapat memberikan induksi pekerjaan atau menentukan

karyawan lain untuk memberikan induksi kepada karyawan baru.

3 Fill induction form

Setelah menentukan siapa yang akan memberikan induksi, Direct

Supervisor selanjutnya akan mengisi formulir pelatihan induksi yang

berisi nama karyawan yang akan mengikuti pelatihan.

4 Prepare induction’s material

Setelah Departemen L&D membuat jadwal pelatihan induksi,

Departemen L&D akan menyiapkan materi pelatihan tersebut.

5 Determine and contact speaker

Selanjutnya jika materi telah ditetapkan, Departemen L&D akan

menentukan siapa pembicara yang paling sesuai untuk materi yang

144

sudah ditentukan dan memastikan pembicara memiliki reputasi baik

dan menghubunginya.

6 Proposed room request for induction

Departemen L&D akan mengajukan permintaan peminjaman ruangan

untuk melakukan pelatihan induksi.

7 Distribute invitation & registration form

Selanjutnya Departemen L&D akan mengirimkan undangan pelatihan

beserta formulir pendaftarannya kepada peserta pelatihan dan Direct

Supervisor.

8 Check whether Participant number more than 10

Departemen L&D harus memastikan berapa jumlah peserta yang

mendaftar. Jumlah minimum peserta yang mendaftar pelatihan induksi

agar pelatihan dapat dilakukan harus lebih besar dari 10.

9 Confirm to participant that training is postponed

Jika ternyata peserta yang mendaftar kurang dari 10, maka

Departemen L&D akan memberitahukan peserta bahwa pelatihan akan

diundur.

10 Conduct training

Jika peserta yang mendaftar memenuhi jumlah minimum maka

pelatihan akan dilakukan.

11 Update induction status and manage questioners result

145

Setelah pelatihan dijalankan, Departemen L&D akan memperbaruhi

status pelatihan induksi dan mengelola hasil kuisioner pelatihan.

12 Record training details related to registration

Selanjutnya karyawan yang bersangkutan akan mencatat detil

pelatihan yang berkaitan dalam registrasi pelatihan.

146

Induction Training

Gambar 3.24 Activity Diagram Induction Training

147

3.4 Fit/Gap Analysis Report

Analisa Fit/Gap sangat diperlukan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat

ini dalam penggunaan sistem SAP HR di Talent Management BINA

NUSANTARAdan mencari cara bagaimana mengoptimalkan penggunaan sistem

tersebut untuk mendukung aktifitas Talent Management BINA NUSANTARA.

148

3.4.1 Time Management

Tabel 3.1 Fit/Gap Analysis Report Module Time Management

No Requirement Fit Comment Rank Alternative

1 Sistem mampu mengatur

jadwal kerja karyawan yang

berisi rencana spesifikasi

untuk jam kerja karyawan,

baik jadwal kerja harian,

bulanan, maupun periodik.

F BINA NUSANTARA sudah

mendefinisikan work schedule

yang mencakup daily work

schedule, dan period work

schedule untuk setiap

karyawan.

H

2 Sistem mampu menyediakan

calendar hari libur (Public

holiday calendar).

F Saat ini, BINA NUSANTARA

dapat mengubah dan

mendefinisikan public holiday

yang di-assign pada public

holiday calendar.

H

149

3 Sistem mampu menyediakan

informasi mengenai jam kerja

spesifik untuk karyawan

tertentu.

F Informasi perorangan

mengenai waktu kerja seorang

karyawan dapat disimpan

dalam personal work schedule

mereka.

H

4 Sistem mampu merekam

semua waktu aktual

karyawan.

F SAP mendukung metode

pencatatan positif untuk

merekam semua waktu aktual

karyawan.

H

5 Sistem memiliki sistem

pencatatan waktu yang

memungkinkan karyawan

untuk mencatat jam masuk

dan jam keluar.

F BINA NUSANTARA

menggunakan HRIS yang

dapat diakses langsung oleh

karyawan untuk mencatat

clock-in dan clock-out. Time

H

150

event yang tercatat dapat

dilihat dalam infotype Time

Events pada sistem SAP.

