34

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Saat ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk

membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada suatu instansi

pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut

dibutuhkan sarana atau alat yang membantu memberikan informasi yang cepat,

tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahaan informasi tersebut berhenti atau

terlambat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang. Contohnya adalah

sistem penggajian karena erat kaitannya dengan perhitungan dan juga informasi

yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya.Untuk perusahaan pun perlu

adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti komputer.

Dengan masih adanya sistem informasi penggajian karyawan pada Telaga

Traditional Resto Karawang mulai dari absen karyawan sampai pada perhitungan

gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak kesalahan yang terjadi,

antara lain membutuhkan banyak waktu dan tenaga bila kita membutuhkan

dokumen, adanya data yang terselip karena kurang terjaminnya, Keamanan data

sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut.

Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat

meringankan tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam

menyelesaikan suatu masalah terutama masalah pengolahan data gaji karyawan.

35

Salah satu alternative yang dapat membantu menyelesaikan masalah terbayar.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di Telaga Traditional Resto Karawang

terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang

menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi

pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Telaga Traditional Resto adalah restaurant dengan konsep masakan sunda,

berdiri sejak 09 April 2007, didirikan oleh Management kawasan industri KIIC

bekerja sama dengan Management Bumbu Desa Bandung, Telaga Traditional Resto

merupakan satu-satunya restaurant sunda yang ada di kawasan industri KIIC dan

merupakan salah satu bagian fasilitas yang memudah kebutuhan bagi karyawan

yang ada di kawasan industri KIIC, adapun makanan yang di jual di Telaga

Traditional Resto yaitu makanan traditional dan oriental serta minuman .

Adapun beberapa menu yang ada di telaga traditional resto seperti nasi

timbel komplit yang menjadi menu pavorit karena disajikan dengan cepat dan cocok

bagi pelanggan yang mempunyai waktu terbatas, selain itu ada ikan gurame yang

menjadi salah satu makanan khas telaga resto yaitu gurame saos telaga dan gurame

asam manis yang memang tidak ada di restaurat lain .

Minuman yang di sajikan di telaga resto juga bervariasi ada menu es dan jus

serta minuman panas dan dingin, untuk minuman pun sangat lah menarik karena ada

36

beberapa menu yang namanya masih menggunakan bahasa sunda seperti es kumaha

anjen yang menjadi minuman pavorit. Es mojang telaga, es juragan bendu dan

masih banyak menu lainnya yang diambil dari bahasa sunda

Telaga Traditional Resto juga pernah mendapatkan penghargaan sebagai The

Best Restaurant versi majalah Jakarta Java Kini 2007 dengan konsep perpaduan

unsur traditional dan modern. Adapun fasilitas yang ada di Telaga Traditional

Resto yaitu ada tiga ruaangan VIP room, Hall dan saung atau gazebo yang menjadi

tempat Pavorit karena berdekatan dengan danau yang mengelilinginya, serta

pemandangan hijau di sekeliling restauran.

Adapun untuk Managemen Telaga Traditioal Resto, pada awalnya dipimpin

oleh Bapak Fery Irawan sebagai manager pertama di Telaga Traditional Resto

tersebut, Telaga traditional tersebut sudah enam kali berganti manager terhitung

sejak berdirinya, namun pada tahu 2013 Telaga Traditional Resto sudah berdiri

dibawah naungan PT. Mahati Karawang yang dipimpinoleh Direktur Utama PT.

Mahati Karawang.

Adapun nama dari ke 6 Manager tersebut adalah sebagai berikut :

1. Bapak Fery Irawan

2. Bapak Odi

3. Bapak Nelwan Shaleh

4. Bapak Sony Ahmad Aditiraka

5. Bapak arif Kurniawan

6. Bapak Irvan Djanuari

37

7. Ibu Bagja Juliati dalah seorang direktur utama PT. Mahati Karawang

yang bergabung tahun 2013 dan menaungi opertional Telaga Traditional

Resto Sampai saat ini.