6 Sistem mampu mencatat

kehadiran karyawan.

P Saat ini, BINA NUSANTARA

baru menggunakan subtype

Attendance Quota untuk

mencatat lembur. Sedangkan,

untuk business trip sudah

dikonfigurasi, tapi belum

digunakan secara operasional.

M Kehadiran karyawan misalnya

dapat berupa perjalanan dinas,

partisipasi dalam seminar, jam

kerja, atau mengajar dalam

pelatihan. Kehadiran disimpan

dalam infotype Attendances

(2002), yang terbagi ke dalam

berbagai attendance type

(subtype).

7 Sistem mampu mencatat

ketidakhadiran karyawan

P Di BINA NUSANTARA saat

ini, ketidakhadiran karyawan

H Ketidakhadiran karyawan

misalnya cuti, atau sakit.

151

seperti sakit disimpan dalam

infotype Absences (2001)

dengan absence subtype :

sickness/ illness. Akan tetapi,

data ini belum dimasukkan ke

dalam sistem SAP.

Ketidakhadiran disimpan

dalam infotype Absences

(2001), yang terbagi ke dalam

berbagai absence type

(subtype).

8 Sistem mampu menetapkan

kuota ketidakhadiran

karyawan.

F SAP telah digunakan untuk

menetapkan kuota

ketidakhadiran melalui

infotype Absence Quotas

(2006), yaitu untuk cuti (leave)

melalui proses Leave

Entitlement.

H

152

9 Sistem mampu menangani

lembur (overtime).

F BINA NUSANTARA

mencatat jam lembur dalam

infotype Attendance Quotas

(2007), padahal seharusnya

disimpan dalam infotype

Attendances (2002) atau

infotype Overtime (2005).

H

10 Sistem mampu mendukung

substitusi karena perubahan

pada rencana jadwal kerja

perorangan.

G Di BINA NUSANTARA,

jadwal kerja diubah secara

langsung melalui HRIS dan

akan memperbarui jam kerja

karyawan pada sistem SAP.

H SAP menyediakan infotype

Substitution (2003) untuk

menyimpan perubahan pada

rencana jadwal kerja

perorangan.


pengaturan jadwal kerja

F BINA NUSANTARA hanya

menyimpan data karyawan

H

153

untuk karyawan part-time. part-time yang memiliki

kontrak kerja saja. Jika ada

work schedule rule yang

berbeda, maka akan dibuatkan

work schedule rule yang

dikhususkan bagi karyawan

part-time.

12 Sistem mendukung

pemindahan data secara

konstan antara HRIS dengan

sistem SAP, baik upload

maupun download data.

F Saat ini, BINA NUSANTARA

sudah dapat melakukan

download data dari SAP ke

HRIS dengan menggunakan

AdHoc Query dan upload data

dari HRIS ke SAP dengan

menggunakan LSMW (Legacy

M

154

System Migration Workbench).

13 Sistem mampu melakukan

“time evaluation” yang

digunakan untuk

menggambarkan evaluasi dari

kehadiran dan ketidakhadiran

karyawan melalui sebuah

laporan.

P Saat ini, time evaluation hanya

digunakan untuk menghitung

lembur. Ini didasarkan pada

waktu clock-in dan clock-out,

work schedule, dan time data

lainnya.

H Time evaluation dapat

digunakan untuk menghitung

time data lain selain lembur,

seperti data perjalanan dinas,

data sakit, dan data cuti.

14 Sistem dapat menjalankan

time evaluation untuk

karyawan perorangan,

kelompok karyawan, atau

untuk periode evaluasi

sebelumnya.


dapat melakukan time

evaluation terhadap karyawan

secara perorangan.

H

155

15 Sistem mendukung

pembuatan warning letter.

G Saat ini, warning letter dibuat

secara manual (HRIS juga

belum mendukung).

M Akan digunakan SAP untuk

menghasilkan warning letter

ketika sudah tersedia format

surat yang seragam.

16 Sistem memungkinkan untuk

mengantisipasi kekurangan

karyawan, baik karena cuti,

pendidikan, atau pelatihan,

maupun karena sakit atau

alasan pribadi dan mencari

penggantian yang sesuai.

G BINA NUSANTARA belum

mengimplementasi Shift

Planning.

M SAP Shift planning merupakan

komponen dalam submodul

Time Management. SAP Shift

Planning memungkinkan

untuk menetapkan dan

menjadwalkan secara akurat

jumlah dan jenis karyawan

yang diperlukan untuk

memenuhi kebutuhan bisnis.

17 Sistem mampu G BINA NUSANTARA belum M Dalam SAP Shift Planning,

156

mendefinisikan kebutuhan

terhadap karyawan dari setiap

unit bisnis.

mendefinisikan kebutuhan

terhadap karyawan dari setiap

unit bisnis.

terdapat fungsi Define

Requirement untuk

menentukan kebutuhan

karyawan untuk bekerja pada

shift-shift tertentu.


karyawan yang tetap bekerja

pada hari-hari tertentu,

seperti cuti massal

F Untuk karyawan Building

Management yang tetap masuk

kerja pada saat cuti massal

didefinisikan dengan customer

specific public holiday class.

M

157

3.4.2 Recruitment

Tabel 3.2 Fit/Gap Analysis Report Module Recruitment


1 Sistem dapat mendukung

iklan (advertisement)

untuk position yang

membuka lowongan.

G Baru beberapa media iklan

yang dipakai berikut biaya

iklan dan lowongan yang ada

dalam iklan tersebut, namun

belum terkelola dengan baik

dan belum ada evaluasi

terhadap iklan.

H Akan digunakan SAP untuk

mengiklankan lowongan. Surat

lamaran yang masuk dapat

dihubungkan dengan iklan yang

bersangkutan, sehingga pelamar

dapat dirujuk ke media

perekrutan. Informasi ini dapat

digunakan untuk mengevaluasi

iklan.

158

2 Sistem mendukung

penjadwalan seleks i

pelamar.

F Seleksi pelamar sudah dapat

diawasi karena jadwal seleksi

sudah dimasukkan ke dalam

sistem.

H

3 Sistem mampu

menyimpan hasil setiap

seleksi yang dilakukan

terhadap pelamar.

G Hasil seleksi tidak

dimasukkan ke dalam sistem,

hanya disimpan dalam form

seleksi.

H Akan digunakan komponen

SAP yaitu Archive Document

untuk menyimpan dokumen

pelamar ke dalam sistem.

4 Sistem mampu melacak

status pelamar selama

proses seleksi sampai

hiring.

G BINA NUSANTARA sulit

untuk memantau status

pelamar, contohnya : tes apa

saja yang sudah diikuti oleh

seorang pelamar.

H Akan digunakan fungsi SAP

untuk melacak status pelamar

melalui overall status dan

vacancy assignment status

yang dapat dilihat pada

master data pelamar (apakah

159

processing, on hold, invite to

interview, rejected, atau

hired).

5 Sistem dapat

menghasilkan dokumen

standard (undangan

wawancara, surat

penolakan, dan dokumen

kontrak) yang dapat

dicetak maupun

dikirimkan melalui e-mail

kepada pelamar.

G Dokumen standar belum

dapat dihasilkan karena

belum ada format/ template

surat yang seragam. Saat ini,

pengiriman surat kepada

pelamar melalui e-mail

internal, sehingga datanya

terpisah dengan database

SAP.

H SAP dapat dihubungkan

secara langsung dengan

Microsoft Word untuk

menghasilkan dokumen

standar secara otomatis.

Informasi pelamar diperoleh

secara otomatis dari master

data pelamar yang akan

dilampirkan di dalam surat

dan SAP mendukung

pengiriman e-mail secara

160

langsung.