VISI

Visi Telaga Traditional Resto adalah memberikan pelayanan terbaik kepada

pelanggan, dan selalu menjamin mutu produk–produknya, memberikan pelayanan

yang memuaskan serta dengan menjadikan Telaga Traditional Resto menjadi oase

ditengah tengah kawasan industri.

MISI

Misi Telaga Traditional Resto adalah menjadi perusahaan terbaik bagi semua

karyawan, menghadirkan pelayanan dengan sistem operational yang unggul bagi

pelanggan , terus mengalami perkembangan ke arah yang menguntungkan sebagai

sebuah restauran yang mengangkat budaya sunda.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam sekelompok

orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema struktur

organisasi pada Telaga Traditional Resto Karawang.

38

Telaga Traditional Resto Karawang

Gambar III.1. Struktur Organisasi

Tugas pokok dari masing-masing bagian yang ada di struktur Organisasi

Konsuil Area Karawang tersebut adalah sebagai berikut :

1. Direktur

Tugasnya :

a. Mengawasi Sistem Kerja Pegawai dan karyawan Telaga Traditional Resto

Staf Keuangan Purchasin

ggggg

Security Driver

SUPPORTI

NG

Service

Kasi

rr

Pantr

iy

Waiter/

Waitre

es

Kitchen

Orie

ntal Traditi

onal

Gudang

Admin

Gudang

Marketing

39

b. Bertanggung Jawab Penuh Atas Keputusan Keputusan Yang Diambil

c. Menyusun rencana kerja serta anggaran restaurant

d. Merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan kebutuhan dan

penggunaan sarana prasarana di restaurant

2. Marketing

Tugasnya :

a. Bertugas memasarkan telaga traditional resto kepada seluruh calon konsumen

dari berbagai kalangan masyarakat yang berada di kawasan ataupun di luar

kawasan industri KIIC

b. Membuat data konsumen yang datang, menghandle keluhan atau komplain

dari konsumen

c. Menyambut konsumen yang datang

3. Purchasing

Tugasnya :

a. Menerima permintaan dari departemen kithchen dan service

b. Membeli semua kebutuhan restaurant selain dari supplayer

4. Staff Keuangan

Tugasnya :

a. Membantu Keuangan Harian biaya kebutuhan restaurant

b. Pembuatan Pajak PPN dan PPH.

c. Membuat Surat menyura

40

5. Service

Tugasnya :

a. Membersihkan area restaurant

b. Menyiapkan peralatan makan dan kebutuhan alat lainnya

c. Menyambut dan melayani tamu yang datang

6. Kitchen

Tugasnya :

a. Membuat makanan sesuai dengan pesanan.

b. Mengolah dan menjaga kebersihan makanan dan area dapur

c. Membuat laporan stock barang serta penjualan

d. Menyiapkan stock barang beserta kebutuhan customer

e. Bertanggung jawab atas penggunaan dan pengeluaran barang

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam

sistem kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung

dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tampak teratur dan

output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik.

Pada prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa prosedur yang

didetapkan pada Proses Bisnis Sistem Berjalan adalah sebagai berikut :

41

1. Proses Rekap Absen dan Lemburan

Menyerahkan data karyawan serta hasil data absensi dan lemburan kebagian staff

keuangan, setelah itu staff keuangan akan menyerahkan data karyawan beserta

Rekap absen dan lemburan karyawan kepada direktur.

2. Proses Perhitungan Gaji

Staff HRD membuat data perhitungan gaji atas dasar rekap jadwal karyawann

dan lemburan yang diambil dari schedule yang sudah dibuat oleh pic tiap

departemen dan dicocokan dengan mesin absensi, setelah dicek dan dihitung gaji

dan lemburan di serahkan ke bagian accounting untuk dibuatkan payment yang

selanjutnya di serahkan ke direktur.

3. Proses Pembayaran Gaji

Proses penyerahan gaji dilakukan pada akhir bulan dengan bagian staff

keuangan mengambil data gaji yang sudah disetujui oleh direktur, setelah itu di

buatkan format exel dan kemudian mengirimkan data kepada pihak bank yang

bekerjasama dengan perusahaan. Kemudian bagian keuangan membuatkan slip

gaji karyawan. Kemudian karyawan menerima gaji yang sudah di transfer via

rekening dan hanya menerima slip gaji. Setelah itu Staff Keungan Mengarsip

Data Gaji karyawan, Tanda Terima slip gaji karyawan rangkap dua kemudian

diarsip.