6 Sistem mampu

mendukung proses online

recruitment.


menerapkan online

recruitment. Untuk ke

depannya, BINA

NUSANTARA

merencanakan untuk

membangun aplikasi sendiri

di luar SAP, tetapi tetap

mengintegrasikan data

dengan database SAP

(konsepnya mirip dengan

JobStreet).

H SAP menawarkan komponen

e-recruiting yang dapat

memberikan banyak

kemudahan untuk online

recruitment (mulai dari

pengajuan lamaran, tes,

sampai melacak status

lamaran dapat dilakukan

secara online).

161

7 Sistem memungkinkan

pelamar internal untuk

mengajukan lamaran

secara langsung ke dalam

sistem.

G Belum tersedia program

antarmuka yang dapat

mendukung pengajuan

lamaran langsung ke dalam

sistem.

M Akan digunakan komponen

ESS (Employee Self-Service)

yang direncanakan untuk

diimplementasi pada

gelombang ke-2.

8 Sistem memiliki

kemampuan untuk

mencari kandidat yang

sesuai berdasarkan

position/job profile.

G Saat ini, BINA

NUSANTARA belum

mengetahui fungsi SAP

secara optimal.

H Akan digunakan fungsi

applicant search dalam SAP

untuk mencari pelamar

berdasarkan kualifikasi yang

dibutuhkan.

9 Sistem memiliki

kemampuan untuk

memberikan laporan dan

G Saat ini, BINA

NUSANTARA belum

mengetahui adanya fungsi

H Akan digunakan fungsi SAP

untuk melihat informasi

statistik seperti berapa

162

informasi statistik

mengenai pelamar

SAP yang dapat mendukung

dihasilkannya laporan ini

melalui laporan standard

dalam SAP dan AdHoc

Query.

banyak pelamar yang ditolak

untuk lowongan tertentu dan

informasi lainya mengenai

pelamar.

10 Sistem memiliki

kemampuan untuk

menghasilkan laporan

karyawan yang masa

kontraknya akan berakhir.

F Laporan ini dapat dihasilkan

jika periode masa kerja

karyawan telah ditentukan

pada saat penandatanganan

kontrak.

M

11 Sistem mendukung

pencatatan data pelamar.

F Data pelamar (data dasar dan

tambahan) sudah dicatat ke

dalam sistem dan dapat

diubah, diperbarui atau

H

163

dihapus sesuai dengan

kebutuhan.

12 Sistem mendukung

perpindahan data pelamar

ke data karyawan maupun

sebaliknya.

F Saat ini, ketika memutuskan

untuk mempekerjakan

pelamar, BINA

NUSANTARA sudah dapat

memindahkan data dari

Applicant Master Data ke HR

Master Data dan sebaliknya

jika terjadi internal

recruitment.

H

164

3.4.3 Personnel Development

Tabel 3.3 Fit/Gap Analysis Report Module Personnel Development


1 Sistem mendukung

penyimpanan kualifikasi

yang ada di dalam

perusahaan.


dapat menyimpan kualifikasi-

kualifikasi yang ada dalam

qualification catalog.

H

2 Sistem mampu membuat

dan melakukan pembaruan

pada kebutuhan pekerjaan

dan kompetensi yang ada

dalam perusahaan.

G BINA NUSANTARA sudah

dapat membuat dan

melakukan pembaruan pada

kebutuhan pekerjaan dan

kompetensi sesuai dengan

H Requirements subprofile for a

position.

165

job’s description tetapi hal ini

masih dilakukan secara

manual. Persyaratan dari job

belum dimasukan ke dalam

sistem SAP.


dan melakukan pembaruan

pada kompetensi

karyawan.

F Saat ini BINA

NUSANTARA sudah dapat

melakukan pembaruan pada

kompetensi karyawan dengan

memperbaruhi qualification

profile..

H

4 Pengguna dapat

menentukan nilai

depresiasi dari suatu

G Seiring berjalannya waktu

nilai dari kualifikasi

karyawan dapat menurun

M Depreciation meter

166

kualifikasi berdasarkan

waktu.

namun BINA NUSANTARA

belum menetapkan nilai

depresiasi dari kualifikasi

yang ada.

5 Sistem dapat membuat

kualifikasi alternatif pada

suatu kualifikasi.

Pengguna dapat

menentukan nilai

persentase yang

menspesifikasikan bahwa

suatu kualifikasi dapat

menggantikan kualifikas i

yang lain.


menentukan suatu kualifikasi

bisa digantikan dengan

kualifikasi yang lain.

L alternative qualifications for

employees

167

6 Sistem mampu

menyimpan informasi

mengenai kesesuaian yang

akan datang dari seseorang

(potensial). Potensial ini

bisa mencakup job,

qualification, position.

G Saat ini BINA

NUSANTARA belum

memasukan potential yang

dimiliki oleh setiap

karyawan.

H Potential subprofile for

employees

7 Sistem mampu

menyimpan kesukaan dan

ketidaksukaan karyawan.

G BINA NUSANTARA tidak

memasukan kesukaan dan

ketidaksukaan karyawan

kedalam data karayawan.

L Preferences subprofile for

employees

8 Sistem dapat melakukan

perbandingan antara

kualifikasi karyawan


mampu membandingkan

kualifikasi karyawan dengan

H

168

dengan kebutuhan dan

kompetensi pada suatu

pekerjaan.

kualifikasi pekerjaan melalui

profile matchup.

9 Sistem mampu

menyimpan karir apa saja

yang ada di dalam BINA

NUSANTARA.


menyimpan karir yang ada di

dalam perusahaan ke dalam

sistem SAP. hal ini

dikarenakan User belum

memiliki knowledge yang

cukup tentang modul PD.

H create career


perencanaan karir yang

sesuai dengan seseorang

G BINA NUSANTARA sudah

memiliki perencanaan karir

untuk setiap karyawan.

Namun perencanaan ini

H Career planning

169

karyawan. belum dimasukan ke dalam

sistem SAP.


perencanaan kesuksesan.

skenario perencanaan

kesuksesan memastikan

tersedianya sumber daya

manusia yang

berkualifikasi untuk tiap

posisi di dalam

perusahaan.


menetapkan perencaan untuk

person yang tepat pada tiap

posisi.

H Succession planning

12 Sistem mampu

menyimpan program-


menyimpan rencana-rencana

H Development plan catalog

170

program pelatihan di

BINA

NUSANTARAdalam

bentuk yang sudah

dikelompokan.

pengembangan di dalam

sistem SAP

13 Sistem menyimpan

perencanaan

pengembangan untuk para

karyawan

G BINA NUSANTARA

menyimpan perencanaan

pengembangan tiap

karyawan masih secara

manual.

H Create IDP

14 Sistem dapat melakukan

update pada rencana

pengembangan untuk

G Karena perencanaan

pengembangan tiap

karyawan masih dalam

H Update IDP

171

individual. bentuk manual maka update

juga masih dilakukan diluar

sistem.

15 Sistem dapat menyimpan

elemen appraisal.


menggunakan fungsi

appraisal dari SAP sehinga

elemen appraisal belum

tersedia.

H Appraisal catalog

Appraisal catalog terdiri dari

; appraisal model (contoh :

individual performance

appraisal, criteria group

(contoh: performance, social

skill), criteria (contoh:

quality/quantity of work),

qualification

16 Sistem dapat menyimpan

sasaran-sasaran yang harus


menggunakan fungsi

H Prepare appraisal

172

dicapai karyawan sebagai

dasar dalam melakukan

appraisal.


sasaran-sasaran yang harus

dicapai karyawan belum

disimpan dalam SAP.

17 Sistem dapat menampilkan

sasaran yang harus dicapai

karyawan dan

memungkinkan atasan

untuk melakukan penilaian

terhadap sasaran tersebut.


menggunakan fungsi


penilaian sasaran belum

menggunakan sistem SAP.

H Performing appraisal

bab 3 analisa dan evaluasi sistem yang berjalan 3.1 ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00574-si...

Documents