42

3.4. Activity Diagram

Berikut adalah Activity Diagram proses pengajian karyawan:

act Business Process Model

BANKDirekturAccountingStaff HRD

Rekap absensi dan

schedul

Menerima & Mengecek

Data Gaj i Karyawan

Membuat Data Gaj i

Karyawan

Menerima & Mengecek

Data Gaj i Karyawan

ACC Data Gaj i Karyawan

Yang Diajukan

Mengembalikan Data Gaj i

ke accounting

Menerima Data Gaj i

Karyawan yang sudah di

ACC

Membuat Payment &

Mengeluarkan Cek Sesuai

Data Gaj i

Menerima Cek

Menyerahkan Data Gaj i &

Cek ke Bank

Menerima Data Karyawan

& Cek untuk ditransfer

kerekening karyawan

Sumber: Data Olahan Penulis

Gambar III.2. Proses Penggajian Karyawan

43

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan akan didapatkan dokumen-dokumen yang

digunakan dalam proses pencatatannya. Dokumen-dokumen tersebut meliputi

dokumen input atau masukan dan dokumen output atau keluaran.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen input atau dokumen masukan yaitu segala bentuk dokumen

masukan baik yang berasal dari lingkungan dalam maupun dari lingkungan luar

organisasi perusahaan, yang mana dokumen itu akan diolah dalam suatu proses agar

dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut

adalah:

1. Data Absen

Nama Dokumen : Data Absen

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Bagian staff HRD

Frekuensi : Setiap karyawan masuk kerja

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A.1

2. Data Schedule

Nama Dokumen : Data Schedule

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan

Sumber : Karyawan

44

Tujuan : Bagian Staff Accounting

Frekuensi : Setiap karyawan masuk Lembur kerja

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A.8

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen output atau dokumen keluaran yaitu segala bentuk dokumen

perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen

serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapaun dokumen

keluaran tersebut adalah:

1. Rekap Absen

Nama Dokumen : Rekap Absen

Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi selama 1 bulan

Sumber : HRD

Tujuan : Staff keuangan

Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Bentuk : Lampiran A4

45

2. Rekap Lemburan

Nama Dokumen : Rekap Schedule

Fungsi : Untuk mengetahui rekap Lemburan selama 1 bulan

Sumber : HRd

Tujuan : Staff Keuangan

Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B.2

3. Data Gaji

Nama Dokumen : Data Gaji

Fungsi : Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan

Sumber : HRD

Tujuan : Direktur

Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Bentuk : Lampirab A4

4. Slip Gaji

Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji

Sumber : Staff Keuangan

Tujuan : Karyawan

46

Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A4

3.6. Permasalahan Pokok

Permasalahan adalah suatu yang membutuhkan jalan keluar dari kesulitan

yang ada, untuk mengoptimalkan pekerjaan khususnya pada sistem informasi

penggajian karyawan. Permasalahan yang timbul dalam penggajian karyawan sering

kali terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji dan sering terjadi keterlambatan dalam

proses laporan gaji karyawan. Adapun permasalahan dan hambatan yang ada pada

Telaga Traditional Resto Karawang. Adalah sebagai berikut:

1. Dalam permintaan informasi data karyawan yang sulit dilaksanakan dikarenakan

membutuhkan waktu yang lama.

2. Kesalahan Informasi tidak dapat terdeteksi dengan cepat sehingga mengakibatkan

keterlambatan penanggulangan masalah akibat dari sistem yang tidak

terkomputerisasi dan ketidak singkronan datan dengan kondisi fisik.

3. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.

3.7. Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka

untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah

yaitu dengan mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perlengkapan

47

data absen sampai perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan

komputer serta aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh

dari penggunaan aplikasi program pada komputer :

1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga

menghasilkan informasi yang benar.

2. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya

suatu ketertiban dalam hal pencatatan data.

3. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan

menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi.